Archiefverordening waterschap Vechtstromen 

Kenmerk: WVS - 25

Het algemeen bestuur van het waterschap Vechtstromen;

gezien het voorstel van de Voorbereidingscommissie d.d. 25 juni 2013;

gelet op artikelen 35, eerste lid, 36, 37, eerste lid, van de Archiefwet 1995;

BESLUIT

vast te stellen de Archiefverordening waterschap Vechtstromen

Hoofdstuk I
Algemene bepalingen

Artikel 1

In deze verordening en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:

• a. dagelijks bestuur: het dagelijks bestuur van waterschap Vechtstromen;

• b. de wet: de Archiefwet 1995;

• c. waterschapsorganen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b 1°, van de wet, voor zover behorende tot het waterschap;

• d. archiefbescheiden: de in de wet in artikel 1, onder c, bedoelde archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats en de in de Archiefregeling in artikel 1, onder e, bedoelde digitale archiefbescheiden;

• e. de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 36 van de wet door het dagelijks bestuur aangewezen archiefbewaarplaats;

• f. beheerder: degene die ingevolge artikel 4 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de waterschapsorganen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats;

• g. beheereenheid: een door het dagelijks bestuur als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel, belast met de documentaire informatievoorziening;

• h. informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard, geordend en geraadpleegd;

• i. secretaris: de overeenkomstig artikel 37, eerste lid van de wet bedoelde secretaris van het waterschap, belast met het beheer van de archiefbewaarplaats.

Artikel 2
De archiefbewaarplaats

Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het inrichten en in stand houden van de archiefbewaarplaats.

De in artikel 36 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de bewaarplaats, die zich bevindt in de ruimte met nr. 1.16 in het waterschapshuis Kooikersweg 1 te Almelo.

In deze archiefbewaarplaats kunnen zich, naast overgebrachte archiefbescheiden, ook geplaatste archiefbescheiden met een afwijkend openbaarheidregime, zoals aangegeven in de door de secretaris bijgehouden depotstaat bevinden.

Artikel 3
De zorg van het dagelijks bestuur voor de archiefbescheiden

Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de inrichting en instandhouding van voldoende en doelmatige archiefruimten.

Artikel 4

Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het aanwijzen van de beheerder.

Artikel 5

Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle waterschapsarchiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm.

Artikel 6

Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.

Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

Artikel 7

Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de waterschapsbegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.

Artikel 8

Het dagelijks bestuur stelt voor het beheer van de archiefbescheiden van de waterschapsorganen en voor het beheer van de archiefbewaarplaats voorschriften vast.

Artikel 9

Het dagelijks bestuur doet eenmaal per jaar aan het algemeen bestuur verslag omtrent hetgeen het heeft verricht ter uitvoering van artikel 35 van de wet.

Hoofdstuk IV
Slotbepalingen

Artikel 10

De Archiefverordening waterschap Regge en Dinkel 2002 en de Archiefverordening waterschap Velt en Vecht worden ingetrokken.

Artikel 11

Dit besluit treedt in werking op de eerste dag na die van haar bekendmaking en werkt terug tot 1 januari 2014.

Artikel 12

De Archiefverordening waterschap Velt en Vecht en de Archiefverordening waterschap Regge en Dinkel 2002 worden ingetrokken.

Dit besluit treedt in werking op de eerste dag na die van haar bekendmaking en werkt terug tot 1 januari 2014.

Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening waterschap Vechtstromen.

Aldus vastgesteld in de vergadering van 2 januari 2014 te Almelo.

Het algemeen bestuur van het waterschap Vechtstromen,

dr. S.M.M. Kuks, interim-watergraaf drs. O. Dijkstra, secretaris

Toelichting

ALGEMENE TOELICHTING

Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671), en wordt door het algemeen bestuur vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995.

De verordening bestaat uit twee gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg, die het dagelijks bestuur draagt voor de archieven van de waterschapsorganen en het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Deze verordening is, evenals wet en besluit, van toepassing op zowel papieren archiefbescheiden als digitale informatiedragers.

Hoofdstuk II regelt de aanwijzing van de archiefbewaarplaats, die conform artikel 36 van de Archiefwet plaatsvindt door het algemeen bestuur.

Hoofdstuk III bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 3), is geregeld in het Archiefbesluit 1995 resp. in de Archiefregeling (Stcrt. 2010, nr. 70 + wijziging, Stcrt. 2010, nr. 17967).

ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTING

Artikel 1

Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend. Waar in de wet wordt gesproken over ‘het bestuur’ wordt bedoeld het algemeen bestuur.

Artikel 3

De Archiefregeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefruimten moeten voldoen.

Artikel 4

De aanwijzing van de beheerder is opgenomen in het Besluit Informatiebeheer

Artikel 6

De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde Regeling dienen te voldoen. Het waterschap heeft als ontvanger van door andere overheden op deze wijze opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.

Artikel 8

De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer.

Artikel 9

Binnen één zittingsperiode verneemt het algemeen bestuur aldus vier maal wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden. Een jaarlijkse verslaglegging past bij het vernieuwde interbestuurlijk toezicht, dat een grotere nadruk legt op de horizontale verantwoording.