27 565 Alcoholbeleid

Nr. 140 LIJST VAN VRAGEN EN ANTWOORDEN

Vastgesteld 13 januari 2016

De vaste commissie voor Volksgezondheid, Welzijn en Sport heeft een aantal vragen voorgelegd aan de Staatssecretaris van Volksgezondheid, Welzijn en Sport over de brief van 10 november 2015 inzake de reactie op verzoek van het lid Voortman, gedaan tijdens de Regeling van Werkzaamheden van 3 november 2015, om een feitenrelaas over het vernietigen van correspondentie met de gemeente Utrecht door het Ministerie van VWS over de inzet van testkopers van alcohol (Kamerstuk 27 565, nr. 138).

De Staatssecretaris heeft deze vragen beantwoord bij brief van 12 januari 2016. Vragen en antwoorden zijn hierna afgedrukt.

De voorzitter van de commissie, Lodders

De griffier van de commissie, Teunissen

1

Waarom heeft het Ministerie van VWS in reactie op het Wob-verzoek van Argos aangegeven dat er helemaal geen documenten waren, en dat het onderling overleg tussen de gemeente Utrecht en het Ministerie van VWS slechts mondeling had plaatsgevonden?

Op d.d. 30 juni 2015 heeft VWS een mail van Argos ontvangen met de volgende vraag: «klopt het dat er geen documenten bestaan van (mogelijk) overleg over dit onderwerp tussen de gemeente Utrecht en het Ministerie van VWS?». Uiteraard acht ik het van groot belang dat Wob-verzoeken zo goed mogelijk worden beantwoord. Ook in dit geval is geprobeerd zo goed mogelijk tegemoet te komen aan de vragen van Argos. Op basis van dit verzoek is gezocht naar documenten van het overleg dat op 22 mei 2014 heeft plaatsgevonden. Van dit overleg is geen verslag gemaakt. Tevens is naar relevante mails gezocht. Helaas is het niet altijd even makkelijk om alle gevraagde informatie te overhandigen, zeker omdat de bij het genoemde overleg betrokken medewerker ten tijde van het Wob-verzoek niet meer bij VWS werkte. Na de uitzending van Argos op zaterdag 31 oktober 2015, waarin werd voorgelezen uit de mail met het werkscenario van de gemeente Utrecht, werd duidelijk naar welke informatie Argos op zoek was. Daarop is opnieuw gericht gezocht naar de betreffende mail en is deze alsnog gevonden. Deze mail is alsnog met de brief van 10 november jl. openbaar gemaakt.

Ik heb geen enkele bedoeling om of geen belang bij het niet overleggen van gevraagde informatie in het kader van een Wob-verzoek. Ik betreur het dat de geleverde informatie in eerste instantie niet aansloot bij de verwachtingen van Argos, waardoor onduidelijkheid is ontstaan over iets waarover ik uiteraard geheel transparant kan en wil zijn.

2

Is de Staatssecretaris, naast de brief van 10 november 2015, ook betrokken geweest bij de totstandkoming van de eerdere verklaringen van het Ministerie van VWS in reactie op het Wob-verzoek van Argos en in reactie op vragen naar aanleiding van de uitzending van Argos?

Ja

3

Komt het nooit voor dat het Ministerie van VWS zaken informeel afstemt met lokale overheden?

Er wordt zowel op ambtelijk als bestuurlijk niveau gesproken met lokale overheden, dit kan zowel een formeel als informeel karakter hebben. Ik juich het toe dat van beide kanten goed overleg plaatsvindt over de lokale uitwerking van landelijk gestelde kaders.

4

Kan de Staatssecretaris garanderen dat in andere situaties binnen het Ministerie van VWS geen mails, correspondentie of andere stukken zijn verwijderd of vernietigd of niet openbaar zijn gemaakt, in het bijzonder in reactie op andere Wob-verzoeken?

Uiteraard hecht ik grote waarde aan de zorgvuldige beantwoording van Wob-verzoeken. Alle Wob-verzoeken bij het Ministerie van VWS worden centraal in behandeling genomen door de directie Wetgeving en Juridische Zaken van het ministerie. Dit geldt ook voor informatie die berust bij het CIBG, de Inspectie Jeugdzorg, de Inspectie voor de Gezondheidszorg en het RIVM. Wanneer er een Wob-verzoek wordt ingediend worden de desbetreffende dienstonderdelen (intern en extern) verzocht om alle gevraagde informatie ter beoordeling aan te leveren. Hierbij valt niet uit te sluiten dat in een voorkomend geval bepaalde informatie niet meer bij het ministerie berust. De Archiefwet verplicht namelijk alleen tot het bewaren van e-mails en documentatie die politieke, maatschappelijke, juridische of financiële consequenties kunnen hebben. Conform de jurisprudentie op dit gebied is het dan aan het ministerie om al het rederijkerwijs mogelijke te doen om de desbetreffende documenten intern alsnog te achterhalen. In deze zaak is op enig moment gebleken dat de betreffende e-mail met het werkscenario van Utrecht op een plaats was bewaard, die niet gekoppeld was aan het overleg met Utrecht. De betreffende mail is later, zoals aangegeven, alsnog openbaar gemaakt. Zie ook het antwoord op vraag 1 en 7.

5

Is in deze zaak naar de mening van de Staatssecretaris sprake geweest van het overtreden van de Wob?

Naar mijn mening is dat niet het geval.

6

Is in deze zaak naar de mening van de Staatssecretaris sprake geweest van het overtreden van de Archiefwet?

Naar mijn mening is dat niet het geval.

7

Vindt de Staatssecretaris dat de medewerker zonder mandaat heeft gehandeld? Zo ja, kunt u dit toelichten in het licht van de opdracht van de leidinggevende tot het «terughalen van de mails»?

De toenmalig leidinggevende was van mening dat de voormalig medewerker zonder mandaat gehandeld had. Zij heeft geconstateerd dat bij de gemeente Utrecht de indruk was ontstaan dat zij het plan informeel aan de Staatssecretaris voor akkoord konden voorleggen en dat de Staatssecretaris op eventueel toekomstige vragen een bepaald antwoord zou geven. De leidinggevende heeft de medewerker gevraagd eventuele mailwisseling hierover terug te halen, zodat hierover geen enkel misverstand zou kunnen bestaan of ontstaan. De exacte bewoordingen waarin dit is gebeurd, kan zij zich niet exact herinneren. Desgevraagd realiseert de toenmalige leidinggevende zich nu dat zij met het verzoek tot terughalen van mails een te zware conclusie heeft getrokken en dat zij beter zelf een mail aan alle betrokkenen had kunnen sturen, om zo het misverstand weg te nemen. Alles overziend heb ik geconstateerd dat er een verzoek vanuit VWS is gedaan om mails te verwijderen om een eventueel ontstaan onterecht beeld te corrigeren. Overigens merk ik nogmaals op dat de betreffende correspondentie nog bestaat en openbaar is gemaakt. Ik betreur het feit dat er in het contact met de gemeente Utrecht onduidelijkheid is ontstaan over het al dan niet accorderen van het werkscenario alsmede dat er een verzoek is gedaan om mails te verwijderen om dit te corrigeren. Het betreft hier een op zichzelf staande casus.

8

Kunt u via een tijdpad aangeven wanneer welke Wob-verzoeken bij VWS zijn neergelegd, welke informatie wanneer is geleverd, en later nog boven water is gekomen?

Op d.d. 30 juni 2015 heeft VWS een mail van Argos ontvangen met de volgende vraag: «klopt het dat er geen documenten bestaan van (mogelijk) overleg over dit onderwerp tussen de gemeente Utrecht en het Ministerie van VWS?». Op basis van dit verzoek is gezocht naar documenten van het overleg dat op 22 mei 2014 heeft plaatsgevonden. Van dit overleg is geen verslag gemaakt. Tevens is naar relevante mails gezocht.

Tussen 6 en 9 juli heeft een mailwisseling met Argos en VWS plaatsgevonden, waarin is aangegeven dat er geen verslag is van het overleg, maar er wel e-mailcorrespondentie is.

Op 16 juli is Argos medegedeeld dat de e-mails, vanwege de privacy van de medewerkers, volgens de Wob zullen worden verstrekt.

Het Wob-besluit met daarin zeven mails is op 10 augustus 2015 naar Argos verstuurd. Dit betekent dat er binnen de wettelijke termijn van 4 weken is beslist op het Wob-verzoek.

Na de uitzending van Argos op zaterdag 31 oktober 2015, waarin werd voorgelezen uit de mail met het werkscenario van de gemeente Utrecht, is opnieuw gericht gezocht naar de betreffende mail en is deze alsnog gevonden.

Deze mail is alsnog met de brief van 10 november jl. openbaar gemaakt.

9

Kunt u aangeven welke informatie via een Wob-verzoek aan de gemeente Utrecht is gevraagd en wanneer deze is geleverd?

Het Wob-verzoek aan de gemeente Utrecht is een zaak tussen Utrecht en Argos. Voor het antwoord op deze vraag verwijs ik naar de betreffende publicatie van de gemeente Utrecht: http://ibabsonline.eu/LijstDetails.aspx?site=Utrecht&ListId=4171e4d1-985c-47f5-ab09-ad97f9f46ecc&ReportId=334af90e-67d7-4385-9a9c-d4288395a63f&EntryId=23b7db72-da96-464a-b88e-d57730c88b45&searchtext=

10

Kan de Staatssecretaris aangeven waarom de ambtenaar van de gemeente Utrecht aangaf dat er wel een mail onder geheimhouding van het Ministerie van VWS staat?

Ik ben niet op de hoogte van de overwegingen van de ambtenaar van de gemeente Utrecht.

11

Kunt u aangeven waarom de communicatie van u als Staatssecretaris gericht is op de medewerker, als de leidinggevende een essentiële rol heeft gespeeld door het verzoek bij de medewerker neer te leggen?

Mijn eerdere communicatie was gericht op het zo getrouw mogelijk weergeven van de wijze waarop het proces rondom dit Wob-verzoek is verlopen.

12

Kunt u de notulen van de stafvergadering naar de Kamer sturen?

Ik begrijp dat u hier naar vraagt, maar dergelijke stafvergaderingen zijn naar hun aard bedoeld voor intern en vertrouwelijk beraad. In het verkeer tussen kabinet en uw Kamer is het om deze reden ongebruikelijk dit soort stukken voor intern beraad te verstrekken¹. Wel is het mogelijk om het resultaat van dit interne beraad aan u in Kamerbrieven en in antwoorden op Kamervragen weer te geven. Het verslag meldt slechts dat is gesproken over de inzet van loktieners in de gemeente Utrecht. Verder heb ik mijn uiteindelijke standpunt naar aanleiding van dit interne beraad reeds in mijn brief van 10 november jl. (Kamerstuk 27 565, nr. 138) gemeld: «Uitkomst was dat ik in kon stemmen met de lijn zoals die uiteindelijk door haar tijdens het overleg is voorgesteld: VWS neemt met veel interesse kennis van het Utrechtse initiatief. Goed- of afkeuring is niet aan VWS, aangezien het een verantwoordelijkheid van de gemeente Utrecht betreft. Dat deze gemeente haar handhavende taak zo voortvarend oppakte, vond ik overigens positief.»

13

Heeft u helder in hoeverre er eerder verzoeken zijn gedaan om mails te verwijderen om een «eventueel ontstaan onterecht beeld te corrigeren»?

Zie antwoord op vraag 7.

14

Zijn de ambtenaren van het Ministerie van VWS in voldoende mate op de hoogte van de Wob en de Archiefwet, waarmee het vroegtijdig vernietigen van ambtelijke stukken strijdig is?

De formele regels zijn opgesteld, beschikbaar en onder de aandacht van de medewerkers van VWS gebracht.

15

Kunt u verhelderen waarom de gemeente Utrecht van de leidinggevende niet de indruk mocht krijgen dat haar plan voor de inzet van mystery guests informeel aan de Staatssecretaris kon worden voorgelegd?

De toenmalig leidinggevende heeft aan de medewerker aangegeven dat als de gemeente Utrecht een politiek akkoord wil daartoe een formeel verzoek dient te komen, omdat daarmee transparantie gecreëerd wordt en de Staatssecretaris in positie komt om over een issue een afweging te maken en een besluit te nemen. Ik heb overigens geconstateerd dat dit hier niet aan de orde was, aangezien de handhaving een verantwoordelijkheid van gemeenten zelf is.

16

Kunt u aangeven waar uit de stukken blijkt dat het werkscenario van Utrecht informeel is besproken, of dat Utrecht de indruk had gekregen dat dit informeel besproken zou worden?

In de mail van 19 juni 2014 schrijft de gemeente Utrecht het volgende: «dat door wat spoedzaken tussendoor heeft dit bericht wat langer op zich laten wachten, waarvoor excuus, maar bijgevoegd treft u het werkscenario zoals dat door ons zou worden geleverd om voor akkoord voor te kunnen leggen aan de Staatssecretaris.» In de mail van 30 juni 2014 adviseert de voormalig medewerker om het voorstel informeel in plaats van formeel voor te leggen. In deze kwestie was een formeel of informeel akkoord niet aan de orde aangezien de handhaving een verantwoordelijkheid van gemeenten zelf is.

17

In hoeverre kunt u verklaren dat een deel van de «verwijderde» mails nu toch ineens beschikbaar blijkt te zijn? Hoe rijmt u deze bevindingen met eerdere uitspraken van het Ministerie van VWS, waarin werd gezegd dat er geen documenten waren van het overleg met Utrecht, omdat het uitsluitend mondeling was gegaan en hiervan geen verslagen of mails bestonden?

Zie antwoord op vraag 1.

18

Nadat de gemeente Utrecht in januari 2014 gestopt was met kortstondige inzet van minderjarige testkopers, is de gemeente de juridische mogelijkheden omtrent de inzet van testkopers verder gaan onderzoeken. Waarom is de inzet van minderjarige loktieners stopgezet en waarom is de opgelegde boete ingetrokken?

Ik heb van de gemeente Utrecht begrepen dat de inzet van de minderjarige loktieners stopgezet is, omdat de gemeente Utrecht eerst onderzocht wilde hebben of er in strijd met de Arbeidstijdenwet werd gehandeld. De opgelegde boete is omgezet in een waarschuwing, omdat de burgemeester van Utrecht vindt dat een ondernemer bij dergelijke constateringen eerst de mogelijkheid moet krijgen om zijn eigen verantwoordelijkheid te nemen.

19

Wat is de reden waarom de gevoerde correspondentie tussen de gemeente Utrecht en het Ministerie van VWS verwijderd is?

De mail van Utrecht is nog steeds in bezit van VWS en met de brief van 10 november 2015 openbaar gemaakt.

20

is de staatsecretaris van mening dat het Ministerie van VWS in overtreding is geweest door het bewust verwijderen van informatie?

Naar mijn mening is dat niet het geval.

21

Komt het vaker voor dat het Ministerie van VWS opdracht geeft om informatie te verwijderen? Zo ja, hoe vaak en wanneer is dat gebeurd?

Zie antwoord op vraag 7.

22

Waarom worden niet van alle overleggen verslagen gemaakt, zoals het overleg met de gemeenten op 22 mei 2014? Hoe gaat het ministerie dat nu veranderen?

Er wordt zowel op ambtelijk als bestuurlijk niveau gesproken met lokale overheden, dit kan zowel een formeel als informeel karakter hebben. Afhankelijk van het karakter van het contact wordt al dan niet de mailwisseling bewaard of een verslag van een overleg gemaakt.

23

In welke mate zijn ambtenaren op de hoogte van integriteitsregels en regels ten aanzien van openbaarheid bestuur?

VWS heeft een gedragscode over integriteit. Deze brochure «Kan dit?«staat op rijksoverheid.nl. VWS werkt actief aan kennisverspreiding en bewustwording op het gebied van integriteit. Er is een VWS kring van integriteitscoördinatoren om VWS breed de kennis te delen.

24

Wat vindt het Ministerie van VWS van de aanbeveling van hoogleraar Voermans in de uitzending van Argos, om alle documenten en overleggen beter te registeren en archiveren, zodat ze altijd vindbaar zijn? Wat vindt het Ministerie van VWS van de aanbeveling dat een open houding bijdraagt aan vertrouwen?

Het Ministerie van VWS vervangt systematisch binnenkomende papieren documenten door digitale scans. Door het systematisch vervangen van papieren archiefbescheiden wordt voldaan aan een belangrijke voorwaarde om volledig digitaal te kunnen werken. Verschillende werkprocessen binnen VWS zijn gedigitaliseerd/ geautomatiseerd en in het digitaal informatiesysteem opgenomen. De registratie van documenten is daardoor verbeterd. Het ministerie vindt een open en transparante overheid heel belangrijk. VWS neemt daarom deel aan de pilot actieve openbaarmaking van rapporten². Deze pilot sluit aan bij de visie en is onderdeel van het actieplan Open Overheid. Zie verder het antwoord op vraag 78.

25

Klopt het dat het Ministerie van VWS concept-rapporten niet meer zo noemt, om onder de Wob uit te komen? Hoe wordt omgegaan met Wob-verzoeken?

Nee, dat klopt niet. Concepten van rapporten worden bij de beoordeling van een Wob-verzoek betrokken. Wel wordt de status van het rapport daarbij duidelijker aangegeven. Zie ook het antwoord op vraag 4.

26

Op welke wijze kan de cultuur en organisatie van het Ministerie van VWS zo worden ingericht dat openheid heel normaal is en de norm wordt?

Deze vraag veronderstelt een gesloten cultuur. Daarvan is bij VWS geen sprake. Zie ook het antwoord op vraag 24.

27

Indien het Ministerie van VWS afspraken maakt met bijvoorbeeld een ziekenhuis, die wegens veiligheid niet openbaar kunnen worden, zoals bij het Slotervaart Ziekenhuis, hoe kan de Kamer dan wel hiervan op de hoogte worden gesteld om haar controlerende taak uit te kunnen voeren?

Tijdens het Algemeen Overleg «planningsoverleg stukkenstroom» (d.d. 14-4-2015, Kamerstuk 34 000 XVI, nr. 110) hebben de Minister en ik afspraken rond de toezending van regeringsstukken met uw commissie besproken en herbevestigd. Onze gezamenlijke conclusie was en is dat transparantie voorop staat.

Voor stukken die wegens veiligheid of privacy niet openbaar kunnen worden gemaakt geldt dat deze ter vertrouwelijke kennisneming voor de Kamerleden ter inzage kunnen worden gelegd bij het Centraal Informatiepunt van de Tweede Kamer.

28

Op welke wijze stuurt de top van het ministerie aan (dus lijn DG, SG, bewindspersonen)?

Voor de wijze van sturing van het Ministerie van VWS verwijs ik u naar het formele organisatiebesluit, hetgeen gepubliceerd is in de Staatscourant en te vinden op de officiële website overheid.nl:

https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stcrt-2015-29199.html?zoekcriteria=%3fzkt%3dUitgebreid%26pst%3dStaatscourant%26vrt%3dOrganisatiebesluit%2bVWS%26zkd%3dInDeGeheleText%26dpr%3dAnderePeriode%26spd%3d20150827%26epd%3d20151127%26sdt%3dDatumPublicatie%26planId%3d%26pnr%3d1%26rpp%3d10&resultIndex=0&sorttype=1&sortorder=4

Voorts wil ik u verwijzen naar de formele mandaatregeling: http://wetten.overheid.nl/BWBR0007923/geldigheidsdatum_27-11-2015

29

Hoe is richting de gemeenten, bij het overdragen van de handhavingsverantwoordelijkheden vallend onder de D&H wetgeving, gecommuniceerd over de wijze waarop dit kan gebeuren?

De overdracht van de toezicht en handhavingstaken op de Drank en Horecawet (DHW) per 1 januari 2013 heeft op diverse wijzen vorm gekregen. Zo konden gemeenten nog twee jaar een beroep doen op de expertise van de NVWA, is er samen met Ministerie van Veiligheid en Justitie een handreiking DHW opgesteld voor gemeenten, en zijn diverse congressen georganiseerd. Ook nu nog kunnen gemeenten gebruik maken van het aanbod van het Trimbosinstituut, bijvoorbeeld voor het opstellen van preventie- en handhavingsplannen.

30

Hoe checkt de Staatssecretaris op welke wijze gemeenten handhaven en naleving controleren?

Het is aan de gemeenteraad om het college te controleren op welke wijze ze hun wettelijke taak tot handhaving van de DHW uitvoeren. VWS ondersteunt gemeenten hierbij en doet uiteraard ook zelf onderzoek om uw Kamer inzicht te bieden in de (landelijke) effecten van ingezet beleid en in dit geval ook van gedecentraliseerde handhaving. Zo bent u op 6 mei 2015 geïnformeerd over onderzoek naar preventie- en handhavingsplannen (Kamerstuk 27 565, nr. 133) en op 19 juni 2015 over onderzoek naar de naleving van de leeftijdsgrens door verstrekkers (Kamerstuk 27 565, nr. 135).

31

Acht u het verstandig om met marktpartijen op regelmatige basis om tafel te gaan? Op welke niveaus vindt dergelijk overleg plaats?

Conform mijn eerdere beantwoording op begrotingsvragen 2013 streef ik een open manier van beleidsvorming na, waarbij alle relevante partijen, inclusief het CBL, worden betrokken en worden gehoord, teneinde een beleid te realiseren dat gestoeld is op de praktijk en dat daadwerkelijk oplossing biedt voor de uitdagingen waarvoor we staan. Er zijn veel verschillende vormen van overleg met het veld die ondersteunend zijn aan de beleidsvorming. Hierbij wordt gestreefd naar zo veel mogelijk transparantie. Zo worden consultaties ter voorbereiding van een wetsvoorstel openbaar gemaakt. Zie ook het antwoord op vraag 80, 81 en 82.

32

Waarom is, gelet op het gegeven dat het hier de handelwijze van ministeries in het algemeen en die van het Ministerie van VWS in het bijzonder betreft, dit feitenrelaas niet ondertekend door de Minister van BZK of die van VWS?

33

Is het gezien de directe betrokkenheid van de Staatssecretaris van VWS in deze casus niet hoogst ongebruikelijk dat de Staatssecretaris zelf de ondertekenaar is van dit feitenrelaas?

Antwoord op vraag 32 en 33.

In de brief wordt een feitenrelaas gegeven van een specifieke casus, die onder de verantwoordelijk van de Staatssecretaris van VWS valt.

34

Hoe vaak komt het voor dat gemeenten aan ministeries beleidsplannen formeel dan wel informeel voorleggen ter goedkeuring? Kan een uitsplitsing naar ministerie?

35

Wat is de reguliere werkwijze wanneer gemeenten aan ministeries goedkeuring vragen terwijl de bevoegdheid formeel bij de gemeenten zelf ligt?

36

Is die werkwijze voldoende helder en per ministerie gelijk? In hoeverre is bij de betreffende casus afgeweken van de reguliere werkwijze en waarom?

37

Wat is doorgaans de reden dat gemeenten aan ministeries beleidsplannen formeel dan wel informeel voorleggen ter goedkeuring terwijl zij er formeel zelf over gaan?

Antwoord op de vragen 34 t/m 37

Lokale beleidsontwikkeling is primair een gemeentelijke of provinciale aangelegenheid. Er bestaat – uiteraard – geen van rijkswege opgelegde algemene verplichting «beleidsplannen» ter goedkeuring aan het Rijk voor te leggen. Van een reguliere werkwijze is dan ook geen sprake. Voor zover de samenwerking tussen het Rijk en gemeenten ertoe leidt dat een beleidsvoornemen in onderling overleg formeel op bestuurlijk niveau dan wel informeel op ambtelijk niveau wordt voorgelegd of gedeeld, is het onbekend om welke aantallen het zou gaan, of wat de reden er van zou zijn. Meer in het algemeen juich ik het toe dat van beide kanten goed overleg plaatsvindt over de lokale uitwerking van landelijk gestelde kaders.

38

Hoe vaak is de reden daarvoor de angst van gemeenten voor eventuele lastige (Kamer)vragen? Kan een uitsplitsing naar ministerie worden gemaakt?

Het beeld dat er bij gemeenten angst zou zijn voor lastige (Kamer)vragen herken ik niet. Zie verder het antwoord op de vragen 37

39

Wat is de reguliere werkwijze wanneer gemeenten aan ministeries «dekking» vragen uit angst voor eventuele lastige (Kamer)vragen?

Mogelijke Kamervragen kunnen naar mijn opvatting nooit de reden zijn voor «angst» of «dekking». Daar is dus geen reguliere werkwijze voor. Zie ook het antwoord op de vraag 37.

40

Is die werkwijze voldoende helder en per ministerie gelijk? In hoeverre is bij de betreffende casus afgeweken van de reguliere werkwijze en waarom?

Verwezen wordt naar het antwoord op vraag 39.

41

Wat wordt in de brief bedoeld met het «terughalen van mails»? Kan de Staatssecretaris aangeven of het «terughalen van mails» iets anders betekent dan het verwijderen van mails en wat precies het verschil is?

Zoals in de brief van 10 november jl. aangegeven heeft de voormalig leidinggevende de medewerker gevraagd eventuele mailwisseling terug te halen, zodat geen enkel misverstand zou kunnen bestaan of ontstaan over de vraag of de Staatssecretaris een akkoord zou geven op het werkscenario van Utrecht. De exacte bewoordingen waarin dit is gebeurd, kan zij zich niet meer herinneren. De strekking van de opdracht was de mails te verwijderen, hetgeen niet goed is. Overigens bleef de genoemde mail altijd in bezit van VWS.

42

Waarom heeft het Ministerie van VWS aanvankelijk aangegeven, in reactie op vragen van Argos, dat de betreffende ambtenaar slechts de opdracht had gekregen «de situatie te corrigeren», en dat hij dit zelf zou hebben geïnterpreteerd als het verwijderen van mails? Wat beoogde het Ministerie van VWS hiermee te bereiken? Hoe verhoudt dit zich tot de brief van 10 november 2015?

43

Waarom heeft het Ministerie van VWS aanvankelijk aangegeven, in reactie op vragen van andere media, dat een medewerker was gevraagd de situatie te corrigeren en dat deze medewerker zelf had besloten mails te vernietigen, zonder dat het Ministerie van VWS daarvan op de hoogte was? Wat beoogde het Ministerie van VWS hiermee te bereiken? Hoe verhoudt dit zich tot de brief van 10 november 2015, waarin de Staatssecretaris aangeeft dat een leidinggevende wel degelijk opdracht had gegeven om mails terug te halen?

Antwoord op vraag 42 en 43

Voorafgaand aan de uitzending is richting de media aangegeven dat de leidinggevende aan de betreffende medewerker heeft gevraagd om de situatie te corrigeren. Na de uitzending is, mede naar aanleiding van de signalen die daaruit voortkwamen, meer uitgebreid met de voormalig leidinggevende gesproken. Hierdoor is een meer nauwkeurige verklaring in de brief tot stand gekomen, zoals in de brief en in antwoord op vraag 41 is verwoord.

44

Hoeveel ambtenaren van het Ministerie van VWS hebben in deze zaak mails vernietigd? Hoeveel hebben dat niet gedaan?

45

Waarom geeft de Staatssecretaris in zijn brief van 10 november 2015 aan dat de mail van 30 juni 2014 was verzonden aan mensen die niet meer bij VWS werken?

Antwoord op vraag 44 en 45.

In de brief heb ik u gemeld dat de gemeente Utrecht op 19 juni 2014 een werkscenario over de inzet van testkopers naar een toenmalig medewerker van VWS heeft gestuurd. Deze medewerker heeft de mail naar 4 collega’s doorgestuurd. De mail met het werkscenario was daarmee in bezit van 5 medewerkers. Drie van deze medewerkers werken niet meer voor VWS. Bij vertrek van een medewerker wordt de mailbox afgesloten. Na de uitzending van Argos op 31 oktober jl. hebben de andere twee medewerkers nogmaals heel gericht gezocht en beiden hebben de betreffende mail alsnog gevonden.

46

Wat is de reactie van de Staatssecretaris op de stelling van Argos dat twee van de vier personen aan wie de mail van 30 juni 2014 was verzonden, nog steeds bij het Ministerie van VWS werken, waarvan een zelfs lid is van het management- team van de betreffende directie?

Dat is correct. Hierdoor kon de genoemde mail achterhaald worden en is deze alsnog openbaar gemaakt.

47

Hoe kan het dat het werkscenario en de bijbehorende mails pas na de uitzending van Argos openbaar zijn gemaakt? De mail van 30 juni 2014 die het Ministerie van VWS op 10 november 2015 openbaar heeft gemaakt, was immers verzonden aan ambtenaren die nog steeds bij de betreffende directie werken. Waarom is deze mail niet eerder openbaar gemaakt in reactie op het Wob-verzoek van Argos?

Na de uitzending van Argos op zaterdag 31 oktober 2015, waarin werd voorgelezen uit de mail met het werkscenario van de gemeente Utrecht, werd duidelijk naar welke informatie Argos op zoek was. Daarop is opnieuw gericht gezocht naar de betreffende mail en is deze alsnog gevonden. Deze mail is alsnog met de brief van 10 november jl. openbaar gemaakt.

Ik heb geen enkele bedoeling om of geen belang bij het niet overleggen van gevraagde informatie in het kader van een Wob-verzoek. Ik betreur het dat de geleverde informatie in eerste instantie niet aansloot bij de verwachtingen van Argos, waardoor onduidelijkheid is ontstaan over iets waarover ik uiteraard geheel transparant kan en wil zijn.

48

In de brief van 10 november 2015 schrijft de Staatssecretaris dat hij in kon stemmen met de lijn zoals die uiteindelijk door de leidinggevende tijdens het overleg is voorgesteld, namelijk dat het Ministerie van VWS met veel interesse kennis neemt van het Utrechtse initiatief. Hoe verhoudt dit zich tot de mail van 14 juli 2014 van dezelfde leidinggevende, waaruit blijkt dat het werkscenario tijdens een werkoverleg is besproken in de aanwezigheid van de Staatssecretaris en waar staat «Hij zal als nodig antwoorden conform de voorgestelde lijn»? Had deze laatste zin betrekking op de woordvoeringslijn zoals die door de gemeente Utrecht was voorgesteld in het werkscenario?

Ik begrijp hier de verwarring van Argos over de korte interne terugkoppeling van het overleg, die op meerdere manieren geïnterpreteerd kan worden. Uitkomst van de interne stafvergadering op 14 juli 2014 was dat ik in kon stemmen met de lijn zoals die uiteindelijk door de voormalig leidinggevende tijdens het overleg is voorgesteld: VWS neemt met veel interesse kennis van het Utrechtse initiatief.

49

Waarom heeft het Ministerie van VWS destijds de gemeente Utrecht niet geïnformeerd dat het niet mogelijk was het plan informeel voor te leggen aan de Staatssecretaris?

De voormalig leidinggevende heeft op basis van de mail van Utrecht geconstateerd dat bij de gemeente Utrecht de indruk was ontstaan dat zij het plan informeel voor akkoord konden voorleggen en dat afspraken gemaakt konden worden over een reactie op eventuele vragen.

Zoals ik u in mijn brief van 10 november jl. heb gemeld realiseert de toenmalige leidinggevende zich nu dat zij beter zelf een mail aan alle betrokkenen had kunnen sturen, om zo het misverstand weg te nemen.

50

Waarom heeft het Ministerie van VWS de gemeente Utrecht destijds niet gevraagd het plan alsnog formeel voor te leggen aan de Staatssecretaris?

Toezicht en handhaving van de Drank- en Horecawet (DHW) zijn sinds 2013 de verantwoordelijkheid van gemeenten. Een akkoord van de Staatssecretaris op een werkscenario van een gemeente is daarbij niet aan de orde. Formele goedkeuring is aan de gemeenteraad.

51

Waarom is het werkscenario van de gemeente Utrecht alsnog besproken met de Staatssecretaris tijdens een werkoverleg, als dat volgens het Ministerie van VWS eigenlijk niet mogelijk was?

Ik ben door de toenmalige leidinggevende van betreffende medewerker over de hoofdlijnen van het werkscenario geïnformeerd tijdens een intern overleg op 14 juli 2014, het werkscenario zelf stond niet op de agenda en is niet inhoudelijk besproken. Gesproken is over de verantwoordelijkheid van de gemeente Utrecht in deze. Uitkomst was ook dat goed- of afkeuring niet aan VWS is.

52

Welk bestuurlijk contact is er geweest over de inzet van mystery guests? Welk contact is hierover met andere bewindslieden geweest?

Ik heb over deze zaak persoonlijk geen contact gehad met Utrecht, noch met andere bewindslieden.

53

Hoe oordeelt de Staatssecretaris over het handelen van de leidinggevende in deze zaak? De Staatssecretaris geeft in de brief van 10 november 2015 aan dat de betreffende leidinggevende zich nu realiseert dat zij met het verzoek tot terughalen van mails een te zware conclusie heeft getrokken en dat zij beter zelf een mail aan alle betrokkenen had kunnen sturen, om zo het misverstand weg te nemen. Zijn er mails verwijderd binnen VWS in opdracht van deze leidinggevende of door deze leidinggevende?

Ik deel de conclusie van de voormalig leidinggevende dat zij beter zelf een mail aan alle betrokkenen had kunnen sturen. De voormalig leidinggevende heeft de medewerker gevraagd eventuele mailwisseling betreffende deze casus terug te halen, met de intentie de ontstane situatie te corrigeren. Zoals ook in de brief van 10 november gemeld kan zij zich niet exact herinneren in welke bewoordingen dit is gebeurd. Na de uitzending van Argos op 31 oktober jl. is binnen VWS nogmaals heel gericht gezocht en is de mail van de gemeente Utrecht met het werkscenario alsnog gevonden. Zie ook antwoord op vraag 44.

54

Hoe kan het dat de mail over het werkscenario eerst kwijt was en na de uitzending toch gevonden werd? Welke maatregelen worden genomen om dit in de toekomst te voorkomen. Hoe wordt omgegaan met het archiveren van mails?

Voor het feitenrelaas verwijs ik naar het antwoord op vraag 8. In de Modelgedragscode Integriteit sector Rijk zijn normen over de omgang met informatie (zorgvuldigheid en geheimhouding) en het gebruik van email, intranet en internetsysteem (zakelijk gebruik) opgenomen. Daarnaast heeft VWS een eigen email- gedragsrichtlijn. De richtlijn stelt dat de e-mail op een goede en veilige manier wordt opgeslagen en gearchiveerd zodat de toegankelijkheid van de e-mail correspondentie kan worden gewaarborgd. Net als voor post moet een ambtenaar bij e-mail op basis van de gedragsrichtlijn ook onderscheid maken tussen te archiveren en niet te archiveren e-mails. E-mails en documentatie die politieke, maatschappelijke, juridische of financiële consequenties kunnen hebben, dienen volledig, vindbaar en toegankelijk in het informatiesysteem van VWS te worden bewaard. Dit sluit aan bij de rijksbrede vuistregels, zie antwoord op vraag 66. Daarnaast zie ik, zoals gezegd in mijn brief van 10 november 2015, aanleiding om intern kritisch te gaan kijken naar het bewaren van mails en de overdracht van documenten bij vertrekkende ambtenaren, met als doel hier intern betere afspraken over te maken.

55

Wat zijn de consequenties geweest voor de leidinggevende die opdracht gaf de mails te verwijderen?

Hierover is met deze voormalig leidinggevende gesproken. Intentie van de voormalig leidinggevende was het voorkomen dat onjuiste informatie zou worden verspreid. De leidinggevende heeft aangegeven dat haar handelwijze achteraf gezien anders had gemoeten.

56

Is in deze specifieke casus aan de gemeente toegezegd dat de Staatssecretaris positief zal reageren op het beleid in geval van lastige (Kamer)vragen? Zo ja, door wie?

Zoals ook in mijn brief van 10 november jl. gemeld beschikken we inmiddels over een interne mail van de gemeente Utrecht. Hieruit blijkt dat er telefonisch contact is geweest met een voormalig medewerker van VWS en Utrecht hieruit het volgende heeft geconcludeerd: «De Staatssecretaris is positief over het gedane voorstel (werkprotocol/scenario) en we kunnen er dus mee doorgaan. Succes wenst de Staatssecretaris ons toe.»

57

Hoeveel verzoeken in het kader van de Wob komen er jaarlijks binnen, uitgesplitst naar ministerie?

De aantallen Wob-verzoeken van ministeries zijn te vinden in de jaarrapportages burgerbrieven die sinds 2009 jaarlijks per departement aan de Tweede Kamer zijn aangeboden. Deze jaarrapportages zijn daarmee openbaar en, evenals de aanbiedingsbrieven aan de Tweede Kamer, te vinden op de website www.rijksoverheid.nl. Bij VWS kwamen in 2014 185 nieuwe verzoeken binnen. Dit is een daling van 12% ten opzichte van 211 in 2013. De rapportage burgerbrieven 2014 is te vinden op rijksoverheid.nl: https://www.rijksoverheid.nl/documenten/rapporten/2015/05/04/rapportage-burgerbrieven-vws-2014. (Kamerstuk 29 362, nr. 243)

58

Wat is de reguliere werkwijze bij een Wob-verzoek van een ministerie? In hoeverre is daar in de betreffende casus vanaf geweken en waarom?

Zie antwoord op vraag 1en 4. Hiervan is in deze zaak niet afgeweken.

59

Hoeveel Wob-verzoeken worden tijdig, volledig en juist afgehandeld, uitgesplitst naar ministerie? In hoeveel gevallen niet?

Dit is te vinden in de jaarrapportages genoemd in het antwoord bij vraag 57.

60

Wat is doorgaans de reden wanneer een Wob-verzoek niet tijdig, niet volledig of niet juist wordt afgehandeld?

61

Wanneer een verzoek in strijd met de Wob wordt uitgevoerd, wat zijn daarvan dan de consequenties?

62

Is het niet tijdig informeren van een indiener van een verzoek een overtreding van de Wob? Zo ja, met welk artikel?

63

Is het niet volledig informeren van een indiener van een verzoek een overtreding van de Wob? Zo ja, met welk artikel?

64

Is het niet juist informeren van een indiener van een verzoek een overtreding van de Wob? Zo ja, met welk artikel?

Antwoord op vragen 60 t/m 64.

Uitgangspunt is dat Wob-verzoeken zo spoedig mogelijk en zorgvuldig worden afgehandeld. Een beslissing op een Wob-verzoek vraagt enige tijd. Dat houdt verband met het feit dat Nederland een informatiesysteem kent, waarbij de verzoeker de bestuurlijke aangelegenheid noemt en het bestuursorganen alle documenten die onder het verzoek vallen moet opzoeken en aanleveren. Daarnaast moeten deze documenten tot op zinsniveau worden getoetst aan de uitzonderingen en beperkingen van de Wob. Die uitzonderingen en beperkingen zijn er om bijzondere belangen van burgers, bedrijven en de overheid te beschermen, en kunnen ertoe leiden dat informatie niet openbaar wordt gemaakt.

Wob-verzoeken hebben een zeer uiteenlopende omvang, van soms enkele tot vaak honderden documenten. De meest omvangrijke Wob-verzoeken leiden tot het verstrekken van duizenden documenten, zoals bij het Wob-verzoek met betrekking tot het Nederlandse tabaksbeleid in de jaren 2006–2013 en het dossier met betrekking tot het bid voor het WK-voetbal in 2010. Hoe omvangrijker en ingewikkelder het verzoek, hoe meer tijd dan ook met de afhandeling van een verzoek gemoeid zal zijn. Als dientengevolge de wettelijke beslistermijn te kort blijkt, ligt het op de weg van het bestuursorgaan en de verzoeker om in onderling overleg te komen tot een bij het verzoek passende beslistermijn. Daarbij kan ook prioriteit worden gegeven aan de informatie waaraan de verzoeker het meest belang hecht. Bij overschrijding van de beslistermijn kan het bestuursorgaan een dwangsom verbeuren en ook de rechter kan bij termijnoverschrijding het bestuursorgaan op straffe van een dwangsom dwingen op het verzoek te beslissen.

Zoals hiervoor al opgemerkt dient een Wob-verzoek niet alleen zo spoedig mogelijk maar ook zorgvuldig te worden afgehandeld. Voor het geval een betrokkene het niet eens is met besluit op zijn verzoek, kan hij daartegen bezwaar en beroep aantekenen.

65

Wat was in de betreffende casus de reden om de indiener van het Wob-verzoek niet tijdig, niet volledig en niet juist te informeren?

Zie antwoord op vraag 1 en 4.

66

Wat is de reguliere werkwijze bij het archiveren van mails op ministeries? Is die werkwijze voldoende helder en per ministerie gelijk?

Er bestaan sinds december 2014 rijksbrede vuistregels voor het archiveren van e-mails die de ministeries kunnen volgen. De reguliere werkwijze is dat e-mails conform de archiefwettelijke bepalingen in de digitale archiefsystemen van de ministeries worden gearchiveerd. De ministeries hebben de werkwijze voor het archiveren van e-mails afzonderlijk vastgelegd in interne regels (conform artikel 14 van het Archiefbesluit 1995) en werkinstructies. Zie ook het antwoord op vraag 54.

67

Voldoen ministeries aan de Archiefwet waarbij uitgangspunten zijn dat burgers recht hebben op informatie en overheidsinstanties informatie eenvoudig moeten kunnen terugvinden?

Overheidsorganen, waaronder ministeries, hebben de verantwoordelijkheid om te voldoen aan de Archiefwet. Hiertoe behoort de taak om de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren.

68

Is in de betreffende casus afgeweken van de Archiefwet of eventuele andere wetten? Zo ja, met welk artikel?

69

Is het wissen van sporen, zoals het «terug halen» van mail, in strijd met de Archiefwet, Wob of eventuele andere wetten? Zo ja, met welke artikelen?

Antwoord op vragen 68 en 69.

Zoals aangegeven is de gevraagde informatie te allen tijde bij VWS aanwezig geweest en met de brief van 10 november 2015 openbaar gemaakt. Het al dan niet inzetten van minderjarige testkopers is uiteraard niet iets om geheimzinnig over te doen. Ik betreur het daarom dat dit beeld is ontstaan. Zie ook antwoord op de vragen 1, 4, 5 en 6.

70

Indien in de betreffende casus in strijd met de Archiefwet, Wob of eventuele andere wetten is gehandeld, wat zijn hiervan dan de mogelijke consequenties?

Naar mijn mening is in deze casus geen sprake van overtreding van de Archiefwet, Wob of eventuele andere wetten.

71

Wie is er juridisch gezien verantwoordelijk wanneer een leidinggevende opdracht geeft tot het wissen van sporen? Degene die de opdracht geeft of de medewerker die de opdracht uitvoert?

In principe is degene die opdracht geeft verantwoordelijk. De intentie van de voormalig leidinggevende was het voorkomen dat onjuiste informatie zou worden verspreid en niet gericht op het «wissen van sporen».

72

Wat is de huidige functie van de betreffende leidinggevende? Heeft deze casus nog gevolgen gehad voor betrokkene? Zo ja, welke?

De leidinggevende werkt sinds 1 september 2014 niet meer bij VWS.

73

Indien het wissen van sporen geen consequenties heeft gehad voor degene die daartoe opdracht gaf, wat is hiervan dan de reden?

Hierover is met deze voormalig leidinggevende gesproken. Intentie van de voormalig leidinggevende was het voorkomen dat onjuiste informatie zou worden verspreid. De leidinggevende heeft aangegeven dat haar handelwijze achteraf gezien anders had gemoeten. Van «het wissen van sporen» is geen sprake. De betreffende informatie is nog in bezit van VWS.

74

Wie hebben het betreffende verzoek om mails terug te halen allemaal ontvangen? Hoeveel daarvan waren ten tijde van het Wob-verzoek nog werkzaam bij het Ministerie van VWS?

75

In de brief van 10 november 2015 geeft de Staatssecretaris aan dat hij het betreurt dat het contact tussen het Ministerie van VWS en de gemeente Utrecht tot onduidelijkheid heeft geleid. Hoe beoordeelt de Staatssecretaris het verwijderen van mails door ambtenaren binnen zijn eigen ministerie?

Antwoord op vraag 74 en 75

Voor zover te achterhalen, is door VWS aan VenJ en Utrecht gevraagd om mails te verwijderen. Zij hebben geen gehoor gegeven aan dit verzoek. De mail met het werkscenario was in bezit van vijf medewerkers van VWS. Twee van deze medewerkers werkten nog voor VWS ten tijde van het Wob-verzoek. Ook bij hen is de mail uiteindelijk boven tafel gekomen. Zie verder ook antwoord op vraag 44.

76

Kan de Staatssecretaris garanderen dat alle correspondentie, mails, documenten, etc. in deze zaak nu openbaar zijn gemaakt?

77

Kan de Staatssecretaris garanderen dat dit een incident is geweest?

Voor het antwoord op vraag 76 en 77 verwijs ik u naar de antwoorden op vraag 4 en 7.

78

Er wordt aangegeven dat wordt bezien hoe mailverkeer van oud-medewerkers beter vindbaar wordt gemaakt. Wanneer wordt de uitkomst hiervan aan de Kamer gerapporteerd?

Zoals gezegd in mijn brief van 10 november 2015 zie ik aanleiding om intern kritisch te gaan kijken naar het bewaren van mails en de overdracht van documenten bij vertrekkende ambtenaren. Dit vormt onderdeel van het verbeteren van interne werkprocessen. Ik heb vooralsnog geen reden om te veronderstellen dat de interne regels aanpassing behoeven.

79

Wanneer en hoe wordt teruggekoppeld aan de Kamer op welke wijze en vanaf wanneer het Ministerie van VWS alle mails en documenten zodanig registreert dat ze openbaar gemaakt kunnen worden op verzoek, en dat van alle overleggen notulen worden gemaakt die openbaar zijn?

Mails en documenten kunnen met een beroep op de Wob opgevraagd worden. Verder verwijs ik naar antwoorden op vraag 4 en 78

80

Vindt er nog directeurenoverleg alcohol met het Ministerie van VWS plaats? Zo ja, wilt u alle de notulen daarvan openbaar maken?

Het Directeuren Overleg Alcohol (DOA), zoals dat een aantal jaar heeft gefunctioneerd, is gestopt. Het laatste overleg vond plaats eind 2014. Overleg met betrokken partners, waaronder het CBL, vindt op reguliere basis plaats in het Regulier Overleg Alcohol (ROA). De verslagen daarvan worden gepubliceerd op rijksoverheid.nl.

81

Vinden er overleggen met externe stakeholders en/of lobbyisten plaats met het Ministerie van VWS waar geen notulen van worden gemaakt? Zo ja, wilt u deze dan gaan maken en openbaar maken?

82

Vinden nog steeds overleggen plaats tussen het ministerie en CLB? Wordt hier verslag van gemaakt?

Antwoord op vraag 81 en 82

Conform mijn eerdere beantwoording op begrotingsvragen 2013 streef ik een open manier van beleidsvorming na, waarbij alle relevante partijen, inclusief het CBL, worden betrokken en worden gehoord, teneinde een beleid te realiseren dat gestoeld is op de praktijk en dat daadwerkelijk oplossing biedt voor de uitdagingen waarvoor we staan. Er zijn veel verschillende vormen van overleg met het veld die ondersteunend zijn aan de beleidsvorming. Hierbij wordt gestreefd naar zo veel mogelijk transparantie. Zo worden consultaties ter voorbereiding van een wetsvoorstel openbaar gemaakt.

83

Betreurt het kabinet het ook dat naast het Ministerie van VWS het verzoek is gedaan aan anderen om mails te verwijderen, en ook zelf mails heeft verwijderd?

Ik betreur het feit dat er een verzoek vanuit VWS is gedaan om mails te verwijderen. Dit neemt niet weg dat een eventueel ontstaan onterecht beeld gecorrigeerd moet worden. Dat moet alleen op een andere manier gebeuren.

84

Betreurt de regering het ook dat zij de indieners van het verzoek aanvankelijk onjuist heeft geïnformeerd door te stellen dat alles mondeling was gegaan?

Ik betreur het dat de mail met het werkscenario pas op 10 november openbaar is gemaakt, omdat verondersteld werd dat Argos op zoek was naar het verslag van het overleg met de gemeente Utrecht van 22 mei 2014.

---

1 Voor een goede afweging van alle relevante aspecten is een gedachtewisseling in beslotenheid noodzakelijk, zoals ook is uiteengezet in de notitie van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties van 21 januari 2002 over de reikwijdte van artikel 68 Grondwet (Kamerstuk 28 362, nr. 2).

2 Kamerstuk 32 802, nr. 14.