21 (2023) Nr. 2

A. TITEL

1. Vierde Aanvullend Protocol bij het Algemeen Reglement van de Wereldpostunie;

2. Eerste Aanvullend Protocol bij het Algemeen Postverdrag;

3. Eerste Aanvullend Protocol bij het Verdrag inzake postale financiële diensten;

Riyad, 5 oktober 2023

Voor een overzicht van de verdragsgegevens, zie verdragsnummers 014045, 014046 en 014066 in de Verdragenbank.

B. TEKST1)


Fourth Additional Protocol to the General Regulations of the Universal Postal Union

The plenipotentiaries of the governments of the member countries of the Universal Postal Union, having met in Extraordinary Congress at Riyadh, in view of article 29.2 of the Constitution of the Universal Postal Union concluded at Vienna on 10 July 1964, have, by common consent and subject to article 24.3 of the Constitution, adopted the following amendments to the General Regulations.

Article I (Article 107 amended)

Functions of the CA

  • 1. The Council of Administration shall have the following functions:

    • 1.1. Supervises all the activities of the Union between Congresses, ensuring compliance with the decisions of Congress, studying questions with respect to governmental policies on postal issues, and taking account of international regulatory developments such as those relating to trade in services and to competition.

    • 1.2. Promotes, coordinates and supervises all forms of postal technical assistance within the framework of international technical cooperation.

    • 1.3. Examines the draft quadrennial Union business plan approved by Congress, and finalizes it by bringing the activities set out in the draft plan for the four-year period into line with the actual resources available. The plan should also, if appropriate, be in line with the results of the prioritization process carried out by Congress. The finalized version of the quadrennial Union business plan, completed and approved by the CA, will then form the basis for the preparation of the annual Programme and Budget as well as for the annual operating plans to be drawn up and implemented by the CA and POC.

    • 1.4. Considers and approves the annual programme and budget and the accounts of the Union, while taking into account the final version of the Union Business Plan, as described in article 107.1.3.

    • 1.5. Authorizes the ceiling of expenditure to be exceeded, if circumstances so require, in accordance with article 146.3 to 5.

    • 1.6. Authorizes election of a lower contribution class, if it is so requested, in accordance with the conditions set out in article 151.5.

    • 1.7. Authorizes a change of geographical group if it is so requested by a member country, taking into account the views expressed by the member countries which are members of the geographical groups concerned.

    • 1.8. Creates or abolishes International Bureau posts financed by the regular budget, taking into account the restrictions imposed by the expenditure ceiling fixed.

    • 1.9. Decides on the contacts to be established with member countries in order to carry out its functions.

    • 1.10. After consulting the Postal Operations Council, decides on the relations to be established with the organizations which are not observers within the meaning of article 105.1 and 105.2.1.

    • 1.11. Considers the reports by the International Bureau on UPU relations with other international bodies and takes the decisions which it considers appropriate on the conduct of such relations and the action to be taken on them.

    • 1.12. Designates in due course, after consulting the Postal Operations Council and the Secretary General, the specialized agencies of the United Nations, international organizations, associations, enterprises and qualified persons to be invited as ad hoc observers to specific meetings of Congress and its Committees when this is in the interest of the Union or the work of the Congress and instructs the Director General of the International Bureau to issue the necessary invitations.

    • 1.13. Designates the member country where the next Congress is to be held in the case provided for in article 101.3.

    • 1.14. Determines in due course and after consulting the Postal Operations Council the number of Committees required to carry out the work of Congress, and specifies their functions.

    • 1.15. Designates, after consulting the Postal Operations Council and subject to the approval of Congress, the member countries prepared:

      • 1.15.1. to assume the positions of Vice-Chairs of Congress and Chairs and Vice-Chairs of the Committees, taking as much account as possible of the equitable geographical distribution of the member countries; and

      • 1.15.2. to sit on the Restricted Committees of the Congress.

    • 1.16. (Deleted.)

    • 1.17. Considers and approves, within the framework of its competence, any action considered necessary to safeguard and enhance the quality of and to modernize the international postal service.

    • 1.18. Studies, at the request of Congress, the Postal Operations Council or member countries, administrative, legislative and legal problems concerning the Union or the international postal service; it shall be for the Council of Administration to decide, in the above-mentioned fields, whether it is expedient to undertake the studies requested by member countries between Congresses.

    • 1.19. Formulates proposals which shall be submitted for the approval either of Congress or of member countries in accordance with article 142.

    • 1.20. Submits subjects for study to the Postal Operations Council for examination in accordance with article 113.1.6.

    • 1.21. Reviews and approves, in consultation with the Postal Operations Council, the draft Strategy for presentation to Congress.

    • 1.22. Receives and discusses proposals, opinions and reports from the Consultative Committee and considers proposals and reports from the Consultative Committee for submission to Congress.

    • 1.23. Provides control over the activities of the International Bureau.

    • 1.24. Approves the annual report on the work of the Union and the annual Financial Operating Reports prepared by the International Bureau and, where appropriate, furnishes observations on them.

    • 1.25. Establishes principles, as may be considered necessary, for the Postal Operations Council to take into account in its study of questions with major financial repercussions (charges, terminal dues, transit charges, basic airmail conveyance rates and the posting abroad of letter-post items), follows closely the study of these questions, and reviews and approves, for conformity with the aforementioned principles, Postal Operations Council proposals relating to these questions.

    • 1.26. Approves, within the framework of its competence, the recommendations of the Postal Operations Council for the adoption, if necessary, of regulations or of a new procedure until such time as Congress takes a decision in the matter.

    • 1.27. Considers the annual report prepared by the Postal Operations Council and any proposals submitted by the Council.

    • 1.28. Approves the four-yearly report prepared by the International Bureau in consultation with the Postal Operations Council, on the performance of member countries in respect of the execution of the Union Strategy approved by the preceding Congress, for submission to the following Congress.

    • 1.29. Establishes the framework for the organization of the Consultative Committee and concurs in the organization of the Consultative Committee, in accordance with the provisions of article 123.

    • 1.30. Establishes criteria for membership of the Consultative Committee and revokes membership in accordance with those criteria, as further detailed in the relevant rules of procedure referred to in article 123.

    • 1.31. Lays down the Financial Regulations of the Union.

    • 1.32. Lays down the rules governing the Reserve Fund.

    • 1.33. Lays down the rules governing the Special Fund.

    • 1.34. Lays down the rules governing the Special Activities Fund.

    • 1.35. Lays down the rules governing the Voluntary Fund.

    • 1.36. Lays down the Staff Regulations and the conditions of service of the elected officials.

    • 1.37. Lays down the Regulations of the Social Fund.

    • 1.38. Exercises, within the context of article 153, overall supervision of the creation and activities of user-funded subsidiary bodies.

    • 1.39. Adopts its Rules of Procedure and the amendments to those Rules.

Article II (Article 108 amended)

Organization of CA sessions

  • 1. At its constituent meeting, which shall be convened and opened by the Chair of Congress, the Council of Administration shall elect four Vice-Chairs from among its members. The Chair and four Vice-Chairs shall be member countries from each of the five geographical groups of the Union.

  • 2. The Council of Administration shall meet twice a year, or additionally on an exceptional basis, at Union headquarters, in accordance with the relevant procedures set forth in its Rules of Procedure.

  • 3. The Chair and Vice-Chairs, and the Committee Chairs, Co-Chairs and Vice-Chairs, of the Council of Administration shall form the Management Committee. This Committee shall prepare and direct the work of each session of the Council of Administration. It shall approve, on behalf of the Council of Administration, the annual report prepared by the International Bureau on the work of the Union and it shall take on any other task which the Council of Administration decides to assign to it or the need for which arises in the course of the strategic planning process.

  • 4. The Chair of the Postal Operations Council shall represent that body at meetings of the Council of Administration when the agenda contains questions of interest to the Postal Operations Council.

  • 5. (Deleted.)

Article III (Article 109 amended)

Observers

  • 1. Observers

    • 1.1. To ensure effective liaison between the work of the two bodies, the Postal Operations Council may designate representatives to attend Council of Administration meetings as observers.

    • 1.2. Member countries of the Union which are not members of the Council, as well as the observers and ad hoc observers referred to in article 105, may participate in the plenary sessions and Committee meetings of the Council of Administration, without the right to vote.

    • 1.3. Members of the Consultative Committee, as well as the other observers and ad hoc observers referred to in article 105, also have the right to attend meetings of the standing groups, task forces and other bodies of the Council of Administration as observers, without the right to vote, subject to the provisions of paragraph 2.3.

  • 2. Principles

    • 2.1. For logistical reasons, the Council of Administration may limit the number of attendees per observer and ad hoc observer participating. It may also limit their right to speak during the debates.

    • 2.2. Observers and ad hoc observers may, at their request, be allowed to cooperate in the studies undertaken, subject to such conditions as the Council may establish to ensure the efficiency and effectiveness of its work. They may also be invited to chair standing groups and task forces when their experience or expertise justifies it. The participation of observers and ad hoc observers shall be carried out without additional expense for the Union.

    • 2.3. In exceptional circumstances, members of the Consultative Committee and ad hoc observers may be excluded from a meeting or a portion of a meeting or may have their right to receive documents restricted if the confidentiality of the subject of the meeting or document so requires. This restriction may be decided on a case-by-case basis by any body concerned, or by its Chair in consultation with the Chair of the Council of Administration and the Secretary General. The case-by-case situations shall be reported to the Council of Administration and to the Postal Operations Council when matters of interest to the Postal Operations Council are concerned. If it considers this necessary, the Council of Administration may subsequently review restrictions, in consultation with the Postal Operations Council where appropriate. Strictly in so far as prospective meetings are concerned, notification of restrictions shall preferably be sent to the members of the Consultative Committee and ad hoc observers concerned at least 14 days in advance of the relevant meeting (or as soon as possible in the case of urgent meetings convened less than 14 days following issuance of the relevant invitation by the International Bureau). Accordingly, such notifications shall not apply in the event of exclusions or document access restrictions deemed necessary in the context of an ongoing meeting of the body concerned.

Article IV (Article 113 amended)

Functions of the POC

  • 1. The Postal Operations Council shall have the following functions:

    • 1.1. Coordinates practical measures for the development and improvement of international postal services.

    • 1.2. Takes, subject to Council of Administration approval within the framework of the latter’s competence, any action considered necessary to safeguard and enhance the quality of and to modernize the international postal service.

    • 1.3. Decides on the contacts to be established with member countries and their designated operators in order to carry out its functions.

    • 1.4. Takes the necessary steps to study and publicize the experiments and progress made by certain member countries and their designated operators in the technical, operational, economic and vocational training fields of interest to other member countries and their designated operators.

    • 1.5. Takes, in consultation with the Council of Administration, appropriate steps in the sphere of technical cooperation with all member countries of the Union and their designated operators and in particular with the new and developing countries and their designated operators.

    • 1.6. Examines any other questions submitted to it by a member of the Postal Operations Council, by the Council of Administration or by any member country or designated operator.

    • 1.7. Receives and discusses proposals, opinions and reports from the Consultative Committee and, when matters of interest to the Postal Operations Council are involved, examines and comments on proposals and reports from the Consultative Committee for submission to Congress.

    • 1.8. (Deleted.)

    • 1.9. Conducts the study of the most important operational, commercial, technical, economic and technical cooperation problems which are of interest to all member countries or their designated operators, including questions with major financial repercussions (charges, terminal dues, transit charges, airmail conveyance rates, parcel-post rates, and the posting abroad of letter-post items), and prepares information, opinions and recommendations for action on them.

    • 1.10. Provides input to the Council of Administration for the development of the draft Union Strategy and draft quadrennial Union business plan to be submitted to Congress.

    • 1.11. Studies teaching and vocational training problems of interest to member countries and their designated operators, as well as to the new and developing countries.

    • 1.12. Studies the present position and needs of the new and developing countries and prepares appropriate recommendations on ways and means of improving their postal services.

    • 1.13. Revises the Regulations of the Union; in this regard, the Postal Operations Council shall be subject to Council of Administration guidance on matters of fundamental policy and principle.

    • 1.14. Formulates proposals which shall be submitted for the approval either of Congress or of member countries in accordance with article 142; the approval of the Council of Administration is required when these proposals concern questions within the latter’s competence.

    • 1.15. Examines, at the request of a member country, any proposal which that member country forwards to the International Bureau under article 141, prepares observations on it and instructs the International Bureau to annex these observations to the proposal before submitting it for approval to the member countries.

    • 1.16. Recommends, if necessary, and where appropriate after approval by the Council of Administration and consultation of all the member countries, the adoption of regulations or of a new procedure until such time as Congress takes a decision in the matter.

    • 1.17. Prepares and issues, in the form of recommendations to member countries and their designated operators (or as binding provisions if the Acts of the Union so provide), standards for technological, operational and other processes within its competence where uniformity of practice is essential; it shall similarly issue, as required, amendments to standards it has already set.

    • 1.18. Establishes the framework for the organization of user-funded subsidiary bodies and concurs in the organization of these bodies in accordance with the provisions of article 153.

    • 1.19. Receives and discusses reports from the user-funded subsidiary bodies on an annual basis.

    • 1.20. Adopts its Rules of Procedure and the amendments to those Rules.

Article V (Article 114 amended)

Organization of POC sessions

  • 1. At its first meeting, which shall be convened and opened by the Chair of Congress, the Postal Operations Council shall choose from among its members a Chair and four Vice-Chairs, and the Committee Chairs/Vice-Chairs/Co-Chairs. The Chair and four Vice-Chairs shall be member countries from each of the five geographical groups of the Union.

  • 2. The Postal Operations Council shall meet twice a year, or additionally on an exceptional basis, at Union headquarters, in accordance with the relevant procedures set forth in its Rules of Procedure.

  • 3. The Chair and Vice-Chairs, and the Committee Chairs, Co-Chairs and Vice-Chairs, of the Postal Operations Council shall form the Management Committee. This Committee shall prepare and direct the work of each meeting of the Postal Operations Council and take on all the tasks which the latter decides to assign to it or the need for which arises in the course of the strategic planning process.

  • 4. On the basis of the Union Strategy adopted by Congress and, in particular, the part relating to the strategies of the permanent bodies of the Union, the Postal Operations Council shall, at its session following Congress, prepare a basic work programme containing a number of tactics aimed at implementing the strategies. This basic work programme, which shall include a limited number of projects on topical subjects of common interest, shall be revised annually in the light of new realities and priorities.

  • 5. (Deleted.)

Article VI (Article 115 amended)

Observers

  • 1. Observers

    • 1.1. In order to ensure effective liaison between the work of the two bodies, the Council of Administration may designate representatives to attend Postal Operations Council meetings as observers.

    • 1.2. Member countries of the Union which are not members of the Council, as well as the observers and ad hoc observers referred to in article 105, may participate in the plenary sessions and Committee meetings of the Postal Operations Council, without the right to vote.

    • 1.3. Members of the Consultative Committee, as well as the other observers and ad hoc observers referred to in article 105, have the right to attend meetings of the standing groups, task forces and other bodies of the Postal Operations Council as observers, without the right to vote, subject to the provisions of paragraph 2.3.

  • 2. Principles

    • 2.1. For logistical reasons, the Postal Operations Council may limit the number of attendees per observer and ad hoc observer participating. It may also limit their right to speak during the debates.

    • 2.2. Observers and ad hoc observers may, at their request, be allowed to cooperate in the studies undertaken, subject to such conditions as the Council may establish to ensure the efficiency and effectiveness of its work. They may also be invited to chair standing groups and task forces when their experience or expertise justifies it. The participation of observers and ad hoc observers shall be carried out without additional expense for the Union.

    • 2.3. In exceptional circumstances, members of the Consultative Committee and ad hoc observers may be excluded from a meeting or a portion of a meeting or may have their right to receive documents restricted if the confidentiality of the subject of the meeting or document so requires. This restriction may be decided on a case-by-case basis by any body concerned, or by its Chair in consultation with the Chair of the Postal Operations Council and the Secretary General. The case-by-case situations shall be reported to the Council of Administration and to the Postal Operations Council. If it considers this necessary, the Council of Administration may subsequently review restrictions, in consultation with the Postal Operations Council where appropriate. Strictly in so far as prospective meetings are concerned, notification of restrictions shall preferably be sent to the members of the Consultative Committee and ad hoc observers concerned at least 14 days in advance of the relevant meeting (or as soon as possible in the case of urgent meetings convened less than 14 days following issuance of the relevant invitation by the International Bureau). Accordingly, such notifications shall not apply in the event of exclusions or document access restrictions deemed necessary in the context of an ongoing meeting of the body concerned.

Article VII (Article 120 amended)

Composition of the CC

  • 1. The Consultative Committee shall consist of:

    • 1.1. non-governmental organizations (including those representing customers, delivery service providers, postal employees or postal employers); philanthropic entities; standardization, financial and development organizations; suppliers of goods and services to the postal services sector; transportation entities; academic and research institutions; think tanks and similar knowledge-based institutions; and like organizations that have an interest in supporting the mission and objectives of the Union;

    • 1.2. high-level figures from the postal sector recommended by member countries or the bodies of the Union concerned, including the Consultative Committee.

  • 2. All members of the Consultative Committee shall have their principal place of business (and, if so required by the member country concerned, be duly registered) or, in the case of the high-level figures referred to in 1.2, have permanent residence, in a Union member country.

  • 3. The operational costs of the Consultative Committee shall be shared by members of the Consultative Committee, except as otherwise determined by the Council of Administration. In this regard, and as further outlined in the Rules of Procedure of the Consultative Committee, different membership fees may apply depending on the specific legal nature and financial capability of members of the Consultative Committee.

  • 4. The members of the Consultative Committee shall not receive remuneration or any other compensation.

Article VIII (Article 121 amended)

Membership of the CC

  • 1. Membership of the Consultative Committee shall be determined through a process of application and acceptance established by the Council of Administration, in accordance with article 107.1.30.

  • 2. Without prejudice to the requirement set forth in article 120.2, any requests for membership of the Consultative Committee as submitted by the entities or high-level figures referred to in article 120 shall be accompanied by the prior written authorization or recommendation of the corresponding Union member country.

  • 2bis Revocation of membership of the Consultative Committee shall be determined through a process established by the Council of Administration in accordance with article 107.1.30.

  • 3. Each member of the Consultative Committee shall appoint its own representative(s).

Article IX (Article 122 amended)

Functions of the CC

  • 1. The Consultative Committee shall have the following functions:

    • 1.1. Examines documents and reports of the Council of Administration and the Postal Operations Council, and their respective bodies. In exceptional circumstances, the right to receive certain texts and documents may be restricted if the confidentiality of the subject of the meeting or document so requires, in accordance with articles 109.2.3 and 115.2.3.

    • 1.2. Conducts and contributes to studies of issues of importance to the Consultative Committee’s members.

    • 1.3. Considers issues affecting the postal sector and provides input on such issues in the form of proposals, opinions and reports to the Council of Administration and Postal Operations Council, and their respective bodies, as appropriate.

    • 1.4. (Deleted.)

    • 1.5. Submits proposals and reports to Congress, subject to the approval of the Council of Administration and in the name of the latter and, when matters of interest to the Postal Operations Council are involved, subject to examination and comments by the Postal Operations Council in accordance with articles 107.1.22 and 113.1.7.

Article X (Article 123 amended)

Organization of the CC

  • 1. The Consultative Committee shall reorganize itself after each Congress in accordance with the framework established by the Council of Administration. The Chair of the Council of Administration shall preside at the organizational meeting of the Consultative Committee, which shall elect its Chair at that meeting.

  • 2. The Consultative Committee shall determine its internal organization and shall draw up its own rules of procedure, taking into account the general principles of the Union and subject to the concurrence of the Council of Administration after having consulted the Postal Operations Council.

  • 3. The Consultative Committee shall meet at least once a year or additionally as deemed appropriate for its work. The date and location of each meeting shall be fixed by the Chair of the Consultative Committee, in agreement with the Chairs of the Council of Administration and the Postal Operations Council and the Director General of the International Bureau.

Article XI (Article 124 amended)

Representatives of the Consultative Committee at the Council of Administration, the Postal Operations Council and Congress

  • 1. Without prejudice to article 124.2, members of the Consultative Committee have the right to attend meetings of Congress, the Council of Administration, and the Postal Operations Council, as well as their respective Committees, standing groups, task forces and other bodies, as observers without the right to vote, subject to the provisions of articles 109 and 115 and of the Rules of Procedure of Congresses, as relevant to the body concerned.

  • 2. In order to ensure effective liaison with the bodies of the Union, the Consultative Committee shall designate representatives, who shall be the only representatives of the Consultative Committee, to formally provide, on behalf of that body, the input referred to in article 122. Such designated representatives shall have the right to attend, on behalf of the Consultative Committee, meetings of Congress, the Council of Administration and the Postal Operations Council, as well as their respective Committees, standing groups, task forces and other bodies, as observers without the right to vote, subject to the provisions of articles 109 and 115 and of the Rules of Procedure of Congresses, as relevant to the body concerned.

  • 3. The Chair of the Council of Administration and the Chair of the Postal Operations Council shall represent those bodies at meetings of the Consultative Committee when the agenda of such meetings contains questions of interest to those bodies.

Article XII (Article 125 amended)

CC observers

  • 1. Member countries of the Union and the observers and ad hoc observers referred to in article 105 may participate in the sessions of the Consultative Committee, without the right to vote.

  • 2. For logistical reasons, the Consultative Committee may limit the number of attendees per observer and ad hoc observer participating. It may also limit their right to speak during the debates.

  • 3. In exceptional circumstances, observers and ad hoc observers may be excluded from a meeting or a portion of a meeting of the Consultative Committee or may have their right to receive documents restricted if the confidentiality of the subject of the meeting or document so requires. This restriction may be decided on a case-by-case basis by the Consultative Committee or its Chair, in consultation with the Chair of the Council of Administration and the Secretary General. The case-by-case situations shall be reported to the Council of Administration and to the Postal Operations Council when matters of interest to the Postal Operations Council are concerned. If it considers this necessary, the Council of Administration may subsequently review restrictions, in consultation with the Postal Operations Council where appropriate. Strictly in so far as prospective meetings are concerned, notification of restrictions shall preferably be sent to the observers and ad hoc observers concerned at least 14 days in advance of the relevant meeting (or as soon as possible in the case of urgent meetings convened less than 14 days following issuance of the relevant invitation by the International Bureau). Accordingly, such notifications shall not apply in the event of exclusions or document access restrictions deemed necessary in the context of an ongoing meeting of the body concerned.

Article XIII (Article 126 amended)

Information on the activities of the CC

  • 1. After each session, the Consultative Committee shall inform the Council of Administration and the Postal Operations Council of its activities by sending to the Chairs of those bodies, inter alia, a summary record of its meetings and its recommendations and views. The Chair of the Consultative Committee, or another designated representative of the Consultative Committee, shall also report on the activities of the Consultative Committee at each plenary session of the Council of Administration and the Postal Operations Council respectively.

  • 2. The Consultative Committee shall make to the Council of Administration and the Postal Operations Council an annual activity report. This report shall be included in the documentation of the Council of Administration and the Postal Operations Council provided to member countries of the Union, to their designated operators and to the Restricted Unions, in accordance with articles 111 and 117.

  • 3. The Consultative Committee shall make to Congress a comprehensive report on its work and send it to the member countries and their designated operators at least two months before the opening of Congress.

Article XIV (Article 133 amended)

Information. Opinions. Requests for explanation and amendment of the Acts. Inquiries. Role in the settlement of accounts

  • 1. The International Bureau shall be at all times at the disposal of the Council of Administration, the Postal Operations Council, the Consultative Committee and member countries and their designated operators for the purpose of supplying them with any necessary information on questions relating to the service.

  • 2. In particular it shall collect, collate, publish and distribute all kinds of information of interest to the postal service; give an opinion or provide dispute settlement services (in the latter case on a paid basis and in accordance with the relevant procedures adopted by the Council of Administration), at the request of the parties involved, on questions in dispute; act on requests for explanation and amendment of the Acts of the Union; and, in general, carry out such studies and editorial or documentary work as are assigned to it by those Acts or as may be referred to it in the interest of the Union.

  • 3. It shall also conduct inquiries requested by member countries and their designated operators to obtain the views of other member countries, designated operators, members of the Consultative Committee and the public, as appropriate, on particular questions. The result of such inquiries shall not have the status of a vote and shall not be formally binding.

  • 4. It may act as a clearing house in the settlement of accounts of all kinds relating to the postal service.

  • 5. The International Bureau shall ensure the confidentiality and security of commercial data provided by member countries, their designated operators and/or members of the Consultative Committee for the performance of its duties arising from the Acts or decisions of the Union.

Article XV (Article 146 amended)

Fixing of the expenditure of the Union

  • 1. Subject to the provisions of paragraphs 2 to 6, the annual expenditure relating to the activities of bodies of the Union may not exceed 38,890,030 Swiss francs for the years 2022 and 2023, and 39,512,270 Swiss francs for the years 2024 and 2025. In the event that the Congress planned for 2025 is postponed, the latter ceiling shall also apply to the post-2025 period

  • 2. The expenditure relating to the convening of the next Congress (travelling expenses of the secretariat, transport charges, cost of installing simultaneous interpretation equipment, cost of reproducing documents during the Congress, etc.) shall not exceed the limit of 2,900,000 Swiss francs.

  • 3. The Council of Administration shall be authorized to exceed the limits laid down in paragraphs 1 and 2 to take account of increases in salary scales, pension contributions or allowances, including post adjustments, approved by the United Nations for application to its staff working in Geneva.

  • 4. The Council of Administration shall also be authorized to adjust, each year, the amount of expenditure other than that relating to staff on the basis of the Swiss consumer price index.

  • 5. Notwithstanding paragraph 1, the Council of Administration, or in case of extreme urgency, the Director General, may authorize the prescribed limits to be exceeded to meet the cost of major and unforeseen repairs to the International Bureau building, provided however that the amount of the increase does not exceed 125,000 Swiss francs per annum.

  • 6. If the credits authorized in paragraphs 1 and 2 prove inadequate to ensure the smooth running of the Union, these limits may only be exceeded with the approval of the majority of the member countries of the Union. Any consultation shall include a complete description of the facts justifying such a request.

Article XVI Entry into force and duration of the Additional Protocol to the General Regulations of the Universal Postal Union

This Additional Protocol shall come into force on 1 March 2024 (with the exception of article XV, which shall come into force on 1 January 2024) and shall remain in force for an indefinite period.

IN WITNESS WHEREOF the plenipotentiaries of the governments of the member countries have drawn up this Additional Protocol, which shall have the same force and the same validity as if its provisions were inserted in the text of the General Regulations itself, and they have signed it in a single original which shall be deposited with the Director General of the International Bureau. A copy thereof shall be delivered to each member country by the International Bureau of the Universal Postal Union.

DONE at Riyadh, 5 October 2023.


First Additional Protocol to the Universal Postal Convention

The plenipotentiaries of the governments of the member countries of the Universal Postal Union, met in Extraordinary Congress at Riyadh, having regard to article 29.2 of the Constitution of the Universal Postal Union concluded at Vienna on 10 July 1964, have by common consent and subject to article 24.3 of the said Constitution adopted the following amendments to the Universal Postal Convention.

Article I (Article 17 amended)

Basic services

  • 1. Member countries shall ensure that their designated operators accept, handle, convey and deliver letter- post items.

  • 2. Letter-post items containing only documents are:

    • 2.1. priority items and non-priority items, up to 2 kilogrammes;

    • 2.2. letters, postcards and printed papers, up to 2 kilogrammes;

    • 2.3. items for the blind, up to 7 kilogrammes.

    • 2.4. (Deleted.)

  • 3. Letter-post items containing goods are:

    • 3.1. priority and non-priority small packets, up to 2 kilogrammes;

    • 3.2. items for the blind, up to 7 kilogrammes, as specified in the Regulations.

    • 3.3. (Deleted.)

  • 4. Letter-post items shall be classified on the basis of both the speed of treatment of the items and the contents of the items in accordance with the Regulations.

  • 5. Within the classification systems referred to in 4, letter-post items may also be classified on the basis of their format as small letters (P), large letters (G), bulky letters (E) or small packets (E). The size and weight limits are specified in the Regulations.

  • 6. Higher weight limits than those indicated in paragraphs 2 and 3 apply optionally for certain letter-post item categories under the conditions specified in the Regulations.

  • 7. Member countries shall also ensure that their designated operators accept, handle, convey and deliver parcel-post items up to 20 kilogrammes.

  • 8. Weight limits higher than 20 kilogrammes apply optionally for certain parcel-post items under the conditions specified in the Regulations.

Article II (Article 18 amended)

Supplementary services

  • 1. Member countries shall ensure the provision of the following mandatory supplementary services:

    • 1.1. registration service for outbound and inbound priority and airmail letter-post items containing documents only.

    • 1.2. (Deleted.)

    • 1.3. tracked delivery service for inbound priority and airmail letter-post items containing goods.

  • 2. Member countries may ensure the provision of the following optional supplementary services in relations between those designated operators which agreed to provide the service:

    • 2.1. insurance for letter-post items and parcels;

    • 2.2. cash-on-delivery service for letter-post items and parcels;

    • 2.3. tracked delivery service for inbound priority and airmail letter-post items containing documents and outbound priority and airmail letter-post items containing documents and goods;

    • 2.4. delivery to the addressee in person of registered or insured letter-post items;

    • 2.5. free of charges and fees delivery service for letter-post items and parcels;

    • 2.6. cumbersome parcels services;

    • 2.7. consignment service for collective items from one consignor sent abroad;

    • 2.8. merchandise return service, which involves the return of merchandise by the addressee to the original seller, with the latter’s authorization;

    • 2.9. special bags containing newspapers, periodicals, books and similar printed documentation for the same addressee at the same address called ‘M bags’, up to 30 kilogrammes.

  • 3. The following three supplementary services have both mandatory and optional parts:

    • 3.1. international business reply service (IBRS), which is basically optional. All member countries or their designated operators shall, however, be obliged to operate the IBRS ‘return’ service;

    • 3.2. international reply coupons, which shall be exchangeable in any member country. The sale of international reply coupons is, however, optional;

    • 3.3. advice of delivery for registered and insured letter-post items. All member countries or their designated operators shall admit incoming advices of delivery. The provision of an outward advice of delivery service is, however, optional.

  • 4. The description of these services and their charges are set out in the Regulations.

  • 5. Where the service features below are subject to special charges in the domestic service, designated operators shall be authorized to collect the same charges for international items, under the conditions described in the Regulations:

    • 5.1. delivery for small packets weighing over 500 grammes;

    • 5.2. letter-post items posted after the latest time of posting;

    • 5.3. items posted outside normal counter opening hours;

    • 5.4. collection at sender’s address;

    • 5.5. withdrawal of a letter-post item outside normal counter opening hours;

    • 5.6. poste restante;

    • 5.7. storage for letter-post items weighing over 500 grammes (with the exception of items for the blind), and for parcels;

    • 5.8. delivery of parcels, in response to the advice of arrival;

    • 5.9. cover against risks of force majeure;

    • 5.10. delivery of letter-post items outside normal counter opening hours.

Article III Entry into force and duration of the First Additional Protocol to the Universal Postal Convention

This Additional Protocol shall come into force on 1 January 2025 (with the exception of the changes to paragraphs 1.1 and 1.2 of article II, which shall enter into force on 1 January 2026) and shall remain in force for an indefinite period.

IN WITNESS WHEREOF the plenipotentiaries of the governments of the member countries have drawn up this Additional Protocol, which shall have the same force and the same validity as if its provisions were inserted in the text of the Universal Postal Convention itself, and they have signed it in a single original which shall be deposited with the Director General of the International Bureau. A copy thereof shall be delivered to each member country by the International Bureau of the Universal Postal Union.

DONE at Riyadh, 5 October 2023.


First Additional Protocol to the Postal Payment Services Agreement

The plenipotentiaries of the governments of the member countries of the Universal Postal Union, met in Extraordinary Congress at Riyadh, having regard to article 29.2 of the Constitution of the Universal Postal Union concluded at Vienna on 10 July 1964, have by common consent and subject to article 24.3 of the said Constitution adopted the following amendments to the Postal Payment Services Agreement.

Article I (Article 2 amended)

Definitions

  • 1. Competent authority – any national authority of a member country which, by virtue of the powers conferred on it by the law or regulations, supervises the activities of the designated operator or of the persons referred to in the present article. The competent authority may contact the administrative or legal authorities engaged in combating money laundering and terrorist financing, and in particular the national financial intelligence unit and the oversight authorities.

  • 2. Instalment – partial advance payment made by the issuing designated operator to the paying designated operator to ease the cash situation of the paying designated operator’s postal payment services.

  • 2bis Interoperability – set of interconnected IT systems, and operational procedures, enabling the end-to-end exchange and processing of information on electronic payments in accordance with the present Agreement.

  • 3. Money laundering – the conversion or transfer of funds in the knowledge that these funds are derived from a criminal activity or participation in such activity, with the aim of hiding or disguising the illegal origins of the funds or of helping any person having participated in such activity to escape the legal consequences of his action; money laundering shall be considered as such when the activities producing funds to be laundered are liable to prosecution in the territory of another member country or a third country.

  • 4. Ring-fencing – the compulsory separation of users’ funds from those of the designated operator which prevents the use of users’ funds for purposes other than the execution of postal payment service operations.

  • 5. Clearing house – within the framework of multilateral exchanges, a clearing house handles mutual debts and claims arising from services provided by one operator to another. Its role is to put to account exchanges between operators that are settled through a settlement bank, and to take the necessary steps in the event of settlement irregularities.

  • 6. Clearing – a system enabling the number of payments to be made to be kept to a minimum by drawing up a periodic debit and credit balance for the parties involved. Clearing involves two stages: determining the bilateral balances and, by adding these balances, calculating the overall position of each entity with regard to the entire community in order to carry out only one settlement based on the debtor or creditor position of the entity in question.

  • 7. Concentration account – an aggregation of funds from various sources combined into one account.

  • 8. Liaison account – giro account opened reciprocally by designated operators as part of bilateral relations, by means of which mutual debts and credits are settled.

  • 9. Criminal activity – any type of participation in, or perpetration of, a crime or misdemeanour, as defined by the national legislation.

  • 10. Security deposit – amount deposited, in the form of cash or securities, to guarantee payments between designated operators.

  • 11. Payee – natural or legal person designated by the sender as the beneficiary of the money order or postal giro transfer.

  • 12. Third currency – intermediate currency used in cases of non-convertibility between two currencies or for clearing/settlement of accounts.

  • 13. Due diligence in relation to users – general obligation on the part of designated operators, comprising the following duties:

    • 13.1. identifying users;

    • 13.2. obtaining information on the purpose of the postal payment order;

    • 13.3. monitoring postal payment orders;

    • 13.4. checking that the information concerning users is up to date;

    • 13.5. reporting suspicious transactions to the competent authorities.

  • 14. Electronic data relating to postal payment orders – data transmitted by electronic means, from one designated operator to another, relating to the execution of postal payment orders, inquiries, alteration or correction of addresses or reimbursement; these data are either entered by designated operators, or generated automatically by their information system, and indicate a change in the status of the postal payment order or of the order request.

  • 15. Personal data – personal information needed in order to identify the sender or the payee.

  • 16. Postal data – data needed for the routeing and tracking of a postal payment order or for statistical purposes, as well as for the centralized clearing system.

  • 17. Electronic data interchange (EDI) – computer-to-computer exchange of data concerning operations, by means of networks and standard formats compatible with the Union system.

  • 18. Sender – natural or legal person that gives the designated operator the order to execute a postal payment service in accordance with the Acts of the Union.

  • 19. Terrorist financing – covers the financing of acts of terrorism, of terrorists and of terrorist organizations.

  • 20. Users’ funds – sums delivered by the sender to the issuing designated operator in cash, or debited to the sender’s account written up in the books of the issuing designated operator, or by any other secure method of electronic banking, placed at the disposal of the issuing designated operator or any other financial operator by the sender, to be paid to a payee specified by the sender in accordance with the present Agreement and its Regulations.

  • 21. COD (cash-on-delivery) money order – operational term used to designate a postal payment order given in exchange for the delivery of a COD item, as defined in article 1 of the present Agreement.

  • 22. Currency of issue – currency of the country of destination or third currency authorized by the destination country in which the postal payment order is issued.

  • 23. Issuing designated operator – designated operator which transmits a postal payment order to the paying designated operator, in accordance with the Acts of the Union.

  • 24. Paying designated operator – designated operator responsible for executing the postal payment order in the destination country, in accordance with the Acts of the Union.

  • 25. Validity period – period of time during which the postal payment order may be executed or cancelled.

  • 26. Service access point – physical or virtual place where the user may deposit or receive a postal payment order.

  • 27. Remuneration – sum owed by the issuing designated operator to the paying designated operator for payment to the payee.

  • 28. Revocability – the ability of the sender to recall his postal payment order (money order or transfer) up to the moment of payment, or at the end of the validity period if payment has not been made.

  • 29. Counterparty risk – risk that one of the parties to a contract will default, leading to loss or liquidity risk.

  • 30. Liquidity risk – risk that a settlement system participant or a counterpart is temporarily unable to fulfil an obligation in its entirety at the required time.

  • 31. Reporting of suspicious transaction – obligation of the designated operator, based on the national legislation and Union resolutions, to provide its competent national authorities with information on suspicious transactions.

  • 32. Track and trace – system that enables the progress of postal payment order to be monitored and its location and status to be identified at any time.

  • 33. Price – amount paid by the sender to the issuing designated operator for a postal payment service.

  • 34. Suspicious transaction – single or repeated postal payment order or request for reimbursement relating to a postal payment order linked to a money-laundering or terrorist financing offence.

  • 35. User – natural or legal person, sender or payee, that uses the postal payment services in accordance with the present Agreement.

Article II (Article 8 amended)

Prevention of money laundering, terrorist financing and financial crime

  • 1. Designated operators shall take all necessary steps to fulfil their obligations stemming from national and international legislation aimed at combating money laundering, terrorist financing and financial crime.

  • 2. They should inform their country’s competent authorities of suspicious transactions, in accordance with national laws and regulations.

  • 3. The Regulations shall set out the detailed obligations of designated operators with respect to the implementation of their respective programmes to combat money laundering, terrorist financing and financial crime, as well as user identification, due diligence and the procedures for implementing regulations against money laundering, terrorist financing and financial crime.

Article III (Article 9 amended)

Confidentiality and use of personal data

  • 1. Member countries and their designated operators shall ensure the confidentiality and security of personal data in accordance with national legislation and, where applicable, international obligations, and the Regulations.

  • 2. Personal data may be employed only for the purposes for which it was gathered in accordance with applicable national legislation and international obligations and prevention of money laundering, terrorist financing and financial crime.

  • 3. Personal data shall be notified only to third parties authorized by applicable national legislation to access that data.

  • 4. Designated operators shall inform their customers of the use that is made of their personal data, and of the purpose for which it has been gathered.

  • 5. The data required to execute the postal payment order shall be confidential.

  • 6. For statistical purposes, and possibly also for the purpose of quality of service measurement and centralized clearing, designated operators shall be required to provide the International Bureau of the Union with postal data at least once a year. The International Bureau shall treat all individual postal data in confidence.

Article IV (Article 10 deleted)

Technological neutrality

(Deleted.)

Article V (Article 11 amended)

General principles

  • 1. Accessibility via the network and financial inclusion

    • 1.1. The postal payment services shall be provided by the designated operators via their network(s) and/or via any other partner network in order to ensure accessibility to these services for the greatest number, and with a view to ensuring access to, and use of, a wide range of affordably priced postal payment services.

    • 1.2. All users shall have access to postal payment services regardless of any contractual or commercial relationship existing with the designated operator.

  • 2. Separation of funds

    • 2.1. Users’ funds shall be ring-fenced. These funds and the flows that they generate shall be separate from operators’ other funds and flows, particularly their own funds.

    • 2.2. Settlements relating to remuneration between designated operators are separate from settlements relating to users’ funds.

  • 3. Currency of issue and currency of payment in respect of postal payment orders

    • 3.1. The amount of the postal payment order shall be expressed and paid in the currency of the destination country or in any other currency authorized by the destination country.

  • 4. Non-repudiability

    • 4.1. The transmission of postal payment orders by electronic means shall be subject to the principle of non- repudiability, in the sense that the issuing designated operator shall not question the existence of these orders and the paying designated operator shall not deny receipt of the orders, insofar as the message conforms to the applicable technical standards.

    • 4.2. The non-repudiability of electronic postal payment orders shall be ensured by technological means, regardless of the system used by the designated operators.

  • 5. Execution of postal payment orders

    • 5.1. Postal payment orders transmitted between designated operators must be executed, subject to the provisions of the present Agreement and the national legislation.

    • 5.2. In the designated operators’ network, if both member countries use the same currency, the sum delivered to the issuing designated operator by the sender shall be the same as the sum paid to the payee by the paying designated operator. If the currency is not the same, the sum shall be converted on the basis of an established exchange rate upon issue and/or payment, as appropriate.

    • 5.3. Payment in cash to the payee shall not be conditional on receipt by the paying designated operator of the corresponding funds from the sender. It shall be made subject to the fulfilment by the issuing designated operator of its obligations towards the paying designated operator regarding instalments, settlement via the centralized clearing and settlement system, the settlement of monthly accounts or the provision of a liaison account.

    • 5.4. Payment into the payee’s account by the paying designated operator shall be conditional on receipt of the corresponding funds from the sender, to be made available by the issuing designated operator to the paying designated operator. These funds may come from the centralized clearing and settlement system or from the liaison account of the issuing designated operator.

  • 6. Setting of rates

    • 6.1. The issuing designated operator shall set the price of postal payment services.

    • 6.2. Charges may be added to this price for any optional or supplementary service required by the sender.

  • 7. Exemption from charges

    • 7.1. The provisions of the Universal Postal Convention concerning exemption from postal charges on postal items intended for prisoners of war and civil internees shall apply to the postal payment service items for this category of payee.

  • 8. Remuneration of the paying designated operator

    • 8.1. The paying designated operator shall be remunerated by the issuing designated operator for the execution of postal payment orders.

    • 8.2. For settlement of postal payment services, and unless otherwise bilaterally agreed between the sending and paying designated operators:

      • 8.2.1. The remuneration of the paying designated operator shall be a percentage of the price paid by the sender to the issuing designated operator for the issuing of a postal payment order.

      • 8.2.2. The remuneration of the paying designated operator shall not be less than 30% or more than 50% of the price paid by the sender for the issuing of a postal payment order.

      • 8.2.3. The Regulations shall specify the percentage to be applied and, where appropriate, a minimum amount of remuneration to cover the operating costs of the paying designated operator.

  • 9. Intervals for settlement between designated operators

    • 9.1. The frequency of settlement between designated operators of sums paid or credited to a payee on behalf of a sender may be different from that in respect of the settlement of remuneration between designated operators. Sums paid or credited shall be settled at least once a month.

  • 10. Obligation to inform users

    • 10.1. Users shall be entitled to the following information, which shall be published and made available to all senders: conditions covering the provision of postal payment services, prices, charges, exchange rates and arrangements, conditions of implementation of liability, and the addresses of information and inquiry services.

    • 10.2. Access to this information shall be provided free of charge.

Article VI (Article 12 amended)

Collective brand and quality of service

  • 1. The PosTransfer collective brand shall be associated with the operation of the electronic postal payment services defined herein.

  • 1bis The entities authorized to use the PosTransfer collective brand shall be subject to compliance with the quality of service objectives, elements and standards associated with electronic postal payment services, as set out in the PosTransfer licensing agreement.

  • 2. The Postal Operations Council shall define and update the quality of service objectives, elements and standards for electronic postal payment services.

  • 3. In line with the relevant provisions of the Regulations, designated operators (as well as the WPSPs referred to in article 5) must apply a minimum number of quality of service elements and standards for postal payment orders transmitted electronically.

Article VII (Article 13 amended)

Interoperability

  • 1. Networks

    • 1.1. In order to exchange the data needed to execute electronic postal payment services, as well as to ensure due reporting and quality of service monitoring by the Union, designated operators shall have their systems and associated networks connected to the Union’s centralized exchange system, thus ensuring the interoperability of electronic postal payment services in accordance with this Agreement.

    • 1.2. Without prejudice to § 1.1 above, the Union may also develop, and provide designated operators and eligible WPSPs (as referred to in article 5) with, a centralized platform (and associated centralized database) aimed at enabling interconnection between postal payment services and other financial or payment services not covered by this Agreement, on the basis of open and interoperable standards and subject to any relevant operational and technical parameters (including without limitation the requirements set forth in article 8) as further defined by the Union.

      • 1.2.1. Use of the aforementioned centralized platform for the exceptional purpose of interconnection with other financial or payment services not covered by this Agreement (including any in- payment or out-payment modalities associated thereto) shall be under the sole responsibility of the designated operators and eligible wider postal sector players concerned. In this regard, the Union shall not assume any liability for the operation of services not covered by this Agreement, whose scope shall remain beyond the postal payment services perimeter of interconnection referred to herein.

Article VIII (Article 17 amended)

Checking and release of funds

  • 1. After confirming the payee’s identity in accordance with national legislation and the accuracy of the information the payee has provided, as well as due compliance with any relevant provisions on the prevention of money laundering, terrorist financing and financial crime, the designated operator shall make the payment in cash. For an inpayment order or a transfer, this payment shall be credited to the payee’s account.

  • 2. The time limits for release of the funds shall be established in the bilateral and multilateral agreements between designated operators.

Article IX (Article 25 amended)

Accounting and financial rules

  • 1. Accounting rules

    • 1.1. Designated operators shall comply with the accounting rules defined in the Regulations.

  • 2. Preparation of monthly and general accounts

    • 2.1. The paying designated operator shall prepare for each issuing designated operator a monthly account showing the sums paid for postal payment orders. The monthly accounts shall be incorporated, at the same intervals, in a general offset account including instalments and giving rise to a balance.

  • 3. Instalment

    • 3.1. In case of an imbalance in exchanges between designated operators, an instalment shall be paid by the issuing designated operator to the paying designated operator, at least once a month, at the beginning of the settlement period. In cases where increasing the frequency of settlement of exchanges reduces the period to less than a week, operators can agree to waive this instalment.

    • 3.2. Instalments shall not be admitted for settlements taking place through the centralized clearing and settlement system.

  • 4. Concentration account

    • 4.1. In principle, each designated operator shall have one concentration account for users’ funds. These funds shall be used solely for settling postal payments paid to the payees or for reimbursing non-executed postal payment orders to senders.

    • 4.2. Any instalments paid by the issuing designated operator shall be credited to the concentration account for the paying designated operator. These instalments shall be used exclusively for payments to payees.

  • 5. Security deposit

    • 5.1. The payment of a security deposit may be required in accordance with the conditions provided for in the Regulations.

Article X Settlement and clearing

(Article 26 amended)

  • 1. Centralized settlement

    • 1.1. Unless otherwise bilaterally agreed as per paragraph 2, settlements of electronic postal payment services between designated operators shall pass through the Union’s central clearing house, in accordance with the procedures set out in the Regulations, and be carried out from the designated operators’ concentration accounts.

  • 2. Bilateral settlement

    • 2.1. Billing on the basis of the general account balance

      • 2.1.1. Designated operators that are not members of the centralized clearing system, or that are settling paper-based postal payments, may settle accounts on the basis of the balance of the general account.

    • 2.2. Liaison account

      • 2.2.1. Where designated operators have a giro institution, they may each open a liaison account by means of which shall be settled their mutual debts and claims resulting from postal payment services.

      • 2.2.2. Where the paying designated operator does not have a giro system, the liaison account may be opened with another financial institution.

    • 2.3. Currency of settlement

      • 2.3.1. Settlements shall be carried out in the currency of the destination country or in a third currency agreed between the designated operators.

Article XI Entry into force and duration of the First Additional Protocol to the Postal Payment Services Agreement

This Additional Protocol shall come into force on 1 July 2024 (with the exception of the changes made to paragraphs 1.2 and 1.2.1 of article VII, which shall enter into force on 1 January 2025) and shall remain in force for an indefinite period.

IN WITNESS WHEREOF the plenipotentiaries of the governments of the member countries have drawn up this Additional Protocol, which shall have the same force and the same validity as if its provisions were inserted in the text of the Postal Payment Services Agreement itself, and they have signed it in a single original which shall be deposited with the Director General of the International Bureau. A copy thereof shall be delivered to each party by the International Bureau of the Universal Postal Union.

DONE at Riyadh, 5 October 2023.


Declarations made on signature of the Acts

I. On behalf of the Socialist Republic of Viet Nam

The delegation of the Socialist Republic of Viet Nam to the fourth UPU Extraordinary Congress declares that:

  • – Viet Nam reserves its right to take any action or measures, if necessary, to safeguard national rights and interests should any other UPU member countries in any way fail to comply with the provisions of the Acts of the Union or should declarations or reservations by other UPU member countries jeopardize the sovereignty, rights, interests and postal services of the Socialist Republic of Viet Nam.

  • – On signing the Acts of the fourth UPU Extraordinary Congress, Viet Nam declares that it will apply the Acts and other decisions adopted by this Congress in a manner consistent with all applicable laws and those international agreements to which it is a signatory party.

II. On behalf of Malaysia

  • – The delegation of Malaysia declares that Malaysia will apply the Acts of the Union and other decisions adopted by the fourth Extraordinary Congress of the Universal Postal Union in accordance with the Federal Constitution and national legislation of Malaysia and pursuant to its obligations under other treaties, conventions, and the principles of international law, subject to ratification of the Final Acts.

  • – The delegation of Malaysia reserves the right of its Government to take any action or actions or measures it deems necessary to safeguard its national interests should any member or members, in a ny way, fail to comply with the Acts of the Union, or should the consequences of reservations by any member country negatively impact upon its postal services.

III. On behalf of the Republic of Austria, the Kingdom of Belgium, the Republic of Bulgaria, the Republic of Croatia, the Republic of Cyprus, the Czech Republic, the Kingdom of Denmark, the Republic of Estonia, the Republic of Finland, the French Republic, the Federal Republic of Germany, the Hellenic Republic, the Republic of Hungary, the Republic of Ireland, the Italian Republic, the Republic of Latvia, the Republic of Lithuania, the Grand Duchy of Luxembourg, the Republic of Malta, the Kingdom of the Netherlands, the Republic of Poland, the Portuguese Republic, Romania, the Slovak Republic, the Republic of Slovenia, the Kingdom of Spain and the Kingdom of Sweden

The delegations of the Member States of the European Union declare that their countries will apply the Acts adopted by this Congress in accordance with their obligations pursuant to the Treaty on European Union, the Treaty on the Functioning of the European Union, and the General Agreement on Trade in Services of the World Trade Organization.

IV. On behalf of Georgia

At the fourth Extraordinary Congress of the Universal Postal Union (Riyadh, Saudi Arabia 2023), the delegation of Georgia declares the following:

  • – The Government of Georgia is deprived of the possibility to exercise its de facto jurisdiction over the entire territory of Georgia within its internationally recognized borders, including within the postal sector, as a result of continuous military aggression against Georgia and the illegal occupation of Georgia’s indivisible regions of Abkhazia and Tskhinvali Region/South Ossetia by the Russian Federation, which continues in blatant violation of the fundamental principles and norms of international law, the Helsinki Final Act, the United Nations Charter and UN Security Council resolutions.

  • – Any action with or/and in the illegally occupied regions of Georgia within the postal sector can be carried out only with full respect for the Constitution and legislation of Georgia, the Acts of the Union and the fundamental principles and norms of international law. All other cases represent illegal action and violation of the sovereignty and territorial integrity of Georgia.

  • – With the aim of protecting the national interests and sovereignty of the state, Georgia reserves its legitimate right to use legal instruments in cases where Georgian legislation is violated, as well as when a member country of the Universal Postal Union i) does not comply with the obligations set out under the Acts of the Union and the fundamental principles and norms of international law; ii) by its statements and actions directly or indirectly endangers the normal functioning of the networks and facilities of the postal sector throughout the whole territory of Georgia; and iii) undermines Georgia’s sovereignty and territorial integrity.

V. On behalf of Türkiye

The delegation of the Republic of Türkiye makes the following statement in connection with the participation of the delegation of the Greek Cypriot Administration of Southern Cyprus in the fourth Extraordinary Congress of the Universal Postal Union purportedly on behalf of the ‘Republic of Cyprus’:

  • – There is no single authority, in law or in fact, that is competent to represent jointly the Turkish Cypriots and the Greek Cypriots and, consequently, Cyprus as a whole. Türkiye regards the Greek Cypriot authorities as exercising authority, control and jurisdiction only in the territory south of the buffer zone, as is currently the case, and not as representing the Turkish Cypriot people, and will treat the acts performed by them accordingly.

  • – In view of the above, Türkiye declares that its presence and participation in the work of the Universal Postal Union, its signature of the final Acts and its approval of the Abidjan Postal Strategy does not amount to any form of recognition of the Greek Cypriot Administration’s pretention to represent the so-called ‘Republic of Cyprus’, and nor does it imply any obligations on the part of Türkiye to enter into any dealing with the so-called ‘Republic of Cyprus’ within the framework of Universal Postal Union activities.

VI. On behalf of Thailand

The delegation of the Kingdom of Thailand to the fourth Extraordinary Congress of the Universal Postal Union declares that, in signing the Acts of the said Extraordinary Congress (Riyadh, Saudi Arabia, 2023), it reserves the right of its government to take action that it deems necessary to safeguard its interests should any member country fail, in any way, to comply with the provisions of:

  • – The Constitution of the Universal Postal Union (Vienna, 1964), as amended by the Acts of the Congresses held in Tokyo (1969), Lausanne (1974), Hamburg (1984), Washington (1989), Seoul (1994), Beijing (1999), Bucharest (2004), Geneva (2008), Istanbul (2016), Addis Ababa (Extraordinary Congress, 2018), Abidjan (2021) and Riyadh (Extraordinary Congress, 2023);

  • – The General Regulations (Doha, 2012), as amended by the Acts of the Congresses held in Istanbul (2016), Addis Ababa (Extraordinary Congress, 2018), Abidjan (2021) and Riyadh (Extraordinary Congress, 2023);

  • – The Universal Postal Convention (Abidjan, 2021);

and the Additional Protocols, or should any reservation made by any member country jeopardize its sovereignty or its operation of postal networks and services, or lead to an increase in its financial obligations.

VII. On behalf of Iceland, Liechtenstein and Norway

The delegations of the Republic of Iceland, the Principality of Liechtenstein and the Kingdom of Norway declare that their countries will apply the Acts adopted by this Congress in accordance with obligations pursuant to the agreement establishing the European Economic Area and the General Agreement on Trade in Services of the World Trade Organization.

VIII. On behalf of Indonesia

The Republic of Indonesia consents to be bound, through its signature of the present document, by the UPU Acts, comprising the Constitution, General Regulations, Universal Postal Convention, agreements and final protocols (Riyadh, 2023), and the delegation of the Republic of Indonesia has taken note of the said Acts signed at the end of the Congress.

On behalf of the Republic of Indonesia, its delegation to the fourth UPU Extraordinary Congress (Riyadh, 2023):

  • – reserves the right for its Government to take any action and preservation measures it deems necessary to safeguard its national interests should any provision of the Constitution, General Regulations, Universal Postal Convention, agreements and final protocols, as well as any decision of the fourth UPU Extraordinary Congress (Riyadh, 2023), directly or indirectly affect its sovereignty or be in contravention to the Constitution, laws and regulations of the Republic of Indonesia, as well as the existing rights acquired by the Republic of Indonesia as a party to other treaties and conventions, and any principles of international law;

  • – further reserves the right for its Government to take any action and preservation measures it deems necessary to safeguard its national interests should any member country in any way fail to comply with the provisions of the Constitution, General Regulations, Universal Postal Convention, agreements and final protocols of the UPU (Riyadh, 2023), or should the consequences of reservations by any member country jeopardize its postal services or result in an unacceptable increase of its contributory share towards defraying the expenses of the Union.

IX. On behalf of Australia

Australia will apply the Acts and other decisions adopted by the Congress only insofar as they are consistent with its other international rights and obligations and, in particular, with the World Trade Organization’s General Agreement on Trade in Services.

X. On behalf of Cyprus

The delegation of the Republic of Cyprus to the fourth Extraordinary Congress of the Universal Postal Union reiterates the declaration that it has made at previous UPU Congresses and rejects unreservedly the declaration and reservation made by the Republic of Türkiye on 1 October 2023 […] at the fourth UPU Extraordinary Congress in Riyadh, Saudi Arabia, in connection with the participation, rights and status of the Republic of Cyprus as a member of the UPU.

The Turkish position is totally inconsistent with the relevant provisions of international law and the specific provisions of the mandatory United Nations (UN) Security Council resolutions on Cyprus. It should be noted that, in its resolutions 541 (1983) and 550 (1984), inter alia, the UN Security Council condemned the purported secession of part of the Republic of Cyprus, regarded its ‘unilateral declaration of independence’ as ‘legally invalid’ and called for its withdrawal. It also called on all states not to recognize any Cypriot state other than the Republic of Cyprus and ‘not to facilitate or in any way assist the aforesaid secessionist entity’.

Lastly, it called on all states to respect the sovereignty, independence, territorial integrity and unity of the Republic of Cyprus. The Republic of Cyprus has been a member state of the UN since gaining its independence in 1960, and a member state of the European Union from 1 May 2004.

It has also been a member of the UPU since November 1961 and, in this capacity, participates in all of the organization’s activities. The Government of the Republic of Cyprus is the internationally recognized government in Cyprus, with the competence and authority to represent the state, notwithstanding the de facto division of the island as a result of the 1974 Turkish invasion. The fact that the Republic of Cyprus has been a full member of the European Union since 1 May 2004 underscores that there is only one state in Cyprus. In recognizing the problems caused by the occupation of part of its territory in implementing European community laws, Protocol 10 to the Act of Accession of the Republic of Cyprus to the European Union provides that implementation of the acquis communautaire shall be suspended in the area of the Republic of Cyprus over which its government exercises no effective control.

In view of the above, the declaration and reservation made by the Republic of Türkiye […] contravene both the letter and spirit of the UPU Constitution, Convention and agreements. The delegation of the Republic of Cyprus therefore considers any such declaration or reservation to be illegal and null and void, and reserves its rights accordingly.

XI. On behalf of Togo

In signing the final Acts of the fourth Extraordinary Congress of the Universal Postal Union, the delegation of Togo reserves the right of its government to apply the provisions of the said Acts in accordance with the legislation of Togo and the international agreements to which Togo is a party.

The delegation of Togo also reserves the right of its government not to apply the provisions of the said Acts with regard to states and organizations that fail to comply with or implement the said provisions.

XII. On behalf of Argentina

The Argentine Republic recalls the declaration it made upon ratifying the Constitution of the Universal Postal Union signed in Vienna, Austria, on 10 July 1964, and reaffirms its sovereignty over the Malvinas Islands, South Georgia, the South Sandwich Islands, and the surrounding maritime areas.

It also recalls that, with regard to the question of the Malvinas Islands, the United Nations General Assembly has adopted resolutions 2065 (XX), 3160 (XXVIII), 31/49, 37/9, 38/12, 39/6, 40/21, 41/40, 42/19 and 43/25, recognizing the existence of a sovereignty dispute and calling upon the Governments of the Argentine Republic and the United Kingdom of Great Britain and Northern Ireland to resume negotiations in order to resolve this dispute.

The Argentine Republic also highlights that the United Nations Special Committee on Decolonization has repeatedly adopted resolutions to the same effect, the most recent being the resolution adopted on 20 June 2023; moreover, the General Assembly of the Organization of American States adopted on 20 June 2023 a new declaration on the question in similar terms.

XIII. On behalf of the People’s Democratic Republic of Algeria

The delegation of the People’s Democratic Republic of Algeria declares that it reserves the right of its country to apply the Acts adopted by the present Extraordinary Congress only insofar as they are consistent with the national legislation and regulations of Algeria and the foreign policy of the Algerian Government.

Moreover, it declares that the signature of the aforementioned Acts shall not be considered a waiver of any of the rights that the country holds and might claim by virtue of the conventions and treaties to which it is party.

The Algerian delegation also reserves the right of its Government to issue, if necessary, other declarations concerning the ratification of the Acts of the Riyadh Extraordinary Congress.

XIV. On behalf of the United Kingdom of Great Britain and Northern Ireland

The United Kingdom of Great Britain and Northern Ireland (UK) has no doubt about its sovereignty over the Falkland Islands and South Georgia and the South Sandwich Islands and surrounding maritime areas of both territories. The UK is steadfast in its support for the right of self-determination for Falkland Islanders. This right is enshrined in the UN Charter and in article 1 of the two United Nations (UN) Covenants on human rights. The Falkland Islanders have as much right to determine their political status and freely pursue their economic, social and cultural development as any other peoples.

2023 marks the 10th anniversary of the Falkland Islanders’ referendum on sovereignty of the Falkland Islands. The result of the referendum was that 99.8% of those who voted, on a 92% turnout, wanted to maintain the Islands’ current status as a self-governing territory of the UK.

The UK’s relationship with the Falkland Islands, and all of its Overseas Territories, is a modern one based on partnership, shared values, and the right of the people of each territory to determine their own future. The Argentine Republic continues to deny that this fundamental human right applies to the people of the Falkland Islands, and actively seeks opportunities in international fora to assert its sovereignty claim. This behaviour is wholly incompatible with the principles established in the UN Charter.

C. VERTALING


Vierde Aanvullend Protocol bij het Algemeen Reglement van de Wereldpostunie

De gevolmachtigden van de Regeringen van de lidstaten van de Wereldpostunie, in buitengewoon Congres bijeen te Riyad, hebben, gezien artikel 29.2 van de op 10 juli 1964 te Wenen opgestelde Constitutie van de Wereldpostunie, in onderlinge overeenstemming en onder voorbehoud van artikel 24.3 van genoemde Constitutie, de volgende wijzigingen van het Algemeen Reglement aangenomen.

Artikel I (gewijzigd art. 107)

Taken van de Raad van Bestuur

  • 1. De Raad van Bestuur heeft de volgende taken:

    • 1.1. het toezien op alle activiteiten van de Unie tussen Congressen in, rekening houdend met de besluiten van het Congres, door bestudering van de vraagstukken betreffende regeringsbeleid op postaal gebied en rekening houdend met de internationale beleidslijnen inzake regulering, zoals die welke betrekking hebben op de handel in diensten en mededinging;

    • 1.2. het bevorderen, coördineren en toezien op alle vormen van postale technische bijstand in het kader van internationale technische samenwerking;

    • 1.3. het bestuderen van het door het Congres goedgekeurde ontwerp van het vierjarige bedrijfsplan van de Unie en het finaliseren daarvan door de activiteiten vervat in het ontwerp af te stemmen op de feitelijk beschikbare middelen. Dit plan moet, indien van toepassing, tevens afgestemd zijn op de uitkomsten van het door het Congres uitgevoerde prioriteringsproces. Het gefinaliseerde vierjarige bedrijfsplan vormt, na completering en goedkeuring door de Raad van Bestuur, de basis voor de opstelling van het jaarprogramma en de jaarbegroting, alsmede voor de door de Raad van Bestuur en Postraad op te stellen en uit te voeren operationele jaarplannen;

    • 1.4. het bestuderen en goedkeuren van het jaarprogramma, de begroting en de rekeningen van de Unie, gebaseerd op de definitieve versie van het bedrijfsplan van de Unie zoals beschreven in artikel 107.1.3;

    • 1.5. het toestaan, indien de omstandigheden zulks vereisen, van de overschrijding van het uitgavenplafond overeenkomstig artikel 146.3 tot en met 146.5;

    • 1.6. het, op verzoek, toestaan van de keuze van een lagere contributieklasse, overeenkomstig de in artikel 151.5 bedoelde voorwaarden;

    • 1.7. het, op verzoek van een lidstaat, toestaan van de verandering van geografische groep, met inachtneming van de mening van de lidstaten die lid zijn van de betrokken geografische groepen;

    • 1.8. het creëren of schrappen van arbeidsplaatsen bij het Internationaal Bureau die uit de reguliere begroting worden gefinancierd, rekening houdend met de beperkingen die samenhangen met het vastgestelde uitgavenplafond;

    • 1.9. het nemen van beslissingen omtrent met lidstaten te leggen contacten voor het vervullen van zijn taken;

    • 1.10. het, na overleg met de Postraad, nemen van beslissingen omtrent het aangaan van betrekkingen met organisaties die geen waarnemer zijn in de zin van artikel 105.1 en 105.2.1;

    • 1.11. het bestuderen van de verslagen van het Internationaal Bureau over de betrekkingen van de UPU met de andere internationale instanties en het nemen van de door hem opportuun geachte maatregelen met betrekking tot het beheer van deze betrekkingen en het hieraan te geven gevolg;

    • 1.12. het, op een gelegen moment, na overleg met de Postraad en met de Secretaris-Generaal, aanwijzen van gespecialiseerde organisaties van de Verenigde Naties, internationale organisaties, verenigingen, bedrijven en personen die als ad-hocwaarnemer worden uitgenodigd om specifieke zittingen van het Congres en van de Commissies bij te wonen wanneer dat in het belang van de Unie is of de werkzaamheden van het Congres ten goede kan komen, en het belasten van de Directeur-Generaal van het Internationaal Bureau met de verzending van de vereiste uitnodigingen;

    • 1.13. het aanwijzen van de lidstaat waar het volgende Congres zitting heeft in het in artikel 101.3 bedoelde geval;

    • 1.14. het, te gelegener tijd en na overleg met de Postraad, vaststellen van het aantal Commissies dat benodigd is om de werkzaamheden van het Congres te verrichten en het vaststellen van hun bevoegdheden;

    • 1.15. het, na overleg met de Postraad en onder voorbehoud van de goedkeuring van het Congres, aanwijzen van de lidstaten die mogelijk:

      • 1.15.1. de positie van vicevoorzitter van het Congres en die van voorzitter en vicevoorzitter van de Commissies op zich kunnen nemen, zo veel mogelijk rekening houdend met een billijke geografische spreiding van de lidstaten;

      • 1.15.2. deel kunnen uitmaken van de Besloten Commissies van het Congres;

    • 1.16. (geschrapt);

    • 1.17. het in het kader van zijn bevoegdheden in overweging nemen en goedkeuren van elke maatregel die nodig is voor het waarborgen en verhogen van de kwaliteit van de internationale postale dienst en deze moderniseren;

    • 1.18. het, op verzoek van het Congres, van de Postraad of van de lidstaten, bestuderen van problemen van bestuurlijke, wetgevende en juridische aard die de Unie of de internationale postale dienst aangaan; het is de taak van de Raad van Bestuur te besluiten op bovengenoemde gebieden of het al dan niet opportuun is tussen de Congressen in de door de lidstaten verzochte studies te ondernemen;

    • 1.19. het doen van voorstellen die ter goedkeuring worden voorgelegd aan hetzij het Congres, hetzij de lidstaten overeenkomstig artikel 142;

    • 1.20. het ter beoordeling aan de Postraad voorleggen van studieonderwerpen, overeenkomstig 113.1.6;

    • 1.21. het, in overleg met de Postraad, beoordelen en goedkeuren van het strategieontwerp dat aan het Congres moet worden voorgelegd;

    • 1.22. het in ontvangst nemen van de voorstellen, de aanbevelingen alsmede de verslagen van de Adviescommissie en hierover beraadslagen, en het bestuderen van de voorstellen en verslagen van laatstgenoemde met het oog op de voorlegging ervan aan het Congres;

    • 1.23. het zorg dragen voor de controle van de activiteiten van het Internationaal Bureau;

    • 1.24. het goedkeuren van de door het Internationaal Bureau opgestelde jaarlijkse verslagen betreffende de activiteiten van de Unie en het financieel beheer en, in voorkomend geval, het leveren van commentaar hierop;

    • 1.25. het vaststellen, wanneer hij zulks nuttig acht, van de beginselen waarmee de Postraad rekening moet houden bij de bestudering van vraagstukken die belangrijke financiële gevolgen hebben (toeslagen, eindkosten, doorvoerkosten, basistarief van luchtvervoer van post en terpostbezorging van brievenpost in het buitenland), het nauwgezet volgen van de bestudering van deze vraagstukken en het beoordelen en goedkeuren van de op dezelfde onderwerpen betrekking hebbende voorstellen van de Postraad, teneinde te waarborgen dat deze overeenkomen met de eerdergenoemde beginselen;

    • 1.26. het goedkeuren, in het kader van zijn bevoegdheden, van de aanbevelingen van de Postraad betreffende de aanneming, indien nodig, van regelgeving of een nieuwe werkwijze in afwachting van een besluit ter zake door het Congres;

    • 1.27. het beoordelen van het door de Postraad opgestelde jaarverslag en, in voorkomend geval, de door deze Raad ingediende voorstellen;

    • 1.28. het goedkeuren van het vierjarig verslag, dat door het Internationaal Bureau in overleg met de Postraad wordt opgesteld, over de resultaten van de lidstaten betreffende de uitvoering van de door het voorgaande Congres goedgekeurde strategie van de Unie met het oog op de voorlegging ervan aan het volgende Congres;

    • 1.29. het vaststellen van het kader voor de organisatie van de Adviescommissie en het goedkeuren van de organisatie van de Adviescommissie, overeenkomstig de bepalingen van artikel 123;

    • 1.30. het vaststellen van de criteria voor toetreding tot de Adviescommissie en het intrekken van het lidmaatschap in overeenstemming met deze criteria, zoals nader uiteengezet in het relevante reglement van orde bedoeld in artikel 123;

    • 1.31. het vaststellen van het Financieel Reglement van de Unie;

    • 1.32. het vaststellen van de regels van het Reservefonds;

    • 1.33. het vaststellen van de regels van het Bijzondere Fonds;

    • 1.34. het vaststellen van de regels van het Fonds Bijzondere Activiteiten;

    • 1.35. het vaststellen van de regels van het Vrijwillige Fonds;

    • 1.36. het vaststellen van de rechtspositie van het personeel en de arbeidsvoorwaarden van de gekozen functionarissen;

    • 1.37. het vaststellen van het Reglement van het Sociaal Fonds;

    • 1.38. het binnen het kader van artikel 153 uitoefenen van algemeen toezicht op de instelling en activiteiten van door de gebruikers gefinancierde hulporganen;

    • 1.39. het aannemen van het Reglement van Orde en van de wijzigingen hiervan.

Artikel II (gewijzigd art. 108)

Organiseren van vergaderingen van de Raad van Bestuur

  • 1. Tijdens zijn oprichtingsvergadering, die bijeen wordt geroepen en geopend door de Voorzitter van het Congres, kiest de Raad van Bestuur, uit zijn leden, vier Vicevoorzitters. De Voorzitter en vier Vicevoorzitters komen uit lidstaten van elk van de vijf geografische groepen van de Unie.

  • 2. De Raad van Bestuur komt tweemaal per jaar, of vaker bij wijze van uitzondering, bijeen op de zetel van de Unie, in overeenstemming met de relevante procedures vervat in zijn Reglement van Orde.

  • 3. De Voorzitter en de Vicevoorzitters, en de Voorzitters, Medevoorzitters en de Vicevoorzitters van de Commissies van de Raad van Bestuur vormen de Commissie van Beheer. Deze Commissie bereidt de werkzaamheden van elke zitting van de Raad van Bestuur voor en geeft hieraan leiding. De Commissie keurt namens de Raad van Bestuur het door het Internationaal Bureau opgestelde jaarverslag betreffende de activiteiten van de Unie goed en neemt alle andere taken op zich die de Raad van Bestuur besluit aan haar op te dragen of die aan de hand van het strategische planningsproces noodzakelijk blijken.

  • 4. De Voorzitter van de Postraad vertegenwoordigt deze Raad tijdens de zittingen van de Raad van Bestuur wanneer op de agenda punten staan die voor de Postraad van belang zijn.

  • 5. (geschrapt.)

Artikel III (gewijzigd art. 109)

Waarnemers

  • 1. Waarnemers

    • 1.1. Teneinde een doeltreffende samenhang tussen de werkzaamheden van beide organen te waarborgen kan de Postraad vertegenwoordigers benoemen om de vergaderingen van de Raad van Bestuur in de hoedanigheid van waarnemer bij te wonen.

    • 1.2. Lidstaten van de Unie die geen lid zijn van de Raad, alsmede waarnemers en de ad-hocwaarnemers bedoeld in artikel 105 kunnen zonder stemrecht aan de plenaire zittingen en aan de vergaderingen van de Commissies van de Raad van Bestuur deelnemen.

    • 1.3. De leden van de Adviescommissie alsmede waarnemers en de ad-hocwaarnemers bedoeld in artikel 105 hebben tevens het recht om deel te nemen aan de vergaderingen van de Permanente Groepen, Taskforces en andere organen van de Raad van Bestuur in de hoedanigheid van waarnemer zonder stemrecht, onder voorbehoud van het bepaalde onder 2.3.

  • 2. Beginselen

    • 2.1. Vanwege logistieke redenen kan de Raad van Bestuur het aantal deelnemers per waarnemer en ad-hocwaarnemer beperken. Ook kan de Raad hun spreekrecht tijdens de beraadslagingen beperken.

    • 2.2. Het kan de waarnemers en ad-hocwaarnemers, op hun verzoek, worden toegestaan medewerking te verlenen aan de ondernomen studies, met inachtneming van de voorwaarden die de Raad kan stellen ter waarborging van het resultaat en de doeltreffendheid van zijn werkzaamheden. Ook kan op hen een beroep worden gedaan voor het voorzitten van Permanente Groepen of Taskforces wanneer hun kennis of ervaring zulks rechtvaardigt. De deelname van de waarnemers en ad-hocwaarnemers vindt plaats zonder extra kosten voor de Unie.

    • 2.3. Onder uitzonderlijke omstandigheden kunnen leden van de Adviescommissie en de ad-hocwaarnemers worden uitgesloten van een vergadering of een deel van een vergadering. Ook kan hun recht op het ontvangen van bepaalde documenten worden beperkt indien de vertrouwelijkheid van het onderwerp van de vergadering of van het document dat vereist. Het besluit betreffende een dergelijke beperking kan per geval door elk betrokken orgaan of door de Voorzitter ervan in samenspraak met de Voorzitter van de Raad van Bestuur en de Secretaris-Generaal worden genomen. De verschillende gevallen worden aan de Raad van Bestuur bekendgemaakt, en aan de Postraad indien het om vraagstukken gaat die een bijzonder belang voor dit orgaan inhouden. Vervolgens kan de Raad van Bestuur, indien hij zulks nodig acht, de beperkingen, indien opportuun in overleg met de Postraad, opnieuw beoordelen. Uitsluitend voor toekomstige vergaderingen geldt dat kennisgevingen van beperkingen bij voorkeur ten minste veertien dagen vóór de desbetreffende vergadering aan de betrokken leden van de Adviescommissie en de ad-hocwaarnemers worden gezonden (of zo spoedig mogelijk in het geval van spoedvergaderingen die minder dan veertien dagen na verzending van de desbetreffende uitnodiging door het Internationaal Bureau worden gehouden).

      Bijgevolg zijn deze kennisgevingen niet van toepassing in het geval van uitsluitingen of beperkingen van de toegang tot documenten die noodzakelijk worden geacht in het kader van een lopende vergadering van het betrokken orgaan.

Artikel IV (gewijzigd art. 113)

Taken van de Postraad

  • 1. De Postraad heeft de volgende taken:

    • 1.1. het coördineren van de praktische maatregelen voor de ontwikkeling en de verbetering van de internationale postale diensten;

    • 1.2. het, onder voorbehoud van de goedkeuring van de Raad van Bestuur in het kader van diens bevoegdheden, ondernemen van elke actie die nodig wordt geacht voor het behouden en verbeteren van de kwaliteit van de internationale postale dienst en om deze te moderniseren;

    • 1.3. het nemen van beslissingen omtrent te leggen contacten met de lidstaten en hun aangewezen aanbieders voor het vervullen van zijn taken;

    • 1.4. het treffen van de nodige maatregelen met het oog op de bestudering en verspreiding van de door bepaalde lidstaten en hun aangewezen aanbieders opgedane ervaring en geboekte vooruitgang op het gebied van techniek, exploitatie, economie en beroepsopleiding die de andere lidstaten en hun aangewezen aanbieders aangaan;

    • 1.5. het, na overleg met de Raad van Bestuur, nemen van passende maatregelen op het gebied van technische samenwerking met alle lidstaten van de Unie en hun aangewezen aanbieders, in het bijzonder met nieuwe landen en ontwikkelingslanden en hun aangewezen aanbieders;

    • 1.6. het bestuderen van alle overige vraagstukken die door een lid van de Postraad, door de Raad van Bestuur of door een lidstaat of aangewezen aanbieder aan hem worden voorgelegd;

    • 1.7. het in ontvangst nemen en bespreken van voorstellen, aanbevelingen alsmede van de verslagen van de Adviescommissie en, voor de vraagstukken die de Postraad aangaan, het bestuderen en van opmerkingen voorzien van de aanbevelingen en verslagen van de Adviescommissie met het oog op de voorlegging ervan aan het Congres;

    • 1.8. (geschrapt;)

    • 1.9. het leiden van de bestudering van de belangrijkste exploitatie-, handels-, technische en economische problemen en problemen op het gebied van technische samenwerking die van belang zijn voor alle lidstaten van de Unie of hun aangewezen aanbieders, in het bijzonder vraagstukken die aanzienlijke financiële gevolgen hebben (toeslagen, eindkosten, doorvoerkosten, basistarief luchtvervoer, quota postpakketten en terpostbezorging van briefpostzendingen in het buitenland), het samenstellen van informatie en het formuleren van zienswijzen hieromtrent en het aanbevelen van te nemen maatregelen;

    • 1.10. het aan de Raad van Bestuur verstrekken van de nodige gegevens voor het opstellen van de aan het Congres voor te leggen ontwerpstrategie van de Unie en het ontwerp voor het vierjaarlijks werkplan van de Unie;

    • 1.11. het bestuderen van problemen die verband houden met het onderwijs en de beroepsopleiding die de lidstaten en hun aangewezen aanbieders alsmede nieuwe landen en ontwikkelingslanden aangaan;

    • 1.12. het bestuderen van de huidige situatie en de behoeften in nieuwe landen en ontwikkelingslanden en het opstellen van passende aanbevelingen over de wijze waarop en de middelen waarmee hun postale diensten kunnen worden verbeterd;

    • 1.13. het herzien van de Regelingen van de Unie; in dit verband blijft de Postraad wat betreft het beleid en de fundamentele beginselen onderworpen aan de richtlijnen van de Raad van Bestuur;

    • 1.14. het formuleren van voorstellen die ter goedkeuring worden voorgelegd aan hetzij het Congres, hetzij de lidstaten overeenkomstig artikel 142; de goedkeuring van de Raad van Bestuur is vereist wanneer deze voorstellen betrekking hebben op vraagstukken die onder de bevoegdheid van de Raad vallen;

    • 1.15. het, op verzoek van een lidstaat, bestuderen van elk voorstel dat deze lidstaat overeenkomstig artikel 141 aan het Internationaal Bureau zendt, het opstellen van het commentaar hierop en het Internationaal Bureau opdragen dit bij het genoemde voorstel te voegen alvorens dit ter goedkeuring voor te leggen aan de lidstaten;

    • 1.16. het, indien nodig, aanbevelen en eventueel aannemen – na goedkeuring door de Raad van Bestuur en overleg met alle lidstaten – van regelgeving of een nieuwe werkwijze in afwachting van het besluit van het Congres ter zake;

    • 1.17. het, in de vorm van aanbevelingen (of als bindende bepalingen indien de Akten van de Unie daarin voorzien) aan de lidstaten en hun aangewezen aanbieders, opstellen en aanreiken van normen op het gebied van techniek en exploitatie en op andere gebieden binnen zijn bevoegdheden waarop een uniforme werkwijze onmisbaar is; de Postraad verstrekt dienovereenkomstig, indien nodig, ook wijzigingen van reeds door hem vastgestelde normen;

    • 1.18. het vaststellen van het kader voor de organisatie van de door de gebruikers gefinancierde hulporganen en het goedkeuren van de organisatie van deze organen, overeenkomstig de bepalingen van artikel 153;

    • 1.19. het jaarlijks in ontvangst nemen en bespreken van verslagen van de door de gebruikers gefinancierde hulporganen;

    • 1.20. het aannemen van het Reglement van Orde en van de wijzigingen hiervan

Artikel V (gewijzigd art. 114)

Organisatie van vergaderingen van de Postraad

  • 1. Tijdens zijn eerste vergadering, die bijeen wordt geroepen en wordt geopend door de Voorzitter van het Congres, kiest de Postraad uit zijn leden een Voorzitter en vier Vicevoorzitters en de Voorzitter/Vicevoorzitters/Medevoorzitters van de Commissies. De Voorzitter en vier Vicevoorzitters komen uit lidstaten van elk van de vijf geografische groepen van de Unie.

  • 2. De Postraad komt tweemaal per jaar, of vaker bij wijze van uitzondering, op de zetel van de Unie bijeen, in overeenstemming met de relevante procedures die zijn vervat in zijn Reglement van Orde.

  • 3. De Voorzitter en de Vicevoorzitters en de Voorzitters, Medevoorzitters en Vicevoorzitters van de Commissies van de Postraad vormen de Commissie van Beheer. Deze Commissie bereidt de werkzaamheden van elke zitting van de Postraad voor en geeft hieraan leiding, en neemt alle taken op zich die de Raad besluit aan haar op te dragen of die tijdens het strategische planningsproces noodzakelijk blijken.

  • 4. Op basis van de door het Congres aangenomen strategie van de Unie en, in het bijzonder, het gedeelte dat betrekking heeft op de strategieën van de permanente organen van de Unie, stelt de Postraad tijdens zijn zitting na het Congres, een basiswerkprogramma op dat een aantal tactieken bevat ter verwezenlijking van de strategieën. Dit basisprogramma, dat een beperkt aantal werkzaamheden op het gebied van actuele onderwerpen van gemeenschappelijk belang behelst, wordt jaarlijks herzien aan de hand van de nieuwe feiten en prioriteiten.

  • 5. (geschrapt.)

Artikel VI (gewijzigd art. 115)

Waarnemers

  • 1. Waarnemers

    • 1.1. Teneinde te zorgen voor een doeltreffende samenhang tussen de werkzaamheden van beide organen kan de Raad van Bestuur vertegenwoordigers benoemen om de vergaderingen van de Postraad in de hoedanigheid van waarnemer bij te wonen.

    • 1.2. Lidstaten van de Unie die geen lid zijn van de Raad, alsmede de waarnemers en ad-hocwaarnemers bedoeld in artikel 105 kunnen zonder stemrecht, aan de plenaire zittingen en aan de vergaderingen van de Commissies van de Postraad deelnemen.

    • 1.3. De leden van de Adviescommissie alsmede waarnemers en de ad-hocwaarnemers bedoeld in artikel 105 hebben het recht om deel te nemen aan de vergaderingen van de Permanente Groepen, Taskforces en andere organen van de Postraad in de hoedanigheid van waarnemer zonder stemrecht, onder voorbehoud van het bepaalde onder 2.3.

  • 2. Beginselen

    • 2.1. Vanwege logistieke redenen kan de Postraad het aantal deelnemers per waarnemer en ad-hocwaarnemer beperken. Ook kan de Raad hun spreekrecht tijdens de beraadslagingen beperken.

    • 2.2. Het kan de waarnemers en ad-hocwaarnemers, op hun verzoek, worden toegestaan medewerking te verlenen aan de ondernomen studies, met inachtneming van de voorwaarden die de Raad kan stellen ter waarborging van het resultaat en de doeltreffendheid van zijn werkzaamheden. Ook kan op hen een beroep worden gedaan voor het voorzitten van Permanente Groepen of Taskforces wanneer hun kennis of ervaring zulks rechtvaardigt. De deelname van de waarnemers en ad-hocwaarnemers vindt plaats zonder extra kosten voor de Unie.

    • 2.3. Onder uitzonderlijke omstandigheden kunnen leden van de Adviescommissie en de ad-hocwaarnemers worden uitgesloten van een vergadering of een deel van een vergadering. Ook kan hun recht op het ontvangen van bepaalde documenten worden beperkt indien de vertrouwelijkheid van het onderwerp van de vergadering of van het document dat vereist. Het besluit betreffende een dergelijke beperking kan per geval door elk betrokken orgaan of door de Voorzitter ervan in samenspraak met de Voorzitter van de Postraad en de Secretaris-Generaal worden genomen. De verschillende gevallen worden aan de Raad van Bestuur bekendgemaakt en aan de Postraad. Vervolgens kan de Raad van Bestuur, indien hij zulks nodig acht, de beperkingen opnieuw beoordelen, wanneer opportuun in overleg met de Postraad; Uitsluitend voor toekomstige vergaderingen geldt dat kennisgevingen van beperkingen bij voorkeur ten minste veertien dagen vóór de desbetreffende vergadering aan de betrokken leden van de Adviescommissie en de ad-hocwaarnemers worden gezonden (of zo spoedig mogelijk in het geval van spoedvergaderingen die minder dan veertien dagen na verzending van de desbetreffende uitnodiging door het Internationaal Bureau worden gehouden). Bijgevolg zijn deze kennisgevingen niet van toepassing in het geval van uitsluitingen of beperkingen van de toegang tot documenten die noodzakelijk worden geacht in het kader van een lopende vergadering van het betrokken orgaan.

Artikel VII (gewijzigd art. 120)

Lidmaatschap van de Adviescommissie

  • 1. De Adviescommissie bestaat uit:

    • 1.1. niet-gouvernementele organisaties (waaronder organisaties die cliënten, leveranciers van distributiediensten, werknemers bij de post of werkgevers bij de post vertegenwoordigen), filantropische entiteiten, normalisatieorganisaties, financiële en ontwikkelingsorganisaties, leveranciers van goederen en diensten die voor de postdienstensector werkzaam zijn, vervoersentiteiten, universitaire instellingen en onderzoeksinstituten, denktanks en soortgelijke kennisinstellingen en -organen die belang hebben bij het bijdragen aan de verwezenlijking van de missie en doelen van de Unie;

    • 1.2. hoge vertegenwoordigers uit de postsector die worden aanbevolen door lidstaten of organen van de Unie, met inbegrip van de Adviescommissie.

  • 2. Alle leden van de Adviescommissie hebben hun hoofdvestiging (en zijn, indien vereist door de betrokken lidstaat, naar behoren geregistreerd) of, in het geval van een hoge vertegenwoordiger als bedoeld in punt 1.2, hun vaste verblijfplaats in een lidstaat van de Unie.

  • 3. De operationele kosten van de Adviescommissie worden over de leden van de Adviescommissie omgeslagen, tenzij de Raad van Bestuur anders bepaalt. In dit verband, en zoals uiteengezet in het Reglement van Orde van de Adviescommissie, kunnen verschillende lidmaatschapsgelden van toepassing zijn, afhankelijk van de juridische aard en de specifieke financiële mogelijkheden van de leden van de Adviescommissie.

  • 4. De leden van de Adviescommissie krijgen geen enkele vergoeding of beloning.

Artikel VIII (gewijzigd art. 121)

Toetreding tot de Adviescommissie

  • 1. De toetreding tot de Adviescommissie wordt vastgesteld aan de hand van een procedure van indiening respectievelijk inwilliging van verzoeken die door de Raad van Bestuur wordt ingesteld en verloopt overeenkomstig artikel 107.1.30.

  • 2. Onverminderd het bepaalde in artikel 120.2 gaan alle verzoeken om toetreding tot de Adviescommissie zoals ingediend door de entiteiten of hoge vertegenwoordigers bedoeld in artikel 120, vergezeld van de voorafgaande schriftelijke goedkeuring of aanbeveling van de lidstaat van de Unie.

  • 2bis. Herroeping van de toetreding tot de Adviescommissie vindt plaats door middel van een proces dat is vastgesteld door de Raad van Bestuur in overeenstemming met artikel 107.1.30.

  • 3. Elk lid van de Adviescommissie wijst zijn eigen vertegenwoordigers aan.

Artikel IX (gewijzigd art.122)

Taken van de Adviescommissie

  • 1. De Adviescommissie heeft de volgende taken:

    • 1.1. het bestuderen van de desbetreffende documenten en verslagen van de Raad van Bestuur en van de Postraad en hun respectieve organen. Onder uitzonderlijke omstandigheden kan het recht bepaalde teksten en documenten te ontvangen worden beperkt indien de vertrouwelijkheid van het onderwerp van de vergadering of van het document dat vereist, in overeenstemming met de artikelen 109.2.3 en 115.2.3.

    • 1.2. het uitvoeren van en bijdragen aan studies over vraagstukken die voor de leden van de Adviescommissie van belang zijn;

    • 1.3. het bestuderen van vraagstukken betreffende de postale dienstensector en het leveren van bijdragen over deze vraagstukken in de vorm van voorstellen, aanbevelingen en verslagen aan de Raad van Bestuur en de Postraad en hun respectieve organen, in voorkomend geval.

    • 1.4. (geschrapt.)

    • 1.5. het indienen van aanbevelingen en verslagen bij het Congres, onder voorbehoud van goedkeuring van de Raad van Bestuur en in naam van laatstgenoemde, en wat de vraagstukken die voor de Postraad van belang zijn betreft, onder voorbehoud van beoordeling en commentaar door deze laatste overeenkomstig de artikelen 107.1.22 et 113.1.7.

Artikel X (gewijzigd art. 123)

Organisatie van de Adviesraad

  • 1. Na elk Congres wordt de Adviescommissie opnieuw georganiseerd, volgens het door de Raad van Bestuur opgezette kader. De Voorzitter van de Raad van Bestuur zit de organisatievergadering van de Adviescommissie voor, gedurende welke wordt overgegaan tot de verkiezing van de Voorzitter van deze Commissie.

  • 2. De Adviescommissie stelt haar interne organisatie vast en stelt haar eigen Reglement van Orde op, rekening houdend met de algemene beginselen van de Unie en onder voorbehoud van de goedkeuring van de Raad van Bestuur, na overleg met de Postraad.

  • 3. De Adviescommissie vergadert minimaal eenmaal per jaar of vaker indien dit voor haar werkzaamheden noodzakelijk wordt geacht. De datum en plaats van elke vergadering worden door de Voorzitter van de Adviescommissie vastgesteld, na overeenstemming met de Voorzitters van de Raad van Bestuur en de Postraad en met de Directeur-Generaal van het Internationaal Bureau.

Artikel XI (gewijzigd art. 124)

Vertegenwoordigers van de Adviescommissie bij de Raad van Bestuur, de Postraad en het Congres

  • 1. Onverminderd artikel 124.2, hebben de leden van de Adviescommissie het recht de vergaderingen van het Congres, de Raad van Bestuur en de Postraad en hun respectieve commissies, Permanente Groepen, Taskforces en andere organen als waarnemer zonder stemrecht bij te wonen, met inachtneming van de artikelen 109 en 115 en het Reglement van Orde van het Congres voor zover dit voor het desbetreffende orgaan relevant is.

  • 2. Ter waarborging van een doeltreffend contact met de organen van de Unie wijst de Adviescommissie vertegenwoordigers aan die de enige vertegenwoordigers zijn van de Adviescommissie zodat zij formeel, in naam van dit orgaan, de bijdragen kunnen leveren waarnaar wordt verwezen in artikel 122. Deze aangewezen vertegenwoordigers hebben het recht om, namens de Adviescommissie de vergaderingen van het Congres, de Raad van Bestuur, de Postraad en hun respectieve commissies, Permanente Groepen, Taskforces en andere organen als waarnemer zonder stemrecht bij te wonen, met inachtneming van de artikelen 109 en 115 en het Reglement van Orde van het Congres voor zover dit voor het desbetreffende orgaan relevant is.

  • 3. De Voorzitter van de Raad van Bestuur en de Voorzitter van de Postraad vertegenwoordigen deze organen bij de vergaderingen van de Adviescommissie wanneer op de agenda van deze vergaderingen punten staan die voor deze organen van belang zijn.

Artikel XII (gewijzigd art. 125)

Waarnemers bij de Adviescommissie

  • 1. Lidstaten van de Unie, waarnemers en de ad-hocwaarnemers bedoeld in artikel 105 kunnen zonder stemrecht deelnemen aan de zittingen van de Adviescommissie.

  • 2. Vanwege logistieke redenen kan de Adviescommissie het aantal deelnemers per waarnemer en ad-hocwaarnemers beperken. Ook kan de Raad hun spreekrecht tijdens de beraadslagingen beperken.

  • 3. Onder uitzonderlijke omstandigheden kunnen de waarnemers en ad-hocwaarnemers worden uitgesloten van een vergadering of een deel van een vergadering van de Adviescommissie. Ook kan hun recht op het ontvangen van bepaalde documenten worden beperkt indien de vertrouwelijkheid van het onderwerp van de vergadering of van het document dat vereist. Het besluit betreffende een dergelijke beperking kan per geval door de Adviescommissie of de Voorzitter ervan, in overleg met de Voorzitter van de Raad van Bestuur en de Secretaris-Generaal worden genomen. De verschillende gevallen worden aan de Raad van Bestuur bekendgemaakt, en aan de Postraad indien het om vraagstukken gaat die een bijzonder belang voor dit orgaan inhouden. Vervolgens kan de Raad van Bestuur, indien hij zulks nodig acht, de beperkingen, indien opportuun in overleg met de Postraad, opnieuw beoordelen. Uitsluitend voor toekomstige vergaderingen geldt dat kennisgevingen van beperkingen bij voorkeur ten minste veertien dagen vóór de desbetreffende vergadering aan de betrokken waarnemers en ad-hocwaarnemers worden gezonden (of zo spoedig mogelijk in het geval van spoedvergaderingen die minder dan veertien dagen na verzending van de desbetreffende uitnodiging door het Internationaal Bureau worden gehouden). Bijgevolg zijn deze kennisgevingen niet van toepassing in het geval van uitsluitingen of beperkingen van de toegang tot documenten die noodzakelijk worden geacht in het kader van een lopende vergadering van het betrokken orgaan.

Artikel XIII (gewijzigd art. 126)

Informatie over de activiteiten van de Adviescommissie

  • 1. Na elke zitting brengt de Adviescommissie de Raad van Bestuur en de Postraad op de hoogte van haar activiteiten door de Voorzitters van deze organen, onder andere, een beknopt verslag te zenden van haar vergaderingen alsmede aanbevelingen en zienswijzen. De Voorzitter van de Adviescommissie of een andere aangewezen vertegenwoordiger van de Adviescommissie brengt ook verslag uit over de werkzaamheden van de Adviescommissie op elke plenaire vergadering van respectievelijk de Raad van Bestuur en de Postraad.

  • 2. De Adviescommissie brengt bij de Raad van Bestuur en de Postraad een jaarlijks activiteitenverslag uit. Dit verslag is inbegrepen in de stukken van de Raad van Bestuur en de Postraad die aan de lidstaten van de Unie, aan hun aangewezen aanbieders en aan de beperkte Unies wordt verstrekt overeenkomstig art. 111 en 117.

  • 3. De Adviescommissie stelt ten behoeve van het Congres een verslag op over haar activiteiten en doet dit ten minste twee maanden voor de opening van het Congres toekomen aan de lidstaten en aan hun aangewezen aanbieders.

Artikel XIV (gewijzigd art. 133)

Informatie. Zienswijzen. Verzoeken om uitlegging en wijziging van de Akten. Inlichtingen. Rol bij de vereffening

  • 1. Het Internationaal Bureau houdt zich te allen tijde ter beschikking van de Raad van Bestuur, van de Postraad, van de Adviescommissie, van de lidstaten en van hun aangewezen aanbieders voor het verstrekken van alle nuttige inlichtingen inzake vraagstukken die met de dienst verband houden.

  • 2. Het Internationaal Bureau is in het bijzonder belast met het bijeenbrengen, coördineren, publiceren en verspreiden van inlichtingen van uiteenlopende aard die van belang zijn voor de postale dienst; het op verzoek van de betrokken partijen uitbrengen van een zienswijze of bieden van geschillenbeslechting (in dat laatste geval tegen betaling en in overeenstemming met de relevante procedures die zijn aangenomen door de Raad van Bestuur) over geschillen; het gevolg geven aan verzoeken om uitlegging en wijziging van de Akten van de Unie en, in het algemeen, het verrichten van studies en redactionele of documentaire werkzaamheden die de genoemde Akten aan hem toekennen of die hem in het belang van de Unie worden opgedragen.

  • 3. Het Internationaal Bureau verricht eveneens de onderzoeken waarom door de lidstaten en door de door hun aangewezen aanbieders wordt verzocht teneinde de zienswijze van de andere lidstaten en van hun aangewezen aanbieders, de leden van de Adviescommissie en het publiek, in voorkomend geval, met betrekking tot een bepaald vraagstuk te vernemen. De uitkomst van deze onderzoeken heeft niet het karakter van een stemming en is niet formeel bindend.

  • 4. Het Internationaal Bureau kan in de hoedanigheid van clearing office optreden bij de vereffening van rekeningen van uiteenlopende aard die betrekking hebben op de postale dienst.

  • 5. Het Internationaal Bureau waarborgt de vertrouwelijkheid en veiligheid van de commerciële gegevens die lidstaten, hun aangewezen aanbieders en/of de leden van de Adviescommissie verstrekken voor het uitvoeren van zijn taken die voortvloeien uit de Akten of besluiten van de Unie.

Artikel XV (gewijzigd art. 146)

Vaststelling van de uitgaven van de Unie

  • 1. Onder voorbehoud van de bepalingen onder 2 tot en met 6 mogen de jaarlijkse uitgaven die verband houden met de activiteiten van de organen van de Unie de limiet van 38.890.030 Zwitserse frank voor de jaren 2022 en 2023 en 39.512.270 Zwitserse frank voor de jaren 2024 en 2025 niet te boven gaan. Dit plafond is eveneens van toepassing op de jaren na 2025 indien het voor 2025 geplande Congres wordt uitgesteld.

  • 2. De uitgaven die verband houden met de vergadering van het volgende Congres (verplaatsing van het secretariaat, vervoerskosten, kosten voor de technische installatie voor simultaan tolken, kosten voor het kopiëren van stukken gedurende het Congres, enzovoort) mogen de limiet van 2.900.000 Zwitserse frank niet te boven gaan.

  • 3. De Raad van Bestuur is bevoegd de onder 1 en 2 bedoelde limieten te overschrijden bij de verrekening van de verhoging van salarisschalen, contributies voor pensioenen of vergoedingen, met inbegrip van de functievergoedingen, die door de Verenigde Naties worden toegestaan voor toepassing op hun personeel dat in Genève werkzaam is.

  • 4. De Raad van Bestuur is tevens bevoegd jaarlijks het bedrag van de uitgaven anders dan die welke betrekking hebben op het in dienst zijnde personeel aan te passen aan de hand van het Zwitserse prijsindexcijfer voor consumptiegoederen.

  • 5. In afwijking van de bepalingen onder 1 kan de Raad van Bestuur of, in geval van zeer spoedeisende aangelegenheden, de Directeur-Generaal een overschrijding van de vastgestelde limieten toestaan voor belangrijke en onvoorziene reparaties aan het gebouw van het Internationaal Bureau, waarbij de overschrijding evenwel niet meer kan bedragen dan 125 000 Zwitserse frank per jaar.

  • 6. Indien de onder 1 en 2 bedoelde kredieten ontoereikend blijken om het goed functioneren van de Unie te waarborgen, kunnen deze limieten slechts worden overschreden met de goedkeuring van de meerderheid van de lidstaten van de Unie. Elk overleg moet een volledige uiteenzetting bevatten van de feiten die een dergelijk verzoek rechtvaardigen.

Artikel XVI Inwerkingtreding en duur van het Aanvullend Protocol bij het Algemeen Reglement van de Wereldpostunie

Dit Aanvullend Protocol treedt in werking op 1 maart 2024 (met uitzondering van art. XV, dat in werking treedt op 1 januari 2024) en blijft voor onbepaalde tijd van kracht.

TEN BLIJKE WAARVAN de gevolmachtigden van de Regeringen van de lidstaten dit Aanvullend Protocol, dat dezelfde werking en waarde heeft als waren de bepalingen ervan opgenomen in de tekst van het Algemeen Reglement, hebben opgesteld en ondertekend in één exemplaar dat wordt nedergelegd bij de Directeur-Generaal van het Internationaal Bureau. Een afschrift ervan wordt door het Internationaal Bureau van de Wereldpostunie aan elke lidstaat ter hand gesteld.

GEDAAN te Riyad, op 5 oktober 2023.


Eerste Aanvullend Protocol bij het Algemeen Postverdrag

De gevolmachtigden van de Regeringen van de lidstaten van de Wereldpostunie, in buitengewoon Congres bijeen te Riyad, hebben, gezien artikel 29.2 van de op 10 juli 1964 te Wenen opgestelde Constitutie van de Wereldpostunie, in onderlinge overeenstemming en onder voorbehoud van artikel 24.3 van genoemde Constitutie, de volgende wijzigingen van het Algemeen Postverdrag aangenomen.

Artikel I (gewijzigd art. 17) Basisdiensten

  • 1. De lidstaten dienen erop toe te zien dat hun aangewezen aanbieders zorg dragen voor de toelating, de verwerking, het vervoer en de bestelling van briefpostzendingen.

  • 2. Briefpostzendingen die uitsluitend stukken bevatten, zijn:

    • 2.1. prioritaire of niet-prioritaire zendingen tot 2 kilogram;

    • 2.2. brieven, postkaarten en drukwerk tot 2 kilogram;

    • 2.3. braillestukken tot 7 kilogram.

    • 2.4. (geschrapt.)

  • 3. Briefpostzendingen die goederen bevatten, zijn:

    • 3.1. prioritaire of niet-prioritaire petits paquets tot 2 kilogram.

    • 3.2. braillestukken tot 7 kilogram, zoals vermeld in de Regeling.

    • 3.3. (geschrapt.)

  • 4. De briefpostzendingen worden gerangschikt naar zowel de snelheid van behandeling als de inhoud ervan, overeenkomstig de Regeling.

  • 5. Binnen het classificatiesysteem bedoeld in 4, kunnen briefpostzendingen ook worden ingedeeld op grond van hun omvang als kleine brieven (P), grote brieven (G), volumineuze brieven (E) of petits paquets (E). De limieten qua omvang en gewicht zijn omschreven in de Regeling.

  • 6. Op sommige categorieën briefpostzendingen zijn facultatief hogere gewichtslimieten dan de onder 2 en 3 genoemde limieten van toepassing, volgens de in de Regeling vermelde voorwaarden.

  • 7. De lidstaten dienen er ook op toe te zien dat hun aangewezen aanbieders zorg dragen voor de toelating, de verwerking, het vervoer en de bestelling van pakketpostzendingen tot 20 kilogram.

  • 8. Op sommige pakketpostzendingen zijn facultatief gewichtslimieten van meer dan 20 kilogram van toepassing, volgens de in de Regeling vermelde voorwaarden.

Artikel II (Gewijzigd art. 18)

Aanvullende diensten

  • 1. De lidstaten verzorgen de levering van de navolgende verplichte aanvullende diensten:

    • 1.1. aantekendienst voor uitgaande en binnenkomende lucht- en prioritaire briefpostzendingen die uitsluitend stukken bevatten;

    • 1.2. (geschrapt;)

    • 1.3. gevolgde postale dienst voor binnenkomende lucht- en prioritaire briefpostzendingen die goederen bevatten.

  • 2. De lidstaten kunnen de navolgende facultatieve aanvullende diensten waarborgen in het kader van de betrekkingen tussen de aangewezen aanbieders die zijn overeengekomen deze diensten te verzorgen:

    • 2.1. postale dienst met waardeaangifte voor briefpostzendingen en pakketten;

    • 2.2. postale dienst met rembourszending voor briefpostzendingen en pakketten;

    • 2.3. gevolgde postale dienst voor binnenkomende lucht- en prioritaire briefpostzendingen die stukken bevatten en voor uitgaande lucht- en prioritaire briefpostzendingen die stukken of goederen bevatten;

    • 2.4. postale dienst voor het in handen afgeven van aangetekende briefpostzendingen of van zendingen met waardeaangifte;

    • 2.5. postale dienst voor port- en rechtvrije zendingen voor briefpostzendingen en pakketten;

    • 2.6. dienst voor pakketten die een bijzondere behandeling behoeven;

    • 2.7. „Consignment”-consolidatiedienst voor gegroepeerde zendingen van één afzender die voor het buitenland zijn bestemd;

    • 2.8. retourdienst voor handelswaar, waarbij de geadresseerde handelswaar terugzendt naar de oorspronkelijke verkoper met diens toestemming;

    • 2.9. bijzondere zakken die nieuwsbladen, tijdschriften, boeken en vergelijkbaar drukwerk bevatten, gericht aan dezelfde geadresseerde en aan dezelfde bestemming, „M-zakken”: genoemd, tot 30 kg.

  • 3. De drie navolgende aanvullende diensten omvatten tegelijkertijd verplichte en facultatieve aspecten:

    • 3.1. dienst internationaal antwoordnummer (CCRI), die voornamelijk facultatief is. Alle lidstaten of hun aangewezen aanbieders zijn echter verplicht de retourdienst te verzorgen van deze zendingen;

    • 3.2. dienst internationale antwoordcoupons. Deze coupons kunnen worden uitgewisseld in elke lidstaat, maar de verkoop ervan is facultatief;

    • 3.3. ontvangstbevestigingen voor aangetekende briefpostzendingen en zendingen met waardeaangifte. Alle lidstaten of hun aangewezen aanbieders accepteren ontvangstbevestigingen voor binnenkomende zendingen. De verzorging van een ontvangstbevestiging voor uitgaande zendingen is echter facultatief.

  • 4. Deze diensten en de bijbehorende heffingen worden beschreven in de Regeling.

  • 5. Indien voor de hieronder vermelde diensten in het binnenlandse verkeer bijzondere heffingen gelden, zijn de aangewezen aanbieders bevoegd dezelfde heffingen te vragen voor internationale zendingen, volgens de in de Regeling genoemde voorwaarden:

    • 5.1. bestelling van petits paquets van meer dan 500 g;

    • 5.2. terpostbezorging van een briefpostzending op het uiterste tijdstip;

    • 5.3. terpostbezorging buiten de normale openingsuren van de loketten;

    • 5.4. ophalen bij de afzender thuis;

    • 5.5. afhalen van een briefpostzending buiten de normale openingsuren van de loketten;

    • 5.6. poste-restante;

    • 5.7. opslag van briefpostzendingen van meer dan 500 gram (met uitzondering van braillestukken) en van postpakketten;

    • 5.8. aflevering van pakketten in antwoord op het bericht van aankomst;

    • 5.9. dekking tegen het risico van overmacht;

    • 5.10. afleveren van briefpostzendingen buiten de normale openingsuren van de loketten.

Artikel III Inwerkingtreding en duur van het Aanvullend Protocol bij het Algemeen Postverdrag

Dit Aanvullend Protocol treedt in werking op 1 januari 2025 (met uitzondering van de wijzigingen aan §§ 1.1 en 1.2 van art. II, die in werking treden op 1 januari 2026) en blijft voor onbepaalde tijd van kracht.

TEN BLIJKE WAARVAN de gevolmachtigden van de Regeringen van de lidstaten dit Aanvullend Protocol, dat dezelfde werking en waarde heeft als waren de bepalingen ervan opgenomen in de tekst van het Algemeen Postverdrag, hebben opgesteld en ondertekend in één exemplaar dat wordt nedergelegd bij de Directeur-Generaal van het Internationaal Bureau. Een afschrift ervan wordt door het Internationaal Bureau van de Wereldpostunie aan elke lidstaat ter hand gesteld.

GEDAAN te Riyad, op 5 oktober 2023.


Eerste Aanvullend Protocol bij het Verdrag inzake postale financiële diensten

De gevolmachtigden van de Regeringen van de lidstaten van de Wereldpostunie, in buitengewoon Congres bijeen te Riyad, hebben, gezien artikel 29.2 van de op 10 juli 1964 te Wenen opgestelde Constitutie van de Wereldpostunie, in onderlinge overeenstemming en onder voorbehoud van artikel 24.3 van genoemde Constitutie, de volgende wijzigingen van het Verdrag inzake postale financiële diensten aangenomen.

Artikel I (gewijzigd art. 2)

Begripsomschrijvingen

  • 1. Bevoegde autoriteit: elke nationale autoriteit van een lidstaat die, ingevolge bij wet- of regelgeving verleende bevoegdheden, toezicht houdt op de activiteit van de aangewezen aanbieder of van de in dit artikel bedoelde personen. De bevoegde autoriteit kan een beroep doen op de bestuurlijke of gerechtelijke autoriteiten die betrokken zijn bij de bestrijding van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme, in het bijzonder op de nationale financiële-inlichtingeneenheid en op de toezichthoudende autoriteiten.

  • 2. Voorschot: gedeeltelijke, vervroegde storting door de aangewezen aanbieder van uitschrijving ten gunste van de aangewezen aanbieder van uitbetaling ter financiële verlichting van de postale financiële diensten van de aangewezen aanbieder van uitbetaling.

  • 2bis. Interoperabiliteit: een reeks onderling verbonden IT-systemen en operationele procedures die end-to-end uitwisseling en verwerking van elektronische betalingsinformatie mogelijk maken in overeenstemming met de bepalingen van dit Verdrag.

  • 3. Witwassen van geld: omwisseling of overdracht van deviezen door een instantie die of individu dat weet dat deze deviezen afkomstig zijn van een criminele activiteit of deelneming aan een dergelijke activiteit, met het oogmerk de onrechtmatige herkomst ervan te verbergen of te verhullen of personen die hebben deelgenomen aan de voortzetting van deze activiteit te helpen zich aan de juridische gevolgen van hun handelingen te onttrekken; het witwassen van geld moet zelfs als zodanig worden aangemerkt wanneer de activiteiten waaruit de wit te wassen goederen voortkomen, worden vervolgd op het grondgebied van een andere lidstaat of van een derde land.

  • 4. Afscheiding: verplichte scheiding van de gelden van gebruikers van die van de aangewezen aanbieder, ter voorkoming van het gebruik van de gelden van gebruikers voor andere doeleinden dan de uitvoering van de transacties door de postale financiële diensten.

  • 5. Clearinghouse: in het kader van multilaterale uitwisselingen behandelt een clearinghouse de wederzijdse schulden en vorderingen die voortvloeien uit de diensten die door de ene aanbieder ten gunste van een andere aanbieder worden geleverd. De taak van een clearinghouse is het bijhouden van de uitwisselingen tussen de aanbieders, waarvan de vereffening geschiedt via een vereffeningsbank, alsmede het nemen van de nodige maatregelen in geval van problemen bij de vereffening.

  • 6. Clearing: systeem waarmee het aantal door de instelling te verrichten betalingen van de periodieke debet- en creditsaldi van de betrokken partners tot een minimum wordt beperkt. De clearing bestaat uit twee fasen: vaststelling van de bilaterale saldi en vervolgens, door optelling van de bilaterale saldi, berekening van het totale saldo van elke partner ten opzichte van de gemeenschap, teneinde slechts een enkele vereffening uit te voeren, afhankelijk van het debet- of creditsaldo van de betrokken instelling.

  • 7. Verzamelrekening: verzameling op een enkele rekening van gelden die van verschillende bronnen afkomstig zijn.

  • 8. Clearingrekening: lopende girorekening die de aangewezen aanbieders in het kader van bilaterale betrekkingen wederzijds voor elkaar openen en via welke de wederzijdse schulden en vorderingen worden vereffend.

  • 9. Criminele activiteit: elke vorm van deelneming aan het plegen van een misdrijf of strafbaar feit, in de betekenis van de nationale wetgeving.

  • 10. Borg: bedrag dat in de vorm van contanten of waardepapieren wordt ingelegd ter waarborging van de betalingen tussen aangewezen aanbieders.

  • 11. Geadresseerde: natuurlijke persoon of rechtspersoon die door de afzender als begunstigde van de postwissel of -overschrijving wordt aangewezen.

  • 12. Derde valuta: valuta die wordt gebruikt wanneer twee valuta niet kunnen worden omgewisseld of die wordt gebruikt ten behoeve van de clearing/vereffening van rekeningen.

  • 13. Waakzaamheidsplicht ten aanzien van gebruikers: algemene plicht van de aangewezen aanbieders, die de volgende verplichtingen omvat:

    • 13.1. identificeren van gebruikers;

    • 13.2. vragen naar het doel van de postale betaalopdracht;

    • 13.3. toezicht houden op de postale betaalopdrachten;

    • 13.4. verifiëren of de informatie betreffende de gebruikers actueel is;

    • 13.5. melden van verdachte transacties bij de bevoegde autoriteiten.

  • 14. Elektronische gegevens betreffende de postale betaalopdrachten: langs elektronische weg door een aangewezen aanbieder naar een andere aangewezen aanbieder verzonden gegevens betreffende de uitvoering van postale betaalopdrachten, een klacht, een adreswijziging of -verbetering, of een terugbetaling; deze gegevens worden door de aangewezen aanbieders ingevoerd of automatisch door hun informatiesystemen gegenereerd en bevatten een wijziging van de status van de postale betaalopdracht of van het opdrachtverzoek.

  • 15. Persoonsgegevens: persoonsgegevens voor de identificatie van de afzender of de geadresseerde.

  • 16. Postale gegevens: gegevens benodigd voor de afhandeling en het volgen van de uitvoering van de postale betaalopdracht, voor statistische doeleinden alsmede voor het centrale clearingsysteem.

  • 17. Elektronische gegevensuitwisseling (EDI): uitwisseling, tussen computers, van transactiegegevens door middel van genormaliseerde netwerken en formats die met het systeem van de Unie verenigbaar zijn.

  • 18. Afzender: natuurlijke persoon of rechtspersoon die een aangewezen aanbieder opdracht geeft tot uitvoering van een postale betaalopdracht overeenkomstig de Akten van de Unie.

  • 19. Financiering van terrorisme: begrip dat betrekking heeft op de financiering van terroristische handelingen, terroristen en terroristische organisaties.

  • 20. Gelden van de gebruikers: bedragen die door de afzender in contanten aan de aangewezen aanbieder worden overhandigd, of rechtstreeks, of via elk ander beveiligd monetair middel, worden afgeschreven van de rekening van de afzender die in de boeken van de aangewezen aanbieder van uitschrijving wordt gehouden, en die door de afzender aan de aangewezen aanbieder van uitschrijving of elke andere financiële aanbieder ter beschikking worden gesteld met het oog op de betaling ervan aan een door de afzender aangegeven geadresseerde, overeenkomstig dit Verdrag en de bijbehorende Regeling.

  • 21. Verrekenpostwissel: een operationele term ter aanduiding van een postale betaalopdracht in ruil voor de aflevering van een zending onder rembours.

  • 22. Uitschrijvingsvaluta: valuta van het land van bestemming of door het land van bestemming toegestane derde valuta waarin de postale betaalopdracht wordt uitgeschreven.

  • 23. Aangewezen aanbieder van uitschrijving: aangewezen aanbieder die een postale betaalopdracht aan de aangewezen aanbieder van uitbetaling verzendt, overeenkomstig de Akten van de Unie.

  • 24. Aangewezen aanbieder van uitbetaling: aangewezen aanbieder die belast is met de uitvoering van de postale betaalopdracht in het land van de geadresseerde, overeenkomstig de Akten van de Unie.

  • 25. Geldigheidstermijn: termijn gedurende welke de postale betaalopdrachten geldig kunnen worden uitgevoerd of herroepen.

  • 26. Servicetoegangspunt: fysieke of virtuele plaats waar de gebruiker een postale betaalopdracht kan afgeven of ontvangen.

  • 27. Vergoeding: door de aangewezen aanbieder van uitschrijving aan de aangewezen aanbieder van uitbetaling verschuldigd bedrag voor de betaling aan de geadresseerde.

  • 28. Herroepelijkheid: mogelijkheid van de afzender om zijn postale betaalopdracht (postwissel of -overschrijving) te herroepen tot op het moment van betaling of aan het einde van de geldigheidstermijn, indien de betaling niet heeft plaatsgevonden.

  • 29. Tegenpartijrisico: risico dat verband houdt met het in gebreke blijven van een van de partijen bij een contract. Dit uit zich in een risico van verlies of betalingsonvermogen.

  • 30. Liquiditeitsrisico: risico dat een tegenpartij of een deelnemer aan een vereffeningssysteem tijdelijk niet in staat is zich volledig van een verplichting te kwijten op de datum dat deze opeisbaar wordt.

  • 31. Signalering van verdachte transacties: op de nationale wetgeving en op de resoluties van de Unie gebaseerde verplichting van de aangewezen aanbieder om informatie over verdachte transacties aan de bevoegde nationale autoriteiten mede te delen.

  • 32. Tracking en tracing: systeem waarmee het traject van een postale betaalopdracht kan worden gevolgd en op elk moment kan worden vastgesteld waar de opdracht zich bevindt en wat de uitvoeringsstatus ervan is.

  • 33. Tarief: bedrag dat door een afzender voor een postale financiële dienst aan de aangewezen aanbieder van uitschrijving wordt betaald.

  • 34. Verdachte transactie: postale betaalopdracht of verzoek om een terugbetaling met betrekking tot een eenmalige of herhaalde postale betaalopdracht die verband houdt met het witwassen van geld of de financiering van terrorisme.

  • 35. Gebruiker: natuurlijke persoon of rechtspersoon, afzender of geadresseerde, die overeenkomstig dit Verdrag van de postale financiële diensten gebruikmaakt.

Artikel II (gewijzigd art. 8)

Bestrijding van het witwassen van geld, van de financiering van terrorisme en van financiële criminaliteit

  • 1. De aangewezen aanbieders nemen alle noodzakelijke stappen om de uit de nationale en internationale wetgeving voortvloeiende verplichtingen na te komen, met inbegrip van de verplichtingen op het gebied van de bestrijding van het witwassen van geld, van de financiering van terrorisme en van financiële criminaliteit.

  • 2. Overeenkomstig de nationale wet- en regelgeving dienen zij verdachte transacties bij de bevoegde autoriteiten van hun land te melden.

  • 3. De Regeling vermeldt de precieze verplichtingen van de aangewezen aanbieders betreffende de uitvoering van hun respectieve programma's ter bestrijding van het witwassen van geld, de financiering van terrorisme en financiële criminaliteit, alsmede de identificatie van de gebruiker, de benodigde waakzaamheid en de uitvoeringsprocedures betreffende de regelgeving op het gebied van de bestrijding van het witwassen van geld, de financiering van terrorisme en van financiële criminaliteit.

Artikel III (gewijzigd art. 9)

Vertrouwelijkheid en gebruik van persoonsgegevens

  • 1. De lidstaten en hun aangewezen aanbieders eerbiedigen de vertrouwelijkheid en veiligheid van persoonsgegevens in overeenstemming met de nationale wetgeving en, in voorkomend geval, van de internationale verplichtingen en de Regeling.

  • 2. Persoonsgegevens mogen uitsluitend worden gebruikt voor het doel waarvoor zij zijn verzameld in overeenstemming met de van toepassing zijnde nationale wetgeving en internationale verplichtingen en voor de bestrijding van het witwassen van geld, de financiering van terrorisme en financiële criminaliteit.

  • 3. Persoonsgegevens worden uitsluitend ter kennis gebracht van derden die bevoegd zijn tot toegang op grond van de van toepassing zijnde nationale wetgeving.

  • 4. De aangewezen aanbieders stellen hun cliënten in kennis van het gebruik dat is gemaakt van hun persoonsgegevens en van het doel waarvoor zij zijn verzameld.

  • 5. De voor de uitvoering van een postale betaalopdracht benodigde gegevens zijn vertrouwelijk.

  • 6. Ten behoeve van eventuele statistische doeleinden voor de beoordeling van de kwaliteit van de dienstverlening en de centrale clearing, zijn de aangewezen aanbieders verplicht ten minste eenmaal per jaar postale gegevens aan het Internationaal Bureau van de Unie mede te delen. Alle individuele postale gegevens worden door het Internationaal Bureau vertrouwelijk behandeld.

Artikel IV (geschrapt art. 10)

Technologische neutraliteit

(geschrapt.)

Artikel V (gewijzigd art. 11)

Algemene uitgangspunten

  • 1. Toegankelijkheid via het netwerk en financiële inclusie

    • 1.1. De postale financiële diensten worden door de aangewezen aanbieders op zodanige wijze op hun netwerk(en) of op elk ander partnernetwerk geleverd dat deze diensten voor een zo groot mogelijk aantal gebruikers toegankelijk zijn, en dat de toegang tot en het gebruik van een breed aanbod van betaalbare postale financiële diensten verzekerd zijn.

    • 1.2. Alle gebruikers hebben toegang tot de postale financiële diensten, onafhankelijk van het bestaan van enige contractuele of commerciële relatie met de aangewezen aanbieder.

  • 2. Scheiding van gelden

    • 2.1. De gelden van de gebruikers zijn van elkaar gescheiden. Deze gelden en de hierdoor gegenereerde geldstromen zijn gescheiden van de andere gelden en geldstromen van de aanbieders, in het bijzonder hun eigen vermogen.

    • 2.2. De regelingen die verband houden met de vergoeding tussen de aangewezen aanbieders zijn gescheiden van de regelingen die verband houden met de gelden van de gebruikers.

  • 3. Uitschrijvingsvaluta en uitbetalingsvaluta van de postale betaalopdrachten

    • 3.1. Het bedrag van de postale betaalopdracht wordt uitgeschreven en betaald in de valuta van het land van bestemming of in elke door het land van bestemming toegestane andere valuta.

  • 4. Niet-verwerping

    • 4.1. De verzending van postale betaalopdrachten langs elektronische weg is onderworpen aan het beginsel van niet-verwerping; dit houdt in dat – mits het bericht aan de toepasselijke technische normen voldoet – de aangewezen aanbieder van uitschrijving het bestaan van de desbetreffende opdrachten niet kan ontkennen en de aangewezen aanbieder van uitbetaling niet kan ontkennen deze daadwerkelijk te hebben ontvangen.

    • 4.2. De niet-verwerping van langs elektronische weg verzonden postale betaalopdrachten moet door middel van technische middelen worden gewaarborgd, ongeacht het systeem dat door de aangewezen aanbieders wordt gebruikt.

  • 5. Uitvoering van postale betaalopdrachten

    • 5.1. De tussen aangewezen aanbieders verzonden postale betaalopdrachten moeten worden uitgevoerd met inachtneming van de bepalingen van dit Verdrag en van de nationale wetgeving.

    • 5.2. Binnen het netwerk van de aangewezen aanbieders is het door de afzender aan de aangewezen aanbieder van uitschrijving overgedragen bedrag, indien beide lidstaten dezelfde valuta hanteren, hetzelfde als het bedrag dat door de aangewezen aanbieder van uitbetaling aan de geadresseerden wordt betaald. Indien de lidstaten niet dezelfde valuta hanteren, wordt het bedrag na uitschrijving en/of uitbetaling, naargelang van het geval, omgerekend op basis van een vastgelegde wisselkoers.

    • 5.3. De betaling in contanten aan de geadresseerden is niet gebonden aan de ontvangst door de aangewezen aanbieder van uitbetaling van de overeenkomstige gelden van de afzender. Zij is afhankelijk van de nakoming door de aangewezen aanbieder van uitschrijving van zijn verplichtingen jegens de aangewezen aanbieder van uitbetaling met betrekking tot voorschotten, vereffening via centrale clearings- en afwikkelingssystemen, afwikkeling van maandrekeningen of aanvulling van het saldo op de clearingrekening.

    • 5.4. Storting door de aangewezen aanbieder van uitbetaling op de rekening van de geadresseerde is gebonden aan de ontvangst van de overeenkomstige gelden van de afzender die door de aangewezen aanbieder van uitschrijving aan de aangewezen aanbieder van uitbetaling beschikbaar moeten worden gesteld. Deze gelden mogen afkomstig zijn van de clearingrekening van de aangewezen aanbieder van uitschrijving of van een centraal systeem voor clearing/vereffening.

  • 6. Tariefstelling

    • 6.1. De aangewezen aanbieder van uitschrijving stelt het tarief van de postale financiële diensten vast.

    • 6.2. Het tarief kan worden verhoogd met kosten voor eventuele door de afzender verlangde optionele of aanvullende diensten.

  • 7. Tarifaire vrijstelling

    • 7.1. De bepalingen van het Algemeen Postverdrag betreffende de vrijstelling van port voor postzendingen bestemd voor krijgsgevangenen en civiel geïnterneerden worden voor deze categorie geadresseerden op de postale financiële diensten toegepast.

  • 8. Vergoeding van de aangewezen aanbieder van uitbetaling

    • 8.1. De aangewezen aanbieder van uitbetaling ontvangt voor de uitvoering van de postale betaalopdrachten een vergoeding van de aangewezen aanbieder van uitschrijving.

    • 8.2. Voor de afwikkeling van postale financiële diensten, en tenzij anders bilateraal overeengekomen tussen de aangewezen aanbieder van uitschrijving en de aangewezen aanbieder van uitbetaling:

      • 8.2.1. is de vergoeding van de aangewezen aanbieder van uitbetaling een percentage van de door de afzender aan de aangewezen aanbieder van uitschrijving betaalde prijs voor de uitgifte van een postale betaalopdracht;

      • 8.2.2. mag de vergoeding van de aangewezen aanbieder van uitbetaling niet lager zijn dan 30% en niet hoger dan 50% van de door de afzender voor de uitgifte van een postale betaalopdracht betaalde prijs;

      • 8.2.3. specificeert de regeling het toe te passen percentage en, indien van toepassing, het minimumbedrag van de vergoeding om de exploitatiekosten van de aangewezen aanbieder van uitbetaling te dekken.

  • 9. Frequentie van de vereffeningen tussen aangewezen aanbieders

    • 9.1. De frequentie van de vereffening tussen aangewezen aanbieders van de bedragen die door een afzender aan de geadresseerde worden betaald of op zijn rekening worden bijgeschreven, kan afwijken van de frequentie die wordt gehanteerd voor de vereffening van de vergoeding tussen aangewezen aanbieders. De vereffening van de bedragen die aan de geadresseerden worden betaald of op hun rekening worden bijgeschreven, vindt ten minste eenmaal per maand plaats.

  • 10. Verplichte informatieverstrekking aan de gebruikers

    • 10.1. De gebruikers hebben recht op de volgende informatie, die wordt gepubliceerd en aan elke afzender wordt medegedeeld: voorwaarden voor de levering van de postale financiële diensten, tarieven, kosten, wisselkoersen en -voorwaarden, voorwaarden met betrekking tot aansprakelijkheid en adressen van de inlichtingen- en klachtendiensten.

    • 10.2. Aan de toegang tot deze informatie zijn geen kosten verbonden.

Artikel VI (gewijzigd art. 12)

Collectief merk en kwaliteit van de dienstverlening

  • 1. Het collectief merk PosTransfer wordt geassocieerd met de verzorging van de in dit Verdrag genoemde elektronische postale financiële diensten.

  • 1bis. Entiteiten die gemachtigd zijn om het collectief merk PosTransfer te gebruiken moeten voldoen aan de doelstellingen, elementen en kwaliteitsnormen van de dienstverlening die verbonden zijn aan de elektronische postale financiële diensten, zoals weergegeven in de PosTransfer-licentieovereenkomst.

  • 2. De Postraad formuleert en actualiseert de doelstellingen, onderdelen en normen inzake de kwaliteit van de dienstverlening voor elektronisch verzonden postale betaalopdrachten.

  • 3. In overeenstemming met de relevante bepalingen in de Regeling, moeten de aangewezen aanbieders (en de in artikel 5 bedoelde spelers) een minimum aantal elementen en normen hanteren voor de kwaliteit van de dienstverlening voor elektronisch verzonden postale betaalopdrachten.

Artikel VII (gewijzigd art. 13)

Interoperabiliteit

  • 1. Netwerken

    • 1.1. Ter waarborging van de uitwisseling van de benodigde gegevens voor de uitvoering van de elektronische postale financiële diensten alsmede voor het zorgen voor de gewenste rapportages en het toezicht op de kwaliteit van de dienstverlening door de Unie, gebruiken de aangewezen aanbieders de systemen of netwerken die verbonden zijn aan het systeem voor geautomatiseerde gegevensuitwisseling (EDI) van de Unie waarmee de interoperabiliteit van de postale financiële diensten overeenkomstig dit Verdrag kan worden gewaarborgd.

    • 1.2. Onverminderd het bepaalde in punt 1.1 kan de Unie ook een gecentraliseerd platform (en bijbehorende gecentraliseerde databank) ontwikkelen en ter beschikking stellen van aangewezen aanbieders en toegelaten spelers in de postale sector in uitgebreide zin (als bedoeld in artikel 5) om onderlinge verbinding mogelijk te maken tussen postale financiële diensten en andere financiële of betaaldiensten die niet onder dit Verdrag vallen, op basis van open en interoperabele normen en met inachtneming van alle relevante technische en operationele parameters (waaronder, maar niet beperkt tot, de in artikel 8 genoemde vereisten) die op aanvullende wijze door de Unie zijn vastgesteld.

      • 1.2.1. Het gebruik van voornoemd gecentraliseerd platform voor het bijzondere doel van onderlinge verbinding met andere financiële of betaaldiensten die niet onder dit Verdrag vallen (in het bijzonder alle daarmee verband houdende overmakings- of betaalmodaliteiten) valt uitsluitend onder de verantwoordelijkheid van de aangewezen aanbieder en toegelaten spelers in de postale sector in uitgebreide zin. In dit verband is de Unie niet aansprakelijk voor de werking van diensten die niet onder dit Verdrag vallen en waarvan de reikwijdte buiten het toepassingsgebied van de onderlinge verbinding van de in dit Verdrag genoemde postale financiële diensten blijft.

Artikel VIII (gewijzigd art. 17)

Verificatie en terbeschikkingstelling van de gelden

  • 1. Na verificatie van de identiteit van de geadresseerde overeenkomstig de nationale wetgeving en na verificatie van de juistheid van de door de geadresseerde verstrekte informatie, evenals de naleving van alle toepasselijke bepalingen met betrekking tot de bestrijding van het witwassen van geld, de financiering van terrorisme en financiële criminaliteit, gaat de aangewezen aanbieder over tot contante betaling. Bij een stortingspostwissel of overschrijving maakt de aangewezen aanbieder het bedrag over op de rekening van de geadresseerde.

  • 2. De termijn voor de terbeschikkingstelling van de gelden wordt vastgesteld in multilaterale of bilaterale overeenkomsten tussen de aangewezen aanbieders.

Artikel IX (gewijzigd art. 25)

Boekhoudkundige en financiële regels

  • 1. Boekhoudkundige regels

    • 1.1. De aangewezen aanbieders nemen de in de Regeling vastgestelde boekhoudkundige regels in acht.

  • 2. Opstelling van de maandelijkse en algemene rekeningen

    • 2.1. De aangewezen aanbieder van uitbetaling stelt ten behoeve van elke aangewezen aanbieder van uitschrijving maandelijks een rekening op van de voor de postale financiële diensten betaalde bedragen. De maandrekeningen worden met dezelfde frequentie opgenomen in een algemene rekening, inclusief voorschotten, waaruit een saldo voortkomt.

  • 3. Voorschot

    • 3.1. In geval van een disbalans tussen de uitwisselingen tussen aangewezen aanbieders, betaalt de aangewezen aanbieder van uitschrijving ten minste eenmaal per maand, aan het begin van het tijdvak, een voorschot aan de aangewezen aanbieder van uitbetaling. Wanneer de termijn als gevolg van een verhoging van de frequentie van de vereffening van de uitwisselingen korter wordt dan een week, kunnen de aanbieders overeenkomen van dit voorschot af te zien.

    • 3.2. Voorschoten zijn niet toegestaan voor vereffening via het centrale clearings- en afwikkelingssysteem.

  • 4. Verzamelrekening

    • 4.1. In beginsel beschikt elke aangewezen aanbieder over een speciale verzamelrekening voor de gelden van de gebruikers. Deze gelden worden uitsluitend gebruikt voor de betaling aan de aangewezen aanbieder van de aan de geadresseerden betaalde postale betaalopdrachten of voor de terugbetaling aan de afzenders van de niet uitgevoerde postale betaalopdrachten.

    • 4.2. Wanneer de aangewezen aanbieder voorschotten betaalt, worden deze op de speciale verzamelrekening van de aangewezen aanbieder van uitbetaling bijgeschreven. Deze voorschotten zijn uitsluitend bedoeld voor betalingen aan de geadresseerden.

  • 5. Borg

    • 5.1. Overeenkomstig de in de Regeling bedoelde voorwaarden kan de storting van een borg worden verlangd.

Artikel X (gewijzigd art. 26)

Vereffening en clearing

  • 1. Centrale vereffening

    • 1.1. Tenzij anders bilateraal overeengekomen zoals bepaald in 2, geschieden de vereffeningen tussen aangewezen aanbieders via een centraal clearinghouse van de Unie, met inachtneming van de in de Regeling bedoelde voorwaarden. De vereffeningen vinden plaats vanaf de verzamelrekeningen van de aangewezen aanbieders.

  • 2. Bilaterale vereffening

    • 2.1. Facturering aan de hand van het saldo van de algemene rekening

      • 2.1.1. De aangewezen aanbieders die geen lid zijn van een centraal clearingsysteem of die hun postale betalingen via papieren stukken vereffenen, kunnen hun rekeningen aan de hand van het saldo van de algemene rekening vereffenen.

    • 2.2. Wederzijdse clearingrekening

      • 2.2.1. Wanneer de aangewezen aanbieders over postcheque-instellingen beschikken, kunnen zij een wederzijdse clearingrekening openen via welke de wederzijdse schulden en vorderingen inzake de postale financiële diensten worden vereffend.

      • 2.2.2. Indien de aangewezen aanbieder van uitbetaling niet over een postcheque-instelling beschikt, kan de clearingrekening bij een andere financiële instelling worden geopend.

    • 2.3. Vereffeningsvaluta

      • 2.3.1. De vereffening geschiedt in de valuta van het land van bestemming of in een door de aangewezen aanbieders overeengekomen derde valuta.

Artikel XI Inwerkingtreding en duur van het Aanvullend Protocol bij het Verdrag inzake postale financiële diensten

Dit Aanvullend Protocol treedt in werking op 1 juli 2024 (met uitzondering van de wijzigingen aan §§ 1.2 en 1.2.1 van artikel VII, die in werking treden op 1 januari 2025) en blijft voor onbepaalde tijd van kracht.

TEN BLIJKE WAARVAN de gevolmachtigden van de Regeringen van de lidstaten dit Aanvullend Protocol, dat dezelfde werking en waarde heeft als waren de bepalingen ervan opgenomen in de tekst van het Verdrag inzake postale financiële diensten opgesteld en ondertekend in één exemplaar dat wordt nedergelegd bij de Directeur-Generaal van het Internationaal Bureau. Een afschrift ervan wordt door het Internationaal Bureau van de Wereldpostunie aan elke lidstaat ter hand gesteld.

GEDAAN te Riyad, op 5 oktober 2023.

F. VOORLOPIGE TOEPASSING

De bepalingen van het Eerste Aanvullend Protocol bij het Algemeen Postverdrag, met uitzondering van §1.1 en §1.2 van artikel II die vanaf 1 januari 2026 voorlopig worden toegepast, worden ingevolge artikel III van het Eerste Aanvullend Protocol vanaf 1 januari 2025 voorlopig toegepast door het Koninkrijk der Nederlanden.

De bepalingen van het Eerste Aanvullend Protocol bij het Verdrag inzake postale financiële diensten, met uitzondering van §1.2 en §1.2.1 van artikel VII die vanaf 1 januari 2025 voorlopig worden toegepast, worden ingevolge artikel XI van het Eerste Aanvullend Protocol vanaf 1 juli 2024 voorlopig toegepast door het Koninkrijk der Nederlanden.

Wat betreft het Koninkrijk der Nederlanden, geldt de voorlopige toepassing van het Eerste Aanvullend Protocol bij het Algemeen Postverdrag voor het gehele Koninkrijk en de voorlopige toepassing van het Eerste Aanvullend Protocol bij het Verdrag inzake postale financiële diensten voor Curaçao en Nederland (het Caribische deel).

Uitgegeven de zesentwintigste maart 2024.

De Minister van Buitenlandse Zaken, H.G.J. BRUINS SLOT

X Noot
1)

Het voor eensluidend gewaarmerkt afschrift is nog niet ontvangen. In de tekst kunnen derhalve onjuistheden voorkomen die in een volgend Tractatenblad zullen worden gecorrigeerd.

Naar boven