Regeling mandaat en machtiging ter uitvoering van de samenwerking in het samenwerkingsverband iCOV

De ondergetekenden, gelet op:

Artikel 26 en 29 Algemene Verordening Gegevensbescherming

Artikel 10.3, 10.4 en 10.12 van de Algemene wet bestuursrecht

de Wet gegevensverwerking door samenwerkingsverbanden

Overwegende dat:

de directeur iCOV als bedoeld in artikel 1.6 van de Organisatieregeling iCOV, feitelijke handelingen verricht ten behoeve van de uitvoering van de samenwerking in het samenwerkingsverband iCOV, meer in het bijzonder het ondersteunen van de invulling van de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijkheid van Deelnemers, bedoeld in artikel 2.11 van de Wet gegevensverwerking door samenwerkingsverbanden in samenhang bezien met artikel 2.6 van het Besluit gegevensverwerking door samenwerkingsverbanden;

de Deelnemers aan de Directeur iCOV de bevoegdheid verlenen om namens hen handelingen te verrichten die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn in de zin van artikel 10:12 Awb;

het Openbaar Ministerie uit hoofde van de Deelnemers van het samenwerkingsverband iCOV aan de Directeur iCOV de machtiging verleent uit artikel 10:12 Awb in combinatie met artikel 10:3 Awb, omdat de Directeur iCOV een dienstverband heeft met het Openbaar Ministerie. De Directeur iCOV kan ondermachtiging verlenen aan medewerkers van iCOV voor de activiteiten, bedoeld in artikel 2 van deze regeling;

de overige Deelnemers de machtiging uit artikel 10:12 Awb verlenen in combinatie met artikel 10:4 Awb;

de Directeur iCOV instemt met de verlening van de machtiging zoals vereist in artikel 10:4 Awb.

Besluiten als volgt:

Artikel 1 Definities

a) Deelnemers:

de overheidsinstanties of -organen, genoemd in artikel 2.11 WGS in samenhang bezien met artikel 2.6 van het Besluit;

b) WGS:

de Wet gegevensverwerking door samenwerkingsverbanden;

c) Besluit:

Besluit gegevensverwerking door samenwerkingsverbanden;

d) iCOV:

het samenwerkingsverband, genoemd in artikel 2.9 WGS;

e) machtiging:

de bevoegdheid om namens de Deelnemers handelingen te verrichten die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn;

f) persoonsgegevens, verwerking van persoonsgegevens, verwerkingsverantwoordelijke, gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke, verwerker en betrokkene:

hetgeen daaronder verstaan wordt in de verordening;

g) verordening:

EU Verordening 2016/679 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (de Algemene Verordening Gegevensbescherming) en aanverwante wet- en regelgeving die van toepassing is op de verwerking van persoonsgegevens waarop deze machtiging betrekking heeft;

h) Producten:

de iCOV producten, bedoeld in artikel 2.13 WGS.

i) Directeur iCOV:

De persoon belast met de uitvoering van hetgeen is bepaald in art. 1.6, Organisatieregeling iCOV 2025;

j) Medewerker van iCOV:

Ambtenaren in dienst bij één van de iCOV Deelnemers belast met de werkzaamheden ten behoeve van de uitvoering van de activiteiten, bedoeld in artikel 2.13 van de WGS, alsmede door (in opdracht van) iCOV, met tussenkomst van één van de deelnemers, (tijdelijk) ingehuurd personeel;

Artikel 2 Machtiging

Aan de Directeur iCOV wordt als uitvoerder van de samenwerking in het samenwerkingsverband iCOV door de Deelnemers de machtiging verleend om feitelijke handelingen te verrichten van met iCOV verband houdende activiteiten, waaronder in het bijzonder de verwerking van persoonsgegevens zijnde:

Machtiging Directeur iCOV
Dienst, Product of handeling	Beschrijving	Ondermachtiging artikel 3	Individuele[1] of gezamenlijke[2] aansturing en verantwoordelijkheid
Functioneel beheer van accounts medewerkers iCOV	Aanvragen, aanmaken, uitgifte, intrekken en verwijderen van gebruikersaccounts	Medewerkers iCOV (tweede lid)	Gezamenlijk
Functioneel beheer van autorisaties van medewerkers iCOV	Aanvragen, toekennen, intrekken van gebruikersrechten, inclusief periodieke rapportages.	Medewerkers iCOV (tweede lid)	Gezamenlijk
Functioneel beheer van accounts met bijbehorende autorisaties van medewerkers iCOV	Aanvragen, aanmaken, uitgifte, intrekken en verwijderen van gebruikersaccounts en gebruikersrechten inclusief monitoring en periodieke rapportages	Medewerkers iCOV (tweede lid)	Gezamenlijk
Gegevensbeheer	Uitvoering ETL-proces, standaardiseren, normaliseren, kwaliteitscontrole en opslaan van aangeleverde datasets	Medewerkers belastingdienst (eerste lid) en voor het overige medewerkers iCOV (tweede lid)	Individueel (data leverende deelnemers)
Opstellen adviesaanvraag	Coördineren/opstellen adviesaanvraag voor rechtmatigheidsadviescommissie als bedoeld in artikel 1.8, zesde lid	Chief Privacy Officer/ medewerkers iCOV (tweede lid)	Gezamenlijk
Opstellen uitvoeringstoets	Coördineren/opstellen uitvoeringstoets naar aanleiding van advies rechtmatigheidsadviescommissie als bedoeld in artikel 1.8, zesde lid	Chief Privacy Officer / medewerkers iCOV (tweede lid)	Gezamenlijk
Indienen stukken Rechtmatigheids- adviescommissie	Het indienen van stukken bij de rechtmatigheidsadviescommissie, bedoeld in artikel 1.8, zesde lid, behoudens die gevallen waarin voorstellen worden gedaan die wezenlijke gevolgen hebben voor de verwerking van persoonsgegevens of het functioneren van iCOV.	Nvt	Gezamenlijk
Vertegenwoordigen van iCOV in Rechtmatigheidsadviescommissie	Het vertegenwoordigen van iCOV in de rechtmatigheidsadviescommissie om namens iCOV het woord te voeren en een zienswijze te geven.	Chief Privacy Officer, medewerker iCOV (tweede lid)	Gezamenlijk
Opstellen en verstrekken iCOV Producten	Opstellen en verstrekken van iCOV Producten, zoals beschreven in artikel 2.13 WGS en het bijbehorende Besluit en de protocollen.	Medewerkers iCOV (tweede lid) en het MT-lid iCOV (tweede lid) inzake goedkeuring IRR	Gezamenlijk
Functioneel Beheer iCOV Portaal	Het beheren van een digitale omgeving waar bevoegde medewerkers van de Deelnemers (niet beperkt tot medewerkers van iCOV) een account kunnen aanvragen, voor zover zij iCOV Producten nodig hebben voor de uitvoering van hun werkzaamheden, en waar zij met dit account kunnen inloggen om een iCOV-product aan te vragen alsook door hen aangevraagde iCOV-producten kunnen inzien en het desgewenst kunnen downloaden naar hun eigen omgeving;	Medewerkers iCOV (tweede lid)	Gezamenlijk
Ontwikkeling iCOV Producten	Alle handelingen die zien op het onderzoeken en doorvoeren van verbeteringen op iCOV Producten, voor zover door Deelnemers aangevraagd en goedgekeurd overeenkomstig BGS en protocollen.	Medewerkers iCOV (tweede lid)	Gezamenlijk
Wetenschappelijk onderzoek	Het opstellen, begeleiden en/of coördineren van (verzoeken tot het doen van) wetenschappelijk onderzoek, bedoeld in artikel 89 AVG	MT-lid iCOV (tweede lid)	Individueel/gezamenlijk
Vaststellen van:	Protocollen	Nvt	Gezamenlijk
Uitvoeren beheerstaken en bedrijfsvoeringstaken	Coördinatie van werkzaamheden medewerkers iCOV	Nvt	Gezamenlijk
	Uitvoeren van planning- en control cyclus	Nvt	Gezamenlijk
	Opstellen, uitvoeren en doen van uitgaven in het kader van een jaarplan en begroting	MT-lid iCOV (tweede lid)	Gezamenlijk
	Rapporteren aan het Opdrachtgeversoverleg over de voortgang van de werkzaamheden	Nvt	Gezamenlijk
	Ondersteunen van het Opdrachtgeversoverleg	Medewerker iCOV (tweede lid)	Gezamenlijk
	Maken van afspraken met individuele deelnemers ten aanzien van de uitleen van personeel aan het samenwerkingsverband iCOV	Nvt	Individueel
	Aanleggen en verwerken van personeelsdossiers en -gegevens	Medewerker iCOV (tweede lid)	Gezamenlijk
	Uitvoeren van inkooptrajecten ten behoeve van de aankoop van door de Deelnemers aangewezen hard- en software[3]	Medewerker iCOV (tweede lid)	Gezamenlijk
	Uitvoeren van bedrijfsvoering activiteiten, waaronder het uitvoeren van technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen	Medewerker iCOV (tweede lid)	Gezamenlijk
	Maken en uitvoeren van afspraken inzake huisvesting	MT-lid iCOV (tweede lid)	Gezamenlijk

1 Het betreft feitelijke handelingen die ten behoeve van een individuele deelnemer van iCOV worden verricht.

2 Hierbij gaat het om feitelijke handelingen ten behoeve van de deelnemers van iCOV gezamenlijk.

3 De uitgaven van iCOV verlopen via de begroting van het Openbaar Ministerie. Het Openbaar Ministerie doet de inkoop voor iCOV volgens de inkoopregels van het Openbaar Ministerie op aanwijzing van directeur iCOV. Directeur iCOV doet dit op basis van de door het OGO goedgekeurde begroting.

Artikel 3 Ondermachtiging

• 1. Ter uitvoering van de werkzaamheden ten aanzien van de datasilo van de Belastingdienst, bedoeld in artikel 2 (Gegevensbeheer), wijst de Directeur iCOV schriftelijk enkel iCOV-medewerkers afkomstig van de Belastingdienst aan.

• 2. De Directeur iCOV kan, ten behoeve van de praktische uitvoerbaarheid van de in de overige in artikel 2 genoemde activiteiten, schriftelijk beslissen dat en welke medewerkers van iCOV uitvoering kunnen geven aan de in artikel 2 bedoelde machtiging.

• 3. Alvorens de Directeur iCOV schriftelijk iCOV-medewerkers aanwijst als bedoeld in het tweede lid, stelt de Directeur iCOV een matrix op waaruit blijkt welke functiegroep, welke activiteiten, bedoeld in artikel 2, mag uitvoeren. Deze matrix wordt ter goedkeuring voorgelegd aan het Opdrachtgeversoverleg.

Artikel 4 Taken en Verantwoordelijkheden

Bij de verlening van de machtiging horen de volgende taken en werkzaamheden:

• a) het in samenspraak met de deelnemers zorgdragen voor het ontwikkelingen van en het uitvoering geven aan het personeelsbeleid;

• b) het voordragen aan het Opdrachtgeversoverleg ter aanwijzing van een functionaris informatiebeveiliging en een Chief Privacy Officer van het samenwerkingsverband;

• c) het voordragen aan het Opdrachtgeversoverleg ter aanwijzing van leden van de Raad van Advies;

• d) het voordragen aan het Opdrachtgeversoverleg ter aanwijzing de coördinerend Functionaris gegevensbescherming

• e) het, gehoord de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken, doen opstellen van rechtmatigheidsbeoordelingen;

• f) het zorgdragen voor de uitvoering van de activiteiten, bedoeld in de artikelen 1.6, 1.7, artikel 2.13 en 2.15 WGS en de daarmee in het Besluit samenhangende bepalingen, voor het in artikel 2.10 opgenomen doel, dan wel ten behoeve van de vitale belangen als bedoeld in artikel 6, eerste lid, onderdeel d, van de verordening;

• g) het zorgdragen voor het opstellen en indienen van adviesaanvragen aan de rechtmatigheidsadviescommissie, als bedoeld in artikel 1.8, zesde lid, WGS en het opstellen en indienen van uitvoeringstoetsen naar aanleiding van een advies van de rechtmatigheidsadviescommissie;

• h) het zorgdragen voor de naleving van toepasselijke (privacy) wet- en regelgeving in verband met persoonsgegevens, waaronder het opstellen van gegevensbeschermingseffectbeoordelingen en, wanneer nodig, indienen van een voorafgaande raadpleging bij de Autoriteit Persoonsgegevens;

  • i. het coördineren van de behandeling van verzoeken met de deelnemers tot het uitoefenen van de rechten van betrokkenen, bedoeld in hoofdstuk 3 van de verordening, het communiceren van besluiten aan betrokkenen voor zover verzoeken gericht aan het samenwerkingsverband iCOV en het coördineren van het beoordelen van datalekken en het beslissen of er sprake is van een datalek, bedoeld in artikel 33 van de verordening, in samenwerking met de Chief Privacy Officer van het samenwerkingsverband en het contactpunt OM;

  • ii. het – naast de voorzitter van het Opdrachtgeversoverleg – overleg voeren met, het informeren van en invulling geven aan verzoeken van de coördinerend functionaris voor gegevensbescherming bedoeld in artikel 1.4, tweede lid WGS;

  • iii. het organiseren, initiëren en coördineren van de privacy audit, bedoeld in artikel 1.10 WGS in samenwerking met de Chief Privacy Officer en de functionaris informatiebeveiliging van het samenwerkingsverband;

  • iv. het coördineren van de medewerking en reageren op de onderzoeken die uit hoofde van de Autoriteit Persoonsgegevens en de Auditdienst Rijk uitgevoerd kunnen worden in het kader van hun toezichthoudende en handhavende activiteiten als het gaat om in acht te nemen van de toepasselijke (privacy) wet- en regelgeving in samenwerking met de Chief Privacy Officer van het samenwerkingsverband;

• i) doen of laten doen van terugmeldingen ingeval er gerede twijfel is aan de juistheid van een als authentiek aangewezen gegeven;

• j) het zorgdragen voor de publicatie van een jaarverslag op de website van iCOV en indicatoren van een te verstrekken iRT.

Artikel 5 Ondertekeningsmandaat

• 1. Het College van Procureurs Generaal verleent mandaat aan directeur iCOV, bedoeld in artikel 10:11, eerste lid, Awb, tot het ondertekenen van een door het College van Procureurs Generaal genomen besluit als bedoeld in artikel 1.2 van het Besluit.

• 2. Overeenkomstig artikel 10:11, tweede lid, Awb blijkt uit het besluit, bedoeld in het eerste lid, dat het besluit door het College van Procureurs Generaal is genomen als aangewezen contactpunt bedoeld in artikel 1.1, tweede lid, sub b, van het Besluit.

Artikel 6 Zorgplicht bemensing iCOV

Om uitvoering te kunnen geven aan de in artikel 2 genoemde feitelijke handelingen en de in artikel 4, bedoelde taak en verantwoordelijkheden dragen de deelnemers in samenspraak met directeur iCOV zorg voor het in toereikende mate ter beschikking stellen van fte in lijn met het functiegebouw iCOV.

Artikel 7 Slotbepalingen

Deze regeling kan worden aangehaald als: Machtigingsregeling iCOV 2025.

Aldus ondertekend

Directeur iCOV C.M. van den Broek

Openbaar Ministerie De voorzitter van het College van procureurs-generaal van het Openbaar Ministerie voor deze, A.R.E. Schram

28 april 2026

Belastingdienst De algemeen directeur Midden- en Kleinbedrijf van de Belastingdienst, G. Roks

23 juni 2026

Douane Directeur Generaal van de Douane, N.T. van Schelven

23 februari 2026

Toeslagen De directeur-generaal Toeslagen bij het Ministerie van Financiën, C.H.L.M. van de Louw

23 maart 2026

Politie De korpschef van politie namens deze Hoofd Operatien DSF, Politie Landelijke Opsporing J. Janssen

20 mei 2026

FIOD De algemeen directeur Fiscale Inlichtingen- en Opsporingsdienst, N.S.T. Obbink

19 februari 2026

Financial Intelligence Unit – Nederland Het Hoofd van de Financial Intelligence Unit Nederland, H.M. Verbeek-Kusters

12 mei 2026

Rijksrecherche De algemeen directeur Rijksrecherche, J.H. Kooistra

9 maart 2026

Centraal Justitieel Incassobureau Directeur Dienstverlening & Incasso CJIB, A.E. Veenstra

Inspectie Leefomgeving en Transport – divisie Inlichtingen- en Opsporingsdienst De inspecteur-generaal van het Inspectie Leefomgeving en Transport, M. Wassenaar

16 februari 2026

Opsporingsdienst van de Nederlandse Arbeidsinspectie De directeur Opsporing van de Opsporingsdienst van de Nederlandse Arbeidsinspectie, M.A.W. Mol

24 februari 2026

Nederlandse Voedsel en Waren Autoriteit – divisie Inlichtingen en Opsporingsdienst De Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit, voor deze, Directeur van de Inlichtingen- en Opsporingsdienst van de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit namens deze, I.B.G.M. Kamst-Duteweerd

18 februari 2026

Autoriteit Consument en Markt Bestuurslid bij Autoriteit Consument en Markt, M. Ridderbos

10 april 2026

De Nederlandsche Bank De toezichtdirecteur en voorzitter Toezicht van De Nederlandsche Bank, G.J. Salden

17 februari 2026

Autoriteit Financiële Markten Bestuursvoorzitter bij Autoriteit Financiële Markten L.B.J. van Geest

2 maart 2026

Koninklijke Marechaussee Commandant Koninklijke Marechaussee A.L.C. Roelofs Luitenant-generaal