Call for proposals NGF-Creative Industries Immersive Impact Coalition: PRO (NGF-CIIIC PRO), Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek

Kennis, methoden en handelingsperspectieven voor publieke waarden binnen Immersive Experiences.

Sociale en Geesteswetenschappen

Nationaal Regieorgaan Praktijkgericht Onderzoek SIA

Oktober 2026

Inhoudsopgave

1

Overzicht en inleiding

 

1.1

Kort overzicht
 

1.2

Inleiding

2

Doelstelling en achtergrond

 

2.1

Doelstelling NGF-CIIIC Programma
 

2.2

Context en doelstelling van CIIIC PRO
 

2.3

Achtergrond
 

2.4

Maatschappelijke impact van onderzoek
 

2.5

Consortiumvorming

3

Opstellen en indienen 0
 

3.1

Tijdpad
 

3.2

Wie kan aanvragen
 

3.3

Wat kan worden aangevraagd
 

3.3

Aanvraag opstellen en indienen in ISAAC
 

3.4

Voorwaarden voor in behandeling nemen
 

3.5

Subsidievoorwaarden

4

Beoordeling

 

4.1

Criteria
 

4.2

Procedure
 

4.3

Richtlijnen en kaders voor de beoordeling

5

Na de toewijzing

 

5.1

Start van het project
 

5.2

Monitoring en projectbeheer
 

5.3

Richtlijnen en kaders voor uitvoering project
 

5.4

Afronding
 

5.5

Onderzoeksresultaten – Open Science
 

5.6

Evaluatie

6

Contact

7

Bijlagen

 

7.1

Budgetmodules en tarieven voor onderzoeksorganisaties
 

7.2

Toelichting op budgetmodules
 

7.3

De integrale kostensystematiek (IKS) en het vaste uurtarief
 

7.4

Reservering van UNL, UMCNL en HOT loonkosten
 

7.5

Relatie van de Call for proposals tot de andere onderdelen van NGF-CIIIC

1 Overzicht en inleiding

In dit hoofdstuk vindt u een kort overzicht van de ronde en een inleiding.

1.1 Kort overzicht

Titel: CIIIC PRO.

Doel: Onderzoeksprojecten gericht op het ontwikkelen van kennis, methoden en handelingsperspectieven voor de verantwoorde ontwikkeling, toepassing en opschaling van immersive experiences (IX), gericht op publieke waarden (1 ronde).

Budget: Het beschikbare subsidiebedrag is € 3.600.00. De aan te vragen subsidie per project bedraagt maximaal € 700.000. Binnen deze ronde worden naar verwachting vijf aanvragen toegewezen.

Financiering anders dan door NWO: De consortiumpartners dragen met een financiële bijdrage bij aan de uitvoering van het project. Deze bijdrage is ten minste 50% van de aangevraagde subsidie. Dit kan in cash en in kind.

Eigen bijdrage onderzoeksorganisaties: Nederlandse en buitenlandse onderzoeksorganisaties mogen als hoofd- of medeaanvrager een eigen bijdrage uit eigen middelen van maximaal 10% bijdragen aan de Financiering anders dan door NWO.

Eigen bijdrage medeaanvrager: Minimaal 15% van Financiering anders dan door NWO, komt uit de gezamenlijke kosten van de medeaanvragers.

Cofinanciering: niet vereist maar mogelijk om te voldoen aan het vereiste percentage financiering anders dan door NWO.

Indieningsdeadline(s):

De deadline voor het indienen van aanvragen is 11 maart 2027, voor 14:00:00 CET. De matchmakingsbijeenkomst vindt plaats op 10 november 2026.

De deadline voor het indienen van een verzoek tot toetsing van in Koninkrijk der Nederlanden gevestigde organisaties (zie paragraaf 3.1.1 is 20 werkdagen voor de indieningsdeadline, 11 februari 2027 voor 14:00:00 CET.

De deadline voor het indienen van een verzoek tot toetsing van buitenlandse organisaties is 20 werkdagen voor de indieningsdeadline, 11 februari 2027, voor 14:00:00 CET.

Procedure: Aanvragers dienen een volledige aanvraag in die vervolgens wordt beoordeeld door (enkele leden van) de beoordelingscommissie. Als er meer dan 15 aanvragen worden ingediend, wordt een selectie gemaakt van aanvragen die op interview worden uitgenodigd. Het interview vindt plaats met de daarvoor uitgenodigde consortia en de beoordelingscommissie, waarna de beoordelingscommissie tot een definitief oordeel en advies voor toe- en afwijzing van aanvragen aan het SIA bestuur komt.

1.2 Inleiding

Deze Call for proposals beschrijft hoe het aanvraagproces is ingericht voor de ronde CIIIC PRO, die onderdeel is van het Creative Industries Immersive Impact Coalition (CIIIC) en bestaat uit zeven hoofdstukken. Het voorstel is door Nederlandse overheid gehonoreerd in het kader van het Nationaal Groeifonds. Deze Call for proposals valt onder de verantwoordelijkheid van de Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek (NWO), waarbij Regieorgaan SIA als penvoerder optreedt. Deze subsidieronde maakt deel uit van het Nationaal Groeifonds. Daarom kunnen de voorwaarden anders zijn dan bij gewone NWO-subsidierondes.

Op alle aanvragen boven de € 50.000,00 zijn de NWO Subsidieregeling 2024, met uitzondering van de artikelen genoemd in paragraaf 3.7, en het Akkoord bekostiging wetenschappelijk onderzoek van toepassing.

NWO verwerkt ontvangen persoonsgegevens die zij in het kader van deze ronde ontvangt conform de NWO Privacyverklaring. De persoonsgegevens die NWO verstrekt aan CIIIC, worden vermeld op de website van Regieorgaan SIA.

2 Doelstelling en achtergrond

In dit hoofdstuk leest u meer over de doelstelling en de achtergrond van CIIIC PRO.

2.1 Doelstelling NGF-CIIIC Programma

Op 15 maart 2024 gaf de overheid groen licht voor de eerste fase (2025–2027) van het Nationaal Groeifondsprogramma Creative Industry Immersive Impact Coalition (CIIIC), dat loopt tot 2029. Het programma wordt gefinancierd vanuit het Nationaal Groeifonds, en valt onder de verantwoordelijkheid van het Ministerie van OCW en organisatorisch onder CLICKNL, het kennis- en innovatienetwerk van de creatieve industrie.

CIIIC is het stimuleringsprogramma voor Immersive Experiences (IX). Dit programma is inhoudelijk ontwikkeld in nauwe samenwerking met de creatieve industrie en de toepassingsdomeinen. De Innovatie Agenda (zie paragraaf 7.5.1) vormt het kompas van dit stimuleringsprogramma.

IX zorgen voor meeslepende gebruikerservaringen waarin digitale en fysieke elementen samenkomen. Het draait niet enkel om de technologie zelf, maar ook om de ervaring en de impact ervan. IX gaan dus verder dan de hardware zoals VR- en AR-brillen. Zij kunnen beschouwd worden als een extra digitale laag die wordt toegevoegd aan de realiteit en diepere en rijkere ervaringen mogelijk maken.

Het doel van het stimuleringsprogramma CIIIC is de kansen op het gebied van IX in Nederland te verzilveren. Want investeren in de ontwikkeling van kennis, onderzoek en innovatie op het gebied van verantwoorde en effectieve IX vergroot de duurzame verdiencapaciteit van Nederland op de middellange tot lange termijn. De ontwikkelingen op dit innovatieve gebied bieden met name economische kansen voor:

  • – Het versterken van sectoren als de creatieve industrie, ICT en de kunsten waar IX als vakgebied de kern vormen.

  • – andere sectoren en toepassingsgebieden waar IX kunnen bijdragen aan het oplossen van maatschappelijke vraagstukken;

  • – makers, aanbieders en toepassers van hoogwaardige IX-applicaties en -content.

Naar verwachting zullen IX de komende decennia ook grote potentieel hebben als aanjager van de derde digitale transitie.

Om mogelijke negatieve maatschappelijke effecten van deze digitale transitie af te zwakken, vormt het borgen van publieke waarden, zoals privacy, zelfbeschikking, gezondheid en veiligheid, een belangrijk onderdeel van het stimuleringsprogramma CIIIC. Daartoe is een richtlijn en een zelftoets Publieke Waarden opgesteld.

Om met IX de gewenste economische en maatschappelijke impact te creëren, nodigen wij onderzoekers, (semi)overheden, maatschappelijke organisaties en bedrijfsleven uit om in cocreatie met IX-makers en toepassers samen te werken aan praktijkgericht onderzoek naar IX.

Het stimuleringsprogramma CIIIC kent 5 actielijnen. NWO is betrokken bij 3 daarvan:

  • – Actielijn 1: Kennis en Methodes

  • – Actielijn 2: Human Capital

  • – Actielijn 3: Ecosysteem en Faciliteiten

Regieorgaan SIA treedt op als penvoerder van het programma en is verantwoordelijk voor de ontwikkeling en uitvoering van diverse Calls for proposals voor de genoemde actielijnen. Daarbij ligt de nadruk op praktijkgericht onderzoek door onderzoekers van kennisinstellingen in samenwerking met het mkb en/of de publieke sector. Meer informatie over de andere Calls for proposals die SIA ontwikkelt en uitvoert binnen het stimuleringsprogramma CIIIC is beschikbaar op de financieringspagina van deze Call for proposals. Meer informatie over het gehele stimuleringsprogramma CIIIC is beschikbaar op www.ciiic.nl.

2.2 Context en doelstelling van CIIIC PRO

Context

Immersive Experiences (IX) ontwikkelen zich razendsnel en vormen een belangrijke motor van digitale transitie. Technologieën zoals virtual reality, augmented reality en mixed reality veranderen de manier waarop mensen leren, werken, communiceren en deelnemen aan cultuur en samenleving. Deze ontwikkelingen bieden grote kansen voor innovatie, economie en samenleving, maar brengen ook maatschappelijke risico’s met zich mee, zoals desinformatie, uitsluiting, verlies van autonomie en een groeiende digitaliseringskloof. Omdat het nog onvoldoende bekend is welke effecten IX hebben op publieke waarden en hoe deze effecten zich vertalen in kansen en risico’s, is nader onderzoek nodig.

Publieke waarden

Publieke waarden zijn een afspiegeling van wat in de samenleving als belangrijke waarden worden beschouwd. In de context van digitale technologie worden bijvoorbeeld waarden als veiligheid, democratie, zelfbeschikking, non-discriminatie, participatie, privacy en inclusiviteit vaak genoemd (werkagenda waardengedreven digitaliseren). In de richtlijn Publieke Waarden van CIIIC komen ook gezondheid en duurzaamheid voor. Er zijn ook andere waarden en waardenkaders die relevant zijn voor dit thema: de aanvrager onderbouwt zelf in de aanvraag waarom gekozen is voor de betreffende waarde(n).

Verschillende oorzaken maken dat de lange termijneffecten van IX op publieke waarden nog niet in kaart zijn gebracht. Ten eerste ontbreekt het aan kennis en methoden om effecten van de inzet van IX op deze waarden op de langere termijn systematisch te meten. Het is namelijk nog niet altijd duidelijk waarom immersieve technologie en immersieve ervaringen soms leiden tot positieve maatschappelijke effecten en soms juist tot negatieve effecten. Een complicerende factor in de doorontwikkeling van IX is het toenemende gebruik van generatieve AI. Hoewel generatieve AI kan bijdragen aan meer gepersonaliseerde en creatieve IX-content, ontbreekt kennis over de impact van misinformatie, manipulatie en AI-gegenereerde content op waarden als veiligheid en zelfbeschikking.

Ook is nog onvoldoende duidelijk hoe inzichten over positieve effecten en risico’s vertaald kunnen worden naar daadwerkelijke ontwerp of ontwikkelkeuzes. Dan gaat het zowel over de inrichting en toepassing van de technologie als over het scheppen van condities en randvoorwaarden die positieve effecten kunnen versterken en risico’s verminderen.

Verder is er behoefte aan concrete handelingsperspectieven over implementatie en gebruik, waarbij organisaties en ondernemingen in staat worden gesteld kennis over publieke waarden op te nemen in onder andere businessmodellen, beleid, governance, besluitvoming en opdrachtgeverschap.

Doelstelling

Volgend op de beschreven kennishiaten, nodigt deze Call consortia uit om gevalideerde kennis, methoden en handelingsperspectieven te ontwikkelen die bijdragen aan:

  • – Effecten van Immersive Experiences op publieke waarden blootleggen en verklaren;

  • – Evaluaties mogelijk maken van de risico’s die moeten worden voorkomen en de positieve effecten die opgeschaald kunnen worden;

  • – Publieke en private partijen ondersteunen in hun adoptievermogen en opdrachtgeverschap.

Het onderzoek omvat zowel fundamentele als praktijkgerichte aspecten. Het richt zich op theorievorming en methodologische ontwikkeling om effecten van IX op publieke waarden te analyseren en op het valideren van aannames en keuzes die daarbij een rol spelen. Daarnaast omvat het onderzoek de ontwikkeling van richtlijnen, evaluatiekaders, tools en handelingsperspectieven die breed inzetbaar zijn binnen en tussen verschillende toepassingsdomeinen en bijdragen aan de doorwerking van kennis in beleid, ontwerp en toepassing van IX.

Binnen het kader van deze regeling valt onderzoek naar publieke waarden die direct verbonden zijn met de implementatie van IX. Een belangrijke ontwikkeling hierbij is de toenemende integratie van AI in IX. De integratie van AI in IX toepassingen kan een subthema zijn bij het onderzoek naar deze waarden. Een combinatie van waarden of thema’s is mogelijk. Ook andere waarden dan genoemd in de hierboven geschreven alinea Publieke Waarden kunnen worden bestudeerd. In de aanvraag moet altijd worden onderbouwd hoe de gekozen onderzoeksrichting passend is binnen de kaders van deze Call. Adoptievermogen en opdrachtgeverschap van organisaties en de bijdrage aan toekomstig verdienvermogen als onderdeel van de beoogde impact maken altijd integraal onderdeel uit van het project.

Aanvragen bouwen voort en verdiepen op het reeds ontworpen Publieke Waarden Framework van CIIIC en resultaten vanuit eerdere programma’s binnen CIIIC, zowel bij NWO/ Regieorgaan SIA als bij andere CIIIC-kennispartners. Ook wordt aansluiting gevraagd bij programma’s op Europees niveau waar dit relevant is voor het onderzoeksvoorstel. De regeling vraagt tot slot om cocreatie gedurende het hele onderzoeksproces: van vraagarticulatie en onderzoeksopzet tot implementatie en doorwerking. Makers van IX spelen een cruciale rol in het cocreatieproces: zij kunnen abstracte publieke waarden vertalen in tastbare creaties en knelpunten blootleggen die anders niet voor het voetlicht zouden komen.

Beoogde Impact

De in deze regeling te ontwikkelen kennis, methoden en handelingsperspectieven kunnen worden ingezet om toepassingen van IX te verbeteren en uit te breiden. De vertaling van kennis naar gerichte evaluatie- en toetsingskaders, handleidingen en tools helpt diverse stakeholders, zoals het mkb, onderwijsinstellingen en beleidsmakers om publieke waarden te integreren in ontwerp, ontwikkeling en toepassing van IX. Ook kunnen zij randvoorwaarden scherpstellen die dit helpen realiseren. De uitkomsten van deze regeling dragen dus bij aan een betere aansluiting op doelgroepen, het passende gebruik van IX, het effectief inspelen op sectorspecifieke uitdagingen, het ondersteunen van ontwerpkeuzes en beleidsvorming, en het informeren van wet- en regelgeving, certificering en kwaliteitsstandaarden. Naast een maatschappelijke bijdrage leveren deze uitkomsten de Nederlandse IX-sector ook economische voordelen op. Betrouwbare, transparante en veilige IX zijn economische kwaliteitskenmerken die risico’s beperken, certificering en controle vereenvoudigen en exportmarkten toegankelijker maken.

2.3 Achtergrond

NWO en het Nationaal Groeifonds

Via het Nationaal Groeifonds investeert de overheid in de periode 2021–2025 in projecten die economische groei op lange termijn waarborgen. Het Nationaal Groeifonds investeert onder andere in onderzoeks-, ontwikkelings- en innovatieprojecten. In sommige van deze projecten is NWO betrokken als één van de uitvoerende organisaties, bijvoorbeeld voor het organiseren van subsidieprogramma’s voor wetenschappelijk onderzoek of wetenschappelijk talent.

2.4 Maatschappelijke impact van onderzoek

Nieuwe kennis en inzichten vanuit wetenschappelijk onderzoek kunnen een belangrijke bijdrage leveren aan oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken van vandaag én morgen. Door interactie en afstemming tussen onderzoekers en mogelijke kennisgebruikers, neemt de kans op het toepassen van kennis toe en daarmee ook de kans op maatschappelijke impact. Maatschappelijke impact staat hier voor veranderingen die (mede) het gevolg zijn van door onderzoek gegenereerde kennis en kunde. Deze veranderingen dragen bij aan het welzijn van mens, planeet en maatschappij voor deze en toekomstige generaties. Via haar beleid op impact bevordert NWO de mogelijke bijdrage vanuit onderzoek aan maatschappelijke vraagstukken door het stimuleren van productieve interacties met maatschappelijke belanghebbenden. Zowel tijdens de ontwikkeling als in de uitvoering van het onderzoek. Dit doet zij op een manier die past bij het doel van het financieringsinstrument. NWO stimuleert onderzoekers om met een brede blik te kijken naar de mogelijke gewenste en ongewenste impact van hun onderzoek.

De maatschappelijke impact in dit programma moet aansluiten op de volgende doelstelling: IX draagt bij aan Publieke waarden (o.a. ethiek, veiligheid, inclusiviteit en openheid). In dit programma wordt de maatschappelijke impact afgestemd met CIIIC. Hiermee dragen NWO en CIIIC bij aan de impact doelen conform de doelstelling van het Nationaal Groeifonds.

In de aanvraag wordt beschreven wat de beoogde doorwerking van het project in onderzoek, onderwijs en praktijk is en hoe deze beoogde doorwerking bijdraagt aan het behalen van bovenstaande impactdoelen.

NWO biedt een e-learning module aan die geïnteresseerden op weg kan helpen via NWO Impact-Online workshops. Voor meer informatie over het kennisbenuttingsbeleid van NWO zie de website: Kennisbenutting | NWO.

2.5 Consortiumvorming

Om de kans op impact van het onderzoek te vergroten, is samenwerking tussen onderzoekers, met onderzoekers van andere disciplines én met partners uit de maatschappij, zoals bedrijven en maatschappelijke organisaties nodig. In deze Call for proposals ondersteunt NWO de vorming van een consortium door het organiseren van een matchmakingsbijeenkomst. Deze methode wordt hieronder kort toegelicht. Meer informatie over consortiumvorming is te vinden op Consortiumvorming | NWO.

2.5.1 Matchmakingsbijeenkomst

Het doel van matchmaking is het samenbrengen van potentiële aanvragers, onderzoekers, samenwerkingspartners en stakeholders uit diverse werkvelden en sectoren om ideeën voor, of behoefte aan, onderzoek rond het thema en de beschreven impact in de Call for proposals uit te wisselen.

Tijdens de eenmalige matchmakingsbijeenkomst op 10 november 2026 is er de mogelijkheid voor deelnemers om ideeën uit te wisselen, te netwerken en om eventueel ontbrekende expertises in kaart te brengen. Het is aan de deelnemers zelf om vorm te geven aan het vervolg van de resultaten van de matchmaking.

Daarnaast wordt tijdens de matchmaking meer informatie gegeven over het aanvraagproces.

Verdere informatie over de matchmaking wordt op de websitepagina van deze Call for proposals gepubliceerd. Deelname aan de matchmaking wordt aanbevolen maar is niet verplicht.

3 Opstellen en indienen

In dit hoofdstuk staat informatie over het opstellen en indienen van een aanvraag.

Het gebruik van generatieve AI is niet uitgesloten bij het opstellen van uw aanvraag, mits dit verantwoord gebeurt. Het is aanvragers niet toegestaan een verborgen prompt1 op te nemen in de aanvraag. De richtlijnen vindt u op de website (NWO-beleid op het gebruik van generatieve artificialintelligence (GAI) | NWO).

3.1 Tijdpad

Hieronder staan de indieningsdeadline inclusief het tijdpad van de gehele beoordelingsprocedure van de ronde. Het kan zijn dat NWO het noodzakelijk acht om tijdens de lopende procedure nog aanpassingen in het tijdpad aan te brengen. De hoofdaanvrager wordt hierover geïnformeerd.

Aanvragen die na de deadline zijn ingediend, neemt NWO niet in behandeling.

De deadline voor het indienen van een verzoek tot toetsing van buitenlandse organisaties (zie paragraaf 3.2.3 is 20 dagen voor de indieningsdeadline aanvraag, voor 14:00:00 CET.

Aanvragen

26 oktober 2026

Informatiebijeenkomst

10 november 2026

Matchmaking bijeenkomst

November 2026

De indieningsformulieren staan in ISAAC

11 februari 2027 voor 14:00:00 CET

Deadline toetsing onderzoeksorganisaties (mocht dit van toepassing zijn)

11 maart 2027 voor 14:00:00 CET

Deadline aanvragen

April 2027

Preadvisering beoordelingscommissie

Mei 2027

Interviewselectie, interviews en vergadering beoordelingscommissie

Juli 2027

Besluit door SIA-bestuur
3.2 Wie kan aanvragen

Aanvragen worden ingediend door een hoofdaanvrager en medeaanvragers namens het consortium.

Een aanvraag wordt opgesteld door een consortium, waarin naast de aanvragers ook andere deelnemers betrokken kunnen zijn.

Er worden vier categorieën van deelnemers aan een consortium onderscheiden:

  • 1. Hoofdaanvrager

  • 2. Medeaanvragers

  • 3. Samenwerkingspartners

  • 4. Cofinanciers

Een consortium bestaat minimaal uit een hoofdaanvrager en minimaal twee medeaanvragers van instellingen anders dan genoemd onder 3.2.1. Dit betreft minimaal twee mkb-ondernemingen of twee publieke partijen uit de beroepspraktijk of minimaal één mkb-onderneming samen met een publieke partij uit de beroepspraktijk. De voorwaarden per deelnemer worden in de volgende paragrafen nader toegelicht. Alleen de hoofd- en medeaanvragers kunnen binnen deze Call for proposals subsidie ontvangen.

3.2.1 Hoofdaanvrager

Onderzoekers kunnen een aanvraag indienen als zij in vaste dienst zijn (en dus een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd hebben2 of een tenure track-overeenkomst hebben bij één van de onderstaande onderzoeksorganisaties:

  • – universiteiten en hogescholen zoals bedoeld in artikel 1.8 lid 1 van de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek en de universiteiten genoemd in de Beleidsregel Universiteiten in het Koninkrijk der Nederlanden;

  • – universitaire medische centra zoals bedoeld in artikel 1.13 lid 1 van de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek;

  • – TO2-instituten3;

  • – KNAW- en NWO-instituten;

  • – het Nederlands Kanker Instituut;

  • – het Max Planck Instituut voor Psycholinguïstiek te Nijmegen;

  • – NCB Naturalis;

  • – Advanced Research Centre for NanoLithography (ARCNL);

  • – Prinses Máxima Centrum.

Personen met een nul uren-arbeidsovereenkomst of met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd (anders dan een tenure track en de hierboven genoemde uitzondering voor lectoren in dienst van een hogeschool en onderzoekers in dienst van een TO2-instituut) kunnen geen aanvragen indienen.

Aanvragers met een deeltijdcontract moeten voldoende toezicht garanderen op het project en alle projectleden voor wie financiering wordt aangevraagd.

Het kan voorkomen dat de tenure trackovereenkomst van hoofdaanvrager en/of medeaanvragers eindigt vóór de beoogde afrondingsdatum van het project, of dat het vaste dienstverband van de hoofdaanvrager en/of medeaanvragers eindigt wegens het bereiken van de pensioengerechtigde leeftijd. In dat geval dient bij de aanvraag een verklaring van de werkgever te worden toegevoegd. Hierin garandeert de betreffende onderzoeksorganisatie dat het project – en alle op het project werkzame personen voor wie subsidie wordt aangevraagd – adequaat wordt begeleid voor de volledige duur van het project.

3.2.2 Aanvullende voorwaarden voor hoofdaanvragers en medeaanvragers

Een hoofdaanvrager mag slechts één aanvraag binnen deze Call for proposals als hoofdaanvrager optreden. Een hoofdaanvrager mag daarnaast binnen deze Call for proposals maximaal één keer als medeaanvrager deelnemen aan een ander consortium.

Een medeaanvrager kan binnen deze regeling van CIIIC PRO maximaal aan twee aanvragen deelnemen als medeaanvrager.

3.2.3 Medeaanvragers

Als medeaanvragers kunnen optreden medewerkers van:

  • – (1) de onderzoeksorganisaties genoemd onder ‘hoofdaanvrager’ in paragraaf 3.2.1;

  • – (2) Nederlandse onderzoeksorganisaties anders dan de onderzoeksorganisaties genoemd onder ‘hoofdaanvrager’ in paragraaf 3.2.1 die voldoen aan de toetsing van in Nederland gevestigde organisaties;

  • – (3) buitenlandse onderzoeksorganisaties, die voldoen aan de toetsing van in het buitenland gevestigde organisaties;

  • – (4) ondernemingen en overige publieke en private organisaties (hierna: ondernemingen en maatschappelijke organisaties) anders dan de onderzoeksorganisaties genoemd onder ‘hoofdaanvrager’ in paragraaf 3.2.1.

Ad 1

Voor de medewerkers van de onderzoeksorganisaties onder 1 gelden dezelfde voorwaarden als genoemd onder 3.2.1.

Ad 2 en 3

Nederlandse en buitenlandse onderzoeksorganisaties dienen aan de volgende cumulatieve voorwaarden te voldoen:

  • – de organisatie is een stichting, vereniging of publiekrechtelijke rechtspersoon, of in geval van een buitenlandse organisatie het equivalent daarvan in het land van vestiging (alle andere rechtsvormen, waaronder besloten en naamloze vennootschappen – althans het equivalent daarvan in het land van vestiging van de buitenlandse organisatie – zijn uitgesloten);

  • – de organisatie houdt zich in de hoofdzaak zelf bezig met het op onafhankelijke wijze verrichten van fundamenteel onderzoek, industrieel onderzoek of experimentele ontwikkeling of met het met het breed verspreiden van de resultaten van de eigen onderzoeksactiviteiten door middel van onderwijs, publicaties of kennisoverdracht.

  • – de organisatie kan verklaren dat de organisatie een gescheiden boekhouding voert ten aanzien van economische/niet-economische activiteiten. Daarnaast verklaart de organisatie dat ondernemingen met een beslissende invloed op de organisatie geen preferente toegang hebben tot de onderzoeksresultaten van de organisatie.

Let op: Voordat een aanvrager in kan dienen toetst NWO aan de hand van bovengenoemde voorwaarden of de betreffende organisatie aan artikel 1.1, lid 4, van de NWO Subsidieregeling 2024 voldoet en dus als medeaanvrager mag deelnemen. NWO voert deze toets mede uit om te controleren of er sprake is van het verlenen van verboden staatssteun.

De organisatie van de beoogde medeaanvrager levert voor deze toetsing uiterlijk 20 werkdagen voor de deadline van indiening per e-mail aan Ngf-ciiic@nwo.nl (dus uiterlijk 11 februari 2027 voor 14:00:00 CET) de volgende documenten aan:

  • – een recent uittreksel van de kamer van koophandel, of in het geval van een buitenlandse onderzoeksorganisatie het equivalent daarvan in het land van vestiging;

  • – de oprichtingsakte en/of actuele statuten;

  • – de laatst beschikbare jaarrekening voorzien van een controleverklaring4;

  • – de ingevulde Verklaring Onderzoeksorganisatie, beschikbaar op de financieringspagina van deze Call for proposals.

De documenten worden in het Engels of Nederlands aangeleverd. Het is toegestaan om andere relevante documentatie toe te voegen. NWO kan om aanvullende informatie vragen als bovenstaande documenten niet voldoende uitsluitsel bieden om te bepalen of de organisatie mag optreden als medeaanvrager.

Als de organisatie van de beoogde medeaanvrager binnen een ander NWO programma is getoetst aan deze voorwaarden, neem dan tijdig voor de genoemde deadline contact op met NWO via het bovengenoemde e-mailadres om af te stemmen of deze organisatie opnieuw moet worden getoetst.

Indien de organisatie van de beoogde medeaanvrager de voor de toets op de voorwaarden benodigde stukken niet op tijd aanlevert, kan NWO de betreffende organisatie niet als medeaanvrager accepteren.

Ad 4

Voor medewerkers van organisaties genoemd onder 4 geldt dat zij kunnen deelnemen als medeaanvrager in het consortium mits:

  • – zij een vast dienstverband hebben voor minimaal 0,2 fte;

  • – hun organisatie aantoonbare Research & Development (R&D) activiteiten heeft in Nederland of gevestigd is in Nederland.

Aanvullende voorwaarden ondernemingen en maatschappelijke organisaties als medeaanvragers

Een mkb-onderneming, waaronder een zzp’er, kan uitsluitend als mede-aanvrager optreden indien zij voldoet aan de onderstaande criteria:

  • – er is sprake van een onderneming, te weten: een eenheid, ongeacht haar rechtsvorm, die een economische activiteit uitvoert.

  • – de onderneming staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel.

  • – er is sprake van een onderneming met minder dan 250 werknemers en ófwel een jaarlijkse omzet van minder dan € 50 miljoen ófwel een balanstotaal van minder dan € 43 miljoen.

Een publieke organisatie kan uitsluitend als mede-aanvrager optreden indien zij voldoet aan de onderstaande criteria:

  • – organisaties die als doel hebben een publieke en/of wettelijke taak uit te voeren;

  • – geen winstoogmerk of commercieel belang hebben;

  • – (gedeeltelijk) worden bekostigd en/of gesubsidieerd met publieke middelen.

Naast de publieke partijen die voldoen aan de bovenstaande criteria, worden ook de volgende organisaties gerekend tot de publieke organisaties:

  • – decentrale overheden (gemeenten, provincies, waterschappen), semi-overheidsorganisaties en zelfstandige bestuursorganen. Deze partijen komen onder meer uit de volgende sectoren: zorg en welzijn, kunst en cultuur, veiligheid en leefomgeving, volkshuisvesting, onderwijs.

  • – non-profitorganisaties die publieke taken uitvoeren, zoals natuur- en milieuorganisaties;

  • – zorgaanbieders met een winstoogmerk of commercieel belang, zoals fysiotherapeuten of commerciële ziekenhuizen, mits het onderzoek zich richt op praktijkprofessionals die hier werkzaam zijn;

  • – onderwijsorganisaties, zoals mbo-instellingen, mits het onderzoek zich richt op praktijkprofessionals die hier werkzaam zijn;

Naast de medeaanvragers die aan de bovengenoemde criteria voldoen en noodzakelijk zijn om aan de consortiumvereisten te voldoen, kunnen aanvullende ondernemingen en maatschappelijke organisaties als medeaanvrager worden opgenomen, mits zij voldoen aan de de-minimisverplichtingen (zie paragraaf 3.5).

3.2.4 Samenwerkingspartners

Een samenwerkingspartner is een partij die geen subsidie ontvangt en geen cofinanciering bijdraagt aan de aanvraag, maar wel nauw betrokken is bij de uitvoering van het onderzoek en de kennisbenutting. Een samenwerkingspartner is dus geen hoofd- of medeaanvrager of cofinancier, maar kan bijvoorbeeld wel betrokken zijn door middel van deelname aan een adviescommissie.

Let op: voor personeel van organisaties die als samenwerkingspartner deelnemen aan het consortium kan geen subsidie voor salaris- of onderzoekskosten als medeaanvrager worden aangevraagd. Wel is het mogelijk kosten te vergoeden door deze organisaties als derden in te huren via de modules ‘materiële kosten’, ‘kennisbenutting’ of ‘projectmanagement (zie bijlage 7.2.4, bijlage 7.2.6 en bijlage 7.2.7).

3.2.5 Cofinanciers

Een cofinancier is een organisatie die deelneemt aan het consortium en cash en/of in kind bijdraagt aan het project. Voor de verdere specifieke cofinancieringsvoorwaarden die gelden in deze Call for proposals, zie paragraaf 3.3.1. De rol die deze organisaties spelen bij de voorbereiding, uitvoering en vertaling van het onderzoek naar de maatschappij dient in de aanvraag beschreven te worden.

Een cash cofinancier ontvangt geen subsidie van NWO op basis van deze Call for proposals. Ook is het niet mogelijk kosten te vergoeden door deze organisaties als derden in te huren via de budgetmodule Materieel.

3.3 Wat kan worden aangevraagd

Per project is maximaal € 700.00 subsidie aan te vragen. De maximale looptijd van het voorgestelde project is 48 maanden.

Van de aangevraagde subsidiemiddelen dient minimaal 50% te gaan naar onderzoeksorganisaties genoemd onder ‘hoofdaanvrager’ in 3.2.1. NWO financiert niet de totale projectomvang. Een aanvraag vereist minimaal 50% van de aangevraagde subsidie in de vorm van Financiering anders dan door NWO.

Financiering anders dan door NWO bestaat uit:

  • i. De eigen bijdrage, i.e. het niet-gesubsidieerde deel van de ingebrachte in aanmerking komende kosten van ondernemingen en maatschappelijke organisaties (zie verderop in deze paragraaf).

  • ii. eigen bijdrage van Nederlandse en buitenlandse onderzoeksorganisaties

  • iii. Eventuele cash (exclusief btw) of in kind cofinanciering (zie paragraaf 3.3.1). Onderzoeksorganisaties in paragraaf 3.2.1 genoemd onder ‘hoofdaanvrager’ of in 3.2.3 bij ‘medeaanvragers’ onder 1. kunnen niet als cofinancier optreden.

De hoofd- en medeaanvragers kunnen kosten opvoeren volgens de beschikbare budgetmodules (inclusief de maximale bedragen) zoals hieronder vermeld. Vraag alleen datgene aan wat essentieel is om het project uit te voeren. De tarieven en een toelichting op deze budgetmodules staan in bijlage 7.

Deze Call for proposals maakt onderscheid tussen de budgetmodules voor de onderzoeksorganisaties (zoals benoemd in paragraaf 3.2.1 onder ‘hoofdaanvrager’ en in 3.2.3 bij ‘medeaanvragers’ onder 1.) en de maximaal in aanmerking komende kosten voor ‘ondernemingen en maatschappelijke organisaties’ (zoals benoemd in paragraaf 3.2.3 bij ‘medeaanvragers’ onder 2).

Subsidiepercentages per type aanvrager

  • – Onderzoeksorganisatie (zie paragraaf 3.2.1)

  • – Subsidiepercentage 100% van de subsidiabele kosten voor niet-economische activiteiten.

  • – Ondernemingen en maatschappelijke organisaties (zie paragraaf 3.2.3 bij ‘medeaanvragers’ onder 2)

  • – Subsidiepercentage Maximaal 75% van de in aanmerking komende kosten.

3.3.1 Personeel

Voor personeel dat een bijdrage levert aan het project, kan subsidie voor de loonkosten worden aangevraagd. Het bedrag hiervoor is afhankelijk van het type aanstelling en de organisatie waar het personeel werkt. Loonkosten voor aanvragers zijn niet subsidiabel.

Er kan in deze Call for proposals gebruik worden gemaakt van de volgende tariefsystemen:

  • – UNL-salaristabellen plus 50% opslag (zie bijlage 7.4);

  • – UMCNL-salaristabellen plus 50% opslag (zie bijlage 7.4);

  • – tarieven uit tabel 2.1 ‘Gemiddelde directe loonkosten’, kolom ‘Uurtarief productieve uren, excl. btw’ van de Handleiding Overheidstarieven plus 50% opslag;

  • – integrale kostensystematiek (IKS) zoals gedeponeerd5 bij RVO voor de betreffende organisatie (zie bijlage 7.3)6.

Let op: het is niet mogelijk om subsidie aan te vragen voor de inzet van de hoofd- of medeaanvragers zelf anders dan via de budgetmodules ‘Vervanging van aanvragers’ en ‘Personeel hogescholen en TO2-instituten’

Personeel bij een universiteit in het Koninkrijk der Nederlanden, umc of een onderzoeksorganisatie

Voor personeel dat werkzaam is bij een universiteit in het Koninkrijk der Nederlanden, universitair medisch centrum (umc) of een andere onderzoeksorganisatie, genoemd in artikel 1.1, eerste lid, sub c tot en met h van de NWO Subsidieregeling 2024 kunnen loonkosten worden opgevoerd voor de volgende functies: promovendus, Engineering Doctorate, postdoc, niet-wetenschappelijk personeel (NWP) en voor de vervanging van de aanvrager(s).

Er kan een onbeperkt aantal posities van het subsidiebedrag worden aangevraagd volgens;

  • – UNL-salaristabellen plus 50% opslag, of

  • – Tarief conform integrale kostensystematiek (IKS) zoals gedeponeerd bij RVO voor de betreffende hoofd- of medeaanvragers.

Er kan voor ten hoogste 5% van het subsidiebedrag vervanging worden aangevraagd voor de hoofdaanvrager.

Financiering voor de functie van een Engineering Doctorate (EngD) kan alleen worden aangevraagd als er ook financiering voor een promovendus of postdoc wordt aangevraagd.

Er kan een onbeperkt aantal posities van het subsidiebedrag worden aangevraagd volgens;

  • – UNL-salaristabellen plus 50% opslag, of

  • – UMCNL-salaristabellen plus 50% opslag, of

  • – Tarief conform integrale kostensystematiek (IKS) zoals gedeponeerd bij RVO voor de betreffende hoofd- of medeaanvragers.

Personeel van hogescholen, onderwijsinstellingen, TO2-instituten en overige organisaties

Het is mogelijk om loonkosten op te voeren van personeel van hogescholen, onderwijsinstellingen, TO2-instituten, en overige organisaties.

Er kan een onbeperkt aantal posities van het subsidiebedrag worden aangevraagd volgens;

  • – De op het moment van subsidieverlening geldende tarieven uit tabel 2.1 ‘Gemiddelde directe loonkosten’, kolom ‘Uurtarief productieve uren, excl. btw’ van de Handleiding Overheidstarieven (HOT) plus 50% opslag, of

  • – Tarief conform integrale kostensystematiek (IKS) zoals gedeponeerd bij RVO voor de betreffende hoofd- of medeaanvragers.

Studenten

De kosten voor studenten kunt u opvoeren als materiële kosten indien deze ingezet worden voor het project en ze studeren aan een onderzoeksorganisatie genoemd in paragraaf 3.2.1 Er is geen maximum aan het aantal studenten dat kan meewerken in het project.

Wetenschappelijk personeel bij een onderzoeksorganisatie in het buitenland

Het is mogelijk om loonkosten van buitenlandse onderzoeksorganisaties die medeaanvrager zijn, op te voeren voor wetenschappelijk personeel.

Er kan een onbeperkt aantal tot maximaal 50% van het subsidiebedrag voor personeel worden aangevraagd bij onderzoeksorganisaties in het buitenland.

Let op: voorafgaand aan het indienen van de aanvraag wordt door NWO getoetst of de buitenlandse organisatie aan artikel 1.1, leden 4 en 5 van de NWO Subsidieregeling 2024 voldoet.

3.3.2 Materieel

Financiering kan worden aangevraagd voor alle project-specifieke materiële kosten. Voor deze kosten geldt een maximum van 25% van het NWO subsidiebedrag. Van het materiële budget aangevraagd bij NWO mag maximaal 50% worden ingezet voor werk door derden.

Er kan maximaal 50% van het subsidiebedrag voor materieel worden aangevraagd voor onderzoeksorganisaties in het buitenland.

3.3.3 Investeringen

Financiering kan worden aangevraagd voor investeringen in apparatuur, infrastructuur en andere onderzoeksmiddelen die na afloop van het project economische waarde hebben of kunnen worden hergebruikt. Loonkosten van personeel dat de apparatuur, infrastructuur en andere onderzoeksmiddelen in staat van gereedheid brengt, kan worden opgevoerd als onderdeel van de investering. De tarieven en voorwaarden van Personeel zijn hierbij van toepassing en de kosten moeten worden opgevoerd als Investering. Investeringen kunnen alleen worden gedaan bij onderzoeksorganisaties genoemd in paragraaf 3.2.1.

Er kan maximaal 5% van het subsidiebedrag voor investeringen worden aangevraagd.

3.3.4 Kennisbenutting

Financiering kan worden aangevraagd voor activiteiten die bevorderen dat kennis uit het onderzoek wordt benut7, om zo de maatschappelijke impact van het onderzoek te vergroten. Het is mogelijk om een bedrag op te voeren voor kennisbenutting. Deze kosten zijn ten hoogste 10% van het subsidiebedrag.

3.3.5 Projectmanagement

Het is mogelijk om maximaal 5% van het totale subsidiebedrag in te zetten voor projectmanagement. Het is niet verplicht om hiervan gebruik te maken.

3.4 Aanvraag opstellen en indienen in ISAAC

NWO werkt met het systeem ISAAC. Begin tijdig met de aanvraag in ISAAC

Voor het opstellen van uw aanvraag doorloopt u de volgende stappen:

  • – maak een account aan of update indien nodig de gegevens als u al een account heeft;

  • – download het aanvraagformulier en de formats voor bijlagen in ISAAC;

  • – sla het ingevulde aanvraagformulier op als pdf en dien het in ISAAC in. Dien apart de bijlage(n) in;

  • – in ISAAC vult u daarnaast de gevraagde gegevens in, onder andere de disciplinecodes | NWO en de publiekssamenvatting in het Nederlands en Engels. De publiekssamenvatting publiceert NWO bij het nieuwsbericht over de toewijzingen van de subsidie, bedraagt 50-100 woorden en moet toegankelijk geschreven zijn voor een bredere doelgroep. De wetenschappelijke samenvatting wordt niet gepubliceerd vanwege intellectueel eigendom;

  • – nieuwe organisatie van een hoofd- of medeaanvrager aanmelden die niet in de database van ISAAC staat? Dit kan tot 5 werkdagen voor de deadline via relatiebeheer@nwo.nl;

  • – de aanvraag is geschreven in het Engels.

Voorzie de aanvraag van de volgende verplichte bijlagen door deze te uploaden in ISAAC:

  • – aanvraagformulier

  • – begroting

  • – formulier projectbetrokkenen;

  • – verklaring de-minimissteun (per medeaanvrager uit de categorie ondernemingen en maatschappelijke organisaties, samengevoegd in één pdf);

  • – verklaring aanstelling en projectbegeleiding (indien van toepassing)

Gebruik voor de bijlagen alleen de door NWO aangeboden templates. Andere bijlagen dan hierboven vermeld zijn niet toegestaan. Alle bijlagen, met uitzondering van de begroting, dienen als pdf-bestand (zonder beveiliging) te worden ingediend. De begroting moet als Excel-bestand worden ingediend in ISAAC.

Documentatie, zoals formats voor indiening van de aanvraag, is ook beschikbaar via de financieringspagina van deze ronde op de NWO-website.

Voor vragen over ISAAC kan de handleiding ISAAC worden geraadpleegd (te vinden via de knop ‘help’ in ISAAC) of kan er contact worden opgenomen met de ISAAC-helpdesk. De ISAAC-helpdesk is bereikbaar van maandag t/m vrijdag van 10:00 tot 17:00 uur op telefoonnummer +31 (0) 70 34 40 600. Mailen kan naar isaac.helpdesk@nwo.nl. Een reactie volgt binnen twee werkdagen.

3.4.1 Cofinanciering

Op alle aanvragen is de Regeling Cofinanciering van toepassing.

Aanvullende definities:

  • – cofinanciering in kind: gekapitaliseerde personele en/of materiële bijdragen van gebruikers;

  • – cash cofinanciering wordt gebruikt ter dekking van een deel van de totale projectkosten en vormt samen met de door NWO verstrekte subsidie de benodigde financiële middelen.

Het is mogelijk cofinanciers toe te voegen in de aanvraag om te voldoen aan de eis voor financiering anders dan door NWO. Onderscheid wordt gemaakt tussen cash cofinanciering (te innen door de aanvrager), die dient als dekking voor de begroting van de projectactiviteiten beschreven in de aanvraag, en cofinanciering in kind, die kan bestaan uit personele en/of materiële inbreng van de betrokken organisaties. Cofinanciering kan worden ingebracht door partijen die onder deze Call for proposals geen subsidie aanvragen.

Cofinancieringseis

De cofinanciering dient via het aanvraagformulier aan de hoofdaanvrager te worden toegezegd. De toegezegde cofinanciering betreft het netto bedrag. Als voor toegezegde cofinanciering btw van toepassing is, komt deze bovenop het toegezegde bedrag.

Voor cofinanciering gelden de volgende uitgangspunten:

  • – NWO is hoofdfinancier van een aanvraag. Aanvragen waarbij de cofinanciering van de cofinanciers meer dan 50% van de totale projectkosten bedraagt, worden niet in behandeling genomen;

  • – in kind bijdragen worden alleen geaccepteerd onder de voorwaarde dat het gedeelte dat door de cofinancier wordt ingebracht integraal onderdeel is van de projectactiviteiten en als identificeerbare inspanning kan worden gevolgd of aangemerkt. Bij vragen kan NWO verzoeken om nadere motivering en bewijsstukken van de gehanteerde tarieven en eveneens om aanpassing. Daarnaast mogen eventuele in kind bijdragen in de vorm van diensten en know how niet reeds bij de onderzoeksorganisatie(s) van de aanvrager(s) beschikbaar of voorhanden zijn;

  • – voor het kapitaliseren van de personele inbreng (mensuren) aan een project worden vaste integrale uurtarieven gebruikt. Voor de tarieven, zie de Handleiding Overheidstarieven (HOT), tabel 2 onder 2.2 ‘gemiddelde totale loonkosten per salarisschaal’, kolom ‘Uurtarief productieve uren, excl. btw’. Hierbij dient het tarief te worden gebruikt dat de werkelijke loonkosten het dichtst benadert;

  • – cash cofinanciering, is het netto bedrag dat een cofinancier betaalt aan de aanvrager. De aanvrager factureert cash cofinanciering en eventuele btw aan de cofinancier.

Niet toelaatbaar als cash/in kind cofinanciering zijn8:

  • – door NWO verstrekte subsidie;

  • – cofinanciering mag niet afkomstig zijn van partijen die op grond van deze Call for proposals een aanvraag bij NWO kunnen indienen;

  • – kosten m.b.t. overhead, begeleiding, consultancy.

Verklaring cofinanciering deelnemende cofinanciers

In een verklaring cofinanciering in het aanvraagformulier spreekt de cofinancier financiële steun uit aan het project en bevestigt deze de toegezegde cofinanciering. De verklaring cofinanciering moet zijn ondertekend door een tekenbevoegd persoon van de cofinancier.

In geval van toewijzing van de aanvraag dient de cofinancier zijn bijdrage(n) te bevestigen in de consortiumovereenkomst. In deze overeenkomst worden ook verdere afspraken gemaakt tussen de cofinancier(s) en de aanvrager(s).

Verantwoording cash cofinanciering en cofinanciering in kind

De verhouding tussen cofinanciering (zowel cash als in kind) en de door NWO verstrekte subsidie in deze Call for proposals is van toepassing vanaf het indienen van een aanvraag tot en met de vaststelling van de subsidie. Cash cofinanciering heeft invloed op het subsidiebedrag dat NWO verstrekt omdat zowel de bijdrage van NWO als cash cofinanciering voor dezelfde project specifieke kosten gebruikt worden (in tegenstelling tot cofinanciering in kind).

Ambtshalve indexeren als gevolg van andere geldende tarieven na indiening heeft geen invloed op de verhouding en cofinancieringseis voor de NWO bijdrage. NWO gaat daarvoor uit van de verhouding in de door NWO geaccepteerde aanvraagbegrotingen.

Na afsluiting van een project wordt het definitieve subsidiebedrag vastgesteld aan hand van de eindverantwoording, de financiële voorwaarden en de verhouding cofinanciering zoals aanwezig in de aanvraagbegroting.

In geval van gedeeltelijk geleverde cash cofinanciering (door onvoorziene omstandigheden, zoals faillissementen) gaat NWO voor haar bijdrage uit van de oorspronkelijke subsidieverlening, rekening houdend met de wel geleverde cash cofinanciering en de geldende minimale cofinancieringseis, indien deze van toepassing is.

Cash cofinanciering boven de cofinancieringseis heeft invloed op de gehanteerde verhouding tussen cofinanciering en door NWO verstrekte subsidie. Indien een project cash cofinanciering kent boven de cofinancieringseis en er bij vaststelling sprake is van gedeeltelijk geleverde cash cofinanciering, is de NWO bijdrage nooit meer dan de oorspronkelijke bijdrage uit de subsidieverlening. De verhouding van de NWO bijdrage is dan maximaal de bijdrage die volgt uit de cofinancieringseis.

Te allen tijde dient NWO op de hoogte gesteld worden van problemen in verwachte cofinanciering (cash en/of in kind). Naast financiële gevolgen voor een project, kan NWO ook adequate wijzigingen in een project verlangen als wijzigingsverzoek, zodat het onderzoek naar beste vermogen vervolgd kan worden.

3.4.2 In aanmerking komende kosten voor ondernemingen en maatschappelijke organisaties

Onder deze Call for proposals wordt subsidie verstrekt aan ondernemingen en maatschappelijke organisaties op grond van de de-minimisverordening (Verordening (EU) nr. 2023/2831 van de Europese Commissie van 13 december 2023). Op basis van de de-minimisverordening mag een onderneming of maatschappelijke organisatie maximaal € 300.000 de-minimis steun ontvangen over een periode van drie jaar.

Voor ondernemingen en maatschappelijke organisaties staan hieronder de maximaal in aanmerking komende kosten genoemd. Voor deze organisaties wordt maximaal 75% van de in aanmerking komende kosten vergoed. Deze kosten kunnen worden opgevoerd onder de budgetmodule ‘Personeel van overige (onderzoeks)organisaties’.

In aanmerking komende kosten voor ondernemingen en maatschappelijke organisaties

  • – Personeelskosten voor onderzoekers, technici en ander ondersteunend personeel voor zover zij zich met het onderzoek bezighouden.

    Maximaal bedrag: Onbeperkt aantal posities volgens;

  • – de op het moment van subsidieverlening geldende HOT tarieven uit tabel 2.1 ‘Gemiddelde directe loonkosten’, kolom ‘Uurtarief productieve uren, excl. btw’ v de Handleiding Overheidstarieven plus 50% opslag, of

  • – een vast uurtarief van € 60, of

  • – een tarief conform integrale kostensystematiek (IKS) zoals gedeponeerd bij RVO voor de betreffende hoofd- of medeaanvragers

  • – Materieel: Maximaal 25% van het subsidiebedrag, waarvan 50% inhuur derden.

  • – Investeringen: Maximaal 5% van het subsidiebedrag, alleen afschrijvingskosten Investeringen

  • – Kennisbenutting: Maximaal 10% van het subsidiebedrag.

3.5 Voorwaarden voor in behandeling nemen

NWO toetst een aanvraag op alle in deze Call for proposals gestelde voorwaarden, inclusief onderstaande voorwaarden. Alleen als de aanvraag aan deze voorwaarden voldoet, wordt de aanvraag in behandeling genomen.

Voorwaarden:

  • – de aanvraag is ontvangen voor de gestelde deadline;

  • – de hoofdaanvrager en medeaanvrager(s) voldoen aan de in paragraaf 3.2.1 en paragraaf 3.2.3;

  • – de cofinanciers voldoen aan de in paragraaf 3.3.1 gestelde voorwaarden;

  • – de samenwerkingspartners voldoen aan de in paragraaf 3.2.4 gestelde voorwaarden;

  • – de aanvraag voldoet aan de DORA richtlijnen zoals beschreven in paragraaf 4.3.4;

  • – de aanvraag is opgesteld met gebruikmaking van de formulieren die beschikbaar zijn gesteld in ISAAC;

  • – de datamanagementparagraaf is ingevuld (hiermee maken aanvragers kenbaar hoe met data voortkomend uit het onderzoek wordt omgegaan);

  • – de aanvraag is ingediend via het ISAAC-account van de hoofdaanvrager;

  • – de aanvraag is in het Engels opgesteld;

  • – de aanvraag voldoet aan de eisen ten aanzien van de pagina- dan wel woordlimiet;

  • – de begroting in de aanvraag is volgens de voorwaarden van deze Call for proposals opgesteld (gebruikmakend van het beschikbaar gestelde format dat de meest recente tarieven bevat);

  • – de cofinanciering is, na eventueel verzoek tot aanvulling of wijziging, correct en volledig toegezegd middels verklaringen cofinanciering.

  • – het voorgestelde project heeft een looptijd van maximaal 48 maanden/4 jaar;

  • – de aanvraag voldoet aan het vereiste percentage van eigen bijdragen;

  • – de aanvraag voldoet aan de vereisten ten aanzien van cofinanciering;

  • – aanvragers die het IKS-tariefsysteem gebruiken hebben NWO toestemming gegeven om hun IKS-tarieven op te vragen bij RVO;

  • – alle vereiste bijlagen zijn, na eventueel verzoek tot aanvulling of wijziging, compleet en volgens de instructies ingevuld en conform de voorwaarden van deze Call for proposals opgesteld en ingediend.

In behandeling nemen en administratieve correcties

Zo snel mogelijk nadat de benodigde stukken zijn ingediend, ontvangt de aanvrager bericht of NWO de aanvraag in behandeling neemt. Houd er rekening mee dat NWO de aanvrager binnen twee weken na de indieningsdeadline kan benaderen om eventuele administratieve correcties door te voeren om (alsnog) te voldoen aan de voorwaarden voor indiening.

De aanvrager krijgt één keer de gelegenheid om binnen maximaal tien werkdagen de correcties door te voeren. Als blijkt dat gecorrigeerde stukken wederom niet volledig en/of juist zijn, neemt NWO de aanvraag niet in behandeling.

Informeren eigen onderzoeksorganisatie

NWO gaat ervan uit dat aanvragers de onderzoeksorganisatie waar zij werkzaam zijn hebben geïnformeerd over het indienen van de aanvraag en dat de organisatie de subsidievoorwaarden van deze Call for proposals aanvaardt. Tijdens het aanvraagproces communiceert NWO met de hoofdaanvrager.

3.6 Subsidievoorwaarden

Op alle aanvragen zijn de NWO Subsidieregeling 2024, met uitzondering van de artikelen genoemd in hieronder, en het Akkoord bekostiging wetenschappelijk onderzoek van toepassing.

  • – Artikel 1.1. van de NWO Subsidieregeling 2024; in de zin dat ondernemingen en maatschappelijke organisaties financiering mogen aanvragen. Daarbij dient het staatssteunkader in acht te worden genomen;

  • – Artikel 1.4 lid 1, lid 5 en lid 6 van de NWO Subsidieregeling 2024 en artikel 2.1 van het Akkoord bekostiging wetenschappelijk onderzoek; in de zin dat onder projectkosten in deze Call for proposals ook overhead vergoed wordt en dat aanvragers per (mede)aanvrager een keuze moeten maken tussen: 1) integrale kostensystematiek (IKS) mits hun IKS-boekhoudmethode is goedgekeurd door RVO, of 2) de reguliere NWO-tarieven (UNL, UMCNL, HOT) plus een opslag voor 50% van de overhead.

  • – Artikel 1.3, lid 1, de NWO Subsidieregeling 2024; in die zin dat aanvragers in dienst van ondernemingen en maatschappelijke organisaties niet hoeven te beschikken over een masterdiploma;

  • – De zinsnede “zonder hoofdaanvrager of medeaanvrager te zijn” in artikel 5.1, aanhef en sub f van de NWO Subsidieregeling 2024, indien door een aanvragende onderneming of maatschappelijke organisatie cash of in kind cofinanciering wordt geleverd, of indien door een Nederlandse of buitenlandse onderzoeksorganisatie een eigen bijdrage wordt geleverd.

NWO verleent geen subsidie dan wel trekt de subsidie in, wanneer blijkt dat er sprake is van ongeoorloofde staatsteun in de zin van artikel 107 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie.

4 Beoordeling

In dit hoofdstuk staat informatie over de beoordelingsprocedure van een aanvraag.

4.1 Criteria

Een beoordelingscommissie samengesteld door NWO beoordeelt aanvragen aan de hand van inhoudelijke beoordelingscriteria en gaat van start nadat een aanvraag in behandeling is genomen. De commissie beoordeelt de aanvragen inhoudelijk aan de hand van de volgende criteria:

  • 1. Aansluiting op de doelstelling van deze subsidieronde (Voldoende of Onvoldoende)

    De commissie beoordeelt de mate waarin de aanvraag past binnen de doelstellingen van de Call for proposals, zoals beschreven in paragraaf 2.2. De commissie oordeelt met een voldoende of onvoldoende.

  • 2. Vraagarticulatie (20%)

    Binnen de gekozen doelstelling beoordeelt de commissie de aanvraag op:

    • – Of de praktijkvraag aantoonbaar is gerelateerd aan actuele vragen in de beroepspraktijk.

    • – Of de aanvraag duidelijk beschrijft via welk proces de vraagarticulatie heeft plaatsgevonden (workshops in het veld, surveys, verwijzingen naar presentaties, et cetera), welke partijen zijn bevraagd en hoe dit proces heeft geleid tot de geformuleerde praktijkvraag.

    • – Of het antwoord op de vraag, door middel van de duidelijk omschreven beoogde doorwerking, aantoonbaar voorziet in een daadwerkelijke behoefte van de professionele praktijk en of de aanvraag een heldere omschrijving bevat van de verwachte praktijkopbrengst en de maatschappelijke relevantie daarvan.

  • 3. Netwerkvorming (20%)

    Binnen de gekozen doelstelling beoordeelt de commissie de aanvraag op:

    • – Of de consortiumpartners een actieve rol vervullen in het onderzoek en helder is beschreven welke rol praktijk-, onderzoeks- en onderwijspartners op zich nemen.

    • – Of de samenstelling van het consortium logisch aansluit bij het beoogde project en het consortium aantoonbaar beschikt over voldoende onderzoekskennis, -ervaring en -kwaliteit om het onderzoek uit te voeren.

    • – Of de aanvraag beschrijft hoe cocreatie gedurende het gehele onderzoeksproces wordt vormgegeven, van vraagarticulatie en onderzoeksopzet tot implementatie en doorwerking.

    • – Of het consortium van deelnemende personen en organisaties niet geïsoleerd opereert, maar verbonden is met relevante initiatieven binnen het vakgebied, in binnen- en/of buitenland.

  • 4. Onderzoeksplan (60%)

    Binnen de gekozen doelstelling beoordeelt de commissie de aanvraag op:

    • – De mate waarin het onderzoeksplan blijk geeft van een grondige en actuele kennis van de state-of-the-art in de professionele praktijk en wetenschap, binnen en buiten Nederland.

    • – De mate waarin de onderzoeksvraag helder is geformuleerd, voortkomt uit de praktijkvraag en bijdraagt aan nieuwe kennis en inzichten.

    • – Of eventueel promotieonderzoek aantoonbaar goed is ingebed in het project en adequaat wordt begeleid. Dit blijkt uit de begroting en uit de omschrijving van afspraken over de verantwoordelijkheden.

    • – De helderheid en onderbouwing van de gekozen publieke waarde(n) en de wijze waarop deze in het onderzoek worden geoperationaliseerd.

    • – De mate waarin de voorgestelde methoden en analysetechnieken in het onderzoeksplan duidelijk zijn beschreven en overtuigend zijn onderbouwd. Tevens wordt helder gemaakt hoe deze bijdragen aan het beantwoorden van de onderzoeksvraag. De gekozen methoden passen bij de aard van de vraagstelling. De methoden en analysetechnieken volgen een systematische aanpak en zijn daardoor inzichtelijk, reproduceerbaar en overdraagbaar. In geval van dataverzameling in de (beroeps)praktijk is er zicht op en/of garantie op de realisatie daarvan.

    • – De mate waarin het onderzoeksplan een overtuigende analyse bevat van de risico’s en de voorgestelde beheersmaatregelen.

    • – De mate waarin het activiteitenplan als onderdeel van het onderzoeksplan, meetbare (tussen)doelstellingen en te verwachten (tussen)resultaten bevat en inzichtelijk maakt wie wat wanneer doet, waarom dit gebeurt en wat het oplevert. Daarbij komen de netwerkpartners gezamenlijk tot kennisontwikkeling door zelf kennis in te brengen (kenniscirculatie).

    • – De mate waarin het onderzoeksplan overtuigend beschrijft hoe de ontwikkelde kennis, methoden of instrumenten bijdragen aan het adoptievermogen van organisaties en/of goed opdrachtgeverschap ten aanzien van IX.

    • – De mate waarin het onderzoeksplan overtuigend beschrijft hoe de doorwerking van de onderzoeksresultaten naar de praktijk, de onderzoeksgemeenschap en het onderwijs wordt gerealiseerd.

    • – De mate waarin het onderzoeksplan een overtuigende beschrijving bevat van de haalbaarheid en uitvoerbaarheid van het project. Hieronder wordt verstaan:

      • – de mate waarin de gevraagde financiële middelen in een redelijke verhouding staan tot de aard, omvang en verwachte impact van het projectvoorstel;

      • – de mate waarin sprake is van personele bezetting als ook de mate van beschikbare middelen en tijdsinvestering;

      • – de mate waarin sprake is van een duidelijk belegd en gekwalificeerd projectmanagement;

      • – de mate waarin het beroepenveld bereid is zelf substantieel bij te dragen aan de uitvoering van het project (zoals financieel, beschikbaar stellen van apparatuur, werkruimte, in tijd door begeleiding, projectdeelname en dergelijke, beschikbaar stellen van patenten, door middel van licenties, et cetera).

De commissie beoordeelt criterium 1 met een voldoende of onvoldoende. De criteria 2, 3, en 4 krijgen een score. Hierbij hanteert de commissie de SIA-scoretabel met een schaal van 1 tot 6, waarbij 6 de hoogste score is.

Alle aanvragen ontvangen een gewogen gemiddelde totaalscore op de criteria 2, 3, en 4 en worden op basis van deze score geprioriteerd. In rondes met vijf of meer aanvragen worden de scores van de leden van de beoordelingscommissie genormaliseerd om tot een prioritering te komen. NWO past normalisatie toe op basis van de mediaan en de gemiddelde deviatie.

Om in aanmerking te komen voor subsidie dient een aanvraag op criterium 1 een voldoende te scoren en op elk van de criteria 2, 3, en 4 een 4,0 of hoger te scoren.

4.2 Procedure

De beoordelingsprocedure van de aanvraag bestaat uit de volgende stappen (zie het tijdpad in paragraaf 3.1):

  • – indiening van de aanvraag;

  • – in behandeling nemen van de aanvraag;

  • – preadvisering beoordelingscommissie;

  • – interviewselectie;

  • – interview;

  • – vergadering van de beoordelingscommissie;

  • – besluitvorming.

4.2.1 Informatiebijeenkomst

Op 26 oktober 2026 organiseert NWO een online informatiebijeenkomst. Tijdens deze bijeenkomst wordt meer informatie gegeven over het aanvraag- en beoordelingsproces.

4.2.2 Matchmakingsbijeenkomst

Op 10 november 2026 organiseert NWO een matchmaking voor deze Call for proposals. Deelname aan deze activiteit wordt aanbevolen maar is niet verplicht.

Verdere informatie over de invulling en planning van de matchmaking zal bekend worden gemaakt via website van deze Call for proposals, de SIA communicatiekanalen en op de CIIIC-website.

4.2.3 Indiening van een aanvraag

Voor indiening van de aanvraag is een standaardformulier beschikbaar op de financieringspagina van deze Call for proposals op de NWO website. In uw aanvraag moet u zich houden aan de vragen die in dit formulier staan en aan de werkwijze die in de toelichting staat. Ook moet u zich houden aan de voorwaarden voor het maximale aantal woorden en pagina’s.

Uw volledig ingevulde aanvraagformulier moet voor de deadline via ISAAC zijn ontvangen (zie paragraaf 3.1). Na dit tijdstip kunt u geen aanvraag meer indienen. De hoofdaanvrager ontvangt na indiening van de aanvraag een ontvangstbevestiging.

4.2.4 In behandeling nemen van de aanvraag

Zo snel mogelijk nadat u uw aanvraag heeft ingediend, hoort u of NWO uw aanvraag in behandeling neemt. NWO bepaalt dit aan de hand van een aantal administratief-technische criteria. Alleen als uw aanvraag hieraan voldoet, kan NWO deze in behandeling nemen.

Houdt er rekening mee dat NWO u binnen tien werkdagen na de indieningsdeadline kan benaderen om eventuele administratieve correcties door te voeren om (alsnog) te voldoen aan de voorwaarden voor indiening. U krijgt één keer de gelegenheid om de correcties door te voeren, hiervoor krijgt u tien werkdagen de tijd.

4.2.5 Preadvisering beoordelingscommissie

De aanvraag wordt voor commentaar voorgelegd aan de beoordelingscommissie. Daarbinnen worden per aanvraag bij voorkeur minstens twee preadviseurs aangewezen. De preadviseurs geven schriftelijk een inhoudelijk en beargumenteerd commentaar op de aanvraag. Zij formuleren dit commentaar aan de hand van de inhoudelijke beoordelingscriteria (zie paragraaf 4.1) en geven de aanvraag per beoordelingscriterium een cijfermatige score. Hierbij wordt de SIA-scoretabel gehanteerd (op een schaal van 1 tot 6, waarbij ‘1’ onvoldoende is en ‘6’ goed). De datamanagementparagraaf wordt niet beoordeeld en daarom ook niet meegewogen in de beslissing om een aanvraag al dan niet toe te wijzen. De beoordelingscommissie kan wel advies geven met betrekking tot de datamanagementparagraaf.

4.2.6 Interviewselectie

In principe worden alle consortia die een aanvraag hebben ingediend uitgenodigd voor een interview met de beoordelingscommissie. Indien het aantal aanvragen driemaal het verwachte aantal toe te kennen aanvragen overschrijdt, kan NWO op basis van advies van de beoordelingscommissie besluiten om alleen een selectie van de consortia op interview uit te nodigen. Om tot deze selectie te komen worden de aanvragen en het preadvies aan de beoordelingscommissie voorgelegd. De beoordelingscommissie maakt op basis van deze documenten een afweging die resulteert in een prioritering. Vervolgens ontvangen de hoogst geprioriteerde aanvragen een uitnodiging voor een interview. Dit zal maximaal driemaal het verwachte aantal toe te wijzen aanvragen betreffen. Als na de interviewselectie blijkt dat twee of meer aanvragen op basis van hun gewogen totaalscore niet van elkaar te onderscheiden zijn, dan is er sprake van een ex aequo-situatie (zie paragraaf 4.3.7). Aanvragers die geen uitnodiging voor het interview ontvangen, komen niet voor toewijzing in aanmerking

4.2.7 Interview

Tijdens het interview stelt de beoordelingscommissie vragen aan het consortium. Het consortium kan tijdens het interview op de beoordelingscommissie reageren. Op deze wijze wordt aanvullend hoor- en wederhoor toegepast. Het interview is een belangrijk onderdeel van de beoordeling en kan leiden tot bijstelling van de beoordeling en de score van de aanvraag tot dan toe.

4.2.8 Vergadering van de beoordelingscommissie

De beoordelingscommissie maakt op basis van het beschikbare materiaal een eigen afweging. Hierbij geldt dat de preadviezen in belangrijke mate richtinggevend zijn voor de uiteindelijke beoordeling, maar de beoordelingscommissie neemt deze niet per se onverkort over. De beoordelingscommissie weegt de argumenten van de preadviseurs (ook onderling) en bekijkt of in het weerwoord een goede reactie is geformuleerd op de kritische opmerkingen uit de preadviezen. De beoordelingscommissie geeft alle aanvragen een eindscore, afgerond op twee decimalen.

De beoordelingscommissie stelt naar aanleiding van de bespreking een schriftelijk advies op aan het besluitnemend orgaan over de kwaliteit en prioritering van de aanvragen. Dit advies baseert zij op de beoordelingscriteria. De aanvraag moet op criterium 1 een voldoende scoren en op criterium 2, 3 en 4 een 4,00 of hoger om in aanmerking te komen voor de subsidie.

Als na de bespreking van de aanvragen blijkt dat twee of meer aanvragen op basis van hun gewogen totaalscore niet van elkaar te onderscheiden zijn, dan is er sprake van een ex aequo-situatie (zie paragraaf 4.3.7).

4.2.9 Besluitvorming

Voor de besluitvorming toetst het bestuur van Regieorgaan SIA de gevolgde procedure en het advies van de beoordelingscommissie. De definitieve kwalificaties worden vastgesteld en over de toe- en afwijzing van de aanvragen wordt besloten. De aanvrager ontvangt na dit besluit van NWO bericht of de aanvraag is toegewezen of afgewezen. De aanvrager ontvangt ook een brief (per e-mail) met daarin het besluit.

4.3 Richtlijnen en kaders voor de beoordeling

Onderstaande richtlijnen en kaders zijn van toepassing tijdens de beoordeling van uw aanvraag.

4.3.1 Code persoonlijke belangen

Voor alle bij de beoordeling en/of besluitvorming betrokken personen en betrokken NWO-medewerkers is de NWO Code Persoonlijke Belangen van toepassing.

4.3.2 Generatieve AI

Het gebruik van generatieve AI is volledig uitgesloten bij de beoordeling van een aanvraag. Dit geldt ook voor het gebruik van GAI als taalhulp of om beoordelingen en/of aanvraagdocumenten te vertalen. Meer informatie over het beleid op generatieve AI vindt u op de website (NWO-beleid op het gebruikvan generatieve artificial intelligence (GAI) | NWO).

4.3.3 Diversiteit en inclusie

NWO streeft naar een inclusieve cultuur, waarin geen plaats is voor bewuste of onbewuste barrières vanwege culturele, etnische of religieuze achtergrond, gender, seksuele oriëntatie, gezondheid of leeftijd (Diversiteit en inclusie | NWO). NWO biedt leden van een beoordelingscommissie handvatten voor het inclusief beoordelen bij de schriftelijke beoordeling en bij de vergadering van de beoordelingscommissie (Inclusief beoordelen | NWO).

4.3.4 Brede definitie van wetenschappelijke output (DORA)

NWO hanteert bij het beoordelen van het wetenschappelijke trackrecord van aanvragers een brede definitie van wetenschappelijke output.

NWO verzoekt de beoordelingscommissie bij de beoordeling van de aanvragen niet af te gaan op indicatoren als de Journal Impact Factor of de h-index. Deze mogen niet worden vermeld in de aanvraag. Wel mogen naast publicaties ook andere wetenschappelijk producten worden vermeld, zoals datasets, patenten, software, code enzovoort.

De basis voor dit beleid ligt in de ‘San Francisco Declaration on Research Assessment’ (DORA), ondertekend door NWO. DORA is een wereldwijd initiatief dat beoogt de manier te verbeteren waarop onderzoek en onderzoekers worden beoordeeld. DORA bevat aanbevelingen voor onderzoeksfinanciers, onderzoeksorganisaties, wetenschappelijke tijdschriften en andere partijen.

4.3.5 Kennisveiligheid

In de Nationale leidraad kennisveiligheid hebben de Nederlandse kennissector (waaronder NWO) en verschillende onderdelen van de Rijksoverheid handvatten vastgelegd voor wie binnen onderzoeksorganisaties te maken heeft met internationale samenwerking en daarbij kansen en (veiligheids-)risico’s tegen elkaar moet afwegen. Bij de aanpak van kennisveiligheid binnen Nederland staat zelfregulering door de kennissector centraal.

NWO verwacht van aanvragers dat zij zich conformeren aan het kennisveiligheidsbeleid van de onderzoeksorganisatie. Indien NWO signalen ontvangt dat een aanvraag of toegewezen project kennisveiligheidsrisico’s met zich meebrengt, kan NWO de aanvrager of projectleider verzoeken inzicht te geven in de risico mitigerende maatregelen. Daarnaast kan NWO besluiten om in het subsidieverleningsbesluit nadere voorwaarden op te nemen ter bescherming van de kennisveiligheid.

De Nationale leidraad kennisveiligheid vindt u op de website van de Rijksoverheid: Home | LoketKennisveiligheid.

4.3.6 Tegemoetkomingsregeling

Tegemoetkomingsregeling bij overmacht

Aanvragers die gedurende de beoordelingsprocedure verhinderd zijn om tijdig de benodigde input te leveren kunnen mogelijk een beroep doen op de Tegemoetkomingsregeling bij overmacht | NWO.

4.3.7 Ex aequo

Onder ex aequo verstaat NWO de situatie waarin twee of meer aanvragen op basis van hun gewogen score niet van elkaar te onderscheiden zijn. Een ex aequo situatie is relevant rondom de grens van het subsidieplafond of de selectiegrens. Of er sprake is van een ex aequo situatie wordt als volgt bepaald. Het uitgangspunt is de door de beoordelingscommissie opgestelde prioritering, met eindscores afgerond op 2 decimalen. De referentiescore is de score van de laagst geprioriteerde aanvraag binnen de grens van het subsidieplafond of de selectiegrens. Alle aanvragen met een score die 0,05 of minder van de referentiescore afliggen, worden in overweging genomen. Zo worden de aanvragen geselecteerd die binnen 0,10 gelijk zijn. Indien een ex aequo situatie zich voordoet op de grens van het subsidieplafond of de selectiegrens, dan zal aanvraag met de hoogste score op het criterium Onderzoeksplan als hoogste eindigen. Als de ex aequo situatie daarmee niet wordt doorbroken, zal de aanvraag met de hoogste score op het criterium Vraagarticulatie als hoogste eindigen. Als ook dan aanvragen gelijk eindigen bepaalt de beoordelingscommissie met behulp van een (anonieme) meerderheidsstemming de prioritering (conform artikel 2.2.6, vijfde lid van de NWO Subsidieregeling 2024). Als ook stemming geen uitsluitsel biedt, of niet gewenst is, wordt de ex aequo situatie doorgestuurd naar het bestuur van Regieorgaan SIA.

5 Na de toewijzing

In dit hoofdstuk staan de voorwaarden en verplichtingen die gelden na toewijzing van de subsidie. Dit hoofdstuk is hoofdzakelijk relevant voor aanvragers van toegewezen aanvragen.

5.1 Start van het project

Na toewijzing van een aanvraag wordt de hoofdaanvrager automatisch de projectleider en het aanspreekpunt voor NWO. De onderzoeksorganisatie van de projectleider is de begunstigde en wordt penvoerder. De projectleider en penvoerder zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor de uitvoering van het gehele project. Medeaanvragers hebben een actieve rol bij de uitvoering van het project en worden medeprojectleiders.

De projectleider van het project ontvangt namens het bestuur van Regieorgaan SIA een subsidieverleningsbesluit. Daarin staan ook specifieke formulieren of richtlijnen vermeld. Het startformulier, en het datamanagementplan en de consortiumovereenkomst dienen voor aanvang van het project te worden ingediend. Zonder deze documenten mag het project niet starten. De subsidie wordt uitbetaald in termijnen nadat aan alle startvoorwaarden is voldaan

5.1.1 Startformulier

Om de start van het project aan te geven, dient gebruik te worden gemaakt van het startformulier. Het startformulier wordt tegelijk met het subsidieverleningsbesluit aan de projectleider gestuurd.

Projectleiders kunnen anderen machtigen om administratieve acties voor hun project uit te voeren in het ISAAC systeem. Meer informatie over de machtigingsregeling voor projectleiders staat hier: Machtigingsregeling voor projectleiders | NWO.

5.1.2 Datamanagementplan

Bij goed onderzoek hoort verantwoord datamanagement. Voorafgaand aan de start van het project werkt de projectleider de datamanagementparagraaf uit tot een datamanagementplan. Als er door referenten en de beoordelingscommissie advies gegeven is over datamanagement, dan kan daarvan gebruik worden gemaakt. De projectleider beschrijft in het plan of er gebruik gemaakt wordt van bestaande data of dat het om een nieuwe dataverzameling gaat en hoe de dataverzameling dan FAIR – vindbaar, toegankelijk, interoperabel en herbruikbaar – gemaakt wordt.

Het datamanagementplan moet worden afgestemd met een datasteward of vergelijkbare functionaris van de onderzoeksorganisatie waar het project wordt uitgevoerd. Het datamanagementplan moet voor de startdatum van het project via ISAAC bij NWO worden ingediend. NWO beoordeelt het plan. Goedkeuring van het datamanagementplan door NWO is een voorwaarde voor de subsidieverlening. Het plan kan tijdens het onderzoek worden bijgesteld.

5.1.3 Consortiumovereenkomst

In de consortiumovereenkomst worden afspraken vastgelegd over intellectueel eigendom en publicatie, kennisoverdracht, geheimhouding, betalingen van cofinanciering en voortgangs- en eindverslagen. De NWO consortiumovereenkomst is beschikbaar in het Nederlands of Engels. De consortiumovereenkomst wordt aangegaan door alle projectpartners en ondertekend door tekenbevoegde personen binnen de betrokken organisaties en dient via ISAAC te worden ingediend voordat het project mag starten. De verantwoordelijkheid voor het regelen van de consortiumovereenkomst ligt bij de aanvrager.

NWO beoogt enerzijds dat de onderzoeksresultaten van door NWO gefinancierde projecten publiekelijk toegankelijk zijn, en anderzijds dat de verdere ontwikkeling van de onderzoeksresultaten wordt gestimuleerd door partijen de mogelijkheid te bieden om deze te exploiteren. Daarbij kan het wenselijk zijn om intellectuele eigendomsrechten over te dragen of een licentie te verlenen aan (één van) de bij het project betrokken private partijen. Het uitgangspunt is dat alle onderzoeksresultaten kunnen worden gepubliceerd met inachtneming van afspraken over publicatieprocedures. Dit wordt bepaald in de consortiumovereenkomst.

5.2 Monitoring en projectbeheer

Tijdens de loop van het project houdt de projectleider NWO op de hoogte van de voortgang. Dit gebeurt op verschillende manieren.

5.2.1 Voortgangsverslag

NWO vraagt periodiek de voortgang van een project op. De projectleider ontvangt per e-mail een verzoek voor het opstellen en indienen van een voortgangsverslag, inclusief de deadline voor indiening. Een voortgangsverslagsjabloon is in ISAAC beschikbaar. Indien er een afwijkend voortgangsverslagsjabloon voor het project geldt, krijgt de projectleider daar informatie over.

Gelet op de rapportageverplichtingen in het kader van het Nationaal Groeifonds kan NWO rapportages opvragen bij de projectleider en (onderdelen van) deze rapportages delen met OCW en het CIIIC programmabureau bij CLICKNL.

5.2.2 Bijeenkomsten

Programmabijeenkomsten

Jaarlijks organiseert het programmateam van het stimuleringsprogramma CIIIC een event waarvoor het consortium van de gehonoreerde aanvragen worden uitgenodigd. Ten behoeve van het versturen van deze uitnodigingen kan het noodzakelijk zijn om het e-mailadres van de projectleider te delen met het programmateam van CIIIC.

Kennisdelingscommissie

Het programmateam van CIIIC bij CLICKNL heeft contact met de projecten die volgen uit deze Call for proposals via een kennisdelingscommissie. In deze kennisdelingscommissie worden de projecten vertegenwoordigd door de projectleiders. De projectleiders voorzien het programmateam van relevante informatie (onder andere kennis en projectresultaten) voor het stimuleringsprogramma CIIIC. Daarnaast worden kennis en inzichten uit de verschillende projecten met elkaar uitgewisseld. Ten behoeve van het versturen van deze uitnodigingen kan het noodzakelijk zijn om het e-mailadres van de projectleider te delen met het programmateam van CIIIC.

Afsluiting van een project

Bij afronding van een project vraagt NWO inhoudelijke en financiële eindrapportages op.

Valt de organisatie van de hoofdaanvrager als begunstigde van de NWO-subsidie niet onder het OCW-accountantsprotocol, dan moet zij als penvoerder een accountantsverklaring voor het gehele project aanleveren. Daarna wordt de hoogte van de subsidie vastgesteld door NWO.

5.2.3 Onderzoeksoutput

NWO wil op de hoogte blijven van alle output die het onderzoek oplevert, zowel wetenschappelijk als voor het brede publiek. Op de NWO-website is meer informatie te vinden over verschillende soorten output. Projectleiders kunnen deze output indienen via het ISAAC-systeem.

5.2.4 Wijzigingen in het project

Als er tijdens de looptijd van het project wijzigingen zijn ten opzichte van de toegewezen aanvraag en begroting dan moet de projectleider deze wijzigingen vooraf ter goedkeuring voor leggen aan NWO via een wijzigingsformulier. Zie ook artikel 3.4 van de NWO Subsidieregeling 2024.

5.3 Richtlijnen en kaders voor uitvoering project

Hieronder staan de richtlijnen en kaders beschreven die van toepassing zijn op de uitvoering van het project.

5.3.1 Naleving Nationale leidraad kennisveiligheid

Net zoals bij de beoordeling (zie paragraaf 4.3) is na toewijzing de Nationale leidraad kennisveiligheid van toepassing. NWO verwacht van projectleiders dat zij zich conformeren aan het kennisveiligheidsbeleid van de onderzoeksorganisatie. In het subsidieverleningsbesluit kunnen nadere voorwaarden zijn opgenomen ter bescherming van de kennisveiligheid. De Nationale leidraad kennisveiligheid vindt u op de website van de Rijksoverheid: Loket Kennisveiligheid.

5.3.2 Ethische verklaring of vergunning

Het is de verantwoordelijkheid van de projectleider om na te gaan of voor de uitvoering van het voorgestelde project een ethische verklaring of vergunning noodzakelijk is. Het wel of niet hebben van een ethische verklaring of vergunning op het moment van het aanvraagproces heeft geen invloed op de beoordeling van de aanvraag. Als er een ethische verklaring of vergunning nodig is voor (een deel van) het onderzoek dan moet de projectleider een kopie van deze verklaring of vergunning aan NWO verstrekken nadat het project is toegewezen, en in ieder geval uiterlijk voordat de uitvoering van het onderdeel van het project waarvoor de verklaring nodig is van start gaat. Het deel van het project waarvoor de verklaring en/of vergunning vereist is, kan uiteraard (nog) niet worden uitgevoerd zolang er geen verklaring of vergunning is verstrekt.

5.3.3 Wetenschappelijke integriteit

Onderzoek dient volgens de normen van de Nederlandse Gedragscode Wetenschappelijke Integriteit (2018) te worden uitgevoerd. In geval van (mogelijke) schending van deze normen, moet de projectleider NWO hiervan onmiddellijk op de hoogte stellen en alle relevante documenten aan NWO overleggen. Onderzoekers kunnen ook een klacht indienen bij de Commissie Wetenschappelijke Integriteit van hun onderzoeksorganisatie of bij het Meldpunt wetenschappelijke integriteit | NWO.

NWO hecht grote waarde aan de wetenschappelijke integriteit van door haar gefinancierd onderzoek en spant zich in om integriteitsschendingen te voorkomen en te signaleren. Niet-integer onderzoek kan immers leiden tot directe schade (bijvoorbeeld aan de omgeving of patiënten), en kan het publieke vertrouwen in de wetenschap en het vertrouwen tussen wetenschappers onderling aantasten.

5.3.4 Principes voor maatschappelijk verantwoord licentiëren

Uit het project kan kennis voortkomen die geschikt is voor toepassing in de maatschappij. Bij het aangaan van afspraken over licentie- en/of overdracht van onderzoeksresultaten dient rekening te worden gehouden met de tien principes voor maatschappelijk verantwoord licentiëren, die te vinden zijn op de website van UMCNL.

5.3.5 Genetische bronnen en Nagoya Protocol

Onderzoekers moeten de noodzakelijke acties ten aanzien van het Nagoya Protocol nemen. Het Nagoya Protocol zorgt voor een eerlijke verdeling van voordelen die voortvloeien uit het gebruik van genetische bronnen, inclusief (traditionele) kennis over deze bronnen (Access and Benefit Sharing; ABS). Onderzoekers die gebruik maken van deze bronnen (in of uit het buitenland) dienen zich op de hoogte te stellen van het Nagoya Protocol (Home | ABS Focal Point).

5.3.6 Intellectueel eigendom

Het beleid van NWO met betrekking tot intellectueel eigendom (IE) is te vinden in de NWO Subsidieregeling 2024.

Projectleiders moeten een door NWO gefinancierd project uitvoeren in de tijd dat ze voor de begunstigde onderzoeksorganisatie werken. Indien een projectleider of een door NWO gefinancierde onderzoeker bij meerdere werkgevers is aangesteld, dient de niet-begunstigde werkgever afstand te doen van eventuele intellectuele eigendomsrechten die uit het project voortvloeien.

5.4 Afronding

Uiterlijk drie maanden na het einde van de looptijd van het project levert de projectleider schriftelijk een inhoudelijk en financieel eindverslag in. Het niet of niet tijdig indienen van deze verslagen kan leiden tot het lager of op nihil vaststellen van de subsidie. De projectleider ontvangt een verzoek per e-mail, inclusief de deadline voor indiening. Een basis eindverslagsjabloon en een financieel eindverslagsjabloon zijn te vinden in ISAAC Indien er een afwijkend eindverslagsjabloon voor het project geldt, ontvangt de projectleider daar te zijner tijd informatie over.

5.4.1 Controleverklaring bij financiële verantwoording

Om zekerheid te verkrijgen over of de subsidie op de juiste wijze is besteed, vraagt NWO bij een vaststellingsverzoek om een controleverklaring/auditrapport uitgevoerd door een externe accountant wanneer het Onderwijsaccountantsprotocol OCW niet van toepassing is op de begunstigde van een subsidie voor een project en de verleende subsidie boven de € 125.000 ligt.

Het Onderwijsaccountantsprotocol OCW is van toepassing op door het Ministerie van OCW bekostigde rechtspersonen in de onderwijssectoren Primair Onderwijs (PO), Voortgezet Onderwijs (VO), Middelbaar Beroepsonderwijs (MBO) en Hoger Onderwijs (HO).

De penvoerder is verantwoordelijk voor het tijdig regelen van de controleverklaring. Deze verantwoordelijkheid blijft onverminderd van toepassing als de penvoerder een deel van de subsidie heeft besteed aan een andere partij. Stem dit op tijd af met de externe accountant.

Neem voor vragen over dit onderwerp tijdig, bij voorkeur bij de start van het project, contact op met NWO, zie hoofdstuk 6.

5.5 Onderzoeksresultaten – Open Science

Open Science is de beweging die staat voor een meer open en participatieve onderzoekspraktijk waarbij publicaties, data, software en andere vormen van wetenschappelijke informatie in een zo vroeg mogelijk stadium gedeeld worden en voor hergebruik beschikbaar gesteld worden.

Wetenschappelijke publicaties over het project dienen bij publicatie open access beschikbaar te zijn volgens de Beleidsregel open access. Op de website van NWO staat beschreven welke specifieke voorwaarden er zijn voor het Open Access beschikbaar maken van verschillende typen publicaties zoals wetenschappelijke artikelen, boeken en boekhoofdstukken en proefschriften. Op de NWO-website staat ook informatie over welke open licenties toegepast kunnen worden per publicatietypen.

Eventuele kosten voor open access publiceren dienen te worden begroot als onderdeel van de aanvraagbegroting. Kosten voor publicaties in zogenaamde ‘hybride open access tijdschriften’ komen niet in aanmerking voor vergoeding door NWO. Voor open access boeken kan een beroep gedaan worden op het aparte NWO Open Access boekenfonds.

Leidt NWO-onderzoek tot een publicatie of andere relevante onderzoeksoutput? Dan moet de penvoerder bij de acknowledgements NWO noemen als financier.

5.6 Evaluatie

NWO kan aanvragers/projectleiders mogelijk benaderen voor een evaluatie van de procedure en/of het onderzoeksprogramma.

6 Contact

Vragen over de financiering van aanvragen?

Kijk voor meer informatie op Financiering aanvragen, hoe werkt dat? | NWO.

Vragen over de inhoud van deze ronde?

Voor inhoudelijke vragen over deze ronde kan contact worden opgenomen met:

Merel van der Kuip, Programmamanager, m.vanderkuip@nwo.nl

Roselinde Wijnands, Programmamanager, roselinde.wijnands@regieorgaan-sia.nl

Technische vragen over het elektronische aanvraagsysteem ISAAC?

Voor vragen over ISAAC raadpleegt u de handleiding ISAAC (te vinden via de knop ‘help’ in ISAAC). Daarnaast kan er contact opgenomen worden met de ISAAC-helpdesk. De ISAAC-helpdesk is bereikbaar van maandag t/m vrijdag van 10:00 tot 17:00 uur CET/CEST op telefoonnummer +31 (0)70 34 40 600. U kunt uw vraag ook per e-mail stellen via isaac.helpdesk@nwo.nl. U ontvangt dan binnen twee werkdagen een reactie.

7 Bijlagen

7.1 Budgetmodules en tarieven voor onderzoeksorganisaties

Voor personeel dat een substantiële bijdrage levert aan het onderzoek kan subsidie voor de salariskosten worden aangevraagd. Subsidiëring van deze salariskosten is afhankelijk van het type aanstelling en de onderzoeksorganisatie waar het personeel is/wordt aangesteld.

  • – Voor universitaire instellingen worden salariskosten gefinancierd conform:

  • – de op het moment van subsidieverlening geldende UNL-salaristabellen plus 50% opslag (Salaristabellen | NWO) of;

  • – de tarieven conform integrale kostensystematiek (IKS) zoals gedeponeerd bij RVO voor de betreffende hoofd- of medeaanvragers. Zie ook paragraaf 7.3.

  • – Voor personeel van hogescholen, TO2-instituten en overige onderzoeksorganisaties worden salariskosten gefinancierd op basis van:

  • – de cao-inschaling van de betreffende medewerker conform de op het moment van subsidieverlening geldende tarieven uit tabel 2.1 ‘Gemiddelde directe loonkosten’, kolom ‘Uurtarief productieve uren, excl. btw’ van de Handleiding Overheidstarieven plus 50% opslag (Salaristabellen | NWO) of;

  • – de tarieven conform integrale kostensystematiek (IKS) zoals gedeponeerd bij RVO voor de betreffende hoofd- of medeaanvragers.

  • – Voor de Nederlandse Cariben geldt dat de Rijksoverheid in Caribisch Nederland ambtenaren op de BES-eilanden onder andere voorwaarden in dienst neemt dan in Europees Nederland. https://www.rijksdienstcn.com/werken-bij-rijksdienst-caribisch-nederland/arbeidsvoorwaarden.

Onderzoeksorganisaties moeten reserveren voor het indexeren van salaris kosten. De tarieven voor alle budgetmodules, met uitzondering van de IKS-tarieven (zie paragraaf 7.3), en met inbegrip van de automatisch berekende reservatieruimte zijn verwerkt in het begrotingsformat bij het aanvraagformulier.

Voor de budgetmodules ‘Promovendus’, ‘EngD’ en ‘Postdoc’ komt boven op de salariskosten een eenmalige persoonsgebonden benchfee van € 5.000 (niet van toepassing bij gebruik van IKS), ter stimulering van de wetenschappelijke carrière van de door NWO gefinancierde projectmedewerker. De IKS-tarieven zijn al integraal dus hierin is benchfee opgenomen. Vergoedingen voor promotiestudenten en beursalen aan een Nederlandse universiteit komen niet in aanmerking voor subsidie van NWO.

7.2 Toelichting op budgetmodules

7.2.1 Personeel

Voor genoemde salaristabellen en tarieven: zie Salaristabellen | NWO.

Voor personeel dat werkzaam is bij een universiteit in het Koninkrijk der Nederlanden, universitair medisch centrum (umc) of een andere onderzoeksorganisatie, genoemd in artikel 1.1, eerste lid, sub c tot en met h van de NWO Subsidieregeling 2024 kunnen loonkosten worden opgevoerd voor onderstaande personeelsposities.

Promovendus

Een promovendus wordt 48 maanden voor 1,0 fte aangesteld. Het is in bijzondere situaties mogelijk om een kortere aanstellingsduur aan te vragen. Dit moet goed worden gemotiveerd. Hierover wordt geoordeeld door de beoordelingscommissie. Indien een project korter duurt dan 48 maanden, is het noodzakelijk dat de decaan of instituutsdirecteur schriftelijk toezegt om het resterende deel van het promotietraject te financieren.

Het is niet mogelijk financiering aan te vragen voor een promovendus die voor aanvang van de toewijzing met het te financieren project is gestart.

Gebruik de tarieven van een promovendus in de salaristabellen van UNL en UMCNL plus een opslag van 50% of de IKS-tarieven zoals gedeponeerd bij RVO. Voor iedere promovendus is een eenmalige persoonsgebonden benchfee van € 5.000 beschikbaar (niet van toepassing bij gebruik van IKS) ter stimulering van diens wetenschappelijke carrière.

Engineering Doctorate

Een Engineering Doctorate (EngD) wordt ten hoogste 24 maanden voor 1,0 fte aangesteld. De EngD is in dienst van de aanvragende onderzoeksorganisatie en kan voor bepaalde tijd werkzaamheden binnen het onderzoek bij een industriële partner uitvoeren.

Financiering voor de aanstelling van een EngD kan alleen worden aangevraagd als er ook financiering voor een promovendus of postdoc wordt aangevraagd. Het is niet mogelijk financiering aan te vragen voor een EngD die voor aanvang van de toewijzing met het te financieren project is gestart.

Gebruik de tarieven van een promovendus in de salaristabellen van UNL en UMCNL plus een opslag van 50% of de IKS-tarieven zoals gedeponeerd bij RVO. Voor iedere EngD is een eenmalige persoonsgebonden benchfee van € 5.000 beschikbaar (niet van toepassing bij gebruik van IKS) ter stimulering van diens wetenschappelijke carrière.

Postdoc

Een postdoc wordt aangesteld voor een specifieke periode en fte.

Gebruik de tarieven van een senior wetenschappelijk medewerker in de salaristabellen van UNL plus een opslag van 50%, of de tarieven van een postdoc bij een umc in de salaristabellen van UMCNL plus een opslag van 50%.

Komt de postdoc van een hogeschool dan kunnen de HOT-tarieven plus een opslag van 50% worden gebruikt.

Of gebruik de IKS-tarieven zoals gedeponeerd bij RVO.

Het is niet mogelijk financiering aan te vragen voor een postdoc die voor aanvang van de toewijzing met het te financieren project is gestart.

Niet-wetenschappelijk personeel

Financiering kan worden aangevraagd voor niet-wetenschappelijk personeel (NWP) dat nodig is voor de uitvoering van het project. Het kan bijvoorbeeld gaan om programmeurs, technisch assistenten, analisten of projectmanagers. De inzet van NWP moet worden beschreven in de aanvraag.

De duur van de aanstelling is niet langer dan de looptijd van het door NWO gefinancierde project.

Afhankelijk van het functieniveau wordt gekozen uit de salaristabellen van het UNL of UMCNL plus een opslag van 50% voor NWP-mbo, NWP-hbo en NWP-academisch of gebruik de IKS-tarieven zoals gedeponeerd bij RVO. Voor NWP is geen persoonsgebonden benchfee beschikbaar.

Vervanging van de aanvrager

Met deze budgetmodule kan financiering worden aangevraagd voor de kosten van de te vervangen hoofd- en/of medeaanvragers. Hiermee kan de werkgever van de betreffende aanvrager de kosten dekken om die vrij te stellen van onderwijs-, begeleidings-, bestuurs- of beheertaken (niet van onderzoekstaken). De aanvrager mag de tijd die vrijkomt door vervanging alleen inzetten voor werkzaamheden voor het project. In de aanvraag moet beschreven worden welke werkzaamheden in het kader van het project de aanvrager(s) in de vrijgestelde tijd zullen verrichten. Aanvragers mogen alleen vervangingssubsidie aanvragen. Het opvoeren van salarislasten en het schrijven van uren op modules zoals projectmanagement en kennisbenutting is niet toegestaan.

NWO financiert de vervanging op basis van de op de besluitdatum geldende salaristabellen plus 50% opslag voor een senior wetenschappelijk medewerker (UNL) of postdoc (UMCNL) of op basis van het IKS-tarief zoals gedeponeerd bij RVO voor maximaal het tarief wat is gebruikt in de aanvraagbegroting. (Salaristabellen | NWO)

7.2.2 Personeel van hogescholen, TO2-instituten, onderwijsinstellingen en overige (onderzoeks)organisaties

Financiering kan worden aangevraagd voor personeel van hogescholen, TO2-instituten, overige onderwijsinstellingen en overige (onderzoeks)organisaties. De tarieven worden bepaald aan de hand van de Handleiding Overheidstarieven (HOT), tabel 2 onder 2.1, ‘gemiddelde directe loonkosten per salarisschaal’, kolom ‘Uurtarief productieve uren, excl. btw’ plus 50% opslag. De salarisschaal van de aangevraagde functie bepaalt het tarief uit de HOT-tabel.

Of gebruik de IKS-tarieven zoals gedeponeerd bij RVO. Voor personeel van hogescholen, TO2-instituten, overige onderwijsinstellingen en overige (onderzoeks)organisaties is geen persoonsgebonden benchfee beschikbaar.

Voor organisaties die niet de cao Rijksoverheid of vergelijkbaar gebruiken (zoals de cao’s van hbo, mbo, vo en lagere overheden), dient het tarief te worden gebruikt dat de werkelijke loonkosten het dichtst benadert

7.2.3 Wetenschappelijk personeel bij een onderzoeksorganisatie in het buitenland

Financiering kan worden aangevraagd voor loonkosten van personeel aan een buitenlandse onderzoeksorganisatie dat een bijdrage levert aan het project. De buitenlandse onderzoeksorganisatie moet voldoen aan de definitie van onderzoeksorganisatie zoals bedoeld in artikel 1.1, leden 4 en 5 van de NWO Subsidieregeling 2024 en aan de onder ‘voorwaarden buitenlandse onderzoeksorganisatie’ genoemde cumulatieve voorwaarden.

Onderbouw overtuigend hoe de onderzoeker van de buitenlandse onderzoeksorganisatie specifieke expertise aan het project bijdraagt die in Nederland niet beschikbaar is op het niveau dat voor het project noodzakelijk is. De beoordelingscommissie beoordeelt deze onderbouwing als onderdeel van het criterium Netwerkvorming. Deze onderbouwing is niet nodig wanneer NWO een bilaterale overeenkomst omtrent Money follows cooperation heeft gesloten met de nationale onderzoeksfinancier van het land waar de buitenlandse onderzoeksorganisatie zich bevindt. Op de NWO-website staat met welke onderzoeksfinanciers NWO een dergelijke overeenkomst heeft gesloten. NWO verstrekt geen subsidie aan medeaanvragers in het buitenland die vallen onder toepasselijke sanctiewetgeving.

De hoofdaanvrager ontvangt de subsidie en is verantwoordelijk voor het overmaken van subsidiemiddelen aan de buitenlandse onderzoeksorganisatie van de medeaanvrager en voor de financiële verantwoording van de besteding van het buitenlandse deel van de subsidie. Het wisselkoersrisico ligt bij de aanvrager. Baten of lasten door wisselkoersen zijn niet subsidiabel.

In de begroting moeten de daadwerkelijke kosten worden opgenomen. Het maximumtarief dat kan worden begroot zijn de UNL-tarieven gecorrigeerd voor landencorrectiecoëfficiënten. Er is geen persoonsgebonden benchfee beschikbaar.

Als binnen deze budgetmodule meer dan € 125.000 per organisatie wordt aangevraagd, dan is een controleverklaring nodig bij de financiële eindverantwoording.

Voorwaarden buitenlandse onderzoeksorganisatie

De organisatie dient:

  • – een stichting, vereniging of publiekrechtelijke rechtspersoon te zijn, althans het equivalent daarvan in het land van vestiging van de buitenlandse organisatie; (alle andere rechtsvormen, waaronder besloten en naamloze vennootschappen – althans het equivalent daarvan in het land van vestiging van de buitenlandse organisatie – zijn uitgesloten);

  • – zich in de hoofdzaak zelf bezig te houden met het op onafhankelijke wijze verrichten van fundamenteel onderzoek, industrieel onderzoek of experimentele ontwikkeling of met het met het breed verspreiden van de resultaten van de eigen onderzoeksactiviteiten door middel van onderwijs, publicaties of kennisoverdracht.

Let op: Voorafgaand aan het indienen van een aanvraag wordt door NWO aan de hand van bovengenoemde voorwaarden getoetst of de buitenlandse organisatie aan artikel 1.1, leden 4 en 5 van de NWO Subsidieregeling 2024 voldoet en dus als medeaanvrager mag deelnemen.

NWO voert deze toets mede uit om te controleren of er geen sprake is van het verlenen van verboden staatssteun.

De hoofdaanvrager levert ten behoeve van deze toetsing uiterlijk 20 werkdagen voor de deadline van indiening per e-mail aan Ngf-ciiic@nwo.nl (dus uiterlijk 11 februari 2027 voor 14:00:00 CET) de volgende documenten aan van de buitenlandse onderzoeksorganisatie(s):

  • – een recent uittreksel van de kamer van koophandel, dan wel het equivalent daarvan in het land van vestiging van de buitenlandse organisatie;

  • – de oprichtingsakte en/of actuele statuten;

  • – de laatst beschikbare jaarrekening voorzien van een controleverklaring9;

  • – een door de buitenlandse organisatie ingevulde Verklaring Onderzoeksorganisatie, beschikbaar op de financieringspagina van deze Call for proposals.

De documenten worden in het Engels aangeleverd. Het is toegestaan om andere relevante documentatie toe te voegen. Tevens kan NWO om aanvullende informatie vragen als bovenstaande documenten niet voldoende uitsluitsel bieden om te bepalen of de organisatie mag optreden als medeaanvrager.

Als de organisatie van de beoogde medeaanvrager binnen een ander NWO programma is getoetst aan deze voorwaarden, neem dan tijdig contact op met NWO via het bovengenoemde e-mailadres om af te stemmen of deze organisatie opnieuw moet worden getoetst.

Indien de hoofdaanvrager de voor de toets op de voorwaarden benodigde stukken niet op tijd aanlevert, kan NWO de betreffende organisatie niet als medeaanvrager accepteren.

7.2.4 Materieel

Financiering kan worden aangevraagd voor alle project-specifieke kosten met betrekking tot onder meer verbruiksgoederen, inkoop van diensten, materialen, kleine instrumenten, toegang tot (inter)nationale faciliteiten, software en onderzoeksmiddelen die na gebruik geen economische waarde meer hebben. Reis- en verblijfkosten (nationaal en internationaal) voor alle mensen die aan het project werken incl. buitenlandse gastonderzoekers, kosten voor de organisatie van (internationale) workshops en symposia, kosten voor datamanagement, publicaties, en kosten in het kader van citizen science vallen eveneens onder deze module. Maximaal 50% van het bij NWO aangevraagde materiele budget kan ingezet worden voor werk door derden (bijvoorbeeld laboratoriumanalyses, dataverzameling enz.).

In het onderzoek kunnen studenten worden ingezet. Indien de studenten bijdragen als onderdeel van hun curriculum, geldt het tarief volgens de gebruikelijke stagevergoeding van de universiteit of hogeschool. Indien de studenten als bijbaan na/ast hun studie als student-assistent bijdragen, geldt het tarief volgens Handleiding Overheidstarieven (HOT), tabel 2 onder 2.1 ‘gemiddelde totale loonkosten per salarisschaal’, kolom ‘Uurtarief productieve uren, exclusief btw’ plus 50%, schaal 1.

Reiskosten (nationaal en internationaal) worden alleen vergoed op basis van tweede klasse/economy class tarieven. Voor publicaties gelden de bepalingen in de paragraaf 5.5 Open Science. Kosten voor een controleverklaring kunnen alleen worden opgevoerd voor onderzoeksorganisaties die niet onderworpen zijn aan het onderwijsaccountantsprotocol van OCW voor maximaal € 5.000 per controleverklaring.

Het is niet toegestaan om kosten op te voeren voor:

  • – organisatie-infrastructuur en overhead, waaronder een volledig functionerende werkplek, huisvesting, kantoorautomatisering, personeelsadministratie, reiskosten woon-werk, opleiding, facilitair, HR-advies en bedrijfszorg, documentaire informatievoorziening en thuiswerkvergoeding;

  • – het gebruik en onderhoud van in eigen beheer ontwikkelde wetenschappelijke infrastructuur;

  • – reguliere onderwijsactiviteiten;

Let op: Indien financiering wordt aangevraagd voor bovenstaande project-specifieke kosten van buitenlandse organisaties dienen deze organisaties voor indiening getoetst te worden op de wijze omschreven in bijlage 7.2.3 Wetenschappelijk personeel bij een onderzoeksorganisatie in het buitenland.

7.2.5 Investeringen

Financiering kan worden aangevraagd voor alle project-specifieke middelen ten behoeve van onderzoek of kosten met betrekking tot bouw of doorontwikkeling van wetenschappelijke infrastructuur die na afronding van het project economische waarde behouden, dan wel kunnen worden hergebruikt. De begunstigde verwerft na afloop van het project het eigendom over deze onderzoeksmiddelen. Indien de begunstigde winst realiseert uit het economisch eigendom van deze onderzoeksmiddelen, dan moeten deze winsten worden geïnvesteerd in primaire activiteiten van de begunstigde zoals bedoeld in artikel 3.1.4, lid 2, van de NWO Subsidieregeling 2024. Het gaat om de aanschaf van apparatuur met restwaarde voor de uitvoering van onderzoek en om investeringen in de opbouw of (verdere) ontwikkeling van wetenschappelijke infrastructuur. Loonkosten als onderdeel van de investering zijn op te voeren als personele kosten binnen de post investeringen.

Indien apparatuur niet tijdens de volledige levensduur daarvan voor het voorgestelde project wordt gebruikt, komen alleen de afschrijvingskosten overeenstemmend met de looptijd van het voorgestelde project, berekend volgens algemeen erkende boekhoudkundige beginselen, voor subsidiëring in aanmerking. De kosten voor investeringen dienen in de aanvraag adequaat gespecificeerd en gemotiveerd te worden.

Subsidiabel zijn:

  • – kosten voor investeringen in wetenschappelijke apparatuur;

  • – kosten voor investeringen in datasets;

  • – loonkosten voor medewerkers met essentiële technische expertise noodzakelijk voor de ontwikkeling of bouw van een investering.

Niet-subsidiabel zijn:

  • – kosten voor infrastructurele voorzieningen die tot de gebruikelijke infrastructuur gerekend kunnen worden (volledig functionerende werkplek, huisvesting, kantoorautomatisering, personeelsadministratie, reiskosten woon-werk, opleiding, facilitair, HR-advies en bedrijfszorg, documentaire informatievoorziening, thuiswerkvergoeding);

  • – dataverzamelingen en eventuele bijbehorende software en bibliografieën die reeds op andere wijze beschikbaar zijn;

  • – overige personeelskosten, waaronder personeelskosten voor de exploitatie en het uitvoeren van onderzoek met de faciliteit;

  • – kosten voor onderhoud en gebruik van de apparatuur op een project. De kosten voor het gebruik van apparatuur op een project kunnen via het materieel budget aangevraagd worden.

7.2.6 Kennisbenutting

Het aangevraagde budget dient in de aanvraag adequaat gespecificeerd te worden. Gebruik voor de bepaling van de tarieven de bepalingen van Personeel en Materieel.

Het doel van deze budgetmodule is het bevorderen van de benutting van de uit het onderzoek voortkomende kennis10.

Het is mogelijk om een bedrag op te voeren voor kennisbenutting. Deze kosten zijn ten hoogste 10% van het subsidiebedrag.

Voorbeelden van mogelijke kosten, maar niet gelimiteerd tot, zijn een haalbaarheidsstudie naar toepassingsmogelijkheden dan wel een mogelijke toepassing toetsen in de praktijk, vaardigheden ontwikkelen, kosten voor het indienen van een octrooiaanvraag, outreach & kennisoverdracht, netwerkvorming, het gebruik maken van een business developer.

Het aangevraagde budget voor kennisbenutting dient in de aanvraag adequaat gespecificeerd te worden.

Let op: Indien financiering wordt aangevraagd voor bovenstaande project-specifieke kosten van buitenlandse organisaties dienen deze organisaties voor indiening getoetst te worden op de wijze omschreven in bijlage 7.2.3 Wetenschappelijk personeel bij een onderzoeksorganisatie in het buitenland.

7.2.7 Projectmanagement

De module Projectmanagement geeft de mogelijkheid om een post voor projectmanagement aan te vragen tot maximaal 5% van het totale bij NWO aangevraagde budget. Deze post kan uitsluitend activiteiten betreffen die zuiver ondersteunend zijn aan het project waarvoor subsidie wordt aangevraagd. De aanvrager moet deze post adequaat motiveren.

Onder projectmanagement wordt onder andere verstaan het optimaal vormgeven van de organisatiestructuur van het consortium, ondersteuning van het consortium en de hoofdaanvrager, het bewaken van de samenhang, voortgang en eenheid van het project, en de afstemming tussen de deelprojecten binnen het project. Deze taken mogen ook door externe organisaties worden uitgevoerd voor zover niet beschikbaar op de onderzoeksorganisatie van de hoofd- en/of medeaanvrager(s).

Onderzoeksorganisaties dienen bij de offerteprocedure tot het selecteren van een derde partij rekening te houden met de inkoopregels van de overheid en waar nodig een Europese aanbestedingsprocedure te volgen. De werkzaamheden van de hoofdaanvrager en medeaanvragers zelf in het kader van het project(management) mogen niet bekostigd worden uit deze budgetmodule.

Het voor projectmanagement aan te vragen budget kan bestaan uit materiële- of uitvoeringskosten en personele kosten. Voor personele kosten kan een maximaal tarief van € 121 per uur worden opgevoerd. Het uurtarief van het aan te stellen personeel dient te zijn gebaseerd op een kostendekkend tarief en wordt berekend op basis van het gehanteerde standaard productief aantal uur van de organisatie. Het kostendekkend tarief omvat:

  • – (gemiddeld) brutoloon behorende bij de functie van de medewerker die zal bijdragen aan het project (op basis van de cao-inschaling van de betreffende medewerker);

  • – vakantiegeld en 13e maand (indien van toepassing in de geldende cao) naar rato van de inzet in fte;

  • – sociale lasten;

  • – pensioenlasten;

  • – overhead.

Het is toegestaan om taken in het kader van projectmanagement door externe organisaties te laten uitvoeren, maar het deel van (commerciële) uurtarieven dat voornoemde tarieven overschrijdt, is niet subsidiabel en kan derhalve niet worden opgenomen in de begroting.

7.3 De integrale kostensystematiek (IKS) en het vaste uurtarief

Specifiek en uitsluitend voor Calls for proposals die NWO uitvoert in het kader van het Nationaal Groeifonds kunnen hoofd- en medeaanvragers voor de financiering van personeelskosten gebruikmaken van de/ Integrale kostensystematiek zoals deze door RVO wordt gehanteerd.

Alleen hoofd- en medeaanvragers, waarvan de IKS-tarieven zijn gedeponeerd bij en goedgekeurd door RVO mogen deze tarieven toepassen in de aanvraagbegroting.

Indien een aanvrager gebruik wenst te maken van de IKS-tarieven, dan houdt deze keuze automatisch in dat men NWO toestemming geeft de IKS-tarieven op te vragen bij RVO ten behoeve van de formele toets op indieningsvoorwaarden door NWO. Tevens houdt de keuze in dat men de IKS-tarieven deelt met de consortiumpartners van het voorstel op het moment dat er een gezamenlijke begroting wordt opgesteld.

NWO zal als onderdeel van de toets op formele voorwaarden voor indiening de IKS-tarieven in de aanvraagbegroting vergelijken met de bij RVO gedeponeerde en goedgekeurde tarieven. NWO hanteert hierbij de tarieven die gebruikt zijn bij indiening van de aanvraag. Indien er een afwijking geconstateerd wordt in de IKS-tarieven van de aanvraagbegroting en de IKS-tarieven bij RVO zal door NWO contact gezocht worden met de hoofdaanvrager, die de verantwoordelijkheid heeft om de aanvraag (incl. begroting) binnen de daartoe gestelde termijn in overeenstemming te brengen met de voorwaarden.

De opgevoerde functies in de aanvraagbegroting moeten overeenkomen met de benoemde functies in de IKS-tabel zoals deze is gedeponeerd bij RVO. De bijbehorende uurtarieven dienen verder zonder indexatie te worden opgevoerd in de aanvraagbegroting. Er is géén mogelijkheid tot indexatie van tarieven gedurende de looptijd van het project. Als gebruik is gemaakt van IKS-tarieven is benchfee niet van toepassing omdat deze integrale kosten al in het IKS-tarief zijn opgenomen.

In de financiële eindverantwoording moet de aanvrager de gemaakte personeelskosten van alle jaren afzonderlijk opnemen.

Vast uurtarief

(Bron: Vaste uurtarief systematiek (rvo.nl)) De vaste-uurtarief-systematiek is een standaardmethode om de hoogte van subsidie voor in aanmerking komende kosten te berekenen. Onderzoeksorganisaties kunnen geen gebruik maken van dit tarief.

Het vaste uurtarief is een vergoeding voor de loonkosten/arbeidskosten en de indirecte-, of overheadkosten van uw organisatie, bijvoorbeeld huisvestingskosten, kosten van kantoorapparatuur en kosten van binnenlandse reizen voor werkoverleg. De hoogte van het vaste uurtarief bedraagt in deze Call for proposals € 60.

Indien u gebruik maakt van deze systematiek moet in uw administratie het aantal gewerkte uren door uw projectmedewerkers en de kosten van apparatuur, materialen en derden (facturen) duidelijk terug te vinden zijn. Een verantwoording over de werkelijke loonkosten van de medewerkers die aan het project werken is niet nodig.

7.4 Reservering van UNL, UMCNL en HOT loonkosten

Als na indiening van het voorstel en voordat het voorstel wordt toegekend de UNL- en/of UMCNL-en/of HOT-tarieven stijgen, dient de aanvrager in de begroting van het voorstel middelen te reserveren om een eenmalige stijging van de personeelstarieven te financieren. NWO zal in het begrotingsformat een percentage voorschrijven op basis van een inschatting van historische meerjarencijfers. Aan het voorgeschreven percentage kan de aanvrager geen rechten ontlenen ten aanzien van de daadwerkelijke tariefstijging. Als het gereserveerde bedrag onvoldoende blijkt om de stijging van de personele tarieven te financieren, compenseert de aanvrager de stijging uit andere begrotingscategorieën. Inhoudelijke wijzigingen in de aanvraag zijn niet toegestaan. Als blijkt dat niet alle gereserveerde middelen nodig zijn, dan past NWO het aanvraagbudget naar beneden aan en worden alleen de kosten vergoed die samenhangen met de daadwerkelijke tariefsverhoging.

7.5 Relatie van de Call for proposals tot de andere onderdelen van NGF-CIIIC

Over de governance van het stimuleringsprogramma CIIIC en de relatie van deze Call for proposals tot de andere actielijnen en activiteiten die deel uitmaken van dit NGF-project is meer informatie beschikbaar op www.ciiic.nl.

7.5.1 CIIIC Innovatie Agenda

NWO adviseert aanvragers om kennis te nemen van de CIIIC Innovatie Agenda en waar mogelijk mee te nemen in de uitvoering van het project. De Innovatie Agenda is beschikbaar via de financieringspagina van deze regeling.

7.5.2 Richtlijn en Zelftoets Publieke Waarden voor Immersive Experiences

NWO adviseert aanvragers om kennis te nemen van de Publieke Waarden Richtlijn en Zelftoets voor Immersive Experiences (IX) en waar mogelijk mee te nemen in de uitvoering van het project. Deze richtlijn en zelftoets Publieke Waarden is beschikbaar via de financieringspagina van deze regeling. Meer gedetailleerde achtergrondinformatie over Publieke Waarden kunt u lezen op de CIIIC-website.

7.5.3 Culturele Codes

NWO adviseert aanvragers om kennis te nemen van de Governance Code Cultuur, Fair Practice Code en Code Diversiteit & Inclusie en waar mogelijk mee te nemen in de uitvoering van het project.

X Noot
1

Een verborgen prompt is een voor de lezer van een document niet (of slecht) zichtbare opdracht aan een GAI-applicatie, met als doel om de GAI-applicatie te beïnvloeden met een nieuwe opdracht. Een dergelijke opdracht kan zijn om een positieve beoordeling te genereren over de desbetreffende voorliggende tekst. Dit is in geen geval toegestaan.

X Noot
2

Voor lectoren in dienst van een hogeschool en onderzoekers in dienst van een TO2-instituut geldt dat zij ook als hoofdaanvrager mogen indienen als zij een bezoldigd dienstverband voor bepaalde tijd hebben.

X Noot
3

De TO2 instituten zijn Deltares, NLR, TNO, WUR en MARIN

X Noot
4

Organisaties die niet wettelijk verplicht zijn hun jaarrekening te laten controleren, hoeven een dergelijke controleverklaring niet aan te leveren. Zij moeten daarbij wel kunnen aantonen dat deze wettelijke verplichting niet van toepassing is op de betreffende organisatie.

X Noot
5

NWO sluit zich aan bij de RVO terminologie: gedeponeerd houdt ook in dat de tarieven door RVO goedgekeurd zijn.

X Noot
6

Indien een aanvrager gebruik wenst te maken van de IKS-tarieven, dan houdt deze keuze automatisch in dat men NWO toestemming geeft de IKS-tarieven op te vragen bij RVO en te delen met de consortiumpartners van de aanvraag op het moment dat er een gezamenlijke begroting wordt opgesteld.

X Noot
7

Alle activiteiten die worden aangevraagd onder deze budgetmodule moeten passen binnen de definitie van "Activiteiten inzake kennisoverdracht" die door de Europese Commissie wordt gehanteerd in de Kaderregeling betreffende staatssteun voor onderzoek, ontwikkeling en innovatie (PbEU 2022, C 414).

X Noot
8

Niet toelaatbare cofinanciering is beschreven in de Regeling Cofinanciering, artikel 6.

X Noot
9

Organisaties die niet wettelijk verplicht zijn hun jaarrekening te laten controleren, hoeven een dergelijke controleverklaring niet aan te leveren. Zij moeten daarbij wel kunnen aantonen dat deze wettelijke verplichting niet van toepassing is op de betreffende organisatie.

X Noot
10

In deze budgetmodule wordt aangesloten bij de definitie voor “kennisoverdracht” die de Europese Commissie hanteert in de Communautaire kaderregeling inzake staatssteun voor onderzoek, ontwikkeling en innovatie (PbEU 2014, C 198).

Naar boven