Beleid CvTA invulling kan-bepaling bestuurderstoets (art. 5aa Wet toezicht)

1. Aanleiding en doel van de beleidsnotitie

In zijn Toezichtstrategie beschrijft het College van Toezicht Auteursrechten (hierna: CvTA) effectief publiek toezicht te willen houden. Daarbij geeft hij de voorkeur aan risico-gericht toezicht boven incident-gestuurd toezicht en wil daarbij een waardegedreven toezichthouder zijn die robuust, betrouwbaar, integer, onafhankelijk, reflectief, transparant, benaderbaar en kundig is.

Deze strategie en waarden wil het CvTA ook toepassen bij het uitvoeren van zijn wettelijke taak om vast te stellen of de betrouwbaarheid en geschiktheid van een persoon die bij een collectieve beheersorganisatie (hierna: cbo) is of wordt belast met bestuurlijke of toezichthoudende taken, buiten twijfel staat. Dit wordt beoordeeld in het kader van de bestuurderstoets.

2. Opgedane ervaringen met de bestuurderstoets geven aanleiding om invulling te geven aan de kan-bepaling in de wet

Na de invoering van deze bevoegdheid in 2023 heeft het CvTA diverse bestuurderstoetsen uitgevoerd en hiermee ervaring opgedaan. De werkwijze is september 2024 ook met de betreffende cbo’s geëvalueerd. Het CvTA constateert dat de cbo’s inmiddels meer vertrouwd zijn geraakt met deze procedure en dat dit ook al heeft geleid tot meer kwaliteit in het proces van werving, selectie en benoeming van bestuurders en toezichthouders bij de betreffende cbo’s.

Dit geeft het CvTA aanleiding om nu ook te kijken onder welke voorwaarden van een bestuurderstoets kan worden afgezien door gebruik te maken van de kan-bepaling hiervoor in artikel 5aa, eerste lid, van de Wet toezicht collectieve beheersorganisaties auteurs- en naburige rechten (hierna: Wet toezicht). Hieruit blijkt dat het CvTA kan bepalen in welke gevallen hij wel of niet een bestuurderstoets doet.

Door het introduceren van deze werkwijze tracht het CvTA ook alvast samen met de sector ervaringen op te doen ten behoeve van de in de ter consultatie voorgelegde wetswijziging (2 februari 2026) aangekondigde nieuwe wijze van toezicht op benoemingen van bestuurders en toezichthouders bij cbo’s (art. 48 in combinatie met art. 37 Wet collectief rechtenbeheer en toezicht).

In deze beleidsnotitie wordt beschreven in welke gevallen het CvTA gebruikmaakt van deze bevoegdheid en in welke gevallen het CvTA hiervan afziet (kan-bepaling art. 5aa WT). Deze notitie vormt daarmee een aanvulling op – en geen vervanging van – het bestaande beleid- en uitvoeringskader betrouwbaarheid en geschiktheid (vastgesteld juli 2022).

Doel van deze beleidsnotitie is:

• het transparant maken in welke gevallen het CvTA gebruikmaakt van zijn bevoegdheid tot het uitvoeren van een bestuurderstoets;

• het richting geven aan cbo’s over welke eisen het CvTA stelt aan de inrichting van hun wervings-, selectie- en benoemingsprocedures voor bestuurders en toezichthouders zoals bedoeld in artikel 5aa Wet toezicht;

• het expliciteren hoe het CvTA in de toepassing van artikel 5aa Wet toezicht omgaat met vertrouwen in governance-processen;

• het zorgen voor een proportionele en risicogerichte toepassing van toezicht.

3. Wettelijk en beleidsmatig kader

Artikel 5aa, eerste lid, Wet toezicht bepaalt dat het CvTA kan vaststellen of de betrouwbaarheid en geschiktheid van een persoon buiten twijfel staat. Dit betreft een discretionaire bevoegdheid. Uit artikel 2, vijfde lid, van het Besluit betrouwbaarheid en geschiktheid toezichthouders en bestuurders collectieve beheersorganisaties (Besluit) volgt dat indien het CvTA niet overgaat tot een beoordeling de betrouwbaarheid en geschiktheid van de bestuurder of toezichthouder geacht wordt buiten twijfel te staan.

4. Uitgangspunten bij de invulling van de kan-bepaling

De primaire verantwoordelijkheid voor een zorgvuldige benoeming ligt bij de collectieve beheersorganisatie. Het CvTA past de bestuurderstoets risicogericht en proportioneel toe, in samenhang met zijn integrale toezicht en vertrouwt waar mogelijk op professioneel ingerichte governance-processen.

5. Afzien van een bestuurderstoets

Het CvTA kan afzien van een bestuurderstoets indien sprake is van een structureel zorgvuldig en transparant wervings- en selectieproces en eerdere benoemingen bij de betreffende cbo geen aanleiding hebben gegeven tot toezichtsignalen en er ook geen andere signalen uit het integrale toezicht op de betreffende cbo bekend zijn die van invloed kunnen zijn op de voorgenomen benoeming.

5.1. Algemeen uitgangspunt

Het College van Toezicht Auteursrechten beschouwt de kwaliteit van het wervings- en selectieproces van bestuurders en toezichthouders als een belangrijke indicatie voor de betrouwbaarheid en geschiktheid van de uiteindelijk benoemde persoon. Een zorgvuldig, transparant en beleidsconform ingericht proces vergroot de kans op een passende benoeming en kan aanleiding zijn voor het College om, in het kader van de kan-bepaling van artikel 5aa van de Wet toezicht collectieve beheersorganisaties auteurs- en naburige rechten (Wet toezicht), af te zien van het uitvoeren van een bestuurderstoets. Het CvTA beoordeelt niet of een proces exact volgens één vast model is ingericht, maar of het proces zorgvuldig en transparant is.

5.2. Criteria die wijzen op een zorgvuldig en transparant proces

Het CvTA kan vertrouwen ontlenen aan de zorgvuldigheid en transparantie van het wervings- en selectieproces indien onder meer sprake is van de volgende elementen:

Doordachte profielbepaling

Voorafgaand aan de werving is een expliciete afweging gemaakt over de samenstelling en kwaliteiten van het zittende bestuur of toezichthoudend orgaan, de strategische opgaven en toekomstige uitdagingen van de organisatie en de gewenste aanvulling in kennis, ervaring, competenties en perspectieven. Deze afweging heeft geleid tot een concreet, toetsbaar en actueel functieprofiel. De geschiktheidsmatrix kan hierbij behulpzaam zijn.

Consistente relatie tussen profiel en kandidaat

Het is inzichtelijk hoe de benoemde kandidaat aansluit bij het vastgestelde profiel. De motivering van de benoeming maakt duidelijk welke kwaliteiten doorslaggevend zijn geweest, op welke onderdelen de kandidaat het collectief versterkt en hoe eventuele lacunes binnen het collectief worden gecompenseerd.

Zorgvuldige werving en selectie

De werving heeft plaatsgevonden op een wijze die passend is bij de functie en de governance-structuur van de organisatie. Indien gebruik is gemaakt van een externe partij, betreft dit een deskundige en onafhankelijke organisatie. De selectie heeft plaatsgevonden aan de hand van vooraf vastgestelde criteria en een navolgbaar afwegingsproces.

Betrokkenheid van relevante gremia

Relevante interne gremia, zoals het intern toezichthoudend orgaan, de ondernemingsraad of de raad van aangeslotenen, zijn op passende wijze betrokken bij het proces. Deze betrokkenheid heeft een consulterend of adviserend karakter en laat de formele verantwoordelijkheden onverlet.

Aandacht voor betrouwbaarheid

De beheersorganisatie heeft zelf actief aandacht besteed aan de betrouwbaarheid van de kandidaat, bijvoorbeeld door het opvragen van een geldige Verklaring Omtrent het Gedrag, het inwinnen van referenties en het betrekken van publiek beschikbare informatie.

5.3. Aanwijzingen die aanleiding kunnen geven tot twijfel

Het CvTA kan geen vertrouwen ontlenen aan het proces en aanleiding zien tot het uitvoeren van een bestuurderstoets indien één of meer van de volgende omstandigheden zich voordoen:

Onvoldoende transparantie

Het is niet inzichtelijk hoe het functieprofiel tot stand is gekomen. Het verband tussen profiel en kandidaat is onvoldoende gemotiveerd of ontbreekt. Afwegingen die tot de benoeming hebben geleid zijn niet of nauwelijks vastgelegd. Deze criteria zijn niet cumulatief.

Beperkt of afwezig selectieproces

Er is maar beperkt sprake geweest van enige vorm van werving. Er is sprake van uitsluitend een aanwijzing of voordracht van een persoon in plaats van een groep geschikte kandidaten. Selectiecriteria zijn niet vooraf bepaald of niet navolgbaar toegepast. Het proces is feitelijk herleidbaar tot één of enkele personen zonder toetsbare tegenkracht.

Dominantie van deelbelangen

Voordragende partijen hebben een doorslaggevende rol gespeeld zonder dat het bredere organisatiebelang zichtbaar is gewogen.

Inconsistentie met toezichtbeeld

Eerdere benoemingen of governance-kwesties geven aanleiding tot zorg. Signaleringen uit het reguliere toezicht roepen vragen op over checks and balances. De benoeming vindt plaats in een context van verhoogd risico of bestuurlijke spanning.

5.4. Beleidsmatige consequentie

Indien het CvTA op basis van bovenstaande criteria voldoende vertrouwen kan ontlenen aan het wervings- en selectieproces, kan het College besluiten af te zien van een bestuurderstoets in de zin van artikel 5aa Wet toezicht. Het CvTA maakt hierover afspraken met de cbo. Dit kan bijvoorbeeld op basis van een beschrijving van het te volgen wervings- en selectieproces rekening houdend met de criteria zoals hierboven beschreven. Hieruit volgt dat de beschrijving van dit proces door de cbo en de gevolgde procedure in de praktijk aantoonbaar met elkaar in overeenstemming zijn en zijn geweest en voldoen aan de daarvoor gestelde criteria. Indien dat vertrouwen ontbreekt, of indien gerede twijfel bestaat over de zorgvuldigheid en transparantie van het proces, acht het CvTA het noodzakelijk om zelf vast te stellen of de betrouwbaarheid en geschiktheid van de betreffende persoon buiten twijfel staat.

Op termijn wil het CvTA ertoe overgaan op basis van een consistente lijn in de kwaliteit van de bestuurderstoetsen overeenkomstig de gestelde eisen en op basis van een vooraf geformuleerde procedure van de cbo, om afspraken te maken dat de persoonsgerichte dossiers niet meer aan het CvTA behoeven te worden voorgelegd voor een bestuurderstoets. Het CvTA heeft dan onderbouwd en op basis van ervaring in de praktijk, voldoende vertrouwen in het door de cbo gehanteerde proces voor werving en selectie van kandidaten. Deze borgt dat benoemingen zorgvuldig en transparant worden voorbereid en uitgevoerd. De verwachting is dat de hantering van dit proces zorgt voor de benoeming van een betrouwbare en geschikte bestuurder of toezichthouder.

6. Procedure en kosten

Indien het CvTA besluit tot toetsing, wordt deze uitgevoerd conform het Besluit en het bestaande CvTA-beleid. De eventuele kosten van aanvullend onderzoek komen voor rekening van de beheersorganisatie.

7. Slotbepalingen

Deze beleidsnotitie treedt in werking na vaststelling door het College en wordt periodiek geëvalueerd.