Besluit van de Kiesraad tot vaststelling van een bestuursreglement (Bestuursreglement Kiesraad)

gelet op artikel A 7 van de Kieswet:

Artikel 1 (begripsbepalingen)

In dit bestuursreglement wordt verstaan onder:

Buitengewoon lid:

buitengewoon lid van de Kiesraad als bedoeld in artikel A 5 van de Kieswet;

Bureau:

het ondersteunend bureau als bedoeld in artikel A 8 van de Kieswet;

Kiesraad:

de Kiesraad, zoals ingesteld op grond van artikel A 2 van de Kieswet. Voor zover in de Kieswet een afzonderlijke taak is opgedragen aan een deel van de (leden van de) Kiesraad, geldt dit deel ook als de Kiesraad;

Kwaliteitsbewakende taken:

de taken en bevoegdheden, bedoeld in de artikelen A 12 (procesaanwijzing), A 13 (opstellen rapportage van bevindingen), Ea 10 (beheersaanwijzing), Ea 11 (onderbreken van het gebruik van uitslagprogrammatuur) en Ea 12 (opstellen rapportage van bevindingen) van de Kieswet;

Lid:

lid van de Kiesraad als bedoeld in artikel A 5 van de Kieswet;

Secretaris-directeur:

de secretaris als bedoeld in artikel A 8 van de Kieswet;

Voorzitter:

lid, tevens voorzitter van de Kiesraad als bedoeld in artikel A 5 van de Kieswet.

Artikel 2 (functies en benoemingsperiode)

• 1. De Kiesraad wijst uit zijn leden een eerste en een tweede ondervoorzitter aan.

• 2. De eerste ondervoorzitter vervangt de voorzitter bij diens verhindering; de tweede ondervoorzitter vervangt de voorzitter bij verhindering van zowel de voorzitter als de eerste ondervoorzitter.

• 3. Bij verhindering van de ondervoorzitters treedt het oudste lid naar benoeming als voorzitter op.

• 4. De ondervoorzitter en de andere leden die de taken uitoefenen als bedoeld in artikel 3, eerste lid, treden niet op ter vervanging van de voorzitter bij de uitoefening van de taak van centraal stembureau.

• 5. De leden en buitengewone leden worden voorgedragen voor benoeming voor een periode van vier jaar en worden ten hoogste eenmaal voorgedragen voor herbenoeming voor een periode van vier jaar. In uitzonderlijke omstandigheden kan de Kiesraad een lid of buitengewoon lid na afloop van de tweede periode nogmaals voordragen voor herbenoeming voor ten hoogste een of twee jaar.

• 6. De Kiesraad stelt met inachtneming van de wettelijke bepalingen een procedure vast voor de werving en selectie van leden, waarbij de onafhankelijkheid van de Kiesraad is gewaarborgd.

Artikel 3 (functiescheiding: kwaliteitsbewakende leden en buitengewone leden)

• 1. Bij verkiezingen waarbij de Kiesraad de taak van centraal stembureau uitoefent, zijn een ondervoorzitter en twee andere door de Kiesraad uit zijn midden aan te wijzen leden belast met de uitoefening van de kwaliteitsbewakende taken.

• 2. Bij verkiezingen waarbij de Kiesraad de taak van centraal stembureau uitoefent, treden de buitengewone leden op als lid van het centraal stembureau in de plaats van de in het eerste lid bedoelde leden.

• 3. De Kiesraad wijst de in het eerste lid bedoelde leden aan voor de duur van een jaar. Deze aanwijzing wordt telkens voor de duur van een jaar verlengd, tenzij anders wordt besloten.

Artikel 4 (vergadering)

• 1. De Kiesraad vergadert regelmatig volgens een door de Kiesraad vast te stellen vergadercyclus. De Kiesraad vergadert in elk geval wanneer dat wettelijk is voorgeschreven, wanneer de voorzitter dat nodig acht of wanneer een ander lid dat onder opgaaf van redenen verlangt.

• 2. De vergaderingen van de raad zijn niet openbaar, behalve als bij wet een openbare zitting van de Kiesraad als centraal stembureau is voorgeschreven.

• 3. Voor het houden van een vergadering van de Kiesraad is de aanwezigheid van ten minste vier leden vereist.

• 4. Het in het derde lid bedoelde vereiste geldt niet indien er sprake is van:

  • a) een wettelijk voorgeschreven zitting als centraal stembureau; of

  • b) andere besluitvorming die binnen een wettelijk voorgeschreven termijn moet plaatsvinden; of

  • c) de uitoefening van de kwaliteitsbewakende taken.

• 5. Bij een wettelijk voorgeschreven zitting komt de Kiesraad in een fysieke vergadering bijeen. Andere vergaderingen zijn zo veel mogelijk fysiek. Op voorstel van de voorzitter kan een vergadering digitaal of hybride (met fysiek of digitaal aanwezige leden) worden gehouden of kan besluitvorming over een concreet voorstel via e-mail worden georganiseerd, tenzij een of meer leden hiertegen bezwaar maken.

• 6. De Kiesraad kan zich tijdens de vergadering laten bijstaan door medewerkers van het bureau van de Kiesraad en door externe deskundigen.

• 7. De secretaris-directeur draagt zorg voor de rondzending van de uitnodigingen, de agenda en de overige voor de vergadering bestemde stukken.

Artikel 5 (besluitvorming)

• 1. De Kiesraad neemt zijn beslissingen zo veel mogelijk bij consensus.

• 2. Indien de voorzitter of een lid stemming wenst, wordt bij meerderheid van stemmen beslist. Indien de stemmen staken, wordt de besluitvorming aangehouden tot de volgende vergadering, tenzij alle leden ter vergadering aanwezig zijn of tenzij er sprake is van een situatie als bedoeld in artikel 4, vierde lid, of om andere te motiveren redenen het niet wenselijk is dat de besluitvorming wordt uitgesteld. In deze gevallen beslist de stem van de voorzitter.

• 3. Indien een stemming de benoeming, voordracht of aanbeveling van personen betreft, vindt de stemming op voorstel van de voorzitter of op verzoek van een of meer leden schriftelijk en geheim plaats. Indien de stemmen staken over personen tot wie de keuze door een voordracht of bij een herstemming is beperkt, dan vindt in dezelfde vergadering een herstemming plaats. Staken bij deze stemming de stemmen opnieuw, dan beslist terstond het lot.

• 4. De leden die belast zijn met de kwaliteitsbewakende taken bij een verkiezing waarbij de Kiesraad optreedt als centraal stembureau oefenen deze taken zoveel mogelijk gezamenlijk uit, met dien verstande dat een aanwijzing of onderbreking van gebruik van programmatuur kan worden vastgesteld door een lid in overleg en in overeenstemming met de betreffende ondervoorzitter of bij diens verhindering het andere lid.

• 5. Bij verkiezingen waarbij de Kiesraad niet optreedt als centraal stembureau oefenen de leden de kwaliteitsbewakende taken zoveel mogelijk gezamenlijk uit, met dien verstande dat een aanwijzing of onderbreking van gebruik van programmatuur kan worden vastgesteld door een lid in overleg en in overeenstemming met ten minste de voorzitter of bij diens verhindering een ondervoorzitter.

Artikel 6 (verslaglegging)

• 1. De secretaris-directeur draagt zorg voor verslaglegging van de vergaderingen.

• 2. Het verslag bevat ten minste:

  • a) een opgave van de ter vergadering aanwezige personen;

  • b) een vermelding van de datum, de plaats en de behandelde onderwerpen;

  • c) een beknopte weergave van de gevoerde discussie en

  • d) een lijst van de genomen besluiten.

• 3. Een lid dat zich niet kan verenigen met een genomen besluit, kan daarvan een met redenen omklede aantekening in het verslag doen opnemen. Indien het besluit de vaststelling van een advies betreft, kan een lid met een afwijkend standpunt hiervan een aantekening in het advies doen opnemen, dan wel een afzonderlijke nota bij het advies voegen. Indien het een per e-mail genomen besluit betreft, kan een lid een met redenen omklede aantekening in het verslag van de volgende vergadering doen opnemen.

• 4. Het verslag wordt zo veel mogelijk de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

Artikel 7 (commissies)

• 1. De Kiesraad kan uit zijn midden één of meer commissies samenstellen die met de voorbereiding van vergaderingen zijn belast. Een commissie bestaat uit ten minste twee leden, onder wie een commissievoorzitter.

• 2. Er is een commissie A (Advisering) met als belangrijkste taakgebied (juridisch) advies, kennis en onderzoek en een commissie U (Uitvoering) met als belangrijkste taakgebied de inzet van digitale middelen en de regie en kwaliteit in de verkiezingsketen. De toedeling van taken wordt verder in overleg tussen de voorzitter en de commissievoorzitters bepaald.

• 3. Elke commissie wordt ondersteund door een medewerker van het bureau van de Kiesraad als commissiesecretaris, die zorg draagt voor de agenda, het versturen van de stukken en het opstellen van het verslag van de commissie.

• 4. De commissies hebben geen rol in de voorbereiding van besluiten van de Kiesraad in het kader van zijn taak als centraal stembureau.

• 5. De Kiesraad stelt de samenstelling van de commissies vast voor de duur van een jaar; deze wordt telkens verlengd voor de duur van een jaar, tenzij anders wordt besloten.

Artikel 8 (integriteit en geheimhouding)

• 1. De leden onthouden zich van alles wat een goede en onafhankelijke taakvervulling van de Kiesraad kan schaden.

• 2. Als een lid in een omstandigheid verkeert die een goede en onafhankelijke taakvervulling van de Kiesraad kan schaden, doet het daarvan onverwijld mededeling aan de voorzitter. Indien het de voorzitter betreft, doet hij mededeling aan de eerste ondervoorzitter.

• 3. De nevenfuncties van de leden worden openbaar gemaakt op de website en als onderdeel van het jaarverslag.

• 4. De leden nemen omtrent alle informatie en documenten die zij in het kader van hun functie verkrijgen en die als vertrouwelijk is aangemerkt, dan wel waarvan de vertrouwelijkheid uit de aard van de informatie voortvloeit, strikte geheimhouding, bedoeld in artikel 2:5 van de Algemene wet bestuursrecht, in acht, ook na beëindiging van hun functie.

Artikel 9 (regelingen)

• 1. De Kiesraad stelt een besluit beheer en mandaat vast. In het besluit beheer en mandaat wordt inzichtelijk gemaakt voor welke taken en bevoegdheden mandaat, volmacht en machtiging wordt verleend aan de voorzitter dan wel de secretaris-directeur en het bureau.

• 2. De Kiesraad stelt een klachtenregeling vast.

Artikel 10 (slotbepalingen)

• 1. De voorzitter beslist in de gevallen waarin dit reglement niet voorziet.

• 2. Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

• 3. Dit besluit wordt aangehaald als: Bestuursreglement Kiesraad.

• 4. Dit besluit wordt na goedkeuring door de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties in de Staatscourant geplaatst.

Overeenkomstig het besluit van de Kiesraad, vastgesteld 3 december 2025,

W.J. Kuijken, voorzitter

J.H. Klok, secretaris-directeur

TOELICHTING

Algemeen

Als gevolg van de invoering van de Wet kwaliteitsbevordering uitvoering verkiezingsproces dient de Kiesraad een bestuursreglement vast te stellen. Hierin dient onder meer de functiescheiding te worden geregeld die nodig is met het oog op de uitoefening van een aantal specifieke kwaliteitsbewakende taken bij een verkiezing waarbij de Kiesraad zelf optreedt als centraal stembureau. Dit betreft de taken en bevoegdheden, bedoeld in de artikelen A 12 (procesaanwijzing), A 13 (opstellen rapportage van bevindingen), Ea 10 (beheersaanwijzing), Ea 11 (onderbreken van het gebruik van uitslagprogrammatuur) en Ea 12 (opstellen rapportage van bevindingen) van de Kieswet. Bij een verkiezing waarbij de Kiesraad zelf optreedt als centraal stembureau, kunnen deze bevoegdheden ook worden ingezet met betrekking tot de Kiesraad in zijn hoedanigheid van centraal stembureau. Daarom is in artikel A 3, derde lid, van de Kieswet bepaald dat in zo’n situatie de kwaliteitsbewakende taken worden uitgeoefend door enkele leden, onder wie een ondervoorzitter, die niet tevens de taak van centraal stembureau uitoefenen. Deze aangewezen leden hebben derhalve een wettelijk mandaat om op te treden als Kiesraad. In het centraal stembureau treden de buitengewone leden in de plaats van deze aangewezen leden.

Artikel 2

Op grond van artikel 11 van de Kaderwet adviescolleges kunnen leden tweemaal worden herbenoemd. De Kiesraad heeft voorkeur voor beperking tot één maal, waardoor de maximale zittingsduur acht jaar is. Niettemin kan er in uitzonderlijke omstandigheden behoefte zijn aan enige verruiming van deze periode. Daarbij valt te denken aan een situatie die de continuïteit van de Kiesraad raakt, bijvoorbeeld als meerdere leden binnen een korte periode aftreden en het moeilijk is de raad tijdig aan te vullen met leden met een specifieke deskundigheid. De Kiesraad wil zeer terughoudend omgaan met deze mogelijkheid.

Artikel 3

Buitengewone leden treden in de plaats van de leden met kwaliteitsbewakende taken indien de Kiesraad de rol van centraal stembureau vervult. Dat betekent ook dat buitengewone leden gelden als leden bij de toepassing van artikel 4 en 5.

Artikel 4

De Kiesraad vergadert in elk geval indien dat wettelijk is voorgeschreven, maar los daarvan uiteraard regelmatig ten behoeve van de bespreking van adviezen en de uitoefening van andere taken, zoals de kwaliteitsbevorderende taken van de Kiesraad. Voorbeelden van de laatstgenoemde taken zijn het vaststellen van instructies, kwaliteitsstandaarden en modellen. Gebruikelijk is een vergadercyclus met bijna elke maand een ‘lange vergadering’ en tussen twee ‘lange vergaderingen’ in een ‘korte vergadering’ met daaromheen commissievergaderingen.

De Kiesraad bestaat uit zeven leden en twee buitengewone leden. In het algemeen geldt een quorum van vier leden. Buitengewone leden tellen alleen mee voor het quorum indien het een vergadering betreft van de Kiesraad in zijn rol van centraal stembureau. Daarbij geldt overigens dat het quorumvereiste niet van toepassing is bij een wettelijk voorgeschreven zitting als centraal stembureau.

Besluitvorming via e-mail is alleen mogelijk als het gaat om een afzonderlijk en concreet voorstel dat naar het oordeel van de voorzitter niet kan wachten tot een volgende reguliere vergadering en waarover naar verwachting geen brede beraadslaging nodig is. Een voorbeeld is een eenvoudig verzoek tot (wijziging van de) registratie van een aanduiding of logo. Indien één van de leden van mening is dat wel beraadslaging gewenst is, kan hij op grond van het eerste lid verzoeken het besluit aan te houden tot een volgende fysieke vergadering, dan wel een (extra) fysieke vergadering te beleggen.

Artikel 5

Een voorbeeld van de in het tweede lid bedoelde andere redenen om de besluitvorming niet uit te stellen is als de volgende vergadering door omstandigheden te ver weg in de tijd is.

Een aanwijzing of onderbreking van het gebruik van programmatuur kan – indien dat voor adequaat optreden noodzakelijk is – worden opgelegd door een afzonderlijk lid. In het geval de Kiesraad zelf optreedt als centraal stembureau, dient het lid daarvoor overleg te plegen en overeenstemming te bereiken met ten minste de ondervoorzitter of het andere lid, belast met de kwaliteitsbewakende taken. Indien de ondervoorzitter zelf degene is die een aanwijzing of onderbreking op wil leggen, pleegt hij overleg met ten minste één van de andere leden, belast met de kwaliteitsbewakende taken. In elk geval indien twee leden niet tot overeenstemming kunnen komen, betrekken zij het derde lid bij het overleg.

In de situatie bedoeld in lid 4 dient op vergelijkbare wijze te worden gehandeld. Bij verkiezingen waarbij de Kiesraad niet optreedt als centraal stembureau oefent de Kiesraad de kwaliteitsbewakende taken uit in de reguliere samenstelling en zijn dus alle leden bevoegd om in overleg en in overeenstemming met ten minste de voorzitter of (bij diens verhindering) één ander lid op te treden. In elk geval indien twee leden niet tot overeenstemming kunnen komen, betrekken zij de andere leden bij het overleg.

Artikel 7

De raad werkt al enige tijd met twee voorbereidende en verdiepende commissies. Commissie A (Advies) heeft een focus op (juridisch) advies, kennis en onderzoek. Commissie U (Uitvoering) houdt zich bezig met de inzet van digitale middelen en de regie en kwaliteit in de verkiezingsketen. De commissies bestaan allebei uit drie Kiesraadleden. In de commissies wordt op de deelterreinen besluitvorming voor de Kiesraad voorbereid, wordt informatie gedeeld door het bureau over ontwikkelingen op de deelterreinen en wordt de leden gevraagd mee te denken over concepten, ideeën en ontwikkelingen die voor het bureau en de Kiesraad van belang zijn. Het gaat met name om adviezen en algemene besluiten over programmatuur en kwaliteitsbevorderende maatregelen zoals instructies en kwaliteitsstandaarden. Het betreft in het algemeen geen besluiten van de Kiesraad in zijn rol van centraal stembureau. Ook de kwaliteitsbewakende taken zullen in het algemeen niet worden voorbereid in een commissie, aangezien dit taken zijn waarbij besluiten in een concrete situatie en binnen korte tijd moeten worden genomen. Om te voorkomen dat een kwaliteitsbewakend lid, in de hoedanigheid van lid van een commissie, toch een rol speelt in de voorbereiding van een besluit van de Kiesraad in zijn rol van centraal stembureau, is bepaald dat de commissies in het geheel geen rol spelen in de voorbereiding van besluiten van de Kiesraad in zijn hoedanigheid van centraal stembureau.

Een commissie bestaat bij voorkeur uit drie leden. Om flexibel om te gaan met de instelling van ad hoc commissies is in het eerste lid gekozen voor het minimum van twee leden.

Commissies hebben geen besluitvormende bevoegdheden.

De drie leden die belast zijn met de kwaliteitsbewakende taken als de Kiesraad optreedt als centraal stembureau vormen geen commissie. Deze leden zijn als zodanig aangewezen in de wet en oefenen rechtstreeks op grond daarvan de betreffende taken en bevoegdheden uit, waaronder ook besluitvormende bevoegdheden. Overigens kan de raad volgens artikel 16 van de Kaderwet adviescolleges alleen commissies instellen ter voorbereiding van adviezen.

Verslag en evaluatie

De Kiesraad stelt op grond van artikel 18 van de Kaderwet zelfstandige bestuursorganen jaarlijks voor 15 maart een jaarverslag op, dat de taakuitoefening en het gevoerde beleid beschrijft. De Kiesraad beschouwt dit tevens als aanleiding voor een jaarlijkse evaluatie van zijn functioneren. Daarnaast zal de Kiesraad in elk geval vijfjaarlijks dit bestuursreglement evalueren en daarmee aansluiten bij het vijfjaarlijkse verslag van de minister als bedoeld in artikel 39 van de Kaderwet zelfstandige bestuursorganen.