Call for proposals Veiligheid en Weerbaarheid in een Quantumtijdperk, Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek

2026

Inhoudsopgave

1.

Overzicht en inleiding
 

1.1

Kort overzicht
 

1.2

Inleiding

2

Doelstelling en achtergrond
 

2.1

Doelstelling van het programma
 

2.2

Achtergrond
 

2.3

Consortiumvorming

3

Opstellen en indienen
 

3.1

Tijdpad
 

3.2

Wie kan aanvragen
 

3.3

Wat kan worden aangevraagd
 

3.4

Fases
 

3.5

Intentieverklaring indienen in ISAAC
 

3.6

Aanvraag opstellen en indienen in ISAAC
 

3.7

Verklaring de-minimissteun
 

3.8

Voorwaarden voor in behandeling nemen
 

3.9

Subsidievoorwaarden

4

Beoordeling
 

4.1

Criteria
 

4.2

Inhoudelijke beoordelingscriteria
 

4.3

Procedure
 

4.4

Richtlijnen en kaders voor de beoordeling

5

Na de toewijzing
 

5.1

Start van het project
 

5.2

Monitoring en projectbeheer
 

5.3

Richtlijnen en kaders voor uitvoering project
 

5.4

Afronding
 

5.5

Onderzoeksresultaten – Open Science
 

5.6

Aanvullende voorwaarden
 

5.7

Evaluatie

6

Contact

7

Bijlagen
 

7.1

Budgetmodules en tarieven voor onderzoeksorganisaties
 

7.2

Toelichting op budgetmodules
 

7.3

In aanmerking komende kosten voor ondernemingen en maatschappelijke organisaties
 

7.4

Ambtshalve indexering van UNL, UMCNL en HOT loonkosten

1 Overzicht en inleiding

In dit hoofdstuk vindt u een kort overzicht van de ronde en een inleiding.

1.1 Kort overzicht

Titel: Veiligheid en Weerbaarheid in een Quantumtijdperk

Doel: Het doel van dit onderzoeksprogramma is het versterken van een toekomstbestendige en duurzame kennisbasis op het gebied van quantumtechnologie. De focus ligt op fundamenteel onderzoek, met het oog op verdere ontwikkeling en langetermijntoepassingen in defensierelevante contexten. Binnen deze Call for proposals wordt onderscheid gemaakt tussen twee onderzoekslijnen. De eerste onderzoekslijn heeft als doel oplossingen te verkennen om verstrengeling ‘draagbaar’ te maken, door deze op één locatie te genereren en vervolgens langdurig op te slaan in een draagbaar geheugen. De tweede onderzoekslijn heeft als doel het vergroten van onze kennis en vertrouwen in bestaande en nieuwe quantum-resistente cryptografie, die werkt op bestaande conventionele ICT-systemen, zonder dat quantumhardware nodig is.

Budget:

Het totale budget voor deze Call for proposals bedraagt € 4.550.000. De aan te vragen subsidie per project bedraagt maximaal € 1.500.000 voor onderzoekslijn 1 en maximaal € 385.000 voor onderzoekslijn 2. Om nieuwe wetenschappelijke kennis en inzichten op beide gebieden te bevorderen streeft dit programma ernaar om meerdere projecten per onderzoekslijn te honoreren. Gelet op de beschikbare budget en een evenwichtige verdeling van toewijzingen (zie ook paragraaf 4.3.8) over beide onderzoekslijnen worden naar verwachting binnen deze ronde 6 à 7 aanvragen toegewezen.

Cofinancieringseis: Cofinanciering is optioneel in dit onderzoeksprogramma. Eigen bijdrage: Geen.

Kort tijdpad:

  • − Intentieverklaringen: 29 september 2026, voor 14:00:00 CEST.

  • − Toetsing van in Nederland gevestigde organisaties (zie paragraaf 3.2.3): 6 oktober 2026, voor 14:00:00 CEST.

  • − Aanvragen: 3 november 2026, voor 14:00:00 CET.

Procedure:

De hoofdaanvrager dient de subsidieaanvraag in. Na ontvangst controleert NWO of deze voldoet aan de formele eisen. Indien nodig krijgt de hoofdaanvrager eenmalig de gelegenheid om kleine tekortkomingen te herstellen. Vervolgens krijgt de hoofdaanvrager te horen of de aanvraag in behandeling wordt genomen voor inhoudelijke beoordeling. De inhoudelijke beoordeling wordt uitgevoerd door een beoordelingscommissie, zonder inzet van externe referenten. Indien het budget driemaal overvraagd wordt, kan er een interviewselectie plaatsvinden. Vervolgens wordt de hoofdaanvrager uitgenodigd voor een interview met de beoordelingscommissie. Op basis van zowel de schriftelijke aanvraag als het interview komt de beoordelingscommissie tot een advies aan de raad van bestuur van NWO. De raad van bestuur van NWO zal beslissen over de ingediende aanvragen. De hoofdaanvrager ontvangt bericht of de aanvraag wordt toegewezen.

1.2 Inleiding

Deze Call for proposals beschrijft hoe het aanvraagproces voor de ronde ‘Veiligheid en Weerbaarheid in een Quantumtijdperk’ is ingericht en bestaat uit zeven hoofdstukken. Deze Call for proposals valt onder de verantwoordelijkheid van de Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek (NWO) en is tot stand gekomen middels een samenwerking met het Ministerie van Defensie

Op alle aanvragen zijn de NWO Subsidieregeling 2024, met uitzondering van artikel 1.1, en het Akkoord bekostiging wetenschappelijk onderzoek van toepassing.

NWO verwerkt ontvangen persoonsgegevens die zij in het kader van deze ronde ontvangt conform de NWO Privacyverklaring. De persoonsgegevens die NWO verstrekt aan het Ministerie van Defensie, worden vermeld op de financieringspagina.

2 Doelstelling en achtergrond

In dit hoofdstuk leest u meer over de doelstelling en de achtergrond van het programma en de ronde.

2.1 Doelstelling van het programma

Het doel van dit onderzoeksprogramma is het versterken van een toekomstbestendige en duurzame kennisbasis op het gebied van quantumtechnologie. Het onderzoeksprogramma richt zich op fundamenteel onderzoek, met het oog op verdere ontwikkeling en langetermijntoepassingen in defensierelevante contexten. Door state-of-the-art academisch en praktijkgericht onderzoek te ondersteunen, beoogt dit onderzoeksprogramma nieuwe wetenschappelijke kennis en inzichten te bevorderen die op termijn kunnen bijdragen aan maatschappelijke en veiligheidsgerelateerde doelstellingen, waaronder nationale en internationale veiligheid en strategische autonomie.

NWO nodigt onderzoekers uit om voorstellen in te dienen die zijn opgesteld in samenwerking met onderzoekers uit andere relevante disciplines en met relevante maatschappelijke organisaties, waaronder bedrijven.

2.1.1 Doelstelling van deze Call for proposals

Deze Call for proposals maakt onderscheid tussen twee onderzoekslijnen om nieuwe wetenschappelijke kennis en inzichten op deze gebieden te bevorderen. De resultaten kunnen op termijn bijdragen aan maatschappelijke en veiligheidsgerelateerde doelstellingen.

Onderzoekslijn 1: draagbare verstrengeling voor quantum netwerkapplicaties

Draagbare verstrengeling zal in de toekomst potentieel als een belangrijke hulpbron kunnen dienen voor bepaalde defensietoepassingen, zoals besluitvorming in het veld. Het doel van deze onderzoekslijn is om oplossingen te verkennen om verstrengeling ‘draagbaar’ te maken. Dat wil zeggen dat verstrengeling op één locatie wordt gegenereerd (bijvoorbeeld via glasvezelnetwerken of satellieten) en vervolgens voor langere tijd (bijvoorbeeld een dag) wordt opgeslagen in een draagbaar geheugen. Van dergelijk onderzoek wordt verwacht dat het fundamenteel nieuwe benaderingen verkent. Zo zijn architecturen die gekoppeld kunnen worden aan hedendaagse systemen voor de distributie van verstrengeling van grote interesse. Daarnaast is onderzoek naar architecturen die geschikt zijn voor mobiele, energiebeperkte en infrastructuurarme omgevingen welkom. Ook het verkennen van nieuwe benaderingen met betrekking tot het laden van verstrengeling in dergelijke draagbare geheugens wordt aangemoedigd.

De volgende onderwerpen zijn expliciet uitgesloten: quantum key distribution (quantumtechnologie voor informatiebeveiliging), quantumcomputing en quantumsensing.

Onderzoekslijn 2: Post-quantumcryptografie

De focus in deze onderzoekslijn ligt op het domein post-quantumcryptografie (PQC). PQC omvat alle soorten cryptografische technieken die de vertrouwelijkheid en integriteit van informatie waarborgen of ondersteunen, evenals de authenticiteit en privacy van communicerende partijen. Daarom streeft deze onderzoekslijn naar het vergroten van onze kennis en het vertrouwen in de veiligheid van bestaande en nieuwe cryptografische algoritmen, schema’s en protocollen. Deze technieken moeten bestand zijn tegen quantumaanvallen, maar kunnen worden uitgevoerd op conventionele ICT-systemen zonder dat quantumhardware nodig is.

Onderzoekslijn 2 staat open voor aanvragen op de volgende onderwerpen:

  • 1. Cryptanalyse: Klassieke en quantumcryptanalyse van bestaande en nieuw ontwikkelde schema’s, en van de rekenkundige problemen waarop de veiligheid van deze schema’s berust.

  • 2. Ontwerp van nieuwe schema’s: Nieuwe PQC-schema’s voor encryptie en digitale handtekeningen (of andere elementaire cryptografische primitieven), met verbeterde efficiëntie, sterkere beveiliging, aanvullende functionaliteiten, enzovoort.

  • 3. Geavanceerde functionaliteiten: PQC-schema’s die geavanceerde functionaliteiten bieden, zoals threshold- en ring-handtekeningen, privacybeschermende technologieën (bijvoorbeeld blinde handtekeningen en anonieme credentials), multi-party computation, identiteits- en attribuutgebaseerde cryptografie, enzovoort.

  • 4. Veiligheidsanalyses / aantoonbare veiligheid: Nieuwe, rigoureuze beveiligingsargumenten voor PQC-schema’s, in de vorm van bewijsvoeringen waarbij de veiligheid van het schema wordt teruggevoerd op de moeilijkheid van het onderliggende rekenkundige probleem, en verbeteringen (bijv. in de vorm van een kleiner veiligheidsverlies) van bestaande bewijzen.

  • 5. Protocollen: Het post-quantum veilig maken van bestaande cryptografische protocollen, het verbeteren van de efficiëntie van bestaande oplossingen en het ontwikkelen van nieuwe, specifiek post-quantum veilige protocollen. Voorbeelden van toepassingsdomeinen zijn kritieke infrastructuur, het internet, apparaten met beperkte middelen, transport, enzovoort.

  • 6. Hybride beveiliging / combinators: Technieken om twee (of meer) cryptografische schema’s te combineren tot één schema dat de beveiliging van het sterkste van de twee overneemt, bijvoorbeeld het combineren van een conventioneel (klassiek) schema met een PQC-schema.

  • 7. Formele verificatie: Formele methoden om een hoge mate van zekerheid te bieden over de veiligheid van cryptografische schema’s, protocollen en hun software-implementaties.

  • 8. Implementatiebeveiliging: Side-channel aanvallen en bescherming daartegen, het ontwikkelen van efficiënte, beveiligde implementaties in software of hardware, enzovoort.

De volgende onderwerpen zijn expliciet uitgesloten: hardwarebeveiliging en quantum key distribution (quantumtechnologie voor informatiebeveiliging).

2.2 Achtergrond

2.2.1 NWO en de samenwerking met het Ministerie van Defensie

Het Ministerie van Defensie en NWO werken samen aan het versterken van een duurzame en toekomstbestendige kennisbasis op het gebied van quantumtechnologie. Deze samenwerking sluit aan bij de Defensie Strategie voor Industrie en Innovatie 2025–2029, waarin Defensie het belang onderstreept van hoogwaardige kennis, innovatie en talent om Nederland en bondgenoten te beschermen in een veranderend veiligheidslandschap. Daarnaast streeft het Ministerie van Defensie naar een samenwerking met NWO om de toegang tot kennis en talent binnen de academische gemeenschap te faciliteren.

Om hierop te anticiperen richt Defensie zich niet uitsluitend op traditioneel militair-specifieke technologie, maar investeert zij ook in het opbouwen van kennis op minder militair-specifieke, civiele technologieën. Quantumtechnologie is van strategisch belang vanwege het civiele, breed inzetbare karakter en de snelle mondiale ontwikkeling, waarin ook statelijke en niet-statelijke tegenstanders investeren. Defensie staat daarbij voor de technologische uitdaging om tijdig inzicht en kennis op te bouwen in deze ontwikkelingen, om een verlies aan technologische voorsprong te voorkomen en toekomstige militaire relevantie te kunnen waarborgen. Dit vraagt om vroegtijdig inzicht in fundamenteel en toepassingsgericht onderzoek, nog voordat concrete militaire toepassingen in beeld zijn.

Via deze Call for proposals beogen NWO en Defensie gezamenlijk excellent wetenschappelijk onderzoek te stimuleren en de verbinding tussen de academische kennisbasis en de langetermijnkennisbehoeften van Defensie te versterken. De samenwerking draagt bij aan de ontwikkeling van talent en expertise binnen de Nederlandse academie en hogescholen, met oog voor zowel wetenschappelijke kwaliteit als potentiële toekomstige toepassingsmogelijkheden.

Meer informatie over de samenwerking tussen NWO en het Ministerie van Defensie: Samenwerking ministerie van Defensie | NWO

2.2.2 Impact

Nieuwe kennis en inzichten vanuit wetenschappelijk onderzoek kunnen een belangrijke bijdrage leveren aan oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken van vandaag én morgen. Door interactie en afstemming tussen onderzoekers en mogelijke kennisgebruikers, neemt de kans op het toepassen van kennis toe en daarmee ook de kans op maatschappelijke impact. Maatschappelijke impact staat hier voor veranderingen die (mede) het gevolg zijn van door onderzoek gegenereerde kennis en kunde. Deze veranderingen dragen bij aan het welzijn van mens, planeet en maatschappij voor deze en toekomstige generaties. Via haar beleid op impact bevordert NWO de mogelijke bijdrage vanuit onderzoek aan maatschappelijke vraagstukken door het stimuleren van productieve interacties met maatschappelijke belanghebbenden. Zowel tijdens de ontwikkeling als in de uitvoering van het onderzoek. Dit doet zij op een manier die past bij het doel van het financieringsinstrument. NWO stimuleert onderzoekers om met een brede blik te kijken naar de mogelijke gewenste en ongewenste impact van hun onderzoek.

In dit programma moet de Impact Outlook benadering worden toegepast. Onderzoekers kunnen hierbij kiezen op welk soort impact ze hun eigen focus willen leggen en er wordt proportioneel gekeken naar wat er kan voor de overige impact.

NWO biedt een e-learning module aan die geïnteresseerden op weg kan helpen via NWO Impact – Online workshops. Voor meer informatie over het kennisbenuttingsbeleid van NWO zie de website: Kennisbenutting | NWO.

2.3 Consortiumvorming

Om de kans op impact van het onderzoek te vergroten, is samenwerking tussen onderzoekers, met onderzoekers van andere disciplines én met partners uit de maatschappij, zoals bedrijven en maatschappelijke organisaties, toegestaan maar niet verplicht.

2.3.1 Informatiebijeenkomst

Voorafgaand aan het indienen van intentieverklaringen organiseert NWO een informatiebijeenkomst. Tijdens de informatiebijeenkomst geeft NWO meer informatie over het aanvraag- en beoordelingsproces en de Impact Outlook benadering. Ook is er de gelegenheid voor potentiële aanvragers, onderzoekers, samenwerkingspartners en stakeholders uit diverse werkvelden, sectoren en het bedrijfsleven om ideeën voor, of behoefte aan, onderzoek rond de onderzoekslijnen en de beschreven impact in de Call for proposals uit te wisselen.

Een aanmelding voor de informatiebijeenkomst wordt ingediend via een formulier op de bijeenkomstpagina, die later gepubliceerd wordt op de programmapagina van dit onderzoeksprogramma: Veiligheid en Weerbaarheid in een Quantumtijdperk | NWO.

De aanmelding voor de informatiebijeenkomst omvat een korte beschrijving van het beoogde project en eventueel de bijdrage die geleverd wordt aan de gewenste impact op het thema van de Call for proposals.

Deelname aan de informatiebijeenkomst wordt aanbevolen maar is niet verplicht.

3 Opstellen en indienen

In dit hoofdstuk staat informatie over het opstellen en indienen van een aanvraag. Met ‘aanvraag’ wordt ook de intentieverklaring en vooraanmelding bedoeld indien een intentieverklaring en vooraanmelding van toepassing zijn bij deze ronde.

Het gebruik van generatieve AI is niet uitgesloten bij het opstellen van uw aanvraag, mits dit verantwoord gebeurt. De richtlijnen vindt u op de website (NWO-beleid op het gebruik van generatieve artificial intelligence (GAI) | NWO).

3.1 Tijdpad

Hieronder staan de indieningsdeadlines inclusief het tijdpad van de gehele beoordelingsprocedure van de ronde. Het kan zijn dat NWO het noodzakelijk acht om tijdens de lopende procedure nog aanpassingen in het tijdpad aan te brengen. De hoofdaanvrager wordt hierover geïnformeerd.

Aanvragen die na de deadline zijn ingediend, neemt NWO niet in behandeling.

  • − Informatiebijeenkomst: september 2026

  • − Deadline intentieverklaringen: 29 september 2026 voor 14:00:00 CEST

  • − Deadline indienen verzoek tot toetsing van organisaties: 6 oktober 2026 voor 14:00:00 CEST

  • − Deadline aanvragen: 3 november 2026 voor 14:00:00 CET

  • − Uitslag toets op voorwaarden voor in behandeling nemen: 17 november 2026

  • − Preadvisering beoordelingscommissie: januari / februari 2027

  • − Mogelijkheid tot weerwoord (indien van toepassing): februari 2027

  • − Interviewselectie (optioneel, zie paragraaf 4.3.5): maart 2027

  • − Interviews: maart 2027

  • − Besluit door de raad van bestuur van NWO: maart / april 2027

3.2 Wie kan aanvragen

Aanvragers kunnen indienen bij onderzoekslijn 1 of onderzoekslijn 2. Hierbij wordt onderscheid gemaakt op de volgende wijze:

Onderzoekslijn 1:

  • − Aanvragen tot maximaal € 1.000.000 mogen worden ingediend door één hoofdaanvrager;

  • − Aanvragen vanaf € 1.000.000 tot maximaal € 1.500.000 worden ingediend door een consortium, bestaande uit één hoofdaanvrager en één medeaanvrager, eventueel aangevuld met andere deelnemers (zie hieronder de definitie van deelnemers).

Onderzoekslijn 2: aanvragen mogen uitsluitend worden ingediend door één hoofdaanvrager, andere deelnemers zijn niet toegestaan.

Er worden vier categorieën van deelnemers aan een consortium onderscheiden:

  • 1. Hoofdaanvrager

  • 2. Medeaanvrager(s)

  • 3. Samenwerkingspartners

  • 4. Cofinanciers

De voorwaarden per deelnemer worden in de volgende paragrafen nader toegelicht. Alleen de hoofd-en medeaanvragers kunnen binnen deze Call for proposals subsidie ontvangen.

3.2.1 Hoofdaanvrager

Onderzoekers mogen een aanvraag indienen als zij in vaste dienst zijn (en dus een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd hebben) of een tenure track-overeenkomst hebben bij één van de onderstaande onderzoeksorganisaties:

  • − universiteiten en hogescholen zoals bedoeld in artikel 1.8 lid 1 van de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek en de universiteiten genoemd in de Beleidsregel Universiteiten in het Koninkrijk der Nederlanden;

  • − universitaire medische centra zoals bedoeld in artikel 1.13 lid 1 van de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek;

  • − TO2 Instituten1;

  • − KNAW- en NWO-instituten;

  • − het Nederlands Kanker Instituut;

  • − het Max Planck Instituut voor Psycholinguïstiek te Nijmegen;

  • − NCB Naturalis;

  • − Advanced Research Centre for NanoLithography (ARCNL);

  • − Prinses Máxima Centrum.

* Voor lectoren in dienst van een hogeschool en onderzoekers in dienst van een TO2-instelling geldt dat zij ook als hoofdaanvrager mogen indienen indien zij een bezoldigd dienstverband voor bepaalde tijd hebben.

Personen met een nul uren-arbeidsovereenkomst of met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd (anders dan een tenure track en de hierboven genoemde uitzondering voor lectoren in dienst van een hogeschool en onderzoekers in dienst van een TO2-instelling) zijn uitgesloten van indiening.

Aanvragers met een deeltijdcontract moeten voldoende toezicht garanderen op het project en alle projectleden voor wie financiering wordt aangevraagd.

Het kan voorkomen dat de tenure track overeenkomst van hoofdaanvrager en/of medeaanvragers eindigt vóór de beoogde afrondingsdatum van het project, of dat het vaste dienstverband van de hoofdaanvrager en/of medeaanvragers eindigt wegens het bereiken van de pensioengerechtigde leeftijd. In dat geval dient bij de aanvraag een verklaring van de werkgever te worden toegevoegd. Hierin garandeert de betreffende onderzoeksorganisatie dat het project – en alle op het project werkzame personen voor wie subsidie wordt aangevraagd – adequaat wordt begeleid voor de volledige duur van het project.

3.2.2 Aanvullende voorwaarden voor hoofdaanvragers en medeaanvragers

Een hoofdaanvrager mag slechts één aanvraag binnen deze Call for proposals indienen in de hoedanigheid van hoofdaanvrager. Een hoofdaanvrager mag daarnaast binnen deze Call for proposals maximaal één keer als medeaanvrager deelnemen aan een ander consortium.

3.2.3 Medeaanvragers

Als medeaanvragers kunnen optreden medewerkers van:

  • − (1) de onderzoeksorganisaties genoemd onder ‘hoofdaanvrager’ in paragraaf 3.2.1;

  • − (2) Nederlandse onderzoeksorganisaties anders dan de onderzoeksorganisaties genoemd onder ‘hoofdaanvrager’ in paragraaf 3.2.1 die voldoen aan de toetsing van in Nederland gevestigde organisaties;

  • − (3) ondernemingen en overige publieke en private organisaties (hierna: ondernemingen en maatschappelijke organisaties) anders dan de onderzoeksorganisaties genoemd onder ‘hoofdaanvrager’ in paragraaf 3.2.1.

Ad 1

Voor de medewerkers van de onderzoeksorganisaties onder 1 gelden dezelfde voorwaarden als genoemd onder 3.2.1.

Ad 2

Nederlandse onderzoeksorganisaties dienen aan de volgende cumulatieve voorwaarden te voldoen:

  • − de organisatie dient een stichting, vereniging of publiekrechtelijke rechtspersoon te zijn (alle andere rechtsvormen, waaronder besloten en naamloze vennootschappen zijn uitgesloten);

  • − de organisatie dient zich in de hoofdzaak zelf bezig te houden met het op onafhankelijke wijze verrichten van fundamenteel onderzoek, industrieel onderzoek of experimentele ontwikkeling of met het breed verspreiden van de resultaten van die activiteiten door middel van onderwijs, publicaties of kennisoverdracht;

  • − de organisatie dient te kunnen verklaren dat de organisatie een gescheiden boekhouding voert ten aanzien van economische/niet-economische activiteiten en dat ondernemingen met een beslissende invloed op de organisatie geen preferente toegang krijgen tot de onderzoeksresultaten van de organisatie.

Let op: Voorafgaand aan het indienen van een aanvraag wordt door NWO aan de hand van bovengenoemde voorwaarden getoetst of een organisatie aan artikel 1.1, lid 4, van de NWO Subsidieregeling 2024 voldoet en dus als medeaanvrager mag deelnemen. NWO voert deze toets mede uit om te controleren of er geen sprake is van het verlenen van verboden staatssteun.

De organisatie van de beoogde medeaanvrager levert ten behoeve van deze toetsing uiterlijk 20 werkdagen voor de deadline van indiening per e-mail aan quantum2026@nwo.nl, dus uiterlijk 6 oktober 2026 voor 14:00:00 CEST, de volgende documenten aan:

  • − een recent uittreksel van de kamer van koophandel;

  • − de oprichtingsakte en/of actuele statuten;

  • − de laatst beschikbare jaarrekening voorzien van een controleverklaring2;

  • − de ingevulde Verklaring Onderzoeksorganisatie, beschikbaar op de financieringspagina van deze Call for proposals.

De documenten worden in het Engels of Nederlands aangeleverd. Het is toegestaan om andere relevante documentatie toe te voegen. Tevens kan NWO om aanvullende informatie vragen als bovenstaande documenten niet voldoende uitsluitsel bieden om te bepalen of de organisatie mag optreden als medeaanvrager.

Als de organisatie van de beoogde medeaanvrager binnen een ander NWO programma is getoetst aan deze voorwaarden, neem dan tijdig voor de genoemde deadline contact op met NWO via het bovengenoemde e-mailadres om af te stemmen of deze organisatie opnieuw moet worden getoetst.

Indien de organisatie van de beoogde medeaanvrager de voor de toets op de voorwaarden benodigde stukken niet op tijd aanlevert, kan NWO de betreffende organisatie niet als medeaanvrager accepteren.

Ad 3

Voor medewerkers van organisaties genoemd onder 3 geldt dat zij kunnen deelnemen als medeaanvrager in het consortium mits:

  • − zij een vast dienstverband hebben voor minimaal 0,6 fte;

  • − hun organisatie aantoonbare Research&Development (R&D) activiteiten heeft in Nederland;

  • − zij over een masteropleiding beschikken.

De-minimisdrempel voor ondernemingen en maatschappelijke organisaties

Ondernemingen en maatschappelijke organisaties die als medeaanvrager optreden ontvangen de subsidie van NWO via de hoofdaanvrager, met inachtneming van de de-minimisdrempel uit de de-minimisverordening (Verordening (EU) nr. 2023/2831 van de Europese Commissie van 13 december 2023). Op grond van de de-minimisverordening mag een onderneming of maatschappelijke partner maximaal € 300.000 aan de-minimissteun ontvangen over een periode van drie jaar.

Ondernemingen en maatschappelijke organisaties dienen door het invullen van de verklaring de-minimissteun te verklaren dat de betreffende organisatie door het toewijzen van een subsidie door NWO de de-minimisgrens niet zal overschrijden. Indien een onderneming of maatschappelijke organisatie constateert dat met de subsidie van NWO de de-minimisgrens wordt overschreden, kan de hoofdaanvrager voor deze onderneming of maatschappelijke organisatie geen subsidie aanvragen bij NWO. De hoofdaanvrager dient hiermee bij het opstellen van zijn projectbegroting rekening te houden en dient dus per onderneming of maatschappelijke organisatie die als medeaanvrager wil optreden na te gaan of met het aangevraagde subsidiebedrag de de-minimisdrempel niet wordt overschreden. De door elke onderneming of maatschappelijke organisatie afzonderlijk ingevulde verklaring de-minimissteun maakt onderdeel uit van de aanvraag.

3.2.4 Samenwerkingspartners

Een samenwerkingspartner is een partij die geen subsidie ontvangt en geen cofinanciering bijdraagt aan de aanvraag, maar wel nauw betrokken is bij de uitvoering van het onderzoek en/of de kennisbenutting. Hierbij kan gedacht worden aan bedrijven, publieke en private organisaties, en overige instellingen. De rol die deze partijen spelen bij de uitvoering van het onderzoek en/of de kennisbenutting dient in het onderzoeksvoorstel beschreven te worden. Een samenwerkingspartner is dus geen hoofd- of medeaanvrager of cofinancier.

Let op: voor personeel van organisaties die als samenwerkingspartner deelnemen aan het consortium kan geen subsidie voor salaris- of onderzoekskosten als medeaanvrager worden aangevraagd. Wel is het mogelijk kosten te vergoeden door deze organisaties als derden in te huren via de modules ‘materiële kosten’, ‘kennisbenutting’ of ‘projectmanagement’ (zie paragraaf 3.3 en bijlage 7.2).

3.2.5 Cofinanciers

Een cofinancier is een organisatie die deelneemt aan het consortium en cash en/of in kind bijdraagt aan het project. Het maximaal toegestane percentage cofinanciering (in cash en in kind tezamen) bedraagt 29% van de totale projectkosten. Voor de verdere specifieke cofinancieringsvoorwaarden die gelden in deze Call for proposals, zie paragraaf 3.6.1. De rol die deze organisaties spelen bij de voorbereiding, uitvoering en vertaling van het onderzoek naar de maatschappij dient in de aanvraag beschreven te worden.

Een cash cofinancier ontvangt geen subsidie van NWO op basis van deze Call for proposals. Ook is het niet mogelijk kosten te vergoeden door deze organisaties als derden in te huren via de budgetmodule Materieel. Een cofinancier neemt bij voorkeur ook deel aan de informatiebijeenkomst (zie paragraaf 2.3.1).

3.3 Wat kan worden aangevraagd

Het subsidieplafond voor deze Call for proposals bedraagt in totaal € 4.550.000.

Per onderzoekslijn kan het volgende worden aangevraagd:

  • − Onderzoekslijn 1: Per project is maximaal € 1.000.000 subsidie aan te vragen indien de aanvraag wordt ingediend door één enkele hoofdaanvrager. Indien de aanvraag wordt ingediend door een consortium is per project minimaal € 1.000.000 en maximaal € 1.500.000 subsidie aan te vragen.

  • − Onderzoekslijn 2: Per project is maximaal € 385.000 subsidie aan te vragen. Binnen deze onderzoekslijn kan de aanvraag uitsluitend worden ingediend door één hoofdaanvrager.

De financiering moet ingezet worden voor minstens één tijdelijke wetenschappelijke positie (promovendus of postdoc) in combinatie met de overige, beschikbare budgetmodules. Voor beide onderzoekslijnen geldt een maximale looptijd van het voorgestelde project van 5 jaar. Binnen beide onderzoekslijnen kunnen kosten opgevoerd worden voor personeel, materieel, investeringen en kennisbenutting. De beschikbare budgetmodules (inclusief de maximale bedragen) staan hieronder vermeld. Vraag alleen datgene aan wat essentieel is om het project uit te voeren. De tarieven en een toelichting op deze budgetmodules staan in bijlage 7.

Cofinanciering bestaat uit een eventuele cash (exclusief btw) of in kind bijdrage (zie paragraaf 3.6.1).

Onderzoeksorganisaties, hetzij als ‘hoofdaanvrager’ of als ‘medeaanvrager’, kunnen geen eigen bijdrage als cofinanciering opvoeren en kunnen dus niet als cofinancier optreden.

Ten hoogste 25% van het aangevraagde subsidiebedrag mag worden aangevraagd en besteed aan de kosten van ondernemingen en maatschappelijke organisaties.

3.3.1 Personeel

Voor personeel dat een bijdrage levert aan het project, kan subsidie voor de loonkosten worden aangevraagd. Het bedrag hiervoor is afhankelijk van het type aanstelling en de organisatie waar het personeel werkt. Loonkosten voor hoofd- of medeaanvragers zijn niet subsidiabel.

Let op: het is niet mogelijk om subsidie aan te vragen voor de inzet van de hoofd- of medeaanvragers zelf anders dan via de budgetmodules ‘Vervanging van aanvragers’ en ‘Personeel hogescholen en TO2-instituten’.

Personeel bij een universiteit in het Koninkrijk der Nederlanden, umc of een onderzoeksorganisatie

Voor personeel dat werkzaam is bij een universiteit in het Koninkrijk der Nederlanden, universitair medisch centrum (umc) of een andere onderzoeksorganisatie, genoemd in artikel 1.1, eerste lid, sub c tot en met h van de NWO Subsidieregeling 2024 kunnen loonkosten worden opgevoerd voor de volgende functies: promovendus, Engineering Doctorate, postdoc, niet-wetenschappelijk personeel (NWP) en voor de vervanging van de aanvrager(s).

Er kan voor een onbeperkt aantal posities worden aangevraagd voor dit type functie. Er kan voor ten hoogste 5% van het subsidiebedrag vervanging worden aangevraagd.

Financiering voor de functie van een Engineering Doctorate (EngD) kan alleen worden aangevraagd als er ook financiering voor een promovendus of postdoc wordt aangevraagd.

Personeel van hogescholen, onderwijsinstellingen, TO2-instituten en overige onderzoeksorganisaties

Het is mogelijk om loonkosten op te voeren van personeel van hogescholen, onderwijsinstellingen, TO2-instituten en overige onderzoeksorganisaties.

Er kan een onbeperkt aantal posities van het subsidiebedrag worden aangevraagd volgens de op het moment van subsidieverlening geldende tarieven uit tabel 2.1 ‘Gemiddelde directe loonkosten’, kolom ‘Uurtarief productieve uren, excl. btw’ van de Handleiding Overheidstarieven (HOT).

3.3.2 Materieel

Financiering kan worden aangevraagd voor alle project-specifieke materiële kosten. Voor deze kosten geldt een maximum van 25% van het NWO subsidiebedrag. Van het materiële budget aangevraagd bij NWO mag maximaal 50% worden ingezet voor werk door derden.

3.3.3 Investeringen

Financiering kan worden aangevraagd voor investeringen in apparatuur, infrastructuur en andere onderzoeksmiddelen die na afloop van het project economische waarde hebben of kunnen worden hergebruikt. Loonkosten van personeel dat de apparatuur, infrastructuur en andere onderzoeksmiddelen in staat van gereedheid brengt, kan niet worden opgevoerd als onderdeel van de investering. Investeringen kunnen alleen worden gedaan bij onderzoeksorganisaties genoemd in paragraaf 3.2. Er kan maximaal € 500.000 worden aangevraagd voor investeringen.

3.3.4 Kennisbenutting

Financiering kan worden aangevraagd voor activiteiten die bevorderen dat kennis uit het onderzoek wordt benut3, om zo de maatschappelijke impact van het onderzoek te vergroten.

Het is mogelijk om maximaal 5% van het subsidiebedrag in te zetten voor deze module. Het is niet verplicht om van deze module gebruik te maken.

3.3.5 Projectmanagement

Het is mogelijk om maximaal 5% van het totale subsidiebedrag in te zetten voor projectmanagement indien men een aanvraag indient met een consortium van minimaal een hoofdaanvrager en één of meerdere medeaanvragers. Het is niet verplicht om hiervan gebruik te maken.

3.3.6 In aanmerking komende kosten voor ondernemingen en maatschappelijke organisaties

Onder deze Call for proposals wordt subsidie verstrekt aan ondernemingen en maatschappelijke organisaties op grond van de de-minimisverordening (Verordening (EU) nr. 2023/2831 van de Europese Commissie van 13 december 2023). Op basis van de de-minimisverordening mag een onderneming of maatschappelijke organisatie maximaal € 300.000 de-minimissteun ontvangen over een periode van drie jaar. Ondernemingen en maatschappelijke organisaties kunnen kosten aanvragen voor personeel, materieel, investeringen en kennisbenutting. Voor details zie bijlage 7.3.

3.4 Fases

Deze Call for proposals kent twee fases met een deadline:

  • − Fase 1: het indienen van een intentieverklaring, uiterlijk 29 september 2026 voor 14:00:00 CEST;

  • − Fase 2: Het indienen van een aanvraag, uiterlijk 3 november 2026 voor 14:00:00 CET.

Let op: indien een toetsing voor in Nederland gevestigde organisaties vereist is (zie paragraaf 3.2.3), moet deze uiterlijk 20 werkdagen vóór de indieningsdeadline van aanvragen door NWO zijn ontvangen.

3.5 Intentieverklaring indienen in ISAAC

NWO werkt met het systeem ISAAC.

Voor het opstellen van uw intentieverklaring doorloopt u de volgende stappen:

  • − maak een account aan of update indien nodig de gegevens als u al een account heeft;

  • − in ISAAC vult u de gevraagde gegevens in en dient u de intentieverklaring in;

  • − de intentieverklaring is in het Engels geschreven;

  • − nieuwe organisatie aanmelden die niet in de database van ISAAC staat? Dit kan tot vijf werkdagen voor de deadline via relatiebeheer@nwo.nl.

Voor vragen over ISAAC kan de handleiding ISAAC worden geraadpleegd (te vinden via de knop ‘help’ in ISAAC) of kan er contact worden opgenomen met de ISAAC-helpdesk. De ISAAC-helpdesk is bereikbaar van maandag t/m vrijdag van 10.00 tot 17.00 uur op telefoonnummer +31 (0) 70 34 40 600. Mailen kan naar isaac.helpdesk@nwo.nl. Een reactie volgt binnen twee werkdagen.

3.6 Aanvraag opstellen en indienen in ISAAC

NWO werkt met het systeem ISAAC. Begin tijdig met de aanvraag in ISAAC.

Voor het opstellen van uw aanvraag doorloopt u de volgende stappen:

  • − download het aanvraagformulier en de formats voor bijlagen;

  • − sla het ingevulde aanvraagformulier op als pdf en dien het in ISAAC in. Dien apart de ingevulde bijlage(n) in;

  • − in ISAAC vult u daarnaast de gevraagde gegevens in, onder andere de disciplinecodes | NWO en de publiekssamenvatting in het Nederlands en Engels. De publiekssamenvatting publiceert NWO bij het nieuwsbericht over de toewijzingen van de subsidie, bedraagt 50-100 woorden en moet toegankelijk geschreven zijn voor een bredere doelgroep. De wetenschappelijke samenvatting wordt niet gepubliceerd vanwege intellectueel eigendom;

  • − nieuwe organisatie aanmelden die niet in de database van ISAAC staat? Dit kan tot 5 werkdagen voor de deadline via relatiebeheer@nwo.nl;

  • − de aanvraag is geschreven in het Engels.

Voorzie de aanvraag van de volgende verplichte bijlagen door deze te uploaden in ISAAC:

  • − begroting (Excel-bestand);

  • − verklaring kennisveiligheid (zie paragraaf 4.4.5, pdf);

Verplicht indien van toepassing:

  • − inbeddingsgarantie (pdf);

  • − verklaring de-minimissteun (pdf);

  • − verklaring cofinanciering (pdf);

  • − verklaring aanstelling en projectbegeleiding (pdf);

  • − steunverklaring (zonder cofinanciering) (pdf).

Gebruik voor de bijlagen alleen de door NWO aangeboden templates. Andere bijlagen dan hierboven vermeld zijn niet toegestaan. Alle bijlagen, met uitzondering van de begroting, dienen als pdf-bestand (zonder beveiliging) te worden ingediend. De begroting moet als Excel-bestand worden ingediend in ISAAC.

Documentatie, zoals formats voor indiening van de aanvraag, is ook beschikbaar via de financieringspagina van deze ronde op de NWO-website.

3.6.1 Cofinanciering

Op alle aanvragen is de Regeling Cofinanciering van toepassing.

Aanvullende definities:

  • − cofinanciering in kind: gekapitaliseerde personele en/of materiële bijdragen van gebruikers;

  • − cash cofinanciering wordt gebruikt ter dekking van een deel van de totale projectkosten en vormt samen met de door NWO verstrekte subsidie de benodigde financiële middelen.

Cofinanciering

Cofinanciering is in deze Call for proposal niet verplicht. Het is wel mogelijk cofinanciers toe te voegen in de aanvraag. Onderscheid wordt gemaakt tussen cash cofinanciering, (te innen door de hoofdaanvrager), die dient als dekking voor de begroting van de projectactiviteiten beschreven in de aanvraag, en cofinanciering in kind, die kan bestaan uit personele en/of materiële inbreng van de betrokken organisaties. Cofinanciering kan worden ingebracht door partijen die onder deze Call for proposals geen subsidie aanvragen. Het Ministerie van Defensie kan geen cofinancier zijn.

De cofinanciering dient via een verklaring cofinanciering aan de hoofdaanvrager te worden toegezegd. De toegezegde cofinanciering betreft het netto bedrag. Als voor toegezegde cofinanciering btw van toepassing is, komt deze bovenop het toegezegde bedrag.

Voor cofinanciering gelden de volgende uitgangspunten:

  • − NWO is hoofdfinancier van een aanvraag. Het maximaal toegestane percentage cofinanciering bedraagt 29% van de totale projectkosten. Aanvragen waarbij de totale cofinanciering (in cash en in kind tezamen) meer dan 29% van de totale projectkosten bedraagt, worden niet in behandeling genomen;

  • − in kind bijdragen worden alleen geaccepteerd onder de voorwaarde dat het gedeelte dat door de cofinancier wordt ingebracht integraal onderdeel is van de projectactiviteiten en als identificeerbare inspanning kan worden gevolgd of aangemerkt. Bij vragen kan NWO verzoeken om nadere motivering en bewijsstukken van de gehanteerde tarieven en eveneens om aanpassing. Daarnaast mogen eventuele in kind bijdragen in de vorm van diensten en know how niet reeds bij de onderzoeksorganisatie(s) van de aanvrager(s) beschikbaar of voorhanden zijn;

  • − voor het kapitaliseren van de personele inbreng (mensuren) aan een project worden vaste integrale uurtarieven gebruikt. Voor de tarieven, zie de Handleiding Overheidstarieven (HOT), tabel 2 onder 2.2 ‘gemiddelde totale loonkosten per salarisschaal’, kolom ‘Uurtarief productieve uren, excl. btw’. Hierbij dient het tarief te worden gebruikt dat de werkelijke loonkosten het dichtst benadert;

  • − cash cofinanciering, is het netto bedrag dat een cofinancier betaalt aan de aanvrager. De aanvrager factureert cash cofinanciering en eventuele btw aan de cofinancier.

Niet toelaatbaar als cash/in kind cofinanciering zijn4:

  • − door NWO verstrekte subsidie;

  • − cofinanciering mag niet afkomstig zijn van onderzoeksorganisaties zoals bedoeld in paragraaf 3.2.1. en 3.2.3 onder Ad 1, noch van het Ministerie van Defensie;

  • − kosten m.b.t. overhead, begeleiding, consultancy en/of deelname aan de begeleidingscommissie.

Verklaring cofinanciering deelnemende cofinanciers

In een verklaring cofinanciering spreekt de cofinancier financiële steun uit aan het project en bevestigt deze de toegezegde cofinanciering. Verklaringen cofinanciering van cofinanciers, welke genoemd worden in de aanvraag, zijn verplicht als bijlagen bij het indienen van de aanvraag. De verklaring cofinanciering moet zijn ondertekend door een tekenbevoegd persoon van de cofinancier. NWO stelt een verplicht format voor de verklaring cofinanciering beschikbaar op de financieringspagina van deze Call for proposals op de NWO-website en in ISAAC.

In geval van toewijzing van de aanvraag dient de cofinancier zijn bijdrage(n) te bevestigen in de consortiumovereenkomst. In deze overeenkomst worden ook verdere afspraken gemaakt tussen de cofinancier(s) en de aanvrager(s) (zie paragraaf 5.1.3).

Verantwoording cash cofinanciering en cofinanciering in kind

De verhouding tussen cofinanciering (zowel cash als in kind) en de door NWO verstrekte subsidie in deze Call for proposals is van toepassing vanaf het indienen van een aanvraag tot en met de vaststelling van de subsidie. Cash cofinanciering heeft invloed op het subsidiebedrag dat NWO verstrekt omdat zowel de bijdrage van NWO als cash cofinanciering voor dezelfde project specifieke kosten gebruikt worden (in tegenstelling tot cofinanciering in kind).

Ambtshalve indexeren (zie bijlage 7.4) als gevolg van andere geldende tarieven na indiening heeft geen invloed op de verhouding en cofinancieringseis voor de NWO bijdrage. NWO gaat daarvoor uit van de verhouding in de door NWO geaccepteerde aanvraagbegrotingen.

Na afsluiting van een project, wordt het definitieve subsidiebedrag vastgesteld aan hand van de eindverantwoording, de financiële voorwaarden en de verhouding cofinanciering zoals aanwezig in de aanvraagbegroting.

In geval van gedeeltelijk geleverde cash cofinanciering (door onvoorziene omstandigheden, zoals faillissementen) gaat NWO voor haar bijdrage uit van de oorspronkelijke subsidieverlening, rekening houdend met de wel geleverde cash cofinanciering en de geldende minimale cofinancieringseis, indien deze van toepassing is.

Cash cofinanciering boven de cofinancieringseis heeft invloed op de gehanteerde verhouding tussen cofinanciering en door NWO verstrekte subsidie. Indien een project cash cofinanciering kent boven de cofinancieringseis en er bij vaststelling sprake is van gedeeltelijk geleverde cash cofinanciering, is de NWO bijdrage nooit meer dan de oorspronkelijke bijdrage uit de subsidieverlening. De verhouding van de NWO bijdrage is dan maximaal de bijdrage die volgt uit de cofinancieringseis.

Te allen tijde dient NWO op de hoogte gesteld worden van problemen in verwachte cofinanciering (cash en/of in kind). Naast financiële gevolgen voor een project, kan NWO ook adequate wijzigingen in een project verlangen als wijzigingsverzoek, zodat het onderzoek naar beste vermogen vervolgd kan worden.

3.6.2 Steunverklaring samenwerkingspartner

In een steunverklaring (zonder cofinanciering) spreekt de samenwerkingspartner steun uit aan het project en beschrijft diens rol binnen het project. Steunverklaringen mogen alleen voor aanvragen worden aangeleverd. NWO stelt een standaard format beschikbaar op de financieringspagina.

In geval van toewijzing dient de samenwerkingspartner diens deelname aan het project te bevestigen in de consortiumovereenkomst. Tevens worden in deze overeenkomst verdere afspraken gemaakt tussen de samenwerkingspartner(s) en de aanvrager(s) (zie ook paragraaf 5.1.3).

3.7 Verklaring de-minimissteun

Voor ondernemingen en maatschappelijke organisaties die gefinancierd worden onder de de-minimisverordening (zie paragraaf 3.2.3) maakt de verklaring de-minimissteun onderdeel uit van de aanvraag. De toewijzing van de aanvraag zal plaatsvinden onder de voorwaarde dat op het moment van toewijzing de de-minimisdrempel voor de betreffende onderneming of maatschappelijke organisatie niet wordt overschreden.

3.8 Voorwaarden voor in behandeling nemen

NWO toetst een aanvraag op alle in deze Call for proposals gestelde voorwaarden, inclusief onderstaande voorwaarden. Alleen als de aanvraag aan deze voorwaarden voldoet, wordt de aanvraag in behandeling genomen.

Voorwaarden:

  • − de aanvraag is ontvangen voor de gestelde deadline;

  • − de hoofdaanvrager en medeaanvrager(s) voldoen aan de in paragraaf 3.2 gestelde voorwaarden;

  • − de cofinanciers voldoen aan de in paragraaf 3.6.1 gestelde voorwaarden;

  • − de samenwerkingspartners voldoen aan de in paragraaf 3.2.4 gestelde voorwaarden;

  • − de aanvraag voldoet aan de DORA richtlijnen zoals beschreven in paragraaf 4.4.4;

  • − de aanvraag is opgesteld met gebruikmaking van de formulieren die beschikbaar zijn gesteld in ISAAC en op de financieringspagina (webpagina) van deze ronde op de NWO-website;

  • − de datamanagementparagraaf is ingevuld (hiermee maken aanvragers kenbaar hoe met data voortkomend uit het onderzoek wordt omgegaan);

  • − het aanvraagformulier en de verplichte bijlagen zijn, na eventueel eenmalig verzoek tot aanvulling of wijziging, juist, compleet en volgens de instructies ingevuld;

  • − de aanvraag is ingediend via het ISAAC-account van de hoofdaanvrager;

  • − de aanvraag is in het Engels opgesteld;

  • − de aanvraag voldoet aan de eisen ten aanzien van de pagina- dan wel woordlimiet;

  • − de begroting in de aanvraag is volgens de voorwaarden van deze Call for proposals opgesteld (gebruikmakend van het beschikbaar gestelde format dat de meest recente tarieven bevat);

  • − de cofinanciering is, na eventueel verzoek tot aanvulling of wijziging, correct en volledig toegezegd middels verklaringen cofinanciering;

  • − het voorgestelde project heeft een looptijd van maximaal 5 jaar;

  • − de hoofdaanvrager heeft een intentieverklaring ingediend die door NWO in behandeling is genomen;

  • − alle vereiste bijlagen zijn, na eventueel verzoek tot aanvulling of wijziging, compleet en volgens de instructies ingevuld en conform de voorwaarden van deze Call for proposals opgesteld en ingediend.

In het aanvraagformulier kunnen aanvullende voorwaarden, toelichtingen, werkwijzen en vragen staan die nodig zijn om het formulier correct te kunnen invullen.

In behandeling nemen en administratieve correcties

Zo snel mogelijk nadat de benodigde stukken zijn ingediend, ontvangt de aanvrager bericht of NWO de aanvraag in behandeling neemt. Houd er rekening mee dat NWO de aanvrager binnen twee weken na de indieningsdeadline kan benaderen om eventuele administratieve correcties door te voeren om (alsnog) te voldoen aan de voorwaarden voor indiening.

De aanvrager krijgt één keer de gelegenheid om binnen maximaal vijf werkdagen de correcties door te voeren. Als blijkt dat gecorrigeerde stukken wederom niet volledig en/of juist zijn, neemt NWO de aanvraag niet in behandeling.

Informeren eigen onderzoeksorganisatie

NWO gaat ervan uit dat aanvragers de onderzoeksorganisatie waar zij werkzaam zijn hebben geïnformeerd over het indienen van de aanvraag en dat de organisatie de subsidievoorwaarden van deze Call for proposals aanvaardt. Tijdens het aanvraagproces communiceert NWO met de hoofdaanvrager.

3.9 Subsidievoorwaarden

Op alle aanvragen zijn de NWO Subsidieregeling 2024, met uitzondering van artikel 1.1, en het Akkoord bekostiging wetenschappelijk onderzoek van toepassing.

NWO verleent geen subsidie dan wel trekt de subsidie in, wanneer blijkt dat er sprake is van ongeoorloofde staatsteun in de zin van artikel 107 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie.

4 Beoordeling

In dit hoofdstuk staat informatie over de beoordelingsprocedure van een aanvraag.

4.1 Criteria

De beoordeling vindt plaats aan de hand van inhoudelijke beoordelingscriteria en gaat van start nadat een aanvraag in behandeling is genomen. De aanvragen worden inhoudelijk beoordeeld aan de hand van de volgende criteria:

Criteria

  • − Criterium 1: passendheid bij de thematische beschrijving van het programma (weegt 35% mee in de beoordeling);

  • − Criterium 2: wetenschappelijke kwaliteit van het voorgestelde project (weegt 35% mee in de beoordeling);

  • − Criterium 3: wetenschappelijke en/of maatschappelijke impact (weegt 10% mee in de beoordeling);

  • − Criterium 4: kwaliteit van het consortium (van toepassing op onderzoekslijn 1) of de onderzoeker (van toepassing op onderzoekslijn 1 met één hoofdaanvrager en onderzoekslijn 2 – weegt 20% mee in de beoordeling).

Alle criteria krijgen een score. Hierbij wordt de NWO-scoretabel gehanteerd op een schaal van 1 tot 9, waarbij ‘1’ excellent is en ‘9’ ontoereikend.

Alle aanvragen ontvangen een gewogen gemiddelde totaalscore op de criteria 1 tot en met 4 en worden op basis van deze score in prioritering gezet. In rondes met vijf of meer aanvragen worden de scores van de leden van de beoordelingscommissie genormaliseerd om tot een prioritering te komen. NWO past normalisatie toe op basis van de mediaan en de gemiddelde deviatie.

Voor deze ronde geldt dat een aanvraag moet passen binnen de thematische beschrijving van het programma. Om in aanmerking te komen voor subsidie dient een aanvraag op het criterium ‘passendheid bij de thematische beschrijving van het programma’ een 3 of beter te scoren. De aanvraag als geheel moet tenminste de kwalificatie ‘zeer goed’ krijgen om in aanmerking te komen voor de subsidie. Voor meer informatie over de kwalificaties zie Financiering aanvragen, hoe werkt dat? | NWO.

4.2 Inhoudelijke beoordelingscriteria

De aanvragen die binnen deze Call for proposals worden ingediend worden inhoudelijk beoordeeld aan de hand van de volgende criteria:

Criterium 1: passendheid bij de thematische beschrijving van het programma (fit)

  • − de voorgestelde onderzoeksaanpak beschrijft één thema;

  • − er is sprake van aansluiting bij, en bijdrage aan, de doelstelling van de Call for proposals;

  • − de aanvraag adresseert uit de probleemstelling resulterende kennisvragen die passen bij de doelstelling en achtergrond van de Call for proposals en de daarbinnen geformuleerde thema’s.

Criterium 2: wetenschappelijke kwaliteit (wat)

  • − de geformuleerde probleemstelling is helder geformuleerd;

  • − duidelijkheid en heldere formulering van het voorstel;

  • − wetenschappelijk innovatieve en/of baanbrekende elementen van het onderzoeksvoorstel;

  • − geschiktheid van de voorgestelde aanpak en methodologie;

  • − kwaliteit van de voorgestelde aanpak en methodologie;

  • − passende begroting voor het voorgestelde onderzoek.

Criterium 3: wetenschappelijke en/of maatschappelijke impact (waarom)

De aanvrager heeft de keuze of diegene in het onderzoeksvoorstel focust op het bereiken van wetenschappelijke impact, maatschappelijke impact, of een combinatie daarvan.

Onder wetenschappelijke impact valt:

  • − de potentie en relevantie van de onderzoeksresultaten voor het eigen en aanverwante vakgebied(en);

  • − de potentie en relevantie van de onderzoeksresultaten voor het bredere wetenschapsveld;

Onder maatschappelijke impact valt:

  • − de toegevoegde waarde van het project voor maatschappelijke impact;

  • − de potentie voor maatschappelijke impact op de korte en lange termijn;

  • − een visie op de manier(en) waarop het voorgestelde onderzoek tot maatschappelijke impact kan leiden.

Naast bovenstaande weegt de beoordelingscommissie als onderdeel van dit criterium ook mee:

  • − de motivering voor de focus op wetenschappelijke impact en/of maatschappelijke impact;

  • − Indien de focus primair op wetenschappelijke impact ligt: op welke manier tijdens de looptijd van het project proportionele aandacht gegeven wordt aan het vergroten van onvoorziene kansen voor maatschappelijke impact;

  • − Indien de focus primair op maatschappelijke impact ligt: op welke manier tijdens de looptijd van het project proportionele aandacht gegeven wordt aan het vergroten van onvoorziene kansen voor wetenschappelijke impact.

Het is mogelijk een goede score te krijgen voor dit criterium als de focus van het voorstel ligt op wetenschappelijke impact, als de focus ligt op maatschappelijke impact, of als de focus verspreid is over beide vormen van impact. De score voor dit criterium is onafhankelijk van de gekozen focus; de ene vorm van impact is niet beter of minder dan de andere.

Criterium 4: kwaliteit van de onderzoeker (onderzoekslijn 1 in geval van één hoofdaanvrager en geen medeaanvragers of onderzoekslijn 2) of het consortium

  • − de expertise van de in de aanvraag gepresenteerde onderzoeker of consortiumpartners;

  • − de expertise van de onderzoeker of de samenstelling van het consortium sluit logisch aan bij de beoogde aanpak (criterium 2) beschreven in de aanvraag.

4.3 Procedure

De beoordelingsprocedure van de aanvraag bestaat uit de volgende stappen (zie ook het tijdpad in paragraaf 3.1):

  • − deelname aan de informatiebijeenkomst (optioneel);

  • − indiening van de intentieverklaring;

  • − indiening verzoek toetsing van in Nederland gevestigde organisaties (verplicht indien van toepassing);

  • − indiening van de aanvraag;

  • − in behandeling nemen van de aanvraag;

  • − preadvisering beoordelingscommissie;

  • − mogelijkheid tot weerwoord op pre-advies (indien van toepassing);

  • − interviewselectie (indien van toepassing);

  • − interview en vergadering van de beoordelingscommissie;

  • − besluitvorming.

Voor deze ronde wordt een onafhankelijke beoordelingscommissies ingesteld door de raad van bestuur van NWO. De leden hiervan zijn afkomstig uit de wetenschap en zijn expert in de desbetreffende vakgebieden met kennis op de thema’s zoals beschreven in paragraaf 2.1.1. De taak van de beoordelingscommissie is om de ingediende aanvragen te beoordelen aan de hand van de beoordelingscriteria. Iedere aanvraag wordt op zichzelf staand beoordeeld.

Vanwege de aanwezige expertise in de beoordelingscommissie, heeft NWO besloten om bij de beoordeling van de aanvragen gebruik te maken van de mogelijkheid gegeven in artikel 2.2.4, lid 2, van de NWO Subsidieregeling 2024, om de beoordelingsprocedure uit te voeren zonder referenten in te schakelen.

4.3.1 Indiening van de intentieverklaring

Met een intentieverklaring geeft u aan dat u een aanvraag wilt indienen voor deze Call for proposals. Het indienen van een intentieverklaring is verplicht om in een latere fase een aanvraag in te mogen dienen.

De intentieverklaring is bedoeld om NWO te informeren over het te verwachten aantal aanvragen. U moet uw intentieverklaring voor de deadline indienen via ISAAC (zie paragraaf 3.5).

Neem in de intentieverklaring ook een voorlopige opgave van de namen van hoofdaanvrager en medeaanvragers op. U ontvangt als hoofdaanvrager een ontvangstbevestiging van de intentieverklaring.

U mag een intentieverklaring intrekken. Dit doet u via uw account in ISAAC.

4.3.2 Indiening van een aanvraag

Voor indiening van de aanvraag is een standaardformulier beschikbaar op de financieringspagina van deze Call for proposals op de NWO website. In uw aanvraag moet u zich houden aan de vragen die in dit formulier staan en aan de werkwijze die in de toelichting staat. Ook moet u zich houden aan de voorwaarden voor het maximale aantal woorden en pagina’s.

Uw volledig ingevulde aanvraagformulier moet voor de deadline via ISAAC zijn ontvangen (zie paragraaf 3.1). Na de deadline kunt u geen aanvraag meer indienen. De hoofdaanvrager ontvangt na indiening van de aanvraag een ontvangstbevestiging.

4.3.3 In behandeling nemen van de aanvraag

Zo snel mogelijk nadat u uw aanvraag heeft ingediend, hoort u of NWO uw aanvraag in behandeling neemt. NWO bepaalt dit aan de hand van een aantal administratief-technische criteria (zie de formele voorwaarden voor indiening, paragraaf 3.8). Alleen als uw aanvraag hieraan voldoet, kan NWO deze in behandeling nemen.

Houdt er rekening mee dat NWO u binnen twee weken na de indieningsdeadline kan benaderen om eventuele administratieve correcties door te voeren om (alsnog) te voldoen aan de voorwaarden voor indiening. U krijgt één keer de gelegenheid om de correcties door te voeren, hiervoor krijgt u vijf werkdagen de tijd.

4.3.4 Preadvisering beoordelingscommissie

De aanvraag wordt voor commentaar voorgelegd aan de beoordelingscommissie. Daarbinnen worden per aanvraag bij voorkeur minstens twee preadviseurs aangewezen. De preadviseurs geven schriftelijk een inhoudelijk en beargumenteerd commentaar op de aanvraag. Zij formuleren dit commentaar aan de hand van de inhoudelijke beoordelingscriteria (zie paragraaf 4.2) en geven de aanvraag per beoordelingscriterium een cijfermatige score. Hierbij wordt de NWO-scoretabel gehanteerd (op een schaal van 1 tot 9, waarbij ‘1’ excellent is en ‘9’ ontoereikend). De preadviseurs inventariseren daarnaast welke onderdelen tijdens het interview verhelderd, toegelicht of verdiept dienen te worden. De datamanagementparagraaf wordt niet beoordeeld en daarom ook niet meegewogen in de beslissing om een aanvraag al dan niet toe te wijzen. De beoordelingscommissie kan wel advies geven met betrekking tot de datamanagementparagraaf. De preadvisering wordt gedeeld met de hoofdaanvrager. Hierop is weerwoord mogelijk.

4.3.5 Interviewselectie

In principe worden alle hoofdaanvragers die een aanvraag hebben ingediend uitgenodigd voor een interview met de beoordelingscommissie. Indien het aantal aanvragen driemaal het verwachte aantal toe te kennen aanvragen overschrijdt, dan kan NWO op basis van advies van de beoordelingscommissie besluiten om alleen een selectie van de hoofdaanvragers op interview uit te nodigen.

Om tot deze selectie te komen worden de aanvragen, de preadviezen en het weerwoord aan de beoordelingscommissie voorgelegd. De beoordelingscommissie maakt op basis hiervan een eigen afweging die resulteert in een ranglijst. Vervolgens ontvangen de hoogst geprioriteerde aanvragen een uitnodiging voor het interview. Dit zal maximaal tweemaal het verwachte aantal toe te wijzen aanvragen betreffen. Als na de interviewselectie blijkt dat twee of meer aanvragen op basis van hun gewogen totaalscore niet van elkaar te onderscheiden zijn, dan is er sprake van een ex aequo-situatie (zie paragraaf 4.4.7). Aanvragers die geen uitnodiging voor een interview ontvangen, komen niet in aanmerking voor een toewijzing.

4.3.6 Interview

Tijdens het interview heeft de beoordelingscommissie de gelegenheid om vragen te stellen. Dit kunnen ook nieuwe vragen zijn die niet in het preadvies aan de orde zijn geweest. De hoofdaanvrager kan tijdens het interview in de discussie met de beoordelingscommissie reageren. Op deze wijze wordt aanvullend hoor- en wederhoor toegepast. Het interview is een belangrijk onderdeel van de beoordeling en kan leiden tot bijstelling van de beoordeling en de score van de aanvraag tot dan toe.

4.3.7 Vergadering van de beoordelingscommissie

De beoordelingscommissie maakt op basis van het beschikbare materiaal een eigen afweging. Hierbij geldt dat de preadviezen in belangrijke mate richtinggevend zijn voor de uiteindelijke beoordeling, maar de beoordelingscommissie neemt deze niet per se onverkort over. De beoordelingscommissie weegt de argumenten van de preadviseurs (ook onderling) en bekijkt of in het interview een goede reactie is geformuleerd tijdens de discussie. De beoordelingscommissie geeft alle aanvragen een eindscore, afgerond op twee decimalen.

De beoordelingscommissie stelt naar aanleiding van de bespreking een schriftelijk advies op aan de raad van bestuur van NWO over de kwaliteit en prioritering van de aanvragen. Dit advies baseert zij op de beoordelingscriteria. Voor deze ronde geldt dat een aanvraag moet passen binnen de thematische beschrijving van het programma. Om in aanmerking te komen voor subsidie dient een aanvraag op het criterium ‘passendheid bij de thematische beschrijving van het programma’ een 3 of beter te scoren. De aanvraag als geheel moet tenminste de kwalificatie ‘zeer goed’ krijgen om in aanmerking te komen voor de subsidie. Voor meer informatie over de kwalificaties zie Financiering aanvragen, hoe werkt dat? | NWO.

Bij de beoordelingsvergaderingen mag één toehoorder werkzaam bij het Ministerie van Defensie aanwezig zijn. Deze toehoorder is geen onderdeel van de beoordelingscommissie en heeft geen rol in de beoordeling van de aanvragen.

4.3.8 Besluitvorming

Voor de besluitvorming toetst de raad van bestuur van NWO de gevolgde procedure en de adviezen van de beoordelingscommissie.

Op basis van de beoordelingscriteria in paragraaf 4.1 stelt de beoordelingscommissie één prioritering op voor alle aanvragen in onderzoekslijn 1 en 2. Vervolgens draagt de beoordelingscommissie de volgende van deze aanvragen voor prioritering voor:

  • 1. Per onderzoekslijn worden de twee hoogst scorende aanvragen voor toewijzing voorgedragen;

  • 2. Indien na stap 1 het subsidieplafond nog niet is bereikt, draagt de beoordelingscommissie de eerstvolgende hoogst geprioriteerde aanvragen, ongeacht de onderzoekslijn die wordt geadresseerd, voor toewijzing voor;

  • 3. Indien na stap 2 het subsidieplafond nog niet is bereikt, kan de beoordelingscommissie een in budgetomvang kleinere aanvraag die lager in de prioritering is geëindigd voordragen voor toewijzing indien het past in het nog resterende budget.

De definitieve kwalificaties worden vastgesteld en over de toe- en afwijzing van de aanvragen wordt besloten. De aanvrager ontvangt na dit besluit van NWO bericht of de aanvraag is toegewezen of afgewezen. De aanvrager ontvangt ook een brief (per e-mail) met daarin het besluit.

4.4 Richtlijnen en kaders voor de beoordeling

Onderstaande richtlijnen en kaders zijn van toepassing tijdens de beoordeling van uw aanvraag.

4.4.1 Code persoonlijke belangen

Voor alle bij de beoordeling en/of besluitvorming betrokken personen en betrokken NWO-medewerkers is de NWO Code Persoonlijke Belangen van toepassing.

4.4.2 Generatieve AI

Het gebruik van generatieve AI is volledig uitgesloten bij de beoordeling van een aanvraag. Meer informatie over het beleid op generatieve AI vindt u op de website (NWO-beleid op het gebruik van generatieve artificial intelligence (GAI) | NWO).

4.4.3 Diversiteit en inclusie

NWO streeft naar een inclusieve cultuur, waarin geen plaats is voor bewuste of onbewuste barrières vanwege culturele, etnische of religieuze achtergrond, gender, seksuele oriëntatie, gezondheid of leeftijd (Diversiteit en inclusie | NWO). NWO biedt leden van een beoordelingscommissie handvatten voor het inclusief beoordelen bij de schriftelijke beoordeling en bij de vergadering van de beoordelingscommissie (Inclusief beoordelen | NWO).

4.4.4 Brede definitie van wetenschappelijke output (DORA)

NWO hanteert bij het beoordelen van het wetenschappelijke trackrecord van aanvragers een brede definitie van wetenschappelijke output.

NWO verzoekt de beoordelingscommissie bij de beoordeling van de aanvragen niet af te gaan op indicatoren als de Journal Impact Factor of de h-index. Deze mogen niet worden vermeld in de aanvraag. Wel mogen naast publicaties ook andere wetenschappelijk producten worden vermeld, zoals datasets, patenten, software, code enzovoort.

De basis voor dit beleid ligt in de ‘San Francisco Declaration on Research Assessment’ (DORA), ondertekend door NWO. DORA is een wereldwijd initiatief dat beoogt de manier te verbeteren waarop onderzoek en onderzoekers worden beoordeeld. DORA bevat aanbevelingen voor onderzoeksfinanciers, onderzoeksorganisaties, wetenschappelijke tijdschriften en andere partijen.

4.4.5 Kennisveiligheid

In de Nationale leidraad kennisveiligheid hebben de Nederlandse kennissector (waaronder NWO) en verschillende onderdelen van de rijksoverheid handvatten vastgelegd voor wie binnen onderzoeksorganisaties te maken heeft met internationale samenwerking en daarbij kansen en (veiligheids-)risico’s tegen elkaar moet afwegen. Bij de aanpak van kennisveiligheid binnen Nederland staat zelfregulering door de kennissector centraal.

NWO verwacht van aanvragers dat zij zich conformeren aan het kennisveiligheidsbeleid van de onderzoeksorganisatie. Indien NWO signalen ontvangt dat een aanvraag of toegewezen project kennisveiligheidsrisico’s met zich meebrengt, kan NWO de aanvrager of projectleider verzoeken inzicht te geven in de risico mitigerende maatregelen. Daarnaast kan NWO besluiten om in het subsidieverleningsbesluit nadere voorwaarden op te nemen ter bescherming van de kennisveiligheid.

De Nationale leidraad kennisveiligheid vindt u op de website van de rijksoverheid: Home | Loket Kennisveiligheid.

De hoofdaanvrager dient door middel van een ondertekende verklaring te verklaren dat de aanvraag is opgesteld met in achtneming van het kennisveiligheidsbeleid van de onderzoeksorganisatie en dat er daartoe contact is opgenomen met de kennisveiligheidsverantwoordelijke binnen de onderzoeksorganisatie. Deze verklaring dient als bijlage bij de volledige aanvraag te worden meegestuurd.

4.4.6 Tegemoetkomingsregeling

Tegemoetkomingsregeling bij overmacht

Aanvragers die gedurende de beoordelingsprocedure verhinderd zijn om tijdig de benodigde input te leveren kunnen mogelijk een beroep doen op de Tegemoetkomingsregeling bij overmacht | NWO.

4.4.7 Ex aequo

Onder ex aequo verstaat NWO de situatie waarin twee of meer aanvragen op basis van hun gewogen score niet van elkaar te onderscheiden zijn. Een ex aequo situatie is relevant rondom de grens van het subsidieplafond of de selectiegrens. Of er sprake is van een ex aequo situatie wordt als volgt bepaald. Het uitgangspunt is de door de beoordelingscommissie opgestelde prioritering, met eindscores afgerond op 2 decimalen. De referentiescore is de score van de laagst geprioriteerde aanvraag binnen de grens van het subsidieplafond of de selectiegrens. Alle aanvragen met een score die 0,05 of minder van de referentiescore afliggen, worden in overweging genomen. Zo worden de aanvragen geselecteerd die binnen 0,10 gelijk zijn.

Indien een ex aequo situatie zich voordoet op de grens van het subsidieplafond of de selectiegrens, dan zal ter stimulering van het aandeel vrouwen in de wetenschap de aanvraag van een vrouwelijke hoofdaanvrager met de hoogste score op het criterium 2 (wetenschappelijke kwaliteit van het voorgestelde project) als hoogste eindigen. Als er zich geen vrouwelijke hoofdaanvrager binnen de ex aequo groep bevind, zal de aanvraag met de hoogste score op het criterium 2 (wetenschappelijke kwaliteit van het voorgestelde project) als hoogste eindigen. Als ook dan aanvragen gelijk eindigen bepaalt de beoordelingscommissie met behulp van een (anonieme) meerderheidsstemming de prioritering (conform artikel 2.2.6, vijfde lid van de NWO Subsidieregeling 2024). Als ook stemming geen uitsluitsel biedt, of niet gewenst is, wordt de ex aequo situatie doorgestuurd naar de raad van bestuur van NWO.

5 Na de toewijzing

In dit hoofdstuk staan de voorwaarden en verplichtingen die gelden na toewijzing van de subsidie. Dit hoofdstuk is hoofdzakelijk relevant voor aanvragers van toegewezen aanvragen.

5.1 Start van het project

Na toewijzing van een aanvraag wordt de hoofdaanvrager automatisch de projectleider en het aanspreekpunt voor NWO. De onderzoeksorganisatie van de projectleider is de begunstigde en wordt penvoerder. De projectleider en penvoerder zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor de uitvoering van het gehele project. Medeaanvragers hebben een actieve rol bij de uitvoering van het project en worden medeprojectleiders.

De projectleider van het project ontvangt namens de raad van bestuur van NWO een subsidieverleningsbesluit. Daarin staan ook specifieke formulieren of richtlijnen vermeld. Het startformulier, het datamanagementplan en indien van toepassing de consortiumovereenkomst, dienen voor aanvang van het project te worden ingediend. Zonder deze documenten mag het project niet starten. De subsidie wordt uitbetaald in termijnen nadat aan alle startvoorwaarden is voldaan.

5.1.1 Startformulier

Om de start van het project aan te geven, dient gebruik te worden gemaakt van het startformulier. Het startformulier wordt tegelijk met het subsidieverleningsbesluit aan de projectleider gestuurd.

Projectleiders kunnen anderen machtigen om administratieve acties voor hun project uit te voeren in het ISAAC systeem. Meer informatie over de machtigingsregeling voor projectleiders staat hier: Machtigingsregeling voor projectleiders | NWO.

5.1.2 Datamanagementplan

Bij goed onderzoek hoort verantwoord datamanagement. Voorafgaand aan de start van het project werkt de projectleider de datamanagementparagraaf uit tot een datamanagementplan. Als er door de beoordelingscommissie advies gegeven is over datamanagement, dan kan daarvan gebruik worden gemaakt. De projectleider beschrijft in het plan of er gebruik gemaakt wordt van bestaande data of dat het om een nieuwe dataverzameling gaat en hoe de dataverzameling dan FAIR – vindbaar, toegankelijk, interoperabel en herbruikbaar – gemaakt wordt.

Het datamanagementplan moet worden afgestemd met een datasteward of vergelijkbare functionaris van de onderzoeksorganisatie waar het project wordt uitgevoerd. NWO beoordeelt het plan.

Goedkeuring van het datamanagementplan door NWO is een voorwaarde voor de subsidieverlening. Het plan kan tijdens het onderzoek worden bijgesteld.

5.1.3 Consortiumovereenkomst

Indien er in onderzoekslijn 1 wordt samengewerkt in een consortium, dient er een consortiumovereenkomst opgesteld te worden voor de start van het project. In de consortiumovereenkomst worden afspraken vastgelegd over intellectueel eigendom en publicatie, kennisoverdracht, geheimhouding, betalingen van cofinanciering en voortgangs- en eindverslagen. De NWO consortiumovereenkomst is beschikbaar in het Nederlands en in het Engels. De consortiumovereenkomst wordt aangegaan door alle projectpartners en ondertekend door tekenbevoegde personen binnen de betrokken organisaties en dient via ISAAC te worden ingediend voordat het project mag starten. De verantwoordelijkheid voor het regelen van de consortiumovereenkomst ligt bij de aanvrager.

NWO beoogt enerzijds dat de onderzoeksresultaten van door NWO gefinancierde projecten publiekelijk toegankelijk zijn, en anderzijds dat de verdere ontwikkeling van de onderzoeksresultaten wordt gestimuleerd door partijen de mogelijkheid te bieden om deze te exploiteren. Daarbij kan het wenselijk zijn om intellectuele eigendomsrechten over te dragen of een licentie te verlenen aan (één van) de bij het project betrokken private partijen. Het uitgangspunt is dat alle onderzoeksresultaten kunnen worden gepubliceerd met inachtneming van afspraken over publicatieprocedures. Dit wordt bepaald in de consortiumovereenkomst.

5.2 Monitoring en projectbeheer

Tijdens de loop van het project houdt de projectleider NWO op de hoogte van de voortgang. Dit gebeurt op verschillende manieren.

5.2.1 Voortgangsverslag

NWO vraagt periodiek de voortgang van een project op. De projectleider ontvangt tijdig per e-mail een verzoek voor het opstellen en indienen van een voortgangsverslag, inclusief de deadline voor indiening. Een voortgangsverslagsjabloon is online beschikbaar. Indien er een afwijkend voortgangsverslagsjabloon voor het project geldt, krijgt de projectleider daar informatie over. Omdat voor deze ronde een Impact Outlookbenadering van toepassing is, wordt de projectleider gevraagd om langs de lijnen van deze benadering over maatschappelijke impact te rapporteren.

5.2.2 Begeleidingscommissie

Na toewijzing van de aanvraag zal een begeleidingscommissie worden ingesteld, iwaarin Defensie kan plaatsnemen, voor de begeleiding van en advisering over het geheel aan projecten. De Begeleidingscommissie komt tenminste jaarlijks bijeen om de voortgang van de Projecten te bespreken, te sturen op de programmadoelstellingen zoals benoemd in de Call for proposals, en overkoepelende zaken te identificeren die in het vervolg van het Programma aandacht vragen.

Projectleiders worden geacht aan te sluiten bij deze bijeenkomsten. De Begeleidingscommissie ontvangt de voortgangsverslagen van de Projecten. Meer informatie over deze commissie staat in het subsidieverleningsbesluit.

5.2.3 Verplichte bijeenkomsten

Er worden verplichte bijeenkomsten door NWO mede-georganiseerd waarbij de projectleider en projectpartners aanwezig moeten zijn. Binnen deze ronde zijn de volgende bijeenkomsten gepland: een kick-off bij de start, een midterm bijeenkomst halverwege, en een endterm bijeenkomst aan het einde. Deze bijeenkomsten zullen gezamenlijk plaatsvinden met alle toegewezen projecten binnen elk van de twee onderzoekslijnen. NWO raadt de projectleider aan om in de begroting een budget te alloceren voor deelname aan deze bijeenkomsten.

5.2.4 Onderzoeksoutput

NWO wil op de hoogte blijven van alle output die het onderzoek oplevert, zowel wetenschappelijk als voor het brede publiek. Op de NWO-website is meer informatie te vinden over verschillende soorten output. Projectleiders kunnen deze output indienen via het ISAAC-systeem.

5.2.5 Wijzigingen in het project

Als er tijdens de looptijd van het project wijzigingen zijn ten opzichte van de toegewezen aanvraag en begroting dan moet de projectleider deze wijzigingen vooraf ter goedkeuring voor leggen aan NWO via een wijzigingsformulier. Zie ook art.3.4 van de NWO Subsidieregeling 2024.

5.3 Richtlijnen en kaders voor uitvoering project

Hieronder staan de richtlijnen en kaders beschreven die van toepassing zijn op de uitvoering van het project.

5.3.1 Naleving Nationale leidraad kennisveiligheid

Net zoals bij de beoordeling (zie paragraaf 4.4.5) is na toewijzing de Nationale leidraad kennisveiligheid van toepassing. NWO verwacht van projectleiders dat zij zich conformeren aan het kennisveiligheidsbeleid van de onderzoeksorganisatie. In het subsidieverleningsbesluit kunnen nadere voorwaarden zijn opgenomen ter bescherming van de kennisveiligheid. De Nationale leidraad kennisveiligheid vindt u op de website van de rijksoverheid: Loket Kennisveiligheid.

5.3.2 Ethische verklaring of vergunning

Het is de verantwoordelijkheid van de projectleider om na te gaan of voor de uitvoering van het voorgestelde project een ethische verklaring of vergunning noodzakelijk is. Het wel of niet hebben van een ethische verklaring of vergunning op het moment van het aanvraagproces heeft geen invloed op de beoordeling van de aanvraag. Als er een ethische verklaring of vergunning nodig is voor (een deel van) het onderzoek dan moet de projectleider een kopie van deze verklaring of vergunning aan NWO verstrekken nadat het project is toegewezen, en in ieder geval uiterlijk voordat de uitvoering van het onderdeel van het project waarvoor de verklaring nodig is van start gaat. Het deel van het project waarvoor de verklaring en/of vergunning vereist is, kan uiteraard (nog) niet worden uitgevoerd zolang er geen verklaring of vergunning is verstrekt.

5.3.3 Wetenschappelijke integriteit

Onderzoek dient volgens de normen van de Nederlandse Gedragscode Wetenschappelijke Integriteit (2018) te worden uitgevoerd. In geval van (mogelijke) schending van deze normen, moet de projectleider NWO hiervan onmiddellijk op de hoogte stellen en alle relevante documenten aan NWO overleggen. Onderzoekers kunnen ook een klacht indienen bij de Commissie Wetenschappelijke Integriteit van hun onderzoeksorganisatie of bij het Meldpunt wetenschappelijke integriteit | NWO.

NWO hecht grote waarde aan de wetenschappelijke integriteit van door haar gefinancierd onderzoek en spant zich in om integriteitsschendingen te voorkomen en te signaleren. Niet-integer onderzoek kan immers leiden tot directe schade (bijvoorbeeld aan de omgeving of patiënten), en kan het publieke vertrouwen in de wetenschap en het vertrouwen tussen wetenschappers onderling aantasten.

5.3.4 Principes voor maatschappelijk verantwoord licentiëren

Uit het project kan kennis voortkomen die geschikt is voor toepassing in de maatschappij. Bij het aangaan van afspraken over licentie- en/of overdracht van onderzoeksresultaten dient rekening te worden gehouden met de tien principes voor maatschappelijk verantwoord licentiëren, die te vinden zijn op de website van UMCNL.

5.3.5 Genetische bronnen en Nagoya Protocol

Onderzoekers moeten de noodzakelijke acties ten aanzien van het Nagoya Protocol nemen. Het Nagoya Protocol zorgt voor een eerlijke verdeling van voordelen die voortvloeien uit het gebruik van genetische bronnen, inclusief (traditionele) kennis over deze bronnen (Access and Benefit Sharing; ABS). Onderzoekers die gebruik maken van deze bronnen (in of uit het buitenland) dienen zich op de hoogte te stellen van het Nagoya Protocol (Home | ABS Focal Point).

5.3.6 Intellectueel eigendom

Het beleid van NWO met betrekking tot intellectueel eigendom (IE) is te vinden in de NWO Subsidieregeling 2024.

Projectleiders moeten een door NWO gefinancierd project uitvoeren in de tijd dat ze voor de begunstigde onderzoeksorganisatie werken. Indien een projectleider of een door NWO gefinancierde onderzoeker bij meerdere werkgevers is aangesteld, dient de niet-begunstigde werkgever afstand te doen van eventuele intellectuele eigendomsrechten die uit het project voortvloeien.

Defensie verwerft op basis van haar bijdrage aan deze Call for proposals een niet-exclusief, niet-overdraagbaar, gebruiksrecht op resultaten gegenereerd in de onder deze Call for proposals toegewezen projecten.

5.4 Afronding

Uiterlijk drie maanden na het einde van de looptijd van het project levert de projectleider schriftelijk een inhoudelijk en financieel eindverslag in. Het niet of niet tijdig indienen van deze verslagen kan leiden tot het lager of op nihil vaststellen van de subsidie. De projectleider ontvangt een verzoek per e-mail, inclusief de deadline voor indiening. Een basis eindverslagsjabloon en een financieel eindverslagsjabloon zijn te vinden op: Het afsluiten van een project | NWO. Indien er een afwijkend eindverslagsjabloon voor het project geldt, ontvangt de projectleider daar te zijner tijd informatie over.

5.4.1 Controleverklaring bij financiële verantwoording

Om zekerheid te verkrijgen over of de subsidie op de juiste wijze is besteedt, vraagt NWO bij een vaststellingsverzoek om een controleverklaring / auditrapport uitgevoerd door een externe accountant wanneer:

  • − het Onderwijsaccountantsprotocol OCW/EZ niet van toepassing is op de begunstigde van een subsidie voor een project en de verleende subsidie boven de € 125.000 ligt;

  • − bij de financiering van een project door NWO een andere publieke financier dan het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) is betrokken en deze een controleverklaring vereist. In die gevallen maakt het niet uit of het Onderwijsaccountantsprotocol van toepassing is.

Het Onderwijsaccountantsprotocol OCW/EZ is van toepassing op door het Ministerie van OCW bekostigde rechtspersonen in de onderwijssectoren Primair Onderwijs (PO), Voortgezet Onderwijs (VO), Middelbaar Beroepsonderwijs (MBO) en Hoger Onderwijs (HO).

De penvoerder is verantwoordelijk voor het tijdig regelen van de controleverklaring. Deze verantwoordelijkheid blijft onverminderd van toepassing als de penvoerder een deel van de subsidie heeft besteed aan een andere partij. Stem dit op tijd af met de externe accountant.

Neem voor vragen over dit onderwerp tijdig, bij voorkeur bij de start van het project, contact op met NWO, zie hoofdstuk 6.

5.5 Onderzoeksresultaten – Open Science

Open Science is de beweging die staat voor een meer open en participatieve onderzoekspraktijk waarbij publicaties, data, software en andere vormen van wetenschappelijke informatie in een zo vroeg mogelijk stadium gedeeld worden en voor hergebruik beschikbaar gesteld worden.

Wetenschappelijke publicaties over het project dienen Open Access beschikbaar te zijn volgens de Beleidsregel Open Access. Op de website van NWO staat beschreven welke opties er zijn voor het Open Access beschikbaar maken van verschillende typen publicaties zoals wetenschappelijke artikelen, boeken en boekhoofdstukken en proefschriften. Op de NWO-website staat ook informatie over de toepassing van licenties. Eventuele kosten voor Open Access publiceren dienen te worden begroot als onderdeel van de aanvraagbegroting.

Leidt NWO-onderzoek tot een publicatie of andere relevante onderzoeksoutput? Dan moet de penvoerder bij de acknowledgements NWO noemen als financier.

5.6 Aanvullende voorwaarden

Publicatieprocedure

De projectleider legt een beoogde publicatie minimaal 30 dagen voorafgaand aan de openbaarmaking voor aan NWO. NWO informeert de Begeleidingscommissie (waarin Defensie vertegenwoordigd is) binnen 10 dagen na kennisgeving door de projectleider over de publicatie.

Bij publicaties dient de volgende vermelding gedaan te worden door de publicerende partij: “This research was sponsored (in part) by The Netherlands Ministry of Defence and NWO. The views, conclusions, and recommendations contained in this document are those of the authors and are not necessarily endorsed nor should they be interpreted as representing the official policies, either expressed or implied, of The Netherlands Ministry of Defence. The Netherlands Ministry of Defence is authorized to reproduce and distribute reprints for Government purposes notwithstanding any copyright notation herein.” Indien mogelijk worden ook de logo’s van het Ministerie van Defensie en NWO afgebeeld.

5.7 Evaluatie

NWO kan aanvragers/projectleiders mogelijk benaderen voor een evaluatie van de procedure en/of het onderzoeksprogramma.

6 Contact

Vragen over de financiering van aanvragen?

Kijk voor meer informatie op Financiering aanvragen, hoe werkt dat? | NWO.

Vragen over de inhoud van deze ronde?

Voor inhoudelijke vragen over deze ronde kan contact worden opgenomen met:

Dr. Chris de Weerd (zij/haar)

Programmamanager

070 349 4427

quantum2026@nwo.nl

Technische vragen over het elektronische aanvraagsysteem ISAAC?

Voor vragen over ISAAC kan de handleiding ISAAC worden geraadpleegd (te vinden via de knop ‘help’ in ISAAC). Daarnaast kan er contact opgenomen worden met de ISAAC-helpdesk. De ISAAC-helpdesk is bereikbaar van maandag t/m vrijdag van 10.00 tot 17.00 uur CET/CEST op telefoonnummer +31 (0)70 34 40 600. U kunt uw vraag ook per e-mail stellen via isaac.helpdesk@nwo.nl. U ontvangt dan binnen twee werkdagen een reactie.

7 Bijlagen

7.1 Budgetmodules en tarieven voor onderzoeksorganisaties

Voor personeel dat een substantiële bijdrage levert aan het onderzoek kan subsidie voor de salariskosten worden aangevraagd. Subsidiëring van deze salariskosten is afhankelijk van het type aanstelling en de onderzoeksorganisatie waar het personeel is/wordt aangesteld.

  • − Voor universitaire instellingen worden salariskosten gefinancierd conform:

  • − Voor universitair medisch centra worden salariskosten gefinancierd conform:

  • − Voor personeel van hogescholen, TO2-instituten en overige onderzoeksorganisaties worden salariskosten gefinancierd op basis van:

    • − de cao-inschaling van de betreffende medewerker conform de op het moment van subsidieverlening geldende tarieven uit tabel 2.1 ‘Gemiddelde directe loonkosten’, kolom ‘Uurtarief productieve uren, excl. btw’ van de Handleiding Overheidstarieven (Salaristabellen | NWO) of;

  • − Voor de Nederlandse Cariben geldt dat de rijksoverheid in Caribisch Nederland ambtenaren op de BES-eilanden onder andere voorwaarden in dienst neemt dan in Europees Nederland. https://www.rijksdienstcn.com/werken-bij-rijksdienst-caribisch-nederland/arbeidsvoorwaarden.

De tarieven voor alle budgetmodules zijn verwerkt in het begrotingsformat bij het aanvraagformulier. Voor de budgetmodules ‘Promovendus’, ‘EngD’ en ‘Postdoc’ komt bovenop de salariskosten een eenmalige persoonsgebonden benchfee van € 5.000 ter stimulering van de wetenschappelijke carrière van de door NWO gefinancierde projectmedewerker. Vergoedingen voor studenten/beursalen aan een Nederlandse universiteit komen niet in aanmerking voor subsidie van NWO.

7.2 Toelichting op budgetmodules

Voor genoemde salaristabellen en tarieven: zie Salaristabellen | NWO.

7.2.1 Personeel bij een universiteit in het Koninkrijk der Nederlanden, umc of een onderzoeksorganisatie

Voor personeel dat werkzaam is bij een universiteit in het Koninkrijk der Nederlanden, universitair medisch centrum (umc) of een andere onderzoeksorganisatie, genoemd in artikel 1.1, eerste lid, sub c tot en met h van de NWO Subsidieregeling 2024 kunnen loonkosten worden opgevoerd voor onderstaande personeelsposities.

Promovendus

Een promovendus wordt 48 maanden voor 1,0 fte aangesteld. Het equivalent van 48 voltijdsmaanden, bijvoorbeeld een aanstelling van 60 maanden voor 0,8 fte, is ook mogelijk.

Het is niet mogelijk financiering aan te vragen voor een promovendus die voor aanvang van de toewijzing met het te financieren project is gestart.

Gebruik de tarieven van een promovendus in de salaristabellen van UNL en UMCNL. Voor iedere promovendus is een eenmalige persoonsgebonden benchfee van € 5.000 beschikbaar ter stimulering van diens wetenschappelijke carrière.

Engineering Doctorate

Een Engineering Doctorate (EngD) wordt ten hoogste 24 maanden voor 1,0 fte aangesteld. De EngD is in dienst van de aanvragende onderzoeksorganisatie en kan voor bepaalde tijd werkzaamheden binnen het onderzoek bij een industriële partner uitvoeren.

Financiering voor de aanstelling van een EngD kan alleen worden aangevraagd als er ook financiering voor een promovendus of postdoc wordt aangevraagd. Het is niet mogelijk financiering aan te vragen voor een EngD die voor aanvang van de toewijzing met het te financieren project is gestart.

Gebruik de tarieven van een promovendus in de salaristabellen van UNL en UMCNL. Voor iedere EngD is een eenmalige persoonsgebonden benchfee van € 5.000 beschikbaar ter stimulering van diens wetenschappelijke carrière.

Postdoc

Een postdoc wordt aangesteld voor een specifieke periode en fte.

Gebruik de tarieven van een senior wetenschappelijk medewerker in de salaristabellen van UNL en de tarieven van een postdoc bij een umc in de salaristabellen van UMCNL. Komt de postdoc van een hogeschool dan kunnen de HOT-tarieven worden gebruikt.

Het is niet mogelijk financiering aan te vragen voor een postdoc die voor aanvang van de toewijzing met het te financieren project is gestart.

Alleen een postdoc positie met een aanstelling van ten minste 12 maanden voor 0,5 fte kwalificeert als een aanstelling waarvoor een eenmalige persoonsgebonden benchfee van € 5.000 beschikbaar staat ter stimulering van diens wetenschappelijke carrière.

Niet-wetenschappelijk personeel

Financiering kan worden aangevraagd voor niet-wetenschappelijk personeel (NWP) dat nodig is voor de uitvoering van het project. Het kan bijvoorbeeld gaan om programmeurs, technisch assistenten, analisten of projectmanagers. De inzet van NWP moet worden beschreven in de aanvraag.

De duur van de aanstelling is niet langer dan de looptijd van het door NWO gefinancierde project.

Afhankelijk van het functieniveau wordt gekozen uit de salaristabellen van het UNL of UMCNL voor NWP-mbo, NWP-hbo en NWP-academisch. Voor NWP is geen persoonsgebonden benchfee beschikbaar.

Vervanging van de aanvrager

Met deze budgetmodule kan financiering worden aangevraagd voor de kosten van de te vervangen hoofd- en/of medeaanvragers. Hiermee kan de werkgever van de betreffende aanvrager de kosten dekken om die vrij te stellen van onderwijs-, begeleidings-, bestuurs- of beheertaken (niet van onderzoekstaken). De aanvrager mag de tijd die vrijkomt door vervanging alleen inzetten voor werkzaamheden voor het project. In de aanvraag moet beschreven worden welke werkzaamheden in het kader van het project de aanvrager(s) in de vrijgestelde tijd zullen verrichten.

NWO financiert de vervanging op basis van de op de besluitdatum geldende salaristabellen voor een senior wetenschappelijk medewerker (UNL) of postdoc (UMCNL). (Salaristabellen | NWO)

7.2.2 Personeel van hogescholen, TO2-instituten, onderwijsinstellingen en overige (onderzoeks)organisaties

Financiering kan worden aangevraagd voor personeel van hogescholen, TO2-instituten, overige onderwijsinstellingen en overige (onderzoeks)organisaties. De tarieven worden bepaald aan de hand van de Handleiding Overheidstarieven (HOT), tabel 2 onder 2.1, ‘gemiddelde directe loonkosten per salarisschaal’, kolom ‘Uurtarief productieve uren, excl. btw’. De salarisschaal van de aangevraagde functie bepaalt het tarief uit de HOT-tabel.

Voor personeel van hogescholen, TO2-instituten, overige onderwijsinstellingen en overige (onderzoeks)organisaties is geen persoonsgebonden benchfee beschikbaar.

Voor organisaties die niet de cao rijksoverheid of vergelijkbaar gebruiken (zoals de cao’s van hbo, mbo, vo en lagere overheden), dient het tarief te worden gebruikt dat de werkelijke loonkosten het dichtst benadert.

7.2.3 Materieel

Financiering kan worden aangevraagd voor alle project-specifieke kosten met betrekking tot onder meer verbruiksgoederen, inkoop van diensten, materialen, kleine instrumenten, toegang tot (inter)nationale faciliteiten, software en onderzoeksmiddelen die na gebruik geen economische waarde meer hebben. Reis- en verblijfkosten (nationaal en internationaal) voor alle mensen die aan het project werken incl. buitenlandse gastonderzoekers, kosten voor de organisatie van (internationale) workshops en symposia, kosten voor datamanagement, publicaties, en kosten in het kader van citizen science vallen eveneens onder deze module. Maximaal 50% van het bij NWO aangevraagde materiele budget kan ingezet worden voor werk door derden (bijvoorbeeld laboratoriumanalyses, dataverzameling enz.).

Reiskosten (nationaal en internationaal) worden alleen vergoed op basis van tweede klasse/economy class tarieven. Voor publicaties gelden de bepalingen in de paragraaf 5.5 Open Science. Kosten voor een controleverklaring kunnen alleen worden opgevoerd voor onderzoeksorganisaties die niet onderworpen zijn aan het onderwijsaccountantsprotocol van OCW voor maximaal € 5.000 per controleverklaring.

Het is niet toegestaan om kosten op te voeren voor:

  • − organisatie-infrastructuur en overhead, waaronder een volledig functionerende werkplek, huisvesting, kantoorautomatisering, personeelsadministratie, reiskosten woon-werk, opleiding, facilitair, HR-advies en bedrijfszorg, documentaire informatievoorziening en thuiswerkvergoeding;

  • − het gebruik en onderhoud van in eigen beheer ontwikkelde wetenschappelijke infrastructuur;

  • − reguliere onderwijsactiviteiten;

  • − leden van de begeleidingscommissie.

7.2.4 Investeringen

Financiering kan worden aangevraagd voor alle project-specifieke middelen ten behoeve van onderzoek of kosten met betrekking tot bouw of doorontwikkeling van wetenschappelijke infrastructuur die na afronding van het project economische waarde behouden, dan wel kunnen worden hergebruikt. De begunstigde verwerft na afloop van het project het eigendom over deze onderzoeksmiddelen. Indien de begunstigde winst realiseert uit het economisch eigendom van deze onderzoeksmiddelen, dan moeten deze winsten worden geïnvesteerd in primaire activiteiten van de begunstigde zoals bedoeld in artikel 3.1.4, lid 2, van de NWO Subsidieregeling 2024. Het gaat om de aanschaf van apparatuur met restwaarde voor de uitvoering van onderzoek. Loonkosten als onderdeel van de investering zijn op te voeren als personele kosten.

Indien apparatuur niet tijdens de volledige levensduur daarvan voor het voorgestelde project wordt gebruikt, komen alleen de afschrijvingskosten overeenstemmend met de looptijd van het voorgestelde project, berekend volgens algemeen erkende boekhoudkundige beginselen, voor subsidiëring in aanmerking. De kosten voor investeringen dienen in de aanvraag adequaat gespecificeerd en gemotiveerd te worden.

Subsidiabel zijn:

  • − kosten voor investeringen in wetenschappelijke apparatuur;

  • − kosten voor investeringen in datasets;

  • − loonkosten voor medewerkers met essentiële technische expertise noodzakelijk voor de ontwikkeling of bouw van een investering.

Niet-subsidiabel zijn:

  • − kosten voor infrastructurele voorzieningen die tot de gebruikelijke infrastructuur gerekend kunnen worden (volledig functionerende werkplek, huisvesting, kantoorautomatisering, personeelsadministratie, reiskosten woon-werk, opleiding, facilitair, HR-advies en bedrijfszorg, documentaire informatievoorziening, thuiswerkvergoeding);

  • − dataverzamelingen en eventuele bijbehorende software en bibliografieën die reeds op andere wijze beschikbaar zijn;

  • − overige personeelskosten, waaronder personeelskosten voor de exploitatie en het uitvoeren van onderzoek met de faciliteit;

  • − kosten voor onderhoud en gebruik van de apparatuur op een project. De kosten voor het gebruik van apparatuur op een project kunnen via het materieel budget aangevraagd worden.

7.2.5 Kennisbenutting

Het aangevraagde budget dient in de aanvraag adequaat gespecificeerd te worden. Gebruik voor de bepaling van de tarieven de bepalingen van Personeel en Materieel.

Het is mogelijk om maximaal 5% van het subsidiebedrag in te zetten voor deze module. Het is niet verplicht om van deze module gebruik te maken. Voorbeelden van mogelijke kosten, maar niet gelimiteerd tot, zijn het maken van een lespakket, een haalbaarheidsstudie naar toepassingsmogelijkheden, kosten voor het indienen van een octrooiaanvraag of het gebruik maken van een business developer.

7.2.6 Projectmanagement

De module Projectmanagement geeft de mogelijkheid om een post voor projectmanagement aan te vragen tot maximaal 5% van het totale bij NWO aangevraagde budget. Deze post kan uitsluitend activiteiten betreffen die zuiver ondersteunend zijn aan het project waarvoor subsidie wordt aangevraagd. De aanvrager moet deze post adequaat motiveren.

Onder projectmanagement wordt onder andere verstaan het optimaal vormgeven van de organisatiestructuur van het consortium, ondersteuning van het consortium en de hoofdaanvrager, het bewaken van de samenhang, voortgang en eenheid van het project, en de afstemming tussen de deelprojecten binnen het project. Deze taken mogen ook door externe organisaties worden uitgevoerd voor zover niet beschikbaar op de onderzoeksorganisatie van de hoofd- en/of medeaanvrager(s).

Onderzoeksorganisaties dienen bij de offerteprocedure tot het selecteren van een derde partij rekening te houden met de inkoopregels van de overheid en waar nodig een Europese aanbestedingsprocedure te volgen. De werkzaamheden van de hoofdaanvrager en medeaanvragers zelf in het kader van het project(management) mogen niet bekostigd worden uit deze budgetmodule.

Het voor projectmanagement aan te vragen budget kan bestaan uit materiële- of uitvoeringskosten en personele kosten. Voor personele kosten kan een maximaal tarief van € 121 per uur worden opgevoerd. Het uurtarief van het aan te stellen personeel dient te zijn gebaseerd op een kostendekkend tarief en wordt berekend op basis van het gehanteerde standaard productief aantal uur van de organisatie. Het kostendekkend tarief omvat:

  • − (gemiddeld) brutoloon behorende bij de functie van de medewerker die zal bijdragen aan het project (op basis van de cao-inschaling van de betreffende medewerker);

  • − vakantiegeld en 13e maand (indien van toepassing in de geldende cao) naar rato van de inzet in fte;

  • − sociale lasten;

  • − pensioenlasten;

  • − overhead.

Het is toegestaan om taken in het kader van projectmanagement door externe organisaties te laten uitvoeren, maar het deel van (commerciële) uurtarieven dat voornoemde tarieven overschrijdt, is niet subsidiabel en kan derhalve niet worden opgenomen in de begroting.

7.3 In aanmerking komende kosten voor ondernemingen en maatschappelijke organisaties

7.3.1 In aanmerking komende kosten voor personeel

Kosten voor de financiering van personeel werkzaam bij ondernemingen en maatschappelijke organisaties kunnen worden opgevoerd volgens:

  • − de op het moment van subsidieverlening geldende HOT tarieven uit tabel 2.1 ’Gemiddelde directe loonkosten’, kolom ‘Uurtarief productieve uren, excl. btw’ van de Handleiding Overheidstarieven Salaristabellen | NWO). Het werkelijke uurtarief van de medewerker op basis van de cao van diens organisatie dient als uitgangspunt voor de tariefkeuze. Bij berekening dient te worden uitgegaan van het aantal productieve uren genoemd in de geldende jaargang van de Handleiding Overheidstarieven. Voor organisaties die niet de cao rijksoverheid of vergelijkbaar gebruiken (zoals de cao’s van hbo, mbo, vo en lagere overheden) en of ondernemingen en overige maatschappelijke organisaties die niet onder een cao vallen, dient het HOT-tarief te worden gebruikt dat de werkelijke loonkosten het dichtst benadert; of:

  • − een vast uurtarief van € 60.

Dit kunnen personeelskosten zijn voor onderzoekers, technici en ander ondersteunend personeel voor zover zij zich met het onderzoeksproject bezighouden.

7.3.2 In aanmerking komende kosten (anders dan de personeelskosten)

Voor zover de in aanmerking komende kosten van onderzoeks- en ontwikkelingsprojecten andere kosten dan de personeelskosten betreffen komen hiervoor in deze Call for proposals de volgende kosten in aanmerking voor financiering:

Materieel

Kosten kunnen worden opgevoerd voor alle project-specifieke materiële kosten zoals beschreven in paragraaf 7.2.3. Voor deze kosten geldt een maximum van 25% van het totale subsidiebedrag. Van het materiële budget aangevraagd bij NWO mag maximaal 50% worden ingezet voor werk door derden (bijvoorbeeld laboratoriumanalyses, dataverzameling enz.).

Investeringen

Kosten voor investeringen kunnen worden opgevoerd zoals beschreven in paragraaf 7.2.4. Voor deze kosten geldt een maximum van 25% van het totale subsidiebedrag.

Kennisbenutting

Kosten kunnen worden opgevoerd voor kennisbenutting zoals beschreven in paragraaf 7.2.5. Het is mogelijk om maximaal 5% van het totale subsidiebedrag in te zetten voor deze module. Het is niet verplicht om van deze module gebruik te maken.

7.4 Ambtshalve indexering van UNL, UMCNL en HOT loonkosten

Het tarief UNL, UMCNL en HOT op het moment van de besluitdatum is van toepassing. NWO past bij de toewijzing zo nodig eenmalig ambtshalve een indexering toe van de loonkosten. Hierbij wordt de datum gehanteerd dat de tarieven ingaan. Indien de datum van bekendmaking van de tarieven later is dan de ingangsdatum, wordt de datum van bekendmaking gehanteerd. De tarieven van de Universiteiten van Nederland (UNL) gaan doorgaans in op 1 juli, van de Nederlandse Federatie van Universitair medische centra (UMCNL) op 1 augustus en van de Handleiding Overheidstarieven (HOT) op 1 januari.

Ambtshalve indexering heeft geen invloed op het subsidieplafond en het maximaal aan te vragen subsidiebedrag. Het subsidieplafond en het maximaal aan te vragen subsidiebedrag blijven ongewijzigd tijdens de beoordelingsprocedure. Bij toewijzing wordt indexering toegepast op het subsidiebedrag.

Indien cofinanciering is vereist dan wel toegestaan, heeft de ambtshalve indexering geen gevolgen voor de eisen aan eigen bijdragen en cofinanciering, noch voor de IE-rechten die uit de cofinanciering kunnen voortvloeien.

X Noot
1

De TO2 Instituten zijn Deltares, NLR, TNO, WUR en MARIN.

X Noot
2

Organisaties die niet wettelijk verplicht zijn hun jaarrekening te laten controleren, hoeven een dergelijke controleverklaring niet aan te leveren. Zij moeten daarbij wel kunnen aantonen dat deze wettelijke verplichting niet van toepassing is op de betreffende organisatie.

X Noot
3

Alle activiteiten die worden aangevraagd onder deze budgetmodule moeten passen binnen de definitie van "Activiteiten inzake kennisoverdracht" die door de Europese Commissie wordt gehanteerd in de Kaderregeling betreffende staatssteun voor onderzoek, ontwikkeling en innovatie (PbEU 2022, C 414).

X Noot
4

Niet toelaatbare cofinanciering is beschreven in de Regeling Cofinanciering, artikel 6.

X Noot
1

De TO2 Instituten zijn Deltares, NLR, TNO, WUR en MARIN.

X Noot
2

Organisaties die niet wettelijk verplicht zijn hun jaarrekening te laten controleren, hoeven een dergelijke controleverklaring niet aan te leveren. Zij moeten daarbij wel kunnen aantonen dat deze wettelijke verplichting niet van toepassing is op de betreffende organisatie.

X Noot
3

Alle activiteiten die worden aangevraagd onder deze budgetmodule moeten passen binnen de definitie van "Activiteiten inzake kennisoverdracht" die door de Europese Commissie wordt gehanteerd in de Kaderregeling betreffende staatssteun voor onderzoek, ontwikkeling en innovatie (PbEU 2022, C 414).

X Noot
4

Niet toelaatbare cofinanciering is beschreven in de Regeling Cofinanciering, artikel 6.

Naar boven