Vervangingsbesluit archiefbescheiden Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid 2026

De Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid,

Gelet op artikel 7 van de Archiefwet, artikel 6, eerste lid van het Archiefbesluit 1995 en artikel 26b van de Archiefregeling 2009,

Besluit:

Artikel 1

De originele analoge archiefbescheiden van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid die volgens de vastgestelde selectielijsten voor vernietiging dan wel voor permanente bewaring in aanmerking komen, worden overeenkomstig de artikelen 2, 3, 4, 5 en 6 digitaal vervangen.

Artikel 2

De digitale vervanging geschiedt overeenkomstig de eisen van artikel 26b van de Archiefregeling en met inachtneming van de waarde en het belang, bedoeld in artikel 2, eerste lid, onderdeel c onderscheidenlijk onderdeel d, van het Archiefbesluit.

Artikel 3

De digitale vervanging geschiedt volgens de specificaties vastgesteld in de handboeken digitale vervanging bij het betreffende informatiesysteem.

Artikel 4

De volgende besluiten worden ingetrokken:

• a. Besluit van de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid van 22 januari 2018, 2018-0000002657, tot digitale vervanging archiefbescheiden Ministerie Sociale Zaken en Werkgelegenheid;

• b. Regeling van de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid van 28 augustus 2018, 2018-0000130316, tot Besluit digitale vervanging archiefbescheiden van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid systeem Diane;

• c. Regeling van de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid van 21 april 2015, 2015-0000087820, tot Besluit digitale vervanging archiefbescheiden Inspectie SZW systemen DIWI, I-Net en ISBB;

• d. Regeling van de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid van 21 april 2015, 2015-0000087818, tot Besluit digitale vervanging financiele archiefbescheiden SZW systeem SAP;

• e. Regeling van de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid van 21 april 2015, tot Besluit digitale vervanging personele archiefbescheiden SZW systeem cRMA van P-Direkt.

Artikel 5

Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin zij wordt vastgesteld.

Artikel 6

Dit besluit wordt aangehaald als: Vervangingsbesluit archiefbescheiden Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid 2026.

Dit besluit zal met toelichting in de Staatscourant worden geplaatst met uitzondering van de verschillende vastgestelde handboeken digitale vervanging die behoren bij de vervangingsprocessen bij de verschillende informatiesystemen van het ministerie. Deze worden ter inzage gelegd bij de directie Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel, afdeling Fysieke en Digitale Werkomgeving van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid.

Den Haag, 17 juni 2026

De Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, namens deze, I.M.M.G. Gerrits Waarnemend plaatsvervangend secretaris-generaal

BIJLAGE

Handboeken digitale vervanging liggen ter inzage bij de directie Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel, afdeling Fysieke en Digitale Werkomgeving van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid.

TOELICHTING

Met de publicatie van deze regeling worden vijf bestaande regelingen ingetrokken. Bovendien geldt deze regeling ook voor toekomstige vervangingstrajecten, bijvoorbeeld wanneer een bestaand systeem wordt vervangen of wanneer een nieuw systeem in gebruik wordt genomen. Dit past binnen het coalitieakkoord om regelgeving eenvoudiger te maken.

De overheid communiceert steeds meer digitaal met burgers, bedrijven en andere overheidsorganisaties. Dat leidt tot de wens om werkprocessen volledig digitaal in te richten. Daar hoort ook een volledig digitale informatiehuishouding bij. Wat er nog op papier wordt vastgelegd, maakt plaats voor digitale scans. Het is in zulke situaties mogelijk substitutie toe te passen. Substitutie (vervanging) is het digitaliseren van analoge archiefbescheiden met de verplichting om de originele archiefbescheiden te vernietigen.

Artikel 7 Archiefwet 1995 stelt dat de zorgdrager de bevoegdheid heeft om over te gaan tot substitutie. Substitutie is een onomkeerbaar proces dat van invloed kan zijn op de bruikbaarheid van overheidsinformatie die belangrijk is voor bedrijfsvoering, bewijsvoering en verantwoording. Daarom is goede uitvoering van het vervangingsproces van belang. De daaraan voorafgaande afweging leidt tot het antwoord op de vraag of, en zo ja, onder welke voorwaarden, vervanging doelmatig en doeltreffend is.

Bij het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid wordt gebruik gemaakt van verschillende informatiesystemen, waaronder:

• Diane: De directie Dienstverlening Samenwerkingsverbanden en Uitvoering gebruikt voor de archivering van archiefbescheiden bij subsidieprocessen het systeem Diane.

• Digidoc-online: Het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid gebruikt voor de archivering van archiefbescheiden het systeem Digidoc-online. Alle organisatieonderdelen werken met Digidoc-online.

• DIWI: De Nederlandse Arbeidsinspectie gebruikt voor de archivering van archiefbescheiden bij niet-zaakgerichte processen het systeem DIWI.

• I-Net en SUMM-IT: De Nederlandse Arbeidsinspectie gebruikt voor de archivering van archiefbescheiden bij zaakgerichte processen de systemen I-Net en SUMM-IT (directie Opsporing).

Deze én toekomstige informatiesystemen maken het mogelijk dat de archivering van de originele analoge archiefbescheiden door vervanging volledig digitaal kan plaatsvinden.

De vervanging betreft de volgende analoge documenten:

• 1. Inkomende analoge documenten: deze documenten worden gescand en opgenomen in één van de informatiesystemen. Het analoge exemplaar wordt hiermee vervangen door de digitale reproductie en na een bepaalde periode vernietigd.

• 2. Uitgaande ondertekende analoge documenten ten behoeve van verzending: deze documenten worden na ondertekening gescand en opgenomen in één van de informatiesystemen. Het getekende fysieke analoge exemplaar wordt daarna verzonden aan de geadresseerde.

• 3. De vervanging van bestaande dossiers die volledig analoog zijn. Dit gebeurt alleen in voorkomende gevallen, nadat een kosten-baten analyse is uitgevoerd.

Ieder informatiesysteem is opgenomen in een handboek digitale vervanging. Dat geldt ook voor toekomstige informatiesystemen, bijvoorbeeld wanneer een bestaand systeem wordt vervangen of wanneer een nieuw systeem in gebruik wordt genomen.

De handboeken beschrijven stapsgewijs welke afwegingen het vervangingsproces vergt en hoe deze moeten worden vastgelegd en verantwoord. De afwegingen en uitkomsten van deze stappen worden voor elk nieuw vervangingsproces bij een toekomstig informatiesysteem zorgvuldig vastgelegd. Het resultaat is een goed doordacht plan om het gehele proces van substitutie van begin tot eind zowel juridisch als technisch op een verantwoorde en praktische wijze te doorlopen. Het handboek heeft drie functies:

• 1. Het onderbouwt het vervangingsbesluit en toont aan dat de zorgdrager zorgvuldig omgaat met zijn bevoegdheid tot vervanging.

• 2. Het maakt objectieve toetsing van het vervangingsproces mogelijk.

• 3. Het onderbouwt in hoeverre de reproductie kan worden vertrouwd als accurate en volledige weergave van het origineel.

De digitale vervanging geschiedt overeenkomstig de eisen van artikel 26b van de Archiefregeling en met inachtneming van de waarde en het belang, bedoeld in artikel 2, eerste lid, onderdeel c en d, van het Archiefbesluit. Bij het nemen van het besluit tot vervanging heeft een afweging plaatsgevonden over het aspect culturele waarde en over het belang van de informatie die in de archiefbescheiden voorkomt voor overheidsorganen, voor personen die recht of bewijs zoeken en voor historici. Hierbij is vastgesteld dat de culturele waarde en het belang van de informatie die in de archiefbescheiden voorkomt, niet wordt geschaad. Dit leidt er toe dat een aantal categorieën van documenten niet voor vernietiging in aanmerking komen. Deze documenten zullen in de originele vorm bewaard blijven. In het desbetreffende handboek digitale vervanging zal een overzicht opgenomen worden van de categorieën documenten die niet digitaal zullen worden vervangen.

Van de vervanging van archiefbescheiden wordt een Verklaring van Vervanging opgesteld, die ten minste een specificatie van de vervangen archiefbescheiden bevat, alsmede aangeeft op grond waarvan en op welke wijze de vervanging is geschied. Een exemplaar van de Verklaring van Vervanging wordt gearchiveerd.

I.M.M.G. Gerrits