Regeling van het bestuur van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) van 11 mei 2026 betreffende archiefbeheersregels (Archiefbeheersregeling AP 2026)

Het bestuur van de Autoriteit Persoonsgegevens,

Gelet op artikel 14 van het Archiefbesluit 1995;

Besluit:

HOOFDSTUK 1. ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

1. archiefwet- en regelgeving:

de Archiefwet 1995, het Archiefbesluit 1995 en de Archiefregeling.

2. beheer van overheidsinformatie (synoniem:

archiefbeheer): de werkzaamheden om overheidsinformatie duurzaam toegankelijk te bewaren, alsook om de daarvoor in aanmerking komende overheidsinformatie te vernietigen dan wel over te brengen.

3. conversie:

het omzetten van overheidsinformatie van het ene medium naar het andere, of van het ene formaat naar het andere.

4. duurzaam toegankelijk (synoniem:

goede, geordende en toegankelijke staat): toegankelijk betekent vindbaar, beschikbaar, leesbaar, interpreteerbaar en betrouwbaar voor degenen die er recht op hebben, vanaf het moment van ontstaan en voor zolang als noodzakelijk; duurzaam betekent dat de toegankelijkheid van de overheidsinformatie bestand is tegen veranderingen van elke aard.

5. hotspotlijst:

op basis van een hotspotlijst kan te vernietigen overheidsinformatie alsnog worden aangemerkt als blijvend te bewaren; een hotspot is een gebeurtenis of kwestie die heeft gezorgd voor maatschappelijke beroering en veel media-aandacht, grote tegenstellingen tussen burgers en veel emoties, een debat over het functioneren van de overheid, of een ernstige bedreiging of onderstreping van de positie van (een) politiek verantwoordelijke(n).

6. informatiehuishouding:

het geheel aan regels, structuren, processen en voorzieningen gericht op het gebruik en het beheer van overheidsinformatie.

7. kwaliteitssysteem:

een continu en systematisch proces van meten, verbeteren en vernieuwen van processen en producten, in dit geval gaat op het gebied van informatiehuishouding.

8. migratie:

het overzetten van overheidsinformatie van het ene systeem naar het andere, met behoud van authenticiteit, integriteit, betrouwbaarheid en bruikbaarheid.

9. overbrenging:

het proces om overheidsinformatie die blijvend bewaard moet worden na uiterlijk twintig jaar aan een daarvoor aangewezen archiefbewaarplaats, in dit geval het Nationaal Archief, over te dragen.

10. overheidsinformatie (synoniem:

archiefbescheiden): informatie die een overheidsorganisatie zelf maakt of ontvangt bij het uitvoeren van haar taken.

11. selectielijst:

de beschrijving van categorieën overheidsinformatie die voor blijvende bewaring dan wel voor vernietiging in aanmerking komen, voorafgegaan door een verantwoording.

12. vernietiging:

het proces van verwijderen of wissen van overheidsinformatie zonder dat deze weer gereconstrueerd kan worden.

13. vervanging:

digitale reproductie van overheidsinformatie met als doel tot verwijdering van de oorspronkelijke overheidsinformatie te kunnen overgaan.

14. vervreemding:

het in eigendom overdragen van overheidsinformatie aan een andere zorgdrager of een private partij.

15. zorgdrager:

zorgdrager zoals bedoeld in artikel 1, lid d, van de Archiefwet 1995.

HOOFDSTUK 2. REIKWIJDTE EN VERANTWOORDELIJKHEDEN

Artikel 2. Reikwijdte

Deze regeling is van toepassing op het beheer van alle overheidsinformatie van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).

Artikel 3. Bestuur

• 1. Het bestuur van de AP is de zorgdrager voor de overheidsinformatie van de AP.

• 2. De zorg van het bestuur eindigt door vernietiging, overbrenging of vervreemding van de overheidsinformatie.

Artikel 4. Directeur directie

De directeur van een directie is namens het bestuur verantwoordelijk voor:

• 1. het beheer van overheidsinformatie uit diens directie;

• 2. het doorlopen van het proces dat leidt tot het tekenen van verklaringen van vernietiging, overbrenging, migratie, conversie en vervreemding.

Artikel 5. Directeur bedrijfsvoering

De directeur belast met bedrijfsvoering is namens het bestuur verantwoordelijk voor:

• 1. het beheer van de overheidsinformatie van de AP in het algemeen;

• 2. het tekenen van verklaringen van vernietiging, overbrenging, migratie, conversie, vervanging en vervreemding;

• 3. het beleid en de kaders voor het beheer van overheidsinformatie;

• 4. de op het beleid en de kaders gebaseerde procedures voor het beheer van overheidsinformatie;

• 5. het toezicht op de naleving van deze regeling en op algemene archiefwet- en regelgeving;

• 6. voldoende en deskundig personeel op het vakgebied van informatiehuishouding.

Artikel 6. Adviseur(s) informatiehuishouding

De (senior) adviseur(s) informatiehuishouding is/zijn namens de directeur bedrijfsvoering verantwoordelijk voor:

• 1. het opstellen van het beleid en de kaders voor het beheer van overheidsinformatie;

• 2. het opstellen van de op het beleid en de kaders gebaseerde procedures voor het beheer van overheidsinformatie;

• 3. het ontwerpen van een kwaliteitssysteem ten behoeve van de naleving van archiefwet- en regelgeving;

• 4. het adviseren van de organisatie voor de toepassing van het beleid, de kaders en de procedures en het toepassen van het kwaliteitssysteem.

HOOFDSTUK 3. BEHEER VAN OVERHEIDSINFORMATIE

Artikel 8. Vernietiging

• 1. De geldende selectielijsten van de AP bepalen welke categorieën overheidsinformatie moeten worden vernietigd en wat daarvan de bewaartermijnen zijn.

• 2. De directeur bedrijfsvoering is, op basis van uitzonderingsmogelijkheden benoemd in de geldende selectielijsten, verantwoordelijk voor het ontwikkelen van een hotspotlijst.

• 3. De directeur van een directie kan, op basis van de geldende hotspotlijst en specifieke uitzonderingcriteria opgenomen in de geldende selectielijsten, besluiten dat voor vernietiging aangemerkte overheidsinformatie alsnog wordt aangemerkt als blijvend te bewaren.

• 4. De directeur van een directie is verantwoordelijk voor het opstellen van een verklaring van vernietiging van overheidsinformatie uit diens directie.

• 5. De verklaring van vernietiging wordt getekend door de directeur bedrijfsvoering.

Artikel 9. Overbrenging naar Nationaal Archief

• 1. De geldende selectielijsten van de AP bepalen welke categorieën overheidsinformatie blijvend moeten worden bewaard en dus moeten worden overgebracht naar het Nationaal Archief.

• 2. De directeur bedrijfsvoering kan met een machtiging van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) overbrenging van vaak geraadpleegde overheidsinformatie opschorten.

• 3. Bij overbrenging kan de directeur bedrijfsvoering, in overleg met de algemene rijksarchivaris of gemandateerde, beperkingen stellen aan de openbaarheid.

• 4. De directeur van een directie is verantwoordelijk voor het opstellen van een verklaring van overbrenging van overheidsinformatie uit diens directie.

• 5. De verklaring van overbrenging wordt getekend door de directeur bedrijfsvoering.

Artikel 10. Migratie en conversie

• 1. De directeur van een directie is verantwoordelijk voor het opstellen van een verklaring van migratie of conversie van overheidsinformatie uit diens directie.

• 2. De verklaring van migratie of conversie wordt getekend door de directeur bedrijfsvoering.

Artikel 11. Vervanging

• 1. Het bestuur kan besluiten over te gaan tot vervanging middels een vervangingsbesluit.

• 2. De verantwoordelijkheden, procedures en uitvoeringshandelingen ten behoeve van de vervanging worden vastgelegd in een handboek vervanging.

• 3. Als het handboek wordt aangepast zonder dat het besluit dient te worden gewijzigd, is de directeur bedrijfsvoering verantwoordelijk voor de aangepaste versie.

Artikel 12. Vervreemding

• 1. De directeur van een directie kan, na toestemming van de directeur bedrijfsvoering, besluiten tot vervreemding van overheidsinformatie uit diens directie.

• 2. Vervreemding kan alleen plaatsvinden met een machtiging van de Minister van OCW, tenzij deze plaatsvindt als gevolg van een wettelijk voorschrift.

• 3. De desbetreffende directeur is verantwoordelijk voor het opstellen van een verklaring van vervreemding van overheidsinformatie uit diens directie.

• 4. De verklaring van vervreemding wordt getekend door de directeur bedrijfsvoering.

• 5. Als overheidsinformatie na vervreemding niet bij een archiefbewaarplaats terechtkomt, betrekt de directeur van de desbetreffende directie bij het voorbereiden van de vervreemding diverse deskundigen zoals benoemd in artikel 7 van het Archiefbesluit 1995.

Artikel 13. Organisatieverandering

• 1. De directeur bedrijfsvoering is, bij een organisatieverandering zoals reorganisatie, opheffing, of privatisering, verantwoordelijk voor het treffen van maatregelen voor het beheer van de desbetreffende overheidsinformatie.

• 2. Bij het treffen van maatregelen wordt rekening gehouden met het Besluit archiefoverdrachten rijksadministratie.

HOOFDSTUK 4. SLOTBEPALINGEN

Artikel 14. Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van publicatie in de Staatscourant.

Artikel 15. Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als: Archiefbeheersregeling AP 2026.

Den Haag, 11 mei 2026

Het bestuur van de Autoriteit Persoonsgegevens, A. Wolfsen Voorzitter