Call for proposals De drievoudige planetaire crisis in de poolgebieden (TRI-POLAR), Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek

Nationale Wetenschapsagenda in samenwerking met het Nederlands Polair Programma

2026

Inhoudsopgave

1

Overzicht en inleiding
 

1.1

Inleiding
 

1.2

Beknopt overzicht
 

1.3

Achtergrond van het onderzoeksprogramma

2

Doel
 

2.1

Doelstellingen van deze Call for proposals
 

2.2

Maatschappelijke impact van onderzoek
 

2.3

Opzet van het onderzoek in TRI-POLAR
 

2.4

Consortiumvorming

3

Opstellen en indienen
 

3.1

Tijdpad
 

3.2

Samenstelling van het consortium
 

3.3

Wie kan aanvragen
 

3.4

Wat kan worden aangevraagd
 

3.5

Fasen
 

3.6

Voorwaarden voor in behandeling nemen

4

Beoordeling
 

4.1

Criteria
 

4.2

Procedure
 

4.3

Richtlijnen en kaders voor de beoordeling

5

Na de toewijzing
 

5.1

Start van het project
 

5.2

Inhoudelijke monitoring
 

5.3

Richtlijnen en kaders voor uitvoering project
 

5.4

Afronding
 

5.5

Onderzoeksresultaten – Open Science
 

5.6

Aanvullende voorwaarden
 

5.7

Evaluatie

6

Contact

7

Bijlagen
 

7.1

Toelichting op budgetmodules
 

7.2

Indexering
 

7.3

Erkende onderzoekorganisaties

1 Overzicht en inleiding

In dit hoofdstuk vindt u een kort overzicht van de ronde en een inleiding.

1.1 Inleiding

Deze Call for proposals beschrijft hoe het aanvraagproces voor de ronde TRI-POLAR is ingericht en bestaat uit zeven hoofdstukken. Deze Call for proposals valt onder de verantwoordelijkheid van de Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek (NWO).

Op alle aanvragen zijn de NWO Subsidieregeling 2024 en het Akkoord bekostiging wetenschappelijk onderzoek van toepassing.

NWO verwerkt ontvangen persoonsgegevens die zij in het kader van deze ronde ontvangt conform de NWO Privacyverklaring.

1.2 Beknopt overzicht

Titel

De drievoudige planetaire crisis in de poolgebieden (Triple Planetary Crisis in the Polar Regions, TRI-POLAR).

Doel

Deze Call for proposals roept kennisinstellingen en maatschappelijke partijen op tot het gezamenlijk ontwikkelen van onderzoeksvoorstellen gericht op de drievoudige planetaire crisis in de poolgebieden. Dit programma heeft twee hoofddoelstellingen (zie paragraaf 2.1). Deze Call for proposals streeft ernaar om de Nederlandse polaire gemeenschap te versterken, door één consortium te vormen dat onderzoek doet in beide poolgebieden.

Budget en looptijd

De aan te vragen subsidie per project bedraagt maximaal € 9.606.000. Binnen deze ronde wordt naar verwachting maximaal één aanvraag toegewezen. De looptijd van het voorgestelde project is minimaal zes en maximaal acht jaar.

Cofinancieringseis

Cofinanciering is optioneel in dit programma.

Eigen bijdrage

Geen, tenzij investeringen vanaf € 500.000 tot maximaal € 1.000.000 bij één instelling aangevraagd worden (zie paragraaf 3.4.3).

Indieningsdeadlines

De deadline voor het indienen van vooraanmelding (fase 1) is donderdag 17 september 2026, voor 14:00:00 CEST

De deadline voor het indienen van de aanvraag (fase 2) is donderdag 9 september 2027, voor 14:00:00 CEST.

De matchmakingsworkshop vindt plaats op dinsdag 2 juni 2026. De synergieworkshops vinden plaats tussen februari en april 2027. Meer informatie over deze workshops kunt u vinden op de website van deze Call for proposals.

De deadline voor het indienen van een verzoek tot toetsing van in Nederland gevestigde onderzoeksorganisaties (niet genoemd in de lijst van paragraaf 3.3.1 en 7.3) en van buitenlandse onderzoeksorganisaties voor deelname in een vooraanmelding is donderdag 20 augustus 2026 voor 14:00:00 CEST. (Zie paragraaf 3.3.3.1).

Organisaties getoetst en toegelaten tijdens de vooraanmelding hoeven niet opnieuw getoetst te worden voor de aanvraag. Voor nieuw betrokken organisaties in de aanvraag: de deadline voor het indienen van een verzoek tot toetsing van in Nederland gevestigde organisaties (niet genoemd in de lijst van paragraaf 3.3.1 en 7.3) en van buitenlandse organisaties is donderdag 15 juli 2027 voor 14:00:00 CEST. Het is aanbevolen dit toetsingsverzoek echter eerder te doen, bij voorkeur al vóór de synergieworkshops.

Procedure

In fase 1 ontwikkelen aanvragers ideeën voor Living Labs. Deze fase begint met een matchmakings-workshop waarin geïnteresseerde onderzoekers ideeën kunnen uitwisselen en interdisciplinaire consortia kunnen vormen voor de vooraanmelding. In elke vooraanmelding schetsen aanvragers één interdisciplinair Living Lab, in een deel van het Noord- of Zuidpoolgebied.

Op basis van het advies van de beoordelingscommissie neemt NWO een besluit tot afwijzing of toelating tot fase 2. In principe worden vijf vooraanmeldingen geselecteerd voor fase 2, waaronder een Arctisch en een Antarctisch Living Lab (zie paragraaf 4.2.6).

In fase 2 ontwikkelen de geselecteerde aanvragers samen één aanvraag. De consortia werken gezamenlijk twee of drie Living Labs uit, samen met maatschappelijke partners. De beoordelingscommissie beoordeelt de aanvraag en adviseert NWO over toe- of afwijzing.

Living Labs

Het bereiken van de doelen van deze Call for proposals vraagt om een interdisciplinaire en kennisketenbrede benadering. Het Living Lab is de benadering die deze Call for proposals hanteert (zie paragraaf 2.3.2).

Fase 2 biedt ruimte aan de co-creatie en co-design ten behoeve van het onderzoek, beginnend met een aantal synergieworkshops. Het doel is om synergie binnen en buiten het consortium te vinden door samenwerkingspartners en rights- en stakeholders te betrekken, door ideeën samen te voegen en door eventuele overlap te reduceren. Het is mogelijk om ontbrekende expertise toe te voegen.

Arctische oorspronkelijke en lokale bevolkingsgroepen, ook wel Arctische rights- en stakeholders genoemd, dienen betrokken te worden in de vormgeving van het uiteindelijke Living Lab (of Living Labs), indien gesitueerd in bewoonde streken van het Noordpoolgebied. Het onderzoek dient op hun kennisvragen aan te sluiten en handelingsperspectieven te ontwikkelen die voor hen relevant zijn.

1.3 Achtergrond van het onderzoeksprogramma

De Call for proposals is ontwikkeld binnen de Nationale Wetenschapsagenda in samenwerking met het Nederlands Polair Programma.

Nationale Wetenschapsagenda

Wat wil Nederland weten? Vanuit die gedachte is de Nationale Wetenschapsagenda (NWA) door een innovatief proces met de inbreng van burgers en wetenschappers tot stand gekomen: elke Nederlander kreeg de kans om online vragen aan de wetenschap te stellen. Deze oproep leverde maar liefst 11.700 vragen op, over de meest uiteenlopende onderwerpen. Deze zijn gebundeld in 140 grote vraagstukken, de zogeheten ‘clustervragen’. Rond deze clustervragen zijn vanuit onderzoekers en maatschappelijke organisaties 25 netwerken ontstaan, die de naam NWA-routes kregen. Deze netwerken kregen een eigen routemanagement en ontwikkelen, geïnspireerd door de clustervragen in de NWA-agenda, kennisagenda’s, organiseren bijeenkomsten en communicatieactiviteiten. De 25 NWA-routes en bijbehorende clustervragen zijn te vinden via Routes|NWO.

De NWA omvat complexe vraagstukken waar samenwerking tussen onderzoekers vanuit verschillende disciplinaire achtergronden en kennisorganisaties en maatschappelijke (publieke en private) organisaties meerwaarde heeft. Hierin stroomt nieuwe kennis door van onderzoeker naar gebruiker en nieuwe vragen vanuit de praktijk en de samenleving vinden een ingang in nieuw onderzoek. Het NWA-programma stimuleert daarom samenwerking tussen verschillende partners in de overtuiging dat men meer kan bereiken met elkaar dan ieder afzonderlijk.

De kernelementen van de NWA zijn:

  • – De Nationale Wetenschapsagenda die gevormd wordt door de 140 clustervragen en de 25 routes;

  • – Kennisketenbrede1 en interdisciplinaire consortia, waarin onderzoekers vanuit verschillende disciplinaire achtergronden en kennisorganisaties en maatschappelijke (publiek en private) organisaties en (waar relevant) burgers samenwerken aan de complexe vraagstukken;

  • – Maatschappelijke organisaties, samenleving en burgers hebben een duidelijke rol in het onderzoek;

  • – Het in dialoog en interactie delen van de resultaten met de samenleving.

De uitvoering van het programma voor de Nationale Wetenschapsagenda is door het Ministerie van OCW in 2018 belegd bij NWO. De NWA omvat vier programmalijnen2:

De Call for proposals TRI-POLAR wordt gerealiseerd in het kader van programmalijn 2. Bij deze Call for proposals zijn het Ministerie van Buitenlandse Zaken (BZ), het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (IenW), het Ministerie van Economische Zaken en Klimaat (EZK), het Ministerie van Landbouw, Visserij, Voedselzekerheid en Natuur (LVVN) en het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) de initiatiefnemers.

Nederlands Polair Programma

Het Nederlands Polair Programma (NPP) is een langjarig strategisch onderzoeksprogramma, geïnitieerd vanuit de Nederlandse Rijksoverheid en gedragen door het Nederlandse polair beleid, zoals vastgelegd in de Nederlandse Polaire Strategie3. Hierin neemt wetenschappelijk onderzoek in de poolgebieden een belangrijke rol in. De Call for proposals TRI-POLAR sluit aan op thema’s in de Polaire Strategie. TRI-POLAR sluit ook aan op alle vier thema’s van de wetenschappelijke programmastrategie PoolPositie-NL 3.0: klimaatverandering en systeem aarde, ecosysteemdynamieken, polaire sociale en geesteswetenschappen, en duurzaamheid.4

Naast het organiseren van financieringsronden beheert NWO, vanuit het NPP, strategische partnerschappen met de British Antarctic Survey (BAS) en het Alfred Wegener Instituut (AWI). NWO beheert ook het Nederlandse Dirck Gerritsz Laboratorium in Antarctica en ondersteunt het Nederlands Arctisch Station in Ny-Ålesund. Het secretariaat van het NPP kan informatie verstrekken en contactpersonen delen voor toegang tot onze eigen faciliteiten en die van onze strategische partners, alsook die van het Chileens Antarctisch Instituut (INACH) en het Uruguayaanse Antarctische Instituut.

2 Doel

In dit hoofdstuk leest u meer over de doelstelling en de achtergrond van TRI-POLAR.

2.1 Doelstellingen van deze Call for proposals

Als afzonderlijke uitdagingen zijn klimaatverandering, veranderingen in biodiversiteit en vervuiling in de poolgebieden in het verleden het onderwerp geweest van uitgebreid onderzoek. Paragraaf 2.2.1 beschrijft dit inhoudelijk kader in meer detail. De samenhang, wisselwerking, cumulatieve effecten en wederzijdse versterking van deze drievoudige planetaire crisis en van de beleidsreacties daarop hebben echter weinig aandacht gekregen. Dit creëert het risico van beleidsfragmentatie, waarbij de oplossing van het ene aspect ten koste gaat van een ander. Het is bovendien waarschijnlijk dat kansen voor synergie, waarbij geïntegreerd beleid meerdere aspecten gelijktijdig en in samenhangen aanpakt, over het hoofd worden gezien. Het is daarom van groot belang om nieuwe inzichten en geïntegreerd beleid te ontwikkelen die de negatieve impact van (de combinatie van) deze crises tegengaan.

Dit programma heeft twee hoofddoelstellingen, namelijk om:

  • 1. Nieuwe inzichten te creëren over de impact van de interactie tussen de drie planetaire crises (klimaat- en biodiversiteitsverandering en vervuiling) in de poolgebieden, en de cumulatie van menselijke drukfactoren en hun mogelijke gevolgen voor het leven, milieu en maatschappij.

  • 2. Deze inzichten de basis te laten vormen voor toekomstscenario’s en inzichten te genereren voor handelingsperspectieven voor geïnformeerd integraal beleid, dat de enkelvoudige en cumulatieve effecten van menselijke drukfactoren verkleint en voorkomt.

Het consortium werkt interdisciplinair en is kennisketenbreed samengesteld (zie Samenwerken in onderzoek | NWO). Kennisketenbreed5 onderzoek houdt in dat het programma fundamenteel, toegepast en praktijkgericht onderzoek verbindt. De werkvorm in deze Call for proposals is die van Living Labs (zie paragraaf 2.3.2).

Deze Call for proposals is zowel op het Noord- als Zuidpoolgebied gericht. Beide poolgebieden bestaan uit soms zeer verschillende deelregio’s, ieder met hun eigen uitwerking van de crisis, eigen kennisvragen en handelingsperspectieven. In de vooraanmelding dragen aanvragers ideeën voor Living Labs in één bepaald deel van het Arctisch of Antarctisch gebied aan.6 De selectie van vooraanmeldingen – op basis van de inhoudelijke beoordelingscriteria (paragraaf 4.1.1) en de selectiecriteria (paragraaf 4.2.6) – en vervolgens het synergieproces zullen de geografische focus binnen beide poolgebieden bepalen.

Versterken van de Nederlandse poolonderzoeksgemeenschap

De thematiek van dit programma vraagt om deelname van verschillende instellingen en specialismen, die door intensief samen te werken – zowel in het aanvraagproces als in de uitvoering van het uiteindelijke project – het polaire veld verenigen. Deze call for proposals heeft als doel de Nederlandse polaire gemeenschap te versterken door één gezamenlijk consortium te vormen dat het belang van de poolgebieden binnen Nederland en Europa blijvend uitdraagt.

Internationale partners kunnen worden toegevoegd ter versterking van het consortium. Dit kan met name van belang zijn voor Living Labs in bewoonde delen van het Noordpoolgebied.

2.1.1 Inhoudelijk kader

Onze wereld staat voor enorme uitdagingen. Klimaatverandering, veranderingen in biodiversiteit en vervuiling vormen ernstige bedreigingen voor mensen en het milieu. De Verenigde Naties hebben dit gezamenlijk aangeduid als de ‘drievoudige planetaire crisis’. Verschillende aspecten van deze drievoudige crisis kunnen de poolgebieden in sterke mate treffen. De poolgebieden warmen tot wel vier keer sneller op dan het wereldwijde gemiddelde. Dit heeft grote gevolgen voor het lokale milieu, zoals het verlies van zee-ijs, het ontdooien van permafrost, het smelten van gletsjers en veranderingen in het voedselweb, wat weer invloed heeft op en vraagt om oplossingen vanuit gematigde streken, waaronder Nederland. Polaire systemen bestaan niet in isolatie en zullen ook regionale en wellicht zelfs mondiale effecten teweegbrengen.

Als gevolg daarvan, en van menselijke activiteiten ter plaatse, kan de biodiversiteit worden beïnvloed door veranderingen in het milieu en/of door de introductie van niet-inheemse soorten. Een derde stressfactor is de zich ophopende vervuiling in de poolgebieden, afkomstig van zowel lokale bronnen als ver weg: denk aan PFAS, zware metalen en plastics. De interactie tussen deze verschillende vormen van vervuiling en de feedbackmechanismen zet ecosystemen, de biodiversiteit, lokale gemeenschappen in de polaire gebieden en effectieve bescherming onder druk. De bronnen, oorzaken, mechanismen en effecten van deze crises vinden wereldwijd plaats – inclusief Nederland – waarin de poolgebieden een cruciale schakel vormen.

Klimaatverandering

Een van de meest urgente uitdagingen waarmee de mensheid momenteel geconfronteerd wordt, is de door de mens veroorzaakte klimaatverandering sinds de industrialisatie. De daaruit voortvloeiende stijging van de mondiale temperatuur leidt tot ingrijpende veranderingen in de poolgebieden (maar ook daarbuiten). Deze regio’s spelen een essentiële rol in de regulering van het mondiale klimaatsysteem en de oceaancirculatie, en ondergaan momenteel snelle transformaties met verstrekkende, wereldwijde gevolgen.

Het verlies van land- en zee-ijs verstoort zowel mariene als terrestrische ecosystemen, beïnvloedt regionale atmosferische circulatie en weerpatronen, en vermindert het oppervlakte-albedo, wat de opwarming verder versterkt. Tegelijkertijd versnelt het ontdooien van permafrost, wat leidt tot de uitstoot van broeikasgassen en tot destabilisatie van ecosystemen en infrastructuur in de noordelijke breedtegraden.

Deze veranderingen hebben aanzienlijke gevolgen voor de leefomstandigheden van de bevolking in het Arctische gebied, onder meer door verstoringen van traditionele transportroutes en bestaansactiviteiten zoals jacht, visserij en veeteelt.

In Antarctica vertonen de West-Antarctische ijskap en verschillende grote ijsplaten tekenen van verdunning en terugtrekking, wat bijdraagt aan een versnelde mondiale zeespiegelstijging. Het Antarctisch Schiereiland behoort tot de regio’s met de snelste opwarming op aarde, terwijl er toenemend wetenschappelijk bewijs is dat ook delen van de Oost-Antarctische ijskap instabiel beginnen te worden en massaverlies vertonen.

Deze ontwikkelingen wijzen op potentiële langetermijn-instabiliteit van de Antarctische cryosfeer.

De gevolgen van veranderingen in de poolgebieden reiken verder dan de hoge breedtegraden. De toegenomen toevoer van zoet water als gevolg van het smelten van land- en zee-ijs, met name afkomstig van Groenland, verstoort het zoutgehalte van de Noord-Atlantische Oceaan en vormt een risico voor de verzwakking van de Atlantische Meridionale Overturning Circulation (AMOC). Een vertraging van deze circulatie zou ingrijpende klimatologische gevolgen hebben, waaronder verschuivingen in neerslagpatronen, regionale afkoeling in Europa en verstoringen van tropische en moessonsystemen.

Tegelijkertijd heeft de smelt en terugtrekking van de Groenlandse IJskap (Sermersuaq) ook diepgaande lokale effecten op de hydrologie en ecologie van rivierlandschappen en overgangszones, waaronder leefgebieden van lokale Arctische bevolking.

In samenhang bezien tonen deze processen aan dat de ontwikkelingen in de poolgebieden fungeren als actieve aanjagers van mondiale klimaat- en milieuveranderingen via diverse terugkoppelingsmechanismen.

De snelle veranderingen die zich aan de polen voltrekken vormen een duidelijke waarschuwing voor het toenemende tempo en de sterke onderlinge verbondenheid van het klimaatsysteem van de aarde.

Vervuiling en andere milieudrukfactoren

Vervuiling vormt een toenemend milieuprobleem in de poolgebieden. Antarctica was vanwege zijn geïsoleerde ligging lange tijd relatief goed beschermd tegen mondiale vervuiling. Inmiddels worden daar echter ook sporen aangetroffen van zware metalen, persistente organische verontreinigende stoffen, PFAS en microplastics, waarbij transport over lange afstanden de belangrijkste verspreidingsroute vormt. Zware metalen zoals kwik, microplastics en zogenoemde forever chemicals, zoals PFAS, worden via de atmosfeer en oceaanstromingen vanuit geïndustrialiseerde gebieden op lagere breedtegraden aangevoerd en leggen grote afstanden af voordat zij in koude klimaten worden afgezet.

Naast vervuiling en drukfactoren van buitenaf neemt ook het aantal lokale bronnen van vervuiling en andere drukfactoren toe. In Antarctica zijn dit voornamelijk het toerisme, visserij en onderzoek. Antarctica vormt voor toeristen een aantrekkelijk reisdoel, waarop bedrijven inzetten met een steeds diverser en extremer aanbod van producten in steeds meer streken van het continent. De toename van visserij, met name op krill, drukt zowel direct als indirect (via vervuiling) op het ecosysteem. Tot slot zorgt de toename van het aantal onderzoeksstations – met bijbehorende infrastructuur en transportbewegingen – voor meer potentiële lokale effecten. Elk van deze activiteiten is weer nauw verbonden met actoren, markten en regelgeving buiten Antarctica zelf.

In het Arctische gebied vormen bovendien ook economische activiteiten als mijnbouw, olie- en gaswinning, elektriciteitsopwekking en intensiever scheepvaartverkeer in toenemende mate een drukfactor. Deze activiteiten zijn hecht verbonden met wereldwijde dynamieken van vraag en aanbod, geopolitiek en waardeketens. Economische ontwikkeling leidt tot hogere niveaus van lokale vervuiling. Eenmaal aanwezig hopen verontreinigende stoffen zich op in ecosystemen en zorgen zij, via processen van bioaccumulatie en -magnificatie, ervoor dat toppredatoren – zoals ijsberen en orka’s – gevaarlijk hoge concentraties toxische stoffen in hun lichaam dragen.

Daarnaast verandert de opwarming van het Arctisch gebied de nutriëntenkringlopen en de verbindingen tussen ecosystemen, wat op zijn beurt de watervoorziening van Arctische right- en stakeholders onder druk zet. Bovendien zijn veel Arctische rights- en stakeholders voor de voedselzekerheid van huishoudens afhankelijk van zogenaamde country foods: traditioneel geoogste dierlijke voedselbronnen.

Verontreinigende stoffen kunnen daardoor een directe invloed hebben op het welzijn van zowel de mensen als de dieren met wie zij deze leefgebieden al lange tijd delen.

CEAC’s, Chemicals of Emerging (Ant)Arctic Concern – stoffen die in toenemende mate in poolecosystemen worden aangetroffen en waarvan nog aanzienlijke kennislacunes bestaan met betrekking tot hun herkomst en lot – vormen een voorgesteld aandachtsgebied.

De planetaire crisis waaronder vervuiling valt, omvat ook andere milieudrukfactoren: onder meer verstoringseffecten, exploitatie van natuurlijke hulpbronnen door niet-oorspronkelijke bevolkingsgroepen, landgebruikspatronen, landschapsveranderingen en gebouwde infrastructuur. Ook deze aspecten vormen een impact of risico op de poolgebieden die om academische studie en handelingsperspectief voor beleidsmakers en stakeholders vragen.

Biodiversiteitsverandering

In het Arctisch gebied verandert het dramatische verlies van zee-ijs op fundamentele wijze de structuur en het functioneren van mariene ecosystemen. Veel soorten zijn nauw verbonden met de aanwezigheid van ijs, dat essentieel leefgebied biedt voor voortplanting, voedselverwerving en bescherming. Het terugtrekken van zee-ijs heeft geleid tot een afname van geschikt habitat voor ijsafhankelijke zoogdieren, zoals de ijsbeer en verschillende zeehondensoorten, en heeft tevens de productiviteit van zee-ijsalgen, die aan de basis staan van het polaire voedselweb, verminderd.

De achteruitgang van deze primaire producenten werkt door naar hogere trofische niveaus en beïnvloedt zoöplanktongemeenschappen, visbestanden, zeevogels en toppredatoren. Ook in de terrestrische en zoetwatersystemen van het Arctisch gebied beginnen ingrijpende verschuivingen op te treden die gevolgen hebben voor soorten die van groot belang zijn voor lokale gemeenschappen (bijvoorbeeld rendieren).

Daarnaast bestaan er grote kennislacunes met betrekking tot de grotendeels onzichtbare veranderingen in de biodiversiteit van microbiële gemeenschappen, zowel op het land als in mariene systemen, terwijl deze veranderingen mogelijk grote consequenties hebben voor klimaatterugkoppelingen.

Tegelijkertijd zorgen stijgende oceaantemperaturen voor een snelle noordwaartse uitbreiding van subarctische en boreale soorten naar Arctische wateren. Deze biologische uitwisseling leidt tot ingrijpende veranderingen in de soortensamenstelling en vormt een bedreiging voor koudeminnende endemische soorten die niet in staat zijn te migreren of zich fysiologisch aan te passen aan de nieuwe omstandigheden.

In Antarctica doen zich vergelijkbare processen voor, met name langs het snel opwarmende Antarctisch Schiereiland, waar afname van de zee-ijsbedekking de ruimtelijke en temporele dynamiek van de primaire productie heeft veranderd. Veranderingen in algengemeenschappen en zee-ijsdynamiek beïnvloeden de rijkdom en verspreiding van de Antarctische krillpopulaties. De intensieve bevissing van krill rond het Antarctisch Schiereiland wordt in verband gebracht met de waargenomen afnames in populaties van Adélie- en stormbandpinguïns, die afhankelijk zijn van voldoende beschikbaarheid van krill. Dit onderstreept de kwetsbaarheid van volledige voedselwebben voor door klimaatverandering aangedreven verschuivingen.

Om inzicht te krijgen in de cumulatieve drukfactoren van de drievoudige planetaire crises in poolgebieden is een inter- en transdisciplinair perspectief nodig dat natuurwetenschappen combineert met sociale wetenschappen en geesteswetenschappen. Het oplossen van complexe problemen vereist ook expertise in de hele keten dat de samenwerking bevordert met een breed scala aan belanghebbenden en rechthebbenden uit de publieke sector en het maatschappelijk middenveld (civil society).

Bestuurlijke en sociaaleconomische aspecten

De drievoudige planetaire crisis heeft effect op maatschappelijk en bestuurlijk vlak op verschillende niveaus binnen en buiten de poolgebieden, van deelgemeenschappen en lokale (inheemse) gemeenschappen tot Nederland, Europa en mondiale instituties.

De bescherming van de poolgebieden vraagt om gedegen kennis over de werking en effecten van deze crises in de poolgebieden, ook vanuit governance- en sociaaleconomisch perspectief. Implementatie van handelingsperspectieven en inbedding van het onderzoek zelf vragen om een inter- en transdisciplinair consortium (zie paragraaf 2.3 en 3.2).

Het Noordpoolgebied verschilt wezenlijk van Antarctica gezien het feit dat het land en grote delen van de omliggende wateren toebehoren aan de acht Arctische landen, die over hun eigen beleid, bestuur en ontwikkeling gaan. Dit schept andere voorwaarden en kennisvragen omtrent de Nederlandse betrokkenheid dan in Antarctica (zie hieronder). Een ander groot verschil is de permanente menselijke bevolking, waaronder oorspronkelijke en lokale bevolkingsgroepen – ook wel Arctische rights- en stakeholders – en bijbehorende instanties. (De)koloniale dimensies krijgen meer aandacht. In verschillende Arctische landen is een ontwikkeling gaande waarbij meer rekening gehouden en samengewerkt wordt met de oorspronkelijke en lokale bevolkingsgroepen vanuit hun belangen en rechten in en kennis van het gebied. Oorspronkelijke en lokale bevolkingsgroepen zijn, als rightsholders, cruciale partijen voor regulering en bestuur, of dit nu gaat om sociaal beleid, levensonderhoud (subsistence) en economische activiteiten of transport, onderwijs en wetenschappelijk onderzoek zelf. Het Arctisch gebied onderscheidt zich dus van Antarctica met een gelaagd, heterogeen en meervoudig governancesysteem van actoren en stakeholders. De kennis en kennissystemen van oorspronkelijke en lokale bevolkingsgroepen vormen samen met academische kennis een integraal geheel voor een beter begrip van polaire systemen, waarmee lokale en regionale impact kan worden gerealiseerd. De ontwikkeling van kennisvragen en wensen voor maatschappelijke impact dient samen met lokale rights- en stakeholders plaats te vinden.

Recentelijk is de aandacht voor het Noordpoolgebied toegenomen in het kader van internationale (militaire) veiligheid, kritieke grondstoffen en scheepvaartroutes. Hier botsen soms verschillende lokale Arctische en externe belangen. Dit alles kan mogelijk de aandacht voor de oorzaken, gevolgen en aanpassingsmaatregelen van de drievoudige planetaire crisis overschaduwd worden. Dit terwijl klimaat, biodiversiteit en milieu onverminderd van belang blijven. Er zijn tevens raakvlakken met (militaire) veiligheid vanuit een integrale benadering van een veilig en gezond Noordpoolgebied.

Nederland is van mening dat Antarctica niet kan worden onderworpen aan de soevereiniteit van staten. Effectieve regulering vergt inzichten in de werking van het Antarctisch Verdragssysteem en de relatie met andere, wereldwijde gremia. Zelfregulering vormt onderdeel van de huidige regulering. Effectieve bescherming van Antarctica vergt goed begrip van de spelers, hun drijfveren, waarden, waardeketens en nationale regelgeving.

Ondanks de verschillen delen beide poolgebieden enkele gemeenschappelijke uitdagingen. Een voorbeeld is dat het, wanneer meerdere crises gezamenlijk interactieve en cumulatieve effecten produceren, vaak onduidelijk is welk instrument welke aspecten reguleert. Vaak kan een individueel instrument slechts één crisis of de onderliggende, enkelvoudige effecten daarvan beheersen en faalt het in het aanpakken van de complexiteit van de realiteit. Beleidsfragmentatie in relatie tot complexe, cumulatieve effecten is een relevant vraagstuk voor zowel de wetenschap als het beleid.

Voor Nederland is het belangrijk dat er actieperspectieven worden ontwikkeld die aansluiten op onze positie in multilaterale platforms en internationale samenwerking. Deze actieperspectieven moeten gebaseerd zijn op inzicht in harde en zachte instituties: hoe rechten en belangen, juridische regimes, beheerarrangementen, (zelf)bestuur, (natuur)waarden en culturele instituties op verschillende schaalniveaus (sub-nationaal, nationaal, internationaal) met elkaar interageren. Beter academisch begrip kan beleidsmakers ondersteunen bij een effectieve bescherming van en samenwerking in de poolgebieden en de rol van Nederland hierin.

2.2 Maatschappelijke impact van onderzoek

Nieuwe kennis en inzichten vanuit wetenschappelijk onderzoek kunnen een belangrijke bijdrage leveren aan oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken van vandaag én morgen. Door interactie en afstemming tussen onderzoekers en mogelijke kennisgebruikers, neemt de kans op het toepassen van kennis toe en daarmee ook de kans op maatschappelijke impact. Maatschappelijke impact staat hier voor veranderingen die (mede) het gevolg zijn van door onderzoek gegenereerde kennis en kunde. Deze veranderingen dragen bij aan het welzijn van mens, planeet en maatschappij voor deze en toekomstige generaties. Via haar beleid op impact bevordert NWO de mogelijke bijdrage vanuit onderzoek aan maatschappelijke vraagstukken door het stimuleren van productieve interacties met maatschappelijke belanghebbenden. Zowel tijdens de ontwikkeling als in de uitvoering van het onderzoek. Dit doet zij op een manier die past bij het doel van het financieringsinstrument. NWO stimuleert onderzoekers om met een brede blik te kijken naar de mogelijke gewenste en ongewenste impact van hun onderzoek.

In dit programma moet de Impact Plan-benadering worden toegepast. De Impact Plan-benadering is ontwikkeld om de kans op maatschappelijke impact van onderzoek doelgericht te vergroten.

NWO biedt een e-learning module aan die geïnteresseerden op weg kan helpen via NWO Impact – Online workshops. Voor meer informatie over het kennisbenuttingsbeleid van NWO zie de website: Kennisbenutting | NWO.

2.2.1 Impact Plan-benadering

De maatschappelijke impact is nooit alleen het resultaat van kennis en inzichten uit het onderzoek. Om de kans op maatschappelijke impact van het onderzoek te vergroten is aantoonbare betrokkenheid nodig van belangrijke stakeholders vanaf de vorming van het consortium tot en met afronding van het project en daarna. Maatschappelijke impact wordt immers vaak pas gerealiseerd in de jaren nádat een onderzoeksproject is afgesloten. Door vanaf het begin van de onderzoeksformulering (co-design) en gedurende de uitvoering van het onderzoek (co-creatie) te zorgen voor voortdurend afstemming tussen onderzoekers en mogelijke kennisgebruikers, neemt de kans op productieve interacties, en uiteindelijk impact, toe.

Consortia stellen samen met stakeholders een Impact Plan op, als onderdeel van de aanvraag in fase 2. Dat Impact Plan beschrijft hoe het consortium verwacht tot maatschappelijke en wetenschappelijke impact te komen en de rol die productieve interacties daarbij spelen. Hieruit blijkt hoe het behalen van de beoogde impact geïntegreerd is in de onderzoeksopzet en welke rol consortiumpartners en stakeholders uit beleid, praktijk en bedrijfsleven daarin spelen.

Stakeholderanalyse

Zowel de vooraanmelding als de aanvraag moeten een stakeholderanalyse bevatten die als basis dient voor het opzetten van het Living Lab. De analyse identificeert partijen met relevante expertise, besluitvormende rollen, belangenbehartigende verantwoordelijkheden, gevestigde belangen, of partijen die in hun manier van leven direct worden geraakt – waaronder ook de verwachte behoeften van toekomstige rights- en stakeholders in een snel veranderend poolgebied, evenals partijen die expliciet níet als stakeholder worden beschouwd. Een dergelijke analyse dient rekening te houden met zowel informele als formele instituties, zoals wettelijke mandaten, traditionele praktijken, beleidsinvloed en blootstelling aan ecologische en sociale veranderingen; stakeholdermapping maakt onderdeel uit van dit proces. De analyse onderscheidt verschillende typen rights- en stakeholders en maakt gebruik van gestructureerde instrumenten (bijvoorbeeld macht-belang-matrices en scenario-gebaseerde toekomstverkenningen) om relevantie en rollen te verduidelijken, inclusief die van opkomende actoren zoals scheepvaartbedrijven of verzekeraars.

Effectief beheer en bescherming van de poolgebieden kunnen niet los worden gezien van rights- en stakeholders, evenals van partijen die de poolgebieden momenteel gebruiken – of juist (nog) níét gebruiken. Daarom is betrokkenheid en samenwerking met rights- en stakeholders essentieel voor het onderzoeksprogramma en het Living Lab.

2.2.2 Beoogde impact van TRI-POLAR

Het beoogde effect van deze Call for proposals is dat het hieruit voortvloeiende onderzoek bijdraagt aan bescherming van de poolgebieden, zodat zij hun functie als belangrijke regulatoren en ecosystemen kunnen blijven vervullen. De ontwikkeling van handelingsperspectieven kan bijdragen aan het onderbouwen van maatregelen voor klimaatmitigatie en -adaptatie, natuurbescherming, het aanpakken van vervuiling op nationaal en internationaal niveau en beleid voor huidige en toekomstige (waaronder Nederlandse) economische activiteiten in de steeds toegankelijker wordende poolgebieden.

Arctische rights- en stakeholders dienen, waar van toepassing, te worden betrokken bij het opstellen en uitwerken van kennisvragen en vraagstukken over de gewenste maatschappelijk impact op lokaal en regionaal niveau.

TRI-POLAR kan inzichten en opties bieden voor een betere bescherming van de poolecosystemen tegen stressfactoren in en door Nederland zelf, bijvoorbeeld via Nederlandse beleidsvoorstellen op internationale wet- en regelgeving voor Antarctica. De Nederlandse Polaire Strategie7 beschrijft het Nederlandse beleid ten aanzien van de poolgebieden. Voor Nederland zijn concrete opties voor actie, in termen van beleid, beheer of andere maatregelen, gewenst om vooruitgang te boeken in bescherming van de poolgebieden, op verschillende niveaus en via verschillende fora. De focus ligt op het behoud van de biodiversiteit, het terugdringen van vervuiling en betere klimaatbestendigheid.

Bovendien zal het programma impact hebben door paradigma's ter discussie te stellen en inspiratie te bieden in verschillende sectoren en op verschillende schaalniveaus. Het vergroten van het begrip van de rol van de poolgebieden reikt verder dan wetenschappers en beleidsmakers en moet noodzakelijkerwijs de bredere samenleving(en) omvatten.

In de voorlopige voorstellen kunnen al belangrijke beoogde resultaten worden genoemd, maar in fase 2 van de aanvraagprocedure wordt een volledig geïntegreerd en uitgebreid Impact Plan ontwikkeld.

Toekomstscenario’s

Scenarioanalyse is een strategisch planningsinstrument dat is ontworpen om meerdere mogelijke toekomstige situaties te onderzoeken en zich daar op een gestructureerde, geïnformeerde manier op voor te bereiden. Het omvat de ontwikkeling en evaluatie van hypothetische scenario's die worden gevormd door diverse factoren, zoals politieke verschuivingen, sociaaleconomische trends, technologische ontwikkelingen en veranderingen in het milieu. In plaats van te proberen te voorspellen wat er zal gebeuren, helpt scenarioanalyse ons te begrijpen wat er zou kunnen gebeuren, op basis van verschillende aannames.

Scenario’s zijn geen voorspellingen, prognoses of normatieve visies op de toekomst. Ze vertegenwoordigen veeleer mogelijke werelden die zijn geconstrueerd op basis van onvolledige en onzekere informatie.

Sommige scenario's lijken misschien onwaarschijnlijk, terwijl andere de gevolgen onderzoeken van keuzes die vandaag al worden gemaakt. Ondanks hun onzekerheid vervullen ze een cruciale functie: ze maken het mogelijk om aannames te toetsen, gangbare denkwijzen ter discussie te stellen en zich voor te bereiden op een reeks uitkomsten. Dit is waardevol voor de onderzoeksgemeenschap, die moet anticiperen en reageren op nieuwe polaire uitdagingen voordat deze zich volledig manifesteren (bijvoorbeeld met betrekking tot de drievoudige planetaire crisis).

Door innovatief en langetermijndenken aan te moedigen, kan deze aanpak helpen bij het identificeren van onderzoeksgebieden die anders over het hoofd zouden worden gezien. Dit is cruciaal in de huidige poolcontext, waar de wetenschap moet reageren op de onderling verbonden crises van klimaatverandering, veranderingen in de biodiversiteit en vervuiling. Deze samenhang vereist holistisch denken en geïntegreerde reacties. Scenarioanalyse maakt het mogelijk om de cascade-effecten en feedbackloops tussen deze domeinen te onderzoeken en onderzoeksrichtingen te verkennen die deze crises niet afzonderlijk aanpakken.

2.3 Opzet van het onderzoek in TRI-POLAR

Wat deze Call for proposals onderscheidt, is de duidelijke beleidsoriëntatie, die is ontworpen om reacties op planetaire crises op meerdere niveaus te ondersteunen. Het onderzoek dient gestoeld te zijn op een Impact Plan. Hoofdstuk 2.2 ligt de Impact Plan-benadering nader toe.

2.3.1 Samenwerken in een consortium

Deze Call for proposals vraagt om samenwerking tussen onder meer klimatologie, meteorologie, cryosfeerwetenschappen, oceanografie, ecologie, biologie, geologie/geomorfologie, milieuwetenschappen, sociologie, antropologie, culturele geografie, economie, bestuurskunde, ruimtelijke ordening, psychologie, recht en politieke wetenschappen en techniek. Ook andere disciplines kunnen bijdragen. Dit werk kan meerdere domeinen bestrijken, waaronder het terrestrische, mariene, de cryosfeer, de atmosfeer, biosfeer en de verbanden daartussen.

De vooraanmeldingen en aanvraag moeten interdisciplinair zijn: een samenwerking tussen ten minste onderzoekers vanuit de exacte en natuurwetenschappen en onderzoekers vanuit de sociale en geesteswetenschappen; eventueel aanvullend ook de technische en toegepaste wetenschappen. Om interdisciplinaire consortia te waarborgen en samenwerking in heel Nederland te stimuleren, stelt deze Call for proposals eisen aan de samenstelling van de consortia (zie hoofdstuk 3.2).

Het consortium van de aanvraag is bovendien kennisketenbreed samengesteld (zie Samenwerken in onderzoek | NWO). Kennisketenbreed onderzoek houdt in dat het programma fundamenteel, toegepast en praktijkgericht onderzoek verbindt.

Stakeholders zijn van groot belang voor het onderzoek in TRI-POLAR. De vooraanmelding moet aangeven welke potentiële rights- en stakeholders er in de hele kennisketen zijn en welke daarvan waarschijnlijk willen samenwerken in het aangemelde Living Lab. In fase 2, bij de ontwikkeling van de aanvraag en de twee of drie uiteindelijke Living Labs, dienen samenwerkingspartners actief betrokken te zijn in de vorming van het onderzoeksvoorstel, het onderzoek en de resultaten (zie Impact Plan).

Het betrekken van medeaanvragers met unieke expertise aan buitenlandse onderzoeks- en maatschappelijke organisaties (zie paragraaf 3.2, 3.3.3 en 3.4.1.4) wordt aangemoedigd. Dit geldt in het bijzonder voor Arctische rights- en stakeholders indien het Living Lab gesitueerd is in een bewoond deel van de Arctis. Het betrekken van lokale stakeholders dient in een zo vroeg mogelijk stadium plaats te vinden tijdens het proces van het uitwerken van de aanvraag.

Engagement met Arctische rightsholders

Het betrekken van oorspronkelijke en lokale bevolkingsgroepen en onderzoekers uit het Noordpoolgebied is van belang om het Living Lab gezamenlijk te ontwerpen en te creëren (co-design en co-creatie), en daarmee de diepgang van de kennisketen te vergroten en om de vooruitzichten op wetenschappelijke en maatschappelijke impact te verhogen.

Rights- en stakeholderbetrokkenheid is niet slechts consultatie, maar een iteratief proces van gezamenlijke vormgeving van rentmeesterschap. De betrokkenheid moet doelgericht, proportioneel, wederkerig en realistisch zijn, met aandacht voor ethische verplichtingen en bewustzijn van culturele en institutionele asymmetrieën. Zij dient toekomstgericht te zijn, inclusief nieuwe actoren, en methodologisch divers, waarbij gebruik wordt gemaakt van instrumenten als Living Labs en scenarioplanning ter ondersteuning van dialoog en coproductie.

Voor het ethisch verantwoord samenwerken met Arctische rights- en stakeholders zijn diverse richtlijnen opgesteld die aanvragers kunnen volgen, waaronder IASSA’s Principles and Guidelines for Conducting Ethical Research in the Arctic, de Inuit Circumpolar Council Guidelines on Ethical and Equitable Engagement with Inuit Communities en diverse andere.8

(Leden van) Arctische oorspronkelijke en lokale bevolkingsgroepen en organisaties kunnen op twee manieren deelnemen of bijdragen aan een vooraanmelding:

  • – als medeaanvrager verbonden aan een onderzoeksorganisatie of een maatschappelijke organisatie (paragraaf 3.3.3);

  • – als externe stakeholder, (nog) zonder formele status als consortiumpartner van het geschetste Living Lab, maar informeel betrokken in de uitvoering van het onderzoek, bijvoorbeeld als eindgebruiker van resultaten, of een andere rol.

(Leden van) Arctische oorspronkelijke en lokale bevolkingsgroepen en organisaties kunnen op verschillende manieren deelnemen of bijdragen aan de aanvraag:

  • – als medeaanvrager verbonden aan een onderzoeksorganisatie of een maatschappelijke organisatie (paragraaf 3.3.3);

  • – als samenwerkingspartner (paragraaf 3.3.4);

  • – als cofinancier (paragraaf 3.3.5);

  • – als derde partij, ingehuurd via de module materialen (paragraaf 3.4.2);

  • – als externe stakeholder, (nog) zonder formele status als consortiumpartner van het voorgestelde project, maar informeel betrokken in de uitvoering van het onderzoek, bijvoorbeeld als eindgebruiker van resultaten, of een andere rol.

2.3.2 Living Labs

Living labs zijn inter- en transdisciplinaire, kennisketenbrede onderzoeksconsortia, co-creërend en bottom-up met stakeholders. In een praktijksetting werken verschillende partijen met een integrale benadering gezamenlijk aan innovatieve oplossingen voor complexe problemen. Een Living Lab betrekt actief alle stakeholders en vindt daarmee plaats in een multi-actor setting. Door onderzoeksvragen vanuit meerdere disciplines en perspectieven op één plek te centreren, ontstaat als het ware een natuurlijk laboratorium voor wederzijds begrip van een complex probleem. Een Living Lab maakt een meervoudig ‘experiment’ mogelijk dat systemische inzichten oplevert. Bovendien werkt een Living Lab naar oplossingen toe vanuit technische hoek, beheer en management en socio-economische innovaties. Daarmee kan recht worden gedaan aan de urgentie maatregelen te vinden en/of de effectiviteit van maatregelen te verbeteren die de negatieve impact van de planetaire crisis beperkten.

De vooraanmelding schetst een idee voor één Living Lab in óf een Arctische óf een Antarctische regio. Om tot een integraal begrip te komen van interacties, cumulatie en handelingsopties, moet elke vooraanmelding aspecten van alle drie de planetaire crises bevatten, evenals handelingsopties – in het Nederlandse, lokale en internationale beleid, beheer en andere mogelijke interventies. De Living Labs moeten gebaseerd zijn op een rights- en stakeholderanalyse (paragraaf 2.2.1) van de (potentiële) partijen die betrokken zijn bij het onderzoek of bij het gebruik van de resultaten.

Na beoordeling en selectie zullen in principe vijf Living Labs – waarvan in principe ten minste één in Antarctica en één in het Arctisch gebied – worden uitgenodigd voor fase 2 van de aanvraagprocedure om één aanvraag te vormen. In deze aanvraag zullen de geselecteerde vooraanmeldingen gezamenlijk twee of drie Living Labs uitwerken – waarvan in principe ten minste één Antarctisch en één Arctisch – samen met rights- en stakeholders.

De aanvraag in fase 2 vereist de betrokkenheid van belangrijke rights- en stakeholders bij de ontwikkeling van de uiteindelijke Living Labs, met ruimte voor co-creatie en co-design in het ontwerp van het Living Lab. Voor Arctische Living Labs kan de betrokkenheid en samenwerking met Arctische rights- en stakeholders, evenals met niet-lokale stakeholders, essentieel zijn. Voor Antarctica zal stakeholderbetrokkenheid een andere vorm aannemen.

Veldwerk

Veldwerk is noodzakelijk voor de kennisvragen en opzet van dit programma. De budgetmodule Materialen voorziet in veldwerkkosten en reizen voor uitvoerend personeel en begeleiders, alsook voor samenwerkingspartners en stakeholders (ook mogelijk via Kennisbenutting).

Aanvragers dienen zelf toegang tot benodigde onderzoeksinfrastructuur te regelen en in de aanvraag aannemelijk te maken hoe toegang tot veldwerkgebieden georganiseerd wordt, inclusief de haalbaarheid van vereiste goedkeuringen, certificering, vergunningen9 en dergelijke. In het Arctisch gebied zal toestemming van lokale gemeenschappen goede voorbereiding en tijd vergen.

Gebruik van onderzoeksinfrastructuur van de British Antarctic Survey en het Nederlandse Dirck Gerritsz Laboratorium vereist een ‘Pre-Award Operational Support and Planning Questionnaire’ in de vooraanmelding en aanvraag. Neem tijdig contact op met het secretariaat van het Nederlands Polair Programma (zie paragraaf 3.5.2 en hoofdstuk 6).

2.3.3 Bijeenkomsten

Onderzoek in consortiumverband en in Living Labs vergt veel fysieke bijeenkomsten. De aanvraag dient voldoende budget voor bijeenkomsten op te nemen. Van het te financieren project wordt verwacht dat het minstens één jaarlijkse projectbijeenkomst organiseert met als doel het samenbrengen van alle consortiumdeelnemers en stakeholders die zich in Nederland of omringende landen bevinden. De begeleidingscommissie (zie paragraaf 5.2.2) en NWO-medewerkers worden daarvoor ook uitgenodigd.

Voor bepaalde gelegenheden, zoals de kick-off, mid-term en eindbijeenkomst (paragraaf 5.2.3), zouden ook consortiumdeelnemers en right- en stakeholders van verder weg gefaciliteerd kunnen worden om deel te nemen.

Voor ieder Living Lab kunnen afzonderlijke bijeenkomsten met betrokkenen en rights- en stakeholders georganiseerd worden.

Het te financieren project zal een speerpunt van het Nederlands poolonderzoek vormen. Het is zinvol om het onderzoek te presenteren of sessies te organiseren tijdens grote internationale bijeenkomsten. Te denken valt aan bijvoorbeeld de Arctic Science Summit Week (jaarlijks), de SCAR Open Science Conference (tweejaarlijks), de Antarctic Treaty Consultative Meeting (jaarlijks, in 2028 in Den Haag), de joint SCAR-IASC Polar Conference (2030), alsook evenementen als Arctic Circle, Arctic Frontiers, de Greenland Science Week en de Nederlandse Polaire Dag. Een bijzonder initiatief vormt het Internationaal Pooljaar.

Gelet op de duur van het project is het mogelijk dat zich onvoorziene kansen voordoen. De begroting van de aanvraag mag daarom een flexibele reserve bevatten. Zie ook paragraaf 5.2.3.

2.3.4 Wetenschapscommunicatie en outreach

Wetenschapscommunicatie kan bewustzijn creëren van het belang van de poolgebieden voor Nederland en de wereld. Dit is cruciaal voor draagvlak voor polair beleid en de bescherming van de poolgebieden. In de synergiefase en de aanvraag wordt van aanvragers verwacht dat het Impact Plan een duidelijke strategie met concrete activiteiten ontplooit voor polaire wetenschapscommunicatie en outreach in Nederland.

Zeker in aanloop naar en tijdens het Internationaal Pooljaar zijn er grote kansen voor outreach. Het vijfde Internationale Pooljaar (International Polar Year of IPY) zal van 2032 tot en met 2033 plaatsvinden onder leiding van de Scientific Committee on Antarctic Research (SCAR), de International Arctic Science Council (IASC) en de World Meteorological Organization (WMO). Tijdens dit initiatief zullen alle landen met een poolonderzoeksprogramma de krachten bundelen, belangrijke wetenschappelijke uitdagingen agenderen en de rol van de poolgebieden voor de wereld benadrukken.

Het IPY is niet één moment van wetenschappelijke metingen en projectstart, maar de culminatie van vele projecten en resultaten. De jaren voorafgaand aan het IPY, de zogenaamde ‘ramp-up’, zijn daarom cruciaal. Het te financieren project in deze Call for proposals kan gezien worden als concrete Nederlandse bijdrage aan het IPY. Tijdens de looptijd van de Living Labs worden de aanvragers aangemoedigd om activiteiten te ontplooien onder de vlag van het IPY.

2.4 Consortiumvorming

Om de kans op impact van het onderzoek te vergroten, is samenwerking tussen onderzoekers, met onderzoekers van andere disciplines én met partners uit de maatschappij, zoals bedrijven en maatschappelijke organisaties nodig. In deze Call for proposals ondersteunt NWO de vorming van een consortium door het organiseren van een matchmaking en synergieworkshops. Deze methoden worden hieronder kort toegelicht. Meer informatie over consortiumvorming is te vinden op Consortiumvorming | NWO.

Matchmakingsworkshop in fase 1

Het doel van matchmaking is het samenbrengen van potentiële aanvragers, onderzoekers, samenwerkingspartners en stakeholders uit diverse werkvelden en sectoren om ideeën voor, of behoefte aan, onderzoek rond het thema en de beschreven impact in de Call for proposals uit te wisselen.

Tijdens de eenmalige matchmakingsbijeenkomst is er de mogelijkheid voor deelnemers om ideeën uit te wisselen, te netwerken en om eventueel ontbrekende expertises in kaart te brengen. Het is aan de deelnemers zelf om vorm te geven aan het vervolg van de resultaten van de matchmaking.

Daarnaast wordt tijdens de matchmaking meer informatie gegeven over het aanvraagproces en de Impact Plan-benadering (zie ook paragraaf 2.2.1).

Verdere informatie over matchmaking wordt op de website van deze Call for proposals gepubliceerd. Deelname aan de matchmaking is niet verplicht.

Synergieworkshops in fase 2

Het doel van synergieworkshops is de vorming van een nieuw inter- en transdisciplinair consortium dat vanuit verschillende kennis- en expertisegebieden één aanvraag ontwikkelt teneinde maximale resultaten en impact te bereiken. Geselecteerde bestaande of nieuwe samenwerkingsverbanden, die een vooraanmelding hebben ingediend, worden samengebracht in synergieworkshops. Tijdens de workshop wordt de beschikbare kennis op zoveel mogelijk aspecten van een complex vraagstuk gedeeld. Door NWO ingehuurde facilitators begeleiden de totstandkoming van het consortium en de integratie van de geselecteerde vooraanmeldingen tot één in te dienen aanvraag. Op basis van een selectie van de vooraanmeldingen (zie paragraaf 4.2.6) worden deelnemers uitgenodigd. Voor meer informatie over synergieworkshops zie paragrafen 3.8 en 4.2.8.

3 Opstellen en indienen

In dit hoofdstuk staat informatie over het opstellen en indienen van een vooraanmelding en aanvraag.

Het gebruik van generatieve AI is niet uitgesloten bij het opstellen van uw aanvraag, mits dit verantwoord gebeurt. De richtlijnen vindt u op de website (NWO-beleid op het gebruik van generatieve artificial intelligence (GAI) | NWO).

3.1 Tijdpad

Hieronder staan de indieningsdeadline inclusief het tijdpad van de gehele beoordelingsprocedure van de ronde. Het kan zijn dat NWO het noodzakelijk acht om tijdens de lopende procedure nog aanpassingen in het tijdpad aan te brengen. De hoofdaanvrager wordt hierover geïnformeerd. Aanvragen die na de deadline zijn ingediend, neemt NWO niet in behandeling.

Matchmakingsworkshop (fase 1)

Dinsdag 26 mei 2026 om 17:00:00 CEST

Deadline registratie matchmakingsworkshop

Dinsdag 2 juni 2026 (hele dag op locatie)

Matchmakingsworkshop

Vooraanmeldingen (fase 1)

Donderdag 20 augustus 2026 om 14:00:00 CEST

Deadline verzoek toetsing andere onderzoeksorganisaties gevestigd in Nederland en het buitenland, indien van toepassing

Donderdag 17 september 2026 om 14:00:00 CEST

Deadline vooraanmeldingen

September 2026

Toetsing aan de indieningsvoorwaarden, eventuele correctiemogelijkheid

September en oktober 2026

Beoordelingscommissie beoordeelt vooraanmeldingen (pre-advies); interview-selectie indien van toepassing

November 2026

Interviews en vergadering van de beoordelingscommissie

November of december 2026

Besluit door de raad van bestuur van NWO

December 2026

Aanvragers ontvangen het besluit over uitnodiging voor fase 2 of afwijzing

Synergieworkshops (fase 2)

Tussen februari en april 2027

Synergieworkshops

Aanvraag (fase 2)

Donderdag 15 juli 2027 om 14:00:00 CEST

(Aanbevolen wordt om een toetsingsverzoek eerder te doen, bij voorkeur vóór de synergieworkshops.)

Deadline verzoek toetsing andere onderzoeksorganisaties gevestigd in Nederland en het buitenland, indien van toepassing en indien niet reeds getoetst.

Donderdag 9 september 2027 om 14:00:00 CEST

Deadline aanvraag

September 2027

Toetsing aan de indieningsvoorwaarden, eventuele correctiemogelijkheid

September 2027

Commissie beoordeelt aanvraag (pre-advies)

Oktober of november 2027

Interview en vergadering beoordelingscommissie

November 2027

Eventuele herstelmogelijkheid

November of december 2027

Besluit door de raad van bestuur NWO

3.2 Samenstelling van het consortium

Er worden vier categorieën van deelnemers aan een consortium onderscheiden:

  • – Hoofdaanvrager;

  • – Medeaanvragers;

  • – Samenwerkingspartners;

  • – Cofinancier(s) (niet verplicht).

De voorwaarden per deelnemer worden in paragraaf 3.3 nader toegelicht.

Externe stakeholders worden in de vooraanmelding en aanvraag geïdentificeerd, maar maken zelf geen deel uit van het consortium dat indient.

Vooraanmelding

Een consortium dient te bestaan uit:

  • – een hoofdaanvrager;

  • – minimaal twee medeaanvragers;

  • – gezamenlijk dienen de hoofd- en medeaanvragers minimaal drie verschillende Nederlandse instellingen te vertegenwoordigen10;

  • – het consortium dient een interdisciplinaire samenstelling te hebben (paragraaf 2.3.1).

Samenwerkingspartners en cofinanciers zijn niet mogelijk in een vooraanmelding.

Aanvraag

Het consortium dient te bestaan uit:

  • – een hoofdaanvrager;

  • – minimaal zes medeaanvragers;

  • – gezamenlijk dienen de hoofd- en medeaanvragers minimaal vijf verschillende Nederlandse instellingen te vertegenwoordigen11;

  • – het consortium dient een interdisciplinaire en kennisketenbrede samenstelling te hebben (paragraaf 2.3.1);

  • – gezamenlijk dienen de hoofd- en medeaanvragers iedere vooraanmelding te vertegenwoordigen waarvan het Living Lab in de volledige aanvraag uitgewerkt wordt;

  • – per uitgewerkt Living Lab minimaal twee samenwerkingspartners.

De aanvragers van geselecteerde vooraanmeldingen kunnen samen bepalen om nieuwe, nog niet betrokken medeaanvragers uit te nodigen om deel te nemen aan de aanvraag.

Het betrekken van onderzoekers van hogescholen wordt aangemoedigd.

3.3 Wie kan aanvragen

Vooraanmeldingen en aanvragen worden ingediend door een hoofdaanvrager namens het consortium.

3.3.1 Hoofd- en medeaanvragers

Onderzoekers mogen als hoofd- of medeaanvrager optreden als zij in vaste dienst zijn (en dus een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd hebben12) of een tenure track-overeenkomst hebben bij één van de onderstaande onderzoeksorganisaties:

  • – universiteiten en hogescholen zoals bedoeld in artikel 1.8 lid 1 van de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek en de universiteiten genoemd in de Beleidsregel Universiteiten in het Koninkrijk der Nederlanden;

  • – universitaire medische centra zoals bedoeld in artikel 1.13 lid 1 van de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek;

  • – KNAW- en NWO-instituten;

  • – TO2-instituten;

  • – Rijkskennisinstellingen (RKI’s)13

  • – het Nederlands Kanker Instituut;

  • – het Max Planck Instituut voor Psycholinguïstiek te Nijmegen;

  • – NCB Naturalis;

  • – Advanced Research Centre for NanoLithography (ARCNL);

  • – Prinses Máxima Centrum.

Personen met een nul uren-arbeidsovereenkomst of met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd (anders dan een tenure track en de hierboven genoemde uitzondering voor lectoren en onderzoekers in dienst van een TO2-instituut) zijn uitgesloten van indiening.

Het kan voorkomen dat de tenure track-overeenkomst van aanvragers eindigt vóór de beoogde afrondingsdatum van het project, of dat het vaste dienstverband van aanvragers eindigt wegens het bereiken van de pensioengerechtigde leeftijd. In dat geval dient bij de aanvraag een verklaring van de werkgever te worden toegevoegd. Hierin garandeert de betreffende onderzoeksorganisatie dat het project – en alle op het project werkzame personen voor wie subsidie wordt aangevraagd – adequaat wordt begeleid voor de volledige duur van het project.

Ook aanvragers in dienst van een hogeschool, TO2-instituut of Rijkskennisinstelling wiens dienstverband eindigt voor de beoogde afrondingsdatum van het project waarvoor subsidie wordt aangevraagd, moeten een dergelijke verklaring bijvoegen.

Aanvragers met een deeltijd dienstverband dienen garant te staan voor adequate begeleiding van het project en van alle op het project werkzame personen voor wie subsidie wordt aangevraagd.

Aanvullende voorwaarden:

  • – een onderzoeker mag in deze Call for proposals maximaal drie keer als aanvrager deelnemen aan een vooraanmelding, waarvan slechts één keer in de hoedanigheid van hoofdaanvrager;

  • – de hoofdaanvrager van de aanvraag moet een hoofd- of medeaanvrager van een geselecteerde vooraanmelding zijn en deelgenomen hebben aan de synergieworkshops (zie paragraaf 3.5.3).

3.3.2 Hoofdaanvragers

De hoofdaanvrager dient de vooraanmelding en de aanvraag in via ISAAC, het elektronische indiensysteem van NWO. Tijdens het beoordelingsproces communiceert NWO met de hoofdaanvrager. Na toewijzing van de aanvraag wordt de hoofdaanvrager projectleider en aanspreekpunt voor NWO. De onderzoeksorganisatie van de hoofdaanvrager is hoofdbegunstigde en wordt penvoerder.

De hoofdaanvrager van de aanvraag (of diens vervanger) heeft aan de synergieworkshops deelgenomen (zie paragrafen 2.4, 3.5.2 en 3.5.4).

3.3.3 Medeaanvragers

In deze Call for proposals zijn twee type medeaanvragers mogelijk: medeaanvragers verbonden aan onderzoeksorganisaties en medeaanvragers verbonden aan maatschappelijke organisaties. Voor medeaanvragers verbonden aan onderzoeksorganisaties gelden de hieronder (paragraaf 3.3.3.1) beschreven voorwaarden over onderzoeksorganisaties (en eventuele toetsing). Deze zijn niet van toepassing op medeaanvragers verbonden aan maatschappelijke organisaties: zij kunnen alleen als medeaanvrager optreden onder toepassing van de de-minimisverordening14.

Medeaanvragers hebben een actieve rol bij de uitvoering van het project. De (deel)projectleiders en begunstigden zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor de uitvoering van het gehele project.

3.3.3.1 Medeaanvragers aan onderzoeksorganisaties

Een medeaanvrager aan een onderzoeksorganisatie dient ten minste te beschikken over een masterdiploma of een gelijkwaardige kwalificatie.

Medeaanvragers kunnen verbonden zijn aan de onderzoeksorganisaties vermeld in paragraaf 3.3.1, aan de erkende onderzoeksorganisaties vermeld in bijlage 7.3 en aan andere onderzoeksorganisaties zoals bedoeld in artikel 1.1, lid 4, van de NWO Subsidieregeling 2024 en die voldoen aan onderstaande cumulatieve voorwaarden.

De organisatie dient:

  • – een stichting, vereniging of publiekrechtelijke rechtspersoon te zijn, althans het equivalent daarvan in het land van vestiging in geval van een buitenlandse organisatie (alle andere rechtsvormen, waaronder besloten en naamloze vennootschappen, althans het equivalent daarvan in het land van vestiging in geval van een buitenlandse organisatie, zijn uitgesloten);

  • – zich in de hoofdzaak zelf bezig te houden met het op onafhankelijke wijze verrichten van fundamenteel onderzoek, industrieel onderzoek of experimentele ontwikkeling of met het met het breed verspreiden van de resultaten van die activiteiten door middel van onderwijs, publicaties of kennisoverdracht;

  • – te kunnen verklaren dat de organisatie een gescheiden boekhouding voert ten aanzien van economische/niet-economische activiteiten en dat ondernemingen met een beslissende invloed op de organisatie geen preferente toegang krijgen tot de onderzoeksresultaten van de organisatie

Let op: Voorafgaand aan het indienen van een vooraanmelding of de aanvraag moet door NWO aan de hand van bovengenoemde voorwaarden worden getoetst of een organisatie aan artikel 1.1, lid 4, van de NWO Subsidieregeling 2024 voldoet en dus als medeaanvrager mag deelnemen. NWO voert deze toets mede uit om te controleren of er geen sprake is van het verlenen van verboden staatssteun.

De organisatie van de beoogde (mede)aanvrager in een vooraanmelding of de aanvraag levert ten behoeve van deze toetsing uiterlijk op de deadline vermeld onder paragraaf 3.1 per e-mail aan tripolar@nwo.nl de volgende documenten aan:

  • – een recent uittreksel van de kamer van koophandel, dan wel het equivalent daarvan in het land van vestiging in geval van een buitenlandse organisatie;

  • – de oprichtingsakte en/of actuele statuten;

  • – de laatst beschikbare jaarrekening voorzien van een controleverklaring15;

  • – de ingevulde Verklaring Onderzoeksorganisatie, beschikbaar op de financieringspagina van deze Call for proposals.

De documenten worden in het Engels of Nederlands aangeleverd. Het is toegestaan om andere relevante documentatie toe te voegen. Tevens kan NWO om aanvullende informatie vragen als bovenstaande documenten niet voldoende uitsluitsel bieden om te bepalen of onderzoekers van de organisatie mogen optreden als medeaanvrager.

Als de organisatie van de beoogde medeaanvrager binnen een ander NWO-programma is getoetst aan deze voorwaarden, neem dan tijdig voor de genoemde deadline contact op met NWO via het bovengenoemde e-mailadres om af te stemmen of deze organisatie opnieuw moet worden getoetst.

Indien de organisatie van de beoogde medeaanvrager de voor de toets op de voorwaarden benodigde stukken niet op tijd aanlevert, kan NWO de betreffende medeaanvrager niet accepteren.

Een organisatie die voorafgaand aan het indienen van een vooraanmelding is getoetst en is goedgekeurd, hoeft voorafgaand aan het indienen van de aanvraag niet nogmaals getoetst te worden. Een toetsingsverzoek is wel noodzakelijk voor nieuw toegetreden organisaties, voor de deadline genoemd in paragraaf 1.2 en 3.1.

3.3.3.2 Medeaanvragers verbonden aan maatschappelijke organisaties

Deze Call for proposals richt zich ook op kennis uit en ten behoeve van de lokale praktijk. Maatschappelijke organisaties die ondersteuning bieden bij en/of expertise opbouwen over beleidsvragen in de poolgebieden kunnen als medeaanvrager optreden onder de de-minimisverordening (zie hieronder). Het betreft bijvoorbeeld ervaringsdeskundigen, expertisecentra en belangenorganisaties, waarvan de praktijkkennis en onderzoeksgerelateerde activiteiten essentieel zijn om volwaardig onderzoek op te kunnen zetten. In de aanvraag dient te worden onderbouwd welke substantiële, actieve bijdrage de maatschappelijke organisatie levert aan het onderzoek. Dit wordt in het kader van het criterium op de kwaliteit van het consortium (zie paragraaf 4.1) beoordeeld door de beoordelingscommissie.

De-minimisdrempel voor maatschappelijke organisaties

Maatschappelijke organisaties die als medeaanvrager optreden ontvangen de subsidie van NWO via de hoofdaanvrager, met inachtneming van de de-minimisdrempel uit de de-minimisverordening (Verordening (EU) nr. 2023/2831 van de Europese Commissie van 13 december 2023). Op grond van de de-minimisverordening mag een consortiumpartner maximaal € 300.000 aan de-minimissteun ontvangen over een periode van drie jaar.

Maatschappelijke organisaties dienen door het invullen van de verklaring de-minimissteun te verklaren dat de betreffende organisatie door het toewijzen van een subsidie door NWO de de-minimisgrens niet zal overschrijden. Indien een maatschappelijke organisatie constateert dat met de subsidie van NWO de de-minimisgrens wordt overschreden, kan de hoofdaanvrager voor deze maatschappelijke organisatie geen subsidie aanvragen bij NWO. De hoofdaanvrager dient hiermee bij het opstellen van zijn projectbegroting rekening te houden en dient dus per maatschappelijke organisatie die als medeaanvrager wil optreden na te gaan of met het aangevraagde subsidiebedrag de de-minimisdrempel niet wordt overschreden. De door elke maatschappelijke organisatie afzonderlijk ingevulde “verklaring de-minimissteun” maakt onderdeel uit van de aanvraag.

3.3.4 Samenwerkingspartners

Samenwerkingspartners zijn in de aanvraag van fase 2 verplicht en maken deel uit van het consortium, omdat actieve betrokkenheid van maatschappelijke stakeholders van groot belang is bij het ontwikkelen van kennis over uitdagingen en mogelijke oplossingen. Maatschappelijke stakeholders zijn zowel publieke als private organisaties, en waar relevant ook burgers of een vertegenwoordiging daarvan. De organisatie van een maatschappelijke stakeholder is geen hoofd- of medeaanvrager of cofinancier.

Een samenwerkingspartner wordt gedurende het gehele traject vanaf de synergieworkshops actief betrokken, van het formuleren van onderzoeksvragen en de ontwikkeling van het project (co-design) tot de uitvoering van het onderzoek en/of de kennisbenutting (co-creatie). Een samenwerkingspartner kan worden opgenomen in de adviescommissie.

Let op: voor personeel van organisaties die als samenwerkingspartner deelnemen aan het consortium kan geen subsidie voor salaris- of onderzoekskosten als hoofd- of medeaanvrager worden aangevraagd. Wel is het mogelijk kosten te vergoeden door deze organisaties als derden in te huren via de modules ‘materiële kosten’, ‘kennisbenutting’ of ‘projectmanagement’ (zie paragraaf 3.4 en bijlage 7.1).

In de vooraanmelding kan de aanvrager externe stakeholders identificeren, van wie sommigen als samenwerkingspartner betrokken zullen kunnen worden in fase 2, indien het Living Lab geselecteerd en uitgewerkt wordt. In de aanvraag worden ook externe stakeholders geïdentificeerd (d.w.z geen onderdeel van het consortium maar met een belang in het onderzoek).

Zie paragraaf 3.5.4 en 3.5.6 voor de steunverklaring bij de aanvraag.

3.3.5 Cofinanciers

Cofinanciering is binnen deze Call for proposals niet verplicht. Cofinanciering is alleen mogelijk in fase 2. Cofinanciers zijn organisaties die deelnemen aan het consortium en cash en/of in kind bijdragen aan het project. Cofinanciers ontvangen nooit subsidie van NWO. De voorwaarden omtrent cofinanciering zijn gespecificeerd in paragraaf 3.5.5.

Organisaties waarvan onderzoekers conform de onder in 3.3.1 gegeven beschrijving als hoofdaanvrager deel mogen nemen, mogen in deze NWA Call for proposals niet deelnemen als cofinancier. Een uitzondering hierin wordt gemaakt voor TO2-instituten. Zij mogen in het consortium wel deelnemen als cofinancier, mits zij niet ook als hoofd- of medeaanvrager deelnemen.

3.4 Wat kan worden aangevraagd

Voor het project is maximaal € 9.606.000 subsidie aan te vragen. De minimale looptijd van het voorgestelde project is 6 jaar en de maximale looptijd is 8 jaar. De aanvrager kan kosten opvoeren voor personeel, materieel, investeringen, kennisbenutting en projectmanagement. De beschikbare budgetmodules (inclusief de maximale bedragen) staan hieronder vermeld. Vraag alleen datgene aan wat essentieel is om het project uit te voeren. De tarieven en een toelichting op deze budgetmodules staan in bijlage 7.1.

In de vooraanmelding ontwikkelt de aanvrager een idee voor een Living Lab. Er wordt geen budget aangevraagd in de vooraanmelding. Om richting te geven aan het idee kan de aanvrager een richtbudget van ongeveer 1,5 à 2,7 miljoen euro hanteren. In het vooraanmeldingsformulier vult de aanvrager een indicatieve begroting in.

3.4.1 Personeel

Voor personeel dat een bijdrage levert aan het project, kan subsidie voor de loonkosten worden aangevraagd. Het bedrag hiervoor is afhankelijk van het type aanstelling en de organisatie waar het personeel werkt.

3.4.1.1 Personeel bij een universiteit in het Koninkrijk der Nederlanden, umc of een onderzoeksorganisatie

Voor personeel dat werkzaam is bij een universiteit in het Koninkrijk der Nederlanden, universitair medisch centrum (umc) of een andere onderzoeksorganisatie, genoemd in artikel 1.1, eerste lid, sub c tot en met h van de NWO Subsidieregeling 2024 kunnen loonkosten worden opgevoerd voor de volgende functies: promovendus, Engineering Doctorate, postdoc, arts-onderzoeker, niet-wetenschappelijk personeel (NWP) en voor de vervanging van de aanvrager(s).

Er kan voor een onbeperkt aantal posities worden aangevraagd voor dit type functie.

Er kan voor ten hoogste 20% van het subsidiebedrag vervanging worden aangevraagd.

Financiering voor de functie van een Engineering Doctorate (EngD) kan alleen worden aangevraagd als er ook financiering voor een promovendus of postdoc wordt aangevraagd.

3.4.1.2 Personeel van hogescholen, onderwijsinstellingen, TO2-instituten en overige organisaties

Het is mogelijk om loonkosten op te voeren van personeel van hogescholen, onderwijsinstellingen, TO2-instituten, en overige organisaties. Er kan voor een onbeperkt aantal posities aangevraagd worden voor dit type functie.

3.4.1.3 Studenten

De kosten voor studenten kunt u opvoeren als materiële kosten indien deze ingezet worden voor het project en ze studeren aan een onderzoeksorganisatie genoemd in paragraaf 3.3.1 (zie ook paragraaf 7.1.4). Er is geen maximum aan het aantal studenten dat kan meewerken in het project.

3.4.1.4 Wetenschappelijk personeel bij een onderzoeksorganisatie in het buitenland

Het is mogelijk om loonkosten op te voeren voor wetenschappelijk personeel bij de buitenlandse onderzoeksorganisaties van een medeaanvrager.

Er kan maximaal 50% van het subsidiebedrag voor personeel worden aangevraagd voor personeel bij onderzoeksorganisaties in het buitenland.

Let op: voorafgaand aan het indienen van de vooraanmelding en de aanvraag wordt door NWO getoetst of de buitenlandse organisatie aan artikel 1.1, leden 4 en 5 van de NWO Subsidieregeling 2024 voldoet (zie paragraaf 3.3.3.1).

3.4.2 Materieel

Financiering kan worden aangevraagd voor alle project-specifieke materiële kosten. Voor deze kosten geldt een maximum van 35% van het NWO-subsidiebedrag. Van het materiële budget aangevraagd bij NWO mag maximaal 50% worden ingezet voor werk door derden.

Er kan maximaal 50% van het subsidiebedrag voor materieel worden aangevraagd voor onderzoeksorganisaties in het buitenland.

3.4.3 Investeringen

Financiering kan worden aangevraagd voor investeringen in apparatuur, infrastructuur en andere onderzoeksmiddelen die na afloop van het project economische waarde hebben of kunnen worden hergebruikt. Loonkosten van personeel dat de apparatuur, infrastructuur en andere onderzoeksmiddelen in staat van gereedheid brengt, kan niet worden opgevoerd als onderdeel van de investering. Investeringen kunnen alleen worden gedaan bij onderzoeksorganisaties genoemd in paragraaf 3.3.1.

Er kan maximaal € 1.000.000 worden aangevraagd voor investeringen:

  • – Zonder eigen bijdrage: er kan maximaal € 500.000 worden aangevraagd voor investeringen per onderzoeksorganisatie.

  • – Met eigen bijdrage: er kan ten minste € 500.000 en ten hoogste € 1.000.000 worden aangevraagd voor investeringen bij een onderzoeksorganisatie. Hiervoor geldt een eigen bijdrage van ten minste 25% door de betreffende onderzoeksorganisatie bij de financiering van de aanschaf. Een verklaring eigen bijdrage instelling is verplicht.

3.4.4 Kennisbenutting

Financiering kan worden aangevraagd voor activiteiten die bevorderen dat kennis uit het onderzoek wordt benut16, om zo de maatschappelijke impact van het onderzoek te vergroten.

Het is verplicht om een bedrag op te voeren voor kennisbenutting. Deze kosten zijn ten minste 5% en maximaal 20% van het subsidiebedrag. Er kan maximaal 50% van het subsidiebedrag voor kennisbenutting worden aangevraagd voor onderzoeksorganisaties in het buitenland.

3.4.5 Projectmanagement

Het is verplicht subsidie aan te vragen voor projectmanagement. Maximaal 5% van het subsidiebedrag kan hiervoor worden ingezet.

3.5 Fasen

Deze Call for proposals kent twee fasen:

Fase 1:

  • – de matchmakingsworkshop;

  • – het indienen van een vooraanmelding;

  • – interview.

Fase 2:

  • – synergieworkshops (voor hoofdaanvrager verplicht);

  • – het indienen van de aanvraag;

  • – interview.

3.5.1 Deelname aan de matchmakingsworkshop

De eerste fase van deze Call for proposals begint met een matchmaking, waarin de eerste onderzoeksideeën bij elkaar worden gebracht, mogelijke samenwerking met andere deelnemers aan de workshop wordt verkend en waar de cruciale eerste afspraken voor gezamenlijke uitwerking van de vooraanmeldingen kunnen worden gemaakt. Deelname is niet verplicht. De lijst van aanmeldingen wordt voorafgaand aan de workshop gedeeld met de andere deelnemers.

3.5.2 Vooraanmelding opstellen en indienen in ISAAC

NWO werkt met het systeem ISAAC. Begin tijdig met de vooraanmelding in ISAAC. De hoofdaanvrager dient de vooraanmelding in ISAAC in.

Voor deze Call for proposals is het indienen van een vooraanmelding verplicht. Een vooraanmelding is een beknopte aanvraag die op hoofdlijnen beschrijft welke kennisvragen de aanvrager en medeaanvragers willen adresseren en hoe deze bijdragen aan de in de Call for proposals omschreven doelstellingen en impact. De vooraanmelding adresseert de drie planetaire crises en handelingsperspectief zoals beschreven in hoofdstuk 2.

Let op: NWO zal na het selectiebesluit de vooraanmeldingen integraal circuleren onder de aanvragers van de geselecteerde vooraanmeldingen.

Voor het opstellen van uw vooraanmelding doorloopt u de volgende stappen:

  • – maak een account aan of update indien nodig de gegevens als u al een account heeft;

  • – download het vooraanmeldingsformulier en de formats voor bijlagen;

  • – sla het ingevulde vooraanmeldingsformulier op als pdf en dien het in ISAAC in. Dien apart de bijlage(n) in;

  • – in ISAAC vult u daarnaast de gevraagde gegevens in, onder andere de disciplinecodes | NWO en de publiekssamenvatting in het Nederlands en Engels;

  • – nieuwe organisatie aanmelden die niet in de database van ISAAC staat? Dit kan tot 5 werkdagen voor de deadline via relatiebeheer@nwo.nl;

  • – de vooraanmelding is geschreven in het Engels.

Voorzie de vooraanmelding van de volgende verplichte bijlagen (indien van toepassing) door deze te uploaden (als pdf) in ISAAC:

  • – verklaring garantiestelling projectbegeleiding (zie paragraaf 3.3.1);

  • – verklaring de-minimissteun (zie paragraaf 3.3.3.2);

  • – Pre-Award OSPQ en bijbehorende documenten (als één pdf) (zie hieronder).

Optionele bijlagen uitsluitend (als pdf):

  • – steunbrieven van rightsholders (zie paragraaf 3.3.4 en 3.5.6).

Gebruik voor de bijlagen alleen de door NWO aangeboden templates. Andere bijlagen dan hierboven vermeld zijn niet toegestaan, behalve voor steunbrieven van rightsholders. Alle bijlagen dienen als pdf-bestand (zonder beveiliging) te worden ingediend.

Documentatie, zoals formats voor indiening van de vooraanmelding, is ook beschikbaar via de financieringspagina van deze ronde op de NWO-website.

Voor vragen over ISAAC kan de handleiding ISAAC worden geraadpleegd (te vinden via de knop ‘help’ in ISAAC) of kan er contact worden opgenomen met de ISAAC-helpdesk. De ISAAC-helpdesk is bereikbaar van maandag t/m vrijdag van 10.00 tot 17.00 uur op telefoonnummer +31 (0) 70 34 40 600. Mailen kan naar isaac.helpdesk@nwo.nl. Een reactie volgt binnen twee werkdagen.

Pre-Award OSPQ in fase 1

Voor toegang tot de onderzoeksfaciliteiten van de British Antarctic Survey (BAS) en het Dirck Gerritsz Laboratorium (DG Lab) is een zogenaamde ‘Pre-Award Operational Support and Planning Questionnaire’ (Pre-Award OSPQ) verplicht. Deze moet uiterlijk dinsdag 14 juli 2026 worden ingediend via het portal van de BAS. Het BAS Logistics Panel zal voorlopige feedback geven en verdere verduidelijking van de veldwerkwensen opvragen.

Ieder gewenst gebruik van BAS-faciliteiten moet gecoördineerd worden met het secretariaat van het Nederlands Polair Programma vóór een verzoek tot een Pre-Award OSPQ wordt gedaan.

Bij de indiening van de vooraanmelding moet de aanvrager de Pre-Award OSPQ als bijlage uploaden. Indien reeds beschikbaar moet de aanvrager ook de (voorlopige) feedback van BAS, correspondentie met BAS (in geval van aanpassingen van veldwerkwensen) en (voorlopige) goedkeuring van BAS uploaden.

3.5.3 Deelname aan de synergieworkshops

De tweede fase van het aanvraagproces begint met maximaal drie synergieworkshops. De aanvragers van geselecteerde vooraanmeldingen ontvangen automatisch een uitnodiging. Medeaanvragers en stakeholders (waaronder beoogde samenwerkingspartners en cofinanciers) van de geselecteerde vooraanmeldingen worden ook aangemoedigd om deel te nemen.

Tijdens de ontwikkeling van de aanvraag beslist het consortium-in-wording wie als hoofdaanvrager optreedt en de aanvraag indient.

3.5.4 Aanvraag opstellen en indienen in ISAAC

De aanvraag mag alleen worden ingediend door een aanvrager die in fase 1 een vooraanmelding ingediend heeft (als hoofd- of medeaanvrager) die door de raad van bestuur van NWO is geselecteerd om door te gaan naar fase 2.

De hoofdaanvrager van de aanvraag moet aan de synergieworkshops hebben deelgenomen (zie paragraaf 3.5.3). Indien de hoofdaanvrager verhinderd is, bijvoorbeeld in geval van overmacht zoals bedoeld in de NWO Tegemoetkomingsregeling bij overmacht, dient een vervanger te hebben deelgenomen aan de synergieworkshops.

Eén ingediende vooraanmelding moet in ISAAC omgezet worden naar een aanvraag met de knop ‘Vooraanmelding omzetten naar aanvraag’. Begin tijdig met de aanvraag in ISAAC.

Voor het opstellen van uw aanvraag doorloopt u de volgende stappen:

  • – download het aanvraagformulier en de formats voor bijlagen in ISAAC;

  • – sla het ingevulde aanvraagformulier op als pdf en dien het in ISAAC in. Dien apart de bijlagen in;

  • – in ISAAC vult u daarnaast de gevraagde gegevens in, onder andere de disciplinecodes | NWO en de publiekssamenvatting in het Nederlands en Engels;

  • – de publiekssamenvatting publiceert NWO bij het nieuwsbericht over de toewijzingen van de subsidie, bedraagt 200–250 woorden en moet toegankelijk geschreven zijn voor een bredere doelgroep. De wetenschappelijke samenvatting wordt niet gepubliceerd vanwege intellectueel eigendom;

  • – nieuwe organisatie aanmelden die niet in de database van ISAAC staat? Dit kan tot 5 werkdagen voor de deadline via relatiebeheer@nwo.nl;

  • – de aanvraag is geschreven in het Engels.

Voorzie de aanvraag van de volgende verplichte bijlagen door deze te uploaden in ISAAC:

  • – begroting (Excel-bestand);

  • – steunverklaring samenwerkingspartner NWA (zonder cofinanciering) (pdf);

  • – indien van toepassing (alle pdf):

    • ○ verklaring garantiestelling projectbegeleiding;

    • ○ verklaring de-minimissteun;

    • ○ verklaring cofinanciering;

    • ○ verklaring eigen bijdrage instelling (zie paragraaf 3.4.3);

    • ○ Pre-Award OSPQ, goedkeuring van BAS Logistics Panel en bijbehorende documenten (als één pdf) (zie hieronder).

Optionele bijlage uitsluitend:

  • – steunbrieven van rightsholders die niet deelnemen als samenwerkingspartner (pdf) (zie paragraaf 3.3.4 en 3.5.6).

Gebruik voor de bijlagen alleen de door NWO aangeboden templates. Andere bijlagen dan hierboven vermeld zijn niet toegestaan, behalve voor steunbrieven van rightsholders. Alle bijlagen, met uitzondering van de begroting, dienen als pdf-bestand (zonder beveiliging) te worden ingediend.

Documentatie, zoals formats voor indiening van de aanvraag, ook beschikbaar via de financieringspagina van deze ronde op de NWO-website.

Pre-Award OSPQ in fase 2

Vooraanmeldingen met veldwerkplannen bij de BAS en het DG Lab die geselecteerd zijn voor fase 2 en die in de aanvraag uitgewerkt worden, moeten een nieuwe Pre-Award OSPQ indienen bij BAS, uiterlijk woensdag 9 juni 2027. Het BAS Logistics Panel zal voorlopige feedback geven en verdere verduidelijking opvragen, alvorens (niet-bindende) goedkeuring verleend kan worden.

Bij het indienen van de aanvraag moet de aanvrager de Pre-Award OSPQ, de feedback van BAS, een samenvatting van de correspondentie met het BAS Logistics Panel, en de goedkeuring van BAS Logistics Panel uploaden.

3.5.5 Cofinanciering

Cofinanciering is in deze Call for proposals niet verplicht. Het is wel mogelijk cofinanciers toe te voegen in de aanvraag. Onderscheid wordt gemaakt tussen cash cofinanciering (te innen door de hoofdaanvrager), die dient als dekking voor de begroting van de projectactiviteiten beschreven in de aanvraag, en cofinanciering in kind, die kan bestaan uit personele en/of materiële inbreng van de betrokken organisaties.

Op de aanvraag is de Regeling Cofinanciering van toepassing.

Aanvullende definities:

  • – cofinanciering in kind: gekapitaliseerde personele en/of materiële bijdragen van gebruikers;

  • – cash cofinanciering wordt gebruikt ter dekking van een deel van de totale projectkosten en vormt samen met de door NWO verstrekte subsidie de benodigde financiële middelen.

Voor cofinanciering gelden de volgende uitgangspunten:

  • – NWO is hoofdfinancier van een aanvraag. Aanvragen waarbij de cofinanciering van de cofinanciers meer dan 49% van de totale projectkosten bedraagt, worden niet in behandeling genomen;

  • – in kind bijdragen worden alleen geaccepteerd onder de voorwaarde dat het gedeelte dat door de cofinancier wordt ingebracht integraal onderdeel is van de projectactiviteiten en als identificeerbare inspanning kan worden gevolgd of aangemerkt. Bij vragen kan NWO verzoeken om nadere motivering en bewijsstukken van de gehanteerde tarieven en eveneens om aanpassing. Daarnaast mogen eventuele in kind bijdragen in de vorm van diensten en know how niet reeds bij de onderzoeksorganisatie(s) van de aanvrager(s) beschikbaar of voorhanden zijn;

  • – voor het kapitaliseren van de personele inbreng (mensuren) aan een project worden vaste integrale uurtarieven gebruikt. Voor de tarieven, zie de Salaristabellen, tabel 2 onder 2.2 ‘gemiddelde totale loonkosten per salarisschaal’, kolom ‘Uurtarief productieve uren, excl. btw’. Hierbij dient het tarief te worden gebruikt dat de werkelijke loonkosten het dichtst benadert;

  • – cash cofinanciering, is het netto bedrag dat een cofinancier betaalt aan de aanvrager. De aanvrager factureert cash cofinanciering en eventuele btw aan de cofinancier.

Niet toelaatbaar als cash/in kind cofinanciering zijn17:

  • – door NWO verstrekte subsidie;

  • – cofinanciering mag niet afkomstig zijn van partijen die op grond van deze Call for proposals een aanvraag bij NWO kunnen indienen;

  • – kosten m.b.t. overhead, begeleiding, consultancy en/of deelname aan de begeleidingscommissie.

Verklaring cofinanciering deelnemende cofinanciers

In een verklaring cofinanciering spreekt de cofinancier inhoudelijke en/of financiële steun uit aan het project en bevestigt deze de toegezegde cofinanciering. Verklaringen cofinanciering van cofinanciers, welke genoemd worden in de aanvraag, zijn verplicht als bijlagen bij het indienen van de aanvraag. De verklaring cofinanciering moet zijn ondertekend door een tekenbevoegd persoon van de cofinancier. NWO stelt een verplicht format voor de verklaring cofinanciering beschikbaar op de financieringspagina van deze Call for proposals op de NWO-website en in ISAAC.

In geval van toewijzing van de aanvraag dient de cofinancier zijn bijdrage(n) te bevestigen in de consortiumovereenkomst. In deze overeenkomst worden ook verdere afspraken gemaakt tussen de cofinancier(s) en de aanvrager(s). (Zie paragraaf 5.1.3).

Verantwoording cash cofinanciering en cofinanciering in kind

De verhouding tussen cofinanciering (zowel cash als in kind) en de door NWO verstrekte subsidie in deze Call for proposals is van toepassing vanaf het indienen van een aanvraag tot en met de vaststelling van de subsidie. Cash cofinanciering heeft invloed op het subsidiebedrag dat NWO verstrekt omdat zowel de bijdrage van NWO als cash cofinanciering voor dezelfde project specifieke kosten gebruikt worden (in tegenstelling tot cofinanciering in kind).

Ambtshalve indexeren (zie bijlage 7.2) als gevolg van andere geldende tarieven na indiening heeft geen invloed op de verhouding en cofinancieringseis voor de NWO-bijdrage. NWO gaat daarvoor uit van de verhouding in de door NWO geaccepteerde aanvraagbegrotingen.

Na afsluiting van een project, wordt het definitieve subsidiebedrag vastgesteld aan hand van de eindverantwoording, de financiële voorwaarden en de verhouding cofinanciering zoals aanwezig in de aanvraagbegroting.

In geval van gedeeltelijk geleverde cash cofinanciering (door onvoorziene omstandigheden, zoals faillissementen) gaat NWO voor haar bijdrage uit van de oorspronkelijke subsidieverlening, rekening houdend met de wel geleverde cash cofinanciering en de geldende minimale cofinancieringseis, indien deze van toepassing is.

Cash cofinanciering boven de cofinancieringseis heeft invloed op de gehanteerde verhouding tussen cofinanciering en door NWO verstrekte subsidie. Indien een project cash cofinanciering kent boven de cofinancieringseis en er bij vaststelling sprake is van gedeeltelijk geleverde cash cofinanciering, is de NWO-bijdrage nooit meer dan de oorspronkelijke bijdrage uit de subsidieverlening. De verhouding van de NWO-bijdrage is dan maximaal de bijdrage die volgt uit de cofinancieringseis.

Te allen tijde dient NWO op de hoogte gesteld worden van problemen in verwachte cofinanciering (cash en in kind). Naast financiële gevolgen voor een project, kan NWO ook adequate wijzigingen in een project verlangen als wijzigingsverzoek, zodat het onderzoek naar beste vermogen vervolgd kan worden.

3.5.6 Steunverklaring samenwerkingspartner

In een steunverklaring (zonder cofinanciering) spreekt de samenwerkingspartner steun uit aan het project en beschrijft diens rol binnen het project. Steunverklaringen mogen alleen bij de aanvraag worden aangeleverd, behalve in het geval van Arctische rightsholders (zie hieronder). NWO stelt een standaard beschikbaar op de financieringspagina.

In geval van toekenning dient de samenwerkingspartner diens deelname aan het project te bevestigen in de consortiumovereenkomst. Tevens worden in deze overeenkomst verdere afspraken gemaakt tussen de samenwerkingspartners en de aanvragers (zie ook paragraaf 5.1.3).

Het kan zijn dat Arctische rightsholders niet tot het consortium willen toetreden en dus niet deel willen uitmaken van de aanvraag, maar wel hun steun kenbaar willen maken voor het onderzoek. Zulke verklaringen kunnen aan de vooraanmelding en/of aanvraag worden toegevoegd in ISAAC.

3.5.7 Verklaring de-minimissteun

Voor maatschappelijke organisaties die gefinancierd worden onder de de-minimisverordening (zie paragraaf 3.3.3.2) maakt de verklaring de-minimissteun onderdeel uit van de aanvraag. De toewijzing van de aanvraag zal plaatsvinden onder de voorwaarde dat op het moment van toewijzing de de-minimisdrempel voor de betreffende maatschappelijke organisatie niet wordt overschreden.

3.6 Voorwaarden voor in behandeling nemen

Daar waar in deze paragraaf over ‘aanvraag’ wordt gesproken wordt zowel de vooraanmelding als aanvraag bedoeld, tenzij expliciet anders aangegeven.

NWO toetst een aanvraag op alle in deze Call for proposals gestelde voorwaarden, inclusief onderstaande voorwaarden. Alleen als de aanvraag aan deze voorwaarden voldoet, wordt de aanvraag in behandeling genomen.

Voorwaarden:

  • – de aanvraag is ontvangen voor de gestelde deadline;

  • – de samenstelling van het consortium voldoet aan de in paragraaf 3.2 gestelde voorwaarden;

  • – de hoofdaanvrager en medeaanvragers voldoen aan de in paragrafen 3.3 en 7.1 gestelde voorwaarden;

  • – de hoofdaanvrager van de aanvraag of diens vervanger is aanwezig geweest bij de synergieworkshops (zie paragraaf 3.5.4) en is een aanvrager van een geselecteerde vooraanmelding;

  • – de cofinanciers voldoen aan de in paragraaf 3.3.5 en 3.5.5 gestelde voorwaarden;

  • – de samenwerkingspartners voldoen aan de in paragraaf 3.3.4 gestelde voorwaarden;

  • – de aanvraag voldoet aan de DORA-richtlijnen zoals beschreven in paragraaf 4.3.4;

  • – de aanvraag is opgesteld met gebruikmaking van de formulieren die beschikbaar zijn gesteld in ISAAC en op de financieringspagina (webpagina) van deze ronde op de NWO-website;

  • – de datamanagementparagraaf (alleen in de volledige aanvraag) is ingevuld (hiermee maken aanvragers kenbaar hoe met data voortkomend uit het onderzoek wordt omgegaan);

  • – het aanvraagformulier en de verplichte bijlagen zijn, na eventueel eenmalig verzoek tot aanvulling of wijziging, juist, compleet en volgens de instructies ingevuld;

  • – de aanvraag is ingediend via het ISAAC-account van de hoofdaanvrager;

  • – de aanvraag is in het Engels opgesteld;

  • – de aanvraag voldoet aan de eisen ten aanzien van de pagina- en woordlimiet;

  • – de begroting in de aanvraag (alleen bij de volledige aanvraag) is volgens de voorwaarden van deze Call for proposals opgesteld (gebruikmakend van het beschikbaar gestelde format dat de meest recente tarieven bevat);

  • – de cofinanciering is, na eventueel verzoek tot aanvulling of wijziging, correct en volledig toegezegd middels verklaringen cofinanciering;

  • – het voorgestelde project heeft een looptijd van minimaal 6 en maximaal 8 jaar.

In het aanvraagformulier kunnen aanvullende voorwaarden, toelichtingen, werkwijzen en vragen staan die nodig zijn om het formulier correct te kunnen invullen.

In behandeling nemen en administratieve correcties

Zo snel mogelijk nadat de benodigde stukken zijn ingediend, ontvangt de aanvrager bericht of NWO de vooraanmelding of aanvraag in behandeling neemt. Houd er rekening mee dat NWO de aanvrager binnen twee weken na de indieningsdeadline kan benaderen om eventuele administratieve correcties door te voeren om (alsnog) te voldoen aan de voorwaarden voor indiening.

De aanvrager krijgt één keer de gelegenheid om binnen maximaal vijf werkdagen de correcties door te voeren. Als blijkt dat gecorrigeerde stukken wederom niet volledig en/of juist zijn, neemt NWO de vooraanmelding of aanvraag niet in behandeling.

Informeren eigen onderzoeksorganisatie

NWO gaat ervan uit dat aanvragers de onderzoeksorganisatie waar zij werkzaam zijn, hebben geïnformeerd over het indienen van de aanvraag en dat de organisatie de subsidievoorwaarden van deze Call for proposals aanvaardt. Tijdens het aanvraagproces communiceert NWO met de hoofdaanvrager.

4 Beoordeling

In dit hoofdstuk staat informatie over de beoordelingsprocedure van een vooraanmelding en aanvraag.

4.1 Criteria

De beoordeling vindt plaats aan de hand van inhoudelijke beoordelingscriteria en gaat van start nadat een aanvraag in behandeling is genomen. De aanvragen worden inhoudelijk beoordeeld aan de hand van de volgende criteria.

Alle criteria krijgen een score. Hierbij wordt de NWO-scoretabel gehanteerd op een schaal van 1 tot 9, waarbij ‘1’ excellent is en ‘9’ ontoereikend. Voor meer informatie over de kwalificaties zie Financiering aanvragen, hoe werkt dat? | NWO.

4.1.1 Vooraanmeldingen (fase 1)

Voor deze ronde geldt dat een vooraanmelding moet passen binnen:

  • – Probleemstelling en -analyse (33,33%)

  • – Verwachte impact en route naar impact (33,33%)

  • – Kwaliteit van het consortium (33,34%)

Binnen de drie beoordelingscriteria worden de volgende aspecten onderscheiden:

Probleemstelling en -analyse

  • – De geformuleerde probleemstelling is helder geformuleerd.

  • – De voorgestelde onderzoeksaanpak beschrijft interacties tussen de drie planetaire crises.

  • – Er is sprake van aansluiting bij, en bijdrage aan, de doelstelling van de Call for proposals.

  • – De vooraanmelding adresseert uit de probleemstelling resulterende kennisvragen die passen bij de doelstelling van de Call for proposals en de daarbinnen geformuleerde thema’s.

  • – Uit de probleemstelling en kennishiaten blijkt de noodzaak voor een interdisciplinaire en transdisciplinaire opzet.

  • – De wetenschappelijke urgentie en relevantie van de probleemstelling is duidelijk.

Verwachte impact en route naar impact (projectaanpak)

  • – De beoogde wetenschappelijke en maatschappelijke impact is helder gedefinieerd en volgt logisch uit het geïdentificeerde probleem of de vraag.

  • – De stakeholderanalyse is helder en compleet.

  • – De route naar impact is logisch en helder omschreven.

  • – De outcomes en output relaterend aan de gewenste impact zijn helder en logisch omschreven.

  • – De samenwerkingskans buiten de eigen vooraanmelding zijn helder omschreven.

  • – Kwaliteit van onderzoeksaanpak op hoofdlijnen.

Kwaliteit van het consortium

  • – De samenstelling van het consortium sluit logisch aan bij de beoogde aanpak beschreven in de vooraanmelding.

  • – Expertise en interdisciplinariteit van de in de vooraanmelding gepresenteerde consortiumleden en potentiële partners en (potentiële) stakeholders.

  • – Potentie voor een kennisketenbrede samenwerking en met maatschappelijke stake.

Alle vooraanmeldingen ontvangen een gewogen gemiddelde totaalscore op bovenstaande criteria en worden op basis van deze score in prioritering gezet. In rondes met vijf of meer vooraanmeldingen worden de scores van de leden van de beoordelingscommissie genormaliseerd om tot een prioritering te komen. NWO past normalisatie toe op basis van de mediaan en de gemiddelde deviatie.

De vooraanmelding als geheel moet tenminste de kwalificatie ‘zeer goed’ krijgen om in aanmerking te komen voor selectie naar fase 2. Daarnaast moet de vooraanmelding op het beoordelingscriterium ‘Probleemstelling en -analyse’ tenminste de kwalificatie ‘zeer goed’ en op beide overige afzonderlijke beoordelingscriteria tenminste de kwalificatie ‘goed’ krijgen.

4.1.2 Aanvraag (fase 2)

Voor deze ronde geldt dat een aanvraag moet passen binnen:

  • – Probleemstelling en -analyse (20%)

  • – Verwachte impact en route naar impact (30%)

  • – Kwaliteit van het consortium (25%)

  • – Kwaliteit van het onderzoek (25%)

Binnen de vier beoordelingscriteria worden de volgende aspecten onderscheiden:

Probleemstelling en -analyse

  • – Helder geformuleerde probleemstelling en resulterende kennishiaten, logisch gerelateerd en bijdragend aan de doelstelling van de Call for proposals.

  • – Maatschappelijke en wetenschappelijke urgentie en relevantie van de probleemstelling.

  • – Interdisciplinaire en transdisciplinaire karakter van de probleemstelling en de kennishiaten

Beoogde impact en route naar impact

  • – De beoogde wetenschappelijke en maatschappelijke impact is helder gedefinieerd en volgt logisch uit het geïdentificeerde probleem of de vraag.

  • – De Impact pathway beschrijft een heldere route richting de maatschappelijke, impact, inclusief de rol van de betrokken partners.

  • – Passende strategische activiteiten ten behoeve van het bereiken van de beoogde impact, zoals stakeholder engagement, communicatie, monitoring en evaluatie en capaciteitsontwikkeling.

  • – Voldoende aandacht voor de belangrijkste risico’s op ongewenste maatschappelijke impact en de voorgenomen maatregelen om dit te voorkomen of mitigeren en de kans op gewenste impact te vergroten.

Kwaliteit van het consortium

  • – Samenstelling van het consortium sluit logisch aan bij het beoogde project. Het is interdisciplinair met betrokkenheid van relevante maatschappelijke stakeholders en/of burgers en is kennisketenbreed.

  • – Kwaliteit van de consortiumpartners voor wat betreft benodigde kennis, vaardigheden en expertise voor de uitvoering van het project.

  • – Actieve betrokkenheid van de partners bij de ontwikkeling van het project (co-design), vanaf de articulatie van de probleemstelling en de kennishiaten, en bij de uitvoering (co-creatie).

  • – Heldere taak- en rolverdeling binnen het consortium bij uitvoering van het onderzoek en de governance.

Kwaliteit van het onderzoek

  • – De wetenschappelijke vraagstelling volgt logisch uit de probleemanalyse en is origineel en vernieuwend voor de betrokken disciplines.

  • – De voorgestelde aanpak en methodologie zijn geschikt om de concreet geformuleerde doelstellingen te behalen en de vraagstelling te beantwoorden. Het consortium hanteert in de uitvoering zowel een fundamentele als toepassings- en praktijkgerichte aanpak.

  • – Het geïntegreerde karakter van het interdisciplinaire onderzoek.

  • – Opzet van het voorgestelde onderzoeksplan: helder omschreven werkpakketten in logische samenhang; passende, goed gemotiveerde, begroting; risico analyse en eventueel back-up plan.

De aanvraag ontvangt een gewogen gemiddelde totaalscore op de criteria. De aanvraag als geheel moet tenminste de kwalificatie ‘zeer goed’ krijgen om in aanmerking te komen voor de subsidie. Daarnaast moet de aanvraag op ieder van de afzonderlijke beoordelingscriteria tenminste de kwalificatie ‘zeer goed’ krijgen.

4.2 Procedure

De aanvraagprocedure bestaat uit de volgende stappen:

Fase 1

  • – registratie voor en deelname aan de matchmakingsworkshop;

  • – indiening van de vooraanmelding;

  • – in behandeling nemen van de vooraanmelding;

  • – preadvisering beoordelingscommissie;

  • – interviewselectie (indien van toepassing);

  • – interview;

  • – vergadering van de beoordelingscommissie;

  • – besluitvorming.

Fase 2

  • – deelname aan synergieworkshops;

  • – indiening van de aanvraag;

  • – in behandeling nemen van de aanvraag;

  • – preadvisering beoordelingscommissie;

  • – interview;

  • – vergadering van de beoordelingscommissie;

  • – herstelmogelijkheid;

  • – besluitvorming.

Toegang tot de veldfaciliteiten van de British Antarctic Survey en het Dirck Gerritsz Lab vereist goedkeuring van een Pre-Award OSPQ. Zie paragrafen 3.5.2 en 3.5.4.

Voor deze ronde wordt een externe, onafhankelijke beoordelingscommissie ingesteld door de raad van bestuur van NWO. De leden hiervan zijn afkomstig uit de wetenschap en de gehele kennisketen, inclusief maatschappelijke stakeholders en vertegenwoordigers vanuit de doelgroep, met kennis van het vakgebied. De taak van de beoordelingscommissie is om de ingediende aanvragen te beoordelen aan de hand van de beoordelingscriteria. Iedere aanvraag wordt op zichzelf staand beoordeeld.

Vanwege het bijzondere karakter van de Call for proposals en de aanwezige expertise in de beoordelingscommissie heeft NWO besloten om bij de beoordeling van de vooraanmeldingen en de aanvraag gebruik te maken van de mogelijkheid gegeven in artikel 2.2.4, lid 2 van de NWO Subsidieregeling 2024 om de beoordelingsprocedure uit te voeren zonder referenten in te schakelen.

4.2.1 Matchmakingsworkshop

Op 2 juni 2026 organiseert NWO een matchmaking voor deze Call for proposals. Deelname aan deze activiteit wordt aanbevolen maar is niet verplicht.

Het programma van de workshop wordt vormgegeven aan de hand van het callthema, de expertises van de deelnemers en de verwachtte bijdrage aan impact. De workshop biedt de mogelijkheid om ideeën te combineren en brede vernieuwende consortia te vormen (krachtenbundeling). Het is vervolgens aan de deelnemers om samenwerking aan te gaan in kennisketenbrede, inter- en transdisciplinaire vernieuwende consortia en gezamenlijk de aanvraag uit te werken.

Verdere informatie over de invulling en planning van de matchmaking zal bekend worden gemaakt via de webpagina van deze Call for proposals en de NWO-nieuwsbrieven.

4.2.2 Indiening van de vooraanmelding

Voor deze Call for proposals is het indienen van een vooraanmelding verplicht.

De vooraanmelding schetst één Living Lab waarin álle drie de planetaire crises én een handelingsperspectief geadresseerd worden (zie paragraaf 2.3.2). Daarnaast omschrijft de vooraanmelding welke benadering van onderzoek wordt voorgesteld en welke kansen tot (lokale) samenwerking er zijn met bestaande initiatieven. Tot slot beschrijft de vooraanmelding welke externe stakeholders – waaronder potentiële consortiumpartners zoals samenwerkingspartners en cofinanciers – worden voorzien om in fase 2 samen de aanvraag mee vorm te geven.

Een vooraanmelding laat voldoende ruimte voor samenwerking, aanpassing en synergie met andere vooraanmeldingen; zodat in fase 2 de geselecteerde vooraanmeldingen tot één overkoepelend project met 2 of 3 Living Labs ontwikkeld kunnen worden. In fase 1 wordt nog geen gedetailleerde budgetspecificatie opgevraagd, aangezien de definitief voorgestelde projectactiviteiten pas in fase 2 worden vastgesteld.

De hoofdaanvrager en medeaanvragers van de geselecteerde vooraanmeldingen worden uitgenodigd om gezamenlijk één aanvraag te ontwikkelen in fase 2.

4.2.3 Preadvisering beoordelingscommissie (fase 1)

De vooraanmelding wordt voor commentaar voorgelegd aan de beoordelingscommissie. Daarbinnen worden per vooraanmelding bij voorkeur minstens drie preadviseurs aangewezen. De preadviseurs geven schriftelijk een inhoudelijk en beargumenteerd commentaar op de vooraanmelding. Zij formuleren dit commentaar aan de hand van de inhoudelijke beoordelingscriteria (zie paragraaf 4.1.1) en geven de vooraanmelding per beoordelingscriterium een cijfermatige score. Hierbij wordt de NWO-scoretabel gehanteerd (zie paragraaf 4.1). De preadviseurs inventariseren daarnaast welke onderdelen tijdens het interview verhelderd, toegelicht of verdiept dienen te worden.

4.2.4 Interviewselectie

In principe worden alle consortia die een vooraanmelding hebben ingediend uitgenodigd voor een interview met de beoordelingscommissie. Indien het aantal vooraanmeldingen driemaal het verwachte aantal te selecteren vooraanmeldingen overschrijdt, dan kan de beoordelingscommissie besluiten om alleen een selectie van de consortia op interview uit te nodigen.

Voor de interviewselectie worden de vooraanmelding en het preadvies aan de beoordelingscommissie voorgelegd. De beoordelingscommissie maakt op basis van deze documenten een eigen afweging die resulteert in een prioritering. Vervolgens ontvangen de hoogst geprioriteerde vooraanmeldingen een uitnodiging voor een interview. Dit zal maximaal driemaal het verwachte aantal te selecteren vooraanmeldingen betreffen. Als na de interviewselectie blijkt dat twee of meer vooraanmeldingen rondom deze selectiegrens op basis van hun gewogen totaalscore niet van elkaar te onderscheiden zijn (ex aequo), worden beide of alle vooraanmeldingen die niet te onderscheiden zijn uitgenodigd voor een interview. Vooraanmeldingen die geen uitnodiging voor het interview ontvangen, komen niet voor toelating tot fase 2 in aanmerking.

4.2.5 Interview (fase 1)

Tijdens het interview heeft de beoordelingscommissie de gelegenheid om vragen te stellen. Maximaal vier aanvragers per consortium kunnen tijdens het interview in de discussie met de beoordelingscommissie reageren. Op deze wijze wordt aanvullend hoor- en wederhoor toegepast. Het interview is een belangrijk onderdeel van de beoordeling en kan leiden tot bijstelling van de beoordeling en de score van de vooraanmelding.

4.2.6 Vergadering van de beoordelingscommissie (fase 1)

De beoordelingscommissie maakt op basis van het beschikbare materiaal een eigen afweging. Hierbij geldt dat de preadviezen in belangrijke mate richtinggevend zijn voor de uiteindelijke beoordeling, maar de beoordelingscommissie neemt deze niet per se onverkort over. De beoordelingscommissie weegt de argumenten van de preadviseurs (ook onderling) en bekijkt of tijdens het interview een goede reactie is geformuleerd op de kritische opmerkingen uit de preadviezen. De beoordelingscommissie geeft alle aanvragen een eindscore, afgerond op twee decimalen.

De hoogst geprioriteerde vooraanmeldingen worden voorgedragen voor selectie. Er is een geografische prioritering van toepassing: de hoogst geprioriteerde vooraanmelding met een Arctisch Living Lab en de hoogt geprioriteerde vooraanmelding met een Antarctisch Living Lab worden voorgedragen voor selectie. Indien geen enkele vooraanmelding met een Arctisch of Antarctisch Living Lab aan de voorwaarden voldoet, zullen slechts Living Labs in één poolgebied voor selectie worden voorgedragen en in de aanvraag worden ontwikkeld.

Als na de bespreking van de vooraanmeldingen blijkt dat twee of meer vooraanmeldingen op basis van hun gewogen totaalscore niet van elkaar te onderscheiden zijn, dan is er sprake van een ex aequo-situatie.

In principe worden vijf vooraanmeldingen voorgedragen voor selectie, tenzij:

  • – er minder dan twee vooraanmeldingen zijn die aan de voorwaarden voldoen: fase 2 vindt geen doorgang en de Call for proposals wordt gesloten.

  • – er twee, drie of vier vooraanmeldingen zijn die aan de voorwaarden voldoen: tussen de twee en vier vooraanmeldingen worden toegelaten tot fase 2.

  • – er sprake is van een ex aequo-situatie tussen twee voorstellen (zie paragraaf 4.3.7): zes vooraanmeldingen worden toegelaten tot fase 2.

In haar advies motiveert de beoordelingscommissie haar observaties met betrekking tot de kwaliteit van de vooraanmeldingen, en doet zij aanbevelingen voor de uitwerking van de vooraanmelding samen met andere te selecteren vooraanmeldingen tot één aanvraag.

De beoordelingscommissie stelt naar aanleiding van de bespreking een schriftelijk advies op aan de raad van bestuur van NWO over de kwaliteit en prioritering van de vooraanmeldingen. Dit advies baseert zij op de beoordelingscriteria en bovenvermelde selectiecriteria. Voor meer informatie over de kwalificaties zie Financiering aanvragen, hoe werkt dat? | NWO.

4.2.7 Besluitvorming (fase 1)

Voor de besluitvorming toetst de raad van bestuur de gevolgde procedure en het advies van de beoordelingscommissie. De definitieve kwalificaties worden vastgesteld en over de selectie en afwijzing van de vooraanmeldingen wordt besloten. De aanvrager ontvangt na dit besluit van NWO bericht of de aanvraag is geselecteerd voor fase 2 of afgewezen. De aanvrager ontvangt ook een brief per e-mail met daarin het besluit.

4.2.8 Deelname aan de synergieworkshops

In fase 2 vindt ontwikkeling en indiening van één aanvraag plaats door een consortium dat bestaat uit de geselecteerde hoofdaanvragers en andere betrokkenen uit de geselecteerde vooraanmeldingen. Daarbij dient de inhoud van vooraanmeldingen als startpunt en wordt deze geïntegreerd tot één aanvraag, waarbij de systematiek van de Impact Plan benadering wordt gehanteerd (zie ook paragraaf 2.3).

De opzet van de samenwerking en integratie van de vooraanmeldingen wordt uitgewerkt door middel van synergieworkshops. Dit gaat om maximaal drie sessies in de periode van februari tot april 2027, onder leiding van een door NWO aangestelde externe, onafhankelijke facilitator. Het is verplicht voor de hoofdaanvragers van de geselecteerde vooraanmeldingen om in fase 2 aan synergieworkshops deel te nemen. Daarbij kunnen aanvullende deelnemers, waaronder ook stakeholders, uitgenodigd worden als de geselecteerde aanvragers daartoe besluiten. Synergieworkshops dienen ter ondersteuning van de uitwerking van de aanvraag. Van aanvragers wordt verwacht dat ze buiten de workshop ook voldoende tijd en capaciteit reserveren voor verdere ontwikkeling van het projectvoorstel, onderlinge afstemming en het schrijven van de aanvraag.

Eén van de aanvragers van de geselecteerde vooraanmeldingen wordt hoofdaanvrager van de aanvraag.

Indien tijdens of na synergieworkshops blijkt dat de noodzakelijke expertise of consortiumpartners ontbreken, dan kunnen medeaanvragers, samenwerkingspartners of cofinanciers aan het consortium worden toegevoegd, mits goed onderbouwd in de aanvraag.

4.2.9 Indiening van de aanvraag (fase 2)

Voor indiening van de aanvraag is een standaardformulier beschikbaar op de financieringspagina van deze Call for proposals. In uw aanvraag moet u zich houden aan de vragen die in dit formulier staan en aan de werkwijze die in de toelichting staat. Ook moet u zich houden aan de voorwaarden voor het maximale aantal woorden en pagina’s.

Uw ingevulde aanvraagformulier moet voor de deadline via ISAAC zijn ontvangen (zie paragraaf 1.2 en 3.1). Na dit tijdstip kunt u geen aanvraag meer indienen. De hoofdaanvrager ontvangt na indiening van de aanvraag een ontvangstbevestiging.

4.2.10 Preadvisering beoordelingscommissie (fase 2)

De aanvraag wordt voor commentaar voorgelegd aan de beoordelingscommissie. De commissieleden geven schriftelijk een inhoudelijk en beargumenteerd commentaar op de aanvraag. Zij formuleren dit commentaar aan de hand van de inhoudelijke beoordelingscriteria (zie paragraaf 4.1.2) en geven de aanvraag per beoordelingscriterium een cijfermatige score. Hierbij wordt de NWO-scoretabel gehanteerd (zie paragraaf 4.1).

De datamanagementparagraaf wordt niet beoordeeld en daarom ook niet meegewogen in de beslissing om de aanvraag al dan niet toe te wijzen. De beoordelingscommissie kan wel advies geven met betrekking tot de datamanagementparagraaf. De commissieleden inventariseren daarnaast welke onderdelen tijdens het interview verhelderd, toegelicht of verdiept dienen te worden.

4.2.11 Interview (fase 2)

Tijdens het interview heeft de beoordelingscommissie de gelegenheid om vragen te stellen. Maximaal acht consortiumleden kunnen tijdens het interview in de discussie met de beoordelingscommissie reageren. Op deze wijze wordt hoor- en wederhoor toegepast. Het interview is een belangrijk onderdeel van de beoordeling en kan leiden tot bijstelling van de beoordeling en de score van de aanvraag tot dan toe.

4.2.12 Vergadering van de beoordelingscommissie (fase 2)

De beoordelingscommissie maakt op basis van het beschikbare materiaal een eigen afweging. Hierbij geldt dat de preadviezen in belangrijke mate richtinggevend zijn voor de uiteindelijke beoordeling, maar de beoordelingscommissie neemt deze niet per se onverkort over. De beoordelingscommissie weegt de argumenten van de commissieleden (ook onderling) en bekijkt of tijdens het interview een goede reactie is geformuleerd op de kritische opmerkingen uit de preadviezen. De beoordelingscommissie geeft de aanvraag een eindscore, afgerond op één decimaal.

De beoordelingscommissie stelt naar aanleiding van de bespreking een schriftelijk advies op aan de raad van bestuur van NWO over de kwaliteit van de aanvraag. Dit advies baseert zij op de beoordelingscriteria. Voor meer informatie over de kwalificaties zie Financiering aanvragen, hoe werkt dat? | NWO.

Herstelmogelijkheid

In het geval van een advies tot niet toewijzen, zal de beoordelingscommissie schriftelijk aangeven welke elementen onvoldoende zijn en verbeterpunten aandragen. Het consortium heeft eenmalig de kans een herziene aanvraag in te dienen die de verbeterpunten adresseert. De projectleider krijgt na dagtekening van het verzoek tot herindiening één maand de tijd om de herziene aanvraag in te dienen. In het geval dat een door de beoordelingscommissie aangedragen verbeterpunt het aantrekken van een of meerdere cofinanciers of samenwerkingspartners in het consortium is, krijgt de projectleider twee maanden de tijd voor indiening van de herziene aanvraag.

Na ontvangst van de herziene aanvraag zal een interview met een aantal vertegenwoordigers vanuit het consortium ter bespreking van het voorstel met de beoordelingscommissie worden ingepland, waarna de beoordelingscommissie een definitief advies vaststelt.

4.2.13 Besluitvorming (fase 2)

Voor de besluitvorming toetst de raad van bestuur van NWO de gevolgde procedure en het advies van de beoordelingscommissie. De definitieve kwalificaties worden vastgesteld en over de toe- of afwijzing van de aanvraag wordt besloten. De aanvrager ontvangt na dit besluit van NWO bericht of de aanvraag is toegewezen of afgewezen. De aanvrager ontvangt ook een brief (per e-mail) met daarin het besluit.

4.3 Richtlijnen en kaders voor de beoordeling

Onderstaande richtlijnen en kaders zijn van toepassing tijdens de beoordeling van uw aanvraag.

4.3.1 Code persoonlijke belangen

Voor alle bij de beoordeling en/of besluitvorming betrokken personen en betrokken NWO-medewerkers is de NWO Code Persoonlijke Belangen van toepassing.

4.3.2 Generatieve AI

Het gebruik van generatieve AI is volledig uitgesloten bij de beoordeling van een aanvraag. Meer informatie over het beleid op generatieve AI vindt u op de website (NWO-beleid op het gebruik van generatieve artificial intelligence (GAI) | NWO).

4.3.3 Diversiteit en inclusie

NWO streeft naar een inclusieve cultuur, waarin geen plaats is voor bewuste of onbewuste barrières vanwege culturele, etnische of religieuze achtergrond, gender, seksuele oriëntatie, gezondheid of leeftijd (Diversiteit en inclusie | NWO). NWO biedt leden van een beoordelingscommissie handvatten voor het inclusief beoordelen bij de schriftelijke beoordeling en bij de vergadering van de beoordelingscommissie (Inclusief beoordelen | NWO).

4.3.4 Brede definitie van wetenschappelijke output (DORA)

NWO hanteert bij het beoordelen van het wetenschappelijke track record van aanvragers een brede definitie van wetenschappelijke output.

NWO verzoekt de beoordelingscommissie bij de beoordeling van de aanvragen niet af te gaan op indicatoren als de Journal Impact Factor of de h-index. Deze mogen niet worden vermeld in de aanvraag. Wel mogen naast publicaties ook andere wetenschappelijk producten worden vermeld, zoals datasets, patenten, software, code enzovoort.

De basis voor dit beleid ligt in de ‘San Francisco Declaration on Research Assessment’ (DORA), ondertekend door NWO. DORA is een wereldwijd initiatief dat beoogt de manier te verbeteren waarop onderzoek en onderzoekers worden beoordeeld. DORA bevat aanbevelingen voor onderzoeksfinanciers, onderzoeksorganisaties, wetenschappelijke tijdschriften en andere partijen.

4.3.5 Kennisveiligheid

In de Nationale leidraad kennisveiligheid hebben de Nederlandse kennissector (waaronder NWO) en verschillende onderdelen van de Rijksoverheid handvatten vastgelegd voor wie binnen onderzoeksorganisaties te maken heeft met internationale samenwerking en daarbij kansen en (veiligheids-)risico’s tegen elkaar moet afwegen. Bij de aanpak van kennisveiligheid binnen Nederland staat zelfregulering door de kennissector centraal.

NWO verwacht van aanvragers dat zij zich conformeren aan het kennisveiligheidsbeleid van de onderzoeksorganisatie. Indien NWO signalen ontvangt dat een aanvraag of toegewezen project kennisveiligheidsrisico’s met zich meebrengt, kan NWO de aanvrager of projectleider verzoeken inzicht te geven in de risico mitigerende maatregelen. Daarnaast kan NWO besluiten om in het subsidieverleningsbesluit nadere voorwaarden op te nemen ter bescherming van de kennisveiligheid.

De Nationale leidraad kennisveiligheid vindt u op de website van de Rijksoverheid: Home | Loket Kennisveiligheid.

4.3.6 Tegemoetkomingsregeling bij overmacht

Aanvragers die gedurende de beoordelingsprocedure verhinderd zijn om tijdig de benodigde input te leveren kunnen mogelijk een beroep doen op de Tegemoetkomingsregeling bij overmacht | NWO.

4.3.7 Ex aequo

Onder ex aequo verstaat NWO de situatie waarin twee of meer vooraanmeldingen op basis van hun gewogen score niet van elkaar te onderscheiden zijn. Een ex aequo-situatie is relevant rondom de selectiegrens. Of er sprake is van een ex aequo-situatie wordt als volgt bepaald. Het uitgangspunt is de door de beoordelingscommissie opgestelde prioritering, met eindscores afgerond op 2 decimalen. De referentiescore is de score van de vooraanmelding op plaats vijf in de prioritering. Alle vooraanmeldingen met een score die 0,05 of minder van de referentiescore afliggen, worden in overweging genomen. Zo worden de vooraanmeldingen geselecteerd die binnen 0,10 gelijk zijn.

Indien zich een ex aequo-situatie zich voordoet met één vooraanmelding onder de referentiescore, dan zullen beide vooraanmeldingen worden geselecteerd en uitgenodigd voor fase 2 van het aanvraagproces.

Indien een ex aequo-situatie zich voordoet met twee of meer vooraanmeldingen onder de referentiescore, dan zal de vooraanmelding met de hoogste score op het criterium ‘Beoogde impact en route naar impact’ als hoogste eindigen. Als de ex aequo-situatie daarmee niet wordt doorbroken, zal de vooraanmelding met de hoogste score op het criterium ‘Kwaliteit van het consortium’ als hoogste eindigen. Als ook dan vooraanmeldingen gelijk eindigen, bepaalt de beoordelingscommissie met behulp van een (anonieme) meerderheidsstemming de prioritering (conform artikel 2.2.6, vijfde lid, van de NWO Subsidieregeling 2024). Als ook stemming geen uitsluitsel biedt, of niet gewenst is, wordt de ex aequo-situatie doorgestuurd naar de raad van bestuur van NWO.

5 Na de toewijzing

In dit hoofdstuk staan de voorwaarden en verplichtingen die gelden na toewijzing van de subsidie. Dit hoofdstuk is hoofdzakelijk relevant voor aanvragers van toegewezen aanvragen.

5.1 Start van het project

Na toewijzing van een aanvraag wordt de hoofdaanvrager automatisch de projectleider en het aanspreekpunt voor NWO. De onderzoeksorganisatie van de projectleider is de begunstigde en wordt penvoerder. De projectleider en penvoerder zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor de uitvoering van het gehele project. Medeaanvragers hebben een actieve rol bij de uitvoering van het project en worden medeprojectleiders.

De projectleider van het project ontvangt namens de raad van bestuur van NWO een subsidieverleningsbesluit. Daarin staan ook specifieke formulieren of richtlijnen vermeld. Het startformulier, het datamanagementplan en de consortiumovereenkomst dienen voor aanvang van het project te worden ingediend. Zonder deze documenten mag het project niet starten. De subsidie wordt uitbetaald in termijnen nadat aan alle startvoorwaarden is voldaan.

5.1.1 Startformulier

Om de start van het project aan te geven, dient gebruik te worden gemaakt van het startformulier. Het startformulier wordt tegelijk met het subsidieverleningsbesluit aan de projectleider gestuurd.

Projectleiders kunnen anderen machtigen om administratieve acties voor hun project uit te voeren in het ISAAC systeem. Meer informatie over de machtigingsregeling voor projectleiders staat hier: Machtigingsregeling voor projectleiders | NWO.

5.1.2 Datamanagementplan

Bij goed onderzoek hoort verantwoord datamanagement. Voorafgaand aan de start van het project werkt de projectleider de datamanagementparagraaf uit tot een datamanagementplan. Als er door de beoordelingscommissie advies gegeven is over datamanagement, dan kan daarvan gebruik worden gemaakt. De projectleider beschrijft in het plan of er gebruik gemaakt wordt van bestaande data of dat het om een nieuwe dataverzameling gaat en hoe de dataverzameling dan FAIR – vindbaar, toegankelijk, interoperabel en herbruikbaar – gemaakt wordt.

Het datamanagementplan moet worden afgestemd met een datasteward of vergelijkbare functionaris van de onderzoeksorganisatie waar het project wordt uitgevoerd. Het datamanagementplan moet voor de startdatum van het project via ISAAC bij NWO worden ingediend. NWO beoordeelt het plan. Goedkeuring van het datamanagementplan door NWO is een voorwaarde voor de subsidieverlening. Het plan kan tijdens het onderzoek worden bijgesteld.

5.1.3 Consortiumovereenkomst

In de consortiumovereenkomst worden afspraken vastgelegd over intellectueel eigendom en publicatie, kennisoverdracht, geheimhouding, betalingen van cofinanciering en voortgangs- en eindverslagen. De NWO consortiumovereenkomst is beschikbaar in het Nederlands en in het Engels. De consortiumovereenkomst wordt aangegaan door alle projectpartners en ondertekend door tekenbevoegde personen binnen de betrokken organisaties en dient via ISAAC te worden ingediend voordat het project mag starten. De verantwoordelijkheid voor het regelen van de consortiumovereenkomst ligt bij de aanvrager.

NWO beoogt enerzijds dat de onderzoeksresultaten van door NWO gefinancierde projecten publiekelijk toegankelijk zijn, en anderzijds dat de verdere ontwikkeling van de onderzoeksresultaten wordt gestimuleerd door partijen de mogelijkheid te bieden om deze te exploiteren. Daarbij kan het wenselijk zijn om intellectuele eigendomsrechten over te dragen of een licentie te verlenen aan (één van) de bij het project betrokken private partijen. Het uitgangspunt is dat alle onderzoeksresultaten kunnen worden gepubliceerd met inachtneming van afspraken over publicatieprocedures. Dit wordt bepaald in de consortiumovereenkomst.

5.2 Inhoudelijke monitoring

Tijdens de loop van het project houdt de projectleider NWO op de hoogte van de voortgang. Dit gebeurt op verschillende manieren.

5.2.1 Voortgangsverslag

Verantwoording tijdens het project

Gedurende het project is de hoofdaanvrager verantwoordelijk voor rapportages over het project. NWO kan met het oog op monitoring van de voortgang van het project tussentijds inhoudelijk en financiële rapportages opvragen, evenals verantwoording van geleverde cofinanciering indien van toepassing. Meer informatie hierover volgt in het subsidieverleningsbesluit.

5.2.2 Begeleidingscommissie

Ter versterking van de monitoring en om het draagvlak voor de uitvoering van de projecten te vergroten, zal een begeleidingscommissie worden ingesteld. De begeleidingscommissie monitort de verbinding tussen de verschillende thema’s en Living Labs, monitort de voortgang van alle projecten en de behaalde resultaten met een focus op kennisoverdracht, kennisbenutting en toepassing van de resultaten. Er zullen geregeld bijeenkomsten worden georganiseerd. Voor de bijeenkomsten van de begeleidingscommissie worden vertegenwoordigers van het consortium gevraagd om input en deelname aan de bijeenkomsten. Waar gewenst worden experts uitgenodigd.

5.2.3 (Verplichte) bijeenkomsten

Er worden bijeenkomsten door NWO mede-georganiseerd waarbij de projectleider en projectpartners aanwezig moeten zijn. Binnen deze ronde zijn de volgende bijeenkomsten gepland:

  • – Jaarlijkse projectbijeenkomst en vergadering met de begeleidingscommissie, soms gecombineerd of geïntegreerd met:

    • ○ Kick-off (verwacht medio 2028);

    • ○ Mid-term;

    • ○ Afsluitend symposium;

  • – De NL Polaire Dag.

NWO raadt de projectleider aan om in de begroting een budget te alloceren voor deelname van consortiumleden en soms externe stakeholders aan deze bijeenkomsten (zie hoofdstuk 2.3.3). NWO draagt de deelnamekosten van de begeleidingscommissie en NWO-medewerkers.

Junior-onderzoekers kunnen zich aansluiten bij APECS NL (Association of Polar Early Career Scientists) door lid te worden en deel te nemen aan hun activiteiten, of zelf activiteiten te helpen ontplooien.

Het Nederlands Polair Programma coördineert de vertegenwoordiging van Nederlands onderzoek in de werkgroepen van IASC en SCAR en nationale commissies voor InSync en IPY. Onderzoekers van het te financieren onderzoek worden aangemoedigd actief betrokken te zijn in zulke gremia. Door NWO aangewezen nationale vertegenwoordigers en commissieleden krijgen onkosten voor vergaderingen vanuit het Nederlands Polair Programma vergoed.

5.2.4 Onderzoeksoutput

NWO wil op de hoogte blijven van alle output die het onderzoek oplevert, zowel wetenschappelijk als voor het brede publiek. Op de NWO-website is meer informatie te vinden over verschillende soorten output.

Projectleiders kunnen deze output indienen via het ISAAC-systeem.

5.2.5 Wijzigingen in het project

Als er tijdens de looptijd van het project wijzigingen zijn ten opzichte van de toegewezen aanvraag en begroting dan moet de projectleider deze wijzigingen vooraf ter goedkeuring voor leggen aan NWO via een wijzigingsformulier. Zie ook art.3.4 van de NWO Subsidieregeling 2024.

5.3 Richtlijnen en kaders voor uitvoering project

Hieronder staan de richtlijnen en kaders beschreven die van toepassing zijn op de uitvoering van het project.

5.3.1 Naleving Nationale leidraad kennisveiligheid

Net zoals bij de beoordeling (zie paragraaf 4.3.5) is na toewijzing de Nationale leidraad kennisveiligheid van toepassing. NWO verwacht van projectleiders dat zij zich conformeren aan het kennisveiligheidsbeleid van de onderzoeksorganisatie. In het subsidieverleningsbesluit kunnen nadere voorwaarden zijn opgenomen ter bescherming van de kennisveiligheid. De Nationale leidraad kennisveiligheid vindt u op de website van de Rijksoverheid: Loket Kennisveiligheid.

5.3.2 Ethische verklaring of vergunning

Het is de verantwoordelijkheid van de projectleider om na te gaan of voor de uitvoering van het voorgestelde project een ethische verklaring of vergunning noodzakelijk is. Het wel of niet hebben van een ethische verklaring of vergunning op het moment van het aanvraagproces heeft geen invloed op de beoordeling van de aanvraag. Als er een ethische verklaring of vergunning nodig is voor (een deel van) het onderzoek dan moet de projectleider een kopie van deze verklaring of vergunning aan NWO verstrekken nadat het project is toegewezen, en in ieder geval uiterlijk voordat de uitvoering van het onderdeel van het project waarvoor de verklaring nodig is van start gaat. Het deel van het project waarvoor de verklaring en/of vergunning vereist is, kan uiteraard (nog) niet worden uitgevoerd zolang er geen verklaring of vergunning is verstrekt.

5.3.3 Wetenschappelijke integriteit

Onderzoek dient volgens de normen van de Nederlandse Gedragscode Wetenschappelijke Integriteit (2018) te worden uitgevoerd. In geval van (mogelijke) schending van deze normen, moet de projectleider NWO hiervan onmiddellijk op de hoogte stellen en alle relevante documenten aan NWO overleggen.

Onderzoekers kunnen ook een klacht indienen bij de Commissie Wetenschappelijke Integriteit van hun onderzoeksorganisatie of bij het Meldpunt wetenschappelijke integriteit | NWO.

NWO hecht grote waarde aan de wetenschappelijke integriteit van door haar gefinancierd onderzoek en spant zich in om integriteitsschendingen te voorkomen en te signaleren. Niet-integer onderzoek kan immers leiden tot directe schade (bijvoorbeeld aan de omgeving of patiënten), en kan het publieke vertrouwen in de wetenschap en het vertrouwen tussen wetenschappers onderling aantasten.

5.3.4 Principes voor maatschappelijk verantwoord licentiëren

Uit het project kan kennis voortkomen die geschikt is voor toepassing in de maatschappij. Bij het aangaan van afspraken over licentie- en/of overdracht van onderzoeksresultaten dient rekening te worden gehouden met de tien principes voor maatschappelijk verantwoord licentiëren, die te vinden zijn op de website van UMCNL.

5.3.5 Genetische bronnen en Nagoya Protocol

Onderzoekers moeten de noodzakelijke acties ten aanzien van het Nagoya Protocol nemen. Het Nagoya Protocol zorgt voor een eerlijke verdeling van voordelen die voortvloeien uit het gebruik van genetische bronnen, inclusief (traditionele) kennis over deze bronnen (Access and Benefit Sharing; ABS). Onderzoekers die gebruik maken van deze bronnen (in of uit het buitenland) dienen zich op de hoogte te stellen van het Nagoya Protocol (Home | ABS Focal Point).

5.3.6 Intellectueel eigendom

Het beleid van NWO met betrekking tot intellectueel eigendom (IE) is te vinden in de NWO Subsidieregeling 2024.

Projectleiders moeten een door NWO gefinancierd project uitvoeren in de tijd dat ze voor de begunstigde onderzoeksorganisatie werken. Indien een projectleider of een door NWO gefinancierde onderzoeker bij meerdere werkgevers is aangesteld, dient de niet-begunstigde werkgever afstand te doen van eventuele intellectuele eigendomsrechten die uit het project voortvloeien.

5.4 Afronding

Uiterlijk drie maanden na het einde van de looptijd van het project levert de projectleider schriftelijk een inhoudelijk en financieel eindverslag in. Het niet of niet tijdig indienen van deze verslagen kan leiden tot het lager of op nihil vaststellen van de subsidie. De projectleider ontvangt een verzoek per e-mail, inclusief de deadline voor indiening. Een basis eindverslagsjabloon en een financieel eindverslagsjabloon zijn te vinden op: Het afsluiten van een project | NWO. Indien er een afwijkend eindverslagsjabloon voor het project geldt, ontvangt de projectleider daar te zijner tijd informatie over.

Na goedkeuring van de inhoudelijke en financiële eindrapportages wordt de definitieve hoogte van de subsidie (en cofinanciering) vastgesteld.

5.4.1 Controleverklaring bij financiële verantwoording

Om zekerheid te verkrijgen over of de subsidie op de juiste wijze is besteedt, vraagt NWO bij een vaststellingsverzoek om een controleverklaring / auditrapport uitgevoerd door een externe accountant wanneer:

  • – het Onderwijsaccountantsprotocol OCW/EZ niet van toepassing is op de begunstigde van een subsidie voor een project en de verleende subsidie boven de € 125.000 ligt;

  • – bij de financiering van een project door NWO een andere publieke financier dan het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) is betrokkenen en deze een controleverklaring vereist. In die gevallen maakt het niet uit of het Onderwijsaccountantsprotocol van toepassing is.

Het Onderwijsaccountantsprotocol OCW/EZ is van toepassing op door het Ministerie van OCW bekostigde rechtspersonen in de onderwijssectoren Primair Onderwijs (PO), Voortgezet Onderwijs (VO), Middelbaar Beroepsonderwijs (MBO) en Hoger Onderwijs (HO).

De penvoerder is verantwoordelijk voor het tijdig regelen van de controleverklaring. Deze verantwoordelijkheid blijft onverminderd van toepassing als de penvoerder een deel van de subsidie heeft besteed aan een andere partij. Stem dit op tijd af met de externe accountant.

Neem voor vragen over dit onderwerp tijdig, bij voorkeur bij de start van het project, contact op met NWO, zie hoofdstuk 6.

5.5 Onderzoeksresultaten – Open Science

Open Science is de beweging die staat voor een meer open en participatieve onderzoekspraktijk waarbij publicaties, data, software en andere vormen van wetenschappelijke informatie in een zo vroeg mogelijk stadium gedeeld worden en voor hergebruik beschikbaar gesteld worden.

Wetenschappelijke publicaties over het project dienen Open Access beschikbaar te zijn volgens de Beleidsregel Open Access. Op de website van NWO staat beschreven welke opties er zijn voor het Open Access beschikbaar maken van verschillende typen publicaties zoals wetenschappelijke artikelen, boeken en boekhoofdstukken en proefschriften. Op de NWO-website staat ook informatie over de toepassing van licenties. Eventuele kosten voor Open Access publiceren dienen te worden begroot als onderdeel van de aanvraagbegroting.

Leidt NWO-onderzoek tot een publicatie of andere relevante onderzoeksoutput? Dan moet de penvoerder bij de acknowledgements NWO noemen als financier.

5.6 Aanvullende voorwaarden

Indien het toegekende project veldwerk op de faciliteiten van de BAS en/of het Dirck Gerritsz Laboratorium bevat, dienen gebruikers vóór ieder veldwerkseizoen een Post-Award OSPQ in te dienen bij het BAS Logistics Panel. De deadline hiervoor is normaal gesproken ieder jaar eind maart.

Voor Antarctisch veldwerk is voor ieder veldwerkseizoen een Vergunning Antarctica vereist. De doorlooptijd van de vergunningsaanvraag varieert van 7 à 10 maanden.

Bij toekenning wordt de subsidie verstrekt onder voorwaarde dat de noodzakelijke vergunningen aangevraagd worden door de projectleider of werkpakketleider. Indien een vergunning voor onderzoeksactiviteiten niet verleend wordt, kan de toegewezen subsidie voor een Living Lab (gedeeltelijk) worden ingehouden of kan de subsidie worden ingetrokken.

5.7 Evaluatie

NWO kan aanvragers/projectleiders mogelijk benaderen voor een evaluatie van de procedure en/of het onderzoeksprogramma.

6 Contact

Vragen over de financiering van aanvragen?

Kijk voor meer informatie op Financiering aanvragen, hoe werkt dat? | NWO.

Vragen over de inhoud van deze ronde?

Voor inhoudelijke vragen over deze ronde kan contact worden opgenomen met:

dr. Tom van Hoof

Rondesecretaris

+ 31 (0)302594060

tripolar@nwo.nl

Vragen over toegang tot Antarctica en partnerschappen van het Nederlands Polair Programma?

Voor vragen over toegang tot onderzoeksinfrastructuur in beheer van de British Antarctic Survey, inclusief het Dirck Gerritsz Laboratorium, alsook gebruik van onderzoeksinfrastructuur van het Alfred Wegener Instituut, het Chileense Antarctisch Instituut INACH, het Uruguayaanse Antarctische Instituut of het Nederlandse station in Ny-Ålesund, kunt u contact opnemen met:

Secretariaat Nederlands Polair Programma

dr. Daan Blok

Programmacoördinator

+31 (0)703494118

npp@nwo.nl

Technische vragen over het elektronische aanvraagsysteem ISAAC?

Voor vragen over ISAAC kan de handleiding ISAAC worden geraadpleegd (te vinden via de knop ‘help’ in ISAAC). Daarnaast kan er contact opgenomen worden met de ISAAC-helpdesk. De ISAAC-helpdesk is bereikbaar van maandag t/m vrijdag van 10.00 tot 17.00 uur CET/CEST op telefoonnummer +31 (0)70 34 40 600. U kunt uw vraag ook per e-mail stellen via isaac.helpdesk@nwo.nl. U ontvangt dan binnen twee werkdagen een reactie.

7 Bijlagen

7.1 Toelichting op budgetmodules

Voor genoemde salaristabellen en tarieven: zie Salaristabellen | NWO.

7.1.1 Personeel bij een universiteit in het Koninkrijk der Nederlanden, umc of een onderzoeksorganisatie

Voor personeel dat werkzaam is bij een universiteit in het Koninkrijk der Nederlanden, universitair medisch centrum (umc) of een andere onderzoeksorganisatie, genoemd in artikel 1.1, eerste lid, sub c tot en met h van de NWO Subsidieregeling 2024 kunnen loonkosten worden opgevoerd voor onderstaande personeelsposities.

Promovendus

Een promovendus wordt 48 maanden voor 1,0 fte aangesteld. Het equivalent van 48 voltijdsmaanden, bijvoorbeeld een aanstelling van 60 maanden voor 0,8 fte, is ook mogelijk. Het is in bijzondere situaties mogelijk om een kortere aanstellingsduur aan te vragen. Dit moet goed worden gemotiveerd. Hierover wordt geoordeeld door de beoordelingscommissie.

Het is niet mogelijk financiering aan te vragen voor een promovendus die voor aanvang van de toewijzing met het te financieren project is gestart.

Gebruik de tarieven van een promovendus in de salaristabellen van UNL en UMCNL. Voor iedere promovendus is een eenmalige persoonsgebonden benchfee van € 5.000 beschikbaar ter stimulering van diens wetenschappelijke carrière.

Engineering Doctorate

Een Engineering Doctorate (EngD) wordt ten hoogste 24 maanden voor 1,0 fte aangesteld. De EngD is in dienst van de aanvragende onderzoeksorganisatie en kan voor bepaalde tijd werkzaamheden binnen het onderzoek bij een industriële partner uitvoeren.

Financiering voor de aanstelling van een EngD kan alleen worden aangevraagd als er ook financiering voor een promovendus of postdoc wordt aangevraagd. Het is niet mogelijk financiering aan te vragen voor een EngD die voor aanvang van de toewijzing met het te financieren project is gestart.

Gebruik de tarieven van een promovendus in de salaristabellen van UNL en UMCNL. Voor iedere EngD is een eenmalige persoonsgebonden benchfee van € 5.000 beschikbaar ter stimulering van diens wetenschappelijke carrière.

Postdoc

Een postdoc wordt aangesteld voor een specifieke periode en fte.

Gebruik de tarieven van een senior wetenschappelijk medewerker in de salaristabellen van UNL, en de tarieven van een postdoc bij een umc in de salaristabellen van UMCNL.

Het is niet mogelijk financiering aan te vragen voor een postdoc die voor aanvang van de toewijzing met het te financieren project is gestart.

Alleen een postdoc positie met een aanstelling van ten minste 12 maanden voor 0,5 fte kwalificeert als een aanstelling waarvoor een eenmalige persoonsgebonden benchfee van € 5.000 beschikbaar staat ter stimulering van diens wetenschappelijke carrière.

Arts-onderzoeker

Financiering kan worden aangevraagd voor de aanstelling van een basisarts of arts-assistent als arts-onderzoeker voor de uitvoering van wetenschappelijk geneeskundig onderzoek aan een umc. Een arts-onderzoeker wordt minimaal 36 en maximaal 48 maanden voor 1,0 fte aangesteld. Het equivalent van 36 of 48 voltijdsmaanden, bijvoorbeeld een aanstelling van 48 of 60 maanden voor 0,8 fte, is ook mogelijk.

Het is niet mogelijk financiering aan te vragen voor een arts-onderzoeker die voor aanvang van de toewijzing met het te financieren project is gestart.

Gebruik de tarieven van (arts-)onderzoeker in de salaristabellen van UMCNL. Voor iedere arts-onderzoeker is een eenmalige persoonsgebonden benchfee van € 5.000 beschikbaar ter stimulering van diens wetenschappelijke carrière.

Niet-wetenschappelijk personeel

Financiering kan worden aangevraagd voor niet-wetenschappelijk personeel (NWP) dat nodig is voor de uitvoering van het project. Het kan bijvoorbeeld gaan om programmeurs, technisch assistenten, analisten of projectmanagers. De inzet van NWP moet worden beschreven in de aanvraag.

Afhankelijk van het functieniveau wordt gekozen uit de salaristabellen van het UNL of UMCNL voor NWP-mbo, NWP-hbo en NWP-academisch. Voor NWP is geen persoonsgebonden benchfee beschikbaar.

Vervanging van de aanvrager

Met deze budgetmodule kan financiering worden aangevraagd voor de kosten van de te vervangen hoofd- en/of medeaanvragers. Hiermee kan de werkgever van de betreffende aanvrager de kosten dekken om die vrij te stellen van onderwijs-, begeleidings-, bestuurs- of beheertaken (niet van onderzoekstaken). De aanvrager mag de tijd die vrijkomt door vervanging alleen inzetten voor werkzaamheden voor het project. In de aanvraag moet beschreven worden welke werkzaamheden in het kader van het project de aanvrager(s) in de vrijgestelde tijd zullen verrichten.

NWO financiert de vervanging op basis van de op het moment van de op de besluitdatum geldende salaristabellen voor een senior wetenschappelijk medewerker (UNL) of postdoc (UMCNL).

7.1.2 Personeel van hogescholen, TO2-instituten, Rijkskennisinstellingen, onderwijsinstellingen en overige (onderzoeks)organisaties

Financiering kan worden aangevraagd voor personeel van hogescholen, TO2-instituten, Rijkskennisinstellingen (RKI’s), overige onderwijsinstellingen en overige (onderzoeks)organisaties. De tarieven worden bepaald aan de hand van de Handleiding Overheidstarieven (HOT), tabel 2 onder 2.2 ‘gemiddelde totale loonkosten per salarisschaal’, kolom ‘Uurtarief productieve uren, excl. btw’. De salarisschaal van de aangevraagde functie bepaalt het tarief uit de HOT-tabel.

Voor organisaties die niet de cao Rijksoverheid of vergelijkbaar gebruiken (zoals de cao’s van hbo, mbo, vo en lagere overheden), dient het tarief te worden gebruikt dat de werkelijke loonkosten het dichtst benadert.

7.1.3 Wetenschappelijk personeel bij een onderzoeksorganisatie in het buitenland

Financiering kan worden aangevraagd voor loonkosten van personeel aan een buitenlandse onderzoeksorganisatie van een medeaanvrager die een bijdrage levert aan het project. De buitenlandse onderzoeksorganisatie moet voldoen aan de definitie van onderzoeksorganisatie zoals bedoeld in artikel 1.1, leden 4 en 5 van de NWO Subsidieregeling 2024 en aan de onder ‘voorwaarden buitenlandse onderzoeksorganisatie’ genoemde cumulatieve voorwaarden.

Onderbouw overtuigend hoe de onderzoeker van de buitenlandse onderzoeksorganisatie specifieke expertise aan het project bijdraagt die in Nederland niet beschikbaar is op het niveau dat voor het project noodzakelijk is. De beoordelingscommissie beoordeelt deze onderbouwing als onderdeel van het criterium ‘Kwaliteit van het onderzoek’. Deze onderbouwing is niet nodig wanneer NWO een bilaterale overeenkomst omtrent Money follows cooperation heeft gesloten met de nationale onderzoeksfinancier van het land waar de buitenlandse onderzoeksorganisatie zich bevindt. Op de NWO-website staat met welke onderzoeksfinanciers NWO een dergelijke overeenkomst heeft gesloten. NWO verstrekt geen subsidie aan medeaanvragers in het buitenland die vallen onder toepasselijke sanctiewetgeving.

De hoofdaanvrager ontvangt de subsidie en is verantwoordelijk voor het overmaken van subsidiemiddelen aan de buitenlandse onderzoeksorganisatie van de medeaanvrager en voor de financiële verantwoording van de besteding van het buitenlandse deel van de subsidie. Het wisselkoersrisico ligt bij de aanvrager.

Baten of lasten door wisselkoersen zijn niet subsidiabel.

Gebruik de UNL-tarieven gecorrigeerd voor de landencorrectiecoëfficiënten. Deze tarieven zijn maxima. Er is geen persoonsgebonden benchfee beschikbaar.

Als binnen deze budgetmodule meer dan € 125.000 per organisatie wordt aangevraagd, dan is een controleverklaring nodig bij de financiële eindverantwoording.

7.1.4 Materieel

Financiering kan worden aangevraagd voor alle project-specifieke kosten met betrekking tot onder meer verbruiksgoederen, inkoop van diensten, materialen, kleine instrumenten, toegang tot (inter)nationale faciliteiten, software en onderzoeksmiddelen die na gebruik geen economische waarde meer hebben. Reis- en verblijfkosten (nationaal en internationaal) voor alle mensen die aan het project werken incl. buitenlandse gastonderzoekers, kosten voor de organisatie van (internationale) workshops en symposia, kosten voor datamanagement, publicaties, en kosten in het kader van citizen science vallen eveneens onder deze module. Maximaal 50% van het bij NWO aangevraagde materiele budget kan ingezet worden voor werk door derden (bijvoorbeeld laboratoriumanalyses, dataverzameling enz.).

In het onderzoek kunnen studenten worden ingezet. Indien de studenten bijdragen als onderdeel van hun curriculum, geldt het tarief volgens de gebruikelijke stagevergoeding van de universiteit of hogeschool.

Indien de studenten als bijbaan naast hun studie als student-assistent bijdragen, geldt het tarief volgens Handleiding Overheidstarieven (HOT), tabel 2 onder 2.2 ‘gemiddelde totale loonkosten per salarisschaal’, kolom ‘Uurtarief productieve uren, exclusief btw’, schaal 1.

Reiskosten (nationaal en internationaal) worden alleen vergoed op basis van tweede klasse/economy class tarieven. Voor publicaties gelden de bepalingen in de paragraaf 5.5 Open Science. Kosten voor een controleverklaring kunnen alleen worden opgevoerd voor onderzoeksorganisaties die niet onderworpen zijn aan het onderwijsaccountantsprotocol van OCW voor maximaal € 5.000 per controleverklaring.

Het is niet toegestaan om kosten op te voeren voor:

  • – organisatie-infrastructuur en overhead, waaronder een volledig functionerende werkplek, huisvesting, kantoorautomatisering, personeelsadministratie, reiskosten woon-werk, opleiding, facilitair, HR-advies en bedrijfszorg, documentaire informatievoorziening en thuiswerkvergoeding;

  • – het gebruik en onderhoud van in eigen beheer ontwikkelde wetenschappelijke infrastructuur;

  • – reguliere onderwijsactiviteiten;

  • – leden van de begeleidingscommissie.

Let op: Indien financiering wordt aangevraagd voor bovenstaande project-specifieke kosten van buitenlandse organisaties dienen deze organisaties voor indiening getoetst te worden op de wijze omschreven in paragraaf 3.3.3.1 en 7.1.3.

7.1.5 Investeringen

Financiering kan worden aangevraagd voor alle project-specifieke middelen ten behoeve van onderzoek of kosten met betrekking tot bouw of doorontwikkeling van wetenschappelijke infrastructuur die na afronding van het project economische waarde behouden, dan wel kunnen worden hergebruikt. De begunstigde verwerft na afloop van het project het eigendom over deze onderzoeksmiddelen. Indien de begunstigde winst realiseert uit het economisch eigendom van deze onderzoeksmiddelen, dan moeten deze winsten worden geïnvesteerd in primaire activiteiten van de begunstigde zoals bedoeld in artikel 3.1.4, lid 2, van de NWO Subsidieregeling 2024. Het gaat om de aanschaf van apparatuur met restwaarde voor de uitvoering van onderzoek en om investeringen in de opbouw of (verdere) ontwikkeling van wetenschappelijke infrastructuur.

De kosten voor investeringen dienen in de aanvraag adequaat gespecificeerd en gemotiveerd te worden.

Subsidiabel zijn:

  • – kosten voor investeringen in wetenschappelijke apparatuur;

  • – kosten voor investeringen in datasets.

Niet-subsidiabel zijn:

  • – kosten voor infrastructurele voorzieningen die tot de gebruikelijke infrastructuur gerekend kunnen worden (volledig functionerende werkplek, huisvesting, kantoorautomatisering, personeelsadministratie, reiskosten woon-werk, opleiding, facilitair, HR-advies en bedrijfszorg, documentaire informatievoorziening, thuiswerkvergoeding);

  • – dataverzamelingen en eventuele bijbehorende software en bibliografieën die reeds op andere wijze beschikbaar zijn;

  • – loonkosten voor medewerkers met essentiële technische expertise noodzakelijk voor de ontwikkeling of bouw van een investering;

  • – overige personeelskosten, waaronder personeelskosten voor de exploitatie en het uitvoeren van onderzoek met de faciliteit;

  • – kosten voor onderhoud en gebruik van de apparatuur op een project. De kosten voor het gebruik van apparatuur op een project kunnen via het materieel budget aangevraagd worden.

7.1.6 Kennisbenutting

Het aangevraagde budget dient in de aanvraag adequaat gespecificeerd te worden. Gebruik voor de bepaling van de tarieven de bepalingen van Personeel en Materieel.

Impact plan benadering

Het is verplicht om bij het opstellen van een aanvraag gebruik te maken van deze module en minimaal 5%, en maximaal 20% van het subsidiebedrag in te zetten.

In de projectbegroting staan binnen deze module in ieder geval kosten voor de volgende activiteiten:

  • – specifieke activiteiten om kennisbenutting naar (intermediaire) partijen die niet in het project gefinancierd worden, zoals bijvoorbeeld kennisplatforms, te bevorderen. Deze activiteiten omvatten onder andere gezamenlijke leeractiviteiten, trainingen en communicatie-activiteiten;

  • – belanghebbenden (‘stakeholders’) betrekken: activiteiten georganiseerd door het consortium gericht op het betrekken van stakeholders, zoals consultatie workshops, expert meetings, ronde tafel bijeenkomsten e.d.;

  • – communicatie: activiteiten georganiseerd door het consortium zoals (internationale) learning events, ontwikkeling van video’s, blogs, nieuwsbrieven en andere media uitingen. Het inhuren van communicatie expertise kan hier ook onder vallen;

  • – ontwikkeling van vaardigheden: Activiteiten gericht op het ontwikkelen van vaardigheden die verder gaan dan de niveaus van de individuele studenten, promovendi of postdocs, zoals het ontwikkelen van cursussen voor stakeholders of masterstudenten;

  • – monitoring en evaluatiemomenten waarin kennisbenutting onderwerp van discussie is: zoals bijvoorbeeld de tussentijdse evaluaties en de bijeenkomsten van commissies.

Let op: Indien financiering wordt aangevraagd voor bovenstaande project-specifieke kosten van buitenlandse organisaties dienen deze organisaties voor indiening getoetst te worden op de wijze omschreven in paragraaf 3.3.3.1 en 7.1.3.

7.1.7 Projectmanagement

De module Projectmanagement (verplicht in de aanvraag) geeft de mogelijkheid om een post voor projectmanagement aan te vragen tot maximaal 5% van het subsidiebedrag. De hoofdaanvrager moet deze post adequaat motiveren.

Onder projectmanagement wordt onder andere verstaan het optimaal vormgeven van de organisatiestructuur van het consortium, ondersteuning van het consortium en de hoofdaanvrager, het bewaken van de samenhang, voortgang en eenheid van het project, en de afstemming tussen de deelprojecten binnen het project. Deze taken mogen ook door externe partijen worden uitgevoerd zover niet beschikbaar op de kennisinstelling van de hoofdaanvrager. Onderzoeksorganisaties dienen bij de offerteprocedure tot het selecteren van een derde partij rekening te houden met de inkoopregels van de overheid en waar nodig een Europese aanbestedingsprocedure te volgen. De werkzaamheden van de hoofdaanvrager en aanvragers zelf in het kader van het project(management) mogen niet bekostigd worden uit deze budgetmodule.

Het voor projectmanagement aan te vragen budget kan bestaan uit materiële- of uitvoeringskosten en personele kosten. Voor personele kosten kan een maximaal tarief van € 121,– per uur worden opgevoerd. Het uurtarief van het aan te stellen personeel dient te zijn gebaseerd op een kostendekkend tarief en wordt berekend op basis van het gehanteerde standaard productief aantal uur van de organisatie. Het kostendekkend tarief omvat:

  • – (gemiddeld) brutoloon behorende bij de functie van de medewerker die zal bijdragen aan het project (op basis van de cao-inschaling van de betreffende medewerker);

  • – vakantiegeld en 13e maand (indien van toepassing in de geldende cao) naar rato van de inzet in fte;

  • – sociale lasten;

  • – pensioenlasten;

  • – overhead.

Het is toegestaan om taken in het kader van projectmanagement door externe partijen te laten uitvoeren, maar het deel van (commerciële) uurtarieven dat voornoemde tarieven overschrijdt, is niet subsidiabel en kan derhalve niet worden opgenomen in de begroting.

7.2 Indexering

Het tarief op het moment van de besluitdatum is van toepassing. NWO past bij de toekenning zo nodig eenmalig ambtshalve een indexering toe van de loonkosten. Hierbij wordt de datum gehanteerd dat de tarieven ingaan. Indien de datum van bekendmaking van de tarieven later is dan de ingangsdatum, wordt de datum van bekendmaking gehanteerd. De tarieven van de Universiteiten van Nederland (UNL) gaan doorgaans in op 1 juli, van de Nederlandse Federatie van Universitair medische centra (UMCNL) op 1 augustus en van de Handleiding Overheidstarieven (HOT) op 1 januari.

Ambtshalve indexering heeft geen invloed op het subsidieplafond en het maximaal aan te vragen subsidiebedrag. Het subsidieplafond en het maximaal aan te vragen subsidiebedrag blijven ongewijzigd tijdens de beoordelingsprocedure. Bij toewijzing wordt indexering toegepast op het subsidiebedrag.

Indien cofinanciering is vereist dan wel toegestaan, heeft de ambtshalve indexering geen gevolgen voor de eisen aan eigen bijdragen en cofinanciering, noch voor de IE-rechten die uit de cofinanciering kunnen voortvloeien.

7.3 Erkende onderzoekorganisaties

De hieronder genoemde Rijkskennisinstellingen mogen als hoofd- of medeaanvrager optreden in een consortium. De toetsing zoals vermeld in paragraaf 1.2, 3.1 en 3.3.3.1 is voor deze organisaties niet nodig.

  • – KNMI – Koninklijk Nederlands Meteorologisch Instituut

  • – RIVM – Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu

  • – CBS – Centraal Bureau voor de Statistiek

De hieronder genoemde onderzoeksorganisaties mogen als medeaanvrager optreden in een consortium. De toetsing zoals vermeld in paragraaf 1.2, 3.1, 3.3.3.1 en 7.1.3 is voor deze organisaties niet nodig.

  • – IHE Delft Institute for Water Education

  • – Waag Futurelab

  • – SWOV – Instituut voor Wetenschappelijk Onderzoek Verkeersveiligheid

  • – IMEC-NL

  • – Nivel

  • – NLDA- Nederlandse Defensie Academie

  • – AMS Institute

  • – Trimbos instituut

  • – UK Research and Innovation (UKRI) inclusief dochterinstituten (o.a. British Antarctic Survey)

X Noot
1

De brede kennisketen omvat een diversiteit aan publieke kennisinstellingen zoals hogescholen, universiteiten, NWO- en KNAW-instituten, universitair medisch centra en TO2-instituten.

X Noot
2

Meer informatie over de verschillende programmalijnen is te vinden via Nationale Wetenschapsagenda | NWO .

X Noot
4

PoolPositie-NL 3.0 | NWO. In de loop van 2026 zal de nieuwe strategie verschijnen.

X Noot
5

De brede kennisketen omvat een diversiteit aan publieke kennisinstellingen zoals hogescholen, universiteiten, NWO- en KNAW-instituten, universitair medisch centra en TO2-instituten.

X Noot
6

Antarctica is gedefinieerd als het gebied van land, ijs en oceaan bepaald in het Antarctisch Verdrag en in de CCAMLR. Het Arctisch gebied kent geen eenduidige juridische afbakening: deze Call for proposals volgt algemeen gangbare interpretaties waarin het gebieden omvat van Alaska, Noord-Canada, Groenland, IJsland, Spitsbergen, Noord-Scandinavië, (Noordelijk Rusland*) en de wateren ertussen. *N.B. Deze Call for proposals financiert geen activiteiten in de Russische Federatie, in Russische wateren, op Russische onderzoeksstations of -schepen. Hetzelfde geldt voor andere landen op de EU-sanctielijst.

X Noot
9

Antarctisch wetenschappelijk veldwerk dat gefinancierd wordt door Nederland, dat onder Nederlandse vlag opereert en/of door een Nederlandse instelling wordt uitgevoerd, vereist een Vergunning Antarctica. Onderzoek dat gebruik maakt van onderzoeksinfrastructuur van derden kan in bepaalde gevallen onder bestaande vergunningen vallen.

X Noot
10

Een aanvrager met betaalde aanstellingen bij meerdere instellingen kan namens één instelling aanvragen en meetellen.

X Noot
11

Een aanvrager met betaalde aanstellingen bij meerdere instellingen kan namens één instelling aanvragen en meetellen.

X Noot
12

Voor onderzoekers in dienst van een hogeschool en onderzoekers in dienst van een TO2-instituut geldt dat zij ook als aanvrager mogen indienen met een bezoldigd dienstverband voor bepaalde tijd.

X Noot
13

Onderzoekers in dienst van een Rijkskennisinstelling mogen alleen als aanvrager optreden, mits deze Rijkskennisinstelling na toetsing door NWO voldoen aan de cumulatieve voorwaarden om als onderzoeksorganisatie erkend te worden (volgens dezelfde voorwaarden en procedure als beschreven in paragraaf 3.3.2.a). Een overzicht van reeds getoetste en erkende Rijkskennisinstellingen vindt u in bijlage 7.3.

X Noot
14

Verordening (EU) 2023/2831 van de Commissie van 13 december 2023 betreffende de toepassing van de artikelen 107 en 108 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie op de-minimissteun. Zie: Verordening – EU – 2023/2831 – NL – EUR-Lex | Europa.eu

X Noot
15

Organisaties die niet wettelijk verplicht zijn hun jaarrekening te laten controleren, hoeven een dergelijke controleverklaring niet aan te leveren. Zij moeten daarbij wel kunnen aantonen dat deze wettelijke verplichting niet van toepassing is op de betreffende organisatie.

X Noot
16

Alle activiteiten die worden aangevraagd onder deze budgetmodule moeten passen binnen de definitie van “Activiteiten inzake kennisoverdracht” die door de Europese Commissie wordt gehanteerd in de Kaderregeling betreffende staatssteun voor onderzoek, ontwikkeling en innovatie (PbEU 2022, C 414).

X Noot
17

Niet-toelaatbare cofinanciering is beschreven in de Regeling Cofinanciering, artikel 6.

X Noot
1

De brede kennisketen omvat een diversiteit aan publieke kennisinstellingen zoals hogescholen, universiteiten, NWO- en KNAW-instituten, universitair medisch centra en TO2-instituten.

X Noot
2

Meer informatie over de verschillende programmalijnen is te vinden via Nationale Wetenschapsagenda | NWO .

X Noot
4

PoolPositie-NL 3.0 | NWO. In de loop van 2026 zal de nieuwe strategie verschijnen.

X Noot
5

De brede kennisketen omvat een diversiteit aan publieke kennisinstellingen zoals hogescholen, universiteiten, NWO- en KNAW-instituten, universitair medisch centra en TO2-instituten.

X Noot
6

Antarctica is gedefinieerd als het gebied van land, ijs en oceaan bepaald in het Antarctisch Verdrag en in de CCAMLR. Het Arctisch gebied kent geen eenduidige juridische afbakening: deze Call for proposals volgt algemeen gangbare interpretaties waarin het gebieden omvat van Alaska, Noord-Canada, Groenland, IJsland, Spitsbergen, Noord-Scandinavië, (Noordelijk Rusland*) en de wateren ertussen. *N.B. Deze Call for proposals financiert geen activiteiten in de Russische Federatie, in Russische wateren, op Russische onderzoeksstations of -schepen. Hetzelfde geldt voor andere landen op de EU-sanctielijst.

X Noot
9

Antarctisch wetenschappelijk veldwerk dat gefinancierd wordt door Nederland, dat onder Nederlandse vlag opereert en/of door een Nederlandse instelling wordt uitgevoerd, vereist een Vergunning Antarctica. Onderzoek dat gebruik maakt van onderzoeksinfrastructuur van derden kan in bepaalde gevallen onder bestaande vergunningen vallen.

X Noot
10

Een aanvrager met betaalde aanstellingen bij meerdere instellingen kan namens één instelling aanvragen en meetellen.

X Noot
11

Een aanvrager met betaalde aanstellingen bij meerdere instellingen kan namens één instelling aanvragen en meetellen.

X Noot
12

Voor onderzoekers in dienst van een hogeschool en onderzoekers in dienst van een TO2-instituut geldt dat zij ook als aanvrager mogen indienen met een bezoldigd dienstverband voor bepaalde tijd.

X Noot
13

Onderzoekers in dienst van een Rijkskennisinstelling mogen alleen als aanvrager optreden, mits deze Rijkskennisinstelling na toetsing door NWO voldoen aan de cumulatieve voorwaarden om als onderzoeksorganisatie erkend te worden (volgens dezelfde voorwaarden en procedure als beschreven in paragraaf 3.3.2.a). Een overzicht van reeds getoetste en erkende Rijkskennisinstellingen vindt u in bijlage 7.3.

X Noot
14

Verordening (EU) 2023/2831 van de Commissie van 13 december 2023 betreffende de toepassing van de artikelen 107 en 108 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie op de-minimissteun. Zie: Verordening – EU – 2023/2831 – NL – EUR-Lex | Europa.eu

X Noot
15

Organisaties die niet wettelijk verplicht zijn hun jaarrekening te laten controleren, hoeven een dergelijke controleverklaring niet aan te leveren. Zij moeten daarbij wel kunnen aantonen dat deze wettelijke verplichting niet van toepassing is op de betreffende organisatie.

X Noot
16

Alle activiteiten die worden aangevraagd onder deze budgetmodule moeten passen binnen de definitie van “Activiteiten inzake kennisoverdracht” die door de Europese Commissie wordt gehanteerd in de Kaderregeling betreffende staatssteun voor onderzoek, ontwikkeling en innovatie (PbEU 2022, C 414).

X Noot
17

Niet-toelaatbare cofinanciering is beschreven in de Regeling Cofinanciering, artikel 6.

Naar boven