Besluit tot vervanging van papieren documenten Ministerie van Defensie

13 februari 2025

Nr. MINDEF20250006864

De Minister van Defensie

Gelet op:

  • – artikel 7 van de Archiefwet 1995;

  • – artikelen 2 en 6 van het Archiefbesluit 1995;

  • – artikel 26b van de Archiefregeling;

  • – artikel 4, onder 2b van de Regeling Informatiebeheer Defensie 2015.

Besluit:

Artikel 1

  • 1. over te gaan tot routinematige en retrospectieve vervanging door digitale reproducties van de papieren documenten die op grond van de Generieke Selectielijst Defensie vanaf 1945 tot 2021 en de Selectielijst Ministerie van Defensie vanaf (1945) 2021 voor bewaring of vernietiging in aanmerking komen, waarna deze papieren documenten worden vernietigd;

  • 2. vervanging betreft de documenten:

    • a. die vanaf de inwerkingtreding van dit besluit worden ontvangen of opgemaakt en worden opgenomen in het documentmanagementsysteem / recordmanagementapplicatie (DMS/RMA) DefDoc of het informatiesysteem XPostWeb;

    • b. die voor de inwerkingtreding van dit besluit zijn gedigitaliseerd conform het vervangingsproces, zoals beschreven in het onder 3 van dit artikel genoemde handboek routinematige vervanging en zijn opgenomen in het informatiesysteem XPostWeb;

    • c. die voor de inwerkingtreding van dit besluit zijn ontvangen of opgemaakt (retrospectieve vervanging).

  • 3. vervanging geschiedt op de wijze zoals omschreven in de bij dit besluit horende bijlagen: ‘Handboek routinematige vervanging documenten Ministerie van Defensie’ en ‘Handboek retrospectieve vervanging documenten Ministerie van Defensie’.

Artikel 2

Dit besluit is niet van toepassing op:

  • a. personele documenten die volgens de Index personeelsdossiers Defensie in het personeelsdossier worden opgenomen;

  • b. documenten met een rubricering hoger dan departementaal vertrouwelijk;

  • c. documenten die op grond van internationale verdragen of wettelijke bepalingen in de originele vorm bewaard moeten blijven;

  • d. documenten betreffende (internationale) overeenkomsten en samenwerkingsverbanden;

  • e. documenten die door hun eigenschappen, vormgeving of rol in een proces niet te vervangen zijn volgens de eisen die hierbij horen.

Artikel 3

Dit besluit treedt in werking met ingang van de eerste dag na de dag van bekendmaking van dit besluit in de Staatscourant.

Artikel 4

Dit besluit wordt aangehaald als: Besluit vervanging papieren documenten Defensie.

’s Gravenhage, 13 februari 2025

De Minister van Defensie, Namens deze Chief Information Officer J.M. van der Vlugt

BIJLAGEN

TOELICHTING

De essentie van de Archiefwet 1995, het Archiefbesluit 1995 en de Archiefregeling is dat alle overheidsinstanties ervoor moeten zorgen dat archieven die zij beheren goed geordend, toegankelijk en in goede staat zijn. Ook dienen zij archiefmaterialen die niet langer bewaard hoeven te worden op een geschikt moment te vernietigen. Dit is van toepassing op zowel fysieke als digitale archieven.

Organisaties die onder de Archiefwet 1995 vallen, kunnen conform artikel 7 en rekening houdend met artikel 6 van het Archiefbesluit 1995, besluiten om fysieke archieven te vervangen door digitale kopieën. In deze context betekent vervanging dat digitale kopieën de originele papieren documenten volledig vervangen, ongeacht of deze bewaard of vernietigd moeten worden. Het gaat hierbij om zowel het routinematig vervangen van documenten (zoals bijvoorbeeld inkomende post) als het retrospectief vervangen van de bestaande archieven.

Op basis van artikel 2, lid c. en d. van het Archiefbesluit 1995 zal Defensie bij vervanging van documenten rekening moeten houden met de waarde voor het culturele erfgoed en het belang van gegevens voor overheidsorganen, voor recht- en bewijszoekenden en voor historisch onderzoek. In algemene zin draagt het digitaliseren van documenten bij aan een betere beschikbaarheid en toegankelijkheid van informatie voor de bevoegde personen om deze informatie in te zien. Dit is onder andere van belang voor het reconstrueren van het besluitvormingsproces en het (tijdig) beantwoorden van Woo-verzoeken.

Om de waarde voor het culturele erfgoed te bewaren, heeft het Ministerie van Defensie een aantal criteria opgesteld die bepalen of analoge documenten wel worden gedigitaliseerd, maar niet vervangen:

  • 1. Documenten worden niet vervangen wanneer er twijfel bestaat over de authenticiteit van het bestanddeel waarbij alleen onderzoek van de originelen uitsluitsel kan geven.

  • 2. Documenten worden niet vervangen wanneer de vormgeving daarbij verloren zou gaan (speciaal ingebonden documenten), de documenten te kwetsbaar zijn of waarbij vervanging leidt tot een dermate kwaliteitsverlies van de documenten (bijvoorbeeld akten en oorkonden).

  • 3. Documenten worden niet vervangen wanneer deze historische (internationale) overeenkomsten en samenwerkingsverbanden bevatten.

De vernietiging van alle andere originele documenten heeft geen gevolgen voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekende en historisch onderzoek, in zoverre de digitalisering van die originele documenten op een kwaliteitsvolle en betrouwbare manier plaatsvindt en de gedigitaliseerde documenten in goede, geordende en toegankelijke staat bewaard worden. Dit wordt gewaarborgd door de verschillende procedures ten aanzien van digitalisering en beheer die in het Handboek routinematige vervanging documenten Ministerie van Defensie en het Handboek retrospectieve vervanging documenten Ministerie van Defensie beschreven zijn.

Wanneer het gaat om archiefbescheiden die voor blijvende bewaring in aanmerking komen, dan is artikel 26b van de Archiefregeling van toepassing. Die bepaalt dat Defensie inzicht moet verschaffen in de volgende aspecten van het door hem toegepaste vervangingsproces;

  • a) de reikwijdte van het vervangingsproces, waartoe in elk geval worden gerekend een opgave van de organisatieonderdelen en de categorieën archiefbescheiden waarvoor het vervangingsproces geldt;

  • b) de inrichting van de apparatuur waarmee wordt vervangen, de gekozen instellingen en de randapparatuur;

  • c) voor zover van toepassing de software en de gekozen instellingen;

  • d) de criteria voor de keuze ter zake van reproductie in kleur, grijswaarden of zwartwit;

  • e) de wijze waarop de reproductie tot stand komt, waartoe in elk geval worden gerekend de formaten, bewerkingen, metagegevens en, voor zover van toepassing, de keuze ter zake van reproductie per batch of per stuk;

  • f) de inrichting van de controle op juiste en volledige weergave en van het herstel van fouten;

  • g) het proces van vernietiging van de vervangen archiefbescheiden;

  • h) de kwaliteitsprocedures.

Defensie heeft ervoor gekozen deze aspecten nader uit te werken in het Handboek routinematige vervanging documenten Ministerie van Defensie en het Handboek retrospectieve vervanging documenten Ministerie van Defensie, die als bijlage onderdeel uitmaken van dit besluit tot vervanging.

Naar boven