Call for proposals KIEM Defensie 2025, Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek

Regieorgaan SIA

april t/m september 2025

Inhoudsopgave

1

Overzicht en inleiding

1
 

1.1

Kort overzicht

1
 

1.2

Inleiding

2
 

1.3

Achtergrond

2

2

Doel

3
 

2.1

Doelstelling van het programma

3
 

2.2

Doelstelling van de regeling

3
 

2.3

Maatschappelijke impact van onderzoek

4

3

Opstellen en indienen

4
 

3.1

Tijdpad

5
 

3.2

Wie kan aanvragen

5
 

3.3

Wat kan worden aangevraagd

7
 

3.4

Aanvraag opstellen en indienen in ISAAC

9
 

3.5

Voorwaarden voor in behandeling nemen

10

4

Beoordeling

11
 

4.1

Criteria

11
 

4.2

Beoordelingsprocedure

11
 

4.3

Richtlijnen en kaders voor de beoordeling

12

5

Na de toewijzing

13
 

5.1

Start van het project

13
 

5.2

Monitoring en projectbeheer

13
 

5.3

Richtlijnen en kaders voor uitvoering van het project

14
 

5.4

Onderzoeksresultaten – Open Science

15
 

5.5

Afronding

15
 

5.6

Aanvullende voorwaarden

15
 

5.7

Evaluatie

16

6

Contact

16
 

6.1

Vragen over de financiering van aanvragen?

16
 

6.2

Vragen over de inhoud van deze ronde?

16
 

6.3

Technische vragen over ISAAC?

16

7

Voorwaarden en tarieven in budgetmodules

16
 

7.1

Personeel (behorend bij paragraaf 3.3.1)

16
 

7.2

Materieel (behorend bij paragraaf 3.3.2)

17
 

7.3

Investeringen (behorend bij paragraaf 3.3.3)

17
 

7.4

Waardebepaling cofinanciering

18
 

7.5

Indexering

18

1 Overzicht en inleiding

In dit hoofdstuk vindt u een kort overzicht van deze subsidieronde (hierna ronde), een inleiding bij deze Call for proposals en de achtergrond van deze ronde.

1.1 Kort overzicht

Doel: het doel van KIEM Defensie is het koppelen van praktijkvragen van Defensieonderdelen aan praktijkgerichte onderzoeksactiviteiten aan hogescholen om (verkennend) praktijkgericht onderzoek gericht op Defensie-vraagstukken te faciliteren.

Budget: het subsidieplafond voor deze subsidieronde bedraagt in totaal € 1.000.000. De aan te vragen subsidie per project bedraagt maximaal € 40.000. Binnen deze ronde worden naar verwachting maximaal 25 aanvragen toegewezen.

Consortium en cofinanciering: het consortium bestaat naast de aanvrager uit ten minste twee praktijkpartners waarvan minimaal één onderdeel van Defensie. De minimaal vereiste cofinanciering van de praktijkpartners bedraagt tenminste 25% van het subsidiebedrag.

Indieningsdeadlines: de deadlines voor het indienen van aanvragen zijn 8 april 2025 (ophaalmoment 1), vóór 14:00:00 uur CEST en 30 september 2025 vóór 14:00:00 uur CEST (ophaalmoment 2 en tevens sluiting).

Procedure: alle aanvragen die in behandeling worden genomen, worden voorgelegd aan een beoordelingscommissie voor een schriftelijk preadvies. De commissie komt vervolgens in een beoordelingsvergadering gezamenlijk tot een definitieve beoordeling. De commissie stelt naar aanleiding van de bespreking een schriftelijk advies op aan het bestuur van Regieorgaan SIA. Het bestuur van Regieorgaan SIA besluit op basis van het commissieadvies over toewijzing of afwijzing van de aanvraag.

Lees voor de volledige voorwaarden het gehele document.

1.2 Inleiding

Deze Call for proposals valt onder de verantwoordelijkheid van het Nationaal Regieorgaan Praktijkgericht Onderzoek SIA (hierna Regieorgaan SIA) en wordt uitgevoerd in een samenwerking met het Ministerie van Defensie, hierna Defensie.

Regieorgaan SIA stimuleert de kwaliteit en de impact van het praktijkgericht onderzoek van hogescholen en is onderdeel van de Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek (NWO).

Het Ministerie van Defensie zet zich in voor een wereld waarin mensen in vrijheid en veiligheid kunnen leven. Dat doen ze met Nederland als basis. Daarbij hebben de Koninklijke Marine, Koninklijke Landmacht, Koninklijke Luchtmacht en Koninklijke Marechaussee, hierna de krijgsmacht, drie hoofdtaken: het beschermen van het eigen grondgebied en dat van bondgenoten; het bevorderen van de (internationale) rechtsorde en stabiliteit en het ondersteunen van civiele autoriteiten en leveren van bijstand bij rampen en crises. Deze hoofdtaken voert het ministerie uit in samenwerking met bondgenoten en samen met de samenleving.

Om tot de beste oplossingen te komen voor de uitdagingen die Defensie hierin tegenkomt is gekozen voor een samenwerking met Regieorgaan SIA om niet alleen de krijgsmachtonderdelen maar de gehele organisatie inclusief het ondersteuningscommando DOSCO, het commando Materieel & IT (COMMIT) en de Directie generaal Beleid (DGB) met onderzoek van hogescholen te verbinden.

Deze Call for proposals beschrijft hoe het aanvraagproces voor de ronde KIEM Defensie indieningsronde april tot en met september 2025 is ingericht en bestaat uit zeven hoofdstukken.

Regieorgaan SIA verwerkt ontvangen persoonsgegevens conform de privacyverklaring van NWO.

1.3 Achtergrond

KIEM is een instrumenttype waarvan het acroniem staat voor Kennis- en Innovatie-Mapping. Met de KIEM-regelingen stimuleert Regieorgaan SIA eenjarige onderzoeksprojecten, waarin praktijkgerichte onderzoekers en private partijen samenwerken. Thematische KIEM-regelingen worden samen met partners – zoals topsectoren of departementen – ingezet op diverse thema’s, waaronder duurzame chemie, circulaire economie, voedsel en maatschappelijk verdienvermogen.

Met KIEM zet Regieorgaan SIA in op diverse ambities uit de strategie ‘Investeren met impact’ 2023–2026’. KIEM faciliteert (verkennend) praktijkgericht onderzoek, netwerkvorming en innovatieversnelling.

Als laagdrempelige subsidieregeling voor het opzetten van samenwerkingsverbanden draagt KIEM eraan bij dat onderzoeksorganisaties zich organiseren op maatschappelijke regionale en landelijke thema’s. Dit doen we door initiatief te nemen, te investeren en samen met financieringspartners thematische KIEM-regelingen te ontwikkelen.

1.3.1 KIEM Defensie

De regeling KIEM Defensie is een nieuw initiatief binnen de samenwerking tussen Regieorgaan SIA en Defensie. KIEM Defensie is gericht op (verkennend) praktijkgericht onderzoek uitgevoerd door consortia van hogescholen en Defensieonderdelen.

Nederland staat voor grote en complexe maatschappelijke uitdagingen op het gebied van veiligheid. De Nederlandse krijgsmacht is het grootste veiligheidsorgaan. De geopolitieke ontwikkelingen van de afgelopen jaren hebben duidelijk gemaakt dat het behouden, beschermen en ontwikkelen van strategische kennis, technologie en capaciteiten van wezenlijk belang is voor onze (inter)nationale veiligheid. Dit meldt ook het AWTI-rapport ‘kennisoffensief voor Defensie’. Deze ontwikkelingen dwingen onze samenleving en de Defensieorganisatie om sterker en slimmer te worden en om meer samen te werken; zie hiervoor ook Defensienota 2024-Sterk, slim en samen. Defensie mag zich deze kabinetsperiode verder versterken zodat we beter kunnen beschermen wat ons dierbaar is en om voorbereid te zijn op allerlei mogelijke dreigingen. Defensie kan dat niet alleen, staat open voor samenwerkingen en wil de samenleving helpen om weerbaarder te worden.

Zorgen voor veiligheid is niet alleen de taak van Defensie, maar van de hele samenleving. Van bedrijven en organisaties tot scholen en burgers.

Met KIEM Defensie zet Regieorgaan SIA in op de professionalisering en kwaliteitsversterking van het praktijkgericht onderzoek van hogescholen. Dit past bij onze strategische uitgangspunten om netwerkvorming te bevorderen en hoogwaardig onderzoek van hogescholen met doorwerking in onderwijs en praktijk te stimuleren.

Op regionaal niveau is er behoefte aan onderzoeksorganisaties die intensief samenwerken met het veranderende werkveld en in continue verbinding staan met de maatschappij.

Hogescholen zijn bij uitstek in staat om onderwijs, onderzoek en de (regionale) beroepspraktijk met elkaar te verbinden. Gezamenlijk kunnen zij tot kennis en innovaties komen die bijdragen aan de oplossing van maatschappelijke vraagstukken.

2 Doel

In dit hoofdstuk leest u meer over de doelstelling van het programma, de doelstelling van de regeling en de maatschappelijke impact.

2.1 Doelstelling van het programma

Het Ministerie van Defensie beschermt wat ons dierbaar is en dat doet ze steeds meer in samenwerking met partners, bedrijven en kennisinstellingen. In dit kader is de samenwerking met Nationaal Regieorgaan Praktijkgericht Onderzoek SIA ontstaan. Deze samenwerking focust op het ontwikkelen en financieren van gezamenlijk activiteiten op het gebied van praktijkgericht onderzoek door hogescholen op het gebied van (binnenlandse) veiligheid.

Deze samenwerking is gericht om drie doelstellingen te bereiken. Ten eerste worden hogescholen in staat gesteld om bij te dragen aan de praktijkgerichte onderzoeksvraagstukken van de Defensieorganisatie. Ten tweede wordt het mogelijk gemaakt voor hogescholen om bij te dragen aan vraagstukken rondom de bredere weerbaarheid van de samenleving. Ten derde wordt beoogd om een kennisinfrastructuur met hogescholen en Defensieonderdelen te ontwikkelen. Door samen te werken aan deze doelstellingen draagt dit onderzoeksprogramma bij aan de drie hoofdtaken van de krijgsmacht namelijk het beschermen van het eigen grondgebied en dat van bondgenoten; het bevorderen van de (internationale) rechtsorde en stabiliteit en het ondersteunen van civiele autoriteiten en leveren van bijstand bij rampen en crises.

2.2 Doelstelling van de regeling

Het doel van KIEM Defensie is het koppelen van praktijkvragen van Defensieonderdelen aan praktijkgerichte onderzoeksactiviteiten. Deze onderzoeksactiviteiten worden uitgevoerd door een netwerk van hogescholen, defensieonderdelen en praktijkpartners. Regieorgaan SIA stimuleert met KIEM Defensie zowel netwerkvorming als het verkennen van praktijkvragen die een KIEM kunnen zijn voor een vervolgproject of een innovatie.

Het is dus niet mogelijk om aanvragen te doen die zich uitsluitend richten op deskundigheidsbevordering van personeel, het ontwikkelen van een nieuwe opleiding/nieuw curriculum voor de hogeschool en/of reguliere activiteiten van een hogeschool.

2.2.1 Thematische afbakening

Bij KIEM Defensie passen voorstellen die gericht zijn op praktijkvragen van de verschillende Defensieonderdelen zoals Koninklijke Marine, Koninklijke landmacht, Koninklijke Luchtmacht, Koninklijke Marechaussee, Defensie Ondersteuningscommando, Commando Materieel en IT of Bestuursstaf. Er is bewust gekozen voor een breed thematisch kader vanwege de grote diversiteit aan kennisbehoeften en praktijkvragen binnen de Defensieorganisatie. Tevens sluit dit goed aan bij de wens van Defensie om te leren van out-of-the-box thema’s, bijzondere expertises of niche capaciteiten van de hogescholen die van waarde kunnen zijn voor Defensie.

Hierbij gaat het om aanvragen met praktijkvraagstukken die van belang zijn voor de Defensieorganisatie als geheel en i voor het specifieke defensieonderdeel in het bijzonder. Er moet een heldere focus zijn op het gebruik van de opbrengsten van het project door de Defensieorganisatie en/of vernieuwing van haar beroepspraktijk. Hierin is de verbinding met het onderwijs (studenten en/of docenten) van belang, bij hogescholen en bij voorkeur ook bij mbo-instellingen.

Onderzoeksvragen kunnen zich richten op zowel directe veiligheid en defensiegerelateerde onderwerpen, als op randvoorwaardelijke en aanpalende thema’s. Voorbeelden van thema’s die relevant zijn voor Defensieonderdelen zijn veiligheid, logistiek, gezondheidszorg, duurzaamheid, sociale innovatie en randvoorwaarden voor innovatie.

Hierbij gaat het in navolging van het AWTI-advies niet uitsluitend om technologische vraagstukken maar ook om sociale, geesteswetenschappelijke en culturele aspecten die bij kunnen dragen aan een integrale benadering en systeemoplossingen. Andere relevante thema’s staan onder meer opgetekend in de Defensienota 2024 en de KIA Veiligheid.

Onderstaand enkele voorbeeldvragen die met de KIEM Defensieregeling opgepakt kunnen worden. Deze lijst is niet sluitend en dient ter inspiratie:

  • • Wat is er nodig voor Defensie om, in het kader van whole of society government, door middel van civiel-militaire samenwerking de brede weerbaarheid tegen militaire dreigingen te versterken? (N.B. brede weerbaarheid omvat zowel maatschappelijke weerbaarheid als militaire paraatheid.)

  • • Wat is er nodig om als Defensie een lerende organisatie te zijn (en te blijven) ten aanzien van kennisabsorptie en inbedding van opgebouwde kennis als ook implementatie en daadwerkelijk gebruik van innovaties (technologisch, sociaal et cetera) en het inzetten van nieuwe processen en werkwijzen?

  • • Wat kan Defensie doen om zich inhoudelijk strategisch te blijven ontwikkelen op voor Defensie belangrijke thema’s, binnen zowel het fundamentele en conceptuele terrein als ook binnen het domein van (hoogtechnologische) ontwikkelingen en innovatie?

  • • Hoe kunnen we de logistieke keten binnen Defensie met minder personeel minstens even effectief en efficiënt maken?

  • • Hoe kan de uitgezonden militair gedurende zeven dagen zelfvoorzienend opereren in het veld wat betreft elektriciteit?

  • • Hoe kunnen wij het menselijk presteren van ongetrainde militairen optimaliseren voorafgaand aan inzet?

2.2.1.1 Geen gerubriceerde vraagstukken

Uiteraard heeft Defensie ook kennisbehoeftes die een gerubriceerd of vitaal karakter kunnen hebben. Gerubriceerde projecten vallen niet binnen het kader van KIEM Defensie en de samenwerking beperkt zich uitsluitend tot niet-gerubriceerde projecten. Dat betekent dat slechts informatie en/of materiaal gebruikt kan worden dat ongerubriceerd is en niet als staatsgeheim of van vitaal belang is verklaard.

2.3 Maatschappelijke impact van onderzoek

Defensie heeft als opdracht ervoor te zorgen dat ‘we vrij en veilig kunnen blijven werken, wonen, leven en opgroeien’ (Defensienota 2024). Dit is de maatschappelijke uitdaging waaraan gewerkt wordt door interactie en afstemming met praktijkgerichte onderzoekers, defensieonderdelen en andere maatschappelijke belanghebbenden zoals bijvoorbeeld mbo-instellingen en bedrijven. Consortia worden uitgenodigd in gezamenlijkheid te werken aan enerzijds een sterkere en slimmere krijgsmacht en anderzijds een weerbare en betrokken samenleving. Een sterkere en slimmere krijgsmacht die (met partners) zorgt voor een geloofwaardige afschrikking om tegenstanders op afstand te houden en als nodig, in staat is om de samenleving te beschermen. Dit gebeurt op land, ter zee en in de lucht, maar ook in het cyberdomein en in de ruimte. Mensen in de uitvoering staan hierbij centraal. Defensie heeft het streven dat innovatie en doorontwikkeling voor de hele defensieorganisatie vanzelfsprekend wordt. Een weerbare en betrokken samenleving houdt in dat de maatschappij voldoende is voorbereid op een militair conflict. Er is voldoende capaciteit voor productiezekerheid, ruimte, personeel, logistiek en medische zorg.

Veiligheid van de vitale infrastructuur in de Noordzee is geborgd, we kunnen ons verdedigen tegen digitale dreigingen en kunnen vertrouwen op onze logistieke en medische ketens.

3 Opstellen en indienen

In dit hoofdstuk staat informatie over het opstellen en indienen van een aanvraag.

3.1 Tijdpad

3.1.1 Ophaalmomenten en first come, first served

In deze subsidieronde wordt gewerkt met ophaalmomenten. Op voorhand is niet te bepalen hoeveel aanvragen worden ingediend per ophaalmoment. Daarom is het niet mogelijk om per ophaalmoment een deelsubsidieplafond te noemen. Het budget dat overblijft na het toewijzen van de aanvragen die zijn ingediend tijdens een ophaalmoment, is het deelsubsidieplafond voor aanvragen die worden ingediend tijdens het volgende ophaalmoment. Per ophaalmoment worden alle aanvragen die een positief oordeel krijgen toegewezen totdat het subsidieplafond is bereikt.

Als het subsidieplafond voor de indieningsdeadline wordt bereikt, sluit de ronde voor de indieningsdeadline. Regieorgaan SIA neemt dan geen aanvragen meer in behandeling. Dit besluit wordt in de Staatscourant bekendgemaakt.

Bij het behandelen van de aanvragen wordt het principe van first come, first served gehanteerd. Hierbij worden alle aanvragen met een positief oordeel in een prioritering gezet op volgorde van indieningsdatum en -tijdstip. Indien de aanvraag direct voldoet aan de voorwaarden voor indiening (zie paragraaf 3.7), geldt het moment van indiening in ISAAC voor de volgorde van binnenkomst. Als u de aanvraag heeft moeten aanpassen om te voldoen aan de voorwaarden voor indiening, geldt het moment waarop u de aanvraag volledig en juist heeft ingediend in ISAAC als het moment van binnenkomst. Als het budget niet toereikend is, worden de aanvragen met de hoogste prioritering eerst toegewezen, tot het budget op is.

Deze ronde heeft twee momenten waarop Regieorgaan SIA alle tot dan toe in ISAAC binnengekomen aanvragen verwerkt (‘ophaalt)’.

De ophaalmomenten zijn:

  • 1. 8 april 2025 vóór 14:00:00 uur CEST

  • 2. 30 september 2025 vóór 14:00:00 uur CEST en tevens sluitingsdatum

3.1.2 Tijdpad beoordelingsprocedure

Hieronder staan de deadlines/sluitingsdatum inclusief het tijdpad van de gehele beoordelingsprocedure van deze ronde. Het kan zijn dat Regieorgaan SIA het noodzakelijk acht om tijdens de lopende procedure aanpassingen in het tijdpad aan te brengen. De aanvrager wordt hierover geïnformeerd.

Regieorgaan SIA toetst de aanvragen op de formele voorwaarden voor indiening (zie paragraaf 3.5). Als de aanvraag daaraan voldoet, wordt de aanvraag in behandeling genomen. Aanvragen die na de sluitingsdatum worden ingediend, neemt Regieorgaan SIA niet in behandeling.

3.1.2.1 Deadline en tijdpad behandeling aanvragen

Eerste ophaalmoment (8 april 2025 vóór 14:00:00 CEST)

  • • April 2025: check op voorwaarden voor indiening

  • • April en mei 2025: beoordeling door de beoordelingscommissie

  • • Juni 2025: besluit door het bestuur van Regieorgaan SIA

  • • Juli 2025: bekendmaking van het besluit

Tweede ophaalmoment (30 september 2025 vóór 14:00:00 CEST, tevens sluitingsdatum)

  • • Oktober 2025: check op voorwaarden voor indiening

  • • Oktober en november 2025: beoordeling door de beoordelingscommissie

  • • December 2025: besluit door het bestuur van Regieorgaan SIA

  • • Januari 2026: bekendmaking van het besluit

3.2 Wie kan aanvragen

Hogescholen zoals bedoeld in artikel 1.8 van de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek (WHW) kunnen een aanvraag indienen.

De persoon die de aanvraag indient in ISAAC wordt geacht hiertoe te zijn gemachtigd door het College van Bestuur (CvB) van de aanvragende hogeschool.

Het aanvraagformulier dient ondertekend te worden door de voorzitter dan wel een lid van het CvB van de aanvragende hogeschool. Voor deze subsidieronde biedt Regieorgaan SIA de mogelijkheid om het aanvraagformulier door een andere persoon te laten ondertekenen, mits vooraf of bij het indienen van de subsidieaanvraag eenmalig een bewijs wordt bijgevoegd dat deze persoon hiertoe door het CvB is gemandateerd. U kunt daarvoor gebruik maken van het mandateringsformulier dat u vindt bij de documenten in ISAAC.

3.2.1 Aanvullende voorwaarden voor aanvragers
3.2.1.1 Lector of senior onderzoeker

De aanvraag is opgesteld onder verantwoordelijkheid van een lector of senior onderzoeker, verbonden aan de aanvragende hogeschool.

3.2.1.2 Consortium

Het consortium bestaat naast de aanvrager uit minimaal de volgende consortiumpartners: twee praktijkpartners, waarvan minimaal een onderdeel van Defensieorganisatie. Dit kan zijn Koninklijke Marine, Koninklijke landmacht, Koninklijke Luchtmacht, Koninklijke Marechaussee, Defensie Ondersteuningscommando, Commando Materieel en IT, Nederlandse Defensie Academie (NLDA) of Bestuursstaf.

Onder praktijkpartners verstaan we organisaties die gebruik maken van de kennis die wordt gegenereerd in het KIEM-project in de beroepspraktijk. Een praktijkpartner kan zowel een private als een publieke partij zijn.

Mkb-ondernemingen (waaronder ook zzp’ers) die participeren in een consortium voldoen aan de volgende criteria:

  • • Er is sprake van een onderneming, te weten: een eenheid, ongeacht haar rechtsvorm, die een economische activiteit uitvoert.

  • • De onderneming staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel.

  • • Er is sprake van een onderneming met minder dan 250 werknemers én een jaarlijkse omzet van minder dan € 50 miljoen óf een balanstotaal van € 43 miljoen. Om vast te stellen of aan deze maxima wordt voldaan, moet een onderneming die onderdeel is van een groep bedrijven of een concern zowel het personeel, de omzet en het balanstotaal van dit concern meetellen.

Indien een onderneming 250 of meer werknemers heeft, een jaarlijkse omzet heeft van € 50 miljoen of meer, of een balanstotaal heeft van € 43 miljoen of meer, is er sprake van een grootbedrijf.

Tot publieke partijen worden de organisaties gerekend die als doel hebben een publieke, wettelijke taak uit te voeren, geen winstoogmerk of commercieel belang hebben en (gedeeltelijk) worden bekostigd en/of gesubsidieerd met publiek geld. Hiertoe behoren ook decentrale overheden (gemeenten, provincies, waterschappen), semi-overheidsorganisaties en zelfstandige bestuursorganen. Deze partijen komen onder meer uit de volgende sectoren: zorg en welzijn, kunst en cultuur, veiligheid en leefomgeving, volkshuisvesting, onderwijs.

Bij KIEM Defensie worden non-profitorganisaties die publieke taken uitvoeren tot publieke partijen gerekend, zoals natuur- en milieuorganisaties. Ook zorgaanbieders met een winstoogmerk of commercieel belang, zoals fysiotherapeuten of commerciële ziekenhuizen worden in deze Call for proposals tot publieke partijen gerekend, indien het onderzoek zich richt op praktijkprofessionals die hier werkzaam zijn. Onderzoeks- en onderwijsorganisaties, zoals mbo-instellingen, universiteiten of umc’s, kunnen tevens als publieke partij worden opgevoerd, indien het onderzoek zich richt op praktijkprofessionals die hier werkzaam zijn.

Private partijen, onderzoeksorganisaties, koepel- of brancheorganisaties en beroepsverenigingen kunnen in het consortium zitting nemen.

De consortiumpartners bevestigen hun deelname aan het consortium door middel van een handtekening op het aanvraagformulier van de subsidieaanvraag.

De consortiumpartners worden opgenomen in de begroting.

Het is mogelijk om ook andere deelnemers (zoals grootbedrijven) aan te laten sluiten bij het consortium als consortiumpartner, zolang aan de minimale eisen van de samenstelling van het consortium is voldaan. Partijen die niet op de begroting staan maar wel bijdragen aan het project kunt u aangeven in het aanvraagformulier onder overige betrokken partijen.

3.2.1.3 Dubbelrollen in het consortium

De aanvrager, de bij de aanvraag betrokken medewerker van een hogeschool, of een onderzoeker van de bij de aanvraag betrokken onderzoeksgroep mag niet tevens een (bezoldigd of onbezoldigd) dienstverband bij een praktijkpartner hebben.

3.2.1.4 Thema-keuze

Het subsidie instrument KIEM wordt ingezet in diverse thematische KIEM-regelingen. Elk van deze regelingen heeft een eigen afbakening zoals beschreven in de Call for proposals voor de huidige subsidierondes. Informatie over het aanbod aan thematische KIEM-subsidierondes en de daarbij behorende thematische afbakeningen vindt u op de website van Regieorgaan SIA.

Het is niet toegestaan dezelfde aanvraag in meerdere thematische KIEM-regelingen in te dienen. U moet dus kiezen bij welke thematische KIEM-regeling u de aanvraag indient. Wanneer Regieorgaan SIA constateert dat uw aanvraag in meerdere subsidierondes tegelijk is ingediend, bent u verplicht alsnog een keuze te maken.

Indien uw aanvraag niet wordt gehonoreerd of niet in behandeling wordt genomen, kunt u een nieuwe aanvraag indienen in ISAAC voor een volgend ophaalmoment in een van de thematische regelingen.

3.3 Wat kan worden aangevraagd

Het subsidieplafond voor deze ronde bedraagt in totaal € 1.000.000. De aan te vragen subsidie per project bedraagt maximaal € 40.000. Binnen deze ronde worden naar verwachting maximaal 25 aanvragen toegewezen.

De aanvrager kan kosten opvoeren voor personeel, materieel en investeringen. Kosten van (deel)activiteiten die al zijn gefinancierd vanuit andere subsidies, kunnen niet worden opgevoerd.

De beschikbare budgetmodules (inclusief de maximale bedragen) staan hieronder vermeld. Voer alleen de kosten op die essentieel zijn om het project uit te voeren. De volledige voorwaarden en tarieven op deze budgetmodules staan in Hoofdstuk 7. Alle op te voeren kosten zijn exclusief btw, tenzij het niet-verrekenbare btw betreft.

3.3.1 Personeel

Voor personeel van hogescholen (zoals bedoeld in art 1.1 lid van de Subsidieregeling NWO) dat een bijdrage levert aan het project, kan subsidie voor de loonkosten worden aangevraagd. Het bedrag hiervoor is afhankelijk van het type aanstelling en de organisatie waar het personeel werkt.

Voor projectmanagement mag maximaal 10% van de totale projectkosten worden opgevoerd.

3.3.1.1 Personeel van hogescholen

Het is mogelijk om loonkosten op te voeren van personeel van hogescholen. Zie voor meer informatie 7.1.1.

3.3.1.2 Studenten

Het is mogelijk om studenten in te zetten voor het project als ze studeren aan een onderzoeksorganisatie genoemd in paragraaf 3.2. De kosten hiervan kunt u binnen het project opvoeren als materiële kosten. Er is geen maximum aan het aantal studenten dat kan meewerken in het project. Zie voor meer informatie 7.1.1.

3.3.1.3 Personeel bij een universiteit in het Koninkrijk der Nederlanden, umc of een onderzoeksorganisatie genoemd in artikel 1.1, eerste lid, c t/m h, van de NWO Subsidieregeling

Voor personeel dat werkzaam is bij een universiteit in het Koninkrijk der Nederlanden, universitair medisch centrum (umc) of een andere onderzoeksorganisatie, genoemd in artikel 1.1, eerste lid, c t/m h, van de NWO Subsidieregeling kunnen loonkosten worden opgevoerd voor de volgende functies: postdoc, arts-onderzoeker en niet-wetenschappelijk personeel (NWP).

Het is ook mogelijk om loonkosten van universitair (hoofd)docenten, hoogleraren en onderzoekers van de genoemde onderzoeksorganisaties op te voeren. Zie voor meer informatie 7.1.2. t/m 7.1.6.

3.3.2 Materieel

Subsidie kan worden aangevraagd voor alle projectspecifieke materiële kosten. Zie voor meer informatie 7.2.

3.3.3 Investeringen

Het is mogelijk om kosten op te voeren voor investeringen in apparatuur, infrastructuur en andere onderzoeksmiddelen die na afloop van het project economische waarde hebben of kunnen worden hergebruikt. Loonkosten van personeel dat de apparatuur, infrastructuur en andere onderzoeksmiddelen in staat van gereedheid brengt, worden niet beschouwd als onderdeel van de investering.

Alleen de ermee gemoeide afschrijvingskosten zijn subsidiabel. Afschrijvingskosten gemoeid met gedane investeringen in het buitenland kunnen niet worden opgevoerd. Zie voor meer informatie 7.3.

3.3.4 Aanvullende financiële voorwaarden voor consortiumpartners
3.3.4.1 Subsidiabele kosten van de consortiumpartners

De kosten van de andere consortiumpartners komen niet in aanmerking voor subsidie. Deze kosten worden beschouwd als cofinanciering.

3.3.5 Eigen bijdragen en cofinanciering

De consortiumpartners dragen bij aan de uitvoering van het project. De aanvrager van het betreffende project levert eventueel een eigen bijdrage.

De consortiumpartners leveren cofinanciering. Deze consortiumpartners bevestigen hun cofinanciering door middel van ondertekening van het aanvraagformulier van de subsidieaanvraag.

De eventuele eigen bijdragen en cofinanciering in kind kunnen worden ingebracht voor dekking van de personele en/of materiële inbreng van de betrokken organisaties. Zie voor meer informatie 7.4.

Ook voor de cofinanciering in cash geldt dat dient te worden aangegeven welke kosten van de projectactiviteiten hiermee worden gefinancierd.

3.3.5.1 Minimaal vereiste cofinanciering

De vereiste cofinanciering van de praktijkpartners, zonder onderscheid naar cofinanciering cash of in kind, bedraagt bij elkaar ten minste 25% van het subsidiebedrag.

Onderzoeksorganisaties en grootbedrijven kunnen als partner in cash en/of in kind bijdragen aan de uitvoering van het project. Deze cofinanciering wordt niet meegerekend met de verplichte minimale cofinanciering van 25% van de totale subsidie.

3.3.5.2 Onderzoeksorganisatie als praktijkpartner

Onderzoeksorganisaties kunnen op twee manieren deelnemen aan het consortium: in hun rol als subsidiabele onderzoeksorganisatie of in de rol van praktijkpartner die bijdraagt aan de verplichte minimale cofinanciering. Uit het aanvraagformulier moet blijken in welke van deze twee rollen de organisatie deelneemt. Deze keuze wordt onderbouwd in het projectvoorstel. Als een onderzoeksorganisatie deelneemt als praktijkpartner is deze onderzoeksorganisatie niet subsidiabel.

Rekenvoorbeeld:

Bij een gevraagde subsidie van € 40.000 bedragen de totale projectkosten minimaal € 50.000. De minimale cofinanciering hierbij is € 10.000.

De omvang van de eigen bijdrage en cofinanciering geeft u aan in de begroting. Niet toelaatbaar als cash cofinanciering is door NWO verstrekte subsidie.

3.3.5.3 Verantwoording cofinanciering

In sommige gevallen (zie 7.5) wijst Regieorgaan SIA meer subsidie voor loonkosten toe dan aangevraagd, als gevolg van ambtshalve indexering. Tegenover dit extra bedrag hoeft geen aanvullende eigen bijdrage of cofinanciering te staan.

De subsidie van Regieorgaan SIA is nooit meer dan de toegewezen subsidie uit het subsidiebesluit.

Te allen tijde dient Regieorgaan SIA op de hoogte gesteld te worden van problemen in verwachte cofinanciering en eventuele eigen bijdrage. Naast financiële gevolgen voor een project, kan Regieorgaan SIA ook adequate wijzigingen in een project verlangen als wijzigingsverzoek, zodat het onderzoek naar beste vermogen vervolgd kan worden.

3.4 Aanvraag opstellen en indienen in ISAAC

Regieorgaan SIA werkt met het systeem ISAAC. Begin tijdig met de aanvraag in ISAAC.

  • • Maak een account aan of update indien nodig de gegevens als u al een account heeft.

  • • Download het aanvraagformulier en de 3 formats voor bijlagen in ISAAC.

  • • Vul het aanvraagformulier in.

  • • Vul het consortiumpartnerformulier in. Als er meer dan 1 consortiumpartner is, vul dan zo vaak als nodig het consortiumpartnerformulier in.

  • • Sla het aanvraagformulier en consortiumpartnerformulier op als één pdf en dien het in ISAAC in. Dien apart de bijlagen in.

  • • In ISAAC vult u daarnaast de gevraagde gegevens in, onder andere de publiekssamenvatting. De publiekssamenvatting bedraagt 50-100 woorden en moet toegankelijk geschreven zijn voor een brede doelgroep. Regieorgaan SIA kan deze samenvatting bij een nieuwsbericht over de toewijzingen van de subsidie publiceren.

Voorzie de aanvraag van de volgende verplichte bijlagen door deze te uploaden in ISAAC:

  • • projectvoorstel (pdf)

  • • begroting (Excel-bestand)

  • • formulier projectbetrokkenen (Excel-bestand)

Gebruik voor de bijlagen alleen de door Regieorgaan SIA aangeboden formats. Andere bijlagen dan hierboven vermeld zijn niet toegestaan.

U kunt uw aanvraag alleen indienen via ISAAC. Aanvragen die niet via ISAAC zijn ingediend, worden niet in behandeling genomen.

Taal van de aanvraag is Nederlands of Engels. Binnen het aanvraag- en beoordelingsproces correspondeert Regieorgaan SIA altijd in het Nederlands, ook als u uw aanvraag in het Engels opstelt.

Voor vragen over ISAAC kan de handleiding ISAAC worden geraadpleegd (te vinden via de knop ‘help’ in ISAAC) of kan er contact worden opgenomen met de ISAAC-helpdesk. De ISAAC-helpdesk is bereikbaar van maandag t/m vrijdag van 10.00 tot 17.00 uur op telefoonnummer +31 (0) 70 34 40 600. Mailen kan naar isaac.helpdesk@nwo.nl. Een reactie volgt binnen twee werkdagen.

Bekijk de ronde en alle documenten in ISAAC.

3.4.1 Aanvullende informatie over thema’s en beleidslijnen

Op het aanvraagformulier vragen wij u aan te geven bij welke thema’s en beleidslijnen uw aanvraag aansluit. Deze informatie ondersteunt ons onder meer bij het maken van beleidskeuzes. Meer informatie hierover vindt u op onze webpagina Informatieverzameling en monitoring. De door u verstrekte informatie wordt niet meegenomen in het beoordelingsproces.

3.4.1.1 Aansluiting op ‘Thema’s met impact’ (VH) en Onderwijssectoren

Regieorgaan SIA wil graag geïnformeerd worden over hoe de aanvraag zich verhoudt tot de onderzoeksthema’s, gespecificeerd in Praktijkgericht onderzoek als kennisversneller, Strategische onderzoeksagenda hbo 2022 – 2025 van de Vereniging Hogescholen. Op het aanvraagformulier geeft u daarom aan bij welke thema’s uit deze onderzoeksagenda de activiteiten aansluiten.

Daarnaast wenst Regieorgaan SIA geïnformeerd te worden over de aansluiting van het project bij de onderwijssectoren.

Vraagt u niet aan namens een hogeschool? Dan kunt u indien van toepassing een thema aankruisen.

3.4.1.2 Topsectoren

Regieorgaan SIA wil, als dat van toepassing is, ook graag weten tot welke topsector of topsectoren uw project zich verhoudt. Meer informatie over de topsectoren vindt u op topsectoren.nl.

3.4.1.3 Bijdrage aan NWA

Regieorgaan SIA zet zich actief in om hogescholen optimaal mee te laten doen met praktijkgericht onderzoek binnen de verschillende routes van de Nationale Wetenschapsagenda (NWA). Indien van toepassing geeft u in de aanvraag daarom aan bij welke NWA-route het project aansluit.

3.4.1.4 Bijdrage aan Missiegedreven Innovatiebeleid

Regieorgaan SIA wil hogescholen en onderzoekers aan universiteiten en overige onderzoeksorganisaties in staat stellen een waardevolle bijdrage te leveren aan het Missiegedreven Innovatiebeleid, onder andere met KIEM Defensie.

Als aanvrager geeft u op het aanvraagformulier aan bij welke van de acht Kennis en Innovatie Agenda’s (KIA’s) het project aansluit.

Meer informatie over de KIA’s vindt u op de webpagina over de Topsectoren en de missies voor de toekomst en in verschillende documenten van de KIA's Topsectoren:

3.5 Voorwaarden voor in behandeling nemen

Regieorgaan SIA toetst een aanvraag op onderstaande voorwaarden. Alleen als de aanvraag aan deze voorwaarden voldoet, wordt de aanvraag toegelaten tot de beoordelingsprocedure.

Voorwaarden:

  • • De aanvraag is ontvangen voor de gestelde deadline.

  • • De aanvraag is ten tijde van een ophaalmoment slechts in één thematische KIEM-subsidieronde ingediend.

  • • De aanvrager voldoet aan de in paragraaf 3.2 gestelde voorwaarden.

  • • De aanvraag voldoet aan de DORA-richtlijnen zoals beschreven in paragraaf 4.3.3.

  • • De aanvraag is opgesteld met gebruikmaking van de formulieren die beschikbaar zijn gesteld in ISAAC.

  • • De aanvraag is ingediend via ISAAC.

  • • De datamanagementparagraaf is ingevuld (hiermee maken aanvragers kenbaar hoe met data voortkomend uit het onderzoek wordt omgegaan).

  • • Het aanvraagformulier en de verplichte bijlagen zijn, na eventueel eenmalig verzoek tot aanvulling of wijziging, juist, compleet en volgens de instructies ingevuld.

  • • De aanvraag is opgesteld in het Nederlands of Engels.

  • • De begroting in de aanvraag is opgesteld volgens de voorwaarden van deze Call for proposals.

  • • Het voorgestelde project heeft een looptijd van maximaal 12 maanden, en start uiterlijk binnen 3 maanden na het subsidiebesluit.

In de aanvraagformulieren kunnen toelichtingen, instructies en vragen staan die nodig zijn om het formulier correct te kunnen invullen.

3.5.1 In behandeling nemen en administratieve correcties

Zo snel mogelijk nadat de benodigde stukken zijn ingediend, ontvangt de aanvrager bericht of Regieorgaan SIA de aanvraag in behandeling neemt. Houd er rekening mee dat Regieorgaan SIA de aanvrager binnen twee weken na het ophaalmoment kan benaderen om eventuele administratieve correcties door te voeren om (alsnog) te voldoen aan de voorwaarden voor indiening. De aanvrager krijgt een keer de gelegenheid om binnen maximaal vier werkdagen de correcties door te voeren. Als blijkt dat gecorrigeerde stukken wederom niet volledig en/of juist zijn, neemt Regieorgaan SIA de aanvraag niet in behandeling. Als de stukken wel juist en volledig zijn, neemt Regieorgaan SIA de aanvraag in behandeling en gaat deze door naar het proces van beoordeling en besluit.

3.5.2 Communicatie van aanvraag tot subsidiebesluit

Over de aanvraag communiceert Regieorgaan SIA van indiening tot en met besluit met de volgende personen:

  • • Met de aanvrager (indiener in ISAAC) in ISAAC communiceert Regieorgaan SIA over: toets op indieningsvoorwaarden, subsidiebesluit.

  • • Met de contactpersoon opgegeven in het aanvraagformulier communiceert Regieorgaan SIA over: subsidiebesluit.

  • • Met het College van Bestuur of de universitair onderzoeker communiceert Regieorgaan SIA over: subsidiebesluit.

4 Beoordeling

In dit hoofdstuk staat informatie over de beoordelingsprocedure van een aanvraag.

4.1 Criteria

De beoordeling vindt plaats aan de hand van inhoudelijke beoordelingscriteria en nadat de aanvraag is toegelaten tot de beoordelingsprocedure.

De aanvragen worden inhoudelijk beoordeeld aan de hand van de volgende criteria:

  • 1. Passendheid binnen de thematische afbakening van deze subsidieronde

    De aanvraag past wel of niet binnen het thema van deze subsidieronde:

    • • In het projectvoorstelformulier wordt aan de hand van de omschrijving in paragraaf 2.2 van de Call for proposals onderbouwd dat de aanvraag past bij de thematische afbakening van deze subsidieronde.

  • 2. Vraagarticulatie

    De aanvraag wordt beoordeeld op de mate waarin:

    • • de praktijkvraag uit de beroepspraktijk komt of getoetst is bij voor de vraagstelling relevante professionals werkzaam in de beroepspraktijk;

    • • de praktijkvraag vernieuwend en relevant is voor de beroepspraktijk;

    • • de praktijkvraag is vertaald naar een heldere, functionele en afgebakende onderzoeksvraag voor (verkennend) praktijkgericht onderzoek;

    • • de onderzoeksvraag voortbouwt op bestaande kennis, kunde of invulling geeft aan kennishiaten.

  • 3. Passendheid netwerk

    De aanvraag wordt beoordeeld op de mate waarin:

    • • bij aanvang de nodige expertise aanwezig is van onderzoeksorganisaties en de beroepspraktijk om de beoogde praktijkgerichte onderzoeksactiviteiten te kunnen uitvoeren;

    • • aandacht voor disseminatie van de uitkomsten van het (verkennend) onderzoek in zowel het onderwijs als de beroepspraktijk is geborgd in het netwerk.

    Dubbelrollen binnen het consortium zijn niet toegestaan (zie toelichting in 3.2.1.3) Indien de beoordelingscommissie constateert dat sprake is van een dubbelrol, leidt dit tot een onvoldoende op dit criterium.

  • 4. Kwaliteit projectplan

    De aanvraag wordt beoordeeld op de mate waarin:

    • • er sprake is van een haalbaar en doelmatig activiteitenplan, dat op logische wijze bijdraagt aan het beantwoorden van de onderzoeksvraag;

    • • de beroepspraktijk betrokken is bij de uitvoering van het project;

    • • de gevraagde middelen in verhouding staan tot de aard van het project.

De leden van de beoordelingscommissie beoordelen elk van de criteria met een voldoende of onvoldoende. Ieder beoordelingscriterium weegt even zwaar mee.

Om een positief oordeel te krijgen dient een aanvraag op alle criteria een voldoende te scoren. Alleen aanvragen met een positief oordeel kunnen in aanmerking komen voor subsidie.

4.2 Beoordelingsprocedure

De beoordelingsprocedure van de aanvraag bestaat uit de volgende stappen volgens het tijdpad zoals wordt vermeld in 3.1:

  • • Schriftelijk preadvies door de beoordelingscommissie

  • • Vergadering van de beoordelingscommissie

  • • Besluitvorming

Het bestuur van Regieorgaan SIA stelt voor deze ronde een externe, onafhankelijke beoordelingscommissie in. De leden hiervan zijn afkomstig uit de onderzoekswereld en praktijk met kennis op het thema. De taak van de beoordelingscommissie is de ingediende aanvragen te beoordelen aan de hand van de beoordelingscriteria. Iedere aanvraag wordt op zichzelf staand beoordeeld.

4.2.1 Schriftelijk preadvies door de beoordelingscommissie

De aanvraag wordt voorgelegd aan de beoordelingscommissie. De commissieleden formuleren in een schriftelijk preadvies commentaar aan de hand van de inhoudelijke beoordelingscriteria (zie paragraaf 4.1) en geven de aanvraag per beoordelingscriterium een voldoende of onvoldoende.

4.2.2 Vergadering van de beoordelingscommissie

De aanvraag en het schriftelijk preadvies van de beoordelingscommissie fungeren als startpunt voor de plenaire bespreking van de aanvragen door de beoordelingscommissie. De leden van de beoordelingscommissie maken op basis van de aanvraag, de schriftelijke preadviezen en de plenaire bespreking een afweging. Hierbij geldt dat de schriftelijke preadviezen richtinggevend zijn voor de uiteindelijke beoordeling, maar de beoordelingscommissie neemt deze niet per se onverkort over. De beoordelingscommissie geeft per criterium een voldoende of onvoldoende, dat leidt tot een eindoordeel per aanvraag.

De beoordelingscommissie stelt naar aanleiding van de bespreking een schriftelijk advies op aan het bestuur van Regieorgaan SIA. Het oordeel baseert zij op de beoordelingscriteria. De aanvraag moet op elk van de afzonderlijke beoordelingscriteria een voldoende scoren om in aanmerking te komen voor de subsidie. Het advies komt tot stand op basis van het oordeel van de aanvraag, de volgorde van binnenkomst en het maximaal beschikbare budget (subsidieplafond) voor deze ronde.

Als een aanvraag een positief oordeel heeft en het subsidieplafond nog niet is bereikt, dan zal de beoordelingscommissie aan het bestuur van Regieorgaan SIA adviseren om de gevraagde subsidie toe te kennen.

4.2.3 Besluitvorming

Het bestuur van Regieorgaan SIA toetst de gevolgde procedure en het advies van de beoordelingscommissie. Het bestuur besluit op basis van het advies van de beoordelingscommissie over het al dan niet toewijzen van de subsidie. De aanvrager ontvangt daarna een brief per e-mail met daarin het besluit.

Als het beschikbare budget ontoereikend is om alle aanvragen met een positief oordeel te honoreren, is de volgorde van binnenkomst bepalend. Hierbij wordt het principe van first come, first served gehanteerd. Meer informatie over first come, first served in 3.1.1.

4.3 Richtlijnen en kaders voor de beoordeling

Onderstaande richtlijnen en kaders zijn van toepassing tijdens de beoordeling van uw aanvraag.

4.3.1 Code persoonlijke belangen

Voor alle bij de beoordeling en/of besluitvorming betrokken personen en betrokken medewerkers van Regieorgaan SIA is de NWO Code Persoonlijke Belangen van toepassing.

4.3.2 Diversiteit en inclusie

Regieorgaan SIA streeft naar een inclusieve cultuur, waarin geen plaats is voor bewuste of onbewuste barrières vanwege culturele, etnische of religieuze achtergrond, gender, seksuele oriëntatie, gezondheid of leeftijd (Diversiteit en inclusie | NWO). Regieorgaan SIA biedt leden van een beoordelingscommissie handvatten voor het inclusief beoordelen bij de schriftelijke beoordeling en bij de vergadering van de beoordelingscommissie (Inclusief beoordelen | NWO).

4.3.3 Brede definitie van wetenschappelijke output (DORA)

Regieorgaan SIA hanteert bij het beoordelen van het wetenschappelijke trackrecord van aanvragers een brede definitie van wetenschappelijke output.

Regieorgaan SIA verzoekt de beoordelingscommissieleden bij de beoordeling van de aanvragen niet af te gaan op indicatoren als de Journal Impact Factor of de h-index. Deze mogen niet worden vermeld in de aanvraag. Wel mogen naast publicaties ook andere wetenschappelijk producten worden vermeld, zoals datasets, patenten, software, code enzovoort.

De basis voor dit beleid ligt in de ‘San Francisco Declaration on Research Assessment’ (DORA | NWO), ondertekend door NWO. DORA is een wereldwijd initiatief dat beoogt de manier te verbeteren waarop onderzoek en onderzoekers worden beoordeeld. DORA bevat aanbevelingen voor onderzoeksfinanciers, onderzoeksorganisaties, wetenschappelijke tijdschriften en andere partijen.

DORA richt zich op het terugdringen van het onkritisch gebruik van bibliometrische indicatoren en het wegnemen van onbewuste vooringenomenheid bij de beoordeling van onderzoek en onderzoekers. Overkoepelende filosofie van DORA is dat onderzoek moet worden beoordeeld op zijn eigen kwaliteiten en verdiensten, en niet op basis van afgeleide indicatoren, zoals het tijdschrift waarin het onderzoek is gepubliceerd.

5 Na de toewijzing

In dit hoofdstuk staan de voorwaarden en verplichtingen die gelden na toewijzing van de subsidie. Dit hoofdstuk is hoofdzakelijk relevant voor aanvragers van toegewezen aanvragen.

5.1 Start van het project

De aanvrager is verantwoordelijk voor de uitvoering van het gehele project en treedt op als penvoerder. Regieorgaan SIA communiceert met de aanvrager (indiener in ISAAC) over het project. Deze persoon is tijdens het traject het formele aanspreekpunt tenzij de aanvrager via ISAAC een wijziging doorgeeft.

De aanvrager van het project ontvangt namens het bestuur van Regieorgaan SIA een toewijzingsbrief. De consortiumovereenkomst dient voor aanvang van het project via ISAAC te worden ingediend. Zonder dit document mag het project niet starten. De subsidie wordt uitbetaald nadat aan de startvoorwaarde is voldaan.

5.1.1 Administratieve acties in ISAAC

De aanvrager (indiener in ISAAC) kan anderen machtigen om administratieve acties voor hun project uit te voeren in het ISAAC-systeem. Meer informatie over de machtigingsregeling is te vinden in de ISAAC-handleiding.

5.1.2 Consortiumovereenkomst

In de consortiumovereenkomst worden afspraken vastgelegd over intellectueel eigendom en publicatie, kennisoverdracht, geheimhouding, betalingen van cofinanciering en eindrapportages. De Model consortiumovereenkomst is na toewijzing beschikbaar in ISAAC. De consortiumovereenkomst wordt aangegaan door alle consortiumpartners en ondertekend door tekenbevoegde personen binnen de betrokken organisaties en dient via ISAAC te worden ingediend.

De consortiumovereenkomst moet uiterlijk twaalf weken na de start van het project ingeleverd zijn en is een vereiste om de subsidie te ontvangen. Pas na het inleveren van de ingevulde consortiumovereenkomst en goedkeuring van de consortiumovereenkomst door Regieorgaan SIA kan de subsidie worden uitbetaald. Wanneer de consortiumovereenkomst niet uiterlijk twaalf weken na de start van het project is aangeleverd zal Regieorgaan SIA het subsidiebesluit intrekken.

Regieorgaan SIA beoogt enerzijds dat de onderzoeksresultaten van door Regieorgaan SIA gefinancierde projecten publiekelijk toegankelijk zijn, en anderzijds dat de verdere ontwikkeling van de onderzoeksresultaten wordt gestimuleerd door partijen de mogelijkheid te bieden om deze te exploiteren. Daarbij kan het wenselijk zijn om intellectuele eigendomsrechten over te dragen of een licentie te verlenen aan (een van) de bij het project betrokken private partijen. Het uitgangspunt is dat alle onderzoeksresultaten kunnen worden gepubliceerd met inachtneming van afspraken over publicatieprocedures. Dit wordt bepaald in de consortiumovereenkomst.

5.2 Monitoring en projectbeheer

Tijdens de loop van het project houdt de penvoerder Regieorgaan SIA op de hoogte van de voortgang. Na afloop van het project deelt de penvoerder de resultaten.

5.2.1 Wijzigingen in het project

Als er tijdens de looptijd van het project wijzigingen zijn ten opzichte van de toegewezen aanvraag inclusief de begroting, moet de penvoerder deze wijzigingen vooraf ter goedkeuring voorleggen aan Regieorgaan SIA via een wijzigingsformulier in ISAAC.

5.3 Richtlijnen en kaders voor uitvoering van het project

Hieronder staan de richtlijnen en kaders die van toepassing zijn op de uitvoering van het project.

5.3.1 Ethische verklaring of vergunning

Het is de verantwoordelijkheid van de penvoerder om na te gaan of voor de uitvoering van het voorgestelde project een ethische verklaring of vergunning noodzakelijk is. Het wel of niet hebben van een ethische verklaring of vergunning op het moment van het aanvraagproces heeft geen invloed op de beoordeling van de aanvraag. Als er een ethische verklaring of vergunning nodig is voor (een deel van) het onderzoek dan moet de penvoerder een kopie van deze verklaring of vergunning aan Regieorgaan SIA verstrekken nadat het project is toegewezen, en in ieder geval uiterlijk voordat de uitvoering van het onderdeel van het project waarvoor de verklaring nodig is van start gaat. Het deel van het project waarvoor de verklaring en/of vergunning vereist is, kan uiteraard (nog) niet worden uitgevoerd zolang er geen verklaring of vergunning is verstrekt.

5.3.2 Wetenschappelijke integriteit

Onderzoek dient volgens de normen van de Nederlandse Gedragscode Wetenschappelijke Integriteit te worden uitgevoerd. In geval van (mogelijke) schending van deze normen, moet de penvoerder Regieorgaan SIA hiervan onmiddellijk op de hoogte stellen en alle relevante documenten aan Regieorgaan SIA overleggen. Onderzoekers kunnen ook een klacht indienen bij de Commissie Wetenschappelijke Integriteit van hun instelling of bij het NWO Meldpunt wetenschappelijke integriteit.

Regieorgaan SIA hecht grote waarde aan de wetenschappelijke integriteit van door haar gefinancierd onderzoek en spant zich in om integriteitsschendingen te voorkomen en te signaleren. Niet-integer onderzoek kan immers leiden tot directe schade (bijvoorbeeld aan de omgeving of patiënten), en kan het publieke vertrouwen in de wetenschap en het vertrouwen tussen wetenschappers onderling aantasten.

5.3.3 Naleving Nationale leidraad kennisveiligheid

Wetenschap van wereldklasse kan profiteren van internationale samenwerking. De Nationale leidraad kennisveiligheid (hierna: de Leidraad) helpt onderzoeksorganisaties ervoor te zorgen dat internationale samenwerking veilig kan plaatsvinden. Bij kennisveiligheid gaat het om ongewenste overdracht van gevoelige kennis en technologie die de nationale veiligheid aantast; om heimelijke beïnvloeding van onderwijs en onderzoek door statelijke actoren, en daarmee de academische vrijheid en de sociale veiligheid in gevaar brengt; en om ethische kwesties die kunnen spelen in de samenwerking met landen die de grondrechten niet respecteren.

Het is de verantwoordelijkheid van de aanvrager (na toewijzing de penvoerder) om na te gaan of het project in lijn is en blijft met de Leidraad. Met het indienen van de aanvraag committeert de aanvrager zich aan de overwegingen in deze Leidraad. In geval van het vermoeden van schending van de Leidraad bij een bij Regieorgaan SIA ingediende aanvraag voor projectfinanciering of een door Regieorgaan SIA gefinancierd project, kan Regieorgaan SIA de aanvrager verzoeken om een risicoafweging te overleggen waaruit blijkt dat de overwegingen uit de Leidraad zijn gevolgd. Indien de aanvrager niet aan het verzoek van Regieorgaan SIA voldoet of als de risicoafweging klaarblijkelijk een schending van de Leidraad behelst, kan dit gevolgen hebben voor de subsidieverlening of vaststelling door Regieorgaan SIA. Ook kan Regieorgaan SIA in een voorkomend geval nadere voorwaarden opnemen in de toewijzingsbrief.

De Nationale leidraad kennisveiligheid vindt u op de website van de Rijksoverheid: Home | Loket Kennisveiligheid.

5.3.4 Principes voor maatschappelijk verantwoord licentiëren

Uit het project kan kennis voortkomen die geschikt is voor toepassing in de maatschappij. Bij het aangaan van afspraken over licentie- en/of overdracht van onderzoeksresultaten dient rekening te worden gehouden met de tien principes voor maatschappelijk verantwoord licentiëren, die te vinden zijn op de website van NFU.

5.3.5 Genetische bronnen en Nagoya Protocol

Onderzoekers moeten de noodzakelijke acties ten aanzien van het Nagoya Protocol nemen. Het Nagoya Protocol zorgt voor een eerlijke verdeling van voordelen die voortvloeien uit het gebruik van genetische bronnen, inclusief (traditionele) kennis over deze bronnen (Access and Benefit Sharing; ABS). Onderzoekers die gebruik maken van deze bronnen (in of uit het buitenland) dienen zich op de hoogte te stellen van het Nagoya Protocol (ABS Focal Point – ABS Focal Point).

5.3.6 Intellectueel eigendom

Het beleid van Regieorgaan SIA met betrekking tot intellectueel eigendom (IE) is te vinden in de NWO Subsidieregeling.

5.4 Onderzoeksresultaten – Open Science

Open Science is de beweging die staat voor een meer open en participatieve onderzoekspraktijk waarbij publicaties, data, software en andere vormen van wetenschappelijke informatie in een zo vroeg mogelijk stadium gedeeld worden en voor hergebruik beschikbaar gesteld worden.

Wetenschappelijke publicaties over het project/traject dienen Open Access beschikbaar te zijn volgens de Beleidsregel Open Access. Op de website van NWO staat beschreven welke opties er zijn voor het Open Access beschikbaar maken van verschillende typen publicaties zoals wetenschappelijke artikelen, boeken en boekhoofdstukken en proefschriften. Op de NWO-website staat ook informatie over de toepassing van licenties.

Eventuele kosten voor Open Access publiceren dienen te worden begroot als onderdeel van de aanvraagbegroting.

Leidt onderzoek dat door Regieorgaan SIA is gefinancierd tot een publicatie of andere relevante onderzoeksoutput? Dan moet de penvoerder Regieorgaan SIA noemen als financier.

5.5 Afronding

Uiterlijk twaalf weken na het einde van de looptijd van het project levert de penvoerder via ISAAC een inhoudelijke eindrapportage in. Wanneer de eindrapportage niet uiterlijk 12 weken na afloop van de subsidie is aangeleverd kan Regieorgaan SIA de subsidie terugvorderen. Het schrijven van de eindrapportage behoort niet tot de looptijd van de subsidie.

5.6 Aanvullende voorwaarden

5.6.1 Informatieverstrekking aan Defensie

Deze Call for proposals is tot stand gekomen in samenwerking met, en wordt medegefinancierd door Defensie. Defensie houdt graag overzicht van de onderzoeken waarbij het betrokken is en hoe deze bijdragen aan hun eigen beleidsdoelen. Hiervoor heeft Defensie gegevens nodig van de gehonoreerde projecten.

5.6.1.1 Startdocument

Om aan de informatie-eisen te voldoen worden de penvoerders van alle toegewezen aanvragen geacht om deze informatie in te vullen in een startdocument. Deze informatie wordt vervolgens door Regieorgaan SIA gedeeld met Defensie. In het startdocument wordt expliciet aangegeven welke informatie gepubliceerd kan worden op de website van Defensie en gevraagd of de penvoerder hiermee akkoord is.

Het startdocument is na toewijzing beschikbaar in ISAAC en moet uiterlijk 12 weken na de start van het project ingeleverd zijn.

5.6.1.2 Overige informatie

Naast de informatie uit het startdocument deelt Regieorgaan SIA van alle toegewezen aanvragen het dossiernummer, de titel van het project, aanvragende onderzoeksorganisatie de samenvatting en onderdelen van de eindrapportage met Defensie. Medewerkers van Defensie hebben uitsluitend recht van inzage in deze informatie. Zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de penvoerder van het project mogen zij geen mededelingen doen aan derden over inhoud die niet op basis van de publiek beschikbare samenvatting bekend is.

5.7 Evaluatie

Regieorgaan SIA kan penvoerders benaderen voor een evaluatie van de procedure en/of het onderzoeksprogramma.

6 Contact

6.1 Vragen over de financiering van aanvragen?

Kijk voor meer informatie op Regieorgaan SIA | Financiering.

6.2 Vragen over de inhoud van deze ronde?

Op de webpagina KIEM Defensie op de website van Regieorgaan SIA vindt u de meest recente informatie over deze Call for proposals. U vindt hier ook contactgegevens van de programmamanager.

6.3 Technische vragen over ISAAC?

Voor vragen over ISAAC kan de handleiding ISAAC worden geraadpleegd (te vinden via de knop ‘help’ in ISAAC). Daarnaast kan er contact opgenomen worden met de ISAAC-helpdesk. De ISAAC-helpdesk is bereikbaar van maandag t/m vrijdag van 10.00 tot 17.00 uur CE(S)T op telefoonnummer +31 (0) 70 34 40 600. U kunt uw vraag ook per e-mail stellen via isaac.helpdesk@nwo.nl. U ontvangt dan binnen twee werkdagen een reactie.

7 Voorwaarden en tarieven in budgetmodules

7.1 Personeel (behorend bij paragraaf 3.3.1)

7.1.1 Personeel van hogescholen (behorend bij paragraaf 3.3.1.1 en 3.3.5.1)

Financiering kan worden aangevraagd voor de kosten van personeel van hogescholen. De tarieven worden bepaald aan de hand van de Handleiding Overheidstarieven (HOT), tabel 2 gemiddelde totale loonkosten per salarisschaal, kolom ‘Uurtarief productieve uren, excl. btw’. De salarisschaal van de aangevraagde functie bepaalt het tarief uit de HOT-tabel. Dit tarief geldt voor de gehele looptijd van het project.

7.1.2 Studenten (behorend bij paragraaf 3.3.1.2)

In het onderzoek kunnen studenten worden ingezet. Indien de studenten bijdragen als onderdeel van hun curriculum, geldt het tarief volgens de gebruikelijke stagevergoeding van de hogeschool of universiteit.

Indien de studenten als bijbaan naast hun studie als student-assistent bijdragen, geldt het tarief volgens HOT-tabel 2 schaal 1.

7.1.3 Postdoc (behorend bij paragraaf 3.3.1.3)

Een postdoc wordt aangesteld bij een universiteit in het Koninkrijk der Nederlanden, umc of onderzoeksorganisatie zoals genoemd in paragraaf 3.2.

Gebruik de tarieven van een senior wetenschappelijk medewerker in de salaristabellen van UNL, en de tarieven van een postdoc bij een umc in de salaristabellen van NFU.

Het is niet mogelijk financiering aan te vragen voor een postdoc die voor aanvang van de toewijzing met het te financieren project is gestart.

Alleen een postdoc positie met een aanstelling van ten minste 12 maanden voor 0,5 fte kwalificeert als een aanstelling waarvoor een eenmalige persoonsgebonden benchfee van € 5.000 beschikbaar staat ter stimulering van de wetenschappelijke carrière.

7.1.4 Arts-onderzoeker (behorend bij paragraaf 3.3.1.3)

Financiering kan worden aangevraagd voor de aanstelling van een basisarts of arts-assistent als arts-onderzoeker voor de uitvoering van wetenschappelijk geneeskundig onderzoek aan een umc.

Gebruik de tarieven van (arts-)onderzoeker in de salaristabellen van NFU. Voor iedere arts-onderzoeker is een eenmalige persoonsgebonden benchfee van € 5.000 beschikbaar ter stimulering van de wetenschappelijke carrière.

7.1.5 Niet-wetenschappelijk personeel (behorend bij paragraaf 3.3.1.3)

Financiering kan worden aangevraagd voor niet-wetenschappelijk personeel (NWP) dat nodig is voor de uitvoering van het project. Het kan bijvoorbeeld gaan om programmeurs, technisch assistenten, analisten of projectleiders. De inzet van NWP moet worden beschreven in de aanvraag.

De duur van de aanstelling is niet langer dan de looptijd van het door Regieorgaan SIA gefinancierde project.

Afhankelijk van het functieniveau wordt gekozen uit de salaristabellen van het UNL of NFU voor NWP-mbo, NWP-hbo en NWP-academisch. Voor NWP is geen benchfee beschikbaar.

7.1.6 Universitair (hoofd)docenten en hoogleraren bij onderzoeksorganisaties (behorend bij paragraaf 3.3.1.3)

Financiering kan worden aangevraagd voor loonkosten van universitair (hoofd)docenten en hoogleraren bij universiteiten, umc’s en onderzoeksorganisaties genoemd in artikel 1.1, eerste lid, van de NWO subsidieregeling. Financiering kan ook worden aangevraagd voor loonkosten van onderzoekers in vaste dienst bij een onderzoeksorganisatie zoals genoemd in genoemd in artikel 1.1, eerste lid, c t/m h, van de NWO Subsidieregeling. Begeleiding van een promovendus of postdoc komt niet in aanmerking voor financiering.

Gebruik de tarieven volgens de HOT, tabel 1, gemiddelde directe loonkosten per salarisschaal, kolom ‘Uurtarief productieve uren, excl. btw’. De salarisschaal bepaalt het tarief. Voor hoogleraren geldt schaal 17.

Voor universitair (hoofd)docenten en hoogleraren is geen benchfee beschikbaar.

7.2 Materieel (behorend bij paragraaf 3.3.2)

Financiering kan worden aangevraagd voor alle kosten voor het project en de doorwerking ervan met betrekking tot onder meer verbruiksgoederen, inkoop van diensten, materialen, kleine instrumenten, toegang tot (inter)nationale faciliteiten, software en onderzoeksmiddelen die na gebruik geen economische waarde meer hebben. Reis- en verblijfkosten (nationaal en internationaal) voor alle mensen die aan het project werken incl. buitenlandse gastonderzoekers, kosten voor de organisatie van (internationale) workshops en symposia, kosten voor datamanagement, publicaties, en kosten in het kader van citizen science vallen eveneens onder deze module.

Reiskosten (nationaal en internationaal) worden alleen vergoed op basis van tweede klasse/economy class tarieven. Voor publicaties gelden de bepalingen in paragraaf 4.5 Onderzoeksresultaten – Open science. Kosten voor een controleverklaring van een externe accountant kunnen alleen worden opgevoerd voor instellingen die niet onderworpen zijn aan het onderwijsaccountantsprotocol van OCW voor maximaal € 5.000 per controleverklaring.

Het is niet toegestaan om kosten op te voeren voor:

  • • organisatie-infrastructuur en overhead, waaronder een volledig functionerende werkplek, huisvesting, kantoorautomatisering, personeelsadministratie, reiskosten woon-werk, opleiding, facilitair, HR-advies en bedrijfszorg, documentaire informatievoorziening en thuiswerkvergoeding.

  • • het gebruik en onderhoud van in eigen beheer ontwikkelde wetenschappelijke infrastructuur.

  • • reguliere onderwijsactiviteiten.

7.3 Investeringen (behorend bij paragraaf 3.3.3)

Financiering kan worden aangevraagd voor alle projectspecifieke middelen ten behoeve van onderzoek of kosten met betrekking tot bouw of doorontwikkeling van wetenschappelijke infrastructuur die na afronding van het project economische waarde behouden, dan wel kunnen worden hergebruikt. De begunstigde verwerft na afloop van het project het eigendom over deze onderzoeksmiddelen. Indien de begunstigde winst realiseert uit het economisch eigendom van deze onderzoeksmiddelen, dan moeten deze winsten worden geïnvesteerd in onderzoeksactiviteiten. Het gaat om de aanschaf van apparatuur met restwaarde voor de uitvoering van onderzoek.

Indien apparatuur niet tijdens de volledige levensduur daarvan voor het voorgestelde project wordt gebruikt, komen alleen de afschrijvingskosten overeenstemmend met de looptijd van het voorgestelde project, berekend volgens algemeen erkende boekhoudkundige beginselen, voor subsidiëring in aanmerking.

De kosten voor investeringen dienen in de aanvraag adequaat gespecificeerd en gemotiveerd te worden.

Subsidiabel zijn:

  • • kosten voor investeringen in wetenschappelijke apparatuur

  • • kosten voor investeringen in datasets

  • • loonkosten voor medewerkers met essentiële technische expertise noodzakelijk voor de ontwikkeling of bouw van een investering

Niet-subsidiabel zijn:

  • • kosten voor infrastructurele voorzieningen die tot de gebruikelijke infrastructuur gerekend kunnen worden volledig functionerende werkplek, huisvesting, kantoorautomatisering, personeelsadministratie, reiskosten woon-werk, opleiding, facilitair, HR-advies en bedrijfszorg, documentaire informatievoorziening, thuiswerkvergoeding

  • • dataverzamelingen en eventuele bijbehorende software en bibliografieën die reeds op andere wijze beschikbaar zijn

  • • overige personeelskosten, waaronder personeelskosten voor de exploitatie en het uitvoeren van onderzoek met de faciliteit

  • • kosten voor onderhoud en gebruik van de apparatuur op een project (de kosten voor het gebruik van apparatuur op een project kunnen via het materieel budget aangevraagd worden)

7.4 Waardebepaling cofinanciering

Cofinanciering in kind kan worden opgevoerd in de vorm van loonkosten en materiële kosten. Voor het opvoeren van materiële kosten als cofinanciering gelden dezelfde voorwaarden als in 7.2 benoemd.

7.4.1 Personeel van overige organisaties (behorend bij paragraaf 3.3.5.1)

In kind cofinanciering kan worden opgevoerd voor loonkosten van personeel van overige Nederlandse dat een bijdrage levert aan het project.

Voor organisaties die de cao Rijksoverheid of een vergelijkbare cao gebruiken (zoals de cao’s van hbo, mbo, vo en lagere overheden) worden de tarieven bepaald aan de hand van de Handleiding Overheidstarieven (HOT), tabel 2 gemiddelde totale loonkosten per salarisschaal, kolom ‘Uurtarief productieve uren, excl. btw’. De salarisschaal van de aangevraagde functie bepaalt het tarief uit de HOT-tabel. Dit tarief geldt voor de gehele looptijd van het project.

Voor andere organisaties gelden de volgende salarisschalen van HOT-tabel 2, kolommen productieve uren. Projectondersteuner: schaal 6. Junior (onderzoeker): schaal 10. Medior (onderzoeker): schaal 12. Senior (onderzoeker): schaal 13. Directeur: schaal 16.

7.5 Indexering

Het tarief op het moment van de besluitdatum is van toepassing. Regieorgaan SIA past bij de toekenning zo nodig eenmalig ambtshalve een indexering toe van de loonkosten. Hierbij wordt de datum gehanteerd dat de tarieven ingaan. Indien de datum van bekendmaking van de tarieven later is dan de ingangsdatum, wordt de datum van bekendmaking gehanteerd. De tarieven van de Universiteiten van Nederland (UNL) gaan doorgaans in op 1 juli, van de Nederlandse Federatie van Universitair medische centra (NFU) op 1 augustus en van de Handleiding Overheidstarieven (HOT) op 1 januari.

Ambtshalve indexering heeft geen invloed op het subsidieplafond en het maximaal aan te vragen subsidiebedrag. Het subsidieplafond en het maximaal aan te vragen subsidiebedrag blijven ongewijzigd tijdens de beoordelingsprocedure. Bij toewijzing wordt indexering toegepast op het subsidiebedrag.

De ambtshalve indexering heeft geen gevolgen voor de eisen aan cofinanciering, noch voor de IE-rechten die uit de cofinanciering kunnen voortvloeien.

Naar boven