Call for Proposals RAAK-mkb september 2025, Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek

Regieorgaan SIA

September 2025

Inhoudsopgave

1

Overzicht en inleiding

1
 

1.1

Kort overzicht

1
 

1.2

Inleiding

2
 

1.3

Achtergrond

2

2

Doel

2
 

2.1

Doelstelling van het programma

2
 

2.2

Doelstelling van de regeling

2
 

2.3

Maatschappelijke impact van onderzoek

2

3

Opstellen en indienen

2
 

3.1

Tijdpad

3
 

3.2

Wie kan aanvragen

3
 

3.3

Wat kan worden aangevraagd

3
 

3.4

Aanvraag opstellen en indienen in ISAAC

6
 

3.5

Voorwaarden voor in behandeling nemen

7

4

Beoordeling

8
 

4.1

Criteria

8
 

4.2

Beoordelingsprocedure

9
 

4.3

Richtlijnen en kaders voor de beoordeling

9

5

Na de toewijzing

10
 

5.1

Start van het project

10
 

5.2

Monitoring en projectbeheer

11
 

5.3

Richtlijnen en kaders voor uitvoering van het project

11
 

5.4

Onderzoeksresultaten – Open Science

12
 

5.5

Afronding

12
 

5.6

Evaluatie

13

6

Contact

13
 

6.1

Vragen over de financiering van aanvragen?

13
 

6.2

Vragen over de inhoud van deze ronde?

13
 

6.3

Technische vragen over ISAAC?

13

7

Voorwaarden en tarieven in budgetmodules

13
 

7.1

Personeel (behorend bij paragraaf 3.3.1)

13
 

7.2

Materieel (behorend bij paragraaf 3.3.2)

15
 

7.3

Investeringen (behorend bij paragraaf 3.3.3)

15
 

7.4

Indexering

16

Bijlage 1 Getoetste organisaties

17

1. Overzicht en inleiding

In dit hoofdstuk vindt u een kort overzicht van deze subsidieronde (hierna ronde), een inleiding bij deze Call for proposals en de achtergrond van deze ronde.

1.1 Kort overzicht

De RAAK-mkb-regeling bevordert de samenwerking tussen praktijkgericht onderzoek van hogescholen en mkb-ondernemingen. Netwerken van hogescholen, onderzoeksorganisaties en mkb-ondernemingen doen praktijkgericht onderzoek gestuurd door vragen vanuit het mkb. Het resultaat van het onderzoek is praktisch toepasbare kennis voor de beroepspraktijk in het mkb.

Budget: Het subsidieplafond voor deze subsidieronde bedraagt in totaal € 5.950.000. De aan te vragen subsidie per project bedraagt maximaal € 350.000. Binnen deze ronde worden naar verwachting maximaal 17 aanvragen toegewezen.

Consortium en cofinanciering: het consortium bestaat naast de aanvrager uit minimaal 6 mkb-ondernemingen en minimaal 1 organisatie van samenwerkende partijen die de mkb-praktijk vertegenwoordigt, zoals een koepel- of brancheorganisatie of een beroepsvereniging. De consortiumpartners dragen via cofinanciering bij aan de uitvoering van het project. Deze bijdrage is ten minste 50% van de totale projectkosten.

Indieningsdeadline: De deadline voor het indienen van aanvragen is 23 september 2025, voor 14:00:00 uur CEST.

Procedure: Alle aanvragen die in behandeling worden genomen, worden voorgelegd aan een beoordelingscommissie voor een voorlopige beoordeling. De aanvrager ontvangt de voorlopige beoordeling en krijgt de gelegenheid om een weerwoord te formuleren. De voorlopige beoordeling en het eventuele weerwoord worden voorgelegd aan de beoordelingscommissie. Naar aanleiding van deze beoordeling stelt de commissie een schriftelijk advies op aan het bestuur van Regieorgaan SIA. Het bestuur besluit op basis van het advies van de beoordelingscommissie over het al dan niet toewijzen van de subsidie.

Lees voor de volledige voorwaarden het gehele document.

1.2 Inleiding

Deze Call for proposals valt onder de verantwoordelijkheid van het Nationaal Regieorgaan Praktijkgericht Onderzoek SIA (hierna Regieorgaan SIA). Regieorgaan SIA stimuleert de kwaliteit en de impact van het praktijkgericht onderzoek van hogescholen en is onderdeel van de Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek (NWO).

Deze Call for proposals beschrijft hoe het aanvraagproces voor de ronde RAAK-mkb september 2025 is ingericht en bestaat uit 7 hoofdstukken.

Op alle aanvragen is de NWO Subsidieregeling van toepassing.

Regieorgaan SIA verwerkt ontvangen persoonsgegevens conform de privacyverklaring van NWO.

1.3 Achtergrond

Met RAAK-mkb draagt Regieorgaan SIA bij aan de professionalisering en kwaliteitsversterking van het praktijkgericht onderzoek van hogescholen. Dit past bij onze strategische uitgangspunten om netwerkvorming te bevorderen en hoogwaardig onderzoek van hogescholen met doorwerking in onderwijs en praktijk te stimuleren.

Op regionaal niveau is er behoefte aan onderzoeksorganisaties die intensief samenwerken met het veranderende werkveld en in continue verbinding staan met de maatschappij. Hogescholen zijn bij uitstek in staat om onderwijs, onderzoek en de (regionale) beroepspraktijk met elkaar te verbinden. Gezamenlijk kunnen zij tot kennis en innovaties komen die bijdragen aan de oplossing van maatschappelijke vraagstukken.

2 Doel

In dit hoofdstuk leest u meer over de doelstelling van het programma, de doelstelling van de regeling en de maatschappelijke impact.

2.1 Doelstelling van het programma

Het RAAK-programma heeft als doel de samenwerking te bevorderen tussen hogescholen, het (inter)nationale kennisnetwerk en het beroepenveld van hbo-professionals die werkzaam zijn in de publieke sector of het mkb. Regieorgaan SIA voert daartoe 3 regelingen uit: RAAK-publiek, RAAK-mkb en RAAK-PRO.

2.2 Doelstelling van de regeling

De RAAK-mkb-regeling bevordert de samenwerking tussen praktijkgericht onderzoek van hogescholen en mkb-ondernemingen. Netwerken van hogescholen, onderzoeksorganisaties en mkb-ondernemingen doen praktijkgericht onderzoek gestuurd door vragen vanuit de beroepspraktijk. Het resultaat van het onderzoek is praktisch toepasbare kennis voor de beroepspraktijk in het mkb.

Het is niet mogelijk om aanvragen te doen die zich uitsluitend richten op deskundigheidsbevordering van personeel, het ontwikkelen van een nieuwe opleiding/nieuw curriculum voor de hogeschool en/of behoren tot reguliere activiteiten van een hogeschool.

2.3 Maatschappelijke impact van onderzoek

Het onderzoek uitgevoerd met RAAK-mkb-financiering draagt bij aan oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken. Zo wordt onderzocht wat de duurzaamheid is van gerecyclede kunststoffen om zo een juiste toepassing te vinden. Een ander voorbeeld is de ontwikkeling van een vest voor kinderen met ademhalingsproblemen waarmee ademhalingstherapie voor deze groep heel effectief gemaakt kan worden.

3 Opstellen en indienen

In dit hoofdstuk staat informatie over het opstellen en indienen van een aanvraag

3.1 Tijdpad

3.1.1 Tijdpad beoordelingsprocedure

Hieronder staat de indieningsdeadline inclusief het tijdpad van de gehele beoordelingsprocedure van deze ronde. Het kan zijn dat Regieorgaan SIA het noodzakelijk acht om tijdens de lopende procedure aanpassingen in het tijdpad aan te brengen. De aanvrager wordt hierover geïnformeerd.

Regieorgaan SIA toetst de aanvragen op de formele voorwaarden voor indiening (zie paragraaf 3.5). Als de aanvraag daaraan voldoet, wordt de aanvraag in behandeling genomen. Aanvragen die na de indieningsdeadline worden ingediend, neemt Regieorgaan SIA niet in behandeling.

Deadline en tijdpad behandeling aanvragen

  • • 23 september vóór 14:00:00 CEST: Indieningsdeadline

  • • 24 september – 3 oktober: toets op voorwaarden voor indienen

  • • November 2025: eerste vergadering beoordelingscommissie

  • • November 2025: aanvragers kunnen een weerwoord indienen

  • • December 2025: tweede vergadering beoordelingscommissie

  • • Februari 2026: Besluit door het bestuur van Regieorgaan SIA

  • • Maart 2026: Bekendmaking van het besluit

3.2 Wie kan aanvragen

Alleen door de overheid bekostigde hogescholen kunnen een aanvraag indienen. Dit zijn hogescholen zoals bedoeld in artikel 1.8 van de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek (WHW).

De persoon die de aanvraag indient in ISAAC wordt geacht hiertoe te zijn gemachtigd door het College van Bestuur van de aanvragende hogeschool.

3.2.1.1 Lector

De aanvraag is opgesteld onder verantwoordelijkheid van een lector, verbonden aan de aanvragende hogeschool.

3.2.1.2 Consortium

Het consortium bestaat naast de aanvrager uit minimaal 6 mkb-ondernemingen. Van de deelnemende mkb-ondernemingen dienen er minimaal 5 in het Koninkrijk der Nederlanden gevestigd te zijn. Daarnaast dient minimaal 1 organisatie van samenwerkende partijen die de mkb-praktijk vertegenwoordigt, zoals een koepel- of brancheorganisatie of een beroepsvereniging, deel uit te maken van het consortium of aangesloten te zijn als overige betrokken partij. Deze organisatie zet zich in voor de verdere verspreiding en doorwerking van de in het project opgedane kennis, breder dan onder de bij het project aangesloten partijen.

Mkb-ondernemingen (waaronder ook zzp’ers) die participeren in een consortium voldoen aan de volgende criteria:

  • • Er is sprake van een onderneming, te weten: een eenheid, ongeacht haar rechtsvorm, die een economische activiteit uitvoert.

  • • De onderneming staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel of een niet-Nederlands handelsregister. Ondernemingen die bij een niet-Nederlands handelsregister geregistreerd staan tonen dit aan door middel van een uittreksel dat op moment van indienen van de aanvraag niet ouder is dan 3 maanden. Ondernemingen die niet staan ingeschreven bij een niet-Nederlands handelsregister tonen door middel van een uittreksel van een oprichtingsakte of een ander juridisch document aan dat het een entiteit/rechtsvorm is.

  • • Er is sprake van een onderneming met minder dan 250 werknemers én een jaarlijkse omzet van minder dan € 50 miljoen óf een balanstotaal van € 43 miljoen. Om vast te stellen of aan deze maxima wordt voldaan, moet een onderneming die onderdeel is van een groep bedrijven of een concern zowel het personeel, de omzet en het balanstotaal van dit concern meetellen.

De consortiumpartners bevestigen hun deelname aan het consortium door middel van een handtekening op het aanvraagformulier van de subsidieaanvraag.

De consortiumpartners worden opgenomen in de begroting.

Het is mogelijk om ook andere deelnemers (zoals grootbedrijven, publieke partijen, etc.) aan te laten sluiten bij het consortium als consortiumpartner, zolang aan de minimale eisen van de samenstelling van het consortium is voldaan. Partijen die niet op de begroting staan maar wel bijdragen aan het project kunt u aangeven in het aanvraagformulier onder ’overige betrokken partijen’.

3.3 Wat kan worden aangevraagd

Het subsidieplafond voor deze ronde bedraagt in totaal € 5.950.000. De aan te vragen subsidie per project bedraagt maximaal € 350.000. Binnen deze ronde worden naar verwachting maximaal 17 aanvragen toegewezen.

De aanvrager en consortiumpartners kunnen kosten opvoeren voor personeel, materieel en investeringen. Kosten van (deel)activiteiten die al zijn gefinancierd vanuit andere subsidies, kunnen niet worden opgevoerd.

De beschikbare budgetmodules (inclusief de maximale bedragen) staan hieronder vermeld. Voer alleen de kosten op die essentieel zijn om het project uit te voeren. De volledige voorwaarden en tarieven op deze budgetmodules staan in Hoofdstuk 7. Alle op te voeren kosten zijn exclusief btw, tenzij het niet-verrekenbare btw betreft.

3.3.1 Personeel

Voor personeel dat een bijdrage levert aan het project, kan subsidie voor de loonkosten worden aangevraagd. Het bedrag hiervoor is afhankelijk van het type aanstelling en de organisatie waar het personeel werkt.

Voor projectmanagement mag maximaal 10% van de totale projectkosten worden opgevoerd.

3.3.1.1 Personeel van hogescholen, onderwijsinstellingen, TO2-instituten en overige Nederlandse organisaties

Het is mogelijk om loonkosten op te voeren van personeel van hogescholen, onderwijsinstellingen, TO2-instituten en overige organisaties. Zie voor meer informatie 7.1.1.

3.3.1.2 Studenten

Het is mogelijk om studenten in te zetten voor het project als ze studeren aan een onderzoeksorganisatie genoemd in paragraaf 3.2. De kosten hiervan kunt u binnen het project opvoeren als materiële kosten. Er is geen maximum aan het aantal studenten dat kan meewerken in het project. Zie voor meer informatie 7.1.2.

3.3.1.3 Personeel bij een universiteit in het Koninkrijk der Nederlanden, umc of een onderzoeksorganisatie genoemd in artikel 1.1, eerste lid, c t/m h, van de NWO Subsidieregeling

Voor personeel dat werkzaam is bij een universiteit in het Koninkrijk der Nederlanden, universitair medisch centrum (umc) of een andere onderzoeksorganisatie, genoemd in artikel 1.1, eerste lid, c t/m h, van de NWO Subsidieregeling kunnen loonkosten worden opgevoerd voor de volgende functies: promovendus, postdoc, arts-onderzoeker en niet-wetenschappelijk personeel (NWP). Zie voor meer informatie 7.1.3 t/m 7.1.6.

Het is ook mogelijk om loonkosten van universitair (hoofd)docenten en hoogleraren en onderzoekers van overige onderzoeksorganisaties op te voeren. Zie voor meer informatie 7.1.7.

3.3.1.4 Wetenschappelijk personeel bij een onderzoeksorganisatie in het buitenland

Het is mogelijk om loonkosten voor wetenschappelijk personeel van buitenlandse onderzoeksorganisaties op te voeren. Zie voor meer informatie 7.1.8. Kosten van andere buitenlandse organisaties komen niet in aanmerking voor subsidie.

3.3.2 Materieel

Subsidie kan worden aangevraagd voor alle projectspecifieke materiële kosten. Voor de post inhuur van derden geldt een maximum van 10% van het subsidiebedrag. Zie voor meer informatie 7.2.

Indien subsidie kan worden besteed aan kosten van onderzoeksorganisaties in het buitenland: Er kan maximaal 50% van het subsidiebedrag voor materiële kosten worden aangevraagd voor onderzoeksorganisaties in het buitenland.

3.3.3 Investeringen

Het is mogelijk om kosten op te voeren voor investeringen in apparatuur, infrastructuur en andere onderzoeksmiddelen die na afloop van het project economische waarde hebben of kunnen worden hergebruikt. Loonkosten van personeel dat de apparatuur, infrastructuur en andere onderzoeksmiddelen in staat van gereedheid brengt, worden niet beschouwd als onderdeel van de investering.

Alleen de gemoeide afschrijvingskosten zijn subsidiabel. Afschrijvingskosten gemoeid met gedane investeringen in het buitenland kunnen niet worden opgevoerd. Zie voor meer informatie 7.3.

3.3.4 Aanvullende financiële voorwaarden voor consortiumpartners
3.3.4.1. Subsidiabele kosten van de consortiumpartners

Ten hoogste 25% van het subsidiebedrag mag worden aangevraagd en besteed aan de kosten van de consortiumpartners, die geen hogescholen zijn

3.3.4.1 De-minimisdrempel voor consortiumpartners

De onderzoeksorganisaties genoemd in artikel 1.1. lid 1 van de NWO Subsidieregeling hoeven geen verklaring de-minimissteun in te vullen. Ook onderzoeksorganisaties genoemd in bijlage 1 hoeven geen verklaring de-minimisssteun in te vullen.

Consortiumpartners (niet zijnde deze hierboven genoemde onderzoeksorganisaties) kunnen via de aanvrager subsidie ontvangen van Regieorgaan SIA op voorwaarde dat de de-minimisdrempel uit de de-minimisverordening (Verordening (EU) nr. 2023/2831 van de Europese Commissie van 13 december 2023) niet wordt overschreden. Op basis van de de-minimisverordening mag een consortiumpartner maximaal € 300.000 de-minimissteun ontvangen over een periode van 3 jaar.

Door de Verklaring de-minimissteun in te vullen verklaren consortiumpartners dat door het toewijzen van subsidie door Regieorgaan SIA de consortiumpartner in kwestie niet boven de de-minimisgrens uitkomt. Indien een consortiumpartner constateert dat met de subsidie van Regieorgaan SIA de de-minimisgrens wordt overschreden, kan de consortiumpartner wel deelnemen aan het project en cofinanciering leveren, maar kan de aanvrager voor deze consortiumpartner geen subsidie aanvragen bij Regieorgaan SIA. De aanvrager dient hiermee bij het opstellen van de projectbegroting rekening te houden en dient dus per consortiumpartner (niet zijnde onderzoeksorganisaties zoals hieronder beschreven) na te gaan of met het aangevraagde subsidiebedrag de de-minimisdrempel niet wordt overschreden. De door elke consortiumpartner afzonderlijk ingevulde verklaring de-minimissteun maakt onderdeel uit van de aanvraag.

Elke eenheid die een economische activiteit uitoefent en subsidie ontvangt, ongeacht de rechtsvorm en de wijze van financiering, moet een de-minimisverklaring indienen. Hieronder vallen onder andere mkb-ondernemingen, grootbedrijven, zzp’ers, ziekenhuizen en mbo-instellingen.

3.3.5 Eigen bijdrage en cofinanciering

De consortiumpartners dragen bij aan de uitvoering van het project.

De aanvrager van het betreffende project levert een eigen bijdrage. De consortiumpartners leveren cofinanciering. Deze consortiumpartners bevestigen hun cofinanciering door middel van ondertekening van de verklaring cofinanciering in het aanvraagformulier van de subsidieaanvraag.

Ook voor de cofinanciering in cash geldt dat dient te worden aangegeven welke kosten van de projectactiviteiten hiermee worden gefinancierd. De eigen bijdrage en cofinanciering in kind kunnen worden ingebracht voor dekking van de personele en/of materiële inbreng van de betrokken organisaties.

Op alle cofinanciering is de Regeling Cofinanciering van toepassing.

3.3.5.1 Minimale vereiste eigen bijdrage en cofinanciering

De vereiste eigen bijdrage en cofinanciering bedragen bij elkaar ten minste 50% van de totale projectkosten.

Rekenvoorbeeld:

Bij een gevraagde subsidie van € 350.000 bedragen de totale projectkosten minimaal € 700.000. De minimale eigen bijdrage en cofinanciering hierbij is € 350.000.

De omvang van de eigen bijdrage en cofinanciering geeft u aan in de begroting. Door NWO verstrekte subsidie is niet toelaatbaar als cofinanciering. Niet toelaatbare cofinanciering in kind is verder beschreven in de Regeling Cofinanciering.

3.3.5.2 Verantwoording eigen bijdrage en cofinanciering

Na afronding van het project stelt Regieorgaan SIA de subsidie vast aan de hand van de eindrapportage. Voor deze subsidievaststelling gelden dezelfde voorwaarden als voor de aanvraag, ook wat betreft cofinanciering en eigen bijdrage.

Het percentage van de minimale vereiste eigen bijdrage en cofinanciering gebruikt Regieorgaan SIA ook voor de subsidievaststelling. Een lagere eigen bijdrage en cofinanciering kan leiden tot een lagere subsidievaststelling.

In sommige gevallen (zie paragraaf 7.4) wijst Regieorgaan SIA meer subsidie voor loonkosten toe dan aangevraagd, als gevolg van ambtshalve indexering. Tegenover dit extra bedrag hoeft geen aanvullende eigen bijdrage of cofinanciering te staan.

De subsidie van Regieorgaan SIA is nooit meer dan de toegewezen subsidie uit het subsidiebesluit.

Te allen tijde dient Regieorgaan SIA op de hoogte gesteld te worden van problemen in verwachte cofinanciering en eigen bijdrage. Naast financiële gevolgen voor een project kan Regieorgaan SIA ook adequate wijzigingen in een project verlangen als wijzigingsverzoek, zodat het onderzoek naar beste vermogen vervolgd kan worden.

3.4 Aanvraag opstellen en indienen in ISAAC

Regieorgaan SIA werkt met het systeem ISAAC. Begin tijdig met de aanvraag in ISAAC.

  • • Maak een account aan of update indien nodig de gegevens als u al een account heeft.

  • • Download het aanvraagformulier en de formats voor bijlagen in ISAAC.

  • • Vul het aanvraagformulier in.

  • • Vul het consortiumpartnerformulier inclusief verklaring cofinanciering in. Als er meer dan 1 consortiumpartner is, vul dan zo vaak als nodig het consortiumpartnerformulier in.

  • • Sla het aanvraagformulier en dien het in ISAAC in. Dien apart de bijlagen in.

  • • In ISAAC vult u daarnaast de gevraagde gegevens in, onder andere de publiekssamenvatting. De publiekssamenvatting bedraagt 50-100 woorden en moet toegankelijk geschreven zijn voor een brede doelgroep. Regieorgaan SIA kan deze samenvatting bij een nieuwsbericht over de toewijzingen van de subsidie publiceren.

Voorzie de aanvraag van de volgende verplichte bijlagen door deze te uploaden in ISAAC:

  • • projectvoorstel (pdf)

  • • begroting (Excel-bestand)

  • • formulier projectbetrokkenen (Excel-bestand)

  • • verklaring de-minimissteun (Indien van toepassing. Elke verklaring die u wilt toevoegen, uploadt u apart als bijlage in ISAAC.) (pdf)

Gebruik voor de bijlagen alleen de door Regieorgaan SIA aangeboden formats. Andere bijlagen dan hierboven vermeld zijn niet toegestaan.

U kunt uw aanvraag alleen indienen via ISAAC. Aanvragen die niet via ISAAC zijn ingediend, worden niet in behandeling genomen.

Taal van de aanvraag is Nederlands of Engels. Binnen het aanvraag- en beoordelingsproces correspondeert Regieorgaan SIA altijd in het Nederlands, ook als u uw aanvraag in het Engels opstelt.

Voor vragen over ISAAC kan de handleiding ISAAC worden geraadpleegd (te vinden via de knop ‘help’ in ISAAC) of kan er contact worden opgenomen met de ISAAC-helpdesk. De ISAAC-helpdesk is bereikbaar van maandag t/m vrijdag van 10.00 tot 17.00 uur op telefoonnummer +31 (0) 70 34 40 600. Mailen kan naar isaac.helpdesk@nwo.nl. Een reactie volgt binnen 2 werkdagen.

Bekijk de ronde en alle documenten in ISAAC.

3.4.1 Aanvullende informatie over thema’s en beleidslijnen

Op het aanvraagformulier vragen wij u aan te geven bij welke thema’s en beleidslijnen uw aanvraag aansluit. Deze informatie ondersteunt ons onder meer bij het maken van beleidskeuzes. Meer informatie hierover vindt u op onze webpagina Informatieverzameling en monitoring. De door u verstrekte informatie wordt niet meegenomen in het beoordelingsproces.

3.4.1.1 Aansluiting op ‘Thema’s met impact’ (VH) en Onderwijssectoren

Regieorgaan SIA wil graag geïnformeerd worden over hoe de aanvraag zich verhoudt tot de onderzoeksthema’s, gespecificeerd in Praktijkgericht onderzoek als kennisversneller, Strategische onderzoeksagenda hbo 2022 – 2025 van de Vereniging Hogescholen. Op het aanvraagformulier geeft u daarom aan bij welke thema’s uit deze onderzoeksagenda de activiteiten aansluiten.

Daarnaast wenst Regieorgaan SIA geïnformeerd te worden over de aansluiting van het project bij de onderwijssectoren.

3.4.1.2 Topsectoren

Regieorgaan SIA wil, als dat van toepassing is, ook graag weten tot welke topsector of topsectoren uw project zich verhoudt. Meer informatie over de topsectoren vindt u op topsectoren.nl.

3.4.1.3 Bijdrage aan NWA

Regieorgaan SIA zet zich actief in om hogescholen optimaal mee te laten doen met praktijkgericht onderzoek binnen de verschillende routes van de Nationale Wetenschapsagenda (NWA). Indien van toepassing geeft u in de aanvraag aan bij welke NWA-route het project aansluit.

3.4.1.4 Bijdrage aan Missiegedreven Innovatiebeleid

Regieorgaan SIA wil hogescholen en onderzoekers aan universiteiten en overige onderzoeksorganisaties in staat stellen een waardevolle bijdrage te leveren aan het Missiegedreven Innovatiebeleid, onder andere met RAAK-mkb.

Als aanvrager geeft u op het aanvraagformulier aan bij welke van de 8 Kennis en Innovatie Agenda’s (KIA’s) het project aansluit. U onderbouwt in het projectvoorstel hoe het project aansluit bij één of meerdere KIA’s.

Meer informatie over de KIA’s vindt u op de webpagina over de Topsectoren en de missies voor de toekomst en in verschillende documenten van de KIA's Topsectoren:

3.5 Voorwaarden voor in behandeling nemen

Regieorgaan SIA toetst een aanvraag op onderstaande voorwaarden. Alleen als de aanvraag aan deze voorwaarden voldoet, wordt de aanvraag toegelaten tot de beoordelingsprocedure.

Voorwaarden:

  • • De aanvraag is ontvangen voor de gestelde deadline;

  • • De aanvrager voldoet aan de in paragraaf 3.2 gestelde voorwaarden.

  • • De aanvraag voldoet aan de DORA-richtlijnen zoals beschreven in paragraaf 4.3.3.

  • • De aanvraag is opgesteld met gebruikmaking van de formulieren die beschikbaar zijn gesteld in ISAAC.

  • • De datamanagementparagraaf is ingevuld (hiermee maken (hoofd)aanvragers kenbaar hoe met data voortkomend uit het onderzoek wordt omgegaan).

  • • Het aanvraagformulier en de verplichte bijlagen zijn, na eventueel eenmalig verzoek tot aanvulling of wijziging, juist, compleet en volgens de instructies ingevuld.

  • • De aanvraag is ingediend via het ISAAC-account van de aanvrager;

  • • De aanvraag is opgesteld in het Nederlands of Engels.

  • • De begroting in de aanvraag is opgesteld volgens de voorwaarden van deze Call for proposals.

  • • Het voorgestelde project heeft een looptijd van minimaal 18 en maximaal 24 maanden, met een uiterste startdatum van 1 augustus 2026.

In het aanvraagformulier kunnen toelichtingen, werkwijzen en vragen staan die nodig zijn om het formulier correct te kunnen invullen.

3.5.1 In behandeling nemen en administratieve correcties

Zo snel mogelijk nadat de benodigde stukken zijn ingediend, ontvangt de aanvrager bericht of Regieorgaan SIA de aanvraag in behandeling neemt. Houd er rekening mee dat Regieorgaan SIA de aanvrager binnen twee weken na de indieningsdeadline kan benaderen om eventuele administratieve correcties door te voeren om (alsnog) te voldoen aan de voorwaarden voor indiening. De aanvrager krijgt 1 keer de gelegenheid om binnen maximaal 5 werkdagen de correcties door te voeren. Als blijkt dat gecorrigeerde stukken wederom niet volledig en/of juist zijn, neemt Regieorgaan SIA de aanvraag niet in behandeling. Als de stukken wel juist en volledig zijn, neemt Regieorgaan SIA de aanvraag in behandeling en gaat deze door naar het proces van beoordeling en besluit.

3.5.2 Communicatie van aanvraag tot subsidiebesluit

Over de aanvraag communiceert Regieorgaan SIA van indiening tot en met besluit met de volgende personen:

  • • Met de aanvrager (indiener in ISAAC) communiceert Regieorgaan SIA over: toets op indieningsvoorwaarden, subsidiebesluit.

  • • Met de contactpersoon opgegeven in het aanvraagformulier communiceert Regieorgaan SIA over: hoor en wederhoor, kennisgevingsbericht, subsidiebesluit.

  • • Met het College van Bestuur communiceert Regieorgaan SIA over: subsidiebesluit.

4 Beoordeling

In dit hoofdstuk staat informatie over de beoordelingsprocedure van een aanvraag.

4.1 Criteria

De beoordeling vindt plaats aan de hand van inhoudelijke beoordelingscriteria en nadat de aanvraag is toegelaten tot de beoordelingsprocedure.

De aanvragen worden inhoudelijk beoordeeld aan de hand van de volgende criteria:

  • 1. Vraagarticulatie (25%)

    • • De vraag is aanwijsbaar afkomstig van (professionals werkzaam in) het mkb. Door middel van de beoogde doorwerking voorziet het antwoord op de vraag in een daadwerkelijke behoefte van de professionele praktijk.

    • • De aanvraag beschrijft duidelijk het proces waarlangs de vraagarticulatie plaatsgevonden heeft (workshops in het veld, surveys, verwijzingen naar presentaties, et cetera).

    • • De vraag is maatschappelijk relevant, waarbij een heldere indicatie van de verwachte praktijkopbrengst wordt gegeven en een toelichting daarop. Het is een meerwaarde als het gaat om een urgente vraag die uitnodigt tot het ontwikkelen van innovatieve kennis.

  • 2. Netwerkvorming (25%)

    • • De betrokken consortiumpartners, waaronder ook de organisatie van samenwerkende partijen die de mkb-praktijk vertegenwoordigt, hebben een actieve rol in het onderzoek.

    • • Het consortium heeft aantoonbaar voldoende kennis en kwaliteit om het onderzoek uit te voeren.

    • • Het netwerk van personen of organisaties staat niet geïsoleerd, er zijn relaties in het kennisnetwerk en met relevante initiatieven op het vakgebied, in het binnenland en/of het buitenland.

    • • Het is een meerwaarde als het voor de aanvraag samengestelde consortium een uitbreiding van een bestaand netwerk betreft.

  • 3. Onderzoeksplan (50%)

    • • Het onderzoeksplan bevat een volledige maar beknopte weergave van de state-of-the-art-kennis in de professionele praktijk en wetenschap, binnen en buiten Nederland. Hiertoe behoort een literatuurreview met actuele studies over het onderwerp van de aanvraag. Dit vraagt ook om een overzicht van toonaangevende regionale, landelijke of internationale kennisagenda’s op dit onderwerp, de daaruit voortkomende initiatieven, de relevantie en de positie die de aanvraag hierin inneemt.

    • • De onderzoeksvraag is zorgvuldig geformuleerd, vormt een vertaling van de praktijkvraag en sluit aan bij de state-of-the-art-kennis.

    • • Het onderzoeksplan geeft een beschrijving en onderbouwing van de voorgestelde methoden en analysetechnieken waarmee de onderzoeksvraag beantwoord zal worden. De methoden passen optimaal bij de aard van de vraagstelling. De methoden en analysetechnieken verlopen volgens een bepaalde systematiek en zijn daardoor inzichtelijk, reproduceerbaar en overdraagbaar.

    • • Onderdeel van het onderzoeksplan is het activiteitenplan, dat meetbare (tussen)doelstellingen en te verwachten (tussen)resultaten bevat en waaruit zichtbaar wordt wie wat wanneer doet, waarom en wat het oplevert. De netwerkpartners komen samen tot kennisontwikkeling door zelf kennis in te brengen (kenniscirculatie). In het activiteitenplan staat helder beschreven welke rol praktijk-, onderzoeks- en onderwijspartners op zich nemen (bijvoorbeeld deelname aan focusgroepen, leerkringen, uitvoering van pilots).

    • • De wijze waarop de doorwerking van de onderzoeksresultaten naar het onderwijs en onderzoeksgemeenschap wordt gerealiseerd wordt beschreven.

    • • Beschrijving van de haalbaarheid en uitvoerbaarheid. Hieronder wordt verstaan:

      • – de mate waarin de gevraagde financiële middelen in een redelijke verhouding staan tot de aard, omvang en verwachte impact van het projectvoorstel;

      • – de mate van personele bezetting en kwaliteit als ook de mate van beschikbare middelen en tijdsinvestering;

      • – de mate waarin sprake is van een duidelijk belegd en gekwalificeerd projectmanagement;

      • – de mate waarin het beroepenveld bereid is zelf substantieel bij te dragen aan de uitvoering van het project (zoals financieel, beschikbaar stellen van apparatuur, werkruimte, in tijd door begeleiding, projectdeelname en dergelijke, beschikbaar stellen van patenten, door middel van licenties, et cetera).

De leden van de beoordelingscommissie beoordelen de criteria met een score in gehele getallen, oplopend van 1 tot en met 6, waarbij 6 de hoogste score vertegenwoordigt.

De kwaliteit van het onderzoeksplan weegt 50% mee in de beoordeling. De criteria vraagarticulatie en netwerkvorming wegen elk 25% mee in de beoordeling. Alle aanvragen ontvangen een gewogen gemiddelde totaalscore.

Om in aanmerking te komen voor subsidie moet een aanvraag op elk van de criteria een 4.00 of hoger scoren.

4.2 Beoordelingsprocedure

De beoordelingsprocedure van de aanvraag bestaat uit de volgende stappen volgens het tijdpad zoals wordt vermeld in 3.1:

  • • Eerste vergadering van de beoordelingscommissie

  • • Weerwoord op het voorlopige commissieoordeel

  • • Tweede vergadering van de beoordelingscommissie

  • • Besluitvorming

Voor deze ronde wordt een externe, onafhankelijke beoordelingscommissie ingesteld door het bestuur van Regieorgaan SIA. De leden hiervan zijn afkomstig uit de onderzoekswereld en de praktijk met kennis van het vakgebied. De taak van de beoordelingscommissie is de ingediende aanvragen te beoordelen aan de hand van de beoordelingscriteria. Iedere aanvraag wordt op zichzelf staand beoordeeld.

De beoordelingscommissie zal geen gebruikmaken van de mogelijkheid om referenten in te schakelen (gegeven in artikel 2.2.4, lid 2, van de NWO Subsidieregeling). Regieorgaan SIA heeft hiertoe besloten, vanwege de aanwezige expertise in de beoordelingscommissie.

4.2.1 Eerste vergadering van de beoordelingscommissie

Wanneer een aanvraag in behandeling is genomen, wordt de aanvraag voorgelegd aan de beoordelingscommissie.

De beoordelingscommissie beoordeelt elke aanvraag afzonderlijk. De commissie geeft de aanvraag per beoordelingscriterium (zie paragraaf 4.3) een cijfermatige score. De uiteindelijke score wordt afgerond op 2 decimalen. De commissie stelt naar aanleiding van de bespreking een schriftelijk voorlopig oordeel op en stuurt dit, zonder de scores, naar de aanvrager.

4.2.2 Weerwoord op het voorlopig oordeel van de beoordelingscommissie

De aanvrager ontvangt per e-mail het voorlopig oordeel van de beoordelingscommissie en kan hier een weerwoord op geven. De deadline voor het indienen van het weerwoord is 10 werkdagen na ontvangst van het voorlopig oordeel. Het weerwoord moet per e-mail worden ingediend. Een weerwoord dat binnenkomt na de deadline wordt niet meegenomen in de verdere procedure.

Na ontvangst van het voorlopig oordeel, kan de aanvrager er ook voor kiezen de aanvraag in te trekken via ISAAC. De aanvrager meldt dit zo snel mogelijk per e-mail aan Regieorgaan SIA. Zie contactgegevens in Hoofdstuk 6.

4.2.3 Tweede vergadering van de beoordelingscommissie

In de tweede vergadering bespreekt de beoordelingscommissie de aanvraag, de voorlopige beoordeling en het eventuele weerwoord.

De beoordelingscommissie komt tot een definitief oordeel en heeft hierbij het eventuele weerwoord meegenomen.

De beoordelingscommissie stelt naar aanleiding van de bespreking een schriftelijk advies op aan het bestuur van Regieorgaan SIA over de kwaliteit en prioritering van de aanvragen. Dit advies baseert zij op de beoordelingscriteria. De aanvraag moet op elk van de afzonderlijke beoordelingscriteria tenminste 4.00 scoren om in aanmerking te komen voor de subsidie. Het advies komt tot stand op basis van het oordeel van de aanvraag en het maximaal beschikbare budget (subsidieplafond) voor deze ronde.

4.2.4 Besluitvorming

Het bestuur van Regieorgaan SIA toetst de gevolgde procedure en het advies van de beoordelingscommissie. Het bestuur besluit op basis van het advies van de beoordelingscommissie over het al dan niet toewijzen van de subsidie. De aanvrager ontvangt daarna per e-mail een brief met daarin het besluit.

4.3 en kaders voor de beoordeling

Onderstaande richtlijnen en kaders zijn van toepassing tijdens de beoordeling van uw aanvraag.

4.3.1 Code persoonlijke belangen

Voor alle bij de beoordeling en/of besluitvorming betrokken personen en betrokken medewerkers van Regieorgaan SIA is de NWO Code Persoonlijke Belangen van toepassing.

4.3.2 Diversiteit en inclusie

Regieorgaan SIA streeft naar een inclusieve cultuur, waarin geen plaats is voor bewuste of onbewuste barrières vanwege culturele, etnische of religieuze achtergrond, gender, seksuele oriëntatie, gezondheid of leeftijd (Diversiteit en inclusie | NWO). Regieorgaan SIA biedt leden van een beoordelingscommissie handvatten voor het inclusief beoordelen bij de schriftelijke beoordeling en bij de vergadering van de beoordelingscommissie (Inclusief beoordelen | NWO).

4.3.3 Brede definitie van wetenschappelijke output (DORA)

Regieorgaan SIA hanteert bij het beoordelen van het wetenschappelijke track record van aanvragers een brede definitie van wetenschappelijke output.

Regieorgaan SIA verzoekt de beoordelingscommissieleden bij de beoordeling van de aanvragen niet af te gaan op indicatoren als de Journal Impact Factor of de h-index. Deze mogen niet worden vermeld in de aanvraag. Wel mogen naast publicaties ook andere wetenschappelijk producten worden vermeld, zoals datasets, patenten, software, code enzovoort.

De basis voor dit beleid ligt in de ‘San Francisco Declaration on Research Assessment’ (DORA | NWO), ondertekend door NWO. DORA is een wereldwijd initiatief dat beoogt de manier te verbeteren waarop onderzoek en onderzoekers worden beoordeeld. DORA bevat aanbevelingen voor onderzoeksfinanciers, onderzoeksorganisaties, wetenschappelijke tijdschriften en andere partijen.

DORA richt zich op het terugdringen van het onkritisch gebruik van bibliometrische indicatoren en het wegnemen van onbewuste vooringenomenheid bij de beoordeling van onderzoek en onderzoekers. Overkoepelende filosofie van DORA is dat onderzoek moet worden beoordeeld op zijn eigen kwaliteiten en verdiensten, en niet op basis van afgeleide indicatoren, zoals het tijdschrift waarin het onderzoek is gepubliceerd.

4.3.4 Ex aequo

Het kan gebeuren dat 2 of meer aanvragen bij de beoordeling (bijna) dezelfde score krijgen. Dit noemen we ex aequo. Dit kan ook voorkomen rond het subsidieplafond, oftewel de grens tussen aanvragen die wel en niet worden toegewezen. Dan moet worden bepaald welke aanvraag wel wordt toegewezen, en welke niet. Dat gebeurt aan de hand van de volgende procedure.

De aanvraag met de hoogste score op het criterium vraagarticulatie krijgt de hoogste positie in de prioritering.

Als aanvragen dan nog steeds op een gelijke positie eindigen, geldt de volgende bepaling.

De aanvraag met de hoogste score op het criterium onderzoeksplan krijgt de hoogste positie in de prioritering.

Als aanvragen dan nog steeds op een gelijke positie eindigen, geldt de volgende bepaling.

De aanvraag met de hoogste score op het criterium netwerkvorming krijgt de hoogste positie in de prioritering.

Als er dan nog aanvragen op dezelfde positie staan rond de grens van wel of niet toewijzen, stemmen de leden van de beoordelingscommissie om te bepalen welke aanvraag op de hoogste positie in de prioritering eindigt (conform artikel 2.2.6, vijfde lid van de NWO Subsidieregeling). Als ook stemming geen uitsluitsel biedt, of niet gewenst is, wordt de ex aequo doorgestuurd naar het bestuur van Regieorgaan SIA.

Om te bepalen of 2 of meer aanvragen een score hebben die niet van elkaar te onderscheiden is, wordt gekeken naar de gewogen totaalscore van de aanvraag die nog net binnen de grens van het subsidieplafond valt. Als de score van deze aanvraag 0,05 punt of minder verschilt met de scores van de aanvragen buiten de grens van het subsidieplafond, dan wordt het op bovenstaande manier bepaald. Alle aanvragen met een score tussen +0,05 en –0,05 van de referentiescore worden meegenomen in de procedure.

5. Na de toewijzing

In dit hoofdstuk staan de voorwaarden en verplichtingen die gelden na toewijzing van de subsidie. Dit hoofdstuk is hoofdzakelijk relevant voor aanvragers van toegewezen aanvragen.

5.1 Start van het project

De aanvrager is verantwoordelijk voor de uitvoering van het gehele project en treedt op als penvoerder. Regieorgaan SIA communiceert met de aanvrager (indiener in ISAAC) over het project. Deze persoon is tijdens het traject het formeel aanspreekpunt tenzij de aanvrager via ISAAC een wijziging doorgeeft.

De aanvrager van het project ontvangt namens het bestuur van Regieorgaan SIA een toewijzingsbrief. De subsidie wordt uitbetaald in termijnen.

5.1.1 Administratieve acties in ISAAC

De aanvrager (indiener in ISAAC) kan anderen machtigen om administratieve acties voor hun project uit te voeren in het ISAAC-systeem. Meer informatie over de machtigingsregeling is te vinden in de ISAAC-handleiding.

5.1.2 Datamanagementplan

Bij goed onderzoek hoort verantwoord datamanagement. Aan het begin van het project werkt de penvoerder de datamanagementparagraaf uit tot een datamanagementplan. Als er door de beoordelingscommissie advies gegeven is over datamanagement, dan kan daarvan gebruik worden gemaakt. De penvoerder beschrijft in het plan of er gebruik gemaakt wordt van bestaande data of dat het om een nieuwe dataverzameling gaat en hoe de dataverzameling dan FAIR – vindbaar, toegankelijk, interoperabel en herbruikbaar – gemaakt wordt.

Het datamanagementplan moet worden afgestemd met een datasteward of vergelijkbare functionaris van de penvoerder. Het datamanagementplan moet binnen 4 maanden na toewijzing van het project via ISAAC bij Regieorgaan SIA worden ingediend. Regieorgaan SIA beoordeelt het plan. Goedkeuring van het datamanagementplan door Regieorgaan SIA is een voorwaarde voor de subsidieverlening. Het plan kan tijdens het onderzoek worden bijgesteld.

5.2 Monitoring en projectbeheer

Tijdens de loop van het project houdt de penvoerder Regieorgaan SIA op de hoogte van de voortgang. Na afloop van het project deelt de penvoerder de resultaten. In het subsidiebesluit staat op welke manier dit gebeurt.

5.2.1 Voortgangsrapportage

Regieorgaan SIA vraagt periodiek de voortgang van een project op. De formats hiervoor staan in ISAAC.

5.2.2 Wijzigingen in het project

Als er tijdens de looptijd van het project wijzigingen zijn ten opzichte van de toegewezen aanvraag en begroting, moet de penvoerder deze wijzigingen vooraf ter goedkeuring voorleggen aan Regieorgaan SIA via een wijzigingsformulier in ISAAC.

5.3 Richtlijnen en kaders voor uitvoering van het project

Hieronder staan de richtlijnen en kaders die van toepassing zijn op de uitvoering van het project.

5.3.1 Ethische verklaring of vergunning

Het is de verantwoordelijkheid van de penvoerder om na te gaan of voor de uitvoering van het voorgestelde project een ethische verklaring of vergunning noodzakelijk is. Het wel of niet hebben van een ethische verklaring of vergunning op het moment van het aanvraagproces heeft geen invloed op de beoordeling van de aanvraag. Als er een ethische verklaring of vergunning nodig is voor (een deel van) het onderzoek dan moet de penvoerder een kopie van deze verklaring of vergunning aan Regieorgaan SIA verstrekken nadat het project is toegewezen, en in ieder geval uiterlijk voordat de uitvoering van het onderdeel van het project waarvoor de verklaring nodig is van start gaat. Het deel van het project waarvoor de verklaring en/of vergunning vereist is, kan uiteraard (nog) niet worden uitgevoerd zolang er geen verklaring of vergunning is verstrekt.

5.3.2 Wetenschappelijke integriteit

Onderzoek dient volgens de normen van de Nederlandse Gedragscode Wetenschappelijke Integriteit te worden uitgevoerd. In geval van (mogelijke) schending van deze normen, moet de penvoerder Regieorgaan SIA hiervan onmiddellijk op de hoogte stellen en alle relevante documenten aan Regieorgaan SIA overleggen. Onderzoekers kunnen ook een klacht indienen bij de Commissie Wetenschappelijke Integriteit van hun instelling of bij het NWO Meldpunt wetenschappelijke integriteit.

Regieorgaan SIA hecht grote waarde aan de wetenschappelijke integriteit van door haar gefinancierd onderzoek en spant zich in om integriteitsschendingen te voorkomen en te signaleren. Niet-integer onderzoek kan immers leiden tot directe schade (bijvoorbeeld aan de omgeving of patiënten), en kan het publieke vertrouwen in de wetenschap en het vertrouwen tussen wetenschappers onderling aantasten.

5.3.3 Naleving Nationale leidraad kennisveiligheid

Wetenschap van wereldklasse kan profiteren van internationale samenwerking. De Nationale leidraad kennisveiligheid (hierna: de Leidraad) helpt onderzoeksorganisaties ervoor te zorgen dat internationale samenwerking veilig kan plaatsvinden. Bij kennisveiligheid gaat het om ongewenste overdracht van gevoelige kennis en technologie die de nationale veiligheid aantast; om heimelijke beïnvloeding van onderwijs en onderzoek door statelijke actoren, en daarmee de academische vrijheid en de sociale veiligheid in gevaar brengt; en om ethische kwesties die kunnen spelen in de samenwerking met landen die de grondrechten niet respecteren.

Het is de verantwoordelijkheid van de aanvrager (na toewijzing de penvoerder) om na te gaan of het project in lijn is en blijft met de Leidraad. Met het indienen van de aanvraag committeert de aanvrager/penvoerder zich aan de overwegingen in deze Leidraad. In geval van het vermoeden van schending van de Leidraad bij een bij Regieorgaan SIA ingediende aanvraag voor projectfinanciering of een door Regieorgaan SIA gefinancierd project, kan Regieorgaan SIA de aanvrager/penvoerder verzoeken om een risicoafweging te overleggen waaruit blijkt dat de overwegingen uit de Leidraad zijn gevolgd. Indien de aanvrager/penvoerder niet aan het verzoek van Regieorgaan SIA voldoet of als de risicoafweging klaarblijkelijk een schending van de Leidraad behelst, kan dit gevolgen hebben voor de subsidieverlening of vaststelling door Regieorgaan SIA. Ook kan Regieorgaan SIA in een voorkomend geval nadere voorwaarden opnemen in de toewijzingsbrief.

De Nationale leidraad kennisveiligheid vindt u op de website van de Rijksoverheid: Home | Loket Kennisveiligheid.

5.3.4 Principes voor maatschappelijk verantwoord licentiëren

Uit het project kan kennis voortkomen die geschikt is voor toepassing in de maatschappij. Bij het aangaan van afspraken over licentie- en/of overdracht van onderzoeksresultaten dient rekening te worden gehouden met de 10 principes voor maatschappelijk verantwoord licentiëren, die te vinden zijn op de website van NFU.

5.3.5 Genetische bronnen en Nagoya Protocol

Onderzoekers moeten de noodzakelijke acties ten aanzien van het Nagoya Protocol nemen. Het Nagoya Protocol zorgt voor een eerlijke verdeling van voordelen die voortvloeien uit het gebruik van genetische bronnen, inclusief (traditionele) kennis over deze bronnen (Access and Benefit Sharing; ABS). Onderzoekers die gebruik maken van deze bronnen (in of uit het buitenland) dienen zich op de hoogte te stellen van het Nagoya Protocol ( ABS Focal Point - ABS Focal Point).

5.3.6 Intellectueel eigendom

Het beleid van Regieorgaan SIA met betrekking tot intellectueel eigendom (IE) is te vinden in de NWO Subsidieregeling.

5.4 Onderzoeksresultaten – Open Science

Open Science is de beweging die staat voor een meer open en participatieve onderzoekspraktijk waarbij publicaties, data, software en andere vormen van wetenschappelijke informatie in een zo vroeg mogelijk stadium gedeeld worden en voor hergebruik beschikbaar gesteld worden.

Wetenschappelijke publicaties over het project/traject dienen Open Access beschikbaar te zijn volgens de Beleidsregel Open Access. Op de website van NWO staat beschreven welke opties er zijn voor het Open Access beschikbaar maken van verschillende typen publicaties zoals wetenschappelijke artikelen, boeken en boekhoofdstukken en proefschriften. Op de NWO-website staat ook informatie over de toepassing van licenties. Eventuele kosten voor Open Access publiceren dienen te worden begroot als onderdeel van de aanvraagbegroting.

Leidt onderzoek dat door Regieorgaan SIA is gefinancierd tot een publicatie of andere relevante onderzoeksoutput? Dan moet de penvoerder Regieorgaan SIA noemen als financier.

5.5 Afronding

Uiterlijk 13 weken na het einde van de looptijd van het project levert de penvoerder schriftelijk een inhoudelijke en financiële eindrapportage in. Het niet of niet tijdig indienen van deze rapportages kan leiden tot het lager of op nihil vaststellen van de subsidie.

5.6 Evaluatie

Regieorgaan SIA kan aanvragers/penvoerders benaderen voor een evaluatie van de procedure en/of het onderzoeksprogramma.

6 Contact

6.1 Vragen over de financiering van aanvragen?

Kijk voor meer informatie op Regieorgaan SIA | Financiering.

6.2 Vragen over de inhoud van deze ronde?

Op de webpagina RAAK-mkb op de website van Regieorgaan SIA vindt u de meest recente informatie over deze Call for proposals. U vindt hier ook contactgegevens van de programmamanager.

6.3 Technische vragen over ISAAC?

Voor vragen over ISAAC kan de handleiding ISAAC worden geraadpleegd (te vinden via de knop ‘help’ in ISAAC). Daarnaast kan er contact opgenomen worden met de ISAAC-helpdesk. De ISAAC-helpdesk is bereikbaar van maandag t/m vrijdag van 10.00 tot 17.00 uur CE(S)T op telefoonnummer +31 (0) 70 34 40 600. U kunt uw vraag ook per e-mail stellen via isaac.helpdesk@nwo.nl. U ontvangt dan binnen 2 werkdagen een reactie.

7 Voorwaarden en tarieven in budgetmodules

7.1 Personeel (behorend bij paragraaf 3.3.1)

7.1.1. Personeel van hogescholen, TO2-instituten, onderwijsinstellingen en overige organisaties (behorend bij paragraaf 3.3.1.1)

Financiering kan worden aangevraagd voor personeel van hogescholen, TO2-instituten, overige onderwijsinstellingen en overige organisaties, waaronder publieke organisaties en mkb-ondernemingen. De tarieven worden bepaald aan de hand van de Handleiding Overheidstarieven (HOT), tabel 2 gemiddelde totale loonkosten per salarisschaal, kolom ‘Uurtarief productieve uren, excl. btw’. De salarisschaal van de aangevraagde functie bepaalt het tarief uit de HOT-tabel. Dit tarief geldt voor de gehele looptijd van het project.

Voor organisaties die niet de cao Rijksoverheid of een vergelijkbare cao gebruiken (zoals de cao’s van hbo, mbo, vo en lagere overheden), gelden de volgende salarisschalen van HOT-tabel 2, kolommen productieve uren. Projectondersteuner: schaal 6. Junior (onderzoeker): schaal 10. Medior (onderzoeker): schaal 12. Senior (onderzoeker): schaal 13. Directeur: schaal 16.

7.1.2 Studenten (behorend bij paragraaf 3.3.1.2)

In het onderzoek kunnen studenten worden ingezet. Indien de studenten bijdragen als onderdeel van hun curriculum, geldt het tarief volgens de gebruikelijke stagevergoeding van de hogeschool of universiteit.

Indien de studenten als bijbaan naast hun studie als student-assistent bijdragen, geldt het tarief volgens HOT-tabel 2 schaal 1.

7.1.3 Promovendus (behorend bij paragraaf 3.3.1.3)

Een promovendus wordt 48 maanden voor 1,0 fte aangesteld bij een universiteit in het Koninkrijk der Nederlanden, umc of onderzoeksorganisatie zoals genoemd in artikel 1.1 van de NWO Subsidieregeling. Het equivalent van 48 voltijdsmaanden, bijvoorbeeld een aanstelling van 60 maanden voor 0,8 fte, is ook mogelijk. Het is in bijzondere situaties mogelijk om een kortere aanstellingsduur aan te vragen. Dit moet goed worden gemotiveerd. Hierover wordt geoordeeld door de beoordelingscommissie. Indien een project korter duurt dan 48 maanden, is het noodzakelijk dat de decaan of instituutsdirecteur schriftelijk toezegt om het resterende deel van het promotietraject te financieren. Het is niet mogelijk financiering aan te vragen voor een promovendus die voor aanvang van de toewijzing met het te financieren project is gestart.

Gebruik de tarieven van een promovendus in de salaristabellen van UNL en NFU. Voor iedere promovendus is een eenmalige persoonsgebonden benchfee van € 5.000 beschikbaar ter stimulering van diens wetenschappelijke carrière.

7.1.4 Postdoc (behorend bij paragraaf 3.3.1.3)

Een postdoc wordt aangesteld bij een universiteit in het Koninkrijk der Nederlanden, umc of onderzoeksorganisatie zoals genoemd in paragraaf 3.3.1.3.

Gebruik de tarieven van een senior wetenschappelijk medewerker in de salaristabellen van UNL, en de tarieven van een postdoc bij een umc in de salaristabellen van NFU.

Het is niet mogelijk financiering aan te vragen voor een postdoc die voor aanvang van de toewijzing met het te financieren project is gestart.

Alleen een postdoc positie met een aanstelling van ten minste 12 maanden voor 0,5 fte kwalificeert als een aanstelling waarvoor een eenmalige persoonsgebonden benchfee van € 5.000 beschikbaar staat ter stimulering van de wetenschappelijke carrière.

7.1.5 Arts-onderzoeker (behorend bij paragraaf 3.3.1.3)

Financiering kan worden aangevraagd voor de aanstelling van een basisarts of arts-assistent als arts-onderzoeker voor de uitvoering van wetenschappelijk geneeskundig onderzoek aan een umc. Een arts-onderzoeker wordt minimaal 36 en maximaal 48 maanden voor 1,0 fte aangesteld. Het equivalent van 36 of 48 voltijdsmaanden, bijvoorbeeld een aanstelling van 48 of 60 maanden voor 0,8 fte, is ook mogelijk. Het is in bijzondere situaties mogelijk om een kortere aanstellingsduur aan te vragen. Dit moet goed worden gemotiveerd. Hierover wordt geoordeeld door de beoordelingscommissie. Indien een project korter duurt dan 48 maanden, is het noodzakelijk dat de decaan of instituutsdirecteur schriftelijk toezegt om het resterende deel van het promotietraject te financieren.

Het is niet mogelijk financiering aan te vragen voor een arts-onderzoeker die voor aanvang van de toewijzing met het te financieren project is gestart.

Gebruik de tarieven van (arts-)onderzoeker in de salaristabellen van NFU. Voor iedere arts-onderzoeker is een eenmalige persoonsgebonden benchfee van € 5.000 beschikbaar ter stimulering van de wetenschappelijke carrière.

7.1.6 Niet-wetenschappelijk personeel (behorend bij paragraaf 3.3.1.3)

Financiering kan worden aangevraagd voor niet-wetenschappelijk personeel (NWP) dat nodig is voor de uitvoering van het project. Het kan bijvoorbeeld gaan om programmeurs, technisch assistenten, analisten of projectleiders. De inzet van NWP moet worden beschreven in de aanvraag.

De duur van de aanstelling is niet langer dan de looptijd van het door Regieorgaan SIA gefinancierde project.

Afhankelijk van het functieniveau wordt gekozen uit de salaristabellen van het UNL of NFU voor NWP-mbo, NWP-hbo en NWP-academisch. Voor NWP is geen benchfee beschikbaar.

7.1.7 Universitair (hoofd)docenten en hoogleraren (behorend bij paragraaf 3.3.1.3)

Financiering kan worden aangevraagd voor loonkosten van universitair (hoofd)docenten en hoogleraren bij universiteiten, umc’s en onderzoeksorganisaties genoemd in artikel 1.1, eerste lid, van de NWO subsidieregeling. Begeleiding van een promovendus of postdoc komt niet in aanmerking voor financiering.

Gebruik de tarieven volgens de Handleiding Overheidstarieven (HOT), tabel 1, gemiddelde directe loonkosten per salarisschaal, kolom ‘Uurtarief productieve uren, excl. btw’. De salarisschaal bepaalt het tarief. Voor hoogleraren geldt schaal 17.

Voor universitair (hoofd)docenten en hoogleraren is geen benchfee beschikbaar.

7.1.8 Wetenschappelijk personeel bij een onderzoeksorganisatie in het buitenland

Financiering kan worden aangevraagd voor loonkosten van personeel aan een buitenlandse onderzoeksorganisatie dat een bijdrage levert aan het project. De buitenlandse onderzoeksorganisatie moet voldoen aan de definitie van onderzoeksorganisatie van artikel 5.1 sub p van de NWO Subsidieregeling.

Onderbouw overtuigend hoe de onderzoeker van de buitenlandse onderzoeksorganisatie specifieke expertise aan het project bijdraagt die in Nederland niet beschikbaar is op het niveau dat voor het project noodzakelijk is. De beoordelingscommissie beoordeelt deze onderbouwing als onderdeel van het criterium netwerkvorming. Deze onderbouwing is niet nodig wanneer NWO een bilaterale overeenkomst omtrent Money follows cooperation heeft gesloten met de nationale onderzoeksfinancier van het land waar de buitenlandse onderzoeksorganisatie zich bevindt. Op de NWO-website staat met welke onderzoeksfinanciers NWO een dergelijke overeenkomst heeft gesloten. NWO verstrekt geen subsidie aan medeaanvragers in het buitenland die vallen onder toepasselijke sanctiewetgeving.

De aanvrager ontvangt de subsidie en is verantwoordelijk voor het overmaken van subsidiemiddelen aan de buitenlandse onderzoeksorganisatie (van de mede-aanvrager) en voor de financiële verantwoording van de besteding van het buitenlandse deel van de subsidie. Het wisselkoersrisico ligt bij de aanvrager. Baten of lasten door wisselkoersen zijn niet subsidiabel.

Gebruik de UNL-tarieven gecorrigeerd voor de landencorrectiecoëfficiënten. Deze tarieven zijn maxima. Er is geen persoonsgebonden benchfee beschikbaar.

Als binnen deze budgetmodule meer dan € 125.000 per organisatie wordt aangevraagd, dan is een controleverklaring van de onafhankelijke accountant nodig bij de financiële eindverantwoording.

7.2 Materieel (behorend bij paragraaf 3.3.2)

Financiering kan worden aangevraagd voor alle kosten voor het project en de doorwerking ervan met betrekking tot onder meer verbruiksgoederen, inkoop van diensten, materialen, kleine instrumenten, toegang tot (inter)nationale faciliteiten, software en onderzoeksmiddelen die na gebruik geen economische waarde meer hebben. Reis- en verblijfkosten (nationaal en internationaal) voor alle mensen die aan het project werken incl. buitenlandse gastonderzoekers, kosten voor de organisatie van (internationale) workshops en symposia, kosten voor datamanagement, publicaties, en kosten in het kader van citizen science vallen eveneens onder deze module.

Reiskosten (nationaal en internationaal) worden alleen vergoed op basis van tweede klasse/economy class tarieven. Voor publicaties gelden de bepalingen in paragraaf 4.5 Onderzoeksresultaten – Open science. Kosten voor een controleverklaring kunnen alleen worden opgevoerd voor instellingen die niet onderworpen zijn aan het onderwijsaccountantsprotocol van OCW voor maximaal € 5.000 per controleverklaring.

Het is niet toegestaan om kosten op te voeren voor:

  • • organisatie-infrastructuur en overhead, waaronder een volledig functionerende werkplek, huisvesting, kantoorautomatisering, personeelsadministratie, reiskosten woon-werk, opleiding, facilitair, HR-advies en bedrijfszorg, documentaire informatievoorziening en thuiswerkvergoeding;

  • • het gebruik en onderhoud van in eigen beheer ontwikkelde wetenschappelijke infrastructuur;

  • • reguliere onderwijsactiviteiten.

7.3 Investeringen (behorend bij paragraaf 3.3.3)

Financiering kan worden aangevraagd voor alle projectspecifieke middelen ten behoeve van onderzoek of kosten met betrekking tot bouw of doorontwikkeling van wetenschappelijke infrastructuur die na afronding van het project economische waarde behouden, dan wel kunnen worden hergebruikt. De begunstigde verwerft na afloop van het project het eigendom over deze onderzoeksmiddelen. Indien de begunstigde winst realiseert uit het economisch eigendom van deze onderzoeksmiddelen, dan moeten deze winsten worden geïnvesteerd in onderzoeksactiviteiten. Het gaat om de aanschaf van apparatuur met restwaarde voor de uitvoering van onderzoek en om investeringen in de opbouw of (verdere) ontwikkeling van wetenschappelijke infrastructuur. Loonkosten als onderdeel van de investering zijn op te voeren als personele kosten.

Indien apparatuur niet tijdens de volledige levensduur daarvan voor het voorgestelde project wordt gebruikt, komen alleen de afschrijvingskosten overeenstemmend met de looptijd van het voorgestelde project, berekend volgens algemeen erkende boekhoudkundige beginselen, voor subsidiëring in aanmerking.

De kosten voor investeringen dienen in de aanvraag adequaat gespecificeerd en gemotiveerd te worden.

Subsidiabel zijn:

  • • kosten voor investeringen in wetenschappelijke apparatuur

  • • kosten voor investeringen in datasets

  • • loonkosten voor medewerkers met essentiële technische expertise noodzakelijk voor de ontwikkeling of bouw van een investering

Niet-subsidiabel zijn:

  • • kosten voor infrastructurele voorzieningen die tot de gebruikelijke infrastructuur gerekend kunnen worden volledig functionerende werkplek, huisvesting, kantoorautomatisering, personeelsadministratie, reiskosten woon-werk, opleiding, facilitair, HR-advies en bedrijfszorg, documentaire informatievoorziening, thuiswerkvergoeding

  • • dataverzamelingen en eventuele bijbehorende software en bibliografieën die reeds op andere wijze beschikbaar zijn

  • • overige personeelskosten, waaronder personeelskosten voor de exploitatie en het uitvoeren van onderzoek met de faciliteit

  • • kosten voor onderhoud en gebruik van de apparatuur op een project (de kosten voor het gebruik van apparatuur op een project kunnen via het materieel budget aangevraagd worden)

7.4 Indexering

Het tarief op het moment van de besluitdatum is van toepassing. Regieorgaan SIA past bij de toekenning zo nodig eenmalig ambtshalve een indexering toe van de loonkosten. Hierbij wordt de datum gehanteerd dat de tarieven ingaan. Indien de datum van bekendmaking van de tarieven later is dan de ingangsdatum, wordt de datum van bekendmaking gehanteerd. De tarieven van de Universiteiten van Nederland (UNL) gaan doorgaans in op 1 juli, van de Nederlandse Federatie van Universitair medische centra (NFU) op 1 augustus en van de Handleiding Overheidstarieven (HOT) op 1 januari.

Ambtshalve indexering heeft geen invloed op het subsidieplafond en het maximaal aan te vragen subsidiebedrag. Het subsidieplafond en het maximaal aan te vragen subsidiebedrag blijven ongewijzigd tijdens de beoordelingsprocedure. Bij toewijzing wordt indexering toegepast op het subsidiebedrag.

De ambtshalve indexering heeft geen gevolgen voor de eisen aan eigen bijdragen en/of cofinanciering, noch voor de IE-rechten die uit de eigen bijdragen en/of cofinanciering kunnen voortvloeien.

BIJLAGE 1 GETOETSTE ORGANISATIES

De hieronder genoemde organisaties hoeven geen de-minimisverklaring aan te leveren:

  • • IHE Delft Institute for Water Education

  • • KNMI – Koninklijk Nederlands Meteorologisch Instituut

  • • Marin – Maritime Research Institute Netherlands

  • • NIVEL

  • • NLR – Stichting Koninklijk Nederlands Lucht- en Ruimtevaartcentrum

  • • RIVM – Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu

  • • Stichting Deltares

  • • Stichting Wageningen Research

  • • TNO

  • • Trimbos Instituut

Naar boven