Besluit van het bestuur van ZonMw van 27 augustus 2025, houdende vaststelling van de Beleidsregels handhaving subsidiebepalingen ZonMw in verband met het verlagen van de subsidievaststelling bij het niet tijdig voldoen aan de aanlevering van de controle- of Sisa-verklaring en het ontbreken van een goedkeurende accountantsverklaring

Het bestuur van ZonMw, verder te noemen het bestuur,

Gelet op artikel 4:81 van de Algemene wet bestuursrecht;

Besluiten:

De Beleidsregels handhaving subsidiebepalingen ZonMw zijn als volgt:

Artikel 1.

• 1. Deze beleidsregels zijn van toepassing op subsidies met werkelijke kosten vanaf € 125.000 die worden verstrekt door ZonMw.

• 2. Deze beleidsregels zijn niet van toepassing voor zover bij enig wettelijk voorschrift ten aanzien van een subsidie anders is bepaald.

• 3. In deze beleidsregels wordt onder verklaring verstaan een controleverklaring of een Sisa-verklaring van de accountant. Sisa-verklaring staat voor Single Information Single Audit; er wordt per boekjaar één keer informatie geleverd waar één audit op plaatsvindt.

Artikel 2.

Iedere subsidieontvanger is verplicht om binnen 13 weken na afloop van het project een eindverantwoording (inhoudelijk eindverslag en een financiële eindverantwoording) inclusief een goedkeurende controleverklaring van de accountant aan te leveren.

Artikel 3.

Een universitair medische centra of universiteit is verplicht om binnen 8 maanden na afloop van enig jaar om het jaaroverzicht (alle in dat jaar afgesloten projecten met een subsidie van € 125.000 of meer) te completeren met een goedkeurende Sisa-verklaring van de accountant.

Artikel 4.

De subsidievaststelling

• 1. Indien de verklaring 7 maanden na de gestelde termijn niet is aangeleverd (behoudens overmacht) wordt op het bedrag van de vast te stellen subsidie of het relevante subsidieonderdeel een bedrag in mindering gebracht van 10%.

• 2. Indien de verklaring 9 maanden na de gestelde termijn niet is aangeleverd (behoudens overmacht) wordt op het bedrag van de vast te stellen subsidie of het relevante subsidieonderdeel een volgend bedrag van 10% in mindering gebracht.

• 3. Indien de verklaring 1 jaar na de gestelde termijn niet is aangeleverd (behoudens overmacht) wordt het bedrag van de vast te stellen subsidie of het relevante subsidieonderdeel op nihil gebracht.

• 4. Indien de verklaring een accountantsverklaring betreft met beperking wordt op het bedrag van de vast te stellen subsidie of het relevante subsidieonderdeel een bedrag in mindering gebracht van maximaal 20% (afhankelijk van de aard van de beperking).

• 5. Indien de verklaring een accountantsverklaring betreft met oordeelsonthouding wordt op het bedrag van de vast te stellen subsidie of het relevante subsidieonderdeel een bedrag in mindering gebracht van maximaal 50% (afhankelijk van de aard van de oordeelsonthouding).

• 6. Indien de verklaring een accountantsverklaring betreft met een afkeuring wordt het bedrag van de vast te stellen subsidie op nihil vastgesteld.

• 7. Onverminderd de uitkomst van een eventueel ingesteld bezwaar of beroep, wordt de vaststelling van de subsidie niet herzien wanneer de subsidieontvanger alsnog voldoet aan het gestelde bij of krachtens de wettelijke voorschriften voor de aanvraag tot vaststelling van een verleende subsidie.

Artikel 5.

Indien de aanvrager in gebreke blijft te voldoen aan het gestelde bij of krachtens de wettelijke voorschriften voor de aanvraag tot vaststelling van een verleende subsidie kan dat gevolgen hebben voor het verlenen, wijzigen of intrekken van andere subsidies ten behoeve van de aanvrager.

Artikel 6.

Deze beleidsregels treden in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin zij worden geplaatst.

Artikel 7.

Deze beleidsregels worden aangehaald als: Beleidsregels handhaving subsidiebepalingen ZonMw.

Deze beleidsregels worden met de toelichting in de Staatscourant geplaatst.

Het bestuur van ZonMw

TOELICHTING

Met het onderhavige besluit worden de Beleidsregels handhaving subsidiebepalingen ZonMw (hierna: de Beleidsregels) vastgesteld. De vaststelling heeft betrekking op het toevoegen van de mogelijkheid om een korting toe te passen wanneer:

• 1. niet tijdig wordt voldaan aan de aanlevering van de controle- of Sisa-verklaring;

• 2. de controle- of Sisa-verklaring anders is dan een goedkeurende verklaring.

De subsidieontvanger wordt geacht in staat te zijn om een zienswijze in te dienen voor het definitieve besluit tot de bestuurlijke maatregel wordt genomen. Dit is op basis van artikel 3:15 en 4:8 Algemene Wet Bestuur. Een zienswijze is een kans om invloed uit te oefenen op het besluit voordat dit definitief is. Zienswijzen kunnen schriftelijk of mondeling worden ingediend bij ZonMw.

Na afloop van de periode waarvoor een subsidie is verleend, dient de subsidie definitief te worden vastgesteld. In de Algemene subsidiebepalingen ZonMw is bepaald hoe en wanneer de subsidie definitief wordt vastgesteld. De Beleidsregels handhaving subsidiebepalingen ZonMw zijn een aanvulling op de Algemene subsidiebepalingen ZonMw om vooraf te duiden wat de bestuurlijke maatregelen vanuit ZonMw zijn wanneer een subsidieontvanger niet compliant is aan de Algemene subsidiebepalingen ZonMw m.b.t. controle- en Sisa-verklaringen.

Als de subsidieontvanger niet aan de Algemene subsidiebepalingen ZonMw voldoet, wordt de gelegenheid geboden die gebreken binnen een daarbij aangeven termijn te herstellen. Wanneer de aanvraag dan nog steeds niet in orde is, wordt desondanks overgegaan tot vaststelling van de subsidie. Bij de vaststelling wordt de subsidie verlaagd omdat niet tijdig en volledig is voldaan aan de Algemene subsidiebepalingen.

In artikel 4, 5 en 6 is de mogelijkheid gecreëerd om een korting toe te passen wanneer rekening en verantwoording dient te worden afgelegd aan de hand van een financieel verslag dat vergezeld gaat van een controleverklaring, opgesteld door een accountant, en de accountant een controleverklaring met beperking, oordeelsonthouding of afkeuring afgeeft. In deze gevallen wordt een bedrag in mindering gebracht van een bepaald percentage afhankelijk van de aard van het vastgestelde feit op de vast te stellen subsidie of het relevante subsidieonderdeel. Voor het toevoegen van dit artikel is gekozen om de in de praktijk ontstane werkwijze bij dergelijke gevallen vast te leggen in deze Beleidsregels.

Als uit de verantwoording blijkt dat subsidiegelden op basis van de door de subsidieontvanger gevoerde administratie niet voldoende zijn verantwoord (onzekere post) kan een korting worden opgelegd.

In het geval van een verklaring met beperking is de projectverantwoording grotendeels goed, met uitzondering van enkele onderdelen. Als uit de verantwoording blijkt dat er wel activiteiten zijn verricht wordt een korting van maximaal 20% redelijk geacht, i.e. 80% van de onzekere post wordt wel vergoed.

In het geval van een verklaring met oordeelsonthouding kan de accountant geen oordeel geven door diepgaande onzekerheden. ZonMw past in dit scenario een korting toe van maximaal 50%.

In het geval van een afkeurende verklaring geeft de projectverantwoording geen getrouw beeld door diepgaande afwijkingen. ZonMw stelt de subsidie definitief vast op nihil.

Bij de subsidieontvanger wordt niet om meer informatie gevraagd over de onzekere post.

Het bestuur van ZonMw,