Convenant CIBG & Hanzehogeschool Groningen

19 november 2024

De ondergetekenden:

Het CIBG, uitvoeringsorganisatie van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, gevestigd te Den Haag, vertegenwoordigd door de heer C.G.A. van Schayik in de hoedanigheid van plv. directeur CIBG, hierna te noemen “CIBG”

en

De Hanzehogeschool, gevestigd te Groningen, vertegenwoordigd door mevr. mr. P.H.J. Smeets in de hoedanigheid van lid College van Bestuur Hanzehogeschool.

Komen als volgt overeen:

dat hetgeen in onderstaande is beschreven vanuit beide partijen in acht wordt genomen.

Aldus in tweevoud opgemaakt en overeengekomen,

CIBG C.G.A. van Schayik Directeur Operationele Zaken/COO CIBG

19 november 2024

Hanzehogeschool Groningen P.H.J. Smeets Lid College van Bestuur Hanzehogeschool

20 november 2024

1. INLEIDING

Dit document beschrijft de afspraken en de wederzijdse dienstverlening tussen het CIBG en de Hanze, die nodig zijn voor het waarborgen van de continuïteit, kwaliteit en volledigheid van de registratieprocedure in het BIG-register. Beide partijen gaan hiervoor een resultaatverplichting aan.

1.1 Doel convenant

Het doel van dit convenant is het vastleggen van operationele werkafspraken, procedures en bijbehorende serviceniveaus. De inhoud van dit document wordt in overleg tussen de betrokken partijen opgesteld en goedgekeurd. Dit document is naast een formele bevestiging van gemaakte afspraken ook een document dat een goede en praktische samenwerking bevordert met als gemeenschappelijk doel een, in diverse opzichten, kwalitatief goed eindproduct (volledige en juiste registratie).

1.2 Looptijd convenant

Dit convenant zal ingaan op 1 december 2024 met een stilzwijgende jaarlijkse verlenging. Wanneer een van beide partijen de overeenkomst wil opzeggen, dient deze tenminste zes maanden voor de beoogde opzegdatum de andere partij hiervan schriftelijk in kennis te stellen onder opgave van redenen.

1.3 Review

Gedurende de looptijd kunnen te allen tijde wijzigingen worden voorgesteld. Deze wijzigingen worden na wederzijdse goedkeuring opgenomen in een addendum bij het convenant. Dit document wordt iedere twee jaar geëvalueerd en indien nodig aangepast en ondertekend.

Geaccepteerde wijzigingen worden verwerkt en hiervan wordt melding gemaakt op het wijzigingenblad. Op het wijzigingenblad wordt vermeld: wijzigingsdatum, nieuw versie nummer, bij voorkeur de (sub)paragraaf waarin de wijziging heeft plaatsgevonden en de naam van degene die de wijziging heeft doorgevoerd. Dit wijzigingenblad wordt door beide partijen geparafeerd.

1.4 Kosten dienstverlening

De gemaakte werkafspraken hebben louter tot doel de vastlegging van de wederzijdse dienstverlening waar het de verstrekking van (persoons)gegevens betreft. De gemaakte werkafspraken zijn niet zodanig ingericht dat over en weer verplichtingen ontstaan met een daadwerkelijke tegenwaarde. De partijen zijn voor de uitvoering van deze afspraken dan ook geen vergoeding aan elkaar verschuldigd.

1.5 Eigenaarschap convenant

Het CIBG neemt de verantwoordelijkheid voor het opstellen van deze overeenkomst. Het bereiken van overeenstemming over het convenant is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van het CIBG en de Hanze. Penvoering is belegd bij de Adviseurs van het CIBG. Beide partijen hebben de verantwoordelijkheid elkaar wederzijds tijdig te informeren over zaken die van belang zijn voor een goede werking en uitwerking van de gemaakte afspraken. Als het reguliere proces niet verloopt conform de afgesproken service-afspraken of de verstrekte of ontvangen informatie niet volledig, juist en tijdig geleverd wordt, moet dit gemeld worden.

Het CIBG is verantwoordelijk voor het onderhoud en distributie van het convenant.

2. PARTIJEN

2.1 CIBG

Het CIBG (agentschap van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport) verzamelt en verwerkt (gecertificeerde) gegevens en levert deze uit. Het CIBG doet dit primair voor organisaties in de zorg. Ze voorziet in de behoefte om gegevens op een betrouwbare manier vast te leggen en te kunnen raadplegen. Het CIBG hanteert voor deze vastlegging diverse registers. Eén daarvan is het BIG-register.

Wet BIG

Een belangrijk instrument van de Wet BIG is het BIG-register. Zorgverleners met een artikel 3 en 36a Wet BIG-beroep zijn verplicht zich te registreren in het BIG-register om de desbetreffende titel te mogen voeren. De zorgverlener, die in het BIG-register staat ingeschreven, maakt zich kenbaar als deskundige op zijn gebied.

Het doel van de Wet BIG is patiënten beschermen tegen onzorgvuldig en ondeskundig handelen van zorgverleners. Een BIG-registratie betekent dat de zorgverlener mag werken binnen het beroep waarvoor de zorgverlener is geregistreerd. Patiënten die het BIG-register raadplegen vertrouwen op de deskundigheid van de zorgverleners in het register. Eén van de voorwaarden voor de BIG-registratie is dat de zorgverlener de Nederlandse taal beheerst (art. 6 f Wet BIG).

2.2 Hanze Groningen

De Hanze is een multisectorale kennisinstelling waarin onderwijs en praktijkgericht onderzoek elkaar versterken. De hogeschool biedt praktijkgericht onderzoek en kwalitatief hoogwaardig voltijd’, deeltijd- en cursorisch onderwijs aan in vier domeinen: Economie, Mens en Maatschappij, Techniek en Kunsten. De hogeschool is leidend in het toepasbaar maken van kennis en innovatie op de speerpunten Energie, Healthy Ageing en Ondernemerschap. In Centers of Expertise en kenniscentra wordt specifieke expertise vertaald naar onderwijs, praktijkgericht onderzoek en multidisciplinaire samenwerking.

Inschrijving in het BIG-register is voor de afgestudeerden van de bacheloropleiding tot fysiotherapeut noodzakelijk om de beroepstitel van fysiotherapeut te mogen voeren. In het kader van het aantonen van voldoende Nederlandse taalvaardigheid vindt gegevens uitwisseling met het CIBG plaats na toestemming van de betrokken fysiotherapeut.

3. LEVERINGSAFSPRAKEN

In onderstaande paragrafen worden de leveringen met hun serviceniveaus per onderdeel nader beschreven.

3.1 Website

De website van het BIG-register bevat onder andere informatie over de registratie procedure en de rechten en plichten behorende bij het beroep. Daar wordt specifiek informatie gegeven over studenten die de opleiding fysiotherapie hebben afgerond bij één van de scholen die de opleiding in meerdere talen aanbiedt (Voorbereiden registratie | Registratie | BIG-register (bigregister.nl)).

Service Level Element	Omschrijving	Wie	Service Level
Aanpassen informatie website	Bij wijzigingen[1] bij het CIBG, die gevolgen hebben voor Hanze, stelt het CIBG Hanze daarvan in kennis	CIBG	≤ twee werkdagen aan [Gelakt op grond van artikel 5.1 2e van de Wet open overheid]
	Bij wijzigingen[1] bij Hanze, die gevolgen hebben voor het CIBG, stelt Hanze het CIBG daarvan in kennis	Hanze	≤ twee werkdagen aan [Gelakt op grond van artikel 5.1 2e van de Wet open overheid]

1 Alleen wijzigingen die betrekking hebben de te volgen procedure waardoor partijen beide hun woordvoering moeten aanpassen, worden gedeeld.

3.2 Afspraken procedure aanlevering bewijs taalvaardigheid

Een aantal scholen biedt de opleiding fysiotherapie in meerdere talen aan, zo ook Hanze. Indien de aanvrager van de BIG-registratie het diploma fysiotherapie behaald heeft bij één deze opleidingsinstellingen, dan dient de aanvrager een origineel gewaarmerkte verklaring aan te leveren waarop staat vermeld in welke taal de opleiding is gevolgd. Wanneer de beroepsopleiding niet in het Nederlands is gevolgd, moet de aanvrager een ander bewijs overleggen waarmee hij aantoont de Nederlandse taal voldoende te beheersen.

Om de administratieve lasten zoveel mogelijk te beperken, wordt in plaats van het afgeven van een origineel gewaarmerkte verklaring aan de student, door Hanze direct aan het BIG-register doorgegeven wie de opleiding fysiotherapie in de Nederlandse taal heeft gevolgd.

3.2.1 Behandelen aanvraag registratie

Een fysiotherapeut dient zijn aanvraag registratie in bij het BIG-register. Bij de aanvraag wordt in de meeste gevallen gekozen voor het aanleveren van de diplomagegevens via de koppeling met het diplomaregister van DUO. Hierdoor is het aanleveren van een fysiek of digitaal exemplaar van het diploma niet nodig.

De fysiotherapeut die de Nederlandstalig opleiding heeft gevolgd, geeft aan Hanze expliciet toestemming (toestemming in de zin van art. 7 van de AVG) voor het toesturen van gegevens ten behoeve van de registratie aan het BIG-register. Indien de fysiotherapeut geen toestemming verleent, dan moet de fysiotherapeut zelf een bewijs van taalvaardigheid overleggen. In dat geval kan hiertoe bij de opleiding een gewaarmerkte taalverklaring worden opgevraagd.

Hanze deelt voorafgaand aan ieder diplomamoment de persoonsgegevens van studenten die hun diploma ontvangen en de Nederlandstalige opleiding hebben afgerond. De gegevens worden met het BIG-register gedeeld via de [Gelakt op grond van artikel 5.1 2h van de Wet open overheid]. Het gaat om de volgende persoonsgegevens: achternaam, voorletter(s) en geboortedatum. Impliciet wordt hiermee ook de afgeronde opleiding doorgegeven als persoonsgegeven.

[Gelakt op grond van artikel 5.1 2h van de Wet open overheid]. Uitsluitend de medewerkers die zich daadwerkelijk met de zaken bezighouden, kunnen op de [Gelakt op grond van artikel 5.1 2h van de Wet open overheid]. Op basis van een authenticatie proces wordt toegang verleend. De lijst van autorisaties van medewerkers wordt ieder kwartaal geactualiseerd. Iedere partij is zelf verantwoordelijk voor het up-to-date houden van de autorisaties van haar eigen medewerkers. Hanze plaatst op de [Gelakt op grond van artikel 5.1 2h van de Wet open overheid] de voor het CIBG relevante gegevens van aanvragers.

Service Level Element	Omschrijving	Wie	Service Level
Bijstellen aanvraagproces	Wanneer het CIBG behoefte heeft aan bijstelling van het aanvraagproces, belegt het CIBG een overleg waarin nadere afspraken worden gemaakt	CIBG	Binnen aanvaardbare termijn
	Wanneer Hanze behoefte heeft aan bijstelling van het aanvraagproces, belegt het Hanze een overleg waarin nadere afspraken worden gemaakt	Hanze	Binnen aanvaardbare termijn
Delen gegevens student	Voorafgaand aan ieder diplomamoment deelt Hanze de persoonsgegevens van studenten die de Nederlandstalige opleiding fysiotherapie volgen en waarvan de verwachting is dat zij bij het volgende diplomamoment afstuderen.	Hanze	Voorafgaand aan ieder diplomamoment

3.2.2 Archivering

Archivering bij het CIBG vindt plaats conform de Selectielijst CIBG.

De lijst(en) die door Hanze worden gedeeld middels de [Gelakt op grond van artikel 5.1 2h van de Wet open overheid], worden niet gearchiveerd. De gegevens worden na één jaar verwijderd van de lijst. Hanze informeert betrokkene over de periode waarin de gegevens bewaard worden. Indien betrokkene zelf eerder verzoekt om de gegevens niet meer te delen of te verwijderen dan worden de persoonsgegevens eerder verwijderd.

Service Level Element	Omschrijving	Wie	Service Level
Bijwerken lijst digitale gegevens	Alle gegevens die ouder zijn dan één jaar, worden verwijderd	CIBG	Ieder jaar
Intrekken toestemming delen van gegevens	Wanneer een student de eerder verleende toestemming voor het delen van de gegevens intrekt, geeft Hanze dit door aan het CIBG	Hanze	Binnen vijf werkdagen na ontvangt van het verzoek tot intrekking
	Na ontvangt van het bericht over de intrekking van de toestemming, verwijderd het CIBG de betreffende persoonsgegevens	CIBG	Binnen vijf werkdagen

4. PRIVACY

Op basis van de afspraken die zijn vastgelegd in het convenant worden vertrouwelijke gegevens uitgewisseld, waaronder persoonsgegevens door Hanze met het BIG-register. Dit brengt bijzondere waarborgen met zich mee.

4.1 Uitgangspunten

Organisaties met een publieke taak dienen zorgvuldig om te gaan met persoonsgegevens en deze in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) te verzamelen en gebruiken. Het CIBG is daarnaast verplicht zich te houden aan de Baseline Informatiebeveiliging Overheid. De BIO is gebaseerd op de actuele, internationale standaard voor informatiebeveiliging (en heeft risicomanagement als uitgangspunt.

Het is aan het CIBG en Hanze om in het eigen integriteitsbeleid uit te werken welke regels en gedragscodes nodig zijn om de integriteit zoveel mogelijk te waarborgen. In dit document ligt de focus op de uitwisseling van gegevens.

4.1.1 Doel van de uitwisseling

Uitgangspunt bij de uitwisseling van gegevens is dat dit gebeurt ter uitvoering van het in de Wet BIG en lagere regelgeving beschreven beleid inzake registratie van beroepsbeoefenaren. Uitwisseling van gegevens gebeurt daarbij ter behandeling van de aanvraag van de persoon waarvan de gegevens worden uitgewisseld. Delen van gegevens t.b.v. de aanvraag gebeurt in het belang van betrokkene, omdat de aanvrager door het delen van de gegevens deze geen gewaarmerkte verklaring per post hoeft op te sturen. Dit zorgt voor administratieve lasten verlichting en een kortere doorlooptijd. Betrokkene bepaalt zelf, door het al dan niet verlenen van toestemming, of de gegevens rechtstreeks gedeeld worden met het CIBG.

4.1.2 Soort persoonsgegevens

Bestanden worden uitgewisseld in een Excel-formaat. Per gegeven wordt in de eerste rij de kolomkop opgenomen zoals hieronder beschreven.

De volgende gegevens worden gedeeld:

• Voorletter(s)

• Geboortenaam

• Geboortedatum

• Afgeronde studie

4.1.3 Grondslag voor de verwerking

Hanze en het CIBG zijn ieder zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevensverwerking. Er is sprake van een doorgifte van persoonsgegevens tussen twee zelfstandig verwerkingsverantwoordelijken.

Hanze deelt enkel persoonsgegevens met het BIG-register wanneer betrokkene daar expliciet toestemming voor heeft verleend. Zonder deze toestemming kan informatie niet worden gedeeld.

4.1.4 Uitgangspunten voor de verwerking

CIBG heeft uitsluitend toegang tot die gegevens die zij voor de eigen publieke taak nodig heeft. Gegevens die niet relevant zijn voor het CIBG worden niet gedeeld. De persoonsgegevens worden door het CIBG niet voor andere doeleinden gebruikt. Daarnaast heeft het CIBG de mogelijkheid om waar zij dat nodig achten voor het eigen proces, aanvullende gegevens op te vragen bij de aanvrager.

4.2 Uitwisseling van gegevens

Aan de wijze van uitwisseling van gegevens wordt bijzondere zorg besteed.

[Gelakt op grond van artikel 5.1 2h van de Wet open overheid]

Wanneer het CIBG of Hanze erachter komt dat tijdens de uitwisseling derden kennis hebben kunnen nemen van de persoonsgegevens of indien er anderszins sprake is van een inbreuk in verband met de persoonsgegevens, informeert de partij de ander zonder onredelijke vertraging hierover door een bericht te sturen aan het volgende e-mailadres:

CIBG: [Gelakt op grond van artikel 5.1 2e van de Wet open overheid]

Hanze: [Gelakt op grond van artikel 5.1 2e van de Wet open overheid]

4.3 Autorisatieprocedure

Aanvragen van wijzigingen of nieuwe autorisaties dienen te verlopen volgens een procedure. Dit is van belang om vertroebeling van de autorisatiestructuur en dus fouten of vervelende gevolgen te voorkomen.

[Gelakt op grond van artikel 5.1 2e van de Wet open overheid] zijn bevoegd voor het beoordelen van de autorisatieaanvragen. Toegang en wijzigingen kunnen [Gelakt op grond van artikel 5.1 2h van de Wet open overheid] worden doorgegeven aan [Gelakt op grond van artikel 5.1 2e van de Wet open overheid]. De aanvragen van wijzigingen of nieuwe autorisaties worden in een beveiligde map bij het CIBG gearchiveerd en gelogd.

Autorisaties blijven geldig totdat één van de twee partijen hier expliciet een verzoek voor indient.

Service Level Element	Omschrijving	Wie	Service Level
Beoordelen autorisaties	[Gelakt op grond van artikel 5.1 2e van de Wet open overheid] controleren de autorisatieaanvraag.	CIBG	≤ 5 werkdagen
Wijziging autorisaties	Doorgeven van wijzigingen van medewerkers die toegang hebben tot de [Gelakt op grond van artikel 5.1 2h van de Wet open overheid]	Hanze en CIBG	≤ 10 werkdagen
Periodieke controle	De autorisatielijst wordt periodiek gecontroleerd	CIBG	Ieder kwartaal