Call for proposals Take-off hbo (fase 1) – Haalbaarheidsstudies, Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek

Regieorgaan SIA

December 2025

Inhoudsopgave

1

Overzicht en inleiding

1
 

1.1

Kort overzicht

1
 

1.2

Inleiding

2
 

1.3

Achtergrond

2

2

Doel

2
 

2.1

Doelstelling van het programma

2
 

2.2

Doelstelling van de regeling

2
 

2.3

Wat wordt verstaan onder een haalbaarheidsstudie?

3
 

2.4

Maatschappelijke impact van onderzoek

3

3

Opstellen en indienen

3
 

3.1

Tijdpad

3
 

3.2

Wie kan aanvragen

4
 

3.3

Wat kan worden aangevraagd

4
 

3.4

Aanvraag opstellen en indienen in ISAAC

5
 

3.5

Voorwaarden voor in behandeling nemen

6

4

Beoordeling

6
 

4.1

Criteria

6
 

4.2

Beoordelingsprocedure

7
 

4.3

Richtlijnen en kaders voor de beoordeling

8

5

Na de toewijzing

9
 

5.1

Start van het project

9
 

5.2

Monitoring en projectbeheer

9
 

5.3

Richtlijnen en kaders voor uitvoering van het project

9
 

5.4

Onderzoeksresultaten – Open Science

11
 

5.5

Afronding

11
 

5.6

Evaluatie

11

6

Contact

11
 

6.1

Vragen over de financiering van aanvragen?

11
 

6.2

Vragen over de inhoud van deze ronde?

11
 

6.3

Technische vragen over ISAAC?

11

7

Voorwaarden en tarieven in budgetmodules

11
 

7.1

Personeel (behorend bij paragraaf 3.2.1)

11
 

7.2

Materieel (behorend bij paragraaf 3.2.2)

12
 

7.3

Investeringen (behorend bij paragraaf 3.2.3)

12
 

7.4

Indexering

13

1 Overzicht en inleiding

In dit hoofdstuk vindt u een kort overzicht van deze subsidieronde (hierna ronde), een inleiding bij deze Call for proposals en de achtergrond van deze ronde.

1.1 Kort overzicht

Doel: De regeling Take-off hbo (fase 1) – Haalbaarheidsstudies heeft als doel dat innovaties uit onderzoek van hogescholen in gebruik genomen worden in de praktijk. Dit gebeurt door de financiering van haalbaarheidsstudies om de praktische en commerciële haalbaarheid van de beoogde innovatie, die voortbouwt op resultaten van praktijkgericht onderzoek, in kaart te brengen.

Budget: Het subsidieplafond voor deze subsidieronde bedraagt in totaal € 320.000. De aan te vragen subsidie per project bedraagt maximaal € 40.000. Binnen deze ronde worden naar verwachting maximaal 8 aanvragen toegewezen.

Consortium en cofinanciering: In deze Call for proposals is geen sprake van een consortium- of cofinancieringseis.

Sluitingsdatum: De deadline voor het indienen van aanvragen is 2 december 2025, vóór 14:00:00 uur CET.

Procedure: In deze ronde wordt gewerkt met selectie en interviews, gevolgd door een advies van de beoordelingscommissie en een besluit van het bestuur van Regieorgaan SIA.

Lees voor de volledige voorwaarden het gehele document.

1.2 Inleiding

Deze Call for proposals valt onder de verantwoordelijkheid van het Nationaal Regieorgaan Praktijkgericht Onderzoek SIA (hierna Regieorgaan SIA). Regieorgaan SIA stimuleert de kwaliteit en de impact van het praktijkgericht onderzoek van hogescholen en is onderdeel van de Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek (NWO).

Deze Call for proposals beschrijft hoe het aanvraagproces voor de ronde Take-off hbo (fase 1) – Haalbaarheidsstudies is ingericht en bestaat uit 7 hoofdstukken.

Regieorgaan SIA verwerkt ontvangen persoonsgegevens conform de privacyverklaring van NWO.

1.3 Achtergrond

Hogescholen doen onderzoek samen met de beroepspraktijk. Zo komen kennis en resultaten van onderzoek terecht in de praktijk. Via onderzoeksgroepen, lectoren en docenten stroomt de kennis door naar het onderwijs van de hogescholen, draagt het bij aan het bredere kennisstelsel, en heeft het impact op de maatschappij.

Take-off hbo (fase 1) – Haalbaarheidsstudies richt zich specifiek op impact via innovatieve producten en diensten die voortkomen uit onderzoeksresultaten van hogescholen. In veel gevallen is een directe stap naar het beschikbaar maken voor de markt of maatschappij te groot. Daarom financiert de regeling haalbaarheidsstudies die de commerciële en/of maatschappelijke haalbaarheid en potentie achterhalen van een bedrijfsidee of innovatie.

Take-off hbo (fase 1) – Haalbaarheidsstudies maakt de impact en de reikwijdte van het onderzoek van hogescholen zichtbaar en draagt zo ook bij aan de doelstelling van Regieorgaan SIA om het praktijkgericht onderzoek van hogescholen brede bekendheid te geven.

2 Doel

In dit hoofdstuk leest u meer over de doelstelling van het programma, de doelstelling van de regeling en de maatschappelijke impact.

2.1 Doelstelling van het programma

Take-off hbo (fase 1) – Haalbaarheidsstudies maakt onderdeel uit van het NWO-brede financieringsinstrument Take-off. Het instrument stimuleert innovatief ondernemerschap met de resultaten van onderzoek binnen de Nederlandse universiteiten, hogescholen en onderzoeksinstellingen. In deze vroege fase is in veel gevallen sprake van een funding-gap: investeerders of potentiële gebruikers zijn nog niet bereid om in een project te investeren. Take-off biedt mogelijkheden om dat gat te overbruggen.

Het NWO-brede programma Take-off bestaat uit 2 fases:

  • • Fase 1 – Haalbaarheidsstudies

  • • Fase 2 – Vroegefasetrajecten

Deze Call for proposals heeft betrekking op fase 1 – Haalbaarheidsstudies, gericht op hogescholen. Naast deze fase 1 regeling voor het hbo is er ook een fase 1 regeling voor het wo. Voor fase 2 – Vroegefasetrajecten kunnen hogescholen terecht bij NWO-domein TTW die dit deel van het Take-off-programma uitvoert. Voor meer informatie zie de NWO pagina over Take-off fase 2: Take-off fase 2 – Vroegefasetrajecten WO/HBO/TO2 najaar 2025 | NWO

2.2 Doelstelling van de regeling

De regeling Take-off hbo (fase 1) – Haalbaarheidsstudies heeft als doel innovaties uit onderzoek van hogescholen tot toepassing in de praktijk te brengen. Dit gebeurt door de financiering van haalbaarheidsstudies om de praktische en commerciële haalbaarheid van de beoogde innovatie, die voortbouwt op resultaten van praktijkgericht onderzoek, in kaart te brengen. Het kan hier gaan om een product-, proces- of diensteninnovatie in de breedste zin van het woord. Take-off hbo (fase 1) – Haalbaarheidsstudies stimuleert innovaties met potentiële commerciële en maatschappelijke impact.

Een Take-off hbo-project resulteert in een haalbaarheidsrapport waarin een goed onderbouwde inschatting wordt gegeven van het toekomstperspectief van de beoogde innovatie. Het verkrijgen van gerichte feedback uit de markt (potentiële klanten, zakelijke partners en investeerders) is een belangrijke validatiestap om te achterhalen of de beoogde innovatie voldoende potentie heeft om deze richting markt of maatschappij te brengen. Dit kan bijvoorbeeld via een startup of via samenwerking met een bestaande organisatie die de maatschappelijke toepassing kan realiseren.

2.3 Wat wordt verstaan onder een haalbaarheidsstudie?

Bij de haalbaarheidsstudie doet het projectteam onderzoek naar de technische en commerciële haalbaarheid van een product, proces of dienst of de haalbaarheid van een maatschappelijke toepassing. De studie geeft antwoord op vragen als: is er vraag naar het product, de dienst of de innovatie, kan deze voldoen aan de technische eisen die gesteld worden door gebruikers, en hoe kan er een levensvatbaar bedrijf of toepassing uit ontstaan? Hiervoor is gerichte feedback uit de markt nodig, van bijvoorbeeld potentiële klanten of gebruikers, zakelijke partners en investeerders.

De rapportage van deze haalbaarheidsstudie bevat ten minste:

  • 1. Een onderzoek naar de technische haalbaarheid van een product, proces of dienst voor een of meerdere potentiële afzetmarkten of voor maatschappelijke toepassing. Eventuele verdere ontwikkelingen die nodig zijn per specifieke doelgroep, per specifieke doelmarkt of voor een maatschappelijke toepassing kunnen daar onderdeel van uitmaken.

  • 2. Een inschatting van de commerciële potentie van de innovatieve kennis, bijvoorbeeld op basis van gesprekken met potentiële klanten en analyses van de concurrentie, marktpotentie en verdienmodel of, indien geen winst beoogd wordt, is inschatting van de levensvatbaarheid van toepassing.

  • 3. Een inschatting van de benodigdheden om van het product, proces of dienst een commercieel succes te maken, dan wel de maatschappelijke toepassing tot stand te brengen. Bijvoorbeeld: investeringsbehoefte, een IP-strategie, en een analyse van wet- en regelgeving en/of certificeringseisen

  • 4. Een inschatting van de benodigde vaardigheden van het team om een eventuele start-up op te zetten en te laten ontwikkelen dan wel de maatschappelijke toepassing tot stand te brengen langs een andere weg.

  • 5. Een heldere en expliciete conclusie over de technische en commerciële haalbaarheid dan wel de maatschappelijke toepassing.

2.4 Maatschappelijke impact van onderzoek

Dagelijks werken lectoren, onderzoekers, docenten en studenten aan oplossingen voor bestaande uitdagingen in de maatschappij. Deze kennis en oplossingen kunnen leiden tot innovatieve producten en diensten. Met Take-off hbo (fase 1) – Haalbaarheidsstudies kunnen zij onderzoeken of en hoe de innovaties succesvol op de markt of naar de maatschappij te brengen zijn, op een moment dat andere financiering nog een stap te ver is. Take-off vergroot de kans dat innovaties daadwerkelijk toegepast en van waarde worden in de maatschappij.

3 Opstellen en indienen

In dit hoofdstuk staat informatie over het opstellen en indienen van een aanvraag.

3.1 Tijdpad

3.1.1 Tijdpad beoordelingsprocedure

Hieronder staat de indieningsdeadline inclusief het tijdpad van de gehele beoordelingsprocedure van deze ronde. Het kan zijn dat Regieorgaan SIA het noodzakelijk acht om tijdens de lopende procedure aanpassingen in het tijdpad aan te brengen. De aanvrager wordt hierover geïnformeerd.

Regieorgaan SIA toetst de aanvragen op de formele voorwaarden voor indiening (zie paragraaf 3.4). Als de aanvraag daaraan voldoet, wordt de aanvraag in behandeling genomen. Aanvragen die na de sluitingsdatum worden ingediend, neemt Regieorgaan SIA niet in behandeling.

Deadline en tijdpad behandeling aanvragen:

  • • Dinsdag 2 december 2025 vóór 14:00 CET: indieningsdeadline

  • • December: toets op voorwaarden voor indiening

  • • Half januari: interviewselectie, gevolgd door pitches en interviews

  • • Half februari: vergadering beoordelingscommissie

  • • Begin maart: besluit door het bestuur van Regieorgaan SIA

  • • Half maart: bekendmaking van het besluit

3.2 Wie kan aanvragen

Alleen door de overheid bekostigde hogescholen kunnen een aanvraag indienen. Dit zijn hogescholen zoals bedoeld in artikel 1.8 van de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek (WHW).

De aanvraag is opgesteld onder verantwoordelijkheid van een lector, senior onderzoeker of docent-onderzoeker, met een aanstelling bij de aanvragende hogeschool.

Bij de uitvoering van het project kan gebruik gemaakt worden van een team bestaande uit andere lectoren, senior onderzoekers of docent-onderzoekers en studenten, eventueel aangevuld met praktijkpartners. De verantwoordelijke lector, senior onderzoeker of docent-onderzoeker blijft betrokken bij het project.

De persoon die de aanvraag indient in ISAAC wordt geacht hiertoe te zijn gemachtigd door het College van Bestuur van de aanvragende hogeschool.

Voor deze ronde biedt Regieorgaan SIA de mogelijkheid om het aanvraagformulier door een andere persoon te laten ondertekenen, mits vooraf of bij het indienen van de subsidieaanvraag eenmalig een bewijs wordt bijgevoegd dat deze persoon hiertoe door het College van Bestuur is gemandateerd. U kunt daarvoor gebruik maken van het mandateringsformulier dat u vindt bij de documenten in ISAAC.

3.3 Wat kan worden aangevraagd

Het subsidieplafond voor deze ronde bedraagt in totaal € 320.000. De aan te vragen subsidie per project bedraagt tenminste € 10.000 en maximaal € 40.000. De maximale looptijd van het voorgestelde project is 9 maanden. Binnen deze ronde worden naar verwachting maximaal 8 aanvragen toegewezen.

De aanvrager kan kosten opvoeren voor personeel en materieel. Kosten van (deel)activiteiten die al zijn gefinancierd vanuit andere subsidies, kunnen niet worden opgevoerd. De beschikbare budgetmodules (inclusief de maximale bedragen) staan hieronder vermeld. Voer alleen de kosten op die essentieel zijn om het project uit te voeren. De volledige voorwaarden en tarieven op deze budgetmodules staan in Hoofdstuk 7. Alle op te voeren kosten zijn exclusief btw, tenzij het niet-verrekenbare btw betreft.

3.3.1 Personeel

Voor personeel van hogescholen dat een bijdrage levert aan het project kan subsidie voor de loonkosten worden aangevraagd. Zie voor meer informatie: 7.1.1. Het bedrag hiervoor is afhankelijk van het type aanstelling.

Voor projectmanagement mag maximaal 10% van de totale projectkosten worden opgevoerd.

3.3.1.1 Studenten

Het is mogelijk om studenten in te zetten voor het project als ze studeren aan een onderzoeksorganisatie genoemd in paragraaf 3.2. De kosten hiervan kunt u binnen het project opvoeren als materiële kosten. Er is geen maximum aan het aantal studenten dat kan meewerken in het project. Zie voor meer informatie 7.1.2.

3.3.2 Materieel

Subsidie kan worden aangevraagd voor alle projectspecifieke materiële kosten. Zie voor meer informatie 7.2.

3.3.3 Investeringen

Het is mogelijk om kosten op te voeren voor investeringen in apparatuur, infrastructuur en andere onderzoeksmiddelen die na afloop van het project economische waarde hebben of kunnen worden hergebruikt. Loonkosten van personeel dat de apparatuur, infrastructuur en andere onderzoeksmiddelen in staat van gereedheid brengt, worden niet beschouwd als onderdeel van de investering.

Alleen de gemoeide afschrijvingskosten zijn subsidiabel. Afschrijvingskosten gemoeid met gedane investeringen in het buitenland kunnen niet worden opgevoerd. Zie voor meer informatie 7.3.

3.4 Aanvraag opstellen en indienen in ISAAC

Regieorgaan SIA werkt met het systeem ISAAC. Begin tijdig met de aanvraag in ISAAC.

  • • Maak een account aan of update indien nodig de gegevens als u al een account heeft.

  • • Download het aanvraagformulier en de 3 formats voor bijlagen in ISAAC.

  • • Vul het aanvraagformulier in.

  • • Sla het aanvraagformulier op als pdf en dien het in ISAAC in. Dien apart de bijlagen in.

  • • In ISAAC vult u daarnaast de gevraagde gegevens in, onder andere de publiekssamenvatting. De publiekssamenvatting bedraagt 50-100 woorden en moet toegankelijk geschreven zijn voor een brede doelgroep. Regieorgaan SIA kan deze samenvatting bij een nieuwsbericht over de toewijzingen van de subsidie publiceren.

Voorzie de aanvraag van de volgende verplichte bijlagen door deze te uploaden in ISAAC:

  • • projectvoorstel (pdf)

  • • begroting (Excel-bestand)

  • • formulier projectbetrokkenen (Excel-bestand)

Gebruik voor de bijlagen alleen de door Regieorgaan SIA aangeboden formats. Andere bijlagen dan hierboven vermeld zijn niet toegestaan.

U kunt uw aanvraag alleen indienen via ISAAC. Aanvragen die niet via ISAAC zijn ingediend, worden niet in behandeling genomen.

Taal van de aanvraag is Nederlands of Engels. Binnen het aanvraag- en beoordelingsproces correspondeert Regieorgaan SIA altijd in het Nederlands, ook als u uw aanvraag in het Engels opstelt.

Voor vragen over ISAAC kan de handleiding ISAAC worden geraadpleegd (te vinden via de knop ‘help’ in ISAAC) of kan er contact worden opgenomen met de ISAAC-helpdesk. De ISAAC-helpdesk is bereikbaar van maandag t/m vrijdag van 10.00 tot 17.00 uur op telefoonnummer +31 (0) 70 34 40 600. Mailen kan naar isaac.helpdesk@nwo.nl. Een reactie volgt binnen twee werkdagen.

Bekijk de ronde en alle documenten in ISAAC.

3.4.1 Aanvullende informatie over thema’s en beleidslijnen

Op het aanvraagformulier vragen wij u aan te geven bij welke thema’s en beleidslijnen uw aanvraag aansluit. Deze informatie ondersteunt ons onder meer bij het maken van beleidskeuzes. Meer informatie hierover vindt u op onze webpagina Informatieverzameling en monitoring. De door u verstrekte informatie wordt niet meegenomen in het beoordelingsproces.

3.4.1.1 Aansluiting op ‘Thema’s met impact’ (VH) en Onderwijssectoren

Regieorgaan SIA wil graag geïnformeerd worden over hoe de aanvraag zich verhoudt tot de onderzoeksthema’s, gespecificeerd in Praktijkgericht onderzoek als kennisversneller, Strategische onderzoeksagenda hbo 2022 – 2025 van de Vereniging Hogescholen. Op het aanvraagformulier geeft u daarom aan bij welke thema’s uit deze onderzoeksagenda de activiteiten aansluiten.

Daarnaast wenst Regieorgaan SIA geïnformeerd te worden over de aansluiting van het project bij de onderwijssectoren.

3.4.1.2 Topsectoren

Regieorgaan SIA wil, als dat van toepassing is, ook graag weten tot welke topsector of topsectoren uw project zich verhoudt. Meer informatie over de topsectoren vindt u op topsectoren.nl.

3.4.1.3 Bijdrage aan NWA

Regieorgaan SIA zet zich actief in om hogescholen optimaal mee te laten doen met praktijkgericht onderzoek binnen de verschillende routes van de Nationale Wetenschapsagenda (NWA). Indien van toepassing geeft u in de aanvraag daarom aan bij welke NWA-route het project aansluit.

3.4.1.4 Bijdrage aan Missiegedreven Innovatiebeleid

Als aanvrager geeft u op het aanvraagformulier aan bij welke van de 8 Kennis en Innovatie Agenda’s (KIA’s) het project aansluit. U onderbouwt in het project voorstel hoe het project aansluit bij 1 of meerdere KIA’s.

Meer informatie over de KIA’s vindt u op de webpagina over de Topsectoren en de missies voor de toekomst en in verschillende documenten van de KIA's Topsectoren:

3.5 Voorwaarden voor in behandeling nemen

Regieorgaan SIA toetst een aanvraag op onderstaande voorwaarden. Alleen als de aanvraag aan deze voorwaarden voldoet, wordt de aanvraag toegelaten tot de beoordelingsprocedure.

Voorwaarden:

  • • De aanvraag is ontvangen voor de gestelde deadline.

  • • De aanvrager voldoet aan de in paragraaf 3.2 gestelde voorwaarden.

  • • De aanvraag voldoet aan de DORA-richtlijnen zoals beschreven in paragraaf 4.3.3.

  • • De aanvraag is opgesteld met gebruikmaking van de formulieren die beschikbaar zijn gesteld in ISAAC.

  • • Het aanvraagformulier en de verplichte bijlagen zijn, na eventueel eenmalig verzoek tot aanvulling of wijziging, juist, compleet en volgens de instructies ingevuld.

  • • De aanvraag is ingediend via het ISAAC-account van de aanvrager;

  • • De aanvraag is opgesteld in het Nederlands of Engels.

  • • De begroting in de aanvraag is opgesteld volgens de voorwaarden van deze Call for proposals.

  • • Het voorgestelde project heeft een looptijd van maximaal 9 maanden, met een startdatum tussen 1 mei en uiterlijk 1 oktober 2026.

In het aanvraagformulier kunnen toelichtingen, werkwijzen en vragen staan die nodig zijn om het formulier correct te kunnen invullen.

3.5.1 In behandeling nemen en administratieve correcties

Zo snel mogelijk nadat de benodigde stukken zijn ingediend, ontvangt de aanvrager bericht of Regieorgaan SIA de aanvraag in behandeling neemt. Houd er rekening mee dat Regieorgaan SIA de aanvrager binnen 2 weken na de sluitingsdatum kan benaderen om eventuele administratieve correcties door te voeren om (alsnog) te voldoen aan de voorwaarden voor indiening. De aanvrager krijgt 1 keer de gelegenheid om binnen maximaal 5 werkdagen de correcties door te voeren. Als blijkt dat gecorrigeerde stukken wederom niet volledig en/of juist zijn, neemt Regieorgaan SIA de aanvraag niet in behandeling. Als de stukken wel juist en volledig zijn, neemt Regieorgaan SIA de aanvraag in behandeling en gaat deze door naar het proces van beoordeling en besluit.

3.5.2 Communicatie van aanvraag tot subsidiebesluit

Over de aanvraag communiceert Regieorgaan SIA van indiening tot en met besluit met de volgende personen:

  • • Met de aanvrager (indiener in ISAAC) communiceert Regieorgaan SIA over: toets op indieningsvoorwaarden, subsidiebesluit.

  • • Met de contactpersoon opgegeven in het aanvraagformulier communiceert Regieorgaan SIA over: interview, kennisgevingsbericht, subsidiebesluit.

  • • Met het College van Bestuur communiceert Regieorgaan SIA over: subsidiebesluit.

4 Beoordeling

In dit hoofdstuk staat informatie over de beoordelingsprocedure van een aanvraag.

4.1 Criteria

De beoordeling vindt plaats aan de hand van inhoudelijke beoordelingscriteria en nadat de aanvraag is toegelaten tot de beoordelingsprocedure.

De aanvragen worden inhoudelijk beoordeeld aan de hand van de volgende criteria:

  • 1. Kennisbasis en innovativiteit (25%)

    De aanvraag wordt beoordeeld op:

    • • de mate waarin de aanvraag voortbouwt op resultaten van praktijkgericht onderzoek van de hogeschool;

    • • de mate waarin het product, proces of dienst vernieuwende elementen bevat.

  • 2. Kwaliteit van het team (25%)

    De kwaliteit van het team wordt beoordeeld op het gebied van:

    • • inhoudelijke (onderzoeks)kennis en ervaring in relatie tot de innovatie;

    • • ondernemers- en commerciële vaardigheden;

    • • motivatie en ambitie van de teamleden.

  • 3. Kwaliteit van het projectplan (25%)

    De kwaliteit van het projectplan wordt beoordeeld op:

    • • de doeltreffendheid en uitvoerbaarheid van het projectplan voor de haalbaarheidsstudie;

    • • de mate waarin de gevraagde middelen in verhouding staan tot de aard van het project, weergegeven in de projectbegroting.

  • 4. Commercieel potentieel en/of maatschappelijk potentieel (25%)

    Het commercieel potentieel en/of het maatschappelijke potentieel van de aanvraag wordt beoordeeld op:

    • • de mate waarin aannemelijk wordt gemaakt dat de innovatie aansluit bij trends in de markt en/of inspeelt op de behoefte van de doelgroep;

    • • de mate waarin aannemelijk wordt gemaakt dat de innovatie schaalbaar is en/of toepassingsmogelijkheden heeft voor verschillende afzetmarkten;

    • • de mate van maatschappelijke relevantie van het product, proces of de dienst.

    • • in geval van niet-commerciele toepassing: de mate waarin de innovatie levensvatbaar in de maatschappij kan landen.

De leden van de beoordelingscommissie beoordelen de criteria met een score in gehele getallen, oplopend van 1 tot en met 6, waarbij 6 de hoogste score vertegenwoordigt. Alle criteria wegen even zwaar mee.

Alleen aanvragen met een score hoger dan of gelijk aan 4,00 voor elk van de afzonderlijke beoordelingscriteria kunnen een positief oordeel krijgen en in aanmerking komen voor subsidie.

4.2 Beoordelingsprocedure

De beoordelingsprocedure van de aanvraag bestaat uit de volgende stappen volgens het tijdpad zoals wordt vermeld in 3.1:

  • • interviewselectie

  • • pitch en interview

  • • vergadering van de beoordelingscommissie

  • • besluitvorming

Het bestuur van Regieorgaan SIA stelt voor deze ronde een externe, onafhankelijke beoordelingscommissie in. Deze commissie bestaat uit bijvoorbeeld ondernemende onderzoekers, (sociaal) ondernemers en (private) financiers. De taak van de beoordelingscommissie is de ingediende aanvragen te beoordelen aan de hand van de beoordelingscriteria. Iedere aanvraag wordt op zichzelf staand beoordeeld.

4.2.1 Interviewselectie

De aanvragen worden aan de beoordelingscommissie voorgelegd. De beoordelingscommissie beoordeelt de aanvragen op basis van de criteria. Dit resulteert in een prioritering. Vervolgens ontvangen de hoogst geprioriteerde 12 aanvragen een uitnodiging om een pitch te geven voor de commissie, gevolgd door een interview.

Aanvragers die hiervoor geen uitnodiging ontvangen, komen niet voor subsidie in aanmerking.

4.2.2 Pitch en interview

De beoogde projectleider geeft samen met het projectteam een pitch over het project, gevolgd door een interview waarin de beoordelingscommissie de gelegenheid heeft om vragen te stellen. De beoogde projectleider heeft de gelegenheid hier direct op te reageren. Op deze wijze wordt hoor- en wederhoor toegepast. Het interview is een belangrijk onderdeel van de beoordeling en kan leiden tot bijstelling van de beoordeling en de score van de aanvraag tot dan toe.

4.2.3 Vergadering van de beoordelingscommissie

De leden van de beoordelingscommissie maken op basis van het beschikbare materiaal (de aanvraag, de pitch en het interview) een eigen afweging. De beoordelingscommissie bekijkt of tijdens het interview een goede reactie is gegeven op de vragen, en eventueel kritische opmerkingen, van de beoordelingscommissie.

De leden van de beoordelingscommissie geven per criterium een score, dat leidt tot een gemiddelde totaalscore en een eindoordeel per aanvraag. De totaalscore van een aanvraag bepaalt de prioritering in de aanvragen.

De beoordelingscommissie stelt naar aanleiding van de bespreking een schriftelijk advies op aan het bestuur van Regieorgaan SIA. Het oordeel baseert zij op de beoordelingscriteria. De aanvraag moet op elk van de afzonderlijke beoordelingscriteria tenminste een 4,00 scoren om in aanmerking te komen voor de subsidie. Het advies komt tot stand op basis van het oordeel van de aanvraag en het maximaal beschikbare budget (subsidieplafond) voor deze ronde.

4.2.4 Besluitvorming

Het bestuur van Regieorgaan SIA toetst de gevolgde procedure en het advies van de beoordelingscommissie. Het bestuur besluit op basis van het advies van de beoordelingscommissie over het al dan niet toewijzen van de subsidie. De aanvrager ontvangt daarna een brief per e-mail met daarin het besluit.

4.3 Richtlijnen en kaders voor de beoordeling

Onderstaande richtlijnen en kaders zijn van toepassing tijdens de beoordeling van uw aanvraag.

4.3.1 Code persoonlijke belangen

Voor alle bij de beoordeling en/of besluitvorming betrokken personen en betrokken medewerkers van Regieorgaan SIA is de NWO Code Persoonlijke Belangen van toepassing.

4.3.2 Diversiteit en inclusie

Regieorgaan SIA streeft naar een inclusieve cultuur, waarin geen plaats is voor bewuste of onbewuste barrières vanwege culturele, etnische of religieuze achtergrond, gender, seksuele oriëntatie, gezondheid of leeftijd (Diversiteit en inclusie | NWO). Regieorgaan SIA biedt leden van een beoordelingscommissie handvatten voor het inclusief beoordelen bij de schriftelijke beoordeling en bij de vergadering van de beoordelingscommissie (Inclusief beoordelen | NWO).

4.3.3 Brede definitie van wetenschappelijke output (DORA)

Regieorgaan SIA hanteert bij het beoordelen van het wetenschappelijke track record van aanvragers een brede definitie van wetenschappelijke output.

Regieorgaan SIA verzoekt de beoordelingscommissieleden bij de beoordeling van de aanvragen niet af te gaan op indicatoren als de Journal Impact Factor of de h-index. Deze mogen niet worden vermeld in de aanvraag. Wel mogen naast publicaties ook andere wetenschappelijk producten worden vermeld, zoals datasets, patenten, software, code enzovoort.

De basis voor dit beleid ligt in de ‘San Francisco Declaration on Research Assessment’ (DORA | NWO), ondertekend door NWO. DORA is een wereldwijd initiatief dat beoogt de manier te verbeteren waarop onderzoek en onderzoekers worden beoordeeld. DORA bevat aanbevelingen voor onderzoeksfinanciers, onderzoeksorganisaties, wetenschappelijke tijdschriften en andere partijen.

DORA richt zich op het terugdringen van het onkritisch gebruik van bibliometrische indicatoren en het wegnemen van onbewuste vooringenomenheid bij de beoordeling van onderzoek en onderzoekers. Overkoepelende filosofie van DORA is dat onderzoek moet worden beoordeeld op zijn eigen kwaliteiten en verdiensten, en niet op basis van afgeleide indicatoren, zoals het tijdschrift waarin het onderzoek is gepubliceerd.

4.3.4 Ex aequo

Het kan gebeuren dat 2 of meer aanvragen bij de beoordeling (bijna) dezelfde score krijgen. Dit noemen we ex aequo. Dit kan ook voorkomen rond het subsidieplafond, oftewel de grens tussen aanvragen die wel en niet worden toegewezen. Dan moet worden bepaald welke aanvraag wel wordt toegewezen, en welke niet. Dat gebeurt aan de hand van het volgende voorkeursbeleid.

De aanvraag met de hoogste score op het criterium ‘Kennisbasis en innovativiteit’ krijgt de hoogste positie in de prioritering.

Als aanvragen dan nog steeds op een gelijke positie eindigen, geldt de volgende bepaling.

De aanvraag met de hoogste score op het criterium ‘Commercieel en/of maatschappelijk potentieel’ krijgt de hoogste positie in de prioritering.

Als er dan nog aanvragen op dezelfde positie staan rond de grens van wel of niet toewijzen, stemmen de leden van de beoordelingscommissie om te bepalen welke aanvraag op de hoogste positie in de prioritering eindigt. Als ook stemming geen uitsluitsel biedt, of niet gewenst is, wordt de ex aequo doorgestuurd naar het bestuur van Regieorgaan SIA.

Om te bepalen of 2 of meer aanvragen een score hebben die niet van elkaar te onderscheiden is, wordt gekeken naar de totaalscore van de aanvraag die nog net binnen de grens van het subsidieplafond valt. Als de score van deze aanvraag 0,05 punt of minder verschilt met de scores van de aanvragen buiten de grens van het subsidieplafond dan wordt het op bovenstaande manier opgelost. Alle aanvragen met een score tussen +0,05 en -0,05 van de referentiescore worden meegenomen in de voorkeursbepaling.

5 Na de toewijzing

In dit hoofdstuk staan de voorwaarden en verplichtingen die gelden na toewijzing van de subsidie. Dit hoofdstuk is hoofdzakelijk relevant voor aanvragers van toegewezen aanvragen.

5.1 Start van het project

De aanvrager is verantwoordelijk voor de uitvoering van het gehele project en treedt op als penvoerder. Regieorgaan SIA communiceert met de aanvrager (indiener in ISAAC) over het project. Deze persoon is tijdens het traject het formeel aanspreekpunt tenzij de aanvrager via ISAAC een wijziging doorgeeft.

De aanvrager van het project ontvangt namens het bestuur van Regieorgaan SIA een toewijzingsbrief. De subsidie wordt in 1 keer uitbetaald bij de start.

5.1.1 Administratieve acties in ISAAC

De aanvrager (indiener in ISAAC) kan anderen machtigen om administratieve acties voor hun project uit te voeren in het ISAAC-systeem. Meer informatie over de machtigingsregeling is te vinden in de ISAAC-handleiding.

5.2 Monitoring en projectbeheer

Tijdens de loop van het project houdt de penvoerder Regieorgaan SIA op de hoogte van de voortgang. Na afloop van het project deelt de penvoerder de resultaten. In het subsidiebesluit staat op welke manier dit gebeurt.

5.2.1 Afsluitende bijeenkomst

Regieorgaan SIA organiseert een afsluitende bijeenkomst. De projectteams van de uitgevoerde projecten krijgen de mogelijkheid om ervaringen en resultaten te delen. Ook wordt er advies gegeven over mogelijke vervolgstappen. Regieorgaan SIA raadt de penvoerder aan om in de begroting een budget te alloceren voor deelname aan deze bijeenkomst.

5.2.2 Wijzigingen in het project

Als er tijdens de looptijd van het project wijzigingen zijn ten opzichte van de toegewezen aanvraag en begroting, moet de penvoerder deze wijzigingen vooraf ter goedkeuring voorleggen aan Regieorgaan SIA via een wijzigingsformulier in ISAAC.

5.3 Richtlijnen en kaders voor uitvoering van het project

Hieronder staan de richtlijnen en kaders die van toepassing zijn op de uitvoering van het project.

5.3.1 Ethische verklaring of vergunning

Het is de verantwoordelijkheid van de penvoerder om na te gaan of voor de uitvoering van het voorgestelde project een ethische verklaring of vergunning noodzakelijk is. Het wel of niet hebben van een ethische verklaring of vergunning op het moment van het aanvraagproces heeft geen invloed op de beoordeling van de aanvraag. Als er een ethische verklaring of vergunning nodig is voor (een deel van) het onderzoek dan moet de penvoerder een kopie van deze verklaring of vergunning aan Regieorgaan SIA verstrekken nadat het project is toegewezen, en in ieder geval uiterlijk voordat de uitvoering van het onderdeel van het project waarvoor de verklaring nodig is van start gaat. Het deel van het project waarvoor de verklaring en/of vergunning vereist is, kan uiteraard (nog) niet worden uitgevoerd zolang er geen verklaring of vergunning is verstrekt.

5.3.2 Wetenschappelijke integriteit

Onderzoek dient volgens de normen van de Nederlandse Gedragscode Wetenschappelijke Integriteit te worden uitgevoerd. In geval van (mogelijke) schending van deze normen, moet de penvoerder Regieorgaan SIA hiervan onmiddellijk op de hoogte stellen en alle relevante documenten aan Regieorgaan SIA overleggen. Onderzoekers kunnen ook een klacht indienen bij de Commissie Wetenschappelijke Integriteit van hun instelling of bij het NWO Meldpunt wetenschappelijke integriteit.

Regieorgaan SIA hecht grote waarde aan de wetenschappelijke integriteit van door haar gefinancierd onderzoek en spant zich in om integriteitsschendingen te voorkomen en te signaleren. Niet-integer onderzoek kan immers leiden tot directe schade (bijvoorbeeld aan de omgeving of patiënten), en kan het publieke vertrouwen in de wetenschap en het vertrouwen tussen wetenschappers onderling aantasten.

5.3.3 Naleving Nationale leidraad kennisveiligheid

Wetenschap van wereldklasse kan profiteren van internationale samenwerking. De Nationale leidraad kennisveiligheid (hierna: de Leidraad) helpt onderzoeksorganisaties ervoor te zorgen dat internationale samenwerking veilig kan plaatsvinden. Bij kennisveiligheid gaat het om ongewenste overdracht van gevoelige kennis en technologie die de nationale veiligheid aantast; om heimelijke beïnvloeding van onderwijs en onderzoek door statelijke actoren, en daarmee de academische vrijheid en de sociale veiligheid in gevaar brengt; en om ethische kwesties die kunnen spelen in de samenwerking met landen die de grondrechten niet respecteren.

Het is de verantwoordelijkheid van de aanvrager (na toewijzing de penvoerder) om na te gaan of het project in lijn is en blijft met de Leidraad. Met het indienen van de aanvraag committeert de aanvrager/penvoerder zich aan de overwegingen in deze Leidraad. In geval van het vermoeden van schending van de Leidraad bij een bij Regieorgaan SIA ingediende aanvraag voor projectfinanciering of een door Regieorgaan SIA gefinancierd project, kan Regieorgaan SIA de aanvrager/penvoerder verzoeken om een risicoafweging te overleggen waaruit blijkt dat de overwegingen uit de Leidraad zijn gevolgd. Indien de aanvrager/penvoerder niet aan het verzoek van Regieorgaan SIA voldoet of als de risicoafweging klaarblijkelijk een schending van de Leidraad behelst, kan dit gevolgen hebben voor de subsidieverlening of vaststelling door Regieorgaan SIA. Ook kan Regieorgaan SIA in een voorkomend geval nadere voorwaarden opnemen in de toewijzingsbrief.

De Nationale leidraad kennisveiligheid vindt u op de website van de Rijksoverheid: Home | Loket Kennisveiligheid.

5.3.4 Principes voor maatschappelijk verantwoord licentiëren

Uit het project kan kennis voortkomen die geschikt is voor toepassing in de maatschappij. Bij het aangaan van afspraken over licentie- en/of overdracht van onderzoeksresultaten dient rekening te worden gehouden met de 10 principes voor maatschappelijk verantwoord licentiëren, die te vinden zijn op de website van NFU.

5.3.5 Genetische bronnen en Nagoya Protocol

Onderzoekers moeten de noodzakelijke acties ten aanzien van het Nagoya Protocol nemen. Het Nagoya Protocol zorgt voor een eerlijke verdeling van voordelen die voortvloeien uit het gebruik van genetische bronnen, inclusief (traditionele) kennis over deze bronnen (Access and Benefit Sharing; ABS). Onderzoekers die gebruik maken van deze bronnen (in of uit het buitenland) dienen zich op de hoogte te stellen van het Nagoya Protocol (ABS Focal Point – ABS Focal Point).

5.3.6 Intellectueel eigendom

Het beleid van Regieorgaan SIA met betrekking tot intellectueel eigendom (IE) is te vinden in de NWO Subsidieregeling. Indien er sprake is van gedeeld eigenaarschap van de kennis die naar de markt of maatschappij gebracht wordt, dienen afspraken omtrent IE vastgelegd te zijn, bijvoorbeeld in een consortiumovereenkomst.

5.4 Onderzoeksresultaten – Open Science

Open Science is de beweging die staat voor een meer open en participatieve onderzoekspraktijk waarbij publicaties, data, software en andere vormen van wetenschappelijke informatie in een zo vroeg mogelijk stadium gedeeld worden en voor hergebruik beschikbaar gesteld worden.

Wetenschappelijke publicaties over het project/traject dienen Open Access beschikbaar te zijn volgens de Beleidsregel Open Access. Op de website van NWO staat beschreven welke opties er zijn voor het Open Access beschikbaar maken van verschillende typen publicaties zoals wetenschappelijke artikelen, boeken en boekhoofdstukken en proefschriften. Op de NWO-website staat ook informatie over de toepassing van licenties. Eventuele kosten voor Open Access publiceren dienen te worden begroot als onderdeel van de aanvraagbegroting.

Leidt onderzoek dat door Regieorgaan SIA is gefinancierd tot een publicatie of andere relevante onderzoeksoutput? Dan moet de penvoerder Regieorgaan SIA noemen als financier.

5.5 Afronding

Uiterlijk 13 weken na het einde van de looptijd van het project levert de penvoerder schriftelijk een inhoudelijke eindrapportage in, bestaande uit het rapport op basis van de Haalbaarheidsstudie. Het niet of niet tijdig indienen van deze rapportage kan leiden tot het lager of op nihil vaststellen van de subsidie.

5.6 Evaluatie

Regieorgaan SIA kan aanvragers/penvoerders benaderen voor een evaluatie van de procedure en/of het onderzoeksprogramma.

6 Contact

6.1 Vragen over de financiering van aanvragen?

Kijk voor meer informatie op Regieorgaan SIA | Financiering.

6.2 Vragen over de inhoud van deze ronde?

Op de webpagina Financiering Take-off hbo op de website van Regieorgaan SIA vindt u de meest recente informatie over deze Call for proposals. U vindt hier ook contactgegevens van de programmamanager.

6.3 Technische vragen over ISAAC?

Voor vragen over ISAAC kan de handleiding ISAAC worden geraadpleegd (te vinden via de knop ‘help’ in ISAAC). Daarnaast kan er contact opgenomen worden met de ISAAC-helpdesk. De ISAAC-helpdesk is bereikbaar van maandag t/m vrijdag van 10.00 tot 17.00 uur CE(S)T op telefoonnummer +31 (0) 70 34 40 600. U kunt uw vraag ook per e-mail stellen via isaac.helpdesk@nwo.nl. U ontvangt dan binnen 2 werkdagen een reactie.

7 Voorwaarden en tarieven in budgetmodules

7.1 Personeel (behorend bij paragraaf 3.3.1)

7.1.1 Personeel van hogescholen (behorend bij paragraaf 3.3.1)

Financiering kan worden aangevraagd voor personeel van hogescholen. De tarieven worden bepaald aan de hand van de Handleiding Overheidstarieven (HOT), tabel 2 gemiddelde totale loonkosten per salarisschaal, kolom ‘Uurtarief productieve uren, excl. btw’. De salarisschaal van de aangevraagde functie bepaalt het tarief uit de HOT-tabel. Dit tarief geldt voor de gehele looptijd van het project.

7.1.2 Studenten (behorend bij paragraaf 3.3.1.1)

In het onderzoek kunnen studenten worden ingezet. Indien de studenten bijdragen als onderdeel van hun curriculum, geldt het tarief volgens de gebruikelijke stagevergoeding van de hogeschool.

Indien de studenten als bijbaan naast hun studie als student-assistent bijdragen, geldt het tarief volgens HOT-tabel 2 schaal 1.

7.2 Materieel (behorend bij paragraaf 3.3.2)

Financiering kan worden aangevraagd voor alle kosten voor het project en de doorwerking ervan met betrekking tot onder meer verbruiksgoederen, inkoop van diensten, materialen, kleine instrumenten, toegang tot (inter)nationale faciliteiten, software en onderzoeksmiddelen die na gebruik geen economische waarde meer hebben. Reis- en verblijfkosten (nationaal en internationaal) voor alle mensen die aan het project werken incl. buitenlandse gastonderzoekers, kosten voor de organisatie van (internationale) workshops en symposia, kosten voor datamanagement, publicaties, en kosten in het kader van citizen science vallen eveneens onder deze module.

Reiskosten (nationaal en internationaal) worden alleen vergoed op basis van tweede klasse/economy class tarieven. Voor publicaties gelden de bepalingen in paragraaf 4.5 Onderzoeksresultaten – Open science. Het is niet toegestaan om kosten op te voeren voor:

  • • algemene bedrijfskosten, waaronder oprichtingskosten, notariskosten, accountantskosten en administratiekosten;

  • • organisatie-infrastructuur en overhead, waaronder een volledig functionerende werkplek, huisvesting, kantoorautomatisering, personeelsadministratie, reiskosten woon-werk, opleiding, facilitair, HR-advies en bedrijfszorg, documentaire informatievoorziening en thuiswerkvergoeding;

  • • het gebruik en onderhoud van in eigen beheer ontwikkelde wetenschappelijke

  • • infrastructuur;

  • • reguliere onderwijsactiviteiten.

7.3 Investeringen (behorend bij paragraaf 3.3.3)

Financiering kan worden aangevraagd voor alle projectspecifieke middelen ten behoeve van onderzoek of kosten met betrekking tot bouw of doorontwikkeling van wetenschappelijke infrastructuur die na afronding van het project economische waarde behouden, dan wel kunnen worden hergebruikt. De begunstigde verwerft na afloop van het project het eigendom over deze onderzoeksmiddelen. Indien de begunstigde winst realiseert uit het economisch eigendom van deze onderzoeksmiddelen, dan moeten deze winsten worden geïnvesteerd in onderzoeksactiviteiten. Het gaat om de aanschaf van apparatuur met restwaarde voor de uitvoering van onderzoek.

Indien apparatuur niet tijdens de volledige levensduur daarvan voor het voorgestelde project wordt gebruikt, komen alleen de afschrijvingskosten overeenstemmend met de looptijd van het voorgestelde project, berekend volgens algemeen erkende boekhoudkundige beginselen, voor subsidiëring in aanmerking.

De kosten voor investeringen dienen in de aanvraag adequaat gespecificeerd en gemotiveerd te worden.

Subsidiabel zijn:

  • • kosten voor investeringen in wetenschappelijke apparatuur

  • • kosten voor investeringen in datasets

  • • loonkosten voor medewerkers met essentiële technische expertise noodzakelijk voor de ontwikkeling of bouw van een investering

Niet-subsidiabel zijn:

  • • kosten voor infrastructurele voorzieningen die tot de gebruikelijke infrastructuur gerekend kunnen worden volledig functionerende werkplek, huisvesting, kantoorautomatisering, personeelsadministratie, reiskosten woon-werk, opleiding, facilitair, HR-advies en bedrijfszorg, documentaire informatievoorziening, thuiswerkvergoeding

  • • dataverzamelingen en eventuele bijbehorende software en bibliografieën die

  • • reeds op andere wijze beschikbaar zijn

  • • overige personeelskosten, waaronder personeelskosten voor de exploitatie en het uitvoeren van onderzoek met de faciliteit

  • • kosten voor onderhoud en gebruik van de apparatuur op een project (de kosten voor het gebruik van apparatuur op een project kunnen via het materieel budget aangevraagd worden)

7.4 Indexering

Het tarief op het moment van de besluitdatum is van toepassing. Regieorgaan SIA past bij de toekenning zo nodig eenmalig ambtshalve een indexering toe van de loonkosten. Hierbij wordt de datum gehanteerd dat de tarieven ingaan. Indien de datum van bekendmaking van de tarieven later is dan de ingangsdatum, wordt de datum van bekendmaking gehanteerd. De tarieven van de Universiteiten van Nederland (UNL) gaan doorgaans in op 1 juli, van de Nederlandse Federatie van Universitair medische centra (NFU) op 1 augustus en van de Handleiding Overheidstarieven (HOT) op 1 januari.

Ambtshalve indexering heeft geen invloed op het subsidieplafond en het maximaal aan te vragen subsidiebedrag. Het subsidieplafond en het maximaal aan te vragen subsidiebedrag blijven ongewijzigd tijdens de beoordelingsprocedure. Bij toewijzing wordt indexering toegepast op het subsidiebedrag.

Naar boven