Besluit EZ digitale vervanging: vervanging van papieren archiefbescheiden

De Minister van Economische Zaken,

Gelet op artikel 7 van de Archiefwet 1995, artikel 6, eerste lid van het Archiefbesluit 1995, en artikel 26b van de Archiefregeling;

Besluit:

Artikel 1

In dit besluit wordt verstaan onder digitale vervanging: vervanging van papieren archiefbescheiden door reproducties als bedoeld in artikel 7 van de Archiefwet 1995 door de reproducties op digitale wijze te vervaardigen en op te slaan.

Artikel 2

De digitale vervanging heeft betrekking op de archiefbescheiden van de dienstonderdelen van de hoofden van dienst, bedoeld in artikel 1, onder d, van het Besluit mandaat, volmacht en machtiging EZK 2019.

Artikel 3

De wijze waarop de digitale vervanging geschiedt, is vastgelegd in de bijlage Handboek digitale vervanging van archiefstukken bij de Ministeries van: Economische Zaken, Klimaat en Groene Groei en Landbouw, Visserij, Voedselzekerheid en Natuur bij dit besluit.

Artikel 4

De digitale vervanging geldt voor het kerndepartement en niet voor personeelsdocumenten en de documentcategorieën die zijn uitgesloten van digitale vervanging zoals beschreven in de bijlage Handboek digitale vervanging van archiefstukken bij de Ministeries van: Economische Zaken, Klimaat en Groene Groei en Landbouw, Visserij, Voedselzekerheid en Natuur bij dit besluit.

Artikel 5

De volgende besluiten worden ingetrokken:

• a. het Besluit van de Minister van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie van 21 november 2011, nr. DBV/1110417, tot digitale vervanging van archiefbescheiden;

• b. het Besluit van de Minister van Economische Zaken van 2 januari 2014, nr. 2013 DB/13133673 tot digitale vervanging van archiefbescheiden, en

• c. het Besluit van de Minister van Economische Zaken van 28 januari 2015, nr. DB/14188330 tot digitale vervanging van archiefbescheiden.

Artikel 6

Dit besluit wordt aangehaald als: Besluit digitale vervanging archiefbescheiden EZ 2025.

Artikel 7

Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst en werkt terug tot en met 26 oktober 2017.

Dit besluit zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst met uitzondering van de bijlage zijnde het Handboek digitale vervanging van archiefstukken bij de Ministeries van: Economische Zaken, Klimaat en Groene Groei en Landbouw, Visserij, Voedselzekerheid en Natuur bij dit besluit, dat ter inzage wordt gelegd bij het Ministerie van Economische Zaken, directie Informatievoorziening.

De Minister van Economische Zaken, namens deze: G. Keijzer-Baldé Plaatsvervangend secretaris-generaal

Den Haag, 23 juni 2025

Tegen dit besluit kan degene wiens belang rechtstreeks bij dit besluit is betrokken binnen zes weken na de dag van dagtekening van deze Staatscourant een gemotiveerd bezwaarschrift indienen bij de Minister van Economische Zaken, directie Wetgeving en Juridische Zaken, Postbus 20401, 2500 EK Den Haag.

TOELICHTING

In dit besluit wordt geregeld dat papieren archiefbescheiden van het Ministerie van Economische Zaken kunnen worden vervangen door digitale archiefbescheiden.

Het uitgangspunt c.q. de basis voor het digitaal werken bij EZ, KGG en LVVN is het document ‘Digitaal Werken kerndepartement EZ 2014’ van de toenmalige directie Bedrijfsvoering, zoals onderschreven door de Bestuursraad in januari 2014.

Organisaties die onder de werking van de Archiefwet 1995 vallen, kunnen volgens artikel 7 van de Archiefwet 1995 en met inachtneming van artikel 6 van het Archiefbesluit 1995 een besluit tot vervanging nemen. Vervanging betekent in dat verband het vervangen van archiefbescheiden door digitale reproducties. De reproducties nemen volledig de plaats in van de oorspronkelijke (papieren) bescheiden. Dit geldt zowel voor te bewaren als te vernietigen archiefbescheiden.

Bij de overweging om tot digitale vervanging over te gaan, wordt rekening gehouden met de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed en het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek, zoals aangegeven in artikel 2, eerste lid, onderdelen c en d, van het Archiefbesluit 1995.

Concreet houdt dit in dat bepaalde archiefbescheiden niet digitaal vervangen kunnen worden omdat ze alleen waarde hebben en houden in hun originele staat of een aanzienlijk juridisch, financieel of historisch belang hebben. In het Handboek digitale vervanging van archiefstukken bij de Ministeries van: Economische Zaken, Klimaat en Groene Groei en Landbouw, Visserij, Voedselzekerheid en Natuur zijn categorieën van documenten aangewezen die buiten de digitale vervanging vallen.

Artikel 26b van de Archiefregeling schrijft een aantal aspecten voor waarmee de zorgdrager (hier: de Minister van Economische Zaken) inzage geeft in het proces en de technische inrichting van de toegepaste vervanging.

Deze aspecten zijn voor de documenten van de dienstonderdelen van de hoofden van dienst, bedoeld in artikel 1, onder d, van het Besluit mandaat, volmacht en machtiging EZK 2019, nader uitgewerkt in het bij dit besluit behorende Handboek. De uitvoering en kwaliteit van het vervangingsproces is geborgd door de combinatie van dagelijkse controles, steekproefcontroles en een jaarlijkse interne audit op het gehele vervangingsproces zoals beschreven in dit handboek.

Dit besluit treedt met terugwerkende kracht in werking tot en met 26 oktober 2017, zijnde de datum van de departementale herindeling op grond van het koninklijk besluit, van die datum, nr. 2017001804.

Met dit besluit worden de daarin genoemde eerder gepubliceerde vervangingsbesluiten ingetrokken.

De Minister van Economische Zaken, namens deze: G. Keijzer-Baldé Plaatsvervangend secretaris-generaal

BIJLAGE

Het Handboek digitale vervanging van archiefstukken bij de Ministeries van: Economische Zaken, Klimaat en Groene Groei en Landbouw, Visserij, Voedselzekerheid en Natuur bij dit besluit, wordt ter inzage gelegd bij het Ministerie van Economische Zaken, directie Informatievoorziening.