Instellingsbesluit Klachtencommissie Ongewenste Omgangsvormen Rijk (KCOO)

De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties,

Gelet op hoofdstuk 9, titel 9.1 en artikel 9:14 van de Algemene wet bestuursrecht en artikel 2 van de Wet vergoedingen adviescolleges en commissies en de Klachtenregeling Ongewenste Omgangsvormen Rijk;

Gehoord de Groepsondernemingsraad Rijk (GOR Rijk);

Besluit:

Artikel 1 Begripsbepalingen

In dit besluit wordt verstaan onder:

a. Ministeries:

de kerndepartementen en de daaronder ressorterende organisaties zonder rechtspersoonlijkheid en andere overheidsorganisaties en hun medewerkers, indien zij met de Commissie afspraken hebben gemaakt om van de diensten van de Commissie gebruik te kunnen maken;

b. CAOP:

Centrum Arbeidsverhoudingen Overheidspersoneel;

c. ICOP:

Interdepartementale Commissie Organisatie- en Personeelsbeleid;

d. Klachtenregeling:

Klachtenregeling Ongewenste Omgangsvormen Rijk;

e. De Klachtencommissie:

Klachtencommissie Ongewenste Omgangsvormen Rijk;

Artikel 2 Instelling en taak

• 1. Er is een Klachtencommissie Ongewenste Omgangsvormen Rijk.

• 2. De Klachtencommissie heeft als taken;

  • a. De Klachtencommissie behandelt klachten volgens de regels van de Klachtenregeling Ongewenste Omgangsvormen Rijk.

  • b. De Klachtencommissie behandelt klachten van (ex) medewerkers van het Rijk en andere organisaties die de CAO-Rijk op hun arbeidsrelaties van toepassing hebben verklaard inzake ongewenste omgangsvormen als bedoeld in artikel 2 onder a van de Klachtenregeling Ongewenste Omgangsvormen Rijk.

  • c. De Klachtencommissie brengt een rapport van bevindingen en advies uit over de behandelde klachten.

  • d. De Klachtencommissie draagt zorg voor een onafhankelijke, onpartijdige en zorgvuldige afhandeling van de klacht.

  • e. De Klachtencommissie draagt zorg voor jaarlijkse rapportages.

Artikel 3 Leden Klachtencommissie, benoeming en ontslag

• 1. De Klachtencommissie bestaat uit een algemeen voorzitter, maximaal 5 plaatsvervangende voorzitters en maximaal 30 leden.

• 2. De voorzitters, plaatsvervangend voorzitters en leden van de Klachtencommissie worden geworven en geselecteerd door een commissie bestaande uit de GOR Rijk, CAOP en het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

• 3. De leden van de Klachtencommissie worden namens de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, op voordracht van de commissie bedoeld in het tweede lid, door de directeur van de directie Ambtenaar en Organisatie benoemd.

• 4. Met ingang van de datum van inwerkingtreding van dit besluit worden de voorzitter, plaatsvervangende voorzitters en leden van de Klachtencommissie benoemd.

• 5. De benoeming geldt, behalve bij tussentijds ontslag, voor een maximale periode van twee jaar en kan twee keer met maximaal vier jaar worden verlengd.

• 6. De voorzitter en de overige leden kunnen wegens ongeschiktheid, of op andere zwaarwegende gronden worden geschorst en ontslagen door de directeur van de directie Ambtenaar en Organisatie namens de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

• 7. Namens de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties kan de directeur van de directie Ambtenaar en Organisatie de voorzitter en leden op eigen verzoek tussentijds ontslag verlenen.

• 8. De namen en functies van de voorzitters en leden van de Klachtencommissie worden opgenomen in een register dat wordt beheerd door het CAOP.

Artikel 4 Samenstelling Afgevaardigde Klachtencommissie

• 1. Voor de daadwerkelijke behandeling van een klacht wordt uit de Klachtencommissie, als bedoeld in artikel 3, een afgevaardigde Klachtencommissie samengesteld.

• 2. De afgevaardigde Klachtencommissie bestaat uit één voorzitter (tevens lid) en twee andere leden.

• 3. Bij het samenstellen van de afvaardiging van de Klachtencommissie wordt telkens gelet op de beschikbare expertise, zoals juridische kennis, kennis van integriteit, ongewenste omgangsvormen en sociale veiligheid, kennis van gedragswetenschappen en/of de werkdomeinen binnen het Rijk. Daarbij wordt zoveel mogelijk rekening gehouden met de aard van de klacht.

• 4. De afvaardiging van de Klachtencommissie wordt zoveel mogelijk divers samengesteld.

Artikel 5 Secretariaat

• 1. De Klachtencommissie, als bedoeld in artikel 3, en de afgevaardigde Klachtencommissie, als bedoeld in artikel 4, worden in het gehele proces van het opstellen van de jaarlijkse rapportages dan wel de klachtbehandeling ondersteund door een secretaris en/of plaatsvervangend secretaris van het CAOP.

• 2. Voor de inhoudelijke uitvoering van haar taken is het secretariaat uitsluitend verantwoording verschuldigd aan de Klachtencommissie.

Artikel 6 Meldpunt en Werkwijze

• 1. De Klachtencommissie, als bedoeld in artikel 3, maakt gebruik van een meldpunt waartoe medewerkers zich rechtstreeks kunnen wenden met hun klacht.

• 2. CAOP is als meldpunt aangewezen door de ministeries die bij de klachtencommissie zijn aangesloten.

• 3. In de Klachtenregeling Ongewenste Omgangsvormen Rijk is de werkwijze van de Klachtencommissie vastgelegd.

Artikel 7 Vergoeding voorzitter en leden

Vergoedingen aan de voorzitter, plaatsvervangend voorzitters en leden van de Klachtencommissie zullen, voor zover deze geen Rijksambtenaar zijn, plaatsvinden conform de Wet vergoedingen adviescolleges en commissies en het Besluit vergoedingen adviescolleges en commissies.

Artikel 8 Kosten

De kosten voor de Klachtencommissie en het secretariaat worden de eerste twee jaar na de inwerkingtreding van dit besluit gedragen door het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Na deze periode wordt hierover een nader besluit genomen door de ICOP.

Artikel 9 Archivering

• 1. Het secretariaat van de Klachtencommissie draagt gedurende de behandeling van de klacht zorg voor een goede dossiervorming en de opslag van het dossier. Het dossier is alleen toegankelijk voor het secretariaat en de afgevaardigde Klachtencommissie. Bij het bewaren houdt de Klachtencommissie de toepasselijke regelgeving zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Archiefwet in acht.

• 2. De Klachtencommissie bewaart een geanonimiseerd advies voor naslag en het opstellen van het jaarverslag.

• 3. Zeven jaar nadat het onderzoeksrapport aan de hoogst leidinggevende is gestuurd wordt het dossier vernietigd.

Artikel 10 Overgangsbepaling

• 1. De Klachtencommissie neemt klachten in behandeling die na de datum van inwerkingtreding van dit besluit door haar worden ontvangen. Klachten die op de dag van inwerkingtreding bij een andere klachtencommissie in behandeling zijn dan wel zijn geweest worden niet door de Klachtencommissie in behandeling genomen.

• 2. Departementale klachtencommissies handelen na inwerkingtreding van dit besluit enkel de reeds in behandeling zijnde klachten en daarbij behorende procedures af. De overige werkzaamheden van departementale klachtcommissies worden met inwerkingtreding van dit besluit met inachtneming van het bepaalde in lid 1 gestaakt. Klachten die worden ontvangen door de departementale klachtencommissie na inwerkingtreding van dit besluit worden doorgezonden naar De Klachtencommissie ter behandeling.

• 3. In afwijking van lid 1 en 2 neemt de Klachtencommissie niet eerder dan na het afronden van de noodzakelijke procedurele stappen klachten in behandeling die betrekking hebben op de AIVD. De departementale klachtregeling blijft tot dat moment voor wat betreft de AIVD van kracht.

Artikel 11 Evaluatie

De Klachtencommissie zal twee jaar na inwerkingtreding van dit besluit worden geëvalueerd.

Artikel 12 Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst.

Artikel 13 Citeertitel

Dit besluit wordt aangehaald als: Besluit instelling Klachtencommissie Ongewenste Omgangsvormen Rijk.

Dit besluit zal met de bijbehorende toelichting in de Staatscourant worden geplaatst en in afschrift worden gezonden aan de betrokkenen.

De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, J.J.M. Uitermark

TOELICHTING

Besloten is om verschillende departementale klachtenregelingen te vervangen door een Rijksbrede klachtenregeling. Met dit besluit wordt een Rijksbrede Klachtencommissie in het leven geroepen. De Rijksbrede Klachtencommissie maakt het meldlandschap overzichtelijker, meer uniform en toegankelijk en vergroot de sociale veiligheid voor medewerkers van het Rijk. Deze inspanningen staan naast het rijksbrede preventieve beleid om ongewenst gedrag op de werkvloer te voorkomen en een zo sociaal veilig mogelijke werkcultuur te creëren.

De Klachtencommissie zal op grond van hoofdstuk 9, titel 9.1 van de Algemene wet bestuursrecht en de Klachtenregeling Ongewenste Omgangsvormen klachten behandelen en daarover adviseren. Het betreft klachten van medewerkers en ex-medewerkers van het Rijk en andere organisaties die de CAO-Rijk op hun arbeidsrelaties van toepassing hebben verklaard.

De rijksorganisaties die hun eigen (departementale) klachtencommissie en/of klachtenregeling blijven hanteren -voor wie de Rijksbrede klachtenregeling dus vooralsnog niet gaat gelden- zijn het Ministerie van Defensie, het Ministerie van Buitenlandse Zaken, het Openbaar Ministerie, de Politie, de Rechtspraak en zelfstandige bestuursorganen.

De Rijksbrede Klachtencommissie maakt gebruik van een laagdrempelig meldpunt waar medewerkers die overwegen een klacht in te dienen terecht kunnen en waar het eerste contact met de klager plaats zal vinden. Door het meldpunt kan onder meer uitgelegd worden wat de procedure bij de klachtencommissie inhoudt en aan welke eisen voldaan moet worden om de klacht door de klachtencommissie te kunnen laten behandelen. Het meldpunt kan klager ook wijzen op andere (hulp)kanalen -zoals de eigen leidinggevende of vertrouwenspersonen-, instanties en commissies.

Daarnaast kan het meldpunt wijzen op de mogelijkheid om melding van een integriteitsschending te doen. Voor een klager is niet altijd duidelijk wat het verschil is tussen een klacht en een melding, wat de procedurele verschillen zijn en welke verschillende gevolgen dat heeft. Het meldpunt kan de medewerker daar uitleg over geven. Uitgangspunt daarbij is dat klachten over ongewenste omgangsvormen onderscheiden dienen te worden van integriteitsmeldingen over ongewenste omgangsvormen. Procedureel staat bij een klacht het ‘slachtoffer’ ofwel de klager centraal en staat bij een integriteitsmelding de schending / het handelen of nalaten centraal.

De behandeling van klachten door de Klachtencommissie zal plaatsvinden volgens de Klachtenregeling Ongewenste Omgangsvormen. Die regeling zal voor een ieder toegankelijk gemaakt worden door publicatie op een openbare (digitale) plaats. Hierin wordt onder meer opgenomen dat bij de ontvangst van een klacht door de Klachtencommissie terstond de hoogst leidinggevende (van beklaagde) op de hoogte wordt gebracht. Bij de behandeling van klachten beoordeelt de Klachtencommissie de klacht, past hoor en wederhoor toe en adviseert hierover. De Klachtencommissie stuurt een rapport van bevindingen en advies aan de hoogst leidinggevende.

Indien de hoogst leidinggevende afwijkt van het advies van de Klachtencommissie wordt de reden hiervoor aangegeven in de afdoeningsbrief. Een afschrift van de afdoeningsbrief wordt door de hoogst leidinggevende aan de Klachtencommissie gezonden.

De Rijksbrede Klachtencommissie is verwerkersverantwoordelijke van de persoonsgegevens. Het CAOP is de verwerker van de persoonsgegevens. De klachten worden conform geldende privacyregels behandeld. Dat vindt zijn weerslag in onder andere de volgende elementen:

• Het sluiten van een verwerkersovereenkomst met betrokken partijen.

• Een privacyverklaring die voldoet aan de gestelde eisen.

• Actieve informatievoorziening over de verwerking van persoonsgegevens.

• De procedure ten aanzien van de rechten van betrokkenen (conform AVG).

• Beperking van toegang tot gegevens door middel van autorisatiebeleid.

• Een beveiligde omgeving voor communicatie en archivering.

• Procedures en beleid in geval van een datalek.

• Adequate training van betrokken medewerkers en ondertekening van een geheimhoudingsverklaring.

Uit de voltallige Klachtencommissie (artikel 3 Instellingsbesluit) zal een afvaardiging van een voorzitter en twee leden de daadwerkelijke klacht behandelen. Deze afvaardiging van de Klachtencommissie (artikel 4 Instellingsbesluit) wordt zoveel mogelijk divers samengesteld. Hierbij wordt onder meer gelet op migratieachtergrond, genderidentiteit en seksuele gerichtheid. De secretaris (artikel 5 Instellingsbesluit) die de afgevaardigde Klachtencommissie ondersteunt is geen lid van de Klachtencommissie en heeft ook niet als zodanig een stem in de beraadslagingen van de afvaardiging van de Klachtencommissie. De secretaris is afkomstig van CAOP of -indien overeengekomen met het ministerie- afkomstig van het ministerie waar de klacht zich voordoet.

De vernietigingstermijn (artikel 9 Instellingsbesluit) is in lijn met de Baseline Intern Persoonsgericht Onderzoek bij een integriteits- of beveiligingsincident (BIPO).

De uitkomsten van de evaluatie van de klachtencommissie (artikel 11 Instellingsbesluit) zullen betrokken worden bij de beleidsvorming ter vergroting van sociale veiligheid op de werkvloer bij de rijksoverheid.

De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, J.J.M. Uitermark