Take-off fase 1- Haalbaarheidsstudies WO, Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek

Richtlijnen voor het aanvragen van financiering voor een haalbaarheidsstudie voor bedrijvigheid van innovatieve starters voortkomend uit universitair wetenschappelijk onderzoek.

Call for proposals

2025 najaarsronde

Inhoudsopgave

1

Inleiding

1
 

1.1

Achtergrond

1
 

1.2

Beschikbaar budget

2
 

1.3

Indieningsdeadline(s)

2

2

Doel

2
 

2.1

Doelstelling van het programma

2
 

2.2

Wat wordt er verstaan onder een haalbaarheidsstudie?

2

3

Voorwaarden voor aanvragers

3
 

3.1

Wie kan aanvragen

3
 

3.2

Wat kan worden aangevraagd

3
 

3.3

Het opstellen en indienen van de aanvraag

5
 

3.4

Indieningsvoorwaarden

6
 

3.5

Subsidievoorwaarden

6

4

Beoordelingsprocedure

8
 

4.1

De San Francisco Declaration (DORA)

8
 

4.2

Procedure

8
 

4.3

Criteria

10

5

Subsidieverplichtingen

10
 

5.1

Start, looptijd en tranchebetalingen

10
 

5.2

Tussentijdse wijzigingen

11
 

5.3

Rapportage

11
 

5.4

Maatschappelijk verantwoord licentiëren

11

6

Contact en overige informatie

12
 

6.1

Contact

12
 

6.2

Overige informatie

12

1 Inleiding

In deze Call for proposals leest u hoe de aanvraagprocedure is ingericht voor de subsidieronde fase 1 – Haalbaarheidsstudies WO najaarsronde 2025. Deze Call for proposals valt onder de verantwoordelijkheid van de Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek (NWO).

U vindt in deze Call for proposals achtereenvolgens informatie over het doel van dit programma (hoofdstuk 2), de voorwaarden voor de subsidieaanvraag (hoofdstuk 3) en hoe uw aanvraag wordt beoordeeld (hoofdstuk 4). Deze informatie heeft u nodig om een aanvraag voor subsidie te kunnen indienen. In hoofdstuk 5 vindt u de subsidieverplichtingen die van toepassing zijn in geval van toewijzing. In hoofdstuk 6 staan de contactgegevens.

1.1 Achtergrond

Het programma Take-off bevat twee onderdelen, fase 1 haalbaarheidsstudies en fase 2 vroegefasetrajecten, gericht op het faciliteren en stimuleren van ondernemerschap en nieuwe bedrijvigheid vanuit Nederlandse onderzoeksorganisaties. NWO werkt in dit valorisatie programma samen met ZonMw om de toepassing van kennis te stimuleren.

Take-off is een wetenschapsbreed programma dat openstaat voor aanvragen uit alle wetenschapsgebieden en in alle toepassingsgebieden. Take-off komt tot stand door een samenwerking met het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en het Ministerie van Economische Zaken.

1.1.1 Veranderingen ten opzichte van de vorige Call for proposals

Budgettaire veranderingen:

  • • Verhoging van het maximaal aan te vragen bedrag naar € 60.000;

  • • Verhoging van het subsidieplafond naar € 1.800.000.

Procedurele veranderingen:

  • • De vooraanmelding stap is geen onderdeel van de procedure meer;

  • • De formele voorwaarden voor indiening voor aanvragen waarbij een reeds opgerichte start- up aanwezig is zijn versoepeld. Een intentiebrief (met daarin bepaalde verplichte elementen) vervangt de voorheen verplichte (concept) kennisoverdrachtsovereenkomst;

  • • Het interview is geen onderdeel van de procedure meer/afgeschaft. Dit heeft plaatsgemaakt voor een schriftelijke beoordeling inclusief een schriftelijk weerwoord door de aanvrager.

1.2 Beschikbaar budget

Het subsidieplafond voor deze Call for proposals bedraagt in totaal € 1.800.000. Binnen deze Call for proposals worden naar verwachting maximaal 30 aanvragen toegewezen.

1.3 Indieningsdeadline(s)

Bij het indienen van uw aanvraag in ISAAC dient u ook online nog gegevens in te voeren. Begin daarom ten minste één dag vóór de deadline van deze Call for proposals met het indienen van uw aanvraag.

Aanvragen die na de deadline worden ingediend, worden niet in behandeling genomen.

De deadline voor het indienen van aanvragen is dinsdag 9 september 2025, voor 14:00:00 CEST.

2 Doel

Dit hoofdstuk beschrijft de doelstelling van het programma en de maatschappelijke impact.

2.1 Doelstelling van het programma

Het Take-off programma heeft als doel het stimuleren van ondernemerschap en nieuwe bedrijvigheid op basis van innovatieve kennis uit Nederlandse onderzoeksorganisaties. Deze onderzoeksresultaten dienen de unieke en expliciete basis te vormen voor commerciële activiteiten via een (nog op te richten) start-up.

Het onderdeel fase 1 haalbaarheidsstudies WO verstrekt subsidies aan onderzoekers voor het doen van een haalbaarheidsstudie naar de mogelijkheid van toepassen van hun innovatieve onderzoeksresultaten.

Indien succesvol vormt de haalbaarheidsstudie de basis voor een eerste bedrijfsplan. Gestoeld op dit bedrijfsplan en na oprichting van een start-up (als deze nog niet was opgericht) kan de verdere ontwikkeling van het innovatieve product of dienst, en het bedrijf daar omheen, van start gaan. In de regel dient dit niet later dan twee jaar na het opleveren van het haalbaarheidsrapport te zijn, afhankelijk van de snelheid van ontwikkelingen in de doelmarkt(en).

Een vervolg kan het indienen van een aanvraag vroegefasetraject (fase 2) zijn, het andere onderdeel van het Take-off programma.

2.2 Wat wordt er verstaan onder een haalbaarheidsstudie?

De haalbaarheidsstudie levert een bedrijfsstrategisch rapport op dat inzicht geeft in de toepassingsmogelijkheden van innovatieve onderzoeksresultaten. In de haalbaarheid van toepassing van kennis middels nieuwe bedrijvigheid zitten zowel commerciële als technische vragen, zoals: is er vraag naar het product of de dienst, kan de innovatieve kennis voldoen aan de technische eisen aan het product of de dienst, en hoe kan er een levensvatbaar bedrijf uit ontstaan? Hiervoor is gerichte feedback uit de markt nodig van bijvoorbeeld potentiële klanten, zakelijke partners en investeerders.

De conclusie van een haalbaarheidsstudie is een onderbouwd advies aan de start-up/ het team dat een start-up beoogt op te richten over of de innovatieve onderzoeksresultaten kunnen leiden tot een levensvatbare nieuwe bedrijvigheid. Om daar een conclusie over te trekken bevatten haalbaarheidsstudies in de regel een (risico)inschatting van:

  • 1. de commerciële potentie van de innovatieve kennis, bijvoorbeeld op basis van gesprekken met potentiële klanten en analyses van de concurrentie, marktpotentie, en verdienmodel voor de start-up;

  • 2. de benodigdheden om een succesvol bedrijf te lanceren gebaseerd op de innovatieve kennis, bijvoorbeeld op basis van een investeringsbehoefte, een IP-strategie, en een analyse van wet- en regelgeving en/of certificeringseisen;

  • 3. de technische haalbaarheid van het beoogde product of dienst voor een of meerdere potentiële afzetmarkten. Eventuele verdere productontwikkelingen die nodig zijn per specifieke doelgroep per specifieke doelmarkt kunnen daar onderdeel van uit maken;

  • 4. de benodigde vaardigheden van het team om een eventuele start-up op te zetten en te succesvol door te ontwikkelen.

3 Voorwaarden voor aanvragers

Dit hoofdstuk bevat de voorwaarden die gelden voor uw subsidieaanvraag. Eerst wordt beschreven wie subsidie kan aanvragen (paragraaf 3.1) en waarvoor u subsidie kunt aanvragen (paragraaf 3.2). Vervolgens vindt u de voorwaarden voor het opstellen en indienen van de aanvraag (paragrafen 3.3 en 3.4) en specifieke subsidievoorwaarden (paragraaf 3.5).

3.1 Wie kan aanvragen

Onderzoekers mogen een aanvraag indienen als zij in vaste of tijdelijke1 dienst zijn (en derhalve een bezoldigd dienstverband hebben) bij één van de onderstaande onderzoeksorganisaties:

  • – universiteiten zoals bedoeld in artikel 1.8 lid 1 van de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek en de universiteiten genoemd in de Beleidsregel Universiteiten in het Koninkrijk der Nederlanden;

  • – universitair medische centra, waarmee wordt bedoeld de academische ziekenhuizen zoals bedoeld in artikel 1.13 lid 1 van de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek;

  • – KNAW- en NWO-instituten;

  • – het Nederlands Kanker Instituut;

  • – het Max Planck Instituut voor Psycholinguïstiek te Nijmegen;

  • – NCB Naturalis;

  • – Advanced Research Centre for NanoLithography (ARCNL);

  • – Prinses Máxima Centrum.

Promovendi, Engineering Doctorates en personen met een nuluren-arbeidsovereenkomst zijn uitgesloten van indiening.

3.2 Wat kan worden aangevraagd

Per project is minimaal € 30.000 en maximaal € 60.000 subsidie aan te vragen. De maximale looptijd van het voorgestelde project is 6 maanden. De voor deze Call for proposals beschikbare kostensoorten (inclusief de maximum bedragen) staan vermeld in tabel 1 hieronder en in tabel 2 in paragraaf 3.2.1. De genoemde kostenposten dienen in de aanvraag nader te worden gespecificeerd.

Vraag alleen datgene aan wat essentieel is om het project uit te voeren.

Let op: wanneer u naast een aanvraag in dit NWO Take-off instrument ook een lopende aanvraag heeft in een (of meerdere) van de NWO valorisatie-instrumenten (zijnde Faculty of Impact, Venture Challenge of Demonstrator), is het niet toegestaan om in de aanvraag voor dit NWO Take-off instrument kosten op te nemen die reeds onderdeel zijn van een lopende aanvraag (of aanvragen).

Doet u dit toch dan zal NWO uw aanvraag in dit NWO Take-off instrument niet in behandeling nemen. U kunt deze kosten pas opnemen in een nieuwe aanvraag als de reeds lopende aanvraag afgewezen is. Voorbeelden zijn: kosten voor een meetopstelling, kosten voor een coaching- of opleidingstraject, of salariskosten die optellen tot meer dan 1 fte per aanstelling.

Tabel 1: Overzicht en toelichting toegestane kostensoorten.

Kostensoort

Omschrijving

Maximaal bedrag

Personeelskosten

Kosten van tijdelijk of vast personeel in dienst van de betrokken onderzoeksorganisatie (o.a. technici, postdocs)

Voor uurtarieven, zie paragraaf 3.2.1

Materiaalkosten

Kosten van gebruiksgoederen of kleine hulpmiddelen

  
 

Aanschaf kleine instrumenten tot € 20.000

  
 

Afschrijfkosten op grote apparatuur (>€ 20.000)1

  

Reiskosten

Reis- en verblijfskosten (woon-werk verkeer niet toegestaan)

  

Kosten voor Intellectueel Eigendom

Instandhoudingskosten van octrooien, voor maximaal de looptijd van het vroegefasetraject, mits het octrooi in bezit is van de start-up2

  
 

Kosten om het IE van de onderzoeksorganisatie te licentiëren, voor maximaal de looptijd van het vroegefasetraject;

 
 

Kosten voor onderzoek naar de kennispositie van de (nog op te richten) start-up (bijv. een novelty search), tot aan een eventuele octrooiaanvraag. Kosten voor het aanvragen van octrooien zijn niet subsidiabel.

  

Overige kosten

Loonkosten van personeel in dienst van de (op te richten) start- up

tot € 45,– per uur, inclusief btw.
 

Kosten derden, voor zover zij projectactiviteiten uitvoeren in opdracht van de aanvrager3

tot € 125,– per uur, inclusief btw.
 

Overige kosten die direct aan het project gerelateerd zijn en welke specifiek staan beschreven in het projectplan. Onder deze post vallen ook studiekosten zoals het opdoen van ondernemersvaardigheden4

  
X Noot
1

Kosten voor grote apparatuur (aanschafwaarde groter dan € 20.000,-) kunnen alleen begroot worden als afschrijvingskosten gedurende looptijd van het project (maximaal 6 maanden), en alleen als deze eigendom worden van de start-up na de haalbaarheidsstudie. Rekenvoorbeeld: een detector van € 60.000,- aanschafwaarde, welke eigendom wordt van de (toekomstige) start-up, met een afschrijftijd van vijf jaar, mag voor € 6.000,- worden opgevoerd in de begroting van deze subsidieaanvraag.

X Noot
2

Kosten om een bestaand octrooi in stand te houden voor een periode van maximaal de loopduur van het project (maximaal 6 maanden) zijn toegestaan, mits het octrooi in bezit is van de start-up. Een licentiehouder is geen eigenaar van een octrooi. Instandhoudingskosten voor octrooien die in bezit zijn van de onderzoeksorganisatie en (exclusief dan wel non-exclusief) worden uitgelicentieerd aan de (nog op te richten) start-up kunnen dus niet worden opgevoerd. Kosten om het bestaande octrooi uit te breiden naar nieuwe gebieden, of het uitbreiden van claims, kunnen niet worden opgevoerd.

X Noot
3

Onder kosten derden wordt verstaan: kosten die worden gemaakt voor het inhuren van diensten van personen die werk verrichten zonder een aanstelling aan de onderzoeksorganisatie van de aanvrager, ofwel aan de (nog op te richten) start-up. Dit kunnen diensten zijn van andere (toegepast) onderzoeksorganisaties, commerciële organisaties, coaches, consultants, (studenten) uitzendkrachten, zzp-ers of andere relevante derde partijen.

X Noot
4

Het is niet toegestaan om uit deze Take-off haalbaarheidssubsidie de eigen bijdrage voor deelname in de NWO Venture Challenge te bekostigen.

Betaalde btw over bijvoorbeeld ingekochte goederen, diensten en investeringen wordt alleen vergoed voor zover de begunstigde geen btw-aftrek heeft. Btw wordt dus alleen vergoed wanneer dit onderdeel uitmaakt van de kosten van de aanvrager. Dit betekent dat bovenstaande kosten mogelijk inclusief btw zijn.

De volgende kostensoorten worden niet vergoed:

  • • algemene bedrijfskosten (zoals oprichtings-, notaris-, accountant- en administratiekosten, printkosten, internet of mobiele telefonie abonnementen, software voor algemene bedrijfsvoering zoals MS Office, etc.);

  • • kosten voor regulier woon-werk reizen

  • • kosten gemaakt buiten de looptijd van het toegewezen project;

  • • kosten voor het maken, beheren/onderhouden en hosten van een website, tenzij het nut hiervan voor het uitvoeren van de haalbaarheidsstudie specifiek wordt toegelicht in het projectplan;

  • • kosten voor huisvesting;

  • • kosten voor desktops of laptops, tenzij deze bijzondere functionaliteiten/hardware-eisen hebben waarvan de noodzaak specifiek worden toegelicht in het projectplan;

  • • alle kosten in het aanvraagproces van een octrooi.

3.2.1 Overzicht geldende uurtarieven per type aanstelling

Tijdelijke en vaste personeelsplaatsen voor financiering komen in aanmerking tot een maximum van de duur van het project. Voor kosten van personeel in dienst van de betrokken onderzoeksorganisatie gelden vaste uurtarieven: zie tabel 2 hieronder. De uurtarieven zijn gebaseerd op de UNL salaristabellen, geldig vanaf 1 juli 2024. Uitzondering is het AGIO/AGNIO uurtarief; dit is gebaseerd op de NFU salaristabellen, geldig vanaf 1 mei 2024. Voor meer informatie en de salaristabellen, zie Salaristabellen | NWO.

Let op: personeelslasten die al gefinancierd worden vanuit een andere subsidie (al dan niet verstrekt door NWO) komen niet in aanmerking voor vergoeding.

Let op: projecten die zijn toegewezen in deze subsidieronde dienen de onderstaande tarieven gebruiken voor de gehele looptijd van het project.

Tabel 2: Verplichte uurtarieven per type aanstelling.

AIO

€ 40,62

Postdoc

€ 58,25

Wetenschappelijk personeel vaste aanstelling

€ 58,25

Niet Wetenschappelijk Personeel MBO

€ 43,39

Niet Wetenschappelijk Personeel HBO

€ 52,13

Niet Wetenschappelijk Personeel Academisch

€ 62,39

AIOS, ANIOS

€ 53,67

3.3 Het opstellen en indienen van de aanvraag

Voor het opstellen van uw aanvraag doorloopt u de volgende stappen:

  • – download het aanvraagformulier en het begrotingsformulier vanuit het online aanvraagsysteem ISAAC of vanaf de website van NWO (op de website van het betreffende financieringsinstrument);

  • – vul het aanvraagformulier in volgens de daarin opgenomen instructies;

  • – vul het begrotingsformulier in en sla deze op als pdf.

  • – sla het aanvraagformulier op, inclusief de verplichte en optionele bijlagen, als één pdf bestand.

  • – dien uw aanvraag in ISAAC in;

  • – vul de online in ISAAC gevraagde gegevens in.

Verplichte bijlage(n):

  • – curriculum vitae teamleden;

  • – business model canvas;

  • – intentiebrief tot kennisoverdracht;

  • – begroting;

  • – aanstellingsgarantie (indien aanvrager een tijdelijke aanstelling heeft), zie paragraaf 3.1.

Optionele bijlage(n) uitsluitend:

  • – selectie belangrijkste publicaties van het team;

  • – steunbrieven van bijvoorbeeld (potentiële) partners, klanten, investeerders, etc.

Intentiebrief tot kennisoverdracht

De brief omtrent de intentie tot kennisoverdracht bevat de volgende elementen:

  • • een duidelijke beschrijving van de kennis, intellectueel eigendom en/of (prototype) technologie die reeds is ontwikkeld aan de onderzoeksorganisatie van de aanvrager;

  • • een duidelijk uitgesproken intentie om deze kennis over te dragen aan dan wel (onder licentie) in gebruik te geven aan (het team van) de aanvrager;

  • • geen nader gestelde voorwaarden aan deze intentie tot overdracht, behalve eventueel een positieve uitkomst van de haalbaarheidsstudie;

  • • een handtekening van een daartoe bevoegd persoon bij de onderzoeksorganisatie.

Bovenstaande is afdoende indien (het team van) de aanvrager nog geen start-up of start-up in oprichting heeft. Indien er reeds een start-up betrokken is, of voorzien is dat voor het einde van het project de start-up opgericht gaat worden, dient deze brief tevens:

  • • de naam van de (nog op te richten) start-up expliciet te vermelden;

  • • te verklaren dat (eventueel bij een positief gebleken haalbaarheidsstudie) de onderzoeksorganisatie van de aanvrager de UNL Dealterm principes zal volgen bij het opstellen van de kennisoverdrachtovereenkomst met de genoemde start-up.

Indien alle onderdelen van de kennis volledig in het publieke domein zijn, is er geen intentiebrief vereist, maar dient er bij de aanvraag een verklaring hiervan worden toegevoegd. Deze verklaring bevat de volgende elementen:

  • • een duidelijke beschrijving van de kennis en/of (prototype) technologie die reeds is ontwikkeld aan de onderzoeksorganisatie van de aanvrager;

  • • een duidelijke verklaring dat deze kennis geen (exclusief) eigendom (meer) is van de onderzoeksorganisatie van de aanvrager, aangezien deze zich volledig in het publieke domein bevindt, waardoor er geen belemmeringen meer zijn voor de (toekomstige/ nog op te richten) start-up in het commercieel exploiteren daarvan;

  • • een handtekening van een daartoe bevoegd persoon bij de onderzoeksorganisatie.

Het aanvraagformulier en het begrotingsformulier dienen conform het door NWO aangeboden template opgesteld te worden. Andere bijlagen dan hierboven vermelde bijlagen zijn niet toegestaan.

Om de leesbaarheid van alle voorstellen te bevorderen gelden de volgende vormeisen:

  • • een volledig voorstel mag maximaal 8 pagina’s zijn. De bijlagen tellen niet mee in dit pagina aantal;

  • • de CV beschrijvingen van de teamleden (bijlage A) mag maximaal 1 pagina zijn in totaal;

  • • de lijst met belangrijkste publicaties van het team (bijlage B) mag maximaal 1 pagina zijn;

  • • de begroting (bijlage F) dient de laatste pagina te zijn en in één pagina te lezen zijn;

  • • het verplichte lettertype is Calibri, tekengrootte 10. Alle tekst in de aanvraag (waaronder ook in figuren) dient aan deze minimale tekengrootte van 10 te voldoen.

Het is verplicht uw aanvraag ofwel in het Nederlands ofwel in het Engels op te stellen.

Het indienen van een aanvraag kan alleen via het online aanvraagsysteem ISAAC. Aanvragen die niet via ISAAC zijn ingediend, worden niet in behandeling genomen.

U bent als aanvrager verplicht een aanvraag via het eigen persoonlijke ISAAC-account in te dienen.

Het is belangrijk om tijdig te beginnen met uw aanvraag in ISAAC:

  • – indien u nog geen ISAAC-account heeft, dient deze op tijd te worden aangemaakt om eventuele aanmeldproblemen te voorkomen;

  • – nieuwe onderzoeksorganisaties moeten eventueel nog door NWO toegevoegd worden aan ISAAC;

  • – u moet ook online nog gegevens invoeren.

Aanvragen die na de deadline worden ingediend, neemt NWO niet in behandeling.

Voor vragen van technische aard verzoeken wij u contact op te nemen met de ISAAC-helpdesk, zie contact (hoofdstuk 6).

Werkt een hoofd- en/of medeaanvrager bij een onderzoeksorganisatie die niet is opgenomen in de database van ISAAC? U kunt dit dan melden via relatiebeheer@nwo.nl zodat de onderzoeksorganisatie kan worden toegevoegd. Hier zijn enige dagen voor nodig. Daarom is het van belang dit uiterlijk een week voor de deadline te melden.

NWO gaat er van uit dat de aanvrager de onderzoeksorganisatie waar zij/hij werkzaam is heeft geïnformeerd over het indienen van de aanvraag en dat de onderzoeksorganisatie de subsidievoorwaarden van deze Call for proposals aanvaardt.

3.4 Indieningsvoorwaarden

3.4.1 Formele voorwaarden voor indiening

NWO toetst uw aanvraag op alle in deze Call for proposals gestelde voorwaarden, inclusief onderstaande voorwaarden. Alleen als uw aanvraag aan deze voorwaarden voldoet, wordt deze toegelaten tot de beoordelingsprocedure. U wordt gevraagd om na indiening van een aanvraag beschikbaar te zijn om eventuele administratieve correcties door te voeren en zo (alsnog) te voldoen aan de voorwaarden voor indiening.

Deze voorwaarden zijn:

  • – de aanvrager voldoet aan de in paragraaf 3.1 gestelde voorwaarden;

  • – de aanvraag is ingediend via het ISAAC-account van de aanvrager;

  • – de aanvraag is ontvangen voor de gestelde deadline;

  • – de aanvraag is ofwel in het Nederlands ofwel in het Engels opgesteld;

  • – de begroting in de aanvraag is volgens de voorwaarden van deze Call for proposals opgesteld (gebruikmakend van het beschikbaar gestelde format dat de meest recente tarieven bevat);

  • – het voorgestelde project heeft een looptijd van maximaal 6 maanden;

  • – de aanvraag is gebaseerd op eerder uitgevoerd wetenschappelijk onderzoek binnen de onderzoeksorganisatie van de aanvrager;

  • – binnen de aanvraag is er sprake van, of de intentie om, kennis, IE of technologie die ontwikkeld is aan een door NWO erkende onderzoeksorganisatie verder te ontwikkelen richting een product, proces of dienst en deze commercieel op de markt te zetten. Indien reeds een start-up betrokken is dient deze daadwerkelijk voort te bouwen op deze kennis, IE of technologie;

  • – de onderzoeksorganisatie heeft, behoudens een eventuele negatieve uitkomst van de haalbaarheidsstudie, de onvoorwaardelijke intentie om de relevante kennis over te dragen aan de (eventueel nog op te richten) start-up. Dit blijkt uit de intentiebrief tot kennisoverdracht van de onderzoeksorganisatie.

Het aanvraagformulier alsmede alle vereiste bijlagen zijn, na eventueel verzoek tot aanvulling of wijziging, compleet en volgens de instructies ingevuld en conform de voorwaarden van deze Call for proposals opgesteld en ingediend.

3.5 Subsidievoorwaarden

Op alle aanvragen zijn de in deze Call for proposals opgenomen voorwaarden van toepassing.

De Take-off financiering voor haalbaarheidsstudies is een persoonsgebonden subsidie. NWO-domein TTW kan te allen tijde de financiering tussentijds beëindigen indien de projectleider niet meer in staat is het project te leiden en er – in overleg met NWO-domein TTW – geen geschikte vervanger kan worden gevonden door de projectleider en het projectteam.

NWO-domein TTW is bevoegd de subsidieverlening in te trekken of te wijzigen indien de activiteiten waarvoor subsidie is verleend niet of niet geheel hebben plaatsgevonden of zullen plaatsvinden, dan wel de begunstigde niet heeft voldaan aan de voorwaarden, dan wel onjuiste of onvolledige gegevens heeft verstrekt en de verstrekking van juiste gegevens tot een andere beschikking zou hebben geleid, dan wel de subsidieverlening onjuist was en begunstigde dit hoorde te weten.

Indien sprake is van gewijzigde omstandigheden waardoor kan worden gesproken over een substantiële wijziging van de haalbaarheidsstudie en niet meer wordt voldaan aan de toewijzingsvoorwaarden dient hiervan melding te worden gemaakt bij NWO-domein TTW. Te denken valt aan o.a.: een wijziging van het team dat van invloed is op de uitvoering van het projectplan.

3.5.1 Naleving Nationale leidraad kennisveiligheid

Wetenschap van wereldklasse kan profiteren van internationale samenwerking. De Nationale leidraad kennisveiligheid (hierna: de Leidraad) helpt kennisinstellingen ervoor te zorgen dat internationale samenwerking veilig kan plaatsvinden. Bij kennisveiligheid gaat het om ongewenste overdracht van gevoelige kennis en technologie die de nationale veiligheid aantast; om heimelijke beïnvloeding van onderwijs en onderzoek door statelijke actoren, en daarmee de academische vrijheid en de sociale veiligheid in gevaar brengt; en om ethische kwesties die kunnen spelen in de samenwerking met landen die de grondrechten niet respecteren.

Het is de verantwoordelijkheid van de aanvrager om na te gaan of het project in lijn is en blijft met de Leidraad. Met het indienen van de aanvraag committeert de aanvrager zich aan de overwegingen in deze Leidraad. In geval van het vermoeden van schending van de Leidraad bij een bij NWO ingediende aanvraag voor projectfinanciering of een door NWO gefinancierd project, kan NWO de aanvrager verzoeken om een risicoafweging te overleggen waaruit blijkt dat de overwegingen uit de Leidraad zijn gevolgd. Indien de aanvrager niet aan het verzoek van NWO voldoet of als de risicoafweging klaarblijkelijk een schending van de Leidraad behelst, kan dit gevolgen hebben voor de subsidieverlening of vaststelling door NWO. Ook kan NWO in een voorkomend geval nadere voorwaarden opnemen in de toewijzingsbrief.

De Nationale leidraad kennisveiligheid vindt u op de website van de rijksoverheid: Home | Loket Kennisveiligheid.

3.5.2 Wetenschappelijke integriteit

Het project dat NWO financiert moet uitgevoerd worden in overeenstemming met de nationaal en internationaal aanvaarde normen van wetenschappelijk handelen zoals neergelegd in de Nederlandse Gedragscode Wetenschappelijke Integriteit. Met het indienen van de aanvraag committeert de aanvrager zich aan deze code. In geval van (mogelijke) schending van deze normen bij een door NWO gefinancierd project, dient de aanvrager NWO hiervan onverwijld op de hoogte te stellen en dient deze alle ter zake relevante documenten aan NWO te overleggen. Meer informatie over de gedragscode en het beleid op het gebied van wetenschappelijke integriteit vindt u op de website: Wetenschappelijke integriteit | NWO.

3.5.3 Ethische verklaring of vergunning

Het is de verantwoordelijkheid van de aanvrager om na te gaan of voor de uitvoering van het voorgestelde project een ethische verklaring of vergunning noodzakelijk is. De aanvrager dient er voor te zorgen dat deze tijdig wordt verkregen bij de relevante instelling of ethische commissie. Het wel of niet hebben van een ethische verklaring of vergunning op het moment van het aanvraagproces heeft geen invloed op de beoordeling van de aanvraag. Als er een ethische verklaring of vergunning nodig is voor (een deel van) het onderzoek dan moet de projectleider een kopie van deze verklaring of vergunning aan NWO verstrekken nadat het project is toegewezen, en in ieder geval uiterlijk voordat de uitvoering van het onderdeel van het project waarvoor de verklaring nodig is van start gaat. Het deel van het project waarvoor de verklaring en/of vergunning vereist is, kan uiteraard (nog) niet worden uitgevoerd zolang er geen verklaring of vergunning is verstrekt.

3.5.4 Nagoya Protocol

Het Nagoya Protocol zorgt voor een eerlijke en billijke verdeling van voordelen voortvloeiende uit het gebruik van genetische rijkdommen (Access and Benefit Sharing; ABS). Onderzoekers die voor hun onderzoek gebruikmaken van genetische bronnen in/uit het buitenland dienen zich op de hoogte te stellen van het Nagoya Protocol (Home - ABS Focal Point). NWO gaat er vanuit dat zij de noodzakelijke acties ten aanzien van het Nagoya Protocol nemen.

4 Beoordelingsprocedure

Dit hoofdstuk beschrijft allereerst de beoordeling volgens de DORA-principes (paragraaf 4.1) en hoe de beoordelingsprocedure verloopt (paragraaf 4.2). Vervolgens somt het de criteria op waaraan de beoordelingscommissie uw aanvraag toetst (paragraaf 4.3).

Voor alle bij de beoordeling en/of besluitvorming betrokken personen en betrokken NWO- medewerkers is de NWO Code Persoonlijke Belangen van toepassing (Code persoonlijke belangen | NWO).

NWO streeft naar een inclusieve cultuur, waarin geen plaats is voor bewuste of onbewuste barrières vanwege culturele, etnische of religieuze achtergrond, gender, seksuele oriëntatie, gezondheid of leeftijd (Diversiteit en inclusie | NWO). NWO stimuleert leden van een beoordelingscommissie actief om zich bewust te worden van impliciete associaties en te proberen deze te minimaliseren. NWO voorziet hen van informatie over concrete manieren om de beoordeling van een aanvraag te verbeteren.

4.1 De San Francisco Declaration (DORA)

NWO is ondertekenaar van de San Francisco Declaration on Research Assessment (DORA). DORA is een wereldwijd initiatief dat beoogt de manier waarop onderzoek en onderzoekers worden beoordeeld te verbeteren. DORA bevat aanbevelingen voor onderzoeksfinanciers, onderzoeksinstellingen, wetenschappelijke tijdschriften en andere partijen.

DORA richt zich op het terugdringen van het onkritisch gebruik van bibliometrische indicatoren en het wegnemen van onbewuste vooringenomenheid (unconscious bias) bij de beoordeling van onderzoek en onderzoekers. Overkoepelende filosofie van DORA is dat onderzoek moet worden beoordeeld op zijn eigen kwaliteiten en verdiensten in plaats van op basis van afgeleide indicatoren, zoals het tijdschrift waarin het onderzoek wordt gepubliceerd.

NWO gaat bij het beoordelen van het wetenschappelijk track record van aanvragers uit van een brede definitie van wetenschappelijke output.

NWO verzoekt commissieleden bij de beoordeling van aanvragen niet af te gaan op indicatoren als de Journal Impact Factor of de h-index. U mag deze niet vermelden in uw aanvraag. Wel mag u naast publicaties ook andere wetenschappelijk producten te vermelden, zoals datasets, patenten, software en code enzovoort.

Voor meer informatie over wat NWO doet om de principes van DORA te implementeren zie: DORA | NWO.

4.2 Procedure

De aanvraagprocedure bestaat uit de volgende stappen:

  • – indiening van de aanvraag;

  • – in behandeling nemen van de aanvraag;

  • – preadvisering beoordelingscommissie;

  • – weerwoord;

  • – vergadering van de beoordelingscommissie;

  • – besluitvorming.

Voor deze Call for proposals wordt een externe, onafhankelijke beoordelingscommissie ingesteld, bestaande uit onder meer ondernemende wetenschappers (uit verschillende wetenschapsgebieden), ondernemers en (private) financiers. De taak van de beoordelingscommissie is om de ingediende aanvragen en de daarop betrekking hebbende stukken in onderlinge samenhang en op eigen merites te beoordelen op basis van de gegeven beoordelingscriteria in deze Call for proposals.

Vanwege de in de beoordelingscommissie aanwezige expertise en de geringe omvang van de subsidie, heeft NWO besloten om bij de beoordeling van de aanvragen gebruik te maken van de mogelijkheid om de beoordelingsprocedure uit te voeren zonder referenten in te schakelen.

4.2.1 Indiening van een aanvraag

Voor indiening van de aanvraag is een standaardformulier beschikbaar op de financieringspagina van deze Call for proposals op de NWO website. In uw aanvraag moet u zich houden aan de vragen die in dit formulier staan en aan de werkwijze die in de toelichting staat. Ook moet u zich houden aan de voorwaarden voor het maximale aantal pagina’s.

Uw volledig ingevulde aanvraagformulier moet voor de deadline via ISAAC zijn ontvangen (zie paragraaf 1.3). Na dit tijdstip kunt u geen aanvraag meer indienen. De aanvrager ontvangt na indiening van de aanvraag een ontvangstbevestiging.

4.2.2 In behandeling nemen van de aanvraag

Zo snel mogelijk nadat u uw aanvraag heeft ingediend, hoort u of NWO uw aanvraag in behandeling neemt. NWO bepaalt dit aan de hand van een aantal administratief-technische criteria (zie de formele voorwaarden voor indiening, paragraaf 3.4). Alleen als uw aanvraag hieraan voldoet, kan NWO deze in behandeling nemen.

Houdt er rekening mee dat NWO u binnen twee weken na de indieningsdeadline kan benaderen om eventuele administratieve correcties door te voeren om (alsnog) te voldoen aan de voorwaarden voor indiening. U krijgt één keer de gelegenheid om de correcties door te voeren, hiervoor krijgt u vijf werkdagen de tijd.

4.2.3 Preadvisering door commissie

Alle aanvragen worden voor commentaar voorgelegd aan enkele leden van de beoordelingscommissie (de preadviseurs). De preadviseurs geven schriftelijk een inhoudelijk en beargumenteerd commentaar op de aanvraag. Zij formuleren dit commentaar aan de hand van de inhoudelijke beoordelingscriteria (zie paragraaf 4.3.1) en geven de aanvraag per beoordelingscriterium een cijfermatige score. Hierbij wordt de NWO scoretabel gehanteerd (op een schaal van 1 tot 9, waarbij ‘1’ excellent is en ‘9’ ontoereikend).

4.2.4 Weerwoord

De aanvrager ontvangt geanonimiseerde preadviezen. U heeft daarna de gelegenheid om een weerwoord te formuleren. U krijgt vijf werkdagen de tijd om uw weerwoord via ISAAC in te dienen. Mocht u besluiten de aanvraag in te trekken, dan dient u dit zo snel mogelijk per e-mail aan het bureau te melden en de aanvraag in ISAAC in te trekken. Indien NWO uw weerwoord na de deadline ontvangt, wordt het niet meegenomen in de verdere procedure.

4.2.5 Vergadering van de beoordelingscommissie

De beoordelingscommissie maakt op basis van het beschikbare materiaal een eigen afweging. Hierbij geldt dat de preadviezen in belangrijke mate richtinggevend zijn voor de uiteindelijke beoordeling, maar niet per se onverkort worden overgenomen door de beoordelingscommissie. De commissie weegt de argumenten van de preadviseurs (ook onderling) en bekijkt of in het weerwoord een goede reactie is geformuleerd op de kritische opmerkingen uit de preadviezen. De commissie heeft bovendien, anders dan de preadviseurs, zicht op de kwaliteit van de overige ingediende aanvragen en weerwoorden. Dit brengt met zich mee dat de commissie tot een andere beoordeling kan komen dan de preadviseurs.

De commissie stelt naar aanleiding van de bespreking een schriftelijk advies op aan het bestuur van NWO-domein TTW over de kwaliteit en prioritering van de aanvragen. Dit advies baseert zij op de beoordelingscriteria. De aanvraag als geheel (gemiddelde totaalscore) moet tenminste een score van 4,0 krijgen om in aanmerking te komen voor de subsidie. Daarnaast moet de aanvraag tevens op elk van de afzonderlijke beoordelingscriteria tenminste een score van 5,4 krijgen.

Als na de bespreking van de aanvragen blijkt dat twee of meer aanvragen op basis van hun gewogen totaalscore niet van elkaar te onderscheiden zijn, dan is er sprake van een ex aequo-situatie (zie paragraaf 4.2.6).

4.2.6 Ex aequo

Onder ex aequo verstaat NWO de situatie waarin twee of meer aanvragen op basis van hun gewogen score niet van elkaar te onderscheiden zijn. Een ex aequo situatie is relevant rondom de grens van het subsidieplafond of de selectiegrens. Of er sprake is van een ex aequo situatie wordt als volgt bepaald. Het uitgangspunt is de door de beoordelingscommissie opgestelde prioritering, met eindscores afgerond op 2 decimalen. De referentiescore is de score van de laagst geprioriteerde aanvraag binnen de grens van het subsidieplafond of de selectiegrens. Alle aanvragen met een score die 0,05 of minder van de referentiescore afliggen, worden in overweging genomen. Zo worden de aanvragen geselecteerd die binnen 0,10 gelijk zijn. Indien een ex aequo situatie zich voordoet op de grens van het subsidieplafond of de selectiegrens, dan zal de aanvraag met de hoogste score op het criterium ‘Commercieel potentieel’ als hoogste eindigen. Als de ex aequo situatie daarmee niet wordt doorbroken, zal de aanvraag met de hoogste score op het criterium ‘Kwaliteit van het team’ als hoogste eindigen. Als ook dan aanvragen gelijk eindigen bepaalt de beoordelingscommissie met behulp van een (anonieme) meerderheidsstemming de prioritering. Als ook stemming geen uitsluitsel biedt, of niet gewenst is, wordt de ex aequo situatie doorgestuurd naar het besluitnemend orgaan.

4.2.7 Besluitvorming

Tot slot toetst het bestuur van NWO-domein TTW de gevolgde procedure en het advies van de beoordelingscommissie. Vervolgens stelt het de definitieve kwalificaties vast en besluit over toe- en afwijzing van de aanvragen.

4.2.8 Tijdpad

Hieronder treft u het tijdpad aan voor deze Call for proposals. Het kan zijn dat NWO het noodzakelijk acht om tijdens de lopende procedure nog aanpassingen in het tijdpad van deze Call for proposals aan te brengen. Uiteraard ontvangt u hierover op tijd bericht.

Dinsdag 9 september 2025, voor 14:00:00 CEST

Deadline aanvragen

Oktober 2025

Preadvisering door commissie

Eind oktober – begin november2025

Aanvragers kunnen een weerwoord indienen

November 2025

Vergadering beoordelingscommissie

Vrijdag 12 december 2025

Besluit bestuur

Week 51 2025

Communicatie over besluit aan aanvragers

4.3 Criteria

4.3.1 Inhoudelijke beoordelingscriteria

De aanvragen die binnen deze Call for proposals worden ingediend worden inhoudelijk beoordeeld aan de hand van de volgende criteria:

  • 1. Kennisbasis en innovativiteit (25%)

    • – kennis die aan de basis ligt van het bedrijfsidee;

    • – vernieuwende elementen.

  • 2. Commercieel potentieel (25%)

    • – toepassingsmogelijkheden en toegevoegde waarde;

    • – markt- en commerciële perspectieven.

  • 3. Kwaliteiten van het team (25%)

    • – wetenschappelijke expertise aanvrager(s) en ondersteunend personeel;

    • – ondernemers- en commerciële vaardigheden;

    • – motivatie en ambitieniveau van het betrokken team.

  • 4. Kwaliteit van het projectplan (25%)

    • – praktische en economische aanpak;

    • – activiteitenplan;

    • – projectbegroting, opgesplitst naar projectactiviteit.

5 Subsidieverplichtingen

In dit hoofdstuk worden de verschillende subsidieverplichtingen toegelicht die – in aanvulling op de in paragraaf 3.5 genoemde subsidievoorwaarden – van toepassing zijn na toewijzing.

5.1 Start, looptijd en tranchebetalingen

De startdatum van een Take-off haalbaarheidsstudie dient binnen 6 maanden na de datum van het toewijzingsbesluit te zijn, tenzij NWO-domein TTW schriftelijk toestemming geeft voor een latere startdatum. De maximale looptijd van een haalbaarheidsstudie is 6 maanden. Kosten gemaakt buiten de looptijd zijn niet subsidiabel. De maximale doorlooptijd, gedefinieerd als de uiterste startdatum van 6 maanden na toewijzing plus de maximale looptijd van 6 maanden, is daardoor gelimiteerd tot een jaar vanaf de datum van het bestuursbesluit (zie paragraaf 4.2.10). Een Take-off haalbaarheidsstudie kan dus geen einddatum kennen na deze periode.

De toegekende subsidie wordt in twee tranches uitbetaald aan de onderzoeksorganisatie waaraan de aanvrager verbonden is. De eerste tranche bedraagt 80%, en wordt bij de start overgemaakt nadat is voldaan aan alle gestelde toewijzingsvoorwaarden, waaronder het tijdig indienen van een volledig ingevuld en voor akkoord ondertekend Startformulier (dit wordt bijgevoegd bij het toewijzingsbesluit). De tweede tranche, met een maximum van 20% van de totaal toegekende subsidie, wordt overgemaakt nadat NWO-domein TTW uw inhoudelijke rapportage en kostenverantwoording heeft goedgekeurd (zie paragraaf 5.3 voor meer informatie).

5.2 Tussentijdse wijzigingen

Voor elke substantiële inhoudelijke wijziging van de door NWO toegewezen aanvraag is voorafgaande toestemming van NWO vereist.

Zodra er aanleiding is voor de projectleider en/of een begunstigde om te veronderstellen dat het project niet of niet geheel vóór de einddatum kan worden afgerond of dat vóór de einddatum niet of niet geheel aan de subsidievoorwaarden zal worden voldaan, dient deze dit onverwijld te melden aan NWO. Hiervan is onder meer sprake in de volgende gevallen:

  • • indien de start van het project vertraging oploopt;

  • • indien (de uitvoering van) het project vertraging oploopt;

  • • indien uitgaven per kostensoort niet conform goedgekeurde aanvraagbegroting worden gedaan, met uitzondering van kleine verschuivingen tussen kostensoort zoals weergegeven in paragraaf 3.2, tabel 1. Kleine verschuivingen worden beschouwd indien:

    • ○ de kostensoort met 20% of minder wordt overschreden ten opzichte van de aanvraagbegroting;

    • ○ de kostensoort met meer dan 20% wordt overschreden ten opzichte van de aanvraagbegroting, maar deze overschrijding niet hoger is dan € 5.000.

In geval van substantiële inhoudelijke wijzigingen dient u een wijzigingsformulier uploaden in uw ISAAC account (voor meer informatie zie www.nwo.nl/wijzigingen). Het aangevraagde budget in de studie is een beoogd budget, dat pas achteraf wordt omgezet in een subsidie middels een subsidievaststelling.

Inhoudelijke activiteiten die veranderen ten opzichte van het activiteitenplan in de toegewezen aanvraag dienen vooraf besproken te zijn met NWO. Indien dit om ingrijpende veranderingen gaat, zult u NWO vooraf om toestemming moeten vragen. Te denken valt aan een werkpakket vervangen door een andere set activiteiten, de samenstelling van het team veranderen, of andere wijzigingen die tot een ander besluit omtrent uw aanvraag hadden kunnen leiden. Bij afwijkingen van de voorgestelde projectactiviteiten zonder toestemming van NWO riskeert u een lagere vaststelling van het subsidiebedrag, of een intrekking van het toewijzingsbesluit.

De Take-off financiering voor haalbaarheidsstudies is een persoonsgebonden subsidie. NWO kan te allen tijde de financiering tussentijds beëindigen indien de projectleider niet meer in staat is het project te leiden en er geen geschikte vervanger kan worden gevonden door de projectleider en het projectteam in overleg met NWO.

5.3 Rapportage

Aan het eind van de studie dienen twee documenten te worden opgeleverd:

  • 1. Een inhoudelijke rapportage die de punten uit paragraaf 2.2 beschrijft. Voor meer toelichting zie de Take-off programma, Take-off | NWO, onder ‘Documenten, ‘Take-off-richtlijnen eindrapportage fase 1 haalbaarheidsstudie’.

  • 2. Een kostenverantwoording die:

    • • Gebruik maakt van het standaard format kostenverantwoording, te vinden op Take-off programmapagina, Take-off | NWO, onder ‘Documenten, ‘Formulier Kostenverantwoording haalbaarheidsstudie’;

    • • het aangevraagde budget weergeeft;

    • • het gerealiseerde budget weergeeft.

      Voor het mogelijk afwijkingen van uw aangevraagde budget, zie paragraaf 5.2.

5.4 Maatschappelijk verantwoord licentiëren

Uit het project kan kennis voortkomen die geschikt is voor toepassing in de maatschappij. Bij het aangaan van afspraken over licentie- en/of overdracht van onder deze Call for proposals ontwikkelde onderzoeksresultaten dient rekening te worden gehouden met de tien principes voor maatschappelijk verantwoord licentiëren, zoals opgenomen in het NFU rapport “Maatschappelijk Verantwoord Licentiëren”.

6 Contact en overige informatie

6.1 Contact

6.1.1 Inhoudelijke vragen

Voor vragen omtrent uw aanvraag maakt het Take-off team gebruik van:

E-mail: aanvragentake-off@nwo.nl

Voor algemene vragen en voor correspondentie tijdens de loop van een toegewezen project:

E-mail: take-off@nwo.nl

Desgewenst kunt u telefonisch kunt u contact opnemen met:

Daan Brocken

Programmacoördinator Take-off

Tel: 030 259 4059

6.1.2 Technische vragen over het elektronisch aanvraagsysteem ISAAC

Bij technische vragen over het gebruik van ISAAC kunt u contact opnemen met de ISAAC-helpdesk. Raadpleeg eerst de handleiding voordat u de helpdesk om advies vraagt. De ISAAC-helpdesk is bereikbaar van maandag t/m vrijdag van 10.00 tot 17.00 uur op telefoonnummer +31 (0) 70 34 40 600. U kunt uw vraag ook per e-mail stellen via isaac.helpdesk@nwo.nl. U ontvangt dan binnen twee werkdagen een reactie.

6.2 Overige informatie

NWO verwerkt persoonsgegevens die zij in het kader van deze ronde ontvangt conform de NWO privacyverklaring, Privacyverklaring | NWO.

NWO kan aanvragers mogelijk benaderen voor een evaluatie van de procedure en/of het onderzoeksprogramma.

X Noot
1

Indien de aanvrager een tijdelijke aanstelling heeft, dient de aanvrager een verklaring van diens werkgever bij te voegen, waarin de betreffende onderzoeksorganisatie garandeert dat de aanvrager een aanstelling heeft of zal hebben tot ten minste de uiterste afrondingsdatum van het project (12 maanden na het bestuursbesluit weergegeven in paragraaf 4.2.10) waarvoor de subsidie wordt aangevraagd.

Naar boven