KIC Consumentengedrag voor een circulaire systeemtransitie Call for proposals, Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek

2025

Inhoudsopgave

1	Inleiding	1
	1.1 Achtergrond	1
	1.2 Beschikbaar budget	2
	1.3 Indieningsdeadline(s)	2
2	Doel	2
	2.1 Doelstelling van het programma	2
	2.2 Maatschappelijke impact	5
	2.3 Consortiumvorming	6
3	Voorwaarden voor aanvragers	7
	3.1 Wie kan aanvragen	7
	3.2 Wat kan worden aangevraagd	9
	3.3 Het opstellen en indienen van de aanvraag	10
	3.4 Indieningsvoorwaarden	12
	3.5 Subsidievoorwaarden	12
4	Beoordelingsprocedure	15
	4.1 De San Francisco Declaration (DORA)	15
	4.2 Procedure	15
	4.3 Criteria	18
5	Subsidieverplichtingen	19
6	Contact en overige informatie	22
	6.1 Contact	22
	6.2 Overige informatie	22
7	Bijlagen	22
	7.1 Budgetmodules en tarieven	22
	7.2 Indexering	27

1 Inleiding

In deze Call for proposals leest u hoe de aanvraagprocedure is ingericht voor de subsidieronde ‘KIC Consumentengedrag voor een circulaire systeemtransitie. Deze Call for proposals valt onder de verantwoordelijkheid van de Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek (NWO).

U vindt in deze Call for proposals achtereenvolgens informatie over het doel van dit programma (hoofdstuk 2), de voorwaarden voor de subsidieaanvraag (hoofdstuk 3) en hoe uw aanvraag wordt beoordeeld (hoofdstuk 4). Deze informatie heeft u nodig om een aanvraag voor subsidie te kunnen indienen. In hoofdstuk 5 vindt u de subsidieverplichtingen die van toepassing zijn in geval van toewijzing. In hoofdstuk 6 staan de contactgegevens en in hoofdstuk 7 de bijlagen.

1.1 Achtergrond

Deze Call for proposals is onderdeel van de NWO programmering voor het Kennis- en Innovatie Convenant (KIC) 2024–2027 ten behoeve van het missiegedreven innovatiebeleid van de Nederlandse overheid.

NWO ontwikkelt innovatieprogramma’s in het KIC gericht op de maatschappelijke uitdagingen van Nederland om impact te realiseren voor economie, mens en samenleving. De nadruk ligt op samenwerking tussen kennisinstellingen, private partijen en overheid. De resultaten dragen daarmee bij aan het realiseren van economische kansen. Essentieel is daarom dat bedrijven investeren in elk onderzoeksproject.

Thematische focus

In de KIC periode 2024–2027 staan acht Kennis- en Innovatieagenda’s (KIA’s) centraal:

• Klimaat en Energie

• Circulaire Economie

• Landbouw, Water, Voedsel

• Veiligheid

• Gezondheid & Zorg

• Sleuteltechnologieën

• Digitalisering

• Maatschappelijk Verdienvermogen

Deze KIA’s zijn te vinden op: Missies voor de toekomst | Topsectoren.

NWO en het KIC: onderzoek brengt oplossingen dichterbij

NWO investeert jaarlijks circa 138 miljoen euro in haar programmering voor het KIC 2024–2027. De onderzoeks- en innovatieprogramma’s van NWO voor het KIC dragen bij aan de antwoorden op de onderzoeks- en ontwikkelvragen die nodig zijn om de huidige maatschappelijke uitdagingen te kunnen adresseren. Dit is in lijn met de missie van NWO: Missie | NWO.

Deze Call for proposals is onderdeel van NWO-KIC programma hoofdlijn Missie, waarin thematische publiek-private samenwerkingsprogramma’s worden ontwikkeld voor consortia die werken aan impact-gedreven onderzoek. De thematische prioriteiten uit de KIA’s zijn het uitgangspunt voor de programma’s, die passen binnen het missiegedreven innovatiebeleid.

Hoofdstuk 2 licht de (thematische) doelstelling van deze Call for proposals toe en beschrijft welke aanpak NWO binnen haar KIC programmering hanteert om tot de beoogde maatschappelijke impact te komen.

Meer informatie over de KIC programmering van NWO is te vinden via de website: KIC 2024–2027 | NWO.

1.2 Beschikbaar budget

Het subsidieplafond voor deze Call for proposals bedraagt in totaal € 7.000.000. Binnen deze Call for proposals worden naar verwachting maximaal 4 aanvragen toegewezen.

1.3 Indieningsdeadline(s)

Bij het indienen van uw aanvraag in ISAAC dient u ook online nog gegevens in te voeren. Begin daarom ten minste één dag vóór de deadline van deze Call for proposals met het indienen van uw aanvraag.

Aanvragen die na de deadline worden ingediend, worden niet in behandeling genomen.

De deadline voor het indienen van aanvragen is dinsdag 11 november 2025, voor 14:00:00 CET.

De collaboratieve workshops vinden plaats op 11 en 30 juni 2025. Meer informatie kunt u vinden in paragraaf 2.3, 3.3.1, 4.2.1 en op de programmapagina van deze Call for proposals.

2 Doel

Dit hoofdstuk beschrijft de doelstelling van het programma en de maatschappelijke impact.

2.1 Doelstelling van het programma

Deze Call for proposals raakt de centrale missie van de KIA Circulaire Economie (KIA CE) en de KIA Maatschappelijk Verdienvermogen (KIA MV). De KIA CE stimuleert de ontwikkeling van kennis en innovatie voor de circulaire economie. De drie hoofdthema’s in deze agenda zijn: 1) ontwerpen voor circulariteit, 2) circulaire grondstofketens en processen, en 3) systeemtransitie en acceptatie. In samenhang zorgen deze voor een succesvolle implementatie van de benodigde technologische en sociale kennis die de transitie naar een circulaire economie vereist. De KIA MV heeft als doel de toepassing en opschaling van innovaties te versnellen en daarmee zowel grotere maatschappelijke impact als economisch verdienvermogen te bereiken. De KIA MV organiseert de verbetering, ontwikkeling en toepassing van methodieken, modellen en werkvormen voor succesvolle missiegedreven innovatie.

In dit hoofdstuk wordt de maatschappelijke uitdaging geschetst die de call adresseert, gevolgd door een vooruitblik naar de beoogde impact van de onderzoeksresultaten. Tot slot volgt een concrete uitwerking van de doelstelling van de call.

2.1.1 Maatschappelijke uitdaging

Veel consumptiegedrag is gevormd in een lineair economisch systeem en houdt dit systeem daarmee in stand. Een Nederlands huishouden stoot met de consumptie van spullen en kleding per jaar gemiddeld 2.300 kilo CO₂ uit.¹ Consumptiegedrag speelt dus een belangrijke rol in de overgang naar een circulaire economie. Andere consumptiekeuzes (zoals tweedehands kopen, kiezen voor reparatie of consuminderen) kunnen het gebruik van (schaarse) grondstoffen verminderen en bijdragen aan de noodzakelijke verlaging van CO₂-uitstoot. Het verankeren van meervoudige waarden in het consumptiesysteem kan deze keuzes gemakkelijker maken. De Monitor Duurzaam Leven van Milieu Centraal stelt dat duurzaam gedrag – waaronder ook duurzaam consumeren valt – toegankelijker, goedkoper en logischer gemaakt moet worden.² Hiervoor kijken we naar interventies op het gebied van consumptiegedrag binnen het complexe systeem van beleid, economie, normen en waarden.

Het gedrag van consumenten beïnvloedt en wordt beïnvloed door, onder andere, economische dynamieken, socio-culturele narratieven, normen en waarden, marketing en productdesign, politieke belangen, wet- en regelgeving, infrastructuur en stedenbouwkundig ontwerp. Op macroniveau zijn bijvoorbeeld de dominante businessmodellen vaak gebaseerd op overconsumptie en lineaire consumptiepraktijken, die circulaire consumptie tegenhouden. Terwijl in een circulair systeem aandacht nodig is voor brede welvaart met sociale en ecologische aspecten. Als sterk op lineaire consumptie gerichte bedrijven een bepaalde markt domineren kunnen lock-in effecten de overgang naar circulaire praktijken verder bemoeilijken. Daarnaast zijn het huidige beleid en wet- en regelgeving niet altijd bevorderend voor circulaire manieren van consumeren. De zichtbaarheid van de fossiele lobby kan consumenten bijvoorbeeld demotiveren om circulaire keuzes te maken.

Bovendien is de consument niet één entiteit; de consument is een uiterst diverse groep wat betreft leeftijd, socio-economische status, gender, etniciteit etc. Consumenten hebben verschillende beweegredenen voor gedrag (zoals waarden, (economische) mogelijkheden) en zullen anders reageren op interventies. Zelfs één en dezelfde persoon maakt verschillende keuzes afhankelijk van de omgeving waarin hij of zij zich bevindt: thuis, op de werkplek, op vakantie. De omstandigheden waaronder consumptiekeuzes en -praktijken plaatsvinden spelen ook mee: is iemand online aan het shoppen of in een winkel? Hoe praktisch en toegankelijk is de circulaire keuze? Nodigt de omgeving uit tot circulair of lineair gedrag? Ook verschilt gedrag per product: consumenten maken andere keuzes wanneer het gaat om kleding of om meubilair. Hier spelen bijvoorbeeld verschillen in levensduur een rol, de perceptie hoe lang iets mee zou moeten gaan, en kennis over materialen en productie.

Door de complexiteit van consumentengedrag binnen een consumptiesysteem is het vaak ingewikkeld om specifieke oorzaken van bepaald gedrag vast te stellen en interventies met positieve impact te ontwerpen. Het stimuleren van positief nieuw gedrag kan bijvoorbeeld negatieve reboundeffecten met zich meebrengen. Een voorbeeld hiervan is hoe het vergemakkelijken van tweedehands (ver)kopen, onder andere op online platforms, overconsumptie tot gevolg kan hebben.³ Ook ligt er een uitdaging in het inrichten van interventies in een systeem in transitie, een systeem dat continu verandert. Daarbij speelt de vraag in hoeverre gedrag nu wordt gedefinieerd door overwegend lineaire keuzemogelijkheden en een beperkte beschikbaarheid van circulaire alternatieven; in andere woorden: hoe werken interventies getest in het huidige systeem wanneer het systeem weer een stap verder is in de transitie?

Om succesvolle interventies die circulair gedrag mogelijk maken vorm te geven, is kennis nodig over de invloed van systeemfactoren op consumentengedrag en vice versa. Hierbij hoort ook de vraag hoe en waarom verschillende consumenten bepaalde keuzes maken.

2.1.2 De beoogde maatschappelijke impact

De beoogde impact waar deze Call for proposals aan wil bijdragen is een succesvolle transitie naar een maatschappij waarin circulaire consumptie vanzelfsprekend is. Individuen en organisaties hanteren (bewust of onbewust) de R-strategieën (zie onder ‘Doel van de Call for proposals’) om hun mate van circulair gedrag te monitoren en verbeteren. Door minder nieuwe producten te kopen en producten langer te gebruiken worden zo het gebruik van grondstoffen en daarmee de ecologische voetafdruk van consumptie verlaagd.⁴ Vanwege de hoge potentie voor impact op het gebied van circulariteit, ligt de focus op verandering binnen de impactvolle productgroepen zoals geformuleerd in de Transitieagenda Consumptiegoederen (zie onder ‘Doel van de Call for proposals’).

Resultaten uit het onderzoek leveren een bijdrage aan een systeem dat circulair consumentengedrag bevordert. Meervoudige waardencreatie, i.e. positieve sociale en ecologische impact naast economisch verdienvermogen, wordt verankerd in businessmodellen, beleid, en maatschappelijke initiatieven. De oorzaken van overmatige consumptie en/of materiaalgebruik en lock-in effecten die voor consumenten de keuze voor een circulair product bemoeilijken, kunnen door nieuwe kennis worden weggenomen. Hierdoor draagt deze Call for proposals bij aan het behalen van de doelen in het Rijksbrede programma ‘Nederland Circulair in 2050’: in 2030 worden al 50% minder primaire grondstoffen gebruikt, en in 2050 is in Nederland een duurzaam gedreven, volledig circulaire economie gerealiseerd.

2.1.3 Doel van de Call for proposals

Het doel van deze Call for proposals is om op basis van interdisciplinair en kennisketenbreed onderzoek naar systeemtransities, gedragsverandering en de circulaire economie inzichten te verkrijgen in effectieve interventies, maatregelen, strategieën en handelingsperspectieven om circulair consumentengedrag te bevorderen. Deze Call for proposals streeft naar een combinatie van onderzoek voor fundamentele inzichten en praktische toepassing dat op een iteratieve manier interventies onderzoekt, ontwerpt, en test. De wisselwerking tussen systeem(-transitie) en gedragsverandering staat hierbij centraal. Het onderzoek biedt inzicht in de complexiteit van consument, gedrag, en systeem, en de vraag hoe het komt dat sommige consumptiepraktijken meer weerstand bieden tegen verandering dan andere en hoe interventies hierop ingericht kunnen worden. Hierbij kan worden voortgebouwd op de sweetspots (gedrag dat positief beoordeeld maar nog weinig vertoond wordt) en bottlenecks (gedrag dat negatief beoordeeld en weinig vertoond wordt) voor circulair gedrag.⁵ De volgende onderliggende aspecten kunnen daarbij belicht worden (geen uitputtend overzicht):

• Diversiteit binnen de doelgroep consumenten;

• Attitude/behaviour-gap;

• Diversiteit in transitiefases: niche of breed gedragen;

• Lock-in-effecten van het huidige (lineaire) systeem;

• Reboundeffecten van gedragsinterventies;

• Nieuwe businessmodellen en diensten voor reparatie en refurbishment

• Regelgeving, governance en beleid.

Het onderzoek is gericht op één of meer van de circulaire R-strategieën:

• Afwijzen (Refuse): Een product niet aanschaffen of gebruiken, door van de functie af te zien of de functie op een andere manier in te vullen.

• Heroverwegen (Rethink): Het gebruik van een product intensiveren door te delen met anderen of door het product meer functies te geven.

• Verminderen (Reduce): Minder producten kopen door de huidige producten langer te gebruiken.

• Hergebruiken (Reuse): Hergebruik van een product in dezelfde functie door een andere gebruiker.

• Repareren (Repair): Repareren en onderhouden van een kapot product om het te gebruiken in de oude functie.

• Opknappen (Refurbish): Opknappen of moderniseren van een oud product.

• Herfabriceren (Remanufacture): Onderdelen van een afgedankt product gebruiken in een nieuw product met dezelfde functie.

• Herbestemmen (Repurpose): Een product, of onderdelen ervan, gebruiken in een nieuw product met een andere functie.⁶

NB Hoogwaardige verwerking, waaronder recycling ⁷ , valt buiten de scope van deze call omdat het consumentenperspectief voor deze R-strategie in verhouding al veel aandacht krijgt in onderzoek.

We nodigen inter- en transdisciplinaire consortia uit onderzoek te doen naar consumentengedrag en de systemen waarin gedrag plaatsvindt en beïnvloed wordt, en interventies te ontwerpen en te testen die tot circulaire consumptie leiden. Om op alle drie de onderdelen van het onderzoek (inzicht, ontwerp, testen) de grootst mogelijke wetenschappelijke en maatschappelijke impact te bereiken, dient een consortium uit relevante vertegenwoordigers van universiteiten, hogescholen en maatschappelijke organisaties te bestaan. Daarnaast dient het onderzoek, bijvoorbeeld via consumentenorganisaties of communities, de consument zelf te betrekken (quadruple helix).⁸ Inbreng vanuit de sociale wetenschappen (bijvoorbeeld bedrijfs- en bestuurskunde, psychologie, sociologie en communicatiewetenschappen) is van groot belang. Ook een cultuurwetenschappelijk, historisch, taalkundig of filosofisch perspectief kan tot waardevolle inzichten leiden. Expertise vanuit IT/AI kan helpen bij het ontwerpen en analyseren van interventies op consumptie in online-omgevingen, en kennis over materialen/eco- en carbonfootprint en life-cycle analyse kan interventies inhoudelijk verrijken.

De interventies, maatregelen en strategieën worden ontworpen voor en samen met diverse stakeholders. Aan de ene kant zijn dit (kleinere) bedrijven zoals start-ups, scale-ups en sociale ondernemingen die circulaire producten of diensten succesvol op de markt willen brengen; aan de andere kant gevestigde bedrijven die consumptiegoederen circulair willen/kunnen aanbieden. Kennis over gedragsinterventies kan onder andere marketingstrategieën informeren, handvatten bieden voor product-/service-design en toekomstbestendige businessmodellen helpen vormgeven. Voor organisaties zoals belangen- en brancheverenigingen, coalities voor productgroepen, sociale en milieuorganisaties, of regionale innovatie-ecosystemen kan het onderzoek helpen om de transitie naar een circulaire economie te versnellen. De creatieve industrie kan bijdragen in het ontwerp van innovatieve systeeminterventies, en ook voor centrale en decentrale overheden kan het interessant zijn om deel te nemen aan consortia en de onderzoeksresultaten hun beleid te laten informeren.

Omdat het onderzoek wordt uitgevoerd in een systeem in transitie, is het iteratief opgezet, zodat gedurende de looptijd van het project steeds betere onderzoeksresultaten, interventies en toepassingen gerealiseerd kunnen worden. Hierbij wordt rekening gehouden met welke interventies en toepassingen doelmatig zijn in welke fase van de transitie. Tussentijdse resultaten kunnen aan het doel van 50% circulair in 2030 bijdragen, terwijl de inzichten die het project als geheel opdoet zich (ook) op het lange termijndoel van een 100% circulaire economie in 2050 richten.

Bij het onderzoek kan gebruik gemaakt worden van Key Enabling Methodologies, zoals Gedrag & Empowerment, Waardecreatie & Opschaling en Institutionele verandering.⁹ Ook kan gedacht worden aan een ontwerpende aanpak. Er kunnen diverse andere methoden worden gebruikt, zolang de keuze voor onderzoeksmethoden goed wordt onderbouwd.

De focus van het onderzoek ligt bij één of meerdere van de impactvolle productgroepen zoals geformuleerd in de Transitieagenda Consumptiegoederen:

• Meubels;

• Textiel;

• Elektrische en elektronische apparaten;

• Verpakkingen en wegwerpproducten.¹⁰

2.2 Maatschappelijke impact

Nieuwe kennis en inzichten vanuit onderzoek kunnen een belangrijke bijdrage leveren aan oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken van vandaag én morgen. Denk aan de energietransitie, gezondheid en zorg, of klimaatverandering. Door interactie en afstemming tussen onderzoekers en mogelijke kennisgebruikers, neemt de kans op het toepassen van kennis toe en daarmee ook de kans op maatschappelijke impact. Maatschappelijke impact staat hier voor veranderingen die (mede) het gevolg zijn van door onderzoek gegenereerde kennis en kunde. Via haar beleid op impact bevordert NWO de mogelijke bijdrage vanuit onderzoek aan maatschappelijke vraagstukken door het stimuleren van productieve interacties met maatschappelijke belanghebbenden. Zowel tijdens de ontwikkeling als in de uitvoering van het onderzoek. Dit doet zij op een manier die past bij het doel van het financieringsinstrument. NWO stimuleert onderzoekers om met een brede blik te kijken naar de mogelijke gewenste en ongewenste impact van hun onderzoek op het welzijn van mens, planeet en maatschappij voor deze en toekomstige generaties.

2.2.1 Samen werken aan maatschappelijke impact

De maatschappelijke uitdagingen die centraal staan in het missiegedreven innovatiebeleid zijn complex en veelomvattend. Maatschappelijke impact¹¹ ontstaat alleen wanneer alle partijen die nodig zijn om tot innovatieve oplossingen te komen hun krachten bundelen. De aansluiting van deze innovaties op economie, mens en samenleving is belangrijk. Daarom stimuleert NWO in haar KIC-programmering samenwerking tussen veel verschillende partijen.

Het gaat hierin om samenwerking tussen onderzoekers over de grenzen van disciplines¹², kennisinstellingen, regio’s en landen. Daarnaast is ook de samenwerking tussen deze onderzoekers en de samenleving cruciaal om tot innovatieve oplossingen te komen. Bedrijven, maatschappelijke organisaties, (beroeps)onderwijs en de mensen die de innovatie zullen gebruiken ((eind-)gebruikers) leveren een belangrijke bijdrage aan te vormen consortia en onderzoeksvoorstellen. Meer informatie en voorbeelden zijn te vinden op de website: KIC 2024–2027 | NWO.

De samenwerking tussen deze partijen begint al bij de voorbereiding van het onderzoeksvoorstel. De uiteenlopende kennis, vaardigheden en expertise van de partijen zijn nodig voor het formuleren van een goede probleemstelling, adequate onderzoeksvragen, en een doordachte route naar impact (co- design). Bij de uitvoering van het voorgestelde onderzoek wordt de samenwerking in het consortium vervolgd door uitwisseling van nieuwe kennis en het gezamenlijk creëren van nieuwe inzichten (co- creatie). De kennis en innovaties die uit het onderzoek voortkomen, worden uiteindelijk gedeeld en in de samenleving geïmplementeerd. Op deze manier wordt maatschappelijke impact een gezamenlijk doel; een coproductie.

Consortia vergroten de kans op het bereiken van de beoogde maatschappelijke impact door voldoende aandacht te besteden aan de mensen die gaan werken met de innovaties die uit het onderzoek voortkomen. Goed geschoold en onderlegd personeel kan innovaties verder helpen, implementatie op grote schaal versnellen, en zo transities en veranderingen bewerkstellingen. Dit stelt eisen aan opleiding en training, inclusief eventuele omscholing, van personeel. Human Capital, in de vorm van lerende, innoverende mensen, kan op verschillende manieren een plaats krijgen in een onderzoeksvoorstel binnen het NWO-KIC programma. Bijvoorbeeld via publiek-private leer- werkpraktijken (learning communities) die onderzoeken, innoveren, werken en leren nauw met elkaar verbinden. Op deze manier wordt nieuwe kennis geïntegreerd in de (onderwijs- en werk)praktijk. Meer informatie en voorbeelden zijn te vinden op de website Human Capital | NWO.

Binnen het NWO-KIC programma Consumentengedrag voor een circulaire systeemtransitie wordt het bereiken van maatschappelijke impact gestimuleerd en gefaciliteerd door gebruik van een Impact Plan benadering en aandacht voor consortium vorming.

2.2.2 Impact op maat

Afhankelijk van het doel van het financieringsinstrument kiest NWO een bijbehorende benadering die de kans op maatschappelijke impact optimaal ondersteunt. Het primaire doel van het financieringsinstrument bepaalt de keuze voor de benadering die NWO inzet om kennisbenutting in verschillende fases van het project (aanvraag, uitvoering, na afloop) te bevorderen en de inspanning die van aanvrager(s) en partners gevraagd wordt.

In dit programma wordt de Impact Plan benadering toegepast. Hiermee faciliteert NWO de ontwikkeling van een geïntegreerde strategie door onderzoekers en partners om doelgericht de kans op de gewenste maatschappelijk impact te vergroten.

Het geeft het consortium inzicht in welk onderzoek noodzakelijk is voor bijdrage aan de beoogde maatschappelijke impact en maakt tegelijkertijd expliciet welke partijen hiervoor nodig zijn, wat hun belang en rol is, en welke aannames er worden gedaan. Het Impact Plan laat de samenhang zien tussen de maatschappelijke uitdaging, de route(s) naar de beoogde impact en het daarvoor benodigde onderzoek. Gedurende het onderzoek (en daarna) faciliteert het Impact Plan de reflectie op al deze elementen.

NWO biedt e-learning aan om consortia op weg te helpen via Online impact workshops | NWO. NWO raadt ten zeerste aan om samen met de partijen in het consortium e-learning voor Impact Plan te volgen. Meer informatie is te vinden op de website Impact Plan benadering | NWO.

2.3 Consortiumvorming

Voor Consumentengedrag voor een circulaire systeemtransitie worden ter bevordering en ondersteuning van consortiumvorming collaboratieve workshops ingezet als onderdeel van de Callprocedure.

Collaboratieve workshops worden ingezet om onderzoeksideeën bij elkaar te brengen, samenwerking te stimuleren en te komen tot één of een beperkt aantal onderzoeksvoorstellen door brede (vernieuwende) consortia. Meer informatie hierover vindt u in Hoofdstuk 4, paragraaf 4.2.1 van deze Call for proposals.

3 Voorwaarden voor aanvragers

Dit hoofdstuk bevat de voorwaarden die gelden voor uw subsidieaanvraag. Eerst wordt beschreven wie subsidie kan aanvragen (paragraaf 3.1) en waarvoor u subsidie kunt aanvragen (paragraaf 3.2). Vervolgens vindt u de voorwaarden voor het opstellen en indienen van de aanvraag (paragrafen 3.3 en 3.4) en specifieke subsidievoorwaarden (paragraaf 3.5).

3.1 Wie kan aanvragen

Aanvragen worden ingediend door een hoofdaanvrager en één of meer medeaanvragers. Een aanvraag wordt opgesteld door een consortium, waarin naast de aanvragers ook andere deelnemers zijn betrokken.

Er worden vier categorieën van deelnemers aan een consortium onderscheden:

• 1. Hoofdaanvrager

• 2. Medeaanvrager(s)

• 3. Cofinancier(s)

• 4. Samenwerkingspartner(s)

De voorwaarden per soort deelnemers worden in de volgende paragrafen nader toegelicht.

3.1.1 Hoofd- en medeaanvragers

Hoofdaanvrager

Onderzoekers mogen als hoofdaanvrager optreden als zij in vaste dienst zijn (en derhalve een bezoldigd dienstverband voor onbepaalde tijd hebben¹³) of een tenure track overeenkomst hebben bij één van de onderstaande onderzoeksorganisaties:

• universiteiten en hogescholen zoals bedoeld in artikel 1.8 lid 1 van de Wet op het hoger onderwijs

• en wetenschappelijk onderzoek en de universiteiten genoemd in de Beleidsregel Universiteiten in het Koninkrijk der Nederlanden;

• universitair medische centra, waarmee wordt bedoeld de academische ziekenhuizen zoals bedoeld in artikel 1.13 lid 1 van de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek;

• KNAW- en NWO-instituten;

• het Nederlands Kanker Instituut;

• het Max Planck Instituut voor Psycholinguïstiek te Nijmegen;

• NCB Naturalis;

• Advanced Research Centre for NanoLithography (ARCNL);

• Prinses Máxima Centrum.

Personen met een nul uren-arbeidsovereenkomst of met een dienstverband voor bepaalde tijd (anders dan een tenure track, lectoren aan een hogeschool) zijn uitgesloten van indiening.

Het kan voorkomen dat de tenure track overeenkomst van de aanvrager eindigt vóór de beoogde afrondingsdatum van het project waarvoor de subsidie wordt aangevraagd, of dat vóór die datum het vaste dienstverband van de aanvrager eindigt wegens het bereiken van de pensioengerechtigde leeftijd. In dat geval voegt de aanvrager een verklaring van diens werkgever bij, waarin de betreffende onderzoeksorganisatie garandeert dat het project en alle op het project werkzame personen voor wie subsidie wordt aangevraagd adequaat zullen worden begeleid voor de volledige duur van het project.

Aanvragers met een deeltijd dienstverband dienen garant te staan voor adequate begeleiding van het project en van alle op het project werkzame personen voor wie subsidie wordt aangevraagd.

De hoofdaanvrager dient de aanvraag in via ISAAC, het elektronische indiensysteem van NWO. Tijdens het beoordelingsproces communiceert NWO met de hoofdaanvrager. Na toewijzing van een aanvraag wordt de hoofdaanvrager projectleider en aanspreekpunt voor NWO. De onderzoeksorganisatie van de hoofdaanvrager is hoofdbegunstigde en wordt penvoerder.

Medeaanvragers

Medeaanvragers hebben een actieve rol bij de uitvoering van het project. De (deel)projectleider(s) en begunstigde(n) zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor de uitvoering van het gehele project.

In deze Call for proposals zijn twee type medeaanvragers mogelijk: medeaanvragers verbonden aan onderzoeksorganisaties en medeaanvragers verbonden aan maatschappelijke organisaties.

Medeaanvragers verbonden aan maatschappelijke organisaties kunnen alleen als medeaanvrager optreden onder toepassing van de de-minimisverordening¹⁴.

Medeaanvragers verbonden aan onderzoeksorganisaties

Onderzoekers mogen als medeaanvrager optreden als zij in vaste dienst zijn (en derhalve een bezoldigd dienstverband voor onbepaalde tijd hebben¹⁵ of een tenure track overeenkomst hebben bij één van de onderzoeksorganisaties genoemd in paragraaf 3.1.1.

Medeaanvragers verbonden aan maatschappelijke organisaties

Deze Call for proposals richt zich ook op kennis uit en ten behoeve van de praktijk. Maatschappelijke organisaties die ondersteuning bieden bij en/of expertise opbouwen over consumentengedrag voor een circulaire systeemtransitie kunnen als medeaanvrager optreden onder de de-minimisverordening (zie hieronder). Het betreft bijvoorbeeld kennisplatforms, burgerinitiatieven, belangenorganisaties, stichtingen, en micro-ondernemingen¹⁶, waarvan de praktijkkennis en onderzoek gerelateerde activiteiten essentieel zijn om volwaardig onderzoek op te kunnen zetten. In de aanvraag dient te worden onderbouwd welke substantiële, actieve bijdrage de maatschappelijke organisatie levert aan het onderzoek. Dit wordt in het kader van het criterium op de kwaliteit van het consortium (zie paragraaf 4.3.1) beoordeeld door de beoordelingscommissie.

De-minimisdrempel voor maatschappelijke organisaties

Maatschappelijke organisaties die als medeaanvrager optreden ontvangen de subsidie van NWO via de hoofdaanvrager, met inachtneming van de de-minimisdrempel uit de de-minimisverordening (Verordening (EU) nr. 2023/2831 van de Europese Commissie van 13 december 2023). Op grond van de de-minimisverordening mag een consortiumpartner maximaal € 300.000 aan de-minimissteun ontvangen over een periode van drie jaar.

Maatschappelijke organisaties dienen door het invullen van de verklaring de-minimissteun te verklaren dat de betreffende organisatie door het toewijzen van een subsidie door NWO de de-minimisgrens niet zal overschrijden. Indien een maatschappelijke organisatie constateert dat met de subsidie van NWO de de-minimisgrens wordt overschreden, kan de hoofdaanvrager voor deze maatschappelijke organisatie geen subsidie aanvragen bij NWO. De hoofdaanvrager dient hiermee bij het opstellen van zijn projectbegroting rekening te houden en dient dus per maatschappelijke organisatie die als medeaanvrager wil optreden na te gaan of met het aangevraagde subsidiebedrag de de- minimisdrempel niet wordt overschreden. De door elke maatschappelijke organisatie afzonderlijk ingevulde verklaring de-minimissteun maakt onderdeel uit van de aanvraag.

Aanvullende voorwaarden voor hoofd- en medeaanvragers en de samenstelling van het consortium

• De hoofd- en medeaanvrager(s) moeten het aangevraagde onderzoek uitvoeren binnen een consortium met daarin naast henzelf altijd twee of meer cofinanciers, mogelijk aangevuld met één of meer samenwerkingspartners. Voor alle consortiumpartners geldt dat zij een actieve rol dienen te spelen bij het formuleren van de onderzoeksvragen en bij de opzet en de uitvoering van het project.

• Een hoofdaanvrager mag slechts één aanvraag binnen deze Call for proposals indienen in de hoedanigheid van hoofdaanvrager. Een hoofdaanvrager mag daarnaast binnen deze Call for proposals maximaal één keer als medeaanvrager deelnemen aan een ander consortium.

• Een medeaanvrager mag binnen deze Call for proposals in maximaal twee consortia als medeaanvrager deelnemen.

3.1.2 Cofinanciers

Een cofinancier is een partij die deelneemt aan het consortium en cash cofinanciering en/of in kind bijdraagt aan het project. De rol die de cofinancier speelt bij de voorbereiding, uitvoering, en vertaling van het onderzoek naar de maatschappij dient in het onderzoeksvoorstel beschreven te worden.

Een cofinancier ontvangt geen subsidie van NWO op basis van deze Call for proposals. Ook is het niet mogelijk kosten te vergoeden door deze organisaties als derden in te huren via budgetmodules. Een nadere toelichting op de budgetmodules vindt u in de bijlage bij deze Call for proposals (7.1).

Onderzoeksorganisaties waarvan medewerkers, conform artikel 3.1, als (hoofd- of mede)aanvrager mogen deelnemen, mogen in deze Call for proposals niet deelnemen als cofinanciers.

Organisaties die als cofinancier in een aanvraag deelnemen kunnen niet via de de-minimisverordening als medeaanvrager in dezelfde aanvraag deelnemen.

In deze Call for proposals is het verplicht om twee of meer cofinanciers te laten deelnemen aan het project. De cofinanciers dienen gezamenlijk minimaal 10% van het totale budget voor de aanvraag bij te dragen.

De bijdrage van de cofinancier wordt bekend gemaakt door middel van een verklaring cofinanciering en is een netto bijdrage aan het project. Voorts wordt er in deze Call for proposals onderscheid gemaakt tussen private en publieke cofinanciers. Voor definities daarvan en de verdere specifieke cofinancieringsvoorwaarden die gelden in deze Call for proposals, zie paragraaf 3.5.6.

3.1.3 Samenwerkingspartner(s)

Een samenwerkingspartner is een partij die geen subsidie ontvangt en geen cofinanciering bijdraagt aan de aanvraag, maar wel nauw betrokken is bij de uitvoering van het onderzoek en/of de kennisbenutting. Hierbij kan gedacht worden aan bedrijven, publieke en private organisaties, en overige instellingen. De rol die deze partijen spelen bij de voorbereiding, uitvoering, en vertaling van het onderzoek naar de maatschappij dient in het onderzoeksvoorstel beschreven te worden.

Organisaties die als samenwerkingspartner in een aanvraag deelnemen kunnen niet via de de- minimisverordening als medeaanvrager in dezelfde aanvraag deelnemen.

Let op: voor personeel van organisaties die als samenwerkingspartner deelnemen aan het consortium kan geen subsidie voor salaris- of onderzoekskosten als medeaanvrager worden aangevraagd. Wel is het mogelijk kosten te vergoeden door deze organisaties als derden in te huren via de modules ‘materiele kosten’, ‘kennisbenutting’ of ‘projectmanagement’ (zie paragraaf 3.2 en bijlage 7.1).

3.2 Wat kan worden aangevraagd

Voor een aanvraag in deze Call for proposals kan minimaal € 1.750.000 en maximaal € 2.250.000 worden aangevraagd aan NWO-financiering. Daarmee financiert NWO maximaal 90% van de totale projectomvang; de rest van het projectbudget wordt ingebracht via de verplichte cofinanciering (zie paragraaf 3.5.6). NWO financiert nooit minder dan 50% van de totale projectomvang.

De aanvrager en medeaanvragers kunnen kosten opvoeren voor personeel, materieel, investeringen, kennisbenutting en projectmanagement. De beschikbare budgetmodules (inclusief de maximale bedragen) staan hieronder vermeld. Vraag alleen datgene aan wat essentieel is om het project uit te voeren. De tarieven en een toelichting op deze budgetmodules staan in bijlage 7.

3.2.1 Personeel

Voor personeel dat een bijdrage levert aan het project, kan subsidie voor de loonkosten worden aangevraagd. Het bedrag hiervoor is afhankelijk van het type aanstelling en de organisatie waar het personeel werkt.

3.2.1.1 Personeel bij een universiteit in het Koninkrijk der Nederlanden, umc of een onderzoeksorganisatie

Voor personeel dat werkzaam is bij een universiteit in het Koninkrijk der Nederlanden, universitair medisch centrum (umc) of een andere onderzoeksorganisatie, genoemd in artikel 1.1, eerste lid, sub c tot en met h van de NWO Subsidieregeling 2024 kunnen loonkosten worden opgevoerd voor de volgende functies: promovendus, Engineering Doctorate, postdoc, niet-wetenschappelijk personeel (NWP) en voor de vervanging van de aanvrager.

Er kan voor een onbeperkt aantal posities worden aangevraagd voor dit type functie. Er kan voor ten hoogste 5% van het subsidiebedrag vervanging worden aangevraagd.

Financiering voor de functie van een Engineering Doctorate (EngD) kan alleen worden aangevraagd als er ook financiering voor een promovendus of postdoc wordt aangevraagd.

3.2.1.2 Personeel van hogescholen en overige organisaties

Het is mogelijk om loonkosten op te voeren van personeel van hogescholen en overige organisaties. Er kan voor een onbeperkt aantal posities worden aangevraagd voor dit type functie.

3.2.1.3 Studenten

Het is mogelijk om studenten in te zetten voor het project als ze studeren aan een onderzoeksorganisatie genoemd in paragraaf 3.1. De kosten hiervan kunt u binnen het project opvoeren als materiële kosten. Er is geen maximum aan het aantal studenten dat kan meewerken in het project.

3.2.1.4 Wetenschappelijk personeel bij een onderzoeksorganisatie in het buitenland

Het is mogelijk om loonkosten van buitenlandse onderzoeksorganisaties die medeaanvrager zijn, op te voeren voor wetenschappelijk personeel. Er kan maximaal 50% van het subsidiebedrag voor personeel worden aangevraagd voor personeel bij onderzoeksorganisaties in het buitenland.

3.2.2 Materieel

Financiering kan worden aangevraagd voor alle project-specifieke materiële kosten. Voor deze kosten geldt een maximum van 25% van het NWO subsidiebedrag. Van het materiële budget aangevraagd bij NWO mag maximaal 50% worden ingezet voor werk door derden.

3.2.3 Investeringen

Financiering kan worden aangevraagd voor investeringen in apparatuur, infrastructuur en andere onderzoeksmiddelen die na afloop van het project economische waarde hebben of kunnen worden hergebruikt. Loonkosten van personeel dat de apparatuur, infrastructuur en andere onderzoeksmiddelen in staat van gereedheid brengt, kan worden opgevoerd als onderdeel van de investering. De tarieven en voorwaarden van Personeel zijn hierbij van toepassing en de kosten zijn op te voeren als personele kosten. Investeringen kunnen alleen worden gedaan bij onderzoeksorganisaties genoemd in paragraaf 3.1.

Er kan maximaal € 500.000 worden aangevraagd voor investeringen. Alleen de afschrijvingskosten zijn subsidiabel.

3.2.4 Kennisbenutting

Financiering kan worden aangevraagd voor activiteiten die bevorderen dat kennis uit het onderzoek wordt benut,¹⁷ om zo de maatschappelijke impact van het onderzoek te vergroten.

Het is verplicht om een bedrag op te voeren voor kennisbenutting. Deze kosten zijn ten minste 5% en maximaal 20% van het subsidiebedrag.

3.2.5 Projectmanagement

Het is mogelijk om maximaal 5% van het totale subsidiebedrag in te zetten voor projectmanagement. Het is niet verplicht om hiervan gebruik te maken.

3.3 Het opstellen en indienen van de aanvraag

Deze Call for proposals kent drie fases:

• 1. Aanmelden voor collaboratieve workshops

• 2. Deelname aan collaboratieve workshops (voor hoofdaanvragers verplicht)

• 3. Het indienen van een aanvraag

Het is verplicht uw aanvraag in het Engels op te stellen.

Het indienen van een aanvraag kan alleen via het online aanvraagsysteem ISAAC. Aanvragen die niet via ISAAC zijn ingediend, worden niet in behandeling genomen.

U bent als hoofdaanvrager verplicht een aanvraag via het eigen persoonlijke ISAAC-account in te dienen.

Het is belangrijk om tijdig te beginnen met uw aanvraag in ISAAC:

• indien u nog geen ISAAC-account heeft, dient deze op tijd te worden aangemaakt om eventuele aanmeldproblemen te voorkomen;

• nieuwe onderzoeksorganisaties moeten eventueel nog door NWO toegevoegd worden aan ISAAC;

• u moet ook online nog gegevens invoeren.

Aanvragen die na de deadline worden ingediend, neemt NWO niet in behandeling.

Voor vragen van technische aard verzoeken wij u contact op te nemen met de ISAAC-helpdesk, zie contact (hoofdstuk 6).

Werkt een hoofd- en/of medeaanvrager bij een organisatie die niet is opgenomen in de database van ISAAC? U kunt dit dan melden via relatiebeheer@nwo.nl zodat de organisatie kan worden toegevoegd. Hier zijn enige dagen voor nodig. Daarom is het van belang dit uiterlijk een week voor de deadline te melden.

NWO gaat er vanuit dat de aanvrager de onderzoeksorganisatie waar zij/hij werkzaam is heeft geïnformeerd over het indienen van de aanvraag en dat de onderzoeksorganisatie de subsidievoorwaarden van deze Call for proposals aanvaardt.

3.3.1 Het aanmelden voor de collaboratieve workshops

De eerste fase van deze Call for proposals omvat twee opeenvolgende collaboratieve workshops.

Een aanmelding voor de collaboratieve workshops wordt ingediend via een formulier op de NWO callpagina. De aanmelding omvat de expertise van een individu en de bijdrage die geleverd wordt aan de gewenste impact op het thema van de Call for proposals.

De inhoudelijke basis van de collaboratieve workshops wordt gevormd vanuit de aanmeldingen (zie ook paragraaf 4.2.1). De aanmeldingen met daarin de inhoudelijke expertise van deelnemers worden gedeeld met de workshopdeelnemers.

Zowel onderzoekers als private en maatschappelijke partijen zijn uitgenodigd om deel te nemen aan de workshops, en gezamenlijk aanvragen in wording vorm te geven.

Maatschappelijke partijen worden uitdrukkelijk uitgenodigd om zich aan te melden voor de workshops.

3.3.2 Het opstellen en indienen van de aanvraag

De hoofdaanvrager dient de aanvraag in via ISAAC.

Een aanvraag wordt opgesteld (en ingediend) na afloop van de collaboratieve workshops, waarin uitwisseling van ideeën heeft plaatsgevonden, mogelijke samenwerking met andere deelnemers aan de workshops zijn verkend en waar de cruciale eerste afspraken voor gezamenlijke uitwerking van de aanvraag zijn gemaakt. Consortia kunnen na de workshops hun consortium verrijken met de benodigde partners.

De hoofdaanvrager moet aan beide collaboratieve workshops hebben deelgenomen of diens vervanger dient aanwezig te zijn geweest. Indien de hoofdaanvrager zich laat vervangen, stelt deze NWO hiervan op de hoogte via email (kic-cc@nwo.nl), bij voorkeur één werkdag voor de betreffende workshop.

Voor het opstellen van uw aanvraag doorloopt u de volgende stappen:

• download het aanvraagformulier vanuit het online aanvraagsysteem ISAAC of vanaf de website van NWO (op de website van het betreffende financieringsinstrument);

• vul het aanvraagformulier in;

• sla het formulier op als pdf en dien het met de verplichte bijlagen in ISAAC in;

• vul de online in ISAAC gevraagde gegevens in.

Verplichte bijlagen:

• begroting;

• verklaringen cofinanciering van cofinanciers (zie paragraaf 3.1.2 en 3.5.6);

• garantstelling voor continuïteit in de projectbegeleiding (alleen indien van toepassing, zie paragraaf 3.1.1);

• verklaring de-minimissteun (verplicht indien van toepassing, zie paragraaf 3.1.1 en 3.5.8);

• formulier ‘Statements and signature’.

De aanvraag en bijlagen dienen conform het door NWO aangeboden template opgesteld te worden. Bijlagen dienen los van de aanvraag in ISAAC geüpload te worden. Alle bijlagen, met uitzondering van de begroting, dienen als pdf-bestand (zonder beveiliging) te worden ingediend. De begroting moet als Excel-bestand worden ingediend in ISAAC.

Op het moment van indienen dient in de bijgesloten verklaringen cofinanciering de volledige vereiste cofinanciering te zijn toegezegd volgens de voorwaarden beschreven in paragraaf 3.5.6.

Andere bijlagen dan hierboven vermelde bijlagen zijn niet toegestaan.

3.4 Indieningsvoorwaarden

3.4.1 Formele voorwaarden voor indiening

NWO toetst uw aanvraag op alle in deze Call for proposals gestelde voorwaarden, inclusief onderstaande voorwaarden. Alleen als uw aanvraag aan deze voorwaarden voldoet, wordt deze toegelaten tot de beoordelingsprocedure. U wordt gevraagd om na indiening van een aanvraag beschikbaar te zijn om eventuele administratieve correcties door te voeren en zo (alsnog) te voldoen aan de voorwaarden voor indiening.

Deze voorwaarden zijn:

• de hoofdaanvrager en medeaanvrager(s) voldoen aan de in paragraaf 3.1 gestelde voorwaarden;

• de hoofdaanvrager of een vervanger (zie paragraaf 3.3.2) is aanwezig geweest bij beide collaboratieve workshops (zie paragraaf 2.3, 3.3.1 en 4.2.1).

• het aanvraagconsortium bevat tenminste twee cofinanciers;

• de aanvraag voldoet aan de DORA-richtlijnen zoals beschreven in paragraaf 4.1;

• de aanvraag is ingediend via het ISAAC-account van de hoofdaanvrager;

• de aanvraag is ontvangen voor de gestelde deadline;

• de aanvraag is in het Engels opgesteld;

• het voorgestelde project heeft een looptijd van maximaal 6 jaar;

• de begroting in de aanvraag is volgens de voorwaarden van deze Call for proposals opgesteld (gebruikmakend van het beschikbaar gestelde format dat de meest recente tarieven bevat);

• de vereiste cofinanciering is correct en volledig toegezegd middels verklaringen cofinanciering (zie paragraaf 3.1.2 en 3.5.6).

• alle formulieren en vereiste bijlagen zijn, na eventueel verzoek tot aanvulling of wijziging, compleet en volgens de instructies ingevuld en conform de voorwaarden van deze Call for proposals opgesteld en ingediend.

3.5 Subsidievoorwaarden

Op alle aanvragen zijn de NWO Subsidieregeling 2024 en het Akkoord bekostiging wetenschappelijk onderzoek van toepassing.

3.5.1 Naleving Nationale leidraad kennisveiligheid

Wetenschap van wereldklasse kan profiteren van internationale samenwerking. De Nationale leidraad kennisveiligheid (hierna: de Leidraad) helpt kennisinstellingen ervoor te zorgen dat internationale samenwerking veilig kan plaatsvinden. Bij kennisveiligheid gaat het om ongewenste overdracht van gevoelige kennis en technologie die de nationale veiligheid aantast; om heimelijke beïnvloeding van onderwijs en onderzoek door statelijke actoren, en daarmee de academische vrijheid en de sociale veiligheid in gevaar brengt; en om ethische kwesties die kunnen spelen in de samenwerking met landen die de grondrechten niet respecteren.

Het is de verantwoordelijkheid van de aanvrager om na te gaan of het project in lijn is en blijft met de Leidraad. Met het indienen van de aanvraag committeert de aanvrager zich aan de overwegingen in deze Leidraad. In geval van het vermoeden van schending van de Leidraad bij een bij NWO ingediende aanvraag voor projectfinanciering of een door NWO gefinancierd project, kan NWO de aanvrager verzoeken om een risicoafweging te overleggen waaruit blijkt dat de overwegingen uit de Leidraad zijn gevolgd. Indien de aanvrager niet aan het verzoek van NWO voldoet of als de risicoafweging klaarblijkelijk een schending van de Leidraad behelst, kan dit gevolgen hebben voor de subsidieverlening of vaststelling door NWO. Ook kan NWO in een voorkomend geval nadere voorwaarden opnemen in de toewijzingsbrief.

De Nationale leidraad kennisveiligheid vindt u op de website van de rijksoverheid: Home | Loket Kennisveiligheid.

3.5.2 Datamanagement

Resultaten van wetenschappelijk onderzoek moeten kunnen worden gerepliceerd, geverifieerd en gefalsifieerd. In het digitale tijdperk betekent dit dat behalve publicaties ook onderzoeksdata zo veel mogelijk vrij toegankelijk moeten zijn. NWO verwacht dat de onderzoeksdata die voortkomen uit projecten die door NWO zijn gefinancierd zo veel mogelijk vrij beschikbaar komen voor hergebruik door andere onderzoekers. NWO hanteert daarbij het principe: “zo open als mogelijk, beschermd indien nodig”. Van onderzoekers wordt verwacht dat zij ten minste die data en/of niet-numerieke resultaten die ten grondslag liggen aan de conclusies van binnen het project gepubliceerde werken openbaar maken, gelijktijdig met de publicatie zelf. Eventuele kosten die hiervoor worden gemaakt, kunnen worden meegenomen in de projectbegroting. Onderzoekers maken kenbaar hoe met data voortkomend uit het project wordt omgegaan aan de hand van de datamanagementparagraaf in de aanvraag, en het datamanagementplan na toewijzing van subsidie.

Datamanagementparagraaf

De datamanagementparagraaf maakt deel uit van de aanvraag. Onderzoekers wordt gevraagd reeds voor aanvang van het onderzoek te bedenken hoe de verzamelde data geordend en gecategoriseerd moeten worden zodat zij vrij beschikbaar kunnen worden gesteld. Vaak zullen al vóór het tot stand komen van de data en de analyse daarvan maatregelen getroffen moeten worden om opslag en deling later mogelijk te maken. Indien niet alle data voortkomende uit het project openbaar gemaakt kunnen worden, bijvoorbeeld om redenen van privacy, ethiek of valorisatie, dient de aanvrager dit beargumenteerd kenbaar te maken in de datamanagementparagraaf.

De datamanagementparagraaf wordt niet beoordeeld en daarom ook niet meegewogen in de beslissing om een aanvraag al dan niet toe te wijzen. De commissie kan wel advies geven met betrekking tot de datamanagementparagraaf.

3.5.3 Wetenschappelijke integriteit

Het project dat NWO financiert moet, conform de NWO Subsidieregeling 2024, uitgevoerd worden in overeenstemming met de nationaal en internationaal aanvaarde normen van wetenschappelijk handelen zoals neergelegd in de Nederlandse Gedragscode Wetenschappelijke Integriteit (2018). Met het indienen van de aanvraag committeert de aanvrager zich aan deze code. In geval van (mogelijke) schending van deze normen bij een door NWO gefinancierd project, dient de aanvrager NWO hiervan onverwijld op de hoogte te stellen en dient deze alle ter zake relevante documenten aan NWO te overleggen. Meer informatie over de gedragscode en het beleid op het gebied van wetenschappelijke integriteit vindt u op de website: Wetenschappelijke integriteit | NWO.

3.5.4 Ethische verklaring of vergunning

Het is de verantwoordelijkheid van de aanvrager om na te gaan of voor de uitvoering van het voorgestelde project een ethische verklaring of vergunning noodzakelijk is. De aanvrager dient er voor te zorgen dat deze tijdig wordt verkregen bij de relevante instelling of ethische commissie. Het wel of niet hebben van een ethische verklaring of vergunning op het moment van het aanvraagproces heeft geen invloed op de beoordeling van de aanvraag. Als er een ethische verklaring of vergunning nodig is voor (een deel van) het onderzoek dan moet de projectleider een kopie van deze verklaring of vergunning aan NWO verstrekken nadat het project is toegewezen, en in ieder geval uiterlijk voordat de uitvoering van het onderdeel van het project waarvoor de verklaring nodig is van start gaat. Het deel van het project waarvoor de verklaring en/of vergunning vereist is, kan uiteraard (nog) niet worden uitgevoerd zolang er geen verklaring of vergunning is verstrekt.

3.5.5 Nagoya Protocol

Het Nagoya Protocol zorgt voor een eerlijke en billijke verdeling van voordelen voortvloeiende uit het gebruik van genetische rijkdommen (Access and Benefit Sharing; ABS). Onderzoekers die voor hun onderzoek gebruikmaken van genetische bronnen in/uit het buitenland dienen zich op de hoogte te stellen van het Nagoya Protocol (Home | ABS Focal Point). NWO gaat er vanuit dat zij de noodzakelijke acties ten aanzien van het Nagoya Protocol nemen.

3.5.6 Cofinanciering

Op alle aanvragen is de Regeling Cofinanciering | NWO van toepassing.

Aanvullende definities:

• Cofinanciering in kind: gekapitaliseerde personele en/of materiële bijdragen van gebruikers.

• Cash cofinanciering wordt gebruikt ter dekking van een deel van de totale projectkosten en vormt samen met de door NWO verstrekte subsidie de benodigde financiële middelen.

Cofinanciering is in deze Call for proposals verplicht. Onderscheid wordt gemaakt tussen cash cofinanciering (te innen door de hoofdaanvrager), die dient als dekking voor de begroting van de projectactiviteiten beschreven in de aanvraag, en cofinanciering in kind, die kan bestaan uit personele en/of materiële inbreng van de betrokken organisaties.

Cofinancieringseis

De gestelde cofinancieringseis in deze Call for proposals is een minimale vereiste bijdrage. Dit onderzoeksprogramma vereist minimaal 10% van het totale budget van de aanvraag als cofinanciering op projectniveau.

Deze cofinanciering mag zowel cash als in kind geleverd worden. De verdeling tussen cash en in kind cofinanciering is door het consortium vrij te kiezen. Minimaal 50% van de totale cofinanciering moet van private oorsprong zijn. Voor de definitie van private cofinanciering: zie hieronder bij definitie private cofinanciering. De toegezegde cofinanciering is het netto bedrag dat de aanvrager ontvangt. Als voor toegezegde cofinanciering BTW van toepassing is komt deze bovenop het toegezegde bedrag.

Voor cofinanciering gelden de volgende uitgangspunten:

• NWO is hoofdfinancier van een aanvraag. Aanvragen waarbij de cofinanciering van de cofinanciers meer dan 49% van de totale projectkosten bedraagt, worden niet in behandeling genomen;

• in kind bijdragen worden alleen geaccepteerd onder de voorwaarde dat het gedeelte dat door de cofinancier wordt ingebracht integraal onderdeel is van de projectactiviteiten en als identificeerbare inspanning kan worden gevolgd of aangemerkt. Bij vragen kan NWO verzoeken om nadere motivering en bewijsstukken van de gehanteerde tarieven en eveneens om aanpassing. Daarnaast mogen eventuele in kind bijdragen in de vorm van diensten en know how niet reeds bij de kenninstelling(en) van de aanvrager(s) beschikbaar of voorhanden zijn;

• voor het kapitaliseren van de personele inbreng (mensuren) aan een project worden vaste integrale uurtarieven gebruikt. Voor de tarieven, zie de Handleiding Overheidstarieven (HOT), tabel 2 onder 2.2 ‘gemiddelde totale loonkosten per salarisschaal’, kolom ‘Uurtarief productieve uren, excl. btw’. Hierbij dient het tarief te worden gebruikt dat de werkelijke loonkosten het dichtst benadert;

• cash cofinanciering is het netto bedrag dat een cofinancier betaalt aan de aanvrager. De aanvrager factureert cash cofinanciering en eventuele btw aan de cofinancier.

Niet toelaatbaar als cash/in kind cofinanciering zijn¹⁸:

• door NWO verstrekte subsidie;

• cofinanciering mag niet afkomstig zijn van partijen die op grond van deze Call for proposals een aanvraag bij NWO kunnen indienen;

• kosten m.b.t. overhead, begeleiding, consultancy en/of deelname aan de gebruikerscommissie.

Verklaring cofinanciering deelnemende cofinanciers

In een verklaring cofinanciering spreekt de cofinancier zowel inhoudelijke en/of financiële steun uit aan het project en bevestigt deze de toegezegde cofinanciering. Verklaringen cofinanciering van cofinanciers, welke genoemd worden in de aanvraag, zijn verplicht als bijlagen bij het indienen van de aanvraag. De verklaring cofinanciering moet zijn ondertekend door een tekenbevoegd persoon van de cofinancier. NWO stelt een verplicht format voor de verklaring cofinanciering beschikbaar op de financieringspagina van deze Call for proposals op de NWO website en in ISAAC.

In geval van toewijzing van de aanvraag dient de cofinancier zijn bijdrage(n) te bevestigen in de consortiumovereenkomst. In deze overeenkomst worden ook verdere afspraken gemaakt tussen de cofinancier(s) en de aanvrager(s)(zie paragraaf 5.1.3).

Verantwoording cofinanciering cash en in kind

De verhouding cofinanciering (zowel cash als in kind) en de door NWO verstrekte subsidie in deze Call for proposals is van toepassing vanaf het indienen van een aanvraag tot en met de vaststelling van de subsidie. Cash cofinanciering heeft invloed op het subsidiebedrag dat NWO verstrekt omdat zowel de bijdrage van NWO als cash cofinanciering voor dezelfde project specifieke kosten gebruikt worden (in tegenstelling tot cofinanciering in kind).

Ambtshalve indexeren als gevolg van andere geldende tarieven na indiening heeft geen invloed op de verhouding en cofinancieringseis voor de NWO bijdrage. NWO gaat daarvoor uit van de verhouding in de door NWO geaccepteerde aanvraagbegrotingen.

Na afsluiting van een project, wordt het definitieve subsidiebedrag vastgesteld aan hand van de eindverantwoording, de financiële voorwaarden en de verhouding cofinanciering zoals aanwezig in de aanvraagbegroting.

In geval van gedeeltelijk geleverde cash cofinanciering (door onvoorziene omstandigheden, zoals faillissementen) gaat NWO voor haar bijdrage uit van de oorspronkelijke subsidieverlening, rekening houdend met de wel geleverde cash cofinanciering en de geldende minimale cofinancieringseis, indien deze van toepassing is.

Cash cofinanciering boven de cofinancieringseis heeft invloed op de gehanteerde verhouding tussen cofinanciering en door NWO verstrekte subsidie. Indien een project cash cofinanciering kent boven de cofinancieringseis en er bij vaststelling sprake is van gedeeltelijk geleverde in cash cofinanciering, is de NWO bijdrage nooit meer dan de oorspronkelijke bijdrage uit de subsidieverlening. De verhouding van de NWO bijdrage is dan maximaal de bijdrage die volgt uit de cofinancieringseis.

Te allen tijde dient NWO op de hoogte gesteld te worden van problemen in verwachte cofinanciering (cash en/of in kind). Naast financiële gevolgen voor een project, kan NWO ook adequate wijzigingen in een project verlangen als wijzigingsverzoek, zodat het onderzoek naar beste vermogen vervolgd kan worden.

Definitie private cofinanciering

De definitie van private (co)financiering is afgeleid van de definitie zoals gehanteerd door de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (Definities PPS-toeslag Onderzoek en Innovatie | RVO). Een private bijdrage is daarmee gedefinieerd als een cash of in kind bijdrage die niet direct of indirect afkomstig is van een onderzoeksinstelling of openbaar lichaam. Alleen ingebrachte cofinanciering die aan deze definitie voldoet, kan als een private bijdrage worden aangemerkt. Ingebrachte cofinanciering door een onderzoeksinstelling of een openbaar lichaam geldt als een publieke bijdrage.

3.5.7 Verklaring de-minimissteun

Voor maatschappelijke organisaties die gefinancierd worden onder de de-minimisverordening (zie paragraaf 3.1.1) maakt de verklaring de-minimissteun onderdeel uit van de aanvraag. De toewijzing van de aanvraag zal plaatsvinden onder de voorwaarde dat op het moment van toewijzing de de- minimisdrempel voor de betreffende maatschappelijke organisatie niet wordt overschreden.

4 Beoordelingsprocedure

Dit hoofdstuk beschrijft allereerst de beoordeling volgens de DORA-principes (paragraaf 4.1) en hoe de beoordelingsprocedure verloopt (paragraaf 4.2). Vervolgens somt het de criteria op waaraan de beoordelingscommissie uw aanvraag toetst (paragraaf 4.3).

Voor alle bij de beoordeling en/of besluitvorming betrokken personen en betrokken NWO- medewerkers is de NWO Code Persoonlijke Belangen van toepassing (Code persoonlijke belangen | NWO).

NWO streeft naar een inclusieve cultuur, waarin geen plaats is voor bewuste of onbewuste barrières vanwege culturele, etnische of religieuze achtergrond, gender, seksuele oriëntatie, gezondheid of leeftijd (Diversiteit en inclusie | NWO). NWO stimuleert leden van een beoordelingscommissie actief om zich bewust te worden van impliciete associaties en te proberen deze te minimaliseren. NWO voorziet hen van informatie over concrete manieren om de beoordeling van een aanvraag te verbeteren.

4.1 De San Francisco Declaration (DORA)

NWO is ondertekenaar van de San Francisco Declaration on Research Assessment (DORA). DORA is een wereldwijd initiatief dat beoogt de manier waarop onderzoek en onderzoekers worden beoordeeld te verbeteren. DORA bevat aanbevelingen voor onderzoeksfinanciers, onderzoeksinstellingen, wetenschappelijke tijdschriften en andere partijen.

DORA richt zich op het terugdringen van het onkritisch gebruik van bibliometrische indicatoren en het wegnemen van onbewuste vooringenomenheid (unconscious bias) bij de beoordeling van onderzoek en onderzoekers. Overkoepelende filosofie van DORA is dat onderzoek moet worden beoordeeld op zijn eigen kwaliteiten en verdiensten in plaats van op basis van afgeleide indicatoren, zoals het tijdschrift waarin het onderzoek wordt gepubliceerd.

NWO gaat bij het beoordelen van het wetenschappelijk track record van aanvragers uit van een brede definitie van wetenschappelijke output.

NWO verzoekt commissieleden bij de beoordeling van aanvragen niet af te gaan op indicatoren als de Journal Impact Factor of de h-index. U mag deze niet vermelden in uw aanvraag. Wel mag u naast publicaties ook andere wetenschappelijk producten te vermelden, zoals datasets, patenten, software en code enzovoort.

Voor meer informatie over wat NWO doet om de principes van DORA te implementeren zie: DORA |NWO.

4.2 Procedure

De aanvraagprocedure bestaat uit de volgende stappen:

• aanmelding voor de collaboratieve workshops

• deelname aan de collaboratieve workshops (voor hoofdaanvrager of een vervanger (zie paragraaf 3.3.2) verplicht); indiening van de aanvraag;

• in behandeling nemen van de aanvraag;

• preadvisering beoordelingscommissie;

• weerwoord;

• interviewselectie;

• interview;

• vergadering van de beoordelingscommissie;

• besluitvorming.

Voor deze Call for proposals wordt een externe, onafhankelijke beoordelingscommissie ingesteld, bestaande uit vertegenwoordigers uit het onderzoeksveld en samenleving met kennis van (deelaspecten van) het onderwerp. De taak van de beoordelingscommissie is om de ingediende aanvragen en de daarop betrekking hebbende stukken in onderlinge samenhang en op eigen merites te beoordelen op basis van de gegeven beoordelingscriteria in deze Call for proposals.

Vanwege het bijzondere karakter van de Call for proposals en de in de beoordelingscommissie aanwezige expertise, heeft NWO besloten om bij de beoordeling van de aanvragen gebruik te maken van de mogelijkheid gegeven in artikel 2.2.4, lid 2, van de NWO Subsidieregeling 2024, om de beoordelingsprocedure uit te voeren zonder referenten in te schakelen.

4.2.1 Collaboratieve workshops

De collaboratieve workshops hebben als doel het bevorderen van optimale netwerkvorming rond het callthema en het stimuleren van samenwerking. De expertises van de deelnemers en hun bijdragen aan het callthema vormen de basis voor het gesprek tijdens de workshops. De workshops bieden de mogelijkheid om ideeën te combineren en brede vernieuwende consortia te vormen (krachtenbundeling). Het is vervolgens aan de deelnemers om samenwerking aan te gaan in kennisketenbrede, inter- en transdisciplinaire vernieuwende consortia en gezamenlijk de aanvraag uit te werken. Meer informatie over de workshops zal ook bekend worden gemaakt op de NWO callpagina. Zie ook www.nwo.nl/collaboratieve-workshop.

NWO organiseert twee opeenvolgende collaboratieve workshops.

De hoofdaanvrager dient aan beide workshops te hebben deelgenomen. De collaboratieve workshops zijn nadrukkelijk ook toegankelijk voor private en maatschappelijke partijen. Op deze manier krijgen zij ook de kans om aan te sluiten bij consortia in wording, die zich ontwikkelen tijdens de workshops.

4.2.2 Indiening van een aanvraag

Voor indiening van de aanvraag is een standaardformulier beschikbaar op de financieringspagina van deze Call for proposals op de NWO website. In uw aanvraag moet u zich houden aan de vragen die in dit formulier staan en aan de werkwijze die in de toelichting staat. Ook moet u zich houden aan de voorwaarden voor het maximale aantal woorden en pagina’s.

Uw ingevulde aanvraagformulier moet voor de deadline via ISAAC zijn ontvangen (zie paragraaf 1.3). Na dit tijdstip kunt u geen aanvraag meer indienen. De hoofdaanvrager ontvangt na indiening van de aanvraag een ontvangstbevestiging.

4.2.3 In behandeling nemen van de aanvraag

Zo snel mogelijk nadat u uw aanvraag heeft ingediend, hoort u of NWO uw aanvraag in behandeling neemt. NWO bepaalt dit aan de hand van een aantal administratief-technische criteria (zie de formele voorwaarden voor indiening, paragraaf 3.4). Alleen als uw aanvraag hieraan voldoet, kan NWO deze in behandeling nemen.

Houdt er rekening mee dat NWO u binnen twee weken na de indieningsdeadline kan benaderen om eventuele administratieve correcties door te voeren om (alsnog) te voldoen aan de voorwaarden voor indiening. U krijgt één keer de gelegenheid om de correcties door te voeren, hiervoor krijgt u vijf werkdagen de tijd.

4.2.4 Preadvisering beoordelingscommissie

Hierna worden uw aanvraag voor commentaar voorgelegd aan enkele leden van de beoordelingscommissie (de preadviseurs). De preadviseurs geven schriftelijk een inhoudelijk en beargumenteerd commentaar op de aanvraag. Zij formuleren dit commentaar aan de hand van de inhoudelijke beoordelingscriteria (zie paragraaf 4.3.1) en geven de aanvraag per beoordelingscriterium een cijfermatige score. Hierbij wordt de NWO scoretabel gehanteerd (op een schaal van 1 tot 9, waarbij ‘1’ excellent is en ‘9’ ontoereikend). De preadviseurs inventariseren daarnaast welke onderdelen tijdens het interview verhelderd, toegelicht of verdiept dienen te worden.

4.2.5 Weerwoord

De hoofdaanvrager ontvangt geanonimiseerde pre-adviezen. U heeft daarna de gelegenheid om een weerwoord te formuleren. U krijgt vijf werkdagen de tijd om uw weerwoord in te dienen. Mocht u besluiten de aanvraag in te trekken, dan dient u dit zo snel mogelijk per e-mail aan het bureau te melden en de aanvraag in ISAAC in te trekken. Indien NWO uw weerwoord na de deadline ontvangt, wordt het niet meegenomen in de verdere procedure.

4.2.6 Interviewselectie

In principe worden alle consortia die een aanvraag hebben ingediend uitgenodigd voor een interview met de beoordelingscommissie. Indien het aantal aanvragen driemaal het verwachte aantal toe te kennen aanvragen overschrijdt, dan kan NWO op basis van advies van de beoordelingscommissie besluiten om alleen een selectie van de consortia op interview uit te nodigen.

Om tot deze selectie te komen worden de aanvragen, de pre-adviezen en weerwoorden aan de beoordelingscommissie voorgelegd. De beoordelingscommissie maakt op basis hiervan een eigen afweging die resulteert in een ranglijst. Vervolgens ontvangen de hoogst geprioriteerde aanvragen een uitnodiging voor het interview. Dit zal maximaal tweemaal het verwachte aantal toe te wijzen aanvragen betreffen. Als na de interviewselectie blijkt dat twee of meer aanvragen op basis van hun gewogen totaalscore niet van elkaar te onderscheiden zijn, dan is er sprake van een ex aequo-situatie (zie paragraaf 4.2.9).

4.2.7 Interview

Tijdens het interview heeft de beoordelingscommissie de gelegenheid om vragen te stellen. Het consortium kan hier tijdens het interview in de discussie met de commissie op reageren. Op deze wijze wordt nader hoor- en wederhoor toegepast. Het interview is een belangrijk onderdeel van de beoordeling en kan leiden tot bijstelling van de beoordeling en de score van de aanvraag tot dan toe.

4.2.8 Vergadering van de beoordelingscommissie

De commissie stelt naar aanleiding van de bespreking van de aanvragen tijdens de beoordelingsvergadering een schriftelijk advies op aan de raad van bestuur van NWO over de kwaliteit en prioritering van de aanvragen. Dit advies baseert zij op de beoordelingscriteria. De aanvraag als geheel moet tenminste de kwalificatie ’zeer goed’ krijgen om in aanmerking te komen voor de subsidie. Daarnaast moet de aanvraag tevens op elk van de afzonderlijke beoordelingscriteria tenminste een score van 4,0 (of beter) krijgen.

Scorebereik	Kwalificatie
1.0-1.4	Excellent
1.5-3.4	Zeer goed
3.5-5.4	Goed
5.5-9.0	Ontoereikend

Voor meer informatie over de kwalificaties zie Financiering aanvragen, hoe werkt dat? | NWO.

Als na de bespreking van de aanvragen blijkt dat twee of meer aanvragen op basis van hun gewogen totaalscore niet van elkaar te onderscheiden zijn, dan is er sprake van een ex aequo-situatie (zie paragraaf 4.2.9).

4.2.9 Ex aequo

Onder ex aequo verstaat NWO de situatie waarin twee of meer aanvragen op basis van hun gewogen score niet van elkaar te onderscheiden zijn. Een ex aequo situatie is relevant rondom de grens van het subsidieplafond of de selectiegrens. Of er sprake is van een ex aequo situatie wordt als volgt bepaald. Het uitgangspunt is de door de beoordelingscommissie opgestelde prioritering, met eindscores afgerond op twee decimalen. De referentiescore is de score van de laagst geprioriteerde aanvraag binnen de grens van het subsidieplafond of de selectiegrens. Alle aanvragen met een score die 0,05 of minder van de referentiescore afliggen, worden in overweging genomen. Zo worden de aanvragen geselecteerd die binnen 0,10 gelijk zijn. Indien een ex aequo situatie zich voordoet op de grens van het subsidieplafond of de selectiegrens, dan worden de scores voor criterium 1 en 2 (zie paragraaf 4.3.1) bij elkaar opgeteld. De aanvraag met de laagste som van de scores voor criterium 1 en 2 wordt als hoogste geprioriteerd. Als ook dan aanvragen gelijk eindigen bepaalt de beoordelingscommissie met behulp van een (anonieme) meerderheidsstemming de prioritering (conform artikel 2.2.6, derde lid 5, sub a, onderdeel iv van de NWO Subsidieregeling 2024). Als ook stemming geen uitsluitsel biedt, of niet gewenst is, wordt de ex aequo situatie doorgestuurd naar de raad van bestuur van NWO.

4.2.10 Besluitvorming

Tot slot toetst de raad van bestuur van NWO de gevolgde procedure en het advies van de beoordelingscommissie. Vervolgens stelt de raad van bestuur van NWO de definitieve kwalificaties vast en besluit over toe- en afwijzing van de aanvragen.

4.2.11 Tijdpad

Hieronder treft u het tijdpad aan voor deze Call for proposals. Het kan zijn dat NWO het noodzakelijk acht om tijdens de lopende procedure nog aanpassingen in het tijdpad van deze Call for proposals aan te brengen. Uiteraard ontvangt u hierover op tijd bericht.

Collaboratieve workshops
11 juni 2025	Eerste collaboratieve workshop
30 juni 2025	Tweede collaboratieve workshop
Aanvragen
dinsdag 11 november 2025, voor 14:00:00 CET	Deadline aanvragen
Januari 2026	Aanvragers kunnen een weerwoord indienen
Februari/maart 2026	Interviewselectie, interviews en vergadering beoordelingscommissie
April 2026	Besluit raad van bestuur van NWO

4.3 Criteria

4.3.1 Inhoudelijke beoordelingscriteria

De aanvragen die binnen deze Call for proposals worden ingediend worden inhoudelijk beoordeeld aan de hand van de volgende criteria:

• 1. Probleemstelling en -analyse (20%)

• 2. Verwachte impact en route naar impact (20%)

• 3. Kwaliteit van het consortium (30%)

• 4. Kwaliteit van het onderzoek (30%)

Binnen de vier beoordelingscriteria voor aanvragen worden de volgende aspecten onderscheiden:

• 1. Probleemstelling en -analyse

  • Helder geformuleerde probleemstelling en resulterende kennisvragen, logisch gerelateerd en bijdragend aan de doelstelling van de Call for proposals.

  • Maatschappelijke en wetenschappelijke urgentie en relevantie van de probleemstelling.

  • Het interdisciplinaire karakter van de gedefinieerde probleemstelling en de kennisvragen is helder geformuleerd; of, indien interdisciplinariteit niet nodig zou zijn bij het geadresseerde probleem, dan is dit overtuigend geformuleerd.

• 2. Verwachte impact en route naar impact

  • De beoogde wetenschappelijke en maatschappelijke impact is helder gedefinieerd en volgt logisch uit het/de geïdentificeerde probleem of vraag.

  • De Impact pathway beschrijft een heldere route richting de maatschappelijke, inclusief economische, impact, inclusief de rol van de betrokken partijen. Indien interdisciplinariteit niet nodig zou zijn om de beoogde impact te kunnen realiseren, dan is dit overtuigend geformuleerd.

  • Passende strategische activiteiten ten behoeve van het bereiken van de impact, zoals stakeholder engagement, communicatie, monitoring en evaluatie en capaciteitsontwikkeling, en inzet en gebruik van Human Capital.

  • Voldoende aandacht voor de belangrijkste risico's op ongewenste maatschappelijke impact en de voorgenomen maatregelen om dit te voorkomen of mitigeren en de kans op gewenste impact te vergroten.

• 3. Kwaliteit van het consortium

  • Samenstelling van het consortium sluit logisch aan bij het beoogde project: passende wetenschappelijke disciplines, betrokkenheid van alle relevante partijen.

  • Complementariteit van de partijen in het consortium voor wat betreft benodigde kennis, vaardigheden en expertise voor de begeleiding en uitvoering van het project.

  • Actieve betrokkenheid van de partijen in het consortium bij de ontwikkeling van het project (co- design), vanaf de articulatie van de probleemstelling en de kennisvragen, en bij de uitvoering (co- creatie).

  • Heldere taak- en rolverdeling binnen het consortium bij regie over en uitvoering van het onderzoek en de governance.

• 4. Kwaliteit van het onderzoek

  • De wetenschappelijke vraagstelling volgt logisch uit de probleemanalyse en is origineel en vernieuwend voor de betrokken disciplines.

  • De voorgestelde aanpak en methodologie zijn geschikt om de concreet geformuleerde doelstellingen te behalen en de vraagstelling te beantwoorden.

  • Het geïntegreerde karakter van het onderzoek: een effectieve strategie om de kennis en expertise van de onderzoekers en consortiumpartijen te integreren in het onderzoek.

  • Opzet van het voorgestelde onderzoeksplan: helder omschreven werkpakketten in logische samenhang; passende, goed gemotiveerde, begroting; risicoanalyse en zo nodig een back-up plan.

5 Subsidieverplichtingen

In dit hoofdstuk worden de verschillende subsidieverplichtingen toegelicht die – in aanvulling op de in paragraaf 3.5 genoemde subsidievoorwaarden – van toepassing zijn na toewijzing.

5.1.1 Inhoudelijke monitoring

Monitoring

Tijdens de looptijd van dit programma organiseert NWO mogelijk programmabijeenkomsten. Alle projecten binnen dit call-thema zullen worden uitgenodigd om actief bij te dragen aan de inhoud van deze bijeenkomsten.

Verantwoording tijdens het project

Gedurende het project zal de hoofdaanvrager verantwoordelijk zijn voor jaarlijkse inhoudelijke en financiële rapportages over het project. NWO kan met het oog op monitoring van de voortgang van het project tussentijds inhoudelijk en financiële rapportages opvragen. Meer informatie hierover volgt in de toewijzingsbrief.

Afsluiting van een project

Bij afronding van een project zullen inhoudelijke en financiële eindrapportages worden opgevraagd. Daarna wordt de hoogte van de subsidie vastgesteld door NWO.

5.1.2 Datamanagement

Na toewijzing van een aanvraag dient de aanvrager de datamanagementparagraaf uit te werken tot een datamanagementplan. Aanvragers kunnen hierbij gebruik maken van het advies van de referenten en commissie. De aanvrager beschrijft in het plan of gebruik gemaakt wordt van bestaande data of dat het om een nieuwe dataverzameling gaat en hoe de dataverzameling dan FAIR: vindbaar, toegankelijk, interoperabel en herbruikbaar gemaakt wordt. Het datamanagementplan dient voor indiening te zijn afgestemd met een data steward of vergelijkbare functionaris van de onderzoeksorganisatie waar het project wordt uitgevoerd. Uiterlijk vier maanden na toewijzing van de aanvraag moet dat plan via ISAAC zijn ingediend bij NWO. NWO beoordeelt het plan zo snel mogelijk. Goedkeuring van het datamanagementplan door NWO is voorwaarde voor de subsidieverlening. Het plan kan tijdens het onderzoek worden bijgesteld.

Meer informatie over het datamanagementprotocol van NWO staat op: Research datamanagement | NWO.

5.1.3 Intellectueel eigendom en consortiumovereenkomst

Met betrekking tot de intellectuele eigendom (IE) geldt het NWO IE-beleid. Het NWO IE-beleid is te vinden in hoofdstuk 4 van de NWO Subsidieregeling 2024.

Aanvragers moeten een door NWO gefinancierd project uitvoeren in de tijd dat ze voor de onderzoeksorganisatie werken. Indien een aanvrager of een door NWO gefinancierde onderzoeker bij meerdere werkgevers is aangesteld, dient de andere werkgever ten behoeve van de aanvrager afstand te doen van eventuele IE-rechten die uit het project voortvloeien.

NWO streeft na dat onderzoeksresultaten toepassing kunnen vinden bij de partners die bij het project zijn betrokken. NWO beoogt enerzijds dat de onderzoeksresultaten van door haar gefinancierde projecten publiek toegankelijk zijn, en anderzijds dat de verdere ontwikkeling van de onderzoeksresultaten wordt gestimuleerd door partijen de mogelijkheid te bieden om deze te exploiteren. Daarbij kan het wenselijk zijn om intellectuele eigendomsrechten over te dragen of een licentie te verlenen aan (een van) de bij het project betrokken private partijen. Het uitgangspunt is dat alle onderzoeksresultaten kunnen worden gepubliceerd met inachtneming van afspraken over publicatieprocedures.

Het afsluiten van een consortiumovereenkomst na toewijzing van de aanvraag is één van de voorwaarden voor de start van het project. In deze overeenkomst worden afspraken gemaakt over intellectueel eigendom en publicatie, kennisoverdracht, geheimhouding, betalingen van cofinanciering en voortgangs- en eindverslagen en de rol en werkwijze van de gebruikerscommissie (zie paragraaf 5.1.5). Uploaden in ISAAC is noodzakelijk voordat een project kan starten.

De regie om tot de consortiumovereenkomst te komen ligt bij de aanvrager. NWO ondertekent de overeenkomst zelf niet. De modelovereenkomst die NWO beschikbaar stelt dient hiervoor gebruikt te worden. Deze modelovereenkomst is opgesteld conform de NWO Subsidieregeling 2024.

Partijen hebben de mogelijkheid om te kiezen voor de standaardtekst van NWO in de modelovereenkomst, maar zij hebben ook de mogelijkheid om op de onderdelen IE en publicatieprocedure eigen afspraken te maken of reeds bestaande afspraken toe te passen. De model consortiumovereenkomst voorziet hierin.

5.1.4 Maatschappelijk verantwoord licentiëren

Uit het project kan kennis voortkomen die geschikt is voor toepassing in de maatschappij. Bij het aangaan van afspraken over licentie- en/of overdracht van onder deze Call for proposals ontwikkelde onderzoeksresultaten dient rekening te worden gehouden met de tien principes voor maatschappelijk verantwoord licentiëren, zoals opgenomen in het NFU rapport “Tien principes voor Maatschappelijk Verantwoord Licentiëren | NFU”.

5.1.5 Gebruikerscommissie

Na toewijzing van het project zal een gebruikerscommissie conform artikel 3.3.2 van de NWO Subsidieregeling 2024 worden ingesteld. Deze gebruikerscommissie volgt het project en adviseert over de voortgang en de richting van het project met als doel de kans op impact/toepassing van de resultaten van het onderzoek te maximaliseren. De gebruikerscommissie is samengesteld uit in ieder geval de medeaanvragers, (een vertegenwoordiging van) cofinanciers en samenwerkingspartners. De gebruikerscommissie vergadert minimaal één keer per jaar. Een NWO medewerker sluit aan bij de vergaderingen van de gebruikerscommissie.

5.1.6 Open Access

NWO heeft de Berlin Declaration (2003) ondertekend en is lid van cOAlitie S (2018) en zet zich in om de resultaten van wetenschappelijk onderzoek dat door NWO gefinancierd wordt vrij toegankelijk te maken via internet (Open Access). Daarmee geeft NWO invulling aan het beleid van de Nederlandse regering om al het publiek gefinancierde onderzoek Open Access beschikbaar te maken.

Wetenschappelijke publicaties van onderzoek dat is gefinancierd op basis van toewijzingen voortvloeiend uit deze Call for proposals dienen daarom Open Access beschikbaar te zijn volgens de Beleidsregel Open Access.

Wetenschappelijke artikelen

Voor wetenschappelijke artikelen geldt dat zij direct op het moment van publicatie (zonder embargo) Open Access beschikbaar gesteld moeten worden via één van de volgende routes:

• publicatie in een volledig open access tijdschrift of platform dat is geregistreerd in de DOAJ;

• publicatie in een abonnementstijdschrift en het deponeren van tenminste de auteursversie van het artikel in een Open Access repository die is geregistreerd in OpenDOAR;

• publicatie in een tijdschrift waarvoor een transformatieve Open Access overeenkomst beschikbaar is tussen de UNL en een uitgever. Zie daarover: Home | Open Access.

Boeken

Voor boeken, boekhoofdstukken en bundels gelden afwijkende voorwaarden. Zie daarover de Beleidsregel Open Access op Open Science | NWO.

CC BY licentie

Met het oog op een optimale verspreiding van publicaties moet tenminste een Creative Commons (CC BY) licentie worden toegepast. Bij de aanwezigheid van zwaarwegende belangen kan de auteur verzoeken om te publiceren onder toepassing van een CC BY-ND licentie. Voor boeken, bundels en boekhoofdstukken staat de keuze van een CC BY licentie vrij.

Kosten

Eventuele kosten voor publiceren in volledig Open Access tijdschriften kunnen worden begroot in de projectbegroting door gebruikmaking van de budgetmodule ‘materieel’. Kosten voor publicaties in hybride tijdschriften komen niet in aanmerking voor vergoeding door NWO. Voor Open Access boeken kan een beroep gedaan worden op het aparte NWO Open Access boekenfonds.

Voor een nadere toelichting op het Open Access beleid van NWO zie: Open Science | NWO.

5.1.7 Controleverklaring bij financiële verantwoording

Om zekerheid te verkrijgen over de juiste besteding van de subsidie, vraagt NWO bij een vaststellingsverzoek om een controleverklaring/auditrapport van een externe accountant wanneer:

• het Onderwijsaccountantsprotocol OCW/EZ niet van toepassing is op de begunstigde van een subsidie voor een project en de verleende subsidie boven de € 125.000 ligt;

Het Onderwijsaccountantsprotocol OCW/EZ is van toepassing op door het Ministerie van OCW bekostigde rechtspersonen in de onderwijssectoren Primair Onderwijs (PO), Voortgezet Onderwijs (VO), Middelbaar Beroepsonderwijs (MBO) en Hoger Onderwijs (HO).

De hoofdaanvrager is verantwoordelijk voor het tijdig regelen van de controleverklaring. Deze verantwoordelijkheid blijft onverminderd van toepassing als de penvoerder een deel van de subsidie heeft besteed aan een andere partij. Stem dit op tijd af met de externe accountant.

Neem voor vragen over dit onderwerp tijdig, bij voorkeur bij de start van het project, contact op met NWO, zie Hoofdstuk 6.

6 Contact en overige informatie

6.1 Contact

6.1.1 Inhoudelijke vragen

Voor inhoudelijke vragen over deze Call for proposals neemt u contact op met:

Aniek van den Eersten

070-3494397

kic-cc@nwo.nl

Nina de Kreij

070-3440524

kic-cc@nwo.nl

6.1.2 Technische vragen over het elektronisch aanvraagsysteem ISAAC

Bij technische vragen over het gebruik van ISAAC kunt u contact opnemen met de ISAAC-helpdesk. Raadpleeg eerst de handleiding voordat u de helpdesk om advies vraagt. De ISAAC-helpdesk is bereikbaar van maandag t/m vrijdag van 10.00 tot 17.00 uur op telefoonnummer +31 (0) 70 34 40 600. U kunt uw vraag ook per e-mail stellen via isaac.helpdesk@nwo.nl. U ontvangt dan binnen twee werkdagen een reactie.

6.2 Overige informatie

NWO verwerkt persoonsgegevens die zij in het kader van deze ronde ontvangt conform de NWO privacyverklaring, Privacyverklaring | NWO.

NWO kan aanvragers mogelijk benaderen voor een evaluatie van de procedure en/of het onderzoeksprogramma.

7. Bijlagen

7.1 Budgetmodules en tarieven

7.1.1 Personeel

Voor genoemde salaristabellen en tarieven: zie Salaristabellen | NWO.

Promovendus

Een promovendus wordt 48 maanden voor 1,0 fte aangesteld bij een universiteit in het Koninkrijk der Nederlanden, umc of onderzoeksorganisatie zoals genoemd in artikel 1.1 van de NWO Subsidieregeling 2024. Het equivalent van 48 voltijdsmaanden, bijvoorbeeld een aanstelling van 60 maanden voor 0,8 fte, is ook mogelijk. Het is in bijzondere situaties mogelijk om een kortere aanstellingsduur aan te vragen. Dit moet goed worden gemotiveerd. Hierover wordt geoordeeld door de beoordelingscommissie. Het is niet mogelijk financiering aan te vragen voor een promovendus die voor aanvang van de toewijzing met het te financieren project is gestart.

Gebruik de tarieven van een promovendus in de salaristabellen van UNL en NFU. Voor iedere promovendus is een eenmalige persoonsgebonden benchfee van € 5.000 beschikbaar ter stimulering van de wetenschappelijke carrière.

Engineering Doctorate

Een Engineering Doctorate (EngD) wordt ten hoogste 24 maanden voor 1,0 fte aangesteld. De EngD is in dienst van de aanvragende instelling en kan voor bepaalde tijd werkzaamheden binnen het onderzoek bij een industriële partner uitvoeren.¹⁹

Financiering voor de aanstelling van een EngD kan alleen worden aangevraagd als er ook financiering voor een promovendus of postdoc wordt aangevraagd. Het is niet mogelijk financiering aan te vragen voor een EngD die voor aanvang van de toewijzing met het te financieren project is gestart.

Gebruik de tarieven van een promovendus in de salaristabellen van UNL en NFU. Voor iedere EngD is een eenmalige persoonsgebonden benchfee van € 5.000 beschikbaar ter stimulering van de wetenschappelijke carrière.

Postdoc

Een postdoc wordt aangesteld bij een universiteit in het Koninkrijk der Nederlanden, umc of onderzoeksorganisatie zoals genoemd in paragraaf 3.1.

Gebruik de tarieven van een senior wetenschappelijk medewerker in de salaristabellen van UNL en de tarieven van een postdoc bij een umc in de salaristabellen van NFU.

Het is niet mogelijk financiering aan te vragen voor een postdoc die voor aanvang van de toewijzing met het te financieren project is gestart.

Alleen een postdoc positie met een aanstelling van ten minste 12 maanden voor 0,5 fte kwalificeert als een aanstelling waarvoor een eenmalige persoonsgebonden benchfee van € 5.000 beschikbaar staat ter stimulering van diens wetenschappelijke carrière.

Niet-wetenschappelijk personeel

Financiering kan worden aangevraagd voor niet-wetenschappelijk personeel (NWP) dat nodig is voor de uitvoering van het project. Het kan bijvoorbeeld gaan om programmeurs, technisch assistenten, analisten of projectleiders. De inzet van NWP moet worden beschreven in de aanvraag.

De duur van de aanstelling is niet langer dan de looptijd van het door NWO gefinancierde project. Afhankelijk van het functieniveau wordt gekozen uit de salaristabellen van het UNL of NFU voor NWP- mbo, NWP-hbo en NWP-academisch. Voor NWP is geen persoonsgebonden benchfee beschikbaar.

Vervanging van de aanvrager

Met deze budgetmodule kan financiering worden aangevraagd voor de kosten van de te vervangen hoofd- en/of medeaanvrager(s). Hiermee kan de werkgever van de betreffende aanvrager de kosten dekken om die vrij te stellen van onderwijs-, begeleidings-, bestuurs- of beheertaken (niet van onderzoekstaken). De aanvrager mag de tijd die vrijkomt door vervanging alleen inzetten voor werkzaamheden voor het project. In de aanvraag moet beschreven worden welke werkzaamheden in het kader van het project de aanvrager(s) in de vrijgestelde tijd zullen verrichten.

NWO financiert de vervanging op basis van de op het moment van de op de besluitdatum geldende salaristabellen voor een senior wetenschappelijk medewerker (UNL) of postdoc (NFU).

Personeel van hogescholen en overige (onderzoeks)organisaties

Financiering kan worden aangevraagd voor personeel van hogescholen en overige (onderzoeks)organisaties. De tarieven worden bepaald aan de hand van de Handleiding Overheidstarieven (HOT), tabel 2 gemiddelde totale loonkosten per salarisschaal, kolom ‘Uurtarief productieve uren, excl. btw’. De salarisschaal van de aangevraagde functie bepaalt het tarief uit de HOT-tabel.

Voor organisaties die niet de cao rijksoverheid of vergelijkbaar gebruiken (zoals de cao’s van hbo, mbo, vo en lagere overheden), gelden de volgende salarisschalen uit de HOT: Projectondersteuner: schaal 6. Junior (onderzoeker): schaal 10. Medior (onderzoeker): schaal 12. Senior (onderzoeker): schaal 13. Directeur: schaal 16.

Studenten

In het onderzoek kunnen studenten worden ingezet. Indien de studenten bijdragen als onderdeel van hun curriculum, geldt het tarief volgens de gebruikelijke stagevergoeding van de universiteit of hogeschool.

Indien de studenten als bijbaan naast hun studie als student-assistent bijdragen, geldt het tarief volgens Handleiding Overheidstarieven (HOT), tabel 2 onder 2.2 ‘gemiddelde totale loonkosten per salarisschaal’, kolom ‘Uurtarief productieve uren, exclusief btw’, schaal 1.

Wetenschappelijk personeel bij een onderzoeksorganisatie in het buitenland

Financiering kan worden aangevraagd voor loonkosten van personeel aan een buitenlandse onderzoeksorganisatie dat een bijdrage levert aan het project. De buitenlandse onderzoeksorganisatie moet voldoen aan de definitie van onderzoeksorganisatie van artikel 5.1 sub p van de NWO Subsidieregeling 2024.

Onderbouw overtuigend hoe de onderzoeker van de buitenlandse onderzoeksorganisatie specifieke expertise aan het project bijdraagt die in Nederland niet beschikbaar is op het niveau dat voor het project noodzakelijk is. De beoordelingscommissie beoordeelt deze onderbouwing als onderdeel van het criterium ‘Kwaliteit van het onderzoek’. Deze onderbouwing is niet nodig wanneer NWO een bilaterale overeenkomst omtrent Money follows cooperation heeft gesloten met de nationale onderzoeksfinancier van het land waar de buitenlandse onderzoeksorganisatie zich bevindt. Op de NWO-website staat met welke onderzoeksfinanciers NWO een dergelijke overeenkomst heeft gesloten. NWO verstrekt geen subsidie aan medeaanvragers in het buitenland die vallen onder toepasselijke sanctiewetgeving.

De hoofdaanvrager ontvangt de subsidie en is verantwoordelijk voor het overmaken van subsidiemiddelen aan de buitenlandse onderzoeksorganisatie van de medeaanvrager en voor de financiële verantwoording van de besteding van het buitenlandse deel van de subsidie. Het wisselkoersrisico ligt bij de aanvrager. Baten of lasten door wisselkoersen zijn niet subsidiabel.

Gebruik de UNL-tarieven gecorrigeerd voor de landencorrectiecoëfficiënten. Deze tarieven zijn maxima. Er is geen persoonsgebonden benchfee beschikbaar.

Als binnen deze budgetmodule meer dan € 125.000 per organisatie wordt aangevraagd, dan is een controleverklaring nodig bij de financiële eindverantwoording.

Voorwaarden buitenlandse onderzoeksorganisatie

De organisatie dient:

• een stichting, vereniging of publiekrechtelijke rechtspersoon te zijn, althans het equivalent daarvan in het land van vestiging van de buitenlandse organisatie;

• zich in de hoofdzaak zelf bezig te houden met het op onafhankelijke wijze verrichten van fundamenteel onderzoek, industrieel onderzoek of experimentele ontwikkeling of met het met het breed verspreiden van de resultaten van de eigen onderzoeksactiviteiten door middel van onderwijs, publicaties of kennisoverdracht;

• te kunnen verklaren dat de organisatie een gescheiden boekhouding voert ten aanzien van economische/niet-economische activiteiten en dat ondernemingen met een beslissende invloed op de organisatie geen preferente toegang krijgen tot de onderzoeksresultaten van de organisatie.

Let op: Voorafgaand aan het indienen van een aanvraag wordt door NWO aan de hand van bovengenoemde voorwaarden getoetst of de buitenlandse organisatie aan artikel 1.1, leden 4 en 5 van de NWO Subsidieregeling 2024 voldoet en dus als medeaanvrager mag deelnemen.

NWO voert deze toets mede uit om te controleren of er geen sprake is van het verlenen van verboden staatssteun. Deze toets dient ook uitgevoerd te worden als een organisatie binnen een ander NWO programma is getoetst en werd toegestaan als medeaanvrager.

De hoofdaanvrager levert ten behoeve van deze toetsing uiterlijk 10 werkdagen voor de deadline van indiening per e-mail aan kic-cc@nwo.nl (dus uiterlijk 1 november 2025 voor 14:00:00 CET) de volgende documenten aan van de buitenlandse onderzoeksorganisatie(s):

• een recent uittreksel van de kamer van koophandel, dan wel het equivalent daarvan in het land van vestiging van de buitenlandse organisatie;

• de oprichtingsakte en/of actuele statuten;

• de laatst beschikbare jaarrekening voorzien van een controleverklaring²⁰;

• een door de buitenlandse organisatie ingevulde Verklaring Onderzoeksorganisatie, beschikbaar op de financieringspagina van deze Call for proposals.

Het is toegestaan om andere relevante documentatie toe te voegen. Tevens kan NWO om aanvullende informatie vragen als bovenstaande documenten niet voldoende uitsluitsel bieden om te bepalen of de organisatie mag optreden als medeaanvrager.

Als de organisatie van de beoogde medeaanvrager binnen een ander NWO programma is getoetst aan deze voorwaarden, neem dan tijdig contact op met NWO via het bovengenoemde e-mailadres om af te stemmen of deze organisatie opnieuw moet worden getoetst.

Indien de hoofdaanvrager de voor de toets op de voorwaarden benodigde stukken niet op tijd aanlevert, kan NWO de betreffende organisatie niet als medeaanvrager accepteren.

7.1.2 Materieel

Financiering kan worden aangevraagd voor alle project-specifieke kosten met betrekking tot onder meer verbruiksgoederen, inkoop van diensten, materialen, kleine instrumenten, toegang tot (inter)nationale faciliteiten, software en onderzoeksmiddelen die na gebruik geen economische waarde meer hebben. Reis- en verblijfkosten (nationaal en internationaal) voor alle mensen die aan het project werken incl. buitenlandse gastonderzoekers, kosten voor de organisatie van (internationale) workshops en symposia, kosten voor datamanagement, publicaties, en kosten in het kader van Citizen Science vallen eveneens onder deze module. Maximaal 50% van het bij NWO aangevraagde materiele budget kan ingezet worden voor werk door derden (bijvoorbeeld laboratoriumananalyses, dataverzameling enz.).

Reiskosten (nationaal en internationaal) worden alleen vergoed op basis van tweede klasse/economy class tarieven. Voor publicaties gelden de bepalingen in de paragraaf 5.1.8 Open access. Kosten voor een controleverklaring kunnen alleen worden opgevoerd voor instellingen die niet onderworpen zijn aan het onderwijsaccountantsprotocol van OCW voor maximaal € 5.000 per controleverklaring.

Het is niet toegestaan om kosten op te voeren voor:

• organisatie-infrastructuur en overhead, waaronder een volledig functionerende werkplek, huisvesting, kantoorautomatisering, personeelsadministratie, reiskosten woon-werk, opleiding, facilitair, HR-advies en bedrijfszorg, documentaire informatievoorziening en thuiswerkvergoeding

• het gebruik en onderhoud van in eigen beheer ontwikkelde wetenschappelijke infrastructuur.

• reguliere onderwijsactiviteiten

• leden van de commissie (zie paragraaf X)

Let op: Indien financiering wordt aangevraagd voor bovenstaande project-specifieke kosten van buitenlandse organisaties dienen deze organisaties voor indiening getoetst te worden op de wijze omschreven in paragraaf 7.1.1 Wetenschappelijk personeel bij een onderzoeksorganisatie in het buitenland.

7.1.3 Investeringen

Financiering kan worden aangevraagd voor alle project-specifieke middelen ten behoeve van onderzoek of kosten met betrekking tot bouw of doorontwikkeling van wetenschappelijke infrastructuur die na afronding van het project economische waarde behouden, dan wel kunnen worden hergebruikt. De begunstigde verwerft na afloop van het project het eigendom over deze onderzoeksmiddelen. Indien de begunstigde winst realiseert uit het economisch eigendom van deze onderzoeksmiddelen, dan moeten deze winsten worden geïnvesteerd in primaire activiteiten van de begunstigde zoals bedoeld in artikel 3.1.4, lid 2, van de NWO Subsidieregeling 2024. Het gaat om de aanschaf van apparatuur met restwaarde voor de uitvoering van onderzoek en om investeringen in de opbouw of (verdere) ontwikkeling van wetenschappelijke infrastructuur. Loonkosten als onderdeel van de investering zijn op te voeren als personele kosten.

Indien apparatuur niet tijdens de volledige levensduur daarvan voor het voorgestelde project wordt gebruikt, komen alleen de afschrijvingskosten overeenstemmend met de looptijd van het voorgestelde project, berekend volgens algemeen erkende boekhoudkundige beginselen, voor subsidiëring in aanmerking.

De kosten voor investeringen dienen in de aanvraag adequaat gespecificeerd en gemotiveerd te worden.

Subsidiabel zijn:

• kosten voor investeringen in wetenschappelijke apparatuur;

• kosten voor investeringen in datasets;

• loonkosten voor medewerkers met essentiële technische expertise noodzakelijk voor de ontwikkeling of bouw van een investering.

Niet-subsidiabel zijn:

• kosten voor infrastructurele voorzieningen die tot de gebruikelijke infrastructuur gerekend kunnen worden volledig functionerende werkplek, huisvesting, kantoorautomatisering, personeelsadministratie, reiskosten woon-werk, opleiding, facilitair, HR-advies en bedrijfszorg, documentaire informatievoorziening, thuiswerkvergoeding);

• dataverzamelingen en eventuele bijbehorende software en bibliografieën die reeds op andere wijze beschikbaar zijn;

• overige personeelskosten, waaronder personeelskosten voor de exploitatie en het uitvoeren van

• onderzoek met de faciliteit;

• kosten voor onderhoud en gebruik van de apparatuur op een project. De kosten voor het gebruik van apparatuur op een project kunnen via het materieel budget aangevraagd worden.

7.1.4 Kennisbenutting

Het aangevraagde budget dient in de aanvraag adequaat gespecificeerd te worden. Gebruik voor de bepaling van de tarieven de bepalingen van de budgetmodules Personeel (7.1.1) en Materieel (7.1.2).

Het is verplicht om bij het opstellen van een aanvraag gebruik te maken van deze module en minimaal 5%, en maximaal 20% van het subsidiebedrag in te zetten.

In de projectbegroting staan binnen deze module in ieder geval kosten voor de volgende activiteiten:

• Specifieke activiteiten om kennisbenutting naar (intermediaire) partijen die niet in het project gefinancierd worden, zoals bijvoorbeeld kennisplatforms, te bevorderen. Deze activiteiten omvatten onder andere gezamenlijke leeractiviteiten, trainingen en communicatie-activiteiten.

• Belanghebbenden (‘stakeholders’) betrekken: activiteiten georganiseerd door het consortium gericht op het betrekken van stakeholders, zoals consultatie workshops, expert meetings, ronde tafel bijeenkomsten e.d.

• Communicatie: activiteiten georganiseerd door het consortium zoals (internationale) learning

• events, ontwikkeling van video’s, blogs, nieuwsbrieven en andere media uitingen. Het inhuren van communicatie expertise kan hier ook onder vallen.

• Ontwikkeling van vaardigheden: Activiteiten gericht op het ontwikkelen van vaardigheden die

• verder gaan dan de niveaus van de individuele studenten, promovendi of postdocs, zoals het ontwikkelen van cursussen voor stakeholders of masterstudenten.

• Monitoring en evaluatiemomenten waarin kennisbenutting onderwerp van discussie is: zoals

• bijvoorbeeld de tussentijdse evaluaties en de bijeenkomsten van commissies.

Let op: Indien financiering wordt aangevraagd voor bovenstaande project-specifieke kosten van buitenlandse organisaties dienen deze organisaties voor indiening getoetst te worden op de wijze omschreven in paragraaf 7.1.1 Wetenschappelijk personeel bij een onderzoeksorganisatie in het buitenland.

7.1.5 Projectmanagement

De budgetmodule Projectmanagement geeft de mogelijkheid om een post voor projectmanagement aan te vragen tot maximaal 5% van het subsidiebedrag. Deze post kan uitsluitend activiteiten betreffen die zuiver ondersteunend zijn aan het project waarvoor subsidie wordt aangevraagd. De aanvrager moet deze post adequaat motiveren.

Onder projectmanagement wordt onder andere verstaan het optimaal vormgeven van de organisatiestructuur van het consortium, ondersteuning van het consortium en de hoofdaanvrager, het bewaken van de samenhang, voortgang en eenheid van het project, en de afstemming tussen de deelprojecten binnen het project. Deze taken mogen ook door externe partijen worden uitgevoerd voor zover niet beschikbaar op de onderzoeksorganisatie van de hoofd- en/of medeaanvrager(s).

Kennisinstellingen dienen bij de offerteprocedure tot het selecteren van een derde partij rekening te houden met de inkoopregels van de overheid en waar nodig een Europese aanbestedingsprocedure te volgen. De werkzaamheden van de hoofdaanvrager en medeaanvragers zelf in het kader van het project(management) mogen niet bekostigd worden uit deze budgetmodule.

Het voor projectmanagement aan te vragen budget kan bestaan uit materiële- of uitvoeringskosten en personele kosten. Voor personele kosten kan een maximaal tarief van € 121 per uur worden opgevoerd. Het uurtarief van het aan te stellen personeel dient te zijn gebaseerd op een kostendekkend tarief en wordt berekend op basis van het gehanteerde standaard productief aantal uur van de organisatie. Het kostendekkend tarief omvat:

• (gemiddeld) brutoloon behorende bij de functie van de medewerker die zal bijdragen aan het project (op basis van de cao-inschaling van de betreffende medewerker);

• vakantiegeld en 13e maand (indien van toepassing in de geldende cao) naar rato van de inzet in fte;

• sociale lasten;

• pensioenlasten;

• overhead.

Het is toegestaan om taken in het kader van projectmanagement door externe partijen te laten uitvoeren, maar het deel van (commerciële) uurtarieven dat voornoemde tarieven overschrijdt, is niet subsidiabel en kan derhalve niet worden opgenomen in de begroting.

7.2 Indexering

Het tarief op het moment van de besluitdatum is van toepassing. NWO past bij de toekenning zo nodig eenmalig ambtshalve een indexering toe van de loonkosten. Hierbij wordt de datum gehanteerd dat de tarieven ingaan. Indien de datum van bekendmaking van de tarieven later is dan de ingangsdatum, wordt de datum van bekendmaking gehanteerd. De tarieven van de Universiteiten van Nederland (UNL) gaan doorgaans in op 1 juli, van de Nederlandse Federatie van Universitair medische centra (NFU) op 1 augustus en van de Handleiding Overheidstarieven (HOT) op 1 januari.

Ambtshalve indexering heeft geen invloed op het subsidieplafond en het maximaal aan te vragen subsidiebedrag. Het subsidieplafond en het maximaal aan te vragen subsidiebedrag blijven ongewijzigd tijdens de beoordelingsprocedure. Bij toewijzing wordt indexering toegepast op het subsidiebedrag.

Indien cofinanciering is vereist dan wel toegestaan, heeft de ambtshalve indexering geen gevolgen voor de eisen aan eigen bijdragen en cofinanciering, noch voor de IE-rechten die uit de cofinanciering kunnen voortvloeien.

---

1 Milieu Centraal. (2023). Monitor Duurzaam Leven. Utrecht. https://www.milieucentraal.nl/media/l0zliq5j/milieu-centraal-2023-monitor-duurzaam-leven.pdf.

2 Zie voetnoot 1.

3 Zie bijvoorbeeld Dekhili et al., “When the pro-ecological intentions of second-hand platforms backfire: An application in the case of Vinted”, Journal of Cleaner Production 486, 2025: https://doi.org/10.1016/j.jclepro.2024.144399.

4 Zie bijvoorbeeld het IPCC rapport Climate Change 2022: Mitigation of Climate Change (2022) dat laat zien dat gedragsverandering 40-70% van de wereldwijde broeikasgasuitstoot kan voorkomen: https://www.ipcc.ch/report/ar6/wg3/.

5 Zie hiervoor de Monitor Duurzaam Leven van Milieu Centraal (zie voetnoot 1). NB De monitor omvat meer dan alleen circulair gedrag op het gebied van consumptiegoederen en reikt daarmee verder dan de scope van deze Call for proposals.

6 De omschrijving van de R-strategieën is gebaseerd op de Kennis- en innovatieagenda Circulaire Economie 2024-2027 (2023), zie https://kia-ce.nl.

7 Hier wordt onder verstaan: materialen verwerken tot een nieuw product van dezelfde (hoogwaardige) of, indien niet mogelijk, mindere (laagwaardige) kwaliteit.

8 Zie voor de verschillende mogelijkheden om deel te nemen aan een consortium paragraaf 3.1 (aanvragers), 3.5.6 (cofinanciers), en 7.1.2 (Citizen Science).

9 Voor meer informatie, zie www.kems.nl.

10 Zie www.circulaireconsumptiegoederen.nl en download de Transitieagenda hier: https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/circulaire- economie/documenten/rapporten/2018/01/15/transitieagendas-bij-kamerbrief-over-grondstoffenakkoord.

11 NWO definitie van maatschappelijke impact: culturele, economische, industriële, ecologische of sociale veranderingen die (mede) het gevolg zijn van door onderzoek gegenereerde kennis en kunde.

12 Bij interdisciplinaire samenwerking binnen het KIC gaat het bij om samenwerking tussen onderzoekers uit meerdere wetenschappelijke disciplines en/of praktijkgerichte domeinen over de grenzen van wetenschapsgebieden – alfa, bèta of gamma – heen. De samenwerking is passend bij (de beoogde impact van) het voorgestelde onderzoek. Indien interdisciplinaire samenwerking niet nodig zou zijn om de beoogde impact te realiseren, moet dat overtuigend geformuleerd en onderbouwd worden in de aanvraag.

13 Voor lectoren in dienst van een hogeschool geldt dat zij ook als hoofdaanvrager mogen indienen met een bezoldigd dienstverband voor bepaalde tijd.

14 Verordening (EU) 2023/2831 van de Commissie van 13 december 2023 betreffende de toepassing van de artikelen 107 en 108 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie op de de-minimissteun. Zie: Verordening - EU - 2023/2831 - NL - EUR-Lex |Europa.eu.

15 Voor lectoren in dienst van een hogeschool geldt dat zij ook als hoofdaanvrager mogen indienen met een bezoldigd dienstverband voor bepaalde tijd.

16 Ondernemingen met minder dan tien werknemers en een jaarlijkse omzet of balans van minder dan € 2.000.000.

17 Alle activiteiten die worden aangevraagd onder deze budgetmodule moeten passen binnen de definitie van "Activiteiten inzake kennisoverdracht" die door de Europese Commissie wordt gehanteerd in de Kaderregeling betreffende staatssteun voor onderzoek, ontwikkeling en innovatie (PbEU 2022, C 414).

18 Niet toelaatbare cofinanciering in kind is beschreven in de Regeling Cofinanciering.

19 Meer informatie over EngD posities is beschikbaar via 4TU.

20 Organisaties die niet wettelijk verplicht zijn hun jaarrekening te laten controleren, hoeven een dergelijke controleverklaring niet aan te leveren. Zij moeten daarbij wel kunnen aantonen dat deze wettelijke verplichting niet van toepassing is op de betreffende organisatie.