Call for proposals Take-off fase 1 – Haalbaarheidsstudies WO, Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek

Richtlijnen voor het aanvragen van financiering voor een haalbaarheidsstudie voor bedrijvigheid van innovatieve starters voortkomend uit universitair wetenschappelijk onderzoek.

2025 voorjaarsronde

Inhoudsopgave

1	Inleiding		1
	1.1	Achtergrond	1
	1.2	Beschikbaar budget	2
	1.3	Indieningsdeadline(s)	2
2	Doel		2
	2.1	Doelstelling van het programma	2
	2.2	Wat wordt er verstaan onder een haalbaarheidsstudie?	2
3	Voorwaarden voor aanvragers		3
	3.1	Wie kan aanvragen	3
	3.2	Wat kan worden aangevraagd	3
	3.3	Het opstellen en indienen van de aanvraag	5
	3.4	Indieningsvoorwaarden	7
	3.5	Subsidievoorwaarden	8
4	Beoordelingsprocedure		9
	4.1	De San Francisco Declaration (DORA)	10
	4.2	Procedure	10
	4.3	Criteria	14
5	Subsidieverplichtingen		13
	5.1	Start, looptijd en tranchebetalingen	13
	5.2	Overeenkomst met kennisinstelling	13
	5.3	Rapportage	14
	5.4	Maatschappelijk verantwoord licentiëren	14
6	Contact en overige informatie		15
	6.1	Contact	15
	6.2	Overige informatie	15

1 Inleiding

In deze Call for proposals leest u hoe de aanvraagprocedure is ingericht voor de subsidieronde Take-off fase 1 – Haalbaarheidsstudies WO. Deze Call for proposals valt onder de verantwoordelijkheid van de Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek (NWO).

U vindt in deze Call for proposals achtereenvolgens informatie over het doel van dit programma (hoofdstuk 2), de voorwaarden voor de subsidieaanvraag (hoofdstuk 3) en hoe uw aanvraag wordt beoordeeld (hoofdstuk 4). Deze informatie heeft u nodig om een aanvraag voor subsidie te kunnen indienen. In hoofdstuk 5 vindt u de subsidieverplichtingen die van toepassing zijn in geval van toewijzing. In hoofdstuk 6 staan de contactgegevens.

1.1 Achtergrond

Het programma Take-off richt zich op het faciliteren en stimuleren van bedrijvigheid en ondernemerschap vanuit de Nederlandse kennisinstellingen met als doel het creëren van succesvolle innovatieve bedrijvigheid op basis van innovatieve onderzoeksresultaten uit genoemde onderzoeksinstellingen.

Take-off is een wetenschapsbreed programma dat openstaat voor aanvragen uit alle wetenschapsgebieden. Medewerkers van NWO-domein TTW, NWO-domein ENW, NWO-domein SGW en ZonMw zijn betrokken bij de uitvoering.

Het Take-off programma bestaat uit twee onderdelen: Fase 1 – haalbaarheidsstudies WO en Fase 2 – vroegefasetrajecten WO, HBO & TO2. In dit document wordt de Call for proposals voor fase 1 – Haalbaarheidsstudies WO toegelicht. Voor overzicht en open calls zie Take-off open calls | NWO.

Het onderdeel fase 1 – haalbaarheidsstudies WO wordt via de Raad van Bestuur van NWO gefinancierd door de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen. Deze subsidie wordt in ondermandaat verstrekt door NWO-domein TTW.

Het programma bouwt samen met de betrokkenen aan een Take-off community waarin kennis en ervaring kan worden gedeeld.

1.1.1 Veranderingen ten opzichte van de vorige Call for proposals

Met ingang van 2025 zijn er extra middelen beschikbaar gesteld door NWO voor deze Take-off fase 1 Haalbaarheidsstudies WO regeling, welke voorziet in twee calls per jaar. De wijzigingen ten opzichte van de vorige Call for proposals betreffen:

• Verhoging van het maximaal aan te vragen bedrag van € 40.000 naar € 50.000;

• Verruiming van maximaal toe te wijzen subsidies van maximaal 25 per ronde naar maximaal 30 per ronde.

1.2 Beschikbaar budget

Het subsidieplafond voor deze Call for proposals bedraagt in totaal € 1.500.000.

1.3 Indieningsdeadline(s)

Bij het indienen van uw vooraanmelding als uw volledige aanvraag in ISAAC dient u ook online nog gegevens in te voeren. Begin daarom ten minste één dag vóór de deadline van deze Call for proposals met het indienen van uw aanvraag. Aanvragen die na de deadline worden ingediend, worden niet in behandeling genomen.

De deadline voor het indienen van vooraanmeldingen is dinsdag 4 februari 2025, voor 14:00:00 CET.

De deadline voor het indienen van aanvragen is dinsdag 4 maart 2025, voor 14:00:00 CET.

Voor een volledig tijdpad, zie paragraaf 4.2.10.

2 Doel

Dit hoofdstuk beschrijft de doelstelling van het programma en de maatschappelijke impact.

2.1 Doelstelling van het programma

Het Take-off programma, onderdeel haalbaarheidsstudies WO, verstrekt subsidies met een maximale omvang van € 50.000 aan onderzoekers van Nederlandse universiteiten en door NWO erkende onderzoeksinstituten voor het doen van een haalbaarheidsstudie naar de kans op commerciële of maatschappelijke toepassing van innovatieve onderzoeksresultaten (kennis) die ontwikkeld zijn binnen onderzoeksinstellingen

Het gaat bij de haalbaarheidsstudie om een strategische rapportage waarin, na een systematisch opgezette en afgeronde analyse, een reële inschatting wordt gegeven van de praktische en commerciële (of maatschappelijke) toepassingsmogelijkheden van de in de instelling ontwikkelde kennis. Het uiteindelijke doel van het programma is om op basis van die ontwikkelde kennis nieuwe activiteiten in een start-up te ontplooien. Daarbij dient de binnen de instelling ontwikkelde kennis als unieke en expliciete basis voor de in deze haalbaarheidsstudie onderzochte mogelijkheden van een op te richten start-up. Ook dient bij aanvang van de haalbaarheidsstudie de instelling expliciet de intentie te hebben om de ontwikkelde kennis in gebruik te geven of over te dragen aan een bestaande of nieuw op te richten innovatieve start-up, onder nader overeen te komen voorwaarden,.

Ee haalbaarheidsstudie kan bij positieve resultaten de basis vormen voor het indienen van een aanvraag voor een vroegefasetraject (fase 2), het andere onderdeel van het programma Take-off.

2.2 Wat wordt er verstaan onder een haalbaarheidsstudie?

Bij de haalbaarheidsstudie gaat het om een studie naar de technische en commerciële haalbaarheid van een product, proces of service of de haalbaarheid van een maatschappelijke toepassing. Dit is inclusief de ontwikkeling naar, maar niet verder dan, een commercieel verkoopbaar product, proces of service. Binnen de studie dient een inschatting te worden gegeven van de belangrijkste vooronderstellingen om een kansrijke business case voor een start-up te kunnen ontwikkelen, dan wel de ontwikkelde kennis maatschappelijk toe te kunnen passen. Hiervoor is gerichte feedback uit de markt nodig (van bijvoorbeeld potentiële klanten, zakelijke partners en investeerders), en dient een itererende ontwikkel- en ontwerpaanpak te worden opgezet die het mogelijk maakt om binnen een periode van maximaal 2 jaar te komen tot commercialisatie door een start-up of mkb, dan wel leidt tot een afspraak met een bestaande organisatie om de maatschappelijke toepassing te realiseren.

Een haalbaarheidsstudie bevat ten minste:

• 1. Een onderzoek naar de technische haalbaarheid van een product, proces of service voor een of meerdere potentiële afzetmarkten of naar de maatschappelijke impact en haar toepassing.

• 2. Een eventuele ontwikkeling die nodig is om het product, proces of service klaar te maken voor een specifieke doelgroep in een specifieke markt of een maatschappelijke toepassing te realiseren.

• 3. Een inschatting van de commerciële haalbaarheid op basis van gesprekken met potentiële klanten, ondersteund door een systematische analyse.

• 4. Een inschatting van de benodigdheden om van het product, proces of service een commercieel succes te maken, dan wel de maatschappelijke toepassing tot stand te brengen.

• 5. Een inschatting van de benodigde vaardigheden van het team om een eventuele start-up op te zetten en te laten ontwikkelen dan wel de maatschappelijke toepassing tot stand te brengen langs een andere weg.

• 6. Een heldere en expliciete conclusie over de technische en commerciële haalbaarheid dan wel de maatschappelijke toepassing.

3 Voorwaarden voor aanvragers

Dit hoofdstuk bevat de voorwaarden die gelden voor uw subsidieaanvraag. Eerst wordt beschreven wie subsidie kan aanvragen (paragraaf 3.1) en waarvoor u subsidie kunt aanvragen (paragraaf 3.2). Vervolgens vindt u de voorwaarden voor het opstellen en indienen van de aanvraag (paragrafen 3.3 en 3.4) en specifieke subsidievoorwaarden (paragraaf 3.5).

3.1 Wie kan aanvragen

Onderzoekers met een vaste (deeltijd)aanstelling¹ aan één van de volgende kennisinstellingen mogen een aanvraag indienen:

• Universiteiten gevestigd in het Koninkrijk der Nederlanden;

• Universitair medische centra;

• KNAW- en NWO-instituten;

• het Nederlands Kanker Instituut;

• het Max Planck Instituut voor Psycholinguïstiek te Nijmegen;

• NCB Naturalis;

• Advanced Research Centre for NanoLithography (ARCNL)

• Prinses Máxima Centrum.

3.1.1 Hoofdaanvrager en betrokken start-up

De hoofdaanvrager dient de vooraanmelding alsmede de aanvraag in via ISAAC, het elektronische indiensysteem van NWO. Tijdens het beoordelingsproces communiceert NWO met de hoofdaanvrager. Na toewijzing van een aanvraag wordt de hoofdaanvrager projectleider en aanspreekpunt voor NWO. De kennisinstelling waar de hoofdaanvrager in dienst is, is hoofdbegunstigde en wordt penvoerder.

Take-off aanvragen kennen geen medeaanvragers. Wel bestaat de mogelijkheid om een start-up te betrekken bij de aanvraag. Op die manier kan de start-up (een deel van) de haalbaarheidsstudie uitvoeren. In dat geval dient u in het vooraanmeldingsformulier en het aanvraagformulier de contactgegevens van de start-up in te vullen. Zie sectie 3.3 voor de overige voorwaarden voor het indienen met een start-up.

3.2 Wat kan worden aangevraagd

Per project is minimaal € 20.000 en maximaal € 50.000 subsidie aan te vragen. De maximale looptijd van het voorgestelde project is 6 maanden. De voor deze Call for proposals beschikbare kostensoorten (inclusief de maximum bedragen) staan vermeld in tabel 1 hieronder en in tabel 2 in paragraaf 3.2.1.

Vraag alleen datgene aan wat essentieel is om het project uit te voeren. De genoemde kostensoorten dienen in de aanvraag nader te worden gespecificeerd.

Let op: wanneer u naast een aanvraag in dit NWO Take-off instrument ook een lopende aanvraag heeft in een (of meerdere) van de NWO valorisatie-instrumenten (zijnde Faculty of Impact, Venture Challenge of Demonstrator), is het niet toegestaan om in de aanvraag voor dit NWO Take-off instrument kosten op te nemen die reeds onderdeel zijn van een lopende aanvraag (of aanvragen).

Doet u dit toch dan zal NWO uw aanvraag in dit NWO Take-off instrument niet in behandeling nemen. U kunt deze kosten pas opnemen in een nieuwe aanvraag als de reeds lopende aanvraag afgewezen is. Voorbeelden zijn: kosten voor een meetopstelling, kosten voor een coaching- of opleidingstraject, of salariskosten die optellen tot meer dan 1 fte per aanstelling.

Tabel 1: Overzicht en toelichting toegestane kostensoorten.

Kostensoort	Omschrijving	Maximaal bedrag
Personeelskosten	Kosten van tijdelijk of vast personeel in dienst van de betrokken kennisinstelling (o.a. technici, postdocs)	Voor uurtarieven, zie paragraaf 3.2.1
Materiaalkosten	Kosten van gebruiksgoederen of hulpmiddelen
	Aanschaf kleine instrumenten tot € 20.000
	Afschrijfkosten op grote apparatuur (>€ 20.000)[1]
Reiskosten	Reis- en verblijfskosten (woon-werk verkeer niet toegestaan)
Kosten voor Intellectueel Eigendom	Instandhoudingskosten van octrooien, voor maximaal de looptijd van het vroegefasetraject, mits het octrooi in bezit is van de start-up[2]
	Kosten om het IE van de kennisinstelling te licentiëren, voor maximaal de looptijd van het vroegefasetraject;
	Kosten voor onderzoek naar de kennispositie van de (nog op te richten) start-up (bijv. een novelty search), tot aan een eventuele octrooiaanvraag. NB: kosten voor aanvragen van octrooien zijn niet subsidiabel
Overige kosten	Kosten derden, voor zover zij projectactiviteiten uitvoeren in opdracht van de aanvrager[3]	€ 125,– per uur, inclusief btw.
	Alleen indien een start-up betrokken is bij de aanvraag[4]: loonkosten van personeel in dienst van de start-up	€ 45,– per uur, inclusief btw.
	Overige direct aan het project gerelateerde kosten. Onder deze post vallen ook studiekosten zoals het opdoen van ondernemersvaardigheden[5]

1 Kosten voor grote apparatuur (aanschafwaarde groter dan € 20.000,–) kunnen alleen begroot worden als afschrijvingskosten gedurende looptijd van het project (maximaal 6 maanden), en alleen als deze eigendom worden van de start-up na de haalbaarheidsstudie. Rekenvoorbeeld: een detector van € 60.000,– aanschafwaarde, welke eigendom wordt van de start-up, met een afschrijftijd van vijf jaar, mag voor € 6.000,– worden opgevoerd in de begroting van deze subsidieaanvraag.

2 Kosten om een bestaand octrooi in stand te houden voor een periode van maximaal de loopduur van het project (maximaal 6 maanden) zijn toegestaan. Een licentiehouder is geen eigenaar van een octrooi. Instandhoudingskosten voor octrooien die in bezit zijn van de kennisinstelling en (exclusief dan wel non-exclusief) worden uitgelicentieerd aan de (nog op te richten) start-up kunnen dus niet worden opgevoerd. Kosten om het bestaande octrooi uit te breiden naar nieuwe gebieden, of het uitbreiden van claims, kunnen niet worden opgevoerd.

3 Onder kosten derden wordt verstaan: kosten die worden gemaakt voor het inhuren van diensten van personen die werk verrichten zonder een aanstelling aan de kennisinstelling van de hoofdaanvrager. Dit kunnen diensten zijn van andere (TO2) kennisinstellingen, commerciële organisaties, coaches, consultants, (studenten) uitzendkrachten, zzp-ers of andere relevante derde partijen. Deze komen in aanmerking voor financiering voor zover onderdeel van de goedgekeurde aanvraagbegroting.

4 Deze kosten kunnen alleen worden aangevraagd indien, ten tijde van indienen van de vooraanmelding, een bij de KvK definitief ingeschreven start-up is betrokken bij de aanvraag, en de aanvraag voldoet aan de voorwaarden in paragraaf 3.3. Wanneer niet aan deze voorwaarden kan worden voldaan, kunnen de diensten van (medewerkers van) een betrokken of nog op te richten start-up worden opgevoerd als externe dienstverlener onder “kosten derden”.

5 Het is niet toegestaan om uit deze Take-off haalbaarheidssubsidie de eigen bijdrage voor deelname in de NWO Venture Challenge te bekostigen.

Betaalde btw over bijvoorbeeld ingekochte goederen, diensten en investeringen wordt alleen vergoed voor zover de begunstigde geen btw-aftrek heeft. Btw wordt dus alleen vergoed wanneer dit onderdeel uitmaakt van de kosten van de aanvrager. Dit betekent dat bovenstaande kosten mogelijk inclusief btw zijn.

Alleen kosten gemaakt tijdens de looptijd van het haalbaarheidsstudieproject mogen worden opgegeven. Kosten voorafgaand aan of na afloop van de looptijd zijn niet subsidieerbaar/declarabel.

De volgende kostensoorten worden niet vergoed:

• algemene bedrijfskosten (zoals oprichtings-, notaris-, accountant- en administratiekosten, printkosten, internet of mobiele telefonie abonnementen, software voor algemene bedrijfsvoering zoals MS Office, etc.);

• kosten voor regulier woon/werk reizen

• kosten gemaakt buiten de looptijd van het toegewezen project;

• kosten voor het maken, beheren/onderhouden en hosten van een website, tenzij het nut hiervan voor het uitvoeren van de haalbaarheidsstudie toegelicht wordt in het projectplan van de aanvraag;

• kosten voor huisvesting;

• kosten voor desktops of laptops, tenzij deze bijzondere functionaliteiten/hardware-eisen hebben waarvan de noodzaak toegelicht worden in het projectplan in de aanvraag;

• alle kosten in het aanvraagproces van een octrooi.

3.2.1 Overzicht geldende uurtarieven per type aanstelling

Tijdelijke en vaste personeelsplaatsen voor financiering komen in aanmerking tot een maximum van de duur van het project. Voor kosten van personeel in dienst van de betrokken kennisinstelling gelden vaste uurtarieven: zie tabel 2 hieronder. De uurtarieven zijn gebaseerd op de UNL salaristabellen, geldig vanaf 1 juli 2024. Uitzondering is het AGIO/AGNIO uurtarief; dit is gebaseerd op de NFU salaristabellen, geldig vanaf 1 mei 2024. Voor meer informatie en de salaristabellen, zie Salaristabellen | NWO.

De verplichte uurtarieven zijn tot stand gekomen door het gemiddelde te nemen van de eerste twee jaren van een aanstellingstype (som van het totaal van jaar 1 en jaar 2 gedeeld door 2), en dit vervolgens te delen door 1650 (het aantal werkbare uren per jaar).

Let op: personeelslasten die al gefinancierd worden vanuit een andere subsidie (al dan niet verstrekt door NWO) komen niet in aanmerking voor vergoeding.

Let op: projecten die zijn toegewezen in deze subsidieronde kunnen de onderstaande tarieven gebruiken voor de gehele looptijd van het project.

Tabel 2: Verplichte uurtarieven per type aanstelling.

AIO	€ 40,62
Postdoc	€ 58,25
Wetenschappelijk personeel vaste aanstelling	€ 58,25
Niet Wetenschappelijk Personeel MBO	€ 43,39
Niet Wetenschappelijk Personeel HBO	€ 52,13
Niet Wetenschappelijk Personeel Academisch	€ 62,39
AGIO, AGNIO	€ 53,67

3.3 Het opstellen en indienen van de aanvraag

Het indienen van een aanvraag bestaat uit twee stappen:

• 1. het indienen van een vooraanmelding via ISAAC (zie paragraaf 3.3.1);

• 2. het indienen van een volledige aanvraag via ISAAC (zie paragraaf 3.3.2).

Bij Take-off fase 1 WO is het mogelijk zonder of met start-up aan te vragen. Indien u een start-up wenst te betrekken bij de aanvraag, dient deze ten tijde van het indienen van de vooraanmelding definitief ingeschreven (dat wil zeggen: niet nog de status “i.o.” van “in oprichting” heeft) te zijn bij de Nederlandse Kamer van Koophandel, en dient een concept kennisoverdrachtsovereenkomst te worden bijgevoegd. Deze overeenkomst dient betrekking te hebben op de overdracht van bestaande kennis vanuit de kennisinstelling naar de start-up. Voor specifieke eisen die gesteld worden aan de kennisoverdrachtsovereenkomst zie paragraaf 5.2. Indien de kennisoverdrachtsovereenkomst bij het indienen van de aanvraag niet aan de voorwaarden voldoet kan dit er toe leiden dat uw aanvraag niet in behandeling genomen wordt.

Het is verplicht uw aanvraag in het Nederlands of in het Engels op te stellen.

Het indienen van een aanvraag kan alleen via het online aanvraagsysteem ISAAC. Aanvragen die niet via ISAAC zijn ingediend, worden niet in behandeling genomen.

U bent als hoofdaanvrager verplicht een aanvraag via het eigen persoonlijke ISAAC-account in te dienen.

Het is belangrijk om tijdig te beginnen met uw aanvraag in ISAAC:

• indien u nog geen ISAAC-account heeft, dient deze op tijd te worden aangemaakt om eventuele aanmeldproblemen te voorkomen;

• nieuwe onderzoeksorganisaties moeten eventueel nog door NWO toegevoegd worden aan ISAAC;

• u moet ook online nog gegevens invoeren.

Aanvragen die na de deadline worden ingediend, neemt NWO niet in behandeling.

Voor vragen van technische aard verzoeken wij u contact op te nemen met de ISAAC-helpdesk, zie contact (hoofdstuk 6).

Werkt een hoofd- en/of medeaanvrager bij een organisatie die niet is opgenomen in de database van ISAAC? U kunt dit dan melden via relatiebeheer@nwo.nl zodat de organisatie kan worden toegevoegd. Hier zijn enige dagen voor nodig. Daarom is het van belang dit uiterlijk een week voor de deadline te melden.

NWO gaat er vanuit dat de aanvrager de onderzoeksorganisatie waar zij/hij werkzaam is heeft geïnformeerd over het indienen van de aanvraag en dat de onderzoeksorganisatie de subsidievoorwaarden van deze Call for proposals aanvaardt.

3.3.1 Stap 1: de vooraanmelding

De vooraanmelding is bedoeld om:

• een contactmoment met de aanvragers te creëren waardoor het voor NWO-domein TTW mogelijk wordt om in een vroeg stadium te toetsen of de aanvrager in dit Take-off instrument kan indienen, en de drempel om vragen te stellen te verlagen;

• de aanvrager in de gelegenheid te stellen de bij indiening benodigde informatie te completeren

• voor de definitieve deadline, zoals bijvoorbeeld intentie van de kennisinstelling om de kennis over te dragen dan wel te licentiëren, hetgeen over het algemeen de nodige tijd in beslag neemt;

• eerder inzicht te krijgen in het aantal en de aard van de in behandeling te nemen aanvragen zodat de commissie- en interviewplanning daarop kan worden afgestemd.

Voor het opstellen van uw vooraanmelding doorloopt u de volgende stappen:

• download het vooraanmeldingsformulier vanuit het online aanvraagsysteem ISAAC of vanaf de website van NWO: Take-off fase 1 – Haalbaarheidsstudies WO | NWO;

• vul het vooraanmeldingsformulier volgens de daarin opgenomen instructies in*;

• sla het formulier op als pdf-bestand (inclusief de verplichte en optionele bijlagen) en dien het in ISAAC in (zie ook de knop onder “Indienen” op de website van het betreffende financieringsinstrument om direct bij de juiste pagina te komen);

• vul in ISAAC online de gevraagde gegevens in.

*Een vooraanmelding bestaat uit het vooraanmeldingsformulier met daarin onder andere opgenomen:

• (contact)gegevens van de hoofdaanvrager (in dienst bij de kennisinstelling), en – indien deze wordt opgevoerd bij de aanvraag – van de betrokken start-up;

• Indien er geen start-up betrokken is bij de aanvraag: een (al dan niet ondertekende) brief met de intentie om bestaande kennis, intellectueel eigendom (IE) of technologie, ontwikkeld aan de kennisinstelling van de hoofdaanvrager, over te dragen aan dan wel onder licentie in gebruik te geven aan de betrokken start-up of een in de toekomst op te richten start-up. Deze kennis, IE, of technologie dient (concreet) te worden beschreven in de brief, en de intentie tot overdracht mag, behalve een positieve uitkomst van de haalbaarheidsstudie, niet aan nadere voorwaarden zijn gebonden;

• Indien een start-up bij de aanvraag betrokken is: een concept kennisoverdrachtsovereenkomst tussen de kennisinstelling en de betrokken start-up; zie paragraaf 5.2 voor meer details waar deze overeenkomst aan moet voldoen. Een (al dan niet getekende) intentieverklaringsbrief zoals beschreven in het punt hierboven is bij deze optie niet nodig;

• Mocht de aanvrager een tijdelijke aanstelling hebben, dient de vooraanmelding een getekende, schriftelijke aanstellingsgarantie toe te voegen. Voor meer uitleg wie kan optreden als hoofdaanvrager, zie paragraaf 3.1.

Om de leesbaarheid te bevorderen van alle voorstellen gelden de volgende vormeisen:

• een vooraanmelding mag maximaal 3 pagina’s zijn;

• de (al dan niet getekende) brief van de kennisinstelling (of kennisoverdrachtsovereenkomst indien een start-up betroken is bij de aanvraag) telt niet mee voor het aantal pagina’s;

• de eventuele schriftelijke aanstellingsgarantie telt niet mee voor het aantal pagina’s’;

• het verplichte lettertype is Calibri, tekengrootte 10.

Zonder ingediende vooraanmelding kan geen aanvraag worden ingediend.

3.3.2 Stap 2: De volledige aanvraag

Voor het opstellen van uw volledige aanvraag doorloopt u de volgende stappen:

• download het aanvraagformulier en het begrotingsformulier vanuit het online aanvraagsysteem ISAAC of vanaf de website van NWO Take-off fase 1 – Haalbaarheidsstudies WO | NWO;

• vul het begrotingsformulier* in en sla deze op als pdf. De aanvraagbegroting moet in zijn geheel, zonder onderdelen te hebben verwijderd, in één pagina te lezen zijn;

• vul het aanvraagformulier** volgens de daarin opgenomen instructies in;

• sla de het aanvraagformulier op als één pdf, inclusief alle verplichte en eventueel optionele bijlagen;

• voeg de ingevulde aanvraagbegroting bij uw aanvraag door deze als laatste pagina toe te voegen in het pdf bestand van het aanvraagformulier. Zonder de aanvraagbegroting als laatste pagina in uw aanvraagformulier is uw aanvraag niet compleet;

• log in als hoofdaanvrager op ISAAC | NWO (via hetzelfde ISAAC account als gebruikt is voor de vooraanmelding). Selecteer onder ‘Aanvragen’ uw aanvraag voor deze Take-off aanvraagronde, en selecteer “vooraanmelding omzetten naar aanvraag”. Dien hier uw aanvraag in. Voor uitgebreide instructies kunt u paragraaf 2.6 van de ISAAC handleiding raadplegen, welke is te downloaden via ISAAC help | NWO;

• vul in ISAAC online de gevraagde gegevens in.

*Begrotingsformulier instructies

De aanvraagbegroting dient conform het door NWO aangeboden template opgesteld te worden. Deze heeft op een aantal plekken restricties, zoals de (maximale) uurtarieven voor personeelskosten en kosten derden. Tevens is het niet toegestaan om rijen toe te voegen. Dient u een aanvraagbegroting in waarbij geen gebruik is gemaakt van het template, of heeft u zich niet aan de restricties daarin gehouden, zal NWO uw aanvraag niet in behandeling nemen. Bij technische vragen moedigt NWO u aan om contact op te nemen met de secretaris die verantwoordelijk is voor het cluster waar u uw aanvraag wilt indien (zie paragraaf 6.1 voor contactgegevens).

** Een volledige aanvraag bestaat uit een aanvraagformulier met daarin onder andere opgenomen:

• De (contact)gegevens van de hoofdaanvrager (in dienst bij de kennisinstelling), en – indien deze wordt opgevoerd bij de aanvraag – van de betrokken start-up;

• Indien er geen start-up betrokken is bij de aanvraag: een ondertekende brief die voldoet aan de eisen zoals in paragraaf 3.3.1 zijn beschreven;

• Indien er een start-up betrokken is bij de aanvraag: een concept of een getekende kennisoverdrachtsovereenkomst tussen de kennisinstelling en de betrokken start-up; zie paragraaf 5.2 voor meer details waar deze overeenkomst aan moet voldoen.

Om de leesbaarheid te bevorderen van alle voorstellen gelden de volgende vormeisen:

• een volledig voorstel mag maximaal 8 pagina’s zijn. De bijlagen (waaronder de volledige begroting als laatste pagina van het voorstel) tellen niet mee in dit pagina aantal;

• de CV beschrijvingen van de teamleden (bijlage A) mag maximaal 1 pagina zijn in totaal;

• de lijst met belangrijkste publicaties van het team (bijlage B) mag maximaal 1 pagina zijn;

• het verplichte lettertype is Calibri, tekengrootte 10.

3.4 Indieningsvoorwaarden

3.4.1 Formele voorwaarden voor indiening

NWO toetst uw aanvraag op alle in deze Call for proposals gestelde voorwaarden, inclusief onderstaande voorwaarden. Alleen als uw aanvraag aan deze voorwaarden voldoet, wordt deze toegelaten tot de beoordelingsprocedure. U wordt gevraagd om na indiening van een aanvraag beschikbaar te zijn om eventuele administratieve correcties door te voeren en zo (alsnog) te voldoen aan de voorwaarden voor indiening.

Deze voorwaarden zijn:

• de hoofdaanvrager voldoet aan de in paragraaf 3.1 gestelde voorwaarden;

• indien er een start-up bij de aanvraag betrokken is dient deze bij het indienen van de vooraanmelding definitief te zijn ingeschreven bij de Nederlandse Kamer van Koophandel (een status van “i.o”, in oprichting, is niet afdoende);

• de aanvraag is ingediend via het ISAAC-account van de hoofdaanvrager;

• de aanvraag is ontvangen voor de gestelde deadline;

• de aanvraag is in het Nederlands of in het Engels opgesteld;

• het vooraanmeldingsformulier is, na eventueel verzoek tot aanvulling of wijziging, compleet volgens de in paragraaf 3.3.1 gestelde voorwaarden ingevuld;

• het aanvraagformulier is, na eventueel verzoek tot aanvulling of wijziging, compleet en volgens de in paragraaf 3.3.2 gestelde voorwaarden ingevuld;

• de begroting in de aanvraag is volgens de voorwaarden van deze Call for proposals opgesteld (gebruikmakend van het beschikbaar gestelde format dat de meest recente tarieven bevat);

• het voorgestelde project heeft een looptijd van maximaal 6 maanden.

• de aanvraag is gebaseerd op eerder uitgevoerd wetenschappelijk onderzoek binnen een kennisinstelling;

• de (concept) kennisoverdrachtsovereenkomst voldoet aan de eisen uit sectie 5.2. Indien de kennisoverdrachtsovereenkomst bij het indienen van de volledige aanvraag niet aan de voorwaarden voldoet kan dit er toe leiden dat uw aanvraag niet in behandeling genomen wordt;

• binnen de aanvraag is er sprake van, of de intentie om, kennis, IE of technologie die ontwikkeld is aan een door NWO erkende kennisinstelling verder te ontwikkelen richting een product, proces of dienst en deze commercieel op de markt te zetten, dan wel te onderzoeken of deze succesvol overgedragen kan worden aan een bestaande partij om een maatschappelijke toepassing te realiseren. Indien reeds een start-up betrokken is dient deze daadwerkelijk voort te bouwen op deze kennis, IE of technologie;

• de kennisinstelling heeft, behoudens een eventuele negatieve uitkomst van de haalbaarheidsstudie, de onvoorwaardelijke intentie om de relevante kennis over te dragen aan de (eventueel nog op te richten) start-up. Dit blijkt uit de brief van de kennisinstelling en/of de concept kennisoverdrachtsovereenkomst;

In tabel 3 hieronder is een overzicht gegeven van welk kennisoverdrachtsdocument wanneer vereist is.

Tabel 3: Welk kennisoverdrachtsdocument is vereist op welk moment.

3.5 Subsidievoorwaarden

Op alle aanvragen zijn de in deze Call for proposals opgenomen voorwaarden van toepassing.

De Take-off financiering voor haalbaarheidsstudies is een persoonsgebonden subsidie. NWO-domein TTW kan te allen tijde de financiering tussentijds beëindigen indien de projectleider niet meer in staat is het project te leiden en er – in overleg met NWO-domein TTW – geen geschikte vervanger kan worden gevonden door de projectleider en het projectteam.

NWO-domein TTW is bevoegd de subsidieverlening in te trekken of te wijzigen indien de activiteiten waarvoor subsidie is verleend niet of niet geheel hebben plaatsgevonden of zullen plaatsvinden, dan wel de begunstigde niet heeft voldaan aan de voorwaarden, dan wel onjuiste of onvolledige gegevens heeft verstrekt en de verstrekking van juiste gegevens tot een andere beschikking zou hebben geleid, dan wel de subsidieverlening onjuist was en begunstigde dit hoorde te weten.

Indien sprake is van gewijzigde omstandigheden waardoor kan worden gesproken over een substantiële wijziging van de haalbaarheidsstudie en niet meer wordt voldaan aan de toewijzingsvoorwaarden dient hiervan melding te worden gemaakt bij NWO-domein TTW. Te denken valt aan o.a.: een wijziging van het team dat van invloed is op de uitvoering van het projectplan.

3.5.1 Naleving Nationale leidraad kennisveiligheid

Wetenschap van wereldklasse kan profiteren van internationale samenwerking. De Nationale leidraad kennisveiligheid (hierna: de Leidraad) helpt kennisinstellingen ervoor te zorgen dat internationale samenwerking veilig kan plaatsvinden. Bij kennisveiligheid gaat het om ongewenste overdracht van gevoelige kennis en technologie die de nationale veiligheid aantast; om heimelijke beïnvloeding van onderwijs en onderzoek door statelijke actoren, en daarmee de academische vrijheid en de sociale veiligheid in gevaar brengt; en om ethische kwesties die kunnen spelen in de samenwerking met landen die de grondrechten niet respecteren.

Het is de verantwoordelijkheid van de aanvrager om na te gaan of het project in lijn is en blijft met de Leidraad. Met het indienen van de aanvraag committeert de aanvrager zich aan de overwegingen in deze Leidraad. In geval van het vermoeden van schending van de Leidraad bij een bij NWO ingediende aanvraag voor projectfinanciering of een door NWO gefinancierd project, kan NWO de aanvrager verzoeken om een risicoafweging te overleggen waaruit blijkt dat de overwegingen uit de Leidraad zijn gevolgd. Indien de aanvrager niet aan het verzoek van NWO voldoet of als de risicoafweging klaarblijkelijk een schending van de Leidraad behelst, kan dit gevolgen hebben voor de subsidieverlening of vaststelling door NWO. Ook kan NWO in een voorkomend geval nadere voorwaarden opnemen in de toewijzingsbrief.

De Nationale leidraad kennisveiligheid vindt u op de website van de Rijksoverheid: Home | Loket Kennisveiligheid.

3.5.2 Ethische verklaring of vergunning

Het is de verantwoordelijkheid van de aanvrager om na te gaan of voor de uitvoering van het voorgestelde project een ethische verklaring of vergunning noodzakelijk is. De aanvrager dient er voor te zorgen dat deze tijdig wordt verkregen bij de relevante instelling of ethische commissie. Het wel of niet hebben van een ethische verklaring of vergunning op het moment van het aanvraagproces heeft geen invloed op de beoordeling van de aanvraag. Bij toewijzing wordt de subsidie verleend onder de voorwaarde dat de benodigde ethische verklaring of vergunning vóór de uiterste startdatum van het project is verkregen. Het project kan pas starten nadat NWO een kopie van de ethische verklaring of vergunning heeft ontvangen.

3.5.3 Nagoya Protocol

Het Nagoya Protocol zorgt voor een eerlijke en billijke verdeling van voordelen voortvloeiende uit het gebruik van genetische rijkdommen (Access and Benefit Sharing; ABS). Onderzoekers die voor hun onderzoek gebruikmaken van genetische bronnen in/uit het buitenland dienen zich op de hoogte te stellen van het Nagoya Protocol (Home – ABS Focal Point). NWO gaat er vanuit dat zij de noodzakelijke acties ten aanzien van het Nagoya Protocol nemen.

4 Beoordelingsprocedure

Dit hoofdstuk beschrijft allereerst de beoordeling volgens de DORA-principes (paragraaf 4.1) en hoe de beoordelingsprocedure verloopt (paragraaf 4.2). Vervolgens somt het de criteria op waaraan de beoordelingscommissie uw aanvraag toetst (paragraaf 4.3).

Het Take-off-budget voor haalbaarheidsstudies valt onder mandaat van het bestuur van NWO-domein TTW. Om die reden treedt het TTW-Bestuur op als besluitvormend orgaan van het Take-off programmaonderdeel haalbaarheidsstudies en vindt de uitvoering van het onderdeel plaats onder primaire verantwoordelijkheid van het TTW-Bestuur. Het TTW-Bestuur wordt ondersteund door het Take-off-bureau, bestaande uit medewerkers van NWO-domein TTW, NWO-domein ENW, NWO-domein SGW en ZonMw.

Uw aanvraag wordt door het Take-off bureau in één van de drie onderstaande clusters ingedeeld. Vervolgens wordt uw aanvraag beoordeeld door de Clustercommissie, bestaande uit een pool van onafhankelijke deskundigen. De onafhankelijke deskundigen worden geselecteerd uit een pool van experts, ondernemers, business developers, coaches, investeerders en financiers met ruime ervaring in ondernemerschap, het coachen en financieren van start-ups. Iedere interviewdag kent een unieke Clustercommissie. In elke Clustercommissie zit (ten minste) één lid uit de Adviescommissie, die tevens de rol van voorzitter vervult. De Adviescommissie is opgebouwd uit alle (vice-)voorzitters van alle interviewdagen over alle clusters, en bestaat uit onder meer ondernemende wetenschappers (uit verschillende wetenschapsgebieden), ondernemers en private financiers. De Adviescommissie geeft het definitieve toewijzingsadvies aan het TTW-Bestuur.

Binnen het Alfa/Gamma cluster worden aanvragen beoordeeld die behoren tot de alfa- en gammawetenschappen, ook wel de sociale en geesteswetenschappen genoemd. Dit zijn aanvragen op het gebied van gedrag en maatschappij, waaronder; sociologie, antropologie, bestuurskunde, economie, rechten, politicologie, psychologie, pedagogiek, onderwijs en communicatiewetenschappen. Ook vallen binnen dit cluster aanvragen op het gebied van linguïstiek/taal, (kunst)geschiedenis, filosofie, religie, en cultuurwetenschappen.

Binnen het Bèta & Techniek cluster worden aanvragen beoordeeld die behoren tot de exacte/bèta wetenschappen en de techniek in de meest brede zin van de definitie. Dit zijn aanvragen waarbij bijvoorbeeld procestechnologie, batterijtechnologie of biotechnologie aan de basis staat van de aanvraag.

Binnen het Life Science cluster worden aanvragen beoordeeld die zich richten op gezondheidszorgonderzoek en zorginnovatie binnen de totale innovatiecyclus. Daarbij kan men denken aan de implementatie van nieuwe behandelingen, preventieve interventies of verbeteringen in de structuur van de gezondheidszorg.

Voor alle bij de beoordeling en/of besluitvorming betrokken personen en betrokken NWO-medewerkers is de NWO Code Persoonlijke Belangen van toepassing (Code persoonlijke belangen | NWO).

NWO streeft naar een inclusieve cultuur, waarin geen plaats is voor bewuste of onbewuste barrières vanwege culturele, etnische of religieuze achtergrond, gender, seksuele oriëntatie, gezondheid of leeftijd (Diversiteit en inclusie | NWO). NWO stimuleert leden van de beoordelingscommissies actief om zich bewust te worden van impliciete associaties en te proberen deze te minimaliseren. NWO voorziet hen van informatie over concrete manieren om de beoordeling van een aanvraag te verbeteren.

4.1 De San Francisco Declaration (DORA)

NWO is ondertekenaar van de San Francisco Declaration on Research Assessment (DORA). DORA is een wereldwijd initiatief dat beoogt de manier waarop onderzoek en onderzoekers worden beoordeeld te verbeteren. DORA bevat aanbevelingen voor onderzoeksfinanciers, onderzoeksinstellingen, wetenschappelijke tijdschriften en andere partijen.

DORA richt zich op het terugdringen van het onkritisch gebruik van bibliometrische indicatoren en het wegnemen van onbewuste vooringenomenheid (unconscious bias) bij de beoordeling van onderzoek en onderzoekers. Overkoepelende filosofie van DORA is dat onderzoek moet worden beoordeeld op zijn eigen kwaliteiten en verdiensten in plaats van op basis van afgeleide indicatoren, zoals het tijdschrift waarin het onderzoek wordt gepubliceerd.

NWO gaat bij het beoordelen van het wetenschappelijk track record van aanvragers uit van een brede definitie van wetenschappelijke output.

NWO verzoekt commissieleden bij de beoordeling van aanvragen niet af te gaan op indicatoren als de Journal Impact Factor of de h-index. U mag deze niet vermelden in uw aanvraag. Wel mag u naast publicaties ook andere wetenschappelijk producten te vermelden, zoals datasets, patenten, software en code enzovoort.

Voor meer informatie over wat NWO doet om de principes van DORA te implementeren zie: DORA | NWO.

4.2 Procedure

De aanvraagprocedure bestaat uit de volgende stappen:

• indiening van de vooraanmelding;

• in behandeling nemen van de vooraanmelding;

• indiening van de aanvraag;

• in behandeling nemen van de aanvraag;

• Schriftelijk commentaar door de Clustercommissie;

• interview, beoordeling, rankschikking en advies van de Clustercommissie;

• vergadering en advies van de Adviescommissie;

• besluitvorming.

Voor deze Call for proposals worden externe, onafhankelijke beoordelingscommissies ingesteld, bestaande uit onder meer ondernemende wetenschappers (uit verschillende wetenschapsgebieden), ondernemers en private financiers. De taak van de beoordelingscommissie is om de ingediende aanvragen en de daarop betrekking hebbende stukken in onderlinge samenhang en op eigen merites te beoordelen op basis van de gegeven beoordelingscriteria in deze Call for proposals.

4.2.1 Indiening van de vooraanmelding

Voor deze Call for proposals is het indienen van een vooraanmelding verplicht. Met een vooraanmelding geeft u aan dat u een aanvraag wilt indienen voor deze Call for proposals. De vooraanmelding is mede bedoeld om NWO te informeren over het te verwachten aantal aanvragen in elk van de clusters. Voor indiening van de vooraanmelding is een standaardformulier beschikbaar op de financieringspagina van deze Call for proposals op de NWO website. De door u ingevulde vooraanmelding moet voor de deadline via ISAAC zijn ontvangen (zie paragraaf 1.3). De hoofdaanvrager ontvangt na indiening van de vooraanmelding een ontvangstbevestiging.

4.2.2 In behandeling nemen van de vooraanmelding

Zo snel mogelijk nadat u uw vooraanmelding heeft ingediend, hoort u of NWO uw vooraanmelding in behandeling neemt. NWO bepaalt dit aan de hand van een aantal administratief-technische criteria (zie de formele voorwaarden voor indiening, paragraaf 3.4). Alleen als uw vooraanmelding hieraan voldoet, kan NWO deze in behandeling nemen.

Houd er rekening mee dat NWO u binnen een week van de indieningsdeadline kan benaderen om eventuele administratieve correcties door te voeren om (alsnog) te voldoen aan de voorwaarden voor indiening. U krijgt één keer de gelegenheid om de correcties door te voeren, hiervoor krijgt u tot twee werkdagen de tijd. Zie voor het tijdpad paragraaf 4.2.10.

4.2.3 Indiening van een aanvraag

Voor indiening van de aanvraag is een standaardformulier beschikbaar op de financieringspagina van deze Call for proposals op de NWO website. In uw aanvraag moet u zich houden aan de vragen die in dit formulier staan en aan de werkwijze die in de toelichting staat. Ook moet u zich houden aan de voorwaarden voor het maximale aantal woorden en pagina’s.

Uw volledig ingevulde aanvraagformulier moet voor de deadline via ISAAC zijn ontvangen (zie paragraaf 1.3). Na dit tijdstip kunt u geen aanvraag meer indienen. De hoofdaanvrager ontvangt na indiening van de aanvraag een ontvangstbevestiging.

4.2.4 In behandeling nemen van de aanvraag

Zo snel mogelijk nadat u uw aanvraag heeft ingediend, hoort u of NWO uw aanvraag in behandeling neemt. NWO bepaalt dit aan de hand van een aantal administratief-technische criteria (zie de formele voorwaarden voor indiening, paragraaf 3.4). Alleen als uw aanvraag hieraan voldoet, kan NWO deze in behandeling nemen.

Houd er rekening mee dat NWO u binnen een week van de indieningsdeadline kan benaderen om eventuele administratieve correcties door te voeren om (alsnog) te voldoen aan de voorwaarden voor indiening. U krijgt één keer de gelegenheid om de correcties door te voeren, hiervoor krijgt u tot twee werkdagen de tijd. Zie voor het tijdpad paragraaf 4.2.10.

4.2.5 Schriftelijk commentaar van de Clustercommissie

Hierna wordt uw aanvraag ingedeeld voor een interviewdag in een van de drie thematische clusters (zie Hoofdstuk 4 pagina 15). Uw aanvraag wordt dan voor commentaar voorgelegd aan de Clustercommissie van die interviewdag. De Clustercommissie geeft schriftelijk een inhoudelijk en beargumenteerd commentaar op de aanvraag. Zij formuleren dit commentaar aan de hand van de inhoudelijke beoordelingscriteria (zie paragraaf 4.3.1). Dit schriftelijk commentaar zal omstreeks een week voor het interview aan de hoofdaanvrager worden toegezonden, welke gebruikt kan worden ter voorbereiding op uw interview.

4.2.6 Interview, beoordeling, rangschikking en advies van de Clustercommissie

Alle ontvankelijke aanvragen worden uitgenodigd voor een interview. Interviews zullen, onder voorbehoud van calamiteiten, fysiek plaatsvinden op het NWO kantoor te Utrecht. Tijdens het interview heeft de beoordelingscommissie de gelegenheid om vragen te stellen. De aanvrager kan hier tijdens het interview in de discussie met de commissie op reageren. Op deze wijze wordt hoor- en wederhoor toegepast. Het interview is een belangrijk onderdeel van de beoordeling.

De leden van de Clustercommissie scoren individueel de aanvragen op de inhoudelijke beoordelingscriteria (zie paragraaf 4.3) en geven hier een korte motivering bij. De gemiddelde cijfers leiden tot een rangorde aan het eind van de interviewdag. De Clustercommissie bepaalt vervolgens waar zij de Adviescommissie adviseert de grens te leggen tussen de toe te wijzen en af te wijzen aanvragen. Hierbij is de inhoudelijke motivatie, op basis van de vier criteria waarop de aanvragen worden beoordeeld, doorslaggevend voor de positie waarop de selectiegrens bepaald wordt. Indien de Clustercommissie niet tot een unaniem advies kan komen, wordt er gestemd, bij het staken van de stemmen geeft de voorzitter de doorslag.

Als na de bespreking van de aanvragen blijkt dat twee of meer aanvragen op basis van hun gewogen totaalscore niet van elkaar te onderscheiden zijn, dan is er sprake van een ex aequo-situatie (zie paragraaf 4.2.7).

4.2.7 Ex aequo binnen een interviewdag

Onder ex aequo verstaat NWO de situatie waarin twee of meer aanvragen op basis van hun gewogen score niet van elkaar te onderscheiden zijn. Een ex aequo situatie is relevant rondom de selectiegrens van een interviewdag. Of er sprake is van een ex aequo situatie wordt als volgt bepaald. Het uitgangspunt is de door de Clustercommissie opgestelde prioritering, met eindscores afgerond op 2 decimalen. De referentiescore is de score van de laagst geprioriteerde aanvraag binnen de selectiegrens. Alle aanvragen met een score die 0,05 of minder van de referentiescore afliggen, worden in overweging genomen. Zo worden de aanvragen geselecteerd die binnen 0,10 gelijk zijn.

Indien een ex aequo situatie zich voordoet op de selectiegrens, dan zal de aanvraag van een vrouwelijke aanvrager als hoogste eindigen. Als de ex aequo situatie daarmee niet wordt doorbroken, zal de aanvraag met de hoogste score op het criterium ‘Commercieel potentieel’ als hoogste eindigen. Als ook dan aanvragen gelijk eindigen, zal de aanvraag met de hoogste score op het criterium ‘Kwaliteit van het team’. Als ook dan de aanvragen gelijk eindigen, bepaalt de beoordelingscommissie met behulp van een (anonieme) meerderheidsstemming de prioritering. Als ook stemming geen uitsluitsel biedt, of niet gewenst is, wordt de ex aequo situatie doorgestuurd naar de Adviescommissie.

4.2.8 Vergadering van de Adviescommissie

De Adviescommissie bespreekt de opgestelde prioriteringen van de afzonderlijke interviewdagen van de Clustercommissies, alsmede het bijbehorende advies over de grens tussen de toe te wijzen en af te wijzen aanvragen. Op basis van deze prioriteringen en adviezen komt zij tot een definitief advies over de toe- en afwijzingen aan het TTW-bestuur, waarbij de Adviescommissie alleen kan afwijken van het advies van de Clustercommissies indien zij voor een groter totaal aan aangevraagd budget toewijzingsadviezen heeft ontvangen dan er financiële ruimte binnen het subsidieplafond beschikbaar is. In dat geval bespreekt de Adviescommissie alle aanvragen die een positief advies hebben ontvangen van de Clustercommissies, waarbij inhoudelijke overwegingen van de Clustercommissies op basis van de vier beoordelingscriteria worden besproken. De Adviescommissie adviseert voor welke interviewdag(en) de selectiegrens met één of meerdere posities omhoog verschoven wordt, zodanig dat het totaal aantal toe te wijzen aanvragen in overeenstemming met het beschikbare subsidieplafond is. Daarbij gaat de Adviescommissie uit van de inhoudelijke overwegingen van de Clustercommissie op ieder van de beoordelingscriteria. De cijfermatige scores tussen interviewdagen van de Clustercommissies worden door de Adviescommissie in deze vergelijking niet gebruikt.

Indien een ex aequo situatie ontstaat op de verschoven selectiegrens, welke de definitie van paragraaf 4.2.7 van deze Call for proposals volgt, zal de procedure worden gevolgd door de Adviescommissie volgens de beschrijving van paragraaf 4.2.7 van deze Call for Proposals. Als ook stemming geen uitsluitsel biedt, of niet gewenst is, wordt de ex aequo situatie doorgestuurd naar het besluitnemend orgaan.

4.2.9 Besluitvorming

Tot slot toetst het bestuur van NWO-domein TTW de gevolgde procedure en het advies van de Adviescommissie. Vervolgens stelt het de definitieve kwalificaties vast en besluit over toe- en afwijzing van de aanvragen.

4.2.10 Tijdpad

Hieronder treft u het tijdpad aan voor deze Call for proposals. Het kan zijn dat NWO het noodzakelijk acht om tijdens de lopende procedure nog aanpassingen in het tijdpad van deze Call for proposals aan te brengen. Uiteraard ontvangt u hierover op tijd bericht.

Dinsdag 4 februari 2025, voor 14:00:00 uur CET	Deadline vooraanmeldingen
Vrijdag 7 februari 2025	Verwachte reactiedatum over de ontvankelijkheid van uw vooraanmelding
Dinsdag 11 februari 2025, voor 14:00:00 uur CET	Deadline benodigde correcties op uw vooraanmelding (indien vereist)
Dinsdag 4 maart 2025, voor 14:00:00 CET	Deadline volledige aanvragen
Vrijdag 7 maart 2025	Verwachte reactiedatum over de ontvankelijkheid van uw volledige aanvraag
Dinsdag 11 maart 2025, voor 14:00:00 CET	Deadline benodigde correcties op uw volledige aanvraag (indien vereist)
6 t/m 30 mei 2025	Geplande periode van interviews
Vrijdag 27 juni 2025	Besluit bestuur

4.3 Criteria

4.3.1 Inhoudelijke beoordelingscriteria

De aanvragen die binnen deze Call for proposals worden ingediend worden inhoudelijk beoordeeld aan de hand van de volgende criteria:

• 1. Kennisbasis en innovativiteit (25%)

  • kennis die aan de basis ligt van het bedrijfsidee;

  • vernieuwende elementen.

• 2. Commercieel potentieel (25%)

  • toepassingsmogelijkheden en toegevoegde waarde;

  • markt- en commerciële perspectieven (wanneer niet-commerciële maatschappelijke toepassing wordt beoogd: maatschappelijk potentieel).

• 3. Kwaliteiten van het team (25%)

  • wetenschappelijke expertise aanvrager(s) en ondersteunend personeel;

  • ondernemers- en commerciële vaardigheden;

  • motivatie en ambitieniveau van het betrokken team.

• 4. Kwaliteit van het projectplan (25%)

  • praktische en economische aanpak;

  • activiteitenplan;

  • projectbegroting, opgesplitst naar projectactiviteit.

5 Subsidieverplichtingen

In dit hoofdstuk worden de verschillende subsidieverplichtingen toegelicht die – in aanvulling op de in paragraaf 3.5 genoemde subsidievoorwaarden – van toepassing zijn na toewijzing.

5.1 Start, looptijd en tranchebetalingen

De startdatum van een Take-off haalbaarheidsstudie dient binnen 6 maanden na de datum van het toewijzingsbesluit te zijn, tenzij NWO-domein TTW schriftelijk toestemming geeft voor een latere startdatum. De maximale looptijd van een haalbaarheidsstudie is 6 maanden, kosten gemaakt buiten de looptijd zijn niet subsidiabel. De maximale doorlooptijd, gedefinieerd als de uiterste startdatum van 6 maanden na toewijzing plus de maximale looptijd van 6 maanden, is daardoor gelimiteerd tot een jaar vanaf de datum van het bestuursbesluit (zie paragraaf 4.2.10). Een Take-off haalbaarheidsstudie kan dus geen einddatum kennen na deze periode.

De toegekende subsidie wordt in twee tranches uitbetaald aan de kennisinstelling waaraan de hoofdaanvrager verbonden is. De eerste tranche bedraagt 80%, en wordt bij de start overgemaakt nadat is voldaan aan alle gestelde toewijzingsvoorwaarden, waaronder het tijdig indienen van een volledig ingevuld en voor akkoord ondertekend Startformulier (dit wordt bijgevoegd bij het toewijzingsbesluit). De tweede tranche, met een maximum van 20% van de totaal toegekende subsidie, wordt overgemaakt nadat NWO-domein TTW uw inhoudelijke rapportage en kostenverantwoording heeft goedgekeurd (zie paragraaf 5.3 voor meer informatie).

5.2 Overeenkomst met kennisinstelling

Bij Take-off fase 1 WO is het mogelijk met of zonder een reeds opgerichte (definitieve inschrijving bij de KvK ten tijde van de vooraanmelding) start-up aan te vragen. Indien er een start-up betrokken is bij de aanvraag, is ten tijde van de vooraanmelding een (concept of getekende) kennisoverdrachtsovereenkomst vereist. Het doel van deze subsidieverplichting is om voorafgaand aan de haalbaarheidsstudie de overdracht van de bestaande wetenschappelijke kennis naar de start-up te borgen. Voor de start-up is het beschikken over het IP, of de relevante exploitatierechten daartoe, essentieel voor het verkrijgen van toekomstige financiering en het product of dienst naar de markt brengen.

Wanneer de kennisoverdrachtsovereenkomst ten tijde van de aanvraag nog een concept betreft, dient NWO-domein TTW binnen 8 weken na dagtekening van het toewijzingsbesluit de getekende versie van de overeenkomst te hebben ontvangen via take-off@NWO.nl. Indien dit niet gebeurt wordt niet aan de voorwaarden voor toewijzing voldaan en vervalt de aanspraak op de subsidie.

De kennisoverdrachtsovereenkomst is een juridische overeenkomst waarin wordt beschreven welke bestaande kennis wordt overgedragen of beschikbaar wordt gesteld aan de start-up en welke rechten de start-up heeft gekregen. Doel van het document is om de start-up freedom-to-operate te geven ten aanzien van de benodigde kennis of IE. Met name de economische exploitatierechten zijn daarbij van belang. Deze overeenkomst moet getekend worden door tekenbevoegde vertegenwoordigers van beide organisaties.

Het juridische document tussen de kennisinstelling en de start-up dient ten minste te beschrijven:

• welke kennis of IE er wordt overgedragen, en waar deze kennis of IE is ontwikkeld;

• op welke wijze de overdracht plaatsvindt (licentie, verkoop, anders);

• tegen welke voorwaarden de overdracht plaatsvindt (bijvoorbeeld prijs, deelname van de kennisinstelling in de onderneming, royalties, exclusiviteit, sublicentiëring en overdraagbaarheid, duur van de overeenkomst, ontbindende voorwaarde, anti-shelving beding, etc.);

• de namen, titels, functies en contactgegevens van tekenbevoegden² voor mogelijke verificatie.

Tevens mag de kennisoverdracht niet voorwaardelijk zijn. Bijvoorbeeld afhankelijkheid van: het succes van de haalbaarheidsstudie, het verkrijgen van overige financiering, of andere juridische verplichtingen van de kennisinstelling, is niet toegestaan. Met andere woorden: als er een start-up betrokken is bij de aanvraag, dient deze zonder voorbehoud de beschikking te krijgen over de relevante kennis.

Indien de over te dragen kennis reeds volledig in het publieke domein is, volstaat een getekende brief van de betrokken kennisinstelling met daarin een beschrijving van de kennis, een verklaring dat de kennis ontwikkeld is aan de kennisinstelling, en een verklaring dat er voor de start-up geen beperkingen zijn voor het (commerciële) gebruik van de kennis.

Bij de check op het in behandeling nemen van de aanvraag controleert NWO of de bijgevoegde (concept) kennisoverdrachtsovereenkomst voldoet aan de hierboven gestelde eisen. Indien dat, na de mogelijkheid tot herstel, niet het geval is, zal de aanvraag niet in behandeling genomen worden.

Uitgangspunt hierbij is dat de uiteindelijke overeenkomst voldoende garanties biedt aan de start-up dat deze gebruik kan maken van de kennis voor het vermarkten van haar product of dienst. NWO adviseert aanvragers om in een vroeg stadium contact op te nemen met de relevante KTO/TTO/soortgelijke afdeling van de kennisinstelling, en bij vragen ruim voor de deadline contact op te nemen met het Take-off team.

5.3 Rapportage

Aan het eind van de studie dienen twee documenten te worden opgeleverd:

• 1. Een inhoudelijke rapportage die de punten uit paragraaf 2.2 beschrijft. Voor meer toelichting zie de Take-off programmapagina, Take-off | NWO, onder ‘Documenten, ‘Take-off-richtlijnen eindrapportage fase 1 haalbaarheidsstudie’.

• 2. Een kostenverantwoording die:

  • Gebruik maakt van het standaard format kostenverantwoording, te vinden op Take-off programmapagina, Take-off | NWO, onder ‘Documenten, ‘Formulier Kostenverantwoording haalbaarheidsstudie’;

  • het aangevraagde budget weergeeft;

  • het gerealiseerde budget weergeeft. Afwijkingen van de aanvraagbegroting zoals opgenomen in de toegewezen subsidieaanvraag zijn toegestaan tot maximaal € 1.000,– of maximaal 10% per kostensoort. Voor grotere afwijkingen moet vooraf schriftelijke toestemming van NWO-domein TTW worden verkregen. U kunt hiervoor een wijzigingsformulier uploaden in uw ISAAC account (voor meer informatie zie www.nwo.nl/wijzigingen). Het aangevraagde budget in de studie is een beoogd budget, dat pas achteraf wordt omgezet in een subsidie middels een subsidievaststelling.

5.4 Maatschappelijk verantwoord licentiëren

Uit het project kan kennis voortkomen die geschikt is voor toepassing in de maatschappij. Bij het aangaan van afspraken over licentie- en/of overdracht van onder deze Call for proposals ontwikkelde onderzoeksresultaten dient rekening te worden gehouden met de tien principes voor maatschappelijk verantwoord licentiëren, zoals opgenomen in het NFU rapport “Maatschappelijk Verantwoord Licentiëren”.

6 Contact en overige informatie

6.1 Contact

6.1.1 Inhoudelijke vragen

Voor vragen omtrent uw aanvraag maakt het Take-off team gebruik van:

E-mail: aanvragentake-off@nwo.nl

Voor algemene vragen en voor correspondentie tijdens de loop van het project:

E-mail: take-off@nwo.nl

Algemeen coördinator Take-off

Daan Brocken

Tel: 030 259 4059

E-mail: d.brocken@nwo.nl

Secretarissen Take-off cluster Bèta/Techniek

Eva Snijder

Tel: 030 600 1389

E-mail: e.snijder@nwo.nl

Lanette Kempers

Tel: 070 349 4611

E-mail: l.kempers@nwo.nl

Secretaris Take-off cluster Life Sciences

Nathalie Swier

Tel: 070 349 5082

E-mail: swier@zonmw.nl

Secretaris Take-off cluster Alfa/Gamma

Simone Teerink

Tel: 070 349 4361

E-mail: s.teerink@nwo.nl

6.1.2 Technische vragen over het elektronisch aanvraagsysteem ISAAC

Bij technische vragen over het gebruik van ISAAC kunt u contact opnemen met de ISAAC-helpdesk. Raadpleeg eerst de handleiding voordat u de helpdesk om advies vraagt. De ISAAC-helpdesk is bereikbaar van maandag t/m vrijdag van 10.00 tot 17.00 uur op telefoonnummer +31 (0) 70 34 40 600. U kunt uw vraag ook per e-mail stellen via isaac.helpdesk@nwo.nl. U ontvangt dan binnen twee werkdagen een reactie.

6.2 Overige informatie

Meer informatie over het programma Take-off kunt u vinden op de programmapagina, Take-off | NWO.

NWO verwerkt persoonsgegevens die zij in het kader van deze ronde ontvangt conform de NWO privacyverklaring, Privacyverklaring | NWO.

NWO kan aanvragers mogelijk benaderen voor een evaluatie van de procedure en/of het onderzoeksprogramma.

---

1 Onderzoekers zonder een vaste aanstelling aan de kennisinstelling kunnen alleen optreden als hoofdaanvrager indien zij bij de vooraanmelding een aanstellingsgarantie bijvoegen. In deze schriftelijke verklaring van de kennisinstelling, welke ondertekend dient te worden door een daartoe tekenbevoegd persoon, moet verklaard worden dat de aanvragende onderzoeker een aanstelling heeft of zal hebben voor ten minste de maximaal mogelijke doorlooptijd van de haalbaarheidsstudie (tot 12 maanden na het bestuursbesluit weergegeven in sectie 4.2.10).

2 De tekenbevoegde van de kennisinstelling is vaak niet de bij de aanvraag betrokken medewerker van de kennisinstelling.