Convenant inbouw ERTMS op grond van de HRN-concessie 2025–2033

Partijen:

De Staatssecretaris van Infrastructuur en Waterstaat handelend in de hoedanigheid van bestuursorgaan en als Concessieverlener, hierna te noemen: ‘Staatssecretaris’;

en

NS Reizigers B.V., gevestigd te Utrecht, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer E.F.W. van Asch, hierna te noemen: 'NS';

Hierna ook gezamenlijk aan te duiden als: 'Partijen'.

Overwegen het volgende,

  • a. dat in artikel 35, tweede lid, van de Concessie voor het hoofdrailnet 2025–2033 (hierna: HRN-concessie) is overeengekomen dat het ‘Convenant inbouw ERTMS op grond van HRN-concessie’ wordt verlengd vóór de inwerkingtreding van de HRN-concessie;

  • b. dat in de Programmabeslissing de voor het Programma ERTMS vastgestelde doelen (veiligheid, interoperabiliteit, capaciteit, snelheid en betrouwbaarheid) zijn uitgewerkt, evenals de uitgangspunten ten aanzien van organisatie, scope, planning, kosten, risico's, systeemintegratie, kwaliteit en communicatie;

  • c. dat op basis van de Programmabeslissing volgens de MIRT-systematiek de Staatssecretaris opdracht kan verlenen voor de Realisatiefase;

  • d. dat in de Realisatiefase wijzigingen aangebracht dienen te worden in het bestaande materieel van NS dat omgebouwd dient te worden om het geschikt te maken voor het rijden onder ERTMS, de Bedrijfsvoering van NS aangepast moet worden en personeel opgeleid dient te worden;

  • e. dat de governance van het Programma ERTMS is vastgelegd in het Programmaplan d.d. 10 april 2019 en de samenwerkingsovereenkomst d.d. 9 september 2019 (kenmerk: 256K3XEVKJSY-1912548411-1) tussen N.V. Nederlandse Spoorwegen en de Programmadirectie ERTMS, en eventuele toekomstige wijzigingen die in overleg tussen partijen worden aangebracht;

  • f. dat de governance onder andere voorziet in de situaties waarin de Programmadirectie ERTMS en/of de Stuurgroep ERTMS bindende besluiten aan NS kan opleggen;

  • g. dat de Staatssecretaris en NS in de Stuurgroep zijn vertegenwoordigd, ook in hun rol van respectievelijk Concessieverlener en concessiehouder van de HRN-Concessie;

  • h. dat de Staatssecretaris en NS de governance van het Programma ERTMS erkennen en onderschrijven;

  • i. dat NS houder is van de HRN-Concessie en NS door de Concessieverlener op basis van deze concessie gecompenseerd zal worden voor het Netto Financieel Effect (NFE) als gevolg van de invoering van ERTMS, zoals de kosten voor ombouw van bestaand materieel, aanpassing van de Bedrijfsvoering en opleiding van personeel voor het rijden onder ERTMS.

Spreken het volgende af:

Artikel 1. Definities

In dit convenant en de daarbij behorende bijlagen wordt verstaan onder:

a. Bedrijfsvoering:

alle andere onderdelen van de bedrijfsvoering van NS dan het materieel zelf die in het kader van de invoering van ERTMS aangepast moeten worden, waaronder maar niet uitsluitend de systemen, processen, middelen en personeel (met betrekking tot projectmanagementondersteuning/-uitvoering, opleiding en training) die nodig zijn om een treindienst, naast ATB, ook op baanvakken onder ERTMS level 2 only uit te voeren;

b. HRN-concessie:

Concessie voor het hoofdrailnet 2025–2033 van 21 december 2023 ingevolge de artikelen 20, eerste lid, 35a, 43c, tweede lid, en 64, eerste lid, van de Wet personenvervoer 2000;

c. Materieel:

spoorvoertuig(en) als bedoeld in artikel 1, eerste lid, van de Spoorwegwet;

d. NFE:

Netto Financieel Effect als bedoeld in artikel 1 van de HRN-Concessie,

e. NS:

NS Reizigers B.V. en andere vennootschappen die deel uitmaken van het NS-concern en betrokken zijn of geraakt worden door de invoering van ERTMS;

f. Programma ERTMS:

in de programmabeslissing vastgesteld programma ten behoeve van de uitrol van ERTMS in Nederland;

g. Programmabeslissing:

programmabeslissing ERTMS in de zin van de spelregels van het MIRT;

h. Programmabesluit:

door de Programmadirecteur en/of directeur-generaal Mobiliteit genomen besluit conform de daarvoor van tijd tot tijd geldende governance-afspraken binnen het Programma ERTMS;

i. Programmadirectie ERTMS:

binnen ProRail ingerichte organisatie die onder verantwoordelijkheid van ProRail de coördinatie-opdracht van de Staatssecretaris uitvoert, zoals omschreven in de opdrachtbrief met kenmerk IENM/BSK-2019/7345 en eventuele toekomstige wijzigingen;

j. Stuurgroep ERTMS:

Stuurgroep ERTMS die in het kader van het Programma ERTMS is samengesteld zoals weergegeven in het Programmaplan.

Artikel 2. Doel van het convenant

  • 1. In dit convenant zijn de in de HRN-concessie vastgelegde afspraken aangaande de landelijke implementatie van ERTMS nader uitgewerkt door de taken, verplichtingen en verantwoordelijkheden van Partijen jegens elkaar vast te leggen en is de samenwerking tussen Partijen vormgegeven.

  • 2. In het bijzonder bevat dit convenant een nadere uitwerking van het NFE ten gevolge van de invoering van ERTMS en de daarmee samenhangende afspraken alsmede het adresseren van de effecten die de invoering van ERTMS kan hebben op de HRN­ concessieverplichtingen.

Artikel 3. Verplichtingen ingevolge de Programmabeslissing

  • 1. NS past haar Bedrijfsvoering en het Materieel aan overeenkomstig de Programmabeslissing, inclusief onderliggende documenten, waarbij bij afwijkingen zo nodig de governance van het Programma ERTMS wordt gevolgd.

  • 2. De Staatssecretaris en NS werken volgens de governance van het Programma ERTMS.

Artikel 4. Reikwijdte NFE

  • 1. De Staatssecretaris vergoedt op grond van artikel 76 van de HRN-concessie de som van de positieve en negatieve effecten van de invoering van ERTMS op de kosten en baten van NS. In dit convenant vallen alleen de incidentele kosten en baten als gevolg van de implementatie van ERTMS onder het NFE; structurele exploitatiekosten en -baten worden verondersteld te zijn meegenomen in de berekening van de businesscase van de HRN-concessie 2025–2033 en worden daarom niet betrokken bij de berekening van het NFE. Dit NFE omvat alle financiële gevolgen van aanpassingen aan het Materieel en de Bedrijfsvoering zoals die blijken uit de onderbouwde opgave die op grond van de bepalingen van dit convenant tot stand komt. Onder het NFE vallen nadrukkelijk ook de financiële gevolgen voor NS, voorafgaande aan de Programmabeslissing en de uitvoering van het Programma ERTMS, mits die, indien deze gevolgen zich na de Programmabeslissing zouden hebben voorgedaan, voor vergoeding in aanmerking komen.

  • 2. Indien en voor zover NS kosten, als bedoeld in het eerste lid, op andere wijze direct dan wel indirect door de Concessieverlener vergoed krijgt (bijvoorbeeld voor inzet van NS-personeel) ten behoeve van het Programma ERTMS, worden die kosten niet meegenomen bij het bepalen van het NFE.

  • 3. In Bijlage 1 is een niet uitputtende lijst van kosten- en opbrengstcategorieën opgenomen die vallen onder het NFE, alsmede de (uitgangspunten van de) berekeningswijze ter bepaling van de hoogte van het NFE.

  • 4. Indien nodig zullen Partijen deze lijst op basis van een uitkomst van de in artikel 5 en/of 6 beschreven procedure actualiseren.

Artikel 5. Opgave verwachte NFE

  • 1. NS spant zich in, gedurende de looptijd van dit convenant en onverminderd haar recht op vergoeding van het NFE, het NFE zo veel mogelijk aan te laten sluiten bij de ramingen van het Programma ERTMS, voor zover betrekking hebbend op NS, en afwijkingen hiervan expliciet te maken. Daarbij baseert NS zich zoveel mogelijk op de governance rond budgettering en afwijkingen zoals in de vigerende documenten van het Programmaplan en de Samenwerkingsovereenkomst is vastgelegd.

  • 2. NS bespreekt belangrijke wijzigingen in de implementatie van ERTMS bij NS met de Programmadirectie ERTMS, in ieder geval wijzigingen met impact op tijd, scope of financiën. Indien nodig, zal de Programmadirectie ERTMS de beoogde wijziging toetsen en hier advies over uitbrengen richting de Concessieverlener. Vervolgens besluit de Concessieverlener over deze belangrijke wijzigingen. Na een positief besluit vanuit de Concessieverlener komt de financiële wijziging in aanmerking voor vergoeding van het NFE.

  • 3. Zonder formeel akkoord vanuit de Concessieverlener vindt er voor de wijziging, bedoeld in het tweede lid, geen vergoeding via het NFE plaats.

Artikel 6. Procedure bij gewijzigde inzichten NFE

  • 1. Indien NS of de Programmadirectie een van de volgende ontwikkelingen signaleert naar verwachting een significant positief of negatief effect hebben op het NFE, dan meldt NS dit aan de Programmadirectie ERTMS of meldt de Programmadirectie ERTMS dit aan NS:

    • a. een voorgenomen keuze van NS;

    • b. een Programmabesluit of een voorgenomen Programmabesluit;

    • c. externe ontwikkelingen;

    • d. bij niet in Bijlage 1 voorziene kostensoorten.

  • 2. Na een melding van een negatief effect als bedoeld in het eerste lid, onderzoekt NS welke maatregelen, zo nodig in afwijking van de HRN-concessie, kunnen worden genomen die het NFE zoveel mogelijk beperken. NS stelt aan de Concessieverlener een of meer maatregelen voor, onder vermelding van de gevolgen daarvan voor de reizigers, het NFE en voor het Programma ERTMS en voor NS (zowel financieel als operationeel).

  • 3. Een in vervolg op het tweede lid door de Concessieverlener – na advies van de Programmadirectie ERTMS – goedgekeurde maatregel zal, indien deze maatregel valt binnen het mandaat van het programma ERTMS, worden voorgelegd aan het Programma ERTMS. Partijen accepteren het vervolgens door het Programma ERTMS genomen besluit. NS voert deze uit en zo nodig en mogelijk kan de Concessieverlener daarvoor een ontheffing verlenen van een of meer voorschriften uit de HRN-concessie. Indien relevant voegt NS dit toe aan het overzicht bedoeld in artikel 4, derde lid.

  • 4. Indien de situatie als bedoeld in het eerste lid niet binnen het mandaat van het Programma ERTMS valt, zal NS maatregelen voorstellen als bedoeld in het tweede lid en zijn vervolgens de laatste twee zinnen van artikel 76, vierde lid van de HRN-concessie van toepassing.

  • 5. De Concessieverlener kan op grond van het vijfde en zesde lid van artikel 76 van de HRN-Concessie een externe toets laten verrichten op de verificatie van het NFE en de gevolgen van de maatregelen, alsmede voorstellen doen voor mogelijke andere maatregelen die het NFE kunnen verkleinen. NS voert de maatregelen uit, behoudens (i) voor zover haar redelijke belangen zich daartegen verzetten of (ii) indien het een maatregel betreft die binnen het mandaat van het Programma ERTMS valt. In dit laatste geval wordt de procedure van het derde lid gevolgd.

  • 6. NS is niet verantwoordelijk of aansprakelijk voor de gevolgen van de in dit artikel opgenomen procedure, zoals, maar niet beperkt tot, een langere doorlooptijd of hogere kosten voor het Programma ERTMS. Voorts vrijwaart de Concessieverlener NS ter zake van vorderingen van derden die samenhangen met de gevolgen van de in dit artikel opgenomen procedure.

  • 7. Ook in het geval een Programmabesluit genomen wordt door de Programmadirecteur met betrekking tot systeemintegratie waarvan volgens de governance van het Programma geen opschortende werking uitgaat en dat NS dus moet uitvoeren, ontslaat NS niet van de plichten zoals opgenomen in het eerste tot en met vierde lid van dit artikel. De financiële effecten die voor NS ontstaan als gevolg van het feit dat het bedoelde Programmabesluit geen opschortende werking heeft en NS daar uitvoering aan heeft gegeven, vallen onder het NFE.

Artikel 7. Invulling concessievereisten NFE

  • 1. Op grond van artikel 76, vierde lid, van HRN-concessie is NS gehouden om te zoeken naar maatregelen die het NFE verkleinen.

  • 2. Partijen komen overeen dat NS hier in ieder geval voldoende invulling aan heeft gegeven indien:

    • a. De Staatssecretaris ingestemd heeft met de door NS gemaakte keuzes (expliciet of op grond van artikel 4, vierde lid);

    • b. de procedure uit artikel 6 is gevolgd;

    • c. er bij NS ten tijde van een besluit (door de stuurgroep ERTMS, het Programma ERTMS of NS) geen reële alternatieve maatregelen bekend waren en redelijkerwijs ook niet bekend konden zijn, of

    • d. NS anderszins aantoont dat er geen reële maatregelen zijn die het NFE verkleinen.

Artikel 8. Gevolgen ERTMS-invoering op kpi’s en concessieverplichtingen

  • 1. Partijen constateren dat de invoering van ERTMS (tijdelijke) gevolgen kan hebben voor de door NS geleverde prestaties.

  • 2. Bij het vaststellen van het ambitieniveau (zowel bodemwaarden als streefwaarden) voor de prestatie-indicatoren voor de periode 2030–2033 wordt tijdens de midterm review voor zover mogelijk rekening gehouden met de verwachte gespecificeerde invloed van de invoering van ERTMS in deze periode.

  • 3. Indien de invoering van ERTMS in enig jaar een negatieve invloed heeft op een kpi die niet verdisconteerd is in het ambitieniveau zoals genoemd in het tweede lid, bijvoorbeeld als gevolg van door de stuurgroep van het Programma ERTMS genomen besluiten, en het ambitieniveau voor de desbetreffende kpi dat jaar niet wordt gehaald, dan wordt de procedure gevolgd conform artikel 57 van de HRN-concessie.

  • 4. De invoering van ERTMS en de besluiten die daarmee samenhangen worden gezien als besluiten van bredere maatschappelijke betekenis en kunnen om die reden een rechtvaardigingsgrond zijn in de zin van artikel 57 van de HRN-concessie (en zoals nader geduid in de toelichting op dit artikel).

  • 5. Partijen constateren dat het Programma ERTMS (tijdelijke) gevolgen kan hebben voor het voldoen aan concessieverplichtingen.

  • 6. Indien NS van mening is dat een maatregel en/of een Programmabesluit het nakomen van een concessieverplichting in de weg staat, dan meldt NS dit terstond aan de Concessieverlener.

  • 7. Als vast komt te staan, eventueel na analyse door een derde partij, dat dit aannemelijk is, dan treden Partijen in overleg om alternatieve maatregelen in beeld te brengen die het mogelijk maken om aan de concessieverplichtingen te voldoen. Mocht dit niet geheel kunnen worden gemitigeerd, dan zal de Concessieverlener bij een programmabesluit toezeggen te zullen overgaan tot het verlenen van een ontheffing op dit punt of, indien ontheffing niet mogelijk is op grond van de HRN-concessie, op welke wijze tot overeenstemming kan worden gekomen over de invulling van de betreffende concessieverplichting.

Artikel 9. Betaling

  • 1. Jaarlijks zal er een afrekening plaatsvinden van het NFE van het afgelopen jaar. Halverwege en aan het einde van het jaar zal een voorschot aan NS worden verstrekt.

  • 2. Ten behoeve van het voorschot levert NS voor 1 augustus een overzicht aan van de kosten van 1 januari tot en met 30 juni van dat jaar en voor 1 februari van de kosten van 1 juli tot en met 31 december van het afgelopen jaar.

  • 3. Bij de jaarlijkse verrekening wordt het deel dat reeds met het voorschot is verstrekt ingehouden op de jaarlijkse afrekening.

  • 4. IenW betaalt voor 1 september respectievelijk 1 maart van het volgende jaar het voorschot aan NS.

  • 5. Ten behoeve van de jaarlijkse verrekening levert NS voor 1 februari een overzicht aan van het NFE van 1 januari tot en met 31 december van het afgelopen jaar. De accountant voert voor 1 mei een controle uit op de NFE-verantwoording. Na 1 mei geeft de programmadirectie ERTMS een advies over deze afrekening, waarna de Staatssecretaris de uitgaven van die periode kan vaststellen.

  • 6. Een eventueel verschil ten opzichte van het overzicht van een jaar eerder wordt verrekend met de eerstvolgende verrekening van het NFE. Partijen kunnen overeenkomen om (delen van) het NFE op een andere wijze te verrekenen.

  • 7. De afrekening van het NFE tot en met december 2024 (het vorige convenant) wordt zoveel mogelijk afgerekend binnen het kalenderjaar 2024. Hiermee worden de NFE-kosten tot en met 31 december 2024 zoveel mogelijk onder de huidige HRN-concessie afgerekend. Indien na afloop van deze looptijd er nog een verrekening van het NFE plaats moet vinden, wordt deze betrokken bij de eerstvolgende verrekening van het NFE vanaf 2025.

Artikel 10. Verantwoording

  • 1. NS voorziet de jaarlijkse opgave, genoemd in artikel 9, van een accountantsverklaring. Hiervoor is een controleprotocol opgesteld. Het controleprotocol is opgenomen in bijlage 2.

  • 2. Indien de controle van de accountant leidt tot aanpassingen in de opgave, dan wordt het verschil betrokken bij de eerstvolgende verrekening.

  • 3. NS stelt de opgaven ook ter beschikking aan de Programmadirectie ten behoeve van de integrale rapportage en aansluiting op eerdere NS-rapportages. Programmadirectie ERTMS geeft een advies aan de Staatssecretaris over het vaststellen van het NFE.

Artikel 11. Rapportage en informatieverstrekking

  • 1. Naast de financiële opgave zoals genoemd in artikel 4, zal NS ook de benodigde overige informatie ter beschikking stellen aan de Programmadirectie ERTMS, zodat zij aan haar rapportageverplichtingen kan voldoen.

  • 2. Naast de financiële verantwoording vindt er geen aanvullende rapportage door NS aan de Staatssecretaris plaats, anders dan voorzien in de HRN-concessie.

  • 3. Indien NS de Concessieverlener informeert op grond van de verplichtingen uit dit convenant verstrekt NS, indien deze informatie van belang is voor het programma ERTMS, deze informatie tegelijkertijd dan wel zo spoedig mogelijk aan de Programmadirectie ERTMS.

Artikel 12. Risico's

  • 1. Elk der Partijen spant zich tot het uiterste in om te voorkomen dat het handelen of nalaten van die Partij het Programma ERTMS negatief beïnvloedt in termen van kwaliteit, tijd en geld. Partijen zullen daarbij proactief handelen.

  • 2. Indien zich risico's voordoen, waaronder maar niet beperkt tot de in de Programmabeslissing ERTMS al geïdentificeerde risico's, dan vallen de financiële gevolgen onder het NFE overeenkomstig het bepaalde in artikel 4, eerste lid. Overeenkomstig artikel 76, eerste lid, van de HRN-concessie zal NS datgene doen wat redelijkerwijs van haar mag worden verwacht om de negatieve effecten van deze risico's op de kosten en baten van NS te beperken.

Artikel 13. Overgang van productiemiddelen

  • 1. Indien gedurende de looptijd van het convenant of per ultimo van het convenant het eigendom van materieel of de huur van materieel via de leaseovereenkomst op grond van het Convenant inzake Productiemiddelen wordt overgedragen aan een andere partij, dan wordt van de principes, bedoeld in het tweede of derde lid, uitgegaan:

  • 2. Bij eigendom van het materieel door NS Reizigers gaat, conform het Convenant inzake Productiemiddelen, het eigendom van het materieel over tegen de boekwaarde (waarbij rekening is gehouden met de ontvangen subsidie voor de inbouw van ERTMS), als bepaald in het Convenant inzake Productiemiddelen, of het materieel wordt door NS Reizigers verhuurd aan de andere partij conform de regels als vermeld in het Convenant inzake Productiemiddelen, waarbij de boekwaarde (zoals hierboven beschreven) van het materieel een van de inputparameters is voor de vaststelling van de huur.

  • 3. Leaseovereenkomsten gaan conform het Convenant inzake Productiemiddelen een-op-een over tegen de bestaande voorwaarden, waarbij aannemend dat NS Reizigers de netto investeringen (investeringen minus ontvangen bijdragen) aangaande ERTMS zal financieren, de leaserentals niet aangepast worden voor de inbouw van ERTMS. In het geval NS Reizigers een verzoek doet aan lessor voor de financiering van de netto investering (investering minus ontvangen bijdragen) voor de inbouw van ERTMS, en lessor zou dit verzoek honoreren, zullen deze incrementele kosten verwerkt worden in de leaserentals. Bij overdracht van de lease gaat de lease een-op-een over tegen de dan in de lease vastgestelde voorwaarden.

Artikel 14. Beëindiging convenant

  • 1. Voor tussentijdse beëindiging van dit convenant is de schriftelijke instemming van beide Partijen vereist.

  • 2. Rechtsgevolgen die voortvloeien uit dit convenant en die naar hun aard geacht worden door te werken of zich eventueel na beëindiging van dit convenant voordoen, worden afgehandeld overeenkomstig de geest van dit convenant.

  • 3. In het bijzonder betreft het in het voorgaande lid de afrekening van het NFE overeenkomstig artikel 9 en de overige relevante artikelen van dit convenant voor zover die afrekening na 1 januari 2034 plaatsvindt, en deze te verwachten eindafrekening vóór die datum overeenkomstig de relevante kaders van dit convenant aan de wederpartij inzichtelijk is gemaakt. In deze te verwachten eindafrekening wordt ook het verwachte NFE inzichtelijk gemaakt van financiële gevolgen die na 1 januari 2034 vallen, maar die het gevolg zijn van besluitvorming overeenkomstig de bepalingen van dit Convenant voor die datum. Daadwerkelijke afrekening tussen Partijen vindt plaats op basis van het daadwerkelijk gerealiseerde NFE op basis van de kosten- en opbrengstcategorieën (en bijbehorende berekeningswijze) die, overeenkomstig Bijlage 1, zijn opgenomen in de te verwachten eindafrekening.

  • 4. Het voorgaande lid is niet van toepassing op financiële gevolgen die onderdeel vormen van nieuwe (financiële) afspraken tussen de Concessieverlener en NS over een nieuwe HRN-concessie vanaf 1 januari 2034.

Artikel 15. Wijziging van dit Convenant

Dit convenant kan alleen schriftelijk door Partijen gezamenlijk worden gewijzigd. De wijziging dient te zijn gedateerd en door Partijen te zijn ondertekend, waarna deze integraal deel uitmaakt van de Overeenkomst.

Artikel 16. Onvoorziene omstandigheden

  • 1. Indien zich gedurende de looptijd van dit convenant omstandigheden voordoen, op grond waarvan Partijen van mening zijn, respectievelijk één der Partijen van mening is, dat de situatie niet meer in overeenstemming is met de situatie ten tijde van het sluiten van dit convenant, dan zullen Partijen met elkaar in overleg treden om een voor Partijen aanvaardbare oplossing te vinden.

  • 2. Tevens treden Partijen met elkaar in overleg indien zich onvoorziene omstandigheden voordoen die van dien aard zijn dat naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid ongewijzigde instandhouding van dit convenant niet mag worden verwacht.

Artikel 17. Onverbindendheid

Indien een of meer bepalingen van dit convenant onverbindend blijken te zijn, zullen Partijen in overleg treden teneinde dit convenant zodanig te wijzigen, dat deze geen onverbindende bepalingen meer bevat en dat het doel dat met dit convenant wordt beoogd zoveel mogelijk wordt bereikt.

Artikel 18. Inwerkingtreding en looptijd

Dit convenant treedt in werking op 1 januari 2025 en eindigt op 31 december 2033 of, indien eerder in de tijd gelegen, op het moment dat het programma ERTMS is beëindigd, behoudens voor zover dit ziet op de financiële afwikkeling als bedoeld in artikel 9. De financiële afwikkeling van het jaar 2024 zal nog plaatsvinden conform de afspraken hierover in het voorgaande Convenant inbouw ERTMS op grond van hoofdrailnetconcessie.

Artikel 19. Bijlagen

De volgende bijlagen maken onlosmakelijk en integraal onderdeel uit van dit Convenant: Bijlage 1. Berekening en reikwijdte NFE en bijlage 2 – Controleprotocol Convenant inbouw ERTMS op grond van HRN-concessie.

Artikel 20. Publicatie in Staatscourant

  • 1. Binnen 8 weken na inwerkingtreding van dit convenant wordt de tekst daarvan door de Staatssecretaris gepubliceerd in de Staatscourant.

  • 2. Bij wijzigingen in het convenant, anders dan in de bijlagen, vindt het eerste lid overeenkomstige toepassing.

Artikel 21. Toepasselijk recht en bevoegde rechter

  • 1. Op dit convenant is Nederlands recht van toepassing.

  • 2. Alle geschillen in verband met dit convenant of met afspraken die daarmee samenhangen, worden beslecht door de bevoegde rechter te Den Haag.

Aldus in tweevoud opgemaakt en ondertekend, Den Haag, 10 december 2024

De Staatssecretaris van Infrastructuur en Waterstaat – Openbaar Vervoer en Milieu, namens deze, de directeur Openbaar Vervoer en Spoor, W.H.B. Aarnink

Utrecht, 5 december 2024

NV Nederlandse Spoorwegen,

BIJLAGE 1 BEREKENING EN REIKWIJDTE NFE

In deze bijlage zijn kosten- en batensoorten opgenomen die deel (kunnen) uitmaken van het NFE. Deze lijst is niet uitputtend. Tevens is de berekeningswijze opgenomen (of de uitgangspunten hiervan), die wordt gehanteerd om de bedragen vast te stellen die vallen onder het NFE.

De berekeningswijze is erop gericht een zo reëel mogelijke bepaling van het NFE te verkrijgen. Het gaat om incidentele kosten en baten als gevolg van de invoering van ERTMS in Nederland (NFE is geen kostenallocatie).

Onderstaande berekeningswijze is gehanteerd voor het bepalen van de Prognose Einstand 2030 van het ERTMS-Programma zoals die per 2022 en daarna is vastgesteld en vormt daarmee de basis conform artikel 4, lid 4 van dit convenant.

In deze bijlage zijn verschillende tarieven genoemd. NS doet een voorstel voor deze tarieven, de Programmadirectie beoordeelt deze en het Ministerie stelt deze tarieven vast. Deze werkwijze geldt ook voor verdeelsleutels. NS past verdeelsleutels toe om bij gecombineerde projecten een onderscheid te maken tussen de kosten van ERTMS-activiteiten en de kosten voor de andere werkzaamheden.

De in de vorige alinea beschreven tarieven betreffen onder andere het uurtarief van personeel in dienst van NS, tarief meerkosten voor de huisvesting en IT-werkplek van inhuur, dagtarief opleiden personeel, toevoeging aan het uurtarief van monteurs werkplaats en de opslag op materialen en uitbestedingen van de werkplaats.

Kostensoorten

Out-of-pocketkosten

Deze kosten zijn eenduidig te bepalen op basis van facturen van leveranciers. Out-of-pocketkosten variëren van de aanschaf van apparatuur tot aan de inhuur van personeel. Daarnaast wordt voor inhuur de indirecte meerkosten als huisvesting en een IT-werkplek toegerekend.

Personeelskosten

Dit betreft de kosten van personeel dat in dienst is bij NS.

De voor het ERTMS Programma werkende medewerkers schrijven uren op ERTMS. Hierbij geldt een ondergrens dat de medewerker minimaal 4 uur per week werkzaam is voor ERTMS. In enkele gevallen kan er voor worden gekozen dat enkele personen, in verband met leereffect, één taak delen. In dit geval geldt de hiervoor genoemde ondergrens niet. Deze situatie geldt alleen voor een vooraf gedefinieerde groep medewerkers. Deze groep wordt vooraf afgestemd met de Programmadirectie.

NS stelt een uurtarief voor waarbij alleen de meerkosten aan het ERTMS Programma worden toegerekend. Het tarief bestaat uit directe loonkosten, plus indirecte meerkosten als bijvoorbeeld huisvesting en een IT-werkplek.

Opleidingskosten personeel

Dit betreft de ontwikkelkosten, de kosten van docenten, de kosten van apparatuur (voor zover toerekenbaar), de externe examenkosten, de zaalhuur en de arbeidskosten van onttrokken op te leiden personeel.

De arbeidskosten voor het onttrekken van op te leiden personeel en de kosten van docenten verwerkt NS in een dagtarief. Voor de verrekening van deze kosten vermenigvuldigt NS het dagtarief met het aantal opleidingsdagen.

Voor de onttrekking van personeel geldt het volgende. Personeel dat al opgeleid wordt/is vanwege de treindiensten over de HSL-Zuid maakt geen deel uit van de berekening, behalve als een aanvullende opleiding nodig is. Voor de basisopleiding machinisten geldt dat alleen in het geval deze basisopleiding langer wordt de aanvullende dagen onderdeel uitmaken van het NFE. Naast treinpersoneel kan deze vergoeding ook betrekking op ander personeel zoals, bijvoorbeeld, monteurs of planners, hierbij dient het wel te gaan over een substantiële, voor adequate werkuitvoering noodzakelijke, opleiding van tenminste 3 dagen.

Onttrekkingskostenmaterieel

Hiervoor wordt gebruikt gemaakt van het rapport “Panteia, (Vaststelling stilstandskosten treinmaterieel stand per 18-7-2022)”. Indien een geactualiseerde versie beschikbaar komt, wordt in overleg vastgesteld of die geactualiseerde versie gebruikt kan worden.

De volgende formule wordt gehanteerd voor het aantal dagen dat onder het NFE valt: (aantal ombouwdagen + 2 dagen voor brengen/halen) * (aantal productieve dagen conform rapport/ 365). De ombouwdagen zijn de dagen dat de trein onttrokken wordt voor de ombouw ERTMS.

Voor het te hanteren tarief staat nog een uitzoekpunt voor NS open.

De precieze samenstelling/verdeling van de post vaste kosten per bak, een van de kostencomponenten in het genoemde rapport, kan door NS niet achterhaald worden. Wel is duidelijk dat een deel varieert met de productie omvang, een deel niet varieert en voor een deel dit onbekend is. NS doet een voorstel welk deel wel en welk deel niet onder het NFE valt, de Programmadirectie ERTMS beoordeelt deze en het Ministerie stelt het voorstel vast.

Indien werkzaamheden van ERTMS worden gecombineerd met andere werkzaamheden worden alleen kosten vergoed voor de onttrekkingsdagen waarop uitsluitend werkzaamheden uit de scope van het Programma ERTMS worden uitgevoerd of, als er geen werkzaamheden plaatsvinden, die uitsluitend benodigd zijn t.b.v. ERTMS. Zodra er andere werkzaamheden in plaatsvinden, die bij afwezigheid van ERTMS daadwerkelijk tot een onttrekking zouden hebben geleid, is de redenering dat ERTMS geen extra kosten tot gevolg heeft. De dagen die niet meetellen voor het NFE zijn niet meer dan de onttrekkingsdagen die nodig zouden zijn geweest als de andere werkzaamheden stand alone waren uitgevoerd.

Kosten NS werkplaatsen

Indien de ombouw plaatsvindt in werkplaatsen van NS worden de werkplaatskosten bepaald op basis van de standaard kostentoerekeningmethodiek zoals NS Treinmodernisering deze ook hanteert voor NS-doeleinden. Deze kosten worden naar rato van het gebruik geschaard onder het NFE en opgenomen in het NFE. Deze methodiek houdt op hoofdlijnen in dat toerekenbare kosten door middel van een toevoeging aan het uurtarief van monteurs en door een opslag op materialen en uitbestedingen aan de producten wordt toegerekend.

NS stelt jaarlijks de tarieven en de opslagen vast. Een deel van de opslagen is ten behoeve van de dekking van de indirecte kosten van de werkplaats en dekking van de kosten van het concern in Utrecht. Vóór de afrekening van het NFE, in september in het navolgende jaar, wordt de over- of onderdekking van de opslagen bepaald voor inbouw van ERTMS. Dit gebeurt naar rato van het aantal uren, verdisconteerd in geld, van het gebruik van de werkplaats in het betreffende jaar. Indien er sprake is van onderdekking, dan stellen NS en lenW vast (gebruikmakend van een advies van de Programmadirectie ERTMS) welke oorzaken van de onderdekking niet-ERTMS gerelateerd zijn, welke volgens niet verrekend worden met NFE, conform dit convenant.

Indien de ombouw plaatsvindt buiten de werkplaatsen van NS dan zijn dit out-of-pocketkosten waarbij de factuur van de leverancier de basis vormt voor het NFE.

Kosten als gevolg van buitendienststellingen

Het Programma ERTMS kwalificeert zich als een MIRT-project. Dit betekent dat de vergoeding bij buitendienststellingen wordt gebaseerd op de spelregels zoals die opgenomen zijn in de Netverklaring 2019 van ProRail. Als gedurende de looptijd van dit convenant de vergoedingsregeling van ProRail ten nadele van vervoerders wordt gewijzigd, blijft de regeling zoals opgenomen in de Netverklaring 2019 van kracht. Volgens bovenstaande regeling worden de kosten van alternatief vervoer en reizigersbegeleiding vergoed. Indien in één buitendienststelling meerdere projecten worden uitgevoerd valt alleen de duur van de ERTMS-ombouw onder het NFE. Bij onverhoopte calamiteiten gelden de bepalingen uit de Algemene Voorwaarden van de Toegangsovereenkomst.

Baten

In het programma worden slechts een beperkt aantal baanvakken omgebouwd. De ombouw van deze baanvakken kan leiden tot een efficiëntere dienstregeling. Het resultaat hiervan wordt verondersteld te zijn meegenomen de berekening van de businesscase van de HRN-Concessie en worden daarom niet betrokken bij de berekening van het NFE.

De verwachting is daarom dat in de programmaperiode, NS geen extra financiële baten zal hebben van de introductie van ERTMS. Mochten er toch signalen zijn dat er wel extra financiële baten zijn, dan treden NS en IenW in overleg.

Subsidies

Eventueel ontvangen subsidies (anders dan subsidies t.b.v. van afrekening van het NFE) in het kader van ERTMS tellen mee in het NFE.

BIJLAGE 2 – CONTROLEPROTOCOL CONVENANT INBOUW ERTMS OP GROND VAN HRN-CONCESSIE

1. Uitgangspunten

  • 1.1 Dit controleprotocol heeft betrekking op het tussen het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en de NS gesloten ‘Convenant inbouw ERTMS op grond van HRN-concessie’. De voorwaarden voor de bepaling van het Netto Financieel Effect (NFE) liggen vast in dit convenant.

  • 1.2 In dit controleprotocol wordt uiteengezet welke algemene uitgangspunten en specifieke vereisten gelden bij de uitvoering van de controle van het jaarlijks door NS voor 1 februari te leveren overzicht van het NFE, alsmede op welke wijze de uitkomsten van deze controle dienen te worden gerapporteerd aan het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat.

  • 1.3 De verantwoordelijkheid voor het opstellen van het overzicht van het NFE berust bij de NS.

2. Definities

De volgende definities zijn van toepassing:

Overzicht van het NFE:

Het overzicht waarvan een format als bijlage 1 van dit controleprotocol is opgenomen, betreffende de berekening van het NFE in de verantwoordingstermijn, hierbij vastgesteld als lopende van 1 januari tot en met 31 december, daarmee voldoend aan de verplichting tot het voorzien in zowel een “overzicht” als een “jaarlijkse opgave”, zoals opgelegd aan de NS in respectievelijk art. 9, lid 1 en art. 10, lid 1 van het ‘Convenant inbouw ERTMS op grond van HRN-concessie’.

Berekeningswijze:

De berekening van de kosten conform de bijlage van het ‘Convenant inbouw ERTMS op grond van HRN-concessie’ en eventueel door het Ministerie van IenW en NS vastgestelde wijzigingen van de berekeningswijze.

Kosten- en batencategorieën:

De kosten- en batencategorieën conform de bijlage van het ‘Convenant inbouw ERTMS op grond van HRN-concessie’ en eventueel door het Ministerie van IenW en NS vastgestelde wijzigingen van de kosten- en batencategorieën.

3. Algemene uitgangspunten voor de controle

  • 3.1 De controle betreft de getrouwe weergave van het overzicht van het NFE.

  • 3.2 Van de controlerend accountant wordt verwacht dat hij met betrekking tot de in het overzicht opgenomen kosten controleert dat deze daadwerkelijk zijn gemaakt en betaald.

  • 3.3 Bij de controle van het overzicht van het NFE gaat het Ministerie van IenW ervan uit dat het naleven door NS van de (Europese) aanbestedingsregels afdoende onderdeel uitmaakt van de controle van de Financiële verantwoording vervoersconcessie hoofdrailnet. Hierom is het niet noodzakelijk dat de accountant bij de controle van het overzicht van het NFE aanvullend nagaat of contracten met derden zijn aanbesteed in overeenstemming met de (Europese) aanbestedingsregels.

  • 3.4 De controle van het overzicht van het NFE moet door de accountant zodanig worden gepland en uitgevoerd dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen. Ten behoeve van de uitvoering van de controle dient een materialiteit van 2% te worden gehanteerd voor fouten en onzekerheden tezamen. De materialiteit heeft uitsluitend betrekking op het totaal van de kosten en baten.

  • 3.5 Voor de rapportering geldt dat de bij de controle geconstateerde en niet gecorrigeerde fouten en onzekerheden, die individueel of in totaal meer bedragen dan 2% van het totaal van de kosten en baten dienen te worden gerapporteerd.

  • 3.6 Het is in beginsel mogelijk dat door de Auditdienst Rijk of door het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat aangewezen accountants een review zal worden uitgevoerd bij de controlerend accountant van de NS ter toetsing van de naleving van het controleprotocol. Indien een review wordt uitgevoerd zal hierover overleg worden gepleegd met de NS.

4. Specifieke vereisten

  • 4.1 Van de accountant wordt verwacht dat hij nagaat of de in het overzicht opgenomen kosten passen binnen de kostencategorieën conform de bijlage van het ‘Convenant inbouw ERTMS op grond van HRN-concessie’ en eventueel door het Ministerie van IenW en NS vastgestelde wijzigingen van de kostencategorieën.

  • 4.2 In de bijlage van het convenant is de berekeningswijze opgenomen die wordt gehanteerd om de bedragen vast te stellen die vallen onder het NFE. Van de accountant wordt verwacht dat hij van de in het overzicht opgenomen kosten- en batensoorten vaststelt of de berekening van de bedragen heeft plaatsgevonden conform hetgeen in de bijlage van het convenant is bepaald en eventuele door het Ministerie van IenW en NS vastgestelde wijzigingen daarvan.

  • 4.3 Van de controlerend accountant wordt verwacht dat hij nagaat dat de activiteiten waarvoor kosten zijn gemaakt, passen binnen de door de Programmadirectie ERTMS vastgestelde projectplannen.

  • 4.4 Van de accountant wordt verwacht dat hij vaststelt dat eventuele andere door de NS verkregen bijdragen/subsidies op de kosten in mindering zijn gebracht.

  • 4.5 De kosten worden toegewezen naar de periode waarin zij zijn betaald.

5. Rapportering door de accountant

De accountant dient bij het overzicht van het NFE een controleverklaring af te geven conform het format in bijlage 2 (eventueel aangepast voor de strekking van de verklaring).

BIJLAGE 2.1 BIJ CONTROLEPROTOCOL CONVENANT INBOUW ERTMS OP GROND VAN HRN-CONCESSIE

INVOERING ERTMS BIJ NS

Ingevuld op basis van de verrekenafspraken genoemd in het Convenant inbouw ERTMS op grond van hoofdrailnetconcessie

t/m vorige periode

niet van toepassing

deze periode

1 januari X – 31 december Y

t/m deze periode

1 januari X – 31 december Y

Kostensoorten

    

Out-of-pocketkosten-vergoeding huisvesting externen

  

Out-of-pocketkosten-overig (inclusief externen)

  

Personeelskosten (exclusief externen)

  

Opleidingskosten personeel

  

Onttrekkingskosten materieel

  

Kosten NS werkplaatsen

  

Kosten als gevolg van buitendienststellingen

  

Baten

  

Subsidies

  

Totaal

  

BIJLAGE 2.2 BIJ CONTROLEPROTOCOL CONVENANT INBOUW ERTMS OP GROND VAN HRN-CONCESSIE

Controleverklaring van de onafhankelijke accountant

Afgegeven ten behoeve van het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat Aan:

de directie van N.V. Nederlandse Spoorwegen

Ons oordeel

Wij hebben bijgaand door ons gewaarmerkte overzicht van het NFE over de periode <....> van N.V. Nederlandse Spoorwegen te Utrecht gecontroleerd.

Het overzicht van het NFE is opgesteld door de directie van N.V. Nederlandse Spoorwegen, met inachtneming van de voorwaarden zoals gesteld in het controleprotocol van het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat behorende bij het ‘Convenant inbouw ERTMS op grond van hoofdrailnetconcessie’.

Naar ons oordeel is het overzicht van het NFE in alle van materieel belang zijnde aspecten opgesteld met inachtneming van de voorwaarden zoals gesteld in het controleprotocol van het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat behorende bij het ‘Convenant inbouw ERTMS op grond van HRN-concessie’.

De basis voor ons oordeel

Wij hebben onze controle uitgevoerd volgens het Nederlands recht, waaronder ook de Nederlandse controlestandaarden vallen, alsmede de voorwaarden zoals gesteld in het controleprotocol van het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat behorende bij het ‘Convenant inbouw ERTMS op grond van HRN-concessie’. Onze verantwoordelijkheden op grond hiervan zijn beschreven in de sectie Onze verantwoordelijkheden voor de controle van het overzicht van het NFE.

Wij zijn onafhankelijk van N.V. Nederlandse Spoorwegen zoals vereist in de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en andere voor de opdracht relevante onafhankelijkheidsregels in Nederland. Verder hebben wij voldaan aan de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA).

Wij vinden dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel.

Beperking in gebruik en verspreidingskring

Het overzicht van het NFE is opgesteld voor het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat met als doel N.V. Nederlandse Spoorwegen in staat te stellen te voldoen aan de voorwaarden zoals gesteld in het controleprotocol bij het ‘Convenant inbouw ERTMS op grond van HRN-concessie’. Hierdoor is het overzicht van het NFE mogelijk niet geschikt voor andere doeleinden. Het overzicht van het NFE met onze controleverklaring is derhalve uitsluitend bestemd voor N.V. Nederlandse Spoorwegen en het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en dient niet te worden verspreid aan of te worden gebruikt door anderen.

Verantwoordelijkheid van de directie en raad van commissarissen voor het overzicht van het NFE

De directie is verantwoordelijk voor het opstellen van het overzicht van het NFE met inachtneming van de voorwaarden zoals gesteld in het controleprotocol van het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat behorende bij het ‘Convenant inbouw ERTMS op grond van HRN-concessie’.

In dit kader is de directie verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing die de directie noodzakelijk acht om het opstellen van het overzicht van het NFE mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten.

De raad van commissarissen is verantwoordelijk voor het uitoefenen van toezicht op het proces van financiële verslaggeving van de vennootschap.

Onze verantwoordelijkheden voor de controle van het overzicht van het NFE

Onze verantwoordelijkheid is het zodanig plannen en uitvoeren van een controleopdracht dat wij daarmee voldoende en geschikte controle-informatie verkrijgen voor het door ons af te geven oordeel.

Onze controle is uitgevoerd met een hoge mate maar geen absolute mate van zekerheid waardoor het mogelijk is dat wij tijdens onze controle niet alle materiële fouten en fraude ontdekken.

Afwijkingen kunnen ontstaan als gevolg van fraude en fouten en zijn materieel indien redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze, afzonderlijk of gezamenlijk, van invloed kunnen zijn op de economische beslissingen die gebruikers op basis van het overzicht van het NFE nemen. De materialiteit beïnvloedt de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van onderkende afwijkingen op ons oordeel.

Wij hebben deze accountantscontrole professioneel kritisch uitgevoerd en hebben waar relevant professionele oordeelsvorming toegepast met inachtneming van de Nederlandse controlestandaarden, het controleprotocol van het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat behorende bij het ‘Convenant inbouw ERTMS op grond van HRN-concessie’, ethische voorschriften en de onafhankelijkheidseisen. Onze controle bestond onder andere uit:

  • • het identificeren en inschatten van de risico’s dat het overzicht van het NFE afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fouten of fraude, het in reactie op deze risico’s bepalen en uitvoeren van controlewerkzaamheden en het verkrijgen van controle-informatie die voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Bij fraude is het risico dat een afwijking van materieel belang niet ontdekt wordt groter dan bij fouten. Bij fraude kan sprake zijn van samenspanning, valsheid in geschrifte, het opzettelijk nalaten transacties vast te leggen, het opzettelijk verkeerd voorstellen van zaken of het doorbreken van de interne beheersing;

  • • het verkrijgen van inzicht in de interne beheersing die relevant is voor de controle met als doel controlewerkzaamheden te selecteren die passend zijn in de omstandigheden. Deze werkzaamheden hebben niet als doel om een oordeel uit te spreken over de effectiviteit van de interne beheersing van de vennootschap;

  • • het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor financiële verslaggeving en het evalueren van de redelijkheid van schattingen door de directie en de toelichtingen die daarover in het overzicht van het NFE staan;

  • • het evalueren van de presentatie, structuur en inhoud van het overzicht van het NFE en de daarin opgenomen toelichtingen;

  • • het evalueren of het overzicht van het NFE de onderliggende transacties en gebeurtenissen zonder materiële afwijkingen weergeeft.

Wij communiceren met de directie en raad van commissarissen onder andere over de geplande reikwijdte en timing van de controle en over de significante bevindingen die uit onze controle naar voren zijn gekomen, waaronder eventuele significante tekortkomingen in de interne beheersing.

<Plaats>, <datum>

<Naam accountantsorganisatie>

Naar boven