Besluit van het college van toezicht van de Nederlandse orde van advocaten van 28 februari 2024 tot wijziging van het Toezichtkader, bijlage 1 bij de Algemene beleidsregel toezicht en klachtbehandeling¹

Het college van toezicht van de Nederlandse orde van advocaten,

gelet op artikel 45h van de Advocatenwet;

gelet op artikel 4:81 van de Algemene wet bestuursrecht;

in aanmerking nemende dat het college van toezicht:

• een Toezichtkader heeft vastgesteld als bijlage 1 bij de Algemene beleidsregel toezicht en klachtbehandeling om de normen voor het toezicht en de klachtbehandeling in te vullen;

• voornoemd Toezichtkader op 15 juni 2022 voor het laatst heeft gewijzigd;

• het Toezichtkader op enkele punten wenst te verduidelijken zodat dit de huidige taakopvatting, standpunten en actuele werkzaamheden van het college reflecteert;

stelt het navolgende besluit vast:

ARTIKEL I.

Bijlage 1 (Toezichtkader) als bedoeld in artikel 4a van de Algemene beleidsregel toezicht en klachtbehandeling wordt als volgt gewijzigd:

A

In het onderdeel TOEZICHTKADER IN HET KORT worden de volgende passages gewijzigd:

Het college toetst of het toezicht en de klachtbehandeling door de dekens zichtbaar, onafhankelijk, effectief, professioneel en consistent worden uitgeoefend. Deze normen worden in dit kader uitgewerkt en zijn hierna samengevat. Het college toetst dit vanuit het perspectief als systeemtoezichthouder; dit geldt ook indien hierna is vermeld dat het college iets ‘toetst’.

Onafhankelijk

Iedere deken komt voort uit de eigen beroepsgroep. Dat impliceert een grote verantwoordelijkheid bij de deken om onafhankelijk te opereren. Hij moet zich voortdurend bewust zijn van het belang daarvan. De waarborging van de onafhankelijkheid brengt met zich dat het toezicht of de behandeling van een klacht niet in alle gevallen door de deken persoonlijk wordt uitgevoerd. Waar nodig en indien mogelijk wordt de behandeling van klachten verwezen naar de deken van een ander arrondissement of wordt bij het toezicht een beroep gedaan op een andere deken. Dit laat onverlet dat de deken die de klachtbehandeling verwijst of die een andere deken bij het toezicht betrekt daarvoor verantwoordelijk blijft.

B

In het onderdeel TOEZICHTKADER worden de volgende passages gewijzigd:

Met dit toezichtkader treedt een volgende fase van ontwikkeling van het toezicht in. In die fase zal het college een aanpak uitwerken om de in dit toezichtkader uiteengezette normering meer systematisch en voorspelbaar te toetsen. Die aanpak – van normering via monitoring tot handhaving en verantwoording – beoogt voor zover mogelijk de volle breedte van de effectiviteit van het toezicht te omvatten. Voor het einde van 2019 zal een dergelijk handhavingskader worden afgerond.²

Taak van het college; doel van het toezicht

De dekens van de elf lokale orden van advocaten zijn belast met en eindverantwoordelijk voor het toezicht op advocaten en de behandeling van klachten over advocaten. Het college van toezicht ziet als wettelijke systeemtoezichthouder toe op de werking van het toezicht en de klachtbehandeling door de dekens.³ Het doel is om hiermee de kwaliteit en integriteit van de advocatuur en de beroepsuitoefening van advocaten te bewaken en te bevorderen, ten behoeve van rechtzoekenden en de maatschappij als geheel.

C

In het onderdeel NADERE INVULLING VAN DE NORMEN worden de volgende passages gewijzigd:

ZICHTBAAR

Het huidige tijdgewricht vraagt om toezichthouders die van tevoren aan de buitenwereld laten zien wat zij doen en daar naderhand verantwoording over afleggen. Het college vindt het essentieel dat de dekens, gelet op hun publiekrechtelijke status, adequate verantwoording afleggen over hun taakuitoefening, ten opzichte van de advocatuur én de maatschappij. Een goede externe verantwoording is van belang voor de controleerbaarheid van het toezicht en de klachtbehandeling, en bevordert de onafhankelijkheid en professionaliteit van het toezicht. Het college maakt gebruik van de verantwoording om – mede ten behoeve van de maatschappij – de uitoefening van het toezicht en de klachtbehandeling vanuit het perspectief als systeemtoezichthouder te toetsen aan de in dit toezichtkader beschreven normen: onafhankelijkheid, effectiviteit, professionaliteit, consistentie en zichtbaarheid.

Gelet hierop vindt het college het van belang dat inzichtelijk is hoe het toezicht en de klachtbehandeling worden uitgeoefend, welke beleid daarvoor geldt en welke afspraken de dekens hierover hebben gemaakt. Ook toetst het college of inzichtelijk is welke gedragingen en overtredingen van advocaten de dekens ernstig achten en hoe door dekens daar tegen kan worden opgetreden. Van belang is dat de dekens in woord en daad uitstralen dat de lat van de beroepsgroep voor integriteit hoog ligt en tegen integriteitsschendingen hard wordt opgetreden.

ONAFHANKELIJK

De Advocatenwet draagt het toezicht en de klachtbehandeling op aan de deken, behalve indien een klacht is gericht tegen hemzelf. De waarborging van de onafhankelijkheid brengt met zich dat het toezicht of de behandeling van een klacht niet in alle gevallen door de deken persoonlijk wordt uitgevoerd. Waar nodig en indien mogelijk wordt de behandeling van klachten verwezen naar de deken van een ander arrondissement of wordt bij het toezicht een beroep gedaan op een andere deken. Dit laat onverlet dat de deken die de klachtbehandeling verwijst of die een andere deken bij het toezicht betrekt daarvoor verantwoordelijk blijft.

EFFECTIEF

Financieel toezicht

Voor de beoordeling van de gezondheid van de financiën wordt in ieder geval gekeken naar objectieve criteria als solvabiliteit, rentabiliteit en liquiditeit. Het college vindt het van belang dat voor een objectief en uniform oordeel zoveel mogelijk gebruik wordt gemaakt van de expertise van de Unit financieel toezicht advocatuur (FTA). Bij de kantoorbezoeken en het opvragen van kengetallen dient de inzet van de FTA standaard plaats te vinden.

Algemeen preventief toezicht

Het college toetst vanuit het perspectief als systeemtoezichthouder of het preventieve toezicht door de dekens toereikend en effectief is. Instrumenten voor een effectief toezicht op de naleving van de toepasselijke wet- en regelgeving zijn:

Klachtbehandeling

Bij de klachtbehandeling is van belang dat in het onderzoek zoveel mogelijk duidelijk wordt waar de klacht betrekking op heeft en in wezen over gaat, en wat de relevante feiten zijn. Hiervoor kan het nodig zijn om gericht bij de betrokkenen door te vragen naar de prangende punten in de desbetreffende klacht, en relevante stukken op te vragen. Waar mogelijk worden klachten opgelost. Na onderzoek door de deken en na betaling van het griffierecht wordt de klacht, als de klager dat wenst, met alle relevante stukken aan de tuchtrechter ter beoordeling voorgelegd.

PROFESSIONEEL

Voor een goede taakuitoefening is een professionele aanpak en houding nodig. Daarbij ziet het college erop toe dat de dekens zich bewust zijn van hun rol en verantwoordelijkheid als wettelijk toezichthouder op de advocatuur en als klachtbehandelaar. Ook is van belang dat zij prioriteit geven aan hun taken als toezichthouder en klachtbehandelaar, indien zij naast het dekenaat nog in enige mate als advocaat werkzaam zijn. Overigens is het toezicht op de deken voor zijn optreden als advocaat niet wettelijk geregeld. Het college hecht aan een goede en periodieke opleiding voor dekens, zodat zij over voldoende en actuele kennis en kunde beschikken.

Ondersteuning van de deken

Voor een professionele uitoefening van het toezicht en de klachtbehandeling is het van belang dat de dekens beschikken over ondersteuning die kwantitatief en kwalitatief toereikend is. Het takenpakket is immers zodanig omvangrijk en veeleisend dat dit niet door de dekens alleen kan worden uitgevoerd. In de praktijk worden de feitelijke werkzaamheden uitgevoerd of voorbereid door medewerkers van de bureaus van de orden van advocaten. Bij de klachtbehandeling kunnen de leden van de raden van de orde betrokken worden.⁴ Dit vereist toereikende en actuele kennis en kunde van deze medewerkers, afhankelijk van de taken waarvoor zij worden ingezet. Voor de beoordeling van de kwaliteit van de dienstverlening van advocaten is van belang dat zoveel mogelijk gebruik wordt gemaakt van inhoudelijke expertise van de betrokken rechtsgebieden. Incidenteel kan daarvoor zo nodig externe expertise worden ingeschakeld. Al deze feitelijke werkzaamheden worden uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van de deken; de deken is hiervoor te allen tijde verantwoordelijk.

Een optimale inzet van de beschikbare capaciteit vergt een structurele organisatie van de ondersteuning, waarbij de orden waar nodig en waar mogelijk met elkaar en met de Nederlandse orde van advocaten samenwerken. Dat kan bijvoorbeeld door gebruik te maken van gedeelde expertise of taken te verdelen.

Toelichting; voorbeelden Onder de vereiste kennis en kunde van de dekens wordt in ieder geval verstaan het tuchtrecht, het toezicht en de handhaving en de bestuursrechtelijke aspecten daarvan, de Wwft en financiële administratie. Dit zijn ook de belangrijkste kennisgebieden voor leden van de raden van de orde en bureaumedewerkers.

ARTIKEL II. SLOTBEPALINGEN

• 1. Dit besluit treedt in werking met ingang van 1 april 2024.

• 2. Dit besluit wordt aangehaald als: ‘Wijzigingsbesluit toezichtkader 2024’.

• 3. Dit besluit wordt bekendgemaakt door publicatie op de internetsite van het college van toezicht (www.collegevantoezichtnova.nl) en in de Staatscourant.

---

1 Zoals gewijzigd bij besluiten van het college van toezicht van 15 juni 2018 (grondslag Wwft-toezicht), van 25 januari 2019 (Wijzigingsbesluit toezichtkader), van 2 oktober 2020 (Wijzigingsbesluit handhavingskader), 15 juni 2023 (Wijzigingsbesluit van de algemene beleidsregel toezicht en klachtbehandeling) en vastgesteld bij besluit van 8 mei 2015 (Vaststellingsbesluit Algemene beleidsregel).

2 Het Handhavingskader is in werking getreden per 15 oktober 2020.

3 Artikelen 45a, 45h, 45i en 46c van de Advocatenwet en artikel 24, tweede lid, Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft).

4 Uit artikel 45a, tweede lid, Advocatenwet blijkt ook dat de deken ten behoeve van de uitoefening van het toezicht medewerkers, personeel en andere personen kan inschakelen.