Beleidsregel uitstel jaarverantwoording TH/BR-039

Vastgesteld op 12 november 2024

Grondslag

Gelet op artikel 4:81, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht (Awb), stelt de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa) beleidsregels vast met betrekking tot een haar toekomende of onder haar verantwoordelijkheid uitgeoefende bevoegdheid.

De NZa houdt op grond van artikel 16, sub e, van de Wet marktordening gezondheidszorg (hierna: Wmg) toezicht op de naleving van artikel 40b van de Wmg. Artikel 40b van de Wmg voorziet in de verplichting voor een zorgaanbieder om zich jaarlijks te verantwoorden door het openbaar maken van een jaarverantwoording.

De NZa heeft een wettelijke bevoegdheid om uitstel te verlenen voor het tijdstip van openbaren van de jaarverantwoording op grond van artikel 12a, derde lid, van de Regeling openbare jaarverantwoording WMG.

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze beleidsregel wordt, tenzij anders vermeld, verstaan onder:

boekjaar:

het kalenderjaar waarop de jaarverantwoording betrekking heeft, als bedoeld in artikel 1 van de Regeling openbare jaarverantwoording WMG;

CIBG:

uitvoeringsorganisatie van het Ministerie van VWS;

combinatie-instelling:

zorgaanbieder die tevens

  • 1) jeugdhulpaanbieder als bedoeld in artikel 1.1, onderdeel 1 van de Jeugdwet of gecertificeerde instelling is; of

  • 2) Veilig Thuis-organisatie als bedoeld in de Wet maatschappelijke ondersteuning 2015 is;

NZa:

Nederlandse Zorgautoriteit als bedoeld in artikel 3 van de Wmg;

zorgaanbieder:

natuurlijk persoon of rechtspersoon die beroeps- of bedrijfsmatig zorg in de zin van de Wmg verleent als bedoeld in artikel 1, aanhef en onder c, van de Wmg.

Wmg: Wet marktordening gezondheidszorg.

Artikel 2 Doel van de beleidsregel

In deze beleidsregel geeft de NZa aan op welke wijze zij uitvoering geeft aan haar wettelijke bevoegdheid om uitstel te verlenen voor het tijdstip van openbaarmaking van de jaarverantwoording.

Artikel 3 Reikwijdte

Deze beleidsregel is van toepassing op zorgaanbieders en geen rechtspersoonlijkheid bezittende verbanden van zorgaanbieders, met uitzondering van de zorgaanbieders en geen rechtspersoonlijkheid bezittende verbanden van zorgaanbieders waarop artikel 40b Wmg niet van toepassing is verklaard in het Besluit uitbreiding en beperking werkingssfeer WMG. Deze beleidsregel is ook van toepassing op combinatie-instellingen.

In deze beleidsregel moet in artikelen 4 en 5 voor term zorgaanbieder mede worden gelezen: geen rechtspersoonlijkheid bezittend verband van zorgaanbieders, of combinatie-instelling.

Artikel 4 In behandeling nemen van aanvragen voor uitstel

  • 1. Een aanvraag voor het verlenen van uitstel wordt in behandeling genomen door de NZa indien is voldaan aan de volgende voorwaarden:

    • a) De aanvraag is ingediend vóór 1 april van het kalenderjaar volgend op het boekjaar, conform artikel 12a, vierde lid, van de Regeling openbare jaarverantwoording WMG.

    • b) De aanvraag is ingediend via het daartoe bestemde aanvraagformulier, zoals bedoeld in artikel 6 van deze beleidsregel.

    • c) De aanvraag voldoet aan de vereisten van artikel 4:2 van de Algemene wet bestuursrecht. Dat betekent dat de aanvraag in elk geval de volgende informatie bevat:

      • – de naam en het adres van de zorgaanbieder waarvoor het uitstel wordt aangevraagd;

      • – de dagtekening;

      • – een (digitale) ondertekening;

      • – de gegevens en informatie die voor de beslissing op de aanvraag nodig zijn, waaronder in ieder geval een toelichting waarom uitstel wordt aangevraagd (de gronden).

  • 2. Wanneer een aanvraag onduidelijk of onvolledig is, dan verzoekt de NZa de aanvrager om de aanvraag aan te vullen binnen vijf dagen. Als de omstandigheden dit vereisen dan kan de NZa een langere of een kortere termijn stellen. Na de gestelde termijn gaat de NZa over op het beoordelen van het uitstelverzoek met inachtneming van de informatie in de oorspronkelijke aanvraag en, indien binnen de termijn is voldaan aan het verzoek, de aanvulling van de aanvraag.

  • 3. De NZa verstuurt het verzoek als bedoeld in lid 2 per e-mail, of indien een (geldig) e-mailadres ontbreekt in de aanvraag, per post naar het adres van de betrokken zorgaanbieder.

Artikel 5 Inhoudelijke beoordeling van uitstelverzoeken

  • 1. Uitstel wordt toegekend wanneer uit de aanvraag blijkt dat er bijzondere omstandigheden zijn als bedoeld in leden 2 en 3.

  • 2. Er is sprake van bijzondere omstandigheden in een situatie van overmacht. Onder overmacht wordt verstaan: een situatie waarin de zorgaanbieder de jaarverantwoording niet tijdig, volledig of juist kan openbaren binnen de daartoe gestelde wettelijke termijn, zonder dat de zorgaanbieder hieraan schuld heeft en zonder dat het risico van het niet tijdig, volledig of juist kunnen openbaren van de jaarverantwoording voor zijn rekening komt.

  • 3. Er is ook sprake van bijzondere omstandigheden wanneer de zorgaanbieder voor de eerste keer een jaarverantwoording openbaar moet maken op grond van artikel 40b Wmg, en de aanvraag voor uitstel ziet op de termijn voor openbaarmaking van die jaarverantwoording.

  • 4. Als een aanvraag voor uitstel wordt toegekend, dan wordt uitstel verleend tot 31 december van het kalenderjaar volgend op het boekjaar.

Artikel 6 Aanvraagformulier

De NZa stelt het aanvraagformulier, zoals bedoeld in artikel 12a, vierde lid, van de Regeling openbare jaarverantwoording WMG en artikel 4, derde lid, van deze beleidsregel, beschikbaar via haar website (www.nza.nl).

Artikel 7 Inwerkingtreding / Bekendmaking

Deze beleidsregel treedt in werking met ingang van 1 januari 2025.

Ingevolge artikel 5, aanhef en onder e, van de Bekendmakingswet, zal deze beleidsregel in de Staatscourant worden geplaatst.

De beleidsregel ligt ter inzage bij de NZa en is te raadplegen op www.nza.nl.

Artikel 8 Citeertitel

Deze beleidsregel wordt aangehaald als: Beleidsregel Uitstel jaarverantwoording.

TOELICHTING

Algemeen

De NZa kan uitstel verlenen voor het openbaren van de jaarverantwoording op grond van artikel 12a, derde lid, van de Regeling openbare jaarverantwoording WMG. De NZa past deze bevoegdheid terughoudend toe. Het is van maatschappelijk belang dat zorgaanbieders de openbare jaarverantwoordingsplicht tijdig en volledig naleven. Tijdelijke geheel of gedeeltelijke niet-naleving is daarom alleen in bijzondere omstandigheden acceptabel, zoals bij een situatie van overmacht. Hierbij is in overweging genomen dat de zorgaanbieders in het opvolgende handhavingsproces de tijd krijgen om alsnog te voldoen aan de openbare jaarverantwoordingsplicht, zonder dat er financiële gevolgen zijn voor de zorgaanbieder.1

Tegelijkertijd laat de NZa ruimte voor zorgaanbieders voor wie de jaarverantwoording nieuw is. Het eerste jaar maakt de zorgaanbieder kennis met de jaarverantwoording en de verplichtingen die hiermee gepaard gaan, waardoor de kans op onvoorziene obstakels of fouten groter is dan de jaren erna.

Artikelgewijs

Artikel 3 Reikwijdte

De NZa heeft een wettelijke bevoegdheid om uitstel te verlenen voor het tijdstip van openbaarmaking van de jaarverantwoording op grond van artikel 12a Regeling openbare jaarverantwoording WMG. Deze beleidsregel is van toepassing op zorgaanbieders en geen rechtspersoonlijkheid bezittende organisatorische verbanden van zorgaanbieders. De verplichting van een openbare jaarverantwoording van artikel 40b van de Wmg geldt voor alle zorgaanbieders en geen rechtspersoonlijkheid bezittende organisatorische verbanden van zorgaanbieders die onder de reikwijdte van de Wmg vallen. Op deze reikwijdte zijn in het Besluit uitbreiding en beperking werkingssfeer WMG uitzonderingen aangebracht.

Over het toepassingsbereik van deze beleidsregel op combinatie-instellingen wordt het volgende toegelicht. De Inspectie gezondheidszorg en Jeugd (hierna: IGJ) is belast met het toezicht en de handhaving van de tijdigheid, juistheid en volledigheid van de aanlevering van de jaarverantwoording door een jeugdhulpaanbieder, gecertificeerde instelling of VeiligThuis-organisatie. Met de IGJ is afgesproken dat de NZa de handhaving van de jaarverantwoordingsverplichting uitvoert.2 In lijn hiermee is ervoor gekozen dat de NZa ook het beoordelen van en beslissen op aanvragen van uitstel voor het tijdstip van de openbaarmaking van de jaarverantwoording door combinatie-instellingen op zich neemt. Combinatie-instellingen zijn zorgaanbieders die ook jeugdhulpaanbieder, gecertificeerde instelling of VeiligThuis-organisatie zijn.

Artikel 4 In behandeling nemen van uitstelverzoeken

In het eerste lid van artikel 4 wordt bepaald aan welke vereisten een aanvraag tot uitstel moet voldoen. In artikel 12a, vierde lid, van de Regeling openbare jaarverantwoording WMG is vastgelegd dat zorgaanbieders tot 1 april de tijd hebben om uitstel aan te vragen voor het openbaren van de jaarverantwoording over het voorgaande boekjaar. De NZa handhaaft deze deadline strikt, om tijdige besluitvorming te kunnen bewerkstelligen. De NZa streeft ernaar om de zorgaanbieders die na de deadline een aanvraag indienen, te informeren over mogelijke vervolgstappen die de aanvrager kan nemen om handhaving of (financiële) consequenties te voorkomen.

Op grond van artikel 4:2 van de Algemene wet bestuursrecht is er een aantal vereisten voor een rechtsgeldige aanvraag van een besluit. Hiermee wordt gewaarborgd dat duidelijk is om welk besluit gevraagd wordt, door welke persoon of organisatie de aanvraag wordt gedaan en op welke dag de aanvraag is ingediend. Op grond van artikel 4:5 van de Algemene wet bestuursrecht kan de NZa besluiten een aanvraag niet in behandeling te nemen als niet is voldaan aan een wettelijk voorschrift voor het in behandeling nemen van de aanvraag, of indien de verstrekte gegevens onvoldoende zijn voor de beoordeling van de aanvraag of de voorbereiding van het besluit.

Om het uitstelverzoek goed te kunnen verwerken is het volledig invullen van het formulier een vereiste. Dit betreft zowel informatie over de zorgaanbieder als informatie die nodig is om de aanvraag te beoordelen, waaronder de motivering van de zorgaanbieder om uitstel aan te vragen. De NZa streeft bij het ontwerpen van het formulier ernaar om onvolledige aanvragen zoveel mogelijk te voorkomen, bijvoorbeeld door het gebruik van verplichte velden.

In het tweede lid van artikel 4 wordt aangegeven hoe de NZa omgaat met een onduidelijke of onvolledige aanvraag. Bij een onduidelijke of onvolledige aanvraag wordt eerst met de aanvrager gepoogd de onvolledigheid of onduidelijkheid weg te nemen. Het doel van de herstelmogelijkheid is om de zorgaanbieder de kans te geven de aanvraag aan te vullen met de informatie die nodig is om de aanvraag zorgvuldig te kunnen beoordelen. Omwille van een voorspoedige doorloop van het proces, wordt voor het herstel standaard een termijn van vijf dagen aangehouden. Wanneer de zorgaanbieder gemotiveerd verzoekt om verlenging van de termijn voordat deze is verstreken, dan kan de NZa de termijn verlengen. De NZa beoogt een termijn te stellen waarbinnen de zorgaanbieder redelijkerwijs kan voldoen aan het verzoek om de aanvraag aan te vullen.

Artikel 5 Inhoudelijke beoordeling van uitstelverzoeken

Uitstel kan worden verleend als het voor de zorgaanbieder door overmacht onmogelijk is de jaarverantwoording juist en volledig aan te leveren binnen de wettelijke termijn. Onmogelijkheid om tijdig de jaarverantwoording openbaar te maken is een strenge toets. Dat betekent dat de zorgaanbieder geen acties kan ondernemen (of laten ondernemen door anderen) om de jaarverantwoording alsnog op tijd af te ronden.

Het tweede lid van artikel 5 beschrijft overmacht. Overmacht ontstaat wanneer de onmogelijkheid om te voldoen aan het tijdig openbaren van de jaarverantwoording niet is veroorzaakt door het handelen of nalaten te handelen van de zorgaanbieder, en het ook niet mogelijk is voor de zorgaanbieder om de onmogelijke situatie te (laten) herstellen. De zorgaanbieder valt het dan niet te verwijten dat ze niet binnen de wettelijke termijn een jaarverantwoording kunnen openbaren. Bij overmacht kan uitstel worden verleend.

Het derde lid van artikel 5 schrijft voor dat de omstandigheid dat de zorgaanbieder voor het eerst een jaarverantwoording moet openbaren, als bijzondere omstandigheid wordt aangemerkt. Het eerste jaar dat een verantwoording moet worden afgelegd, is de kans op fouten bij de voorbereiding of het indienen en openbaren van de jaarverantwoording groter, omdat dit de eerste keer is dat er aan de verplichting moet worden voldaan. Hoewel zorgaanbieders ruim de tijd hebben gekregen om de jaarverantwoording te implementeren in het bedrijfsproces, kunnen bij de uitvoering obstakels ontstaan of zichtbaar worden die niet voorzien zijn, of kunnen fouten worden gemaakt wegens gebrek aan ervaring. De NZa acht het wenselijk en proportioneel dat zorgaanbieders die hier tegenaan lopen hiervan kunnen leren, zonder dat zij gelijk doorstromen in het formele handhavingsproces. Na het eerste jaar verwacht de NZa dat deze zorgaanbieders voldoende kennis en ervaring hebben opgedaan om de opvolgende jaren de jaarverantwoording tijdig te kunnen openbaren, behoudens situaties van overmacht.

Uitstel wordt verleend tot 31 december van het kalenderjaar volgend op het boekjaar waarvoor uitstel wordt aangevraagd. Zorgaanbieders moeten daarom uiterlijk 30 december de jaarverantwoording openbaar maken.

Naar boven