Ziekmeldingsprocedure commissarissen van de Koning, Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties

Onderwerp	Ziekmeldingsprocedure commissarissen van de Koning
Doelstelling	Informatie over beleid
Juridische grondslag	Artikelen 2.2.17 en 2.2.19 van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers
Relaties met andere circulaires	Geen
Ingangsdatum	1 november 2024
Geldig tot	1 januari 2029

1. Inleiding

Mede omdat de eerste ziektedag relevant is voor een eventueel ontslag op grond van ziekte (zie paragraaf 3.c), heeft de minister een arbo-organisatie gecontracteerd, Zorg van de Zaak.

De bedrijfsarts van Zorg van de Zaak (hierna: de bedrijfsarts) heeft de regie over de medische aangelegenheden. Bij Zorg van de Zaak moet dan ook de eerste ziektedag worden gemeld. Vervolgens is de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) degene die, in samenspraak met de zieke commissaris van de Koning (hierna: commissaris), de provincie en Zorg van de Zaak, de regie heeft qua proces tijdens het herstel van de commissaris. De provincie heeft de regierol bij de uitvoering van de gemaakte afspraken, zoals bij het opstellen van een re-integratieplan.

In paragraaf 2 wordt de ziekmeldingsprocedure in zijn algemeenheid besproken. In paragraaf 3 wordt ingegaan op de acties die moeten worden ondernomen als de ziekteperiode langer wordt. Tenslotte worden op de laatste bladzijde de belangrijkste stappen uit de ziekmeldingsprocedure schematisch weergegeven.

2. Algemeen: de ziekmeldingsprocedure stap voor stap

De ziekmeldingsprocedure kent de volgende stappen.

• De commissaris meldt zich ziek op de eerste ziektedag bij Zorg van de Zaak, via telefoonnummer: 088-0088917 of via e-mailadres: obdzuidwest@zorgvandezaak.nl. De ziekmelding kan ook namens de commissaris worden gedaan.

  Uiteraard meldt de commissaris zich ook ziek bij de provincie waarvan hij of zij commissaris is. Verder moet de commissaris bij een ziekte die langer duurt dan acht dagen, de minister daarvan op de hoogte stellen. Hierbij geeft de commissaris ook aan wie de contactpersoon is voor de provincie: de provinciesecretaris of een door die functionaris aangewezen persoon.

• Bij een ziekmelding moeten de volgende gegevens worden aangeleverd:

  • naam, huisadres, woonplaats en eventueel verblijfplaats van de commissaris,

  • burgerservicenummer, geboortedatum en telefoonnummer van de commissaris,

  • naam, telefoonnummer en e-mailadres van de contactpersoon bij de provincie,

  • naam en adres van de provincie en

  • de eerste ziektedag.

• De ziekteverzuimbegeleiding wordt door Zorg van de Zaak uitgevoerd. Via de bedrijfsarts kan de commissaris worden opgeroepen voor een spreekuurcontact. Een spreekuurcontact kan ook telefonisch plaatsvinden.

• De bedrijfsarts bepaalt de frequentie van het spreekuurcontact met de commissaris. Het eerste spreekuurcontact is een intakegesprek en zal in de regel ongeveer in de vierde week na de ziekmelding zijn. Het kan eerder, zo nodig, op verzoek. In de regel zal dit op verzoek van de commissaris zijn, maar het kan ook naar aanleiding zijn van een beoordeling van de situatie door de minister. Op basis van dit intakegesprek stelt de bedrijfsarts vast wat de primaire reden is van het verzuim.

• Na dit intakegesprek wordt op basis van het advies van de bedrijfsarts de vervolgbegeleiding op maat ingericht. Het advies van de bedrijfsarts geeft aan:

  • wat het verwachte eindpunt van de re-integratie is;

  • welke inhoud de re-integratie moet hebben;

  • welk tijdspad gevolgd zal worden.

• Vervolgafspraken tussen commissaris en bedrijfsarts vinden daarna in beginsel om de vier weken plaats. Ziektebeeld en prognoses kunnen ertoe leiden dat de frequentie wordt bijgesteld.

• De bedrijfsarts stuurt de commissaris en de Chef Kabinet van de minister (hierna: Chef Kabinet) een terugkoppeling van het spreekuurcontact tussen de commissaris en de bedrijfsarts. De Chef Kabinet stuurt een afschrift hiervan aan de contactpersoon van de provincie.

• Betermelding bij volledig herstel van de commissaris gebeurt door de commissaris bij Zorg van de Zaak: via telefoonnummer: 088-0088917 of via e-mailadres: obdzuidwest@zorgvandezaak.nl.

  Bij de betermelding dient de laatste ziektedag te worden vermeld en de naam en het burgerservicenummer van de commissaris.

  Uiteraard meldt de commissaris zich ook beter bij de provincie waarvan hij of zij commissaris is. Verder moet de commissaris bij een ziekte die langer heeft geduurd dan acht dagen, de minister van het herstel op de hoogte stellen (via de Chef Kabinet).

• Zolang er geen sprake is van een volledig herstel blijft de opgestarte ziekteverzuimbegeleiding gewoon doorlopen en zal er dus op periodieke basis contact zijn met de bedrijfsarts.

• Als de commissaris binnen vier weken na betermelding opnieuw ziek wordt, blijft de eerste ziektedag van de eerste ziekteperiode gelden. Er is dan sprake van zogenaamd samengesteld ziekteverzuim. Dan blijft de oorspronkelijke ziekmelding gelden als start van de zes maanden termijn (ten behoeve van de beoordeling van de belastbaarheid en eventueel ontslag wegens ziekte).

3. Verschillende ziekteperioden, verschillende gevolgen

Er wordt onderscheid gemaakt tussen drie soorten ziekteperioden: kortdurend, langdurig en langer dan een half jaar. Deze worden hieronder beschreven.

a. Kortdurende ziekte (korter dan vier weken)

• Is er sprake van een kortdurend ziekteverzuim (bijvoorbeeld griep) dan zal er in de regel geen sprake zijn van een re-integratietraject, maar kan de commissaris na verloop van tijd beter worden gemeld.

b. Langdurige(r) ziekte

• Is de commissaris langdurig(er) ziek, dan wordt een verder ziektetraject gevolgd. Tijdens de begeleiding van dat ziektetraject kunnen door de bedrijfsarts adviezen worden gegeven over re-integratie-activiteiten die het herstel en de belastbaarheid van de commissaris kunnen bevorderen. De aangegeven contactpersoon van de provincie ontvangt, door tussenkomst van de Chef Kabinet, van Zorg van de Zaak een signaal voor het opstellen van een re-integratieplan. De spreekuurverslagen en eventueel het belastbaarheidsonderzoek van de bedrijfsarts zijn hierbij het uitgangspunt. Het daadwerkelijk opstarten van een eventueel benodigd re-integratietraject is de verantwoordelijkheid van de provincie en de commissaris. Doel van dat re-integratieplan is om de commissaris 100% beter te krijgen zodat hij zijn ambt weer kan vervullen. Omdat het een eenhoofdige functie betreft, is gedeeltelijk het ambt bekleden in de praktijk niet mogelijk en bovendien ongewenst. Kosten in het kader van de re-integratie zijn voor de provincie.

• Het re-integratieplan wordt opgesteld zes weken na de ziektemelding. Doel is de commissaris in het licht van de medische mogelijkheden te ondersteunen bij zijn terugkeer in het uitoefenen van het ambt. Afschrift van het re-integratieplan wordt door de aangegeven contactpersoon van de provincie naar de Chef Kabinet gestuurd. Zolang er geen sprake is van een volledig herstel blijft de opgestarte ziekteverzuimbegeleiding gewoon doorlopen. De contactpersoon van de provincie houdt de Chef Kabinet op regelmatige basis op de hoogte.

c. Ziekteverzuim langer dan een half jaar

• Op grond van artikel 2.2.19 van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers kan aan de commissaris ontslag worden verleend op grond van ongeschiktheid wegens ziekte tot het vervullen van het ambt. Het ligt niet voor de hand, maar het is juridisch gezien mogelijk dat een zieke commissaris wordt ontslagen op een andere grond dan ziekte. In deze paragraaf wordt echter uitsluitend ingegaan op het ontslag op grond van ziekte.

• Een ontslag op grond van ziekte is uitsluitend mogelijk indien er sprake is van:

  • a) ongeschiktheid wegens ziekte tot het vervullen van het ambt gedurende een ononderbroken periode van zes maanden én

  • b) indien volledig herstel van de ziekte niet is te verwachten binnen een periode van zes maanden, volgend op de eerste periode van zes maanden.

• Of voldaan is aan de voorwaarden van a) en b), wordt omstreeks deze zesde maand na de ziekmelding vastgesteld door de bedrijfsarts door middel van een beoordeling van de belastbaarheid. Daartoe neemt de bedrijfsarts contact op met de Chef Kabinet. Het kan zo zijn dat een commissaris bijvoorbeeld in de zevende maand weer volledig re-integreert en dan is zo’n beoordeling niet echt nodig. Het gaat vooral om de prognose, als het langer gaat duren. Op basis van dit gesprek besluit de bedrijfsarts of een beoordeling van de belastbaarheid inderdaad aan de orde is. De Chef Kabinet informeert de commissaris over de te volgen procedure; de bedrijfsarts, over de medisch inhoudelijke kant van de procedure.

• De bedrijfsarts kan voor deze beoordeling een of meer andere geneeskundigen inschakelen als die dat voor zijn of haar oordeel nodig acht. De commissaris is gehouden aan deze beoordeling mee te werken. Kosten daarvan zijn voor rekening van het ministerie.

• Bij de beoordeling wordt het voortouw genomen door de bedrijfsarts. De bedrijfsarts informeert de Chef Kabinet over het moment van de belastbaarheidsbeoordeling.

• Indien de commissaris dat wenst, kan een door hem of haar aangewezen geneeskundige bij de beoordeling worden betrokken. De Chef Kabinet stelt de commissaris van deze mogelijkheid op de hoogte. De commissaris kan zijn of haar wens direct aan de bedrijfsarts kenbaar maken of via de Chef Kabinet. In het eerste geval informeert de bedrijfsarts de Chef Kabinet.

• Maakt de commissaris gebruik van deze mogelijkheid, dan zal de bedrijfsarts contact opnemen met deze geneeskundige. Op basis van de bevindingen van beiden komen zij tot een gezamenlijk oordeel. De kosten van deze door de commissaris aangewezen geneeskundige zijn, mits redelijk en niet uit anderen hoofde te vergoeden, in goed overleg met het Ministerie van BZK, voor rekening van het Ministerie van BZK.

• Als de bedrijfsarts en de door de commissaris aangewezen geneeskundige niet tot een gezamenlijk oordeel kunnen komen, kan de Minister van BZK beslissen een derde arts in te schakelen. De commissaris is gehouden ook aan dat onderzoek mee te werken.

• De uitslag van het belastbaarheidsonderzoek wordt door de bedrijfsarts aan de Chef Kabinet gezonden. De Chef Kabinet informeert de commissaris en de provincie.

• Op basis van de uitslag zal de minister zich beraden op een ontslag op grond van ziekte.

• Als volledige terugkeer in het ambt binnen een half jaar niet is te verwachten, kan de minister de commissaris voordragen voor ontslag. Dat ontslag geeft aanspraak op een uitkering op grond van de Algemene pensioen- en uitkeringswet politieke ambtsdragers (Appa). Dit is dezelfde uitkering als die welke de commissaris ontvangt in andere gevallen van ontslag; ook die op eigen verzoek. Voordat de minister deze voordracht doet, informeert die de commissaris, de Chef Kabinet en de contactpersoon van de provincie.

• Als volledige terugkeer in het ambt binnen een half jaar wel is te verwachten, wordt er niet overgegaan tot ontslag op grond van ziekte. De minister informeert de commissaris, de Chef Kabinet en de contactpersoon van de provincie. Zolang er geen sprake is van een volledig herstel, blijft de bedrijfsarts de vinger aan de pols houden en worden de re-integratie en de verzuimbegeleiding voortgezet. De contactpersoon van de provincie houdt de Chef Kabinet op regelmatige basis op de hoogte.

• Mocht er op een later moment aanleiding zijn om te veronderstellen dat terugkeer toch niet mogelijk is en ontslag op grond van ziekte worden overwogen, dan moet er op dat moment opnieuw een beoordeling van de belastbaarheid worden uitgevoerd. Aan de eerste eis (ongeschiktheid wegens ziekte tot het vervullen van het ambt gedurende een ononderbroken periode van zes maanden) is dan al voldaan. De tweede eis vergt dan weer een nieuwe beoordeling of volledig herstel van de ziekte is te verwachten binnen een periode van zes maanden vanaf dat moment.