Wijzigingsbesluit Mandaatbesluit RvIHH 2024

De directeur van de Rijksorganisatie voor Informatiehuishouding,

Gelet op de artikelen 7.7 en 7.8 van het Mandaatbesluit BZK 2023,

Besluit:

ARTIKEL I

het Mandaatbesluit RvIHH 2024 te wijzigen:

A

Bijlage 2, als bedoeld in artikel 5, derde lid, van het Mandaatbesluit RvIHH 2024, komt te luiden:

Vastgesteld (Onder)mandaat personele aangelegenheden Rijksorganisatie voor Informatiehuishouding (RvIHH) + rollen – d.d. 2024							Disclaimer: Voor financieel mandaat geldt een aparte regeling
Personele aangeledenheden	wet- en regelgeving	SG	directeur (algemeen directeur)	manager OE (unit-manager (CFO, CInO, COO, CIO))	Afdelings hoofd (afdelings manager)	teamleider (team manager)	Opmerkingen
Organisatie en formatie							X = eindverantwoordelijke/mandaathouder O = uitvoerende manager t = tekenbevoegdheid voor ovk's
Het vaststellen van de formatie	Mandaatbesluit BZK 2023	X
Vaststellen van capaciteitsplannen binnen het vastgesteld formatief kader	Mandaatbesluit BZK 2023		X
Optreden als bestuurder in de zin van de WOR	Mandaatbesluit BZK 2023		X
Het vaststellen van functie(her)waardering	Mandaatbesluit BZK 2023		X				Topformatie valt onder bevoegdheid SG
Inhuur extern personeel	Conform financieel ondermandaat		X	X	O
Toekennen representatievergoeding	§11.3 CAO Rijk	X	O
Personeelsgesprekken (functioneren en ontwikkelen)
Voeren van een personeelsgesprek en beoordelingsgesprek	§12.1 CAO Rijk		X	X	X	X
Beoordeling opstellen	§12.2 CAO Rijk		X	X	X	X
Vaststellen verslag van een plannings- en functioneringsgesprek	§12.1 CAO Rijk		X	X	X	X
Beoordeling vaststellen / optreden als beoordelingsautoriteit	§12.2 CAO Rijk		X	X	X	O	* minimaal 1 niveau hoger dan opsteller beoordeling
Aannemen personeel en ontslag
Afnemen van de eed/belofte	Mandaatbesluit BZK 2023		X	X
Het sluiten van een arbeidsovereenkomst (bepaalde tijd/onbepaalde tijd)	§2.1/2.2 CAO Rijk		X / t	O	O	O	Uitzondering voor topformatie/MD-doelgroep
Voeren van arbeidsvoorwaardengesprek en daarbij doen van een loonvoorstel binnen salarisschaal, inclusief bevestiging van aanbod arbeidsvoorwaarden aan kandidaat	§ 6.1/6.2 CAO Rijk		X	X	X	X	Afstemming vooraf met mandaathouder en advies HRM
Het wijzigen van de aard van de arbeidsovereenkomst (bijv verlengen of omzetten naar onbepaalde tijd)	§2.1/2.2 CAO Rijk		X	O	O	O
Het wijzigen van de arbeidsduur (meer/minder werken) mits passend binnen formatie	§3.1 CAO Rijk		X	X	O	O
Bevorderen naar een hogere/andere functie, mits passend binnen formatie	§2.2 CAO Rijk		X	X	O	O	met toepassing vrije werkplekken BZK en/of vacaturebeleid
Het opzeggen/beëindigen van de arbeidsovereenkomst door werkgever	art. 7:667/7:669 BW §2.3 CAO Rijk en §25.1		X / t	O	O	O	bij directeuren na afstemming met SG, met advies HRM
Aanzeggen/bevestigen einde arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd (langer dan 6 mnd)	art. 7:668 BW		X	O	O	O
Verzoek ontbinding arbeidsovereenkomst door de kantonrechter	art. 7:671b BW		X	O
Het aanvragen van een ontslagvergunning bij het UWV	art. 7:671a BW		X	O	O	O	met advies HRM
Toekennen verzoek tot langer doorwerken na AOW-gerechtigde leeftijd	§2.5 CAO Rijk		X				Verzoeken om langer door te werken worden met tussenkomst van lijnmanager voorgelegd aan algemeen directeur (met advies HRM)
Het toekennen van een overlijdensuitkering	art. 7:674 BW/§2.7 CAO Rijk		X	O	O	O
Het aanwijzen als VWNW kandidaat	§14.1 CAO Rijk		X	O	O	O	o.b.v. door SG vastgesteld O&F rapport
Beslissen tot wijzigen werklocatie			X	O	O	O
Overeenkomen detachering / interim- functievervulling (inclusief bijbehorende afspraken oa over terugkeer)			X / t	X	O	O	met advies HRM
Vaststellingsoverenkomst (personele individuele maatwerkregeling)	art. 7:670b BW		X / t	O			na afstemming met SG – vooraf verplichte toets hoofd HRM Advies namens SG
Ordemaatregelen en straffen
Het ontzeggen van de toegang tot de organisatie	§15 CAO Rijk		X				met advies HRM en afstemming arbeidsjurist
Opdracht tot verrichten van werkzaamheden elders of andere werkzaamheden i.h.k.v. orde maatregel	§15 CAO Rijk		X				met advies HRM en afstemming arbeidsjurist
Opleggen van een schorsing	§15 CAO Rijk		X				met advies HRM en afstemming arbeidsjurist
Het opleggen van een disciplinaire straf, o.a berisping, korten IKB uren, onthouden periodieke verhoging.	§15 CAO Rijk		X				met advies HRM en afstemming arbeidsjurist
Ontslag op staande voet, wegens dringende reden.	art. 7:677 BW / §15 CAO Rijk		X / t	O			met advies HRM en afstemming arbeidsjurist
Beloning
Het bepalen van het salaris (m.u.v. MD-functies)	§6.1 CAO Rijk		X	X	O	O	MD doelgroep: leidinggevenden en specialisten vanaf S15 Het is niet toegestaan een salaris in een hogere schaal dan de functieschaal toe te kennen
Het toekennen/onthouden van een periodieke verhoging i.h.k.v. functioneren (gekoppeld aan beoordeling)	§6.2/§12.2 CAO Rijk		X	O	O	O	altijd met HRM advies
Het toekennen van een eenmalige- of periodieke toeslag	§7.9 CAO Rijk		X	O	O	O	altijd met HRM advies
Het vaststellen van een lager salaris (functieverlichting)	§12.6 CAO Rijk		X	O	O	O	altijd met HRM advies
Variabele beloning
Het toekennen van een waarnemingstoelage	§7.8 CAO Rijk		X	O	O	O	altijd met HRM advies
Het toekenen van een bindingspremie/arbeidsmarkttoelage	§7.9 CAO Rijk		X	O	O	O	altijd met HRM advies
Het toekennen van een aflopende toelage onregelmatige dienst	§7.1 / § 7.4 CAO Rijk		X	O	O	O	altijd met HRM advies
Het toekennen van een (vaste) toelage bereikbaarbaarheid/beschikbaarheid	§7.6 CAO Rijk		X	O	O	O
Het toekennen van een vergoeding voor overwerk	§7.10 CAO Rijk		X	X	O	O
Vakantie en bijzonder verlof
Toekennen/wijzigen opname vakantie/verlof -uren	§4.1 CAO Rijk		X	X	X	X
Toekennen opname verlof tijdens ziekte	§4.1 CAO Rijk		X	X	X	X
Het vaststellen van een afbouwplan verlof	§4.1 CAO Rijk		X	X	X	X
het wijzigen van de vervaltermijn van wettelijke vakantieuren	§4.1 CAO Rijk		X	X	X	O	altijd met HRM advies
Het verlenen van kortdurend bijzonder verlof – CAO gelieerd (o.a. bijzondere gebeurtenissen)	§ 4.3 / 4.9 CAO Rijk		X	X	X	X
Het verlenen van langdurend bijzonder verlof	§4.3 / 5 CAO Rijk		X	X	O	O
Het verlenen van onbetaald verlof	§ 4.3 CAO Rijk		X	X	O	O
Het verlenen van studieverlof (behorende bij studiefaciliteiten)	§12.3 CAO Rijk		X	X	O	O
Aanvullingen verlofbepalingen Wet arbeid en Zorg
Het verlenen van zwangerschaps-/bevallingsverlof	§ 5 CAO Rijk/art. 3:1 WAZO		X	X	X	X
Het verlenen van ouderschapsverlof	§ 5 CAO Rijk/art. 6:1 WAZO		X	X	X	X
Het verlenen van adoptie- en pleegverlof	§ 5 CAO Rijk/art. 3:2 WAZO		X	X	X	X
Het verlenen van kortdurend zorgverlof	§ 5 CAO Rijk/art. 5:1 WAZO		X	X	X	X
Het verlenen van langdurig zorgverlof	§ 5 CAO Rijk/art. 5:9 WAZO		X	X	O	O
Het verlenen van calamiteiten- en ander kort verlof	§ 5 CAO Rijk/art. 4:1 WAZO		X	X	X	X
Gratificaties
Het toekennen van een eenmalige uitkering (gratificatie/beloning)	§7.9 CAO Rijk		X	X	O	O	Voordrachten extra belonen worden goedgekeurd door DT en uitgevoerd door afdelingsmanager (conform HR-cyclus RvIHH).
Toekennen gratificatie i.h.k.v. ambtsjubileum	§ 6.4 CAO Rijk		X	X	X	X
Opleidingen
Het vaststellen van het opleidingsplan organisatiebreed			X
Toekennen/afwijzen studiefaciliteiten en opleidingen (binnen vastgesteld opleidingsplan organisatie)	§12.3 CAO Rijk		X	X	X	X	DT beslist vanaf 10K, directeur van 2,5K tot 10K, afdelingshoofd tot 2,5K
Ziekte en arbeidsongeschiktheid
Vergoeding schade en zorgkosten / medische behandeling	art. 7:658 BW/§8.7 CAO Rijk		X				in overleg met HRM advies en bedrijfsarts
Opleggen van een loonstop of loonopschorting, indien een medewerker zich tijdens ziekte niet houdt aan re-integratieverplichtingen of controlevoorschriften	art. 7:629 BW		X	X	O	O	altijd in afstemming met HRM-advies
Toekennen aanvullende vergoeding bij minder dan 35% arbeidsongeschiktheid	§ 8.4 CAO Rijk		X	X	O	O
Registreren datum bevalling			X	X	X	X
Besluit ´dienstongeval´, beroepsziekte, beroepsincident	§ 8.7 CAO Rijk en Bijlage		X
Werktijdregeling
Betaald meer uren werken (met gelijkblijvende arbeidsduur)	§9.2 CAO Rijk		X	X	X	X
Vaststellen werkrooster			X	X	X	X
Opdragen/ aanwijzen tot het verrichten van bereikbaar- & beschikbaarheidsdiensten	§ 3.2 en § 7.6 CAO Rijk		X / t
Vaststellen periodiek B&B rooster	Arbeidstijdenwet		X	X	X	X
Opdracht tot verrichten overwerk	3.2 CAO Rijk		X	X	X	X
BHV
Aanwijzen om op te treden als BHV-er	§11.4 CAO Rijk		X	X	O	O	uitvoering door UBV/S&O Arbo & Huisvesting en BHV-coordinator FMH voor alle werklocaties RvIHH
BHV aanwijzings- en beëdigingsbesluiten			X	X
Personele regelingen
Beoordelen arbeidsomstandigheden (inclusief thuiswerkplek)	Arbowet / arbocatalogus Rijk		X	X	X	X	Altijd met voorafgaand advies Tactisch Preventiemedewerker
Het toekennen/afkeuren van aanvragen gebruik IKB-budget	§9.1 CAO Rijk		X	X	X	X	Bij afkeuren advies HRM
Besluit tot verbod verrichten van nevenwerkzaamheden	art. 7:653a BW / Gedragscode Integriteit Rijk en Ambtenarenwet 2017		X				Let op! Sinds 1 aug. 2022 is een verbod op verrichten van nevenwerkzaamheden verboden, tenzij daar objectieve redenen voor zijn (art. 7:653a BW). Voor verbod altijd in overleg met HRM Advies
Reizen en vergoedingen
Het toekennen van de pensionkostenvergoeding en verhuiskostenvergoeding	§11.5 CAO Rijk		X	X	O	O
Het goedkeuren/afkeuren van reisdeclaraties	§10.1 CAO Rijk		X	X	X	X
Het toekennen vergoeding woon-werkverkeer	§10.1 CAO Rijk		X	X	X	X
Het toekennen vergoeding dienstreizen binnenland	§10.2 CAO Rijk		X	X	X	X
Het toekennen vergoeding dienstreizen buitenland	§10.3 CAO Rijk		X	X	O	O
Beslissen over gebruik dienstauto	§10.4 CAO Rijk		X
Het toekennen van de hoge tegemoetkoming woon-werkverkeer	§10.1 CAO Rijk		X	X	O	O
Overige vergoedingen
Het toekennen van een maaltijdvergoeding bij overwerk	§11.1 CAO Rijk		X	X	X	X
Het toekennen van een thuiswerkvergoeding en voorzieningen thuiswerkplek en/of verduurzaming woning	§25.6 CAO Rijk		X	X	X	X
Het toekennen vergoeding beeldschermbril	§11.6 CAO Rijk		X	X	X	X
Vergoeding voor juridische ondersteuning	Bijlage 11 CAO Rijk		X				Altijd met HRM Advies
Toekennen vergoeding overwerk (tot max S10)	§ 7.10 CAO Rijk		X	X	X	X
Overig
Personeelskaarten en personeelsdossiers raadplegen / documenten toevoegen			X	X	X	X
Het opleggen van de verplichting tot vergoeden van door de dienst geleden schade	art. 7:661 BW		X
Stopzetten van loondoorbetaling	arti. 7:628 BW		X	O	O	O	altijd met HRM advies
Vrijstelling geven op terugbetaling van kosten opleiding	§12.3 CAO Rijk		X	X			Let op! Vanaf 1 aug. 2022 is een studiekostenbeding niet geldig als het gaat om een verplichte opleiding (art. 7:611a lid 4 BW).
Beslissen tot openstellen vacature, mits passend binnen vastgestelde capaciteitsplan			X	X	O	O
Toekennen VWNW voorzieningen	§14.1 e.v. CAO Rijk		X	O
Aanvragen van veiligheidsonderzoeken (Hoofdstuk C Personeelsreglement BZK)			X	X	O	O	aanvragen verlopen via BVA-rol RvIHH
Stage overeenkomsten & verlengingen			X / t	X	O	O
Proces van afstemming:
In P-direkt kan de laagste manager veel van bovenstaande handelingen verrichten, dit is echter niet hetzelfde als ook daadwerkelijk mandaat. Voor die handelingen/aanvragen/verzoeken waarover de direct leidinggevende niet zelf kan beslissen, dient vooraf afstemming te zijn (via de hierarische lijn) met de functionaris die bevoegd is om hierover te beslissen, in voorkomende gevallen met voorafgaand HRM advies. De uitvoering en communicatie richting medewerker volgt daarna via de direct leidinggevende. In het portaal wordt melding gemaakt namens wie (functienaam) de handeling wordt verricht.
NB: Een beslissing dient genomen te worden door de daartoe bevoegde manager. Een beslissing moet zorgvuldig zijn voorbereid (onderzoek, hoorplicht en evenredigheid qua belangen werknemer / organisatie), goed gemotiveerd (en begrijpelijk) en binnen een redelijke termijn worden genomen, zonder vooringenomenheid of partijdigheid. Daarbij geldt dat in gelijke gevallen sprake is van een gelijke behandeling.
Bij twijfel, raadpleeg de HRM-adviseur voor een toelichting en/of advies.

ARTIKEL II

Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na plaatsing in de Staatscourant.

Dit besluit zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, D. Venema Directeur Rijksorganisatie voor Informatiehuishouding

TOELICHTING

Met dit wijzigingsbesluit wordt het Mandaatbesluit RvIHH 2024 gewijzigd. Bijlage 2 bij het Mandaatbesluit RvIHH 2024 is gewijzigd.

In de toelichting van het oorspronkelijke besluit (Staatscourant 2024, 28659) staan verkeerde verwijzingen. In de toelichting wordt verwezen naar artikel 3 lid 1 en lid 2. Dat dient artikel 3 lid 1, 2 en 3 te zijn. De toelichting op artikel 3 lid 3 en lid 4 dient te worden gewijzigd naar artikel 3 lid 4 en lid 5. Verder wordt in de toelichting verwezen naar artikel 3 lid 5. Dat dient artikel 3 lid 6 te zijn.

Daarnaast dient de toelichting op artikel 3 lid 6 als volgt te zijn:

De directeur RvIHH kan voor een bepaalde periode centraal voorafgaand toezicht instellen, waardoor het ondermandaat van managers niet wordt aangepast, maar een voorgenomen besluit wel eerst centraal moet worden voorgelegd.