Convenant tussen de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie en de Belastingdienst inzake de uitvoering van de Registratiewet 1970

Datum 1 juli 2024

versie 3.0

Partijen:

De Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie, een openbaar lichaam in de zin van artikel 134 van de Grondwet juncto artikel 60 van de Wet op het notarisambt, uit hoofde van het bepaalde in artikel 65 lid 3 van de Wet op het notarisambt vertegenwoordigd door de voorzitter van het bestuur, te weten mr. A.M.J.M. Ploumen, tezamen met een lid van het bestuur;

en

De Staatssecretaris van Financiën, handelend in de hoedanigheid van bestuursorgaan en als vertegenwoordiger van de Staat der Nederlanden, vertegenwoordigd door drs. P.H. Smink, directeur-generaal van de Belastingdienst;

hierna gezamenlijk te noemen: partijen,

gelet op en overwegende het volgende,

• dat zij afspraken wensen vast te leggen over de uitvoering van de in artikelen 4, 7a en 7b van de Registratiewet 1970 en de artikelen 2 tot en met 6 en 8 van de Uitvoeringsregeling Registratiewet 1970 aan de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB) opgedragen taken en over de bekostiging daarvan, zoals vastgelegd in artikel 13a lid 2 van de Registratiewet 1970 juncto artikel 21 van de Uitvoeringsregeling Registratiewet 1970;

• dat deze afspraken nader invulling geven aan met name de verplichting van de KNB inzake de registratie van akten van notarissen en hieraan gerelateerde activiteiten, alsmede aan de wijze waarop de kosten worden vergoed die de KNB maakt ten behoeve van de uitoefening van deze taken;

• dat deze kostenvergoeding voort komt uit de eerdere overdracht van taken in het kader van de registratie van akten door de Belastingdienst aan de KNB;

• dat zij rekening houden met de wettelijke rechtsbescherming van derden, in het bijzonder de privacybescherming en de hen betreffende geheimhoudingsplicht. Ook dragen zij zorg voor inachtneming van deze plicht door de eventueel door hen ingeschakelde derden;

• dat zij rekening houden met de aangifte overdrachtsbelasting die de notaris namens de verkrijger doet, zoals bedoeld in artikel 21a Uitvoeringsregeling Algemene wet inzake rijksbelastingen 1994, door het aanbieden ter registratie van de akte en het aanbieden van de gegevens conform artikel 4 van de Uitvoeringsregeling Registratiewet 1970.

spreken het volgende af,

Artikel 1. Definities

• 1. In dit convenant (en de daarbij behorende bijlagen) wordt verstaan onder:

  KNB:

  Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie, de publiekrechtelijke beroepsorganisatie, bedoeld in artikel 60 van de Wet op het notarisambt.

  Belastingdienst:

  de Rijksbelastingdienst, bedoeld in de Uitvoeringsregeling Belastingdienst 2003, die is belast met de heffing en invordering van rijksbelastingen en met andere bij of krachtens de wet opgedragen taken waaronder de uitvoering van inkomensafhankelijke regelingen.

  CDR:

  Centraal Digitaal Repertorium, de applicatie die het register van elektronische afschriften en het centraal digitaal repertorium bevat en die het berichtenverkeer verzorgt met betrekking tot de registratie van elektronische afschriften, alsmede het bijhouden van de repertoria per notaris en de aangiften overdrachtsbelasting en de daarmee verband houdende berichten.

  PEC:

  Platform Elektronische Communicatie, beheerd door de KNB ten behoeve van het notariaat, op welk platform het CDR in bedrijf is.

  Richtlijnen:

  De Richtlijnen Centraal Digitaal Repertorium opgesteld door de Belastingdienst en KNB waarnaar verwezen wordt in de uitvoeringsregeling en die bestaan uit de volgende onderdelen:

  • a) V4 CDR procesbeschrijving, certificeringshandboek en berichtenboek;

  • b) CDR berichtenboek Belastingdienst.

  In deze documenten is een nadere uitwerking opgenomen van de specificaties waaraan het CDR voldoet en van de werkwijzen die worden gehanteerd. Deze documenten zijn als bijlage bij dit convenant gevoegd.

  Wet:

  Registratiewet 1970.

  Uitvoeringsregeling:

  Uitvoeringsregeling Registratiewet 1970.

  SLA:

  Service Level Agreement, document waarin de door partijen overeengekomen praktische afspraken over de gegevensuitwisseling en samenwerking zijn vastgelegd. Het betreft hier de laatste versie zoals vastgesteld door partijen in het Tactisch Beheer Overleg.

  DAP:

  Dossier Afspraken en Procedures, set document(en) waarin de voor de uitwisseling noodzakelijke technische en gedetailleerde beschrijvingen van de gegevensuitleveringen zijn gespecificeerd, alsmede de procedurebeschrijvingen, zoals controle- en escalatieprocedures. Het betreft hier de laatste versie zoals vastgesteld door partijen in het Tactisch Beheer Overleg.

  Tactisch Beheer Overleg:

  periodiek overleg met vertegenwoordigers van de Belastingdienst en de KNB waarin de informatievoorziening bewaakt wordt, probleem-, change- en releasemanagement plaatsvindt en dat bevoegd is om de SLA en het DAP te wijzigen.

• 2. Begrippen die in dit convenant verder worden gehanteerd, hebben de betekenis die daaraan in de toepasselijke wet- en regelgeving wordt gegeven, tenzij uitdrukkelijk anders is vermeld.

Artikel 2. Doel

Het doel van dit convenant is om nadere afspraken vast te leggen over:

• 1. de uitvoering van de in de Wet en Uitvoeringsregeling vastgelegde registratie van notariële akten en de uitwisseling van berichten in het kader daarvan, alsmede over gegevensuitwisseling ten behoeve van de elektronische aangifte overdrachtsbelasting;

• 2. de regeling van de kostenvergoeding aan KNB door Belastingdienst als vastgelegd in artikel 13a van de Wet en artikel 21 van de Uitvoeringsregeling.

Artikel 3. Afspraken, taken en verantwoordelijkheden

• 1. De KNB voert ingevolge de Registratiewet 1970 de volgende taken uit:

  • a. Inrichten en technisch onderhouden van het CDR en bijbehorende applicaties en diensten conform de met de Belastingdienst overeengekomen specificaties, zoals opgenomen in de Richtlijnen en het DAP;

  • b. Via het PEC registreren van elektronische afschriften en kopieën die door een notaris ter registratie zijn aangeboden in het CDR;

  • c. Inrichten en technisch onderhouden van de repertoria per notaris en opnemen van deze repertoria in het CDR;

  • d. Ontvangen van de notaris via het PEC van berichten van aangiften overdrachtsbelasting en daarmee verband houdende correctieberichten, bezwaarschriften en verzoeken en voor het doorleveren van deze berichten aan de Belastingdienst;

  • e. Ontvangen van berichten van de Belastingdienst via het PEC als omschreven in de richtlijnen en via het PEC doorleveren van deze berichten aan de notaris die dit aangaat;

  • f. De in artikel 7a, tweede lid, van de wet bedoelde inzage van de inspecteur of andere door de Minister van Financiën aangewezen ambtenaren in het register en het CDR wordt geacht door de KNB te zijn verleend door de onverwijlde doorzending van alle geregistreerde elektronische afschriften en repertoriumregels aan de Belastingdienst;

  • g. Het door de servicedesk tijdig en kwalitatief goed beantwoorden en oplossen van vragen en problemen die gerelateerd zijn aan ICT-voorzieningen voor de Belastingdienst. Waar de servicedesk niet voor een oplossing kan zorgen, wordt de vraag met de juiste informatie tijdig doorgezet naar de tweedelijnsondersteuning van de KNB;

  • h. Het geven van advies en ondersteuning op verzoek van de Belastingdienst en/of naar aanleiding van vragen die via de servicedesk, het Tactisch Beheer Overleg of via andere wegen binnenkomen.

• 2. De programmatuur ten behoeve van het CDR en de bijbehorende ontwerpen en documentatie zijn ontwikkeld door KNB en worden beheerd door en zijn eigendom van KNB.

• 3. Nadere afspraken over de gegevensuitwisseling tussen KNB en Belastingdienst die uit de genoemde taken voortvloeien, zijn vastgelegd in een SLA en een DAP, die als bijlagen bij dit convenant zijn gevoegd.

• 4. Om te voldoen aan haar wettelijke taken zoals onder meer voorzien in artikel 8 van de Uitvoeringsregeling, heeft de KNB het recht om de volgende meta-informatie uit het CDR te halen:

  • a. het periodieke aantal akten per notaris;

  • b. het periodieke totaal aantal akten per notaris per soort;

  • c. overige anonieme statistische gegevens ten behoeve van de uitoefening van haar taken als beroepsorganisatie en informatievoorziening aan haar leden.

  Daarnaast heeft de KNB inzage in de mate van volledigheid van inschrijvingen, registraties en berichten, de tijdstippen waarop de inschrijvingen, registraties en berichten over de overdrachtsbelasting zijn aangeboden en doorgestuurd naar de Belastingdienst, alsmede in de tijdstippen waarop de Belastingdienst een retourbericht heeft verzonden.

• 5. De KNB spant zich naar beste vermogen in om binnen de vastgestelde begroting de toegang, beschikbaarheid, kwaliteit en overige service levels van het CDR en PEC met betrekking tot het uitvoeren van de taken zoals neergelegd in dit convenant op basis van het Dossier Afspraken en Procedures (DAP) en de Service Level Agreement (SLA) te realiseren.

• 6. De KNB spant zich in het CDR en PEC juist en volledig, beveiligd en authentiek conform de huidige stand van de techniek in stand te houden en de communicatie daaromtrent steeds actueel te laten zijn. Indien nadere maatregelen nodig zijn ter borging van de kwaliteit van de aan de KNB opgedragen taken of de bescherming van gegevens, zullen de KNB en de Belastingdienst hierover in overleg treden.

• 7. De KNB is niet verantwoordelijk voor de juistheid, volledigheid en compleetheid van de door de betrokken notaris aangeleverde elektronische afschriften, kopieën en berichten en het door de notaris wel of niet tijdig versturen hiervan. De KNB voert geen inhoudelijke controles uit op de door de betrokken notaris aangeleverde gegevens en berichten en neemt geen inhoudelijk toezicht over van de Belastingdienst.

• 8. De KNB rapporteert aan de Belastingdienst, conform de afspraken die zijn vastgelegd in het DAP. Een periodieke rapportage over de openstaande overlijdensberichten, is hier in ieder geval onderdeel van.

Artikel 4. Financiële verplichtingen

• 1. Op grond van artikel 13a, tweede lid, van de Wet, uitgewerkt in artikel 21 van de Uitvoeringsregeling, vergoedt de Belastingdienst aan de KNB de in het derde lid van dit artikel bedoelde kosten die door haar of ten laste van haar werkelijk gemaakt zijn, op basis van nacalculatie, overeenkomstig de nadere afspraken in artikel 5 van dit convenant.

• 2. Ter zake van de in het eerste lid bedoelde kosten verstrekt de Belastingdienst maandelijks een voorschot, overeenkomstig de nadere afspraken in artikel 5 van dit convenant.

• 3. Partijen leggen vast dat voor vergoeding in aanmerking komen de beheerkosten voor het CDR op operationeel niveau. Deze kosten zijn opgebouwd uit acht componenten:

  • a. functioneel beheer;

  • b. technisch beheer;

  • c. hosting;

  • d. beheer door bureau van de KNB;

  • e. certificering van leveranciers van notariële software;

  • f. periodieke ISAE 3000 type I en II audits, met inbegrip van de resultaten van de jaarlijkse pentest, door een externe partij. De audit en de pentest worden jaarlijks na voorafgaand overleg met de Belastingdienst uitgevoerd. De pentest wordt tevens na significante wijzigingen in de systemen uitgevoerd na voorafgaand overleg met de Belastingdienst;

  • g. onderhoud van de software;

  • h. overige in onderling overleg overeengekomen ondersteuning.

• 4. De beheerkosten zullen jaarlijks per 1 januari worden aangepast met een inflatiecorrectie, gebaseerd op de consumentenprijsindex alle huishoudens (CPI) volgens de tabellen van het CBS, welke wordt afgerond op twee decimalen. Hierbij wordt het jaargemiddelde genomen van de maandindexcijfers van de 12 maanden voorafgaand aan de maand oktober van het voorgaande jaar.

• 5. Om de grootte en omvang (kwantiteit) van diensten te kunnen bepalen mag de Belastingdienst op haar initiatief een toetsing doen op applicaties en systemen die de KNB voor de Belastingdienst in beheer en onderhoud heeft, bijvoorbeeld in de vorm van een functiepuntanalyse. De uitkomst wordt gebruikt om de uren die worden gepland en besteed ten behoeve van het beheer en onderhoud van de componenten genoemd in lid 3 te evalueren.

• 6. De Belastingdienst mag op haar initiatief een benchmark laten uitvoeren door een onafhankelijke ter zake deskundige derde partij om de marktconformiteit te bepalen van de beheerkosten zoals bedoeld in lid 3 van de applicaties en systemen die de KNB voor de Belastingdienst in beheer en onderhoud heeft. Partijen treden in overleg om de exacte scope van de benchmark vast te stellen en leggen dit vast in de notulen van het Tactisch Beheer Overleg.

  De hoogte van de vergoeding van de beheerkosten wordt overeenkomstig de uitkomsten van deze benchmark geëvalueerd en geactualiseerd conform het bepaalde in lid 7.

  Partijen treden in overleg om de exacte verdeling van de hiermee gepaard gaande kosten vast te stellen en leggen dit vast in de notulen van het Tactisch Beheer Overleg. De opdracht aan de onafhankelijke ter zake deskundige derde partij zal in samenspraak met partijen vooraf worden samengesteld.

• 7. Indien de in het derde lid genoemde kostencomponenten actualisering behoeven, geschiedt die actualisering na overleg tussen partijen en schriftelijke vastlegging door partijen van hetgeen daarbij is overeengekomen.

• 8. Ten behoeve van de controle op de ingediende begroting en de realisatie van de kosten, worden de in het derde lid genoemde kostencomponenten door de KNB onderbouwd conform bijlage D.

Artikel 5. Vergoeding van de beheerkosten voor het CDR, nadere afspraken

• 1. De KNB stuurt ieder jaar uiterlijk twee maanden voor ommekomst van haar boekjaar een begroting voor het komende jaar, inclusief de toelichting zoals genoemd in artikel 27 van de Kaderwet zelfstandige bestuursorganen, voor de uitvoering van de taken toe aan de Belastingdienst, via het e-mailadres: CAP.Gegevens.Bedrijfsvoering@belastingdienst.nl en daarnaast aan de vaste contactpersoon van de KNB binnen de Belastingdienst (thans: accountmanager KNB).

• 2. De KNB stuurt ieder jaar uiterlijk twee maanden na ommekomst van haar boekjaar de eindafrekening over het afgelopen jaar aan de Belastingdienst, via het e-mailadres: CAP.Gegevens.Bedrijfsvoering@belastingdienst.nl en daarnaast aan de vaste contactpersoon van de KNB binnen de Belastingdienst (thans: accountmanager KNB).

• 3. De KNB zal maandelijks 1/12 deel van het begrote bedrag plus BTW factureren aan de Belastingdienst. De Belastingdienst voldoet de facturen binnen 30 dagen na ontvangst.

• 4. Indien de KNB in het kader van het beheer van het CDR voor keuzes wordt gesteld die zullen leiden tot overschrijding van de vastgestelde begroting, stelt de KNB de Belastingdienst hiervan zo snel mogelijk op de hoogte. Partijen treden in overleg over deze keuzes. KNB legt een op grond van de uitkomst van het overleg aangepaste begroting voor aan de Belastingdienst, voorzien van een toelichting op de aanpassingen. De Belastingdienst zal binnen twee maanden na ontvangst een besluit nemen omtrent al dan niet goedkeuren van de aangepaste begroting.

• 5. Indien de aangepaste begroting wordt goedgekeurd, zal de KNB het maandbedrag conform de aangepaste begroting factureren.

• 6. Indien de Belastingdienst niet binnen twee maanden een besluit kan nemen over de aangepaste begroting, zal de Belastingdienst de KNB hiervan op de hoogte stellen. In dat geval wordt binnen twee maanden na ontvangst van de aangepaste begroting de afspraak gemaakt of de voorschotnota’s die de KNB factureert, al dan niet worden aangepast aan de aangepaste begroting, totdat over goedkeuring van de aangepaste begroting een besluit is genomen.

• 7. Indien een wijziging in de begroting niet of voorwaardelijk wordt goedgekeurd, zal in onderling overleg bekeken worden welke aanpassingen in taken en wijze van uitvoering, waaronder mede begrepen de aanpassingen in taken en wijze van uitvoering bij een onderaannemer of hostingpartij, moeten worden doorgevoerd om de KNB in te staat te stellen de taken verantwoord en binnen de begroting te laten uitvoeren.

• 8. Indien de KNB een onderaannemer of hostingpartij vervangt door een andere en duidelijk is dat deze vervanging zal resulteren in een toekomstige overschrijding van de vastgestelde begroting, zal de KNB de Belastingdienst onverwijld van de vervanging op de hoogte stellen. De KNB zal de Belastingdienst desgewenst op deze vervanging een nadere toelichting geven.

• 9. Indien de Belastingdienst de facturen niet binnen de daarvoor gestelde termijn voldoet, is de Belastingdienst na aanzegging door de KNB en na afloop van een door de KNB gestelde redelijke termijn van rechtswege de rente, bedoeld in artikel 6:119a van het Burgerlijk Wetboek verschuldigd over het openstaande bedrag.

Artikel 6. Evaluatie

Partijen evalueren jaarlijks de uitvoering van dit convenant in het voorgaande kalenderjaar. Deze evaluatie vindt plaats aan het eind van het tweede kwartaal in het Tactisch Beheer Overleg.

Artikel 7. Wijziging

• 1. Partijen kunnen elkaar schriftelijk verzoeken het convenant te wijzigen. Bijlagen kunnen gewijzigd worden conform de in deze bijlagen beschreven procedures of, bij het ontbreken van dergelijke procedures, na overeenstemming in het Tactisch Beheer Overleg tussen partijen en schriftelijke vastlegging door partijen in de desbetreffende bijlage. In iedere bijlage wordt een verwijzing naar dit convenant opgenomen.

  Een nieuwe bijlage die onder de werking van dit convenant gaat vallen, treedt in werking na vaststelling door beide partijen overeenkomstig de procedure zoals voor de desbetreffende bijlage is bepaald, of bij het ontbreken daarvan, na overeenstemming in het Tactisch Beheer Overleg tussen partijen en na schriftelijke vastlegging door partijen. In de nieuwe bijlage wordt een verwijzing naar dit convenant opgenomen.

• 2. Partijen treden in overleg binnen vier weken nadat een partij de wens tot wijziging van het convenant aan de andere partij schriftelijk heeft meegedeeld.

• 3. De overeengekomen wijziging(en) worden in het convenant opgenomen, waarna het convenant opnieuw wordt gesloten.

Artikel 8. Opzegging

Opzegging van het convenant is mogelijk indien een van de partijen haar voornemen daartoe schriftelijk meedeelt aan de andere partij onder opgaaf van de redenen van haar wens tot opzegging. In dit kader zijn voor KNB de opzegtermijnen met haar leveranciers voor functioneel beheer, technisch beheer en hosting van belang. De opzegging gaat in zesendertig maanden na de schriftelijke mededeling.

Artikel 9. Afdwingbaarheid

Dit convenant is niet in rechte afdwingbaar.

Artikel 10. Geschilbeslechting

• 1. Indien een geschil ontstaat tussen partijen over dit convenant of over een bijlage bij dit convenant, trachten partijen binnen een redelijke termijn in onderling overleg tot een oplossing te komen.

• 2. Indien een oplossing in onderling overleg niet mogelijk blijkt, kan een partij om arbitrage verzoeken. Het geschil zal in dat geval worden beslecht overeenkomstig het Arbitragereglement van het Nederlands Arbitrage Instituut. De plaats van arbitrage zal zijn ’s-Gravenhage en het scheidsgerecht zal bestaan uit drie arbiters.

• 3. Er is sprake van een geschil indien een van partijen hierover schriftelijk aan de wederpartij bericht.

Artikel 11. Gegevensgebruik

• 1. In het kader van dit convenant worden gegevens, waaronder persoonsgegevens, verwerkt. Partijen maken hierover zodanige afspraken in het DAP dat wordt voldaan aan de eisen die van toepassing zijnde wet- en regelgeving daaraan stelt.

• 2. De uitgewisselde gegevens worden uitsluitend gebruikt voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt, zijnde de aanbieding en registratie van elektronische afschriften en kopieën van akten van notarissen alsmede de daarbij behorende bijlagen, toezicht op het notariaat en de heffing en inning van verschillende rijksbelastingen.

• 3. Het doorleveren of overdragen, dan wel ter beschikking stellen van de uitgewisselde gegevens aan andere (externe) partijen mag en kan alléén plaatsvinden als daarvoor een rechtmatige grondslag aanwezig is.

• 4. Partijen zullen de uitgewisselde gegevens niet langer bewaren dan in het kader van de uitvoering van wettelijke taken strikt noodzakelijk is.

• 5. Voor het overige voldoen zij aan de eisen gesteld in de Archiefwet 1995 en eventuele opvolgende wetgeving, en verder zoals vastgelegd in de selectielijsten die van toepassing zijn op de individuele partijen. In geval de selectielijst van de KNB eveneens van toepassing is voor een akte of een document, is de langste termijn en de strengste eis van toepassing.

Artikel 12. Beveiliging en geheimhouding

• 1. Partijen verplichten zich jegens elkaar om alle noodzakelijke voorzorgsmaatregelen te treffen om de uitgewisselde gegevens vertrouwelijk, met de gepaste geheimhouding en conform het doel waarvoor ze zijn verstrekt, te behandelen.

• 2. Partijen zullen binnen hun organisatie de noodzakelijke maatregelen nemen om de uitgewisselde gegevens te beschermen tegen het risico van verlies, ongeautoriseerde wijziging, vernietiging en aanmaak en tegen inzage door onbevoegden. De KNB voldoet hierbij aan de eisen uit de artikelen uit de Kaderwet Zelfstandige Bestuursorganen die van toepassing zijn verklaard in de Registratiewet, zoals artikel 41. Normen en gespecificeerde methoden worden vastgelegd in de SLA en het DAP.

• 3. Functionarissen die kennis kunnen nemen van de uitgewisselde gegevens of die deelnemen aan gezamenlijk ingestelde onderzoeken of acties, gebruiken gegevens uitsluitend ter vervulling van de publiekrechtelijke taak van de betrokken instellingen respectievelijk organen.

  Partijen dragen er zorg voor dat bedoelde functionarissen informatie over een persoon of zaken van personen of lichamen niet verder bekendmaken dan noodzakelijk is ter uitvoering van de publiekrechtelijke taak van de instellingen.

  Een uitzondering hierop is informatieoverdracht waartoe een wettelijke verplichting bestaat.

• 4. De KNB voert jaarlijks een ISAE 3000 type I en II audit uit, teneinde aannemelijk te maken dat wordt voldaan aan de voorwaarden van gegevensbeveiliging, gegevensgebruik en geheimhouding. Het te gebruiken normenkader bij deze audit wordt thans gevormd door het tussen de KNB en de Belastingdienst overeengekomen normenkader als bedoeld in bijlage E. Het te gebruiken normenkader bij deze audit voldoet hierbij aan de eisen uit de artikelen uit de Kaderwet Zelfstandige Bestuursorganen die van toepassing zijn verklaard in de Registratiewet, zoals artikel 41. Dit normenkader kan doorlopend geactualiseerd worden gedurende de looptijd van het convenant, bijvoorbeeld als gevolg van wijzigingen in de normen waar de Belastingdienst aan gehouden is en die effect hebben op uitvoering van de geattribueerde taken aan de KNB. Wijzigingsvoorstellen kunnen door beide partijen worden aangedragen en in overleg aangevuld worden op het bestaande normenkader.

  Verder laat de KNB jaarlijks en tevens na significante wijzigingen van het platform of de systemen een beveiligingsaudit uitvoeren door een onafhankelijk gespecialiseerd bedrijf in de vorm van een penetratietest (pentest), waarbij de focus ligt op de applicaties en/of onderdelen van het platform die (mogelijk) door wijzigingen zijn geraakt en waarbij altijd de generieke (toegangs)beveiliging van het platform onderdeel is van de scope.

Artikel 13. Inbreuk in verband met persoonsgegevens

• 1. In het geval van ontdekking van een inbreuk in verband met persoonsgegevens informeert de partij die de inbreuk ontdekt, de andere partij onverwijld, doch in ieder geval binnen 24 uur na ontdekking. Dit hoeft alleen in gevallen waarin beide partijen gezamenlijk of de wederpartij verwerkingsverantwoordelijk zou kunnen zijn.

• 2. Indien een inbreuk in verband met persoonsgegevens zich voordoet, kunnen partijen besluiten de inbreuk in verband met persoonsgegevens gezamenlijk te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens indien de gevolgen verder reiken dan de omgeving van één partij. Een dergelijke beslissing doet niet af aan de eigen verantwoordelijkheden van Partijen op grond van de AVG rondom een inbreuk in verband met Persoonsgegevens. Partijen registreren dan ook separaat de inbreuk in het eigen register en leggen de genomen maatregelen vast.

• 3. De partij waar een inbreuk in verband met persoonsgegevens zich voordoet, houdt de andere partij op de hoogte van de ontwikkelingen inzake de inbreuk in verband met persoonsgegevens en de maatregelen die deze partij treft om de gevolgen te beperken en herhaling te voorkomen.

• 4. De partij waar zich een inbreuk in verband met persoonsgegevens voordoet zal alle redelijkerwijs te verwachten bijstand aan de andere partij verlenen en alle noodzakelijke of door de andere partij gevraagde informatie met de andere partij delen, met als doel dat de andere partij de (mogelijk) getroffen betrokkene(n) en/of de Autoriteit Persoonsgegevens, tijdig kan informeren over de inbreuk in verband met persoonsgegevens.

Artikel 14. Communicatie

• 1. Indien één der partijen voorlichting geeft en contacten met de media onderhoudt over onderwerpen die verband houden met hetgeen door middel van dit convenant beoogd wordt te regelen, vindt vooraf afstemming plaats tussen de partijen.

• 2. Partijen verplichten zich om elkaar bij constatering van fouten in de gegevensuitwisseling, zoals bedoeld in dit convenant, zo spoedig mogelijk op de hoogte te stellen, zoals afgesproken in het DAP.

• 3. Indien er sprake is van foutieve gegevensuitwisseling waardoor verkeerde informatie aan burgers en/of bedrijven is verstrekt, zullen partijen de wijze van extern communiceren en de inhoud van het betreffende bericht met elkaar afstemmen.

• 4. Bij constatering van fouten zetten beide partijen zich maximaal in om deze zo snel mogelijk te herstellen en de correcte gegevens uit te wisselen. Een en ander conform de normen die daarvoor worden gehanteerd in de SLA en/of het DAP.

• 5. Indien sprake is van een situatie waarbij tijdelijk niet kan worden voldaan aan de wettelijke taak om gegevens uit te wisselen als bedoeld in dit convenant, zal de meest gerede partij daarvan onmiddellijk mededeling doen aan de andere partij en hem van de ontwikkelingen op de hoogte houden.

• 6. Partijen houden elkaar op de hoogte van de verstoorde gegevensuitwisseling en over de voortgang van de oplossing van de verstoring. De wijze van communicatie is vastgelegd in de SLA.

• 7. De KNB informeert de Belastingdienst over een wijziging van een hosting leverancier of een voornemen hiertoe.

• 8. Partijen doen al het mogelijke om schade bij elkaar te voorkomen dan wel deze te beperken.

Artikel 15. Wet open overheid

• 1. In het geval een der partijen gegevens openbaar maakt inzake een van de aangelegenheden vallende onder de werking van dit convenant, dan wordt de andere partij onverwijld en schriftelijk over de inhoud van de openbaarmaking geïnformeerd.

• 2. Partijen zullen elkaar voor zover mogelijk ondersteuning bieden bij de afhandeling van openbaarmaking op verzoek.

Artikel 16. Inwerkingtreding en looptijd

• 1. Dit convenant treedt in werking met ingang van 1 juli 2024 en heeft een looptijd van vijf jaren tot 1 juli 2029.

• 2. Als na afloop van de in lid 1 genoemde looptijd nog geen nieuw convenant is ondertekend, dan wordt het huidige convenant telkens stilzwijgend met een jaar verlengd waarbij het convenant jaarlijks schriftelijk door partijen kan worden opgezegd met inachtneming van een opzegtermijn van zes maanden.

Artikel 17. Bijlage(n)

Bij dit convenant horen de volgende bijlagen:

• a. Service Level Agreement (niet gepubliceerd);

• b. Dossier Afspraken en Procedures (niet gepubliceerd);

• c. De Richtlijnen bestaande uit de in artikel 1 genoemde documenten met bijbehorende versienummers (niet gepubliceerd);

• d. Kostencomponent (niet gepubliceerd);

• e. Normenkader (niet gepubliceerd).

Artikel 18. Toepasselijk recht

Op dit convenant is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.

Artikel 19. Publicatie

• 1. De Belastingdienst doet binnen 10 dagen na ondertekening mededeling van dit convenant in de Staatscourant.

• 2. Partijen dragen zorg voor publicatie van het convenant op de internetsites van partijen.

Overeengekomen en in drievoud ondertekend:

KNB: A.M.J.M. Ploumen, voorzitter

’s-Gravenhage, 24 juni 2024

KNB, E.M.J.J. Engelen

’s-Gravenhage, 19 juni 2024

Belastingdienst: De Staatssecretaris van Financiën, namens deze, P.H. Smink, directeur-generaal van de Belastingdienst

’s-Gravenhage, 26 juni 2024

Gegevens organisatie

Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie

Postbus 16020

2500 BA Den Haag

Gegevens organisatie

Ministerie van Financiën/DG Belastingdienst

Concerndirectie Uitvoerings- en handhavingsbeleid

Postbus 20201

2500 EE DEN HAAG

BIJLAGE A: SERVICE LEVEL AGREEMENT

Na deze pagina is het document Service Level Agreement, thans versie 1.0 d.d. 24 februari 2015 ingevoegd. Dit document bevat 22 bladzijden.

BIJLAGE B: DOSSIER AFSPRAKEN EN PROCEDURES

Na deze pagina is het document Dossier Afspraken en Procedures, thans versie 1.0 d.d. 24 februari 2015 ingevoegd. Dit document bevat 49 bladzijden.

BIJLAGE C RICHTLIJNEN

De Richtlijnen Centraal Digitaal Repertorium zijn opgesteld door de Belastingdienst en KNB waarnaar verwezen wordt in de uitvoeringsregeling en die bestaan uit de volgende onderdelen:

• a) V4 CDR procesbeschrijving, certificeringshandboek en berichtenboek, thans versie 4-1.1, 368 bladzijden;

• b) het CDR berichtenboek Belastingdienst, thans versie 3.0-3, 68 bladzijden.

In deze documenten is een nadere uitwerking opgenomen van de specificaties waaraan het CDR voldoet en van de werkwijzen die worden gehanteerd.

De documenten genoemd onder a en b zijn ingevoegd na deze pagina.

BIJLAGE D KOSTENCOMPONENT

Ten behoeve van de controle op de ingediende begroting en de realisatie van de kosten met betrekking tot het convenant tussen de Belastingdienst en de KNB is hieronder aangegeven hoe de begroting en de realisatie van de kostencomponenten moeten worden onderbouwd.

1. functioneel beheer

Begroting:

Een schatting van het aantal benodigde uren vermenigvuldigd met het tarief. Hierbij moet aangegeven worden waarop het tarief gebaseerd is. Voor het geval de KNB de kostencomponent als dienst afneemt van een externe partij, wordt het bedrag gebaseerd op de kosten van het afgesloten contract met deze partij. Indien dit bedrag ook ziet op werkzaamheden die niet voor vergoeding door de Belastingdienst in aanmerking komen, dient de vergoeding van het bedrag hiervoor te worden gecorrigeerd. Voorafgaand aan de vaststelling van het initiële bedrag, of een latere wijziging hiervan, geeft de externe partij inzicht op de wijze waarop dit bedrag tot stand is gekomen.

Realisatie:

Het totaal aantal bestede uren vermenigvuldigd met het tarief. De bestede uren moeten aantoonbaar besteed zijn aan de betreffende kostencomponent. Dit kan bijvoorbeeld door middel van een uitdraai uit een tijdschrijfsysteem of afgetekende urenstaten. Tevens moet het gehanteerde tarief worden gespecificeerd. Indien gebruik gemaakt wordt van een externe partij voor deze werkzaamheden dan moeten de facturen van deze externe partij worden toegevoegd. Voor het geval de kostencomponent als dienst is afgenomen bij een externe partij, dient/dienen de bijhorende factuur/facturen te worden overhandigd, en daar waar nodig gecorrigeerd voor wat niet voor vergoeding door de Belastingdienst in aanmerking komt.

2. technisch beheer

Begroting:

Een schatting van het aantal benodigde uren vermenigvuldigd met het tarief. Hierbij moet aangegeven worden waarop het tarief gebaseerd is. Voor het geval de KNB de kostencomponent als dienst afneemt van een externe partij, wordt het bedrag gebaseerd op de kosten van het afgesloten contract met deze partij. Indien dit bedrag ook ziet op werkzaamheden die niet voor vergoeding door de Belastingdienst in aanmerking komen, dient de vergoeding van het bedrag hiervoor te worden gecorrigeerd. Voorafgaand aan de vaststelling van het initiële bedrag, of een latere wijziging hiervan, geeft de externe partij inzicht op de wijze waarop dit bedrag tot stand is gekomen.

Realisatie:

Het totaal aantal bestede uren vermenigvuldigd met het tarief. De bestede uren moeten aantoonbaar besteed zijn aan technisch beheer. Dit kan bijvoorbeeld door middel van een uitdraai uit een tijdschrijfsysteem of afgetekende urenstaten. Tevens moet het gehanteerde tarief worden gespecificeerd. Indien gebruik gemaakt wordt van een externe partij voor deze werkzaamheden dan moeten de facturen van deze externe partij worden toegevoegd. Voor het geval de kostencomponent als dienst is afgenomen bij een externe partij, dient/dienen de bijhorende factuur/facturen te worden overhandigd, en daar waar nodig gecorrigeerd voor wat niet voor vergoeding door de Belastingdienst in aanmerking komt.

3. hosting

Begroting:	Wordt gebaseerd op de kosten van het afgesloten hostingcontract. Indien het hostingcontract voor meerdere partijen wordt afgesloten dient gecorrigeerd te worden voor het gebruikerspercentage.
Realisatie:	Wordt gebaseerd op de kosten van het afgesloten hostingcontract rekening houdend met het gebruikspercentage. Indien sprake is van meer gebruik dan moeten deze kosten apart zichtbaar worden gemaakt. Indien gebruik gemaakt wordt van een externe partij voor deze werkzaamheden dan moeten de facturen van deze externe partij worden toegevoegd.

4. beheer door bureau van de KNB

Begroting:

Een schatting van het aantal benodigde FTE vermenigvuldigd met het tarief dan wel de jaarlijkse personeelskosten. Hierbij moet aangegeven worden waarop het tarief dan wel de personeelskosten gebaseerd zijn.

Realisatie:

Het totaal aantal bestede uren vermenigvuldigd met het tarief. De bestede uren moeten aantoonbaar besteed zijn aan beheer in het kader van de Registratiewet. Dit kan bijvoorbeeld door middel van een uitdraai uit een tijdschrijfsysteem of afgetekende urenstaten of door toewijzing van het aantal FTE aan bepaalde activiteiten. Tevens moeten de personeelskosten worden gespecificeerd. Indien gebruik gemaakt wordt van een externe partij voor deze werkzaamheden dan moeten de facturen van deze externe partij worden toegevoegd.

5. certificeringen van leveranciers van notariële software

Begroting:

Een schatting van het aantal benodigde certificeringen vermenigvuldigd met het (geschatte) tarief per certificatie. Voor het geval de KNB de kostencomponent als dienst afneemt van een externe partij, wordt het bedrag gebaseerd op de kosten van het afgesloten contract met deze partij. Indien dit bedrag ook ziet op werkzaamheden die niet voor vergoeding door de Belastingdienst in aanmerking komen, dient de vergoeding van het bedrag hiervoor te worden gecorrigeerd. Voorafgaand aan de vaststelling van het initiële bedrag, of een latere wijziging hiervan, geeft de externe partij inzicht op de wijze waarop dit bedrag tot stand is gekomen.

Realisatie:

Het totaal aantal certificeringen vermenigvuldigd met het tarief per certificatie. Voor het geval de kostencomponent als dienst is afgenomen bij een externe partij, dient/dienen de bijhorende factuur/facturen te worden overhandigd, en daar waar nodig gecorrigeerd voor wat niet voor vergoeding door de Belastingdienst in aanmerking komt.

6. periodieke beveiligingsaudits

Begroting:

Een schatting van het aantal beveiligingsaudits vermenigvuldigd met het (geschatte) tarief. Voor het geval de KNB de kostencomponent als dienst afneemt van een externe partij, wordt het bedrag gebaseerd op de kosten van het afgesloten contract met deze partij. Indien dit bedrag ook ziet op werkzaamheden die niet voor vergoeding door de Belastingdienst in aanmerking komen, dient de vergoeding van het bedrag hiervoor te worden gecorrigeerd. Voorafgaand aan de vaststelling van het initiële bedrag, of een latere wijziging hiervan, geeft de externe partij inzicht op de wijze waarop dit bedrag tot stand is gekomen.

Realisatie:

Het totaal aantal beveiligingsaudits vermenigvuldigd met het tarief per audit. Indien gebruik gemaakt wordt van een externe partij voor deze werkzaamheden dan moeten de facturen van deze externe partij worden toegevoegd. Voor het geval de kostencomponent als dienst is afgenomen bij een externe partij, dient/dienen de bijhorende factuur/facturen te worden overhandigd, en daar waar nodig gecorrigeerd voor wat niet voor vergoeding door de Belastingdienst in aanmerking komt.

7. onderhoud van software

Begroting:

Een schatting van het aantal benodigde uren vermenigvuldigd met het tarief. Hierbij moet aangegeven worden waarop het tarief gebaseerd is. Voor het geval de KNB de kostencomponent als dienst afneemt van een externe partij, wordt het bedrag gebaseerd op de kosten van het afgesloten contract met deze partij. Indien dit bedrag ook ziet op werkzaamheden die niet voor vergoeding door de Belastingdienst in aanmerking komen, dient de vergoeding van het bedrag hiervoor te worden gecorrigeerd. Voorafgaand aan de vaststelling van het initiële bedrag, of een latere wijziging hiervan, geeft de externe partij inzicht op de wijze waarop dit bedrag tot stand is gekomen.

Realisatie:

Het totaal aantal bestede uren vermenigvuldigd met het tarief. De bestede uren moeten aantoonbaar besteed zijn aan functioneel beheer. Dit kan bijvoorbeeld door middel van een uitdraai uit een tijdschrijfsysteem of afgetekende urenstaten. Tevens moet het gehanteerde tarief worden gespecificeerd. Indien gebruik gemaakt wordt van een externe partij voor deze werkzaamheden dan moeten de facturen van deze externe partij worden toegevoegd.

8. overige in onderling overleg overeengekomen ondersteuning

Begroting:

Een schatting van het aantal benodigde uren vermenigvuldigd met het tarief. Hierbij moet aangegeven worden waarop het tarief gebaseerd is. Voor het geval de KNB de kostencomponent als dienst afneemt van een externe partij, wordt het bedrag gebaseerd op de kosten van het afgesloten contract met deze partij. Indien dit bedrag ook ziet op werkzaamheden die niet voor vergoeding door de Belastingdienst in aanmerking komen, dient de vergoeding van het bedrag hiervoor te worden gecorrigeerd. Voorafgaand aan de vaststelling van het initiële bedrag, of een latere wijziging hiervan, geeft de externe partij inzicht op de wijze waarop dit bedrag tot stand is gekomen.

Realisatie:

Het totaal aantal bestede uren vermenigvuldigd met het tarief. De bestede uren moeten aantoonbaar besteed zijn aan functioneel beheer. Dit kan bijvoorbeeld door middel van een uitdraai uit een tijdschrijfsysteem of afgetekende urenstaten. Tevens moet het gehanteerde tarief worden gespecificeerd. Indien gebruik gemaakt wordt van een externe partij voor deze werkzaamheden dan moeten de facturen van deze externe partij worden toegevoegd. Voor het geval de kostencomponent als dienst is afgenomen bij een externe partij, dient/dienen de bijhorende factuur/facturen te worden overhandigd, en daar waar nodig gecorrigeerd voor wat niet voor vergoeding door de Belastingdienst in aanmerking komt.

BIJLAGE E NORMENKADER

Na deze pagina is het document ISAE 3000 KNB v100, d.d. 25 januari 2024, ingevoegd.