Datum publicatie	Organisatie	Jaargang en nummer	Rubriek
12-07-2024 09:00	Rijkswaterstaat	Staatscourant 2024, 22886	overige overheidsinformatie

Besluit van de Permanente Commissie van Toezicht op de Scheldevaart omtrent het verstrekken van informatie afkomstig uit de walradarketen Westerschelde, in uitvoering van artikel 3 van de Overeenkomst tussen het Koninkrijk België en het Koninkrijk der Nederlanden inzake het aanleggen van een walradarketen langs de Westerschelde en haar mondingen

De Permanente Commissie van Toezicht op de Scheldevaart, hierna genoemd "Permanente Commissie",

Gelet op artikel IX, § 2, van het Tractaat tusschen Nederland en de mogendheden en tusschen Nederland en België van 19 april 1839 (Stb. 1839, 26) en latere wijzigingen, tot instelling van de Permanente Commissarissen van Toezicht op de Scheldevaart;

Gelet op de artikelen 3 en 20 van de op 29 november 1978 te Brussel tot stand gekomen Overeenkomst tussen het Koninkrijk België en het Koninkrijk der Nederlanden inzake het aanleggen van een walradarketen langs de Westerschelde en haar mondingen (Trb. 1979, 5; B.S. 16 december 1980) en latere wijzigingen;

Gelet op Richtlijn 2002/59/EG van het Europees Parlement en de Raad van 27 juni 2002 betreffende de invoering van een communautair monitoring- en informatiesysteem voor de zeescheepvaart en tot intrekking van Richtlijn 93/75/EEG van de Raad (PB.L. 208, 5 augustus 2002) en latere wijzigingen;

Gelet op Richtlijn 2003/4/EG van het Europees Parlement en de Raad van 28 januari 2003 inzake de toegang van het publiek tot milieu-informatie en tot intrekking van Richtlijn 90/313/EEG van de Raad (PB.L. 041, 14 februari 2003) en latere wijzigingen;

Gelet op de Richtlijn 2005/44/EG van het Europees Parlement en de Raad van de Europese Unie van 7 september 2005 betreffende geharmoniseerde River Information Services (RIS) op de binnenwateren in de gemeenschap (PB.L. 255, 30 september 2005) en latere wijzigingen;

Gelet op de Verordening 2016/679/EU van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)) (PB.L. 119, 4 mei 2016) en latere wijzigingen;

Gelet op de Richtlijn 2016/1148/EU van het Europees Parlement en de Raad van 6 juli 2016 houdende maatregelen voor een hoog gemeenschappelijk niveau van beveiliging van netwerk- en informatiesystemen in de Unie (PB.L. 194, 19 juli 2016) en latere wijzigingen;

Gelet op de Richtlijn 2019/1024/EU van het Europees Parlement en de Raad van 20 juni 2019 inzake open data en het hergebruik van overheidsinformatie (PB.L. 172, 26 juni 2019) en latere wijzigingen;

Gelet op de beslissing van de Permante Commissie van Toezicht op de Scheldevaart tot oprichting van een Beheer- en Exploitatie Team (BET), genomen tijdens haar vergadering van 19 april 1989, teneinde te kunnen voldoen aan artikel 8, 9 en 10 van de op 29 november 1978 te Brussel tot stand gekomen Overeenkomst tussen het Koninkrijk België en het Koninkrijk der Nederlanden inzake het aanleggen van een walradarketen langs de Westerschelde en haar mondingen (Trb. 1979, 5; B.S. 16 december 1980) en latere wijzigingen;

BESLUIT

HOOFDSTUK I. DEFINITIES

Artikel 1. Definities

In dit Besluit wordt verstaan onder:

1. Walradarverdrag:: de op 29 november 1978 te Brussel tot stand gekomen Overeenkomst tussen het Koninkrijk België en het Koninkrijk der Nederlanden inzake het aanleggen van een walradarketen langs de Westerschelde en haar mondingen (Trb. 1979, 5; B.S. 16 december 1980) en latere wijzigingen.
2. GNB-Verdrag:: het op 21 december 2005 te Middelburg tot stand gekomen Verdrag tussen het Koninkrijk der Nederlanden en het Vlaams Gewest inzake het gemeenschappelijk nautisch beheer in het Scheldegebied (Trb. 2005, 312; B.S. 12 september 2008) en latere wijzigingen.
3. Permanente Commissie (PC):: de Permanente Commissie van Toezicht op de Scheldevaart, samengesteld uit de Commissarissen bedoeld in artikel IX, § 2, van het Tractaat tusschen Nederland en de mogendheden en tusschen Nederland en België van 19 april 1839 (Stb. 1839, 26) en latere wijzigingen, tot instelling van de Permanente Commissarissen van Toezicht op de Scheldevaart, eveneens gedefinieerd in artikel 1, onder d. van het GNB-Verdrag.
4. Gemeenschappelijk Nautisch Beheer (GNB):: het beheer, zoals bedoeld in artikel 1, onder j. van het GNB-Verdrag 2005.
5. Gemeenschappelijke Nautische Autoriteit (GNA):: de autoriteit bedoeld in artikel 6 van het GNB-Verdrag 2005.
6. Beheer- en exploitatieteam Schelderadarketen (BET-SRK):: het team dat instaat voor de uitvoering van de diensten, zoals bedoeld in artikel 8, 9 en 10 van het Walradarverdrag en besloten door de PC van 19 april 1989.
7. Verkeersbegeleiding (VTS):: een dienstverlening die is opgezet om de veiligheid en de efficiëntie van het scheepsverkeer te verbeteren en het milieu te beschermen, die in het verkeer kan interveniëren en die op verkeerssituaties kan reageren binnen het werkingsgebied.
8. Nationale Bevoegde Autoriteiten:: de instantie die op basis van de nationale wetgeving bevoegd is om specifieke taken te verrichten met betrekking tot de scheepvaart en hiertoe bepaalde gegevens met betrekking tot de scheepvaart te verwerken.
9. Lokale Bevoegde Autoriteiten:: een havenkapiteinsdienst/havenmeester of vergelijkbare dienst die de bevoegdheden van een havenkapiteinsdienst/havenmeester uitoefent en die door de nationale wetgeving is aangewezen om bepaalde gegevens met betrekking tot de scheepvaart te ontvangen, indien bevoegd te verwerken en indien nodig door te sturen naar de Nationale Bevoegde Autoriteit.
10. Walradarketen:: de walradarketen bedoeld in artikel 1 van het Walradarverdrag.
11. Walradarinformatie:: informatie van welke aard ook, die uit de walradarketen beschikbaar komt, in de zin van artikel 3 van het Walradarverdrag. Deze omvat, maar is niet gelimiteerd tot radarbeelden, marifoongesprekken, camerabeelden, informatie uit applicaties of systemen gebruikt voor scheepvaartbegeleiding,...
12. Hergebruik:: de verwerking zoals gedefinieerd in artikel 2, lid 11. met inachtneming van de in artikel 1, lid 3. vermelde Unie- en nationale toegangsregelingen van de Richtlijn 2019/1024/EU van het Europees Parlement en de Raad van 20 juni 2019 inzake open data en het hergebruik van overheidsinformatie (PB.L.172, 26 juni 2019) en latere wijzigingen.
13. Incidentinformatie:: informatie van welke aard ook, die uit de walradarketen beschikbaar komt, in de zin van artikel 3 van het Walradarverdrag en die verbonden is aan een specifiek voorval, met inbegrip van de met behulp van de walradarketen met betrekking tot dit voorval geregistreerde radarbeelden en marifoongesprekken.
14. Instructiebijeenkomst:: fysieke of hybride samenkomst, waarbij de verzoeker die een aanvraag tot inzage en/of afgifte van incidentinformatie heeft ingediend en van wie de aanvraag werd ingewilligd, in de gelegenheid wordt gesteld om kennis te nemen van de incidentinformatie, in aanwezigheid van een personeelslid dat een technische toelichting verstrekt, teneinde de interpretatie van radarbeelden nader toe te lichten, zonder dat uitspraak wordt gedaan ten aanzien van de schuldvraag.

HOOFDSTUK II. VERZOEK OM WALRADARINFORMATIE

Artikel 2. Verzoekers

1. Walradarinformatie kan enkel worden ter beschikking gesteld aan:
- a. Nationale Bevoegde Autoriteiten en aan Lokale Bevoegde Autoriteiten die hierom verzoeken, indien en voor zover, de geldende internationale, Europese of nationale regelgeving dit toelaat en de verzoekende Nationale Bevoegde Autoriteit of Lokale bevoegde Autoriteit aantoont dat het ter beschikking stellen van de gevraagde gegevens operationeel noodzakelijk is voor de uitoefening van de eigen wettelijke taak binnen het eigen territoriale bevoegdheidsgebied en dat deze verwerking verenigbaar is met het doel om de scheepvaart op de meest doeltreffende wijze te begeleiden en om de veiligheid en efficiëntie van het scheepvaartverkeer binnen het werkingsgebied van de walradarketen te bevorderen, voor zover de uitzonderingsgronden opgenomen in dit Besluit of in de geldende internationale, Europese of nationale regelgeving, niet van toepassing zijn;
- b. Overheidsdiensten die hierom verzoeken, indien en voor zover, de geldende internationale, Europese of nationale regelgeving dit toelaat en de verzoekende overheidsdienst aantoont dat het ter beschikking stellen van de gevraagde gegevens operationeel noodzakelijk is voor de uitoefening van de eigen wettelijke taak binnen het eigen territoriale bevoegdheidsgebied en dat deze verwerking verenigbaar is met het doel om de scheepvaart op de meest doeltreffende wijze te begeleiden en om de veiligheid en efficiëntie van het scheepvaartverkeer binnen het werkingsgebied van de walradarketen te bevorderen, voor zover de uitzonderingsgronden opgenomen in dit Besluit of in de geldende internationale, Europese of nationale regelgeving, niet van toepassing zijn.
De toegangsgerechtigde personeelsleden van de in dit artikel vermelde Nationale Bevoegde Autoriteiten, Lokale Bevoegde Autoriteiten en Overheidsdiensten, kunnen enkel toegangsrechten verkrijgen tot die gegevens uit de walradarinformatie die voor hen operationeel noodzakelijk zijn, op basis van de specifieke functie die zij vervullen, binnen het eigen territoriaal bevoegdheidsgebied en die rechtstreeks verband houden met de concrete taak die zij uitvoeren en alleen voor de doeleinden, waarvoor de toegang werd verleend.
2. Walradarinformatie kan enkel worden ter beschikking gesteld aan andere dan in artikel 2.1 van dit Besluit vermelde derden, die hierom verzoeken, als het derden betreft:
- a. die een rol vervullen bij de afwikkeling van het scheepvaartverkeer, indien en voor zover, het ter beschikking stellen van de gevraagde gegevens operationeel noodzakelijk is, om de begeleiding van de scheepvaart, in het bijzonder de veiligheid en efficiëntie van het scheepvaartverkeer, binnen het werkingsgebied van de walradarketen te bevorderen, voor zover de uitzonderingsgronden opgenomen in dit Besluit of in de geldende internationale, Europese of nationale regelgeving, niet van toepassing zijn.
  
  De toegangsgerechtigde personeelsleden van deze derden, kunnen enkel toegangsrechten verkrijgen tot die gegevens uit de walradarinformatie die voor hen operationeel noodzakelijk zijn, op basis van de specifieke functie die zij vervullen, binnen het eigen territoriaal bevoegdheidsgebied en die rechtstreeks verband houden met de concrete taak die zij uitvoeren.
- b. die, in uitvoering van een opdracht van de Permanente Commissie, een onderzoek of een studie opmaken, waarvoor het gebruik van walradarinformatie nodig is. De toegangsrechten gelden alleen voor de duur van het onderzoek of de studie en voor de doeleinden, waarvoor de toegang werd verleend of die voor het onderzoek of de studie noodzakelijk zijn en die rechtstreeks verband houden met het onderzoek of de studie, of dienstig zijn aan het door de Permanente Commissie opgedragen onderzoek of de door de Permanente Commissie opgedragen studie.
3. De uit de walradarinformatie afkomstige gegevens, waartoe aan een verzoeker toegang wordt verleend, zijn toereikend, ter zake dienend en beperkt tot wat noodzakelijk is voor de doeleinden, waarvoor zij door verzoeker worden verwerkt.

Artikel 3. Vertrouwelijkheid en gevoeligheid walradarinformatie

1. De in de artikel 2.1 en 2.2 van dit Besluit vermelde verzoekers tonen aan dat de passende technische en organisatorische maatregelen worden getroffen, om de vertrouwelijkheid en gevoeligheid van de walradarinformatie die hen ter beschikking wordt gesteld, te waarborgen. Dit ontslaat de verzoekers evenwel niet van de verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat voldaan wordt aan de recentst geldende Belgische, Nederlandse en Europese eisen inzake privacywet- en regelgeving.
2. Hiertoe worden door verzoekers de nodige procedures in werking gesteld om:
- a. de toegang tot walradarinformatie door niet-toegangsgerechtigde personeelsleden en door derden te verhinderen, zowel voor, als na eventuele integratie van walradarinformatie in het eigen informatiesysteem;
- b. verwerking te verhinderen voor andere doeleinden dan deze gepreciseerd in de overeenkomst, zoals vermeld in artikel 5.2 van dit Besluit.
3. De verzoekers documenteren de technische en organisatorische maatregelen in een rapport en actualiseren tijdig de maatregelen, teneinde de passende beveiliging te waarborgen en de risico's op gepaste wijze, volgens de geldende privacywet- en regelgeving, onder controle houden.
4. Het rapport uit artikel 3.3 van dit Besluit, in de meest geactualiseerde versie, wordt op verzoek voorgelegd aan het Beheer- en Exploitatieteam Schelderadarketen (BET-SRK), dat een deskundig onderzoek kan laten verrichten naar de getroffen maatregelen. De verzoeker is verplicht om aan dit onderzoek alle medewerking te verlenen die nodig is.
5. De gewaarborgde vertrouwelijkheid is van toepassing op de volgende walradarinformatie:
- a. locatiegegevens;
- b. identiteitvaststellende gegevens, waaronder: namen, contactgegevens, legitimatiebewijzen en kwalificaties van natuurlijke personen, evenals alle informatie, waarmee een natuurlijke persoon direct of indirect kan worden geïdentificeerd;
- c. commercieel en/of industrieel gevoelige gegevens, die kunnen leiden tot het onthullen van informatie die derden in gevaar zouden kunnen brengen, met inbegrip van o.a. informatie betreffende gevaarlijke en verontreinigende stoffen aan boord, incidentinformatie, informatie omtrent ladingresten en informatie die verband houdt met havenaanlopen;
- d. walradarinformatie, waartoe toegang werd verkregen overeenkomstig de hierop van toepassing zijnde internationale, Europese of nationale wet- en regelgeving. In het bijzonder als de gegevens die worden ontvangen, gegeneerd of ingevoerd, berusten op een meldingsplicht;
- e. walradarinformatie, die beschikbaar komt door of krachtens de Richtlijn 2002/59/EG van het Europees Parlement en de Raad van 27 juni 2002 betreffende de invoering van een communautair monitoring- en informatiesysteem voor de zeescheepvaart en tot intrekking van Richtlijn 93/75/EEG van de Raad (PB.L. 208, 5 augustus 2002) en latere wijzigingen, de Richtlijn 2005/44/EG van het Europees Parlement en de Raad van de Europese Unie van 7 september 2005 betreffende geharmoniseerde River Information Services (RIS) op de binnenwateren in de gemeenschap (PB.L. 255, 30 september 2005) en latere wijzigingen, of andere Europese, internationale of nationale regelgeving die in de vertrouwelijkheid van de gemelde gegevens voorzien. Deze walradarinformatie mag uitsluitend worden gebruikt overeenkomstig de doelstellingen bepaald in de erop van toepassing zijnde wet- en regelgeving;
- f. systeembeveiligingsgegevens, waaronder authenticatiewachtwoorden van toegangsgerechtigde personen en systemen, beveiligingsbewijzen en beveiligingscertificaten.
6. Voor walradarinformatie, waarvoor de vertrouwelijkheid moet worden gewaarborgd, wordt voorzien in een systeem van aangepaste toegangsrechten en in benodigde procedures voor gegevensbescherming, met inbegrip van fysieke beveiligingsencryptie, identificatie teneinde na te gaan of de betrokken persoon toegangsgerechtigd personeelslid is, authenticatie teneinde na te gaan of de betrokken persoon wel degelijk het geïdentificeerd toegangsgerechtigd personeelslid is, paswoordbeveiliging, loggen van de toegang en beperking van de concrete gegevens, waartoe toegang wordt verleend.
7. Het loggen van de toegang impliceert het registreren van:
- a. de identiteit van de persoon, die toegang vraagt en het al dan niet verlenen van de toegang;
- b. de datum en het tijdstip, waarop toegang wordt gevraagd;
- c. de gegevens, waartoe deze persoon toegang vraagt en de gegevens, waartoe toegang wordt verleend;
- d. het type van de handeling, in het bijzonder lezen schrijven, kopiëren, doorsturen;
- e. eventuele aangebrachte wijzigingen;
- f. systeemfouten en tijdstippen, waarop systeemfouten de toegang verhinderen.
8. De logbestanden worden bewaard gedurende de periode van toegang, tot dertig (30) dagen na het beëindigen van de toegang tot de beschikbaar gestelde walradarinformatie. Walradarinformatie heeft een bewaartermijn van tien (10) jaar, tenzij de informatie historische gegevens bevat, in dat geval is de bewaartermijn vijftig (50) jaar.
9. De logbestanden voor de verwerking van de beschikbaar gestelde walradarinformatie, zowel voor, als na integratie in het eigen informatiesysteem van verzoeker, worden op verzoek voorgelegd aan het BET-SRK, dat een deskundig onderzoek kan laten verrichten van de logbestanden. De verzoeker is verplicht om aan dit onderzoek alle medewerking te verlenen die nodig is.

Artikel 4. (Her)Gebruik en verspreiding van walradarinformatie

Het is de in artikel 2 van dit Besluit vermelde verzoekers niet toegestaan om de walradarinformatie, die ter beschikking werd gesteld, te gebruiken voor andere doeleinden dan, waarvoor de toegang werd verleend, noch om deze walradarinformatie te hergebruiken, de data-integriteit aan te passen, te verspreiden voor commerciële doeleinden. Alleen in uitzonderlijke gevallen en met schriftelijke toestemming onder voorwaarden van de Permanente Commissie is het de in artikel 2 van dit Besluit vermelde verzoekers toegestaan walradarinformatie, die hen ter beschikking is gesteld, door te geven, te delen of zelf toegang ertoe te verlenen aan de door de Permanente Commissie in deze schriftelijke toestemming geïdentificeerde derden.

Artikel 5. Overeenkomst ter beschikking stellen walradarinformatie

1. Walradarinformatie kan ter beschikking worden gesteld aan de in artikel 2 van dit Besluit vermelde verzoekers, door middel van:
- a. een beveiligde koppeling met een extern(e) applicatie c.q. informatiesysteem;
- b. de (fysieke) terbeschikkingstelling van gegevens;
- c. andere vormen informatiedragers, die voldoen aan de eisen van beveiliging conform artikel 3 van dit Besluit.
2. De terbeschikkingstelling van walradarinformatie kan enkel worden verleend bij geschreven overeenkomst. De terbeschikkingstelling van walradarinformatie wordt verleend:
- a. voor de in die overeenkomst beschreven gegevens;
- b. voor de in de overeenkomst beschreven doeleinden, waarbij elke toegestane verwerking, met inbegrip van het eventueel aanvullen, actualiseren, veranderen, correleren of verbinden van gegevens, die in andere gegevensbanken zijn verwerkt of het verrijken van de gegevens, waartoe toegang wordt verleend, wordt gepreciseerd;
- c. met verduidelijking op welke wijze de beveiligde koppeling met een extern(e) applicatie c.q. informatiesysteem, de terbeschikkingstelling van gegevens of enige andere vormen van informatiedragers die voldoen aan de eisen van beveiliging conform artikel 3 van dit Besluit zal geschieden;
- d. met vermelding dat het niet is toegestaan om de walradarinformatie, die ter beschikking werd gesteld, te gebruiken voor andere doeleinden dan, waarvoor de toegang werd verleend, noch om deze walradarinformatie te hergebruiken, te verspreiden voor commerciële doeleinden, anderszins door te geven of te delen, zelf toegang ertoe te verlenen aan derden of niet-toegangsgerechtigde personeelsleden of om de walradarinformatie onvoldoende te beschermen;
- e. met verduidelijking, wanneer walradarinformatie, die ter beschikking is gesteld, moet worden gewist door verzoeker of geen toegang tot de walradarinformatie meer zal worden verleend, waarbij de bewaringstermijn niet langer kan zijn dan de, in functie van de concrete gegevens, in de overeenkomst opgenomen bewaartermijn of bewaartermijnen;
- f. met precisering, wanneer de terbeschikkingstelling zal worden geschorst, ingetrokken of beëindigd;
- g. met vermelding van de nadere voorwaarden van de overeenkomst;
- h. met aanduiding door verzoeker en de Permanente Commissie, van een administratieve en een technische contactpersoon, die instaan voor de communicatie in het kader van de uitvoering van deze overeenkomst, in het bijzonder van administratieve en technische aard;
- i. met aanduiding van het tijdstip van inwerkingtreding en beëindiging van de overeenkomst.
De overeenkomst tot terbeschikkingstelling van walradarinformatie wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de Permanente Commissie.

Artikel 6. Protocol AVG/GDPR

1. Als de walradarinformatie die ter beschikking wordt gesteld, ook persoonsgegevens omvat, wordt bijkomend aan de in artikel 5 van dit Besluit vermelde overeenkomst ook een protocol over de elektronische mededeling van persoonsgegevens afgesloten. Het protocol bevat minstens:
- a. de identificatie van de verwerkingsverantwoordelijken;
- b. de doeleinden, waarvoor de persoonsgegevens worden meegedeeld;
- c. alle andere gegevens, die nodig zijn om aan te tonen dat bij de elektronische mededeling van persoonsgegevens wordt voldaan aan de principes van de Verordening 2016/679/EU van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)) en latere wijzigingen.
2. Alvorens te worden gefinaliseerd, wordt dit protocol voor advies voorgelegd aan de functionarissen voor de gegevensbescherming van de onderscheiden verwerkingsverantwoordelijken.
3. Het gefinaliseerde protocol wordt samen met de overeenkomst vermeld in artikel 5 van dit Besluit ter goedkeuring voorgelegd aan de Permanente Commissie.

Artikel 7. Schending overeenkomst

1. Bij vaststelling van een schending van de in de overeenkomst opgenomen afspraken, met inbegrip van niet-rechtmatige verwerking van walradarinformatie door de verzoeker, waaronder ook wordt begrepen, het verlenen van een niet in de overeenkomst toegestane terbeschikkingstelling aan een niet-toegangsgerechtigd personeelslid of aan een derde, al dan niet door onvoldoende bescherming, wordt de ter beschikkingstelling van walradarinformatie geschorst.
2. De terbeschikkingstelling van walradarinformatie blijft geschorst, totdat door verzoeker op afdoende wijze wordt aangetoond dat de nodige technische en organisatorische maatregelen werden genomen, opdat de in de overeenkomst opgenomen afspraken worden gerespecteerd, met inbegrip van het verhinderen van niet-rechtmatige verwerking van de walradarinformatie.
3. Indien verzoeker niet binnen een redelijke termijn aantoont dat afdoende technische en organisatorische maatregelen werden genomen, opdat de in de overeenkomst opgenomen afspraken worden gerespecteerd, kan de goedkeuring tot de terbeschikkingstelling van walradarinformatie aan de verzoeker door de Permanente Commissie worden ingetrokken. Bij intrekking van de goedkeuring, wordt de overeenkomst beëindigd.
4. De in artikelen 7.1 en 7.3 van dit Besluit genoemde schorsing, intrekking of beëindiging doen in hoofde van verzoeker geen recht op (schade)vergoeding ontstaan.

Artikel 8. Aanvraagprocedure walradarinformatie

1. Het verzoek tot terbeschikkingstelling van walradarinformatie wordt door de verzoeker gericht aan de Permanente Commissie, via het BET-SRK:
- a. schriftelijk, per brief of persoonlijk overhandigd of via de geëigende weg, op het adres Commandoweg 50, 4381 BH Vlissingen, Nederland, of
- b. per email, op het mailadres walradarinformatie@vts-scheldt.net.
2. De doeleinden, waarvoor de gevraagde gegevens uit de walradarinformatie worden verwerkt, worden door de verzoeker in de aanvraag nauwkeurig omschreven, met motivering per aangevraagd gegeven van de noodzaak van elke beoogde verwerking ervan.
3. Het verzoek wordt door het BET-SRK ter beslissing voorgelegd aan de Permanente Commissie. Indien de Permanente Commissie instemt met het ter beschikking stellen van walradarinformatie, dan zal deze met inachtneming van de vereisten in artikel 5 en 6 van dit Besluit, in het door Permanente Commissie ter beschikking gestelde dataformat worden aangeleverd.

Artikel 9. Schorsen, beëindigen of weigeren terbeschikkingstelling walradarinformatie

1. Met behoud van de toepassing van de bepalingen van de overeenkomst vermeld in artikel 5 van dit Besluit, kan de Permanente Commissie de overeenkomst voor de terbeschikkingstelling van walradarinformatie, desgevallend samen met het bijhorend protocol over de elektronische mededeling van persoonsgegevens, onmiddellijk en zonder formaliteit schorsen of beëindigen, als de terbeschikkingstelling een inbreuk blijkt in te houden op internationale, Europese of nationale toepasselijke wet- en regelgeving of op de bepalingen van dit Besluit.
2. De Permanente Commissie gaat niet over tot terbeschikkingstelling van walradarinformatie, als dat economische, financiële of commerciële belangen zou kunnen schaden of als dat afbreuk doet aan de vertrouwelijkheid van de verplichte melding.
3. De in artikelen 9.1 en 9.2 van dit Besluit genoemde beslissingen van de Permanente Commissie doen in hoofde van verzoeker geen recht op (schade)vergoeding ontstaan.

Artikel 10. Informatievoorziening bij onderbreking terbeschikkingstelling walradarinformatie

1. Verzoeker wordt geïnformeerd bij onderbreking van de terbeschikkingstelling van walradarinformatie, zoals opgenomen in de in artikel 5.2 van dit Besluit vermelde overeenkomst, in de mate van het mogelijke op voorhand, zoals wanneer de onderbreking bij de terbeschikkingstelling van walradarinformatie, een gevolg is van preventief onderhoud, herstelling, renovatie, vervanging en dergelijke.
2. Onderbreking in de terbeschikkingstelling van walradarinformatie doet in hoofde van verzoeker geen recht op (schade)vergoeding ontstaan.

Artikel 11. Centraal Bureau voor de Statistieken/Algemene Directie Statistiek en Economische Informatie

1. Het Centraal Bureau voor de Statistieken en de Algemene Directie Statistiek en Economische Informatie kunnen walradarinformatie verkrijgen voor zover zij deze nodig hebben voor de uitoefening van hun wettelijke taak.
2. De terbeschikkingstelling kan enkel worden toegestaan bij overeenkomst, voor de in die overeenkomst beschreven gegevens, voor de erin beschreven doeleinden en onder de in die overeenkomst bepaalde voorwaarden, waarvoor toestemming werd verleend door de Permanente Commissie.
3. Het verzoek tot ter beschikkingstelling van walradarinformatie wordt, door de officiële statistische autoriteiten genoemd in artikel 11.1 van dit Besluit gericht aan de Permanente Commissie, via het BET-SRK:
- a. schriftelijk, per brief of persoonlijk overhandigd op het adres Commandoweg 50, 4381 BH Vlissingen, Nederland, of
- b. per email ingediend, op het mailadres: walradarinformatie@vts-scheldt.net.
4. Het verzoek wordt door het BET-SRK ter beslissing voorgelegd aan de Permanente Commissie. Indien de Permanente Commissie instemt met het ter beschikking stellen van Walradarinformatie, dan zal deze in een door de Permanente Commissie bepaald formaat ter beschikking gesteld worden.

HOOFDSTUK III. VERZOEK OM INCIDENTINFORMATIE

Artikel 12. Incidentinformatie

1. Overeenkomstig de toepasselijke richtlijnen van IALA, waaronder de IALA Guideline G1118 Marine Casualty/Incident reporting and recording, including near-miss situations as it relates to a VTS (de IALA-Richtlijn betreffende de rapportage over en het opslaan van maritieme ongevallen en incidenten, met inbegrip van situaties van bijna-ongevallen met betrekking tot een VTS), worden de in de walradarinformatie ten behoeve van de verkeersbegeleiding aanwezige radarbeelden van de verkeerssituatie en marifoongesprekken automatisch opgeslagen, voor een periode van dertig (30) dagen, met het oog op verzoek om incidentinformatie.
2. De opgenomen radarbeelden van de verkeerssituatie en de overeenkomstige marifoongesprekken kunnen (gesynchroniseerd) worden afgespeeld, als naar aanleiding van een specifiek voorval, om de incidentinformatie wordt verzocht.
3. De incidentinformatie die wordt verstrekt is beperkt tot de radarbeelden met de vrijgave van de naam, de koers en de snelheid van bij het incident betrokken schip c.q. schepen en de marifoongesprekken van het incident.
4. Het is mogelijk dat door technische problemen geen incidentinformatie werd opgeslagen. Verzoeker kan geen aanspraak doen op deze incidentinformatie.
5. Het ontbreken van incidentinformatie doet in hoofde van verzoeker geen recht op (schade)vergoeding ontstaan.

Artikel 13. Verzoekers

Een verzoek tot bewaring, inzage en afgifte van incidentinformatie kan enkel worden gedaan:

a. door de bevoegde politionele, vervolgende en gerechtelijke instanties in het kader van gerechtelijke procedures, evenals ter ondersteuning van de bevoegde administratieve, opsporings-, vervolgings- en bestraffingsinstanties in het kader van een administratieve procedure of desgevallend bevoegde tuchtcolleges, om bij te dragen tot de rechtsvinding;
b. door of namens onderzoeksraden ingesteld bij of krachtens de nationale regelgeving van België of Nederland of krachtens de respectieve nationale wetgeving van de vlaggenstaat van een schip dat bij het specifiek voorval betrokken is en bevoegd voor het uitvoeren van een in het kader van opleidings- en trainingsdoeleinden, ter ondersteuning van de opleiding c.q. training van personen die belast zijn met het uitvoeren van scheepvaartbegeleiding binnen het Vessel Traffic Services-werkingsgebied en het loodsen en het beloodsen van schepen.
c. in het kader van veiligheidsdoeleinden door de Gemeenschappelijk Nautische Autoriteit (GNA) inclusief de diensthoofden, nautisch dienstchefs en GNA-adviseurs, op basis van de specifieke functie die zij vervullen, binnen het GNB-werkingsgebied en die rechtstreeks verband houden met de concrete taak die zij uitvoeren, om nautische dienstverleners c.q. vaarweggebruikers te instrueren over onveilige situatie(s) van de betrokken nautische dienstverleners c.q. vaarweggebruikers.
d. door ambtenaren die belast zijn met het toezicht op de naleving van de wetten met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens, de wetten met betrekking tot het scheepvaartverkeer en het Scheldereglement, voor zover gericht naar gegevens wordt gevraagd;
e. door ambtenaren die belast zijn met de opsporing of vervolging van strafbare feiten bij of krachtens de nationale regelgeving;
f. door een verzekeraar als bedoeld in de Nederlandse "Wet op het financieel toezicht" (artikel 1.1) en de Belgische "Wet op het statuut van en het toezicht op de verzekerings- of herverzekeringsondernemingen" (artikel 17), indien deze verzekeraar aannemelijk maakt d.m.v. een gerechtelijke beschikking of iets soortgelijks, deze gegevens nodig te hebben voor het behartigen van de belangen van degene die bij hem verzekerd is en nadat deze verzekerde, daarvoor toestemming heeft verleend;
g. door een advocaat indien deze aannemelijk maakt d.m.v. een gerechtelijke beschikking of iets soortgelijks, de gegevens nodig te hebben voor het behartigen van de belangen van zijn cliënt.

Artikel 14. Verzoek tot bewaring incidentinformatie

1. Op verzoek van een in artikel 13 van dit Besluit genoemde verzoeker kan incidentinformatie in bewaring worden genomen. Een verzoek om bewaring van incidentinformatie kan uitsluitend schriftelijk worden ingediend, binnen dertig (30) dagen, nadat het specifieke voorval, waarop de informatie betrekking heeft, heeft plaatsgevonden en conform de vereisten in artikel 14.5 van dit Besluit.
2. In afwijking van artikel 14.1 van dit Besluit worden geen gegevens ter beschikking gesteld indien hiertegen bij of krachtens verdrag, wet- en regelgeving of om andere zwaarwegende redenen, beletselen bestaan.
3. Aan de bewaring van gegevens kunnen voorschriften en beperkingen worden verbonden.
4. Het verzoek tot bewaring van incidentinformatie wordt door de verzoeker gericht aan de Permanente Commissie, via het BET-SRK:
- a. schriftelijk, per brief of persoonlijk overhandigd op het adres Commandoweg 50, 4381 BH Vlissingen, Nederland, of
- b. per email ingediend, op het mailadres incidentensrk@vts-scheldt.net.
5. Het verzoek tot bewaring vermeldt duidelijk het belang van verzoeker, het doel waarvoor de incidentinformatie zal gebruikt worden en de nodige gegevens ter identificatie van het specifiek voorval, waarop het verzoek betrekking heeft, waaronder minstens een beschrijving van de aard van het voorval, de locatie, de datum en een nauwkeurige aanduiding van het tijdsinterval, waarbinnen het voorval heeft plaatsgegrepen, evenals de naam en het adres van de verzoeker.
6. Indien de Permanente Commissie instemt met het bewaren van incidentinformatie, dan zal deze in een door de Permanente Commissie bepaald formaat bewaard worden.
7. Indien het verzoek tot bewaring niet is ingediend binnen de gestelde termijn, kan het niet worden ingewilligd.
8. De bewaartermijn bedraagt zesentwintig (26) weken na het schriftelijk verzoek en kan op schriftelijk verzoek, ingediend minstens een (1) week voor het verstrijken van die termijn worden verlengd voor een periode van zesentwintig (26) weken, met een maximum bewaartermijn inclusief verlengingen van drie (3) jaar of tot afgifte van de incidentinformatie.

Artikel 15. Verzoek tot inzage en afgifte van incidentinformatie

1. Een in artikel 13 van dit Besluit genoemde verzoeker die een verzoek tot bewaring heeft ingediend kan een verzoek tot inzage en afgifte incidentinformatie indienen.
2. In afwijking van 15.1 van dit Besluit worden geen gegevens ter beschikking gesteld indien hiertegen bij of krachtens verdrag, wet- en regelgeving of om andere zwaarwegende redenen, beletselen bestaan.
3. Aan de inzage of verstrekking van gegevens kunnen voorschriften en beperkingen worden verbonden. Bij het ter inzage geven of verstrekken van persoonsgegevens worden gegevens van andere personen voor zover mogelijk anoniem gemaakt.
4. Verzoekers onder artikel 13 a. t/m f. van dit Besluit kunnen een verzoek indienen tot inzage en afgifte middels een instructiebijeenkomst of, indien zij of de bevoegde personen namens de organen, instanties en onderzoeksraden eerder meerdere instructiebijeenkomst hebben bijgewoond, c.q. genoemde ambtenaren en deskundigen reeds meermaals door de rechtbank werden aangesteld, een verzoek tot afgifte van incidentinformatie zonder instructiebijeenkomst indienen.
5. Verzoekers onder artikel 13 g. en h. van dit Besluit moeten een verzoek tot inzage en afgifte van incidentinformatie middels een verplichte instructiebijeenkomst indienen.
6. Indien het verzoek tot inzage en/of afgifte van incidentinformatie niet is voorafgegaan door een verzoek tot bewaring dient het verzoek binnen dertig (30) dagen, nadat het specifieke voorval, waarop de informatie betrekking heeft, te worden ingediend conform de vereisten in artikel 14.5 van dit Besluit.
7. Indien het verzoek wel is voorafgegaan door een verzoek tot bewaring, dient het verzoek tot inzage en/of afgifte van incidentinformatie te worden ingediend minstens een (1) week voor het verstrijken van de bewaartermijn bepaald in artikel 14.8 van dit Besluit.
8. Indien het verzoek tot inzage en/of afgifte niet is ingediend binnen de gestelde termijn, kan het niet worden ingewilligd.
9. Het verzoek tot inzage en/of afgifte van incidentinformatie en het inplannen van een instructiebijeenkomst wordt door de verzoeker gericht aan de Permanente Commissie, via het BET-SRK:
- a. schriftelijk, per brief of persoonlijk overhandigd op het adres Commandoweg 50, 4381 BH Vlissingen, Nederland, of
- b. per email ingediend, op het mailadres incidentensrk@vts-scheldt.net.
10. Indien de Permanente Commissie instemt met het afgeven van incidentinformatie, dan zal deze in een door de Permanente Commissie bepaald formaat afgegeven worden.

Artikel 16. Verzoek tot inzage en afgifte middels instructiebijeenkomst

1. Aan de verzoekers onder artikel 13 g. en h. van dit Besluit wordt de inzage en afgifte van incidentinformatie uitsluitend verstrekt tijdens respectievelijk na een instructiebijeenkomst.
2. De instructiebijeenkomst vindt plaats:
- a. in het Scheldecoordinatiecentrum (SCC), Commandoweg 50, te 4381 BH Vlissingen; of
- b. via een digitale bijeenkomst in een sterk beveiligde virtuele omgeving.
3. Tijdens de instructiebijeenkomst wordt de verzoeker in de gelegenheid gesteld om een video- en geluidskopij van de incidentinformatie te ontvangen tegen ontvangstbewijs.
4. De informatie verstrekt tijdens de instructiebijeenkomst mag door de verzoeker niet worden hergebruikt, verwerkt, bewerkt, verspreid, doorgegeven of gedeeld voor commerciële of andere doeleinden.

Artikel 17. (Her)Gebruik en verspreiding van incidentinformatie

Het is niet toegestaan om de incidentinformatie, die ter beschikking werd gesteld, te gebruiken voor andere doeleinden dan, waarvoor de toegang werd verleend, noch om deze incidentinformatie te hergebruiken, de data-integriteit aan te passen, te verspreiden voor commerciële doeleinden, anderszins door te geven of te delen of zelf toegang ertoe te verlenen aan derden.

HOOFDSTUK IV. ANDERE VRAGEN OM INFORMATIE MET BETREKKING TOT DE WALRADARKETEN DAN DE VRAGEN BEDOELD IN HOOFDSTUK II EN HOOFDSTUK III

Artikel 18. Andere vragen m.b.t. walradar

1. Andere vragen om informatie met betrekking tot de walradarketen dan de vragen bedoeld in Hoofdstuk II en Hoofdstuk III, evenals vragen omtrent onderzoeksgegevens, zoals bedoeld in artikel 10 van de Richtlijn 2019/1024/EU, worden door de verzoeker gericht aan de Permanente Commissie, via het BET-SRK:
- a. schriftelijk, per brief of persoonlijk overhandigd, op het adres Commandoweg 50, 4381 BH Vlissingen, Nederland, of
- b. per email, op het mailadres walradarinformatie@vts-scheldt.net.
2. Deze vragen worden door het BET-SRK ter beslissing voorgelegd aan de Permanente Commissie. Indien de Permanente Commissie instemt met het ter beschikking stellen van walradarinformatie, dan zal deze in een door de Permanente Commissie bepaald formaat ter beschikking gesteld worden bij overeenkomst, voor de in die overeenkomst beschreven walradarinformatie en doeleinden en conform de in die overeenkomst bepaalde voorschriften en beperkingen.

HOOFDSTUK V OVERGANGSREGELING

Artikel 19. Overgangsregeling walradarinformatie

1. Overeenkomsten betreffende walradarinformatie, die reeds afgesloten zijn op grond van de Regeling Permanente Commissie van Toezicht op de Scheldevaart inzake openbaarheid van 18 september 2008 moeten voldoen aan de vereisten in artikel 5 en/of 6 van dit Besluit.
2. Als de overeenkomst nog niet voldoet aan de vereisten in artikel 5 en/of 6 van dit Besluit, zal een nieuwe overeenkomst worden opgesteld conform dit Besluit.
3. Indien de overeenkomst niet voldoet en in strijd is met de vereisten in artikel 5 en/of 6 van dit Besluit, dan wordt na schriftelijke mededeling door de Permanente Commissie, de verstrekking van walradarinformatie gestopt. De verzoeker kan een nieuw verzoek indienen conform de vereisten in artikel 5 en/of 6 van dit Besluit.

Artikel 20. Overgangsregeling incidenteninformatie

1. Verzoekers, waarvoor de incidentinformatie reeds bewaard is conform de Regeling Permanente Commissie van Toezicht op de Scheldevaart inzake openbaarheid van 18 september 2008, vallen onder dit Besluit en kunnen een verzoek tot verlenging indienen conform de vereisten in artikel 15 van dit Besluit.
2. Als verzoeker niet binnen 3 maanden na inwerkingtreding een schriftelijk verzoek indient, dan vervalt de bewaarde incidentinformatie en wordt deze verwijderd.

HOOFDSTUK VI INWERKINGTREDING

Artikel 21. Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking op 1 juli 2024.

Dit besluit wordt bekendgemaakt in het Belgisch Staatsblad en de Nederlandse Staatscourant.

Antwerpen, 29/05/2024

De Belgisch Permanente Commissarissen van Toezicht op de Scheldevaart, N. Balcaen F. Boelaert

De Nederlandse Permanente Commissarissen van Toezicht op de Scheldevaart, W. Dekker M. van Kruiningen

Regeling Permanente Commissie van Toezicht op de Scheldevaart inzake openbaarheid

Regeling Permanente Commissie van Toezicht op de Scheldevaart inzake openbaarheid, ter uitvoering van artikel 9 van het Verdrag tussen het Koninkrijk der Nederlanden en het Vlaams Gewest inzake het gemeenschappelijk nautisch beheer in het Scheldegebied

De Permanente Commissie van Toezicht op de Scheldevaart,

Gelet op artikel IX, §2 van het Tractaat tusschen Nederland en de mogendheden en tusschen Nederland en België van 19 april 1839 (Stb. 1839, 26) en latere wijzigingen, tot oprichting van de Permanente Commissie van Toezicht op de Scheldevaart;

Gelet op artikel 9 van het op 21 december 2005 te Middelburg tot stand gekomen Verdrag tussen het Koninkrijk der Nederlanden en het Vlaams Gewest inzake het gemeenschappelijk nautisch beheer in het Scheldegebied (Trb. 2005, 312; B.S. 12 september 2008) en latere wijzigingen;

Gelet op Richtlijn 2002/59/EG van het Europees Parlement en de Raad van 27 juni 2002 betreffende de invoering van een communautair monitoring- en informatiesysteem voor de zeescheepvaart en tot intrekking van Richtlijn 93/75/EEG van de Rand (PB.L. 208, 5 augustus 2002) en latere wijzigingen;

Gelet op Richtlijn 2003/4/EG van het Europees Parlement en de Rand van 28 januari 2003 inzake de toegang van het publiek tot milieu-informatie en tot intrekking van Richtlijn 90/313/EEG van de Raad (PB.L. 041, 14 februari 2003) en latere wijzigingen;

Gelet op de Richtlijn 2019/1024/EU van het Europees Parlement en de Rand van 20 juni 2019 inzake open data en het hergebruik van overheidsinformatie (PB.L.172, 26 juni 2019) en latere wijzigingen;

Gelet op de in Nederland en Vlaanderen geldende toepasselijke wettelijke voorschriften en latere wijzigingen.

Besluit:

HOOFDSTUK 1. DEFINITIES

Artikel 1. – Definities

1. De volgende definities worden in deze regeling gebruikt:
- 1° GNB-Verdrag: het op 21 december 2005 te Middelburg tot stand gekomen Verdrag tussen het Koninkrijk der Nederlanden en het Vlaams Gewest inzake het gemeenschappelijk nautisch beheer in het Scheldegebied (Trb. 2005, 312; B.S 12 september 2008) en latere wijzigingen;
- 2° Document(en): de drager, in welke vorm dan ook, van informatie die onder de Permanente Commissie berust. Uitgezonderd de drager van walradarinformatie en incidentinformatie die in het Walradarbesluit is opgenomen;
- 3° Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG): Verordening 2016/679 van het Europees Parlement en de Rand van 27 april 2017 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (PB.L. 119, 4 mei 2016) en latere wijzigingen;
- 4° Persoonsgegevens: gegevens als gedefinieerd in artikel 4.1 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming;
- 5° Milieu-informatie: gegevens als gedefinieerd in artikel 2, eerste lid, van de Richtlijn 2003/4/EG van het Europees Parlement en de Rand van 28 januari 2003 inzake de toegang van het publiek tot milieu-informatie en tot intrekking van Richtlijn 90/313/EEG van de Raad (PB.L.41/26, 14 februari 2003) en latere wijzigingen;
- 6° Hergebruik: de verwerking zoals gedefinieerd in artikel 2, lid 11. met inachtneming van de in artikel 1, lid 3. vermelde Unie- en nationale toegangsregelingen van de Richtlijn 2019/1024/EU van het Europees Parlement en de Rand van 20 juni 2019 inzake open data en het hergebruik van overheidsinformatie (PB.L.172, 26 juni 2019) en latere wijzigingen;
- 7° Voorlichtingsambtenaren: de Vlaamse en Nederlandse secretaris van de Permanente Commissie, eveneens gedefinieerd in artikel 3.5.c), eerste streepje van de Richtlijn 2003/4/EG van het Europees Parlement en de Rand van 28 januari 2003 inzake de toegang van het publiek tot milieu-informatie en tot intrekking van Richtlijn 90/313/EEG van de Rand (PB.L.41/26, 14 februari 2003) en latere wijzigingen;
- 8° Permanente Commissie: de Permanente Commissie van Toezicht op de Scheldevaart, samengesteld uit de Commissarissen bedoeld in artikel IX, §2 van het Tractaat tusschen Nederland en de mogendheden en tusschen Nederland en België van 19 april 1839 (Stb. 1839, 26) en latere wijzigingen, eveneens gedefinieerd in artikel 1, onder d. van het GNB-Verdrag;
- 9° PC-Regeling: de Regeling Permanente Commissie van Toezicht op de Scheldevaart inzake openbaarheid, ter uitvoering van artikel 9 van het Verdrag tussen het Koninkrijk der Nederlanden en het Vlaams Gewest inzake het gemeenschappelijk nautisch beheer in het Scheldegebied (B.S. 29 september 2008; Stcrt. 2008, 188);
- 10° Actieve Openbaarheid: de verplichting van een (semi)overheidsinstantie tot het geven van informatie op eigen initiatief en zonder uitdrukkelijk verzoek van den of meer natuurlijke personen of rechtspersonen of hun praktijk, hun verenigingen, organisaties of groepen en in overeenstemming met nationale wetgeving.
- 11° Passieve Openbaarheid: het recht van den of meer natuurlijke personen of rechtspersonen of hun praktijk, hun verenigingen, organisaties of groepen en in overeenstemming met nationale wetgeving, om een verzoek tot informatieverstrekking in te dienen bij een (semi)overheidsinstantie.
- 12° Walradarbesluit: Besluit van de Permanente Commissie van Toezicht op de Scheldevaart omtrent het verstrekken van informatie afkomstig uit de walradarketen Westerschelde, in uitvoering van artikel 3 van de Overeenkomst tussen het Koninkrijk België en het Koninkrijk der Nederlanden inzake het aanleggen van een walradarketen langs de Westerschelde en haar mondingen en latere wijzigingen.
2. In deze Regeling worden de definities in 1.1. met een hoofdletter aangeduid.

HOOFDSTUK 2. OPENBAARHEID

Artikel 2. – Het principe van Actieve en Passieve Openbaarheid

1. De Permanente Commissie heeft een aantal verplichtingen in het kader van openbaarheid. De aard van de verplichtingen verschilt al naargelang het om Actieve of Passieve Openbaarheid gaat.
2. De Permanente Commissie is verplicht om zelf, actief, te informeren over het beleid, regelgeving en dienstverlening, telkens als dat nuttig, belangrijk of noodzakelijk is, in het belang van een goede en democratische bestuursvoering. Deze informatieplicht zonder verzoek, is het principe van Actieve Openbaarheid.
3. Daarnaast heeft iedereen het recht om bij de Permanente Commissie een verzoek tot inzage, uitleg of afgifte van afschrift van Documenten in te dienen. Dit is het principe van Passieve Openbaarheid.
4. Zowel voor de Actieve als Passieve Openbaarheid geldt als uitgangspunt dat alles openbaar is en elk verzoek ingewilligd wordt, tenzij de uitzonderingsgevallen van toepassing zijn overeenkomstig deze Regeling in artikel 4 en 10 of de geldende internationale, Europese of nationale regelgeving.

I. Actieve Openbaarheid

Artikel 3. – Informatieplicht van de Permanente Commissie

1. In het kader van de Actieve Openbaarheid heeft de Permanente Commissie de volgende verplichtingen:
- 1° Licht het publiek actief in over de uitvoering van haar tank en het door haar gevoerde beleid, de voorbereiding en de uitvoering daaronder begrepen;
- 2° draagt er zorg voor dat de informatie wordt verschaft in begrijpelijke vorm, op zodanige wijze dat het publiek zoveel mogelijk wordt bereikt;
- 3° ontwikkelt een digitale databank die actueel gehouden wordt;
- 4° werkt het geplande en ontwikkelde actieve communicatiebeleid uit.
2. De Voorlichtingsambtenaren treden op als officiële aanspreekpunten voor het communicatiebeleid van de Permanente Commissie. Zij staan in voor de coördinaties en begeleiding van de uitvoering van de actieve communicatie op basis van de instructies van de Permanente Commissie.

Artikel 4. – Uitzonderingsgevallen

1. In de volgende uitzonderingsgevallen worden de Documenten niet openbaar gemaakt:
- 1° de openbaarmaking afbreuk doet aan het vertrouwelijk karakter van handelingen van overheidsinstanties, indien deze vertrouwelijkheid in de geldende internationale, Europese of nationale regelgeving is voorzien;
- 2° de openbaarmaking afbreuk doet aan het geheim van internationale betrekkingen, de openbare veiligheid of de nationale defensie;
- 3° de openbaarmaking afbreuk doet aan de rechtsgang, de mogelijkheid voor een persoon om een eerlijk proces te krijgen of de mogelijkheid voor een overheid om een onderzoek van strafrechtelijke of disciplinaire aard in te stellen;
- 4° de openbaarmaking afbreuk doet aan de vertrouwelijkheid van commerciële of industriële informatie, wanneer deze vertrouwelijkheid bij de nationale of de communautaire wetgeving geboden wordt om een gewettigd economisch belang te beschermen, met inbegrip van het algemeen belang dat met statistische en fiscale geheimhouding is gediend;
- 5° de openbaarmaking afbreuk doet aan de bescherming van de intellectuele eigendomsrechten;
- 6° de openbaarmaking afbreuk doet aan de vertrouwelijkheid van Persoonsgegevens met betrekking tot een natuurlijk persoon, wanneer die persoon niet heeft ingestemd met bekendmaking van de informatie aan het publiek, wanneer in deze vertrouwelijkheid is voorzien in de geldende internationale, Europese of nationale regelgeving;
- 7° de openbaarmaking afbreuk doet aan de belangen of de bescherming van iedere persoon die de verzochte informatie op vrijwillige basis heeft verstrekt, zonder daartoe wettelijk verplicht te zijn of te kunnen worden, tenzij die persoon ermee heeft ingestemd dat de betrokken informatie wordt vrijgegeven;
- 8° de openbaarmaking afbreuk doet aan de bescherming van milieu-informatie, zoals de habitat van zeldzame soorten;
- 9° in het geval van interne mededeling en onvoltooide informatie.
2. De uitzonderingen van artikel 4.1., 1°, 4', 6°, 7° en 8° zijn niet van toepassing voor zover het milieu-informatie betreft die betrekking heeft op emissies in het milieu.

II. Passieve Openbaarheid

Artikel 5. – Redelijke onkostenvergoeding

Voor afgifte van een afschrift van Documenten kan aan de verzoeker een redelijke onkostenvergoeding aangerekend worden.

II.1. Documenten

II.1.1. Indiening van het verzoek

Artikel 6. –Schriftelijke indiening

Een verzoek wordt schriftelijk ingediend per brief of e-mail ter attentie van de Permanente Commissie via den van de Voorlichtingsambtenaren en dient een aantal verplichte gegevens te bevatten.

Artikel 7. – Contactgegevens

De contactgegevens van de Voorlichtingsambtenaren zijn de volgende:

– betreft de Vlaamse overheid: Agentschap voor Maritieme Dienstverlening en Kust, afdeling Staf, t.a.v. de Vlaamse secretaris van de Permanente Commissie, Koning Albert II-laan 20, bus 5, 1000 Brussel, België of per email: pc.secretariaat@vts-scheldt.net

– betreft de Nederlandse overheid: Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat, Rijkswaterstaat Zee en Delta, t.a.v. de Nederlandse secretaris van de Permanente Commissie, Poelendaelesingel 18,¹4335 JA Middelburg of Postbus 2232, 3500 GE Utrecht,

Nederland of e-mail: pc.secretariaat@vts-scheldt.net

Artikel 8. Formele en inhoudelijke vereisten van het verzoek

1. Het verzoek vermeldt duidelijk:
- 1° de aangelegenheid, waarover het gaat;
- 2° indien mogelijk het specifieke Document;
- 3° de vorm, waarin het Document bij voorkeur ter beschikking wordt gesteld;
- 4° de naam en het postadres of het e-mailadres van de verzoeker.
2. De verzoeker hoeft geen belang aan te tonen, tenzij het gaat om informatie met betrekking tot Persoonsgegevens.

11.1.2. Behandeling en beoordeling van het verzoek

Artikel 9. – Controle ontvankelijkheidsvereisten

1. De Voorlichtingsambtenaren controleren of het verzoek aan de ontvankelijkheidsvoorwaarden in artikel 8 voldoet.
2. Indien een verzoek kennelijk onredelijk of te algemeen geformuleerd is, vraagt de Voorlichtingsambtenaar de verzoeker zo spoedig mogelijk om zijn verzoek te preciseren. De Voorlichtingsambtenaar kan daarbij informatie verstrekken over het gebruik van de digitale databank als bedoeld in artikel 3.1.3°.
3. Indien het verzoek betrekking heeft op documenten die niet bij de Permanente Commissie berusten, Licht de Voorlichtingsambtenaar de verzoeker in over de overheidsinstantie, waar naar zijn mening de verzochte informatie mogelijk kan worden opgevraagd. Indien de Voorlichtingsambtenaar weet welke instantie de informatie bezit of beheert, dan wordt het verzoek doorgezonden en wordt de verzoeker doorverwezen naar deze instantie.

Artikel 10. – Uitzonderingsgronden

1. De Voorlichtingsambtenaren moeten twee categorieën van uitzonderingsgronden onderzoeken. Absolute uitzonderingen zijn altijd geldig zonder enige beoordeling. Bij relatieve uitzonderingen zal een afweging tussen het belang van de openbaarmaking en het te beschermen belang worden gemaakt.
2. Een verzoek wordt steeds afgewezen in de volgende absolute uitzonderingsgevallen:
- 1° het verzoek kennelijk onredelijk is en blijft of op een te algemene wijze geformuleerd is en blijft, na een vraag tot herformulering van het eerste verzoek, bedoeld in artikel 9.2.;
- 2° het verzoek betrekking heeft op Documenten die onvoltooid zijn, tenzij hiervoor een officieel verzoek wordt gedaan conform internationale, Europese of nationale regelgeving;
- 3° het verzoek raakt aan het vertrouwelijk karakter van handelingen van overheidsinstanties, indien deze vertrouwelijkheid in de geldende internationale, Europese of nationale regelgeving is voorzien;
- 4° het verzoek betrekking heeft op de internationale betrekkingen, de openbare veiligheid of de nationale defensie;
- 5° het verzoek raakt aan de vertrouwelijkheid van commerciële of industriële informatie, wanneer deze vertrouwelijkheid bij de nationale of de communautaire wetgeving geboden wordt om een gewettigd economisch belang te beschermen, met inbegrip van het algemeen belang dat met statistische en fiscale geheimhouding is gediend;
- 6° het verzoek raakt aan de vertrouwelijkheid van Persoonsgegevens met betrekking tot een natuurlijk persoon, wanneer die persoon niet heeft ingestemd met bekendmaking van de informatie aan het publiek, wanneer in deze vertrouwelijkheid is voorzien in de geldende internationale, Europese of nationale regelgeving.
3. Een verzoek wordt steeds afgewezen in de volgende relatieve uitzonderingsgevallen:
- 1° het verzoek betrekking heeft op interne mededelingen;
- 2° de rechtsgang, de mogelijkheid voor een persoon om een eerlijk proces te krijgen of de mogelijkheid voor een overheid om een onderzoek van strafrechtelijke of disciplinaire aard in te stellen;
- 3° intellectuele eigendomsrechten;
- 4° de belangen of de bescherming van iedere persoon die de verzochte informatie op vrijwillige basis heeft verstrekt, zonder daartoe wettelijk verplicht te zijn of te kunnen worden, tenzij die persoon ermee heeft ingestemd dat de betrokken informatie wordt vrijgegeven;
- 5° de bescherming van milieu-informatie, zoals de habitat van zeldzame soorten.
4. De uitzonderingen van artikel 10.2 4° en 5° en van 10.3, 2° en 3° zijn niet van toepassing voor zover het milieu-informatie betreft die betrekking heeft op emissies in het milieu.
5. In beginsel wordt een verzoek geheel ingewilligd of geweigerd. Een verzoek kan ook gedeeltelijk worden ingewilligd:
- 1° indien een Document informatie bevat met betrekking tot de relatieve uitzonderingsgronden in artikel 10.3,
en
- 2° het mogelijk is deze informatie te scheiden van de overige gevraagde informatie.
6. De beslissing over het verzoek wordt in onderling overleg genomen door de Voorlichtingsambtenaren, overeenkomstig de bepalingen van deze afdeling. Bij twijfel leggen de Voorlichtingsambtenaren het verzoek voor aan de Permanente Commissie, die hierover finaal beslist.

11.1.3. Verplichte vermeldingen in de beslissing en termijnen

Artikel 11. – Verplichte vermeldingen in de beslissing

1. De beslissing wordt schriftelijk, per brief of per e-mail meegedeeld, afhankelijk van de wijze, waarop het verzoek werd ingediend. De informatie, waarop het verzoek betrekking heeft, wordt verstrekt in de door de verzoeker verzochte vorm, tenzij:
- 1° het redelijk is dat de informatie in een andere vorm beschikbaar wordt gesteld, in welk geval de redenen worden opgegeven, waarom de informatie in die vorm wordt beschikbaar gesteld;
of
- 2° de informatie reeds in een andere, voor de verzoeker gemakkelijk toegankelijke vorm voor het publiek beschikbaar is.
2. Indien het verzoek betrekking heeft op milieu-informatie wordt, zo nodig en indien deze informatie voorhanden is, bij het geheel of gedeeltelijk inwilligen van het verzoek tevens informatie verstrekt over:
- 1° de meetmethoden die zijn gebruikt bij het samenstellen van eerstbedoelde informatie;
en
- 2° de methodes voor analysering, monstername en voorbehandeling van de monsters, of de gebruikte standaardprocedure.
3. Daarnaast zijn er een aantal verplichte gegevens die de beslissing moet bevatten:
- 1° vermelding van artikel 10 van het GNB-Verdrag;
- 2° redenen voor de weigering of het gedeeltelijk ter beschikking stellen van de informatie;
- 3° verwijzing naar het respecteren van intellectuele eigendomsrechten, indien artikel 10.3.3° van toepassing is;
- 4° vermelding van de geschatte termijn, waarop het Document wel voltooid zal zijn, ingeval van onvoltooide Documenten conform artikel 10.2.2°. Voor het bekomen van in de toekomst voltooide Documenten moet een nieuw verzoek ingediend worden.

Artikel 12. – Termijnen beslissing en verstrekking Documenten

1. De beslissing over het verzoek en de verstrekking van de Documenten wordt uiterlijk binnen 20 kalenderdagen na ontvangst van het verzoek, aan de verzoeker bekend gemaakt. Deze termijn kan eenmalig met 20 kalenderdagen worden verlengd. Van de verlenging worden voor de afloop van de eerste termijn de redenen meegedeeld aan de verzoeker.
2. Als een verzoek kennelijk onredelijk is of te algemeen geformuleerd is, begint de termijn van 20 kalenderdagen te lopen vanaf het moment dat de verzoeker zijn verzoek gespecifieerd heeft.

11.1.4. Hergebruik en verspreiding aan derden

Artikel 13. – Hergebruik en verspreiding aan derden

1. Hergebruik en verspreiding van de Documenten is toegestaan voor niet-commerciële doeleinden en voor commerciële doeleinden, behalve:
- 1° wat betreft Documenten die vallen onder de relatieve uitzonderingen, opgenomen in deze Regeling onder artikel 4 en 10 of in de geldende internationale, Europese of nationale regelgeving;
Of
- 2° indien het gaat om een Document, waarvoor een bijzonder belang moet worden aangetoond.

HOOFDSTUK 3. SLOTBEPALINGEN

Artikel 14. – Intrekking oude regeling

De Regeling Permanente Commissie van Toezicht op de Scheldevaart inzake openbaarheid, ter uitvoering van artikel 9 van het Verdrag tussen het Vlaams Gewest en het Koninkrijk der Nederlanden inzake het gemeenschappelijk nautisch beheer in het Scheldegebied (B.S. 29 september 2008; Stcrt. 2008, 188) wordt opgeheven.

Artikel 15. – Inwerkingtreding en publicatie

Deze Regeling treedt in werking met ingang van 1 juli 2024.

Deze Regeling wordt bekendgemaakt in het Belgisch Staatsblad en de Nederlandse Staatscourant.