Besluit Sociale verzekeringsbank inzake vervanging analoge documenten Verzetsdeelnemers en Oorlogsgetroffenen

De Raad van bestuur van de Sociale verzekeringsbank (SVB)

gelet op:

• artikel 7 van de Archiefwet 1995

• artikelen 2 en 6 van het Archiefbesluit 1995

• artikel 26b van de Archiefregeling

• Regeling Informatiebeheer SVB 2023

• Verklaring van vervreemding archieven PUR d.d. 22 december 2011

besluit

Artikel 1

• 1. De digitale vervanging van archiefbescheiden heeft, met terugwerkende kracht, betrekking op:

  de vanaf 1 april 2021 bij de Directie Zorg en Welzijn / Verzetsdeelnemers en Oorlogsgetroffenen binnenkomende poststukken voor cliëntendossiers die archiefbescheiden vormen die op grond van de selectielijst voor de neerslag van handelingen van de SVB Periode (1956–) 2004 – (Staatscourant 2020, 5153) voor bewaring of vernietiging in aanmerking komen.

  de tussen 1 januari 2009 en 30 november 2010 door de Pensioen- en Uitkeringsraad (op basis van de Verklaring van vervreemding) en de vanaf 1 december 2010 tot en met 31 maart 2021 door de SVB gedigitaliseerde binnenkomende poststukken voor cliëntendossiers die door Directie Zorg en Welzijn / Verzetsdeelnemers en Oorlogsgetroffenen (en voorgangers) werden ontvangen en die archiefbescheiden vormen die op grond van de selectielijst voor de neerslag van handelingen van de SVB Periode (1956–) 2004 – (Staatscourant 2020, 5153) voor bewaring of vernietiging in aanmerking komen.

• 2. De vervanging geschiedt op de wijze omschreven in het Handboek Vervanging analoge documenten Directie Zorg en Welzijn / Verzetsdeelnemers en Oorlogsgetroffenen, SVB.

  Alle documenten vanaf 1 april 2021 zijn volledig conform het Handboek Vervanging vervangen. De met terugwerkende kracht te vervangen documenten uit de periode 2009-2021 zijn achteraf steekproefsgewijs gecontroleerd op basis van de eisen zoals opgenomen in het Handboek Vervanging analoge documenten Directie Zorg en Welzijn / Verzetsdeelnemers en Oorlogsgetroffenen, SVB.

• 3. Onder dit besluit vallen niet:

  • a. bescheiden die digitaal zijn opgesteld en waarvan is vastgesteld dat het archiefbescheiden betreft;

  • b. bescheiden die krachtens verdragen of op grond van wettelijke bepalingen in hun oorspronkelijke vorm moeten worden bewaard.

Artikel 2

De archiefbescheiden worden, na vervanging, opgenomen in het workflow management systeem (WMS), op de wijze omschreven in het Handboek Vervanging analoge documenten Directie Zorg en Welzijn / Verzetsdeelnemers en Oorlogsgetroffenen, SVB.

Artikel 3

De vervangen archiefbescheiden zullen na een periode van 6 maanden worden vernietigd.

Artikel 4

Dit besluit zal worden aangehaald als: Besluit vervanging documenten V&O 2024.

Artikel 5

Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin deze wordt geplaatst.

Dit besluit zal in de Staatscourant worden geplaatst, met uitzondering van de bijlage, die ter inzage wordt gelegd bij het hoofdkantoor, directie SRC, van de Sociale verzekeringsbank.

Amstelveen, 22 april 2024

De voorzitter van de Raad van bestuur, S.T. Sibma

BIJLAGE

Handboek Vervanging analoge documenten Directie Zorg en Welzijn / Verzetsdeelnemers en Oorlogsgetroffenen, Sociale verzekeringsbank