Adviesprotocol Huis voor Klokkenluiders

Adviesprotocol Huis voor klokkenluiders

Het bestuur van het Huis voor Klokkenluiders heeft op 15 maart 2021 dit adviesprotocol vastgesteld, met de Wet Huis voor klokkenluiders van 14 april 2016 als basis en in navolging van wat in artikel 3h van die wet is bepaald.

Naar aanleiding van de inwerkingtreding van de Wet bescherming klokkenluiders (hierna: wet) is dit protocol aangepast op 19 december 2023. De aanpassingen zien vooral op de personele en materiële reikwijdte van de wet.

Inleiding

Het Huis voor Klokkenluiders (hierna: het Huis) is opgericht voor personen in Nederland¹ die melding willen doen van (een redelijk vermoeden van) een werkgerelateerde misstand. Het Huis draagt bij aan een betere bescherming van melders, degene die een melder bijstaat en de betrokken derde. Dit doet het Huis door het geven van advies, het doen van onderzoek en door organisaties te stimuleren hun integriteit te bewaken.

De afdeling advies van het Huis adviseert (potentiële) melders, degene die een melder bijstaat en de betrokken derde vertrouwelijk over de mogelijkheden, de risico’s en hun rechten en plichten bij het doen van een melding. Het doel is het melden mogelijk te maken zonder dat dit leidt tot benadeling van de meldende werknemer of verslechtering van de relatie tussen de melder en de werkgever.

Begrippen

• Het begrip melder wordt in de wet als volgt opgevat: een natuurlijke persoon die in de context van zijn werkgerelateerde activiteiten een vermoeden van een misstand meldt of openbaar maakt. Het Huis geeft een ruime uitleg aan dit begrip binnen het wettelijk kader. Zo valt onder de wet een persoon die op basis van een arbeidsovereenkomst arbeid verricht of heeft verricht dan wel degene die anders dan uit dienstbetrekking arbeid verricht of heeft verricht, zoals een uitzendkracht, een zelfstandige zonder personeel, stagiair of vrijwilliger. Maar ook leveranciers, (onder)aannemers, aandeelhouders en personen in leidinggevende organen, zoals leden van een raad van commissarissen, kunnen onder het begrip vallen.

• Een melder kan door iemand worden bijgestaan in het meldproces. Degene die een melder bijstaat is een natuurlijke persoon of rechtspersoon die een melder adviseert in het meldingsproces in een werkgerelateerde context en wiens advisering vertrouwelijk is. Hierbij kan worden gedacht aan de vertrouwenspersoon.

• In de wet is ook de betrokken derde genoemd. Een betrokken derde wordt gedefinieerd als een derde die in een werkgerelateerde context verbonden is met een melder of een rechtspersoon die eigendom is van de melder, waarvoor de melder werkt of waarmee de melder anderszins werkgerelateerd verbonden is.

• Onder een vermoeden van een misstand wordt verstaan:

  • a. een schending of een gevaar voor schending van het Unierecht, of

  • b. een handeling of nalatigheid waarbij het maatschappelijk belang in het geding is bij:

    • 1°. een schending of een gevaar voor schending van een wettelijk voorschrift of van interne regels die een concrete verplichting inhouden en die op grond van een wettelijk voorschrift door een werkgever zijn vastgesteld, dan wel

    • 2°. een gevaar voor de volksgezondheid, voor de veiligheid van personen, voor de aantasting van het milieu of voor het goed functioneren van de openbare dienst of een onderneming als gevolg van een onbehoorlijke wijze van handelen of nalaten.

      Het maatschappelijk belang is in ieder geval in het geding indien de handeling of nalatigheid niet enkel persoonlijke belangen raakt en er sprake is van oftewel een patroon of structureel karakter dan wel de handeling of nalatigheid ernstig of omvangrijk is;

      Een vermoeden moet gebaseerd zijn op redelijke gronden. Dit betekent dat de melder zelf bij zijn werkgever hier kennis van heeft genomen en bijvoorbeeld met stukken kan onderbouwen waarop het vermoeden gebaseerd is.

Adviestaak

De adviestaak van de afdeling Advies van het Huis wordt in artikel 3a, tweede lid, van de wet als volgt beschreven:

• Het informeren en adviseren van een natuurlijke persoon die in de context van zijn werkgerelateerde activiteiten een melding heeft gedaan of voornemens is een melding te doen, degene die deze persoon bijstaat en een betrokken derde over de te ondernemen stappen inzake het vermoeden van een misstand, alsmede over de rechten van deze personen;

• Het verwijzen naar bestuursorganen of diensten die zijn belast met de opsporing van strafbare feiten of met het toezicht op de naleving van het bepaalde bij of krachtens enig wettelijk voorschrift of een andere bevoegde instantie waar het vermoeden van een misstand kan worden gemeld;

• Het verwijzen naar instanties of organisaties die juridische of psychosociale ondersteuning kunnen verlenen, en

• Het geven van algemene voorlichting over het omgaan met een vermoeden van een misstand.

Onthouden van deelneming van medewerker Advies en bestuurslid aan het adviestraject

Indien er een schijn van belangenverstrengeling kan ontstaan bij de behandeling van een advies, zal de medewerker van het Huis dit onverwijld aan de voorzitter van het Huis moeten melden. De voorzitter beslist dan per geval of de betreffende medewerker zich om deze reden van deelneming aan het adviestraject onthoudt. Dit is geregeld in artikel 3g van de wet. In dit artikel wordt ook een aantal voorbeelden gegeven van situaties van belangenverstrengeling.

Van het bestuurslid advies wordt in het geval van belangenverstrengeling verwacht dat deze zich onthoudt van deelneming aan het advies. Dit is geregeld in artikel 3f van de wet.

Doel van dit protocol

In dit adviesprotocol beschrijft het Huis de wijze waarop invulling wordt gegeven aan de adviestaak. Hiermee verschaft het Huis inzicht in de werkwijze van de afdeling Advies en draagt het bij aan de transparantie van de organisatie.

Toekomstige wijzigingen van de wet en de ervaringen die de afdeling Advies de komende jaren opdoet met de hier beschreven werkwijze, in samenhang met de missie en visie van het Huis, kunnen aanleiding zijn om dit adviesprotocol op delen te herzien. Het adviesprotocol zal dan opnieuw worden vastgesteld door het bestuur van het Huis en worden gepubliceerd in de Staatscourant.

1. Advies door afdeling Advies van het Huis

Een natuurlijke persoon die te maken krijgt met een vermoeden van een werkgerelateerde misstand kan kosteloos en vertrouwelijk advies inwinnen bij de afdeling Advies van het Huis. De natuurlijke persoon (hierna: adviesverzoeker genoemd) kan daartoe op verschillende manieren contact opnemen met de afdeling Advies met het verzoek om advies of informatie. Een adviseur van de afdeling Advies neemt het verzoek om advies in behandeling.

Het eerste contact tussen de adviesverzoeker en de adviseur vindt doorgaans telefonisch plaats. De adviseur geeft uitleg over de adviesrol van de afdeling Advies, biedt een luisterend oor en probeert er tegelijkertijd achter te komen of het over een vermoeden van een misstand gaat. Gaat het overduidelijk níet om een vermoeden van een misstand of is deze niet werkgerelateerd dan wordt het adviesverzoek niet verder behandeld. Het verzoek om advies valt dan niet onder de dienstverlening/bevoegdheid van het Huis. De adviseur informeert de adviesverzoeker hierover en geeft zo mogelijk nog tips en/of verwijst de adviesverzoeker door naar de juiste instantie.

Mocht niet meteen duidelijk zijn of sprake is van een vermoeden van een misstand dan vraagt de adviseur om nadere informatie ter toelichting en onderbouwing. Op basis van die nadere informatie beoordeelt de afdeling Advies of het op redelijke gronden om een vermoeden van een misstand gaat.

Gaat het volgens de afdeling Advies inderdaad over een vermoeden van een misstand dan zal de adviseur de adviesverzoeker laten weten dat de advisering aanvangt. De adviesverzoeker ontvangt dan schriftelijk een bevestiging dat hij voor de dienstverlening van de afdeling Advies in aanmerking komt. De afdeling Advies vormt zich een eigen oordeel over de zaak en geeft op grond daarvan advies.

De adviesverzoeker behoudt gedurende het hele adviestraject de regie over zijn zaak. Dit betekent dat de adviesverzoeker zelf besluiten neemt op basis van het gegeven advies. Een adviesverzoeker kan altijd (tussentijds) besluiten om een melding niet voort te zetten en het adviestraject te beëindigen. In dat geval wordt het adviestraject afgesloten.

De afdeling Onderzoek van het Huis kan op eigen initiatief een misstandonderzoek starten naar aanleiding van een of meerdere adviesvragen die bij de afdeling Advies binnenkomen. Informatie uit de adviesvraag wordt dan alleen aan de afdeling Onderzoek verstrekt als de adviesverzoeker verklaart daar geen bezwaar tegen te hebben.

Het verloop en de duur van een adviestraject verschilt per geval. Elk adviesverzoek wordt geregistreerd in een administratief systeem van het Huis. Deze informatie wordt vertrouwelijk behandeld, ook indien het verzoek niet leidt tot advisering.

De afdeling Advies van het Huis neemt alle adviesvragen² in het Nederlands in behandeling. Zo mogelijk zal de afdeling Advies ook adviesvragen in andere talen in behandeling nemen. Het Huis volgt het vertaalbeleid van de overheid en communiceert in principe in de Nederlandse taal. Indien gewenst kan een samenvatting van de verstrekte informatie worden vertaald naar het Engels. Echter aan de informatie in de Engelse taal kunnen geen rechten worden ontleend, de Nederlandse taal is leidend.

2. Advies in de praktijk

2.1. voortraject

De adviseur en de adviesverzoeker bekijken, bij voorkeur samen, welke van de mogelijkheden die het Huis heeft (zoals adviseren, initiëren en faciliteren van overleg tussen betrokkenen, onderzoeken) het meest geschikt is om de vermoede misstand zo snel mogelijk te beëindigen en om te voorkomen dat de adviesverzoeker (verder) nadeel ondervindt van zijn melding. De afdeling Advies richt zich op het adviseren, voorlichten, het verstrekken van informatie en het op weg helpen van de adviesverzoeker. De adviseur treedt dus niet op als individuele belangenbehartiger. Indien de adviesverzoeker op enig moment specialistisch juridisch advies nodig heeft, bijvoorbeeld over zijn arbeidsrechtelijke positie, dan dient de adviesverzoeker een advocaat of andere rechtsbijstandverlener in de arm te nemen.

2.2. Het adviestraject

Adviesverzoekers die een vermoeden van een misstand (overwegen te) melden, belanden in een voor hen vaak onbekende situatie. De adviseur probeert daar zo goed mogelijk over te adviseren door voor zover (nog) nodig de adviesverzoeker:

• Uitleg te (blijven) geven over de rol van de afdeling Advies en van het Huis;

• Voor te lichten en informatie te bieden over onder meer de impact en risico’s van de melding voor hemzelf en zijn omgeving;

• Te attenderen op de mogelijke risico’s voor hemzelf en zijn omgeving bij inschakeling van de media;

• Behulpzaam te zijn bij het kiezen van het juiste instrument om de misstand zo snel mogelijk (te helpen) op te lossen en tegelijkertijd te voorkomen dat de situatie escaleert en de verhouding met de werkgever verslechtert. Hierbij valt bijvoorbeeld te denken aan bemiddeling door het Huis of bemiddeling of mediation door derden;

• Een luisterend oor en morele support te bieden tijdens het hele meldtraject;

• Te wijzen op de (verdere) meldmogelijkheden in zijn specifieke zaak – intern bij de werkgever, extern bij een specifieke inspectie/toezichthouder, dan wel bij de afdeling Onderzoek van het Huis (zie Onderzoeksprotocol van het Huis d.d. 19 december 2023);

• Behulpzaam te zijn bij het vinden van passende psychosociale ondersteuning;

• Te wijzen op arbeidsrechtelijke knelpunten en het tijdig door te verwijzen naar een rechtsbijstandsverlener;

• Nazorg te bieden;

• Te adviseren over de mogelijkheden van rehabilitatie.

Indien de adviesverzoeker zijn zaak wil voorleggen aan de afdeling Onderzoek (of een Inspectie of Autoriteit) voor onderzoek kan de afdeling Advies desgewenst de informatie uit de advieszaak met instemming van de adviesverzoeker zorgvuldig doorsturen. Na het indienen van het verzoek blijft de adviseur voor de adviesverzoeker beschikbaar voor advies.

Indien advisering niet meer aan de orde is, beëindigt de afdeling Advies het adviestraject. In beginsel zal de adviseur samen met de adviesverzoeker het adviestraject evalueren.

3. Interne samenwerking

Afdeling Onderzoek van het Huis

De afdeling Onderzoek van het Huis verricht onderzoek naar vermoedens van misstanden (misstandsonderzoek) en naar de wijze waarop een werkgever is omgegaan met een werknemer die een vermoeden van een misstand heeft gemeld (bejegeningsonderzoek). De afdeling Onderzoek heeft daarmee een andere taak dan de afdeling Advies. De afdeling Onderzoek heeft geen toegang tot gegevens die bij de afdeling Advies berusten. Dit geldt ook andersom: de afdeling Advies heeft geen toegang tot gegevens die bij de afdeling Onderzoek berusten.

Er wordt tussen de afdelingen Advies en Onderzoek geen informatie gedeeld, tenzij een adviesverzoeker schriftelijk verklaart daartegen geen bezwaar te hebben. In dergelijke gevallen kunnen de afdeling Onderzoek en de afdeling Advies in overleg treden.

Binnen het Huis is tevens regelmatig overleg tussen de afdelingen Advies, Onderzoek en Kennis en Preventie en binnen het bestuur over de interpretatie van (wettelijke) begrippen, de methoden van onderzoek en de van de verschillende soorten onderzoeken te verwachten resultaten, trends en ontwikkelingen in adviesverzoeken, de signalering daarvan ten behoeve van derden en voor algemene voorlichting en informatieverschaffing. In overlegsituaties wordt de identiteit van adviesverzoekers niet bekend gemaakt.

---

1 De Wet bescherming klokkenluiders geldt niet in Caribisch Nederland (Bonaire Sint Eustatius, Saba); in de Wet bescherming klokkenluiders is geen expliciete bepaling opgenomen waardoor de wet van toepassing zou zijn in Caribisch Nederland.

2 Als de melder anoniem wenst te blijven, is dat in de eerste contacten met het Huis mogelijk. Echter vanaf het moment dat de afdeling Advies de melder op zijn verzoek gaat adviseren, zal melder zich bekend dienen te maken bij de adviseur.