Convenant inzake postcodes, 2024–2034

Partijen:

• 1. de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, de heer H.M. de Jonge, handelend in hoedanigheid van bestuursorgaan en wettelijk vertegenwoordiger van de Staat der Nederlanden;

• 2. de besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid Koninklijke PostNL B.V. (PostNL), hiertoe rechtsgeldig vertegenwoordigd door de Chief Executive Officer, mevrouw H.W.P.M.A. Verhagen en de Chief Financial Officer, P. Berendsen.

Overwegende:

• (a) Partijen hebben jarenlang samengewerkt bij het toekennen van Postcodes (door PostNL) aan (door de gemeenten gegenereerde) adresgegevens.

• (b) De Staat heeft de Wet Basisregistratie Adressen en Gebouwen (Wet bag) vastgesteld. De gemeenten brengen, als bronhouders voor de BAG, op basis van de Wet bag een basisregistratie adressen en gebouwen tot stand. Op basis van de Wet bag en het Open databeleid van het Kabinet, op grond van de Wet open overheid, worden de gegevens uit de BAG aan een ieder zonder beperkende voorwaarden ter beschikking gesteld. Deze basisregistratie is beschermd door een databankenrecht van het Kadaster en de gemeenten.

• (c) PostNL heeft een bestand van aan adressen gerelateerde Postcodegegevens opgebouwd, kortweg aangeduid als het Postcodebestand. Dit Postcodebestand wordt gebruikt voor de postbezorging en voor vele andere doeleinden.

• (d) In 2014 is een convenant afgesloten tussen de Staat en PostNL met betrekking tot samenwerking ten aanzien van de Postcode. Partijen wensen opnieuw een vergelijkbaar Convenant aan te gaan. Hierbij worden de volgende uitgangspunten in acht genomen.

• (e) Partijen achten het wenselijk dat er naar de maatschappij één postcodesysteem uitgedragen wordt, waarbij continuïteit en uniformiteit voorop staan. Voor PostNL is de Postcode een belangrijk bedrijfsgegeven, dat van belang is voor onder meer de routering, sortering en bezorging van de post. PostNL doet in dat kader aanzienlijke investeringen in de opbouw van het Postcodebestand. Voor de Staat is de Postcode, als onderdeel van het adres, een belangrijk maatschappelijk gegeven dat zonder beperkingen voor hergebruik breed beschikbaar gesteld moet worden. Partijen erkennen beide functies van de Postcode.

• (f) Nieuwe adressen en mutaties in bestaande adressen worden vastgesteld door de gemeenten, die daarbij echter geen Postcodes toekennen. Adressen worden door gemeenten toegekend aan Adresseerbare Objecten. Voor deze afbakening zijn gemeenten gebonden aan wet- en regelgeving en operationele instructies van het Ministerie van BZK en/of het BAG Bronhouders- en AfnemersOverleg (BAG BAO).

• (g) PostNL kent aan nieuwe en gemuteerde adressen Postcodes toe (maar ook aan bijvoorbeeld postbussen).

• (h) In de praktijk van de toepassing van enerzijds de BAG en anderzijds het postcodesysteem is gebleken dat gemeenten Verblijfsobjecten afbakenen die niet over een eigen brievenbus beschikken, welke daardoor niet als postafgiftepunt worden beschouwd en waaraan PostNL als gevolg daarvan geen Postcode toe zou hoeven kennen. Het is echter wenselijk dat bewoners en belanghebbenden over een Postcode kunnen beschikken. Hiervoor geldt dat PostNL de Postcode van het postafgiftepunt, waar zij daadwerkelijk post bezorgt, toekent aan de daaraan achterliggende Adressen, die geen postafgiftepunt zijn.

• (i) Partijen hebben de intentie om langdurig, initieel voor een periode van 10 jaar, met elkaar de samenwerking aan te gaan, en deze samenwerking zo probleemloos mogelijk te laten verlopen. Partijen wensen daarom naar de toekomst toe zo min mogelijk onduidelijkheden te laten bestaan over de manier van samenwerking.

• (j) Partijen onderkennen het maatschappelijk belang van de Nederlandse Postcode en het belang van het, in principe, onveranderlijke karakter daarvan voor burger en bedrijven. In dat kader zullen Partijen ertoe bijdragen om de huidige samenstelling van de Nederlandse Postcode – 4 cijfers en 2 letters – zo lang mogelijk in stand te houden.

Komen hierbij overeen:

• 1. Tenzij uit de tekst van dit Convenant anders blijkt, hebben de volgende begrippen de navolgende betekenis, op grond van de thans geldende wet- en regelgeving:

  • 1.1 Adres: door het bevoegde gemeentelijke orgaan aan een verblijfsobject, een standplaats of een ligplaats toegekende benaming, bestaande uit een combinatie van de naam van een openbare ruimte, een nummeraanduiding en de naam van een woonplaats.

  • 1.2 Basisregistratie: verzameling gegevens waarvan bij wet is bepaald dat deze een basisregistratie vormt.

  • 1.3 Nummeraanduiding: door het bevoegde gemeentelijke orgaan als zodanig toegekende aanduiding van een verblijfsobject, een standplaats of een ligplaats.

  • 1.4 Openbare Ruimte: door het bevoegde gemeentelijke orgaan als zodanig aangewezen en van een naam voorziene buitenruimte die binnen één woonplaats is gelegen.

  • 1.5 Postcode: de door PostNL vastgestelde code behorende bij een bepaalde combinatie van een naam van een woonplaats, naam van een openbare ruimte en een nummeraanduiding (huisnummer).

  • 1.6 Woonplaats: door het bevoegde gemeentelijke orgaan als zodanig aangewezen en van een naam voorzien gedeelte van het grondgebied van de gemeente.

  • 1.7 Verblijfsobject: kleinste binnen één of meer panden gelegen en voor woon-, bedrijfsmatige, of recreatieve doeleinden geschikte eenheid van gebruik die ontsloten wordt via een eigen afsluitbare toegang vanaf de openbare weg, een erf of een gedeelde verkeersruimte, onderwerp kan zijn van goederenrechtelijke rechtshandelingen en in functioneel opzicht zelfstandig is.

  • 1.8 Standplaats: door het bevoegde gemeentelijke orgaan als zodanig aangewezen terrein of gedeelte daarvan dat bestemd is voor het permanent plaatsen van een niet direct en niet duurzaam met de aarde verbonden en voor woon-, bedrijfsmatige-, of recreatieve doeleinden geschikte ruimte.

  • 1.9 Ligplaats: door het bevoegde gemeentelijke orgaan als zodanig aangewezen plaats in het water al dan niet aangevuld met een op de oever aanwezig terrein of een gedeelte daarvan, die bestemd is voor het permanent afmeren van een voor woon-, bedrijfsmatige- of recreatieve doeleinden geschikt vaartuig.

  • 1.10 Adresseerbaar Object: een verblijfsobject, standplaats of ligplaats.

• 2. Uitgangspunten en werkwijze toekenning en verstrekking postcodes:

  • 2.1 Gezien het belang van de postcode in het maatschappelijk verkeer is het noodzakelijk dat voor alle Adresseerbare Objecten waar natuurlijke of niet-natuurlijke personen kunnen verblijven (wonen / werken / verblijven / gevestigd zijn), en waaraan gemeenten conform de wet- en regelgeving van de BAG een Adres toekennen, een Postcode beschikbaar is en toegekend wordt. Hiermee wordt erkend dat de Postcode een dubbele functie in zich heeft: namelijk zowel de functie van postbezorging als de functie voor publieke en private dienstverlening.

  • 2.2 De door de wet- en regelgeving aan elk der Partijen opgedragen taken en verantwoordelijkheden blijven in stand. Dit houdt onder meer in dat niet alle Adresseerbare Objecten waaraan een Postcode is toegekend een postafgiftepunt zijn. In deze gevallen leidt de toekenning van een Postcode niet tot een verplichting daar ook post te bezorgen, voor zover een dergelijke verplichting niet voortvloeit uit de Postwet en/of achterliggende regelgeving.

  • 2.3 PostNL kent aan nieuwe en gemuteerde Adressen zoals bedoeld onder 2.1. Postcodes toe. De Staat en de gemeenten zullen geen andere Postcodes dan de door PostNL toegekende Postcodes in de BAG opnemen. Zij zullen zelf geen Postcodes aan Adressen toekennen.

  • 2.4 PostNL gaat bij de uitgifte van Postcodes uit van het woonplaatsbeginsel; de afspraak, zoals bij de introductie van de Postcode in de jaren zeventig door de overheid is bepaald, dat de Postcode zal worden gebaseerd op de indeling van het land naar Woonplaatsen, waarbij een Woonplaats een uniek gegeven is waaraan een unieke 4-cijferige postcode kan worden toegekend. Hiermee hangt samen dat in bepaalde gevallen bij wijzigingen in de afbakening en/of benaming van Woonplaatsen een kostenvergoeding vanwege de gemeente aan PostNL aan de orde kan zijn. Tevens kan er bij krapte in de postcode-reeksen in bepaalde gevallen een arbitrerende rol van de Staat in overleg met PostNL, het BAG BAO en de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) aan de orde komen. De gevallen en regels die gelden ten aanzien van de handhaving van het woonplaatsbeginsel zijn uitgewerkt in bijlage 1 van dit Convenant.

  • 2.5 Omwille van de sortering en bezorging is het noodzakelijk, en om redenen van dienstverlening is het bovendien zeer wenselijk, dat in situaties waarbij meerdere Adresseerbare Objecten gebruik maken van dezelfde brievenbus de volgende werkwijze wordt gevolgd:

    • De gemeente kent aan deze Adresseerbare Objecten adressen toe welke inhoudelijk identiek zijn ten aanzien van de naam van de Woonplaats, de naam van de Openbare Ruimte en de Nummeraanduiding (huisnummer);

    • De verschillen in de huisnummering zullen uitsluitend vorm worden gegeven in de gegevens ‘huisletter’ en/of de ‘huislettertoevoeging’;

    • De gemeente informeert PostNL bij de aanvraag van de Postcode over dit meervoudig gebruik van een brievenbus;

    • Alleen indien de gemeente deze werkwijze hanteert kan PostNL verzekeren dat aan alle betrokken Adressen, voor zover die voldoen aan het gestelde onder 2.1, een Postcode zal worden toegekend en dat daar vervolgens post zal worden bezorgd.

    Partijen zullen zich inspannen te bevorderen dat betrokkenen, waaronder gemeenten, deze werkwijze daadwerkelijk toe zullen passen.

  • 2.6 Zolang geen nieuwe afspraken zijn gemaakt met betrekking tot de wijze van aanvragen en toekennen van Postcodes spreken Partijen af de huidige werkwijze, uitwisseling van adresgegevens (van gemeenten naar PostNL) en Postcodes (van PostNL naar gemeenten) via het Postcodeportaal¹, te handhaven. Mogelijk kan deze werkwijze, via bijvoorbeeld verdere automatisering, verder geoptimaliseerd worden en op termijn vervangen worden door een nieuwe werkwijze. Zolang de huidige werkwijze niet is vervangen blijven de Partijen en gemeenten uitvoering geven aan de huidige werkwijze.

• 3. Aansprakelijkheid en overmacht:

  • 3.1 Daar waar in dit Convenant wordt gesproken over verplichtingen van gemeenten, wordt bedoeld dat het Ministerie van BZK zich ervoor zal inspannen dat deze verplichtingen ook daadwerkelijk door gemeenten zullen worden nagekomen, bijvoorbeeld door het opnemen van richtlijnen en aanpassingen in de handboeken van de BAG.

  • 3.2 Een Partij mag zijn rechten of verplichtingen voortvloeiende uit dit Convenant slechts overdragen met voorafgaande schriftelijke toestemming van de overige Partij. Een Partij zal haar toestemming zoals bedoeld in de vorige zin niet op onredelijke gronden onthouden.

  • 3.3 Het is Partijen voor de uitvoering van de samenwerking toegestaan derden in te schakelen. Het door een Partij inschakelen van derden ontheft deze Partij niet van enigerlei verplichting en de desbetreffende Partij blijft te allen tijde volledig verantwoordelijk voor de nakoming van de op hem rustende verplichtingen.

  • 3.4 PostNL is niet aansprakelijk voor verschillen in het Postcodebestand en Postcodes die in de BAG staan, behoudens indien deze verschillen zijn veroorzaakt door opzet of grove schuld van PostNL. De Staat en de gemeenten zijn niet aansprakelijk voor verschillen in de BAG en de Postcodes in het Postcodebestand van PostNL, behoudens indien deze verschillen zijn veroorzaakt door opzet of grove schuld van de Staat, respectievelijk de gemeenten.

• 4. Mededinging en aanbesteding:

  • 4.1 De toepassing en uitwerking van dit convenant en/of daaruit voortvloeiende maatregelen zijn niet strijd met Europese en/of nationale mededinging- en aanbestedingsregels.

• 5. Overmacht:

  • 5.1 In geval van overmacht wordt de nakoming door de betrokken Partij van de verplichting, ingevolge dit Convenant, waar de overmacht situatie betrekking op heeft geheel of gedeeltelijk opgeschort voor de duur van zodanige overmacht.

  • 5.2 De Partij die zich op overmacht beroept zal de andere Partij terstond omtrent de overmacht schriftelijk in kennis stellen onder overlegging van de nodige bewijsstukken en zal tevens, voor zover mogelijk, aangeven hoelang verwacht wordt dat de overmacht zal voortduren.

  • 5.3 De Partij op wie de overmacht betrekking heeft zal zich naar de maatstaven van redelijkheid en billijkheid inspannen om de gehele of gedeeltelijke niet nakoming ongedaan te maken.

• 6. Duur en opzegging:

  • 6.1 Dit Convenant wordt aangegaan voor een periode van 10 jaar. Daarna wordt het Convenant stilzwijgend verlengd. Na ommekomst van de termijn van 10 jaar heeft elk van Partijen de bevoegdheid het verlengde Convenant op te zeggen met inachtneming van een opzegtermijn van 1 jaar.

  • 6.2 Elk van Partijen heeft voorts de bevoegdheid het Convenant (tussentijds) op te zeggen met inachtneming van een opzegtermijn van 1 jaar, indien het Convenant tussentijds wordt opgezegd of ontbonden.

• 7. Ontbinding:

  • 7.1 Partijen hebben het recht dit Convenant te ontbinden door een mededeling bij aangetekende brief aan de overige Partij indien:

    • a. een andere Partij is tekortgeschoten in de nakoming van enige verplichting uit dit Convenant, welke tekortkoming van dusdanig ernstige aard is dat van de ontbindende Partij in redelijkheid niet kan worden verlangd dit Convenant voort te zetten;

    • b. een andere Partij is tekortgeschoten in de nakoming van enige verplichting uit dit Convenant en deze, voor zover nakoming niet blijvend of tijdelijk onmogelijk is, na door de ontbindende Partij bij aangetekende brief in gebreke te zijn gesteld de verplichting niet alsnog binnen de in de brief gestelde redelijke termijn is nagekomen.

• 8. Contactpersonen, overleg, voortgang, afsprakenregister:

  • 8.1 Partijen zullen elkaar volledig, juist en tijdig informeren over relevante nieuwe ontwikkelingen indien dat nodig respectievelijk bevorderlijk is in het kader van de samenwerking met betrekking tot dit Convenant.

  • 8.2 Partijen benoemen ieder een contactpersoon en een plaatsvervangend contactpersoon. De contactpersoon zal door de desbetreffende Partij met zodanige (beslissings-)bevoegdheden zijn bekleed, dat hij redelijkerwijs in staat en bevoegd is de normale voor de goede (dagelijkse) voortgang van dit Convenant noodzakelijke beslissingen te nemen en afspraken te maken. Deze afspraken gelden slechts voor zover deze schriftelijk tussen alle contactpersonen zijn overeengekomen en opgenomen in het afsprakenregister zoals bedoeld in het zevende lid. Bij afwezigheid van de contactpersoon heeft de plaatsvervangend contactpersoon (beslissings-)bevoegdheden die gelijk zijn aan de (beslissings-) bevoegdheden van de contactpersoon.

  • 8.3 Tot de bevoegdheden van de contactpersonen behoort in ieder geval niet het maken van afspraken betreffende aanpassingen op, aanvullingen op en/of wijzigingen in (de inhoud) van dit Convenant.

  • 8.4 Partijen zullen op strategisch niveau jaarlijks overleg voeren of zoveel vaker als een der Partijen dat wenselijk acht. Overleg op operationeel niveau vindt plaats op de wijze zoals vastgelegd.

  • 8.5 Indien de voortgang van de samenwerking ingevolge dit Convenant vertraging dreigt te ondervinden of heeft ondervonden, zal de desbetreffende Partij aan wiens zijde deze vertraging heeft plaatsgevonden dan wel dreigt plaats te vinden de overige Partij hiervan zo spoedig mogelijk schriftelijk in kennis stellen, en daarbij aangeven de oorzaak van de vertraging, alsmede de voorgestelde maatregelen om de (dreigende) vertraging te voorkomen of ongedaan te maken.

  • 8.6 Melding van de vertraging ontslaat een Partij niet van verplichtingen ingevolge dit Convenant. Melding van de vertraging impliceert geen aanvaarding van de vertraging door de overige Partij.

  • 8.7 Het Ministerie van BZK houdt een door Partijen te raadplegen afsprakenregister bij en is de bewaarder van dit afsprakenregister. In dit afsprakenregister worden alle documenten geregistreerd waarin alle nadere, aanvullende of gewijzigde afspraken overeenkomstig dit artikel tussen Partijen zijn neergelegd inzake dit Convenant.

• 9. Geschillen:

  • 9.1 De in dit Convenant opgenomen afspraken zijn in rechte afdwingbaar.

  • 9.2 Elk geschil tussen Partijen betreffende de totstandkoming, de uitleg of de uitvoering van dit Convenant, alsmede elk ander geschil terzake van of in verband met dit Convenant, hetzij juridisch, hetzij feitelijk, geen uitgezonderd, zal in beginsel door Partijen in onderling overleg worden opgelost.

  • 9.3 Indien een geschil zoals omschreven in het eerste lid niet op de aldaar omschreven wijze resulteert in een minnelijke oplossing, zal het geschil worden beslecht door de rechtbank Den Haag.

  • 9.4 Een geschil is aanwezig indien één der betrokken Partijen zulks schriftelijk stelt onder opgave van de met redenen onderbouwde geschilpunten.

• 10. Publicatie:

  • 10.1 Binnen 5 werkdagen na ondertekening/inwerkingtreding van dit Convenant wordt de zakelijke inhoud daarvan gepubliceerd in de Staatscourant / en op de website www.geobasisregistraties.nl

• 11. Overige bepalingen

  • 11.1 Dit Convenant verbindt Partijen eerst nadat het Convenant door alle Partijen daarbij is ondertekend.

  • 11.2 Kennisgevingen die Partijen op grond van dit Convenant aan elkaar zullen doen, vinden steeds schriftelijk plaats.

  • 11.3 Mondelinge mededelingen, toezeggingen of afspraken hebben geen rechtskracht, tenzij deze schriftelijk door Partijen zijn bevestigd en zijn vastgelegd in het in artikel 8.7 bedoelde afsprakenregister. De algemene leverings- en inkoopvoorwaarden van Partijen dan wel andere algemene of bijzondere voorwaarden zijn niet van toepassing.

  • 11.4 Indien een of meer bepalingen van dit Convenant nietig zijn of rechtsgeldigheid verliezen, zullen de overige bepalingen van dit Convenant nog van kracht blijven. Partijen zullen over de bepalingen welke nietig zijn of rechtsgeldigheid verliezen, overleg plegen teneinde een vervangende regeling te treffen, in dier voege, dat in zijn geheel de strekking van dit Convenant behouden blijft.

  • 11.5 Het nalaten door één van de Partijen om binnen een in dit Convenant genoemde termijn nakoming van enige bepaling te verlangen, tast het recht om nadien alsnog nakoming te eisen niet aan, tenzij de desbetreffende Partij(en) uitdrukkelijk en schriftelijk met de niet-nakoming akkoord is/zijn gegaan.

  • 11.6 Dit Convenant wordt beheerst door Nederlands recht.

Aldus overeengekomen te Den Haag op 19 december 2023

De Staat der Nederlanden, de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties H.M. de Jonge

Koninklijke PostNL B.V., Raad van Bestuur H.W.P.M.A. Verhagen P. Berendsen

BIJLAGE 1

Procedure voor overleg tussen gemeenten en PostNL over nieuwe Woonplaatsen en/of wijzigingen van grenzen van Woonplaatsen, waarbij er zich drie situaties kunnen voordoen:

• 1. Bij een Woonplaats toevoeging in een gebied waar na overleg met PostNL is vastgesteld dat er geen krapte is of wordt verwacht in uitgeefbare nieuwe Postcodes, en waarbij de werkzaamheden van PostNL om de mutatie door te voeren beperkt zijn (minder dan 24 uur werk) kan een gemeente zonder belemmering of kosten een nieuwe Woonplaats uitgeven, die PostNL zal opnemen in het postcodesysteem.

• 2. Indien in het overleg met PostNL is vastgesteld dat een nieuwe Woonplaats of een wijziging van Woonplaatsgrenzen niet leidt tot problemen in relatie tot acute of te verwachten schaarste aan Postcodes, maar wel leidt tot veel gepuzzel en daardoor hoge kosten voor PostNL (meer dan 24 uur werk) belast PostNL de gemeente voor de kosten, tegen een gestandaardiseerd tarief per uur. PostNL zal dit gestandaardiseerde tarief vaststellen conform een tarief dat binnen de overheid gehanteerd wordt (conform schaal 10 HOT-tarieven, Tabel Gemiddelde directe loonkosten per salarisschaal)². PostNL zal deze wijzigingen opnemen in het postcodesysteem.

• 3. Indien een gemeente een nieuwe Woonplaats wil uitgeven of Woonplaatsgrenzen wil wijzigen in een gebied waarbij in het overleg met PostNL is vastgesteld dat er een ernstige krapte van uitgeefbare Postcodes is, moet er nader overleg plaatsvinden tussen PostNL en gemeente over alternatieven en oplossingen. Indien nodig, namelijk als naar het oordeel van PostNL de continuïteit van de Postcode, zoals we die nu kennen met vier cijfers en twee letters in het geding is, wordt het Ministerie van BZK, het BAG BAO en/of de VNG, via het strategische overleg Postcodes, hierbij betrokken. Dit overleg dient afgerond te zijn en geleid hebben tot een oplossing voordat de nieuwe Woonplaats (of gewijzigde grens) in werking treedt.

---

1 Het uitwisselingsportaal van PostNL waarmee gemeenten een of meerdere Postcodes kunnen aanvragen en PostNL een of meerdere Postcodes kan toekennen. Website: https://www.postnl.nl/postcode-portal/

2 HOT-tarieven: handleiding overheidstarieven raadpleegbaar via: Handleiding overheidstarieven 2023 | Rapport | Kennisbank Openbaar Bestuur (kennisopenbaarbestuur.nl) (voor jaren na 2023 dient het desbetreffende document geraadpleegd te worden)