Organisatie- en mandaatbesluit Nationaal Archief 2024

Artikel 1. Organisatie Nationaal Archief

• 1. Het Nationaal Archief staat onder leiding van de algemeen directeur/algemene rijksarchivaris. Daarnaast is er een plaatsvervangend algemeen directeur/directeur Archieven, Dienstverlening en Innovatie.

• 2. De aansturing door de algemeen directeur/algemene rijksarchivaris en de plaatsvervangend algemeen directeur/directeur Archieven, Dienstverlening en Innovatie van de in het derde lid genoemde afdelingen vindt plaats op basis van een portefeuilleverdeling.

• 3. Het Nationaal Archief bestaat uit de volgende afdelingen, die worden geleid door een hoofd:

  • a. Afdeling bestuurszaken en bedrijfsvoering;

  • b. Afdeling collectie;

  • c. Afdeling dienstverlening;

  • d. Afdeling digitalisering;

  • e. Afdeling infrastructuur en services;

  • f. Afdeling kennis en advies;

  • g. Afdeling onderzoek en presentatie;

  • h. Afdeling portfoliomanagement en programma’s.

• 4. Binnen de afdelingen zijn de volgende teammanagers werkzaam:

  • a. Afdeling bestuurszaken en bedrijfsvoering:

    • 1°. teammanager bedrijfsvoering;

    • 2°. teammanager communicatie en marketing.

  • b. Afdeling collectie:

    • 1°. teammanager beheren en behouden;

    • 2°. teammanager verwerven.

• 3. Afdeling dienstverlening:

  • 1°. teammanager archiefonderzoek, diensten en klantcontact;

  • 2°. teammanager depotbeheer en logistiek.

• 4. Afdeling infrastructuur en services:

  • 1°. teammanager publieksproducten;

  • 2°. teammanager overheid- en archiefproducten;

  • 3°. teammanager werkplek en infra.

• 5. Afdeling kennis en advies:

  • 1°. teammanager advies.

Artikel 2. Plaatsvervanging algemeen directeur/algemene rijksarchivaris

• 1. Bij afwezigheid of verhindering van de algemeen directeur/algemene rijksarchivaris, is de plaatsvervangend algemeen directeur/directeur Archieven, Dienstverlening en Innovatie, bevoegd om als zodanig als plaatsvervanger op te treden.

• 2. Bij afwezigheid of verhindering van de algemeen directeur/algemene rijksarchivaris en de plaatsvervangend algemeen directeur/directeur Archieven, Dienstverlening en Innovatie, is het hoofd bestuurszaken en bedrijfsvoering bevoegd om als zodanig als plaatsvervanger op te treden.

Artikel 3. Mandaat verplichtingen

• 1. Aan de algemeen directeur/algemene rijksarchivaris is voorbehouden het aangaan van verplichtingen vanaf de Europese aanbestedingsgrens geldend voor leveringen en diensten gegund door centrale overheidsinstanties.

• 2. De plaatsvervangend algemeen directeur/directeur Archieven, Dienstverlening en Innovatie heeft mandaat tot het aangaan van verplichtingen tot de Europese aanbestedingsgrens geldend voor leveringen en diensten voor de centrale overheid, uitsluitend binnen de grenzen van de door de algemeen directeur/algemene rijksarchivaris goedgekeurde bestedingsplannen.

• 3. Het hoofd bestuurszaken en bedrijfsvoering heeft mandaat tot het aangaan van verplichtingen tot € 80.000,– exclusief BTW, uitsluitend binnen de grenzen van de door de algemeen directeur/algemene rijksarchivaris goedgekeurde bestedingsplannen.

• 4. De overige afdelingshoofden en teammanagers hebben mandaat tot het aangaan van verplichtingen tot € 25.000,– exclusief BTW, uitsluitend binnen de grenzen van de door de algemeen directeur/algemene rijksarchivaris goedgekeurde bestedingsplannen.

• 5. De senior medewerker collectiebeheer locatie Emmen, werkzaam bij de afdeling collectie, heeft mandaat tot het aangaan van verplichtingen tot € 1.000,– exclusief BTW, uitsluitend binnen de grenzen van de door de algemeen directeur/algemene rijksarchivaris goedgekeurde bestedingsplannen.

Artikel 4. Mandaat artikel 17 Archiefwet 1995

• 1. De teammanager archiefonderzoek, diensten en klantcontact is gemandateerd om besluiten te nemen over het verlenen of weigeren van inzage in archiefbescheiden op grond van artikel 17 Archiefwet 1995.

• 2. Bij afwezigheid of verhindering van de teammanager archiefonderzoek, diensten en klantcontact is het afdelingshoofd dienstverlening gemandateerd om besluiten te nemen over het verlenen of weigeren van inzage in archiefbescheiden op grond van artikel 17 Archiefwet 1995.

Artikel 5. Mandaat artikel 18 Archiefwet 1995

Het afdelingshoofd collectie is gemandateerd om besluiten te nemen over het uitlenen van archiefbescheiden op grond van artikel 18 Archiefwet 1995.

Artikel 6. Mandaat beslisdocumenten

De teammanager verwerven is gemandateerd om beslisdocumenten, gericht op het bewerken van archiefbescheiden door DocDirekt, vast te stellen.

Artikel 7. Intrekking

Het organisatie- en mandaatbesluit Nationaal Archief van 1 oktober 2020 wordt ingetrokken.

Artikel 8. Citeertitel

Dit besluit kan worden aangehaald als ‘Organisatie- en mandaatbesluit Nationaal Archief 2024’.

Artikel 9. Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking op de dag na plaatsing in de Staatscourant. Dit besluit zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst en op de website van het Nationaal Archief worden gepubliceerd.

Den Haag, 7 februari 2024

De algemeen directeur/algemene rijksarchivaris, A.J.M. Doek

TOELICHTING

Voor het Nationaal Archief is het Organisatie- en mandaatbesluit OCW 2008 van kracht. Het Organisatie- en mandaatbesluit Nationaal Archief 2024 sluit aan op de begripsbepalingen van het Organisatie- en mandaatbesluit OCW 2008.

Het Organisatie- en mandaatbesluit Nationaal Archief 2024 vervangt het Organisatie- en mandaatbesluit Nationaal Archief d.d. 1 oktober 2020. Aanleiding voor de wijziging van het besluit is het vastgestelde organisatie- & formatierapport d.d. 6 juni 2023, waaruit een aantal organisatieveranderingen voortkomt.

Artikel 1 beschrijft de organisatie van het Nationaal Archief op basis van het vastgestelde organisatie- & formatierapport d.d. 6 juni 2023. Elke afdeling staat onder leiding van een afdelingshoofd. Daarnaast zijn in dit besluit een aantal nieuwe managementfuncties opgenomen ten opzichte van het besluit d.d. 1 oktober 2020, te weten:

Afdeling dienstverlening:

• Teammanager archiefonderzoek, diensten en klantcontact

• Teammanager depotbeheer en logistiek

Afdeling collectie

• Teammanager beheren en behouden

• Teammanager verwerven

Afdeling kennis en advies

• Teammanager advies

Afdeling infrastructuur en services

• Teammanager publieksproducten

• Teammanager overheid- en archiefproducten

• Teammanager werkplek en infra

Afdeling bestuurszaken en bedrijfsvoering

• Teammanager bedrijfsvoering

• Teammanager communicatie en marketing

Artikel 2 regelt de plaatsvervanging van de algemeen directeur/algemene rijksarchivaris en de plaatsvervangend algemeen directeur/directeur Archieven, Dienstverlening en Innovatie. Deze bepaling betreft alle bevoegdheden van de algemeen directeur Nationaal Archief, ook in de functie van algemene rijksarchivaris, onverlet de bevoegdheden die in de artikelen 4, 5 en 6 van dit besluit zijn gemandateerd.

In artikel 3 worden de plaatsvervangend algemeen directeur/directeur Archieven, Dienstverlening en Innovatie, de afdelingshoofden en teammanagers gemandateerd voor het aangaan van verplichtingen tot de bepaalde maximumbedragen. De senior medewerker collectiebeheer locatie Emmen wordt gemandateerd voor het aangaan van kleine verplichtingen tot het bepaalde maximum.

In artikel 4 is bepaald dat de teammanager Archiefonderzoek, Diensten en Klantcontact de besluiten inzake het verlenen of weigeren van inzage in archiefbescheiden op grond van artikel 17 Archiefwet 1995 mag nemen. Bij diens afwezigheid of verhindering is het afdelingshoofd dienstverlening hiertoe gemandateerd.

In artikel 5 is bepaald dat het afdelingshoofd collectie besluit over het uitlenen van archiefbescheiden op grond van artikel 18 Archiefwet 1995.

Het betreft zowel het uitlenen van archiefbescheiden aan de voormalig zorgdrager (eerste lid van artikel 18 Archiefwet 1995) als het uitlenen aan andere instellingen (tweede lid van artikel 18 Archiefwet 1995).