Besluit van de Minister van Financiën van 7 maart 2023, houdende instelling van de Commissie sociale veiligheid en integriteit Financiën (Instellingsbesluit Commissie sociale veiligheid en integriteit Financiën)

De Minister van Financiën,

Gehoord hebbende de Departementale Ondernemingsraad Financiën;

In overeenstemming met het Departementaal Georganiseerd Overleg Financiën;

Gelet op artikel 2 van de Wet vergoedingen adviescolleges en commissies;

Besluit:

Artikel 1. Begripsbepalingen

In dit besluit wordt verstaan onder:

a. het Ministerie:

het Ministerie van Financiën (inclusief het directoraat-generaal Belastingdienst, het directoraat-generaal Douane en het directoraat-generaal Toeslagen);

b. de Minister:

de Minister van Financiën;

c. de SG:

de secretaris-generaal van het Ministerie van Financiën;

d. de pSG:

de plaatsvervangend secretaris-generaal van het Ministerie van Financiën;

e. de DG’s:

de directeur-generaal Belastingdienst, de directeur-generaal Toeslagen, de directeur-generaal Douane, de directeur-generaal Rijksbegroting, de directeur-generaal Fiscale Zaken en de thesaurier-generaal van het Ministerie van Financiën;

f. de commissie:

de Commissie sociale veiligheid en integriteit Financiën, bedoeld in artikel 2;

g. betrokkene:

een medewerker, voormalig medewerker, stagiair, vrijwilliger, oproepkracht, gedetacheerde dan wel een persoon die individueel of als groep anderszins arbeid verricht of heeft verricht bij het Ministerie;

h. het vermoeden van een integriteitschending:

als een medewerker (incidenteel of structureel) niet handelt overeenkomstig de (daarvoor) geldende morele waarden en normen en de daarmee samenhangende regels. Ook gedrag buiten werktijd en buiten de plaats waar de functie normaal wordt uitgeoefend kan een integriteitschending opleveren, zeker wanneer er een relatie is tussen gedrag en functie. De Gedragscode Integriteit Rijk (GIR) geeft de ambtenaar een kader voor integer handelen. Het document geeft een overzicht van de belangrijkste Rijksbrede afspraken op het gebied van integriteit;

i. het vermoeden van een misstand:

het vermoeden zoals geformuleerd in artikel 1, aanhef en onder d, van de Wet Huis voor klokkenluiders;

j. de melder:

de ambtenaar, een collectief van ambtenaren, de gewezen ambtenaar of degene die anderszins arbeid verricht of heeft verricht bij het Ministerie die een vermoeden van een integriteitschending of misstand meldt;

k. de melding:

een vermoeden van een integriteitschending of misstand welke bekend is gemaakt aan de commissie;

l. de BIPO:

de Baseline Intern Persoonsgericht Onderzoek;

m. het OIF:

het Onderzoeksbureau Integriteit Financiën;

n. Sociale veiligheid:

sociale veiligheid zoals bedoeld in de cao Rijk.

Artikel 2. Instelling en taak

• 1. Er is een Commissie sociale veiligheid en integriteit Financiën (CiF). De commissie is onafhankelijk, is voor een ieder rechtstreeks toegankelijk, heeft een eigenstandige verantwoordelijkheid en wordt niet door het ministerie aangestuurd. De Commissie is buiten het Ministerie gevestigd.

• 2. De commissie heeft tot taak medewerkers en management te informeren en te adviseren bij individuele, collectieve of organisatorische casuïstiek of over een aan de commissie toevertrouwd signaal of melding op het terrein van sociale veiligheid en integriteit.

• 3. De commissie is meldpunt voor vermoedelijke integriteitschendingen of misstanden.

• 4. De commissie adviseert de SG en pSG over het door het ministerie gevoerde beleid en de uitvoering ervan op het terrein van integriteit en sociale veiligheid.

• 5. De commissie fungeert als klankbord en zo nodig als doorzettingskracht voor vertrouwenspersonen.

Artikel 3. Leden

• 1. De commissie bestaat uit drie leden die een voorzitter aanwijzen. De leden zijn niet werkzaam bij het Ministerie.

• 2. De leden worden benoemd voor een periode van vier jaar. De benoeming kan eenmalig verlengd worden.

• 3. De leden worden benoemd, geschorst en ontslagen door de SG.

• 4. Bij tussentijds vertrek van een lid benoemt de SG, gehoord de Commissie, een ander lid.

• 5. Benoeming vindt niet plaats voordat de SG overeenstemming heeft bereikt met de Centrales van Overheidspersoneel en de Departementale Ondernemingsraad Financiën over de benoeming van de leden.

• 6. De Centrales van Overheidspersoneel en de Departementale Ondernemingsraad Financiën kunnen leden voor benoeming voordragen.

• 7. Met ingang van 1 oktober 2020 zijn tot lid van de commissie benoemd:

  • a. drs. A.M.C (Angelien) Eijsink;

  • b. prof. dr. P. (Paul) Schnabel;

  • c. prof. dr. Z. (Zeger) van der Wal.

Artikel 4. Ondersteuning

• 1. De commissie wordt ondersteund door een secretaris.

• 2. De secretaris zorgt voor inhoudelijke advisering aan en ondersteuning van de commissie. De secretaris verzorgt tevens het secretariaat.

• 3. Zowel secretaris als het secretariaat zijn buiten het ministerie gepositioneerd en zijn onafhankelijk. Voor de inhoudelijke uitvoering van de taak is de secretaris uitsluitend verantwoording schuldig aan de leden van de commissie.

• 4. De secretaris en het secretariaat verrichten op verzoek van de commissie ondersteunende, voorbereidende, adviserende en coördinerende werkzaamheden.

Artikel 5. Contact met de commissie

• 1. Betrokkenen kunnen zich per e-mail of telefonisch wenden tot de commissie. De commissie is bereikbaar via CommissieintegriteitFinancien@rijksoverheid.nl.

• 2. De (ondersteuning van de) commissie is voor vragen of overleg tijdens reguliere kantooruren bereikbaar per telefoon 088 442 82 53.

Artikel 6. Werkwijze bij signalen en meldingen

• 1. De commissie is vrij in het vaststellen van de eigen werkwijze en past daarbij maatwerk toe. De commissie communiceert zo spoedig mogelijk met betrokkene(n) over haar werkwijze. Bij het bepalen van de werkwijze houdt de commissie rekening met de beschermingsbepalingen van hoofdstuk 13 van de cao Rijk 2021 (en opvolgende cao’s) en met de BIPO voor zover het signaal of de melding afkomstig is van een betrokkene die werkzaam is bij de sector Rijk. Ook dient de commissie oog te hebben voor de belangen van degenen over wie een signaal of melding wordt afgegeven en dient zij betrokkenen te wijzen op de mogelijkheid zich te laten vergezellen, bijvoorbeeld door een gemachtigde of vertrouwenspersoon.

• 2. De ontvangst van een signaal of melding wordt zo spoedig mogelijk bevestigd onder opgave van de dag van ontvangst.

• 3. Een aan de commissie toevertrouwd signaal of melding bevat zo mogelijk ten minste de volgende gegevens:

  • a. de naam, het telefoonnummer en het e-mailadres van degene die contact opneemt met de commissie;

  • b. een toelichting van de (vermoedelijke) integriteitschending of misstand: wat is er gebeurd, wie is erbij betrokken, waar en wanneer is het gebeurd?;

  • c. een uitleg waarom er sprake is van een integriteitsschending of misstand.

• 4. Bij ontvangen signalen en meldingen gaat de commissie over tot:

  • a. het nemen van een besluit tot het voeren van een gesprek met degene die zich wendt tot de commissie. Bij een positief besluit, tot het voeren van een gesprek met diegene die het signaal of de melding heeft gedaan;

  • b. het verifiëren van het signaal of de melding, dit zover mogelijk door middel van hoor en wederhoor;

  • c. het zo nodig inwinnen van nadere inlichtingen;

  • d. het beoordelen in hoeverre er aanleiding is tot vervolgstappen;

  De commissie adviseert degene die het signaal of melding heeft gedaan over vervolgstappen en biedt daarbij indien gewenst hulp.

• 5. De commissie informeert de SG zo spoedig mogelijk bij een melding van een vermoeden van een misstand.

• 6. In afwijking van het vijfde lid zal de Minister zo spoedig mogelijk worden geïnformeerd bij een melding van een vermoeden van integriteitsschending of een misstand, indien dit vermoeden ziet op (een) gedraging(en) van de SG.

Artikel 7. Vertrouwelijkheid, het inwinnen van inlichtingen en medewerkingsplicht ambtenaren

• 1. De commissie zorgt ervoor dat de identiteit van personen die zich tot haar wenden niet verder bekend wordt dan noodzakelijk is voor de behandeling van een signaal of melding.

• 2. De commissie behandelt de identiteit van betrokkenen en hetgeen met de commissie wordt gedeeld vertrouwelijk. Als sprake is van een wettelijke (aangifte)verplichting kan de commissie de vertrouwelijkheid niet handhaven.

• 3. Zo nodig zal de commissie nadere informatie inwinnen op basis waarvan zij zich een zo gedegen en objectief mogelijk oordeel kan vormen.

• 4. Voor het inwinnen van informatie of inlichtingen kan de commissie zich wenden tot personen werkzaam bij het Ministerie. Van die personen wordt verwacht dat zij vertrouwelijkheid betrachten en de medewerking verlenen die redelijkerwijs nodig is voor de uitvoering van de taken van de commissie.

Artikel 8. Geen benadeling

De melder die met inachtneming van de bepalingen in dit besluit en de aanvullende voorwaarden zoals opgenomen in het Personeelsreglement Financiën een vermoeden van een integriteitschending of misstand heeft gemeld, wordt niet benadeeld als gevolg van de melding.

Artikel 9. Vergoeding

• 1. Aan de voorzitter wordt een vaste vergoeding toegekend, waarbij de salarisschaal wordt vastgesteld op salarisschaal 18, trede 10, van de laatstelijk afgesloten cao Rijk, en de arbeidsduurfactor op 16/36.

• 2. Aan de andere leden wordt een vaste vergoeding per maand toegekend, waarbij de salarisschaal wordt vastgesteld op salarisschaal 18, trede 10, van de laatstelijk afgesloten cao Rijk, en de arbeidsduurfactor op 12/36.

Artikel 10. Onkosten

De (on)kosten van de commissie komen, voor zover goedgekeurd, voor rekening van het Ministerie. Onder (on)kosten worden in ieder geval verstaan:

• a. de kosten voor de faciliteiten van vergaderingen en voor secretariële ondersteuning;

• b. de kosten voor het inschakelen van externe deskundigheid;

• c. de kosten voor publicatie van rapportages;

• d. de kosten voor reis en verblijf;

• e. de kosten voor onderzoek.

Artikel 11. Archiefbescheiden

De commissie draagt zo spoedig mogelijk na beëindiging van haar werkzaamheden, of zoveel eerder indien de omstandigheden daartoe eerder aanleiding geven, de niet‑personeelsvertrouwelijke bescheiden over aan het vertrouwelijke archief van het Ministerie. Verslaglegging van door de commissie gevoerde gesprekken en overleggen maakt geen deel uit van het over te dragen archief.

Artikel 12. Verslaglegging activiteiten

• 1. De commissie brengt halfjaarlijks een (geanonimiseerd) verslag van de uitgevoerde activiteiten uit aan de SG.

• 2. Ieder jaar brengt de commissie in januari een jaarverslag uit, waarin onder meer het aantal meldingen van vermoedelijke en geconstateerde integriteitschendingen (geanonimiseerd) wordt opgenomen.

• 3. De commissie verstrekt de pSG, de DG’s, de Departementale Ondernemingsraad Financiën en het Departementaal Georganiseerd Overleg Financiën een afschrift van de halfjaarlijkse en jaarlijkse verslagen.

Artikel 13. Openbaarmaking

• 1. Rapporten, notities, verslagen, adviezen en andere producten die door of namens de commissie worden vervaardigd of vergaard, worden niet door de commissie openbaar gemaakt, maar uitsluitend aan de SG uitgebracht en na afronding van de werkzaamheden overgedragen aan het vertrouwelijke archief.

• 2. In afwijking van het eerste lid kan de commissie de halfjaarlijkse en jaarlijkse verslagen acht weken nadat zij zijn uitgebracht zelfstandig openbaar maken aan derden.

Artikel 14. Intrekken Instellingsbesluit commissie integriteit Financiën

Het Instellingsbesluit commissie integriteit Financiën wordt ingetrokken.

Artikel 15. Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

Artikel 16. Citeertitel

Dit besluit wordt aangehaald als: Instellingsbesluit Commissie sociale veiligheid en integriteit Financiën.

Dit besluit zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst en in afschrift worden gezonden aan de commissie.

De Minister van Financiën, namens deze, B. van den Dungen secretaris-generaal

TOELICHTING

Het Ministerie van Financiën streeft naar een sociaal veilig werkklimaat. Elke medewerker moet kunnen rekenen op een sociaal veilige werkomgeving en een goede, toegankelijke meldstructuur (akkoord cao Rijk 2022–2024). De onafhankelijke Commissie sociale veiligheid en integriteit Financiën draagt hieraan bij.

Met dit gewijzigde instellingsbesluit wordt tot uitdrukking gebracht dat de commissie een bredere taak krijgt, namelijk niet alleen informeren, adviseren en rapporteren op het gebied van integriteit(sbeleid), maar ook op het terrein van sociale veiligheid.

Aan de wijziging van dit besluit liggen een aantal uitgangspunten ten grondslag: (1) een laagdrempelige en toegankelijke commissie, (2) met als doel eraan bij te dragen dat signalen en meldingen over integriteit en sociale (on)veiligheid worden gemeld, (3) waarbij wordt gestreefd naar een oplossing, (4) het fungeren als klankbord en doorzettingskracht voor vertrouwenspersonen, (5) meedenken met belanghebbenden over integriteits- en sociale veiligheid(sbeleid) en hen en de organisatie op dit punt zo nodig aanzetten tot reflectie.

De commissie is informerend en adviserend voor medewerkers en management. Of het nu gaat om individuele, collectieve of organisatorische casuïstiek of over beleid op terrein van sociale veiligheid en integriteit. Daarnaast kan ze als klankbord, sparringpartner en op verzoek ook als doorzettingskracht voor de vertrouwenspersonen fungeren. Zij heeft indien gewenst een (door)verwijsfunctie en denkt mee over een duurzame oplossing voor individuen en organisatie. Dat betekent dat ze open staat voor signalen, vragen, gesprekken over dat wat er mis gaat, maar ook dat wat er goed gaat. Werkbezoeken zijn een belangrijk middel om door rechtstreeks contact een beeld te vormen van wat er leeft onder medewerkers en in de organisatie. Daar ligt een verantwoordelijkheid voor de organisatie, en in het bijzonder het management, om de commissie uit te nodigen op de werkvloer en in gesprek te (laten) gaan met (groepen) medewerkers. Dit vanuit het idee dat een blik van buiten helpt bij het kijken naar de eigen organisatie.

De commissie dient ook als vangnet voor meldingen van vermoedens van integriteitschendingen of misstand. Degenen die via de interne meldinfrastructuur geen melding kunnen of willen doen, kunnen rechtstreeks bij de commissie terecht. Het is aan de medewerker om te bepalen wat de voorkeur heeft. Uitgangspunt is wel dat een medewerker die een integriteitschending of misstand vermoedt, spreekt daarover bij voorkeur met de leidinggevende. De medewerker kan met een (vermoedelijke) integriteitschending of misstand, eventueel na overleg met zijn leidinggevende, ook terecht bij één van de meldpunten bij het ministerie of bij één van de vertrouwenspersonen van het ministerie.

De commissie voert open gesprekken met medewerkers en leidinggevenden van het Ministerie onder meer door het afleggen van werkbezoeken. Zij onderhoudt contact met relevante partijen en professionals op het gebied van integriteit en sociale veiligheid binnen het Ministerie en daarbuiten. Voorts draagt zij ervoor zorg dat zij zich op de hoogte houdt van relevante maatschappelijke ontwikkelingen op het terrein van integriteitsbeleid.

Tot de taken van de commissie behoren specifiek:

• a. het geven van informatie en/of advies over mogelijke onregelmatigheden, dilemma’s, integriteitsvraagstukken, vermoedens van integriteitschendingen en misstanden (inclusief procedures en vervolgstappen) aan betrokkenen;

• b. het op laagdrempelige wijze ontvangen van signalen van betrokkenen over mogelijke onregelmatigheden, vermoedens van integriteitsschendingen en vermoedens van misstanden;

• c. het zo spoedig mogelijk reageren op vragen, signalen of meldingen inzake (het vermoeden van) integriteitschendingen respectievelijk misstanden, die het Ministerie raken, en het desgevraagd adviseren over eventuele vervolgstappen en te nemen maatregelen; daartoe hoort ook het informeren over de meldstructuur en het zonodig doorverwijzen van medewerkers naar het juiste loket;

• d. het gevraagd adviseren van de (p)SG over de behandeling en afdoening van (vermoedens van) misstanden;

• e. het gevraagd en ongevraagd adviseren van de (p)SG over het gevoerde integriteitsbeleid;

• f. het gevraagd en ongevraagd adviseren van de (p)SG of de landelijke vertrouwenspersoon over integriteitsvraagstukken en dilemma’s, procedures en vervolgstappen;

• g. het zijn van klankbord voor en het bespreken van dilemma’s met vertrouwenspersonen, alsook het zijn van doorzettingskracht voor vertrouwenspersonen;

• h. het jaarlijks rapporteren over de naleving van de wet- en regelgeving op het terrein van klokkenluiders.

Positionering

De commissie is gepositioneerd direct onder de secretaris-generaal (hierna: SG) van het ministerie. De commissie bestaat uit drie onafhankelijke leden. De leden zijn niet werkzaam bij het ministerie. De leden worden benoemd voor de duur van vier jaar. De SG benoemt, schorst en ontslaat de leden van de commissie. Alvorens over te gaan tot instelling van de commissie en het benoemen van de leden vergewist de SG zich van draagvlak van de medezeggenschap en de Samenwerkende Centrales van Overheidspersoneel. Gelet op de onafhankelijke positie die de commissie inneemt is het van belang dat er breed vertrouwen bestaat in de (leden van de) commissie.

Wie kunnen zich tot de commissie wenden?

Iedere persoon die op enigerlei wijze werkzaamheden verricht of heeft verricht voor of ten behoeve van het Ministerie en die (vermoedens van) integriteitschendingen of misstanden ter zake van het Ministerie wil melden kan zich richten tot de commissie. Hieronder worden in ieder geval verstaan (oud-)ambtenaren, stagiair(e)s, gedetacheerden, uitzendkrachten en zzp’ers.

De commissie is niet bedoeld voor het beslechten van persoonlijke (rechtspositionele) conflicten of klachten van een werknemer op het gebied van zijn functie, takenpakket, arbeidsomstandigheden en loopbaanontwikkeling. Daarvoor gelden de andere/reguliere rechtspositionele en klachtenprocedures. Als een dergelijke kwestie wordt voorgelegd beziet de commissie of deze kan worden doorgeleid naar een daartoe bedoelde voorziening zoals de Geschillencommissie Rijk.

Werkwijze

Het is van belang dat medewerkers op laagdrempelige wijze advies kan vragen. Ook is het van belang dat medewerkers signalen (van) schendingen of misstanden vroegtijdig, veilig en laagdrempelig kunnen melden. Hoe eerder schendingen of misstanden bespreekbaar worden gemaakt, des te beter ze kunnen worden opgepakt en opgelost. Met het bespreekbaar maken van integriteitschendingen en misstanden wordt een bijdrage geleverd aan het verbeteren van het functioneren van de organisatie. Bovendien is het van belang te voorkomen dat misstanden escaleren en (verdere) schade aanrichten.

Het besluit beschrijft de belangrijkste elementen van de procedure die gevolgd wordt wanneer een medewerker een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden van een integriteitschending of misstand heeft en het biedt duidelijkheid over in acht te nemen zorgvuldigheidseisen.

Tegelijkertijd biedt het de medewerker bescherming tegen eventuele benadeling als gevolg van de melding. Met het doen van een melding moeten velen een drempel over. Het is daarom belangrijk te realiseren dat het doen van een melding veilig is en kan gebeuren. Melders mogen niet worden benadeeld vanwege hun melding.¹ De melder kan zich gedurende de procedure laten bijstaan door een vertrouwenspersoon en/of door een gemachtigde.

De commissie zal zo goed mogelijk zorgen voor de vertrouwelijkheid van de melding en de melder, tenzij er een wettelijke plicht bestaat om de identiteit bekend te maken (bijvoorbeeld bij misdrijven waarvoor een aangifteplicht geldt). De commissie zal in haar werkwijze de richtlijnen van de overheid volgen voor het werken met vertrouwelijke informatie om de integriteit en vertrouwelijkheid van de informatie die men in beheer heeft, te waarborgen. De commissie kan voor het uitvoeren van onderzoek gebruik maken van OIF, maar heeft zelf ook onderzoeksbevoegdheden. Bij het (laten) doen van onderzoek wordt – voor zover het gaat om persoonsgericht onderzoek – het BIPO gevolgd, alsook de bepalingen in de cao Rijk.

Een melding kan niet anoniem worden ingediend. Een dergelijke mogelijkheid verdraagt zich niet met het streven naar transparantie en integriteit in de organisatie. Daarnaast is het vaak niet mogelijk om aan een anonieme melding opvolging te geven en kan het personen onterecht beschadigen.

De Minister van Financiën, namens deze, B. van den Dungen, secretaris-generaal

---

1 In hoofdstuk 13 van het personeelsreglement Financiën is extra bescherming opgenomen indien een medewerker een vermoeden van een misstand openbaar maakt.