Besluit van de deken van de Orde van Advocaten in het arrondissement Noord-Nederland van 15 maart 2023 tot vaststelling van de Beleidsregel toezicht Wwft 2023 in het arrondissement Noord-Nederland

De deken van de Orde van Advocaten in het arrondissement Noord-Nederland,

gelet op artikel 24, tweede lid, van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (hierna: Wwft);

gelet op artikelen 2d, 33, 34 en 35 van de Wwft;

gelet op artikel 45a, eerste lid, van de Advocatenwet;

gelet op artikel 4.1, eerste lid, van de Verordening op de advocatuur;

overwegende dat:

• de Wwft van toepassing is op natuurlijke personen, rechtspersonen of vennootschappen die als advocaat de in de Wwft voor advocaten omschreven werkzaamheden verrichten;

• de Wwft de dekens belast met het toezicht op de naleving van de bij of krachtens de Wwft gestelde regels, waar deze op advocaten van toepassing zijn;

• de Wwft naast duidelijk omschreven wettelijke verplichtingen een aantal open normen kent;

• advocaten dienen te weten wat van hen wordt verwacht inzake het voldoen aan de verplichtingen die uit de Wwft voortvloeien;

• de dekens, verenigd in het dekenberaad, van mening zijn dat zij het aan hen opgedragen toezicht op een risico-gebaseerde, uniforme en effectieve wijze dienen uit te oefenen;

• de dekens, verenigd in het dekenberaad, van mening zijn dat invulling van een aantal open normen de rechtszekerheid ten goede komt;

• de dekens, verenigd in het dekenberaad, eenstemmig zijn over de wijze van invulling van die open normen;

• waar in deze beleidsregel ten aanzien van verschillende verplichtingen uit de Wwft wordt toegelicht wanneer de deken oordeelt dat in beginsel aan die verplichtingen zal zijn voldaan, dit onverlet laat dat een instelling voor een andere risicogebaseerde invulling kan kiezen en dit niet per se betekent dat de instelling niet aan de Wwft voldoet, zij het dat een instelling in dat geval wel aan de deken moet kunnen uitleggen waarom zij meent dat haar invulling toereikend is. Dus: pas toe of leg uit.

• onderhavige beleidsregel van toepassing is op de praktijkvoering van iedere advocaat die is ingeschreven in het arrondissement Noord-Nederland ongeacht het soort praktijk dat door een advocaat wordt gevoerd;

besluit tot vaststelling van de volgende beleidsregel:

Artikel 1 Definities

In deze beleidsregel wordt verstaan onder:

• advocaat:

de overeenkomstig artikel 1, eerste lid, van de Advocatenwet op het tableau van de Nederlandse orde van advocaten ingeschreven advocaat die in het arrondissement Noord-Nederland is gevestigd;

• advocaat-stagiaire:

de advocaat als bedoeld in artikel 9b, eerste lid, van de Advocatenwet;

• Wwft-plichtige dienst:

een werkzaamheid als bedoeld in artikel 1a, vierde lid, onderdeel c van de Wwft, welke geen werkzaamheid is als bedoeld in het vijfde lid van dat artikel;

• Wwft-plichtige advocaat:

de advocaat die een Wwft-plichtige dienst verricht;

• kantoor:

een wijze van praktijkuitoefening als bedoeld in artikel 5.2 van de Verordening op de advocatuur;

• groot kantoor:

een kantoor met 50 of meer advocaten;

• middelgroot kantoor:

een kantoor met 10 tot 50 advocaten;

• Wwft-verantwoordelijke:

degene die binnen een kantoor belast is met de naleving door de instelling van het bij of krachtens de Wwft bepaalde, zoals bedoeld in artikel 2d, eerste lid, van de Wwft;

• compliance officer:

de persoon die door een kantoor is belast met de compliancefunctie als bedoeld in artikel 2d, tweede en derde lid, van de Wwft;

• jaar:

het kalenderjaar dat loopt van 1 januari tot en met 31 december in enig jaar.

Artikel 2 Compliancefunctie

• 1. Naar het oordeel van de deken is in beginsel in de volgende gevallen voldaan aan de verplichting genoemd in artikel 2d, tweede lid, van de Wwft:

  • a. in het geval van een groot kantoor: indien dit beschikt over een compliancefunctie als omschreven in het tweede lid van dit artikel wanneer per jaar in ten minste één zaak een Wwft-plichtige dienst wordt verricht;

  • b. in het geval van een middelgroot kantoor: indien dit beschikt over een compliancefunctie als omschreven in het tweede lid van dit artikel wanneer per jaar in ten minste 10% van alle zaken Wwft-plichtige diensten worden verricht.

• 2. De compliancefunctie is naar het oordeel van de deken in beginsel onafhankelijk en effectief als bedoeld in artikel 2d, tweede en derde lid, van de Wwft als deze voldoet aan de volgende voorwaarden:

  • a. de compliancefunctie is opgedragen aan één of meer compliance officer(s).

  • b. een compliance officer:

    • is advocaat of jurist anderszins;

    • beschikt over een aantoonbaar Wwft-opleidingsniveau;

    • maakt geen deel uit van de kring van personen die het dagelijks beleid binnen het kantoor bepalen;

    • opereert onafhankelijk ten opzichte van het gehele kantoor, en zonder last, hetgeen wordt gewaarborgd door een op schrift gesteld professioneel statuut.

  • c. de compliancefunctie bestaat uit de volgende taken:

    • controleren van de naleving van kantoorprocedures Wwft;

    • waar nodig betrokken zijn bij cliëntacceptatie, met name bij (potentiële) cliënten of uiteindelijk belanghebbenden woonachtig of gevestigd in hoog-risicolanden, bij (potentiële) cliënten of uiteindelijk belanghebbenden die kwalificeren als politiek prominent persoon of bij integriteitsrisico’s van (potentiële) cliënten of uiteindelijk belanghebbenden zoals wanneer redelijkerwijs aanleiding is te veronderstellen dat sprake is of kan zijn van belastingontduiking en andere vormen van fiscale fraude, het ontwijken van sanctiewetgeving, witwaspraktijken of terrorismefinanciering;

    • periodiek rapporteren van bevindingen aan het bestuur van het kantoor (bijvoorbeeld over aantal meldingen, risicovolle dossiers e.d.);

    • actief betrokken zijn bij de opzet en de werking van het Wwft-risicobeleid en -risicomanagement;

    • vervullen van een actieve controlerende rol op de naleving van de wettelijke regels bij de dienstverlening aan hoog-risicocliënten, waaronder het bevorderen en het leveren van assistentie bij het tijdig melden van ongebruikelijke transacties;

    • op peil houden van de kennis van de Wwft binnen het kantoor;

    • informeren van degenen die binnen het kantoor werkzaam zijn over welke interne normen, kantoorprocedures en maatregelen er gelden;

    • informeren van degenen die binnen het kantoor werkzaam zijn over wijzigingen in relevante regelgeving en de concrete gevolgen daarvan;

    • verstrekken van advies aan Wwft-plichtige advocaten binnen het kantoor of in concrete gevallen een werkzaamheid al dan niet als Wwft-plichtige dienst moet worden aangemerkt;

    • sparring partner binnen het kantoor over concrete transacties en of deze al dan niet als ongebruikelijk moeten worden aangemerkt;

    • het verstrekken van de gegevens, bedoeld in artikel 16 Wwft, aan de Financiële inlichtingen eenheid;

    • fungeren als aanspreekpunt voor de deken in geval van vragen of onderzoeken.

Artikel 3 Auditfunctie

• 1. Een kantoor dat ingevolge artikel 2, eerste lid, sub a, van deze beleidsregel over een compliancefunctie beschikt, voldoet naar het oordeel van de deken in beginsel aan de verplichting op grond van artikel 2d, vierde lid, indien dit kantoor zorg draagt voor een jaarlijkse audit waarbij de schriftelijke auditrapportage zodanig is ingericht dat voor de deken verifieerbaar is of, en zo ja in welke mate, is voldaan aan een of meer verplichtingen die voor het kantoor voortvloeien uit de Wwft, zijn Wwft-beleid en/of een of meer door het kantoor na te leven interne regels en procedures ter invulling van de Wwft.

• 2. Een kantoor dat ingevolge artikel 2, eerste lid, sub b, van deze beleidsregel over een compliancefunctie beschikt, voldoet naar het oordeel van de deken in beginsel aan de verplichting op grond van artikel 2d, vierde lid, indien dit kantoor zorg draagt voor een driejaarlijkse audit waarbij de schriftelijke auditrapportage zodanig is ingericht dat voor de deken verifieerbaar is of, en zo ja in welke mate, is voldaan aan een of meer verplichtingen die voor het kantoor voortvloeien uit de Wwft, zijn Wwft-beleid en/of een of meer door het kantoor na te leven interne regels en procedures ter invulling van de Wwft.

Artikel 4 Opleidingsverplichting

Aan de opleidingsverplichting zoals bedoeld in artikel 35 Wwft is naar het oordeel van de deken in ieder geval voldaan in de volgende gevallen.

• 1. Voor een Wwft-verantwoordelijke:

  • indien deze elk jaar op het gebied van de Wwft minimaal twee opleidingspunten behaalt zoals bedoeld in artikel 4.4, vijfde lid, sub a, b of c van de Verordening op de Advocatuur; en

  • indien in voorkomend geval ten aanzien van de compliance officer die geen advocaat is en ten aanzien van medewerkers van het kantoor die geen advocaat zijn tevens is voldaan aan het bepaalde in het vierde lid van deze bepaling.

• 2. Voor een compliance officer die tevens advocaat is:

  • indien deze elk jaar op het gebied van de Wwft minimaal twee opleidingspunten behaalt zoals bedoeld in artikel 4.4, vijfde lid, sub a, b of c van de Verordening op de Advocatuur.

• 3. Voor een Wwft-plichtige advocaat die geen compliance officer of Wwft-verantwoordelijke is:

  • indien deze eenmaal per twee jaar op het gebied van de Wwft minimaal twee opleidingspunten behaalt, zoals bedoeld in artikel 4.4, vijfde lid, sub a, b of c van de Verordening op de Advocatuur;

• 4. Medewerkers die geen advocaat zijn, dienen op grond van artikel 35 Wwft eveneens periodiek opleiding te genieten voor zover dit relevant is voor de uitoefening van hun taken. Aan deze opleidingsverplichting is voldaan indien:

  • a. de compliance officer, niet zijnde advocaat, elk jaar op het gebied van de Wwft minimaal twee opleidingspunten behaalt zoals bedoeld in artikel 4.4, vijfde lid, sub a, b of c van de Verordening op de Advocatuur. Het is de verantwoordelijkheid van de Wwft-verantwoordelijke dat de compliance officer aan de opleidingsverplichting voldoet.

  • b. de werknemers niet zijnde advocaat, die de Wwft-plichtige advocaat ondersteunen bij diens Wwft-plichtige diensten eenmaal per twee jaar een Wwft-cursus volgen. De Wwft-verantwoordelijke dient hiervoor zorg te dragen.

• 5. In afwijking van het bepaalde in het derde lid, voldoet een advocaat-stagiaire die niet langer dan drie jaar staat ingeschreven op het tableau reeds aan de opleidingsverplichting door het volgen c.q. hebben voltooid van de beroepsopleiding.

Artikel 5 Wwft-administratie

In het kader van het toezicht vraagt de deken periodiek de informatie op die is aangegeven in bijlage 1. Het kantoor kan deze informatie vastleggen middels het model in bijlage 1 of op een andere opvraagbare wijze.

Artikel 6 Verklaring omtrent het gedrag

Naar het oordeel van de deken is in beginsel voldaan aan de verplichting op grond van artikel 35 Wwft om werknemers door te lichten, indien werknemers, niet zijnde advocaat, die een Wwft-plichtige advocaat bij zijn Wwft-plichtige werkzaamheden ondersteunen bij aanvang van het dienstverband en vervolgens elke vijf jaar een verklaring omtrent het gedrag als bedoeld in artikel 28 van de Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens overleggen.

Artikel 7 Toezicht

Het toezicht op de naleving van de Wwft en op de Wwft gebaseerde regelgeving wordt onder meer uitgeoefend via:

• kantoorbezoeken door of namens de deken die worden voorbereid aan de hand van uniforme voorbereidingsinformatie, tijdens welke bezoeken het kantoor de gegevens als bedoeld in artikel 5 overlegt;

• indien een kantoorbezoek daartoe aanleiding geeft vervolgbezoeken die specifiek zijn gericht op de controle op de naleving van de verplichtingen uit hoofde van de Wwft;

• de jaarlijkse CCV-opgave;

• een nadere vragenlijst naar aanleiding van de CCV-opgave;

• onderzoeken, die gericht kunnen zijn op specifieke aspecten van de Wwft en/of andere verplichtingen van de advocaat.

Artikel 8 Hardheidsclausule

Van deze beleidsregel wordt afgeweken wanneer het handelen overeenkomstig deze beleidsregel voor een of meer belanghebbenden gevolgen zou hebben die wegens bijzondere omstandigheden onevenredig zijn in verhouding tot de met de beleidsregel te dienen doelen.

Artikel 9 Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze beleidsregel treedt met terugwerkende kracht in werking met ingang van 1 januari 2023.

• 2. De beleidsregel wordt bekendgemaakt in de Staatscourant en daarvan wordt kennisgegeven op de website van de Orde van Advocaten in het arrondissement Noord-Nederland.

• 3. De Beleidsregel toezicht Wwft 2018 in het arrondissement Noord-Nederland vervalt met ingang van de datum waarop deze beleidsregel in werking treedt.

• 4. Deze beleidsregel wordt aangehaald als: Beleidsregel toezicht Wwft 2023 in het arrondissement Noord-Nederland.

TOELICHTING BELEIDSREGEL TOEZICHT WWFT 2023

Algemeen

Vervanging van Beleidsregel toezicht Wwft 2018

Deze beleidsregel komt in de plaats van de Beleidsregel toezicht Wwft 2018. Zij bevat ten opzichte van de eerdere beleidsregel uit 2018 een aantal wijzigingen en aanvullingen. Ook zijn de inzichten verwerkt die onder de toepassing van de eerdere beleidsregel zijn gewonnen.

De dekens geven met de nieuwe Beleidsregel aan wanneer zij van mening zijn dat in beginsel aan een Wwft-verplichting is voldaan. Bij de hantering van de Beleidsregel wordt daarbij als uitgangspunt gehanteerd: “Pas toe of leg uit”. Er kan gekozen worden voor een andere invulling van een Wwft-verplichting. In dat geval moet uitgelegd kunnen worden dat met deze invulling eveneens wordt voldaan aan de verplichtingen op grond van de Wwft.

Artikelsgewijs

Artikel 2 Compliancefunctie

De dekens zijn van oordeel dat het in beginsel bij de aard en omvang van een groot kantoor past om te beschikken over een compliancefunctie, ongeacht het aantal Wwft-plichtige diensten dat wordt verleend. De omvang van het kantoor en de daarmee verbonden kans een Wwft-plichtige dienst te verrichten, rechtvaardigt deze lijn.

De dekens zijn van oordeel dat het in beginsel bij de aard en omvang van een middelgroot kantoor past om over een compliancefunctie te beschikken indien ten minste 10% van alle zaken op dat kantoor Wwft-plichtige diensten betreft. Het 10%-criterium vervangt het 50%-criterium uit de eerdere beleidsregel. Uit onder meer de Wwft-uitvraag in 2020 is gebleken dat het 50%-criterium een erg hoge drempel is, om als zeef te kunnen dienen voor de noodzaak om al dan niet over een compliancefunctie te beschikken. De dekens beschouwen een percentage van 10% Wwft-plichtige diensten bovendien als een materieel deel van de praktijk.

Het percentage Wwft-plichtige zaken kan per jaar variëren. Gelet op het belang van continuïteit voor de kwaliteit van de invulling van de compliancefunctie wordt aangeraden een reeds bestaande compliancefunctie in stand te laten, óók indien in een bepaald jaar het percentage Wwft-zaken onder de 10% zakt (in het geval van middelgrote kantoren) of indien in een jaar géén Wwft-zaken worden gedaan (in het geval van grote kantoren).

Ook kleine kantoren (met 1 tot 10 advocaten) dienen zich af te vragen of zij gezien de aard en de risico’s van de dienstverlening een compliancefunctie moeten inrichten. Kleine kantoren worden vrijgelaten in de wijze waarop zij beoordelen of het kantoor – gelet op de aard en omvang – over een compliancefunctie dient te beschikken.

Artikel 3 Auditfunctie

De auditfunctie controleert de naleving van de bij of krachtens de Wwft gestelde regels en de uitoefening van de compliancefunctie. Kantoren zijn vrij om de auditfunctie naar eigen inzicht in te vullen, zolang deze maar aan haar doel beantwoordt (dus onafhankelijk is) en zolang de bevindingen inzichtelijk en verifieerbaar zijn. De auditfunctie kan behalve door een auditor (een interne of externe auditor) bijvoorbeeld ook worden uitgevoerd door een controller of administrateur.

Nieuw in de beleidsregel is het uitgangspunt van de dekens dat het in beginsel passend is bij de aard en omvang van

• a) de grote kantoren om jaarlijks een audit uit te (laten) voeren;

• b) een middelgroot kantoor dat op grond van artikel 2 van deze beleidsregel beschikt over een compliancefunctie, om driejaarlijks een audit uit te (laten) voeren.

Naar mening van de dekens draagt dit bij aan de kwaliteit van de uitvoering van de Wwft-verplichtingen van de aan het kantoor verbonden advocaten. Deze termijnen zullen bij de evaluatie van deze beleidsregel – naar verwachting begin 2026 – worden geëvalueerd.

Ook kleine kantoren (met 1 tot 10 advocaten) dienen zich af te vragen of zij gezien de aard en de risico’s van de dienstverlening dienen zorg te dragen voor een auditfunctie. Kleine kantoren worden voortaan vrijgelaten in de wijze waarop zij beoordelen of het kantoor – gelet op de aard en omvang – voor een audit dient zorg te dragen en, zo ja, op welke wijze invulling wordt gegeven aan deze verplichting.

Artikel 4 Opleiding

Op grond van artikel 35 Wwft dienen advocaten die jaarlijks minimaal één Wwft-plichtige dienst verlenen, alsmede hun werknemers voor zover relevant voor de uitoefening van hun taken, periodiek opleiding te genieten. De dekens geven in artikel 4 van de beleidsregel aan wanneer naar hun oordeel in ieder geval is voldaan aan deze opleidingsverplichting.

Uitgangspunt is dat Wwft-plichtige advocaten – afhankelijk van de vraag of zij kantoorverantwoordelijke of compliance officer zijn of niet – één- of tweejaarlijks een Wwft-cursus volgen die voldoet aan bepaalde inhoudelijke eisen en qua kwaliteit en omvang voldoende is om daaraan twee permanente-opleidingspunten te kunnen toekennen. Wwft-cursussen kunnen zowel het karakter van basiscursus als van verdiepingscursus hebben. Door het periodiek volgen van een Wwft-cursus wordt gewaarborgd dat de kennis over de Wwft op niveau is en up-to-date blijft.

Voor werknemers van kantoren die geen advocaat zijn, maar wel bij Wwft-werkzaamheden betrokken zijn, geldt eveneens een periodieke opleidingsverplichting. Deze verplichting kan van lichtere aard zijn dan de verplichting die voor advocaten geldt. Het gaat er bij ondersteunende medewerkers met name om dat zij in staat zijn een eventuele Wwft-context te herkennen. De volle verantwoordelijkheid voor een juiste naleving van de Wwft berust bij de Wwft-plichtige advocaat. De verantwoordelijkheid voor een juiste naleving van artikel 35 Wwft ten aanzien van medewerkers die geen advocaat zijn, berust bij de Wwft-verantwoordelijke van het kantoor.

De opleidingsverplichting ten aanzien van advocaten die geen Wwft-zaken doen, komt te vervallen. De dekens zijn echter van mening dat het ook voor advocaten die niet onder het toepassingsbereik van de Wwft vallen van eminent belang is dat ook die voldoende kennis hebben van de Wwft om te kunnen beoordelen of een dienst die verleend gaat worden/wordt Wwft-plichtig is. Aanbevolen wordt daarom dat advocaten die geen Wwft-diensten verrichten periodiek cursussen volgen en/of gebruik maken van de voorlichting van de Nederlandse Orde van Advocaten op het gebied van de Wwft.

Artikel 5 Wwft-administratie

In dit artikel is weergegeven welke informatie de dekens periodiek opvragen. Advocaten kunnen voor de inrichting gebruik maken van het model bij deze bijlage. Het staat advocaten eveneens vrij de gegevens op een andere wijze te administreren, zolang dit maar opvraagbaar is.

Artikel 6 Verklaring omtrent het gedrag

Artikel 35 Wwft bevat de verplichting van een instelling om werknemers door te lichten. Artikel 6 van de beleidsregel geeft aan wanneer naar het oordeel van de dekens in beginsel is voldaan aan deze verplichting. Advocaten dienen voorafgaand aan hun beëdiging een VOG te overleggen. Bovendien vindt er periodiek overleg plaats tussen de deken en het Openbaar Ministerie waarbij signalen over advocaten kunnen worden gedeeld. Naar het oordeel van de dekens betreft dit voldoende doorlichting in de zin van artikel 35 Wwft.

BIJLAGE 1 BIJ DE BELEIDSREGEL TOEZICHT WWFT 2023 IS TE RAADPLEGEN VIA DE WEBSITE VAN ORDE VAN ADVOCATEN NOORD-NEDERLAND

(zie: https://www.advocatenorde-noordnederland.nl/84049/Bijlage%201%20bij%20Beleidsregel%20Toezicht%20Wwft%202023.xlsx)