Besluit van de Minister van Buitenlandse Zaken van 15 maart 2023, houdende de beperking van de openbaarheid van de archiefbescheiden geborgen in het archief van de Nederlandse diplomatieke vertegenwoordiging in de Filipijnen, Ambassade Manilla(1963)1975–2013, Besluit Beperking Openbaarheid, Manilla (1948) 1975–2013

De Minister van Buitenlandse Zaken,

Overwegende dat een aantal inventarisnummers in het archief beperkingen aan de openbaarheid behoeven;

Gelet op artikel 15, eerste lid, onder a en b, van de Archiefwet 1995, artikel 10 van het Archiefbesluit 1995 en het advies van de rijksarchivaris d.d. 14 maart 2023, referentie 35830727;

Besluit

Artikel 1

Met het oog op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer zijn de inventarisnummers, genoemd in de eerste kolom, beperkt openbaar tot 1 januari van het jaar, genoemd in de tweede kolom.

Inventarisnummer:	Opheffing beperking openbaarheid per 1 januari van het jaar:
31	2074
37	2063
61	2091
62	2072
91	2051
104	2040
108	2078
134	2078
151	2040
152	2040
219	2064
220	2047
221	2076
253	2089
272	2065
273	2058
274	2040
275	2040
276	2040
277	2040
278	2040
279	2040
280	2040
281	2040
300	2069
301	2085

Artikel 2

Met het oog op het belang van de Staat of zijn bondgenoten zijn de inventarisnummers, genoemd in de eerste kolom, beperkt openbaar tot 1 januari van het jaar, genoemd in de tweede klom.

Inventarisnummer:	Opheffing beperking openbaarheid per 1 januari van het jaar:
54	2025
60	2027
78	2033
79	2035
88	2034
102	2056
103	2057
119	2056
120	2056
161	2045
166	2042
168	2035
169	2057
171	2056
174	2057
175	2057
176	2057
177	2057
182	2038
189	2058
191	2055
198	2063
199	2057
391	2057
392	2057
393	2057

Artikel 3

• 1. Raadpleging of gebruik van de archiefbescheiden geborgen onder de inventarisnummers genoemd in artikel 1, is, tot openbaring, uitsluitend mogelijk na voorafgaande schriftelijke toestemming van de algemene rijksarchivaris, die aan zijn toestemming voorwaarden kan verbinden. (De algemene rijksarchivaris behandelt verzoeken tot raadpleging in de inventarisnummers, volgens de procedures die gelden voor inzage in archieven met (bijzondere) persoonsgegevens).

• 2. Raadpleging of gebruik van de archiefbescheiden geborgen onder de inventarisnummers, genoemd in artikel 2, is tot openbaarwording uitsluitend mogelijk na voorafgaande schriftelijke toestemming van het hieronder vermelde overheidsorgaan.

Artikel 4

Het vervaardigen van reproducties van documenten geborgen onder de inventarisnummers genoemd in artikel 1 is, tot openbaarwording, uitsluitend mogelijk na voorafgaande schriftelijke toestemming van de algemene rijksarchivaris, die aan zijn toestemming voorwaarden kan verbinden.

Artikel 5

Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

Dit besluit wordt als bijlage gevoegd bij de Verklaring van Overbrenging van het archief van de Nederlandse diplomatieke vertegenwoordiging in de Filipijnen, ambassade Manilla.

De Minister van Buitenlandse Zaken, Voor deze, H.H. Hilderink

Belanghebbenden kunnen tegen dit besluit op grond van het gestelde in artikel 7:1 van de Algemene wet bestuursrecht per brief bezwaar maken bij de Minister van Buitenlandse Zaken, Postbus 20061, 2500 EB DEN HAAG.

De termijn voor het indienen van een bezwaarschrift bedraagt zes weken. De termijn vangt aan met ingang van de dag na datum van uitgifte van de Staatscourant waarin het besluit is geplaatst. Het bezwaarschrift moet zijn ondertekend, voorzien zijn van een datum alsmede de naam en het adres van de indiener en dient vergezeld te gaan van de gronden waarop het bezwaar berust en, zo mogelijk, een afschrift van het besluit waartegen het bezwaar is gericht.

TOELICHTING

Eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer

Bij het stellen van deze openbaarheidsbeperking gaat het altijd over identificeerbare en levende personen. Alleen in bijzondere gevallen geldt de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer van overleden personen.

Een ambassade kent diverse consulaire taken, waarvan de belangrijkste hieronder zijn weergegeven:

• 1. Consulair-maatschappelijke taken: het verlenen van financiële bijstand, hulp of bemiddeling aan Nederlanders in nood in het buitenland. Het kan gaan om detentie, ziekte, ongevallen, vermissing, calamiteiten, gijzelingen, evacuaties en dergelijke;

• 2. Consulair-juridische taken: onder meer het vaststellen van de nationaliteit, het beoordelen van de burgerlijke staat, het verlenen van bemiddeling in geval van kinderontvoering door één van de ouders en het verlenen van bemiddeling op het terrein van de internationale rechtshulp in straf- en civiele zaken;

• 3. Het legaliseren en verifiëren van documenten die bestemd zijn om in Nederland te worden gebruikt;

• 4. Het uitoefenen van consulaire bevoegdheden op het terrein van o.a. de burgerlijke stand, het notariaat en de vrijwillige rechtspraak. Hiertoe behoort onder meer het vastleggen van rechtsfeiten in aktevorm, het beheren van de registers en het afgeven van en/of uittreksels uit de akten;

• 5. Het mede uitvoeren van de Wet Uitkeringen Vervolgingsslachtoffers (WUV) en andere wetten ten aanzien van oorlogsgetroffenen.

De uit deze taken voortvloeiende documenten en dossiers bevatten in de regel persoonsgegevens, vaak ook bijzondere persoonsgegevens.

Het onderhavige archief bevat asielkwesties (inv.nr. 91, 134, 151, 152, 274, 275, 276, 277, 278, 279, 280 en 281), nationaliteitsonderzoeken (inv.nr. 31, 61, 62, 108, 253, 272, 273, 300 en 301) en dossiers met betrekking tot consulaire bijstand (inv.nr. 37, 104, 219, 220, 221 en 283). Omwille van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de betrokken personen wordt de openbaarheid van deze dossiers beperkt conform artikel 15, eerste lid onder a, van de Archiefwet 1995. De openbaarheidsbeperkingen zijn opgenomen in artikel 1.

N.B. Dossiers, die niet als neerslag van consulaire taken zijn ontstaan, kunnen ook persoonsgegevens bevatten (bijvoorbeeld persoonsgegevens van individuele leden van het Koninklijk Huis). Hiervoor geldt dezelfde beperkingsgrond.

Het belang van de Staat of zijn bondgenoten

Openbaarheidsbeperkingen op grond van het belang van de Staat of zijn bondgenoten is geregeld in de Archiefwet 1995 en in het Voorschrift Informatie Rijksdienst-Bijzondere Informatie VIR-BI. Bij het belang van de Staat of zijn bondgenoten is te denken aan informatie rond (militaire) inlichtingen- en veiligheidsdiensten en de diplomatieke dienst. Hieronder valt bijvoorbeeld informatie over opbouw, paraatheid en inzet van de krijgsmacht, informatie van buitenlandse mogendheden van met name militair karakter, de beveiliging van onderdelen van de overheid en het bedrijfsleven die van vitaal belang zijn voor de instandhouding van het maatschappelijk leven, informatiebeveiliging, etc.

Ook regelgeving van de NAVO, de EU of andere internationale organen kan van invloed zijn op beperkingen op de openbaarheid van stukken. NAVO-documenten worden pas openbaar na 75 jaar of zoveel eerder als de NAVO de stukken openbaar maakt. Voor COREU-stukken geldt op grond van afspraken met de EU een beperkingstermijn van 30 jaar. Beveiligingsmaatregelen van gebouwen en van de leden van het Koninklijk Huis tijdens staatsbezoeken vallen hier ook onder.

Het onderhavige archief bevat onder meer enkele dossiers met COREU-documenten (inv.nr. 54, 60, 78, 79, 88, 168 en 182), een aantal dossiers m.b.t. gebouwen (nieuwe kanselarij en residentie), die bouwtekeningen en/of plattegronden bevatten (inv.nr. 102, 103, 119, 120, 169, 171, 174, 175, 176, 177, 189, 191, 198, 199 en de bij inv.199 behorende CD-roms met inv.nrs. 391 t/m 393) en 1 dossier m.b.t. militaire samenwerking tussen de Filipijnen en de Verenigde Staten (inv.nr. 161).

Om veiligheidsredenen wordt de openbaarheid van deze dossiers beperkt op grond van de belangen van de Staat of zijn bondgenoten, artikel 15, eerste lid onder b, van de Archiefwet 1995. De openbaarheidsbeperkingen zijn opgenomen in artikel 2.