Regeling van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 21 februari 2023, nr. 35628560, houdende regels voor de subsidieverstrekking aan kandidaten in het kader van het Europees Universitair Instituut (Subsidieregeling kandidaten Europees Universitair Instituut)

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,

Gelet op de artikelen 4 en 5 van de Wet overige OCW-subsidies en de artikelen 1.3 en 2.1 van de Kaderregeling subsidies OCW, SZW en VWS;

Besluit:

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

aanvrager:

door het Europees Universitair Instituut geselecteerde persoon voor het volgen van een promotieonderzoek aan het Europees Universitair Instituut;

Europees Universitair Instituut:

op grond van de op 19 oktober 1973 te Florence tot stand gekomen Overeenkomst houdende oprichting van een Europees Universitair Instituut (Trb. 1973, 23) opgericht instituut dat gevestigd is in Florence;

kind:

minderjarige als bedoeld in artikel 233 van Boek 1 van het Burgerlijk Wetboek;

minister:

Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap;

Nuffic:

Stichting Nuffic;

partner:

natuurlijk persoon met wie de subsidieontvanger is gehuwd, of met wie hij een geregistreerd partnerschap of een notarieel samenlevingscontract heeft.

Artikel 2. Toepassing Kaderregeling subsidies OCW, SZW en VWS

Deze regeling geldt in aanvulling op de Kaderregeling subsidies OCW, SZW en VWS.

Artikel 3. Te subsidiëren activiteiten

De minister kan subsidie verstrekken aan een aanvrager voor het volgen van het eerste, tweede en derde studiejaar van een vierjarig promotietraject aan het Europees Universitair Instituut.

Artikel 4. Aanvraaggerechtigde

De minister kan uitsluitend subsidie verstrekken aan een aanvrager, indien de aanvrager:

• a. voldoet aan de nationaliteitsvereisten, bedoeld in artikel 2.2 van de Wet studiefinanciering 2000; en

• b. in het bezit is van een bewijs van toelating tot het Europees Universitair Instituut.

Artikel 5. Aanvraag subsidie

• 1. De subsidie kan worden aangevraagd met gebruikmaking van het daarvoor bestemde aanvraagformulier dat wordt bekendgemaakt op de website van het Europees Universitair Instituut. De subsidieaanvraag maakt onderdeel uit van de aanvraag tot toelating tot het promotietraject.

• 2. De minister kan een aanvrager vragen aanvullende bewijsstukken aan te leveren die van belang zijn voor het verstrekken van de subsidie, bedoeld in artikel 6, tweede lid.

Artikel 6. Hoogte subsidie

• 1. De subsidie bedraagt € 66.135 per aanvrager.

• 2. Indien de subsidieontvanger een partner of een of meer inwonende kinderen heeft, wordt het subsidiebedrag, bedoeld in het eerste lid, aangevuld met:

  • a. een bedrag van € 10.977 voor de partner; en

  • b. een bedrag van € 3.600,36 voor elk inwonend kind.

Artikel 7. Verdeling van subsidies

Op grond van deze regeling kan aan ten hoogste 24 aanvragers tegelijkertijd subsidie worden verleend.

Artikel 8. Beschikking tot subsidieverlening en beslistermijn

• 1. De minister besluit binnen acht weken na bekendmaking van de kandidaten door het Europees Universitair Instituut op de aanvragen.

• 2. De minister verleent de subsidie voor een periode van drie studiejaren.

Artikel 9. Bevoorschotting en betaling

• 1. De minister verstrekt een voorschot van 100% van het subsidiebedrag dat in zes gelijke delen, twee per studiejaar, wordt uitbetaald.

• 2. Per studiejaar wordt één deel uitbetaald in de maand augustus en één deel in de maand februari van het desbetreffende studiejaar.

Artikel 10. Beschikking tot subsidievaststelling

De minister stelt de subsidie ambtshalve vast binnen 22 weken na het einde van het derde studiejaar.

Artikel 11. Meldingsplicht subsidieaanvrager

De subsidieontvanger doet onverwijld schriftelijk melding aan de minister, indien:

• a. aannemelijk is geworden dat het promotietraject waarvoor de subsidie is verstrekt niet, niet tijdig of niet geheel zal worden afgerond;

• b. aannemelijk is geworden dat niet, niet tijdig of niet geheel aan de overige subsidieverplichtingen zal worden voldaan; of

• c. zich andere omstandigheden voordoen of zullen voordoen die van belang kunnen zijn voor een beslissing tot wijziging, intrekking of vaststelling van de subsidie.

Artikel 12. Subsidieverstrekking bestaande deelnemers EUI-promotietraject

• 1. Op grond van deze regeling kan eveneens subsidie worden verstrekt aan studenten die deelnemen aan een vierjarig promotietraject aan het Europees Universitair Instituut, en daarvoor vóór 1 januari 2023 van Nuffic een financiële tegemoetkoming hebben ontvangen voor het volgen van het eerste of tweede studiejaar.

• 2. De subsidie wordt voor een student als bedoeld in het eerste lid berekend aan de hand van het aantal studiejaren, tot en met het derde studiejaar, waarvoor de student nog geen financiële tegemoetkoming heeft ontvangen. Artikel 6 is daarbij van overeenkomstige toepassing, met dien verstande dat de subsidie voor elk resterende studiejaar een derde deel van het uit dat artikel voortvloeiende subsidiebedrag bedraagt.

• 3. De minister verstrekt de subsidie ambtshalve.

Artikel 13. Hardheidsclausule

De minister kan een of meer bepalingen van deze regeling buiten toepassing laten of daarvan afwijken voor zover deze toepassing, gelet op het belang dat deze regeling beoogt te beschermen, zal leiden tot onbillijkheid van overwegende aard.

Artikel 14. Inwerkingtreding en vervaldatum

• 1. Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst.

• 2. Deze regeling vervalt met ingang van 1 januari 2028, met dien verstande dat zij van toepassing blijft op subsidies die voor 1 januari 2028 zijn verleend.

Artikel 15. Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als: Subsidieregeling kandidaten Europees Universitair Instituut.

Deze regeling zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, R.H. Dijkgraaf

TOELICHTING

I. Algemeen

1. Inleiding

Met de inwerkingtreding van de Wet wettelijke taken internationalisering onderwijs per 1 oktober 2022 is een aantal taken rondom de internationalisering van onderwijs wettelijk vastgelegd in de Wet subsidiëring landelijke onderwijsondersteunende activiteiten (Wet SLOA).¹ Bij wet is bepaald dat Nuffic het kennis- en expertisecentrum is op het gebied van internationalisering van het onderwijs en belast is met onder andere de (sub)taak ‘het desgevraagd verstrekken van advies aan de minister omtrent het beschikbaar stellen van beurzen die de internationalisering bevorderen’ (artikel 3a, tweede lid, onder d, Wet wettelijke taken internationalisering onderwijs). Voorheen voerde Nuffic de gehele beurzenprogramma’s uit (dat wil zeggen: uitvoering en besluitvorming).

De onderhavige regeling voorziet in de uitvoering van één van de mobiliteitsprogramma’s, te weten: subsidie voor het volgen van (post)doctoraal onderwijs en onderzoek aan het Europees Universitair Instituut.

Het Europees Universitair Instituut (EUI) is een instituut voor (post)doctoraal onderwijs en onderzoek, dat gevestigd is in Florence, Italië. Het instituut, dat in 1973 met de Overeenkomst houdende oprichting van een Europees Universitair Instituut (Trb. 1973,23) is opgericht, biedt programma’s aan op het gebied van geschiedenis en cultuurwetenschappen, economische wetenschappen, rechtswetenschappen, en politieke en sociale wetenschappen. De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (hierna: de minister) stimuleert onderzoek en biedt jaarlijks aan maximaal 24 kandidaten de mogelijkheid om met behulp van een beurs een vierjarig promotietraject te volgen aan het EUI. Het starten van een promotietraject kan uitsluitend met een toegekende beurs.

Het betreft in totaal 24 kandidaten waaronder zowel de nieuwe kandidaten (de eerstejaars) als de zittende promovendi (d.w.z. de ouderejaars promovendi). Gemiddeld starten er jaarlijks acht nieuwe promovendi; de rest zijn zittende promovendi. Op grond van onderhavige subsidieregeling kan door de minister, uitgevoerd door de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO), een beurs in de vorm van een subsidie worden verstrekt aan de door het EUI tot het promotietraject toegelaten kandidaten, voor het volgen van het eerste, tweede en derde jaar van het promotietraject. De minister kan op grond van deze regeling aan ten hoogste 24 kandidaten tegelijkertijd subsidie verstrekken.

De student dient een aanvraag voor toelating tot het promotietraject in via de website van het EUI (www.eui.eu). De aanvraag voor de beurs maakt onderdeel uit van deze aanvraag. Het EUI is verantwoordelijk voor de toelating tot het PhD-programma, de selectie van kandidaten en monitort eveneens de aanvraagperiode.² Nadat de aanvraag voor toelating tot het promotietraject is ingediend, voert het EUI de selectie uit. Nuffic beoordeelt de aanvragen op het onderzoeksvoorstel, curriculum vitae, behaalde diploma’s, cijferlijsten en referentiebrieven. Nuffic adviseert het EUI vervolgens door middel van een samenvatting en motivering van het oordeel. Het EUI en Nuffic bespreken daarna de voorselectie; het EUI bepaalt vervolgens wie in aanmerking komt voor een selectiegesprek. Het instituut maakt de uiteindelijke selectie van de aanvragers die worden toegelaten tot het promotietraject (rond april) en informeert Nuffic. Deze preselectie vormt geen onderdeel van de onderhavige subsidieregeling; deze regeling ziet uitsluitend op het toekennen van een tegemoetkoming in de kosten nadat de kandidaat door het EUI is toegelaten tot een promotieonderzoek.

2. Bescherming persoonsgegevens

In het kader van onderhavige subsidieregeling worden persoonsgegevens verwerkt. Er is een data protection privacy assessment (DPIA) opgesteld waarin is vastgelegd welke persoonsgegevens worden verwerkt, op welke manier dit gebeurt, en waarbij is nagegaan hoe het verwerken van persoonsgegevens zo min mogelijk inbreuk maakt op de privacy van de betrokkenen. Beursaanvragen komen binnen bij het EUI. Het instituut maakt een selectie en neemt een besluit tot toelating. Het EUI informeert Nuffic over de toegelaten kandidaten. Vervolgens informeert NUFFIC de minister (DUO) over de uitslag van de selectieprocedure.

De aanvraagbescheiden worden beoordeeld door het EUI. De persoonsgegevens die worden verwerkt betreffen gegevens zoals de voor- en achternaam van de aanvrager, alsmede de geboortedatum, geslacht, opleidingsgegevens (alsmede vooropleidingsgegevens), handtekening, de bankrekeninggegevens waarop de beurs kan worden uitbetaald, en een kopie van het ID-bewijs, waarbij het burgerservicenummer wordt weggelakt.³ Daarnaast gaat het om specifieke gegevens die nodig zijn om te beoordelen of aan de voorwaarden is voldaan, bijvoorbeeld de nationaliteit van de aanvrager of overige documenten die aantonen dat aan de nationaliteitsvereisten is voldaan.⁴ Tevens gaat het om documenten om vast te stellen of er sprake is van een partner of kind waarvoor subsidie kan worden verstrekt.⁵ In het kader van deze verwerkingen zijn zowel de Minister van OCW als het EUI aan te merken als verwerkingsverantwoordelijke, en Nuffic als verwerker in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Uitgangspunt is dataminimalisatie.

De grondslag voor het verwerken van de persoonsgegevens door de minister is een taak van algemeen belang (artikel 6, eerste lid, onder e, van de AVG). Deze taken volgen uit de bevoegdheid van de minister om subsidies te verlenen (Wet overige OCW-subsidies en de Kaderregeling subsidies OCW, SZW en VWS). De specifieke subsidies (beurzen) komen voort uit de subsidieregeling. Nuffic volgt als verwerker de grondslag van de verwerkingsverantwoordelijke (OCW/DUO).⁶

3. Gevolgen voor de regeldruk

Gevolgen voor subsidieaanvragers en Nuffic

In het kader van onderhavige subsidieregeling zijn de gevolgen voor subsidieaanvragers en Nuffic in beeld gebracht. De relatieve omvang van de totale regeldrukgevolgen is zeer beperkt. Bij de berekeningen is onderscheid gemaakt tussen de primaire taken van Nuffic en de nieuwe werkwijze (die de subsidieregelingen met zich meebrengt). De totale regeldruk na implementatie van deze regeling bedraagt circa € 2.000 eenmalig. De berekening van de regeldruk ziet op het opzetten van processen met DUO en aanpassen van interne systemen bij Nuffic en de externe communicatie hiervan.

Ook voor de subsidieaanvragers is de regeldruk tot een minimum beperkt. In de subsidieregeling is gekozen voor een eenmalige aanvraag; de subsidie wordt op aanvraag verleend voor een periode van drie jaar en ambtshalve vastgesteld.

Advies ATR

De subsidieregeling is voor advies voorgelegd aan het Adviescollege toetsing regeldruk (ATR).

ATR heeft geadviseerd om de nieuwe werkwijze, en meer in het bijzonder de taakverdeling tussen Nuffic en DUO voor de betrokkenen te verduidelijken. Zo is volgens ATR denkbaar dat de scheidslijn tussen de advisering (door Nuffic) en de besluitvorming (door DUO) niet altijd scherp te trekken is. De herkenbaarheid van de nieuwe werkwijze voor betrokkenen acht het college van belang. Het college heeft geadviseerd om de werkwijze die voortvloeit uit de nieuwe taakverdeling tussen Nuffic en DUO te verduidelijken en betrokkenen hierover goed te informeren.

Deze opmerkingen hebben geleid tot een aantal redactionele wijzigingen in de toelichting. De regering onderschrijft het belang van tijdige en heldere communicatie richting aanvragers en heeft actief ingezet op informatievoorziening. Zo heeft Nuffic de nieuwe werkwijze op de website geplaatst, waarbij de taken van Nuffic en DUO en hun onderlinge taakverdeling worden toegelicht. Daarnaast zijn de aanvragers en alle overige belanghebbenden gewezen op de contactpersoon bij Nuffic voor eventuele vragen en/of ondersteuning bij een aanvraag. Ook het Ministerie van OCW (DUO) heeft alle relevante informatie betreffende de subsidie beschikbaar gesteld op de website van de rijksoverheid (website die in het beheer is bij de rijksoverheid).

4. Uitvoerbaarheid en handhaafbaarheid

DUO is nauw betrokken geweest bij de totstandkoming van de subsidieregelingen. DUO heeft een bijdrage geleverd aan de impactanalyse en heeft een uitvoeringstoets uitgebracht. De conclusie is dat deze subsidieregeling uitvoerbaar is per 1 januari 2023.

Uitgangspunt voor de uitvoering van deze subsidieregelingen is dat de inhoudelijke werkzaamheden door Nuffic zal (blijven) geschieden en dat de formele stappen in het subsidieverlengingsproces door DUO worden uitgevoerd. Dit betekent dat bursalen een aanvraag in kunnen dienen bij Nuffic, maar dat het besluit of en zo ja voor welk bedrag deze subsidie wordt toegekend, genomen zal worden door DUO. De inhoud van het besluit zal worden voorbereid door Nuffic en wordt via het zakelijke portaal van DUO aan deze dienst kenbaar gemaakt. DUO maakt vervolgens dit besluit aan de bursaal bekend en verricht de betalingen van de voorschotten aan de bursaal. Een zelfde proces zal worden gevolgd bij eventuele terugvorderingen van teveel of ten onrechte uitgekeerde subsidies. Tegen een subsidiebesluit van de minister is bezwaar en beroep mogelijk.

II. Artikelsgewijze toelichting

Artikelen 3, 4 en 5

De subsidieregeling geldt uitsluitend als tegemoetkoming in de kosten bij het volgen van een vierjarig promotieonderzoek aan het EUI. Dit betekent dat alleen kandidaten die door het EUI toegelaten zijn aanspraak kunnen maken op de subsidie. De aanvraag voor de tegemoetkoming in de kosten geschiedt tegelijk met een aanvraag tot toelating tot een promotieonderzoek. De minister kan om aanvullende bewijsstukken vragen die van belang zijn voor het toekennen van de subsidie.

Artikel 6

De subsidie wordt toegekend voor een periode van drie jaar. Het laatste jaar van het promotietraject wordt gefinancierd door het EUI, door middel van cofinanciering door het Ministerie van OCW.

Het subsidiebedrag is € 22.045, per aanvrager per studiejaar. Dit betekent dat het totale subsidiebedrag voor drie studiejaren € 66.135 is. Dit bedrag bestaat uit een jaarlijkse toelage, een verzekeringstoelage en een tegemoetkoming in de reiskosten. In aanvulling op dit basisbedrag kan een aanvullend subsidiebedrag worden verstrekt voor de partner of kinderen van de kandidaat (artikel 6, tweede lid). Het aanvullende bedrag voor de partner bedraagt € 10.997 voor drie studiejaren. Daarnaast kan aan de promovendus een aanvullend subsidiebedrag worden verstrekt voor elk inwonend kind. Dit aanvullende bedrag bedraagt € 3.600,36 per inwonend kind voor drie studiejaren.

Alle bedragen zijn geïndexeerd conform de consumentenprijsindex voor het jaar 2022. De regeling bevat geen subsidieplafond. De regeling regelt een maximaal bedrag dat toegekend kan worden aan een kandidaat. Voor wat betreft de aanvulling voor een partner en/of inwonend kind laat de praktijk zien dat het om een zeer beperkt aantal gevallen gaat.

Artikelen 7, 8, 9 en 10

Op grond van deze subsidieregeling kan aan niet meer dan 24 aanvragers tegelijkertijd subsidie worden verstrekt. De minister besluit over het toekennen van de subsidie binnen 8 weken nadat bekend is geworden dat een kandidaat definitief is toegelaten tot het EUI.

Het toegekende bedrag wordt in zes gelijke delen uitbetaald, twee delen per studiejaar: per studiejaar wordt één deel in augustus en één deel in februari uitbetaald. De bevoorschotting is daarmee 100%. De (definitieve) vaststelling van de subsidie vindt ambtshalve plaats na afloop van het derde studiejaar. Indien een kandidaat eerder met de studie is gestopt, kan de subsidie ook eerder (lager) worden vastgesteld over het eerste en eventuele tweede studiejaar (zie nader de toelichting bij artikel 11 hieronder).

Artikelen 11

Dit artikel regelt – onverminderd artikel 5.7 van de Kaderregeling – een meldingsplicht van de subsidieaanvrager om Nuffic en DUO zo snel mogelijk schriftelijk te informeren over een verlate start, vertraging of uitval. Ook het EUI informeert Nuffic jaarlijks over de studievoortgang.

Indien blijkt dat een kandidaat niet meer aan de subsidievoorwaarden voldoet, bijvoorbeeld omdat de kandidaat niet langer deelneemt aan het promotietraject of onvoldoende studievoortgang boekt, kan de subsidie lager worden vastgesteld, en in voorkomend geval worden teruggevorderd. Deze bevoegdheid vloeit voort uit de artikelen 4:48 en 4:49 van de Algemene wet bestuursrecht. Zie tevens de toelichting bij artikel 13 hieronder.

Artikel 12

Vóór de inwerkingtreding van de Wet wettelijke taken internationalisering onderwijs per 1 oktober 2022 verrichtte Nuffic naast adviserende eveneens uitvoerende taken, met inbegrip van uitbetaling van beurzen. Studenten die vóór de inwerkingtreding van deze subsidieregeling een beurs van Nuffic hebben ontvangen komen in aanmerking voor deze subsidie, voor het resterende aantal studiejaren (tot en met het derde studiejaar), waarvoor zij nog geen financiële tegemoetkoming van Nuffic hebben ontvangen. De subsidie op grond van deze regeling wordt aan deze promovendi ambtshalve toegekend; daarmee wordt de beurs gecontinueerd. De reden hiertoe is onder meer om de regeldruk zo beperkt mogelijk te houden.

Artikel 13

Per geval wordt aan de hand van de feiten en omstandigheden bepaald of en hoeveel subsidie er wordt teruggevorderd. In principe geldt dat bij beëindiging van het promotietraject de subsidie voor de maanden die niet aan subsidieactiviteiten zijn besteed, wordt teruggevorderd. Bij onvoldoende voortgang wordt afhankelijk van de reden hiervan bepaald wat redelijk is met betrekking tot het al dan niet terugvorderen. Zo kunnen bijzondere familieomstandigheden een omstandigheid zijn waarbij niet tot terugvordering wordt overgegaan. Voor deze uitzonderlijke situatie voorziet de subsidieregeling in een hardheidsclausule.

Artikel 14

De subsidieregeling treedt in werking per 1 januari 2023 en vervalt na 5 jaar, te weten op 1 januari 2028. De regeling blijft van toepassing ten aanzien van subsidies die vóór 1 januari 2028 op grond van de regeling zijn verstrekt.

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, R.H. Dijkgraaf

---

1 Stb. 2022, 269.

2 In de prakrijk is de aanvraagperiode van november tot uiterlijk januari voorafgaand aan de start van het daaropvolgend academisch jaar. Voor de exacte inschrijvingsdata die per jaar gelden, wordt verwezen naar de website van het EUI.

3 Ter verificatie van de aanvrager. Aanvragers worden ten zeerste aangemoedigd overige gegevens op hun ID-bewijs onleesbaar te maken, bijvoorbeeld door gebruik te maken van de app KopieID van de rijksoverheid of handmatig.

4 Kopie verblijfsvergunning (verblijfsstatus) of arbeidscontract (migrerend werknemerschap). Het gaat om de nationaliteitsvereisten die gelden voor studiefinanciering op grond van de Wet studiefinanciering 2000.

5 Kopie huwelijkscertificaat, samenlevingscontract, of kopie van een geboortecertificaat.

6 Overigens volgt uit de Wet wettelijke taken internationalisering dat met artikel 3a, tweede lid onder d, van de Wet subsidiëring landelijke onderwijsondersteunende activiteiten, het desgevraagd aan de Minister van OCW adviseren rondom een beursaanvraag een wettelijke taak is van Nuffic.