Verordening elektronische notariële akte

De ledenraad van de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (hierna: KNB);

Overwegende dat het nodig is regels vast te stellen met betrekking tot de elektronische notariële akte;

Gelet op de artikelen 53d lid 6, 53e lid 2 en 53i leden 1, 2 en 4 van de Wet op het notarisambt;

Gezien het door het bestuur van de KNB voorgestelde ontwerp met bijbehorende toelichting;

Gelet op de adviezen van de ringen van de KNB;

Stelt de navolgende verordening vast:

Artikel 1 Systeem voor gegevensverwerking

De KNB draagt er zorg voor dat het systeem voor gegevensverwerking, bedoeld in artikel 53d van de Wet op het notarisambt, voldoet aan het bepaalde in artikel 53d leden 4 en 5 van de Wet op het notarisambt.

Artikel 2 Elektronische handtekening

De ondertekening van de elektronische notariële akte en de elektronische volmacht, bedoeld in artikel 53f lid 1 van de Wet op het notarisambt, vindt plaats door het gebruik van een door het bestuur van de KNB aan te wijzen elektronische handtekening.

Artikel 3 Documentstandaard

De inhoud van de elektronische notariële akte, van de elektronische volmacht, bedoeld in artikel 53f lid 1 van de Wet op het notarisambt, en van overige elektronische bijlagen wordt duurzaam gesteld in een door het bestuur van de KNB aan te wijzen documentstandaard die de betrouwbaarheid, de uitleesbaarheid en de beschikbaarheid van de inhoud waarborgt en voldoet aan de meest recente nationale of internationale standaarden.

Artikel 4 Conversie

Indien conversie van de inhoud van een verleden elektronische notariële akte, van een verleende elektronische volmacht, bedoeld in artikel 53f lid 1 van de Wet op het notarisambt, en van overige elektronische bijlagen naar een andere documentstandaard noodzakelijk is om de duurzaamheid hiervan te waarborgen, vindt conversie hiervan plaats naar een door het bestuur van de KNB aan te wijzen andere documentstandaard. De KNB draagt zorg voor tijdige conversie en bepaalt de wijze waarop conversie plaatsvindt.

Artikel 5 Bewaring en waarborging toegang

De KNB draagt er zorg voor dat minuten van elektronische notariële akten, elektronische volmachten, bedoeld in artikel 53f lid 1 van de Wet op het notarisambt, en overige elektronische bijlagen op ordelijke wijze en beveiligd tegen beschadiging, tenietgaan en onbevoegde toegang en inzage worden bewaard. De KNB draagt er zorg voor dat en bepaalt de wijze waarop de toegang van de notaris tot zijn protocol is gewaarborgd.

Artikel 6 Nadere regelgeving bestuur

Het bestuur van de KNB is bevoegd om met betrekking tot de in deze verordening behandelde onderwerpen nadere regels te geven, waaronder begrepen de aanwijzingen, bedoeld in de artikelen 2, 3 en 4 van deze verordening. Over het ontwerp daarvan wordt de ledenraad van de KNB geraadpleegd. De regels worden zo spoedig mogelijk na vaststelling ter kennis van de Minister voor Rechtsbescherming gebracht.

Artikel 7 Naam

Deze verordening wordt aangehaald als: ‘Verordening elektronische notariële akte’.

Artikel 8 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking met ingang van de datum waarop artikel II van het bij koninklijke boodschap van 21 april 2022 bij de Tweede Kamer ingediende voorstel van wet Wijziging van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek en de Wet op het notarisambt in verband met de implementatie van Richtlijn (EU) 2019/1151 van het Europees Parlement en de Raad van 20 juni 2019 tot wijziging van Richtlijn (EU) 2017/1132 met betrekking tot het gebruik van digitale instrumenten en processen in het kader van het vennootschapsrecht (PbEU 2019, L 186) (Kamerstukken 36 085) in werking treedt of zoveel later als de termijn van tien dagen na publicatie in de Staatscourant is verstreken als bedoeld in artikel 91 lid 2 van de Wet op het notarisambt.

Vastgesteld door de ledenraad van de KNB op 21 september 2022 en getekend door de voorzitter van de ledenraad, goedgekeurd door de Minister voor Rechtsbescherming bij besluit van 26 januari 2023.

TOELICHTING

Artikel 1

In artikel 53d lid 6 van de Wet op het notarisambt (hierna: Wna) is bepaald dat bij verordening nadere regels worden gesteld ten aanzien van het systeem voor gegevensverwerking, bedoeld in artikel 53d Wna, in ieder geval ten aanzien van de vereisten, bedoeld in artikel 53d lid 5 Wna.

Als beheerder van het systeem draagt de KNB er zorg voor dat het systeem voldoet aan het bepaalde in artikel 53d leden 4 en 5 Wna. Deze bepalingen houden verband met de beschikbaarheid, werking en beveiliging van het systeem. Over de beschikbaarheid, werking en beveiliging van het systeem geeft het bestuur van de KNB nadere regels.

Artikel 2

In artikel 53e lid 1 Wna is bepaald dat de ondertekening, bedoeld in artikel 37 lid 2 eerste volzin Wna, van een elektronische notariële akte plaatsvindt via het systeem voor gegevensverwerking, bedoeld in artikel 53d Wna, door het gebruik van een elektronische handtekening. In artikel 53e lid 2 Wna is bepaald dat bij verordening nadere regels worden gesteld ten aanzien van de elektronische handtekening, bedoeld in artikel 53e lid 1 Wna. Deze bepalingen gelden ingevolge artikel 53f lid 1 Wna ook voor het ondertekenen van de elektronische volmacht, bedoeld in artikel 53f lid 1 Wna.

Gezien de snelle ontwikkelingen op het gebied van elektronische ondertekening en de in verband hiermee gewenste flexibiliteit, vindt de ondertekening van de elektronische notariële akte en de elektronische volmacht, bedoeld in artikel 53f lid 1 Wna, plaats door het gebruik van een door het bestuur van de KNB aan te wijzen elektronische handtekening. Het bestuur van de KNB maakt via de gebruikelijke kanalen aan de leden van de KNB kenbaar welke elektronische handtekening voor het ondertekenen van elektronische notariële akten en elektronische volmachten moet worden gebruikt. De leden zijn ingevolge dit artikel verplicht de door het bestuur van de KNB aangewezen elektronische handtekening steeds hiervoor te (laten) gebruiken.

Artikel 3

In artikel 53i lid 1 Wna is bepaald dat, in afwijking van artikel 41 lid 2 Wna, de inhoud van de elektronische notariële akte, van de elektronische volmacht, bedoeld in artikel 53f lid 1 Wna, en van overige elektronische bijlagen duurzaam wordt gesteld in een bij verordening aan te wijzen documentstandaard die de betrouwbaarheid, de uitleesbaarheid en de beschikbaarheid van de inhoud waarborgt en voldoet aan de meest recente nationale of internationale standaarden. De aanwijzing van een documentstandaard dient ten minste iedere vijf jaar plaats te vinden.

Gezien de snelle ontwikkelingen op het gebied van elektronische vastlegging en de in verband hiermee gewenste flexibiliteit, wordt de inhoud van de elektronische notariële akte, van de elektronische volmacht, bedoeld in artikel 53f lid 1 Wna, en van overige elektronische bijlagen duurzaam gesteld in een door het bestuur van de KNB aan te wijzen documentstandaard die de betrouwbaarheid, de uitleesbaarheid en de beschikbaarheid van de inhoud waarborgt en voldoet aan de meest recente nationale of internationale standaarden. Het bestuur van de KNB maakt via de gebruikelijke kanalen aan de leden van de KNB kenbaar in welke documentstandaard de inhoud van elektronische notariële akten, van elektronische volmachten en van overige elektronische bijlagen moet worden gesteld. De leden zijn ingevolge dit artikel verplicht de door het bestuur van de KNB aangewezen documentstandaard steeds hiervoor te gebruiken.

Artikel 4

In artikel 53i lid 2 Wna is bepaald dat indien conversie van de inhoud van een verleden elektronische notariële akte, van een verleende elektronische volmacht, bedoeld in artikel 53f lid 1 Wna, en van overige elektronische bijlagen naar een andere documentstandaard noodzakelijk is om de duurzaamheid hiervan te waarborgen, conversie hiervan plaatsvindt naar een bij verordening aan te wijzen andere documentstandaard en dat bij verordening regels worden gesteld over de wijze waarop deze conversie plaatsvindt.

Gezien de snelle ontwikkelingen op het gebied van elektronische vastlegging en de in verband hiermee gewenste flexibiliteit, vindt conversie van de inhoud van een verleden elektronische notariële akte, van een verleende elektronische volmacht, bedoeld in artikel 53f lid 1 Wna, en van overige elektronische bijlagen plaats naar een door het bestuur van de KNB aan te wijzen andere documentstandaard die de betrouwbaarheid, de uitleesbaarheid en de beschikbaarheid van de inhoud waarborgt en voldoet aan de meest recente nationale of internationale standaarden.

In artikel 53i lid 3 Wna is bepaald dat de notaris, in afwijking van artikel 12 lid 1 en lid 2 Wna, minuten van elektronische notariële akten die tot zijn protocol behoren, elektronische volmachten, bedoeld in artikel 53f lid 1 Wna, en overige elektronische bijlagen bij de KNB bewaart. Deze centrale bewaring houdt onder meer verband met het bepaalde in artikel 53i lid 2 Wna. Als centrale bewaarder draagt de KNB zorg voor tijdige conversie en bepaalt de KNB de wijze waarop conversie naar de aangewezen andere documentstandaard plaatsvindt. Over conversie van de inhoud van een verleden elektronische notariële akte, van een verleende elektronische volmacht, bedoeld in artikel 53f lid 1 Wna, en van overige elektronische bijlagen naar de aangewezen andere documentstandaard geeft het bestuur van de KNB nadere regels.

Artikel 5

In artikel 53i lid 4 Wna is bepaald dat, in afwijking van artikel 12 lid 3 Wna, bij verordening nadere regels worden gesteld ten aanzien van het bij de KNB bewaren van minuten van elektronische notariële akten, elektronische volmachten, bedoeld in artikel 53f lid 1 Wna, en overige elektronische bijlagen, alsmede regels met betrekking tot de wijze waarop de toegang van de notaris tot zijn protocol is gewaarborgd.

In het verlengde van artikel 12 lid 3 Wna, waarin is bepaald dat de notaris verplicht is zijn protocol op ordelijke wijze te bewaren op een tegen brand en andere gevaren beveiligde plaats, draagt de KNB er zorg voor dat minuten van elektronische notariële akten, elektronische volmachten, bedoeld in artikel 53f lid 1 Wna, en overige elektronische bijlagen op ordelijke wijze en beveiligd tegen beschadiging, tenietgaan en onbevoegde toegang en inzage worden bewaard en draagt de KNB er zorg voor dat en bepaalt de KNB de wijze waarop de toegang van de notaris tot zijn protocol is gewaarborgd. Over bewaring van minuten van elektronische notariële akten, elektronische volmachten, bedoeld in artikel 53f lid 1 Wna, en overige elektronische bijlagen en waarborging van de toegang van de notaris tot zijn protocol geeft het bestuur van de KNB nadere regels.

Artikel 6

De aan het bestuur van de KNB verleende bevoegdheid om met betrekking tot de in deze verordening behandelde onderwerpen nadere regels vast te stellen is gebaseerd op artikel 89 lid 5 Wna. Nadere regels zullen worden gegeven over het bepaalde in de artikelen 1, 2, 3, 4 en 5 van deze verordening.