Regeling vierjarige subsidies literaire organisaties Nederlands Letterenfonds 2025–2028

Het bestuur van het Nederlands Letterenfonds

Gelet op het bepaalde in de Algemene wet bestuursrecht

Gelet op artikel 10, lid 4 van de Wet op het specifiek cultuurbeleid

Gelet op het Algemeen reglement Nederlands Letterenfonds:

Besluit

De volgende regeling Vierjarige subsidies literaire organisaties Nederlands Letterenfonds 2025–2028 vast te stellen

§ 1 Algemeen

Artikel 1.1 Definities

In deze regeling wordt verstaan onder:

andere overheden:

provincies of gemeenten;

auteurs:

professionele literaire makers, waaronder schrijvers, vertalers, illustratoren of performers die zich richten op presentatie van een eigen literaire creatie;

het bestuur:

het bestuur van de Stichting Nederlands Letterenfonds;

bestuursorgaan:

een bestuursorgaan in de zin van de Algemene wet bestuursrecht;

eigen inkomsten:

het totaal van de directe opbrengsten (totale publieksinkomsten, sponsorinkomsten en totale overige inkomsten), indirecte inkomsten en totale bijdragen uit private middelen. Hieronder vallen niet: overheidssubsidies, waardering vrijkaarten, baten in natura, rente-inkomsten en kapitalisatie van vrijwilligers.

Het Letterenfonds:

de Stichting Nederlands Letterenfonds;

hij:

onder hij wordt tevens verstaan iedere andere genderaanduiding die door de betreffende persoon wordt ervaren als passend;

landelijk belang:

activiteiten op het terrein van de literatuur die onderscheidend zijn in kwaliteit en bijdragen aan de pluriformiteit van de literaire infrastructuur;

regionaal belang:

activiteiten en aanbod op terrein van literatuur die onderscheidend zijn en bijdragen aan de lokale en/of regionale literaire infrastructuur buiten de Randstad;

literair:

de internationale of Nederlandstalige en Friestalige literatuur betreffende, inclusief literatuur in het Papiaments en de Nederlandse Gebarentaal;

literatuureducatie:

activiteiten gericht op het binnen- of buitenschools stimuleren van het lezen van literaire teksten en de daartoe gerekende genres. De activiteiten leiden tot literaire competentie en kunnen productief, receptief of reflectief van aard zijn;

manifestatie:

reeks van onderling samenhangende activiteiten die jaarlijks onder een gemeenschappelijke noemer worden georganiseerd op het terrein van literatuur in de volle breedte;

Nederland:

Het Koninkrijk der Nederlanden, bestaande uit Nederland inclusief Bonaire, Sint-Eustatius en Saba en Aruba, Curaçao en Sint Maarten;

subsidieperiode:

de periode van 2025 tot en met 2028;

talentontwikkeling:

activiteiten gericht op:

• de ontwikkeling van meer gevorderde auteurs op andere dan doorgaans door hen beoefende literaire terreinen;

• het ontwikkelen van talent (waaronder programmeurs) binnen de instelling van de aanvrager;

• het begeleiden van talentvolle beginnende auteurs naar de professionele literaire praktijk – waaronder niet wordt begrepen het bevorderen of begeleiden van amateurschrijvers, educatieve doelstellingen of het stimuleren van cultuurparticipatie van jongeren;

totale baten:

het totaal aan fwinanciële middelen waarover de aanvrager jaarlijks beschikt om de voornemens met betrekking tot de activiteiten van de aanvrager, te verwezenlijken en de kosten van de organisatie te dekken.

Artikel 1.2. Doel

Het Letterenfonds beoogt door meerjarige subsidieverlening op grond van deze regeling een bijdrage te leveren aan de kwaliteit en diversiteit van het literaire landschap, de geografische spreiding van literaire activiteiten over het hele land en bij een breed publiek belangstelling te wekken voor en kennis te vergroten van literatuur.

Artikel 1.3. Subsidieperiode

Subsidie wordt verstrekt voor de duur van de subsidieperiode, zijnde vier jaar.

Artikel 1.4 Aanvrager

Subsidie kan uitsluitend worden aangevraagd door een organisatie die in hoofdzaak is gericht op het op continue basis organiseren van activiteiten van (inter)nationale betekenis door het jaar heen die een wezenlijke bijdrage leveren aan de kwaliteit en diversiteit van het literaire landschap, belangstelling wekken voor de literatuur, door middel van een publiekspresentatie zichtbaar zijn en bijdragen aan de opbouw en het bereiken van een (inter)nationaal publiek voor die activiteiten.

Artikel 1.5 Drempelnormen aanvrager

Een aanvrager die in aanmerking wil komen voor een subsidie:

• a. heeft minimaal drie jaar op continue basis literaire activiteiten met een regionale en landelijke betekenis georganiseerd;

• b. behaalde gemiddeld over de jaren 2022 en 2023 een substantieel deel aan eigen inkomsten binnen het totaal aan baten ten behoeve van de exploitatie van de aanvrager;

• c. toont aan dat het merendeel van de activiteiten waarvoor subsidie wordt aangevraagd in Nederland plaatsvindt;

• d. maakt bij activiteiten buiten Nederland aannemelijk dat er een partner uit het betreffende land in aanzienlijke mate betrokken is bij en financieel bijdraagt aan de organisatie en uitvoering van die activiteiten.

• e. voor categorie A geldt dat de aanvrager aantoont dat een substantiële financiële bijdrage is verleend of toegezegd door andere overheden voor de structurele kosten van de organisatie voor de duur van de subsidieperiode 2025–2028.

Artikel 1.6. Weigeringsgronden

• 1. De subsidie wordt in ieder geval geweigerd indien:

  • a. De aanvrager niet aan het bepaalde in deze regeling voldoet;

  • b. De aanvrager geen rechtspersoon met volledige rechtsbevoegdheid is;

  • c. De aanvrager zich uitsluitend bezighoudt met wetenschap, een bibliotheekinstelling is of een organisatie is met winstoogmerk;

  • d. De totale baten van de aanvrager in 2022 minder dan € 150.000,– bedroegen;

  • e. De aanvraag op één van de beoordelingscriteria een onvoldoende scoort;

  • f. Voor de kernactiviteiten waarvoor op grond van deze regeling subsidie wordt aangevraagd, aan de aanvrager subsidie is of zal worden verleend op grond van een andere regeling van het Letterenfonds dan wel op grond van de Regeling op het specifiek cultuurbeleid of een regeling van één van de andere rijkscultuurfondsen zoals genoemd in artikel 9 van de Wet op het specifiek cultuurbeleid.

  • g. De aanvrager in de aanvraag niet verklaart dat hij de Fair Practice Code, Governance Code Cultuur en de Code Diversiteit & Inclusie onderschrijft en dat hij aansluit bij bestaande afspraken over honorering en de sociale dialoog tussen werkgevers-opdrachtgevers en werknemers-opdrachtnemers.

• 2. Het bestuur kan subsidie weigeren:

  • a. als de aanvrager in de voorgaande twee jaar niet heeft voldaan aan een of meer aan een subsidie verbonden voorwaarden of verplichtingen, waaronder in elk geval ook vallen het juist en tijdig afronden van de gesubsidieerde activiteiten, het tijdig melden van relevante veranderingen in de uitvoering en het juist en tijdig verantwoorden van de activiteiten;

  • b. als de aanvrager in 2022 geen subsidie die gelijk aan of hoger was dan € 40.000,– van het Letterenfonds ontving;

  • c. als de aanvraag onvoldoende concreet is met betrekking tot de uit te voeren activiteiten.

Artikel 1.7. Categorieën en subsidiebedrag

• 1. De aanvragen worden aan de hand van de totale baten van de aanvrager geplaatst in de volgende categorieën:

  • a. categorie A: een subsidiebedrag van € 200.000,– tot € 300.000 per jaar indien de totale baten van de aanvrager volgens de jaarrekening 2022 meer dan € 600.000,– zijn;

  • b. categorie B: een subsidiebedrag van € 65.000,– tot € 150.000 per jaar indien de totale baten van de aanvrager volgens de jaarrekening 2022 tussen de € 150.000,– en € 600.000,– zijn.

• 2. Het bestuur verstrekt volgens de verdeling genoemd in lid 1 maximaal vier subsidies in categorie A.

• 3. In de aanvraag wordt onderbouwd dat het niveau van de totale baten gedurende de jaren 2025–2028 gehandhaafd blijft.

• 4. Het bestuur kan besluiten dat een aanvraag in een lagere categorie wordt geplaatst indien de baten onvoldoende zijn dan wel indien naar het oordeel van het bestuur de verhouding tussen organisatie- en activiteitenlasten uit balans is.

• 5. Het aangevraagde totale subsidiebedrag voor vier jaar mag niet hoger zijn dan 50% van de totale baten in 2025–2028.

Artikel 1.8. Subsidieplafond

• 1. Het subsidieplafond voor de regeling is € 1.800.000.

• 2. Het bestuur kan een subsidieplafond verhogen of verlagen.

• 3. Een besluit tot het vaststellen, verhogen of verlagen van een subsidieplafond wordt bekendgemaakt via de website van het Letterenfonds.

§ 2 Procedure

Artikel 2.1. Indieningsperiode en termijn

Aanvragen dienen uiterlijk 1 februari 2024 om 17.00 uur door het Letterenfonds te zijn ontvangen.

Artikel 2.2. Aanvraagformulier

• 1. Een aanvraag voor subsidie wordt ingediend met behulp van een voor deze regeling opgesteld aanvraagformulier.

• 2. Een aanvraag wordt alleen in behandeling genomen als het aanvraagformulier volledig is ingevuld, is ondertekend en vergezeld gaat van de volgende verplichte bijlagen:

  • a. Meerjarenplan 2025–2028 conform het daartoe vastgestelde model;

  • b. Kwantitatief activiteitenoverzicht conform het daartoe vastgestelde model;

  • c. Meerjarenbegroting 2025–2028 inclusief toelichting conform het daartoe vastgestelde model;

  • d. Gedetailleerde begroting 2025–2026;

  • e. Jaarverslagen over 2021 en 2022;

  • f. Uittreksel Kamer van Koophandel van maximaal drie maanden oud;

  • g. Een verklaring waaruit blijkt dat de aanvrager de Fair Practice Code, de Governance Code Cultuur, alsmede de Code Diversiteit en Inclusie onderschrijft;

  • h. Een verklaring waaruit blijkt dat de aanvrager zich met ingang van 1 januari 2025 zal aansluiten bij de bestaande collectieve afspraken over honorering binnen zijn sector, dan wel, indien er in zijn sector geen bestaande afspraken over honorering zijn, een verklaring waaruit blijkt welke honoreringsrichtlijn de aanvrager met ingang van 1 januari 2025 zal volgen; en

  • i. een verklaring waaruit blijkt dat de aanvrager zich aansluit bij de sociale dialoog tussen werkgevers of opdrachtgevers en werknemers of opdrachtnemers.

• 3. In aanvulling op het tweede lid bevat het meerjarenplan een omschrijving waaruit blijkt:

  • a. op welke wijze de aanvrager de Code Diversiteit en Inclusie, de Fair Practice Code en de Governance Code Cultuur naleeft; en

  • b. welke doelstellingen de aanvrager heeft om de implementatie van de Code Diversiteit en Inclusie, de Fair Practice Code en de Governance Code Cultuur binnen zijn organisatie gedurende de subsidieperiode voort te zetten en welke stappen de aanvrager wil gaan zetten om deze doelstellingen te bereiken.

  • c. Wat de eventuele digitale strategie van de aanvrager is.

• 4. Een aanvraag wordt alleen in behandeling genomen als het volledig ingevulde aanvraagformulier tijdig is ontvangen door het Letterenfonds en vergezeld gaat van de vereiste bijlagen.

• 5. Per aanvrager kan maximaal één aanvraag worden ingediend voor het subsidietijdvak 2025–2028.

§ 3 Beoordeling en besluit

Artikel 3.1. Adviescommissie

• 1. Aanvragen die voldoen aan de formele vereisten om voor subsidie in aanmerking te komen, worden voor advies voorgelegd aan de adviescommissie literaire organisaties meerjarige subsidies.

• 2. De adviescommissie beoordeelt per categorie de aanvragen aan de hand van de beoordelingscriteria. De adviescommissie geeft per beoordelingscriterium een inhoudelijk advies, met als conclusie het oordeel onvoldoende, zwak, voldoende, goed of zeer goed.

• 3. De adviescommissie kan daarbij gebruik maken van eerder aan het Letterenfonds uitgebrachte adviezen en rapportages.

• 4. De adviescommissie adviseert over de subsidiehoogte waarbij het uitgangspunt is dat de subsidiehoogte met maximaal 20% kan stijgen ten opzichte van het verleende subsidiebedrag in 2023 (inclusief indexatie 2023).

• 5. Voor aanvragers die in 2023 geen meerjarige subsidie ontvingen geldt het uitgangspunt dat maximaal € 65.000,– kan worden aangevraagd.

  Tevens wordt de hoogte van de subsidie gebaseerd op de omvang van de organisatie en de activiteiten van de aanvrager.

Artikel 3.2. Beoordelingscriteria

• 1. De adviescommissie beoordeelt de aanvragen aan de hand van de volgende criteria:

  • a. Artistieke kwaliteit

  • b. Profiel van de instelling, maatschappelijke betekenis en inbedding

  • c. Toegankelijkheid

  • d. Bedrijfsvoering.

• 2. Indien een aanvraag op de beoordelingscriteria als bedoeld in het eerste lid, onder a, b, c en d een onvoldoende scoort, dan wijst het bestuur de aanvraag af.

Artikel 3.3. Honorering en verdeling budget

• 1. De adviescommissie verdeelt de aanvragen per categorie onder in twee groepen: de Groep Honoreren en de Groep Niet Honoreren.

• 2. Als het subsidieplafond ontoereikend is om alle subsidiabele aanvragen te honoreren, worden de aanvragen in een rangorde geplaatst op basis van de van toepassing zijnde criteria.

• 3. Het bestuur verdeelt het beschikbare subsidieplafond volgens de rangorde binnen de groep Honoreren, waarbij aanvragen worden toegewezen of gedeeltelijk toegewezen totdat het in artikel 1.8, eerste lid, genoemde subsidieplafond is bereikt. Indien het resterende bedrag minder dan € 50.000,– bedraagt, dan wordt de aanvraag afgewezen.

• 4. In geval meerdere organisaties op de laagste positie in de rangorde uitkomen en er nog ruimte is binnen het beschikbare subsidiebudget voordat het plafond is bereikt, wordt prioriteit gegeven aan de aanvraag die het meest bijdraagt aan geografische spreiding van literaire activiteiten over het hele land.

• 5. Indien het bestuur een subsidieplafond verhoogt, wordt eerst het subsidiebedrag van een aanvraag die wegens ontoereikendheid van het budget gedeeltelijk was toegewezen alsnog verhoogd tot het geadviseerde bedrag. Vervolgens wordt steeds de eerstvolgende aanvraag in de Groep Honoreren toegewezen voor het geadviseerde subsidiebedrag totdat het subsidieplafond is bereikt.

Artikel 3.4. Besluit

• 1. Het bestuur informeert de aanvrager binnen 22 weken na de uiterlijke indieningsdatum schriftelijk over zijn besluit.

§ 4 Overige bepalingen

Artikel 4.1. Aan subsidie verbonden verplichtingen

• 1. De ontvanger van subsidie meldt onverwijld aan het bestuur als:

  • a. de activiteiten waarvoor subsidie is verstrekt niet of niet geheel zullen doorgaan;

  • b. niet of niet geheel aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen zal worden voldaan; en

  • c. er aanzienlijke artistieke of zakelijke wijzigingen zijn ten opzichte van het plan op basis waarvan subsidie is verstrekt.

• 2. Indien de subsidieverlening lager is dan het aangevraagde subsidiebedrag, wordt bij de verleningsbeschikking de verplichting opgelegd dat de aanvrager een aangepast meerjarenplan en aangepaste begroting moet indienen.

• 3. Op alle publiciteitsuitingen die betrekking hebben op de gesubsidieerde activiteiten plaatst de ontvanger van subsidie het logo van het Letterenfonds.

• 4. De ontvanger van subsidie zendt het Letterenfonds tijdig uitnodigingen voor de gesubsidieerde activiteiten.

• 5. Het bestuur kan bij beschikking andere dan de in het eerste en tweede lid opgenomen verplichtingen aan subsidie verbinden.

Artikel 4.2. Beperking

De ontvanger van subsidie op basis van deze regeling kan in de periode waarop die subsidie betrekking heeft, geen aanspraak maken op subsidie voor dezelfde activiteiten op basis van andere deelregelingen van het Letterenfonds.

Artikel 4.3. Verantwoording

• 1. De aanvrager stuurt jaarlijks voor 1 april een verantwoording in van de uitgevoerde activiteiten in het vorige kalenderjaar.

• 2. De verantwoording omvat een inhoudelijk en een financieel deel. De inhoudelijke verantwoording bestaat uit een verslag over de verrichte activiteiten waarmee kan worden aangetoond dat de gesubsidieerde activiteiten volgens plan hebben plaatsgevonden.

• 3. De financiële verantwoording sluit aan op de ingediende begroting en gaat bij subsidies die voor twee jaar tezamen een bedrag van € 125.000 overstijgen vergezeld van een verklaring omtrent de getrouwheid en de rechtmatigheid afgegeven door een accountant als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. De verklaring dient te zijn opgesteld overeenkomstig een door het bestuur vast te stellen protocol.

• 4. Titel 9 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek is van toepassing op de financiële verantwoording, met dien verstande dat de winst- en verliesrekening wordt vervangen door een exploitatierekening; op deze rekening zijn de bepalingen omtrent de winst- en verliesrekening van overeenkomstige toepassing. Bepalingen omtrent winst en verlies zijn van overeenkomstige toepassing op het exploitatiesaldo. De Afdelingen 1, 7, 11, 12, 14 en 15 van titel 9 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek zijn niet van toepassing op de jaarrekening.

• 5. Het bestuur kan nadere voorwaarden stellen aan de inrichting van de verantwoording.

• 6. De subsidieontvanger werkt mee aan dan wel draagt er zorg voor dat de accountant meewerkt aan onderzoeken naar de door de accountant verrichte (controle)werkzaamheden door een door het bestuur van het Letterenfonds aan te wijzen partij. De daaraan verbonden kosten worden geacht te zijn begrepen in de subsidie.

Artikel 4.4. Vaststelling subsidie

• 1. Het bestuur stelt de subsidie vast na ontvangst van de complete inhoudelijke en financiële verantwoording over de vier jaren waarover subsidie is verstrekt.

• 2. Als de activiteiten volgens plan zijn uitgevoerd en is voldaan aan alle aan de subsidie verbonden verplichtingen stelt het bestuur de subsidie binnen 22 weken overeenkomstig de verlening vast.

• 3. Als het bestuur overweegt de subsidie lager vast te stellen wordt de aanvrager hierover uiterlijk binnen 4 maanden na de datum waarop de jaarverantwoording moest worden ingediend geïnformeerd.

Artikel 4.5. Begrotingsvoorbehoud

Subsidie wordt verleend onder voorbehoud van verstrekking van de bijbehorende middelen door de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap.

Artikel 4.6. Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst.

Artikel 4.7. Intrekking

• 1. De Regeling meerjarige subsidies Nederlandse literaire manifestaties 2021- 2024 wordt ingetrokken.

• 2. Op subsidies die zijn verstrekt op basis van de in het eerste lid genoemde regeling, blijft het bepaalde in die regeling van toepassing.

Artikel 4.8. Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling vierjarige subsidies literaire organisaties Nederlands Letterenfonds 2025–2028.

Deze regeling zal na goedkeuring door de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap in de Staatscourant worden geplaatst.

Het Nederlands Letterenfonds, R.N. de Bildt, directeur-bestuurder

TOELICHTING BIJ DE REGELING VIERJARIGE SUBSIDIES LITERAIRE ORGANISATIES NEDERLANDS LETTERENFONDS 2025–2028

Inleiding

In de kunst- en letterensector is de impact van de coronacrisis nog voelbaar: er zijn personeelstekorten en kostenstijgingen, het publieksgedrag is veranderd. Tegelijkertijd zijn er nieuwe uitdagingen op terreinen van Fair Practice, Diversiteit & Inclusie, duurzaamheid en sociale veiligheid.

Deze situatie vraagt om meer rust en stabiliteit in de sector. Het Letterenfonds heeft in dit perspectief ervoor gekozen om in de beleidsperiode 2025–2028 de tweejarige en vierjarige organisatiesubsidies samen te voegen, zodat alle organisaties die een subsidie zullen ontvangen, een vierjarig perspectief hebben en daarmee ruimte en vertrouwen krijgen om de ambities te realiseren.

Bij het beoordelen van aanvragen voor de periode 2025–2028 houdt het Letterenfonds rekening met de uitdagingen die de aanvragers de afgelopen drie jaar hebben moeten overwinnen. De pandemie heeft onmiskenbaar grote invloed gehad, zowel op het vermogen om activiteiten te realiseren en op het bereik, als op de artistieke ontwikkeling en bedrijfsvoering. Ook moeten organisaties rekening houden met de gevolgen van kostenstijgingen en fair pay. Aanvragers zullen daarom niet scherp worden beoordeeld op de hoeveelheid aan activiteiten, maar vooral op artistieke kwaliteit, profiel van de instelling, maatschappelijke betekenis en inbedding, toegankelijkheid en bedrijfsvoering. Van alle instellingen die een meerjarige subsidie aanvragen wordt verwacht dat zij werk maken van diversiteit, inclusie, (fysieke) toegankelijkheid en toepassing van de Fair Practice Code.

Tegelijkertijd heeft het Letterenfonds nagenoeg hetzelfde budget voor de regeling voor meerjarige ondersteuning van literaire organisaties ter beschikking als in de huidige beleidsperiode. Organisaties moeten er rekening mee houden dat de ruimte om subsidiebedragen ten opzichte van de huidige beleidsperiode te laten stijgen, beperkt is.

1. Algemeen

Met deze regeling worden, gelet op artikel 10 vierde lid van de Wet op het specifiek cultuurbeleid, de voorschriften vastgelegd voor de verstrekking door het Nederlands Letterenfonds van de vierjaarlijkse subsidie voor de periode 2025–2028 voor literaire organisaties.

Het Algemeen reglement van het Nederlands Letterenfonds is van toepassing, onder andere artikel 21 over intrekking van subsidie.

Deze regeling biedt organisaties de gelegenheid te investeren in de kwaliteit van hun (internationale) literaire programmering, de ontwikkeling van nieuwe producties, talentontwikkeling en de manier waarop zij daarvoor publiek weten te vinden. Gezamenlijk vormen de organisaties een belangrijk deel van de literaire infrastructuur, en dragen zij bij aan het tonen van nieuwe ontwikkelingen aan een breed publiek.

In een groter en samenhangend leesbeleid spelen zij een belangrijke rol bij het vergroten van de belangstelling voor, betrekken bij, en de kennis van literatuur in alle leeftijdsgroepen.

Het Fonds vraagt van aanvragers dat zij de Fair Practice Code, de Code Diversiteit & Inclusie en de Governance Code Cultuur onderschrijven. Ook komen de codes in de beoordelingscriteria nadrukkelijk terug. Dit betekent dat aanvragers niet enkel de codes onderschrijven, maar ook moeten toelichten welke specifieke doelen ze hebben om de implementatie van de drie codes in hun organisatie voort te zetten. Daarnaast dienen ze uiteen te zetten welke stappen ze ondernemen om deze doelen te verwezenlijken.

Omdat het naleven van de codes gepaard kan gaan met extra financiële lasten geldt dat de kwantiteit van de artistieke output niet leidend zal zijn in de beoordeling van de subsidieaanvragen.

Om fair pay te stimuleren stelt het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap nog aanvullende middelen beschikbaar. De verdeling daarvan wordt eind 2023 bekendgemaakt.

Het Letterenfonds hecht er grote waarde aan om subsidies evenredig over het hele land te verdelen. Bij gelijkwaardigheid in aanvragen wordt er prioriteit gegeven aan organisaties die een cruciale rol spelen in de literaire infrastructuur buiten de Randstad. Daarnaast krijgen organisaties die hun activiteiten op nationaal niveau verspreiden buiten de Randstad, voorrang bij gelijke geschiktheid.

2. Opzet regeling

Artikel 1.5 Drempelnormen aanvrager

Een aanvrager die in aanmerking wil komen voor een subsidie:

• heeft minimaal drie jaar op continue basis literaire activiteiten met een regionale en landelijke betekenis georganiseerd;

• behaalde gemiddeld over de jaren 2022 en 2023 een substantieel deel aan eigen inkomsten binnen het totaal aan baten ten behoeve van de exploitatie van de aanvrager;

• toont aan dat het merendeel van de activiteiten waarvoor subsidie wordt aangevraagd in Nederland plaatsvindt;

• maakt bij activiteiten buiten Nederland aannemelijk dat er een partner uit het betreffende land in aanzienlijke mate betrokken is bij en financieel bijdraagt aan de organisatie en uitvoering van die activiteiten.

• voor categorie A geldt dat de aanvrager aantoont dat een substantiële financiële bijdrage is verleend of toegezegd door andere overheden voor de structurele kosten van de organisatie voor de duur van de subsidieperiode 2025–2028.

Ad 1.7 Categorieën

Binnen de volgende categorieën kan subsidie worden aangevraagd:

• a. categorie A: een subsidiebedrag van € 200.000,– tot € 300.000 per jaar indien de totale baten van de aanvrager volgens de jaarrekening 2022 meer dan € 600.000,– zijn;

• b. categorie B: een subsidiebedrag van € 65.000,– tot € 150.000 per jaar indien de totale baten van de aanvrager volgens de jaarrekening 2022 tussen de € 150.000,– en € 600.000,– zijn.

Het bestuur verstrekt maximaal vier subsidies in categorie A.

Voor het vaststellen van de omvang van de organisatie en de activiteiten van de aanvrager gelden de totale baten van de aanvrager in 2023 als indicator. De aanvrager onderbouwt in de aanvraag dat de totale baten in het peiljaar van eenzelfde niveau zijn als de te verwachten baten in de eerste twee jaren van de subsidieperiode.

Indien de voorgenomen activiteiten in 2025–2026 ten opzichte van 2023 extra financiële middelen vereisen, licht de aanvrager dit beargumenteerd toe in de aanvraag. Indien het extra gevraagde bedrag bestaat uit (meerdere) grote componenten, worden deze apart benoemd. Dit geldt ook voor mogelijke financiële knelpunten in de huidige exploitatie die doorwerken in de begroting voor de periode 2025–2028. De aanvrager dient deze knelpunten op te lossen binnen de huidige exploitatiebegroting en goed te beargumenteren als deze toch extra financiële middelen zouden vereisen.

De subsidiebedragen genoemd in artikel 1.7 zijn maximale bedragen. Er wordt nooit meer subsidie toegekend dan aangevraagd.

Ad 1.8 Subsidieplafond

Omdat het aantal aanvragen het beschikbare budget kan overstijgen, werkt het Fonds binnen deze tenderregeling met subsidieplafonds per categorie. De bijbehorende bedragen worden bekendgemaakt op de website. De subsidieplafonds kunnen worden aangepast (verhoogd of verlaagd). Besluiten tot verhoging of verlaging, worden op de website van het Fonds gepubliceerd.

Ad 3.1 Adviescommissie

Het Fonds vraagt over de ingediende aanvragen die voldoen aan de procesmatige eisen die verbonden zijn aan het indienen, advies aan een externe adviescommissie. De commissie toetst de aanvragen aan de beoordelingscriteria uit de regeling en adviseert tevens over de subsidiehoogte.

Ad 3.2. De beoordelingscriteria

Bij alle beoordelingscriteria wordt gekeken naar de uitleg en toepassing van de Fair Practice Code, de Governance Code Cultuur en de Code Diversiteit & Inclusie. Deze codes raken het functioneren van de hele organisatie en meerdere van de hierna genoemde beoordelingscriteria. De aanvrager dient dan ook in zijn meerjarenplan toe te lichten op welke wijze de aanvrager de Code Diversiteit en Inclusie, de Fair Practice Code en de Governance Code Cultuur naleeft. Ook moet de aanvrager onderbouwen welke doelstellingen de aanvrager heeft om de implementatie van de Code Diversiteit en Inclusie, de Fair Practice Code en de Governance Code Cultuur binnen zijn organisatie gedurende de subsidieperiode voort te zetten en welke stappen de aanvrager wil gaan zetten om deze doelstellingen te bereiken. Hiervoor is een concrete uitwerking van de vier P's (Programma, Partners, Personeel en Publiek) uit de Code Diversiteit & Inclusie van belang.

Naast de toepassing van de codes wordt ook gekeken naar een evenwichtige geografische spreiding. Hierbij wordt prioriteit gegeven aan organisaties die een positieve bijdrage leveren aan het vergroten van het literaire aanbod buiten de Randstad. Aanvrager geeft per criterium hier invulling aan, binnen het profiel, maat en plaats waar de activiteiten plaatsvinden. Bij alle criteria is de code Diversiteit & Inclusie van toepassing.

De aanvraag wordt getoetst aan de volgende beoordelingscriteria:

• a. Artistieke kwaliteit

• b. Profiel van de instelling, maatschappelijke betekenis en inbedding

• c. Toegankelijkheid

• d. Bedrijfsvoering

a. Artistieke kwaliteit

Bij de beoordeling van dit criterium gaat het om de kwaliteit van de deelnemers van de manifestatie of activiteiten (de inzet van auteurs en moderatoren) en om de kwaliteit van de (inter)nationale programmering. Het gaat hierbij om:

• 1) kwaliteit en omvang van manifestatie(s) en activiteiten die hebben plaatsgevonden in de beleidsplanperiode 2021–2024 waarbij rekening wordt gehouden met de gevolgen en impact van corona én

• 2) kwaliteit en omvang van voorgenomen manifestatie(s) en activiteiten voor de beleidsperiode 2025–2028.

Bij zowel dat wat al heeft plaatsgevonden als bij de voorgenomen manifestaties en activiteiten wordt beoordeeld in hoeverre deze activiteiten van regionaal en landelijk belang zijn. Ook de variatie van de activiteiten in het verleden en in de toekomst wordt meegewogen.

b. Profiel van de instelling, maatschappelijke betekenis en inbedding

Bij de beoordeling van dit criterium wordt gekeken hoe de organisatie zich profileert en positioneert in zowel het literaire landschap als de bredere maatschappij, zowel landelijk als in de stad of regio. Op welke wijze krijgen artistieke visie en profiel gestalte in de activiteiten, en op welke wijze draagt de instelling bij aan bredere maatschappelijke vraagstukken. De aanvrager reflecteert hierbij ook op de gemaakte keuzes uit het verleden en de te maken keuzes voor de toekomst. Van belang is dat de organisatie hierbij aandacht heeft voor het bereiken van diverse doelgroepen en in kaart brengt wat het maatschappelijk effect is van de artistieke en/of inhoudelijke activiteiten.

Hierbij wordt beoordeeld in hoeverre de organisatie bij het vormgeven van activiteiten samenwerkingen aangaat met culturele en/of maatschappelijke organisaties – zowel binnen als buiten het literaire domein. Ook wordt gekeken of de organisatie voldoende ingebed is in de eigen stad of regio en in welke mate de activiteiten toegankelijk zijn voor een breed publiek.

Een organisatie wordt, mede door diens kwaliteit en maatschappelijke betekenis, geacht een belangrijke rol en verantwoordelijkheid in de landelijke literaire infrastructuur te hebben. Bij het beoordelen van de vraag of een instelling in voldoende kwaliteit en gewicht voorziet om deze rol te kunnen vervullen wordt meegewogen wat de instelling in het verleden heeft opgebouwd.

Daarnaast wordt bij de beoordeling van dit criterium prioriteit gegeven aan organisaties die bijdragen aan een evenwichtige geografische spreiding van literaire activiteiten.

Ten aanzien van de code Diversiteit en Inclusie wordt bijvoorbeeld meegewogen hoe instellingen deze code naleven met betrekking tot de aspecten ‘Programma’ en ‘Partners’ (voor zover betrekking hebbend op de artistieke of inhoudelijke activiteiten) uit deze code. Relevante vragen zijn hier bijvoorbeeld: hoe divers is het programma samengesteld, welke schrijvers, vertalers, makers of uitvoerenden krijgen een plek in het programma, met welke partners wordt het programma vormgegeven en hoe duurzaam zijn die samenwerkingen? Dit wordt in het licht van het profiel van elke instelling bekeken. Voor elke instelling en binnen elke categorie gelden weer andere uitdagingen op het gebied van diversiteit en inclusie, maar iedere instelling moet laten zien hoe ze daar constructief mee omgaat.

Bij het beoordelen van dit criterium wordt gekeken naar de naleving en toepassing van de Fair Practice Code.

c. Toegankelijkheid

Bij de beoordeling van het criterium toegankelijkheid wordt gekeken in hoeverre de organisatie op basis van het gekozen profiel erin slaagt om drempels voor participatie van publiek en deelnemers zo veel mogelijk te verlagen. Hierbij wordt gedacht aan fysieke en digitale toegankelijkheid en goed prijsbeleid. Ook landelijke en regionale spreiding van activiteiten is hier van belang. Bij dit criterium wordt prioriteit gegeven aan organisaties die bijdragen aan het vergroten van het literaire aanbod buiten de Randstad. Dit zal bij het beoordelen van de aanvragen worden meegewogen.

Bij de beoordeling van dit criterium wordt gekeken naar de toepassing en naleving van de Code Diversiteit en Inclusie met betrekking tot het aspect ‘Publiek’/deelnemers: welke inspanningen zijn er om de diversiteit te vergroten, en welke drempels worden daartoe (letterlijk en figuurlijk) weggenomen?

Publieksbenadering

Worden de ambities (zowel in cijfers als in specifiek te bereiken doelgroepen) passend uitgewerkt in een strategie? Licht de aanvrager toe hoe de beoogde doelgroepen actief worden benaderd? En zijn de beschreven strategieën realistisch? Hierbij speelt onder andere een rol welke partners de organisatie aan zich verbindt.

De aanvraag is bij de beoordeling van dit criterium het uitgangspunt. Omdat bereik in de afgelopen subsidieperiode een indicatie kan zijn voor de toekomst, wordt de periode 2021–2024 als referentie gebruikt, waarbij coulance wordt betracht in verband met de gevolgen en impact van corona.

d. Bedrijfsvoering

Bij de beoordeling van dit criterium is een gezonde bedrijfsvoering essentieel. Aan de hand van het activiteitenplan, de begroting, de kwantitatieve gegevens m.b.t. bereik en de financiële gegevens wordt beoordeeld in hoeverre de instelling in staat is het activiteitenplan uit te voeren.

Een gezonde financieringsmix en risicoanalyse bij tegenvallende inkomsten en uitgaven maken hier onderdeel van uit. De aanvrager maakt aannemelijk dat hij gedurende de subsidieperiode (naast subsidies van overheidsorganen) een substantieel deel eigen inkomsten zal hebben.

Ook wordt beoordeeld hoe de organisatie is ingericht, wat de kwaliteit van het personeelsbeleid is, in welke mate er aandacht is voor sociale veiligheid, en hoe de cruciale functies binnen de organisatie zijn geborgd in relatie tot de geleverde en geplande activiteiten.

Weging criteria in beoordelingsprocedure

Bij de beoordeling wordt per criterium gebruik gemaakt van een waarderingsschaal in woorden: zeer goed, goed, voldoende, zwak of onvoldoende.

Indien de aanvraag op een of meer van de criteria Artistieke kwaliteit, Profiel van de instelling, maatschappelijke betekenis en inbedding, Toegankelijkheid of Bedrijfsvoering als onvoldoende wordt beoordeeld, wordt de aanvraag afgewezen.

Voorts moet de beoordeling van alle criteria voldoende zijn om voor honorering in aanmerking te komen.

Binnen dit kader wordt de aanvraag getoetst aan de criteria in het licht van de door de instelling beschreven artistieke visie en profiel. Wanneer twee aanvragers gelijkwaardig worden beoordeeld en hun plaats in de rangorde van het totale aantal aanvragen niet toelaat dat beiden worden gehonoreerd, zal hun bijdrage aan geografische spreiding een doorslaggevende rol spelen. Met geografische spreiding wordt zowel gedoeld op de vestigingslocatie van de aanvrager als op de plaats waar de activiteiten plaatsvinden. Als het resterende bedrag minder dan € 50.000,– bedraagt, dan wordt de aanvraag afgewezen.

Subsidiehoogte

De adviescommissie adviseert ook over de subsidiehoogte waarna het bestuur bij de subsidieverlening beslist over de subsidiehoogte.

Bij het bepalen van de hoogte van de subsidie wordt rekening gehouden met meerdere aspecten:

• Het uitgangspunt is dat de subsidiehoogte met maximaal 20% kan stijgen ten opzichte van het verleende subsidiebedrag in 2023 (inclusief indexatie)

• In afwijking hiervan kunnen aanvragers in categorie B die in 2023 geen meerjarige subsidie ontvingen van het Letterenfonds, maximaal € 65.000,– subsidie per jaar aanvragen voor de periode 2025–2028

• De hoogte van de subsidie wordt gebaseerd op de omvang van de organisatie en de activiteiten van de aanvrager

• Er moet sprake zijn van een redelijke en goed onderbouwde verhouding tussen aard/ grootte van de organisatie, de plannen en de kosten die daarvoor zijn begroot. Ook wordt gekeken naar wat gebruikelijk is in de sector en naar de uitgangspunten van de Fair Practice Code. Het is aan de aanvrager om deze verhouding te onderbouwen

• Om te kunnen voldoen aan fair practice, heeft het de voorkeur om minder activiteiten te realiseren dan in de voorgaande subsidieperiode dan om een hoger subsidiebedrag te vragen.

Ad 3.3 Honorering en verdeling budget

De besluiten van het Fonds komen tot uitdrukking in met argumenten omklede adviezen over aanvragen. Bij de beoordeling wordt gebruik gemaakt van cijfers als vertaling van de inhoudelijke beoordeling per beoordelingscriterium. De cijfers per criterium zijn uitdrukkelijk niet meer dan een hulpmiddel in het kader van een zorgvuldige en evenwichtige beoordeling van de ingediende aanvragen. Het Fonds maakt de adviezen openbaar om inzicht te geven in de gemaakte keuzes. Indien de Algemene verordening gegevensbescherming dat voorschrijft, worden de persoonsgegevens geanonimiseerd.

Aanvragen worden na de beoordeling aan de hand van de criteria verdeeld in twee categorieën: honoreren en niet honoreren. Als het subsidieplafond ontoereikend is om alle subsidiabele aanvragen te honoreren, worden de aanvragen in een rangorde geplaatst op basis van de van toepassing zijnde criteria.

Het bestuur verdeelt het beschikbare subsidieplafond volgens de rangorde binnen de groep Honoreren, waarbij aanvragen worden toegewezen of gedeeltelijk toegewezen totdat het subsidieplafond is bereikt.

Indien sprake is van een gedeeltelijk toegewezen subsidie, dient de aanvrager met een aangepast projectplan aan te tonen, dat het toegewezen bedrag voldoende bijdraagt aan het realiseren van het projectplan.

Ad artikel 4.2. Beperking

Het is niet de bedoeling dat een aanvrager die subsidie ontvangt voor activiteiten in het kader van deze regeling ook – voor diezelfde activiteiten – subsidie aanvraagt in het kader van een andere (deel)regeling van het Letterenfonds. Dubbele subsidies worden niet verstrekt.

In de regelingen van het Letterenfonds zal worden opgenomen dat een aanvrager die een subsidie is toegekend op grond van deze regeling niet voor een projectsubsidie Literaire Activiteiten in aanmerking komt.