Besluit van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties van 18 november 2022, nr. 2022-0000027551, houdende instelling van de Interdepartementale Commissie Bedrijfsvoering Rijksdienst (Instellingsbesluit Interdepartementale Commissie Bedrijfsvoering Rijksdienst)

De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties,

Handelende in overeenstemming met het gevoelen van de Ministerraad;

Besluit:

Artikel 1

In dit besluit wordt verstaan onder:

a. Onze Minister:

de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

b. de commissie:

de Interdepartementale Commissie Bedrijfsvoering Rijksdienst.

c. SGO:

het overleg van Secretarissen-Generaal.

Artikel 2

• 1. Er is een Interdepartementale Commissie Bedrijfsvoering Rijksdienst.

• 2. De commissie is het ambtelijk voorportaal van de ministerraad op het terrein van de organisatie van het Rijk en de rijksbrede bedrijfsvoering.

Artikel 3

• 1. De commissie heeft tot taak op het in artikel 2, tweede lid, genoemde terrein desgevraagd of uit eigen beweging te adviseren over wet- en regelgeving en beleidsinitiatieven.

• 2. De commissie kan ook zelf besluiten nemen over onderwerpen op het gebied van de rijksbrede bedrijfsvoering voor zover besluitvorming door het SGO of de ministerraad niet noodzakelijk is.

• 3. Besluitvorming door het SGO of de ministerraad is in ieder geval noodzakelijk in het geval van een kabinetsreactie en verantwoording naar de Tweede Kamer.

Artikel 4

De commissie brengt de in artikel 3, eerste lid, bedoelde adviezen uit aan Onze Minister en de Minister die het aangaat.

Artikel 5

• 1. De commissie bestaat uit:

  • a. een voorzitter, tevens lid: de directeur-generaal Digitalisering en Overheidsorganisatie van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, vanuit diens stelselverantwoordelijkheid voor de Rijksbrede Bedrijfsvoering

  • b. een secretaris, belast met voorbereiding van de vergaderingen, verzending van agenda en stukken en verslaglegging;

  • c. een lid van elk ministerie en van elk van de grote uitvoeringsorganisaties van het Rijk, namelijk de Belastingdienst, Rijkswaterstaat en de Dienst Justitiële Inrichtingen, op adequaat ambtelijk niveau met de verantwoordelijkheid voor de bedrijfsvoering binnen het betreffende ministerie of onderdeel, aan te wijzen door de betrokken minister;

  • d. de gemandateerd eigenaar van de Shared Services Organisaties ressorterend onder het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, tevens lid.

• 2. Onze Minister benoemt en ontslaat de voorzitter van de commissie.

• 3. Bij afwezigheid van de voorzitter treedt één van de leden op als plaatsvervangend voorzitter, op basis van anciënniteit.

• 4. Een lid van de commissie kan zich alleen horizontaal laten vervangen, hetgeen betekent dat een lid zich alleen kan laten vervangen door een ander lid.

• 5. De leden kunnen zich laten vergezellen door één beleidsinhoudelijk ambtenaar.

Artikel 6

• 1. Stukken kunnen worden ingebracht door leden van de commissie, vanuit de beleidsdirecties van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties of vanuit rijksbrede programma’s, door tussenkomst van een betrokken beleidsdirecteur.

• 2. Stukken worden voorbereid en interdepartementaal afgestemd door bespreking in de vakinhoudelijke interdepartementale commissies op de verschillende vakgebieden, te weten de gebieden van:

  • a. Organisatie & Personeel

  • b. Informatievoorziening & ICT

  • c. Facilitair

  • d. Huisvesting

  • e. Inkoop

  • f. Beveiliging

Artikel 7

• 1. De commissie kan, met inachtneming van de bepalingen van dit besluit, haar werkwijze en die van het secretariaat regelen.

• 2. Het secretariaat van de commissie berust bij het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

Artikel 8

Met dit besluit wordt het Besluit instelling Interdepartementale Commissie Bestuur, Overheid en Publieke Dienstverlening en Commissie Bedrijfsvoering Rijksdienst ingetrokken.

Artikel 9

Dit besluit treedt in werking de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

Artikel 10

Dit besluit wordt aangehaald als: Instellingsbesluit Interdepartementale Commissie Bedrijfsvoering Rijksdienst.

Dit besluit zal in de Staatscourant worden geplaatst.

De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, H.G.J. Bruins Slot

NOTA VAN TOELICHTING

Algemeen deel

De Interdepartementale Commissie Bedrijfsvoering Rijksdienst (hierna te noemen: ICBR) is een overlegorgaan van alle plaatsvervangend secretarissen-generaal van de ministeries en de plaatsvervangend directeuren-generaal van de grote uitvoeringsorganisaties binnen de Rijksdienst. De ICBR leden hebben vanuit het eigen ministerie mandaat voor het nemen van besluiten in het kader van het goed functioneren van de Rijksdienst, de organisatie van de Rijksdienst en de rijksbrede bedrijfsvoering. De rijksbrede bedrijfsvoering bevat de domeinen: Organisatie & Personeel, ICT en informatievoorziening, Huisvesting, Inkoop, Facilitair.

Het nemen van besluiten in het kader van kostenverdeelvraagstukken en kosten voor rijksbrede programma’s en -stelsels (financieel mandaat) ligt eveneens bij de ICBR. Tot slot neemt de ICBR besluiten over vraagstukken namens de werkgever Rijk, waaronder de inzet voor CAO onderhandelingen.

De ICBR fungeert in deze als voorportaal voor de ministerraad (hierna te noemen: MR).

Verantwoording legt de ICBR jaarlijks af aan de Tweede Kamer middels de Jaarrapportage Bedrijfsvoering Rijk. Daarin staat hoe het Rijk heeft gewerkt aan de beleidsmatige ambities en de realisatie daarvan binnen het domein van de rijksbrede bedrijfsvoering.

Artikelsgewijs deel

Artikel 2.

De Interdepartementale Commissie Bedrijfsvoering Rijksdienst (hierna te noemen: ICBR) is ingesteld per 18 juli 2008. Destijds was zij ingesteld als ambtelijk voorportaal van de Raad voor Bestuur, Overheid en Publieke Dienstverlening (RBOPD). Tezamen met de Interdepartementale Commissie voor Bestuur (ICB).

De ICBR fungeerde als ambtelijk voorportaal voor zover betreft de voorbereiding van de besluitvorming in die Raad over belangrijke wetgeving en beleidsonderwerpen op het terrein van de bedrijfsvoering rijksdienst. De ICBR heeft de taak van de Adviescommissie Rijksdienst destijds overgenomen.

De ICBR heeft tot taak op de in het eerst lid genoemde terreinen desgevraagd of uit eigen beweging te adviseren over wet- en regelgeving en beleidsinitiatieven.

Artikel 3.

Lid 1.

De ICBR is het ambtelijk voorportaal van de ministerraad op het terrein van de organisatie van de rijksdienst en de rijksbrede bedrijfsvoering. De ICBR kan ook zelf besluiten nemen over onderwerpen op het gebied van de organisatie van de Rijksdienst en de interne rijksbrede bedrijfsvoering voor zover besluitvorming door SGO en/ of MR niet nodig is. De ICBR treedt op als besluitvormer in het kader van de werkgever Rijk. Dit is conform besluitvorming in het SGO op 12 december 2018 en 6 maart 2019 waarin wordt gesteld dat bedrijfsvoeringsbesluiten door de ICBR genomen worden en niet meer geagendeerd worden voor besluitvorming in het SGO, tenzij het SGO optreedt als voorportaal MR.

Lid 2.

Besluitvorming door SGO en/ of MR is wel noodzakelijk in het geval van een brief, reactie van het Kabinet of verantwoording aan de Tweede Kamer. Dit is bijvoorbeeld het geval indien in opdracht van de Tweede Kamer onderzoek is gedaan en bij de jaarlijkse verantwoording (Jaarrapportage Bedrijfsvoering Rijksdienst).

Lid 3.

De domeinen behorend bij de organisatie van de Rijksdienst en de rijksbrede bedrijfsvoering, waarover de commissie desgevraagd of uit eigen beweging adviseert, kaders stelt en besluiten neemt over nieuw- of wijzigend beleid, zijn:

• Organisatie & Personeel

• Informatievoorziening & ICT

• Huisvesting

• Facilitair

• Inkoop

• Beveiliging

De ICBR draagt collectief over deze domeinen ook de rijksbrede stelselverantwoordelijkheid en neemt daartoe besluiten in het kader van het huisvestingsstelsel (Masterplannen Den Haag) en de inzet voor de onderhandelingen met de vakbonden over de cao Rijk.

Hoogambtelijke besluitvorming vindt ook plaats op het terrein van rijksbrede programma’s, zoals hybride werken, Open Overheid, DenkDoeDuurzaam (Verduurzaming Rijksdienst).

Artikel 4.

Op grond van het coördinatiebesluit organisatie, bedrijfsvoering en informatiesystemen Rijksdienst (Besluit van 20 januari 2011, geldend van 01-01-2020 t/m heden) stellen de leden van de ICBR, aangesteld door de ministers, kaders vast ter bevordering van de eenheid, de kwaliteit of de efficiëntie van de bedrijfsvoering en de informatiesystemen van de ministeries.

[Coördinatiebesluit organisatie, bedrijfsvoering en informatiesystemen Rijksdienst, artikel 2 en 3]

Artikel 5.

De leden van de ICBR ontlenen hun lidmaatschap aan de benoeming en het mandaat namens hun ministeries om besluiten te nemen die de Rijksdienst betreffen.

Lid 1.

De voorzitter wordt benoemd door de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, vanuit diens stelselverantwoordelijkheid voor de rijksbrede bedrijfsvoering [indachtig het coördinatiebesluit]. Lidmaatschap is voorbehouden aan diegene op adequaat ambtelijk niveau met de verantwoordelijkheid voor de bedrijfsvoering binnen het betreffende ministerie of onderdeel, aan te wijzen door de betrokken minister. Dit is in veel gevallen de plaatsvervangend secretaris-generaal of hoofddirecteur bedrijfsvoering van elk ministerie en de plaatsvervangend directeur-generaal van de grote uitvoeringsorganisaties.

Lid 3.

Het secretariaat wordt gevoerd door de ambtelijke ondersteuning en strategisch adviseur van de voorzitter. De secretaris van de commissie bereidt de agenda van de commissie voor en is verantwoordelijk voor de opstelling van de besluitenlijst. De secretaris woont de commissie bij. Daarnaast stemt de secretaris maandelijks af met strategisch adviseurs van de leden en de secretarissen van de vakinhoudelijke interdepartementale commissies.

Artikel 6.

Vervanging kan alleen horizontaal plaatsvinden bij besluitvorming. Dit betekent dat leden elkaar kunnen vervangen. In de verslaglegging wordt dan ook duidelijk gemaakt dat een bepaald lid ook namens een ander lid spreekt. Als toehoorder en bij bespreekpunten op de agenda kan een lid een adequate vervanger vanuit het eigen ministerie vragen om de vergadering bij te wonen.