Call for proposals, Wetenschappelijke Infrastructuur (WI), Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek

nationale consortia

Exacte en Natuurwetenschappen

Sociale en Geesteswetenschappen

Toegepaste en Technische Wetenschappen Zon Mw

2023

Inhoud

1

Inleiding

1
 

1.1

Achtergrond

1
 

1.2

Beschikbaar budget

2
 

1.3

Indieningsdeadline(s)

2

2

Doel

2
 

2.1

Doelstelling van het programma

2
 

2.2

Maatschappelijke impact

3

3

Voorwaarden voor aanvragers

3
 

3.1

Wie kan aanvragen

3
 

3.2

Wat kan aangevraagd worden

5
 

3.3

Het opstellen en indienen van de aanvraag

5
 

3.4

Indieningsvoorwaarden

6
 

3.5

Subsidievoorwaarden

7

4

Beoordelingsprocedure

9
 

4.1

De San Francisco Declaration (DORA)

9
 

4.2

Procedure

10
 

4.3

Criteria

12

5

Subsidieverplichtingen

15

6

Contact en overige informatie

17
 

6.1

Contact

17
 

6.2

Overige informatie

17

7

Bijlagen

17
 

7.1

Definities kostensoorten

17
 

7.2

Relevante passages Kaderregeling O&O&I

21
 

7.3

Overzicht van de negen Roadmap GWI Groepen

23

1 Inleiding

In deze Call for proposals leest u hoe de aanvraagprocedure is ingericht voor de subsidieronde ‘Wetenschappelijke Infrastructuur (WI): nationale consortia 2023-2024’. Deze Call for proposals valt onder de verantwoordelijkheid van de Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek (NWO).

U vindt in deze Call for proposals achtereenvolgens informatie over het doel van dit programma (hoofdstuk 2), de voorwaarden voor de subsidieaanvraag (hoofdstuk 3) en hoe uw aanvraag wordt beoordeeld (hoofdstuk 4). Deze informatie heeft u nodig om een aanvraag voor subsidie te kunnen indienen. In hoofdstuk 5 vindt u de subsidieverplichtingen die van toepassing zijn in geval van toewijzing, in hoofdstuk 6 de contactgegevens en in hoofdstuk 7 de bijlagen.

1.1 Achtergrond

Inleiding

Een goede wetenschappelijke infrastructuur is essentieel voor een robuust onderzoeksstelsel. Brede toegankelijkheid en een goede structurele financiering zijn daarbij randvoorwaarden. NWO stimuleert het opzetten of verbeteren van grote onderzoeksfaciliteiten en -infrastructuur, waarmee Nederland internationaal haar prominente positie kan innemen en behouden.

Definitie van Wetenschappelijke Infrastructuur (WI)

Met WI worden faciliteiten, hulpbronnen en diensten bedoeld waarvan de onderzoeksgemeenschap gebruik maakt om grensverleggend wetenschappelijk onderzoek te verrichten en innovatie te bevorderen in alle wetenschappelijke disciplines. Het betreft belangrijke wetenschappelijke apparatuur of verzamelingen van instrumenten; op kennis gebaseerde hulpbronnen zoals verzamelingen, archieven, collecties of wetenschappelijke gegevens; e-infrastructuur zoals (gekoppelde) databestanden, computersystemen en communicatienetwerken; en elke andere unieke infrastructuur die van wezenlijk belang is om excellentie in onderzoek en innovatie te bereiken. Het kan gaan om infrastructuur die zich op één locatie bevindt, of om virtuele dan wel gedistribueerde infrastructuur (in Nederland of daarbuiten).

NWO kent ook andere financieringsinstrumenten met infrastructuurcomponenten. Relevant voor het WI- instrument is het financieringsinstrument Grootschalige Wetenschappelijke Infrastructuur (GWI): nationale Roadmap consortia. Dit instrument is ook geheel gericht op infrastructuur van alle wetenschapsdisciplines, maar is omvangrijker (NWO-bijdrage van minstens € 10.000.000). Om gezamenlijke behoeften en prioriteiten te bepalen voor Grootschalige WI’s zijn vertegenwoordigers van door de onderzoeksgemeenschap gewenste GWI’s bijeengebracht in negen Groepen met inhoudelijke, thematische of technische raakvlakken. Zie paragraaf 7.3 voor een nadere omschrijving van de Roadmap GWI Groepen.

Relatie met GWI

NWO beoogt een coherent nationaal pakket aan investeringen in infrastructuur. Dat vraagt om samenhang en afstemming tussen de investeringen in GWI enerzijds, en investeringen in WI anderzijds. Intentieverklaringen voor WI: nationale consortia worden daarom gedeeld met de Roadmap GWI Groepen om hen te informeren over de ontwikkelingen in het veld. Aanvragers in WI: nationale consortia worden aangemoedigd om, indien van toepassing, in een vroeg stadium van de ontwikkeling van de aanvraag contact te zoeken met de Roadmap GWI Groepen om optimale afstemming te bewerkstelligen. Indien u in contact wilt komen met (een of meerdere) Roadmap GWI Groepen, kunt u een email sturen aan winc@nwo.nl. Zie ook de NWO-website en de integrale callplanning voor meer informatie over deze en andere Calls.

1.1.1 Veranderingen ten opzichte van de vorige Call for proposals

Aansluiting Kaderregeling O&O&I

Om ongeoorloofde staatssteun te voorkomen, wordt niet meer met toepassing van de Algemene Groepsvrijstellingsverordening (hierna: ‘AGVV’) gewerkt, maar wordt aangesloten bij de Kaderregeling betreffende staatssteun voor onderzoek, ontwikkeling en innovatie (2022/C 414/01) (hierna: ‘Kaderregeling O&O&I’). Dit heeft met name tot gevolg dat onderzoeksinfrastructuren een verhouding tussen economische en niet-economische activiteiten dienen te hanteren die voldoet aan voorwaarden van de Kaderregeling O&O&I (zie paragraaf 3.5.6 en 7.2).

  • • Er wordt geen AGVV verklaring meer vereist;

  • • De mogelijkheid vervalt tot preferente toegang voor ondernemingen die ten minste 10% van de totale omvang van de investering van de infrastructuur hebben gefinancierd.

Aansluiting bij de Roadmap GWI Groepen:

  • • Een steunbrief van de Roadmap GWI Groepen is niet meer nodig;

  • • De Permanente Commissie (PC)-GWI adviseert niet meer over aansluiting bij Roadmap GWI Groepen.

1.2 Beschikbaar budget

Het subsidieplafond voor deze Call for proposals bedraagt in totaal € 20.000.000.

1.3 Indieningsdeadline(s)

De deadline voor het indienen van Intentieverklaringen is 7 december 2023, voor 14:00:00 CET. De deadline voor het indienen van aanvragen is 11 april 2024, voor 14:00:00 CEST.

Bij het indienen van uw aanvraag in ISAAC dient u ook online nog gegevens in te voeren. Begin daarom ten minste één dag vóór de deadline van deze Call for proposals met het indienen van uw aanvraag. Aanvragen die na de deadline worden ingediend, worden niet in behandeling genomen.

2 Doel

Dit hoofdstuk beschrijft de doelstelling van het programma en de maatschappelijke impact.

2.1 Doelstelling van het programma

Met dit instrument versterkt NWO de WI die beschikbaar is voor de Nederlandse onderzoeksgemeenschap. Het instrument richt zich op de opzet van vernieuwende WI van (inter)nationaal belang waarmee innovaties en doorbraken bereikt kunnen worden die waarde hebben voor wetenschap, maatschappij en bedrijfsleven. Aanvragen kunnen worden ingediend door nationaal ingerichte consortia vanuit alle wetenschapsdisciplines. Een brede groep relevante wetenschappers uit heel Nederland wordt reeds in een vroeg stadium (het schrijven van de aanvraag) betrokken en krijgt een relevante rol in de governance.

Coherent pakket investeringen

Doel van de WI-financiering is een coherent pakket aan investeringen, bijvoorbeeld in de vorm van:

  • − een WI voor een bepaald type meetapparaat;

  • − een WI voor het ontwikkelen of ontsluiten van een collectie data of samples.

Impulsfinanciering

In deze Call kan financiering gevraagd worden voor een deel van de volledige kosten voor de realisatie van een WI. Een eigen bijdrage van 25% is hierbij verplicht (zie 7.1.7 “Waardebepaling in-kind bijdrage”). Dit instrument geeft alleen een impulsfinanciering om de opzet of upgrade van de WI mogelijk te maken.

Onderzoek met de infrastructuur, en operationele kosten gedurende de gehele levenscyclus van de infrastructuur worden niet gefinancierd. Het aanvragende consortium is verantwoordelijk voor de inbedding en het voortbestaan van de WI gedurende de gehele levenscyclus.

2.2 Maatschappelijke impact

Nieuwe kennis en inzichten vanuit wetenschappelijk onderzoek kunnen een belangrijke bijdrage leveren aan oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken van vandaag én morgen. Denk aan de energietransitie, gezondheid en zorg, of klimaatverandering. Door interactie en afstemming tussen onderzoekers en mogelijke kennisgebruikers, neemt de kans op het toepassen van kennis toe en daarmee ook de kans op maatschappelijke impact. Via haar beleid op impact bevordert NWO de mogelijke bijdrage vanuit onderzoek aan maatschappelijke vraagstukken door het stimuleren van productieve interacties met maatschappelijke belanghebbenden. Zowel tijdens de ontwikkeling als in de uitvoering van het onderzoek. Dit doet zij op een manier die past bij het doel van het financieringsinstrument.

2.2.1 Impact op maat

Afhankelijk van het doel van het financieringsinstrument kiest NWO een bijbehorende benadering die de kans op maatschappelijke impact optimaal ondersteunt. Het primaire doel van het financieringsinstrument bepaalt de keuze voor de benadering die NWO inzet om kennisbenutting in verschillende fases van het project (aanvraag, uitvoering, na afloop) te bevorderen en de inspanning die van aanvrager(s) en partners gevraagd wordt.

In dit programma wordt de Impact Outlook benadering toegepast. Aanvragers kunnen hierbij kiezen op welk soort impact ze hun eigen focus willen leggen, en er wordt proportioneel gekeken naar wat er kan voor de overige impact.

NWO biedt een e-learning module aan die geïnteresseerden op weg kan helpen via NWO Impact – Onlineworkshops. Voor meer informatie over het kennisbenuttingsbeleid van NWO zie de website: Kennisbenutting | NWO.

3 Voorwaarden voor aanvragers

Dit hoofdstuk bevat de voorwaarden die gelden voor uw subsidieaanvraag. Eerst wordt beschreven wie subsidie kan aanvragen (paragraaf 3.1) en waarvoor u subsidie kunt aanvragen (paragraaf 3.2). Vervolgens vindt u de voorwaarden voor het opstellen en indienen van de aanvraag (paragrafen 3.3 en 3.4) en specifieke subsidievoorwaarden (paragraaf 3.5).

3.1 Wie kan aanvragen

Indienen van en verantwoordelijkheid voor aanvragen

Aanvragers kunnen ofwel namens één (kennis)instelling indienen, ofwel namens een consortium van twee of meer instellingen. Om de instellingsprioriteiten en het commitment van het indienende consortium te borgen, wordt een aanvraag ingediend door de hoofdaanvrager namens het hoogste bestuur van de instelling van de hoofdaanvrager. Dit bestuur is verantwoordelijk voor de aanvraag, en de in de aanbiedingsbrief vastgelegde eigen bijdrage van de betrokken instelling(en) en die van eventueel cofinancierende ondernemingen.

Een hoofdaanvrager dient (namens het consortium) de intentieverklaring en de volledige aanvraag in. Er zijn vier categorieën van deelnemers binnen een consortium (zie ook paragrafen 3.1.1 – 3.1.3):

  • 1. Hoofdaanvrager

  • 2. Medeaanvrager(s)

  • 3. Samenwerkingspartner(s) (optioneel)

  • 4. Cofinancier(s) (optioneel)

3.1.1 Hoofd- en medeaanvragers

De hoofdaanvrager dient de aanvraag in via ISAAC, het elektronische indiensysteem van NWO. Tijdens het beoordelingsproces communiceert NWO met de hoofdaanvrager.

Na toewijzing van een aanvraag wordt de hoofdaanvrager projectleider en aanspreekpunt voor NWO. De kennisinstelling van de hoofdaanvrager is hoofdbegunstigde en wordt penvoerder.

Medeaanvragers hebben een actieve rol bij de uitvoering van het project. De (deel)projectleider(s) en begunstigde(n) zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor de uitvoering van het gehele project.

Hoogleraren, universitair (hoofd)docenten en andere onderzoekers met een vergelijkbare functie1 mogen een aanvraag indienen of als medeaanvrager deelnemen als zij in vaste dienst zijn (en derhalve een bezoldigd dienstverband voor onbepaalde tijd hebben) of een tenure track overeenkomst hebben bij één van de onderstaande instellingen:

  • – Universiteiten gevestigd in het Koninkrijk der Nederlanden;

  • – Universitair medische centra;

  • – KNAW- en NWO-instituten;

  • – het Nederlands Kanker Instituut;

  • – het Max Planck Instituut voor Psycholinguïstiek te Nijmegen;

  • – NCB Naturalis;

  • – Advanced Research Centre for NanoLithography (ARCNL);

  • – Prinses Máxima Centrum.

Personen met een nuluren-arbeidsovereenkomst of met een dienstverband voor bepaalde tijd (anders dan een tenure track) zijn uitgesloten van indiening.

Het kan voorkomen dat de tenure track overeenkomst van de aanvrager eindigt vóór de beoogde afrondingsdatum van het WI-project waarvoor de subsidie wordt aangevraagd, of dat vóór die datum het vaste dienstverband van de aanvrager eindigt wegens het bereiken van de pensioengerechtigde leeftijd. In dat geval voegt de aanvrager een verklaring van diens werkgever bij, waarin de betreffende organisatie garandeert dat het WI-project en alle op het project werkzame personen voor wie subsidie wordt aangevraagd adequaat zullen worden begeleid voor de volledige duur van het WI-project.

Aanvragers met een deeltijd dienstverband dienen garant te staan voor adequate begeleiding van het WI- project en van alle op het project werkzame personen voor wie subsidie wordt aangevraagd.

3.1.2 Samenwerkingspartner(s)

Een samenwerkingspartner is een partij die geen subsidie ontvangt en geen cofinanciering bijdraagt aan de aanvraag, maar wel nauw betrokken is bij de uitvoering van het WI-project en/of de kennisbenutting. Hierbij kan gedacht worden aan partijen die betrokken zijn door middel van deelname aan een advies-, begeleidings- of gebruikerscommissie, of partijen die op voorhand niet in staat zijn om hun bijdrage te kapitaliseren. Het is voor een aanvraag niet verplicht om samenwerkingspartners te hebben.

3.1.3 Cofinanciers

Cofinanciers zijn partijen die deelnemen aan het consortium en in-cash en/of in-kind bijdragen aan het WI- project. Cofinanciers ontvangen nooit subsidie van NWO. De voorwaarden omtrent in-cash en/of in-kind bijdragen zijn gespecificeerd in paragraaf 3.5.6. Het is voor een aanvraag niet verplicht om cofinanciers te hebben.

3.2 Wat kan aangevraagd worden

Er kan financiering aangevraagd worden voor projectspecifieke kosten in de vorm van een coherent pakket aan investeringen.

Om voor financiering in aanmerking te komen, moet aan alle volgende voorwaarden worden voldaan. Het moet gaan om een aanvraag voor:

  • – een minimale omvang van de NWO-bijdrage van: € 1.500.000,–;

  • – een maximale omvang van de NWO-bijdrage van € 10.000.000,–;

  • – een nieuwe WI en/of upgrades van bestaande WI.

Voor alle aangevraagde kosten is een gedetailleerde onderbouwing in de aanvraag noodzakelijk. Een beschrijving van de verschillende kostensoorten en een overzicht van subsidiabele en niet-subsidiabele kosten wordt gegeven in paragraaf 7.1.

Projectduur

De duur van de subsidieperiode (‘NWO-projectduur’), waarbinnen de NWO-subsidie geheel moet zijn uitgegeven, is maximaal vijf jaar. Hierna dient financieel en inhoudelijk verantwoording te worden afgelegd.

3.3 Het opstellen en indienen van de aanvraag

3.3.1 Fase 1: Verplichte indiening intentieverklaring

Het verplicht indienen van een intentieverklaring en de publicatie ervan is ingesteld om samenwerking tussen initiatieven te bevorderen. De intentieverklaring wordt niet beoordeeld.

Inhoud intentieverklaring

Voorafgaand aan het indienen van de aanvraag dienen hoofdaanvragers verplicht het initiatief digitaal aan te kondigen via indiening van een intentieverklaring in ISAAC. Een intentieverklaring bestaat uit:

De intentieverklaring dient te worden opgesteld in het Engels en is maximaal 500 woorden. Deze intentieverklaring heeft geen formulier, u vult alle bovenstaande informatie in ISAAC in in de velden Titel en Samenvatting.

3.3.2 Fase 2: indiening aanvraag

Voorwaarde

Voorwaarde voor indiening van een aanvraag is dat er een intentieverklaring is ingediend door de hoofdaanvrager vóór de in paragraaf 1.3 gestelde deadline. Het is toegestaan om twee of meerdere initiatieven (omschreven in een tijdig ingediende intentie) te bundelen tot één aanvraag.

Voor het opstellen van uw aanvraag doorloopt u de volgende stappen:

  • – download het aanvraagformulier vanuit het online aanvraagsysteem ISAAC of vanaf de website van NWO (op de website van het betreffende financieringsinstrument);

  • – vul het aanvraagformulier in;

  • – sla het formulier op als pdf en dien het met de verplichte bijlage(n) in ISAAC in, dit moet in ISAAC als vervolgstap van de ingediende intentieverklaring;

  • – vul de online in ISAAC gevraagde gegevens in.

Verplichte bijlage(n):

  • – het ingevulde begrotingsformat in Excel;

  • – verklaring cofinanciering per cofinancierder;

  • – de ingevulde en getekende aanbiedingsbrief van het hoogste bestuur van de indienende instelling.

Aanbiedingsbrief

In de aanbiedingsbrief wordt het commitment aan het WI-project kenbaar gemaakt en alle financiële bijdragen vermeld van alle categorieën deelnemers, zoals gespecificeerd in paragraaf 3.1. Het indienende bestuur geeft in de aanbiedingsbrief tevens aan hoe de investering als nationale wetenschappelijke infrastructuur past in het beleid van de betrokken instelling(en). De reden hiervoor is dat de WI vaak voor een langdurige periode gezichtsbepalend zal zijn voor de instelling waar deze geplaatst wordt. Daarnaast is het van groot belang dat de instelling maximale voorwaarden schept voor een optimale duurzame operationalisering van de WI.

Omvang en taal

De omvang van het ingevulde aanvraagformulier is maximaal 30 pagina’s A4. Het begrotingsformat, de aanbiedingsbrief en de eventuele verklaringen cofinanciering zijn geen onderdeel van deze grens van 30 pagina’s. Het is verplicht uw aanvraag in het Engels op te stellen.

Verdere instructies

De bijlage dient conform het door NWO aangeboden template opgesteld te worden. Bijlagen dienen los van de aanvraag in ISAAC geüpload te worden. Alle bijlagen, met uitzondering van de begroting, dienen als pdf- bestand (zonder beveiliging) te worden ingediend. De begroting moet als Excel-bestand worden ingediend in ISAAC. Andere bijlagen dan hierboven vermelde bijlagen zijn niet toegestaan.

Het indienen van een aanvraag kan alleen via het online aanvraagsysteem ISAAC. Aanvragen die niet via ISAAC zijn ingediend, worden niet in behandeling genomen.

U bent als hoofdaanvrager verplicht een aanvraag via het eigen persoonlijke ISAAC-account in te dienen.

Het is belangrijk om tijdig te beginnen met uw aanvraag in ISAAC:

  • – indien u nog geen ISAAC-account heeft, dient deze op tijd te worden aangemaakt om eventuele aanmeldproblemen te voorkomen;

  • – nieuwe instellingen moeten eventueel nog door NWO toegevoegd worden aan ISAAC;

  • – u moet ook online nog gegevens invoeren.

Intentieverklaringen en aanvragen die na de deadline worden ingediend, neemt NWO niet in behandeling. Voor vragen van technische aard verzoeken wij u contact op te nemen met de ISAAC-helpdesk, zie contact (hoofdstuk 6).

Werkt een hoofd- en/of medeaanvrager bij een instelling die niet is opgenomen in de database van ISAAC? U kunt dit dan melden via relatiebeheer@nwo.nl zodat de instelling kan worden toegevoegd. Hier zijn enige dagen voor nodig. Daarom is het van belang dit uiterlijk een week voor de deadline te melden.

3.4 Indieningsvoorwaarden

3.4.1 Formele voorwaarden voor indiening

NWO toetst uw aanvraag op onderstaande voorwaarden. Alleen als uw aanvraag aan deze voorwaarden voldoet, wordt deze toegelaten tot de beoordelingsprocedure. U wordt gevraagd om na indiening van een aanvraag beschikbaar te zijn om eventuele administratieve correcties door te voeren en zo (alsnog) te voldoen aan de voorwaarden voor indiening.

Deze voorwaarden zijn:

  • – de hoofdaanvrager en medeaanvrager(s) voldoen aan de in paragraaf 3.1 gestelde voorwaarden;

  • – de aanvraag voldoet aan de DORA-richtlijnen zoals beschreven in paragraaf 4.1;

  • – het aanvraagformulier is, na eventueel verzoek tot aanvulling of wijziging, compleet en volgens de instructies ingevuld;

  • – de aanvraag is ingediend via het ISAAC-account van de hoofdaanvrager;

  • – de aanvraag is ontvangen voor de gestelde deadline;

  • – de aanvraag is in het Engels opgesteld;

  • – de aanvraagbegroting is volgens de voorwaarden van deze Call for proposals opgesteld;

  • – het voorgestelde WI-project heeft een looptijd van maximaal vijf jaar (projectduur);

  • – alle vereiste bijlagen zijn, na eventueel verzoek tot aanvulling of wijziging, compleet en volgens de instructies ingevuld en voorwaarden van deze Call for proposals opgesteld en ingediend.

3.5 Subsidievoorwaarden

Op alle aanvragen zijn de NWO Subsidieregeling 2017 en het Akkoord bekostiging wetenschappelijk onderzoek van toepassing.

3.5.1 Naleving Nationale leidraad kennisveiligheid

Wetenschap van wereldklasse kan profiteren van internationale samenwerking. De Nationale leidraad kennisveiligheid (hierna: de Leidraad) helpt kennisinstellingen ervoor te zorgen dat internationale samenwerking veilig kan plaatsvinden. Bij kennisveiligheid gaat het om ongewenste overdracht van gevoelige kennis en technologie die de nationale veiligheid aantast; om heimelijke beïnvloeding van onderwijs en onderzoek door statelijke actoren, en daarmee de academische vrijheid en de sociale veiligheid in gevaar brengt; en om ethische kwesties die kunnen spelen in de samenwerking met landen die de grondrechten niet respecteren.

Het is de verantwoordelijkheid van de aanvrager om na te gaan of het project in lijn is en blijft met de Leidraad. Met het indienen van de aanvraag committeert de aanvrager zich aan de overwegingen in deze Leidraad. In geval van het vermoeden van schending van de Leidraad bij een bij NWO ingediende aanvraag voor projectfinanciering of een door NWO gefinancierd project, kan NWO de aanvrager verzoeken om een risicoafweging te overleggen waaruit blijkt dat de overwegingen uit de Leidraad zijn gevolgd. Indien de aanvrager niet aan het verzoek van NWO voldoet of als de risicoafweging klaarblijkelijk een schending van de Leidraad behelst, kan dit gevolgen hebben voor de subsidieverlening of vaststelling door NWO. Ook kan NWO in een voorkomend geval nadere voorwaarden opnemen in de toewijzingsbrief.

De Nationale leidraad kennisveiligheid vindt u op de website van de rijksoverheid: Home | LoketKennisveiligheid.

3.5.2 Datamanagement

Resultaten van wetenschappelijk onderzoek moeten kunnen worden gerepliceerd, geverifieerd en gefalsifieerd. In het digitale tijdperk betekent dit dat behalve publicaties ook onderzoeksdata zo veel mogelijk vrij toegankelijk moeten zijn. NWO verwacht dat de onderzoeksdata die voortkomen uit projecten die door NWO zijn gefinancierd zo veel mogelijk vrij beschikbaar komen voor hergebruik door andere onderzoekers.

NWO hanteert daarbij het principe: “zo open als mogelijk, beschermd indien nodig”. Van onderzoekers wordt verwacht dat zij ten minste die data en/of niet-numerieke resultaten die ten grondslag liggen aan de conclusies van binnen het WI-project gepubliceerde werken openbaar maken, gelijktijdig met de publicatie zelf.

Aangezien WI een belangrijke rol kan spelen in dataverzameling, wordt verwacht dat zij bijdraagt aan deze doelen. Aanvragen dienen daarom te voldoen aan het datamanagementprotocol van NWO.

Datamanagementparagraaf, incl. benodigde IT-infrastructuur

De datamanagementparagraaf maakt deel uit van de aanvraag. Aanvragers wordt gevraagd reeds voor de realisatie van de WI te bedenken hoe de verzamelde data geordend en gecategoriseerd moeten worden zodat zij vrij beschikbaar kunnen worden gesteld. Vaak zullen al vóór het tot stand komen van de data en de analyse daarvan maatregelen getroffen moeten worden om opslag en deling later mogelijk te maken. Indien niet alle data voortkomende uit het project openbaar gemaakt kunnen worden, bijvoorbeeld om redenen van privacy, ethiek of valorisatie, dient de aanvrager dit beargumenteerd kenbaar te maken in de datamanagementparagraaf.

Wetenschappelijke infrastructuur vereist veelal ook geavanceerde IT-ondersteuning. Aanvragers dienen daarom in hun aanvraag te beschrijven en te kwantificeren welke IT-infrastructuur voor de WI benodigd is. Datamanagement maakt hiervan deel uit. Het is van belang dat in de aanvraag de eisen aan benodigde IT- infrastructuur duidelijk verwoord zijn en aangegeven is of deze infrastructuur al ter beschikking van het consortium staat als reguliere voorziening van de betrokken universiteiten of onderzoeksinstellingen, dat afspraken gemaakt zijn met landelijk beschikbare voorzieningen of dat nieuwe IT-infrastructuur nodig is. Naast een beschrijving van de benodigde IT-infrastructuur dient ook inzicht te worden gegeven in de verwachte kosten die hiermee gepaard gaan.

Indien de gegenereerde data de verantwoordelijkheid is van gebruikers van de WI, dient beschreven te worden hoe men de gebruikers stimuleert om data FAIR te maken en herbruikbaar voor andere onderzoekers.

3.5.3 Wetenschappelijke integriteit

Het WI-project dat NWO financiert moet, conform de NWO Subsidieregeling 2017, uitgevoerd worden in overeenstemming met de nationaal en internationaal aanvaarde normen van wetenschappelijk handelen zoals neergelegd in de Nederlandse Gedragscode Wetenschappelijke Integriteit (2018). Met het indienen van de aanvraag committeert de aanvrager zich aan deze code. In geval van (mogelijke) schending van deze normen bij een door NWO gefinancierd WI-project, dient de aanvrager NWO hiervan onverwijld op de hoogte te stellen en dient deze alle ter zake relevante documenten aan NWO te overleggen. Meer informatie over de gedragscode en het beleid op het gebied van wetenschappelijke integriteit vindt u op de website: Wetenschappelijke integriteit | NWO.

3.5.4 Ethische verklaring of vergunning

Het is de verantwoordelijkheid van de aanvrager om na te gaan of voor de uitvoering van het voorgestelde WI-project een ethische verklaring of vergunning noodzakelijk is. De aanvrager dient er voor te zorgen dat deze tijdig wordt verkregen bij de relevante instelling of ethische commissie. Bij toewijzing wordt de subsidie verleend onder de voorwaarde dat de benodigde ethische verklaring of vergunning vóór de uiterste startdatum van het project is verkregen. Het WI-project kan pas starten nadat NWO een kopie van de ethische verklaring of vergunning heeft ontvangen.

3.5.5 Nagoya Protocol

Het Nagoya Protocol zorgt voor een eerlijke en billijke verdeling van voordelen voortvloeiende uit het gebruik van genetische rijkdommen (Access and Benefit Sharing; ABS). Onderzoekers die voor hun onderzoek gebruikmaken van genetische bronnen in/uit het buitenland dienen zich op de hoogte te stellen van het Nagoya Protocol (ABS Focal Point – ABS Focal Point). NWO gaat er vanuit dat zij de noodzakelijke acties ten aanzien van het Nagoya Protocol nemen.

3.5.6 Voorwaarden ten aanzien van de operatie van de infrastructuur

Toegangsbeleid

De WI dient een breed, transparant en niet-discriminatoir toegangsbeleid te voeren conform het European Charter for Access to Research Infrastructures. De aanvraag dient daarom duidelijk de verwachte gebruikers en capaciteitsverdeling te beschrijven, en wordt beoordeeld op aspecten zoals een duidelijk toegangsbeleid, transparante beoordeling van aanvragen tot toegang, en beschikbare capaciteit buiten het consortium (zie de beoordelingscriteria in sectie 4.3).

Verhouding economische en niet-economische activiteiten

Uitgangspunt is dat met de WI niet-economische activiteiten zoals bedoeld in punt 20 van de Kaderregeling O&O&I worden uitgevoerd. Wanneer met de WI zowel economische als niet-economische activiteiten worden uitgevoerd, verstrekt NWO uitsluitend subsidie voor zover de WI voldoet aan hetgeen in punt 21 van de Kaderregeling O&O&I is bepaald.

NWO beschouwt hierbij de verhuur van de WI aan onderzoeksorganisaties en andere onderzoeksinfrastructuren (zoals gedefinieerd in punt 16 (ff) en (gg) van de Kaderregeling O&O&I) ten behoeve van onafhankelijk onderzoek en ontwikkeling (O&O), met inbegrip van O&O wanneer de onderzoeksorganisatie of onderzoeksinfrastructuur bij daadwerkelijke samenwerking betrokken is, als niet- economische activiteit van de WI (zie punt 20 (a) (ii) van de Kaderregeling O&O&I).

Verhuur van de WI aan ondernemingen of de uitvoering van contractonderzoek zijn voorbeelden van economische activiteiten, zie paragraaf 2.1.2 van de Kaderregeling O&O&I.

Deze voorwaarden gelden gedurende de volledige levenscyclus van de WI.

De relevante passages uit de Kaderregeling O&O&I treft u aan in bijlage 7.2 van deze Call for proposals.

3.5.7 Bijdrage instellingen en cofinanciers

Omvang en voorwaarden eigen bijdrage

De aanvragende instelling(en) dient(dienen) een eigen bijdrage van ten minste 25% van de totale omvang van de investering te leveren. De totale omvang wordt berekend als een optelsom van de NWO-bijdrage, de eigen bijdrage en de optionele bijdrage(n) van cofinanciers). Deze eigen bijdrage van de instelling(en) kan zowel in- cash als in-kind zijn. De verhouding in-cash tot in-kind is vrij, maar mag niet uitsluitend in-kind zijn. Onder de in-kind bijdrage kunnen direct aan de opzet gerelateerde personeelskosten worden opgevoerd. De eigen bijdrage dient ook altijd een bijdrage in de materiële kosten te omvatten. Aanvragende instellingen dienen de hoogte en opbouw van de bijdragen van alle deelnemers te vermelden in de aanbiedingsbrief.

Bijdragen van cofinanciers

Het is mogelijk dat private en publieke cofinanciers, niet zijnde de aanvragende instelling(en), meebetalen aan de opzet van de WI. Let op: de bijdrage van cofinanciers komt naast de eigen bijdrage van instellingen.

Cofinanciers dienen de verklaring cofinanciering in te vullen en te ondertekenen.

In-kind bijdragen

Voor in-kind bijdragen kunnen alleen kosten worden opgevoerd die onder de subsidiabele kosten vallen zoals omschreven in 7.1.1. Een in-kind bijdrage dient te worden gekwantificeerd in de aanvraagbegroting. Voor het bepalen van de waarde van de in-kind bijdrage dienen zoveel als mogelijk de grondslagen te worden gehanteerd omschreven in 7.1.7.

In-cash bijdragen

In-cash bijdragen zijn contante bijdragen aan het WI-project die de hoofdbegunstigde direct int. Indien de hoofdbegunstigde de in-cash bijdrage levert, dan wordt deze expliciet gereserveerd voor het WI-project.

4 Beoordelingsprocedure

Dit hoofdstuk beschrijft allereerst de beoordeling volgens de DORA-principes (paragraaf 4.1) en hoe de beoordelingsprocedure verloopt (paragraaf 4.2). Vervolgens somt het de criteria op waaraan de beoordelingscommissie uw aanvraag toetst (paragraaf 4.3).

Voor alle bij de beoordeling en/of besluitvorming betrokken personen en betrokken NWO-medewerkers is de NWO Code Persoonlijke Belangen van toepassing (Code persoonlijke belangen | NWO).

NWO streeft naar een inclusieve cultuur, waarin geen plaats is voor bewuste of onbewuste barrières vanwege culturele, etnische of religieuze achtergrond, gender, seksuele oriëntatie, gezondheid of leeftijd (Diversiteit eninclusie | NWO). NWO stimuleert referenten en leden van een beoordelingscommissie actief om zich bewust te worden van impliciete associaties en te proberen deze te minimaliseren. NWO voorziet hen van informatie over concrete manieren om de beoordeling van een aanvraag te verbeteren.

4.1 De San Francisco Declaration (DORA)

NWO is ondertekenaar van de San Francisco Declaration on Research Assessment (DORA). DORA is een wereldwijd initiatief dat beoogt de manier waarop onderzoek en onderzoekers worden beoordeeld te verbeteren. DORA bevat aanbevelingen voor onderzoeksfinanciers, onderzoeksinstellingen, wetenschappelijke tijdschriften en andere partijen.

DORA richt zich op het terugdringen van het onkritisch gebruik van bibliometrische indicatoren en het wegnemen van onbewuste vooringenomenheid (unconscious bias) bij de beoordeling van onderzoek en onderzoekers. Overkoepelende filosofie van DORA is dat onderzoek moet worden beoordeeld op zijn eigen kwaliteiten en verdiensten in plaats van op basis van afgeleide indicatoren, zoals het tijdschrift waarin het onderzoek wordt gepubliceerd.

NWO gaat bij het beoordelen van het wetenschappelijk track record van aanvragers uit van een brede definitie van wetenschappelijke output.

NWO verzoekt commissieleden en referenten bij de beoordeling van aanvragen niet af te gaan op indicatoren als de Journal Impact Factor of de h-index. U mag deze niet vermelden in uw aanvraag. Wel mag u naast publicaties ook andere wetenschappelijk producten te vermelden, zoals datasets, patenten, software en code enzovoort.

Voor meer informatie over wat NWO doet om de principes van DORA te implementeren zie: DORA | NWO.

4.2 Procedure

De aanvraagprocedure bestaat uit de volgende stappen:

  • – indiening van de intentieverklaring;

  • – indiening van de aanvraag;

  • – in behandeling nemen van de aanvraag;

  • – peer review door referenten;

  • – weerwoord;

  • – eerste vergadering van de beoordelingscommissie

  • – site visit;

  • – tweede vergadering van de beoordelingscommissie;

  • – besluitvorming.

Voor deze Call for proposals wordt een externe, onafhankelijke beoordelingscommissie ingesteld, bestaande uit vertegenwoordigers uit de wetenschap en research (infrastructure) managers met een brede kennis van wetenschappelijke ontwikkelingen en/of ervaring met wetenschappelijke infrastructuur. De taak van de beoordelingscommissie is om de ingediende aanvragen en de daarop betrekking hebbende stukken in onderlinge samenhang en op eigen merites te beoordelen op basis van de gegeven selectiecriteria in deze Call.

4.2.1 Indiening van de intentieverklaring

Met een intentieverklaring geeft u aan dat u een aanvraag wilt indienen voor deze Call for proposals. Het indienen van een intentieverklaring is verplicht om in een latere fase een aanvraag in te mogen dienen. De intentieverklaring is bedoeld om een coherent nationaal pakket aan investeringen in infrastructuur te stimuleren en om NWO te informeren over het te verwachten aantal aanvragen. U moet uw intentieverklaring voor de deadline indienen via ISAAC (zie paragraaf 1.3). De hoofdaanvrager ontvangt na indiening van de intentieverklaring een ontvangstbevestiging. U mag een intentieverklaring intrekken. Dit doet u via uw account in ISAAC.

Publicatie en contact

Ingediende intentieverklaringen plaatst NWO op de programmapagina https://www.nwo.nl/winc (zie tijdpad). De persoonsgegevens in de intentieverklaring worden niet gepubliceerd. Indien een hoofdaanvrager binnen deze ronde en/of de trekkers van de Roadmap GWI Groepen overlap zien in de intenties en mogelijke samenwerking willen verkennen, kunnnen zij contactgevens behorend bij andere intentieverklaringen opvragen bij NWO (zie 6.1). Door een intentieverklaring in te dienen gaat u ermee akkoord dat NWO deze informatie op verzoek verstrekt aan hoofdaanvragers en Roadmap GWI Groepstrekkers.

4.2.2 Indiening van een aanvraag

Voor indiening van de aanvraag is een standaardformulier beschikbaar op de financieringspagina van deze Call for proposals op de NWO website. In uw aanvraag moet u zich houden aan de vragen die in dit formulier staan en aan de werkwijze die in de toelichting staat. Ook moet u zich houden aan de voorwaarden voor het maximale aantal woorden en pagina’s.

Uw volledig ingevulde aanvraagformulier moet voor de deadline via ISAAC zijn ontvangen (zie paragraaf 1.3). Na dit tijdstip kunt u geen aanvraag meer indienen. De hoofdaanvrager ontvangt na indiening van de aanvraag een ontvangstbevestiging.

4.2.3 In behandeling nemen van de aanvraag

Zo snel mogelijk nadat u uw aanvraag heeft ingediend, hoort u of NWO uw aanvraag in behandeling neemt. NWO bepaalt dit aan de hand van een aantal administratief-technische criteria (zie de formele voorwaarden voor indiening, paragraaf 3.4). Alleen als uw aanvraag hieraan voldoet, kan NWO deze in behandeling nemen. Houdt er rekening mee dat NWO u binnen twee weken na de indieningsdeadline kan benaderen om eventuele administratieve correcties door te voeren om (alsnog) te voldoen aan de voorwaarden voor indiening. U krijgt één keer de gelegenheid om de correcties door te voeren, hiervoor krijgt u vijf werkdagen de tijd.

4.2.4 Peer review door referenten

Voordat de beoordelingscommissie zich over uw aanvraag buigt, vraagt NWO eerst input van tenminste twee externe referenten. Dit zijn onafhankelijke adviseurs die deskundig zijn op het onderwerp van de aanvraag. Zij beoordelen de aanvraag op basis van de in de Call for proposals genoemde beoordelingscriteria (paragraaf 4.3).

Het is mogelijk om (maximaal drie) non-referenten op te geven. Aanvragers kunnen deze non-referenten opgeven in ISAAC, tegelijk met het indienen van de aanvraag. NWO zal deze non-referenten niet benaderen om als externe referent de aanvraag te beoordelen.

4.2.5 Weerwoord

De hoofdaanvrager ontvangt geanonimiseerde referentenrapporten. U heeft daarna de gelegenheid om een weerwoord te formuleren. U krijgt tien werkdagen de tijd om uw weerwoord via ISAAC in te dienen. Mocht u besluiten de aanvraag in te trekken, dan dient u dit zo snel mogelijk per e-mail aan het bureau te melden en de aanvraag in ISAAC in te trekken. Indien NWO uw weerwoord na de deadline ontvangt, wordt het niet meegenomen in de verdere procedure.

4.2.6 Preadvisering beoordelingscommissie

Hierna wordt uw aanvraag, de referentenrapporten en uw weerwoord voor commentaar voorgelegd aan enkele leden van de beoordelingscommissie (de preadviseurs). De preadviseurs geven schriftelijk een inhoudelijk en beargumenteerd commentaar op de aanvraag. Zij formuleren dit commentaar aan de hand van de inhoudelijke beoordelingscriteria (zie paragraaf 4.3.1) en geven de aanvraag per beoordelingscriterium een cijfermatige score. Hierbij wordt de NWO scoretabel gehanteerd (op een schaal van 1 tot 9, waarbij ‘1’ excellent is en ‘9’ ontoereikend).

4.2.7 Eerste vergadering van de beoordelingscommissie

De beoordelingscommissie maakt op basis van het beschikbare materiaal een eigen afweging ten aanzien van de beoordelingscriteria. Hierbij geldt dat de referentenrapporten in belangrijke mate richtinggevend zijn voor de uiteindelijke beoordeling, maar niet per se onverkort worden overgenomen door de beoordelingscommissie. De commissie weegt de argumenten van de referenten (ook onderling) en bekijkt of in het weerwoord een goede reactie is geformuleerd op de kritische opmerkingen uit de referentenrapporten. De commissie heeft bovendien, anders dan de referenten, zicht op de kwaliteit van de overige ingediende aanvragen en weerwoorden. Dit brengt met zich mee dat de commissie tot een andere beoordeling kan komen dan de referenten.

Tijdens de eerste beoordelingsvergadering komt de beoordelingscommissie tot een voorlopige rangschikking van de meest kansrijkste aanvragen op basis van de inhoudelijke beoordelingscriteria (zie paragraaf 4.3.2). Vervolgens ontvangen de hoogst geprioriteerde aanvragen een uitnodiging voor een site visit.

4.2.8 Site visit

Vervolgens bezoekt een delegatie van de commissie de hoogst geprioriteerde aanvragen op locatie (site visit). De delegatie van de beoordelingscommissie heeft de gelegenheid om tijdens deze site visit vragen te stellen, dat kunnen ook nieuwe vragen zijn, die niet door de referenten zijn opgeworpen.

De aanvragers kunnen hierop tijdens de discussie met de commissie reageren. Op deze wijze wordt aanvullende hoor- en wederhoor toegepast. De site visit is een belangrijk onderdeel van de beoordeling en kan leiden tot bijstelling van de beoordeling, score en prioritering van het voorstel tot dan toe.

4.2.9 Tweede vergadering van de beoordelingscommissie

In de tweede plenaire vergadering stelt de commissie op basis van het beschikbare materiaal een schriftelijk advies op aan de raad van bestuur van NWO over de kwaliteit en prioritering van de aanvragen. Dit advies baseert zij op de beoordelingscriteria. De aanvraag als geheel moet tenminste de kwalificatie ‘zeer goed’ krijgen om in aanmerking te komen voor de subsidie. Daarnaast moet de aanvraag tevens op elk van de afzonderlijke beoordelingscriteria tenminste de kwalificatie ‘zeer goed’ krijgen. Voor meer informatie over de kwalificaties zie NWO | Financiering aanvragen, hoe werkt dat?.Als na de bespreking van de aanvragen blijkt dat twee of meer aanvragen op basis van hun gewogen totaalscore niet van elkaar te onderscheiden zijn, dan is er sprake van een ex aequo-situatie (zie paragraaf 4.2.10 over ex aequo).

4.2.10 Ex aequo

Onder ex aequo verstaat NWO de situatie waarin twee of meer aanvragen op basis van hun gewogen score niet van elkaar te onderscheiden zijn. Een ex aequo situatie is relevant rondom de grens van het subsidieplafond of de selectiegrens. Of er sprake is van een ex aequo situatie wordt als volgt bepaald. Het uitgangspunt is de door de beoordelingscommissie opgestelde prioritering, met eindscores afgerond op 2 decimalen. De referentiescore is de score van de laagst geprioriteerde aanvraag binnen de grens van het subsidieplafond of de selectiegrens. Alle aanvragen met een score die 0,05 of minder van de referentiescore afliggen, worden in overweging genomen. Zo worden de aanvragen geselecteerd die binnen 0,1 gelijk zijn. Indien een ex aequo situatie zich voordoet op de grens van het subsidieplafond of de selectiegrens, dan zal de aanvraag met de hoogste score op het criterium 1. Wetenschappelijke kwaliteit als hoogste eindigen. Als de ex aequo situatie daarmee niet wordt doorbroken, zal de aanvraag met de hoogste score op het criterium 2.

Impact als hoogste eindigen. Als ook dan aanvragen gelijk eindigen bepaalt de beoordelingscommissie met behulp van een (anonieme) meerderheidsstemming de prioritering (conform artikel 2.2.7, derde lid, sub a, onderdeel iv van de NWO Subsidieregeling 2017). Als ook stemming geen uitsluitsel biedt, of niet gewenst is, wordt de ex aequo situatie doorgestuurd naar het besluitnemend orgaan.

4.2.11 Besluitvorming

Tot slot toetst de raad van bestuur van NWO de gevolgde procedure en het advies van de beoordelingscommissie. Vervolgens stelt het de definitieve kwalificaties vast en besluit over toe- en afwijzing van de aanvragen.

4.2.12 Tijdpad

Hieronder treft u het tijdpad aan voor deze Call for proposals. Het kan zijn dat NWO het noodzakelijk acht om tijdens de lopende procedure nog aanpassingen in het tijdpad van deze Call for proposals aan te brengen.

Uiteraard ontvangen aanvragers hierover op tijd bericht.

Intentieverklaringen

  

7 december 2023 voor 14:00:00 CET

Deadline intentieverklaringen

Medio december 2023

Publicatie intenties

Aanvragen

  

11 april 2024 voor 14:00:00 CEST

Deadline aanvragen

Medio april – eind april 2024

Toets op voorwaarden voor indiening

Eind april – eind september 2024

Raadplegen referenten

Begin oktober – medio oktober 2024

Aanvragers kunnen een weerwoord indienen

November 2024

Eerste vergadering beoordelingscommissie

November – december 2024

Site visits

Februari 2025

Tweede vergadering beoordelingscommissie

April 2025

Besluit raad van bestuur

4.3 Criteria

4.3.1 Inhoudelijke beoordelingscriteria

De aanvragen die binnen deze Call for proposals worden ingediend worden inhoudelijk beoordeeld aan de hand van de volgende criteria:

  • 1. Wetenschappelijke kwaliteit (33%)

  • 2. Impact (33%)

  • 3. Organisatorische en financiële aspecten (17%)

  • 4. Technische aspecten (17%)

De criteria worden in de volgende paragrafen toegelicht.

4.3.2 Criterium 1. Wetenschappelijke kwaliteit

Levert de aanvraag een WI op waarmee wetenschappelijke doorbraken kunnen worden bereikt, is het consortium passend, en is de WI strategisch goed gepositioneerd?

  • a. Kwaliteit infrastructuur en potentie voor wetenschappelijke vernieuwing

    • i) Mate van vernieuwing en kans op doorbraken: de mate waarin de aanvraag bijdraagt aan grensverleggende wetenschappelijke vernieuwing en de mate waarin het de kans op wetenschappelijke doorbraken op het betreffende onderzoeksterrein vergroot.

    • ii) Coherentie: de onderdelen van de gevraagde investering hebben een onderlinge samenhang en dragen bij aan een gezamenlijk, helder gedefinieerd doel; waarbij elk onderdeel noodzakelijk is om het doel te bereiken. Indien de aanvraag een pakket van investeringen omvat, heeft het pakket van investeringen een duidelijke meerwaarde ten op zichte van investering in de losse onderdelen.

  • b. Wetenschappelijke relevantie, kwaliteit en diversiteit consortium

    • i) Passendheid van het consortium bij de infrastructuur en onderzoeksvragen die met de infrastructuur beantwoord kunnen worden.

      Aspecten die getoetst worden, zijn:

      • – betrokkenheid van de relevante onderzoeks- en gebruikersgroepen;

      • – helderheid van de beschrijving van rollen van de relevante partners;

      • – aanwezigheid van of toegang tot benodigde IT-expertise;

      • – complementariteit van expertises;

      • – betrokkenheid van de relevante disciplines;

      • – diversiteit zoals in ervaring, instelling en gender; waarbij genderdiversiteit wordt afgewogen tegen de verhoudingen in het desbetreffende onderzoeksveld.

    • ii) Kwaliteit van betrokken onderzoekers, onderzoeksgroepen en eventuele andere betrokken partijen. Aspecten die getoetst worden, zijn:

      • – (inter)nationale status van de onderzoekers;

      • – inbedding in relevante netwerken van de onderzoekers;

      • – staat van dienst aanvragers in het aansturen van teams (leiderschap);

      • – staat van dienst aanvragers op het gebied van samenwerking;

      • – ervaring en expertise in het opzetten van infrastructuur.

  • c. Nationale strategie en inbedding

    Aspecten die getoetst worden, zijn:

    • – potentie voor een nationaal unieke/leidende infrastructuur;

    • – het belang van de WI voor de nationale wetenschap en urgentie van de aanvraag, zowel in het licht van de ontwikkelingen in de betreffende vakgebieden, als in relatie tot alternatieven in Nederland;

    • – passendheid in de langetermijnstrategie van de relevante onderzoeksvelden;

    • – aansluiting bij de strategie van de betrokken instellingen;

    • – onderbouwing en mate van aansluiting bij nationale kennisagenda’s (Roadmap GWI 2021, Sectorplannen, Nationale Wetenschapsagenda (NWA), Topsectoren & Missiebeleid, e.d).

  • d. Internationale strategie en inbedding

    Aspecten die getoetst worden, zijn:

    • – potentie voor een internationaal unieke/leidende infrastructuur en een versterking van de Nederlandse positie2;

    • – het belang van de WI voor de internationale wetenschap en urgentie van de aanvraag, zowel in het licht van de ontwikkelingen in de betreffende vakgebieden, als in relatie tot alternatieven in het buitenland. Voor WI’s als onderdeel van een internationaal project: het belang van de WI voor Nederland.

    • – passendheid in de langetermijnstrategie van het internationale onderzoeksveld;

    • – onderbouwing en mate van aansluiting bij internationale kennisagenda’s (Horizon Europe, ESFRI, VN Sustainable Development Goals, e.d.).

4.3.3 Criterium 2. Impact

Leidt de WI tot grote impact op wetenschap, maatschappij, en bedrijfsleven? Is de WI ingericht om de potentiële impact ook echt te bereiken?

  • a. Impact op de wetenschappelijke gebruikers

    Wat is de potentiële impact van de omschreven set van diensten die beschikbaar is voor wetenschappelijke gebruikers?

  • b. Beschikbare capaciteit in relatie tot benodigde capaciteit

    In hoeverre kan de gevraagde infrastructuur voorzien in de verwachte vraag van de gebruikers? Wat kan er worden bereikt met de beschikbare capaciteit? Hoe verhoudt dat zich tot de omvang van de investering?

  • c. Toegankelijkheid; conform European Charter for Access to Research Infrastructure Aspecten die getoetst worden, zijn:

    • – aanwezigheid van een pro-actieve strategie om (nieuwe) wetenschappelijke gebruikers aan te trekken;

    • – helderheid van het toegangsbeleid (wie mag wat wanneer); incl. procedure voor indienen en beoordelen van toegangsverzoeken (o.b.v. excellentie of breed toegangsbeleid);

    • – redelijkheid van de capaciteit en limieten voor gebruikers buiten het aanvragende consortium, uitgesplitst naar wetenschappelijke en industriële gebruikers;

    • – redelijkheid van de kosten voor toegang.

  • d. Potentiële impact voor andere wetenschapsgebieden; dat wil zeggen, anders dan de gebied(en) waarop het voorstel zich primair richt.

    Aspecten die getoetst worden, zijn:

    • – kwaliteit van het plan om tot die impact te komen;

    • – aanwezigheid van concrete activiteiten om kennis te delen.

  • e. Potentiële impact voor de maatschappij en voor het bedrijfsleven

    Aspecten die getoetst worden, zijn:

    • – kwaliteit van het plan om tot die impact te komen;

    • – aanwezigheid van concrete activiteiten om kennis te delen;

    • – betrokkenheid en commitment van relevante partners/gebruikers in het bedrijfsleven en/of de maatschappij om impact te bereiken.

  • f. Impact van gegenereerde data

    In welke mate wordt gegenereerde data breed beschikbaar gesteld t.b.v. impact op wetenschap, maatschappij en bedrijfsleven?

  • g. Onvoorziene kansen

    Aanwezigheid van een proactief beleid waarmee opkomende kansen voor impact in de gaten worden gehouden en worden benut.

4.3.4 Criterium 3. Organisatorische en financiële aspecten

Is de WI goed georganiseerd, zijn procedures helder, en zijn de financiële aspecten op orde?

  • a. Organisatie en governance

    Aspecten die getoetst worden, zijn:

    • − inbedding in organisaties en afspraken tussen partners;

    • − haalbaarheid en passendheid van de (voorgestelde) organisatiestructuur, de taken en bevoegdheden van de governance en het management;

    • − mandaat en onafhankelijkheid van de besluitvormingsstructuur;

    • − vertegenwoordiging van relevante Nederlandse onderzoeksgroepen en gebruikers in organisatie en besluitvorming;

    • − passendheid van de procedure voor de omgang met budget- en tijdsoverschrijdingen;

    • − passendheid van de strategie voor procurement, intellectueel eigendom, commerciële activiteiten;

    • − passendheid van het plan voor educatie en training van gebruikers, incl. aandacht voor jonge onderzoekers;

    • − geschiktheid van de lijst met key performance indicatoren (KPI), milestones en deliverables ten behoeve van periodieke rapportage en (tussentijdse) evaluatie, waarmee onder andere de technische en financiële realisatie inzichtelijk gerapporteerd worden en duidelijk wordt hoe het gebruik van de WI ten gunste komt van wetenschap, industrie en maatschappij.

  • b. Financiële haalbaarheid en toekomstbestendigheid

    Aspecten die getoetst worden, zijn:

    • − volledigheid en helderheid van het gespecificeerde overzicht van kosten en financiering (in-cash en in-kind) van het realiseren, duurzaam gebruiken, monitoren van en/of participeren in de WI; voor zowel de NWO-bijdrage en eigen bijdrage, en inclusief kosten die niet-subsidiabel zijn;

    • − realisme van de begroting voor (a) de duur van het project; en (b) de gehele verwachte levensduur van de WI daarna, inclusief kosten voor ontmanteling;

    • − helderheid en realisme van de beschrijving van mogelijke bronnen van financiering en welke daarvan aangeboord worden, inclusief de verhouding economische tot niet-economische activiteiten, verwachte capaciteit en bezettingsgraad, en kosten die aan gebruikers worden berekend;

    • − passendheid en realisme van financiële commitment van de betrokken partijen met betrekking tot bovengenoemde kosten voor in elk geval de projectduur;

    • − indien van toepassing: duidelijkheid over de verantwoordelijke partij voor ontmanteling.

4.3.5 Criterium 4. Technische aspecten

Is het opzetten van de WI technisch haalbaar en zijn risico’s voldoende afgedekt?

  • a. Technische haalbaarheid

    Aspecten die getoetst worden, zijn passendheid en realisme van:

    • − het plan voor technische implementatie inclusief milestones, deliverables, en beschrijving van de rol van deelnemende partijen;

    • − het overzicht van technische uitdagingen om gewenste specificaties te behalen;

    • − de voorgestelde mitigatiestrategie, waarin wordt aangegeven hoe uitdagingen worden opgelost met aanwezige kunde en commitment in het consortium.

  • b. IT-infrastructuur, inclusief data en software

    Aspecten die getoetst worden, zijn:

    • – passendheid en helderheid van de benodigde IT-infrastructuur en haar relevantie;

    • – doeltreffendheid en haalbaarheid van de inzet van IT-middelen en het gebruik van IT-infrastructuur;

    • – realisme van de IT-kosten die opgenomen zijn in de begroting;

    • – beschikbaarheid van garanties voor benodigde externe capaciteit (zoals bij SURF);

    • – doeltreffendheid en realisme van het IT-implementatieplan;

    • – passendheid van het datamanagementplan en in acht neming van FAIR-principes (vindbaar, toegankelijk, interoperabel en herbruikbaar);

    • – realisme van het beleid om academische gebruikers ertoe te bewegen door de WI (of door haar gebruikers) gegenereerde data volgens FAIR-principes beschikbaar te maken;

    • – aanwezigheid van een software managementplan (indien relevant).

  • c. Risicoanalyse

    Aspecten die getoetst worden, zijn:

    • − het overzicht van mogelijke (financiële) gevolgen van technische risico’s, of het niet kunnen halen van de technische eisen;

    • − het overzicht van risico’s met betrekking tot de operationele fase;

    • − realisme van de mitigatiestrategie met alternatieve scenario’s en de eventuele consequenties hiervan voor de wetenschappelijke ambities van de infrastructuur;

    • − track record op vergelijkbare technische oplossingen bij de (beoogde) uitvoerende partij (binnen of buiten het consortium);

    • − verdeling van de realisatie en financiering (waar mogelijk) in fases met duidelijk meetbare (SMART- Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdgebonden-) doelstellingen.

5 Subsidieverplichtingen

In dit hoofdstuk worden de verschillende subsidieverplichtingen toegelicht die – in aanvulling op de in paragraaf 3.5 genoemde subsidievoorwaarden – van toepassing zijn na toewijzing.

5.1.1 Advisering toegewezen projecten

Na toewijzing stelt NWO samen met het consortium een externe adviseur aan. De externe adviseur is een onafhankelijke, ervaren wetenschapper uit het onderzoeksveld, bijvoorbeeld uit een wetenschappelijke adviescommissie, die niet betrokken is bij het consortium. De advisering heeft tot doel de wetenschappelijke en/of maatschappelijke impact van het project te maximaliseren. Daartoe heeft de projectleider en/of het consortium jaarlijks ten tijde van de voortgangrapportage, en indien gewenst voor de projectleider ook tussentijds, contact met de externe adviseur en NWO.

5.1.2 Datamanagement

Na toewijzing van een aanvraag dient de aanvrager de datamanagementparagraaf uit te werken tot een datamanagementplan. Aanvragers kunnen hierbij gebruik maken van het advies van de referenten en commissie. De aanvrager beschrijft in het plan of gebruik gemaakt wordt van bestaande data of dat het om een nieuwe dataverzameling gaat en hoe de dataverzameling dan FAIR: vindbaar, toegankelijk, interoperabel en herbruikbaar gemaakt wordt. Het datamanagementplan dient voor indiening te zijn afgestemd met een data steward of vergelijkbare functionaris van de organisatie waar het project wordt uitgevoerd. Uiterlijk vier maanden na toewijzing van de aanvraag moet dat plan via ISAAC zijn ingediend bij NWO. NWO beoordeelt het plan zo snel mogelijk. Goedkeuring van het datamanagementplan door NWO is voorwaarde voor de subsidieverlening. Het plan kan tijdens het onderzoek worden bijgesteld.

Meer informatie over het datamanagementprotocol van NWO staat op: Research datamanagement | NWO.

5.1.3 Intellectueel eigendom

Met betrekking tot de intellectuele eigendom (IE) geldt het NWO IE-beleid. Het NWO IE-beleid is te vinden in hoofdstuk 4 van de NWO Subsidieregeling 2017.

Aanvragers moeten een door NWO gefinancierd project uitvoeren in de tijd dat ze voor de kennisinstelling werken. Indien een aanvrager of een door NWO gefinancierde onderzoeker bij meerdere werkgevers is aangesteld, dient de andere werkgever ten behoeve van de aanvrager afstand te doen van eventuele IE- rechten die uit het project voortvloeien.

5.1.4 Financieringsrisico

De begunstigde is verantwoordelijk voor het werven van additionele middelen bij andere partijen dan bij NWO, als blijkt dat voor de realisatie van het project meer financiering nodig is.

5.1.5 Verantwoording: tussentijds- en eindverslag

Halverwege de financiering (projectduur) dient de hoofdaanvrager een inhoudelijk- en financieel verslag in bij NWO. Binnen dertien weken na het einde van het WI-project dient de hoofdaanvrager zowel een inhoudelijk als een financieel eindverslag in bij NWO. Deze verslagen worden ondertekend door zowel de hoofdaanvrager als de begunstigde.

In de inhoudelijke verslagen dient te worden gerapporteerd over het gebruik (utilisatie) van de WI. In de lijst van gebruikers en hun werkelijke gebruik dient onderscheid tussen het economisch- en niet-economisch gebruik te worden gemaakt. Ook moet worden aangegeven wat hiervan de totale procentuele verdeling is.

5.1.6 Verantwoording in-kind bijdrage

Een in-kind bijdrage wordt verantwoord conform de in de aanvraagbegroting vermelde waarde (zie 7.1.7 “Waardebepaling in-kind bijdrage”). De werkelijke, financiële waarde hoeft dus niet te worden verantwoord. Als de bijdrage voor een deel is geleverd, dan dient het procentuele deel dat is geleverd met het bedrag uit de aanvraagbegroting te worden vermenigvuldigd en de uitkomst te worden vermeld in het financiële verslag.

De begunstigde voegt bij het eindverslag aan NWO getekende verklaringen toe van de bijdragende partijen, dat de in-kind bijdrage is geleverd, en van de begunstigde, dat deze is ontvangen. Een gedeeltelijke levering wordt gemotiveerd en toegelicht in de verklaring van de begunstigde.

5.1.7 In-Cash bijdragen.

In-cash bijdragen zijn contante bijdragen aan het project. Deze worden direct door de hoofdbegunstigde geïnd of geleverd. De hoofdbegunstigde dient alle in-cash bijdragen expliciet te reserveren voor het project.

5.1.8 Maatschappelijk verantwoord licentiëren

Uit het project kan kennis voortkomen die geschikt is voor toepassing in de maatschappij. Bij het aangaan van afspraken over licentie- en/of overdracht van onder deze Call for proposals ontwikkelde onderzoeksresultaten dient rekening te worden gehouden met de tien principes voor maatschappelijk verantwoord licentiëren, zoals opgenomen in het NFU rapport “NFU-19.3793 Maatschappelijk Verantwoord Licenseren CMYK 7.indd”.

5.1.9 Open Access

NWO heeft de Berlin Declaration (2003) ondertekend en is lid van cOAlitie S (2018) en zet zich in om de resultaten van wetenschappelijk onderzoek dat door NWO gefinancierd wordt vrij toegankelijk te maken via internet (Open Access). Daarmee geeft NWO invulling aan het beleid van de Nederlandse regering om al het publiek gefinancierde onderzoek Open Access beschikbaar te maken. Wetenschappelijke publicaties van onderzoek dat is gefinancierd op basis van toewijzingen voortvloeiend uit deze Call for proposals dienen daarom Open Access beschikbaar te zijn volgens de Beleidsregel Open Access.

Wetenschappelijke artikelen

Voor wetenschappelijke artikelen geldt dat zij direct op het moment van publicatie (zonder embargo) Open Access beschikbaar gesteld moeten worden via één van de volgende routes:

  • – publicatie in een volledig open access tijdschrift of platform dat is geregistreerd in de DOAJ;

  • – publicatie in een abonnementstijdschrift en het deponeren van tenminste de auteursversie van het artikel in een Open Access repository die is geregistreerd in OpenDOAR;

  • – publicatie in een tijdschrift waarvoor een transformatieve Open Access overeenkomst beschikbaar is tussen de UNL en een uitgever. Zie daarover: Open Access |.

Boeken

Voor boeken, boekhoofdstukken en bundels gelden afwijkende voorwaarden. Zie daarover de Beleidsregel Open Access op Open Science | NWO.

CC BY licentie

Met het oog op een optimale verspreiding van publicaties moet tenminste een Creative Commons (CC BY) licentie worden toegepast. Bij de aanwezigheid van zwaarwegende belangen kan de auteur verzoeken om te publiceren onder toepassing van een CC BY-ND licentie. Voor boeken, bundels en boekhoofdstukken staat de keuze van een CC BY licentie vrij.

Voor een nadere toelichting op het open access beleid van NWO zie: Open Science | NWO.

6 Contact en overige informatie

6.1 Contact

6.1.1 Inhoudelijke vragen

Voor inhoudelijke vragen over deze Call for proposals neemt u contact op met: Dr. Laurens Kirkels, tel.: +31 (0)70 349 4545, e-mail: winc@nwo.nl

Dr. Naomi Chrispijn-Steenbeek, tel.: +31 (0)70 349 4063, e-mail: winc@nwo.nl

6.1.2 Technische vragen over het elektronisch aanvraagsysteem ISAAC

Bij technische vragen over het gebruik van ISAAC kunt u contact opnemen met de ISAAC-helpdesk. Raadpleeg eerst de handleiding voordat u de helpdesk om advies vraagt. De ISAAC-helpdesk is bereikbaar van maandag t/m vrijdag van 10.00 tot 17.00 uur op telefoonnummer +31 (0) 70 34 40 600. U kunt uw vraag ook per e-mail stellen via isaac.helpdesk@nwo.nl. U ontvangt dan binnen twee werkdagen een reactie.

6.2 Overige informatie

NWO verwerkt persoonsgegevens die zij in het kader van deze ronde ontvangt conform de NWO privacyverklaring, Privacyverklaring | NWO.

NWO kan aanvragers mogelijk benaderen voor een evaluatie van de procedure en/of het onderzoeksprogramma.

7 Bijlagen

7.1 Definities kostensoorten

7.1.1 Subsidiabele kosten

Subsidiabel zijn de volgende kosten voor zover direct gerelateerd aan de ontwikkeling, aanschaf/bouw of upgrade van de WI:

  • – kosten voor investeringen in wetenschappelijke apparatuur;

  • – kosten voor investeringen in datasets;

  • – personeelskosten voor het opzetten van databases en de initiële digitalisering van het bibliografisch apparaat, indien deze niet gekocht kunnen worden;

  • – personeelskosten voor medewerkers met een specifieke en essentiële technische expertise noodzakelijk voor de opzet van de WI indien deze niet gekocht kan worden, én het extern inhuren duurder is;

  • – reiskosten die noodzakelijk zijn voor het opzetten van de infrastructuur, zoals voor bijeenkomsten van het projectteam en het raadplegen van internationale adviseurs tijdens de ontwerpfase.

7.1.2 Niet-subsidiabele kosten

Niet subsidiabel zijn:

  • – Kosten die zijn gemaakt of waarvoor verplichtingen zijn aangegaan vóórdat de subsidie is toegekend tenzij NWO vanwege bijzondere omstandigheden samenhangend met de (gedeeltelijke) eigen bijdrage bij het subsidieverleningsbesluit expliciet anders heeft bepaald;

  • – kosten die eerder zijn gesubsidieerd of op een andere manier zijn bekostigd uit universitaire of openbare middelen (zoals bijvoorbeeld al aangekochte apparatuur);

  • – kosten voor institutionele voorzieningen, zoals kosten voor gebouwen of aanpassingen daarvan en voorzieningen die tot de gebruikelijke voorzieningen gerekend kunnen worden;

  • – kosten voor regulier beschikbare IT-infrastructuur die de betrokken instellingen bieden, of die reeds landelijk beschikbaar is, bijvoorbeeld via SURF3;

  • – kosten die worden gemaakt of waarvoor verplichtingen worden aangegaan voor een periode voorbij de NWO-projectduur van maximaal 5 jaar;

  • – dataverzamelingen en eventuele bijbehorende software en bibliografieën die reeds op andere wijze beschikbaar zijn;

  • – overige personeelskosten, waaronder personeelskosten voor de operationele duurzaamheid en het uitvoeren van onderzoek. Hieronder vallen:

    • ○ aio’s;

    • ○ personeelskosten voor management, onderhoud, en het uitvoeren van experimenten en metingen;

    • ○ personeelskosten bedoeld voor het opzetten van een WI die ook ingekocht kan worden;

    • ○ personeelskosten voor het opzetten van een WI die duurder zijn dan extern in te huren expertise;

  • − kosten voor onderhoud en gebruik van de apparatuur (inclusief consumables);

  • − administratieve kosten;

  • − reiskosten anders dan die benodigd zijn voor de opzet van de WI (bv. niet toegestaan zijn kosten voor het bezoek van internationale conferenties, en kosten voor het raadplegen van internationale adviseurs tijdens de operationele fase);

  • − publicatiekosten;

  • − verzekeringskosten;

  • − overige kosten gerelateerd aan de operationele fase van de WI.

7.1.3 Personele kosten

Voor personeel dat een substantiële bijdrage levert aan de opzet van de WI kan subsidie voor de salariskosten worden aangevraagd. Subsidiëring van deze salariskosten is afhankelijk van het type aanstelling en de organisatie waar het personeel is/wordt aangesteld.

  • – Voor universitaire instellingen worden salariskosten gefinancierd conform de op het moment van subsidieverlening geldende UNL-salaristabellen (www.nwo.nl/salaristabellen).

  • – Voor universitair medisch centra worden salariskosten gefinancierd conform de op het moment van subsidieverlening geldende NFU-salaristabellen (www.nwo.nl/salaristabellen).

  • – Voor personeel van hogescholen en andere instellingen worden salariskosten gefinancierd op basis van de cao inschaling van de betreffende medewerker, gebaseerd op de Handleiding Overheidstarieven (HOT) 2023 (tabel 2; kolom ‘Uurtarief productieve uren, excl. btw’, waarbij netto 1363 productieve uren per fte per jaar wordtgehanteerd). De schaal, waarop de onderzoeker of (project)medewerker is aangesteld, is daarbij leidend voor het tarief. Als er geen systeem van inschaling van toepassing is, dan dient een kostendekkend HOT-tarief te worden gekozen voor zowel de dekking van personeelskosten als overhead. Marges of andere opslagen mogen niet worden meegerekend. Het toe te schrijven uurtarief is gemaximeerd op schaal 16 conform de HOT 2023.

  • – Voor de Nederlandse Cariben geldt dat de rijksoverheid in Caribisch Nederland ambtenaren op de BES-eilanden onder andere voorwaarden in dienst neemt dan in Europees Nederland. Arbeidsvoorwaarden | Werken bij Rijksdienst Caribisch Nederland | Rijksdienst Caribisch Nederland(rijksdienstcn.com).

NWO past eenmalig een ambtshalve indexering van de salariskosten4 toe met betrekking tot:

  • − UNL-tarieven: op aanvragen die voor 1 juli worden ingediend en na 1 juli worden toegewezen;

  • − NFU-tarieven: op aanvragen die voor 1 augustus worden ingediend en na 1 augustus worden toegewezen;

  • − HOT-tarieven: op aanvragen die voor 1 januari worden ingediend en na 1 januari worden toegewezen.

Ambtshalve indexering heeft geen invloed op de hoogte van het subsidieplafond of op de maximum hoogte van het subsidiebedrag per aanvraag. De hoogte van het subsidieplafond en de maximum hoogte van het subsidiebedrag blijven ongewijzigd tijdens de beoordelingsprocedure. De ambtshalve indexering wordt toegepast na afronding van de besluitvorming over toe- en afwijzing over de aanvragen.

Indien cofinanciering is vereist dan wel toegestaan, heeft de ambtshalve indexering geen gevolgen voor de cofinancieringseis, noch voor de IE-rechten die uit de cofinanciering kunnen voortvloeien.

7.1.4 Investeringen

Investeringen zijn voor het WI-project ingezette middelen die na afloop van het project economische waarde hebben en/of kunnen worden hergebruikt.

7.1.5 Materiële kosten

Materiele kosten zijn projectspecifieke kosten met betrekking tot onder meer verbruiksgoederen, materialen, kleine instrumenten en andere middelen die na gebruik geen economische waarde meer hebben. Hieronder worden mede begrepen (internationale) reis- en verblijfskosten; kosten voor kennisoverdracht, kennisvalorisatie, internationalisering; kosten voor gebruik van reeds bestaande infrastructuur, data collecties en apparatuur; werk door derden; onderhoudskosten.

7.1.6 IT-kosten

Onder informatietechnologie (IT)-kosten wordt verstaan de kosten voor de realisatie en gebruik van benodigde IT-infrastructuur, voor zover deze bovenop de reeds regulier beschikbare IT-infrastructuur komt die de betrokken instellingen bieden, of die reeds landelijk beschikbaar is, zoals bij SURF. Waar van toepassing kan er voor de benodigde IT-infrastructuur geharmoniseerd en/of afstemming gezocht worden met SURF. Onder IT-kosten wordt mede begrepen specifieke analysesoftware (de aanschaf of ontwikkeling daarvan), rekentijd, opslagcapaciteit, en kosten voor repositories en datastewardship voor langdurige opslag van data conform de FAIR principes. IT-gerelateerde personeelskosten kunnen onder de personeelskosten in de begroting worden opgenomen.

7.1.7 Waardebepaling in-kind bijdrage

Een in-kind bijdrage dient te worden gekwantificeerd in de aanvraagbegroting. Hieronder wordt de waardebepaling van in-kind bijdragen apart gedefinieerd voor hoofd- en medeaanvragers (eigen bijdrage) en cofinanciers.

Waardebepaling in-kind bijdrage van de hoofd- en mede-aanvragers ten behoeve van eigen bijdrage

Voor het bepalen van de waarde van de in-kind bijdrage dienen de volgende grondslagen te worden gehanteerd:

Voor personeel:

Ofwel UNL/NFU-tarieven, ofwel tarief x uren, waarbij het uurtarief is gebaseerd op de Handleiding Overheidstarieven (HOT). Het HOT-uurtarief (inclusief overhead) wordt gebaseerd op de inschaling van een persoon volgens de CAO of het functiehuis van de partner die financieel bijdraagt. Als een systeem van inschaling niet van toepassing is, dan dient een kostendekkend tarief te worden gekozen voor zowel de dekking van personeelskosten als overhead. Marges of andere opslagen mogen niet worden meegerekend.

Voor materieel:

  • 1. voor verbruiksgoederen op basis van de kostprijs;

  • 2. voor investeringen en apparatuur op basis van:

    • a. een bij de partner die financieel bijdraagt gebruikelijk tarief voor de doorberekeningen van gebruik van apparatuur en faciliteiten aan derden. Het moet dan aantoonbaar zijn dat het tarief bij derden is toegepast, of:

      de afschrijvingslasten die evenredig zijn aan het overeengekomen gebruik;

    • b. een machine uurtarief (afschrijvingskosten per jaar gedeeld door het aantal operationele uren per jaar) vermenigvuldigd met de gebruiksuren gedurende het project, of:

      de kostprijs van het gebruik van de investering en apparatuur als deze niet door de partner die financieel bijdraagt zou zijn geleverd, maar commercieel had moeten worden gekocht.

Toelaatbaar als in-kind eigen bijdrage is:

  • − Personele inzet en materiële bijdragen, op voorwaarde dat deze gekwantificeerd worden in de aanvraagbegroting. Dit wordt duidelijk in de beschrijving en de planning/fasering van het onderzoek. Voor toegezegde apparatuur wordt de actuele dagwaarde gehanteerd.

  • − Bij materiële bijdragen in de vorm van levering van diensten is voorwaarde dat deze als nieuwe inspanning kan worden geïdentificeerd. Het is mogelijk dat derden een gedeelte van het werk uitvoeren. Het kan voorkomen dat een aanvrager reeds geleverde diensten (bijvoorbeeld een database of software) als in-kind bijdrage wil opvoeren. Acceptatie is in dit geval niet vanzelfsprekend. Hierover dient de hoofdaanvrager vooraf contact op te nemen met NWO. NWO bepaalt of voor deze levering een concrete waarde is vast te stellen.

Niet toelaatbaar als eigen bijdrage (zowel in-cash als in-kind):

  • – door NWO toegekende financiering;

  • – al aangekochte apparatuur;

  • – eerder voor andere doeleinden verkregen (inter)nationale subsidies;

  • – PPS-toeslag;

  • – kortingen op commerciële tarieven, o.a. op materialen, apparaten en diensten;

  • – kosten voor overhead, begeleiding, consultancy en/of deelname aan de begeleidingscommissie;

  • – kosten voor diensten die voorwaardelijk zijn. Een aanvrager of cofinancier mag geen voorwaarden stellen aan de levering van de bijdrage. De levering van de bijdrage is niet afhankelijk van het al dan niet bereiken van een bepaald stadium in het onderzoeksplan (bijv. go/no-go moment);

  • – personeelskosten gemaakt of nog te maken voor gerelateerde (onderzoeks)projecten;

  • – kosten die volgens de Call for proposals niet worden vergoed.

Waardebepaling in-kind bijdrage van cofinanciers

Een In-kind bijdrage dient te worden gekwantificeerd in de aanvraagbegroting. De cofinanciers dienen de hoogte en opbouw van al hun bijdragen te vermelden in de verklaring cofinanciering. Voor het bepalen van de waarde van de in-kind bijdrage dienen de volgende grondslagen te worden gehanteerd:

Voor personeel:

Ofwel UNL/NFU-tarieven, ofwel tarief x uren, waarbij het uurtarief is gebaseerd op de Handleiding Overheidstarieven (HOT). Het HOT-uurtarief (inclusief overhead) wordt gebaseerd op de inschaling van een persoon volgens de CAO of het functiehuis van de partner die financieel bijdraagt. Als een systeem van inschaling niet van toepassing is, dan dient een kostendekkend tarief te worden gekozen voor zowel de dekking van personeelskosten als overhead. Marges of andere opslagen mogen niet worden meegerekend.

Voor materieel:

  • 1. voor verbruiksgoederen op basis van de kostprijs;

  • 2. voor investeringen en apparatuur op basis van:

    • a. een bij de cofinancier gebruikelijk tarief voor de doorberekeningen van gebruik van apparatuur en faciliteiten aan derden. Het moet dan aantoonbaar zijn dat het tarief bij derden is toegepast, of:

      de afschrijvingslasten die evenredig zijn aan het overeengekomen gebruik;

    • b. een machine uurtarief (afschrijvingskosten per jaar gedeeld door het aantal operationele uren per jaar) vermenigvuldigd met de gebruiksuren gedurende het project, of:

      de kostprijs van het gebruik van de investering en apparatuur als deze niet door de cofinancier zou zijn geleverd, maar commercieel had moeten worden gekocht.

Toelaatbaar als in-kind bijdrage is:

  • – Personele inzet en materiële bijdragen, op voorwaarde dat deze gekwantificeerd worden in de aanvraagbegroting. Dit wordt duidelijk in de beschrijving en de planning/fasering van het onderzoek. Voor toegezegde apparatuur wordt de actuele dagwaarde gehanteerd.

  • – Het is mogelijk dat derden een gedeelte van het werk uitvoeren. Bij personele inzet is voorwaarde dat de geleverde expertise in de vorm van mensuren niet reeds beschikbaar is op de onderzoeksinstelling(en) en dus specifiek voor het WI-project wordt ingezet.

  • – Bij materiële bijdragen in de vorm van levering van diensten is voorwaarde dat deze als nieuwe inspanning kan worden geïdentificeerd.

Niet toelaatbaar als cofinanciering (zowel in-cash als in-kind):

  • – eerder voor andere doeleinden verkregen (inter)nationale subsidies;

  • – PPS-toeslag;

  • – kortingen op commerciële tarieven, o.a. op materialen, apparaten en diensten;

  • – kosten voor overhead, begeleiding, consultancy en/of deelname aan de begeleidingscommissie;

  • – kosten voor diensten die voorwaardelijk zijn. Een aanvrager of cofinancier mag geen voorwaarden stellen aan de levering van de bijdrage. De levering van de bijdrage is niet afhankelijk van het al dan niet bereiken van een bepaald stadium in het onderzoeksplan (bijv. go/no-go moment);

  • – personeelskosten voor gerelateerde (onderzoeks)projecten;

  • – kosten die volgens de Call for proposals niet worden vergoed.

7.2 Relevante passages Kaderregeling O&O&I

De Kaderregeling O&O&I is te vinden op

https://eur-lex.europa.eu/legal-content/NL/TXT/PDF/?uri=OJ:C:2022:414:FULL&from=EN.

Hieronder worden een aantal relevante passages geciteerd, echter de Kaderregeling O&O&I dient als geheel in samenhang gelezen te worden.

Overwegingen:

“1.3. Definities

(...)

  • 16. Voor de toepassing van dit steunkader wordt verstaan onder:

    (...)

    (ff) “organisatie voor onderzoek en kennisverspreiding” of “onderzoeksorganisatie”: een entiteit (zoals universiteiten of onderzoeksinstellingen, agentschappen voor technologieoverdracht, innovatieintermediairs, entiteiten voor fysieke of virtuele onderzoeksgerichte samenwerking), ongeacht haar rechtsvorm (publiek- of privaatrechtelijke organisatie) of financieringswijze, die zich in hoofdzaak bezighoudt met het onafhankelijk verrichten van fundamenteel onderzoek, industrieel onderzoek of experimentele ontwikkeling, of met het breed verspreiden van de resultaten van die activiteiten door middel van onderwijs, publicaties of kennisoverdracht. Wanneer dit soort entiteit ook economische activiteiten uitoefent, moet met betrekking tot de financiering van, de kosten van en de inkomsten uit die economische activiteiten een gescheiden boekhouding worden gevoerd. Ondernemingen die een beslissende invloed op dit soort entiteit kunnen uitoefenen in hun hoedanigheid van bijvoorbeeld aandeelhouder of lid van de organisatie, mogen geen preferente toegang tot de door deze entiteit verkregen onderzoeksresultaten genieten;

    (gg) “onderzoeksinfrastructuur”: faciliteiten, middelen en verwante diensten die door de wetenschappelijke gemeenschap worden gebruikt om op hun respectieve vakgebied onderzoek te verrichten, zoals wetenschappelijke uitrusting of sets wetenschappelijke instrumenten, kennisgebaseerde hulpbronnen

    zoals verzamelingen, archieven of gestructureerde wetenschappelijke informatie, ICT-gebaseerde enabling infrastructuur zoals gridnetwerken, computers, software en communicatie, of iedere andere entiteit met een uniek karakter die essentieel is om onderzoek te kunnen verrichten. Dit soort infrastructuur kan zich op één enkele locatie bevinden (single-sited) dan wel verspreid zijn (distributed) (een georganiseerd netwerk van middelen) (...);

(...)

2.1.1. Overheidsfinanciering voor niet-economische activiteiten

  • 19. Wanneer een en dezelfde entiteit zowel economische als niet-economische activiteiten uitoefent, valt de overheidsfinanciering van de niet-economische activiteiten niet onder artikel 107, lid 1, van het Verdrag indien beide soorten activiteiten en de kosten, financiering en inkomsten ervan duidelijk kunnen worden onderscheiden, zodat kruissubsidiëring van de economische activiteiten daadwerkelijk wordt vermeden. Het bewijs van een correcte toerekening van kosten, financiering en inkomsten kan worden geleverd door de financiële jaarrekeningen van de betrokken entiteit.

  • 20. De Commissie is van mening dat de volgende activiteiten doorgaans geen economisch karakter hebben:

    • (a) primaire activiteiten van onderzoeksorganisaties en onderzoeksinfrastructuren, en met name:

      • (i) opleiding met het oog op meer en beter gekwalificeerde menselijke hulpbronnen. In lijn met de rechtspraak (...) en de besluitvormingspraktijk van de Commissie (...), en zoals uiteengezet in de mededeling over het begrip “staatssteun” en de mededeling betreffende diensten van algemeen economische belang (DAEB's) (...), wordt openbaar onderwijs dat binnen het nationale onderwijsstelsel in hoofdzaak of volledig wordt gefinancierd door de Staat en onder staatstoezicht staat, als een nieteconomische activiteit beschouwd (...);

      • (ii) onafhankelijke O&O met het oog op meer kennis en een beter inzicht, met inbegrip van O&O in samenwerkingsverband, wanneer de onderzoeksorganisatie of onderzoeksinfrastructuur bij daadwerkelijke samenwerking betrokken is (39);

      • (iii) brede verspreiding van onderzoeksresultaten op een niet-exclusieve en niet-discriminerende basis, via bijvoorbeeld onderwijs, open access-databases, open access-publicaties of opensource-software;

    • (b) activiteiten inzake kennisoverdracht, wanneer deze worden uitgevoerd door de onderzoeksorganisatie of onderzoeksinfrastructuur (met inbegrip van afdelingen of dochterondernemingen daarvan) of samen met, of namens andere dergelijke entiteiten, en alle winst uit deze activiteiten opnieuw in de primaire activiteiten van de onderzoeksorganisatie of onderzoeksinfrastructuur wordt geïnvesteerd. Aan het niet-economische karakter van die activiteiten wordt niet afgedaan door het feit dat het verrichten van de overeenkomstige diensten via openbare tenders wordt ingekocht bij derden.

  • 21. Wanneer een onderzoeksorganisatie of onderzoeksinfrastructuur voor zowel economische als niet- economische activiteiten wordt gebruikt, valt de overheidsfinanciering alleen onder de staatssteunregels voor zover daarmee kosten worden gedekt die met de economische activiteiten verband houden (40). Wanneer de onderzoeksorganisatie of onderzoeksinfrastructuur bijna uitsluitend voor een niet-economische activiteit wordt ingezet, kan de financiering ervan volledig buiten het toepassingsgebied van de staatssteunregels vallen (41), mits dat economische gebruik zuiver ondersteunend blijft, d.w.z. overeenstemt met een activiteit die rechtstreeks verband houdt met en noodzakelijk is voor het functioneren van de onderzoeksorganisatie of onderzoeksinfrastructuur of intrinsiek verband houdt met het niet-economische hoofdgebruik ervan, en die beperkt is in omvang. Voor de toepassing van dit steunkader zal de Commissie oordelen dat dit het geval is wanneer de economische activiteiten precies dezelfde input verbruiken (zoals materiaal, uitrusting, arbeid en vast kapitaal) als de niet-economische activiteiten en de jaarlijks voor die economische activiteiten uitgetrokken capaciteit ten hoogste 20% bedraagt van de totale jaarcapaciteit van de betrokken entiteit.

2.1.2. Overheidsfinanciering voor economische activiteiten van onderzoeksorganisaties en onderzoeksinfrastructuren

  • 22. Onverminderd punt 21 zal overheidsfinanciering voor dit soort economische activiteiten, wanneer onderzoeksorganisaties of onderzoeksinfrastructuren economische activiteiten verrichten – zoals de verhuur van uitrusting of laboratoria aan ondernemingen, dienstverlening aan ondernemingen of uitvoering van contractonderzoek -,doorgaans als staatssteun worden beschouwd.

  • 23. Indien de onderzoeksorganisatie of onderzoeksinfrastructuur echter alleen als intermediair fungeert die de volledige overheidsfinanciering en eventuele via die financiering verkregen voordelen aan de uiteindelijke ontvangers doorgeeft, zal de Commissie die onderzoeksorganisatie of onderzoeksinfrastructuur niet beschouwen als een begunstigde van staatssteun. Dit is doorgaans het geval wanneer:

    • (a) zowel de overheidsfinanciering als via die financiering verkregen voordelen kwantificeerbaar en aantoonbaar zijn, en er een passend mechanisme is dat ervoor zorgt dat de financiering en eventueel daarmee verkregen voordelen volledig worden doorgegeven aan de uiteindelijke ontvangers, bijvoorbeeld via verlaagde tarieven, en

    • (b) geen verder voordeel wordt toegekend aan de tussenpersoon omdat deze werd geselecteerd via een openbare tenderprocedure of omdat de overheidsfinanciering beschikbaar is voor alle entiteiten die voldoen aan de noodzakelijke objectieve voorwaarden, zodat klanten als uiteindelijke ontvangers het recht hebben om gelijkwaardige diensten te betrekken bij eender welke betrokken intermediair.

  • 24. Wanneer de voorwaarden van punt 23 zijn vervuld, zijn de staatssteunregels van toepassing op het niveau van de uiteindelijke begunstigden.

(...)”

Voetnoten:

“(...)

(39) Het verrichten van O&O-diensten en het uitvoeren van O&O namens ondernemingen wordt niet als onafhankelijke O&O beschouwd.

(40) Wanneer een onderzoeksorganisatie of onderzoeksinfrastructuur zowel uit publieke als uit particuliere middelen wordt gefinancierd, zal de Commissie oordelen dat dit het geval is wanneer de voor een specifieke boekhoudkundige periode aan de betrokken entiteit toegewezen publieke financiering hoger is dan de kosten die in die periode met de niet-economische activiteiten worden gemaakt.

(41) Aangezien de onderzoeksgemeenschap bij het verrichten van ondersteunende economische activiteiten meer en betere expertise en kennis verwerft die gebruikt kan worden om de primaire niet-economische activiteiten van de onderzoeksorganisatie of de onderzoeksinfrastructuur te realiseren ten behoeve van de samenleving.

(...)”

7.3 Overzicht van de negen Roadmap GWI Groepen

Het Nederlandse onderzoeksveld met plannen voor grootschalige WI is op de Roadmap GWI 2021 opgedeeld in negen Groepen. Elke Groep is ondergebracht in één van de drie wetenschappelijke domeinen.

  • • Domein Technische & Natuurwetenschappen

    • ○ Astronomy and Particle Physics: Groep met GWI-plannen gericht op wetenschappelijke vernieuwing op het gebied van (en raakvlakken tussen) de astronomie en deeltjesfysica.

    • ○ Materials: Groep met GWI-plannen gericht op wetenschappelijke vernieuwing op het gebied van fabricatie en karakterisatie van materialen.

    • ○ Technology: Groep met GWI-plannen gericht op wetenschappelijke vernieuwing op het gebied van technologie in zijn algemeenheid en energie in het bijzonder.

    • ○ Geosciences: Groep met GWI-plannen gericht op wetenschappelijke vernieuwing op het gebied van geowetenschappen met focus op infrastructuur voor onderzoek naar oceaan en atmosfeer, delta’s en diepe ondergrond.

  • • Domein Levens- & Medische wetenschappen

    • ○ Green Life Sciences: Groep met GWI-plannen gericht op wetenschappelijke vernieuwing op het gebied van biosfeer, met focus op infrastructuur voor onderzoek naar biodiversiteit, ecologie, leefomgeving, biotechnologie en duurzame productie.

    • ○ Health Sciences: Groep met GWI-plannen gericht op wetenschappelijke vernieuwing op het gebied van gezondheidswetenschappen met focus op infrastructuur voor onderzoek met populatie- en patiëntcohorten en digitalisering.

    • ○ Medical Sciences: Groep met GWI-plannen gericht op wetenschappelijke vernieuwing op het gebied van medische wetenschappen met focus op infrastructuur voor medische beeldvorming en levensechte weefselmodellen.

    • ○ Life Sciences & Enabling Technologies: Groep met GWI-plannen gericht op wetenschappelijke vernieuwing op het gebied van levenswetenschappen en chemie met focus op infrastructuur voor onderzoek naar afzonderlijke moleculen en de analyse daarvan in intacte organismen: “Omics”, beeldvorming, technieken en modellen.

  • • Domein Sociale & Geesteswetenschappen

    • ○ Social Sciences & Humanities: Groep met GWI-plannen gericht op wetenschappelijke vernieuwing op het gebied van de Sociale & Geesteswetenschappen, inclusief het erfgoedonderzoek met een focus op gedistribueerde digitalisering, interoperabiliteit en op technieken voor erfgoedonderzoek.

X Noot
1

Onder een vergelijkbare functie wordt verstaan dat een onderzoeker aantoonbaar een vergelijkbaar aantal jaren ervaring heeft met het doen van wetenschappelijk onderzoek en het begeleiden van andere onderzoekers als een hoogleraar c.q. universitair (hoofd)docent.

X Noot
2

Indien buitenlandse onderzoeksgroepen al een internationaal leidende positie innemen, kunnen er ook andere redenen zijn om een investering te plegen. Bijvoorbeeld om een noodzakelijk geachte positie in te kunnen nemen en zo het nationale belang te versterken. In het geval van Nederlandse participatie in de bouw, of in een substantiële aanpassing, van een internationale onderzoeksfaciliteit toetst de commissie het belang en de zichtbaarheid van de Nederlandse inbreng in de internationale samenwerking, opzet en kwaliteit van het internationale project waarvan de investering deel gaat uitmaken, en geschiktheid van de vorm en inzet van de Nederlandse bijdrage.

X Noot
3

Op SURF.nl/onderzoek vindt u informatie over nationaal beschikbare dienstverlening voor uw onderzoek, zoals rekenkracht, opslag, datatransport, diensten voor datamanagement en -analyse en de expertise van SURF. Toegang tot rekenkracht en opslag verkrijgen verloopt via de Call Rekentijd Nationale Computersystemen, andere diensten worden aangeboden via (het Digital Competence Center van) uw instelling of rechtstreeks via SURF.

X Noot
4

De data van 1 juli, 1 augustus respectievelijk 1 januari zijn de data waarop de desbetreffende tarieven in de regel worden aangepast, bij indexering wordt uitgegaan van de datum van daadwerkelijk jaarlijkse aanpassing.

Naar boven