Besluit tot het verlenen van ondermandaat aan de Chief Data Officer Douane inzake de Regeling Informatiehuishouding Financiën 2022 (RINFIN 2022)

De Chief Information Officer,

Gelet op artikel 3 van het Besluit tot het verlenen van ondermandaat inzake de Regeling Informatiehuishouding Financiën 2022 (RINFIN 2022);

Gelet op artikel 5, derde lid, van de Regeling Informatiehuishouding Financiën 2022;

Gelet op artikel 6, eerste lid, sub c, jo, artikel 6, derde lid, van de Regeling Informatiehuishouding Financiën 2022;

Besluit:

Artikel 1

Aan de Chief Data Officer Douane (CDO Douane) wordt ondermandaat verleend voor de verantwoordelijkheden als bedoeld in artikel 6, tweede lid, Regeling Informatiehuishouding.

Artikel 2

Aan de CDO Douane wordt ondermandaat verleend voor het beheer van overheidsinformatie als bedoeld in Hoofdstuk 3 van de Regeling Informatiehuishouding Financiën 2022

• vervanging, conform RINFIN2022 artikel 11

• vernietiging, conform RINFIN2022 artikel 12

• overbrenging naar Nationaal Archief, conform RINFIN2022 artikel 13

• conversie, migratie en emulatie, conform RINFIN2022 artikel 14

• vervreemding, conform RINFIN2022 artikel 15

• overdracht bij organisatieveranderingen conform RINFIN2022 artikel 16

Artikel 3

Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst en werkt terug tot en met 1 januari 2022.

Dit besluit zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

De Chief Information Officer, G. Teuwissen

TOELICHTING

De Archiefbeheerders van het Ministerie van Financiën zijn verantwoordelijk voor het ontwerpen en inrichten van de bedrijfsfunctie gericht op de kwaliteit van het duurzaam toegankelijk maken en houden, bewaren en beheren van de overheidsinformatie en zorgen voor:

• een kwaliteitszorgsysteem;

• voldoende personeel en financiële middelen;

• bekendmaking van de RINFIN2022 bij de Douane en het vastleggen van de afspraken hierover met de archief beherende onderdelen;

• een toepasbare vastgestelde selectielijst;

• het laten uitvoeren van het beheer van de overheidsinformatie voor de onder hen vallende archiefvormende onderdelen in overeenstemming met het bepaalde in de Regeling Informatiehuishouding Financiën 2022 (RINFIN 2022) en andere van toepassing zijnde regelgeving.

De CIO Douane belegt het ondermandaat als geregeld in dit besluit bij de CDO Douane omdat de uitoefening van de archieffunctie organisatorisch is belegd bij de CIO-office als onderdeel van Douane Landelijk Kantoor/Infomatiemanagement. De Chief Data Officer Douane (CDO Douane) treedt op als Archiefbeheerder Douane. De CDO Douane is bevoegd tot het ondertekenen van besluiten en verklaringen volgend uit de verantwoordelijkheid van archiefbeheerder van het directoraat-generaal Douane.

De CDO Douane realiseert een datamanagement strategie om als Douane meer uit de beschikbare data te halen en stelt kaders over het beheer van overheidsinformatie en gebruik van data in de uitvoering. In de datamanagement strategie zijn rollen en bijbehorende taken van verschillende datamanagement functies uitgewerkt, waaronder die van CDO Douane.

Archiefvormers zijn de organisatieonderdelen die onder verantwoordelijkheid van de Minister bevoegd zijn om te handelen en op grond daarvan overheidsinformatie te verzamelen, ontvangen, produceren, verzenden of beheren. Bij de Douane zijn de directies, samenwerkingsverbanden of projectorganisaties archiefvormende organisatieonderdelen als bedoeld in de RINFIN 2022. In de RINFIN 2022 is vastgelegd dat de archiefvormers verantwoordelijk zijn voor het maken van afspraken met de archiefbeheerder Douane over het beheer van de onder hen berustende overheidsinformatie. De CDO Douane heeft daarmee de taak om afspraken vast te leggen over het beheer van overheidsinformatie.

Onderdeel van die afspraak tussen de CDO Douane en archiefvormers, is het in beheer brengen van overheidsinformatie bij een archiefbeherend onderdeel. Die zijn verantwoordelijk voor het uitvoeren van de taken die aan hen zijn opgedragen door de CDO Douane.

De archiefbeheerder Douane legt over het beheer van overheidsinformatie verantwoording af aan de plaatsvervangend secretaris-generaal (pSG). In de praktijk loopt dit niet direct van CDO Douane naar de pSG, maar sluit dit aan bij bestaande verantwoordingslijnen binnen de Douane.

De Chief Information Officer, G. Teuwissen