Regeling van de Minister voor Primair en Voortgezet Onderwijs van 24 februari 2022, nr. VO/OSD/31364746, houdende de wijziging van de Regeling informatievoorziening WVO in verband met de toevoeging van functiecategorieën voor personeel niet in loondienst

De Minister voor Primair en Voortgezet Onderwijs,

Gelet op artikel 3, eerste lid, van het Besluit informatievoorziening WVO;

Besluit:

ARTIKEL I WIJZIGING REGELING INFORMATIEVOORZIENING WVO

De Regeling informatievoorziening WVO wordt als volgt gewijzigd:

A

Artikel 17 wordt als volgt gewijzigd:

1. Voor de tekst wordt de aanduiding ‘1.’ geplaatst.

2. Er worden twee leden toegevoegd, luidende:

  • 2. Het burgerservicenummer, bedoeld in regel 1 van de tabel in paragraaf 2.2 van bijlage 4 hoeft tot 1 januari 2025 niet verplicht te worden aangeleverd. Indien het bevoegd gezag nog niet beschikt over het burgerservicenummer van een personeelslid, dan worden de gegevens, bedoeld in de vorige volzin, verstrekt met een door het bevoegd gezag toegekend uniek nummer, zodat verschillende personeelsleden te onderscheiden en te volgen zijn. Dit lid alsmede de aanduiding ‘1’. voor het eerste lid vervallen met ingang van 1 januari 2025.

  • 3. In afwijking van paragraaf 2.1 van bijlage 5 worden de gegevens genoemd in paragraaf 2.2 van bijlage 4, over het kalenderjaar 2021 uiterlijk op 1 oktober 2022 verstrekt. Dit lid vervalt met ingang van 1 januari 2023.

B

Bijlage 4 wordt als volgt gewijzigd:

1. Het opschrift van paragraaf 2.1 komt te luiden: 2.1. De personeelsgegevens van personen die benoemd zijn.

2. In paragraaf 2.1.2 vervalt in regel 17 van de tabel ‘4 tewerkstelling zonder benoeming’.

3. In paragraaf 2.1.2 wordt in regel 26 van de tabel ‘paragraaf 2.3’ vervangen door ‘paragraaf 2.4’.

4. In paragraaf 2.1.3 wordt in regel 37 van de tabel ‘paragraaf 2.3’ vervangen door ‘paragraaf 2.4’.

5. Onder vernummering van de paragrafen 2.2 en 2.3 tot paragrafen 2.3 en 2.4 wordt na paragraaf 2.1.6 een paragraaf ingevoegd, luidende:

2.2. De personeelsgegevens van personen die tewerkgesteld zijn zonder benoeming

Conform de begripsbepalingen van artikel 1 WVO wordt met personeel ook bedoeld het personeel dat zonder benoeming is tewerkgesteld. Dat betekent dat niet alleen de personen bedoeld worden die in dienst zijn, maar dat de verplichte informatielevering over personeel zich ook uitstrekt tot het personeel niet in loondienst.

Onder personeel niet in loondienst (PNIL) vallen (ingehuurde) personen die tegen betaling reguliere werkzaamheden (t.b.v. de in het onderwijs/de school voorkomende gebruikelijke functies) voor een schoolbestuur uitvoeren zonder dat zij in loondienst zijn van dit bestuur. Hierbij kan het gaan om personeel dat in dienst is van derden (zoals uitzend-, detacherings- en payrollbureaus) en om zelfstandig personeel (zoals zzp’ers). Ook inhuur van personeel van andere schoolbesturen of (inval)pools valt onder PNIL. Vrijwilligers worden niet tot PNIL gerekend. Tot de PNIL-kosten worden ook eventueel bijkomende kosten zoals BTW en bemiddelingskosten gerekend.

Gegevens op het niveau van de arbeidsrelaties worden vastgelegd in de database Onderwijspersoneel (OWP). Voor het beleid van OCW – en in het bijzonder het arbeidsmarktbeleid voor de sector Onderwijs – is het van belang dat landelijke ontwikkelingen kunnen worden gevolgd.

De gegevens van personen die tewerkgesteld zijn zonder benoeming staan opgenomen in onderstaande tabel. Voor deze groep gaat het om een sterk beperkte levering ten opzichte van personeel dat in loondienst is. De grondslag is hier artikel 103a1 van de WVO en niet mede artikel 103a van de WVO. Hiermee is duidelijk dat het geen bekostigingsinformatie betreft maar slechts beleidsinhoudelijke informatie.

nr

Veld

Formaat

Grondslag in WVO

Definitie/toelichting

95.

Burgerservicenummer

nummer van 9 cijfers (N9)

Artikel 103a1

Burgerservicenummer als bedoeld in de Wet algemene bepalingen burgerservicenummer. Het burgerservicenummer dient om een persoon uniek te identificeren binnen de totale set van personele gegevens die door de gegevensleverancier wordt aangeleverd.

96.

Geboortedatum

DDMMJJJJ

Artikel 103a1

  

97.

Geslacht

m/v/o

Artikel 103a1

Man/vrouw/overig of onbekend

98.

Organisatienummer bevoegd gezag

5 cijfers (N5)

Artikel 103a1

Het door de Minister gehanteerde nummer van het bevoegd gezag.

99.

Indien inhuur niet door bevoegd gezag plaatsvindt: organisatienummer school

2 cijfers, 2 letters (A4)

Artikel 103a1

Het door de Minister toegekende nummer van de school, voor koppeling naar de school van de arbeidsrelatie.

100.

Soort externe inhuur

code (N2)

Artikel 103a1

De toedeling van de soort externe inhuur in een van de in paragraaf 2.4

onderscheiden categorieën.

101.

Doel externe inhuur

code (N2)

Artikel 103a1

De toedeling van het doel van de externe inhuur in een van de in paragraaf 2.4 onderscheiden categorieën.

102.

Totale omvang inhuur meetjaar in uren

getal zonder decimalen (N8)

Artikel 103a1

Het aantal uren dat de persoon werkzaam is geweest in het kalenderjaar (1/1 – 31-12) waarover de gegevens opgevraagd worden.

103.

Functiecategorie

code (N2)

Artikel 103a1

De toedeling van de functie in een van de in paragraaf 2.4

onderscheiden categorieën.

104.

Kosten inhuur

bedrag in € met 2 decimalen (N12,2)

Artikel 103a1

Totale kosten in de meetperiode betaald voor de persoon. Inclusief kosten die betaald zijn aan bemiddelaars/ leveranciers en inclusief eventuele BTW.

6. Aan paragraaf 2.4 (nieuw) worden de volgende onderdelen toegevoegd:

Soort externe inhuur personen die tewerkgesteld zijn zonder benoeming

Code

Betekenis

1

Uitzend/detachering via commercieel bureau

2

Payroll

3

Detachering van (inval)pool externe rechtspersoon

4

Detachering van ander schoolbestuur

5

Zelfstandige zonder personeel (zzp’er)

6

Overige vorm van inhuur
Doel externe inhuur personen die tewerkgesteld zijn zonder benoeming

Code

betekenis

1

Vervanging

2

Tijdelijke uitbreiding

3

Interim opdracht

4

Moeilijk invulbare vacature

5

Expertise

6

Overig doel
Functiecategorie personen die tewerkgesteld zijn zonder benoeming

Code

Betekenis

P1

Management – Directie en bestuur: Leidinggevenden die integraal (eind) verantwoordelijk zijn over de (algehele) onderwijsinstelling. (bv schoolbestuur, directeuren, schoolleiders).

P2

Middenmanagement: Personeel dat (al dan niet functioneel) de leiding heeft over onderdelen/afdelingen binnen een onderwijsinstelling.

P3

Onderwijsgevend personeel: Benoembaar/bekwaam onderwijspersoneel dat in direct contact met de leerling/deelnemer onderwijs verzorgt dat systematisch en planmatig die leerling/deelnemer ondersteunt bij de verwerving van kennis, (inzicht) en vaardigheden.

P4

Onderwijsondersteunend personeel: Het personeel dat onder verantwoordelijkheid van de leraar bijdraagt aan de verzorging van het onderwijs door lesondersteunende activiteiten.

P5

Beheer en administratief personeel: Het ondersteunend personeel exclusief het managementpersoneel dat niet direct betrokken is bij het primaire proces (het in direct contact met de leerling/deelnemer onderwijs verzorgen dat systematisch en planmatig die leerling/deelnemer ondersteunt bij de verwerving van kennis, (inzicht) en vaardigheden).

C

In bijlage 5 wordt aan paragraaf 2.1 een alinea toegevoegd, luidende:

De gegevens, genoemd in paragraaf 2.2 van bijlage 4, dienen eenmaal per jaar aan DUO te worden aangeleverd: uiterlijk 1 april moeten de gegevens over het voorafgaande kalenderjaar worden aangeleverd.

ARTIKEL II WIJZIGING AANPASSINGSREGELING WVO 2020

In artikel XXX, onderdeel E, onder 5, van de Aanpassingsregeling WVO 2020 wordt ‘paragraaf 2.2’ vervangen door ‘paragraaf 2.3’.

ARTIKEL III. INWERKINGTREDING

Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst.

Deze regeling zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

De Minister voor Primair en Voortgezet Onderwijs, A.D. Wiersma

TOELICHTING

Algemene toelichting

Huidige situatie

Het bevoegd gezag van een school draagt er zorg voor dat het beschikt over geordende organisatie- en personeelsgegevens voor het onderwijsbeleid van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (hierna: de Minister). Desgevraagd verleent het bevoegd gezag medewerking aan door of namens de Minister uit te voeren onderzoek dat geheel of mede op deze gegevens is gebaseerd. De gegevens zijn gespecificeerd in bijlage 4 van de Regeling informatievoorziening WVO, die met deze regeling aangepast wordt. Het bevoegd gezag stelt die gegevens een keer per jaar ter beschikking aan de Dienst Uitvoering Onderwijs (hierna: DUO).

Het bevoegd gezag is onder andere verplicht gegevens te leveren over personeel dat in loondienst (hierna: PIL) is. Ook is hij verplicht te rapporteren over de inhuur van interim-bestuurders in het kader van de Regeling normering topinkomens OCW-sectoren. Voor personeel dat niet in loondienst (hierna: PNIL) is, wordt op dit moment alleen een totaalbedrag per bestuur in de jaarrekening opgenomen. Deze ongespecificeerde en onvolledige nadere toelichting is echter onvoldoende bruikbaar in het kader van beleid, ramingen of verantwoording richting de Tweede Kamer.

Noodzaak PNIL-gegevens

Met het oog op het te voeren lerarenbeleid en bijvoorbeeld ook de inzet voor het Nationaal Programma Onderwijs is er inzicht nodig in hoeveel geld schoolbesturen besteden aan PNIL en bijvoorbeeld om welke functies het gaat. Daarom is het noodzakelijk dat het bevoegd gezag een (beperkt) aantal gegevens over PNIL levert waaruit blijkt hoeveel geld er naar onderwijsgevend c.q. niet-onderwijsgevend PNIL gaat en wat de aanleiding daartoe van het bevoegd gezag was. Daarom beschrijft deze regeling welke gegevens het bevoegd gezag verder nog moet leveren. De behoefte daaraan is onderstreept door de motie GL/SP en de overleggen daarover in de Tweede Kamer.1, 2

Voor veel van de gevraagde beleidsinformatie zijn gegevens over de gehele populatie van het onderwijspersoneel noodzakelijk, een steekproef zou niet voldoende informatie opleveren. Ook het opvragen van het burgerservicenummer is noodzakelijk, om de ontwikkelingen van personeel in de onderwijsarbeidsmarkt goed te kunnen volgen. Er is geen andere methode om de verzamelde gegevens voldoende betrouwbaar te koppelen aan dezelfde data van eerdere jaren.

Pilot

Voordat is voorzien in een structurele regeling, is in 2019 en 2020 een pilot opgezet. Hieruit bleek dat uitvraag via uitzendbureaus onvolledige informatie op leverde. Ook werd duidelijk dat schoolbesturen PNIL-informatie niet of niet volgens eenduidige specificaties administreren. De resultaten bleken dan ook niet representatief voor de hele sector en waren niet goed bruikbaar voor ramingen en beleid.

Afwegingen

Met inachtneming van de lessen uit de pilot, is er een keuze gemaakt voor het niveau waarop informatie wordt uitgevraagd bij besturen. Doel hierbij was om een optimale balans te vinden tussen bruikbaarheid van informatie en administratieve last voor besturen.

Personeel niet in loondienst (PNIL) is in deze regeling gedefinieerd als (ingehuurde) personen die tegen betaling reguliere werkzaamheden (t.b.v. de in het onderwijs/de school voorkomende gebruikelijke functies) voor een schoolbestuur uitvoeren zonder dat zij in loondienst zijn van dit bestuur. De toevoeging ‘reguliere werkzaamheden’ is opgenomen om aan te geven dat incidentele diensten die worden ingekocht zoals een schilder of andere diensten voor onderhoud van de schoolgebouwen of bijvoorbeeld een schoolfotograaf die wordt ingehuurd om leerlingen te fotograferen niet vallen onder PNIL en dus ook niet onder deze regeling.

Er is gekozen om de verplichte PNIL-levering jaarlijks toe te voegen aan de (eveneens verplichte) levering van besturen van gegevens van PIL, zij het in sterk vereenvoudigde vorm. Dit heeft voor besturen tot gevolg dat zij een beperkte administratie voor PNIL op persoonsniveau moeten bijhouden, van waaruit zij de informatie aan DUO leveren.

Overigens kunnen besturen hierdoor uit hun eigen administratie ook gemakkelijk jaarrekeninginformatie of eigen managementinformatie genereren.

Een alternatief was om in de jaarrekening een verplichte specificatie op te nemen van het PNIL-totaalbedrag. Van een aantal besturen is hun informatie in het jaarverslag (het totaalbedrag PNIL) vergeleken met hun PNIL-gegevens in de pilot van DUO. In een meerderheid van de gevallen waren er grote verschillen. Dit hangt deels samen met een weinig specifieke definitie van PNIL (waardoor een aantal besturen bijvoorbeeld ook advies- en huisvestingslasten onder PNIL rekenen) en deels met een gebrekkige PNIL-administratie bij besturen. De les die uit de pilot is daarom dat deze weg weinig betrouwbare gegevens opleveren.

Privacyaspecten

Ten behoeve van de pilot en de beoogde structurele inwinning door DUO is een Privacy Impact Assessment opgesteld. Hieruit is gebleken dat de Wet op het voortgezet onderwijs, het Besluit informatievoorziening WVO en de Regeling informatievoorziening WVO voldoende ruimte bieden om gegevens over PNIL te verwerken. Middels deze wijzigingsregeling wordt de regelgeving verduidelijkt.

Uitvoering

DUO heeft een uitvoeringstoets gedaan op deze wijzigingsregeling en de regeling is voor DUO uitvoerbaar.

Administratieve lasten

Kwalificatie

Bij het ontwerpen van deze wijzigingsregeling is als uitgangspunt genomen dat de administratieve lasten voor besturen zo veel als mogelijk beperkt worden. Zo is de levering die wordt gevraagd over personeel niet in loondienst (PNIL) sterk beperkt ten opzichte van de aan te leveren gegevens over personeel in loondienst (PIL). Verder is in plaats van een kwartaallevering (zoals bij PIL) gekozen voor een jaarlijkse levering. Deze verplichte PNIL-levering wordt toegevoegd aan de (eveneens verplichte) levering van besturen van gegevens van PIL. De gekozen wijze van aanlevering stelt besturen in staat om uit hun eigen administratie gemakkelijk jaarrekeninginformatie of eigen managementinformatie te genereren. In de pilot is naar voren gekomen dat scholen positief zijn over het feit dat zij deze informatie hier straks voor kunnen gebruiken. De regeling is opgesteld aan de hand van de ervaringen uit deze pilot.

Op basis van de pilot van de afgelopen jaren is onze indruk dat voor sommige besturen de regeldruk zal toenemen door het aanleveren van PNIL-gegevens, omdat hun administratie nog niet goed aansluit op de door DUO uitgevraagde PNIL-gegevens. De verwachting is dat deze regeldruk na een aantal jaren afneemt, omdat de administratie wordt aangepast op de levering. Specifiek voor BSN is afgesproken dat besturen de eerste drie jaren nog niet verplicht zijn om dit aan te leveren als zij nog niet beschikken over dit gegeven, om de regeldruk te verlagen.

Kwantificatie

De regeldruk laat zich lastig kwantificeren. Schoolbesturen verschillen sterk in omvang, in de hoeveelheid personeel niet in loondienst dat er werkzaam is en ook in administratiesysteem. Daarnaast zal de regeldruk bijvoorbeeld afnemen als besturen aan de voorkant investeren in automatisering van de aanlevering. Voor het ene bestuur zal deze uitvraag daarom aanzienlijk meer regeldruk opleveren dan voor een ander bestuur. Daarnaast zal zoals hierboven genoemd de regeldruk afnemen in de tijd.

Onderstaand een indicatieve kwantificering voor een gemiddeld VO-bestuur, met de kanttekening dat de regeldruk sterk zal verschillen per bestuur en zal afnemen in de tijd.

Doelgroep

Handeling

P (structurele kosten per handeling)
   

tijdsbesteding in uren

Uur

tarief

overige kosten (per jaar)

totaal P

Instellingen

Kennisnemen van de wijzigingsregeling en eventueel aanpassen systemen (eenmalig)

40

€ 50,00

  

€ 2.000,00
 

Verzamelen PNIL-gegevens (structureel)

30

€ 50,00

  

€ 1.500,00
 

Aanleveren PNIL-gegevens DUO (structureel)

10

€ 50,00

  

€ 500,00
 

Totale kosten per bestuur eenmalig

      

€ 2.000,00
 

Totale kosten per bestuur structureel

      

€ 2.000,00
 

Aantal VO besturen (peiljaar 2020)

Totale kosten per bestuur

Totaal aantal kosten

Totale kosten regeldruk eenmalig

322

40 * 50 = € 2.000,00

€ 644.000

Totale kosten regeldruk structureel

322

40 * 50 = € 2.000,00

€ 644.000

Deze regeling is voorgelegd aan het Adviescollege toetsing regeldruk, maar is niet geselecteerd voor formele advisering.

Afwijking vaste verandermomenten

Deze regeling treedt in werking de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst. De datum wijkt af van de vaste verandermomenten en de minimale invoeringstermijn. Er is voorafgaand aan de publicatie van deze regeling gecommuniceerd met de schoolbesturen, zodat er tijdig op de regeling geanticipeerd kan worden. Bovendien is de informatie over PNIL al eens in een pilot opgevraagd, en wordt rekening gehouden met de administratieve lasten voor besturen in de eerste jaren.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel I, onderdeel A

Uit de pilot is naar voren gekomen dat voor sommige besturen het aanleveren van de PNIL-gegevens administratieve lasten mee zal brengen. Specifiek voor BSN is daarom afgesproken dat besturen de eerste drie jaren nog niet verplicht zijn om dit aan te leveren als zij nog niet beschikken over dit gegeven. De verwachting is dat over drie jaar de administratie van de besturen dermate is aangepast op deze PNIL-uitvraag dat een ‘ingroeimodel’ niet meer nodig is. Indien door een bestuur geen BSN kan worden aangeleverd, wordt gevraagd wel een eigen uniek nummer toe te kennen aan de personen tewerkgesteld zonder benoeming bij de levering. Dit zodat de personen op basis van dit nummer te volgen zijn. Als het bestuur in de toekomst dan overgaat tot levering van het BSN-nummer, zal eenmalig worden gevraagd zowel het door het bestuur toegekende unieke nummer als het BSN-nummer aan te leveren, zodat DUO hier een koppeling tussen kan maken.

Om besturen voldoende tijd te geven om aan deze nieuwe voorwaarde te voldoen hoeven in 2022 de gegevens (met betrekking tot het kalenderjaar 2021) daarnaast eenmalig pas uiterlijk op 1 oktober geleverd te worden.

Artikel I, onderdeel B

In bijlage 4 van de voorliggende regeling is de titel van artikel 2.1 aangepast om te verduidelijken dat het bevoegd gezag die genoemde gegevens slechts hoeft te leveren als er sprake is van personeel in loondienst.

In de tabel is onder nummer 17, onderdeel arbeidsrelatie, code 4 weggehaald waar het ging om personeel tewerkgesteld zonder benoeming. De gegevens van deze categorie personeel worden nader gespecificeerd in het nieuwe onderdeel dat is toegevoegd aan paragraaf 2.3.

Er is een nieuw onderdeel toegevoegd met de noodzakelijke gegevens die het bevoegd gezag verplicht is te leveren over personeel dat niet in loondienst is.

De organisatienummers van het bevoegd gezag en van de school zijn nodig om dubbeltellingen te voorkomen. Gegevens over de totale omvang inhuur in meetjaar in uren en over de kosten daarvan zijn noodzakelijk om vast te kunnen stellen hoeveel een bevoegd gezag aan PNIL jaarlijks heeft uitgegeven.

Voor de beleidsanalyse en ramingen is het voor het lerarenbeleid in het voortgezet onderwijs overigens ook interessant om te weten of er meer of minder inhuur van leraren plaatsvindt voor de zogenoemde tekortvakken in het vo. Het bevoegd gezag wordt niet belast om deze gegevens ook te leveren. Het Ministerie van OCW laat jaarlijks via het IPTO-onderzoek gegevens van leraren in het vo verzamelen via de roosters van de scholen. Dit geeft informatie die onderscheid maakt tussen de 20 avo-vakken. De daar onderscheiden personen kunnen gekoppeld worden aan de PIL-gegevens die DUO beheert. Personen die in de roosters staan en niet terug te vinden zijn in de PIL-gegevens zullen doorgaans PNIL zijn. PNIL dat hierbij niet te vinden is personeel ingehuurd van andere schoolbesturen, want die komen wel in het PIL-bestand voor.

Artikel I, onderdeel C

De gegevens over PNIL dienen eenmaal per jaar aan DUO te worden aangeleverd: uiterlijk 1 april moeten de gegevens over het voorafgaande kalenderjaar worden aangeleverd.

De Minister voor Primair en Voortgezet Onderwijs, A.D. Wiersma

X Noot
1

Kamerstukken II, 2020/21, 27 923, nr. 413.

X Noot
2

Kamerstukken II, 2019/20, 27 923, nr. 388 en Kamerstukken II, 2018/19, 27 923, nrs. 337, 356.

Naar boven