Tarievenbesluit 2023, Raad voor Accreditatie

Het bestuur van de Stichting Raad voor Accreditatie (RvA) heeft,

gelet op artikel 7 van de Wet aanwijzing nationale accreditatie-instantie voor zijn dienstverlening, op 1 december 2022 het volgende tarievenbesluit vastgesteld.

Besluit:

Vast te stellen het Tarievenbesluit 2023 Raad voor Accreditatie en de daarbij horende tarieventabel.

Artikel 1

De RvA brengt tarieven in rekening voor zijn dienstverlening op grond van de Wet aanwijzing nationale accreditatie-instantie zoals vermeld in dit besluit en de daarbij horende tarieventabel.

Artikel 2

De tarieven worden in rekening gebracht aan de aanvrager dan wel degene voor wie de dienst wordt verleend.

Artikel 3

• 1. Het jaarlijks accreditatietarief wordt in het begin van het lopende jaar in rekening gebracht.

• 2. Vooronderzoeken en initiële onderzoeken worden voorafgaande aan het onderzoek door middel van voorschotfacturen, op basis van de ingeschatte tijdbesteding gefactureerd en pas na ontvangst van de betaling uitgevoerd. Indien na de uitvoering van het onderzoek blijkt dat de tijdinschatting niet juist is geweest, vindt nafacturering dan wel creditering plaats.

• 3. Andere activiteiten kunnen voorafgaande aan de uitvoering volledig of gedeeltelijk worden gefactureerd en pas na ontvangst van de betaling uitgevoerd.

Artikel 4

• 1. De in rekening gebrachte tarieven moeten binnen 30 dagen na dagtekening worden betaald.

• 2. In afwijking van het eerste lid, kan de RvA de betalingstermijn van de facturen bedoeld onder artikel 3, tweede en derde lid, verkorten.

Artikel 5

• 1. Indien een instelling (aanvrager) in de loop van het jaar wordt geaccrediteerd, wordt er een equivalent deel van het van toepassing zijnde jaarlijks tarief geheven over de resterende periode van het jaar.

• 2. Indien de accreditatie in de loop van het jaar eindigt of beëindigd wordt, vindt geen restitutie van het jaarlijks tarief plaats.

Artikel 6

Dit besluit treedt in werking met ingang van 1 januari 2023.

Dit besluit zal met de hiernavolgende toelichting in de Staatscourant en op de website van de RvA worden geplaatst.

Utrecht, 1 december 2022

Namens het bestuur van de Raad voor Accreditatie, R.D. Nieuweboer

TARIEVENTABEL

Onderwerp (zie ook de toelichting)	Tarief voor 2023 in € Excl. BTW
Beoordelingen
Uurtarief lead assessor	191,75
Uurtarief technical assessor	177,25
Uurtarief technical expert	171,75
Kosten voor het inzetten van assessors en/of technical experts hoger dan het geldende dagtarief verminderd met EUR 323,–	meerkosten
Behandelingskosten Crossfrontier accreditaties: – per beoordeling per locatie in het buitenland; – per uitbestede beoordeling aan een buitenlandse nationale accreditatie-instelling; – per uitgevoerde beoordeling op verzoek van een buitenlandse nationale accreditatie-instelling; – per beoordeling en per werkgebied betreffende buitenlandse regelgeving.	709
Reis- en verblijfkosten
Beoordeling in Nederland
Standaard reiskosten Nederland (per persoon per dag)	74
Reis- en verblijfkosten buitenlandse assessors en/of experts in Nederland	feitelijke kosten
Reistijd binnen Nederland bij beoordelingstijd < dan 8 uur	92
Beoordeling in het Buitenland
Verblijfkosten assessors en/of experts bij beoordelingen in het buitenland	Conform bedragen Tarieflijst verblijfkosten buitenlandse Dienstreizen, CAO Rijk (zie toelichting)
Reiskosten assessors en/of experts bij beoordelingen in het buitenland	feitelijke kosten
Overige kosten, zoals bijvoorbeeld visumkosten	feitelijke kosten
Jaarlijkse accreditatietarieven
Jaarlijks tarief voor een geaccrediteerde instelling	3.860
Jaarlijks tarief voor een geaccrediteerde instelling met niet meer dan 3 personen betrokken bij de geaccrediteerde activiteiten	2.235
Jaarlijks tarief voor volgende accreditatie binnen eenzelfde juridische entiteit	1.515
Overige diensten en kosten
Uurtarief voor voorlichting aan instellingen die accreditatie aanvragen	177,25
Uurtarief projectcoördinator / technisch coördinator	177,25
Uurtarief accreditatie ontwikkeling	177,25
Extra accreditatiedocumenten, eerste exemplaar	64
Extra accreditatiedocumenten, ieder volgend document binnen dezelfde aanvraag	15
Kosten voor het inhuren van een tolk bij beoordelingen en de vertaling van documenten door een erkende vertaler of vertaalbureau.	feitelijke kosten vermeerderd met 395 administratiekosten
Administratiekosten annulering > 2 weken voor eerste bezoekdatum, per teamlid waarvoor de beoordeling wordt geannuleerd	395
Administratiekosten annulering 1–2 weken voor eerste bezoekdatum, per teamlid waarvoor de beoordeling wordt geannuleerd plus 25% van de geannuleerde beoordelingstijd en reistijd volgens het tarief van het desbetreffende teamlid	395 plus 25% van de geannuleerde beoordelingstijd en reistijd
Administratiekosten annulering < 1 week voor eerste bezoekdatum, per teamlid waarvoor de beoordeling wordt geannuleerd plus 100% van de geannuleerde beoordelingstijd en reistijd volgens het tarief van het desbetreffende teamlid	395 plus 100% van de geannuleerde beoordelingstijd en reistijd
Overige annuleringskosten bij beoordelingen in het buitenland of beoordelingen door buitenlandse assessors en/of experts in Nederland	feitelijke kosten

TOELICHTING OP HET TARIEVENBESLUIT RVA

Inleiding

Deze toelichting beschrijft de structuur van de tarieven die de Raad voor Accreditatie in rekening brengt voor zijn activiteiten. Alle genoemde bedragen zijn exclusief BTW.

Waar in dit document gesproken wordt over ‘instelling’, wordt hiermee bedoeld de zelfstandige juridische entiteit welke is geregistreerd, aan welke de accreditatie is verleend, of welke de accreditatie heeft aangevraagd.

Opgemerkt wordt dat alle kosten verbonden aan het betalen van facturen, bijvoorbeeld lokale belastingen (withholding taxes), bankkosten of andere heffingen, voor rekening van de opdrachtgever zijn. De RvA hanteert de Euro als valuta.

Beoordelingen

Dagtarief

De RvA brengt voor zijn beoordelingen de tijd in rekening op basis van de werkelijk bestede tijd (met een minimum van twee uur). Het aantal mensdagen dat de RvA in rekening brengt bestaat uit de dagen die nodig zijn voor de uitvoering van de beoordeling en de dagen die de leden van een beoordelingsteam nodig hebben voor het voorbereiden van de beoordeling en voor de rapportage en afronding van de beoordeling. Onderscheid wordt gemaakt in het tarief voor lead assessor, het tarief voor technical assessor en het tarief voor technical expert. De lead assessor categoriseert afwijkingen en heeft de algehele verantwoordelijkheid over een beoordeling. De technical assessor toetst zelfstandig conformiteitsbeoordelings-aspecten tegen de technische eisen, formuleert afwijkingen en rapporteert aan de lead assessor. De technical expert is werkzaam onder de supervisie van een assessor, levert specifieke kennis of expertise, rapporteert niet en formuleert geen afwijkingen. Indien de kosten van het inhuren van deskundigen voor de RvA meer bedragen dan het dagtarief van de desbetreffende deskundigen verminderd met EUR 323,– dan brengt de RvA deze meerkosten bij de instelling in rekening.

Reistijd

Reistijd binnen Nederland wordt in rekening gebracht tegen een vast tarief van EUR 92, indien de beoordelingstijd minder dan 8 uur bedraagt, gelimiteerd (inclusief beoordelingstijd) tot 8 uur. Dit tarief is een gemiddelde van circa 50% van het tarief van de beoordelingstijd.

De tijd die een lid van het beoordelingsteam tijdens een beoordeling nodig heeft voor het bezoeken van meerdere locaties op dezelfde dag wordt als beoordelingstijd in rekening gebracht. Voor beoordelingen in het buitenland en de beoordelingen door buitenlandse assessors en/of experts in Nederland wordt de daadwerkelijke reistijd in rekening gebracht.

Ramingen

Voorafgaand aan een beoordeling verstrekt de RvA een raming van de benodigde tijd aan de instelling. Als gevolg van het verloop van een beoordeling en eventuele vervolgbeoordelingen, die nodig zijn voor de verificatie van vastgestelde afwijkingen, kan afgeweken worden van deze raming. De te factureren tijdsbesteding bedraagt minimaal twee uur.

Crossfrontier accreditaties

Per beoordeling per locatie in het buitenland

Indien de RvA beoordelingen in het buitenland uitvoert worden behandelingskosten in rekening gebracht voor het organiseren van reis- en verblijf en/of samenwerking met de nationale accreditatie-instelling.

Inschakelen buitenlandse nationale accreditatie-instelling

Indien de RvA in het kader van beoordelingen in het buitenland gebruik maakt van uitbesteding van werkzaamheden aan collega accreditatie-instellingen, waarbij de kosten van deze uitbesteding door de collega accreditatie-instelling zonder tussenkomst van de RvA in rekening worden gebracht bij de beoordeelde instelling, zal de RvA per uitbestede beoordeling behandelingskosten in rekening brengen bij de beoordeelde instelling. Indien de collega accreditatie-instelling de kosten bij de RvA in rekening brengt, zal de RvA deze kosten vermeerderd met de behandelingskosten in rekening brengen bij de instelling.

Uitvoeren beoordeling in opdracht van een buitenlandse accreditatie-instelling

Indien de RvA op verzoek van een buitenlandse accreditatie-instelling beoordelingen uitvoert, worden de kosten per beoordeling en vermeerderd met de behandelingskosten in rekening gebracht bij de buitenlandse accreditatie-instelling.

Per beoordeling en per werkgebied betreffende buitenlandse regelgeving.

Indien RvA accreditatie heeft verleend voor buitenlandse regelgeving of indien hiervoor accreditatie wordt aangevraagd, is de RvA verplicht om hiervoor samenwerking te zoeken met de betreffende nationale accreditatie-instelling. Hiervoor worden behandelingskosten in rekening gebracht.

Reis- en verblijfkosten

De uurtarieven zijn exclusief reis- en verblijfkosten. Voor beoordelingen binnen Nederland wordt een standaard bedrag voor reiskosten in rekening gebracht per persoon per dag. Verblijfkosten in Nederland worden in principe niet in rekening gebracht. Bij gebruikmaking van buitenlandse assessors en/of experts in Nederland, worden de feitelijke reis- en verblijfkosten in rekening gebracht.

Voor beoordelingen buiten Nederland worden de reiskosten op basis van de feitelijke kosten in rekening gebracht. Bij vluchten van 4 uur of langer, vliegen assessors en/of experts in principe businessclass.

Als verblijfkosten voor beoordelingen buiten Nederland worden de bedragen zoals genoemd in de meest recente versie van de Tarieflijst verblijfkosten buitenlandse Dienstreizen van de CAO Rijk (hierna: “Tarieflijst”) in rekening gebracht. De Tarieflijst is beschikbaar via de volgende website: https://www.caorijk.nl

Indien de in de Tarieflijst genoemde bedragen wijzigen, dan wijzigen ook de verblijfskosten die de RvA in rekening brengt. De Tarieflijst wijzigt gewoonlijk periodiek per 1 januari en per 1 juli.

Betalingstermijn

De RvA hanteert in beginsel een betalingstermijn van 30 dagen. De RvA kan die termijn verkorten ten aanzien van voorschotfacturen voor buitenlandse instellingen, vanwege de benodigde tijd voor het inplannen en administratief organiseren van de beoordeling.

Jaarlijkse accreditatietarieven

De RvA brengt aan geaccrediteerde instellingen jaarlijks een vast tarief in rekening. Met dit tarief wordt een belangrijk deel van de basisorganisatie van de RvA bekostigd. De RvA maakt onderscheid tussen drie jaarlijkse tarieven; een standaardtarief, een gekort tarief voor geaccrediteerde instellingen waarbij niet meer dan 3 personen bij de geaccrediteerde activiteiten betrokken zijn en een gekort tarief voor volgende accreditaties binnen eenzelfde juridische entiteit.

Jaarlijks tarief voor een geaccrediteerde instelling met niet meer dan 3 personen betrokken bij de geaccrediteerde activiteiten

Instellingen waarbij ten hoogste drie personen zijn betrokken bij het verrichten van geaccrediteerde werkzaamheden komen in aanmerking voor een gereduceerd tarief. Met geaccrediteerde werkzaamheden doelt de RvA op alle werkzaamheden die zijn terug te herleiden tot de activiteiten die op de aan de instelling toegekende scope staan vermeld. Hieronder vallen uitvoerende en ondersteunende activiteiten, beslissingen, managementactiviteiten en beleidsontwikkeling. Met de voor de instelling bij beleidsbepaling betrokken personen wordt ook gedoeld op personen die werkzaam zijn voor buiten de directe organisatie vallende, beleidsbepalende gremia.

Jaarlijks tarief voor volgende accreditatie binnen eenzelfde juridische entiteit

Een instelling die over een tweede of volgende accreditatie beschikt binnen dezelfde juridische entiteit kan voor deze tweede en volgende accreditatie een gereduceerde jaarlijkse bijdrage in rekening worden gebracht. Hierbij moet worden gedacht aan instellingen met verschillende organisatieonderdelen of activiteitengroepen zoals afdelingen of laboratoria die apart zijn geaccrediteerd. Als voorwaarde geldt hierbij (naast dat de onderdelen in één juridische entiteit verenigd zijn) dat de onderdelen qua management en managementsysteem, voldoende verbonden zijn om de RvA in staat te stellen gecombineerd onderzoek uit te voeren.

De RvA kan gecombineerd onderzoek uitvoeren als de relevante organisatieonderdelen onder hetzelfde management vallen en als voor de relevante geaccrediteerde activiteiten hetzelfde kwaliteitsmanagementsysteem wordt gehanteerd. Het management dient in een dergelijk geval niet alleen de eindverantwoordelijkheid te dragen voor de geaccrediteerde activiteiten van elk betrokken organisatieonderdeel, maar deze onderdelen ook daadwerkelijk effectief in praktijk aan te sturen.

Overige diensten en kosten

Voorlichting

Indien een instelling die accreditatie aanvraagt voorlichting nodig heeft over procedures, werkwijzen of over de accreditatienormen en de toepassing daarvan, en deze voorlichting meer inhoudt dan het telefonisch of per e-mail beantwoorden van enkele vragen, zal de RvA de instelling uitnodigen voor een voorlichtingsgesprek. De tijd die hiervoor wordt gebruikt (met een minimum van 2 uur) wordt tegen het uurtarief zoals vermeld in de tabel in rekening gebracht.

Uurtarief projectcoördinator / technisch coördinator

Indien in het kader van een vooronderzoek een bezoek aan de instelling wordt gebracht zal de medewerker van de RvA die verantwoordelijk is voor de desbetreffende relatie hierbij aanwezig zijn. De kosten worden volgens het genoemde uurtarief in rekening gebracht.

De tijd die de medewerkers van de RvA, die geen lid zijn van het beoordelingsteam, aan een beoordeling besteden (plannen, voorbereiden, afronden, ondersteuning geven) wordt in de regel niet in rekening gebracht. Indien echter de medewerker als gevolg van de handelwijze van de instelling onevenredig veel tijd aan een beoordeling moet besteden, zal deze tijd, op basis van het in de tabel vermelde uurtarief, bij de instelling in rekening worden gebracht.

Voorbeelden van situaties waarin dit zal gebeuren zijn:

• slechte aanlevering van documenten voor een beoordeling waardoor op het RvA-bureau veel tijd besteed moet worden aan het uitzoeken, uitprinten en/of kopiëren van documenten;

• overleg tussen de instellingen en de RvA over het afronden van beoordelingen, zoals in het geval van een (dreigende) schorsing of intrekking.

De RvA zal de instelling vooraf over het in rekening brengen van bovenbedoelde tijdsbesteding informeren.

Uurtarief accreditatie ontwikkeling

Indien een nieuwe accreditatiedienst op verzoek van 1 of meer partijen wordt ontwikkeld, wordt de hiermee samenhangende tijdsbesteding in rekening gebracht.

Accreditatiedocumenten

Een geaccrediteerde instelling zal van de RvA na de toekenning van de accreditatie en na positieve afronding van herbeoordelingen onder meer een set accreditatiedocumenten ontvangen, bestaande uit:

• een accreditatieverklaring A4 Nederlands (niet bij buitenlandse instellingen),

• een accreditatieverklaring A4 Engels (bij Nederlandse instellingen op verzoek),

• een accreditatieverklaring A3 Nederlands (Engels bij buitenlandse instellingen),

• een bijlage A4 Nederlands (niet bij buitenlandse instellingen),

• een bijlage A4 Engels (bij Nederlandse instellingen op verzoek).

Bij wijzigingen van de scope tijdens een accreditatieperiode worden de gewijzigde bijlagen verstrekt.

Extra accreditatiedocumenten als bovengenoemd zijn verkrijgbaar voor de kosten van EUR 64,– voor het eerste document en EUR 15,– voor ieder volgend document binnen dezelfde aanvraag.

Kosten voor het inhuren van een tolk en de vertaling van documenten door een erkende vertaler of vertaalbureau

Indien voor een beoordeling een tolk wordt ingehuurd, zal de RvA de kosten voor de tolk aan de instelling doorberekenen.

Indien de instelling de door de RvA opgestelde documenten in andere talen dan Nederlands of Engels vraagt, zal de RvA de kosten voor het vertalen door een erkende vertaler of vertaalbureau aan de instelling doorberekenen.

Indien de instelling documenten die voor een beoordeling van de RvA nodig zijn in een andere taal dan het Nederlands of het Engels aanlevert, zal de RvA de kosten voor het vertalen door een erkende vertaler of vertaalbureau aan de instelling doorberekenen.

In bovengenoemde gevallen worden ook administratiekosten gerekend.

Kosten in geval van annuleren van beoordelingen

Indien een beoordeling die door de RvA schriftelijk aan de instelling is bevestigd, door de instelling geheel of gedeeltelijk wordt geannuleerd, worden de volgende kosten in rekening gebracht:

• annulering meer dan 2 weken voor de eerste bezoekdatum: administratiekosten volgens het tarief genoemd in de tarieventabel, per teamlid waarvoor de beoordeling wordt geannuleerd;

• annulering 1–2 weken voor eerste bezoekdatum: administratiekosten volgens het tarief genoemd in de tarieventabel, per teamlid waarvoor de beoordeling wordt geannuleerd plus 25% van de geannuleerde beoordelingstijd en reistijd, exclusief tijd geraamd voor voorbereiding en rapportage (volgens het tarief van het desbetreffende teamlid);

• annulering minder dan 1 week voor de eerste bezoekdatum: administratiekosten volgens het tarief genoemd in de tarieventabel, per teamlid waarvoor de beoordeling wordt geannuleerd plus 100% van de geannuleerde beoordelingstijd en reistijd, exclusief tijd geraamd voor voorbereiding en rapportage (volgens het tarief van het desbetreffende teamlid).

In het geval van beoordelingen in het buitenland of beoordelingen door buitenlandse assessors en experts in Nederland worden ook eventuele kosten voor reisreserveringen en -annuleringen in rekening gebracht.