Besluit organisatie, mandaat, volmacht en machtiging Zorginstituut Nederland 2022

De Raad van Bestuur van Zorginstituut Nederland,

Gelet op artikel 2, zevende en achtste lid van het Bestuursreglement van Zorginstituut Nederland heeft in zijn vergadering van 8 november 2022 besloten:

HOOFDSTUK 1 ALGEMEEN

Artikel 1 Begrippen

In aanvulling op het Bestuursreglement verstaat dit besluit onder:

afdelingshoofd:

de medewerker die leiding geeft aan één van de in artikel 4 van dit Besluit vermelde afdelingen;

bestuurssecretaris:

de medewerker die leiding geeft aan het team Bestuursondersteuning;

concerncontroller:

de medewerker die leiding geeft aan het team Concern control;

machtiging:

de bevoegdheid om namens het Zorginstituut handelingen te verrichten die noch een bestuursrechtelijk besluit noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn;

mandaat:

de bevoegdheid om namens het Zorginstituut bestuursrechtelijke besluiten te nemen;

medewerker:

de natuurlijke persoon die werkzaamheden ten behoeve van het Zorginstituut verricht op basis van hetzij een arbeidsovereenkomst, hetzij op basis van een inhuur-, detacherings- of uitzendovereenkomst.

projectleider:

de medewerker met een eigen budgetverantwoordelijkheid die leiding geeft aan een project voor de duur van dat project;

programmamanager:

de medewerker met een eigen budgetverantwoordelijkheid die leiding geeft aan een programma voor de duur van dat programma;

secretaris:

de medewerker, dan wel diens plaatsvervanger, die de rol van secretaris vervult bij de Adviescommissie Pakket, de Kwaliteitsraad of de Wetenschappelijke Adviesraad;

teammanager:

de medewerker die leiding geeft aan een van de in de bijlage bij dit Besluit vermelde teams;

volmacht:

de bevoegdheid om namens het Zorginstituut privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten;

werkgebied

een werkgebied zoals omschreven in de bijlage bij dit besluit.

Artikel 2 Algemene bepalingen m.b.t. mandaat, volmacht en machtiging

• 1. Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden, waaronder begrepen de bevoegdheden waarvoor in dit besluit mandaat, volmacht of machtiging wordt verleend, zijn gekoppeld aan de functie van de medewerker, het werkgebied en de arbeidsverhouding van de medewerker met het Zorginstituut. Bij beëindigen van de arbeidsverhouding of wijzigen van functie is daarom geen actieve handeling vereist met betrekking tot het intrekken of toekennen van bevoegdheden zoals beschreven in dit mandaatbesluit.

• 2. De Raad van Bestuur blijft bevoegd de gemandateerde bevoegdheid, een volmacht of machtiging uit te oefenen. Voorts kan de Raad van Bestuur verleende mandaten, volmachten en machtigingen te allen tijde intrekken.

• 3. Bevoegdheden waarvoor mandaat, een volmacht of een machtiging wordt verleend worden door de mandataris/gevolmachtigde/gemachtigde uitgeoefend wanneer deze passen binnen het beleid en werkwijze van het Zorginstituut, de normale bedrijfsvoering en het werkgebied.

• 4. Aan een projectleider komen dezelfde bevoegdheden toe als aan een teammanager, aan een programmamanager dezelfde bevoegdheden als aan een afdelingshoofd.

• 5. Onverlet de bij dit besluit verleende bevoegdheden, treedt de mandataris, gevolmachtigde of gemachtigde in overleg met de naast hogere in de hiërarchische lijn indien redelijkerwijs te verwachten is dat gebruikmaking van de bevoegdheid:

  • a. politiek gevoelig is, of verwacht mag worden dat het gebruik van de bevoegdheid politieke consequenties zal hebben, en/of

  • b. daarvan ongewenste publiciteit is te verwachten en/of;

  • c. ongewenste precedentwerking is te verwachten.

HOOFDSTUK 2 ORGANISATIE, FUNCTIES EN WERKGEBIEDEN

Artikel 3 Raad van Bestuur

• 1. De Raad van Bestuur stuurt gezamenlijk de afdelingshoofden, bestuurssecretaris en concerncontroller aan.

• 2. Uitsluitend de Raad van Bestuur is bevoegd tot het vaststellen van regelingen, beleidsregels en reglementen en het nemen van andere publiekrechtelijke besluiten van algemene strekking.

Artikel 4 Organisatie/functies

• 1. De organisatie van het Zorginstituut is samengesteld uit:

  • a. de Afdeling Zorg;

  • b. de Afdeling Ontwikkeling, Wetenschap & Internationale Zaken;

  • c. de Afdeling Fondsen & Informatiemanagement;

  • d. de Afdeling Bedrijfsdiensten;

  • e. het Team Bestuursondersteuning;

  • f. het Team Concern control.

• 2. De organisatieonderdelen in het eerste lid, onderdelen a tot en met d, staan onder leiding van een afdelingshoofd. Een afdelingshoofd is verantwoordelijk voor de uitvoering van werkzaamheden en het afhandelen van aangelegenheden die tot het werkgebied van zijn afdeling behoren, onverlet de bevoegdheid van (een lid van) de Raad van Bestuur om de behandeling van bepaalde aangelegenheden aan zich voor te behouden. Een afdelingshoofd legt verantwoording af aan de Raad van Bestuur.

• 3. Binnen de in het eerste lid, onderdelen a tot en met d, genoemde organisatieonderdelen zijn teams ingericht. Een team staat onder leiding van een teammanager. Een teammanager is verantwoordelijk voor de uitvoering van werkzaamheden en het afhandelen van aangelegenheden die tot het werkgebied van zijn team behoren, onverlet de bevoegdheid van afdelingshoofd om de behandeling van bepaalde aangelegenheden aan zich voor te behouden. Een team bestaat uit medewerkers van het Zorginstituut. Een teammanager legt verantwoording af aan het afdelingshoofd.

• 4. Het organisatieonderdeel Team Bestuursondersteuning staat onder leiding van de bestuurssecretaris. Het Team Concern control staat onder leiding van de concerncontroller. De bestuurssecretaris en de concerncontroller leggen zonder tussenkomst van een afdelingshoofd verantwoording af aan de Raad van Bestuur. De bestuurssecretaris en de concern controller worden voor de werking van dit besluit gelijkgesteld aan een teammanager.

• 5. Naast de in het eerste lid genoemde organisatieonderdelen worden binnen het Zorginstituut programma’s en projecten uitgevoerd. Een programma staat onder leiding van een programmamanager, een project onder leiding van een projectleider. Het doel, de verantwoordingslijn, alsmede de duur van een programma respectievelijk een project worden vastgelegd in de documentatie waarbij opdracht tot uitvoering van een programma respectievelijk een project is vastgelegd.

• 6. Het Zorginstituut laat zich adviseren door de Adviescommissie Pakket, de Kwaliteitsraad en de Wetenschappelijke Adviesraad. Deze commissies worden ondersteund door een (plaatsvervangend) secretaris.

Artikel 5 Werkgebieden

• 1. De werkgebieden van de in artikel 4, eerste lid, genoemde afdelingen, de daaronder ressorterende teams alsmede de werkgebieden van de teams Bestuursondersteuning en Concern control zijn beschreven in de bijlage bij dit Besluit.

• 2. Het werkgebied van een programma, respectievelijk project wordt vastgelegd in de programma- respectievelijk projectdocumentatie.

• 3. De rol en taken van de (plaatsvervangend) secretaris zijn beschreven in het reglement van de commissie waaraan de secretaris verbonden is.

• 4. Indien wijzigingen in de organisatie van Zorginstituut Nederland een wijziging van de werkgebieden met zich meebrengt, dan zal een nieuwe bijlage door de Raad van Bestuur worden vastgesteld en worden gepubliceerd in de Staatscourant.

HOOFDSTUK 3 MANDAAT

Artikel 6 Bestuursrechtelijke beslissingen

• 1. Een teammanager is bevoegd tot het namens het Zorginstituut nemen van een primaire beslissing, voor zover dit besluit past binnen zijn werkgebied. Bij afwezigheid van deze teammanager is elke andere teammanager behorend tot dezelfde afdeling bevoegd tot het namens het Zorginstituut nemen van een besluit als hier bedoeld.

• 2. Een afdelingshoofd is bevoegd tot het namens het Zorginstituut nemen van een beslissing op bezwaar voor zover dit past binnen zijn werkgebied. Bij afwezigheid van dit afdelingshoofd is elk ander afdelingshoofd bevoegd tot het namens het Zorginstituut nemen van een besluit als hier bedoeld. In die gevallen waarin een afdelingshoofd de primaire beslissing nam, is een lid van Raad van bestuur bevoegd de beslissing op bezwaar te nemen.

HOOFDSTUK 4 VOLMACHT

Artikel 7 Personeelsbeslissingen

Een lid van de Raad van Bestuur is bevoegd om namens het Zorginstituut arbeidsovereenkomsten aan te gaan, arbeidsovereenkomsten (eenzijdig) te beëindigen, vaststellingsovereenkomsten in het kader van de beëindiging van een arbeidsovereenkomst aan te gaan en tot het schorsen van een personeelslid over te gaan.

Artikel 8 Privaatrechtelijke rechtshandelingen

• 1. Een lid van de Raad van Bestuur is bevoegd om namens het Zorginstituut privaatrechtelijke verplichtingen aan te gaan.

• 2. In afwijking van het eerste lid worden privaatrechtelijke verplichtingen die een bedrag van € 500.000 inclusief btw te boven gaan, aangegaan door de voorzitter van de Raad van Bestuur in overeenstemming met een ander lid van de Raad van Bestuur.

• 3. Een afdelingshoofd en een programmamanager, zijn gevolmachtigd tot het aangaan van privaatrechtelijke verplichtingen voor het werkgebied van zijn afdeling respectievelijk programma die een bedrag van € 200.000 inclusief btw niet te boven gaan.

• 4. Bij afwezigheid van een afdelingshoofd is elk ander afdelingshoofd gevolmachtigd om namens het Zorginstituut de verplichtingen aan te gaan als bedoeld in het derde lid. Bij afwezigheid van de programmamanager is een afdelingshoofd gevolmachtigd tot het aangaan van de verplichtingen als bedoeld in het derde lid.

• 5. Een teammanager en een projectleider zijn gevolmachtigd tot het aangaan van privaatrechtelijke verplichtingen voor het werkgebied van zijn team respectievelijk project die een bedrag van € 50.000 inclusief btw niet te boven gaan.

• 6. Bij afwezigheid van de teammanager is elke andere teammanager behorende tot de dezelfde afdeling gevolmachtigd tot het aangaan van de verplichtingen als bedoeld in het vijfde lid.

• 7. Bij afwezigheid van de projectleider is zijn afdelingshoofd respectievelijk programmamanager (indien het project deel uitmaakt van een programma) gevolmachtigd tot het aangaan van de verplichtingen als bedoeld in het vijfde lid.

• 8. Bij afwezigheid van de bestuurssecretaris of de concerncontroller is een lid van de Raad van Bestuur bevoegd.

• 9. De penningmeester van MeerZIN is gevolmachtigd tot het aangaan van privaatrechtelijke verplichtingen ten behoeve van MeerZIN die een bedrag van € 5.000 inclusief btw niet te boven gaan. Bij afwezigheid van de penningmeester is de voorzitter van MeerZIN daartoe bevoegd.

• 10. Een secretaris is gevolmachtigd tot het aangaan van privaatrechtelijke verplichtingen die een bedrag van € 10.000 inclusief btw niet te boven gaan. Bij afwezigheid van een secretaris is de plaatsvervangend hiertoe bevoegd. Indien ook de plaatsvervangend secretaris afwezig is, is iedere andere secretaris daartoe bevoegd.

HOOFDSTUK 5 MACHTIGING

Artikel 9 Goedkeuren facturen

• 1. Het goedkeuren van facturen voor betaling kwalificeert als een feitelijke handeling welke voortvloeit uit een eerder aangegane verplichting.

• 2. Teammanagers, projectleiders, afdelingshoofden en programmamanagers zijn gemachtigd een akkoord te geven voor facturen tot € 200.000 inclusief btw.

• 3. De penningmeester van MeerZin, en bij afwezigheid daarvan de voorzitter van MeerZin, is gemachtigd een akkoord te geven voor facturen tot € 5.000 inclusief btw.

• 4. Een (plaatsvervangend) secretaris is gemachtigd een akkoord te geven voor facturen tot € 20.000 inclusief btw.

Artikel 10 Juridische procedures

• 1. De teammanager Juridische Zaken is gemachtigd om namens het Zorginstituut:

  • a. schriftelijk verweer te voeren of te doen voeren in gerechtelijke procedures;

  • b. bezwaar te maken of beroep in te stellen tegen besluiten die de belangen van het Zorginstituut raken, respectievelijk een ingesteld bezwaar of beroep in te trekken;

  • c. bestuurs- en civielrechtelijke procedures aan te vangen respectievelijk hoger beroep in te trekken;

• 2. Medewerkers van het team Juridische Zaken zijn gemachtigd om namens het Zorginstituut alle processuele en feitelijke handelingen te verrichten of doen verrichten in of in verband met gerechtelijke procedures.

Artikel 11 Overige feitelijke handelingen

• 1. Alle niet in de artikelen 9 en 10 van dit Besluit genoemde feitelijke handelingen, worden uitgeoefend door de medewerker tot wiens taak- en werkgebied de betrokken feitelijke handeling behoort.

• 2. Deze machtiging kent zijn begrenzingen in:

  • a. het bepaalde in artikel 2, vijfde lid;

  • b. de functiebeschrijving zoals vastgesteld door het Zorginstituut; respectievelijk de programma- of projectdocumentatie; en

  • c. werkinstructies of werkafspraken afkomstig van een leidinggevende.

HOOFDSTUK 6 SLOTBEPALINGEN

Artikel 12 Inwerkingtreding en intrekking

• 1. Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

• 2. Het Mandaatbesluit Zorginstituut Nederland 2020 en het Reglement organisatie Zorginstituut Nederland 2020, alsmede de daarbij gevoegde bijlage worden ingetrokken vanaf het moment dat dit Besluit inwerking treedt.

Artikel 13 Citeertitel

Dit besluit wordt aangehaald als Besluit organisatie, mandaat, volmacht en machtiging Zorginstituut Nederland 2022

Dit Besluit wordt met de toelichting in de Staatscourant gepubliceerd.

Voorzitter Raad van Bestuur S. Wijma

BIJLAGE BIJ HET BESLUIT ORGANISATIE, MANDAAT, VOLMACHT EN MACHTIGING ZORGINSTITUUT NEDERLAND 2022

Zorginstituut Nederland kent onder de Raad van Bestuur van de volgende afdelingen:

• Afdeling Zorg;

• Afdeling Ontwikkeling, Wetenschap & Internationale Zaken;

• Afdeling Fondsen & Informatiemanagement;

• Afdeling Bedrijfsdiensten;

• Team Bestuursondersteuning;

• Team Concern-control.

Het werkgebied van de Afdeling Zorg

Binnen de afdeling Zorg werken 9 zorginhoudelijke teams aan de realisatie van de pakkettaken en de kwaliteitstaken van het Zorginstituut. Zij werken op geïntegreerde wijze aan het:

• Bevorderen van de totstandkoming van kwaliteitsinstrumenten;

• Helpen eenmaal vastgestelde kwaliteitsstandaarden in te voeren;

• Stimuleren van gepast gebruik van zorg;

• Beschikbaar maken van informatie over kwaliteit van geleverde zorg voor burgers en andere partijen in de zorg;

• Adviseren over de inhoud en samenstelling van het verzekerde pakket; dit op basis van wettelijke, zorginhoudelijke en maatschappelijke criteria;

• Adviseren over verzekeringsgeschillen tussen zorgverzekeraars of zorgkantoren en verzekerden en over indicatiegeschillen tussen het Centrum indicatiestelling zorg (CIZ) en verzekerden;

• Toetsen van voorgenomen pakketmaatregelen en het doorrekenen van scenario’s bij wijzigingen van het pakket.

De afdeling kent 9 teams:

• a. Team Geneesmiddelen

  Het werkgebied omvat Geneesmiddelen (intramuraal en extramuraal).

• b. Team Medisch-specialistische zorg

  Het werkgebied omvat de Medisch-specialistische zorg.

• c. Team Geestelijke Gezondheidszorg & Sociaal Domein.

  Het werkgebied omvat:

  • Geestelijke gezondheidszorg (inclusief dat wat Wlz-cliënten betreft);

  • Onderwerpen domein (WMO, jeugdwet) en andere wetten/financieringsstromen die expliciet geborgd moeten worden (zoals Algemene gerelateerd aan sociaal diensten ten behoeve van verzekerde zorg (ADZ) en Artikel 67).

• d. Eerstelijnszorg

  Het werkgebied omvat:

  • Eerstelijns Zvw zorg, waaronder huisartsenzorg, wijkverpleging, (eerstelijns) geboortezorg, eerstelijnsverblijf (ELV);

  • Activiteiten met betrekking tot preventie, chronische ketenzorg en de relatie naar het veld rondom de Wet publieke gezondheid (WPG), zoals bijvoorbeeld infectieziekten.

• e. Team Paramedische zorg

  Het werkgebied omvat:

  • Paramedische zorg (fysiotherapie, oefentherapie, ergotherapie, logopedie, diëtetiek);

  • Overige zorggebieden, zoals mondzorg, ziekenvervoer, arbeidsgeneeskunde en extramurale hulpmiddelen.

• f. Team Langdurige zorg

  Het werkgebied omvat langdurige zorg voor onder andere verstandelijk gehandicapten (VG), lichamelijk gehandicapten (LG), Ouderenzorg (Wlz gerelateerd) en Geriatrische revalidatiezorg (GRZ).

• g. Team Advies Pakket en Kwaliteit

  Het werkgebied omvat het onderhouden van de expertise van ZIN op het gebied van pakket en kwaliteit – inclusief het nader verbinden van de expertise tussen duiden, kwaliteitstaken, zinnige zorg, etc.

• h. Team Projectmanagement

  Het werkgebied omvat het onderhouden van de expertise van ZIN op het gebied van projectmatig werken en business intelligence.

• i. Team Projectondersteuning

  Het werkgebied omvat:

  • Ondersteuning bedrijfsvoering;

  • Processturing verschillende afdelingsbrede processen.

Afdeling Ontwikkeling, Wetenschap & Internationale Zaken

De afdeling Ontwikkeling, Wetenschap & Internationale Zaken (OW&IZ) faciliteert continue verbetering en wetenschappelijke verankering van onze werkwijzen. De werkzaamheden van de afdeling vinden plaats in samenwerking en met inbreng en personele uitwisseling vanuit de primaire afdelingen en zijn geclusterd in twee teams:

• a. OWIZ I

  Het team OWIZ I faciliteert continue verbetering en wetenschappelijke verankering van de werkwijzen van het Zorginstituut.

• b. OWIZ II

  het team OWIZ II is gericht op internationale thema’s rond toegankelijkheid, betaalbaarheid en kwaliteit van zorg.

Afdeling Fondsen & Informatiemanagement

De afdeling Fondsen & Informatiemanagement is belast met de uitvoering van de wettelijke taken van het Zorginstituut op het gebied van de financiële geldstromen in de fondsen zoals nu vastgelegd in de Zvw, Wlz, Wmg, en Wfsv. Dit betreft de taken risicoverevening, fondsbeheer, beheerskosten Wlz en subsidies. De afdeling is verder verantwoordelijk voor de financiële en overige informatieproducten van het Zorginstituut die hiermee samenhangen. Informatiemanagement is één van de kerntaken van het Zorginstituut.

De afdeling bestaat uit de volgende teams:

• a. Team Fondsbeheer & Analyse Zorgkostenontwikkeling

  Dit team verricht adviserende en uitvoerende werkzaamheden van in belangrijke mate financieel-economische aard. Hierbij gelden de volgende aandachtsgebieden:

  • 1. Informatievoorziening: Het team voorziet VWS en belanghebbenden van kwantitatieve informatie en analyses over de baten, lasten en financiering van de Zorgverzekeringswet en de Wet langdurige zorg.

  • 2. Verantwoording Fondsen: Het team is verantwoordelijk voor het beheer van de financiële fondsen verbonden aan de Zorgverzekeringswet en de Wet langdurige zorg.

  • 3. Bevorderen doelmatige uitvoering: Het team ondersteunt de rechtmatige en doelmatige uitvoering van de Wet langdurige zorg en vaardigt daartoe zo nodig uitvoeringsvoorschriften uit.

• b. Team Risicoverevening, Beheerskosten en Subsidies

  Binnen de relevante wet- en regelgeving alsmede door het Zorginstituut opgestelde beleidsregels stelt het team beschikkingen op, worden kasstromen bepaald en wordt opdracht verstrekt tot financiële transacties.

• c. Team Businessapplicaties, Informatiebeleid en Architectuur (BIA)

  Het team BIA fungeert als interne IT-dienstverlener voor het Zorginstituut. Het team schept daarmee de voorwaarden de organisatie optimaal te ondersteunen met de inzet van IT en levert daarmee een bijdrage aan het realiseren van de doelen die het Zorginstituut heeft.

• d. Team Databeheer

  Het verzamelen van gegevens en het bewerken en aanbieden daarvan is onlosmakelijk verbonden met de uitvoering van de wettelijke taken van het Zorginstituut. Het werkgebied van het team Databeheer omvat het bewerken van data en het ontsluiten daarvan, door verschillende informatieproducten te ontwikkelen en door websites up-to-date te houden. Daarnaast voorziet het team Databeheer de organisatie van gegevensbestanden die nodig zijn voor de uitvoering van de taken van het Zorginstituut en draagt zorg voor de ondersteuning daarbij. Het koppelen van datasets ten behoeve van analyse van gegevensbestanden behoort tot het werkgebied van het team Databeheer.

• e. Team Informatiestandaarden

  Het werkgebied van het team Informatiestandaarden omvat het beheer van de i-Standaarden

• f. Team Programma’s en Projecten IM

  Binnen het werkgebied van het team PPIM zijn de IT-werkzaamheden belegd die betrekking hebben op de ontwikkeling en innovatie op het gebied van informatievoorziening in de zorg. Daarnaast ondersteunt het team programma’s en projecten, waaronder het actieprogramma iWLZ, PHT & fair data, blockchain en IZO.

• e. Team CIO-office

  Het team CIO-office is verantwoordelijk voor het opstellen van het informatiebeleidsplan, de uitwerking van een enterprise-architectuur en het effectief applicatie-, en project portfolio- management. Ook toetsing en oordeelsvorming voor de i-projecten binnen de eigen organisatie is onderdeel van de verantwoordelijkheid van het CIO-office.

Afdeling Bedrijfsdiensten

De afdeling levert ondersteunende diensten ten behoeve van de hele organisatie. Het gaat om communicatie, juridische ondersteuning, personeelszaken, organisatieontwikkeling, financiën, inkoop, facilitaire zaken en ICT-ondersteuning. De afdeling bewaakt, toetst en stelt algemene kaders op die voor de hele organisatie gelden: zoals financiële, juridische, personele, inkoop- en beveiligingskaders. Verder levert de afdeling onder meer communicatieadviezen, personeelsadviezen en juridische adviezen en facilitaire dienstverlening.

• a. Team Personeel & Organisatie

  Het team P&O adviseert, faciliteert en ondersteunt bestuur, leidinggevenden en projecten op Personeel & Organisatie-gebied en is tevens aanspreekpunt voor medewerkers. Ze is verantwoordelijk voor de uitvoering van organisatie brede activiteiten op Leren en Ontwikkelen (L&O).

• b. Team Communicatie

  Het team Communicatie adviseert bestuur, leidinggevenden en projecten over communicatie en woordvoering. Het team is verantwoordelijk voor de interne en externe communicatie en het imago van het Zorginstituut. Hiertoe worden communicatieplannen opgesteld en uitgevoerd. Tevens is het team verantwoordelijk voor de uitvoering van organisatie brede activiteiten en content op het gebied van evenementen, drukwerk, redactie en websites.

• c. Team Juridische Zaken

  Het team JZ adviseert bestuur, leidinggevenden, medewerkers en programma’s/projecten over juridische zaken en inkoop. JZ vertegenwoordigt het Zorginstituut in juridische procedures. Verder behandelt het team voor de gehele organisatie de Wob-verzoeken en bezwaarschriften, en coördineert JZ de afhandeling van klachten die bij het Zorginstituut zijn ingediend. Het team JZ beheert het Normenkader en ziet toe op de naleving daarvan.

• d. Team Financiën

  Het team Financiën zorgt voor de financieel-administratieve basishuishouding en adviseert de leidinggevenden en projecten op financieel administratief gebied. De adviseurs ondersteunen en adviseren de afdelingshoofden bij het sturen en verantwoorden van de afdeling, bijvoorbeeld door het uitvoeren van analyses bij de periodieke rapportage. Hierbij legt de adviseur het verband tussen inhoud, financiën en personele bezetting. Er is een belangrijke samenwerkingsrelatie met het team CC en de afdeling Fondsen.

• e. Team Servicecentrum

  Het team Servicecentrum ondersteunt leidinggevenden, projecten en medewerkers op het gebied van facilitaire zaken, basis ICT dienstverlening en werkplekautomatisering, informatiebeheer, contractmanagement en projectmatig werken en procesmanagement. Tevens is de frontoffice verantwoordelijk voor de eerstelijns contacten met burgers voor de totale organisatie en specifiek voor de afdelingen Zorg en IM.

Teams Bestuursondersteuning en Concern control

De teams Bestuursondersteuning en Concern-control ressorteren rechtstreeks onder de Raad van Bestuur.

Team Bestuursondersteuning

Bestuursondersteuning verzorgt de inhoudelijke, organisatorische en secretariële ondersteuning van de Raad van Bestuur. Het team zorgt dat besturing en besluitvorming volgens de (wettelijke) regels en gemaakte afspraken verlopen en ondersteunt de bestuurlijke contacten met stakeholders. Het team adviseert en betrekt hierbij afdelingshoofden, teammanagers en medewerkers.

Team Concern-control

Concern-control bewaakt en adviseert over de doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid van financiële en inhoudelijke doelstellingen en resultaten van het Zorginstituut. Het team is verantwoordelijk voor de uitvoering van de planning & control cyclus, waaronder opstellen van jaarplan en begroting en de (financiële) verantwoording aan het Ministerie van VWS. Tevens levert het team managementinformatie, coördineert risicomanagement en voert interne controle uit.

TOELICHTING

Algemeen

Het Besluit organisatie, mandaat, volmacht en machtiging Zorginstituut Nederland 2022 (hierna: Besluit Organisatie en Mandaat) is een samenvoeging van het Mandaatbesluit Zorginstituut 2020 en het Reglement organisatie Zorginstituut Nederland 2020 (inclusief bijlage II) en vervangt de twee laatste genoemde besluiten.

Onder het Besluit Organisatie en Mandaat blijft het uitgangspunt overeind dat bevoegdheden (mandaat, volmacht en machtiging) gekoppeld zijn aan functies en het bij die functie behorende werkgebied, maar verdwijnt de noodzaak om twee documenten te moeten raadplegen om vast te kunnen stellen of rechts- of feitelijke handelingen bevoegd (overeenkomstig het Mandaatbesluit Zorginstituut Nederland 2020) en binnen het werkgebied (beschreven in het Reglement organisatie Zorginstituut Nederland 2020) werden verricht.

De belangrijkste materiële wijzigingen van dit Besluit ten opzichte van het Mandaatbesluit Zorginstituut Nederland 2020 zijn;

• 1. dat het mandaat om bestuursrechtelijke beslissingen te nemen lager in de organisatie is belegd;

• 2. dat de volmachten voor het aangaan van financiële verplichtingen voor afdelingshoofden en teammanagers, respectievelijk programmamanagers en projectleiders zijn verruimd;

• 3. dat programmamanagers dezelfde bevoegdheden hebben als afdelingshoofden en projectleiders dezelfde bevoegdheden hebben als teammanagers;

• 4. de in het Mandaatbesluit Zorginstituut Nederland 2020 opgenomen artikelen 9 (Begroting, jaarrekening en jaarverslag) en 10 (fondsbeheer) zijn geschrapt omdat de bevoegdheid van de Raad van Bestuur direct voortvloeit uit de relevante wetgeving.

De onder het Mandaatbesluit Zorginstituut 2020 betrokken uitgangspunten blijven van kracht. Kort samengevat:

• Dit besluit is zo klein als mogelijk gehouden. Er is alleen vastgelegd wat noodzakelijk is. Taken die voortvloeien uit de wet of inherent zijn aan de functie, en vaak ook vastgelegd zijn in een functiebeschrijving hoeven hier niet herhaald te worden. Een belangrijk voordeel hiervan is, dat dit managers ook de ruimte biedt om aan de hand van werkinstructies en werkafspraken sturing te geven aan een afdeling of team.

  Het Besluit Organisatie en Mandaat biedt, juist omdat de keuze is gemaakt niet alles op detailniveau te willen regelen, enige ruimte. Die ruimte past bij een professionele organisatie, maar kent uiteraard wel zijn grenzen. Die grens, geformuleerd als algemeen voorbehoud, is neergelegd in artikel 2, vijfde lid van dit besluit.

• Het Besluit Organisatie en Mandaat is zo opgesteld en ingericht dat het besluit weinig tot geen onderhoud vergt en daarmee bestendig is. De werkgebieden van functionarissen werkzaam bij het Zorginstituut zijn vastgelegd in de bijlage bij dit Besluit. Organisatiewijzigingen die van invloed zijn op de werkgebieden leiden tot niet meer dan het aanpassen van de bijlage en de publicatie ervan in de Staatscourant.

Artikelsgewijs

Artikel 1

Dit artikel behoeft geen toelichting.

Artikel 2

Voor lid 4 geldt dat de functies programmamanager en projectleider qua bevoegdheden gelijk zijn geschakeld met een afdelingshoofd, respectievelijk een teammanager. Daarmee zijn programmamanagers en projectleiders voorzien van de bevoegdheden die bij de functie en verantwoordelijkheid passen. Het voorbehoud dat in het Mandaatbesluit Zorginstituut 2020 was opgenomen dat dit alleen het geval was indien de programma- of projectdocumentatie daarin voorzien, is komen te vervallen. Het schrappen van dit voorbehoud draagt in positieve zin bij aan het kenbaarheidsvereiste.

Bij wijze van toelichting op lid 5 van dit artikel wordt aangegeven dat het verlenen van bevoegdheden ook de verantwoordelijkheid met zich meebrengt om daar een verstandig en doordacht gebruik van te maken. De mandataris, gevolmachtigde of gemachtigde moet zich er van bewust zijn dat het gebruikmaken van een verleende bevoegdheid onder de in lid 5 beschreven omstandigheden ongewenste of niet door het Zorginstituut gedragen gevolgen met zich mee kunnen brengen. Het Zorginstituut wil hierdoor niet overvallen worden, maar in staat worden gesteld de besluitvorming op het juiste niveau plaatsvindt. Om dat te borgen wordt van de gebruiker van een bevoegdheid verwacht dat hij in de in dit lid omschreven omstandigheden voorafgaand daaraan in overleg treedt met de naast hogere in de hiërarchische lijn.

Artikel 4

In dit artikel is volstaan met het benoemen van de afdelingen en de teams die, zonder tussenkomst van een afdelingshoofd, rechtstreeks verantwoording afleggen aan de Raad van Bestuur. De overige teams zijn, geclusterd per afdeling, opgenomen in de bijlage bij dit besluit. In het zesde lid zijn uitsluitend de commissies genoemd die relevant zijn voor dit besluit.

Artikel 5

Dit artikel behoeft geen toelichting.

Artikel 6

Deze bepaling heeft betrekking op door het Zorginstituut te nemen besluiten in de zin van de Algemene wet bestuursrecht. Uitgangspunt is dat een teammanager het primaire besluit neemt en een afdelingshoofd de beslissing op bezwaar. Ten opzichte van het Mandaatbesluit Zorginstituut Nederland 2020 wordt het mandaat voor het nemen van bestuursrechtelijke beslissingen één trede lager in de organisatie belegd. Hiermee worden meer dan voorheen verantwoordelijkheden op het juiste niveau belegd. Daarnaast wordt, zeker voor wat betreft het nemen van primaire besluiten, recht gedaan aan de bij teammanagers aanwezige materiekennis. Voor subsidieregelingen die het Zorginstituut in mandaat van de minister uitvoert blijven de daarop toegesneden ondermandaatregelingen van toepassing.

Artikel 7

Dit artikel handelt over personeelsbesluiten. Daaronder worden uitsluitend die beslissingen begrepen die in dit artikel zijn opgesomd. De overige personeelsbeslissingen en feitelijke handelingen zoals, maar niet uitsluitend, het voeren van functionerings- en beoordelingsgesprekken en het toekennen van verlof, vallen buiten het bestek van dit artikel.

Artikel 8

De in dit artikel genoemde bedragen zijn inclusief BTW (voor zover verschuldigd). Indien de tegenprestatie niet bestaat uit betaling van een bedrag, maar bijvoorbeeld ter beschikking stellen van mensen en/of middelen, dan wordt deze tegenprestatie op geld gewaardeerd.

Artikel 9

Het goedkeuren van een factuur voor betaling is een feitelijke handeling die voortvloeit uit een eerder aangegane verplichting (veelal het aangaan van een overeenkomst). Voor het aangaan van de verplichting gelden de regels rond de volmacht, voor het goedkeuren van de factuur, de regels rond de machtiging. Om een goede invulling te geven aan het goedkeuren van een factuur voor betaling dienen feitelijke handelingen te worden verricht. Beoordeeld dient te worden of er een titel (vaak een overeenkomst) is op basis waarvan betaald kan worden, of de prestatie geleverd is, of de tarieven kloppen et cetera. Omdat dit handelingen zijn die, escalatiesituaties daargelaten, weinig of geen ruimte laten voor beleidsmatige afwegingen en keuzes is ervoor gekozen vanaf het niveau van teammanager een machtiging te geven tot € 200.000 (inclusief BTW voor zover verschuldigd). De volmacht voor de penningmeester van MeerZin en die van de secretaris is beperkt en passend bij de toegekende volmacht.

De processen binnen het Zorginstituut zijn zo ingericht dat een factuur altijd door twee daartoe bevoegde personen moet zijn goedgekeurd voordat tot betaling wordt overgegaan.

Artikel 10

Dit artikel behoeft geen toelichting.

Artikel 11

Feitelijke handelingen kunnen, zeker indien deze een externe werking hebben, vergaande en mogelijk onbedoelde gevolgen met zich meebrengen. Om die reden wordt in dit artikel nog eens, en met nadruk, gewezen op het bepaalde in artikel 2, vijfde lid van dit besluit. Om de naleving te borgen worden de onder het tweede lid, onderdeel c, van dit artikel genoemde werkinstructies en werkafspraken, voor zover het gaat om het uitvoeren van feitelijke handelingen met een externe werking, schriftelijk vastgelegd.

Artikel 12

Dit artikel behoeft geen toelichting.

Artikel 13

Dit artikel behoeft geen toelichting.

Voorzitter Raad van Bestuur S. Wijma