Regeling commissie bezwaarschriften

De dekens van de orden van advocaten in de arrondissementen Gelderland, Noord-Holland, Rotterdam, Amsterdam, Midden-Nederland, Zeeland-West-Brabant, Overijssel, Den Haag, Oost-Brabant, Limburg en Noord-Nederland (hierna: de dekens),

ieder voor zover het hun bevoegdheden betreft;

gelet op de artikelen 7:13 van de Algemene wet bestuursrecht;

gehoord de Commissie bestuursrecht, ingesteld door het dekenberaad;

overwegende dat:

• A. de deken van de orde in het arrondissement belast is met het toezicht op de advocaten die kantoor houden in zijn arrondissement;

• B. de deken bevoegd is ter zake van overtredingen van de in artikel 45g, eerste lid, van de Advocatenwet genoemde voorschriften handhavend op te treden door het opleggen van een bestuurlijke boete of een last onder dwangsom;

• C. de deken bevoegd is ter zake van overtredingen van de in de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) genoemde voorschriften handhavend op te treden door het geven van een aanwijzing (artikel 28 Wwft), het opleggen van een last onder dwangsom (artikel 29 Wwft) of het opleggen van een bestuurlijke boete (artikel 30 Wwft);

• D. de deken bevoegd is ter zake van overtreding van artikel 5:20, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht, handhavend op te treden door een last onder bestuursdwang op te leggen;

• E. tegen deze besluiten bezwaar en beroep openstaat;

• F. het wenselijk is dat er een onafhankelijke, externe commissie wordt ingesteld ter voorbereiding van en advisering bij de beslissing op bezwaren tegen deze besluiten van de deken;

• G. de dekens, verenigd in het overlegorgaan dekenberaad, streven naar een uniforme werkwijze ter afhandeling van bezwaarschriften.

besluiten vast te stellen de Regeling commissie bezwaarschriften (hierna te noemen ‘regeling’), luidende als volgt:

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

a. wet:

Algemene wet bestuursrecht;

b. bezwaarschrift:

het geschrift waarmee bezwaar wordt gemaakt als bedoeld in de artikel 1:5, eerste lid van de wet;

c. commissie:

de commissie als bedoeld in artikel 7:13 van de wet en artikel 2 van deze regeling;

d. behandelende commissie:

de commissie, die in het kader van de behandeling van het bezwaarschrift optreedt als commissie als bedoeld in artikel 7: 13 van de wet;

e. informele behandeling:

de werkwijze waarbij getracht wordt om in overleg met de indiener van het bezwaarschrift een oplossing te bereiken.

Samenstelling bezwaarschriftencommissie

Artikel 2 Instelling en bevoegdheid commissie

Er is een commissie voor de advisering over bezwaarschriften tegen besluiten van de deken.

Artikel 3 Samenstelling van de commissie

• 1. De commissie bestaat uit één voorzitter, drie plaatsvervangend voorzitters en ten minste zes leden. De (plaatsvervangend) voorzitters zijn tevens lid van de commissie.

• 2. De behandelende commissie die de afzonderlijke bezwaarschriften behandelt bestaat uit een (plaatsvervangend) voorzitter en twee leden.

Artikel 4 Benoeming, schorsing en ontslag

• 1. De deken benoemt, schorst en ontslaat de voorzitter, plaatsvervangend voorzitters en de leden van de commissie.

• 2. De (plaatsvervangend) voorzitter(s) en de leden van de commissie zijn geen lid van de in artikel 17a van de Advocatenwet genoemde organen, uitgezonderd de jaarlijkse vergadering van de orde.

• 3. De (plaatsvervangend) voorzitter(s) en de leden van de commissie zijn niet werkzaam bij of voor de deken, de lokale bureaus van de orden in de arrondissementen, de Nederlandse Orde van Advocaten of het college van toezicht. Zij zijn evenmin werkzaam bij of voor de rechterlijke macht of het Openbaar Ministerie.

• 4. Aan de (plaatsvervangend) voorzitter(s) en de leden van de commissie zijn niet de maatregelen, zoals bedoeld artikel 48, tweede lid, onder d en e en artikel 60a, tweede lid, onder d en e van Advocatenwet (schorsing; schrapping en ontzegging), opgelegd.

Artikel 5 Zittingsduur

• 1. De (plaatsvervangend) voorzitter(s) en de leden van de commissie worden benoemd voor een termijn van vier jaar.

• 2. De deken kan de (plaatsvervangend) voorzitter(s) en de leden eenmaal herbenoemen voor een nieuwe periode van vier jaren. In daarvoor in aanmerking komende gevallen kan de deken hiervan afwijken.

• 3. Het lidmaatschap eindigt na het verstrijken van de benoemingstermijn en tussentijds:

  • a. op eigen verzoek van de betrokken (plaatsvervangend) voorzitter of het betrokken lid;

  • b. als niet langer voldaan wordt aan de voorschriften in artikel 4, lid 2, 3 of 4;

  • c. in overige omstandigheden, als daartoe gewichtige redenen aanwezig zijn.

Artikel 6 Secretaris

• 1. De commissie wordt ondersteund door een (plaatsvervangend) secretaris.

• 2. De secretaris en diens plaatsvervangers worden aangewezen door de deken.

• 3. De secretaris en diens plaatsvervangers zijn met betrekking tot hun werkzaamheden voor de commissie uitsluitend verantwoording schuldig aan de commissie.

Artikel 7 Vergoedingen

• 1. De voorzitter, plaatsvervangend voorzitters en de leden van de commissie ontvangen voor een bijgewoonde hoorzitting een vaste vergoeding. Voor de (plaatsvervangend) voorzitter bedraagt de vergoeding € 230; voor leden € 140. De voorzitter ontvangt daarnaast een aanvullende, vaste vergoeding van € 500 op jaarbasis.

• 2. Reiskosten worden vergoed tegen € 0,19 per gereden kilometer dan wel vergoeding van de daadwerkelijk gemaakte OV-kosten. Voor de berekening van de reisafstand wordt uitgegaan van de kortste route volgens de ANWB-routeplanner.

Artikel 8 Uniformiteit

De dekens handelen bij de toepassing van bovenstaande artikelen zoveel mogelijk uniform en beslissen dienovereenkomstig.

Werkwijze en uitoefening van bevoegdheden

Artikel 9 Ontvangst

• 1. De deken stelt een bezwaarschrift en daarbij behorende stukken per ommegaande in handen van de commissie.

• 2. De voorzitter bevestigt namens de deken zo spoedig mogelijk de ontvangst van een bezwaarschrift aan de indiener(s) en informeert tevens eventuele derde belanghebbenden.

Artikel 10 Openstelling elektronische weg bezwaarschriften

• 1. De deken stelt de elektronische weg open voor het indienen van bezwaarschriften, overeenkomstig het bepaalde in de Algemene wet bestuursrecht.

• 2. Bezwaarschriften kunnen slechts via de elektronische weg worden ingediend via het formulier dat op de website van de lokale orde staat.

• 3. Als tijdstip van ontvangst van een met het in lid 2 genoemde formulier ingediend bezwaarschrift, wordt aangemerkt het tijdstip waarop per e-mail een (automatische) ontvangstbevestiging is verstuurd aan de indiener.

Artikel 11 Informele behandeling

• 1. De voorzitter beoordeelt of het bezwaarschrift geschikt is voor informele behandeling. Indien hij van mening is dat dit het geval is, informeert hij de deken hierover en voert hij indien nodig overleg met de deken.

• 2. De secretaris neemt daarna contact op met de indiener van het bezwaarschrift en onderzoekt of een oplossing kan worden bereikt.

• 3. Indien een oplossing wordt bereikt, worden de gemaakte afspraken op schrift gesteld en aan de deken en aan de indiener van het bezwaarschrift ter accordering toegezonden.

• 4. Deze accordering brengt intrekking van het bezwaarschrift met zich mee.

• 5. Indien geen oplossing kan worden bereikt, wordt het bezwaarschrift verder in behandeling genomen.

Artikel 12 Overdracht van bevoegdheden

In afwijking van artikel 9, lid 2 en artikel 11, lid 1, worden deze bevoegdheden uitgeoefend door één van de plaatsvervangend voorzitters, als het bezwaarschrift zich richt tegen een besluit van een deken van hetzelfde arrondissement als die waarin de voorzitter is ingeschreven als advocaat.

Artikel 13 Onderzoek

• 1. De behandelende commissie wint alle gewenste inlichtingen in die nodig zijn voor een zorgvuldige advisering over het te nemen besluit op het bezwaar. Het inwinnen van inlichtingen kan worden opgedragen aan de secretaris of diens plaatsvervanger.

• 2. De behandelende commissie kan uit eigen beweging bij deskundigen advies of inlichtingen inwinnen en hen zo nodig uitnodigen op de hoorzitting te verschijnen. De kosten hiervan komen ten laste van de deken.

Artikel 14 De hoorzitting

• 1. Het horen vindt plaats door de behandelende commissie, zoals bedoeld in artikel 3, lid 2.

• 2. De voorzitter bepaalt de samenstelling van de behandelende commissie.

• 3. Van de behandelende commissie maken geen leden uit die als advocaat zijn ingeschreven in het arrondissement van de deken die het besluit heeft genomen waartegen het bezwaarschrift zich richt.

• 4. Het horen vindt in openbaarheid plaats.

• 5. Hoorzittingen worden aangekondigd op de website van de betreffende orde en van het dekenberaad.

• 6. De deken stuurt het bezwaarschrift en bijbehorende stukken voorafgaand aan het horen op verzoek toe aan belanghebbenden, tenzij geheimhouding om gewichtige redenen, zoals bedoeld in artikel 7:4 van de wet, is geboden.

• 7. Indien de (plaatsvervangend) voorzitter of een van de leden van de behandelende commissie het nodig oordeelt of als een belanghebbende daartoe een verzoek doet, kan de behandelende commissie besluiten dat de hoorzitting achter gesloten deuren plaatsvindt.

• 8. De (plaatsvervangend) voorzitter en leden nemen niet deel aan de behandeling van een bezwaarschrift, indien daarbij hun onafhankelijkheid en onpartijdigheid in het geding kan zijn.

• 9. Voor het houden van een zitting is vereist dat in elk geval de (plaatsvervangend) voorzitter en ten minste één lid aanwezig is.

Artikel 15 Wijze van horen

• 1. De voorzitter beslist over de locatie en de datum van de hoorzitting.

• 2. In afwijking van het eerste lid kan de voorzitter van de behandelende commissie besluiten dat het horen digitaal plaatsvindt. Hierbij betrekt hij de belangen van de indiener van het bezwaarschrift en de deken.

• 3. Indien toepassing wordt gegeven aan artikel 15, lid 2, worden belangstellenden in de gelegenheid gesteld om de zitting digitaal bijwonen, tenzij besloten is om de hoorzitting achter gesloten deuren te houden.

Artikel 16 Uitnodiging zitting

• 1. De voorzitter van de behandelende commissie nodigt de indiener van het bezwaarschrift, de deken en eventuele derde belanghebbende(n) ten minste tien dagen voor de zitting schriftelijk uit, tenzij toepassing wordt gegeven aan artikel 7:3 van de wet.

• 2. De uitnodiging vermeldt de samenstelling van de behandelende commissie, de locatie en de datum van de hoorzitting. Indien toepassing wordt gegeven aan artikel 14, lid 6 en/of artikel 15, lid 2, wordt dit tevens in de uitnodiging vermeld.

Artikel 17 Verslaglegging

• 1. Het verslag van het horen, als bedoeld in artikel 7:7 van de wet, bestaat uit een digitale geluidsopname, die op verzoek aan belanghebbende(n) ter beschikking kan worden gesteld.

• 2. De secretaris maakt een schriftelijk verslag van de hoorzitting op (voorafgaand) verzoek van de deken of belanghebbende en tevens wanneer tegen de beslissing op bezwaar (hoger) beroep wordt ingesteld.

Artikel 18 Uitoefening van overige bevoegdheden

De bevoegdheden ingevolge de hierna genoemde artikelen van de wet worden uitgeoefend door de voorzitter van de behandelende commissie:

• a. artikel 2:1, tweede lid;

• b. artikel 6:6, voor wat betreft het stellen van een termijn aan de indiener;

• c. artikel 7:3;

• d. artikel 7:4, zesde lid;

• e. artikel 7:6, vierde lid.

Artikel 19 Mandatering aan secretaris

De voorzitter en voorzitter van de behandelende commissie kunnen de uitoefening van de aan hen toekomende bevoegdheden mandateren aan de secretaris of diens plaatsvervanger.

Artikel 20 Raadkamer en advies

• 1. De beraadslaging over het door de behandelende commissie uit te brengen advies vindt plaats achter gesloten deuren.

• 2. De behandelende commissie beslist bij meerderheid van stemmen over het uit te brengen advies. Er wordt gestreefd naar consensus over het uit te brengen advies.

Artikel 21 Advies

• 1. Het advies over de door de deken te nemen beslissing is schriftelijk gemotiveerd.

• 2. Het advies wordt, zo nodig onder medezending van de tijdens de hoorzitting overgelegde stukken, uitgebracht aan de deken. De deken is verantwoordelijk voor toezending aan de indiener van het bezwaarschrift en eventueel derde belanghebbenden.

Overig

Artikel 22 Geheimhoudingsplicht

De commissie en secretaris en diens plaatsvervangers zijn, mede gelet op het bepaalde in artikel 2:5, eerste lid, van de wet, verplicht de gegevens, in het bijzonder de persoonsgegevens, waarover zij de beschikking krijgt in het kader van haar adviserende taken, geheim te houden.

Artikel 23 Jaarverslag

De commissie brengt jaarlijks, vóór 1 juli, aan de deken en het dekenberaad verslag uit van haar werkzaamheden in het voorafgaande kalenderjaar.

Artikel 24 Inwerkingtreding

Deze Regeling treedt in werking met ingang van 1 januari 2022.

Artikel 25 Voornemens tot wijziging

De deken stemt eventuele voornemens tot wijziging van de Regeling af met de overige dekens. Bij aanpassingen van de Regeling wordt gestreefd naar consensus onder de dekens.

Ondertekening door:

Deken van de orde in het arrondissement Gelderland,

Deken van de orde in het arrondissement Noord-Holland,

Deken van de orde in het arrondissement Rotterdam,

Deken van de orde in het arrondissement Amsterdam,

Deken van de orde in het arrondissement Midden-Nederland,

Deken van de orde in het arrondissement Zeeland-West-Brabant,

Deken van de orde in het arrondissement Overijssel,

Deken van de orde in het arrondissement Den Haag,

Deken van de orde in het arrondissement Oost-Brabant,

Deken van de orde in het arrondissement Limburg en

Deken van de orde in het arrondissement Noord-Nederland.