Besluit Vervanging Archiefbescheiden IND 2022

Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) te Den Haag

De directeur-generaal Immigratie- en Naturalisatiedienst van het Ministerie van Justitie en Veiligheid

Gelet op:

• artikel 7 van de Archiefwet 1995,

• artikel 2 lid 1 en artikel 6 lid 1 en lid 2 van het Archiefbesluit 1995,

• artikel 26b van de Archiefregeling 2009,

• artikel 3 lid 5 van de Archiefbeheersregels Veiligheid en Justitie 2014,

• artikel 9 van de Uitvoeringsregeling Archiefbeheer Veiligheid en Justitie 2014;

Besluit:

de besluiten vervanging archiefbescheiden, te weten:

• het besluit van 30 november 2018 (Besluit Vervanging Archiefbescheiden IND 2018), Staatscourant, 63933 van 30 november 2018;

• het besluit van 21 april 2017 (Besluit digitale vervanging informatieknooppunt IND 2017), Staatscourant, 23112 van 21 april 2017;

in te trekken en te vervangen door het volgende besluit:

Artikel 1:

Besluit om over te gaan tot routinematige of retrospectieve digitale vervanging van archief-bescheiden van de IND en rechtsvoorgangers, die:

• 1. deel uitmaken van de werkprocessen van de IND of rechtsvoorgangers;

• 2. volgens de geldende selectielijst voor vernietiging of bewaring in aanmerking komen;

• 3. worden ontvangen of opgemaakt na de inwerkingtreding van dit besluit.

Artikel 2:

Besluit dat bij de overweging om tot vervanging over te gaan, rekening is gehouden met de waarde van de archiefbescheiden, zoals aangegeven in artikel 2, lid 1, aanhef en onder c en d van het Archiefbesluit.

Artikel 3:

Besluit dat digitale vervanging plaatsvindt volgens de eisen van artikel 26b van de Archiefregeling 2008. De digitaal vervangen archiefbescheiden worden in het Centraal Digitaal Depot (CDD+) van de Justitiële Informatiedienst gedurende de vastgestelde bewaartermijnen in goede, geordende en toegankelijke staat bewaard.

Artikel 4

Dit besluit dient te worden aangehaald als: Besluit Vervanging Archiefbescheiden IND 2022.

Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

Den Haag, 17 augustus 2022

De directeur-generaal Immigratie- en Naturalisatiedienst van het Ministerie van Justitie en Veiligheid R. Maas

TOELICHTING

Toelichting bij artikel 2:

Bij dit besluit tot vervanging van archiefbescheiden door reproducties is rekening gehouden met:

• 1. De waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van cultureel erfgoed:

  • De informatie gaat over de toelating van migranten en is daarmee van belang voor de start van het Nederlands burgerschap, de ontwikkeling van dit burgerschap en de identiteit van migranten (en hun nakomelingen) in relatie tot de Nederlandse samenleving. Deze archiefbescheiden vormen een bron over de aankomst in Nederland en de eerste periode daarna, en zijn dus met het oog op cultureel erfgoed een belangrijke informatiebron. Niet alleen voor migranten en hun familieleden, maar ook voor diverse soorten (wetenschappelijk) onderzoek.

  • Het digitaliseren van deze informatie draagt bij aan een betere digitale beschikbaarheid en toegankelijkheid voor de bevoegde personen om deze informatie in te zien.

• 2. Het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek:

  • De informatie is van belang voor het reconstrueren van het bestuursrechterlijk besluitvormingsproces. Door deze informatie te digitaliseren kan de informatie tijdig en veilig ter beschikking worden gesteld aan de daartoe bevoegde personen om deze informatie in te zien.

Toelichting bij artikel 3:

Overeenkomstig artikel 26b van de Archiefregeling wordt in dit besluit inzicht geboden in de volgende aspecten van het toegepaste vervangingsproces:

• a. Reikwijdte vervangingsproces met opgave organisatie-onderdelen en categorieën archiefbescheiden:

  Het vervangingsproces heeft betrekking op de volgende categorieën archiefbescheiden:

  Primair proces:

  • besluiten en correspondentie voor proces aanvragen van migranten tot verblijf in Nederland met toewijzing of afwijzing tot gevolg.

  • besluiten en correspondentie over het erkennen van een persoon als referent.

  • besluiten en correspondentie voor proces aanvragen door migranten voor het verkrijgen van het Nederlanderschap.

  Secundair proces:

  • besluiten en correspondentie voor het uitvoeringsbeleid en bedrijfsvoerings-aangelegenheden.

  De routinematige en retrospectieve vervanging heeft betrekking op de periode na 1938 (archiefbescheiden Nederlanderschap) en archiefbescheiden na 2005, waarvan het belang van raadpleging voor het werkproces van de IND nog aanwezig is. De routinematige en retrospectieve ververvanging betreft archiefstukken die betrekking hebben op de archieven van de gehele organisatie van de IND met de volgende directies:

  • Hoofddirectie en Bestuurszaken;

  • Bedrijfsvoering;

  • Strategie en Uitvoeringsadvies;

  • Dienstverlenen;

  • Regulier Verblijf- en Nederlanderschap;

  • Asiel en Bescherming;

  • Juridische Zaken;

  • Informatievoorziening.

• b. Inrichting vervangingsapparatuur, gekozen instellingen en randapparatuur.

  Voor de vervangingsapparatuur wordt bij de scanafdelingen van de IND en Justid gebruik gemaakt van meerdere scanapparaten van leveranciers die voldoen aan de voorwaarden die gelden bij de inkoop van Rijksopdrachten. De parameters zijn ingesteld op de volgende basisinstellingen: resolutie 300, kleur (24-bit), zwart-wit (1-bit).

• c. Software en gekozen instellingen:

  De scan-omgevingen van de IND en Justid maken gebruik van software die voldoet aan de voorwaarden die gelden bij inkoop voor Rijksopdrachten.

• d. Criteria voor keuze kleur, grijswaarden of zwartwit

  De bestuursrechtelijke besluitvorming van het migratieproces of verkrijging van het Nederlanderschap omvat grotendeels taal- of tekstdocumenten, waarin de factor kleur geen specifieke betekenis heeft voor het werkproces. Deze documenten worden zwart/wit gescand. Bij documenten waar de factor kleur betekenis heeft, bijvoorbeeld identiteitsdocumenten of foto’s worden kleurinstellingen toegepast.

• e. Wijze waarop reproductie tot stand komt

  • Formaten: JPEG, TIFF, PDF, PDF-A

  • Bewerkingen: omzetting van TIFF naar PDF-A, compressie kleur JPEG, compressie zwart-wit groep 4, Optical Character Recognition (OCR).

  • Basismetagegevens: digitaliseringsdatum, documentnaam.

  • Reproductie per batch.

• f. Inrichting controle op juiste en volledige weergave en herstel fouten:

  • Na scanning volgt controle op fouten: bij scanfouten wordt het incorrecte deel verwijderd en wordt het document opnieuw gescand.

  • Controle vindt plaats op basis van het 4-ogenprincipe waarbij door twee personen afzonderlijk en zelfstandig de scans worden verwerkt en gecontroleerd. Als blijkt dat de gedigitaliseerde documenten onvoldoende zijn gedigitaliseerd, dan worden deze teruggestuurd naar de scanmedewerker en wordt de procedure herhaald. Zijn de gegevens weer correct dan worden ze door de controle medewerker geverifieerd en goedgekeurd.

• g. Proces vernietiging:

  • De vervangen archiefbescheiden zullen na een periode van minimaal zes weken en maximaal 26 weken daadwerkelijk worden vernietigd door een leverancier die voldoet aan de voorwaarden die gelden bij de inkoop van Rijksopdrachten.

• h. Kwaliteitsprocedures

  • Bij de scanafdelingen van de IND en Justid worden interne werkbeschrijvingen bijgehouden voor scanmedewerkers in de vorm van handboeken voor de uitvoering van het digitaliseringsproces. Hierin is onder meer opgenomen dat er service- en gebruiksonderhoud periodiek dient plaats te vinden met een controle op de juiste scaninstellingen.

  • De scanafdeling van de IND digitaliseert archiefbescheiden uit het primair proces, de scanafdeling van Justid digitaliseert archiefbescheiden uit het secundair proces.