Regeling van de Minister voor Langdurige Zorg en Sport van 12 juli 2022, kenmerk 3355048-1028024-PZO houdende regels voor de subsidiëring van [ont]regelprojecten bij zorgaanbieders (Subsidieregeling [ont]regelprojecten zorgaanbieders)

De Minister voor Langdurige Zorg en Sport,

Gelet op artikel 3 en 5 van de Kaderwet VWS-subsidies;

Besluit:

Artikel 1 Begripsbepalingen

AGB-code:

Algemene GegevensBeheer-code van een zorgaanbieder zoals geregistreerd in het Algemene GegevensBeheer-register dat wordt beheerd door Vektis;

de-minimisverordening:

Verordening (EU) nr. 1407/2013 van de Commissie van 18 december 2013 betreffende de toepassing van de artikelen 107 en 108 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie op de-minimissteun (PbEU 2013, L352);

de-minimisverklaring:

verklaring als bedoeld in artikel 6, eerste lid, van de de-minimisverordening;

duurzame impact:

blijvend effect voor ten minste twee jaren;

minister:

Minister voor Langdurige Zorg en Sport;

Kaderregeling:

Kaderregeling subsidies OCW, SZW en VWS;

samenvatting:

compacte weergave van de voorgenomen, ten dele of geheel uitgevoerde activiteiten waaruit blijkt wat de verwachte of gerealiseerde voortgang of opbrengsten van de activiteiten zijn met betrekking tot het verminderen van de administratieve lasten en waarin de contactgegevens van de aanvrager zijn vermeld;

Zvw-zorgaanbieder:

instelling die Zvw-zorg verleent;

Zvw-zorg:

zorg of een andere dienst waarop aanspraak bestaat ingevolge een zorgverzekering als bedoeld in artikel 1, onderdeel d, van de Zorgverzekeringswet.

Artikel 2 Toepassing Kaderregeling

Op deze regeling is artikel 10.1 van de Kaderregeling niet van toepassing.

Artikel 3 Subsidiabele activiteiten

  • 1. De minister kan subsidie verstrekken aan een Zvw-zorgaanbieder voor activiteiten waarbij:

    • a. het primaire doel is om administratieve lasten te verminderen door het schrappen, veranderen, vereenvoudigen of verduidelijken van administratieve processen; en

    • b. de administratieve lasten in ieder geval voortkomen uit inkoop- of verantwoordingseisen binnen de Zvw-zorg.

  • 2. Een Zvw-zorgaanbieder kan de activiteiten als bedoeld in het eerste lid in samenwerking met anderen uitvoeren.

Artikel 4 Hoogte van de subsidie

  • 1. De subsidie voor activiteiten bedraagt ten hoogste 75% van de subsidiabele kosten.

  • 2. De subsidie bedraagt € 25.000 of meer, doch minder dan € 125.000.

Artikel 5 Subsidieplafond en wijze van verdeling

  • 1. Het subsidieplafond bedraagt voor de aanvragen tot verlening die worden ingediend in de periode van:

    • a. 1 september 2022 tot en met 30 september 2022 € 2.375.000;

    • b. 1 maart 2023 tot en met 31 maart 2023 € 3.800.000;

    • c. 1 november 2023 tot en met 30 november 2023 € 3.325.000.

  • 2. De minister verstrekt slechts subsidie indien de aanvraag die het betreft binnen het subsidieplafond volledig kan worden gehonoreerd.

  • 3. Indien het subsidieplafond wordt overschreden, wordt het plafond verdeeld door middel van loting.

Artikel 6 Activiteiten- en subsidieperiode

  • 1. De subsidie wordt voor een periode van ten hoogste 1,5 jaar verstrekt.

  • 2. Op verzoek kan de minister de periode met ten hoogste één jaar verlengen.

  • 3. Voor het verzoek als bedoeld in het tweede lid wordt een door de minister vastgesteld formulier gebruikt.

  • 4. Het verzoek als bedoeld in het tweede lid gaat vergezeld van een samenvatting.

Artikel 7 Aanvraag tot verlening

  • 1. Een aanvraag tot verlening van een subsidie wordt ingediend in de periode van:

    • a. 1 september 2022 tot en met 30 september 2022;

    • b. 1 maart 2023 tot en met 31 maart 2023;

    • c. 1 november 2023 tot en met 30 november 2023.

  • 2. Aanvragen die buiten bovengenoemde periodes worden ingediend, worden afgewezen.

  • 3. De aanvraag bestaat, in aanvulling op artikel 3.3 van de Kaderregeling, uit een de-minimisverklaring en een samenvatting.

  • 4. Voor de de-minimisverklaring, de samenvatting, het activiteitenplan en de begroting, bedoeld in artikel 3.3. van de Kaderregeling, wordt een door de minister vastgesteld formulier gebruikt.

Artikel 8 Voorwaarden

  • 1. Subsidie wordt uitsluitend verstrekt indien deze in overeenstemming is met de de-minimisverordening.

  • 2. Met de uitvoering van de gesubsidieerde activiteiten wordt gestart binnen 30 weken na sluiting van een aanvraagperiode, bedoeld in artikel 7, eerste lid.

  • 3. Een aanvraag komt niet voor subsidie in aanmerking indien de aanvrager:

    • a. reeds in dezelfde aanvraagperiode als bedoeld in artikel 7, eerste lid, een aanvraag heeft ingediend voor activiteiten waar subsidie voor wordt aangevraagd;

    • b. reeds subsidie heeft ontvangen voor de activiteiten waar subsidie voor wordt aangevraagd;

    • c. reeds twee aanvragen heeft ingediend in één aanvraagperiode, bedoeld in artikel 7, eerste lid.

  • 4. Een aanvraag komt enkel voor subsidie in aanmerking indien de aanvrager:

    • a. voor 1 juli 2020 beschikte over een AGB-code of een zorgcontract met één of meerdere zorgverzekeraars geldend op of voor 1 juli 2020;

    • b. een zorgcontract met één of meerdere zorgverzekeraars kan overleggen geldend op of na 1 juli 2021;

    • c. verklaart dat de voorgenomen activiteiten een duurzame impact hebben op de administratieve lasten van ten minste 10 zorgprofessionals die direct ondersteuning bieden of zorg verlenen aan de patiënt; en

    • d. verklaart dat de zorgprofessionals, bedoeld in onderdeel c, betrokken zijn bij het opstellen van het activiteitenplan en bij de uitvoering van de activiteiten.

Artikel 9 Bevoorschotting en betaling

De minister verleent bij het besluit tot verlening van de subsidie een voorschot van 100% dat in een keer wordt betaald.

Artikel 10 Aanvraag tot vaststelling

In aanvulling op artikel 7.7 van de Kaderregeling, gaat de aanvraag tot vaststelling van een subsidie vergezeld van een samenvatting. Hiervoor wordt een door de minister vastgesteld formulier gebruikt.

Artikel 11 Publicatie samenvatting

Een samenvatting kan door de minister voor iedereen toegankelijk gemaakt worden.

Artikel 12 Hardheidsclausule

De minister kan een of meer bepalingen van deze regeling buiten toepassing laten of daarvan afwijken voor zover van toepassing gelet op het belang dat de desbetreffende bepaling beoogt te beschermen zal leiden tot een onbillijkheid van overwegende aard.

Artikel 13 Inwerkingtreding en vervaldatum

Deze regeling treedt inwerking met ingang van 1 september 2022 en vervalt met ingang van 1 september 2027, met dien verstande dat deze van toepassing blijft op subsidies die voor deze datum zijn verleend.

Artikel 14 Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als: Subsidieregeling [ont]regelprojecten zorgaanbieders.

Deze regeling zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

De Minister voor Langdurige Zorg en Sport, C. Helder

TOELICHTING

I. Algemeen

1. Aanleiding

De administratieve lasten in de zorg zijn al jaren te hoog. De aanpak hiervan is daarom expliciet opgenomen in het regeerakkoord. De afgelopen jaren zijn er met het programma [Ont]Regel de Zorg stappen gezet om de ervaren regeldruk in de zorg terug te dringen. Dit gebeurt zowel op landelijk als op lokaal niveau. Ook op lokaal niveau, omdat onderzoeken en ervaringen uit de praktijk hebben aangetoond dat veel van de regeldruk waar zorgprofessionals in (grotere) zorgorganisaties mee te maken hebben, zijn oorsprong vindt in de eigen organisatie. Daarom is het voor de aanpak van regeldruk op lokaal niveau van belang om instellingen te stimuleren, de benodigde handvatten te geven en drempels weg te nemen om zelf aan de slag te gaan met administratieve lastenverlichting.

In de vervolgaanpak [Ont]Regel de Zorg 2022–20251 die ik op 8 juni 2022 naar de Tweede Kamer heb gezonden, is een lokale aanpak op instellingsniveau dan ook benoemd als één van de vier actielijnen. Naast een subsidieregeling bevat deze lijn acties om medewerkers van zorginstellingen te trainen om te kunnen [ont]regelen binnen de eigen instelling en om bestuurders te enthousiasmeren en ondersteunen. De vervolgaanpak ziet overigens niet slechts op regeldruk bij zorginstellingen, maar is een brede aanpak gericht op alle betrokken actoren. De andere drie actielijnen zien op: 1) voorkomen nieuwe regeldruk door wetten, regels en beleid van VWS 2) landelijke maatregelen in samenwerking met veldpartijen 3) een laagdrempelig loket voor signalen, knelpunten en vragen.

Bij de aanpak van regeldruk speelt verder mee dat in de VWS-begroting voor 2021 het standaardiseren van inkoop- en verantwoordingseisen binnen de Zorgverzekeringswet (Zvw) als doel is opgenomen met daaraan gekoppeld een taakstelling. Onder inkoop- en verantwoordingseisen worden de eisen verstaan die aan zorgverleners worden gesteld en registraties die zorgverleners moeten bijhouden om in aanmerking te komen voor een zorgcontract en om zich te verantwoorden over de geleverde zorg en de kwaliteit daarvan. In mijn opdracht wordt een onderzoek uitgevoerd naar de praktische en juridische mogelijkheden om de inkoop- en verantwoordingseisen vanuit partijen als de overheid, zorgverzekeraars en beroepsverenigingen, die gelden voor zorgsectoren die vallen onder Zorgverzekeringswet (Zvw), te uniformeren. Onderdeel van dit onderzoek is om te kwantificeren hoeveel tijd, en daarmee geld, gepaard gaat met voldoen aan deze eisen op landelijk niveau. De resultaten van dit onderzoek verwacht ik in de zomer van 2022, waarna besluitvorming kan plaatsvinden over de te treffen harmoniseringsmaatregelen. Naast inkoop- en verantwoordingseisen die afkomstig zijn van hiervoor genoemde partijen, worden ook binnen zorgorganisaties zelf (aanvullende) verantwoordingseisen gesteld en afspraken gemaakt tussen zorgorganisaties onderling. Deze eisen zijn vaak een (overigens niet altijd correcte en soms regelrijke) doorvertaling van eisen van andere partijen in de procedures, protocollen, werkwijzen en afspraken binnen de eigen organisatie. Naast het onderzoek dat ik laat uitvoeren naar de landelijke mogelijkheden, vind ik ook een impuls voor zorgaanbieders om hier zelf mee aan de slag te gaan wenselijk en noodzakelijk. Bestaande praktijkvoorbeelden illustreren al dat ontregelprojecten binnen instellingen een substantiële bijdrage kunnen leveren aan het verhogen van werkplezier door het verminderen van administratieve lasten en tijdsbesteding. Zo blijkt uit een onderzoek van Q-consult naar registratielast in de medisch specialistische zorg (aan de hand van patiëntreizen) dat 30% een formele oorsprong (ter verantwoording aan een landelijke partij) heeft en 70% informeel is (dat wil zeggen een interne oorsprong binnen de organisatie zelf heeft). Het [ont]regelen van de zorg vraagt dus (mede) om een lokale aanpak. Om dit verder te stimuleren is de Subsidieregeling [ont]regelprojecten zorgaanbieders (hierna: subsidieregeling) opgesteld.

2. Hoofdlijnen

Doel

Het doel van de regeling is tweeledig:

  • • stimuleren van zorgaanbieders om met de aanpak van regeldruk, in het bijzonder gericht op inkoop- en/of verantwoordingseisen, binnen de eigen zorgorganisatie(s) aan de slag te gaan;

  • • actief ophalen en verspreiden van best practices en lessons learned die volgen uit de gesubsidieerde projecten om andere zorgaanbieders te inspireren en stimuleren ook binnen de eigen organisatie projecten te starten aan de hand van een catalogus van bewezen effectieve interventies en geleerde lessen.

Kern van de regeling

Op grond van de subsidieregeling kan subsidie worden verstrekt aan zorgaanbieders die ten minste zorg volgens de Zvw verlenen (hierna: Zvw-zorgaanbieder). Het is ook mogelijk voor aanbieders die geen Zvw-zorg leveren en voor samenwerkingsverbanden om van de regeling te profiteren. In genoemde gevallen is echter wel steeds de voorwaarde dat één zorgaanbieder die Zvw-zorg levert de subsidieaanvraag doet. Daarnaast dienen de activiteiten te voldoen aan de eisen die daaraan zijn gesteld. Voor de regeling is een budget beschikbaar van in totaal € 9,5 miljoen. Subsidie wordt verstrekt voor het verrichten van de activiteiten, bedoeld in artikel 3, te weten activiteiten met als primair doel het terugdringen van administratieve lasten die voortkomen uit inkoop- of verantwoordingseisen binnen ten minste de zorg die geleverd wordt in het kader van de Zorgverzekeringswet. De activiteiten mogen nadrukkelijk ook betrekking hebben op de administratieve lasten die voortkomen uit de stapeling van inkoop- of verantwoordingseisen vanuit verschillende zorgdomeinen, zo lang administratieve lasten die voortkomen uit inkoop of verantwoordingseisen binnen de Zorgverkeringswet hier onderdeel van zijn. De activiteiten richten zich op het schrappen, veranderen, vereenvoudigen of verduidelijken van administratieve processen. Subsidieontvangers verstrekken bij de aanvraag tot verlening, voor de aanvraag tot vaststelling en, indien van toepassing, bij het verzoek tot verlenging een samenvatting die wordt gepubliceerd om andere zorgaanbieders te informeren. In deze samenvatting worden ook de contactgegevens van de aanvrager opgenomen. Op die manier kunnen geïnteresseerden de subsidieaanvrager om meer informatie verzoeken over de gesubsidieerde activiteiten.

3. Gevolgen voor de regeldruk

Bij het opstellen van deze regeling is getracht om de eisen met betrekking tot de aanvraag en de verantwoording zo te formuleren dat deze zo min mogelijk administratieve lasten meebrengen voor de aanvragers. Hiervoor zijn door middel van een praktijkcheck bij verschillende zorgaanbieders voorafgaand aan en ter aanvulling op de internetconsultatie al suggesties opgehaald en meegenomen in de totstandkoming van de subsidieregeling. In vervolg op de ontvangen opmerkingen zijn verschillende definities in deze regeling verduidelijkt en wordt een aantal aandachtspunten meegenomen in de communicatie over deze regeling richting (potentiële) aanvragers.

Hierna worden de administratieve lasten voor subsidieaanvragers en -ontvangers weergegeven conform de rijksbrede methodiek.

Om voor subsidie in aanmerking te komen moet de aanvrager een aanvraag doen tot verlening vergezeld van een activiteitenplan, een begroting, een openbare samenvatting en, een de-minimisverklaring. (1).

De subsidieontvanger moet een overzichtelijke, controleerbare en doelmatige administratie voeren waaruit te allen tijde de voor de vaststelling van de subsidie van belang zijnde rechten en verplichtingen, betalingen en ontvangsten alsmede kosten en opbrengsten kunnen worden nagegaan (artikel 5.2 van de Kaderregeling) (2).

Een subsidieaanvrager heeft een meldingsplicht (artikel 5.7 van de Kaderregeling) als er zich omstandigheden voordoen of zullen voordoen die van belang kunnen zijn voor een beslissing tot wijziging, intrekking of vaststelling van de subsidie. Bij de melding worden de relevante stukken overlegd. Van deze administratieve last is dus alleen sprake als er zich omstandigheden voordoen waardoor melding gedaan moet worden (3).

Na afloop van de subsidieperiode dient de subsidieontvanger een aanvraag in voor de subsidievaststelling en levert daarbij ook een openbare samenvatting van de resultaten van de activiteiten (4). De aanvraag bestaat onder meer uit een verklaring inzake werkelijke kosten en opbrengsten (5). Hierin moet worden aangetoond dat er voldaan is aan de voorwaarden en de verplichtingen die verbonden zijn aan de verleende subsidie. Omdat het subsidiebedrag is gemaximeerd op € 124.999 is geen financieel verslag en geen accountantsproduct nodig.

Voor de berekening van de gevolgen voor regeldruk wordt uitgegaan van een gemiddeld subsidiebedrag van € 75.000 en afgerond 125 aanvragers. De bovengenoemde administratieve lasten voor het aanvragen van deze subsidie kosten voor alle aanvragers bij elkaar:

Taak

Uitgevoerd door

Tarief p/u (in €)1

Eenheid (uren)

Kosten (in €)

Aantal aanvragen

Totale kosten (in €)

1

Hoogopgeleide medewerker

54

8

432

125

54.000

2

Administratief personeel

39

3

117

125

14.625

3

Hoogopgeleide medewerker

54

3

162

10

1.620

4

Hoogopgeleide medewerker

54

6

324

125

40.500

5

Hoogopgeleide medewerker

54

5

270

125

33.750
       

Totaal per aanvrager: 1.305

  

Totaal

144.495
X Noot
1

Gehanteerde uurtarieven volgen uit het rijksbrede Handboek Meting Regeldrukkosten.

4. Financiële gevolgen

Voor de totale looptijd van deze regeling is een budget van € 9,5 miljoen beschikbaar, verdeeld over drie aanvraagrondes. Het aantal aanvragers dat een beroep zal kunnen doen op deze subsidieregeling wordt geschat op 125. De subsidie voor activiteiten bedraagt maximaal 75% van de subsidiabele kosten.

5. Staatssteun

Er is sprake van staatssteun in de zin van artikel 107, eerste lid, van het Verdrag betreffende werking van de Europese Unie (hierna: VWEU) als aan de volgende vijf cumulatieve criteria is voldaan:

  • 1. De steun wordt verleend aan een onderneming die een economische activiteit verricht;

  • 2. De steun wordt met staatsmiddelen bekostigd;

  • 3. De staatsmiddelen verschaffen een economisch voordeel dat niet via de normale commerciële weg zou zijn verkregen;

  • 4. De maatregel is selectief;

  • 5. De maatregel vervalst (potentieel) de mededinging en (dreigt te) leiden tot een ongunstige beïnvloeding van het handelsverkeer in de Europese Unie.

Voor wat betreft de subsidies op grond van deze regeling kan niet worden uitgesloten dat aan al deze vijf criteria wordt voldaan. Naar verwachting zullen met de subsidie veelal economische activiteiten worden uitgevoerd.

Toch is er bij subsidies op grond van deze regeling geen sprake van ongeoorloofde staatssteun omdat subsidie op grond van deze regeling alleen wordt verleend indien aan de voorwaarden van Verordening (EU) van de Europese Commissie met nr. 1407/2013 van 18 december 2013 betreffende de toepassing van de artikelen 107 en 108 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie op de-minimissteun (de de-minimisverordening) wordt voldaan. De subsidie kan dan het handelsverkeer tussen de lidstaten niet ongunstig beïnvloeden en de mededinging niet vervalsen of dreigen te vervalsen omdat het om een beperkt bedrag gaat (maximaal € 200.000 in een periode van drie jaar).

Bij subsidies op grond van deze regeling wordt aan de voorwaarden van de de-minimisverordening voldaan omdat enkel subsidies worden verstrekt onder € 125.000 en de aanvrager voor verlening een de-minimisverklaring als bedoeld in artikel 6, eerste lid, van de de-minimisverordening, moet indienen. Dit is geregeld in artikel 7, vierde lid van de regeling.

Op grond van artikel 5.7, eerste lid, onder c, van de Kaderregeling subsidies OCW, SZW en VWS geldt een meldplicht voor subsidieontvangers indien zich omstandigheden voordoen die van belang kunnen zijn voor een beslissing tot wijziging, intrekking of vaststelling van de subsidie. Subsidieontvangers zijn in dit kader ook gehouden het te melden indien er niet langer wordt voldaan aan de voorwaarden van de de-minimisverordening. Dit kan bijvoorbeeld aan de orde zijn in het geval dat er na verlening van de subsidie op grond van de onderhavige regeling, aanvullende subsidies voor hetzelfde project worden verstrekt door andere overheden. Indien dit ertoe leidt dat het totale gesubsidieerde bedrag de € 200.000 in een periode van drie jaar overstijgt geldt een meldingsplicht.

6. Internetconsultatie

Naar aanleiding van de reacties in het kader van de internetconsultatie zijn de conceptregeling en de toelichting aangepast. In de regeling is de aanvraagprocedure vereenvoudigd door de complexe mogelijkheid om als Zvw-zorgaanbieder namens een niet Zvw-zorgaanbieder een subsidie te kunnen aanvragen te schrappen. Dit neemt overigens niet weg dat een subsidieontvanger de mogelijkheid heeft de activiteiten gezamenlijk met anderen uit te voeren. Daarnaast zijn in de toelichting meerdere onderwerpen verduidelijkt, met name ten aanzien van de brede aanpak van regeldruk en de eisen met betrekking tot de aanvrager en de te subsidiëren activiteiten.

7. Uitvoering

De regeling wordt uitgevoerd door de Dienst Uitvoering Subsidies aan Instellingen (hierna: DUS-I). De aanvraag voor deze subsidie wordt elektronisch ingediend. Daarvoor wordt gebruik gemaakt van het aanvraagformulier dat beschikbaar wordt gesteld op www.dus-i.nl. Ook de formats voor het aan te leveren activiteitenplan, de begroting, openbare samenvattingen, het verzoek tot herziening en de verklaring inzake werkelijke kosten en opbrengsten zijn hier te vinden.

8. Communicatie

De actuele informatie over de subsidieregeling is op de website van DUS-I te vinden. Daarnaast wordt via de website van [Ont]Regel de Zorg (www.ordz.nl), nieuwsberichten en social media gecommuniceerd over de regeling. Ook zijn branche- en werkgeversverenigingen in de zorg gevraagd hun achterban te informeren. Gedurende de looptijd van de regeling wordt op www.ordz.nl gecommuniceerd over de resultaten van en lessen uit de gesubsidieerde activiteiten, met als doel om bredere navolging in het zorgveld te realiseren. Hiervoor wordt mede gebruik gemaakt van de openbare samenvattingen die door subsidieontvangers moeten worden aangeleverd.

II. Artikelsgewijze

Artikel 1 Begripsbepalingen

De AGB-code is de code waaronder de zorgaanbieder staat geregistreerd in het Algemene GegevensBeheer-register. Dit register wordt beheerd door Vektis en is raadpleegbaar op www.vektis.nl/agb-register.

Artikel 2 Afwijking Kaderregeling

Op grond van deze subsidieregeling kunnen subsidies worden verleend tussen de € 25.000 en € 125.000. Daarmee wordt afgeweken van het uitgangspunt in de Kaderregeling dat er geen subsidies onder de € 125.000 worden verstrekt. Derhalve is artikel 10.1, eerste lid, van de Kaderregeling niet van toepassing op deze subsidieregeling.

Artikel 3 Subsidiabele activiteiten

De subsidieregeling voorziet in subsidiëring van activiteiten met als primair doel het terugdringen van administratieve lasten die voortkomen uit inkoop- of verantwoordingseisen binnen ten minste de zorg die geleverd wordt in het kader van de Zorgverzekeringswet. De activiteiten mogen ook betrekking hebben op de administratieve lasten die voortkomen uit de stapeling van inkoop- of verantwoordingseisen vanuit verschillende zorgdomeinen, zo lang de administratieve lasten die voortkomen uit inkoop- of verantwoordingseisen binnen de Zorgverkeringswet hier onderdeel van zijn.

De activiteiten richten zich primair op het schrappen, veranderen, vereenvoudigen of verduidelijken van administratieve processen binnen zorgorganisatie(s). Dit betekent dat het verminderen van administratieve lasten geen bijvangst of nevendoel is, maar het voornaamste doel van een project. Een jaarlijkse update van een systeem, met als één van de doelen om ook administratieve lasten te verminderen voldoet bijvoorbeeld niet aan dit criterium.

Activiteiten die worden verricht om de administratieve lastendruk te verlagen, kunnen bijvoorbeeld gericht zijn op:

  • – Het vereenvoudigen van interne verantwoordingsprocessen, -protocollen en -werkwijzen;

  • – Het verminderen van tijdschrijven;

  • – Het ophalen, inventariseren en vervolgens aanpakken van administratieve lasten rondom verantwoording binnen de organisatie;

  • – Het ontwikkelen, implementeren en borgen van de aanpak van regeldruk binnen de eigen organisatie;

  • – Het vereenvoudigen van behandelplannen;

  • – Het wijzigen van (technische) systemen die nodig zijn om verantwoordingslasten te verminderen.

Bovenstaande opsomming is beslist niet limitatief. Voor meer inspiratie over [ont]regelinitiatieven vanuit organisaties en zorgverleners, wordt hier verwezen naar het rapport ‘Goede Prakijken [Ont]Regel de Zorg’: https://www.ordz.nl/documenten/publicaties/2020/12/14/rapport-goede-praktijken.

Deze subsidieregeling staat open voor Zvw-zorgaanbieders. Zvw-zorgaanbieders kunnen subsidie aanvragen voor activiteiten binnen de eigen instelling (artikel 3, eerste lid). Daarnaast kunnen Zvw-zorgaanbieders aanvragen indienen voor activiteiten die zij uitvoeren samen met anderen zoals zorgaanbieders (al dan niet Zvw) en/of samenwerkingsverbanden, zonder dat deze samenwerkingspartners daar zelf subsidie voor ontvangen (artikel 3, tweede lid). In gevallen waarin de activiteit bijvoorbeeld het inhuren van een externe projectleider omvat, is het aan de aanvragende Zvw-zorgaanbieder om deze (marktconform) in te huren. Ook is het mogelijk de partijen waarmee wordt samengewerkt, zoals de andere zorgaanbieders of een samenwerkingsverband, met behulp van de subsidie te betalen, indien deze partijen hier dan wel een marktconform tarief voor ontvangen. De aanvragende Zvw-zorgaanbieder is voorts verantwoordelijk voor de verplichtingen die voortvloeien uit het ontvangen van de subsidie, zoals het voldoen aan de voorwaarden uit deze regeling en de verantwoording van de subsidie.

Conform artikel 8 dienen aanvragers te verklaren dat de activiteiten een duurzame impact hebben op de administratieve lasten van minimaal tien zorgprofessionals. Onder een duurzame impact wordt verstaan dat de beoogde lastenvermindering naar verwachting blijvend is voor meerdere jaren (ten minste twee jaren), bijvoorbeeld door het resultaat van de afspraken te borgen in de processen en/of regels van de zorgorganisatie(s). Het minimum van impact op tien zorgprofessionals is gesteld om een minimaal bereik en een minimale omvang van de te subsidiëren activiteiten vast te stellen. Het is overigens ook mogelijk voor kleinere zorgaanbieders met minder zorgprofessionals in dienst om gebruik te maken van deze regeling. Dit kan bijvoorbeeld doordat deze zorgaanbieder een aanvraag doet voor activiteiten die worden uitgevoerd samen met en gericht op meerdere zorgaanbieders al dan niet via een samenwerkingsverband. Hierdoor kan het minimum van impact op tien zorgprofessionals behaald worden. De focus op zorgprofessionals betekent dat het doel van de te subsidiëren activiteiten met name gericht is op de lastenvermindering van die groep en in mindere mate op de administratieve lasten van ondersteunende diensten. Dit neemt niet weg dat ook subsidiëring van projecten die zien op ondersteunende diensten mogelijk is, mits deze projecten tot beoogd resultaat hebben (ook) administratieve lasten bij zorgprofessionals te verminderen.

Artikel 4 Hoogte subsidie

Artikel 4 schrijft de berekeningswijze van de hoogte van de subsidie voor. Van de subsidiabele kosten voor de activiteiten wordt ten hoogste 75% gesubsidieerd. Ten minste 25% van de subsidiabele kosten moet gefinancierd worden door de aanvrager zelf. De subsidie bedraagt minimaal € 25.000 en maximaal € 124.999. Dit betekent dat projecten met totale kosten die lager zijn dan € 33.333,33 niet voor subsidie in aanmerking komen. Door te kiezen voor een minimum van € 25.000 wordt afgeweken van het uitgangspunt in de Kaderregel dat er geen subsidies onder de € 125.000 worden verstrekt. Dit is gedaan om ook kleinere instellingen de mogelijkheid te bieden om gebruik te maken van de subsidieregeling en om het beschikbare budget te kunnen verdelen over een groter aantal zorgaanbieders en zo maximale impact te realiseren. Het verlenen van subsidies onder € 25.000 wordt niet wenselijk geacht, mede omdat de administratieve en uitvoeringslasten voor de aanvraag en verantwoording van een subsidie dan niet in redelijke verhouding staan tot het te ontvangen subsidiebedrag.

Een voorbeeld:

  • – De activiteiten die de aanvrager wil uitvoeren om de administratieve lasten te verminderen kosten € 100.000.

  • – Er kan een aanvraag voor subsidie worden ingediend voor dit project. Als de aanvraag wordt toegekend en de subsidie wordt verleend, is de hoogte van de subsidie € 75.000.

  • – De overige € 25.000 (25% van het totaal) moet worden bekostigd worden door de subsidieaanvrager.

Projecten met totale kosten hoger dan € 166.666,65 kunnen ook door deze regeling gefinancierd worden, maar met een maximum van € 124.999. Bijvoorbeeld:

  • – De activiteiten die de aanvrager wil uitvoeren om de administratieve lasten te verminderen kosten € 200.000.

  • – Er kan een aanvraag voor subsidie worden ingediend voor dit project. Als de aanvraag wordt toegekend en de subsidie wordt verleend, is de hoogte van de subsidie € 124.999.

  • – De overige € 75.001 (25% van het totaal + de kosten boven de € 124.999) moet worden bekostigd worden de subsidieaanvrager.

Artikel 5 Subsidieplafond en wijze van verdeling

In artikel 5, eerste lid, zijn subsidieplafonds vastgesteld. Het plafond voor tijdvak 1, het plafond dat van toepassing is op de aanvragen die worden ingediend in september 2022, bedraagt € 2.375.0000. Het plafond voor tijdvak 2, het plafond dat van toepassing is voor de aanvragen die worden ingediend in maart 2023, bedraagt € 3.800.000. Het plafond voor tijdvak 3, het plafond dat van toepassing is voor de aanvragen die worden ingediend in november 2023, is vastgesteld op € 3.325.000.

In het tweede lid van artikel 5 is bepaald dat de minister alleen subsidie versterkt, indien de aanvraag binnen het subsidieplafond volledig gehonoreerd kan worden.

In het derde lid van dit artikel is bepaald wat de verdeelmethode van de subsidieplafonds is om het moment dat er meer subsidie wordt aangevraagd dan dat er beschikbaar is. Indien de aanvragen het subsidieplafond overschrijden, vindt onder alle binnengekomen aanvragen een loting plaats na sluiting van de aanvraagperiode. De loting vindt plaats door een notaris en de daaruit resulterende rangschikking wordt schriftelijk vastgelegd. De aanvragen komen op volgorde van de loting in aanmerking voor subsidie.

Het resultaat van de loting wordt op de website van DUS-I gepubliceerd.

Op basis van de loting wordt een lijst vastgesteld met de volgorde van aanvragers. Hieruit blijkt welke aanvragen kans maken om binnen het subsidieplafond te vallen. Deze aanvragers worden vervolgens in de gelegenheid gesteld hun aanvraag nader aan te vullen, mocht dit nodig zijn. Aanvragers wordt de mogelijkheid geboden een aanvraag te completeren. In eerste instantie krijgt de aanvrager 3 weken de tijd om de aanvraag compleet te maken. Indien nog steeds incompleet is, dan wordt een reactietermijn van 3 weken gehanteerd. Indien de aanvraag incompleet blijft, dan wordt deze alsnog buiten behandeling gesteld. Aanvragen die lager op de ‘lotinglijst’ staan, komen dan alsnog voor subsidie in aanmerking.

Indien aanvragen die binnen het subsidieplafond vallen, alsnog worden afgewezen of buiten behandeling worden gesteld, dan schuift de volgende aanvraag op basis van de loting door en komt deze in aanmerking voor subsidie.

Aanvragen die op grond van de loting buiten het subsidieplafond vallen, worden afgewezen. Indien een aanvraag op basis van de loting in aanmerking komt voor subsidie, maar het volledige bedrag niet binnen het subsidieplafond gehonoreerd kan worden, wordt de aanvraag alsnog afgewezen.

Artikel 6 Subsidieperiode

De subsidie wordt aangevraagd voor een periode van ten hoogste 1,5 jaar. Dit betekent dat de activiteiten waar een subsidie voor wordt aangevraagd binnen een periode van een aantal dagen tot maximaal 1,5 jaar kunnen worden uitgevoerd. Overigens is de verwachting, gezien de hoogte van de subsidiebedragen en eerdere projecten, dat de meeste projecten binnen enkele maanden tot een jaar zullen zijn afgerond.

In het tweede lid van artikel 6 is bepaald dat een aanvrager die subsidie verleend heeft gekregen, een verzoek kan doen om de periode te verlengen. Deze verlenging is ten hoogste voor 1 jaar en budgetneutraal. Dit betekent dat een verlenging niet gepaard gaat met een verhoging van het subsidiebedrag. Een verzoek tot verlenging kan worden ingediend via het format wat hiervoor beschikbaar is gesteld op de website van DUS-I.

Bij het verzoek tot verlenging moet een samenvatting worden ingediend. Uit deze samenvatting moet onder meer volgen welke activiteiten de subsidieontvanger tot dusverre heeft ondernomen en hoe deze tot dusverre hebben bijgedragen aan het duurzaam verlagen van de administratieve lasten van zorgverleners binnen deze organisatie. Hierbij moet worden ingegaan op de knelpunten die ervoor hebben gezorgd dat de activiteiten niet binnen de subsidieperiode konden worden uitgevoerd. De samenvatting is onderdeel van het aanvraagformulier voor de verlenging. De samenvatting kan worden gepubliceerd conform artikel 11.

Artikel 7 Aanvraag tot verlening

Voor de aanvraag wordt een vastgesteld formulier gebruikt (te vinden op het Subsidieplatform via www.dus-i.nl). Uit dit formulier blijkt welke gegevens de aanvrager dient aan te leveren. Voor de aanvraag dient, indien mogelijk, gebruik te worden gemaakt van e-Herkenning.

Naast het aanvraagformulier dient de volgende informatie te worden ingediend:

  • – Activiteitenplan;

  • – Begroting;

  • – De-minimisverklaring;

  • – Samenvatting die voor publicatie geschikt is.

Voor het aanleveren van deze informatie dient gebruik te worden gemaakt van de door de minister vastgestelde formulieren (te vinden op www.dus-i.nl).

Om de administratieve lasten zo laag mogelijk te houden, zijn de relevante vragen voor de samenvatting verwerkt in het aanvraagformulier en het formulier voor het activiteitenplan. In de formulieren wordt vermeld welke vragen en antwoorden bedoeld zijn voor publicatie. Dit betreft de vragen en antwoorden waaruit onder meer blijkt welke activiteiten de subsidieontvanger gaat ondernemen en wat het doel is van deze activiteiten. In de communicatie over deze regeling zal dit duidelijk worden aangegeven.

Er zijn drie tijdsvakken waarin een subsidieaanvraag kan worden ingediend. Alle drie de tijdsvakken duren één maand. Aanvragen die niet binnen een tijdvak worden ingediend, worden afgewezen. De minister neemt binnen 13 weken na afloop van de periode waarbinnen subsidieaanvragen kunnen worden ingediend een besluit tot subsidieverlening, conform artikel 4.1, eerste lid, van de Kaderregeling.

Artikel 8 Voorwaarden

Op grond van deze regeling wordt uitsluitend subsidie verstrekt indien deze in overeenstemming is met de de-minimisverordening. Hierdoor is er geen sprake van ongeoorloofde staatssteun. Subsidie op grond van deze regeling bedraagt ten hoogste € 124.999 per aanvraag. Aangezien de subsidie op grond van de de-minimisverordening ten hoogste € 200.000 over een periode van drie jaar mag bedragen, kan subsidie op grond van deze regeling in principe onder deze verordening vallen. Subsidie wordt alleen verstrekt, zie daarvoor ook artikel 7, derde en vierde lid, van deze regeling, indien de aanvrager een de-minimisverklaring ondertekent, waarmee de aanvrager verklaart dat hij met de aangevraagde subsidie niet boven het voornoemde bedrag van € 200.000 over een periode van drie jaar zal komen.

Daarnaast is een voorwaarde dat met de uitvoering van de gesubsidieerde activiteiten wordt gestart binnen 30 weken na sluiting van een aanvraagperiode, bedoeld in artikel 7, eerste lid.

Een Zvw-zorgaanbieder kan voor dezelfde activiteiten per aanvraagronde slechts één aanvraag indienen. Het is dus niet mogelijk om tweemaal dezelfde aanvraag in te dienen in een subsidieperiode.

Voor de volledigheid wordt opgemerkt dat voor dezelfde activiteiten niet door meerdere aanvragers een aanvraag kan worden ingediend. Een subsidie is bedoeld om bepaalde activiteiten te stimuleren. Indien bij het beoordelen van de aanvragen blijkt dat meerdere Zvw-zorgaanbieders voor dezelfde activiteiten een aanvraag hebben ingediend, wordt slechts een van deze aanvragen in behandeling genomen.

Een Zvw-zorgaanbieder komt tevens niet voor subsidie in aanmerking indien er reeds op grond van een andere subsidieregeling geld is ontvangen voor dezelfde activiteiten (artikel 8, derde lid, onder a). Bijvoorbeeld op grond van de Subsidieregeling ondersteuning wijkondersteuning voor het verminderen van de administratie binnen de wijkverpleging.

Een Zvw-zorgaanbieder mag maximaal twee aanvragen per tijdvak indienen (artikel 8, derde lid, onder b). Hierdoor krijgen zoveel mogelijk zorgaanbieders de kans om voor subsidie in aanmerking te komen, zonder dat het grote zorgaanbieders onmogelijk wordt gemaakt om op meerdere afdelingen ontregelinitiatieven met behulp van deze subsidie uit te voeren.

Voor de volledigheid wordt opgemerkt dat per project slechts één keer subsidie ontvangen kan worden. Het is onwenselijk als voor hetzelfde project meermaals subsidie wordt verstrekt. Indien een aanvraag bijvoorbeeld in de eerste aanvraagperiode is gehonoreerd, kan er niet voor hetzelfde project in de tweede aanvraagperiode nogmaals subsidie worden aangevraagd.

Men komt ook enkel voor subsidie in aanmerking indien een Zvw-zorgaanbieder voor 1 juli 2020 beschikte over een AGB-code. Hiervoor is gekozen omdat Zvw-zorgaanbieders die pas later gestart zijn niet of in mindere mate met interne regeldruk te maken zullen hebben. Bovendien draagt deze eis bij aan het tegengaan van misbruik van deze regeling. Indien de Zvw-zorgaanbieder bij de subsidieaanvraag niet beschikt over een AGB-code, dient te worden aangetoond dat deze aanbieder op of voor 1 juli 2020 reeds gecontracteerde Zvw-zorg heeft aangeboden. Dit kan door ten minste één contract met een zorgverzekeraar te overleggen dat gold op of voor die datum. Indien een aanvrager voor 1 juli 2020 niet beschikte over een AGB-code of genoemd contract komt deze niet in aanmerking voor subsidie.

Een Zvw-zorgaanbieder komt alleen voor subsidie in aanmerking als de zorgaanbieder ten minste zorg aanbiedt in het kader van de Zorgverzekeringswet. Reden hiervoor is dat deze regeling zich primair richt op het beperken van administratieve lasten in relatie tot inkoop- en verantwoordingseisen binnen de Zvw. Deze voorwaarde volgt uit de definitiebepaling van Zvw-zorgaanbieder. Daarom is bepaald dat alle aanvragers een zorgcontract met één of meerdere zorgverzekeraars dienen te kunnen overleggen geldend op of na 1 juli 2021. Hierdoor wordt oneigenlijk gebruik van de regeling tegengegaan en kan worden geverifieerd of de zorgaanbieder Zvw-zorg levert.

Om in aanmerking te komen voor subsidie dient de aanvrager op het aanvraagformulier te verklaren dat de voorgenomen activiteiten een duurzame impact hebben op de administratieve lasten van ten minste 10 zorgprofessionals (artikel 8, vierde lid).

In het vierde lid is tevens bepaald dat de aanvrager in het aanvraagformulier moet verklaren dat zorgprofessionals betrokken worden bij het opstellen van het activiteitenplan en de uitvoering van de activiteiten. Deze verklaring is bedoeld om te borgen dat in betrokkenheid van zorgprofessionals bij de activiteiten voorzien is.

Uit eerdere ervaringen bij [ont]regelprojecten blijkt dat het van belang is dat zorgprofessionals van het begin tot het einde betrokken worden bij het proces om de administratieve lasten in de eigen organisatie te verminderen. Zo krijgen zij regie en zeggenschap over hun eigen werkproces en ruimte om onderwerpen te [ont]regelen die zij belangrijk achten.

Artikel 9 Bevoorschotting

De minister verleent bij het besluit tot subsidieverlening een voorschot van 100%. De subsidie wordt volledig voorschot omdat moet worden voorkomen dat de activiteiten niet kunnen worden uitgevoerd vanwege een tekort aan middelen. Daarnaast is het de verwachting dat het gaat om projecten met een relatief korte duur van enkele maanden tot een jaar. Omwille van de administratieve lasten en uitvoeringslasten in combinatie met de risico-inschatting heeft het de voorkeur om eenmaal te bevoorschotten.

Artikel 10 Aanvraag tot vaststelling

De aanvraag tot vaststelling moet worden ingediend binnen 22 weken na de datum waarop de activiteiten waarvoor subsidie zijn verleend, uiterlijk verricht moeten zijn (artikel 7.2, eerste lid, onder a, van de Kaderregeling).

Bij de aanvraag tot vaststelling wordt een samenvatting aangeleverd. Zie voor een toelichting op dit punt de artikelsgewijze toelichting bij artikel 11.

Bij deze aanvraag wordt een door de minister vastgesteld formulier gebruikt (te vinden via het Subsidieplatform op www.dus-i.nl). Deze subsidie is een subsidie in de zin van artikel 1.5, onder c, onderdeel 2 van de Kaderregeling. De verantwoording en vaststelling vinden plaats op grond van artikel 7.7 van de Kaderregeling, via een verklaring inzake werkelijke kosten en opbrengsten.

Artikel 11 Publicatie samenvatting

De subsidieontvanger moet bij de aanvraag tot subsidie, de aanvraag tot vaststelling en indien van toepassing bij de aanvraag tot herziening (verlenging van de subsidieperiode) een samenvatting aanleveren. Voor deze samenvatting wordt een format beschikbaar gesteld, dit is ofwel het format voor het aanvraagformulier en het activiteitenplan (zie ook de toelichting bij artikel 7) of een los format.

Uit de samenvatting moet blijken welke activiteiten de subsidieontvanger wil uitvoeren of heeft uitgevoerd. Daarnaast moet uit de samenvatting blijken welke resultaten en/of opbrengsten de subsidieontvanger verwacht te behalen of heeft behaald in het kader van het duurzaam verlagen van de administratieve lasten van zorgverleners binnen de organisatie. Hieronder wordt mede verstaan dat de subsidieontvanger moet aangeven hoe de activiteiten bijdragen aan het verminderen van de administratieve lasten. Onder resultaten en/of opbrengsten wordt mede verstaan dat de subsidieontvanger op een kwalitatieve en, indien mogelijk, kwantitatieve wijze inzichtelijk maakt wat de (verwachte) resultaten en/of opbrengsten zijn van de activiteiten. Tevens moeten in de samenvatting de contactgegevens worden vermeld van de subsidieontvanger.

De samenvatting en de contactgegevens worden door mij gepubliceerd op www.ordz.nl en/of via andere kanalen, zodat deze voor een ieder toegankelijk zijn. Op die manier kunnen andere zorgaanbieders leren van de activiteiten die door de zorgaanbieders zijn uitgevoerd en zo nodig contact opnemen met de zorgaanbieder om meer informatie op te vragen. De contactgegevens die geschikt zijn voor publicatie worden opgevraagd via het aanvraagformulier.

Artikel 12 Hardheidsclausule

Deze bepaling bevat een hardheidsclausule. Toepassing van de hardheidsclausule is aan strenge eisen gebonden en er zal met grote terughoudendheid gebruik van worden gemaakt. Het is evenwel niet op voorhand uitgesloten dat zich omstandigheden zullen voordoen die noodzaken tot afwijken van deze subsidieregeling. Het dient dan te gaan om onbillijkheden van overwegende aard, bijvoorbeeld omdat het naleven van een dwingende subsidievoorwaarden onevenredige gevolgen heeft voor de subsidieontvanger.

Artikel 13 Inwerkingtreding

Deze subsidieregeling treedt in werking met ingang van 1 september 2022 en vervalt per 1 september 2027. De regeling blijft echter te allen tijde van toepassing op de subsidies die op grond van deze regeling zijn verstrekt.

De regeling is in juli 2022 gepubliceerd zodat aanvragers voldoende tijd hebben om een aanvraag voor te bereiden.

De Minister voor Langdurige Zorg en Sport, C. Helder

X Noot
1

Kamerstukken 29 515, nr. 480.

Naar boven