Regeling van het bestuur van de Dienst tot wijziging van de Regeling archiefbeheer Kadaster

Het bestuur van de Dienst voor het kadaster en de openbare registers,

Gelet op artikel 14 van het Archiefbesluit 1995;

Besluit:

ARTIKEL I

De Regeling archiefbeheer Kadaster wordt als volgt gewijzigd:

A

Artikel 1 komt te luiden:

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

a. wet:

Archiefwet 1995;

b. de Dienst:

de Dienst voor het kadaster en de openbare registers, bedoeld in artikel 2 van de Organisatiewet Kadaster;

c. archief:

geheel van archiefbescheiden, ontvangen of opgemaakt door de Dienst en naar hun aard bestemd daaronder te berusten;

d. archiefbeheer:

feitelijke werkzaamheden om de archiefbescheiden van de Dienst in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, met toepassing van de daarvoor geldende NEN-ISO standaard, en de daarbij ondersteunende standaarden en richtlijnen;

e. archiefbescheiden:

archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 van de wet, zijnde archiefwaardige informatie en nader gespecificeerd in de ordeningsstructuur, bedoeld in artikel 3, derde lid;

f. beheerder:

directeur of hoofd van een organisatieonderdeel, dan wel domeineigenaar;

g. documentatie:

documenten en records die door zijn nauwe verbondenheid met het archiefstuk, onderdeel is van archiefbescheiden;

h. domeineigenaar:

persoon die verantwoordelijk is voor een werkproces;

i. organisatieonderdeel:

een onderdeel van de Dienst, bedoeld in artikel 1, van het Reglement inrichting organisatie Kadaster 2014;

j. raadpleging:

beschikbaarstelling van archiefbescheiden voor inzage;

k. Recordsmanager:

degene die namens het bestuur van de Dienst belast is met de uitvoering van het archiefbeheer;

l. selectielijst:

document waarin voor de Dienst is omschreven welke archiefbescheiden voor blijvende bewaring of vernietiging in aanmerking komen;

m. terbeschikkingstelling:

in tijdelijk gebruik geven van archiefbescheiden aan een ander organisatieonderdeel;

n. uitlening:

tijdelijk in gebruik geven van archiefbescheiden aan medeoverheden;

o. vervanging:

vervangen van archiefbescheiden door reproducties, waarna de vervangen bescheiden worden vernietigd;

p. vervreemding:

overdracht van de zorgplicht aan een andere organisatie als bedoeld in artikel 8 van de Archiefwet 1995;

q. werkproces:

uitvoering van de taak of handeling uit hoofde waarvan archiefbescheiden door de Dienst worden ontvangen of opgemaakt als naar hun aard bestemd om onder de Dienst te berusten.

B

In de titelaanduiding van hoofdstuk 2 wordt ‘functionaris FB’ vervangen door ‘Recordsmanager’.

C

Artikel 3 wordt als volgt gewijzigd:

1. Onder vervanging van de puntkomma aan het eind van onderdeel c door een punt vervalt onderdeel d.

2. Het derde lid komt te luiden:

  • 3. Het bestuur van de Dienst stelt een ordeningsstructuur vast om de ordening en toegankelijkheid van archiefbescheiden te waarborgen. Deze ordeningsstructuur is gebaseerd op de werkprocessen van de Dienst.

D

Artikel 4 komt te luiden:

Artikel 4. Taken van de Recordsmanager

  • 1. Onverminderd de overige in deze regeling genoemde taken van de Recordsmanager, is deze in ieder geval belast met:

    • a. de voorbereiding van het beleid en regelingen voor het archiefbeheer;

    • b. het voeren van overleg met de beheerders over de gang van zaken rondom het archiefbeheer;

    • c. het voorzien in het bijbrengen van benodigde kennis en het geven van instructies aan de beheerders ter bevordering van de juiste en volledige uitvoering van het beleid en regelingen inzake het archiefbeheer;

    • d. het adviseren en ondersteunen van de organisatieonderdelen omtrent het archiefbeheer;

    • e. het professionaliseren van medewerkers met het doen uitvoeren van archieftaken;

    • f. het opstellen en onderhouden van een ordeningsstructuur, bedoeld in artikel 3, derde lid.

  • 2. De Recordsmanager onderhoudt contacten en voert overleg met het Nationaal Archief, Regionale Historische Centra en de Rijksarchiefinspectie.

E

Artikel 5 wordt als volgt gewijzigd:

1. Het tweede lid komt te luiden:

2. Tot het in het eerste lid bedoelde beheer behoort in elk geval:

  • a. het in goede, geordende en toegankelijke staat bewaren van de archiefbescheiden;

  • b. het bewaken van de duurzaamheid van de archiefbescheiden;

  • c. de overbrenging van archiefbescheiden naar een archiefbewaarplaats, tenzij het archiefbescheiden betreft waarvoor aan het bestuur van de Dienst machtiging is verleend de overbrenging op te schorten;

  • d. het opstellen en ondertekenen van een verklaring van conversie of migratie als bedoeld in artikel 25, tweede lid, van de Archiefregeling. De verklaring wordt blijvend bewaard door de Dienst.

2. In het vijfde lid, onderdeel a, wordt ‘eenheid’ vervangen door ‘organisatieonderdeel’.

F

In artikel 6 wordt na ‘afdoeningstermijnen’ ingevoegd ‘in een archiefsysteem’.

G

Artikel 7 wordt als volgt gewijzigd:

1. In het eerste lid, eerste volzin, wordt na ‘archiefbescheiden’ ingevoegd ‘in een archiefsysteem’.

2. In het eerste lid, onderdeel c, vervalt ‘digitale’ en ‘zoals gerealiseerd door middel van apparatuur, besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur,’.

3. In het tweede lid wordt ‘volgens het door ‘ vervangen door ‘volgens de door’ en ‘documentair structuurplan’ door ‘ordeningsstructuur’.

H

Artikel 9 wordt als volgt gewijzigd:

1. In het derde lid vervalt ‘volgens een model dat als bijlage 1 bij deze regeling is gevoegd’.

2. In het zevende lid, tweede volzin, vervalt ‘op basis van een model dat als bijlage 2 bij deze regeling is gevoegd,’ alsmede de laatste volzin.

I

Artikel 10 wordt als volgt gewijzigd:

1. In het tweede lid, vierde volzin, vervalt ‘op basis van een model dat als bijlage 3 bij deze regeling is gevoegd’.

2. In het vierde lid vervalt ‘98b’ en ‘op basis van een model dat als bijlage 4 bij deze regeling is gevoegd.’.

J

Artikel 11 wordt als volgt gewijzigd:

1. In het eerste lid wordt ‘functionaris FB’ vervangen door ‘Recordsmanager’ en wordt na ‘over vervreemding’ ingevoegd ‘en plaatst het besluit hierover in de Staatscourant’.

2. In het tweede lid vervalt ‘de eenheid Facilitair Bedrijf van de concernstaf van’.

K

Artikel 12 wordt als volgt gewijzigd:

1. In het eerste lid wordt na ‘tot vervanging’ ingevoegd ‘en publiceert deze in de Staatscourant’.

2. In het vijfde lid vervalt ‘gepubliceerd in de Staatscourant en’.

L

Artikel 13 wordt als volgt gewijzigd:

1. Het eerste lid komt te luiden:

  • 1. De Recordsmanager is belast met het ontwerpen en onderhouden van selectielijsten, het voorleggen ervan aan het bestuur van de Dienst en het ter vaststelling aanbieden aan de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. Bij het ontwerpen van een selectielijst wordt rekening gehouden met de bij of krachtens de Algemene verordening gegevensbescherming gegeven bepalingen omtrent de bewaring en vernietiging van archiefbescheiden die persoonsgegevens bevatten.

2. In het tweede lid wordt ‘functionaris FB’ vervangen door ‘Recordsmanager’.

3. Het vierde lid vervalt, onder vernummering van het vijfde tot en met negende lid tot vierde tot en met achtste lid.

4. In het achtste lid (nieuw) wordt ‘functionaris FB’ vervangen door ‘Recordsmanager’.

M

Artikel 14 vervalt.

N

Artikel 15 wordt als volgt gewijzigd:

1. In het tweede lid vervalt ‘in de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden genoemde dan wel bedoelde’.

2. In het vijfde lid wordt ‘functionaris FB’ vervangen door ‘Recordsmanager’.

3. Het zesde en achtste lid vervallen, onder vernummering van het zevende lid tot het zesde lid.

4. In het zesde lid (nieuw) vervalt ‘bij de WOB-functionaris van de Dienst’.

O

Artikel 16 vervalt.

P

In het tweede lid van artikel 17 wordt ‘ het documentair structuurplan’ vervangen door ‘de ordeningsstructuur’.

Q

Artikel 20 komt te luiden:

Artikel 20. Interne audits; onderzoek en inspectie door de rijksarchiefinspectie

  • 1. Het bestuur van de Dienst draagt er zorg voor dat bij ieder organisatieonderdeel periodiek een audit op de toereikendheid van het archiefbeheer wordt uitgevoerd. Het bestuur van de Dienst stelt dit in het auditjaarplan vast.

  • 2. De beheerder verleent alle medewerking aan de uitvoering van de audit.

  • 3. Naar aanleiding van een audit wordt een rapportage opgesteld. De rapportage geeft een duidelijk overzicht van de wijze waarop de archieftaken worden uitgevoerd, signaleert problemen en bevat eventueel adviezen. De rapportage wordt door het bestuur van de Dienst vastgesteld na overleg met betrokken partijen.

  • 4. De door het bestuur van de Dienst vastgestelde rapportages worden, op verzoek, toegezonden aan de rijksarchiefinspectie.

  • 5. De beheerder is verplicht om alle benodigde medewerking te verlenen aan onderzoeken en inspecties, zowel vooraf aangekondigde als onaangekondigde, van de rijksarchiefinspectie.

R

In artikel 21, tweede, derde en vierde lid wordt ‘functionaris FB’ vervangen door ‘Recordsmanager’.

S

Artikel 23 vervalt.

T

In artikel 24 vervalt ‘, met uitzondering van de bijlagen, die ter inzage worden gelegd. Van deze terinzagelegging wordt mededeling gedaan in de Staatscourant’.

ARTIKEL II

Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst.

Deze regeling zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

Apeldoorn, 27 januari 2021

Raad van Bestuur namens deze, M.H.T. Jansen

TOELICHTING

Algemeen

De Dienst voor het kadaster en de openbare registers (hierna: de Dienst) dient op grond van artikel 14 van het Archiefbesluit zg. beheersregels op te stellen met betrekking tot zijn archiefbescheiden. In de Regeling archiefbeheer Kadaster heeft de Dienst regels gesteld om zijn archieven in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te houden. Genoemde regeling is in 2004 in werking getreden en sindsdien niet meer gewijzigd, terwijl de ontwikkelingen in het archiefbeheer zijn doorgegaan. De wijziging van de onderhavige regeling is noodzakelijk om een aantal ontwikkelingen binnen de Dienst te introduceren. Tevens tracht de Dienst met deze wijzigingsregeling om het archiefbeheer van de Dienst zodanig aan te passen en in te richten dat de Dienst zich kan voorbereiden op de overgang naar de geplande modernisering van de Archiefwet (Archiefwet 2021) en de daarmee gepaard gaande regelingen, en deze daardoor efficiënt(er) zal verlopen.

In de onderhavige regeling worden de taken van de zorgdrager (in deze: het bestuur van de Dienst) en de beheerder (in deze: doorgaans een directeur van een organisatieonderdeel van de Dienst) herijkt en op onderdelen aangepast, maar ook vervallen de verschillende, in de regeling genoemde, fasen van fysieke archivering (te weten: dynamisch, semi-statisch en statisch). De Dienst heeft inmiddels als uitgangspunt om de duurzame bewaring en toegankelijkheid te borgen voor de hele levenscyclus van het fysieke en digitale informatie- en archiefmanagement. Tevens wordt de Recordsmanager geïntroduceerd en vervallen hiermee de verantwoordelijkheden van de functionaris FB. De Recordsmanager is binnen de Dienst degene die namens het bestuur van de Dienst belast is met de uitvoering van het archiefbeheer. Deze functionaris is aangesteld om de regie- en coördinerende rol voor de digitale archivering te versterken waardoor onder meer de kwaliteit van de (digitale) archivering kan verbeteren.1

Daarnaast wordt door wijziging van deze regeling de toepassing van de standaard NEN-ISO 15489 geïntroduceerd. Deze standaard ziet op het beheer van archiefbescheiden, ongeacht vorm of medium, die ontvangen zijn door een organisatie bij het uitvoeren van zijn taken en activiteiten. Tevens biedt de standaard richtlijnen voor het vaststellen van verantwoordelijkheden van (en binnen) organisaties met betrekking tot het archiefbeheer.

Tot slot zijn in de onderhavige regeling diverse technische wijzigingen doorgevoerd waaronder het schrappen van inmiddels vervallen regelingen en voorschriften.

Artikelsgewijs

Onderdelen A en O

De definities in artikel 1 zijn op onderdelen gewijzigd in zoverre dat in onbruik geraakte begrippen vervangen of vervallen zijn waardoor dit artikel nu beter aansluit op de hedendaagse uitvoeringspraktijk. Onder meer is de ‘functionaris FB’ binnen het Kadaster niet (meer) belast met het archiefbeheer, maar is de Recordsmanager als functionaris hiervoor in de plaats gekomen. Tevens is in de definitie van ‘archiefbeheer’ opgenomen dat de feitelijke werkzaamheden om de archiefbescheiden in goede staat te brengen en te bewaren, worden uitgevoerd met toepassing van de daarvoor gelden NEN-ISO standaard. Dit betreft thans de geldende NEN-ISO 15489 standaard, dan wel op termijn de logische opvolger daarvan. Daarnaast is ook het onderscheid tussen het fysieke archief (papieren documenten) en digitaal archief er zoveel als mogelijk uitgehaald omdat deze regeling een kader dient te zijn voor alle (soorten) archiefbescheiden en de (aanvullende) regels voor digitale archiefbescheiden geen toegevoegde waarde meer hebben ten opzichte van de regels die daarover in de Archiefwet- en regelgeving zijn opgenomen. Dit leidt onder andere tot het schrappen van artikel 16 van de regeling (onderdeel O) mede met het oog op de daarin genoemde vervallen regelingen en inmiddels vervallen functies/functionarissen.

Onderdeel D

Dit artikel is gewijzigd zodat geregeld is welke taken de Recordsmanager zo al heeft ter uitvoering van het archiefbeheer. De Recordsmanager is degene die namens het bestuur van de Dienst belast is met de uitvoering van het archiefbeheer.

Onderdeel E

In artikel 5, tweede lid, worden de taken van de beheerder op onderdelen aangepast en wel dat in dit artikellid onder meer wordt toegevoegd dat de beheerder de verklaring voor conversie en migratie opstelt en ondertekent. Deze bevoegdheid lag besloten in artikel 16, zesde lid, dat door middel van deze regeling vervalt.

Onderdeel F en G

In artikel 6 en 7 is de registratie, ordening en bewaring van archiefbescheiden geregeld. De wijzigingen in deze onderdelen beogen duidelijker naar voren te laten komen dat voor de registratie en bewaring van archiefbescheiden gebruik wordt gemaakt van een archiefsysteem en dat voor de ordening een zg. ordeningsstructuur wordt vastgesteld, waarin het logisch verband tussen de elementen van een document of van een archief wordt beschreven.

Onderdelen J en K

In deze onderdelen wordt verduidelijkt dat het besluit tot vervreemding of vervanging door het bestuur van de Dienst wordt genomen en dat deze in de Staatscourant worden gepubliceerd. Van de vervreemding of vervanging wordt een verklaring opgemaakt door het bestuur en die verklaring blijft onder de Dienst berusten en, in het geval van vervanging, in afschrift naar de beheerder gestuurd.

Onderdelen L en M

Wijziging van artikel 13 en 14 bevat het schrappen van de bepalingen over het dynamische en semi-statisch archief, aangezien binnen de Dienst dergelijk onderscheid in het archief(beheer) meer wordt gemaakt.

Onderdeel N

In artikel 15, eerste lid, staat een verouderde regeling genoemd zodat verwijzing naar deze regeling kan vervallen. Het zesde en achtste lid vervallen eveneens omdat deze bepalingen niet meer aansluiten op de uitvoeringspraktijk van de Dienst.

Onderdeel Q

In dit onderdeel wordt artikel 20 gewijzigd en wel dat het bepaalde hierin beter aansluit bij de uitvoeringspraktijk van de Dienst inzake risicomanagement. Binnen de Dienst wordt het concept van de ‘three lines of defense’ gehanteerd en wordt de onafhankelijke toetsing verricht door de afdeling Audit die daarbij het auditjaarplan hanteert. De afweging voor het uitvoeren van een audit wordt gemaakt op basis van risicoclassificatie, wet- en regelgeving en beleid en regelingen van de Dienst.

Onderdeel S

Dit betreft een technische wijziging en ziet op het schrappen van artikel 23 waarin verouderde regelingen worden ingetrokken.

Raad van Bestuur namens deze, M.H.T. Jansen

X Noot
1

Rapport: Kadaster, De duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding en het digitale archief, Erfgoedinspectie, oktober 2014.

Naar boven