Besluit van het bestuur van de Dienst voor het kadaster en de openbare registers, houdende regels voor de Raad van Bestuur (Reglement Raad van Bestuur Kadaster 2021)

Het bestuur van de Dienst voor het kadaster en de openbare registers,

Gelet op artikel 11 van de Kaderwet zelfstandige bestuursorganen en op artikel 9 van de Organisatiewet Kadaster;

Besluit:

HOOFDSTUK 1. ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1. Begripsbepalingen

• 1. In dit besluit wordt verstaan onder:

  a. directeuren:

  directeuren als bedoeld in artikel 2, tweede lid, van het Reglement inrichting organisatie Kadaster 2021;

  b. directies:

  de organisatieonderdelen als bedoeld in artikel 2, eerste lid, van het Reglement inrichting organisatie Kadaster 2021;

  c. gebruikersraad:

  gebruikersraad als bedoeld in artikel 16 van de Organisatiewet Kadaster;

  d. secretaris:

  secretaris als bedoeld in artikel 2, derde lid;

  e. voorzitter:

  voorzitter als bedoeld in artikel 2, tweede lid;

  f. directieraad:

  directieraad als bedoeld in artikel 3, eerste lid, bestaande uit het bestuur en de directeuren, en

  g. stafhoofd:

  hoofd van de stafafdeling Bestuur en Strategie bedoeld in artikel 2, derde lid, van het Reglement inrichting organisatie Kadaster 2021.

• 2. De begripsomschrijvingen, opgenomen in artikel 1 van de Organisatiewet Kadaster, gelden ook voor het onderhavige besluit.

• 3. Onder belet wordt in dit reglement verstaan:

  • a. schorsing;

  • b. ziekte; of

  • c. onbereikbaarheid

  van een lid van het bestuur. In geval van ziekte of onbereikbaarheid is sprake van belet wanneer gedurende een termijn van 3 dagen geen mogelijkheid van contact tussen het bestuurslid en de Dienst heeft bestaan, tenzij het bestuur in een voorkomend geval een andere termijn vaststelt.

HOOFDSTUK 2. HET BESTUUR, VERGADERINGEN EN BESLUITVORMING

Artikel 2. Samenstelling en verdeling van taken

• 1. Er is een Raad van Bestuur, in deze regeling te noemen: het bestuur, gebaseerd op artikel 3 van de Organisatiewet Kadaster.

• 2. Het bestuur bestaat uit tenminste een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter.

• 3. Het bestuur wordt ondersteund door een secretaris.

• 4. Het bestuur stelt een verdeling van zijn taken onder zijn leden vast, welke verdeling niet afdoet aan het beginsel van collegiaal bestuur.

• 5. Het bestuur regelt de vervanging van een bestuurslid bij diens belet, onverminderd het in artikel 2 van de Regeling sturing van en toezicht op het Kadaster bepaalde omtrent ontstentenis.

• 6. Het bestuur neemt met inachtneming van de verdeling van taken en de vervangingsregeling een besluit tot verlening van mandaat en machtiging aan elk bestuurslid.

Artikel 3. Vergaderingen

• 1. De directieraad vergadert zo vaak als nodig is voor een goede uitoefening van zijn taak, maar in elk geval één keer per maand, op de wijze zoals bepaald in artikel 7.

• 2. Het bestuur kan zonder de directeuren en het stafhoofd vergaderen, indien het onderwerp en/of de omstandigheden van het geval zulks vereisen. Het oordeel om zonder de directeuren en het stafhoofd te vergaderen, berust uitsluitend bij het bestuur.

• 3. Vergaderingen worden geleid door de voorzitter en zijn niet openbaar, tenzij het bestuur anders bepaalt. De besluiten die in de vergaderingen van de directieraad worden genomen alsook de besluiten in de vergaderingen van het bestuur worden opgenomen in een besluitenlijst als bedoeld in het zesde lid. Van het verdere verloop van vergaderingen wordt voor zover nodig een verslag gemaakt.

• 4. De voorzitter kan besluiten dat aan vergaderingen kan worden deelgenomen door middel van videoconferentie of een ander, vergelijkbaar elektronisch communicatiemiddel. De voorzitter zorgt voor passende voorzieningen zodat de elektronische communicatie op een voldoende betrouwbare en vertrouwelijke manier plaatsvindt.

• 5. Het bestuur kan in dringende gevallen, zulks ter beoordeling van de voorzitter, ook buiten vergaderingen schriftelijke besluiten nemen. De voorzitter bepaalt in die gevallen de wijze waarop het besluit wordt genomen. Van een buiten vergadering genomen schriftelijk besluit wordt door de voorzitter mededeling gedaan in de eerstvolgende vergadering van de directieraad. De op dat besluit betrekking hebbende stukken worden gevoegd bij de agenda van die vergadering.

• 6. De secretaris zorgt ervoor dat een lijst van de door het bestuur genomen besluiten wordt opgesteld en namens de voorzitter wordt toegezonden aan de bestuursleden en de directeuren.

Artikel 4. Oproeping en agenda

• 1. De oproeping voor vergaderingen geschiedt door of namens de voorzitter. De voorzitter bepaalt plaats en tijd van vergaderingen, alsmede de wijze van oproeping.

• 2. Zowel bestuursleden als directeuren kunnen agendapunten indienen bij de secretaris. Het stafhoofd kan agendapunten indienen voor zover dit onderwerpen van de stafafdeling betreft. Agendapunten en daarbij behorende stukken worden uiterlijk drie werkdagen voor een vergadering bij de secretaris ingediend. Stukken dienen zoveel mogelijk te zijn voorzien van een daartoe bestemd aanbiedingsformulier, dat is ingevuld en ondertekend. De secretaris gaat na of de stukken volledig zijn en toetst tevens of zij rijp zijn voor behandeling.

• 3. De secretaris maakt een conceptagenda en legt die voor aan het bestuur. De voorzitter stelt de agenda vast.

• 4. De secretaris zorgt ervoor dat de agenda met bijbehorende stukken uiterlijk twee werkdagen voor een vergadering bij de bestuursleden, de directeuren en het stafhoofd is.

• 5. De agenda bevat in ieder geval de volgende onderwerpen:

  • a. bespreking van het conceptverslag van de voorgaande vergadering en de vaststelling van het verslag van die vergadering;

  • b. besluitenlijst;

  • c. terugkoppeling van overleggen met onder meer de minister, raad van toezicht en gebruikersraad, alsmede van bestuurlijke overleggen met stakeholders; en

  • d. voor de sturing van de Dienst van belang zijnde zaken zoals het Meerjarenbeleidsplan, de jaarstukken, de financiële en personele stand van zaken, de risk-, audit-, en projectenrapportages.

Artikel 5. Besluitvorming

• 1. Uitgangspunt bij de besluitvorming door het bestuur is dat voor zover mogelijk met inachtneming van de standpunten van de leden van de directieraad, en van het stafhoofd voor zover het onderwerpen van de stafafdeling betreft, naar consensus wordt gestreefd alvorens het bestuur zijn besluiten neemt.

• 2. Indien geen of naar het oordeel van het bestuur niet tijdig consensus wordt bereikt, neemt het bestuur zijn besluit op basis van alle naar het oordeel van het bestuur relevante gegevens. Daarbij neemt het bestuur ook in ogenschouw hetgeen in de beraadslagingen in de directieraad naar voren is gekomen.

• 3. Het bestuur neemt zijn besluiten bij meerderheid van stemmen. Indien de stemmen staken, dan wordt het desbetreffende agendapunt aangehouden tot een volgende vergadering. In de tussentijd kan het bestuur de voorzitter van de raad van toezicht raadplegen.

• 4. In een vergadering van de directieraad kan besluitvorming plaatsvinden wanneer ten minste een bestuurslid en ten minste twee van de directeuren aanwezig zijn. Indien echter naar het oordeel van de voorzitter het belang van de Dienst uitstel van de besluitvorming niet toestaat, deelt de voorzitter dit onder opgave van redenen mee waarna het beslispunt in stemming kan worden gebracht.

• 5. Bestuursleden onthouden zich van het beraadslagen en medestemmen over zaken welke henzelf, hun echtgenoten of hun bloed- en aanverwanten tot in de derde graad persoonlijk aangaan.

Artikel 6. Positie raad van toezicht in besluitvorming

• 1. De voorzitter gaat tijdig voor de agendering na of het te nemen besluit betreft een beslissing waarvoor het bestuur de voorafgaande instemming van de raad van toezicht nodig heeft waarbij het gaat om:

  • a. beslissingen als bedoeld in artikel 13, tweede lid, van de Organisatiewet Kadaster, te weten besluiten met betrekking tot de reglementen, bedoeld in de artikelen 9, 16 en 17 van die wet, en belangrijke reorganisaties, en

  • b. beslissingen tot het aangaan van kredietovereenkomsten en van overeenkomsten van geldlening als bedoeld in artikel 7, derde lid, tweede zin, van de Regeling sturing van en toezicht op het Kadaster.

• 2. Indien instemming als bedoeld in het eerste lid vereist is, gaat de voorzitter niet over tot besluitvorming dan nadat is vastgesteld dat het bestuur de schriftelijke bevestiging van de verkregen voorafgaande instemming van de raad van toezicht heeft ontvangen.

• 3. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ingeval het bestuur voor het nemen van beslissingen een verklaring van geen bedenkingen van de raad van toezicht nodig heeft waarbij het gaat om beslissingen tot het verrichten van werkzaamheden als bedoeld in artikel 2, derde lid, van de Organisatiewet Kadaster en voor beslissingen als bedoeld in artikel 7, eerste lid, juncto derde lid van de Regeling sturing van en toezicht op het Kadaster.

• 4. In geval een van de bestuursleden zich overeenkomstig artikel 5, vijfde lid, dient te onthouden van beraadslagen en medestemmen, overlegt het resterende bestuurslid of de resterende leden met de voorzitter van de raad van toezicht, waarna besluitvorming plaatsvindt langs de lijn van het plaatsvervangend voorzitterschap dan wel overeenkomstig het besluit verlening mandaat en machtiging leden Bestuur Kadaster 2021.

Artikel 7. Directeuren en stafhoofd

• 1. In vergaderingen van de directieraad nemen de directeuren deel aan de beraadslagingen en hebben zij in die vergaderingen voor wat betreft de besluitvorming een adviserende stem. Het stafhoofd neemt deel aan de beraadslagingen in ieder geval voor zover het onderwerpen van de stafafdeling betreffen en heeft voor wat betreft de besluitvorming daarover een adviserende stem.

• 2. In vergaderingen van de directieraad wordt naar consensus gestreefd als bedoeld in artikel 5, eerste lid, in elk geval over de sturing van de Dienst, waaronder:

  • a. vraagstukken die bijdragen aan de integrale sturing van de Dienst;

  • b. vraagstukken die de taken van een directie overstijgen althans raakvlakken hebben met de taken van een andere directie;

  • c. vraagstukken ten aanzien waarvan besluiten moeten worden genomen die de bevoegdheden van een directeur dan wel, in geval een bestuurslid met het leiding geven aan een directie is belast, van dat bestuurslid overstijgen althans de bevoegdheden van meerdere leidinggevenden als hier in dit onderdeel bedoeld raken;

  • d. vraagstukken die de strategie van de Dienst raken, en

  • e. vraagstukken die van politiek gevoelige of anderszins zwaarwegende aard zijn.

• 3. De directeuren en het stafhoofd onthouden zich van het beraadslagen en het uitbrengen van een adviserende stem over zaken welke henzelf, hun echtgenoten of hun bloed- en aanverwanten tot in de derde graad persoonlijk aangaan.

Artikel 8. Verslaglegging van vergaderingen

• 1. De secretaris draagt zorg voor een conceptverslag, dat een zakelijke weergave van het besprokene bevat. Het conceptverslag wordt meegezonden met de stukken voor de eerstvolgende vergadering.

• 2. De secretaris draagt zorg voor een actiepuntenlijst. Deze lijst bevat de acties die door de bestuursleden en de directeuren dienen te worden ondernomen en een planning voor die acties.

• 3. Het verslag wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

Artikel 9. Nevenfuncties

Het voornemen tot het aanvaarden van een nevenfunctie anders dan uit hoofde van zijn functie door een bestuurslid wordt door het betrokken lid gemeld aan de raad van toezicht, onverminderd de melding aan de minister op grond van artikel 13, tweede lid, van de Kaderwet zelfstandige bestuursorganen.

HOOFDSTUK 3. SLOTBEPALINGEN

Artikel 10. Evaluatie

Het bestuur draagt zorg voor de evaluatie van dit reglement twee jaar na inwerkingtreding van dit reglement.

Artikel 11. Intrekking eerdere reglement

Het Reglement Raad van Bestuur 2014 wordt ingetrokken.

Artikel 12. Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst en werkt terug tot en met 1 juli 2021.

Artikel 13. Citeertitel

Dit besluit wordt aangehaald als: Reglement Raad van Bestuur Kadaster 2021.

Dit besluit zal met de toelichting worden bekendgemaakt in de Staatscourant.

Apeldoorn, 28 juni 2021

Raad van Bestuur, F.L.V.P.L. Tierolff M.H.T. Jansen

TOELICHTING

Het gebruik van data wordt in de huidige informatiesamenleving steeds belangrijker en dit verandert verhoudingen tussen maatschappelijke en zakelijke partijen. Dit heeft invloed op de wijze waarop het Kadaster zijn taken uitvoert. Om als Kadaster maatschappelijke meerwaarde te (blijven) bieden, transformeert het Kadaster steeds meer naar een datagerichte organisatie. Dit vergt aanpassing van de huidige organisatie en topstructuur zodat vanuit een integrale benadering, sturing en visie toegewerkt kan worden naar datagericht werken. Daarbij blijft het borgen van continuïteit in de uitvoering van de taken van het Kadaster centraal staan. Aan de hand van een data- en besturingsfilosofie zijn ontwerpprincipes vastgesteld op basis waarvan een herontwerp van de topstructuur en de (her)verdeling van het takenpakket van het Kadaster zijn gemaakt wat onder andere leidt tot vijf nieuwe directies. Ingevolge artikel 2 van het Reglement inrichting organisatie Kadaster 2021 gaat het daarbij om de directie Data, Governance en Vernieuwing, de directie Personeel en Organisatie, de directie Beheer en Ontwikkeling Informatie Technologie, de directie Operatie, Dienstverlening en Registratie en de directie Financiën en Control.

Reeds in 2014 heeft het Kadaster een wijziging aangebracht in zijn topstructuur waardoor het in zijn werking één laag betreft bestaande uit de bestuurders en de directeuren die leiding geven aan de verschillende directies van het Kadaster. Uitgangspunt hierbij is dat bestuurders en directeuren (zo veel mogelijk) als één geheel functioneren.

De bestuurders vormen samen het wettelijk bepaalde bestuur dat ten minste bestaat uit een bestuursvoorzitter en een plaatsvervangend voorzitter. Het bestuur vormt het bestuursorgaan in de zin van artikel 3 juncto artikel 1, onder a, van de Kaderwet zelfstandige bestuursorganen en artikel 1:1 van de Algemene wet bestuursrecht. De verantwoordelijkheden van het bestuur zijn vastgelegd in de Organisatiewet Kadaster. Op grond van de Organisatiewet Kadaster is het bestuur belast met het besturen van het Kadaster. Het bestuur beschikt dus vanuit de Organisatiewet Kadaster maar ook vanuit andere wettelijke voorschriften zoals de Kadasterwet over alle publiek- en privaatrechtelijke bevoegdheden die nodig zijn om de bestuurstaken en de wettelijke taken van het Kadaster te kunnen uitvoeren

Conform het Reglement inrichting organisatie Kadaster 2021 kent het Kadaster directies die onder leiding staan van directeuren. In zoverre verandert er niets aan de besturingsfilosofie zoals in 2014 is opgezet en verwoord in het Reglement Raad van Bestuur Kadaster 2014. De artikelen van dat reglement zijn dan ook vrijwel ongewijzigd omgezet naar het onderhavige reglement, echter met één belangrijke wijziging voor wat betreft de stafafdeling Bestuur en Strategie.

Het Kadaster kent per 1 juli 2021 naast de genoemde directies ook een stafdeling Bestuur en Strategie. De stafafdeling functioneert primair als een ondersteunende eenheid voor het bestuur en richt zich daarbij op integraliteit en doorontwikkeling van strategie, besturing en positionering en een effectieve advisering en ondersteuning van de besluitvorming door het bestuur. De stafafdeling staat onder leiding van een stafhoofd. Het stafhoofd maakt geen onderdeel uit van de directieraad, maar gelet op het belang van de stafafdeling bij vorming en doorontwikkeling van de strategie, besturing en positionering van het Kadaster, wordt het stafhoofd voor onderwerpen van zijn afdeling, wel uitdrukkelijk betrokken bij de besluitvorming in de directieraad. Dit betekent dat bij onderwerpen van de stafafdeling die leiden tot besluitvorming door het bestuur, het stafhoofd aanwezig kan zijn in de vergadering van de directieraad. Het stafhoofd doet dan mee in de beraadslagingen en kan een adviserende stem uitbrengen over onderwerpen die zijn afdeling aangaan. Om de rol van het stafhoofd in de vergaderingen van de directieraad en zijn adviserende stem in de besluitvorming tot uitdrukking te laten komen, is herziening van het reglement op dit punt noodzakelijk. Dit ziet met name op de artikelen 3, 4, 5 en 7 van het onderhavige reglement.

In artikel 9 van de Organisatiewet Kadaster is bepaald dat het bestuur een bestuursreglement vaststelt. Het ontwerp Reglement Raad van Bestuur Kadaster 2021 is in overleg met de verschillende belanghebbenden tot stand gekomen en besproken met de raad van toezicht die met de gewijzigde inhoud van het reglement heeft ingestemd. Het Reglement is conform artikel 11, eerste lid, van de Kaderwet zelfstandige bestuursorganen goedgekeurd door de minister.

Gelet op het moment van wijziging van de inrichting van de organisatie, wordt voor de inwerkingtreding van dit besluit terugwerkende kracht verleend tot en met 1 juli 2021.

Raad van Bestuur, F.L.V.P.L. Tierolff M.H.T. Jansen